manual de procedimientos para determinar

ESTADO LIBRE ASOCIADO DE PUERTO RICO
DEPARTAMENTO DE EDUCACIÓN
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
PARA DETERMINAR COMPARABILIDAD
ENTRE ESCUELAS DEL DEPARTAMENTO
DE EDUCACION DE PUERTO RICO
No Child Left Behind Act of 2001
Sección 1120A(c)
Área de Planificación y Desarrollo Educativo
PO Box 190759, San Juan PR 00919-0759
Febrero de 2011
Procedimientos para determinar comparabilidad entre escuelas Título I del DEPR
Guía de Cumplimiento para Puerto Rico
TABLA DE CONTENIDO
Página
1.0
Introducción …………………………………………………………………….
3
2.0
Requisitos y disposiciones aplicables …………………………………………
4
3.0
Definiciones ……………………………………………………………………
5
4.0
Siglas ……………………………………………………………………………
7
5.0
Perspectiva General de la estructura del DEPR ……………………………
7
6.0
Comparabilidad aplicable al DEPR ……….…………………………………
8
7.0
Responsabilidad de cada Oficina ………………………………………………
9
8.0
Procedimiento para Calcular Comparabilidad ………………………………
11
9.0
Calendario ………………………………………………………………………
17
2
Procedimientos para determinar comparabilidad entre escuelas Título I del DEPR
Guía de Cumplimiento para Puerto Rico
GUÍA DE CUMPLIMIENTO
1.0
Introducción
El propósito de este manual de procedimientos es proveer al Departamento de Educación
de Puerto Rico (DEPR) las políticas y los procedimientos necesarios para garantizar el
cumplimiento con el requisito de comparabilidad, según especificado en la sección
1120A(c) del No Child Left Behind Act, (NCLB), establecer un calendario del proceso,
describir las tareas necesarias para cumplir con el requisito de comparabilidad e
identificar las oficinas del DEPR responsables de dichas tareas.
El Título I, Parte A del NCLB (P.L. 107-110) requiere que las agencias locales de
educación (LEA, por sus siglas en inglés) provean servicios educativos comparables en
las escuelas que reciben fondos del programa Título I a los servicios ofrecidos en las
escuelas que no reciben fondos de dicho programa. Para que un LEA pueda recibir
fondos bajo el programa Título I tiene que demostrar que los fondos estatales y locales se
utilizan para proveer servicios en las escuelas que reciben fondos bajo este programa, que
en su totalidad, sean al menos comparables a los servicios que se brindan en escuelas que
no reciben fondos del Título I, Parte A [Sección 1120A(c)]. Si el LEA ofrece servicios a
todas sus escuelas con fondos del programa Título I, Parte A, el LEA deberá usar los
fondos estatales y locales para ofrecer servicios que sean sustancialmente comparables en
cada escuela. Un LEA puede cumplir con los requisitos a base de nivel de grados o a base
del distrito en su totalidad.
Este manual provee los procedimientos para cumplir con este requisito y mantener los
documentos de apoyo correspondientes. El mismo incluye:

El calendario de actividades para demostrar comparabilidad;

Las oficinas responsables de realizar cada tarea dentro del proceso de determinación
de comparabilidad ;

La medida y el proceso utilizado para determinar comparabilidad; y

Una descripción del ajuste necesario para lograr que todas las escuelas sean
comparables.
Todos los datos y documentos de apoyo correspondientes al cálculo de comparabilidad
deberán archivarse en la Oficina de Planificación del DEPR. Así mismo todos los datos y
3
Procedimientos para determinar comparabilidad entre escuelas Título I del DEPR
Guía de Cumplimiento para Puerto Rico
documentos de apoyo correspondientes a los ajustes realizados para hacer las escuelas
comparables deberán archivarse en la Secretaria Auxiliar de Recursos Humanos. Estos
documentos deberán demostrar que los servicios ofrecidos con fondos estatales a todas
las escuelas cumplen con el requisito de comparabilidad.
2.0
Requisitos y disposiciones aplicables
El DEPR deberá garantizar que los fondos disponibles bajo el programa Título I, Parte A
del NCLB se utilicen para ofrecer servicios adicionales a los servicios regulares que
normalmente se provee a los estudiantes participantes. Se deberá cumplir con los tres
requisitos fiscales relacionados con los gastos de fondos estatales regulares, a saber:

Mantener el esfuerzo fiscal con fondos estatales;

Proveer servicios a escuelas que reciben fondos del programa Título I, Parte A con
fondos estatales que sean al menos comparables a los servicios provistos en las escuelas
que no reciben fondos de dicho programa, o si un LEA ofrece servicios a todas sus
escuelas con fondos el programa Título I, Parte A, el LEA deberá usar fondos estatales y
locales para proveer servicios que sean sustancialmente comparables en cada escuela; y

Usar fondos del programa Título I, Parte A para complementar, no suplantar fondos
regulares no federales.
En términos generales, las disposiciones del requisito de comparabilidad aplicables al
DEPR son las siguientes:

El DEPR deberá documentar los procedimientos utilizados para determinar
comparabilidad. Esto incluye el procedimiento por escrito, la matrícula que lo apoya y
datos de las asignaciones de recursos estatales.

Ya que las escuelas del DEPR que no reciben fondos del programa Título I, Parte A son
estadísticamente insignificantes, menos del 1%, el DEPR y el Departamento de
Educación Federal (USDE) acordaron que se considerará que el DEPR da servicios a
todas las escuelas con fondos del programa Título I, Parte A. Por lo tanto, el DEPR
deberá usar fondos estatales para proveer servicios que sean sustancialmente comparables
en cada escuela.

El requisito de comparabilidad se demostrará mediante la proporción de estudiantes por
maestros básicos, basándose en cada nivel de grado. En este caso, una escuela se
considerará comparable si la proporción de estudiantes por maestros básicos cae dentro
4
Procedimientos para determinar comparabilidad entre escuelas Título I del DEPR
Guía de Cumplimiento para Puerto Rico
del rango establecido, entre 90 y 110 por ciento, de la proporción de estudiantes a
docentes maestros en el nivel de grado al que pertenece.
3.0

Si no es comparable, el ajuste de maestros básicos debe hacerse lo antes posible en el año
escolar.

El requisito de comparabilidad deberá demostrarse entre escuelas con el mismo nivel de
grado.

Se permite la agrupación por tamaño dentro de un nivel de grado si la escuela con más
estudiantes tiene por lo menos dos veces la cantidad de estudiantes que la escuela con
menos estudiantes..

Las escuelas con una matrícula de menos de 100 estudiantes están exentas de cumplir con
requisito de comparabilidad.
Definiciones
Las siguientes definiciones son aplicables a este manual de procedimientos:
1. Comparabilidad- Requisito establecido en la sección 1120A(c) del NCLB el cual
establece que una escuela puede recibir fondos del programa Título I, Parte A sólo si
los fondos estatales y locales se utilizan para proveer servicios en las escuelas que
reciben fondos bajo dicho programa, que en su totalidad, sean al menos comparables
a los servicios que se brindan en escuelas que no reciben fondos del Título I, Parte A.
Si el LEA ofrece servicios a todas sus escuelas con fondos del programa Título I,
Parte A, el LEA deberá usar los fondos estatales y locales para ofrecer servicios que
sean sustancialmente comparables en cada escuela. [Sección 1120A(c)]
2. Maestros básicos – Maestros sufragados con fondos estatales (en el caso de las
escuelas TAS o las que no reciben fondos del programa Titulo I, Parte A) o los
maestros estatales equivalentes (en el caso de las escuelas schoolwide) que ofrecen
las siguientes cinco (5) materias: ciencias, matemáticas, inglés, español y estudios
sociales.
3. Maestros estatales equivalentes – La cantidad de maestros cuyo puesto es sufragado
del fondo schoolwide y que a base de la proporción de fondos estatales (PFE)
asignados a cada escuela en relación al total de fondos schoolwide recibidos por la
escuela, se atribuye a que son pagados con fondos estatales.
5
Procedimientos para determinar comparabilidad entre escuelas Título I del DEPR
Guía de Cumplimiento para Puerto Rico
4. Escuelas TAS – Escuelas que reciben fondos del programa Título I, Parte A pero que
debido a que no cumplen con los requisitos establecidos en la NCLB para ser o no
han solicitado ser escuelas SW no tienen la flexibilidad de consolidar los fondos en
una sola cuenta contable. Por tal razón los maestros son sufragados ya sea con
cuentas estatales
5. Escuelas SW – Escuelas que reciben fondos del Programa Título I, Parte A y que
cumplen con los requisitos establecidos en la NCLB para consolidar los fondos
estatales y de ciertos programas federales en una sola cuenta contable. Esto provee la
flexibilidad fiscal de no tener que identificar el gasto incurrido a algún programa en
particular. Debido a esta flexibilidad en la escuela no existe una distinción entre lo
que son maestros sufragado con fondos estatales y maestros que son sufragado con
fondos federales.
6. Año escolar – Periodo de 10 meses que comienza en agosto de cada año y termina en
mayo del año siguiente.
7. M1– Formulario oficial de matrícula. El mismo refleja la matrícula hasta el último día
laborable del mes de agosto. Esta incluye a todos los estudiantes de 5 a 17 años
(inclusive) matriculados en escuelas con ofrecimiento académico. Para propósitos del
cálculo de comparabilidad únicamente se incluirá los estudiantes matriculados en los
grados PK hasta 12mo. Aquellos estudiantes clasificados como SGE, SGI SGS se
estarán excluyendo del total M1 debido a que los servicios que se le proveen a esta
población no son parte de la oferta básica educativa.
8. STAFF– Sistema de información administrado por la Oficina de Recursos Humanos
el cual contiene la información de personal relacionada a los empleados del
Departamento de Educación.
9. SIE – Sistema de información administrado por la Oficina de Planificación el cual
contiene la información de la M1, así como otra información relacionada a la
organización escolar de cada escuela pública.
10. Proporción – Medida estadística que establece la relación que existe entre cantidades
medibles.
11. Nivel de grado – Grupo de escuelas con ofrecimientos académicos similares. El nivel
de grado responde directamente a la estructura organizacional establecida por el
DEPR.
6
Procedimientos para determinar comparabilidad entre escuelas Título I del DEPR
Guía de Cumplimiento para Puerto Rico
12. Proporción de estudiantes por maestros básicos – Consiste en un valor que indica,
en promedio, cuantos estudiantes matriculados hay por cada maestro básico, ya sea a
nivel de la escuela o a nivel de grado. Este es el método utilizado por el DEPR para
realizar los cálculos para determinar si se cumple con el requisito de comparabilidad.
4.0
Siglas
1. SIE – Sistema de Información Estudiantil
2. STAFF – Sistema de Recursos Humanos y Nómina
3. SEA – Agencia Estatal de Educación
4. LEA – Agencia Local de Educación
5. TAS – “Target Assistance School”
6. SW – “Schoolwide Schools”
7. NCLB – “No Child Left Behind Act of 2001”
8. DEPR – Departamento de Educación de Puerto Rico
9. USDE – Departamento de Educación Federal
10. PFE – Proporción de Fondo Estatales
5.0
Perspectiva general de la estructura del DEPR
El DEPR es un sistema unitario y se desempeña como SEA y LEA a la vez. El DEPR
está compuesto por cuatro niveles operacionales: Nivel Central (incluye la Oficina de
Asuntos Federales), Regiones, Distritos y Escuelas. Debido a su estructura interna, las
actividades de Título I, Parte A se realizan en todos los niveles operacionales. Por lo
general, las funciones a nivel de SEA se realizan en el nivel central. Las funciones
programáticas a nivel de LEA se llevan a cabo a nivel central, de distrito y de escuela.
Las funciones administrativas de LEA, como por ejemplo compras, manejo de inventario
y contabilidad, se realizan a nivel central y regional.
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Procedimientos para determinar comparabilidad entre escuelas Título I del DEPR
Guía de Cumplimiento para Puerto Rico
Relación entre los niveles del DEPR que intervienen en el proceso del cálculo de
Comparabilidad
Oficina del Secretario de
Educación
Oficina de Asuntos
Federales
Secretaría Auxiliar de
Planificación y
Desarrollo Educativo
Sub-Secretario de
Administración
Oficina de
Presupuesto
Secretaría Auxiliar
de Recursos
Humanos
Nivel Central
Escuelas
(Aproximadamente
1,500)
Regiones
(7)
NOTA: Diagrama 1: Relación entre los niveles del DEPR que intervienen en el
proceso del cálculo de Comparabilidad. El diagrama que aparece arriba muestra la
relación entre las diferentes oficinas del sistema del DEPR que intervienen en el proceso
del cálculo de Comparabilidad. El nivel central se compone de las siguientes oficinas:
Oficina del Secretario de Educación, Subsecretaría de Administración, y la Oficina de
Asuntos Federales.
6.0
Comparabilidad, aplicable al DEPR
El concepto de comparabilidad requiere que las LEA ofrezcan servicios educativos a
escuelas que reciben fondos del programa Título I, Parte A comparables a los servicios
provistos a escuelas que no reciben fondos de dicho programa. Sin embargo, como se
considera que el DEPR da servicios a todas las escuelas con fondos del programa Título
I, Parte A el DEPR deberá usar fondos estatales y locales para proveer servicios que, en
conjunto, sean sustancialmente comparables en cada escuela según requiere la Sección
1120A(c) del NCLB.
Llevar a cabo el cálculo de comparabilidad es un pre-requisito anual para recibir fondos
del programa Título I, Parte A, ya que los mismos se asignan cada año. Según la Guía No
Reglamentaria de Asuntos Fiscal del Programa Titulo I, emitida por el USDE y revisada
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Procedimientos para determinar comparabilidad entre escuelas Título I del DEPR
Guía de Cumplimiento para Puerto Rico
en febrero de 2008, las escuelas con una matrícula con menos de 100 estudiantes NO se
consideran al determinar si se cumple o no con el requisito de comparabilidad. La
Oficina de Planificación del DEPR deberá validar la M1 para garantizar que la matrícula
estudiantil sea correcta. Así mismo la Secretaria Auxiliar de Recursos Humanos deberá
validar los maestros básicos incluidos en STAFF para garantizar que la información sea
correcta.
Existen varias maneras para determinar si se cumple con el requisito de comparabilidad.
La Guía No Reglamentaria de Asuntos Fiscales del Programa Titulo I establece el uso de
cualquiera de las siguientes medidas para lograr este objetivo:




Proporción de estudiantes por maestros básicos;
Proporción de estudiantes por sueldo de maestros básicos;
Gasto por estudiante; o
Un plan de asignación de recursos basado en características de los estudiantes, como
por ejemplo: nivel de pobreza, competencia limitada en inglés o discapacidad, etc.
De los métodos mencionados anteriormente, el DEPR aplicará el método de proporción
de estudiantes por maestros básicos. Dicho método será explicado con mayor detalle en la
siguiente sección. La utilización de este método para el cálculo de comparabilidad puede
ser sustituida por cualquier a de los otros métodos validos, según sea necesario. De ser
necesario, el DEPR comparará las escuelas por nivel de grado y por tamaño de grupos.
Al determinar comparabilidad [Sección 1120A(c) (2) (B) y (C)], el DEPR no tiene que
incluir cambios no predecibles en la matrícula estudiantil ni en la asignación de personal
que ocurran después de comenzado el año escolar.
7.0
Responsabilidades de cada Oficina
La Oficina de Planificación es la principal responsable de asegurar que el DEPR cumpla
con el requisito de comparabilidad. Como parte del proceso para calcular comparabilidad
tiene que realizar las siguientes tareas:
1. Establecer los niveles de grados que se utilizarán para realizar el cálculo de
comparabilidad.
2. Certificar la M1 que será utilizara para el cálculo de comparabilidad.
3. Solicitar a la Oficina de Presupuesto la proporción de fondos estatales (PFE) en
relación al total de fondos schoolwide asignados a cada escuela SW.
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Procedimientos para determinar comparabilidad entre escuelas Título I del DEPR
Guía de Cumplimiento para Puerto Rico
4. Solicitar a la Secretaria Auxiliar de Recursos Humanos la base de datos de STAFF
que contenga los maestros básicos.
5. Determinar la cantidad de maestros estatales equivalentes en cada escuela
schoolwide.
6. Determinar la cantidad de maestros básicos por escuela.
7. Realizar el cálculo preliminar de comparabilidad y notificar a la Secretaria Auxiliar
de Recursos Humanos los resultados del mismo.
8. Solicitar a la Secretaría Auxiliar de Recursos Humanos la base de datos de STAFF
que contenga los maestros básicos, luego del movimientos realizado para hacer las
escuelas comparables.
9. Realizar el cálculo de comparabilidad final y certificar los resultados del mismo.
10. Notificar a la Oficina de Asuntos Federales, mediante la certificación de
comparabilidad, los resultados del cálculo de comparabilidad final.
La Oficina de Presupuesto es responsable de realizar las siguientes tareas:
1. Enviar a la Oficina de Planificación la proporción de fondos estatales (PFE) en
relación al total de fondos schoolwide asignados a cada escuela SW.
La Secretaría Auxiliar de Recursos Humanos es responsable de realizar las siguientes
tareas:
1. Enviar a la Oficina de Planificación la base de datos de STAFF que contenga los
maestros básicos. La base de datos debe ser extraída de STAFF en la misma fecha
que se certifico la M1 o en una fecha cercana. No debería haber de más de dos
semanas de diferencia entre la fecha de la M1 y la base de datos de STAFF. Esto
debido a que el cálculo de comparabildad es un “retrato” de la situación (tanto de la
cantidad de estudiantes como de maestros) en un punto en el tiempo, por lo que has
dos variables a ser utilizadas deben ser consistentes en el tiempo.
2. Solicitar a la Oficina de Planificación el resultado del cálculo preliminar de
comparabilidad.
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Procedimientos para determinar comparabilidad entre escuelas Título I del DEPR
Guía de Cumplimiento para Puerto Rico
3. Realizar los movimientos de maestros básicos entre escuelas necesarios para hacer
que todas las escuelas sean comparables.
4. Notificar mediante un comunicado a las escuelas, mediante las Regiones, el resultado
del cálculo de comparabilidad y los movimientos de maestros básicos que se estarán
realizando para hacer las escuelas comparables.
5. Solicitar a las Regiones la evidencia de que se le notifico a las escuelas el resultado
del cálculo de comparabilidad y los movimientos de maestros básicos necesarios para
hacer las escuelas comparables.
6. Enviar a la Oficina de Planificación la base de datos de STAFF que contenga los
maestros básicos, luego de haber realizado los movimientos necesarios para hacer las
escuelas comparables.
La Región es responsable de realizar las siguientes tareas:
1. Notificar a las escuelas el resultado del cálculo de comparabilidad y los movimientos
de maestros básicos necesarios para haces las escuelas comparables.
La Oficina de Asuntos Federales es responsable de realizar las siguientes tareas:
1. Solicitar a la Oficina de Planificación la certificación del resultado del cálculo final
de comparabilidad.
8.0
Procedimientos para Calcular Comparabildad
A. Proporción de fondos estatales (PFE) en escuelas SW
Para determinar la PFE estatales en las escuelas SW la Oficina de Presupuesto
realizará el siguiente procedimiento:
1. Extraerá de la distribución presupuestaria del fondo schoolwide las asignaciones
de fondos por escuela de cada programa que consolidado fondos en SW.
2. Para cada escuela, dividirá la cantidad de fondos provenientes del fondo estatal
entre el total de fondos schoolwide recibidos por la escuela.
PFE = Fondos estatales asignados a la escuela / Total de fondos schoolwide
asignados a la escuela
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Procedimientos para determinar comparabilidad entre escuelas Título I del DEPR
Guía de Cumplimiento para Puerto Rico
3. Enviará a la Oficina de Planificación una lista de todas las escuelas SW que
contenga la siguiente información:
a. Código de la escuela
b. Nombre de la escuela
c. Región a la cual pertenece la escuela
d. Distrito al cual pertenece la escuela
e. El PFE de la escuela
B. Maestros básicos por escuelas
Para determinar la cantidad de maestros básicos por escuelas la Oficina de
Planificación realizará el siguiente procedimiento:
1. Solicitará a la Oficina le Presupuesto la lista de las escuelas SW con la
información del PFE por cada una de ellas.
2. Solicitará a la Secretaria Auxiliar de Recursos Humanos la base de datos con la
información de los maestros básicos.
3. Segregará y totalizará por escuela cuantos maestros básicos tienen cada una de
ellas. Para las escuelas TAS y las que no reciben fondos del programa Titulo I,
Parte A esta es la cantidad de maestros básicos que se utilizará para propósitos del
cálculo de comparabilidad.
4. Para cada escuela SW se determinará cuántos maestros estatales equivalentes
tiene la escuela. Para esto se multiplicará el total de maestros básicos de la escuela
por el PFE de la escuela. Este resultado es la cantidad de maestros básicos por
escuela que se utilizará para propósito del cálculo de comparabilidad. Debido a
que la cantidad de maestros no pueden ser decimales se utilizará la regla de
redondeo de 0.5 para determinar el número entero de maestros básicos.
Maestros estatales equivalentes = (maestros básicos) x (PFE)
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Procedimientos para determinar comparabilidad entre escuelas Título I del DEPR
Guía de Cumplimiento para Puerto Rico
C. Niveles de grado
Para establecer los niveles de grado a ser utilizados en el cálculo de comparabilidad la
Oficina de Planificación realizará el siguiente procedimiento:
1. Preparará una lista de escuelas en la cual incluya la siguiente información:
a. Código de la escuela
b. Nombre de la escuela
c. Nivel de la escuela
d. M1 certificada de la escuela
2. Separará las escuelas que tienen menos de 100 estudiantes, según la M1. Estas
escuelas no formaran parte del cálculo de comparabilidad.
3. Agrupará las escuelas por nivel y las organizará en orden ascendente por la
cantidad de estudiantes.
4. Para todos los niveles que la escuela con más estudiantes sea al menos el doble de
la escuela con menos estudiantes se segregará en escuelas pequeñas y escuelas
grandes. Para determinar cuáles escuelas serán parte del grupo de escuelas
pequeñas y cuales serán parte del grupo de escuelas grandes se utilizará la
mediana.
Los niveles de grados que se establezcan deben responder a la organización de las
escuelas establecida por el DEPR. Para el año fiscal 2010-11 los niveles de grados
establecidos fueron los siguientes, aunque los mismos podrían variar de año en
año en la medida que se modifique la organización de las escuelas.












Elemental – Pequeñas
Elemental – Grandes
Intermedia – Pequeñas
Intermedia – Grandes
Superior – Pequeñas
Superior Grandes
13
Segundas Unidades – Pequeñas
Segundas Unidades – Grandes
Secundario – Pequeñas
Secundario – Grandes
Todos los grados
Excluidas
Procedimientos para determinar comparabilidad entre escuelas Título I del DEPR
Guía de Cumplimiento para Puerto Rico
D. Cálculo preliminar de comparabilidad
Para realizar el cálculo preliminar de comparabilidad la Oficina de Planificación
realizará el siguiente procedimiento:
1. Preparará una lista que contenga la siguiente información:
a. Código de la escuela
b. Nombre de la escuela
c. Nivel de grado al cual pertenece la escuela
d. M1 certificada de la escuela
e. Maestros básicos por escuela
2. Determinará el total de maestros básicos del nivel de grado (TMBNG). Esta
cantidad se obtiene sumando todos los maestros básicos de todas las escuelas del
nivel de grado.
3. Determinará el total de estudiantes del nivel de grado (TENG). Esta cantidad se
obtiene sumando todos los estudiantes (M1) de todas las escuelas del nivel de
grado.
4. Determinará la proporción de estudiante por maestro básico de cada escuela
(PEMBE). Esto se obtiene dividiendo el total de estudiantes (M1) de la escuela
entre el total de maestros básicos del a escuela.
PEMBE = M1 / maestros básicos
5. Determinará la proporción de estudiantes por maestros básicos del nivel de grado
(PEMBNG). Esto se obtiene dividiendo el total de estudiantes del nivel de grado
(TENG) entre el total de maestros básicos del nivel de grado (TMBNG).
PEMBNG = TENG / TMBNG
Para cada nivel de grado se establecerá un límite superior, el cual será el 110% del
PEMBNG, y un límite inferior el cual será el 90% del PEMBNG.
6. Para determinar si una escuela es comparable se comparará el PEMBE con el
PEMBNG del nivel de grado al cual pertenece. La escuela es comparable si su
PEMBE cae dentro del límite inferior y el límite superior del nivel del grado.
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Procedimientos para determinar comparabilidad entre escuelas Título I del DEPR
Guía de Cumplimiento para Puerto Rico
7. Se preparará una lista de las escuelas que no son comparables y se enviará a la
Secretaría Auxiliar de Recursos Humanos junto con la hoja de trabajo del cálculo
preliminar de comparabilidad.
E. Movimiento de maestros básicos para hacer las escuelas comparables y notificación
del resultado del cálculos de comparabilidad a las escuelas
Para realizar el movimiento de maestros básicos necesario para hacer las escuelas
comparables y notificar a las escuelas el resultado del cálculo de comparabilidad la
Secretaria Auxiliar de Recursos Humanos realizará el siguiente procedimiento:
1. Solicitará a la Oficina de Planificación el resultado del cálculo preliminar de
comparabilidad. Esto incluye la lista de las escuelas no comparables y la hoja de
trabajo en la cual se realizó el cálculo de comparabilidad.
2. Determinará la cantidad de maestros básicos que hay que añadir, en el caso de las
escuelas cuyo PEMBE sea mayor que el límite superior del PEMBNG al cual
pertenece, o remover, en el caso de las escuelas cuyo PEMBE sea menor que el
límite inferior del PEMBNG al cual pertenece.
a. Para esto se restará la cantidad de maestros básicos necesarios de la cantidad
de maestros básicos actuales que tiene la escuela.
Movimiento de maestro en escuela = maestros básicos necesarios – maestros
básicos actuales
b. Para determinar la cantidad de maestros básicos necesarios de una escuela se
dividirá el total de estudiantes de la escuela (M1) entre el PEMBNG al cual
pertenece la escuela.
Maestros básicos necesarios = M1 / PEMBNG
c. Para determinar la cantidad de maestros básicos que hay que mover en las
escuelas SW hay que tomar en consideración el factor de maestros básicos
equivalentes. Para esto la cantidad de maestros básicos necesarios y la
cantidad de maestros básicos actuales hay que dividirlas entre el PFE de la
escuela de modo que se convierta en maestros básicos reales y no los
equivalentes, tanto necesarios como actuales.
Maestros básicos necesarios reales = maestros básicos necesarios / PFE
15
Procedimientos para determinar comparabilidad entre escuelas Título I del DEPR
Guía de Cumplimiento para Puerto Rico
Maestros básicos actuales reales = maestros básicos actuales / PFE
3. Para validar que los movimientos de maestros básicos que se realizarán tendrá el
resultado de hacer todas las escuelas comparables, antes de identificar los
maestros que se moverán, se preparará un cálculo de comparabilidad con la
cantidad de maestros básicos por escuela asumiendo que los movimientos
indicados en el paso 2 se realizó. Esto debido que al mover los maestros básicos
de escuela en escuela podría resultar en que el PEMBNG cambie y alguna escuela
cuyo PEMBE haya estado bien cerca de cualquiera de los dos limites, superior o
inferior, y con el PEMBNG nuevo resulte que no sea comparable. En dicho caso
se tiene que realizar nuevamente este procedimiento hasta tanto todas las
escuelas resulten comparables.
4. Una vez determinado que los movimientos de maestros básicos resultará en que
las escuelas serán comparables, se identificará el maestro que será movido. Para
esto se utilizará las cartas circulares, reglamentos, convenios y cualquier otro
documento con fuerza de ley y dictamine como se tienen que realizar los
movimientos de personal en el DEPR.
5. Entregará a las Regiones una comunicación para cada escuela en la cual indicara
el resultado que tuvo su escuela en el cálculo de comparabilidad y el detalle del
movimiento de maestros básicos que se tiene que hacer para que la escuela sea
comparable, en el caso de que el resultado fue que no lo era.
6. La Región deberá entregar las cartas a las escuelas y obtener evidencia de dicha
entrega mediante un acuse de recibo. Dicha evidencia será sometida a la
Secretaria Auxiliar de Recursos Humanos.
7. Una vez notificado los movimientos de maestros básicos, la Región registrará en
STAFF dichos movimientos.
8. La Secretaria Auxiliar de Recursos Humanos extraerá la base de datos de STAFF
con la información de los maestros básicos por escuela y la someterá la misma a
la Oficina de Planificación junto con un comunicado que indique que los
movimientos de maestros básicos necesarios para que las escuelas sean
comparables se realizaron.
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Procedimientos para determinar comparabilidad entre escuelas Título I del DEPR
Guía de Cumplimiento para Puerto Rico
F. Cálculo final de comparabilidad
Para realizar el cálculo final de comparabilidad la Oficina de Planificación realizará el
siguiente procedimiento:
1. Solicitará a la Secretaria Auxiliar de Recursos Humanos la base de datos de
STAFF que contenga los maestros básicos luego de haberse realizado los
movimientos de necesarios para que las escuelas sean comparables.
2. Realizará los mismos procedimientos descrito en el Cálculo preliminar de
comparabilidad.
3. Notificará a la Oficina de Asuntos Federales, mediante una certificación, el
resultado final del cálculo de comparabilidad.
9.0
Calendario
Este calendario detalla mes por mes la tarea específica a realizarse para cumplir con el
requisito de comparabilidad.
Julio (Comienzo del año fiscal)
La Oficina de Presupuesto someterá a la Oficina de Planificación la proporción de fondos
estatales (PFE) en relación al total de fondos schoolwide asignados a cada escuela SW.
Agosto (Comienzo de clases)
El último día de clases del mes de agosto es la fecha de corte para el cálculo oficial de la
matrícula (M1).
Octubre
La Secretaria Auxiliar de Recursos Humanos someterá a la Oficina de Planificación la
base de datos de STAFF con los maestros básicos por escuela.
La Oficina de Planificación realizará el cálculo preliminar de comparabilidad y someterá
su resultado al a Secretaria Auxiliar de Recursos Humanos..
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Procedimientos para determinar comparabilidad entre escuelas Título I del DEPR
Guía de Cumplimiento para Puerto Rico
Octubre – Noviembre
La Secretaría Auxiliar de Recursos Humanos analizará el resultado del cálculo preliminar
de comparabilidad e identificará los movimientos de maestros básicos necesarios para
hacer las escuelas comparables.
Diciembre
La Secretaría Auxiliar de Recursos Humanos notificara a las escuelas, mediante las
Regiones, el resultado del cálculo de comparabilidad y los movimientos de maestros
básicos necesarios para hacer las escuelas comparables.
Las Regiones entrar los movimientos de maestros básicos necesarios en STAFF.
La Secretaría Auxiliar de Recursos Humanos someterá a la Oficina de Planificación la
base de datos de STAFF con los maestros básicos por escuela.’
La Oficina de Planificación realizará el cálculo final de comparabilidad y someterá el
resultado final, mediante una certificación, a la Oficina de Asuntos Federales.
Enero
La Unidad de Monitoria de la Oficina de Asuntos Federales realizará una monitoria sobre
la implementación de las políticas y de los procedimientos para cumplir con el requisito
de comparabilidad.
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