UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA Facultad de Humanidades Departamento de Letras Licenciatura en Letras Trabajo de investigación No. 3 Características formales y lingüísticas de los textos comerciales y administrativos Nombre Gámez Higueros, Iris Alejandra Pérez y Pérez, María Fernanda Carné 200510867 201906683 Los textos comerciales Son los documentos emitidos para establecer la comunicación y mantener una relación mercantil con los destinatarios, específicamente, con clientes, proveedores, comerciantes o instituciones dedicadas a la distribución de productos o servicios. Los objetivos de este tipo de documentos son, en primer lugar, dejar constancia de las operaciones comerciales efectuadas. La siguiente función es la de justificar ante la contabilidad las operaciones realizadas en favor del negocio. Por último, establecen los derechos y obligaciones originados de la relación comercial, permitiendo que, ante la infracción de alguna de las partes, se pueda requerir ante un juez el cumplimiento de la obligación o su indemnización. Las características formales de estos textos son: el nombre o tipo de documento (cartas comerciales, informes, contratos, entre otros), membrete e información del comerciante (dirección, teléfono, correo electrónico). El lugar y la fecha de emisión, de efecto y de vencimiento en el cumplimiento de las obligaciones. El número de orden en tipografía visible (negritas y mayúscula) para facilitar su archivo. La información de las partes del negocio o la comunicación. El concepto y cantidades escritos en números y letras. El detalle de la transacción, el cual puede dividirse en cláusulas e incisos, según la naturaleza del documento. La firma manuscrita de las partes y, en algunos casos, el sello. En cuanto a las particularidades lingüísticas, la escritura comercial es aquella que facilita las relaciones mercantiles. Se fundamenta en la naturalidad, claridad, concisión y cortesía. El documento debe redactarse a partir de oraciones cortas e impersonales, provenientes de un vocabulario sencillo y apoyado en la sinonimia, paronimia, homofonía, hiponimia e hiperonimia. Para mayor comprensión, debe usarse la voz activa, respetando las normas de ortografía y puntuación. Se sugiere no utilizar manierismos, coloquialismos o extranjerismos ya que pueden complicar la interpretación del documento. Los párrafos se crearán a partir de oraciones cortas ordenadas y enlazadas entre sí, generando una secuencia de ideas. Se usarán conectores textuales para conectarlos y facilitar la armonía del mensaje. Por último y atendiendo a la naturaleza de estos textos, es importante su revisión constante y minuciosa. De las dificultades que surgen durante la composición de un texto comercial, en primer lugar, se encuentra el uso incorrecto del gerundio en las oraciones en aquellas que expresan consecuencias y cuando es empleado como atributo. El uso de la coma para separar el sujeto y el predicado, ya que puede cambiar el significado de la oración o párrafo. Otro error de escritura, específicamente, en los contratos, cartas o informes es mezclar ‘tú’ y ‘usted’. La integración de expresiones calcadas del francés con la estructura sustantivo + a + verbo infinitivo, salvo por las expresiones ‘a pagar’ y ‘a recibir’. Otros problemas durante la creación de este tipo de textos son la presencia de redundancias ya sea por excesiva descripción, uso de palabras o frases que tienen el mismo propósito y por la saturación de tecnicismos. El abuso del lenguaje comercial en inglés pues confunde al destinatario. El escaso tiempo para la planificación, escritura y revisión de los documentos, generando efectos negativos para las partes. El desconocimiento del desarrollo y manejo de la ‘correspondencia comercial’ ocasionan la confusión tanto de los elementos como de los requisitos de redacción de los textos que pertenecen a este rubro. Por último, la pobre conservación de los documentos afectando la relación entre comerciantes. Los textos administrativos Se conoce como texto administrativo a todos aquellos que sirven de soporte de los actos emanados de la Administración Pública e instituciones no gubernamentales. Poseen dos objetivos, el primero la preservación de los actos administrativos como prueba de su existencia y justificación de la gestión gubernamental; los errores, enmiendas y los posibles efectos jurídicos, administrativos o informativos en los derechos y deberes de los ciudadanos; así como su posible consulta. El segundo objetivo es constituir un medio de comunicación entre la Administración, los órganos que la componen, los ciudadanos y otras entidades. Sobre las características formales de los textos administrativos, estos se encuentran ligados a la naturaleza del acto que soportan. Se reconocen los rasgos externos de clase o método de distribución de la información (textual, iconográfico, sonoro, electrónicos e informáticos); y soporte o la preservación de los actos institucionales, distinguiendo el papel, dispositivos electrónicos y códigos de barras. A partir de estos aspectos, se distingue el encabezamiento, cuerpo y pie. El encabezamiento contiene el logo y nombre de la institución que lo extiende, título del asunto el cual debe ser visible por medio de mayúsculas o negrita; número de identificación del expediente y una síntesis del asunto; identificación del interesado, lugar y fecha. En el cuerpo se desarrolla el acto administrativo. Su extensión depende de la complejidad o el tipo de documento, permitiendo el uso de cláusulas, subtítulos o cualquier distintivo (negrilla, subrayado, cursiva). Por último, el pie que contiene el tiempo y lugar de conclusión del acto; la firma, sello e identificación del emisor o de quien lo autentica. Respecto a las características internas, estas se centran en la emisión del documento y limitándolo a aquellos que provengan del cumplimiento de las funciones de administración. La formalización del documento por medio de la acreditación del emisor, el respeto de los requisitos del acto y la expresión de voluntad o autenticidad por medio de la firma manuscrita o de un código. En el caso de los documentos administrativos con una función informativa solo necesitan de un soporte. Las características lingüísticas de los textos administrativos son la coherencia, permitiendo su interpretación lógica, a través del uso de la unidad de sentido o relación lógica del contenido. La unidad formal se limita a la formación de párrafos no mayores de seis líneas y que desarrollen una idea por medio de oraciones pequeñas; además del empleo de conectores que enlacen los párrafos y a cada una de las partes del documento. Debido su formalidad, debe utilizarse la primera y tercera persona en singular y la primera persona del plural. Las oraciones deben escribirse en voz activa. Las construcciones se harán de forma impersonal o con la voz pasiva refleja sin agente. En los tratamientos honoríficos, se designa el nombre de la institución y el cargo de la persona a quien se dirige el documento. La redacción es en tono neutral y marcando distancia entre el emisor y destinatario, minimizando las referencias personales entre las partes. Asimismo, adaptar el lenguaje usado conforme a las necesidades comunicativas del destinatario. Entre las dificultades que presentan los textos administrativos sobresale la falta de consenso y de normativos que regulen su estructura y redacción, acorde a las intenciones comunicativas de los órganos administrativos. El uso de un lenguaje excesivamente solemne y formulista que lo haga incomprensible. El abuso de tecnicismos legales o administrativos, cultismos, arcaísmos, extranjerismos, neologismos y latinismos; el uso de repeticiones que generan falta de concisión y sencilles. La estructuración deficiente de oraciones y párrafos muy extensos. Por último, el estilo formulario con frases innecesarias o muletillas que extienden el documento y lo vuelven complejo. Bibliografía (no Wikipedia, Rincón del vago, Buenas Tareas, Preguntas Yahoo, eHow ni Scribd) 1. Arias, E. R. (11 de mayo 2021). Documento comercial. Economipedia. https://economipedia.com/definiciones/documento-comercial.html 2. Rojas, M. M. (2012). Redacción Empresarial (Primera ed.). Alianza Editorial. 3. Sánchez Alonso, F. (2008). Redacción de Documentos Administrativos. Escuela de Administración Pública. Murcia. https://www.euskadi.eus/gobiernovasco/contenidos/informacion/bibl_digital/es_documen/adjuntos/redaccion_ documentos.pdf
