Los documentos de archivo son tan variados como sus formatos, podemos encontrarnos con documentos escritos, fotográficos, gráficos, sonoros, digitales, analógicos, etc. Los documentos son conservados tanto por instituciones de carácter público y privado como por individuos a lo largo y ancho del globo. Un documento de archivo es un instrumento de carácter contemporáneo que es creado por individuos y organizaciones en el desarrollo de sus actividades; con el transcurrir del tiempo estos documentos se convertirán en una ventana que nos permitirá tener acceso a los eventos ocurridos en el pasado (ICA, 2014). Cabe destacar entonces que las fuentes que generan documentos son diversas, entre ellas podemos mencionar: • Gobiernos (Supranacionales, Nacionales, Estatales y Locales). • Cortes y Organismos Judiciales. • Empresas. • Gremios y Sindicatos. • Instituciones Religiosas. • Universidades y Escuelas. • Organismos Militares. • etc.) Instituciones Culturales (teatros, productores cinematográficos, cuerpos artísticos, • Instituciones de caridad, de voluntariado y de campañas. • Comunidades en general. • Familias. • Individuos o particulares. (ICA, 2014) TIPOS DE DOCUMENTOS De manera muy general los documentos pueden estar clasificados por: Documentos textuales: como su nombre lo indica, este tipo de documentos son todos aquellos que se basan en el lenguaje escrito. Es decir, que contienen información escrita sobre algún aspecto. Evidentemente, los documentos de este tipo tienen un soporte en papel, lo que los hace perecederos e incluso difíciles de almacenar. Dentro de este tipo de documentos podemos encontrar libros, revistas, actas de nacimiento y matrimonio, historiales médicos y académicos, etc. Estos documentos, por sus características, se les suele almacenar en grandes archivos (García, 2016). Documentos sonoros: este tipo de documentos son todos aquellos que se almacenan en algún soporte magnetofónico o que registre y almacene sonido. Por lo tanto, estamos hablando de documentos que se basan principalmente en el lenguaje oral o en sonidos como piezas musicales. Para grabarlos se necesita de algún medio tecnológico como una grabadora de sonidos. Este tipo de documentos pueden tener un soporte físico, como cintas, o más recientemente se pueden almacenar digitalmente, lo que no ocupa espacio. Como lo decíamos, estos archivos pueden ser música, entrevistas, historias de vida, etc. (García, 2016). Documentos audiovisuales: este tipo de documentos, tal y como lo indica su nombre, son todos aquellos que se basan en imagen y sonido, por lo que se almacena igualmente en cintas. Evidentemente se trata de vídeos donde se registra algún hecho o evento con ayuda de una cámara de vídeo. En este caso podemos mencionar como ejemplos las películas, la programación que emiten las televisoras, vídeos caseros, etc. (García, 2016). Documentos fotográficos: es más que obvio que este tipo de documentos se refieren a fotografías que se hayan tomado mediante la utilización de cualquier tipo de técnica, ya sea análoga o, más recientemente, digital. Las fotografías, al igual que los demás documentos, transmiten un mensaje o información relacionada con algún evento o hecho concreto (García, 2016). Documentos digitales: debido a los avances tecnológicos los documentos se pueden almacenar digitalmente, además de que se pueden producir de esa manera. Hoy en día podemos crear documentos textuales por medio de procesadores de texto, grabar sonidos a través de la computadora y tomar fotografías con cámaras digitales. Es por ello que este tipo de almacenamiento se está volviendo muy popular. La gran ventaja de estos documentos es que no ocupan espacio físico, por lo que es más fácil guardarlos y llevarlos a todas partes (García, 2016). Documentos Públicos: El Documento o instrumento público es aquel Documento expedido o autorizado por funcionario público o fedatario público competente y que da fe de su contenido por sí mismo (García, 2016). Documento Privado: Documento privado es aquel documento realizado entre particulares en el que no ha intervenido ningún funcionario público (García, 2016). Pero de igual manera entre los documentos textuales y de carácter público y privado encontramos los siguientes tipos de documento de índole administrativa que son necesarias en cada actividad de alguna empresa o entidad: DOCUMENTOS DE DECISIÓN Son los que contienen una declaración de voluntad de un órgano administrativo. Dentro de los documentos de decisión, se distinguen dos clases, la resolución y el acuerdo, cuyos efectos y funciones en el procedimiento administrativo son diferentes. La estructura que puede presentar un documento de decisión dependerá de la complejidad del acto que contenga, en especial, si tiene que ser motivado. Como principio general, los acuerdos y las resoluciones breves requerirán un menor despliegue argumentativo, mientras que las resoluciones que incluyan varios hechos y otros tantos fundamentos de derecho necesitarán un desarrollo mayor. • • Resolución es el documento que contiene la decisión con la que el órgano competente pone fin a un procedimiento. - Debe decidir sobre todas las cuestiones planteadas por los interesados y aquellas derivadas del procedimiento. - Debe ser congruente con las peticiones formuladas. - Contendrá la decisión, una argumentación sucinta (la motivación, necesaria en casos concretos y siempre conveniente) y los recursos procedentes contra ella. Acuerdo es el documento que recoge las decisiones adoptadas por el órgano competente sobre la iniciación del procedimiento y las cuestiones que se suscitan durante su tramitación previas a la resolución. Los acuerdos y las resoluciones breves comparten con el modelo tipo de resolución el mismo formato para el encabezamiento y el pie. Es, sin embargo, en la extensión del cuerpo donde se observan las diferencias entre ambas clases de documentos de decisión: los hechos, los fundamentos de derecho y la competencia se pueden reducir a un único párrafo (CHAP, 2015). DOCUMENTOS DE TRANSMISIÓN Son documentos de transmisión los que sirven tanto para comunicar actos de la Administración, como la existencia de hechos o las circunstancias de un procedimiento a otras personas, órganos o entidades. • • • • La notificación es el documento por el que se comunica al interesado un acto decisivo (resolución o acuerdo) que afecta a sus intereses y derechos. La notificación es condición para la eficacia (jurídica) del acto que se comunica y al mismo tiempo garantiza la recepción de dicho acto. La publicación es el otro tipo de documento junto con la notificación que permite cumplir la obligación de transmitir un acto de decisión. Pero se utiliza cuando por algún motivo no se ha podido efectuar con los medios ordinarios. Es una actuación material que consiste en insertar un acto administrativo en un diario oficial, tablón de anuncios o medio de comunicación con el fin de comunicarlo. El oficio es el documento que emite un organismo oficial para comunicar una actuación administrativa prevista legalmente e integrada en un procedimiento. Son, por tanto, documentos propios de la fase de ordenación del procedimiento. El oficio es un documento externo que sirve para comunicar alguna circunstancia del procedimiento, solicitar del destinatario el cumplimiento de alguna obligación (requerimiento) o sus Los documentos administrativos: Concepto, funciones y características. Clasificación y características de los documentos administrativos emitidos por la Administración. Estilo administrativo en la redacción de documentos. 19/48 comparecencia para algún trámite u obligación (citación). La carta es el documento empleado para las comunicaciones de carácter personal, protocolario o de contenido general, sin relación directa con la tramitación de un procedimiento (CHAP, 2015). DOCUMENTOS DE CONSTANCIA Son aquellos documentos que contienen una declaración de conocimiento de un órgano administrativo, cuya finalidad es la acreditación de actos, hechos o efectos. Son textos con un valor netamente informativo y de tipo descriptivo, con efectos en la propia Administración (actas de reunión, de infracción, diligencias) o bien fuera de ella (certificados). • • El acta de reunión es un documento por el que se deja constancia de las incidencias (deliberaciones, acuerdos, etc.) que acontecen en las sesiones o encuentros de las organizaciones. El certificado Es el documento con el que se da fe de un hecho, del contenido de un documento o de las circunstancias que constan en archivos, registros, libros de actas, etc. Su emisión corresponde a una persona autorizada legalmente; en los órganos colegiados, los juzgados, los centros de enseñanza y en la Administración local, su expedición corresponde al secretario. Normalmente se expide a petición de un tercero y su destinatario es una persona, entidad u órgano que pretende la producción de efectos en un procedimiento administrativo o en las relaciones privadas. Estos textos no forman parte del procedimiento administrativo (CHAP, 2015). DOCUMENTOS DE JUICIO Son los que contienen una declaración de juicio de un órgano administrativo, persona o entidad pública o privada, sobre las cuestiones de hecho o jurídicas que sean objeto de un procedimiento administrativo. Los tipos característicos son el informe, la propuesta y la memoria, que responden a una estructura muy similar. • Informe: consiste en una exposición ordenada y exhaustiva sobre un tema determinado, un problema o el estado de una cuestión. Su fin es aportar nuevos datos al expediente o comprobar los ya existentes, así como proporcionar valoraciones y opiniones necesarias para la formación de la voluntad del órgano responsable de la decisión (CHAP, 2015). Fuentes: ICA. (2014). ¿Qué es un documento de archivo? International Council on Archives. Recuperado 9 de septiembre de 2022, de https://www.ica.org/es/que-es-un-documentodearchivo#:%7E:text=Los%20documentos%20de%20archivo%20son%20tan%20variados% 20como%20sus%20formatos,largo%20y%20ancho%20del%20globo. Garcia, A. (2016). TIPOS Y CLASES DE DOCUMENTOS. . Recuperado 9 de septiembre de 2022, de http://lasclasesytiposdedocumentos.blogspot.com/2016/04/tiposy-clases-de-documentos.html CHAP. (2015). TEMA 9. LOS DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS. Dirección general de la Función pública y calidad de servicios. Recuperado 9 de septiembre de 2022, de https://estaticos.sterm.org/spublicos/documentos/CARM/C2-TEMA-9.pdf
