Informe SGA

INFORME ANEXO FINAL - SISTEMA GESTION
AMBIENTAL
Auditoría Interna al Modelo de Operación por Procesos - MOP
COMPONENTES
VERIFICADOS
AUDITORÍA
INTEGRAL
Modelo Integrado
ISO
de Planeación y
9001:2015
Gestión (MIPG)
X
UNIDAD/PROCESO/
DEPENDENCIA
FECHA DE
EJECUCIÓN
OBJETIVO GENERAL
NA
Fecha: 31 de agosto de 2021
Sistema de
Gestión
Documental
(SGD)
Sistema de
Gestión
Ambiental
(SA)
Sistema de Gestión
Salud y Seguridad
en el Trabajo
(SGSST)
Sistema de
Gestión de
Seguridad de
la
Información
(SGSI)
X
X
NA
NA
PQRSD
NA
SUBDIRECCION ADMINISTRATIVA – SISTEMA DE GESTION AMBIENTAL
01 de Junio de 2021 al 31 de agosto de 2021
Verificar el cumplimiento del diseño e implementación de la norma ISO 14001:2015 junto con la normatividad
aplicable y las políticas relacionadas
1.Verificar el estado del Sistema de Control Interno inherente al proceso y procedimientos objeto de auditoría,
conforme con lo establecido en el Modelo Integrado de Planeación y Gestión (MIPG).
2.Verificar el cumplimiento de la normatividad aplicable y las políticas relacionadas con el Sistema de Gestión
OBJETIVOS
ESPECÍFICOS
Ambiental – NTC ISO 14001:2015, tanto para los procesos objeto de auditoría como a los Sistemas de
gestión a nivel entidad.
3.Verificar el cumplimiento de la normativa, políticas y requisitos de la gestión de riesgo aplicables a los
procedimientos objeto de auditoria
4.Verificar la efectividad de las acciones correctivas, preventivas y de mejora relacionadas con los
procedimientos auditados que hayan finalizado su proceso de maduración durante la ejecución de la
auditoria
ALCANCE
La auditoría se realizó al Sistema de Gestión Ambiental del Departamento Nacional de Planeación.
En el desarrollo de la auditoría se realizaron las siguientes actividades mediante muestreo aleatorio:
1.Revisión de los criterios legales y requisitos institucionales aplicables al Sistema de Gestión
2.Solicitud de información de conformidad con el alcance y los objetivos específicos de la auditoría.
3.Verificación documental del desarrollo de los procesos y documentos asociados, así como de las
condiciones en que éstos se ejecutan.
4.Análisis de la información solicitada y definición de pruebas a aplicar en desarrollo de la auditoría.
METODOLOGÍA
5.Análisis de las herramientas de seguimiento y medición relativas a los procesos y documentos asociados.
6.Aplicación de pruebas aleatorias, verificación documental, realización de entrevistas, encuestas o
cuestionarios entre otras, de forma presencial o remota a través de medios virtuales.
Lo anterior de acuerdo con lo establecido en el Procedimiento Planeación, ejecución, seguimiento y evaluación del
Plan Anual de Auditorías (PAA) código PT-ED-03 y el Manual para para la Planeación, Ejecución, Seguimiento y
Evaluación de las Auditorías Internas, Evaluaciones, Seguimientos, Asesorías y Acompañamientos código M-ED01.
1.Resolución Interna 2187 de 2018 Por la cual se definen los grupos internos de trabajo del Departamento
Nacional de Planeación.
CRITERIOS/ MARCO
2.Código de integridad del DNP
LEGAL
3.Manual Operativo Sistema de gestión -MIPG- V. 4
4.Manual Operativo del componente de Gestión ambiental del Sistema Integrado de Gestión V2
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5.Manual del Sistema integrado de Gestión V 11
6.NTC - ISO 14001:2015 Sistemas de Gestión Ambiental
7.Ley 594 de 2000, “por lo cual se dicta la Ley de Archivos y se dictan otras disposiciones”
8.Resolución 2184 de 2019 “Por la cual se modifica la resolución 668 de 2016 sobre el uso racional de bolsas
plásticas y se adoptan otras disposiciones
9.Resolución 777 de 2021
10.Decreto 371 de 2021
11.Decreto 2189 de 2017 “Por el cual se modifica la estructura del Departamento Nacional de Planeación”
12.Documentación del Sistema Integrado de Gestión (SIG), reglamentaciones y directrices contenidas en
circulares, resoluciones, acuerdos e instructivos expedidos por autoridades competentes en la materia y
aplicables al DNP y al sistema de gestión ambiental
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CONTENIDO
RESULTADOS DE LA AUDITORÍA .............................................................................................................................. 4
CAPITULO 4. CONTEXTO DE LA ORGANIZACIÓN ......................................................................................................... 5
CAPITULO 5. LIDERAZGO ......................................................................................................................................... 9
CAPITULO 6. PLANIFICACION ................................................................................................................................. 11
CAPITULO 7. APOYO ............................................................................................................................................. 16
CAPITULO 8. OPERACIÓN ...................................................................................................................................... 21
CAPITULO 9. EVALUACION DE DESEMPEÑO............................................................................................................. 27
CAPITULO 10. MEJORA .......................................................................................................................................... 34
NO CONFORMIDADES............................................................................................................................................ 37
CONCLUSIONES GENERALES ................................................................................................................................ 46
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RESULTADOS DE LA AUDITORÍA
FORTALEZAS
El Departamento Nacional de Planeación cuenta con Centro de Acopio en el Edificio FONADE en el cual se realiza la separación de los
residuos aprovechables y orgánicos aprovechables, de igual manera, cuenta con un lugar para el almacenamiento de los RAEEs los
cuales se encuentran debidamente identificados y etiquetados.
La Entidad cuenta con registro de Generadores de residuos peligrosos avalado por la Secretaria de Ambiente desde el 30 de enero de
2020 para el Edificio FONADE, el cual se encuentra actualizado y se reporta la información de manera anual ante el IDEAM.
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SISTEMA DE GESTION AMBIENTAL
DIMENSION 3. GESTION CON VALORES POR RESULTADO
3.2.3 Gestión ambiental para el buen uso de los recursos públicos
ISO 14001:2015
CAPITULO 4. CONTEXTO DE LA ORGANIZACIÓN
4.1 COMPRENSION DE LA ORGANIZACIÓN Y SU CONTEXTO
3.2.3 GESTIÓN AMBIENTAL PARA EL BUEN USO DE LOS RECURSOS PÚBLICOS. Entender el contexto de la
organización pública enfocado al ciclo de vida de sus productos y servicios, para lo cual debe tomar en cuenta,
entre otros aspectos, la normativa, la jurisprudencia, acuerdos mundiales como Rio 1992 y París 2015, orden
público, problemáticas sociales en las regiones apartadas, aseguramiento del agua y cambio climático. (MIPG V4)
Propósito de la Prueba: Verificar que la Entidad haya determinado las cuestiones internas y externas que son pertinentes para su
propósito y que afectan a su capacidad para lograr los resultados previstos del Sistema de Gestión Ambiental
Se revisó el análisis del contexto que se realizó bajo mesas de trabajo el 30 de noviembre de 2019 en el evento denominado “Gran
Cumbre - Planeación estratégica Institucional 2020”, sin embargo, en las evidencias presentadas por el Grupo de Planeación, no se
identifica análisis de cuestiones internas y externas frente al componente ambiental como insumo para el contexto que se plasmó en el
Manual SIG V11 tales como: el contexto de la organización pública enfocado al ciclo de vida de sus productos y servicios, acuerdos
mundiales como Rio 1992 y París 2015, orden público, conforme a lo establecido en MIPG Versión 4. De igual manera, no se identifica
que se haya tenido en cuenta cuestiones tales como el Talento Humano incluyendo su formación, capacitación, experiencia frente al
componente ambiental, estructura organizacional, recursos disponibles, pandemia, entorno político, cultural, económico, normatividad
aplicable al SGA (Sistema Gestión ambiental), percepción y propuestas de las partes interesadas, el impacto de los servicios del DNP
frente al medio ambiente, entre otros. En conclusión, el contexto que actualmente se encuentra vigente en el Manual SIG corresponde
al analizado en el año 2019, es decir, no se ha actualizado a la fecha, ya que también se identificó en el manual Operativo del
componente de Gestión Ambiental V2, en la parte del Contexto del componente ambiental, el siguiente texto: “para la vigencia 2020 se
implementarán acciones y actividades encaminadas a fortalecer la apropiación de los programas establecidos por la entidad, el
cumplimiento de requisitos legales, identificación y evaluación de riesgos ambientales y buenas prácticas para el uso eficiente de los
recursos naturales y el manejo integral de los residuos, de acuerdo con los resultados obtenidos en los diagnósticos realizados al
componente ambiental y de los cuales se han obtenido resultados satisfactorios de su implementación frente al cumplimiento de los
requisitos de la NTC-ISO 14001:2015”. NC No. 01 – Ver hallazgos transversales del SIG
Por otro lado, se identificó en el manual SIG Versión 11, en el análisis de contexto realizado el siguiente texto: “Dado lo anterior, el DNP
tiene por competencia la inclusión de políticas ambientales y de gestión del riesgo en la planeación del desarrollo. Para ello, adelanta
acciones relacionadas con el conocimiento, uso y conservación de la biodiversidad, la conservación y manejo de áreas protegidas y
estratégicas, la gestión integral del recurso hídrico y de los espacios oceánicos, costeros e insulares; la prevención y control de la
degradación ambiental y el cambio climático; el desarrollo productivo sostenible y competitivo; el desarrollo de modelos de análisis y
valoración económica y ambiental; la planificación ambiental territorial; y la reducción del riesgo y los mecanismos de protección
financiera ante desastres. Sin embargo, no se identifica, como impactó la inclusión de estas políticas ambientales en el contexto de la
entidad y su ciclo de vida.
Para el caso de la Subdirección Administrativa, se realizó en febrero de 2021, un análisis de contexto a nivel dependencia, en el cual se
analizaron temas ambientales incluyendo temas normativos como el Nuevo Código de Colores, emergencias ambientales, renovación
del parque automotor con la compra de vehículos híbridos, generación de residuos sólidos y peligrosos, falta de apropiación del
componente ambiental frente a los cuales, se identificaron algunas actividades en el plan de trabajo del Componente como lo son:
Revisión y actualización del Plan de contingencia, Sensibilización nuevo código de colores en puntos ecológicos, Capacitación manejo
integral de residuos peligrosos, entre otros, sin embargo estos temas no se han plasmado como parte de los riesgos y oportunidades
establecidas por la norma ISO 14001:2015
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Es importante tener en cuenta que el Anexo A de la norma ISO 14001:2015, presenta una información explicativa para evitar la
interpretación equivocada de los requisitos contenidos en la norma, específicamente el apartado A4.1 Comprensión de la Organización
y de su contexto, aclara que su intención es proporcionar comprensión conceptual de nivel superior de las cuestiones importantes que
pueden afectar, ya sea positiva o negativamente, a la forma en que la organización gestiona sus responsabilidades ambientales. Las
cuestiones son los temas importantes para la organización, los problemas para debatir y discutir o las circunstancias cambiantes que
afectan a la capacidad de la organización para lograr los resultados previstos que establece para su sistema de gestión ambiental. Las
cuestiones internas y externas que pueden ser pertinentes al contexto de la organización incluyen, por ejemplo: a) las condiciones
ambientales relacionadas con el clima, la calidad del aire, la calidad del agua, el uso del suelo, la contaminación existente, la
disponibilidad de recursos naturales y la biodiversidad, que pueden afectar al propósito de la organización o ser afectadas por sus
aspectos ambientales; b) el contexto cultural, social, político, legal, reglamentario, financiero, tecnológico, económico, natural y
competitivo externo, ya sea internacional, nacional, regional o local; c) las características o condiciones internas de la organización,
tales como sus actividades, productos y servicios, dirección estratégica, cultura y capacidades (es decir, personas, conocimiento,
procesos, sistemas). La comprensión del contexto de una organización se usa para establecer, implementar, mantener y mejorar
continuamente su sistema de gestión ambiental (véase 4.4). Las cuestiones internas y externas que se determinan en el apartado 4.1
dan lugar a riesgos y oportunidades para la organización o para el sistema de gestión ambiental (véanse 6.1.1 a 6.1.3). La organización
determina aquellas que son necesarias abordar y gestionar (véanse 6.1.4, 6.2, 7, 8 y 9.1).
4.2 COMPRENSION DE LAS NECESIDADES Y EXPECTATIVAS DE LAS PARTES INTERESADAS
Propósito de la Prueba: Verificar que la Entidad haya identificado las partes interesadas pertinentes al sistema de gestión ambiental,
sus necesidades y expectativas, y cuales de éstas se establecieron como requisitos legales y otros requisitos.
Se revisó en el Manual SIG versión 11, que la Entidad identificó partes interesadas tales como: Proveedores, clientes, Servidores
Públicos y Presidente de la Republica, sin embargo no se evidencia que la Entidad haya identificado las partes interesadas pertinentes
al Sistema de Gestión Ambiental tales como Asociaciones de Recicladores, Gestores ambientales, administración de los edificios
donde se ubica el DNP, Ministerio de Ambiente etc.
Teniendo en cuenta el concepto de Parte Interesada en el numeral 3.1.6 de la norma ISO 14001:2015, el cual cita que una parte
Interesada: es una persona u organización que puede afectar o verse afectada, o percibirse como afectada por una decisión o
actividad, la identificación que se realizó frente a estas, fue de manera muy general y no se logra identificar las especificas y pertinentes
con las cuales la entidad puede verse afectada o afectar a estas partes interesadas frente al componente ambiental. De igual manera,
no se identifican sus necesidades y expectativas pertinentes, por lo cual no se logra identificar, cual de esas partes interesadas que se
identificaron en el Manual SIG se convirtieron en requisitos legales u otros requisitos. NC No. 2 – Ver hallazgos transversales del
SIG.
De igual manera, la dimensión 2, numeral 2.2.1 Política de Planeación Institucional de MIPG V4, establece que se debe caracterizar
los ciudadanos y organizaciones sociales que por su actividad, son afectados o tienen interés de participar en la gestión de la entidad,
de igual manera, establecer y priorizar variables que permitan caracterizar (identificar, segmentar y reconocer) sus grupos de valor, las
organizaciones sociales, ciudadanos y grupos de interesados, identificando especialmente, sus rasgos, preferencias de relacionamiento
con la entidad, así como derechos, necesidades y problemas. También, levantar la información necesaria para la identificación y
caracterización de los grupos de valor, ciudadanía y organizaciones interesadas y el conocimiento de sus necesidades, detectando si
ya cuenta con dicha información y en qué fuentes se encuentra, o de ser necesario, definir procedimientos y herramientas para su
obtención, de lo cual, frente al componente ambiental no se identificó esta caracterización.
Es importante tener en cuenta el concepto del apartado A.4.2 Comprensión de las necesidades y expectativas de las partes interesas,
de la norma ISO 14001:2015, aclara que: “Se espera que una organización tenga una comprensión general de las necesidades y
expectativas expresadas por las partes interesadas internas y externas que la organización ha determinado que son pertinentes. La
organización considera el conocimiento adquirido cuando determina qué necesidades y expectativas de éstas debe o ha decidido
satisfacer, es decir, sus requisitos legales y otros requisitos (véase 6.1.1). En el caso de que una parte interesada se perciba como
afectada por las decisiones o actividades de la organización relacionadas con el desempeño ambiental, la organización considera las
necesidades y expectativas pertinentes que dicha parte interesada expresa o divulga de alguna manera a la organización. Los
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requisitos de las partes interesadas no son necesariamente requisitos de la organización. Algunos requisitos de las partes interesadas
reflejan necesidades y expectativas que son obligatorias porque han sido incorporadas a las leyes, reglamentaciones, permisos y
licencias gubernamentales, o incluso decisiones de tribunales. La organización puede decidir aceptar o adoptar voluntariamente otros
requisitos de las partes interesadas”
4.3 DETERMINACION DEL ALCANCE DEL SISTEMA DE GESTION AMBIENTAL
Propósito de la Prueba: Verificar que la Entidad haya definido el alcance del sistema de gestión ambiental, teniendo en cuenta las
cuestiones internas y externas, requisitos legales y otros requisitos, unidades, funciones y limites físicos de la organización, sus
actividades, productos y servicios, su autoridad y capacidad para ejercer el control y su influencia. Este debe estar documentado.
Se revisó en el Manual del SIG V11, el Alcance del Sistema Integrado de gestión, el cual está plasmado de la siguiente manera:
“Preparación, seguimiento de la ejecución y evaluación de resultados de las políticas, planes generales, programas y proyectos del
sector público, de mediano y largo plazo, para el desarrollo sostenible e incluyente del país”. Sin embargo, en el momento de la
auditoría, el Grupo de Planeación informó que el alcance físico esta definido en el Manual Operativo del Componente Ambiental V2 en
el cual se identificó: El presente manual operativo aplica para los funcionarios, contratistas y pasantes del Departamento Nacional de
Planeación, los cuales se encuentran ubicados en los edificios Fonade, World Service, Gómez y Patria de la ciudad de Bogotá. Así
como para los procesos, productos, infraestructura física y tecnológica de la entidad. Es decir, no corresponde al alcance del Sistema
de Gestión Ambiental, ya que este alcance es del Manual Operativo.
De igual manera, no se evidencia claridad si para la definición del alcance se tuvo en cuenta el análisis del contexto de la Entidad
realizado en el año 2019, los requisitos legales y otros requisitos ya que según la evidencia presentada el alcance fue presentado en
Comité Extraordinario Institucional del 13 de diciembre de 2017 y frente al control de asistencia allegado no se evidencia aprobación de
este. NC No. 3 – Ver hallazgos transversales del SIG.
Es importante tener en cuenta que el apartado A.4.3 Determinación del alcance de un sistema de gestión ambiental, de la norma ISO
14001:2015 aclara que: “El alcance de un sistema de gestión ambiental está previsto para aclarar los límites físicos y organizacionales
a los que se aplica el sistema de gestión ambiental, especialmente si la organización es parte de una organización más grande. Al
establecer el alcance, la credibilidad del sistema de gestión ambiental depende de la elección de los límites de la organización. La
organización considera el grado de control o influencia que puede ejercer sobre sus actividades, productos y servicios desde una
perspectiva de ciclo de vida. La determinación del alcance no se debería usar para excluir actividades, productos, servicios o
instalaciones que tengan o puedan tener aspectos ambientales significativos, o para evadir sus requisitos legales y otros requisitos. El
alcance es una declaración basada en hechos, representativa de las operaciones de la organización incluidas dentro de los límites de
su sistema de gestión ambiental, que no debería inducir a error a las partes interesadas”.
4.4 SISTEMA GESTION AMBIENTAL
Propósito de la Prueba: Verificar que la Entidad haya establecido, implementado y mejorado de manera continua el Sistema de
Gestión Ambiental, incluyendo los procesos necesarios y sus interacciones.
Conforme a lo establecido en la Manual Operativo del Componente de gestión ambiental V2, la gestión ambiental se ha desarrollado al
interior de la entidad encabezada por la Subdirección Administrativa desde el 2017, esta Subdirección hace parte del proceso de apoyo
denominado Gestión Administrativa, el cual hace parte del Mapa de procesos de la Entidad, la gestión como tal, se ha realizado
mediante la identificación de aspectos e impactos ambientales, el cumplimiento de requisitos legales, la creación de una política SIG,
programas y seguimiento a los consumos de agua, energía, papel, aprovechamiento y gestión de residuos sólidos y peligrosos. De
igual manera, el Sistema de gestión ambiental cubre las sedes de la Entidad en Bogotá.
Se evidenció que el 7 de abril de 2021, el grupo de planeación realizó reunión, en la cual realizó diagnóstico del componente de gestión
ambiental frente al cumplimiento de la norma ISO 14001:2015, el cual arrojó un cumplimiento del 98%. El 21 de abril de 2021, se
evidencia control de asistencia en la que se registró la presentación del diagnóstico de cumplimiento de requisitos del componente
ambiental frente a la norma ISO 14001:2015, realizado por el grupo de planeación, en este se estableció que las siguientes acciones se
había cumplido en el año 2020:
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Sin embargo, en la revisión realizada en esta auditoría, se identificaron debilidades frente a estas acciones las cuales se mencionan a
lo largo de este informe, como lo son: no se ha definido el ciclo de vida del servicio de la Entidad, desactualización del normograma del
componente ambiental, debilidades en el plan de contingencias y en la matriz de riesgos. Ver NC No. 5, 7, 11, 13, 14
Es importante tener en cuenta que el apartado A4.4 de la norma ISO 14001:2015 Sistema de Gestión Ambiental aclara que: La
organización conserva la autoridad y la responsabilidad y obligación de rendir cuentas para decidir cómo cumplir los requisitos de esta
Norma Internacional, incluido el nivel de detalle y el grado en el que: a) se establecen uno o más procesos para tener confianza en que
se controlan, que se llevan a cabo de la manera planificada y que logran los resultados deseados; b) se integran los requisitos del
sistema de gestión ambiental a los diversos procesos de negocio, tales como diseño y desarrollo, compras, recursos humanos, ventas
y marketing; c) se incorporan las cuestiones asociadas con el contexto de la organización (véase 4.1) y los requisitos de las partes
interesadas (véase 4.2) dentro de su sistema de gestión ambiental.
RECOMENDACIONES
• Aclarar en el alcance del SIG incluido en el manual SIG V11, las sedes del DNP que están cubiertas por el alcance del Sistema
de Gestión Ambiental, ya que solo se dispone del alcance del manual Operativo del Sistema de Componente Ambiental V2
• Asegurar en las Sedes País el cumplimiento de los lineamientos establecidos por el Sistema de Gestión Ambiental de la Entidad.
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CAPITULO 5. LIDERAZGO
5.1 LIDERAZGO Y COMPROMISO
Propósito de la Prueba: Verificar que la Alta Dirección de la Entidad, lidera y demuestre compromiso frente al Sistema de Gestión
Ambiental.
Se identificó que la Alta Dirección participa en las reuniones de revisión por la dirección en los Comités Institucionales de Gestión y
Desempeño realizadas anualmente asumiendo su responsabilidad y la rendición de cuentas con relación a la eficacia del sistema de
gestión ambiental; frente al establecimiento de la política y objetivos ambientales, se identificó control de asistencia del 13 de diciembre
de 2017 denominado “Comité Institucional Desarrollo administrativo” en el cual se evidencia que se presentaron los elementos bases
del SIG (Políticas, pilares y MOP), los cuales, según este listado, se aprobaron. Sin embargo, en el año 2019, se identifica control de
asistencia denominado “Gran Cumbre – Planeación estratégica Institucional 2020” con fecha del 30 de noviembre de 2019, de la cual
se generó la Planeación Estratégica, frente a las evidencias presentadas, no se identifica que el análisis del contexto realizado en el
año 2019, se haya tenido en cuenta para establecer la política y los objetivos ambientales, ya que estos fueron definidos en el año
2017.
Frente a los recursos establecidos para el Sistema de Gestión Ambiental, se cuenta con presupuesto para los honorarios de los
contratistas que hace parte del componente y del proceso de modificación de avisos de los puntos ecológicos.
El Componente ambiental, cuenta con el Coordinador del Grupo de Servicios Generales quien dentro de sus responsabilidades está
dar cumplimiento a los requisitos establecidos en el desarrollo de la gestión ambiental de la Entidad, de acuerdo con los lineamientos
del SIG, de igual manera, cuenta con un Gestor Ambiental y un gestor auxiliar quienes se encargan de la gestión e implementación del
Sistema de gestión Ambiental.
Es importante tener en cuenta que en el apartado A.5.1 Liderazgo y compromiso de la norma ISO 14001:2015 Liderazgo y
Compromiso, aclara que: Para demostrar el liderazgo y compromiso existen responsabilidades específicas relacionadas con el sistema
de gestión ambiental en las que la alta dirección debería estar involucrada personalmente o debería dirigir. La alta dirección puede
delegar la responsabilidad de estas acciones a otros, pero conserva la responsabilidad y obligación de rendir cuentas para asegurarse
de que las acciones se llevan a cabo
5.2 POLITICA AMBIENTAL
3.2.3 Definir una política ambiental y objetivos ambientales, basados en los aspectos e impactos ambientales,
incluyendo en los mapas de riesgos las cuestiones ambientales detectadas en el contexto, las partes interesadas y
los requisitos legales (MIPG V4)
Propósito de la Prueba: Verificar que la Alta Dirección ha establecido, implementado y mantenido una política ambiental que cumpla
con lo establecido en este numeral.
Se evidencia que la Entidad cuenta con la Política del Sistema Integrado de Gestión, la cual se encuentra documentada el Manual SIG
v11, publicada en la Rebeca y en la pagina web del DNP, esta política, desglosa los objetivos del Sistema Integrado de Gestión, los
cuales se denominan propósitos dentro la política, sin embargo, no se evidenció que esta política se haya definido junto con los
objetivos ambientales, teniendo en cuenta el análisis del contexto realizado en el año 2019, y se haya tenido en cuenta las partes
interesadas y los requisitos legales, conforme a lo establecido en el numeral 3.2.3 Gestión ambiental para el buen uso de los recursos
público de MIPG V4.
Adicionalmente, no se evidenció que la política incluya un compromiso frente a la prevención de la contaminación, ni un compromiso de
cumplir con los requisitos legales y otros requisitos, esto conforme a lo establecido en el numeral 5.2 de la norma ISO 14001:2015. NC
No. 4 – Ver hallazgos transversales del SIG.
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Es importante tener en cuenta que en el apartado A.5.2 Política Ambiental aclara que: Una política ambiental es un conjunto de
principios establecidos como compromisos, en los cuales la alta dirección establece las intenciones de la organización para apoyar y
mejorar su desempeño ambiental. La política ambiental posibilita que la organización establezca sus objetivos ambientales (véase 6.2),
lleve a cabo acciones para lograr los resultados previstos del sistema de gestión ambiental, y permita la mejora continua (véase 10. El
compromiso de proteger el medio ambiente tiene como fin no solamente prevenir impactos ambientales adversos mediante la
prevención de la contaminación, sino proteger el entorno natural contra el daño y la degradación cuyo origen son las actividades,
productos y servicios de la organización. Los compromisos específicos que aspira a cumplir una organización deberían ser pertinentes
a su contexto, e incluir las condiciones ambientales locales o regionales. Estos compromisos pueden abordar, por ejemplo, la calidad
del agua, el reciclaje o la calidad del aire, y también pueden incluir compromisos relacionados con la mitigación y adaptación al cambio
climático, la protección de la biodiversidad y de los ecosistemas, y la restauración.
5.3 ROLES, RESPONSABILIDADES Y AUTORIDADES DE LA ORGANIZACIÓN
Propósito de la Prueba: Verificar que la Alta Dirección, se haya asegurado de que las responsabilidades y autoridades para los roles
pertinentes se asigne y se comuniquen en la Entidad.
Se revisó el Manual Operativo del Componente de Gestión ambiental V2 cargado en la Rebeca, se identifica en el capitulo 5, la
estructura operacional del componente el cual hace parte como Administrador del Sistema Integrado del SIG, el Subcomité del SIG,
como autoridad del componente, se identifica el Coordinador de Servicios Generales, el Líder del proceso el Gestor Ambiental y como
apoyo a la gestión los auxiliares. Se evidencia que se establecen las obligaciones y responsabilidades del Grupo de Servicios
Generales, del Coordinador del grupo de Servicios Generales, las responsabilidades del gestor ambiental y las responsabilidades del
auxiliar.
De igual manera, en la resolución 678 de 2018 se estableció como representante de la Alta Dirección del DNP, la Secretaria General.
Es importante tener en cuenta que en el apartado A.5.3 Roles, responsabilidades y autoridades en la organización aclara que: Las
personas involucradas activamente en el sistema de gestión ambiental de la organización deberían tener una comprensión clara de sus
roles, responsabilidades y autoridades para cumplir los requisitos de esta Norma Internacional y lograr los resultados previstos. Las
roles y responsabilidades específicos identificados en el apartado 5.3 se pueden asignar a un individuo, que se denomina con
frecuencia “representante de la dirección”, se pueden compartir entre varias personas o se pueden asignar a un miembro de la alta
dirección.
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CAPITULO 6. PLANIFICACION
6.1 ACCIONES PARA ABORDAR LOS RIESGOS Y OPORTUNIDADES
6.1.1 Generalidades
6.1.2 ASPECTOS AMBIENTALES
Propósito de la Prueba: Verificar que la Entidad haya determinado los riesgos y oportunidades relacionados con los aspectos
ambientales, requisitos legales y otros requisitos y otras cuestiones identificadas en el contexto. De igual manera, se hayan determinado
los aspectos e impactos ambientales de sus servicios los cuales puede controlar y en los que puede influir desde una perspectiva de
ciclo de vida.
Se revisó la matriz de riesgos de la Entidad con fecha de actualización al 16 de junio de 2021, en la cual se revisaron los riesgos No. 6,
7, 8, 10, 11, 14, 16, 19, 20, 21, 22, 23, 24, 25, 26, 27, 194, 294, los cuales incluyen los aspectos e impactos ambientales junto con los
controles correspondientes.
Frente a la gestión del riesgo, no se identifica que el componente ambiental, haya identificado riesgos propios de la gestión de Sistema
Ambiental, teniendo en cuenta su contexto y que estén relacionados con puntos de control que pueden impactar el Sistema como lo son
vencimientos en licencias ambientales, cambios en la normatividad ambiental, ciclo de vida del servicio, etc. NC No. 5 – Ver hallazgos
transversales del SIG.
El componente ambiental ha identificado en el plan de acción las siguientes oportunidades, las cuales se plasmaron en
el plan de trabajo del SGA:
• Mantenimiento del componente de Gestión Ambiental para la revisión y actualización documental (Manual Operativo, Matriz
Integral de riesgos, normograma, plan de contingencias).
•
Atender las solicitudes para el manejo integral de residuos peligrosos
•
Realizar actividades de promoción y capacitación del componente de gestión ambiental dirigido a los colaboradores del DNP.
•
Realizar las inspecciones locativas relacionadas con los programadas del componente de gestión ambiental
Frente al concepto de Riesgos y oportunidades en el numeral 3.2.11 de la norma ISO 14001:2015 el cual establece que los riesgos
son: Efectos potenciales adversos (amenazas) y las oportunidades: efectos potenciales beneficiosos, y frente a la aclaración del
apartado A.4.1 de la misma norma, el cual establece que: La comprensión del contexto de una organización se usa para establecer,
implementar, mantener y mejorar continuamente su sistema de gestión ambiental. Las cuestiones internas y externas que se determinan
en el numeral 4.1 dan lugar a riesgos y oportunidades para la organización o para el sistema de gestión ambiental, la organización
determina aquellas que son necesarias abordar y gestionar, no se evidencia que se haya identificado oportunidades frente al análisis del
contexto realizado en el año 2019 ya que las oportunidades identificadas corresponden a las actividades del hacer del componente y de
lo establecido por la Norma ISO 14001:2015, mas que actividades que generen un efecto potencial beneficioso al Sistema de Gestión
Ambiental.
Frente a la perspectiva de ciclo de vida del servicio, aunque se cuenta con la APCM 21-033, no se evidenció implementación del plan
de mejoramiento que asegure que se identifique e implemente la perspectiva del ciclo de vida del servicio del DNP frente a sus impactos
asociados y que se haya tenido en cuenta en el análisis del contexto de la entidad realizado en el año 2019.
Es importante tener en cuenta que en el apartado A.6.1.1 de la norma ISO 14001:2015 aclara que la intención general de los procesos
establecidos en el numeral 6.1.1 es asegurar que la organización esté en capacidad de lograr los resultados previstos de su sistema de
gestión ambiental, prevenir o reducir los efectos indeseados y lograr la mejora continua. La organización puede asegurar esto
determinando los riesgos y oportunidades que necesita abordar, y planificando las acciones para abordarlos. Estos riesgos y
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AMBIENTAL
Auditoría Interna al Modelo de Operación por Procesos - MOP
Fecha: 31 de agosto de 2021
oportunidades pueden estar relacionados con los aspectos ambientales, los requisitos legales y otros requisitos, otras cuestiones y otras
necesidades y expectativas de las partes interesadas. Los aspectos ambientales (véase 6.1.2) pueden crear riesgos y oportunidades
asociados con impactos ambientales adversos, impactos ambientales beneficiosos y otros efectos para la organización. Los riesgos y
oportunidades relacionados con aspectos ambientales se pueden determinar como parte de la evaluación de la significancia, o por
separado. Los requisitos legales y otros requisitos (véase 6.1.3) pueden crear riesgos y oportunidades, tales como incumplimiento (que
puede afectar a la reputación de la organización o dar como resultado una acción legal) o ir más allá de sus requisitos legales y otros
requisitos (que pueden mejorar la reputación de la organización). La organización también puede tener riesgos y oportunidades
relacionados con otras cuestiones, que incluyen las condiciones ambientales o las necesidades y expectativas de las partes interesadas,
que pueden afectar a la capacidad de la organización para lograr los resultados previstos de su sistema de gestión ambiental.
6.1.3 REQUISITOS LEGALES Y OTROS REQUISITOS
Propósito de la Prueba: Verificar que la Entidad haya determinado y establecido como aplicar los requisitos legales y otros requisitos
aplicables a la gestión ambiental.
El componente ambiental cuenta con Normograma denominado “Normograma y otros documentos de Origen Externo”, del cual, frente a
la evidencia presentada por la Subdirección Administrativa se revisó con fecha de actualización del 1 de abril de 2020, sin embargo, en
la página web de la Entidad, este normograma se identifica con fecha de actualización del 4 de diciembre de 2020. El normograma está
compuesto por Leyes, Resoluciones, Directivas presidenciales, Decretos relacionados con el Componente Ambiental, se identifica que
se estableció relacionar dentro del mismo, como la Entidad cumple con esta normatividad.
Es importante tener en cuenta que en el apartado A.6.1.3 de la norma ISO 14001:2015 el cual aclara: La organización determina con un
nivel de detalle suficiente los requisitos legales y otros requisitos que ha identificado en el apartado 4.2, que son aplicables a sus
aspectos ambientales y cómo se aplican a la organización. Los requisitos legales y otros requisitos incluyen los requisitos legales que la
organización debe cumplir, y los demás requisitos que la organización tiene que cumplir o que decide cumplir. Los requisitos legales y
otros requisitos también incluyen otros requisitos de las partes interesadas relacionados con su sistema de gestión ambiental que la
organización tiene que cumplir o decide adoptar.
6.1.4 PLANIFICACION DE ACCIONES
Propósito de la Prueba: Verificar que la Entidad haya definido e implementado las acciones para abordar sus aspectos ambientales,
requisitos legales y otros requisitos, riesgos y oportunidades, con el fin de identificar la eficacia de estos.
A continuación, se presenta los riesgos identificados para el componente ambiental en los cuales no se evidenció efectividad en los
controles establecidos: Ver NC No. 7 en este informe.
No.
6
Descripción del
Riesgo
Aspecto Ambiental
Control
Revisión de la Efectividad
Solicitar certificado de
aprovechamiento,
tratamiento o disposición
final de residuos
peligrosos a la
administración del edificio
o gestor autorizado
Al revisar la licencia del gestor TECNIAMSA a quien le
fue entregado los residuos para la disposición final el 7
de febrero de 2020, se verificó que la Licencia No. 1552
del 2015 no corresponde al manejo de incineración de
solidos sino a tratamiento de residuos líquidos, es decir
no se había identificado la licencia que corresponde a las
disposición final de los residuos peligrosos y a la
establecida en el certificado No. 296312 con el cual el
gestor avaló la incineración de estos residuos el 12 de
abril de 2020, la cual es la No. 02649 de 2020
modificada por la resolución 455 de 2013, es decir, no se
cuenta con la licencia que asegure que este gestor
presta los servicios de disposición final para la
incineración de los residuos peligrosos generados por la
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Auditoría Interna al Modelo de Operación por Procesos - MOP
Contaminación de
agua, suelo y aire
Generación de
residuos peligrosos
(latas o botellas
contaminadas de
pintura a base de
aceite, pegantes,
limpiadores,
adhesivos, etc.)
Verificar las
capacitaciones que realiza
el proveedor del personal
de mantenimiento, en
buenas prácticas para
actividades de
mantenimiento locativo.
7
Contaminación de
agua
Generación de aguas
residuales domésticas
por limpieza de
herramientas y
materiales de
mantenimiento
Solicitar soportes de
capacitación al proveedor
del personal de
mantenimiento en buenas
prácticas de limpieza y/o
lavado de las
herramientas
8
Contaminación de
agua y suelo
Generación de
residuos peligrosos
(medicamentos
vencidos)
Solicitar certificado de
aprovechamiento,
tratamiento o disposición
final de residuos
peligrosos a la
administración del edificio
o gestor autorizado
Supervisar el
cumplimiento de los
protocolos establecidos
para las actividades de
aseo a instalaciones
26
Contaminación de
agua
Generación de aguas
residuales domésticas
Fecha: 31 de agosto de 2021
Entidad.
Se revisó en la ruta: S:\2100 SA Subdirección
Administrativa\GESTION AMBIENTAL\SEGUIMIENTO A
CONTRATOS\Mantenimiento locativo, como parte de la
evidencia de la ubicación de la documentación del control
establecida en la matriz de riesgos, en la cual, solo se
identificó registro de capacitación frente al manejo
adecuado de herramientas y limpieza - socialización en
el manejo de máquinas con fecha del 16 de febrero de
2019, no se identifica capacitaciones recientes y
especificas frente a residuos peligrosos, teniendo en
cuenta que el control tiene una frecuencia anual.
Se revisó la ruta S:\2100 SA Subdirección
Administrativa\GESTION AMBIENTAL\SEGUIMIENTO A
CONTRATOS\Mantenimiento locativo, como parte de la
evidencia frente a la ubicación de la documentación del
control, solo se identificó registro de capacitación del
proveedor Servilimpieza frente al manejo adecuado de
herramientas y limpieza - socialización en el manejo de
máquinas, con fecha del 16 de febrero de 2019 teniendo
en cuenta que el control tiene una frecuencia anual.
Se evidenció que la última disposición de medicamentos
vencidos se realizó con el gestor LITO el 16 de octubre
de 2019, quien generó acta de entrega de certificado de
tratamiento final el 14 de febrero de 2020 por medio del
gestor TECNIAMSA con resolución No. 02469 de 2009
modificada con la resolución 455 de 2013, la cual no se
evidenció en esta auditoría
- No se evidencia con claridad la aplicación de este
control con el aspecto ambiental “Generación de aguas
residuales domésticas”:
- Se establece como evidencia, el seguimiento al
protocolo relacionado con la prestación del servicio por
parte del Outsourcing establecido en el Manual para la
Administración logística M-AD-02 v8, sin embargo, el
control que está aplicando el Supervisor del Contrato,
corresponde a un formato denominado “Seguimiento
Ourtsourcing” en el que al proveedor se le revisa que
cuente con Fichas y Hojas de seguridad de los
productos químicos, lo cual no lo establece el protocolo
194
Direccionar el
desarrollo de
actividades en la
entidad
desconociendo su
impacto en el
ambiente
Prevenir, controlar y
mitigar los impactos
que se puedan causar
al ambiente en
desarrollo de las
actividades propias de
la entidad, mediante el
uso racional y eficiente
de los recursos
naturales y la
adecuada disposición
de residuos sólidos.
Realizar seguimiento al
cumplimiento de los
requisitos legales
ambientales aplicables a
la entidad
Se evidenciaron debilidades en el cumplimiento,
seguimiento y actualización de los requisitos legales
establecidos en el Normograma del Componente
Ambiental. Ver NC No. 13
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Adicionalmente, se identificó:
En el caso del Riesgo No. 16 “Contaminación de agua, suelo y aire”, Aspecto ambiental “Generación de residuos peligrosos y aguas
residuales”, Control “Incluir obligaciones de cumplimiento ambiental en estudios previos y contrato de mantenimiento de vehículos” es
importante revisar la redacción del control, ya que el cumplimiento de las obligaciones, hacen parte de la selección del mismo en los
estudios previos, por lo cual ya estarían inmersos de alguna manera en el contrato de mantenimiento de vehículos; y en el caso del
control 16.4 “Solicitar al proveedor de mantenimiento de vehículos la caracterización de vertimientos provenientes de la actividad de
lavado” aunque se identificó caracterización de los vertimientos en la resolución 02388 con la cual se otorgó permiso de vertimientos a
GEMASA LTDA el 19 de septiembre de 2017, sin embargo, este control debería actualizarse ya que ya no hace parte del cumplimiento
legal conforme a lo establecido en la ley 1955 de 2019, articulo 13.
Por otro lado, el componente ambiental ha identificado en el plan de acción las siguientes oportunidades, las cuales se plasmaron el
plan de trabajo del SGA (Sistema de Gestión Ambiental):
• Mantenimiento del componente de Gestión Ambiental para la revisión y actualización documental (Manual Operativo, Matriz
Integral de riesgos, normograma, plan de contingencias).
Se identificó que el componente ambiental cuenta con Manual Operativo V2 año 2020 el cual se encuentra cargado en
https://colaboracion.dnp.gov.co/CDT/DNP/SIG/M-PG06%20Manual%20Operativo%20del%20Componente%20de%20Gestio%cc%81n%20Ambiental.Pu.pdf
De igual manera, cuenta con 19 aspectos ambientales los cuales están interrelacionados con los riesgos, de los cuales se identifica la
última actualización en la matriz de riesgos, el 16 de junio de 2021. Frente al normograma, se evidenció que la última fecha en la que se
actualizó fue el 1 de abril de 2020. Se identificó plan de contingencia vigente al año 2020.
•
Atender las solicitudes para el manejo integral de residuos peligrosos
El componente, lleva el control de las solicitudes de entrega por parte de las dependencias por medio de un cuadro de control ubicado
en la ruta S:\2100 SA Subdirección Administrativa\GESTION AMBIENTAL\PROGRAMAS DE GESTIÓN AMBIENTAL\PROGRAMA
MANEJO INTEGRAL DE RESIDUOS SOLIDOS\2 RESIDUOS PELIGROSOS\6 CONTROL RESIDUOS PELIGROSOS\2021, en el cual
se identifica la trazabilidad de cada residuo recibido por medio del formato “Registro de entrega de residuos peligrosos” en la ruta
S:\2100 SA Subdirección Administrativa\GESTION AMBIENTAL\PROGRAMAS DE GESTIÓN AMBIENTAL\PROGRAMA MANEJO
INTEGRAL DE RESIDUOS SOLIDOS\2 RESIDUOS PELIGROSOS\1 REGISTROS ENTREGA RESPEL INTERNO
DNP\2021\Registros. Se identifica registro de entrega de residuos peligrosos con fecha del 4 de junio de 2021 correspondientes al
Edificio Fonade el cual incluye bombillos ahorradores, envases de esmalte, adhesivos, solventes, pilas alcalinas, RAEE
•
Realizar actividades de promoción y capacitación del componente de gestión ambiental dirigido a los colaboradores del DNP.
Durante al año 2021 se han realizado las siguientes capacitaciones:
•Inducciones a los gestores SIG
•Manejo Integral de residuos sólidos
•Inducción SIG
•Estrategias para el consumo sostenible de agua
•Manejo integral de Respel
•Residuos peligrosos y atención de emergencias ambientales
•Nuevo Código de Colores – Separación de residuos
•Atención de derrames de sustancias químicas
•
Realizar las inspecciones locativas relacionadas con los programadas del componente de gestión ambiental
Se evidencia que se han realizado inspecciones relacionadas con los puntos ecológicos en el edificio Fonade, World Service y Edificio
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Gomez durante el año 2021, también en el Centro de Acopio de residuos peligrosos, aprovechables, y RAEE del Edificio Fonade.
Es importante tener en cuenta que en el apartado A.6.1.4 de la norma ISO 14001:2015 aclara: La organización planifica a alto nivel las
acciones que se han de tomar dentro del sistema de gestión ambiental para abordar los aspectos ambientales significativos, los
requisitos legales y otros requisitos, y los riesgos y oportunidades identificados en el apartado 6.1.1 que son una prioridad para que la
organización logre los resultados previstos de su sistema de gestión ambiental. Las acciones planificadas pueden incluir el
establecimiento de objetivos ambientales (véase el apartado 6.2) o se pueden incorporar a otros procesos del sistema de gestión
ambiental, ya sea individualmente o combinadas .
6.2 OBJETIVOS AMBIENTALES Y PLANIFICACION PARA LOGRARLOS
3.2.3 Definir una política ambiental y objetivos ambientales, basados en los aspectos e impactos ambientales,
incluyendo en los mapas de riesgos las cuestiones ambientales detectadas en el contexto, las partes interesadas y
los requisitos legales (MIPG V4)
Propósito de la Prueba: Verificar que la Entidad haya definido los objetivos ambientales y su planificación para lograrlos.
Se identificó en el Manual SIG V11 cargado en la Rebeca, que el objetivo establecido para el Componente ambiental es: Prevenir,
controlar y mitigar los impactos que se puedan causar al ambiente en desarrollo de las actividades propias de la entidad, mediante el
uso racional y eficiente de los recursos naturales y la adecuada disposición de residuos sólidos, el cual se desglosa de la política SIG.
Este objetivo se mide por medio de cuatro indicadores denominados: Consumo de agua por persona, consumo de energía por persona,
aprovechamiento de residuos sólidos, consumo de papel por persona, cada indicador cuenta con periodicidad de medición y
seguimiento, dependencia responsable, año de medición, y las variables con las cuales se realizará la medición con la meta
correspondiente, esto se registra en la hoja de vida de cada indicador ID:GA-04. Esto se evidenció en la ruta S:\2100 SA Subdirección
Administrativa\GESTION AMBIENTAL\PROGRAMAS DE GESTIÓN AMBIENTAL\INDICADORES\2021.
Es importante tener en cuenta que en el apartado A.6.1.4 de la norma ISO 14001:2015 aclara: Los objetivos ambientales los puede
establecer la alta dirección a nivel estratégico, táctico u operacional. El nivel estratégico incluye los niveles más altos de la organización,
y los objetivos ambientales pueden ser aplicables a toda la organización. Los niveles táctico y operacional pueden incluir objetivos
ambientales para unidades o funciones específicas dentro de la organización y deberían ser compatibles con su dirección estratégica. El
requisito de “tener en cuenta los aspectos ambientales significativos” no significa que se tenga que establecer un objetivo ambiental para
cada aspecto ambiental significativo. Sin embargo, dichos aspectos ambientales significativos tienen una prioridad alta cuando se
establecen los objetivos ambientales.
RECOMENDACIONES
• Revisar la estructura frente a la redacción de los riesgos del Componente ambiental conforme a la establecida en la Guía de
Administración del Riesgo, ya que evita la subjetividad en la redacción y permite entender la forma como se puede manifestar el
riesgo, así como sus causas inmediatas y causas principales o raíz, teniendo en cuenta la estructura del “qué”, “cómo” y “porqué”.
Esta información es esencial para la definición de controles en la etapa de valoración de riesgos.
• Asegurar como parte de “los otros requisitos de las partes interesadas” el seguimiento al acuerdo de corresponsabilidad DNP-6332019 realizado con la Asociación de recicladores “Cooperativa de Trabajo Asociado Ecoambiental Porvenir”
• Incluir en la matriz de riesgos, aspectos ambientales relacionados con fugas, explosiones, derrames, incendios e inundaciones.
• Realizar un desglose más específico del objetivo del SIG actual correspondiente al componente ambiental, teniendo en cuenta los
aspectos ambientales significativos ya que tendrían una prioridad alta al momento de establecer los objetivos ambientales
• Revisar la redacción del Control No. 14.1 “Incluir obligaciones de cumplimiento ambiental en estudios previos y contrato de
mantenimiento de vehículos” ya que el cumplimiento de las obligaciones contractuales, hacen parte de la selección del proveedor
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en los estudios previos, por lo cual ya estarían inmersos de alguna manera en el contrato de mantenimiento de vehículos.
• Revisar la pertinencia de actualizar en la matriz de riesgos el control No. 16.4 “Solicitar al proveedor de mantenimiento de
vehículos la caracterización de vertimientos provenientes de la actividad de lavado” ya que aunque se identificó caracterización de
los vertimientos en la resolución 02388 con la cual se otorgó permiso de vertimientos a GEMASA LTDA el 19 de septiembre de
2017, ya que ya no hace parte del cumplimiento legal conforme a lo establecido en la ley 1955 de 2019.INCLUIIR DECRETO
CAPITULO 7. APOYO
7.1 RECURSOS
Propósito de la Prueba: Verificar que la Entidad haya determinado y proporcionado los recursos necesarios para el establecimiento,
implementación, mantenimiento y mejora continua del sistema de gestión ambiental.
Conforme a la información suministrada por la Subdirección Administrativa y la revisada en los expedientes en ORFEO, se identificaron
los siguientes recursos que hacen parte del Componente ambiental para los años 2020-2021:
CONTRATISTA
Contratistas Componente Ambiental
Grupo Arks Premier SAS
CONTRATOS
DNP 518 de 2021
DNP 519 de 2021
DNP 531 de 2021
DNP 214 de 2020
DNP 454 de 2020
DNP 646 de 2020
DNP-848-2021
CONCEPTO
Contrato de prestación de
servicios Contratistas
Entregar e instalar vinilos
adhesivos para los puntos
ecológicos y sus avisos
informativos, ubicados en las
instalaciones del DNP de
conformidad con las
especificaciones técnicas
requeridas
PRESUPUESTO
$331.239.978
$1.239.800
Total recursos asignados: $332.479.778
7.2 COMPETENCIA
3.2.3 Asegurar las competencias de los servidores públicos que intervienen en la gestión ambiental (MIPG V4).
Incorporar en la planeación, la gestión y el control, nociones y acciones tendientes a identificar estudiar, controlar y
gestionar aquellos elementos de la actividad de la organización (actividades, insumos, productos, subproductos, entre
otros) que generan cambios favorables o negativos en el entorno natural. (MIPG V4)
Propósito de la Prueba: Verificar que la Entidad haya determinado la competencia para el personal (Contratistas/funcionarios) que
afectan el desempeño ambiental, teniendo en cuenta su educación, formación y experiencia e identificando sus necesidades de
formación.
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Se verificó el cumplimiento de los requisitos de competencias para 7 funcionarios que desarrollan actividades para el componente
ambiental en la Subdirección Administrativa, en el periodo evaluado 2020-2021 frente a lo establecido en el Manual de Funciones –
Resolución 3140 de 2018, frente a esto, se identificó que el 100% de los funcionarios (7) cumplen con los requisitos establecidos en el
Manual, conforme a revisado en los expedientes de ORFEO: 199765109099800014E, 201165109099800068E, 201165109099800036E,
19926510909980008E, 19856510909980001E, 19856510909980001E, 201765109099800010E. De igual manera, se evidenció la
aplicación de la evaluación de desempeño al 100% de la muestra, esta se realizó en el periodo Agosto 2020 – Enero de 2021.
Así mismo, se verificó el cumplimiento de los requisitos relacionados con la competencia de los contratistas que desarrollan actividades
para el componente ambiental (3) en el periodo evaluado 2020-2021, se evidenció que el 100% (3) cumplen con los requisitos definidos
por la entidad para su contratación, de conformidad con lo consultado en los expedientes de ORFEO 202164001402600616E, en este
expediente, no se encontraron los estudio previos del contrato para el año 2021, 202064001402600657E, en este expediente, no se
encontraron los estudio previos del contrato ni el contrato para el año 2020 y 202164001402600617E en este expediente, no se
encontraron los estudios previos del contrato para el año 2021, ni los documentos referentes a estudios y experiencia laboral, solo el
certificado de idoneidad. Ver NC No. 9 en este informe.
Frente a las necesidades de formación asociadas con los aspectos ambientales, y el sistema de gestión ambiental, se identifica que el
Componente ambiental para la vigencia 2021, no las incluyó en el Plan Institucional de Capacitación -PIC 2021 de la entidad; no
obstante se formuló la APCM No. 21-034 de 2021.
Revisadas las evidencias que dan cuenta de la asistencia en las actividades de capacitación realizadas por el Componente Ambiental y
que no están incluidas dentro del PIC 2020 y 2021, se evidenció que se han realizado Inducciones a los Gestores Integrales del SIG en
el año 2020 y 2021 en la cuales se incluye la inducción al componente ambiental, adicional, charlas frente a “Como ser sostenibles en
desde casa, Estrategias para el consumo sostenible de agua, Capacitación del SIG, Gestión ambiental y SST y SA, Manejo de residuos
peligrosos (OTSI, MTO, GSST), manejo integral de Respel y residuos sólidos, nuevo código de colores, atención de derrames ante
sustancias químicas”. Sin embargo, frente a la muestra tomada 100% (35 personas), se identifica que del 48.5% (17 personas) no se
cuenta con evidencia de asistencia a estas charlas.
No obstante, es importante incluir temas relacionados con: cómo actuar en caso de una emergencia ambiental, el impacto ciclo de vida
del servicio en la gestión ambiental de la Entidad, entre otros.
7.3 TOMA DE CONCIENCIA
Propósito de la Prueba: Verificar como la Entidad se ha asegurado que el personal tome conciencia frente al cumplimiento de los
lineamientos del Sistema de Gestión Ambiental.
Se evidenció que el componente ambiental, durante el año 2020 realizó:
- Capacitaciones - Juegos virtuales del SIG (Julio)
- Concurso ahorro de energía
- Consejos de Ahorro de Energía
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Durante el año 2021, el Componente Ambiental ha realizado charlas frente a Estrategias para el consumo sostenible de agua el 25 de
marzo de 2021, liderada por la Secretaria Distrital de ambiente, de igual manera, comunicaciones frente al mes del agua en la cual se
incluye buenas prácticas para hacer el uso eficiente de este recurso. También se identificó que se realizó charla frente al nuevo código
de colores
Como resultado de la aplicación del instrumento de valoración aplicado en las auditorias realizadas durante el año 2021, se evidenció
que frente al total de personas que lo diligenciaron (101) correspondientes a las dependencias Grupo de Planeación, Oficina Asesora
Jurídica, DIFP y Subdirección de Talento Humano, en promedio el 80% dicen haber recibido información sobre los programas
ambientales que ha implementado el DNP de la siguiente manera: el 69% Programa de manejo integral de residuos peligrosos, el 84%
sobre el Programa de ahorro y uso eficiente de agua, el 67% Programa de ahorro y uso eficiente de energía, el 81% en el manejo
integral de residuos sólidos, el 26% dice haber recibido información frente a la re utilización del papel, el 41% no ha recibido información
de los programas, frente al conocimiento de lo que se considera como un residuo peligroso el 77% tiene un conocimiento general.
En cuanto al lugar donde debería depositar los residuos generados por EPP como guantes y tapabocas, pregunta realizada al grupo de
planeación y la Subdirección de Talento Humano en el instrumento aplicado en el mes de junio de 2021, se identificó que el 87% (33)
contestó la pregunta de manera correcta, el 16% (5) restante, respondió en Bolsa roja. Ver NC 8 de este informe.
Es importante tener en cuenta que en el apartado A.7.3 de la norma ISO 14001:2015 aclara: Por toma de conciencia de la política
ambiental no se debería entender que los compromisos se deban memorizar o que las personas que realicen trabajo bajo el control de
la organización tengan una copia de la política ambiental documentada. Preferentemente, estas personas deberían conocer su
existencia, su propósito y su función para el logro de los compromisos, que incluya cómo su trabajo puede afectar a la capacidad de la
organización para cumplir sus requisitos legales y otros requisitos.
7.4 COMUNICACIONES
Propósito de la Prueba: Verificar que la Entidad haya establecido, implementado y mantenido procesos para las comunicaciones
internas y externas pertinentes al Sistema de Gestión Ambiental.
La Entidad cuenta con
matriz de Comunicaciones la cual se encuentra cargada en la Rebeca en el link
https://intranet.dnp.gov.co/SGC/manual-de-calidad-yoperaciones/Paginas/Manual%20del%20Sistema%20Integrado%20de%20Gesti%C3%B3n.aspx, en esta se establece el qué se va a
comunicar, cúando, a quien, cómo y el responsable, también incluye temas de divulgación relacionados con el Sistema Integrado de
Gestión incluyendo Estructura del SIG, requisitos legales, plataforma del SIG, gestión integral de riesgos, resultados de las auditorías,
entre otros. Esta matriz incluye el componente ambiental, en el cual se identificó la divulgación de los indicadores de gestión ambiental,
programas de gestión ambiental, actividades de gestión ambiental, respuesta a peticiones, quejas, reclamos, solicitudes y sugerencias a
partes interesadas externas, sin embargo, en la columna a quien comunicar, se incluyó: Cada vez que ocurra una fecha oficial o
destacada para conmemorar el cuidado del medio ambiente, en la columna como se comunica: se incluyó: funcionarios contratistas y
pasantes, en la columna responsable: medios de comunicación de la Entidad”.
Internamente se han generado comunicaciones para el personal frente a: día del agua el 23 de marzo de 2021, Madre Tierra del 22 de
abril de 2021, Día del árbol el 29 de abril, Día mundial reciclaje el 29 de abril de 2021, Uso de las bicicletas el 25 de mayo de 2021, y
Divulgación del nuevo código de colores.
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Auditoría Interna al Modelo de Operación por Procesos - MOP
Fecha: 31 de agosto de 2021
Se
Revisa
en
el
link
de
la
página
web
de
la
Entidad
https://colaboracion.dnp.gov.co/CDT/GrupoPlaneacion/Informe%20de%20Gesti%C3%B3n%202020%20P%C3%A1gina%20web%20290
12021.pdf, y en la Rebeca https://www.dnp.gov.co/DNP/gestion/informes/Paginas/Informes-de-Gestion.aspx en el cual se identifica el
informe de gestión del DNP 2020 y se incluye el capítulo 2 “Sistema Integrado de gestión” en el numeral 2.3 la gestión ambiental
correspondiente al año 2020, también se divulga los resultados de la revisión por la dirección en el link
https://www.dnp.gov.co/DNP/gestion/sistema-integrado-gestion/Paginas/Revision-por-la-Direccion.aspx
Frente a la comunicación interna, se cuenta con la divulgación del informe de revisión por la dirección cargada en el link de la Rebeca
https://intranet.dnp.gov.co/SGC/resultado-encuestas/Paginas/Revisi%C3%B3n%20por%20la%20Direccion.aspx
Es importante tener en cuenta que en el apartado A.7.4 de la norma ISO 14001:2015 aclara: La comunicación permite que la
organización suministre y obtenga información pertinente para su sistema de gestión ambiental, incluida información relacionada con sus
aspectos ambientales significativos, el desempeño ambiental y los requisitos legales y otros requisitos, y las recomendaciones para la
mejora continua. La comunicación es un proceso de dos vías, hacia fuera y hacia adentro de la organización. Cuando se establecen los
procesos de comunicación, se debería considerar la estructura organizacional interna para asegurar la comunicación con los niveles y
funciones más apropiados. Puede ser adecuado un enfoque único para satisfacer las necesidades de muchas partes interesadas
diferentes, o podrían ser apropiados múltiples enfoques para abordar las necesidades específicas de las partes interesadas individuales.
7.5 INFORMACION DOCUMENTADA
Propósito de la Prueba: Verificar que la documentación del Sistema de Gestión Ambiental se haya determinado, y controlado conforme
a lo establecido en este numeral.
El sistema integrado de gestión cuenta con Manual para la Elaboración y control de documentos del SIG del DNP v16, en el cual se han
establecido las directrices generales para la creación, actualización y control de documentos del SIG.
Se verificó que el componente ambiental cuenta con:
- Política Integrada del SIG junto con el objetivo ambiental la cual está ubicada en el Manual SIG V11
- Manual Operativo del Componente de Gestión Ambiental del Sistema Integrado de Gestión V2
- Matriz de Riesgos en la que se incluye los aspectos e impactos ambientales, con fecha de actualización del 16 de junio de 2021
-Normograma y otros documentos de origen externo con fecha de actualización 04/12/2020
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Fecha: 31 de agosto de 2021
Se revisó tabla de retención 661 correspondiente al grupo de Servicios Generales, se identificó que la parte correspondiente al
Componente Ambiental cuenta con el código 661 serie 46 y subserie 38 denominada Registros de Autoridades Ambientales, sin
embargo, y de acuerdo con la evidencia presentada, se identifica que se realizó solicitud de modificación de las series y subseries, de la
siguiente manera:
Anterior
NOMBRE
Nuevo
EXPEDIENTE 2021
Serie
Secretaria
Ambiente
Distrital
de
Disposición
peligrosos
de
residuos
Disposición de
aprovechables
residuos
202166129800800001E
298 – Instrumentos
de Control
202166129800800002E
298 – Instrumentos
de Control
202166129800800003E
298 – Instrumentos
de Control
Subserie
8 – Instrumento de
registro de autoridades
ambientales
8 – Instrumento de
registro de autoridades
ambientales
8 – Instrumento de
registro de autoridades
ambientales
Serie
296 - Registros
296 - Registros
296 - Registros
Subserie
52 - Registros de
autoridades
ambientales
52 - Registros de
autoridades
ambientales
52 - Registros de
autoridades
ambientales
Al revisar en ORFEO, se identificó que los números de los expedientes ya fueron actualizados con la nueva serie y subserie, sin
embargo, esto no es coherente con la TRD actual, y a las TRD aprobadas en el Comité Institucional de Desempeño, Acta No. 03 de
2020, la cuales se encuentran ubicadas en la ruta O:\Tablas de Retención Documental\TRD Convalidadas por el AGN. Ver NC No. 9 de
este informe.
Es importante tener en cuenta que en el apartado A.7.5 de la norma ISO 14001:2015 aclara: Una organización debería crear y mantener
información documentada suficiente, de manera que asegure un sistema de gestión ambiental conveniente, adecuado y eficaz. El
enfoque principal debería centrarse en la implementación del sistema de gestión ambiental y en el desempeño ambiental, no en un
complejo sistema de control de información documentada. Además de la información documentada requerida en los capítulos
específicos de esta Norma Internacional, una organización puede decidir crear información adicional documentada, para propósitos de
transparencia, responsabilidad y obligación de rendir cuentas, continuidad, coherencia, formación o para facilitar las auditorías.
RECOMENDACIONES
• Asegurar realizar evaluación de eficacia de las capacitaciones realizadas frente al componente ambiental
• Incluir en la matriz de comunicaciones, las comunicaciones externas relacionadas con temas como: el comportamiento ambiental
de la organización y su impacto frente a las partes interesadas, cumplimiento de los requisitos legales y otros requisitos
ambientales y su impacto en las partes interesadas.
• Incluir en las capacitaciones dadas al personal temas relacionados con: cómo actuar en caso de una emergencia ambiental, el
impacto ciclo de vida del servicio en la gestión ambiental de la Entidad, entre otros
• Revisar la coherencia en la matriz de comunicaciones del componente ambiental, ya que existe incoherencia en el
diligenciamiento en cada una de las columnas, ya que se identificó: en la columna a quien comunicar, se incluyó: Cada vez que
ocurra una fecha oficial o destacada para conmemorar el cuidado del medio ambiente, en la columna como se comunica: se
incluyó: funcionarios contratistas y pasantes, en la columna responsable: medios de comunicación de la Entidad
INFORME ANEXO FINAL - SISTEMA GESTION
AMBIENTAL
Auditoría Interna al Modelo de Operación por Procesos - MOP
Fecha: 31 de agosto de 2021
CAPITULO 8. OPERACIÓN
8.1 PLANIFICACION Y CONTROL OPERACIONAL
3.2.3 GESTIÓN AMBIENTAL PARA EL BUEN USO DE LOS RECURSOS PÚBLICOS. Incorporar en la planeación, la gestión
y el control, nociones y acciones tendientes a identificar estudiar, controlar y gestionar aquellos elementos de la
actividad de la organización (actividades, insumos, productos, subproductos, entre otros) que generan cambios
favorables o negativos en el entorno natural. (MIPG V4)
Propósito de la Prueba: Verificar que la Entidad haya establecido, implementado, controlado y mantenido los procesos necesarios para
satisfacer los requisitos del Sistema de Gestión Ambiental e implementado las acciones determinadas en los numerales 6.1 y 6.2 de la
norma ISO 14001:2015
El componente ambiental cuenta con los siguientes programas ambientales: Programa de Manejo Integral de Residuos Sólidos,
Programa de manejo integral de residuos peligrosos, Programa de ahorro y uso eficiente de agua, Programa de ahorro de uso eficiente
de energía, y programa de Ahorro y Uso eficiente del papel, los cuales están desagregados en el Manual Operativo del Componente de
Gestión Ambiental V2. De igual manera cuenta con un plan de trabajo, en el cual se han establecido actividades relacionadas con los
productos del plan de acción, con la apropiación del componente como lo son las comunicaciones a realizar, la documentación y
operación del componente ambiental, y actividades frente al plan de emergencias y contingencias del cual, se tiene planeado realizar dos
simulacros en el mes de julio de 2021 frente a derrames o fuga de sustancias químicas y otro simulacro relacionado con el caso de
derrame de fuga de tonner o residuos peligrosos.
De igual manera, se cuenta con hojas de seguridad de los residuos: pilas salinas y alcalinas, RAEE, Tonner consumibles y repuestos de
equipos de impresión, tubos fluorescentes, Baterías Portátiles, Elementos de botiquín, Tubos fluorescentes, Solventes – thinner, Material
contaminado, pintura-aceite, kit de mantenimiento, Adhesivos, se evidencia que cuentan con los siguiente componentes: Identificación,
composición, medidas de primeros auxilios, medidas de extinción de incendios, medidas de fugas de accidentales, manejo y
almacenamiento, controles de exposición y protección personal, propiedades físicas y químicas, estabilidad y reactividad, información
toxicológica.
Frente a la perspectiva del ciclo de vida, no se han implementado controles para asegurar que los requisitos ambientales se aborden en
el diseño y desarrollo del servicio que presta la Entidad, aun cuando se generó la APCM 20-030, de la cual, en el momento de la
auditoría, no se evidenciaron avances del plan de mejoramiento (ver capitulo 10).
Se evidenció que se han determinado y comunicado los requisitos ambientales a los siguientes proveedores en los respectivos contratos:
CONTRATOS ASOCIADOS A LA PRESTACIÓN DE SERVICIOS
Servicio
Talleres El Norte (Parque automotor
2019-2021)
N° Contrato
DNP 613-2019
Expediente Orfeo
Requisitos Ambientales solicitados a los
proveedores
201964001402600629E
Incluidos en los Estudios Previos, mas no en el
contrato:
Relación de los gestores tercerizados con fecha de 12
de agosto de 2019
Registro generador Respel
Registro acopiador primario
Registro acopiador de llantas
Compromiso de atender las visitas técnicas de
inspección
Copia del permiso de vertimientos vigente otorgado
mediante acto administrativo por la autoridad
competente en cumplimiento del articulo 2.2.3.3.5.1
del decreto 1076 de MADS
INFORME ANEXO FINAL - SISTEMA GESTION
AMBIENTAL
Auditoría Interna al Modelo de Operación por Procesos - MOP
Fecha: 31 de agosto de 2021
Powersun(UPS-2019-2020)
DNP-682-2019 /
SGR-140-2019
201964001402600661E
Incluidas en el Contrato: Certificados de disposición
final RAEE
Aritec
(Aire acondicionado 2020-2021)
DNP-690-2020
202064001402600716E
Incluidos en el contrato: Certificados de disposición
final y RAEES, certificado de manejo integral de gases
refrigerantes
Electriaires Integrales SA
(Aire acondicionado 2021)
DNP-801-2021
202164001402600820E
Se identificaron requisitos ambientales incluidos como
presentar Certificados de disposición final y RAEES,
certificado de manejo integral de gases refrigerantes
Nelly Carmensa Figueroa Anacona
(Suministros de papelería e insumos de
impresión 2020)
DNP-781-2020
SGR-160-2020
202064001402800004E
Se solicitaron Hojas de seguridad de los productos en
el contrato
TBC Impreso soluciones y suministros
SAS (UPS 2021)
DNP-815-2021
202164001402600825E
Incluidos en el contrato: Certificados de disposición
final de residuos, Certificado de no reporte en la RUIA
Servilimpieza SA.
(Actividades de aseo, cafetería y
mantenimiento 2020)
CCE-455-1-AMP2016
Orden de Compra
No 43139 de 2019
201864001402200019E
Se identifican en el Anexo 1. Actividades, nivel de
servicio y resultados del servicio integral de Aseo y
cafetería - proceso de contratación CCENEG-021-12019
Mundo Limpieza Ltda.
Actividades de aseo, cafetería y
mantenimiento (2021)
Acuerdo Marco No.
CCE-972-AMP2019
Orden de Compra
No 59407
202064001402200024E
Se identifican en el Anexo 1. Actividades, nivel de
servicio y resultados del servicio integral de Aseo y
cafetería - proceso de contratación CCENEG-021-12019
202164001402600857E
Incluidas en el contrato: Garantizar el cumplimiento de
la legislación ambiental vigente, a nivel distrital y
nacional, aplicable a la ejecución del objeto contractual
Grupo Arks Premier SAS
DNP-848-2021
Se revisó el control que se tiene frente a los proveedores y se evidenció:
SERVICENCOL (Proveedor Fumigaciones):
Se revisó el informe del servicio de desinsectación del 16 de junio de 2021 correspondiente al proveedor Servicencol, se identificó que el
producto utilizado en la fumigación fue Solfac, al revisar en el Convenio marco, se establece que “Los productos y plaguicidas utilizados
en la prestación del servicio deben contar con el respectivo registro sanitario y concepto toxicológico” sin embargo frente a este producto
no se evidenció registro sanitario, el proveedor solo allegó la hoja de seguridad del producto aun cuando en el artículo 143 del Decreto
1843 de 1991 establece que “Del concepto toxicológico: Para efecto de registro y permiso de uso de plaquicidas en Colombia, los
interesados deberán presentar ante el Ministerio de Salud, División de Sustancias Potencialmente Tóxicas, la siguiente
documentación….. para que previo estudio y consideración emita el concepto correspondiente sobre la clasificación toxicológica y
evaluación del riesgo de toxicidad de los productos”, de igual manera, no se evidenció Licencia de Funcionamiento de este proveedor,
teniendo en cuenta lo establecido en los artículos 103 y 104 del decreto mencionado anteriormente: Artículo 103. Del cumplimiento de
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AMBIENTAL
Auditoría Interna al Modelo de Operación por Procesos - MOP
Fecha: 31 de agosto de 2021
las normas. Toda empresa, persona natural o jurídica que se dedique a aplicación terrestre de plaguicidas en forma manual o mecánica
en áreas pecuaria, o agrícola, en vehículos, edificaciones, productos almacenados o no, o área pública, deberá cumplir las normas sobre
medidas preventivas y de seguridad al tenor de lo dispuesto en el Decreto 614 de 1984, las disposiciones contenidas en el presente
Decreto y aquellas relacionadas con el respectivo tipo de actividad, originarias de los Ministerios de Salud y Agricultura, según el caso y
el Articulo 104. Del cumplimiento de las normas “De la licencia sanitaria. Para realizar las actividades a que se refiere el artículo
anterior en edificaciones, productos almacenados o no, vehículos y área pública, los interesados deberán obtener licencia sanitaria de
funcionamiento expedida por la Dirección Seccional de Salud respectiva, cumpliendo los requisitos contemplados en el capítulo
correspondiente”.
INVERSIONES DEL NORTE (Mantenimiento de vehículos):
Se revisó el control y disposición final de los siguientes RESPEL en el cuadro de Control de Residuos peligrosos - mantenimiento de
Vehículos evidenciando:
En la muestra tomada se revisaron los aceites generados de 6 mantenimientos realizados a los vehículos en el mes de abril 2020 por
parte de Inversiones del Norte SAS, frente a la disposición de estos aceites, Inversiones del Norte entrega al gestor ambiental Esapetrol
estos residuos para la disposición final correspondiente, frente a esto se evidenció certificado de disposición final CSAD-DC-01549522220 del 23 de mayo de 2020, sin embargo, no se evidenció licencia ambiental de Esapetrol, lo que evidencia debilidad en el control frente
a la revisión de la documentación de los proveedores que prestan este servicio con el fin de asegurar que estos proveedores tengan los
permisos correspondientes para realizar la disposición final de estos residuos.
Se revisó tratamiento y disposición final de aceites usados y filtros de aceite correspondientes a los mantenimientos del 8 de julio de
2020, se evidenció acta de tratamiento de aceite usado No. 15349 por parte del gestor Procesoil Ltda y el Acta de tratamiento No. 3468
del 29 de octubre de 2020 Procesoil, se identifica que soportan su cumplimiento legal con la licencia ambiental No. 0098 del 19 de enero
de 2010 la cual, al cotejarla con la licencia original no corresponden al número de Nit 900234516-8 el cual se menciona en el acta, ya que
en la licencia mencionada anteriormente figura otra empresa denominada Sociedad procesos y maquilas ltda con NIT 083200884631, así
mismo, se identificó que el registro de movilización de aceites usados de Procesoil No. 041 de 2011 con Resolución 001158 con fecha del
15 de febrero de 2013 se renovó el registro por 3 años a partir del 28 de agosto de 2017, sin embargo, se encontraba vencida en el
momento de hacer esta auditoría; tampoco se evidenció licencia del Gestor Tradcol quien se encarga de realizar la disposición final de los
filtros de los vehículos, lo cual evidencia debilidad frente a la revisión de la documentación de los proveedores que prestan este servicio
con el fin de asegurar que estos proveedores tengan los permisos correspondientes para realizar la disposición final de estos residuos
previo a la prestación de su servicio.
TECNIAMSA y ACOR (Gestor Residuos Peligrosos)
Se revisó Licencia ambiental del gestor Lito SAS No. 056 del 29 de enero de 2004, la cual cuenta con ampliación de alcance de la
licencia 4179 del 27 de diciembre de 2007, se revisó el control de residuos peligrosos entregados a éste el 7 de febrero de 2020 en lo
cual se incluyó 1.4 kg baterías portátiles, 7 kits de mantenimiento, 9 Tonner, total 18kgs; posteriormente se solicitó revisar el certificado
de disposición final de estos residuos SA20CAL-CTF610, al revisarlo, se identificó Acta de entrega del certificado de tratamiento con
fecha del 12 de abril de 2020, en la cual se certifica la entrega de los residuos a Tecniamsa SA ESP por parte de Lito SAS para
tratamiento final por incineración, a este se anexa el certificado No. 296312 de Tecniamsa el cual se avala con la Resolución 02469 del
19 de octubre de 2009 modificada por la Resolución 455 del 26 de marzo de 2013 autorizada por la CAR para el tratamiento térmico por
incineración.
Sin embargo, en el acta de entrega SA20CAL-CTF610, se evidencia como descripción del residuo “Tonner” por 18 kgs, aun cuando se
entregaron 1.4 kgs de baterías, 7 kits de mantenimiento, no se cuenta con un control por parte del SGA frente a la entrega de estos
residuos al proveedor. En la remisión del proveedor No. 17910 se identifica que se entregaron 18 kgs de tonner.
Al revisar la Licencia del gestor Tecniamsa SA ESP, se identifica debilidad en el control frente a la revisión que se realiza de la
documentación de los proveedores, ya que no se contaba con la resolución 02469 del 19 de octubre de 2009 modificada por la
Resolución 455 del 26 de marzo de 2013 autorizada por la CAR para el tratamiento térmico por incineración con la cual se está avalando
la disposición de estos residuos, se contaba con la Licencia 1552 de 2015 la cual no corresponde al alcance, ya que esta corresponde a
tratamiento de residuos líquidos.
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Fecha: 31 de agosto de 2021
También se revisó entrega de 6 baterías de plomo con peso de 76.5 kgs provenientes del mantenimiento de equipos biométricos al
gestor ACOR el 7 de febrero de 2020, sin embargo, no se identifica que el DNP genere un registro frente a la entrega de las baterías al
Gestor, el proveedor es quien pesa e informa el peso de los residuos, no el DNP. Se revisó el certificado de disposición final BUPA AVC20-8346 del gestor ACOR con fecha del 1 de julio de 2020, donde se incluye 76.5 kgs de residuos. Se revisa Licencia de ACOR No.
1404-14984 expedida el 11 de abril de 2014 con vigencia de 5 años, sin embargo, se identificó que esta licencia caducó desde el 11 de
abril de 2019 y la fecha de recolección de los residuos del DNP fue el 28 de febrero de 2020, es decir no se encontraba vigente al
momento de prestar el servicio a la Entidad, por consiguiente, se reitera la debilidad en la revisión de los documentos legales de los
proveedores
OCADE (Gestor RAEEs):
Se revisa control de recibo de RAEE: 11 kgs de luminarias Led y 2981 equipos, con peso total de 8400 kgs del 12 de febrero de 2021,
estos residuos fueron entregados al gestor OCADE para la realizar la disposición final; se revisa Certificación de gestión integral de RAEE
No. OCA 166-2021 con fecha del 7 de abril de 2021, sin embargo, al solicitar la licencia Ambiental No. 558 emitida por la CAR de este
proveedor, no se contaba con ésta y los residuos ya habían sido entregados al gestor, esto representa una debilidad en el control de
cumplimiento y revisión de los requisitos del proveedor previo a la prestación del servicio. Ver NC No. 10 de este informe.
Se realizaron recorridos aleatorios en los Edificios FONADE, World Services, Gomez y Patria para verificar algunos de los controles
establecidos para mitigar los aspectos ambientales relacionados con el consumo de agua, Energía, Residuos de lo cual se identificó:
Edificio FONADE
Se cuenta con puntos ecológicos a los cuales aún no se les ha realizado la actualización del código de colores conforme a lo establecido
en la resolución 2184 de 2019. Se evidenció un equipo encendido en el área de Orfeo y en el Grupo de Planeación sin haber personal
presente. No se evidenciaron avisos relacionados que aporten a la toma de conciencia frente al ahorro de energía. La Entidad cuenta con
Programa de manejo Integral de residuos, se identificó que en cada dependencia se cuenta con caja de cartón para realizar reciclaje del
papel usado, sin embargo, no se cuenta con avisos relacionados que aporten a la toma de conciencia frente de ahorro de papel en
impresoras y fotocopiadoras.
El DNP cuenta en el Edificio FONADE con un centro de acopio el cual está ubicado en el Sótano 2, en la inspección realizada se
identificó que cuenta con contenedores plásticos color gris, rojo, verde y azul, los cuales aun no cumplen con el código de colores
establecido en la Resolución 2184 de 2019. La separación y almacenamiento de los residuos se realiza en el sótano del edificio, los
contenedores donde se almacenan las basuras tienen tapa y son apropiados para impedir que insectos o roedores proliferen sobre cada
contenedor, cada contenedor cuenta con avisos en la parte superior los cuales no están relacionados con el contenido de los mismos, se
identificó contenedor color Verde (residuos orgánicos) en cual se depositaron recipientes plásticos. En el momento de la inspección, los
demás contenedores no contenían residuos. El centro de acopio cuenta con un extintor recargado con fecha vigente, la báscula cuenta
con certificado de calibración de fecha B210728 del 3 de junio de 2021 por medio del Laboratorio Colmetro acreditado por ONAC. Se
cuenta con extintor con carga vigente.
El DNP cuenta con un lugar disponible en el sótano 1 del Edificio FONADE para el almacenamiento de RAEE y RESPEL, este lugar
cuenta con un kit de control de derrames del cual se revisó su contenido, se cuenta con unos estantes, y contenedores plásticos en los
cuales son almacenados este tipo de residuos y se encuentran debidamente marcados, en el momento de la inspección, se identificaron
residuos debidamente almacenados, embalados en bolsa roja y rotulados de acuerdo a lo establecido en el manual operativo del SGA
V2. En este lugar se identificaron hojas de seguridad de Tonner consumibles y repuestos de equipo de impresión, RAEES, Pilas salinas y
alcalinas, entre otras.
Edificio World Services:
Los baños cuentan con válvulas ahorradoras de agua, de igual manera la cocineta, no se identificaron daños en los baños, sanitarios, ni
cocineta, frente al uso de energía, la oficina no cuenta con sensores de movimiento, se hace uso de switch, se cuenta con avisos al salir
del baño como "al Salir, apaga la luz" y en la entrada del piso se identifica aviso "No olvides dejar apagada la pantalla del equipo"
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Fecha: 31 de agosto de 2021
Se identificó:
Se identificó equipo de cómputo encendido y con
acceso a la información sin haber nadie en la oficina
Se identificó un equipo de cómputo caído
Se cuenta con puntos ecológicos a los
cuales aún no se les ha realizado la
actualización del código de colores
conforme a lo establecido en la
resolución 2184 de 2019
Horno Microondas encendido sin personal en la
oficina
Uso de avisos para la toma de conciencia
Se cuenta con cajas de cartón para realizar el reciclaje del papel, sin embargo, no se cuenta con avisos relacionados que aporten a la
toma de conciencia frente de ahorro de papel en impresoras y fotocopiadoras
EDIFICIO GOMEZ
Los baños cuentan con válvulas ahorradoras de agua, no se identificaron daños en los baños, sanitarios, ni cocineta. Frente al ahorro de
energía, la Oficina cuenta con sensores de movimiento, sin embargo, en el momento de la auditoría, se encontraban prendidas todas las
luces de todo el piso sin estar personal administrativo en las oficinas, por lo cual se debe asegurar configurar los sensores de movimiento
para que no todas las luces se prendan sin necesidad. No se identificaron equipos de cómputo encendidos, sin embargo, se encontró un
equipo de cómputo portátil conectado a la corriente sin uso necesario.
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Auditoría Interna al Modelo de Operación por Procesos - MOP
El momento de la auditoría, se encontraban prendidas todas las luces de todo el piso sin estar
personal administrativo en las oficinas
Fecha: 31 de agosto de 2021
Se encontró un equipo de cómputo portátil
conectado a la corriente sin uso necesario.
Se cuenta con puntos ecológicos a los cuales aún no se les ha realizado la actualización del código de colores conforme a lo establecido
en la resolución 2184 de 2019.
EDIFICIO PATRIA
Se revisaron los baños y la cocineta y se identificó que no cuentan con goteos, sin embargo, no se identificaron avisos que ayuden a
concientizar al personal frente a la importancia del ahorro de agua.
Las oficinas no cuentan con sensores de movimiento, se usa el switch. En el momento de la inspección, se identificó todas las luces
prendidas en el área del archivo, solo había una persona en el lugar, por lo cual, es importante asegurar organizar/instalar sensores de
movimiento o en su defecto, o configurar el switch para que se prendan por partes y no todas las luces al mismo tiempo. Se identificaron
avisos al salir del baño como "por favor dejar la puerta cerrada y “luz apagada al usar el baño”.
Se identificaron equipos prendidos sin personal usándolos
Ver NC No. 8 de este informe
Se cuenta con puntos ecológicos a los cuales aún no se les ha realizado la actualización del código de colores conforme a lo establecido
en la resolución 2184 de 2019.
8.2 PREPARACION Y RESPUESTA ANTE EMERGENCIAS
Propósito de la prueba: Verificar que la Entidad hay establecido, implementado y mantenido los procesos necesarios acerca de como
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prepararse y responder a situaciones potenciales de emergencia ambientales.
Se evidencia que la Entidad cuenta con Plan de Contingencias año 2020 cargado en el link https://larebeca/SGC/manual-de-calidad-yoperaciones/Paginas/Planes-de-Emergencia.aspx, este plan tiene como objetivo “Definir las herramientas para la preparación y
respuesta ante situaciones potenciales de emergencia y/o contingencia, relacionadas con los impactos ambientales y el manejo de
residuos peligrosos al interior del Departamento Nacional de Planeación”.
Al revisar los procedimientos incluidos en el Plan de Contingencias, se identificó que:
•No se incluyeron todas las vulnerabilidades altas identificadas en el análisis de las amenazas como lo son: Inundación por falla
estructural y transporte de mercancías peligrosas,
•No se tuvo en cuenta las emisiones que se pueden generar por riesgos de explosión y fugas al interior del edificio, conforme a lo
establecido en el numeral 5.8 “Temas prioritarios” del Plan de Contingencias Ambientales 2020, en el cual se menciona que para
todas las amenazas se presentan procedimientos para su atención en caso de emergencia y/o contingencia ambiental.
• No se ha incluido el listado de personas claves y de los servicios de emergencias en caso de que se presente alguna,
• No se ha establecido la necesidad de una evaluación posterior a la emergencia ambiental para determinar e implementar acciones
correctivas frente al resultado en la atención de simulacros o emergencias reales.
Aun no se han realizado simulacros ambientales, aunque, se tiene planificado realizar un simulacro con el outsourcing de mantenimiento
el 16 de julio de 2021 frente a derrames de fuga de sustancias químicas o residuos peligrosos provenientes de la actividad de
mantenimiento locativo y eléctrico y otro el 23 de julio de 2021 frente a derrames o fuga de tonner o residuos peligrosos provenientes de
la actividad de mantenimiento de impresoras, sin embargo, en la planificación de éstos, no se ha tenido en cuenta las partes interesadas
frente a la función de rol de cada una de estas, por ejemplo, la asistencia de bomberos y defensa civil, uso de un hospital cercano (en
caso que aplique), de donde se generan los insumos para realizar el simulacro, en que horario se va a hacer, si se requiere permisos
especiales, si el alcance del simulacro incluiría al ciudadano, etc. Ver NC 11 de este informe.
Es importante tener en cuenta que en el apartado A.8.2 de la norma ISO 14001:2015 aclara Cuando se planifica el proceso de
preparación y respuesta ante emergencias, la organización debería considerar: a) el método más apropiado para responder a una
situación de emergencia; b) los procesos de comunicación interna y externa; c) las acciones requeridas para prevenir o mitigar los
impactos ambientales; d) las acciones de mitigación y respuesta a tomar para diferentes tipos de situaciones de emergencia; e) la
necesidad de evaluación postemergencia, para determinar e implementar acciones correctivas; f) la prueba periódica de las acciones
planificadas de respuesta ante emergencias; g) la formación de las personas de respuesta ante emergencias; h) una lista de las
personas clave y de los servicios de emergencia, incluidos los detalles de contacto (por ejemplo, departamento de bomberos, servicios
de limpieza de derrames).
CAPITULO 9. EVALUACION DE DESEMPEÑO
9.1 SEGUIMIENTO, MEDICION, ANALISIS Y EVALUACION
3.2.3 GESTIÓN AMBIENTAL PARA EL BUEN USO DE LOS RECURSOS PÚBLICOS. Establecer las mediciones que
permitan evidenciar el desempeño ambiental (MIPG V4)
Propósito de la Prueba: Verificar que la Entidad haya realizado seguimiento, medición, análisis y evaluación a su desempeño
ambiental.
Se evidenció que el componente ambiental, por medio de sus programas, tiene establecido hacer seguimiento a su desempeño por
medio de:
1. Plan de gestión integral de residuos peligrosos, este tiene como objetivos:
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• Disponer integralmente el 100% de los residuos peligrosos generados por la entidad de acuerdo con la normativa vigente
• Capacitar al 90% del total de los responsables del manejo de residuos peligrosos de la entidad
Estos objetivos tienen establecidas sus métricas correspondientes, sin embargo, para el año 2020, no se evidenció su medición ni
análisis, teniendo en cuenta que su periodicidad es anual.
2. Indicadores de eficiencia de los Programas de gestión ambiental los cuales se encuentran cargados en
https://intranet.dnp.gov.co/SGC/manual-de-calidad-y-operaciones/Paginas/Componente-gestion-ambiental.aspx:
➢ Indicador Aprovechamiento de residuos sólidos: Cuenta con línea base del 3%, la medición se realiza de manera
trimestral frente a la cual se evidencia medición de los periodos: marzo con resultado del 59.7% y junio de 2021 con el 86%,
los cuales frente a la línea base establecida se encuentran en cumplimiento. De igual manera, se identifica registro del
análisis de datos trimestral del indicador en la hoja de vida de este, junto con las acciones tomadas en el caso que apliquen.
Este indicador solo se mide para el Edificio FONADE, sin embargo, desde el 1 de julio se iniciará la medición en los otros
edificios sede en Bogotá.
Sin embargo, es importante se revise la meta establecida, ya que, conforme a los resultados identificados, la meta se está
sobrepasando.
➢Indicador Consumo de agua: Cuenta con línea de base del 0.70m3/persona, la medición se realiza de manera bimensual,
frente a esto se evidencia medición en el año 2021, en enero con resultado del 0.68m3, marzo 0,51m3 y mayo 0,66m3
los cuales frente a la línea base establecida se encuentran en cumplimiento. De igual manera, se identifica registro del
análisis de datos bimensual del indicador en la hoja de vida de este, junto con las acciones tomadas en el caso que
apliquen
➢ Indicador de energía por persona: Cuenta con línea de base 70kw/persona, la medición se realiza de manera trimestral,
al revisar en pagina web la medición, se identifica medición a marzo de 2021 con resultado del 49.7kw, no se evidenció
la medición a junio de 2021 en los indicadores cargados en pagina web de la Entidad
➢ Indicador Consumo papel: Cuenta con línea base de 30.4%, la medición se realiza de manera mensual, se identifica en
la hoja de vida del indicador la medición de los meses: enero 17%, febrero 23%, marzo 15.5%, abril 25,4%, mayo 17.3%,
junio 25.3% de 2021, sin embargo, se han establecido diferentes metas mensuales, aun cuando se tiene una línea
base, es decir en el mes de enero, la meta es de 40%, en febrero es del 36%, y así sucesivamente, lo cual no permite
identificar la coherencia con la línea base planeada, y en el mes de abril de 2021 se arroja incumplimiento en la meta, en
el análisis de datos generado en este mes se identificó “En este periodo el número total de resmas de papel consumidas
fue de 32, lo que dio como resultado para el indicador de consumo del papel el 25,4% frente a la meta establecida del
16%, las resmas las utilizaron las siguientes dependencias: Secretaria General, Dirección General y la Oficina Asesora
Jurídica. El consumo de papel está dentro de los parámetros normales de consumo actuales por dependencia.” La
acción que se estableció fue: Análisis y atención de las solicitudes enviadas por las dependencias que están
desarrollando de manera presencial algunas actividades, con el fin de verificar la pertinencia de suministrar la cantidad
de papel solicitado. Por lo cual se evidencia debilidad en la toma de acciones correctivas frente al incumplimiento de las
metas del indicador.
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Auditoría Interna al Modelo de Operación por Procesos - MOP
Fecha: 31 de agosto de 2021
Periodo
Enero
Febrero
Marzo
Abril
Mayo
Junio
Variable 1
9
82
30
32
26
37
Variable 2
53
350
194
126
150
146
CALCULO INDICADOR
17%
23%
15,5%
25,4%
17,3%
25,3%
Meta Programada
40%
36%
36%
16%
20%
24%
Avance % Meta
100%
100%
100%
63%
100%
95%
Cualificación
Sobresaliente
Sobresaliente
Sobresaliente
Deficiente
Sobresaliente
Sobresaliente
De igual manera, se evidenció falencias en el diseño de la fórmula de los cuatro indicadores para el campo “cualificación” la cual esta
generando resultados como “sobresaliente” aun cuando la formula no se ha incluido las celdas correspondientes para generar el
resultado, solo se incluye (#¡REF!). Ver NC 12 de este informe.
CALIBRACIÓN
Se revisa certificado de calibración de la bascula digital No. B210728 realizada el 3 de junio de 2021 por parte de Colmetro. Esta
bascula se encuentra ubicada en el Centro de Acopio de residuos solidos de DNP del Edificio FONADE.
La Entidad adquirió dinamómetros para realizar el pesaje de los residuos no aprovechables desde el 1 de julio de 2021, sin embargo, no
se ha definido la periodicidad ni la calibración o verificación que se les realizará a estos.
Se
Revisa
en
el
link
de
la
página
web
de
la
Entidad
https://colaboracion.dnp.gov.co/CDT/GrupoPlaneacion/Informe%20de%20Gesti%C3%B3n%202020%20P%C3%A1gina%20web%20290
12021.pdf, y en la Rebeca https://www.dnp.gov.co/DNP/gestion/informes/Paginas/Informes-de-Gestion.aspx en el cual se identifica el
informe de gestión del DNP 2020 y se incluye el capítulo 2 “Sistema Integrado de gestión” en el numeral 2.3 la gestión ambiental
correspondiente al año 2020.
9.1.2. EVALUACION DEL CUMPLIMIENTO REQUISITOS LEGALES
Se revisa el cumplimiento de la normatividad incluida en el Normograma actualizado con fecha del 1 de abril de 2020, que según lo
establecido en el control 194.2 en la matriz de riesgos se debe: “Realizar seguimiento al cumplimiento de los requisitos legales
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AMBIENTAL
Auditoría Interna al Modelo de Operación por Procesos - MOP
Fecha: 31 de agosto de 2021
ambientales aplicables a la entidad” y la frecuencia de aplicación del control es “Anual o cada vez que se emita nueva normatividad
aplicable”, frente a esto se identificó:
La Entidad cuenta con registro de Generadores de residuos peligrosos para el Edificio FONADE generado por la Secretaria de Ambiente
desde el 30 de enero de 2020 conforme a lo establecido en el Decreto 1076 de 2015 Art 2.2.6.1.3.1. Se evidenció que se realizó
actualización de este registro y reporte de información anual ante el IDEAM el 25 de marzo de 2021.
De igual manera, la Entidad cuenta con el Plan de Gestión de residuos peligrosos año 2020 el cual se identificó en el link
://efaidnbmnnnibpcajpcglclefindmkaj/viewer.html?pdfurl=https%3A%2F%2Fcolaboracion.dnp.gov.co%2FCDT%2FDNP%
2FPlan%2520de%2520Gesti%25C3%25B3n%2520Integral%2520de%2520Residuos%2520Peligrosos%2520Final.pdf&cle
n=635850
Sin embargo, se identificaron las siguientes debilidades en el Normograma: Ver NC 13 de este informe.
•Se evidenció como vigente la resolución 666 de 2020, aun cuando ya se encuentra derogada y no se ha incluido la resolución 777
de 2021
•No se ha incluido el Decreto 2041 de 2014 relacionado con Licencias ambientales
•Frente al texto identificado en el normograma, relacionado con el seguimiento al cumplimiento de la siguiente normatividad se
evidenció:
Normatividad
Resolución 1362 de 2007
Resolución 541 de 1994:
Resolución 1188 de 2003
Como lo cumple según el normograma
Se maneja una base de datos de residuos
peligrosos, la cual especifica de donde
provienen los mismos. El DNP genera una
cantidad superior a 10.0 kg/mes para el año
2018 para el edificio Fonade, por lo cual
solicitó el registro como generador de residuos
peligrosos ante la SDA y fue otorgado
mediante radicado 20206630040432 de Orfeo.
Se realizó el diligenciamiento del registro de
generadores de Respel en la plataforma para
la vigencia 2019, mediante formato
5000208178”
Conclusión
Se identifica que no se ha realizado
seguimiento en los años 2020 y 2021 frente
al cumplimiento del Articulo 5 de esta
resolución por parte del DNP
El DNP cuando realiza actividades de
mantenimiento locativo almacena los
Residuos de Construcción y Demolición
(RCD) únicamente en el cuarto de
almacenamiento del sótano 2. Este cuarto
está ubicado dentro de los límites del
inmueble privado del edificio.
El DNP entrega los RCD a la empresa de
aseo designada para el sector.
En ninguna de las sedes del DNP se genera
ni almacena aceite usado automotriz por lo
que no necesita registro ante la autoridad
ambiental. Cuenta con un parque automotor
propio, por lo que debe realizar seguimiento
al contrato de mantenimiento de vehículos.
La entidad incluye dentro de los estudios
previos y contrato las obligaciones de tipo
ambiental que debe cumplir el proveedor,
para esto cuenta con el formato "registro de
generación de residuos mantenimiento de
vehículos" el cual se diligencia una vez se
No se identifica si en el último seguimiento
realizado al normograma, se generaron este
tipo de residuos y a cual organización le fue
entregado para su disposición final.
No se identifica el seguimiento al proveedor
con el cual se sustenta que se cumple con
esta normativa frente al último seguimiento
realizado al normograma
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AMBIENTAL
Auditoría Interna al Modelo de Operación por Procesos - MOP
Ley 1252 de 2008
Resolución 372 de 2009
Resolución 371 de 2009
Resolución 1512 de 2010
Resolución 1297 de 2010
Resolución 799 de 2012
lleva el vehículo al taller de servicio para
realizar el servicio. De acuerdo con los
formatos diligenciados, se solicitan los
certificados de disposición final de los
residuos peligrosos.
El DNP generó una media móvil superior a
10.0 kg/mes en el año 2018 para el edificio
Fonade, por lo cual se realizó solicitud para el
registro como generador de residuos
peligrosos ante la SDA, obteniendo respuesta
mediante radicado de Orfeo
20206630040432.
Los Respel son entregados a la
administración del edificio Fonade, quien
garantiza una gestión integral de los mismos.
El GSG realiza inspección al vehículo
transportador de los residuos, verificando las
condiciones establecidas en la normatividad.
Las baterías de plomo-ácido se generan en el
mantenimiento de vehículos propios y en el
de UPS.
La entidad incluye dentro de los estudios
previos y contrato de proveedores de
mantenimiento, las obligaciones de tipo
ambiental que debe cumplir y realiza
seguimiento mediante la solicitud de los
certificados de disposición final de los
residuos peligrosos.
Los residuos de medicamentos provienen del
cambio de insumos en los botiquines de la
entidad, son entregados por el GSST al GSG
y entregados posteriormente, la
administración del edificio Fonade, quien
garantiza una gestión integral de los mismos.
El GSG realiza inspección al vehículo
transportador de los residuos, verificando las
condiciones establecidas en la normatividad.
Los RAEE son entregados por el GADS al
programa posconsumo designado para la
gestión integral de los mismos.
Los RAEE que no puedan ser entregados al
programa posconsumo correspondiente, son
entregados a la administración del edificio
Fonade para su gestión integral.
Los residuos de baterías provienen del
mantenimiento de equipos portátiles, son
entregadas por la OTSI al GSG y entregados
posteriormente la administración del edificio
Fonade, quien garantiza una gestión integral
de los mismos. El GSG realiza inspección al
vehículo transportador de los residuos,
verificando las condiciones establecidas en la
normatividad.
En el DNP, se han identificado los residuos
objeto de aprovechamiento y no
aprovechables para realizar su separación en
la fuente por medio de los puntos ecológicos,
los cuales se encuentran debidamente
Fecha: 31 de agosto de 2021
No se evidencia seguimiento actualizado
para la vigencia 2019, 2020, 2021 frente al
cumplimiento de esta norma.
No se identifica el seguimiento al proveedor
con el cual se sustenta que se cumple con
esta normativa frente al último seguimiento
realizado al normograma
No se identifica el seguimiento al proveedor
con el cual se sustenta que se cumple con
esta normativa frente al último seguimiento
realizado al normograma
No se identifica el seguimiento al proveedor
con el cual se sustenta que se cumple con
esta normativa frente al último seguimiento
realizado al normograma
No se identifica el seguimiento al proveedor
con el cual se sustenta que se cumple con
esta normativa frente al último seguimiento
realizado al normograma
No se ha realizado actualización frente al
nuevo código de colores
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AMBIENTAL
Auditoría Interna al Modelo de Operación por Procesos - MOP
Resolución 90795 de 2014
Resolución 1407 de 2018
identificados. Los residuos potencialmente
reciclables y aprovechables se depositan
bolsa gris y azul, para luego ser entregados a
una asociación de recicladores de oficio
suscrita a la entidad. Los residuos
considerados ordinarios son depositados en
bolsa verde y entregados a la empresa de
aseo designada para el sector.
Se revisarán las instalaciones eléctricas que
se realicen en las actividades de adecuación
por un profesional legalmente competente y
calificado para dicha labor de acuerdo con los
establecido en el estudio previo y del sector
realizado para la contratación del profesional
a cargo.
El DNP entrega los residuos aprovechables a
una asociación de recicladores de oficio.
Fecha: 31 de agosto de 2021
No se evidencia como se da cumplimiento a
estar normativa.
No se identifica el seguimiento al proveedor
con el cual se sustenta que se cumple con
esta normativa frente al último seguimiento
realizado al normograma
• Resolución 1188 de 2003 (Aceites Usados):
Se revisa al proveedor Inversiones del Norte quien realiza el mantenimiento de los vehículos de la Entidad, del cual se evidenció:
Inscripción como acopiador primario con el número 3516 por parte de la Secretaria Distrital de Ambiente (dec 1188 de 2003, dec 4741
de 2005, Res 1362 de 2007) desde el 17 de noviembre de 2017.
Resolución 1326 de 2017 (Por la cual se establecen los Sistemas de Recolección Selectiva y Gestión ambiental de Llantas
usadas):
Se revisa en el cuadro control de residuos del Componente ambiental, las llantas usadas correspondientes a 4 mantenimientos
realizados por Inversiones del Norte, las cuales se entregaron al gestor Reciclair el 23 de enero de 2020, se revisa certificado de
disposición final con fecha del 3 de febrero de 2020 No. 2020-01-306143, sin embargo, de acuerdo a lo establecido en la resolución
1326 de 2017, el certificado debe incluir la destinación de los residuos, pero en éste, no se evidencia. Ver NC 13 de este informe.
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AMBIENTAL
Auditoría Interna al Modelo de Operación por Procesos - MOP
Fecha: 31 de agosto de 2021
Decreto 1076 de 2015 “por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Ambiente y Desarrollo
Sostenible”
Artículo 2.2.6.1.3.1
RESPEL
Se revisó Licencia ambiental del gestor Lito SAS No. 056 del 29 de enero de 2004, la cual cuenta con ampliación de alcance de la
licencia 4179 del 27 de diciembre de 2007.
Decreto 284 de 2018 (Gestión Integral de RAEE) incorporado al 1076 de 2015.
Art. 2.2.7A.2.4 y 2.2.7A.2.4
RAEE
Se revisa control de recibo de RAEE: 11 kgs de luminarias Led y 2981 equipos, con peso total de 8400 kgs del 12 de febrero de 2021,
estos residuos fueron entregados al gestor OCADE para la realizar la disposición final; se revisa Certificación de gestión integral de
RAEE No. OCA 166-2021 con fecha del 7 de abril de 2021, sin embargo, de este gestor no se evidenció su licencia ambiental No. 558
emitida por la CAR.
Decreto 371 de 2021 (Plan de Austeridad del Gasto)
Articulo 19. Sostenibilidad Ambiental
Frente al informe de Seguimiento mensual de Austeridad del gasto con corte a 30 de junio de 2021 realizado por la Oficina de Control
interno con radicado 20213400121853, y expediente 202134000307800005E se realizó la revisión de este Decreto, del cual se
generaron las siguientes recomendaciones :
➢Evaluar la formulación de acciones que permitan cumplir con el objetivo establecido en el Plan de Mejoramiento y eliminar las
causas que dieron origen al hallazgo identificado por el ICONTEC según APCM No. 21034 de 2021 como preparación a la
auditoria de certificación de la NTC ISO 14001 de 2015.
➢Actualizar el reporte del indicador de consumo de energía de acuerdo con la periodicidad de medición (trimestral).
➢Revisar la pertinencia de las variables definidas para medir el indicador de eficiencia de consumo de papel, de tal manera que se
tengan en cuenta variables tales como costos relacionados con un mayor o un menor consumo de papel, que permitan
determinar el nivel de ahorro.
➢Continuar fortaleciendo los controles frente al cumplimiento de las normas de sostenibilidad ambiental y la implementación de
políticas de austeridad del gasto relacionadas.
9.2 AUDITORIA INTERNA
La Oficina de Control interno cuenta con Plan Anual de Auditoría año 2021, el cual fue aprobado COMITÉ INSTITUCIONAL DE
COORDINACIÓN DE CONTROL INTERNO DEL DEPARTAMENTO NACIONAL DE PLANEACIÓN en el Acta segunda Sesión Ordinaria
de 2020 el 9 de diciembre de 2020. Se identificó como primer punto Aprobación Programa Anual de Auditorías y Seguimientos OCI (en
cumplimiento del Numeral 2 del artículo 3° Resolución 2180 de 2018). En el plan Anual de Auditoría, se programó realizar auditoría
interna a los Procesos: Planeación y Gestión Orientada a Resultados y Evaluación de desempeño institucional desde el 1 de junio al 31
de agosto de 2021. Frente al proceso de Planeación y gestión orientada a Resultados, se identifica que está incluido el Componente
Ambiental, como parte del modelo de operación por procesos.
9.3 REVISION POR LA DIRECCION
Propósito de la Prueba: Verificar que la Alta Dirección revise el Sistema de Gestión Ambiental a intervalos planificados y
ser hayan revisado cada una de las entradas y salidas establecidas en este numeral.
Se evidenció que la revisión por la dirección de realiza de manera anual. Se revisó acta y se identificó control de asistencia con fecha del
24 de marzo de 2021, denominado “Comité Institucional de Gestión de Desempeño – Revisión por la dirección SIG”, en este se verifica
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la participación de la alta dirección en esta sesión. Como resultado de la revisión se identificó frente al componente ambiental:
Se identificó la revisión del desglose del propósito “Prevenir, controlar y mitigar los impactos que se puedan causar al ambiente en
desarrollo de las actividades propias de la entidad, mediante el uso racional y eficiente de los recursos naturales y la adecuada
disposición de residuos sólidos”.
Se revisó el estado de las acciones de las revisiones por la dirección previas, las cuales se identificaron con el 100% de cumplimiento;
sin embargo, no se identificó como parte de las entradas de la revisión por la dirección que se haya tenido en cuenta cambios en: las
cuestiones internas y externas pertinentes al SGA, frente a las necesidades y expectativas de las partes interesadas, ni cambios en los
aspectos ambientales, tampoco de riesgos y oportunidades. De igual manera, no se identificó que se hayan incluido análisis de las
Comunicaciones pertinentes de las partes interesadas, incluidas las quejas y el grado en que se han cumplido los objetivos ambientales.
En cuanto al desempeño ambiental, se identifica que se analizó las no conformidades generadas por auditoría interna al componente
ambiental específicamente frente a la toma de conciencia ambiental, también se presentó la medición de los indicadores de los
programas, cumplimiento de requisitos legales relacionados con los decretos 596 de 2016, 1076 de 2015, Resolución 666 de 2020, NTC
ISO 14001:2015 y resultados de auditorías internas y externas frente a la preauditoria realizada por ICONTEC en octubre de 2020,
incluyendo las oportunidades de mejora generadas como resultado de esa preauditoría.
Frente a los recursos establecidos para el sistema integrado de gestión, se identificó la gestión presupuestal para el año 2020 del 96%.
Como parte de las salidas de la revisión se evidenció:
La conveniencia, adecuación y eficacia del sistema se identifican a nivel SIG, se identifican decisiones frente a las oportunidades de
mejora, sin embargo frente a los cambios en el sistema de gestión ambiental no se identifican, y frente a los temas: las acciones
necesarias cuando no se hayan logrado los objetivos ambientales; las oportunidades de mejorar la integración del sistema de gestión
ambiental a otros procesos de negocio, si fuera necesario; cualquier implicación para la dirección estratégica de la organización, no se
evidencian que se hayan revisado en la revisión por la dirección del año 2021. Ver NC No. 6 – Ver hallazgos transversales del SIG.
RECOMENDACIONES
• Revisar la pertinencia del seguimiento al cumplimiento de la normatividad legal de manera anual, podría generar riesgo de
incumplir algún requisito legal.
• Fortalecer las comunicaciones externas frente al desempeño del sistema de gestión ambiental, específicamente informar el
impacto que está generando el Sistema de gestión ambiental del DNP a nivel de sus partes interesadas
• Definir las acciones correspondientes a tomar frente a la periodicidad de la calibración/verificación de los dinamómetros
CAPITULO 10. MEJORA
10.1 GENERALIDADES
10. 2 NO CONFORMIDAD Y ACCION CORRECTIVA
10.3 MEJORA CONTINUA
Propósito de la prueba: Verificar que se hayan determinado e implementado las acciones correctivas y oportunidades de mejora para
lograr los resultados previstos en el Sistema de Gestión Ambiental
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AMBIENTAL
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Fecha: 31 de agosto de 2021
Se identificó que se han generado las APCM 20-030, 21-032, 21-033, 21-034, 21-035, 21-036, frente a la cuales se identificó:
20-030: Relacionada con las Acciones para abordar riesgos y oportunidades, determinación de los aspectos ambientales, Requisitos
legales, Perspectiva del Ciclo de vida, preparación y respuesta ante emergencias. Se estableció como acciones: Incluir el análisis de la
perspectiva de ciclo de vida para los servicios a los que aplica el diseño en los procesos misionales del DNP, en el Manual operativo
del componente de gestión ambiental a finalizar el 31 de julio de 2021 e incluir el análisis de la perspectiva de ciclo de vida en los
procedimientos relacionados con los servicios a los que aplique el diseño, sin embargo, el plan finaliza el 31 de agosto de 2021. En el
momento de la auditoría (09/07/2021), no se evidenciaron avances frente a la perspectiva de ciclo de vida del servicio, aun cuando las
acciones estaban planeadas en la APCM inicial para implementarla del 1 de marzo al 30 de marzo de 2020: Definir la perspectiva de
ciclo de vida para los productos y servicios del DNP y actualizar el lineamiento para la gestión integral de riesgos en sus aspectos
ambientales. De lo cual se identifica debilidad en el tiempo de implementación de las acciones con el fin de dar cumplimiento al
requisito de la norma ISO 14001:2015.
21-032: Relacionada con la actualización de los colores en los puntos ecológicos, se estableció como acción: Instalar los avisos para la
señalización de puntos ecológicos de acuerdo con la normativa vigente con fecha de finalización el 31 de agosto de 2021.
21-033: Relacionada con desviaciones en la determinación de aspectos ambientales y requisitos legales, se evidenció:
• Este hallazgo fue identificado en la preauditoria realizada por ICONTEC en el mes de octubre de 2020, y la APCM se generó
el 10 de mayo de 2021, es decir 7 meses después, aun cuando el procedimiento PT-ED-05 Formulación de APCM establece
que la dependencia contará con 5 dias hábiles para formular la APCM y remitirlo a la OCI para verificación de la coherencia
• Se estableció como acciones: Actualizar el contexto e identificar los aspectos ambientales en condiciones anormales con
fecha de finalización el 30 de junio de 2021 y Revisar la normativa ambiental vigente en el marco del seguimiento al
cumplimiento de requisitos legales con fecha de finalización el 29 de octubre de 2021. La Subdirección administrativa realizó
un análisis de contexto en el mes de febrero de 2021 en el cual identificó el factor de residuos peligrosos frente al cual están
actualizando la matriz de riesgos en la que se va a incluir el aspecto ambiental No. 251 relacionado con Mantenimiento
locativo, eléctrico, aires acondicionados, cambio de consumibles de impresión y gestión administrativa en oficina, el cual
controlarán por medio del plan de contingencias. Frente al normograma, se evidenció desactualización y falta de seguimiento
de acuerdo con las evidencias identificadas en el capitulo 9 de este informe. Ver NC No. 13 de este informe.
21-034: Relacionada con necesidades de formación del SGA, frente a las acciones establecidas, se identificó:
• Este hallazgo fue identificado en la preauditoria realizada por ICONTEC en el mes de octubre de 2020, y la APCM se
generó el 10 de mayo de 2021, es decir 7 meses después, aun cuando el procedimiento PT-ED-05 Formulación de APCM
establece que la dependencia contará con 5 dias hábiles para formular la APCM y remitirlo a la OCI para verificación de la
coherencia. Ver NC No. 14 de este informe
• Como parte del plan de mejoramiento, se estableció: Realizar mesa de trabajo con la SGDTH para solicitar las necesidades
de formación del componente de gestión ambiental dentro del PIC 2021. Frente a esto se identificó que se realizó la mesa de
trabajo, y el plan finalizó el 31 de mayo de 2021, sin embargo, de acuerdo con el objetivo de la APCM No. 21-034 de 2021
en el cual se estableció “solicitar las necesidades de formación del componente de gestión ambiental dentro del PIC 2021” ,
con el fin de eliminar las causas relacionadas con que “se contemplan las actividades de capacitación dentro del plan de
trabajo del componente de gestión ambiental” y “No se formalizan las necesidades de formación ante la SGDTH”; una vez
consultado el PIC de enero de 2021, luego de la consolidación de información recolectada, se presentan los ejes temáticos
dentro de los cuales no se incluyó el componente ambiental. Por lo anterior y dado que la fecha de terminación de la APCM
se encontraba programada para el 31 de mayo de 2021, se recomienda evaluar la formulación de acciones que permitan
cumplir con el objetivo establecido en el plan de mejoramiento y eliminar las causas que dieron origen al hallazgo identificado
por el ICONTEC.
21-035: Relacionada con los requisitos ambientales frente a la compra de productos y servicios, control operacional y preparación y
respuesta ante emergencias, de lo cual se evidenció:
• Este hallazgo fue identificado en la preauditoria realizada por ICONTEC en el mes de octubre de 2020, y la APCM se
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AMBIENTAL
Auditoría Interna al Modelo de Operación por Procesos - MOP
Fecha: 31 de agosto de 2021
generó el 10 de mayo de 2021, es decir 7 meses después, aun cuando el procedimiento PT-ED-05 Formulación de APCM
establece que la dependencia contará con 5 dias hábiles para formular la APCM y remitirlo a la OCI para verificación de la
coherencia
• Se establecieron las acciones: Verificar que cuenten con las hojas y fichas de seguridad manipuladas por el personal del
outsourcing con fecha de finalización 31 de julio de 2021 y Mantener en un lugar accesible para consulta las hojas y fichas de
seguridad de las sustancias químicas y capacitar al personal de outsourcing su ubicación y uso con fecha de finalización el 30
de agosto de 2021. Sin embargo, el plan de mejoramiento, se enfoca solo en el proveedor de Aseo y en las fichas de
seguridad, no abarca los demás proveedores que pueden impactar el medio ambiente como lo son el de fumigación,
mantenimiento de aires acondicionados etc, se cuenta con un formato denominado seguimiento a Outsourcing, en el cual
dejan un registro de revisión de hojas de seguridad en el cual no se evidencia si revisan que los insumos con los que se
presta el servicio impactan o no al medio ambiente, por lo cual, se identifica debilidad en la generación de las acciones.
21-036: Relacionada con seguimiento, medición, análisis y evaluación del desempeño ambiental, seguimiento a la eficacia de las
acciones para abordar los riesgos, realización de auditoria interna, de lo cual se evidenció:
• Este hallazgo fue identificado en la preauditoria realizada por ICONTEC en el mes de octubre de 2020, y la APCM se generó
el 10 de mayo de 2021, es decir 7 meses después, aun cuando el procedimiento PT-ED-05 Formulación de APCM establece
que la dependencia contará con 5 dias hábiles para formular la APCM y remitirlo a la OCI para verificación de la coherencia
• Las acciones establecidas son: Realizar seguimiento a la materialización de riesgos mediante las reuniones de control
realizadas por la Subdirección Administrativa, En la ejecución del PAA 2021 y siguientes, se planificará en cada auditoría
individual y al proceso de mantenimiento y operación del Modelo de Operación por Procesos, los criterios relacionados con la
Norma ISO 14001, Elaboración de Listas de Chequeo Integrales, incluido el componente ambiental, con alcance a todos los
requisitos de la Norma ISO 14001, estas acciones finalizan el 30 de noviembre y 31 de diciembre de 2021.
RECOMENDACIONES
•Evaluar la formulación de acciones que permitan cumplir con el objetivo establecido en el plan de mejoramiento y eliminar las
causas que dieron origen a los hallazgos identificados.
•Asegurar el cumplimiento de los tiempos establecidos para el levantamiento de las APCM conforme a lo establecido en el
procedimiento de Formulación y seguimiento de APCM
•Se recomienda que la situación evidenciada en las APCM No. 20-030 y 21-035 se reformulen de acuerdo con: la demora para la
implementación de las acciones relacionadas con el ciclo de vida del producto y se amplíe el alcance de la acción 21-035
relacionada con los demás proveedores del SGA, de acuerdo a lo establecido con el procedimiento para la formulación y
seguimiento de acciones preventivas, correctivas y de mejora; código PT-ED-05 Versión 11
INFORME ANEXO FINAL - SISTEMA GESTION
AMBIENTAL
Auditoría Interna al Modelo de Operación por Procesos - MOP
Fecha: 31 de agosto de 2021
NO CONFORMIDADES
TITULO HALLAZGO: Aplicación de controles de los Riesgos
No. 7
DEPENDENCIAS RESPONSABLES: Grupo de Planeación, Subdirección Administrativa
TEMATICA (Descripción del hecho): Debilidad en el seguimiento a los controles de los Riesgos del
componente ambiental, de acuerdo con los controles operacionales definidos por la Entidad.
Revisadas las evidencias frente a la aplicación de los controles de los riesgos identificados para el componente ambiental, no se
evidenció eficacia en los siguientes controles:
Control
6.3 Solicitar certificado de aprovechamiento,
tratamiento o disposición final de residuos peligrosos a
la administración del edificio o gestor autorizado
Evidencia
Se evidenció que para el gestor TECNIAMSA no se contaba con la licencia
No. 02649 de 2020 la cual acredita que cuenta con el permiso para realizar
la disposición final de los residuos peligrosos, teniendo en cuenta que es la
que menciona en los certificados que emite avalando la disposición final de
estos residuos, ya que, en el momento de la auditoría, se presentó la
licencia No. 1552 de 2015 que corresponde a la disposición de tratamiento
de residuos líquidos, no de residuos peligrosos
6.4 Verificar las capacitaciones que realiza el proveedor
del personal de mantenimiento, en buenas prácticas
para actividades de mantenimiento locativo.
Se identificó registro de capacitación frente al “manejo adecuado de
herramientas y limpieza - socialización en el manejo de máquinas” con
fecha del 16 de febrero de 2019, lo que evidencia que hace más de un año
no se capacita al proveedor en estos temas, aun teniendo en cuenta que la
descripción de la frecuencia establecida en el control es anual.
7.1 Solicitar soportes de capacitación al proveedor del
personal de mantenimiento en buenas prácticas de
limpieza y/o lavado de las herramientas
Se identificó registro de capacitación del proveedor Servilimpieza frente al
“manejo adecuado de herramientas y limpieza - socialización en el manejo
de máquinas” con fecha del 16 de febrero de 2019, identificándose debilidad
en la actualización de las capacitaciones teniendo en cuenta que el control
tiene una frecuencia anual.
8.3 Solicitar certificado de aprovechamiento,
tratamiento o disposición final de residuos peligrosos a
la administración del edificio o gestor autorizado
No se evidenció licencia ambiental del Gestor Tecniamsa, frente a la
disposición de medicamentos vencidos realizada el 16 de octubre de 2019.
26.1 Supervisar el cumplimiento de los protocolos
establecidos para las actividades de aseo a
instalaciones
194.2 Realizar seguimiento al cumplimiento de los
requisitos legales ambientales aplicables a la entidad
- No se evidencia con claridad la aplicación de este control con el aspecto
ambiental “Generación de aguas residuales domésticas”:
Se evidenciaron debilidades en el cumplimiento, seguimiento y actualización
de los requisitos legales establecidos en el Normograma del Componente
Ambiental. Ver NC No. 13
Lo anterior incumple el numeral 6.1.4 literal b, de la norma ISO 14001:2015, el cual establece que organización debe planificar la
manera de evaluar la eficacia de estas acciones y el numeral 9.1 que establece que la organización debe conservar información
documentada apropiada como evidencia de los resultados del seguimiento, la medición, el análisis y la evaluación, de igual
manera el numeral el 8.1 el cual establece que: la organización debe establecer, implementar, controlar y mantener los procesos
necesarios para satisfacer los requisitos del sistema de gestión ambiental y para implementar las acciones determinadas en los
apartados 6.1 y 6.2, mediante la implementación del control de los procesos de acuerdo con los criterios de operación.
INFORME ANEXO FINAL - SISTEMA GESTION
AMBIENTAL
Auditoría Interna al Modelo de Operación por Procesos - MOP
DIMENSION
Dimensión 3.
Gestión con
valores por
Resultado
Dimensión 7.
Control Interno
MIPG
POLITICA
COMPONENTE
3.2.3 Gestión
ambiental para
el buen uso de
los recursos
públicos
NORMAS TECNICAS
ISO
NUMERAL
14001:2015
6.1.4 (b)
9.1
8.1
Fecha: 31 de agosto de 2021
CRITERIOS
LEGALES
REQUISITOS
INTERNOS
Decreto 2041
de 2014
Procedimiento
Gestión Integral
de riesgos V11.
Actividad 7.
Actividades de
Monitoreo
TITULO HALLAZGO: Capacitaciones componente Ambiental
No. 8
DEPENDENCIAS RESPONSABLES: Grupo de Planeación, Subdirección Administrativa
TEMATICA : Debilidad en las capacitaciones realizadas del componente ambiental
Revisadas las evidencias que dan cuenta de la asistencia en las actividades de capacitación realizadas por el Componente
Ambiental y que no están incluidas dentro del PIC 2020 y 2021, se evidenció que se han realizado Inducciones a los Gestores
Integrales del SIG en el año 2020 y 2021 en la cuales se incluye la inducción al componente ambiental, adicional, charlas frente a
“Como ser sostenibles en desde casa, Estrategias para el consumo sostenible de agua, Capacitación del SIG, Gestión ambiental y
SST y SA, Manejo de residuos peligrosos (OTSI, MTO, GSST), manejo integral de Respel y residuos sólidos, nuevo código de
colores, atención de derrames ante sustancias químicas”. Sin embargo, frente a la muestra tomada del total de asistentes 100%
(35), se identifica que del 48.5% (17) no se cuenta con evidencia de asistencia a estas charlas.
De igual manera, como resultado de la aplicación del instrumento de valoración aplicado en las auditorías internas realizadas
durante el año 2021, se evidenció que frente al total de personas que lo diligenciaron (101) correspondientes a las dependencias
Grupo de Planeación, Oficina Asesora Jurídica, DIFP y Subdirección de Talento Humano, en promedio el 96% dicen haber
recibido información sobre los programas ambientales que ha implementado el DNP de la siguiente manera: el 66% Programa de
manejo integral de residuos peligrosos, el 82% sobre el Programa de ahorro y uso eficiente de agua, el 35% Programa de ahorro y
uso eficiente de energía, el 82% en el manejo integral de residuos sólidos, el 35% dice haber recibido información frente a la re
utilización del papel, el 17% no ha recibido información de los programas, frente al conocimiento de lo que se considera como un
residuo peligroso, el 77% tiene un conocimiento general. En cuanto al lugar donde debería depositar los residuos generados por
EPP como guantes y tapabocas, pregunta realizada al grupo de planeación y la Subdirección de Talento Humano en el
instrumento aplicado en el mes de junio de 2021, se identificó que el 87% (33) contestó la pregunta de manera correcta, el 13% (5)
restante, respondió en Bolsa roja, lo cual evidencia debilidad en el conocimiento frente a los programas ambientales y disposición
de residuos lo que podría generar un riesgo para el desempeño del sistema de gestión ambiental de la entidad por la falta de toma
de conciencia del personal de la entidad.
De igual manera, se evidenció en los recorridos realizados las siguientes debilidades:
-Edificio FONADE:
Se cuenta con puntos ecológicos a los cuales aún no se les ha realizado la actualización del código de colores conforme a lo
establecido en la resolución 2184 de 2019. Se evidenció un equipo encendido en el área de Orfeo y en el Grupo de Planeación sin
haber personal presente. No se evidenciaron avisos relacionados que aporten a la toma de conciencia frente al ahorro de energía,
tampoco se cuenta con avisos relacionados que aporten a la toma de conciencia frente de ahorro de papel en impresoras y
fotocopiadoras.
-Edificio World Services
Se identificó encendido Equipo de cómputo con acceso a la información sin encontrarse personal en la oficina y horno
INFORME ANEXO FINAL - SISTEMA GESTION
AMBIENTAL
Auditoría Interna al Modelo de Operación por Procesos - MOP
Fecha: 31 de agosto de 2021
Microondas en el mismo estado, tampoco se cuenta con avisos relacionados que aporten a la toma de conciencia frente de ahorro
de papel en impresoras y fotocopiadoras
-Edificio Gómez
En el momento de la auditoría, se encontraban prendidas todas las luces de todo el piso sin estar personal administrativo en las
oficinas, de igual manera, se encontró un equipo de cómputo portátil conectado a la corriente sin uso necesario.
-Edificio patria
No se identificaron avisos que ayuden a concientizar al personal frente a la importancia del ahorro de agua.
Lo anterior evidencia debilidad frente a los mecanismos aplicados para que el personal tome conciencia frente al Sistema de
Gestión Ambiental de la Entidad.
Incumpliendo el numeral 7.3 de la norma ISO 14001: 2015 la cual establece que La organización debe asegurarse de que las
personas que realicen el trabajo bajo el control de la organización tomen conciencia de su contribución a la eficacia del sistema de
gestión ambiental, incluidos los beneficios de una mejora del desempeño ambiental.
DIMENSION
Dimensión 1.
Talento Humano
Dimensión 7.
Control Interno
MIPG
POLITICA
COMPONENTE
1.2.1 Política
de Gestión
Estratégica del
Talento
Humano – Plan
de capacitación
NORMAS TECNICAS
ISO
NUMERAL
14001:2015
Información y
Comunicación
7.3 Toma de
conciencia
CRITERIOS
LEGALES
NA
REQUISITOS
INTERNOS
Manual
operativo del
Componente
Ambiental V2
Numerales 7.3,
7.4, 7.5
Campañas de
concientización
TITULO HALLAZGO: Expedientes Gestión Documental
No. 9
DEPENDENCIAS RESPONSABLES: Subdirección Administrativa, Grupo de Contratación
TEMATICA : Inconsistencias en el manejo de la política archivista y de gestión documental y al control de la
información documentada del Sistema de Gestión Ambiental
Al revisar la información documentada de los siguientes expedientes contractuales, correspondientes a los contratistas del Sistema de
Gestión ambiental, se evidenció:
202164001402600616E: no se encontraron los estudios previos del contrato para el año 2021
202064001402600657E: no se encontraron los estudios previos del contrato ni el contrato para el año 2020
202164001402600617E: no se encontraron los estudios previos del contrato para el año 2021, solo el certificado de idoneidad
De igual manera, se revisó las TRD en la carpeta del disco O, se identifica que la TRD 661 es coherente con la serie y subserie, sin
embargo, frente a la información cargada en el Disco O, se identifica ambigüedad con la información observada, ya que este contiene:
carpeta denominada TRD convalidadas por el AGN, Tablas de retención de las diferentes dependencias y la carpeta fondo Nacional de
regalías en liquidación” de lo cual se evidencia información documentada duplicada con diferencias en las series y subseries lo que
podría inducir al error en su aplicación, de igual manera, se identificó en la pagina web de la Entidad en los siguientes vínculos, que las
TRD publicadas, no corresponden a las almacenadas en el disco O:
•https://www.dnp.gov.co/DNP/Gestion%20Documental/Paginas/Tablas-de-Retencion-Documental.aspx#k=#s=161: Se identifica la
TRD del grupo de servicios generales bajo el código 13160 y no el 661 con el cual se identifica en el disco O.
INFORME ANEXO FINAL - SISTEMA GESTION
AMBIENTAL
Auditoría Interna al Modelo de Operación por Procesos - MOP
Fecha: 31 de agosto de 2021
•https://www.dnp.gov.co/DNP/Gestion%20Documental/Paginas/Tablas-de-Retencion-
Documental.aspx#Default=%7B%22k%22%3A%22SPContentType%3AArchivos%20Tabla%20Retencion%22%2C%22s%22% 3A131%2C%
22r%22%3A%5B%7B%22n%22%3A%22ContratacionA%C3%B1o%22%2C%22t%22%3A%5B%22equals(%5C%222014%5
C%22)%22%5D %2C%22o%22%3A%22and%22%2C%22k%22%3Afalse%2C%22m%22%3Anull%7D%5D%7D.
Se
observa que a la TRD 661 no pertenecen la serie 296 y subserie 52 las cuales si se identifica en el disco O.
Lo anterior incumple lo establecido en el Manual para la gestión de documentos y Gestión de archivos V10, el cual establece en el
numeral 4.3 que las dependencias deben consultar en el Disco O las TRD aprobadas para la identificación de las series y subseries y
nombres respectivos con los cuales se crean y conforman los expedientes y la Ley 1712 de 2014 de Transparencia y del Derecho de
Acceso a la Información Pública Nacional la cual establece el Principio de la calidad de la información: Toda la información de interés
público que sea producida, gestionada y difundida por el sujeto obligado, deberá ser oportuna, objetiva, ver az, completa, reutilizable,
procesable y estar disponible en formatos accesibles para los solicitantes e interesados en ella, teniendo en cuenta los procedimientos
de gestión documental de la respectiva entidad y el numeral 7.5.3 de la norma ISO 14001:2015 el cual establece que La información
documentada requerida por el sistema de gestión ambiental y por esta Norma Internacional se debe controlar para asegurarse de que:
a) esté disponible y sea idónea para su uso, dónde y cuándo se necesite; y para el control de la información documentada, la
organización debe abordar las siguientes actividades: - conservación y disposición.
DIMENSION
Dimensión 5.
Información y
comunicación
Dimensión 7.
Control Interno
MIPG
POLITICA
5.2.2 Política
Gestión
Documental
(Política
de
Archivos
y
Gestión
Documental)
NORMAS TECNICAS
ISO
NUMERAL
COMPONENTE
14001:2015
7.5.3
CRITERIOS
LEGALES
Ley de
Transparencia
1712 de 2014
REQUISITOS
INTERNOS
Procedimiento
para la gestión
de documentos y
administración
de archivo V9
Numeral 4.3.1
Información y
Comunicación
TITULO HALLAZGO: Control sobre los proveedores
No. 10
DEPENDENCIAS RESPONSABLES: Grupo de Planeación, Subdirección Administrativa
TEMATICA (Descripción del hecho): Debilidades en el control y seguimiento sobre los procesos contratados
Externamente
Se evidenciaron las siguientes falencias frente al control y seguimiento de los siguientes proveedores:
➢Servicencol - Proveedor de Fumigaciones:
Se identificó que el producto utilizado en la fumigación realizada a la Entidad el 16 de junio de 2021 fue Solfac, al revisar en el
Convenio marco, se establece que “Los productos y plaguicidas utilizados en la prestación del servicio deben contar con el
respectivo registro sanitario y concepto toxicológico, también debe contar con licencia sanitaria de funcionamiento” sin embargo
frente a este producto no se evidenció registro sanitario, el proveedor solo allegó la hoja de seguridad del producto aun cuando
en el artículo 143 del Decreto 1843 de 1991 establece que Para efecto de registro y permiso de uso de plaquicidas en
Colombia, los interesados deberán presentar ante el Ministerio de Salud, División de Sustancias Potencialmente Tóxicas,
documentación, para que previo estudio y consideración emita el concepto correspondiente sobre clasificación toxicológica y
evaluación del riesgo de toxicidad de los productos, de igual manera, no se evidenció Licencia Sanitaria de Funcionamiento de
este proveedor, incumpliendo lo establecido en el Acuerdo marco.
➢Inversiones del Norte – Mantenimiento de Vehículos
INFORME ANEXO FINAL - SISTEMA GESTION
AMBIENTAL
Auditoría Interna al Modelo de Operación por Procesos - MOP
Fecha: 31 de agosto de 2021
No se evidenció licencia ambiental del gestor Esapetrol, a quien le fueron entregados por parte de Inversiones del Norte los
aceites generados de los mantenimientos de los vehículos en el mes de abril de 2020, de igual manera, al revisar las actas de
tratamiento del gestor Procesoil, se identifican que soportan su cumplimiento legal con la licencia ambiental No. 0098 del 19 de
enero de 2010 la cual, al cotejarla con la licencia original no corresponden al número de Nit 900234516-8 el cual se menciona
en el acta de disposición final que entregó el gestor, ya que en la licencia mencionada anteriormente figura otra empresa
denominada Sociedad procesos y maquilas Ltda con NIT 083200884631, así mismo, se identificó que el registro de
movilización de aceites usados de Procesoil No. 041 de 2011 con Resolución 001158 del 15 de febrero de 2013 y de la cual
se renovó el registro por 3 años a partir del 28 de agosto de 2017, se encontraba vencida en el momento de hacer esta
auditoría, es decir en agosto de 2020 caducó; tampoco se evidenció licencia del Gestor Tradcol quien se encarga de realizar la
disposición final de los filtros de los vehículos, lo cual evidencia debilidad frente a la revisión de la documentación de los
proveedores que prestan este servicio con el fin de asegurar que estos proveedores tengan los permisos correspondientes
para realizar la disposición final de estos residuos
➢TECNIAMSA (Gestor Residuos Peligrosos)
Al revisar la Licencia del gestor Tecniamsa SA ESP, se identifica debilidad en el control frente a la revisión que se realiza de la
documentación de los proveedores, ya que en el momento de la auditoría, no se contaba con la resolución 02469 del 19 de
octubre de 2009 modificada por la Resolución 455 del 26 de marzo de 2013 autorizada por la CAR para el tratamiento térmico
por incineración con la cual se está avalando la disposición de los residuos peligrosos, sino que se contaba con la Licencia
1552 de 2015 la cual no corresponde al alcance del servicio, ya que esta corresponde a tratamiento de residuos líquidos. De
igual manera, en el acta de entrega SA20CAL-CTF610 generada por este proveedor, se evidencia como descripción del
residuo “Tonner” por 18 kgs, aun cuando se entregaron 1.4 kgs de baterías, 7 kits de mantenimiento, y en la remisión del
proveedor No. 17910 se sigue mencionando que se entregaron 18 kgs de tonner, y no se especifica las baterías ni los kits de
mantenimiento, es decir, no se cuenta con un control por parte del SGA frente a la entrega de estos residuos al proveedor.
➢ACOR
No se identifica que el DNP genere un registro frente a la entrega de las baterías al Gestor Acor, el proveedor es quien pesa e
informa el peso de los residuos, adicionalmente, se revisa Licencia de ACOR No. 1404-14984 expedida el 11 de abril de 2014
con vigencia de 5 años, sin embargo, se identificó que esta licencia caducó desde el 11 de abril de 2019 y la fecha de
recolección de los residuos del DNP fue el 28 de febrero de 2020, es decir no se encontraba vigente al momento de prestar el
servicio a la Entidad
➢OCADE (Gestor RAEEs):
Al solicitar la licencia Ambiental de este proveedor No. 558 emitida por la CAR, no se contaba con ésta y los residuos ya habían
sido entregados al gestor el 12 de febrero de 2021, esto representa una debilidad en el control de cumplimiento y revisión de
los requisitos del proveedor previo a la prestación del servicio
Lo anterior incumple el numeral 8.1 de la norma ISO 14001:2015 el cual establece que La organización debe asegurarse de que los
procesos contratados externamente estén controlados o que se tenga influencia sobre ellos. Dentro del sistema de gestión
ambiental se debe definir el tipo y grado de control o influencia que se va a aplicar a estos procesos.
DIMENSION
Dimensión 3.
Gestión con
valores por
Resultado
Dimensión 7.
Control Interno
MIPG
POLITICA
COMPONENTE
3.2.3 Gestión
ambiental para
el buen uso de
los recursos
públicos
NORMAS TECNICAS
ISO
NUMERAL
14001:2015
Actividades de
Control
8.1
CRITERIOS
LEGALES
Decreto 2041
de 2014
Decreto 1843
de 1991
REQUISITOS
INTERNOS
Manual
operativo del
Componente
Ambiental V2,
Numeral 10
INFORME ANEXO FINAL - SISTEMA GESTION
AMBIENTAL
Auditoría Interna al Modelo de Operación por Procesos - MOP
Fecha: 31 de agosto de 2021
TITULO HALLAZGO: Preparación y respuesta ante Emergencias Ambientales
No. 11
DEPENDENCIAS RESPONSABLES: Grupo de Planeación, Subdirección Administrativa
TEMATICA (Descripción del hecho): Debilidades en el diseño de control para identificar todos los criterios
operacionales en el Plan de Contingencias
Al revisar los procedimientos incluidos en el Plan de Contingencias 2020, se identificó que:
•No se incluyeron todas las vulnerabilidades altas identificadas en el análisis de las amenazas como lo son: Inundación por falla
estructural y transporte de mercancías peligrosas
•No se tuvo en cuenta las emisiones que se pueden generar por riesgos de explosión y fugas al interior del edificio, conforme a
lo establecido en el numeral 5.8 “Temas prioritarios” del Plan de Contingencias Ambientales 2020, en el cual se menciona que
para todas las amenazas se presentan procedimientos para su atención en caso de emergencia y/o contingencia ambiental.
• No se ha incluido el listado de personas claves y de los servicios de emergencias en caso de que se presente alguna
• No se ha establecido la necesidad de realizar una evaluación posterior a la emergencia ambiental para determinar e
implementar acciones correctivas frente al resultado en la atención de simulacros o emergencias reales.
De igual manera, en la planificación de los simulacros, no se ha tenido en cuenta el rol/función de las partes interesadas
involucradas, por ejemplo, la necesidad de la asistencia de bomberos y/o defensa civil, de donde se generarán los insumos para
realizar el simulacro, en que horario se va a hacer, si se requiere permisos especiales, si el alcance del simulacro incluiría al
ciudadano, etc
Lo anterior incumple el numeral 8.2 de la norma ISO 14001:2015 el cual establece que la organización debe establecer, implementar
y mantener los procesos necesarios acerca de cómo prepararse y responder a situaciones potenciales de emergencia identificadas
en el apartado 6.1.1. La organización debe: a) prepararse para responder, mediante la planificación de acciones para prevenir o
mitigar los impactos ambientales adversos provocados por situaciones de emergencia; d) poner a prueba periódicamente las
acciones de respuesta planificadas, cuando sea factible; e) evaluar y revisar periódicamente los procesos y las acciones de
respuesta planificadas, en particular, después de que hayan ocurrido situaciones de emergencia o de que se hayan realizado
pruebas; f) proporcionar información y formación pertinentes, con relación a la preparación y respuesta ante emergencias, según
corresponda, a las partes interesadas pertinentes, incluidas las personas que trabajan bajo su control.
DIMENSION
Dimensión 3.
Gestión con
valores por
Resultado
Dimensión 7.
Control Interno
MIPG
POLITICA
COMPONENTE
3.2.3 Gestión
ambiental para
el buen uso de
los recursos
públicos
NORMAS TECNICAS
ISO
NUMERAL
14001:2015
Actividades de
Control
8.2 (a, d, e, f)
CRITERIOS
LEGALES
REQUISITOS
INTERNOS
Resolución 009
FOPAE
Plan de
contingencias
2020
INFORME ANEXO FINAL - SISTEMA GESTION
AMBIENTAL
Auditoría Interna al Modelo de Operación por Procesos - MOP
Fecha: 31 de agosto de 2021
TITULO HALLAZGO: Medición de Indicadores
No. 12
DEPENDENCIAS RESPONSABLES: Grupo de Planeación – Subdirección Administrativa
TEMATICA: Debilidades en la medición de los indicadores para la toma de decisiones del Sistema de
Gestión Ambiental
Revisados los indicadores del Sistema de Gestión Ambiental, se identificó:
• Los indicadores del plan integral de residuos peligrosos se miden de manera anual, sin embargo, frente el año 2020,
no se evidenció su medición
• No se evidenció la medición del indicador de “energía por persona” correspondiente al mes de junio de 2021 en la
página web de la Entidad
• La meta del indicador “aprovechamiento de residuos sólidos” se ha sobrepasado durante los últimos meses y no se
modificado
• Para el indicador Consumo de Papel, se han establecido diferentes metas mensuales, aun cuando se tiene una
línea base, es decir en el mes de enero, la meta fue del 40%, en febrero fue del 36%, y así sucesivamente, lo cual
no permite identificar la coherencia con la línea base planeada; y en el mes de abril de 2021 se evidencia
incumplimiento en la meta del 16%, en el análisis de datos generado en este mes se identificó “En este periodo el
número total de resmas de papel consumidas fue de 32, lo que dió como resultado para el indicador de consumo
del papel el 25,4% frente a la meta establecida del 16%, las resmas las utilizaron las siguientes dependencias:
Secretaria General, Dirección General y la Oficina Asesora Jurídica. El consumo de papel está dentro de los
parámetros normales de consumo actuales por dependencia.” La acción que se estableció fue: Análisis y atención
de las solicitudes enviadas por las dependencias que están desarrollando de manera presencial algunas
actividades, con el fin de verificar la pertinencia de suministrar la cantidad de papel solicitado. Lo cual no se
evidencia que se hayan tomado acciones correctivas, preventivas frente al incumplimiento de la meta, como
resultado del indicador, y el impacto ambiental que está generando frente consumo de papel.
Lo anterior incumple el numeral 9.1.1 de la norma ISO 14001:2015 el cual establece que la organización debe conservar
información documentada apropiada como evidencia de los resultados del seguimiento, la medición, el análisis y la evaluación
y el numeral 10.1 el cual establece que La organización debe determinar las oportunidades de mejora (véanse 9.1, 9.2 y 9.3)
e implementar las acciones necesarias para lograr los resultados previstos en su sistema de gestión ambiental
DIMENSION
Dimensión 4.
Evaluación de
resultados
MIPG
POLITICA
COMPONENTE
NORMAS TECNICAS
ISO
NUMERAL
4.2.1
Seguimiento y
Evaluación del
Desempeño
Institucional
NA
14001:2015
Dimensión 7.
Control Interno
CRITERIOS
LEGALES
Monitoreo y
seguimiento
9.1.1
10.1
REQUISITOS
INTERNOS
Manual
operativo del
Componente
Ambiental V2.
Numeral
Medición y
Seguimiento
Manual para la
autoevaluación
de Controles y
de la gestión del
DNP V2.
Numeral 3.2.1
INFORME ANEXO FINAL - SISTEMA GESTION
AMBIENTAL
Auditoría Interna al Modelo de Operación por Procesos - MOP
Fecha: 31 de agosto de 2021
TITULO HALLAZGO: Normograma
No. 13
DEPENDENCIAS RESPONSABLES: Grupo de Planeación, Subdirección Administrativa
TEMATICA (Descripción del hecho): Debilidades en el seguimiento para la actualización del Normograma del
Sistema de Gestión Ambiental
Se evidenció desactualización en el Normograma del Componente Ambiental, ya que se identificó:
▪Frente al normograma presentado por la Subdirección Administrativa, se identificó con fecha de actualización del 1 de abril de
2020, sin embargo, en la página web de la Entidad, este normograma se identifica con fecha de actualización del 4 de
diciembre de 2020
▪ Se evidenció como vigente la resolución 666 de 2020, aun cuando ya se encuentra derogada y no se ha incluido la resolución
777 de 2021
▪ No se ha incluido el Decreto 2041 de 2014 relacionado con Licencias ambientales
Frente al texto identificado en el normograma, relacionado con el seguimiento al cumplimiento de la siguiente normatividad, se
evidenció:
Normativa
Conclusión
Resolución 1362 de 2007
Se identifica en el normograma que no se ha realizado seguimiento
en los años 2020 y 2021 frente al cumplimiento del Artículo 5 de esta
resolución por parte del DNP
No se identifica si en el último seguimiento realizado al normograma,
se generaron Residuos de Construcción y Demolición y a cuál
organización le fueron entregados para su disposición final.
No se identifica en el seguimiento al normograma, el cumplimiento del
proveedor frente a esta normativa y que realiza la disposición de los
aceites usados de los vehículos con el cual se sustenta que se
cumple con esta normativa frente al último seguimiento realizado al
normograma
No se evidencia seguimiento actualizado frente al cumplimiento de
esta norma.
Resolución 541 de 1994:
Resolución 1188 de 2003
Ley 1252 de 2008
Resolución 372 de 2009
Resolución 371 de 2009
Resolución 1512 de 2010
Resolución 1297 de 2010
Resolución 1407 de 2018
Decreto 1843 de 1991
Resolución 799 de 2012
Resolución 90795 de 2014
No se identifica el seguimiento a los proveedores de residuos
peligrosos, aprovechables, RAEE, con el cual se sustenta en el
normograma que se cumple con esta normativa frente al último
seguimiento realizado al normograma.
No se ha realizado actualización frente al nuevo código de colores, en
el seguimiento se menciona deposito de residuos en bolsa azul.
No se evidencia como se da cumplimiento a esta normativa, frente a
la revisión de las instalaciones eléctricas.
Por otro lado, frente al certificado generado por Gestor Reciclair, no se evidencia que este cuente con la destinación de los residuos
que son entregados por parte del DNP, conforme a lo establecido en la resolución 1326 de 2017, ya que dentro del certificado se
debe incluir el uso que se dará a las llantas entregadas a este gestor.
INFORME ANEXO FINAL - SISTEMA GESTION
AMBIENTAL
Auditoría Interna al Modelo de Operación por Procesos - MOP
Fecha: 31 de agosto de 2021
Incumpliendo el numeral 9.1.2 de la norma ISO 14001:2015 el cual establece que “La organización debe establecer, implementar y
mantener los procesos necesarios para evaluar el cumplimiento de sus requisitos legales y otros requisitos. La organización debe: b)
evaluar el cumplimiento y emprender las acciones que fueran necesarias; y c) mantener el conocimiento y la comprensión de su
estado de cumplimiento y el numeral 9.1.1 el cual establece que b) los métodos de seguimiento, medición, análisis y evaluación,
según corresponda, para asegurar resultados válidos, c) los criterios contra los cuales la organización evaluará su desempeño
ambiental, y los indicadores apropiados; d) cuándo se deben llevar a cabo el seguimiento y la medición.
DIMENSION
Dimensión 4.
Evaluación de
resultados
Dimensión 7.
Control Interno
MIPG
POLITICA
COMPONENTE
NORMAS TECNICAS
ISO
NUMERAL
CRITERIOS
LEGALES
4.2.1
Seguimiento y
Evaluación del
Desempeño
Institucional
REQUISITOS
INTERNOS
Normograma y
otros documentos
de origen externo
Actividades de
Control
14001:2015
9.1.2 (b y c)
9.1.1 (b, c y d)
La identificada
en este hallazgo.
M-PG-03 Manual
para la
elaboración y
control de
documentos.
Numeral 6.3.2
Control de los
anexos del
manual SIG
TITULO HALLAZGO: Acciones Correctivas
No. 14
DEPENDENCIAS RESPONSABLES: Grupo de Planeación, Subdirección Administrativa
TEMATICA: Debilidades en la identificación e implementación de las Acciones Correctivas del Sistema de
Gestión Ambiental
Se revisaron las acciones correctivas generadas para el Sistema de Gestión Ambiental y se identificó:
APCM 21-033, 21-034, 21-035, 21-036: Estos hallazgos fueron identificados en la preauditoria realizada por ICONTEC en el mes
de octubre de 2020, sin embargo, las APCM se generaron el 10 de mayo de 2021, es decir 7 meses después, aun cuando el
procedimiento PT-ED-05 Formulación y seguimiento de APCM V10, establece que la dependencia cuenta con 5 dias hábiles para
formular la APCM y remitirlo a la OCI para verificación de la coherencia
INFORME ANEXO FINAL - SISTEMA GESTION
AMBIENTAL
Auditoría Interna al Modelo de Operación por Procesos - MOP
Fecha: 31 de agosto de 2021
Lo anterior incumple el numeral 10.2 de la norma ISO 14001:2015, el cual establece que Cuando ocurra una no conformidad, la
organización debe: reaccionar ante la no conformidad, tomar acciones para controlarla y corregirla, evaluar la necesidad de
acciones para eliminar las causas de la no conformidad, con el fin de que no vuelva a ocurrir en ese mismo lugar ni ocurra en
otra parte.
DIMENSION
Dimensión 4.
Evaluación de
resultados
Dimensión 7.
Control Interno
MIPG
POLITICA
COMPONENTE
4.2.1
Seguimiento y
Evaluación del
Desempeño
Institucional
NORMAS TECNICAS
ISO
NUMERAL
CRITERIOS
LEGALES
NA
14001:2015
10.2 (a y b)
Actividades de
Control
REQUISITOS
INTERNOS
PT-ED-05
Formulación y
seguimiento de
APCM V10.
Numeral 5
CONCLUSIONES GENERALES
Los resultados de las pruebas practicadas y la evidencia obtenida de acuerdo con los criterios definidos en la planeación del trabajo se
refieren sólo a las muestras seleccionadas, los registros y/o documentos examinados, no se hacen extensibles como conclusión general del
estado de los procesos, teniendo en cuenta que la auditoria es selectiva.
Se revisaron todos los numerales de la norma ISO 14001:2015 para el Sistema de Gestión Ambiental de la Entidad, generando desviaciones
principalmente en el Análisis del Contexto, Partes Interesadas, Política, Riesgos y Oportunidades, control sobre los proveedores,
seguimiento a la normatividad aplicable del sistema de gestión ambiental, revisión por la dirección, acciones correctivas.
El análisis de los resultados de esta auditoria permite evidenciar la implementación y mantenimiento del Sistema de Gestión de Ambiental
frente a los requisitos aplicables en la normativa vigente y su conformidad frente a la norma NTC ISO 14001: 2015; no obstante, es
susceptible de mejoramiento continuo en atención a las no conformidades; esto, con el propósito de fortalecer los controles definidos y
prevenir la materialización de riesgos frente al desarrollo de cada una de sus actividades y el fortalecimiento de su desempeño
Es importante se tomen las acciones correctivas generadas de esta auditoría, a la mayor brevedad posible, con el fin de subsanar las
debilidades identificadas y permitan fortalecer el Sistema de Gestión Ambiental previo a la auditoria de certificación.
INFORME ANEXO FINAL - SISTEMA GESTION
AMBIENTAL
Auditoría Interna al Modelo de Operación por Procesos - MOP
JEFE DE CONTROL
INTERNO
Ricardo Bogotá Camargo
EQUIPO AUDITOR
Fecha: 31 de agosto de 2021
Sandra Milena Andrade
Omar David Noguera
Franz Manuel Pinzon
Helberth Orlando Piñeros