Alimentos Holandesa S.A. Manual de Políticas Pág. Mayo 2,012 1 de 27 Alimentos Holandesa S.A. 39 avenida 9-60 zona 7 Colonia el Rodeo Email: dholandesa@gmail.com Teléfonos: 22045000 – 22045001 Manual de Políticas Guatemala, Mayo de 2.012. Elaboró: Grupo No. 1 Revisó: Autorizó: Alimentos Holandesa S.A. Manual de Políticas Mayo 2,012 Elaboró: Grupo No. 1 Revisó: Pág. Autorizó: 2 de 27 Alimentos Holandesa S.A. Manual de Políticas Pág. Mayo 2,012 INDICE Página Contenido Portada . . . . . . . . 1 Introducción . . . . . . . 3 . . . . . . 4 Justificación del Manual . . . . . . 5 Objetivos del Manual . . . . . . 6 Ambito de Aplicación . . . . . . 7 Base Legal . . . . . . . 8 Visión . . . . . . . . 9 Misión . . . . . . . . 9 . . . . . . 10 Declaración de Políticas . . . . . . 12 Descripción de Políticas . . . . . . 13 Terminología . . . . . 26 Definición del Manual Organigrama General . . ... Elaboró: Grupo No. 1 Revisó: Autorizó: 3 de 27 Alimentos Holandesa S.A. Manual de Políticas Mayo 2,012 Pág. 4 de 27 La iniciativa de identificar y establecer políticas, tiene además la finalidad de permitir a sus integrantes, ejecutivos y trabajadores encaminar sus iniciativas y fomentar el trabajo en equipo de tal forma que integremos y coordinemos los esfuerzos de todas las áreas de la empresa en una misma dirección, dentro de un marco de confianza el mismo que es fundamental seguir para cumplir con los objetivos que se trace la administración. Los sistemas organizativos modernos y el mejoramiento de los procesos internos son extremadamente importantes para que la empresa incremente sus niveles de productividad, eficiencia y eficacia en su gestión. Elaboró: Grupo No. 1 Revisó: Autorizó: Alimentos Holandesa S.A. Manual de Políticas Pág. Mayo 2,012 5 de 27 El manual de Políticas, incluye las acciones generales de la administración que es probable que se presenten en determinadas circunstancias. Las políticas escritas establecen líneas de guía, un marco dentro del cual el personal administrativo y operativo puedan obrar para balancear las actividades y objetivos de la dirección superior según convenga a las condiciones de la empresa. Representa un recurso técnico para ayudar a la orientación del personal y también ayuda a proporcionar soluciones rápidas a los malos entendimientos y a mostrar como puede contribuir el empleado al logro de los objetivos de la empresa Alimentos Holandesa S.A. Elaboró: Grupo No. 1 Revisó: Autorizó: Alimentos Holandesa S.A. Manual de Políticas Mayo 2,012 Pág. 6 de 27 El objetivo primordial del presente manual es describir con claridad todas las políticas que posee la empresa Alimentos Holandesa S.A. y distribuir las responsabilidades en cada uno de los cargos de la organización. De esta manera, se evitan funciones y responsabilidades compartidas que no solo redunda en pérdidas de tiempo sino también en la dilución de responsabilidades entre los funcionarios de la empresa. Todos los colaboradores deben ser consientes de la importancia de estos documentos y también lo deben aplicar sin restricción alguna como miembros activos de la compañía. Elaboró: Grupo No. 1 Revisó: Autorizó: Alimentos Holandesa S.A. Manual de Políticas Pág. Mayo 2,012 7 de 27 Presentar una visión de conjunto de la organización para su adecuada organización. Precisar expresiones generales para llevar a cabo acciones que deben realizarse en cada unidad administrativa. Proporcionar expresiones para agilizar el proceso decisorio. Ser instrumento útil para la orientación e información al personal. Facilitar la descentralización, al suministrar a los niveles intermedios lineamientos claros a ser seguidos en la toma de decisiones. Servir de base para una constante y efectiva revisión administrativa. . Elaboró: Grupo No. 1 Revisó: Autorizó: Alimentos Holandesa S.A. Manual de Políticas Mayo 2,012 Pág. 8 de 27 El Manual de Políticas es de observancia en general para todos y cada uno de los empleados que forman parte de Alimentos Holandesa S.A., teniendo a su alcance la visualización de todas y cada una de las políticas que conforma la empresa, asimismo su aplicación y manejo en cada una de las areas administrativas, posibles soluciones a los conflictos que podrian llegar a surgir dentro de la organización. El mismo será entregado a las distintas unidades administrativas que integran la empresa, quienes tendrán a su cargo la verificación y actualización de la información en el contenida. . . Elaboró: Grupo No. 1 Revisó: Autorizó: Alimentos Holandesa S.A. Manual de Políticas Pág. Mayo 2,012 9 de 27 Nombre o Razón Social: Alimentos Holandesa, S.A. NIT 2751103-0 Registro Mercantil 49429 Folio 63 Libro 143 De sociedades; Expediente 48360-2001 Inscripción definitiva el 21 de Mayo de 2002 Dirección: Calzada Roosevelt 5to Nivel Of. 507 edificios Ilumina 33-86 Zona 7 Objeto de la Empresa: Producción, Fabricación Comercialización, Importación, Exportación, de Materias primas y productos de repostería. Elaboró: Grupo No. 1 Revisó: Autorizó: Alimentos Holandesa S.A. Manual de Políticas Mayo 2,012 Pág. 10 de 27 Ser la empresa de Repostería Fina líder a nivel nacional revolucionando la industria pastelera en Guatemala, utilizando las mejores materias primas para ofrecer un producto realmente de calidad y brindar a las familias la mejor calidad, nutrición y degustación en sus eventos especiales. Crear una empresa comprometida a llevar la felicidad a las familias guatemaltecas identificándonos por la calidad de nuestros pasteles, utilizando los mejores productos y cuidando la salud de nuestros clientes. Elaboró: Grupo No. 1 Revisó: Autorizó: Alimentos Holandesa S.A. Manual de Políticas Mayo 2,012 Pág. Alimentos Holandesa S.A. Organigrama Vertical Elaborado Por: Grupo No. 1 Mayo 2,012 Elaboró: Grupo No. 1 Revisó: Autorizó: 11 de 27 Alimentos Holandesa S.A. Manual de Políticas Mayo 2,012 Elaboró: Grupo No. 1 Revisó: Pág. Autorizó: 12 de 27 Alimentos Holandesa S.A. Manual de Políticas Pág. Mayo 2,012 Guía de politicas vigentes No. 13 de 27 Página POLÍTICAS ORGANIZACIONALES Regulación interna 1 Uso de uniforme 14 2 Uso de gafete 15 3 Jornada Laboral 16 4 Asuetos o feriados en base a la ley 17 5 Vacaciones 18 6 Capacitación 19 7 Contratación de Personal 20 Políticas salariales 8 Pagos 21 9 Control de horas extras 22 10 Bonos por productividad en base 23 POLÍTICAS TECNOLOGICAS Y OPERACIONALES 11 Seguridad de la Información 24 12 Operaciones 25 13 Atención y Servicio al Cliente 26 Elaboró: Grupo No. 1 Revisó: Autorizó: Alimentos Holandesa S.A. Manual de Políticas Pág. Mayo 2,012 14 de 27 POLÍTICAS ORGANIZACIONALES De Regulación Interna No. 1 Uso de Uniforme Propósito: Uniformar e identificar a todo nuestro personal, para cuando los clientes lleguen a nuestras tiendas inmediatamente los puedan identificar. Contenido: a) Todos los empleados tienen la obligación de portar el uniforme completo así como de presentarlo en perfectas condiciones ya que la empresa proporciona los mismos. b) De no ser así la empresa se verá obligada a realizar una llamada de atención por escrito o tomar las acciones que se consideren necesarias. c) El uniforme constará de pantalón de vestir color azul marino y camisa tipo polo con el logotipo de la empresa en color Blanco. Responsable de su observación Encargado de Tienda. Gerente de Producción. Elaboró: Grupo No. 1 Revisó: Autorizó: Alimentos Holandesa S.A. Manual de Políticas Mayo 2,012 Pág. 15 de 27 No. 2 Uso de Gafete Propósito: El propósito del uso de gafete es mantener a todo el personal debidamente identificado, este deberán portarlo en un lugar visible. Contenido: a) Todos los empleados tienen la obligación de portar su gafete a la vista de todos, recordemos que este es parte de las normas de la empresa. b) Si este fuera extraviado debe ser reportado inmediatamente, para evitar el mal uso del mismo. c) De no cumplirce lo anterior el propietario del gafete recibira una sanción por escrito, adjuntadonse a su expediente. Responsable de su observación: Gerente de tienda o jefe inmediato Elaboró: Grupo No. 1 Revisó: Autorizó: Alimentos Holandesa S.A. Manual de Políticas Mayo 2,012 Pág. 16 de 27 No. 3 Jornada Laboral Propósito: Definir el horario en que el personal que se encuentra de forma permanente dentro de la Empresa deberá de cumplir. Basandonos en las leyes guatemaltecas siendo una de estas el código de trabajo. Contenido: a) La jornada Laboral será de Lunes a Domingo en horario de 8:00 a 18:00 siendo rotativos los turnos previamente establecidos. b) El gerente no puede obligar a su personal a trabajar más de ocho horas sin que estas sean declaradas como horas extras. c) De no cumplirse con el horario previamente establecido la empres o colaboradores podran tomar las medidas legales que consideren sean necesarias. Responsable de su observación: Gerente de tienda Elaboró: Grupo No. 1 Revisó: Autorizó: Alimentos Holandesa S.A. Manual de Políticas Pág. Mayo 2,012 17 de 27 No. 4 Asuetos o Feriados en Base a la Ley Propósito: Todo el personal debe estar informado que los asuetos y feriados que de ley corresponden les seran dados en días anteriores o posteriores a los mismos, puesto que nuestra empresa tendrá una demanda mas elevada en estas ocaciones. Contenido: a) Esta política se creó para que no existan malos entendidos en cuanto a los derechos que en calidad de persona posee cada uno de nuestros colaboradores. b) En caso un empleado no se presentase a laborar el día de un asueto o feriado deberá informar el motivo de su ausencia siendo los encargados de Recursos Humanos decidir si es valida o no su excusa y las acciones que se tomarán en caso no sean validas. c) Se establecerán metodos para que cada uno de los empleados reciban la reposición de su día de asuero o feriado. Responsable de su observación: Gerente de tienda. Gerencia de Recursos Humanos. Elaboró: Grupo No. 1 Revisó: Autorizó: Alimentos Holandesa S.A. Manual de Políticas Mayo 2,012 Pág. 18 de 27 No. 5 Vacaciones Propósito: Establecer los lineamientos bajo la cual la administración deberá planificar las vacaciones de sus trabajadores, con la finalidad de propiciar su necesario descanso anual, asegurando que la ausencia temporal de aquellos no cause inconvenientes al normal desarrollo de actividades. Contenido: a) El goce de vacaciones se realizará en base a la programación anual que cada Gerencia presentará como parte de su plan operativo anual. b) Cuando por necesidades de la Compañía, el trabajador se vea imposibilitado de hacer uso de las vacaciones, el jefe inmediato del área y el trabajador deberán acordar una nueva fecha de goce de las mismas y comunicarlo a Recursos Humanos. Responsable de su observación: Gerencia de Recursos Humanos Elaboró: Grupo No. 1 Revisó: Autorizó: Alimentos Holandesa S.A. Manual de Políticas Mayo 2,012 Pág. 19 de 27 No. 6 Capacitación Propósito: Establecer directrices para desarrollar competencias laborales en sus trabajadores, que contribuyan a conseguir los objetivos organizacionales y la satisfacción de nuestros clientes. Contenido: a) El Plan Anual de Capacitación deberá ser sustentado por las diferentes Gerencias y presentado por la Administración para aprobación de la Gerencia General y a su vez por la Junta Directiva, en base al Plan Estratégico de la Compañía y a la detección de necesidades y realidades de la compañía. b) Todo personal contratado o ascendido por la compañía deberá participar del proceso de Inducción Empresarial del cargo a desempeñar. Responsable de su observación: Gerencia General Elaboró: Grupo No. 1 Revisó: Autorizó: Alimentos Holandesa S.A. Manual de Políticas Pág. Mayo 2,012 20 de 27 No. 7 Contratación de Personal Propósito: Establecer los criterios y normas que permitan optimizar el desarrollo del recurso humano dentro de Alimentos Holandesa S.A., de acuerdo con sus competencias laborales y profesionales, con relación a las necesidades y estructuras funcionales de la empresa. Contenido: a) La ruta de desarrollo de los empleados es horizontal y vertical, por lo que se procurará la rotación en diferentes puestos y cargos del mismo nivel ocupacional. b) Las promociones o ascensos se otorgan cuando las necesidades y estructuras de la Compañía se satisfagan con los perfiles de los trabajadores que han demostrado alto desempeño y potencial para posiciones de mayor responsabilidad, cumplan los requisitos académicos y de experiencia exigidos en el nuevo cargo. c) La Gerencia General a travez de sus diferentes gerencias y departamentos efectuará un programa de evaluación de desempeño al menos una vez al año. Esto servirá de base imprescindible para promociones y ascensos. Responsable de su observación: Gerencia General. Gerencia de Recursos Humanos Elaboró: Grupo No. 1 Revisó: Autorizó: Alimentos Holandesa S.A. Manual de Políticas Mayo 2,012 Pág. 21 de 27 Política Salarial No. 8 Pagos Propósito: Efectura de acuerdo a las normativas señalados por la leyes de Guatemala el monto del salario que devengara cada miembro de la empresea, conforme sus capacidades, experiencia en el área y nivel academico. Contenido: A) El personal recibirá su pago el día 15 y el día 30 de cada mes. B) Las personas que se encuentren en forma permanente les será depositado en su cuenta personal, no así para las personas que se encuentren en periodo de prueba, a ellos se les extenderá un cheque por el monto que les corresponda. Responsable de su observación: Encargados de Planilla. Elaboró: Grupo No. 1 Revisó: Autorizó: Alimentos Holandesa S.A. Manual de Políticas Pág. Mayo 2,012 22 de 27 No. 9 Control de horas extras Propósito: El propósito de implementar esta política es la justa remuneración a todos nuestros colaboradores, motivando de esta manera su compromiso con la organización y haciendolos parte de los objetivos que Alimentos Holandesa S.A. se ha fijado. Contenido: a) Todos los empleados tienen deberán obtener una tarjeta de control de horas extras el primero de cada mes donde el gerente y el llevaran el control de las horas extras que acumule durante el mes. b) De no ser de esta manera el colaborador puede abocarse al área de recursos humanos o supervisor de área. Responsable de su observación: Gerente de tienda o jefe inmediato Elaboró: Grupo No. 1 Revisó: Autorizó: Alimentos Holandesa S.A. Manual de Políticas Mayo 2,012 Pág. 23 de 27 No. 10 Bonos por Productividad Propósito: El propósito de implementar bonos de productividad es el motivar al personal a dar lo mejor de sí obteniendo así un beneficio economico. Contenido: a) Si damos lo mejor de nosotros podríamos llegar a cumplir la meta de la tienda si eso es así todos tendremos un bono. b) De no ser así los empleados no podran tener derecho a ningún bono por productividad. Responsable de su observación: Gerente de tienda. Supervisor de área. Elaboró: Grupo No. 1 Revisó: Autorizó: Alimentos Holandesa S.A. Manual de Políticas Mayo 2,012 Pág. 24 de 27 POLÍTICAS TECNOLÓGICAS Y OPERACIONALES No. 11 Seguridad de la Información Propósito: Proteger la información estratégica de la empresa y normar sus niveles de acceso y confidencialidad. Contenido: a) El tratamiento de la información y documentación estratégica y confidencial deben contar con todos los aspectos de seguridad, para que el manejo de la misma se realice de forma segura, para que nuestros competidores y otras personas ajenas no tengan acceso a nuestras actividades de negocios. b) Los dueños de la información nominados por autoridad competente deben ser funcionarios que estén completamente familiarizados con el segmento de información que les corresponde así como con todos los procesos que interactúan con esta información. Responsable de su observación: Gerencia General Elaboró: Grupo No. 1 Revisó: Autorizó: Alimentos Holandesa S.A. Manual de Políticas Pág. Mayo 2,012 25 de 27 No. 12 Operaciones Propósito: Normar las actividades del área de Producción, dentro de los lineamientos establecidos en el Plan Estratégico, para cumplir la misión y buscar alcanzar la visión. Contenido: a) Las actividades de Producción se deberán programar de acuerdo con lo establecido en el plan operativo del área y en su presupuesto anual. b) Todos los trabajos de mantenimiento preventivo y correctivo que se planifiquen realizar en los sistemas de operación deben ser ejecutados en horarios de menor impacto en el servicio a nuestros clientes. Responsable de su observación: Gerencia producción Elaboró: Grupo No. 1 Revisó: Autorizó: Alimentos Holandesa S.A. Manual de Políticas Mayo 2,012 Pág. 26 de 27 No. 13 Atención y Servicio al Cliente Propósito: Crear, estructurar e implantar una eficaz y eficiente gestión de Servicio al Cliente, que estimule y apalanque el desarrollo y crecimiento de la identidad corporativa y cultura de servicio dirigida al cliente. Contenido: a) La atención y servicio al cliente, serán acciones de alta prioridad y de carácter estratégico. La Gerencia de Ventas deberá asegurarse de que la Organización esté orientada a servir con efectividad al Cliente, utilizando normas de cortesía, amabilidad y cordialidad. b) El personal que labore en los diferentes puntos de ventas, deberá ser seleccionado en función de un perfil específico y estar capacitado para atender cualquier necesidad del cliente, simplificando los procesos y la eficiencia en la operación, para cuyo efecto serán capaces de combinar escenarios de servicio de: venta de Pasteles y demás productos y servicios disponibles, atención de quejas, recepción de reclamos, etc. Responsable de su observación: Gerente de Tienda Gerencia de Ventas Elaboró: Grupo No. 1 Revisó: Autorizó: Alimentos Holandesa S.A. Manual de Políticas Pág. Mayo 2,012 27 de 27 1. Políticas: es una actividad orientada en forma ideológica a la toma de decisiones de un grupo para alcanzar ciertos objetivos. También puede definirse como una manera de ejercer el poder con la intención de resolver o minimizar el choque entre los intereses encontrados que se producen dentro de una sociedad. 2. Gestión : llevar a cabo diligencias que hacen posible la realización de una operación comercial o de un anhelo cualquiera. cosa o situación. 3. Portar: Es un sinonimo de llevar, cargar. 4. Jornada Laboral: Se denomina así, al tiempo del día durante el cual el trabajador está en la empresa. 5. Remuneración: Se entiende por remuneración las contraprestaciones en dinero y las adicionales en especie avaluables en dinero que debe percibir el trabajador del empleador por causa del contrato de trabajo. 6. Asuetos: Vacación durante un día o parte de la jornada laboral. Elaboró: Grupo No. 1 Revisó: Autorizó: Alimentos Holandesa S.A. Manual de Políticas Mayo 2,012 Elaboró: Grupo No. 1 Revisó: Pág. Autorizó: 28 de 27 Elaboró: Grupo No. 1 Revisó: Autorizó:
