Cap. I - Introducción 1 Director Profesional de Proyectos Datos de catalogación bibliográfica Paul Leido Director profesional de proyectos: como aprobar el PMP sin morir en el intento. 2a ed. - Mendoza: el autor, 2009. 428 p. ; 28x22 cm. ISBN 978-987-05-5681-7 1. Administración. 2. Management. CDD 658 Editor: Pablo Lledó Diseño y diagramación: Samanta Gallego Corrección de estilo: Diego Ledda y Ana Pimenides Diseño e imagen de carátulas: Samanta Gallego Edición publicada por: Copyright © 2009 pablolledo 9 de Julio 1140, 3º 1, Mendoza (CP 5500), Argentina pablolledo es una marca de propiedad de Pablo Lledó ISBN 978-987-05-5681-7 Segunda Edición: Julio 2009 Queda hecho el depósito que dispone la ley 11.723 Este libro no puede ser reproducido total ni parcialmente en ninguna forma, ni por ningún medio o procedimiento, sea reprográfico, fotocopia, microfilmación, mimeográfico o cualquier otro sistema mecánico, fotoquímico, electrónico, informático, magnético, electroóptico, etcétera. Cualquier reproducción sin el permiso previo por escrito de su editor viola los derechos reservados, es ilegal y constituye un delito. ii ¿Quieres ser PMP? No tiene sentido leer varios libros para preparar tu certificación internacional de PMP cuando ya tienes en tus manos el primer libro en español que cubre todos los temas, lo que te hará ahorrar muchísimas horas de estudio. Con este libro, que incluye 50 ejercicios y 470 preguntas, te darás cuenta cuánto sabes y cuánto te falta estudiar para tener éxito el día del examen. Si quisieras practicar con más preguntas de simulación puedes adquirir simuladores en www.pablolledo.com. Pablo Lledó es Project Management Professional (PMP, Project Management Institute), Master of Science in Project Analysis (University of York, Inglaterra), MBA en Dirección de Proyectos (Universidad Francisco de Vitoria, España), MBA en Negocios Internacionales (Universitat de Lleida, España) y Licenciado en Economía (Universidad Nacional de Cuyo, Argentina). Entre su experiencia profesional se destaca su desempeño en la formulación de proyectos para Towers Perrin (Inglaterra). Actualmente es Director de MasConsulting, empresa especializada en Project Management. (www.masconsulting.com.ar) Pablo, además de ser profesor en prestigiosas Universidades, es autor de los libros “Gestión de Proyectos”, “Administración LEAN de Proyectos” y “Claves para el éxito de los proyectos”. En los últimos años ha sido seleccionado para disertar en congresos internacionales del Project Management Institute. Las ventajas de estudiar de este libro son: Tendrás una guía para rendir el PMP Aprenderás qué es lo que no sabes Obtendrás información y tips del examen Quedarás a poca distancia de APROBAR el PMP Serás un mejor Director de Proyectos ¿Para qué comprar este libro si lo puedo obtener gratis? Debido a la piratería informática y a la falta de ética profesional, es probable que este libro llegara a tus manos sin que lo hayas comprado. Te recuerdo que eso está en contra del código de conducta profesional que vas a firmar con el PMI, por lo que te invito a invertir sólo 4,90 dólares para comprar este libro en www.pablolledo.com y seguir alimentando tu buena conducta profesional. A cambio de tu pequeña inversión, quedaré a tu disposición para contestar personalmente cualquier tipo de consulta sobre el libro u otro tema relacionado con la dirección de proyectos. Me podrás escribir a pl@pablolledo.com colocando tu código de compra en el asunto. iii Director Profesional de Proyectos DIRECTOR PROFESIONAL DE PROYECTOS Cómo aprobar el PMP sin morir en el intento Índice de contenidos Prólogo ...................................................................................................viii CAPÍTULO 1 - INTRODUCCIÓN....................................................... 2 Aclaraciones .............................................................................................. 2 Alcance del libro ........................................................................................ 2 Simbología del libro .................................................................................... 2 Terminología abreviada ............................................................................... 3 Preguntas de simulación ............................................................................. 3 Características del examen PMP ................................................................... 4 ¿Por qué rendir el examen PMP?................................................................... 5 Características de las preguntas de examen ................................................... 5 ¿Listo para empezar?.................................................................................. 8 Examen 1 - Diagnóstico .............................................................................. 9 CAPÍTULO 2 - MARCO CONCEPTUAL ............................................. 20 Generalizaciones del PMI ........................................................................... 20 Proyecto vs. Trabajo operativo ................................................................... 21 Contexto de la dirección de proyectos ......................................................... 22 Oficina de Gestión de Proyectos (PMO) ........................................................ 23 Interesados (Stakeholders) ....................................................................... 23 Estructura de la organización ..................................................................... 25 Objetivos del proyecto y la restricción triple ................................................. 31 Ciclo de vida del proyecto.......................................................................... 34 Áreas del conocimiento ............................................................................. 37 OPM3 ..................................................................................................... 37 Rol del Director del Proyecto ...................................................................... 38 Examen 2 – Marco Conceptual ................................................................... 39 Lecciones aprendidas ................................................................................ 42 CAPÍTULO 3 - PROCESOS ............................................................. 44 Grupos de Procesos .................................................................................. 44 Procesos de Iniciación ............................................................................... 51 Procesos de Planificación ........................................................................... 52 Procesos de Ejecución ............................................................................... 55 Procesos de Monitoreo y control ................................................................. 57 Procesos de Cierre ................................................................................... 59 Procesos Principales ................................................................................. 60 Examen 3 – Procesos................................................................................ 63 Lecciones aprendidas ................................................................................ 66 CAPÍTULO 4 - INTEGRACIÓN ....................................................... 68 Iniciación del proyecto .............................................................................. 68 Procesos de integración ............................................................................ 72 Acta de constitución del proyecto ............................................................... 74 Plan para la dirección del proyecto.............................................................. 78 Dirigir y gestionar la ejecución del proyecto ................................................. 80 Monitorear y controlar el trabajo ................................................................ 81 Control integrado de cambios .................................................................... 82 iv Cerrar proyecto o fase .............................................................................. 84 Resumiendo la Integración ........................................................................ 86 Examen 4 – Integración ............................................................................ 87 Lecciones aprendidas ................................................................................ 90 CAPÍTULO 5 - ALCANCE ............................................................... 92 Alcance del proyecto vs. Alcance del producto .............................................. 92 Planificación del alcance ............................................................................ 93 Procesos de gestión del alcance ................................................................. 93 Recopilar requisitos .................................................................................. 94 Definir el alcance ..................................................................................... 97 Crear la Estructura de Desglose del Trabajo ................................................. 99 Verificar el alcance ................................................................................. 104 Controlar el alcance ................................................................................ 104 Resumiendo el Alcance ........................................................................... 105 Examen 5 – Alcance ............................................................................... 106 Lecciones aprendidas .............................................................................. 110 CAPÍTULO 6 - TIEMPO ............................................................... 112 Procesos de gestión del tiempo ................................................................ 112 Definir las actividades ............................................................................. 113 Secuenciar las actividades ....................................................................... 115 Estimar los recursos de las actividades ...................................................... 117 Estimar la duración de las actividades ....................................................... 119 Desarrollar el cronograma ....................................................................... 127 Método de la ruta crítica ......................................................................... 138 Controlar el cronograma ......................................................................... 147 Resumiendo la gestión del tiempo ............................................................ 149 Examen 6 – Tiempo ............................................................................... 150 Lecciones aprendidas .............................................................................. 154 CAPÍTULO 7 - COSTO ................................................................. 156 Plan de gestión de costos ........................................................................ 156 Tipos de costos ...................................................................................... 157 Procesos de la gestión de los costos.......................................................... 160 Estimar los costos .................................................................................. 160 Determinar el presupuesto ...................................................................... 169 Controlar los costos ................................................................................ 172 Gestión del valor ganado (EVM) ............................................................... 173 Indicadores financieros ........................................................................... 185 Resumiendo la gestión de los costos ......................................................... 192 Examen 7 – Costo .................................................................................. 193 Lecciones aprendidas .............................................................................. 196 CAPÍTULO 8 - CALIDAD ............................................................. 198 Conceptos básicos sobre la calidad ........................................................... 198 Teorías de la calidad ............................................................................... 201 Procesos de gestión de calidad ................................................................. 204 Planificar la calidad................................................................................. 207 Asegurar la calidad ................................................................................. 213 Controlar la Calidad ................................................................................ 215 Resumiendo la gestión de calidad ............................................................ 227 Examen 8 – Calidad ............................................................................... 228 Lecciones aprendidas - Calidad ................................................................ 230 CAPÍTULO 9 – RECURSOS HUMANOS ......................................... 232 Procesos de gestión de los recursos humanos ............................................ 232 Desarrollar el plan de recursos humanos ................................................... 233 Adquirir el equipo ................................................................................... 241 v Director Profesional de Proyectos Desarrollar el equipo .............................................................................. 242 Liderazgo .............................................................................................. 243 Motivación ............................................................................................ 245 Dirigir el equipo de proyecto .................................................................... 248 Resumiendo la gestión de los recursos humanos ......................................... 251 Examen 9 – Recursos Humanos ............................................................... 252 Lecciones aprendidas .............................................................................. 254 CAPÍTULO 10 - COMUNICACIONES ............................................ 256 Procesos de gestión de las comunicaciones ................................................ 256 Identificar a los interesados ..................................................................... 257 Planificar las comunicaciones ................................................................... 260 Distribuir la información .......................................................................... 264 Gestionar las expectativas de los interesados ............................................. 267 Informar el desempeño ........................................................................... 269 Resumiendo la gestión de las comunicaciones ............................................ 271 Examen 10 – Comunicaciones .................................................................. 272 Lecciones aprendidas .............................................................................. 276 CAPÍTULO 11 - RIESGOS............................................................ 278 Conceptos básicos de riesgo .................................................................... 278 Procesos de gestión de los riesgos ............................................................ 281 Planificar la gestión de riesgos ................................................................. 283 Identificar los riegos ............................................................................... 286 Realizar análisis cualitativo de los riesgos .................................................. 288 Realizar análisis cuantitativo de los riesgos ................................................ 294 Planificar la respuesta a los riesgos ........................................................... 311 Monitorear y controlar los riesgos ............................................................. 318 Resumiendo la gestión de los riesgos ........................................................ 319 Examen 11 – Riesgos ............................................................................. 320 Lecciones aprendidas .............................................................................. 324 CAPÍTULO 12 - ADQUISICIONES ............................................... 326 Procesos de gestión de las adquisiciones ................................................... 326 Planificar las adquisiciones ...................................................................... 328 Efectuar las adquisiciones........................................................................ 333 Administrar las adquisiciones ................................................................... 336 Cerrar las adquisiciones .......................................................................... 338 Resumiendo la gestión de las adquisiciones................................................ 339 Examen 12 – Adquisiciones ..................................................................... 340 Lecciones aprendidas .............................................................................. 344 CAPÍTULO 13 – CONDUCTA PROFESIONAL ................................ 346 Conducta del Director de Proyecto ............................................................ 346 Código de ética y conducta profesional del PMI ........................................... 347 Responsabilidades con la profesión y el cliente ........................................... 352 Examen 13 – Conducta Profesional ........................................................... 355 Lecciones aprendidas .............................................................................. 358 CAPÍTULO 14 – EXAMEN FINAL ................................................. 360 CAPÍTULO 15 – RESUMEN EJECUTIVO Y TIPS PARA EL EXAMEN 402 Resumen del libro .................................................................................. 402 Tips para rendir el PMP ........................................................................... 408 Preguntas frecuentes .............................................................................. 410 ¿Cómo gestionan proyectos los buenos PMP? ............................................. 412 CAPÍTULO 16 – RESPUESTAS EXÁMENES ................................... 414 Respuestas Examen 1 – Diagnóstico ......................................................... 414 Respuestas Examen 2 – Marco Conceptual ................................................. 417 vi Respuestas Respuestas Respuestas Respuestas Respuestas Respuestas Respuestas Respuestas Respuestas Respuestas Respuestas Respuestas Examen Examen Examen Examen Examen Examen Examen Examen Examen Examen Examen Examen 3 – Procesos ............................................................. 418 4 – Integración ......................................................... 419 5 – Alcance............................................................... 420 6 – Tiempo ............................................................... 421 7 – Costo ................................................................. 422 8 – Calidad ............................................................... 423 9 – Recursos Humanos ............................................... 424 10 – Comunicaciones ................................................. 425 11 – Riesgo .............................................................. 426 12 – Adquisiciones ..................................................... 427 13 – Conducta Profesional .......................................... 428 Final ....................................................................... 429 CRÍTICAS DEL LIBRO ................................................................. 431 vii Director Profesional de Proyectos Prólogo La certificación de Project Management Professional (PMP®), administrada y otorgada por el Project Management Institute (PMI®) se ha convertido en los últimos años de manera contundente, en la certificación profesional más reconocida para aquellos que dedicamos nuestra actuación profesional al Project Management o Dirección, Administración, Gerencia o Gestión de Proyectos. Tal vez este sencillo hecho, el que los hispanohablantes no podamos ponernos de acuerdo en el nombre comúnmente aceptado para nuestra profesión, pone en perspectiva la complejidad de escribir acerca de la Dirección de Proyectos en español y más aún en el marco de los estándares del PMI, cuyo idioma de origen es el inglés. El trabajo que Pablo Lledó ha hecho al conjuntar en un solo documento explicaciones, ejercicios, definiciones, conceptos, ejemplos y preguntas simulacro, merece por ese solo hecho, nuestro mayor reconocimiento. Sin embargo el autor, no se ha conformado con cerrar la brecha que existía en herramientas de preparación para el examen, si no que lo ha hecho con la habilidad y soltura que solo un historial de más de cuatro libros en el ámbito de la Dirección de Proyectos le puede dar. A lo largo de los más de ocho años que tengo involucrado en los procesos de asesoramiento e instrucción de candidatos a la certificación PMP, he tenido la oportunidad de revisar, utilizar y recomendar muchos libros, exámenes simulacro, sitios de Internet, cursos y alguno que otro artilugio extra, que ayuden en la preparación para el examen de certificación, pero todos ellos en idioma inglés. Es sin duda, la primera vez que tengo en mis manos una herramienta desarrollada en idioma español y que permite una adecuada preparación para aquellos candidatos que se han decidido por sustentar el examen en este idioma. Un recurso largamente esperado por toda la comunidad hispanohablante de Directores de Proyecto y que seguramente contribuirá al crecimiento de nuestro gremio, que dicho sea de paso, tiene un potencial de crecimiento altísimo que desgraciadamente no habíamos aprovechado. Tomando en cuenta la proporción de la población mundial que reside en Latinoamérica y la península ibérica, el número de profesionales certificados que al momento de escribir estas líneas no rebasa los diez mil, es realmente bajo; más aún si tomamos en cuenta que más del cincuenta por ciento se lo lleva Brasil. La capacidad de un país de ejecutar correctamente sus proyectos de desarrollo, infraestructura, empresariales, etc., es directamente impactada por la cantidad de profesionales en dirección de proyectos que ejercen de manera correcta su profesión, siguiendo mejores prácticas y estándares. Esta liga indisoluble entre desarrollo y educación, será probablemente una de las mejores razones para agradecer que autores como Pablo Lledó se multipliquen en nuestra región. Roberto Toledo Director Socio de Alpha Consultoría (México) Columnista de PM Network para Latinoamérica viii
