DESCRIPTIVO DEL PUESTO 1. IDENTIFICACION DEL PUESTO 1.1. Nombre del Puesto: Asistente administrativo 1.2. Denominación: Jefatura de administración 1.3 Área, Departamento o Sección: 1.6. Coordina con: Con el personal de su unidad orgánica/ Gerencias y Subgerencias Entidades públicas y privadas 2. DESCRIPCION DEL PUESTO: 2.1 DESCRIPCION GENERAL Responsable de elaborar, desarrollar e implementar los manuales de la organización, lo cual debe incluir políticas, reglamentos, procedimientos, diagramas, organigramas, formularios y toda la demás normativa, para el desarrollo de las actividades. 2.2 DESCRIPCIÓN ESPECÍFICA Actividades diarias 1.- ¿Qué actividades realiza? Asegurar el buen funcionamiento de una oficina o empresa realizando labores administrativas Servir de soporte a gerentes y empleados a través de una variedad de tareas administrativas relacionadas con la organización y la comunicación. 2.- ¿Cómo lo realiza? (Procedimiento) Recibir a los/as visitantes en la organización y guiarlos a sus destinos correspondientes. Gestionar todas las llamadas, correos electrónicos, correspondencia y faxes tanto entrantes como salientes Monitorear, responder y reenviar correos entrantes de manera constante. Coordinar los servicios de mensajería Recibir, filtrar y distribuir la correspondencia entre los miembros del personal. Localizar y restituir las propuestas de los/las clientes (diseños y reportes). Solicitar suministros y acordar el mantenimiento o reparación de los equipos de oficina 3.- ¿Por qué lo realiza? ¿Para qué? Organizar reuniones y encargarse de la logística. Realizar fotocopias. Mantener su área de trabajo limpia y ordenada Lo realiza para mantener un correcto funcionamiento de la oficina a su cargo de manera eficiente 4.- ¿Cuándo lo realiza? Diariamente 5.- ¿Dónde lo realiza? Lo puede realizar en alguna de las oficinas a su cargo en COSAPI o donde su jefe le indique. 6.- ¿Con quién la realiza? Para obtener un buen resultado, el asistente administrativo debe colaborar junto al asistente senior de operaciones, así como el profesional de recursos humanos en momentos de trabajo excesivo. 7.- Tiempo invertido 8 horas. Actividades periódicas semanales. Mantener actualizados los documentos legales de la compañía y entregar al personal que lo requiera 1.- ¿Qué actividades realiza? Elaborar la nómina y liquidación de seguridad social Revisión de la contabilización de los documentos Participar en la identificación de los riesgos de su área de trabajo y en la generación de acciones de mejora para su prevención Elaborar constantemente seguimiento clientes que visiten la empresa a los Porque su intención del asistente administrativo es 3.- ¿Por qué lo realiza? ¿Para seguir aprendiendo y para que cumpla con los qué? requisitos que la empresa le ha solicitado y evitar cualquier inconveniente. 4.- ¿Cuándo lo realiza? Semanalmente y mensualmente 5.- ¿Dónde lo realiza? Dentro de la compañía COSAPI 6.- ¿Con quién la realiza? En colaboración con el jefe de operaciones y el jefe de RR. HH 7.- Tiempo invertido 2.3 2 horas RESPONSABILIDADES DEL PUESTO 1. Mantener y propiciar una comunicación permanente con todos los integrantes de la comunidad escolar y con las autoridades superiores. 2. Conservar y custodiar la documentación oficial que le corresponda para evitar que sea objeto de usos ilegales, manteniéndola actualizada y disponible. 3. Permanecer en el plantel en el horario previsto por su nombramiento. 4. Informar a la autoridad inmediata superior de los hechos irregulares y trascendentes acontecidos en la escuela de su adscripción. 5. Cumplir con las demás funciones que le sean conferidas por su autoridad inmediata superior con base en la normatividad vigente. 3. ESPECIFICACION DEL PUESTO. El titular de este puesto requiere de: FRECUENCIA POSICION Nunca Manipular Digitar Pararse Sentarse Inclinarse ver Hablar Escuchar Trabajo elevado Casi Nunca X A veces Casi Siempre Siempre X x x x x x x x Educación: El titular de este puesto debe poseer como mínimo Estudios Técnicos superiores Grado de bachiller Título profesional en Administración, Ingeniería industrial, Psicología, carreras a fines Experiencia: El titular de este puesto debe tener mínimo 2 años de experiencia en actividades relacionadas al puesto (asistente administrativo) Capacitación El titular de este puesto debe estar capacitado para la sistematización de información, liderazgo organizacional, auditoria estratégica y gestión por competencias. Por parte de la empresa: Capacitación en función del MOF, RIT, ROF de la empresa Aptitudes El titular de este puesto debe tener: Inteligencias específicas En el puesto se requiere de: HABILIDAD o CAPACIDAD Muy Baja Exactitud en la tarea Facilidad de comunicar y dialogar Puntualidad, orden y disciplina Integridad y confidencialidad Pensamiento analítico Capacidad para bajar bajo presión Excelente redacción y ortografía Trabajar con base en objetivos y resultados Habilidad para el trabajo cooperativo Dinamismo Capacidad artística EXIGENCIA MENTAL Muy Baja Resistencia nerviosa Estabilidad emocional Integridad, ética y confianza Estabilidad emocional Atención al detalle y precisión Pensamiento analítico Sensibilidad social Proactividad y creatividad Baja Baja NIVEL Regular Alta Muy Alta X X X X X X X X X x x NIVEL Regular Alta X Muy Alta X X X X X X X 4. CONDICIONES DE TRABAJO. 4.1. AMBIENTE: El trabajo se desarrolla en: FRECUENC IA AMBIENTE Nunca Casi Nunca A veces Exterior Interior Casi Siempre Siempre x X Viaja x 4.2 RIESGOS, ENFERMEDADES O ACCIDENTES El trabajo está expuesto a: ASPECTO Presión Estrés laboral Riesgos ergonómicos Daño a la visión por estar frente a la computadora Caídas, choques y contusiones bajo NIVEL Regular X X X X alto X
