EMPRESA: EGROUP AREA: SEGURIDAD, SISTEMAS INFORMÁTICOS, PERSONAS DEPARTAMENTO: GERENCIA CLASIFICACIÓN: PROCEDIMIENTO PROCEDIMIENTO CONTROL DE ACCESO AL RECINTO Autor: Cargo: Rodrigo Fonseca Jefe de Sistemas Revisor: Cargo: Rodrigo Silva Jefe de Seguridad Aprobador: Cargo: Claudia Vargas Rafael Echeverría Subgerente de Recursos Humanos Gerente de Administración y Finanzas Distribuido: Cargo: Personal de la Empresa Todos los cargos Versión Última Actualización 1 Diciembre 2018 Próxima Actualización: PROCEDIMIENTO “CONTROL ACCESO AL RECINTO” Emitido: Revisión: Vigencia: 1. OBJETIVO Implementar un sistema de autorización de acceso robusto y en línea para el ingreso al recinto, junto con establecer una normativa que permita el control de acceso en forma segura y eficiente, permitiendo la circulación de personal interno o externo (visitas, prestadores de servicios, contratistas, proveedores) dentro de las instalaciones ubicadas en Av. Beaucheff 1204, Santiago. 2. ALCANCE Este procedimiento debe ser aplicado por todos los departamentos, ya que regula el ingreso y la circulación por todas las instalaciones. Es obligación de todos dar cumplimiento a esta normativa, sin excepción. El personal de seguridad será el encargado de llevar el registro y otorgar las acreditaciones a quienes ingresen al recinto, siendo el principal apoyo de sala de control. 3. TERMINOLOGÍA Visita: Persona que asiste a una reunión con personal de la Empresa. Staff: Persona particular o empresa que presta servicios dentro del recinto, por los cuales emite Boleta de Honorarios; su ingreso y permanencia debe ser previamente autorizado por personal de la Empresa (coordinadores). Contratista: Persona particular o Empresa que realiza trabajos remunerados dentro de la empresa por los cuales emite Factura; su ingreso y permanencia debe ser previamente autorizado por personal de la Empresa. Proveedor: Persona particular o Empresa que viene a al recinto a entregar productos; su ingreso y permanencia debe ser previamente autorizado por personal de la Empresa. 4. RESPONSABLES Trabajadores: cumplir con las disposiciones aquí contenidas, tanto en lo que se refiere a su propio ingreso y retiro de las instalaciones, como a lo que de sí dependa en casos de convocatoria de Visitas, Staff, Contratistas y/o Proveedores. Jefaturas: cumplir con las disposiciones aquí establecidas, además de hacer cumplir las mismas al personal de su dependencia. En todo momento. Guardias: ejecutar el debido control de acceso en los puntos establecidos, levantando cualquier situación anómala o bien aquellas que permitan una mejora al proceso. Además, se encargarán de realizar acciones complementarias de control con las personas en tránsito dentro del recinto. Sistemas: mantener la continuidad operativa de la plataforma, junto con entregar soporte a todos los usuarios. Deberán crear a nuevos usuarios y configurar perfiles para la administración de los módulos que lo requieran. 2 PROCEDIMIENTO “CONTROL ACCESO AL RECINTO” Emitido: Revisión: Vigencia: 5. DISPOSICIONES Al momento de realizar el control de acceso, el Guardia de seguridad solicitará los datos personales de quienes desean ingresar al recinto y se verificará la información a través de la credencial y/o cédula de identidad. La cédula deberá estar vigente y en buen estado, pues será requerida por el personal de seguridad. No se aceptarán copias o imágenes digitales. En el caso de personas extranjeras, se considerará válido el uso de pasaporte -lo que, excepcionalmente, también será aceptado para chilenos-. Existirán seis (6) tipos de validaciones para el ingreso al recinto (y al momento de la salida), las cuales se clasifican en: 1. Ingreso Personal Empresa: Para el ingreso de Personal Interno se dispondrá de Credenciales con un Código QR, el cual al momento de acceder al recinto deberá validarse con Equipo PDA para tener un control de quién se encuentra presente en las instalaciones. Será obligación del personal marcar todos los ingresos y salidas del reciento. Esto no será considerado como Control de Asistencia, por lo tanto las personas que deben cumplir horario tendrán que realizar su correspondiente marcación en los relojes de Control de Asistencia dispuestos. En caso que un trabajador se quede a un evento con ticket de cortesía o adquiridos personalmente, deberá acercarse a Portería, registrar su salida con la credencial e inmediatamente solicitar que los encargados le corten el boleto para ingresar como público. 2. Ingreso de Visitas: Deben registrar su ingreso al recinto a través del siguiente link: http://www.movistararena.cl/visitar/solicitar.php, llenándolo con sus datos personales. Al momento de realizar este registro, y si la persona a la cual visita acepta la reunión, le llegará una respuesta automática con un código QR, el cual puede presentar en formato digital o impreso en Portería. El Guardia de Seguridad exigirá la cédula de identidad. Sólo después de la correcta validación realizada con equipo PDA, se procederá a asociar la correspondiente pulsera para el acceso al recinto. Cabe mencionar que esta modalidad de ingreso tiene una vigencia que va desde 30 minutos antes del horario estipulado para la reunión y 30 minutos después de ésta. Si la visita no ingresa en este lapso de tiempo, queda automáticamente invalidada la autorización, por lo que el personal (trabajador) anfitrión deberá coordinar que se vuelva a registrar el ingreso de la visita en el nuevo horario. 3. Ingreso de Personal de Staff Eventos: Para este proceso, todo encargado de prestadores de servicios (Eventos, Vive Snack, Caba, Seguridad, etc.) debe ingresar al sistema de control de acceso con su correspondiente usuario y contraseña a través del siguiente link: http://www.movistararena.cl/solicitudes/staff.php, y cargar mediante un archivo Excel -cuyo formato está disponible de la misma página- los datos correspondientes para el correcto registro de quienes prestan servicios en el recinto. 3 PROCEDIMIENTO “CONTROL ACCESO AL RECINTO” Emitido: Revisión: Vigencia: El staff que ha sido convocado deberá concurrir al recinto el día del evento portando su cédula de identidad, la que será exigida por personal de Seguridad. Valga señalar que no se admitirá la entrada al recinto de no contar con su cédula vigente y en buenas condiciones. Sólo después de la validación realizada con equipo PDA, se procederá a asociar la correspondiente pulsera para el acceso al recinto, la que deberá ser portada en lugar visible en todo momento. 4. Ingreso de Contratistas: Los Contratistas que se desempeñen en el recinto deben ser ingresados mediante el siguiente link: http://www.movistararena.cl/visitar/contratistas.php por el respectivo personal de la empresa que lo recibe, indicando motivo y área a la cual visitan o para la cual realizan trabajos, y horario en el cual estarán cumpliendo sus labores. Los contratistas que han sido convocados deberán concurrir al recinto para cumplir con su jornada de trabajo portando su cédula de identidad, la que será exigida por personal de Seguridad. Valga señalar que no se admitirá la entrada al recinto de no contar con su cédula vigente y en buenas condiciones. Sólo después de la validación realizada con equipo PDA, se procederá a asociar la correspondiente pulsera para el acceso al recinto, la que deberá ser portada en lugar visible en todo momento. 5. Ingreso de Proveedores: Para el ingreso de proveedores a nuestro recinto se dispondrá de un botón especial en las PDA a través del cual se seleccionará la empresa que pretende acceder para la entrega de productos. La base de datos de proveedores autorizados deberá mantenerse actualizada por el encargado de Bodega, aun cuando en una primera instancia la carga será efectuada por el área de Sistemas. Personal de seguridad validará mediante carnet de identidad y copia de Guía de despacho y/o factura el ingreso de las personas a cargo del despacho, de las cuales quedará un registro de quien ingresa; a continuación, se asociará la correspondiente pulsera de control de acceso. 6. Ingreso a Oficina de Partes: Este tipo de ingreso es para personas que vienen exclusivamente a entregar o retirar documentos al recinto (entiéndase Facturas, Notificaciones de instituciones, Sobres con entradas, Visitas de fiscalizadores, etc.). Personal de Seguridad avisará en forma telefónica o radial a nuestra recepcionista de Administración, la cual podrá autorizar el ingreso. Una vez autorizado, se realizará una acreditación con equipo PDA registrando los datos de la cédula de identidad. Posteriormente, se procederá a asociar la correspondiente pulsera para el acceso al recinto. Adicionalmente, se deben considerar las siguientes disposiciones generales: Toda persona que ingrese al recinto deberá cumplir las normas y reglas de seguridad vigentes dentro de las instalaciones, además tendrá la obligación de portar permanentemente y sin excepción su credencial de identificación o pulsera de acceso. Asimismo, todos deben realizar la respectiva validación al momento de la salida del recinto. 4 Emitido: PROCEDIMIENTO “CONTROL ACCESO AL RECINTO” Revisión: Vigencia: Quienes sean sorprendidos circulando en las instalaciones sin dichos elementos deberán salir del recinto, lo que será evaluado exclusivamente por el Jefe de Seguridad. Asimismo, y ante actos que atenten contra las disposiciones de orden, higiene y seguridad que rigen el recinto de Movistar Arena, la Administración podrá efectuar la suspensión de acceso al lugar en forma indefinida mediante un bloqueo de su cédula a través del sistema de control. Finalmente, el personal de seguridad podrá efectuar la revisión de las pertenencias de acuerdo a las facultades legales vigentes. En caso de oposición de la persona, se dará cuenta a su Jefe Directo (si se trata de un trabajador) o a Carabineros de Chile / PDI para cumplir con el procedimiento establecido. Al retirarse del recinto, funcionarios de seguridad podrán efectuar la revisión de sus pertenencias, de acuerdo a las facultades consignadas en la Directiva de Funcionamiento del recinto, aprobada y vigente para los casos allí precisados; en caso de oposición de la persona al registro de las pertenencias, se dará cuenta a su Jefe Directo y de lo contrario se comunicará a Carabineros de Chile o PDI para en el procedimiento contemplado en la Directiva ya mencionada. En todo caso, todo proceso de revisión deberá ajustarse a criterios de legalidad, en especial al respeto de las garantías constitucionales y derechos fundamentales del trabajador en su contenido esencial. Las visitas deberán cumplir la misma normativa del personal de oficinas. Al visitante no le está permitido ingresar a áreas restringidas, por lo que en caso de realizarlo será responsabilidad del personal interno a cargo, informar a los estamentos involucrados y a Seguridad de planta de la respectiva autorización. 6. HISTORIAL DE CAMBIOS FECHA Diciembre 2018 RESPONSABLE CARGO VERSIÓN MOTIVO DEL CAMBIO Nuevo procedimiento 5