Desarrollo de Competencias Digitales Hoja de cálculo Microsoft Excel 2016 Miquel Mazuque Periz ÍNDICE: 1. 2. 3. 4. 5. 6. Uso de la aplicación........................................................................................................ 1 1.1. Primeros pasos .................................................................................................... 1 1.2. Configuración del entorno ................................................................................... 9 Operaciones básicas ..................................................................................................... 11 2.1. Insertar datos .................................................................................................... 11 2.2. Editar datos ....................................................................................................... 12 2.3. Seleccionar celdas ............................................................................................. 13 2.4. Borrar el contenido de las celdas........................................................................ 14 2.5. Filas y columnas ................................................................................................ 14 2.6. Duplicar y mover celdas ..................................................................................... 16 2.7. Facilitar la entrada de datos ............................................................................... 17 2.8. Buscar y Reemplazar .......................................................................................... 19 2.9. Ordenar datos ................................................................................................... 21 2.10. Hojas de cálculo ............................................................................................. 22 Formato ....................................................................................................................... 23 3.1. Formatos de número ......................................................................................... 23 3.2. Formatos de letra .............................................................................................. 26 3.3. Alineación y orientación .................................................................................... 27 3.4. Añadir bordes y color de fondo .......................................................................... 28 3.5. Copiar formatos entre celdas ............................................................................. 28 Cálculos ....................................................................................................................... 29 4.1. Fórmulas simples ............................................................................................... 29 4.2. Mensajes de error ............................................................................................. 30 4.3. Referencias a celdas .......................................................................................... 31 4.4. Funciones .......................................................................................................... 32 4.5. Revisar los cálculos ............................................................................................ 37 Gráficos ....................................................................................................................... 38 5.1. Crear un gráfico para el análisis de datos ............................................................ 38 5.2. Modificar un gráfico .......................................................................................... 39 5.3. Duplicar, mover y eliminar un gráfico ................................................................. 39 Impresión .................................................................................................................... 40 1. USO DE LA APLICACIÓN 1.1. 1.1.1. PRIMEROS PASOS Abrir la aplicación Para abrir la aplicación Excel, en el igual que para abrir cualquier otra aplicación, se utiliza el botón INICIAR. Si no aparece en la lista de aplicaciones, buscadla con la opción Todas las aplicaciones. Si tenéis que utilizar a menudo esta aplicación, podéis crear un acceso directo en la Barra de tareas: una vez encontrada, la clicáis (con el botón derecho del ratón) y escogéis la opción Más - Anclar a la Barra de Tareas. 1.1.2. La ventana de Excel Una vez abierta la aplicación, pide qué plantilla queréis usar para crear el nuevo documento; podéis escoger una de las plantillas que ofrece o, si queréis un documento en blanco, escoged la primera plantilla: Libro en blanco. Aparece la pantalla de Excel, con un libro de trabajo (Libro1) que contiene 1 hoja (Hoja1): 1 La interface de Excel 2016 es muy parecida a la de las versiones 2010 y 2013. Presenta muchos cambios respecto a la versión 2003: la barra de menús, las barras de herramientas y la mayoría de subventanas de tareas han sido substituidas por la Barra de Herramientas de Acceso Rápido y la Cinta de Opciones. Respecto a la versión 2007, el cambio principal es la sustitución del Botón de Microsoft Office por la ficha Archivo. Algunas partes de la ventana mantienen las mismas funcionalidades que en versiones anteriores: Barra de Título: contiene el nombre de la aplicación, el del documento y los botones para minimizar, maximizar y cerrar la aplicación. Barras de Desplazamiento: Permiten ver las diferentes partes del documento. Barra de Estado: Muestra información. Botones de Vistas: Permiten indicar qué vista del documento queremos tener. Zoom: Barra que nos permite indicar el porcentaje de visualización del documento. Hay dos elementos específicos de la ventana de Excel: Cuadro de Nombres: este cuadro está situado a la izquierda de la ventana; nos permite identificar la celda activa. Barra de Fórmulas: está situada a la derecha del cuadro de nombres y muestra el contenido de la celda activa. Respecto a la versión 2003, encontramos las novedades en la parte superior: Barra de Herramientas de Acceso Rápido: Contiene botones usados frecuentemente. Esta barra se puede personalizar con el último botón: 2 Cinta de opciones: Contiene las opciones, agrupadas según la tarea a hacer. Fichas: En cada ficha hay herramientas necesarias para tareas concretas. Grupos: Cada ficha se divide en grupos, es decir, en subtareas. Botones de comando: Realizan una tarea concreta. Indicador de cuadro de diálogo: Aparece en algunos grupos y da acceso a un cuadro de diálogo que proporciona más opciones relacionadas con el grupo. Dependiendo de lo que se esté haciendo, aparecen nuevas fichas (fichas contextuales) con las opciones necesarias para lo que se está haciendo. Inicialmente tendréis sólo una hoja de cálculo (en las versiones anteriores había 3) pero podréis pedir tantos como necesitéis. En principio las hojas de cálculo se llaman de forma genérica Hoja1, Hoja2, Hoja3... Más adelante veréis la manera de cambiar este nombre. Cada hoja de cálculo está constituida por un conjunto de filas y columnas. El número de columnas (cada una se nombra con una o más letras, comenzando por la A) y de filas (cada una se nombra con un número comenzando por el 1) es ilimitado. La intersección entre una fila y una columna se llama celda, y aquí se almacena la información. La forma de nombrar una celda es con la letra de la columna y el número de la fila. Así, la celda H4 es la intersección de la columna H con la fila 4. Llamamos celda activa a la celda seleccionada. 1.1.3. Cerrar un libro o la aplicación Para cerrar un documento seleccionad la opción Cerrar de la ficha Archivo. Si habéis hecho alguna modificación después de la última vez que guardasteis, os preguntará si queréis guardar estos cambios. També podéis usar el botón de la Barra de Título pero, si sólo tenéis un libro abierto, cerrará la aplicación. 1.1.4. Abrir libros de hojas de cálculo existentes Hay tres maneras de abrir una hoja de cálculo existente: - Sin abrir la aplicación (la abrirá automáticamente): Localizad el documento (abriendo carpetas o con la opción Explorador de archivos del botón INICIAR) y, una vegada encontrado, le hacéis un doble clic. 3 - Abriendo primero la aplicación: Utilizad la opción Abrir de la ficha Archivo. Clicad sobre el botón de la Barra de Herramientas de Acceso Rápido. Si utilizáis una de las dos últimas opciones, aparecerá la ventana Abrir con varias opciones para buscar el documento: Recientes: muestra los documentos abiertos recientemente. OneDrive: muestra los documentos que tenéis en la nube de Microsoft. Este PC: muestra los documentos que tenéis en la carpeta Documentos. Agregar un sitio: permite añadir, a esta ventana, una ubicación concreta de vuestro disco duro o de la red. Examinar: abre el cuadro de diálogo Abrir, donde podréis buscar el documento en las diferentes unidades y carpetas, mediante el panel de exploración de la izquierda. En la parte inferior podéis especificar qué archivos han de verse en esta ventana (todos, sólo los de Excel, sólo plantillas,…). Una vez encontrado el documento, hacedle clic encima para que quede resaltado en azul y, después, haced clic sobre el botón Abrir. Lo podéis hacer más rápido haciendo un doble clic en el documento. Ya podéis trabajar con el documento y hacer todos los cambios que queráis. Podéis abrir diversos libros de hojas de cálculo sin necesidad de cerrar los que están abiertos. Esto os permitirá comparar o intercambiar información entre ellos. Los libros abiertos se pueden ver y activar en la Barra de Estado de Windows. Si queréis ver todos los documentos en el mismo tiempo, podéis clicar el botón Organizar todo en el grupo Ventana (ficha Vista). La aplicación reducirá el tamaño de los documentos de manera que se puedan visualizar todos en el mismo tiempo. Cuando queráis ver sólo uno, será suficiente con maximizar su ventana. 4 1.1.5. Crear un nuevo libro de hojas de cálculo En cualquier momento podéis pedir un libro nuevo, con la opción Nuevo de la ficha Archivo o clicando el botón de la Barra de Herramientas de Acceso Rápido. Si se pide por el botón , crea un documento nuevo sin preguntar nada. Si se pide por la ficha Archivo, os preguntará qué plantilla que queréis usar: Por defecto, Excel utiliza la plantilla Libro en blanco. Una plantilla es un documento preparado para una tarea específica, por ejemplo, un presupuesto. Escogiendo una plantilla os podéis ahorrar trabajo. Una vez escogida la plantilla, normalmente aparece una ventana con información. En la parte superior tenéis un campo para buscar plantillas en línea y unos temas sugeridos. 5 1.1.6. Guardar un libro en el disco duro o en un USB Todo lo que habéis escrito en el documento está guardado en memoria RAM y, por tanto, si desconectáis el ordenador, o si se quedara sin corriente eléctrica o si se produce algún error de sistema, todo lo que habéis hecho se pierde y no hay manera de recuperarlo. Para evitar esta pérdida tenéis que guardar el trabajo en el disco duro o en un USB. Es aconsejable guardar a menudo el documento si no queréis perder el trabajo. Para guardar, seleccionad la opción Guardar de la ficha Archivo o clicad el botón de la Barra de Herramientas de Acceso Rápido. La primera vez que guardéis el documento, aparece la ventana Guardar como (en realidad, si es la primera vez que se guarda el documento, es indiferente usar la opción Guardar o la opción Guardar como) con varias opciones: OneDrive: para guardar en la nube de Microsoft. Este PC: para guardar en la carpeta Documentos. Agregar un sitio: permite añadir, a esta ventana, una ubicación concreta de vuestro disco duro o de la red. Examinar: abre el cuadro de diálogo Guardar como, que pide el nombre que le queréis dar (lo tenéis que escribir en Nombre de archivo) y dónde lo queréis guardar (lo indicáis con el explorador de la izquierda). Con la opción Opciones generales del botón Herramientas, podéis activar la copia de seguridad y poner contraseña. Otras opciones, como que guarde automáticamente cada cierto tiempo, las podéis pedir con la opción Opciones de la ficha Archivo. A partir de ahora, cada vez que volváis a guardar, ya no preguntará nada porque el documento ya tiene nombre y sabe dónde ha de guardarlo. 6 1.1.7. Guardar un libro con un nombre, ubicación o formato diferente Si queréis guardar el documento con otro nombre o en otra carpeta o en un USB, los pasos que han de seguirse son: 1. Seleccionad la opción Guardar como de la ficha Archivo. De esta manera volverá a aparecer el cuadro de diálogo de Guardar. 2. Con la opción Guardar en del cuadro de diálogo, indicad dónde queréis guardar la copia. Si se quiere guardar la copia en un USB, seleccionad la unidad Disco extraíble. 3. Si queréis guardar el archivo con otro nombre, en la opción Nombre de archivo, poned el nuevo nombre. 4. Finalmente haced clic sobre el botón Guardar y habréis finalizado la copia. Hay que tener en cuenta que ahora tenéis dos copias del mismo documento. Normalmente se usa este procedimiento para guardar una copia de seguridad. Cuando acabéis el trabajo con el documento, guardadlo (en el disco duro) y después seleccionad Guardar como para tener una copia en otro soporte. Un libro se puede guardar con otro formato para poder abrirlo desde otras aplicaciones. Para guardar un libro con otro formato, se utiliza la misma opción (Guardar como). El tipo que aparece por defecto es Libro de Excel. Para cambiar el formato, desplegad la opción Tipo y seleccionad el formato correspondiente según cómo queráis guardar el documento. Si habéis creado un libro y queréis que sea una plantilla, escogeréis la opción Plantilla de Excel en la opción Tipo. Excel asignará la extensión .xltx al libro. 7 1.1.8. Usar las funciones de ayuda de la aplicación Podéis pedir ayuda a la aplicación con la tecla de función F1 o con el botón que encontraréis en la parte superior derecha de la ventana de la ficha Archivo. Al pedir ayuda, aparece un menú de temas y, en la parte superior, un campo donde podéis escribir lo que estáis buscando. Con el botón podéis volver a esta pantalla. También disponéis de la ayuda selectiva. En los cuadros de diálogo encontraréis, en la parte superior derecha, el botón que os conecta al web de ayuda de Microsoft. Una opción de ayuda nueva en Office 2016 es el campo . Lo encontraréis a continuación de la ficha Vista. En el ejemplo hemos escrito “guardar documento” y muestra las opciones que pueden utilizarse y da acceso a la ayuda sobre el tema. 8 1.2. CONFIGURACIÓN DEL ENTORNO 1.2.1. Utilizar el zoom El zoom es la herramienta que permite aumentar o disminuir la vista del documento. Tenéis dos sitios donde podéis determinar el porcentaje de visualización: En la Barra de Zoom ( ),a la derecha de la Barra de Estado. Clicando sobre el 100% que tenéis a su izquierda, mostrará el cuadro de diálogo de zoom. En el grupo Zoom de la ficha Vista: o Con el botón Zoom mostrará el cuadro de diálogo de zoom para indicar el porcentaje de ampliación/reducción. o El botón 100% mostrará el documento a tamaño real. o El botón Ampliar selección hará una ampliación del 400%. 1.2.2. Inmovilizar y movilizar paneles (filas y/o columnas de títulos) Las hojas pueden contener muchos datos y, por tanto, no siempre podréis verlos todos en pantalla a la vez. Imaginad que tenéis una tabla que recoge el resultado de 100 pruebas hechas a 150 alumnos: En pantalla sólo veis hasta la prueba 12 (columna M) y hasta el alumno de la fila 14. Si utilizáis las barras de desplazamiento para ver datos situados más a la derecha y/o más abajo, perderéis de vista los títulos (la primera fila y la primera columna). Por ejemplo, no se puede saber de quién es ni de qué prueba la puntuación de la celda R15. Para evitar perder de vista los títulos, podéis inmovilizar la fila o filas y la columna o columnas de títulos con las opciones del botón Inmovilizar (grupo Ventana de la ficha Vista): Inmovilizar fila superior: sólo la primera fila. Inmovilizar primera columna: sólo la primera columna. Inmovilizar paneles: inmoviliza filas y columnas a la vez. Hay que seleccionar, primero, la primera celda que se desplazará. 9 En el ejemplo anterior, seleccionaríais la celda B2 y, entonces, la primera fila y la primera columna quedarían fijadas. Al desplazaros, veis que la puntuación de la celda R15 es de la prueba 17 de Albert M. 1.2.3. Modificar las preferencias de la aplicación La opción Opciones de la ficha Archivo permite visualizar y modificar las preferencias de la aplicación: qué ha de verse, dónde y cómo guardar, cómo imprimir,… Las diferentes opciones están clasificadas por temas (a la izquierda). Es conveniente echar un vistazo para ver si alguna de las opciones nos puede ser útil modificarla. 10 2. OPERACIONES BÁSICAS 2.1. INSERTAR DATOS Cuando se introduce un dato en una hoja de cálculo, queda almacenado en la celda activa, la referencia de la cual se visualiza en el cuadro de nombres (en la imagen, la celda activa es la B3). Hay diferentes maneras de activar una celda de la hoja de cálculo; en la mayoría de los casos se utilizará el ratón, pero también podéis hacer algunos de los desplazamientos más habituales con el teclado: Flechas de desplazamiento: activan la celda situada a la izquierda, derecha, encima o debajo de la celda activa. Tabulador: activa la celda situada a la derecha de la celda activa. Mayúsculas + Tabulador: activa la celda situada a la izquierda. Intro: esta tecla se utiliza para aceptar la introducción de un dato en la celda activa; provoca, además, la activación de la celda inferior. Inicio: activa la primera celda de la fila activa. Control + Inicio: activa la celda A1 de la hoja activa. AvPág: activa la misma celda de la pantalla siguiente. RePág: activa la misma celda de la pantalla anterior. Control + AvPág: activa la siguiente hoja de cálculo. Control + RePág: activa la hoja de cálculo anterior. Para activar una celda de otra hoja, se ha de activar la hoja haciendo clic en la etiqueta. En una celda podéis insertar diferentes tipos de valores: Texto: conjunto de caracteres alfanuméricos (letras, números y símbolos). Es texto todo aquello que no se puede interpretar como número, fecha o fórmula. Podéis poner hasta 32.000 caracteres dentro de una celda. Números: Podéis usar los caracteres 1 2 3 4 5 6 7 8 9 0 - + . , ( ) / % € E e. Los números negativos han de ir precedidos del signo menos (-) o ir entre paréntesis. Hay que tener en cuenta que si ponéis un número con el simbol de porcentaje (10%), en el calcular no operará con 10 sino con 0,1. Si queréis que un número lo trate como texto tenéis que poner un apóstrofe (') antes. Fechas y horas: Excel almacena los datos y horas como números seriales, comenzando por el 1 que corresponde en el 1 de Enero de 1900. Para entrar una fecha tenéis que escribir el día, mes y año separados por un guión (-) o la barra de dividir (/). Si entráis horas, minutos y segundos los separáis con dos puntos (:). Si ponéis fecha y hora en una celda los tenéis que separar con un espacio. Fórmulas: Una fórmula permite obtener valores de otros valores que ya existentes. 11 Para introducir datos en una celda, sólo hay que activarla y escribir el valor correspondiente. También lo podéis hacer situando el cursor en la barra de fórmulas o haciendo un doble clic sobre la celda. Una vez hayáis acabado de escribir, pulsad la tecla Intro para aceptar el dato o usad el botón El botón de la barra de fórmulas. o la tecla Esc anulan lo introducido. El valor introducido en una celda se visualiza en la barra de fórmulas si la celda está activada. Si se pulsa la tecla Intro, se pasa a la siguiente celda; por tanto, no se puede usar para hacer un salto de línea dentro de una celda. Para hacerlo, hay que presionar la combinación de teclas Alt + Intro. Los textos quedan alineados a la izquierda de la celda mientras que los números y las fechas lo hacen a la derecha de la celda. Después, mediante formatos, podréis alinear el contenido de la celda donde queráis. Si un número o fecha quedan alineados a la izquierda significa que no se ha introducido correctamente. La celda C1 contiene un 1 y una “O mayúscula”; aunque parece el número 10 no lo ha aceptado como tal y lo considera un texto. Lo mismo pasa en la celda C3 ya que la fecha escrita no existe. 2.2. EDITAR DATOS El contenido de una celda se puede modificar en cualquier momento seleccionándola y escribiendo el nuevo contenido. Si queréis modificar sólo una parte del contenido de una celda lo podéis hacer en la barra de fórmulas, haciendo un doble clic para entrar en la celda o con la tecla F2; una vez dentro, colocad el cursor allí donde queréis hacer la modificación. El botón Deshacer ( ) de la barra de acceso rápido se usa para volver atrás en las acciones que vais realizando. Si, por ejemplo, borráis una tabla, podéis volver a recuperarla. Podéis ir deshaciendo todo lo que habéis hecho desde la última vez que se ha guardado el documento. Igual que utilizáis el botón Deshacer para anular las últimas acciones, también encontraréis, en la barra de acceso rápido, el botón Rehacer ( ) que permite anular la acción de deshacer. 12 2.3. SELECCIONAR CELDAS Para seleccionar una celda tenéis que hacerle un clic. Sabréis que está seleccionada porque aparece un rectángulo más negro a su alrededor. Cada celda tiene un nombre según la letra de la columna y el número de fila donde está. Por ejemplo, en la imagen anterior, la celda seleccionada es la B2. Se define un rango de celdas como un conjunto de celdas. Los rangos se identifican por la celda inicial seguida de dos puntos y la celda final. Por ejemplo, el rango A5:A20 representa todas las celdas que hay entre la A5 y la A20, ambas incluidas. Para seleccionar un rango de celdas contiguas, haced un clic sobre la primera y, manteniendo pulsado el ratón, seleccionad el resto. En el ejemplo está seleccionado el rango B1:B4. Para seleccionar un rango de celdas no contiguas, pulsad la tecla Control a la vez que vais seleccionando los rangos separadamente. En este ejemplo, están seleccionados los rangos: A1:A3 y C3:C5. En cualquier selección siempre la primera celda queda en blanco y el resto pintadas. Si tecleáis un valor, se introducirá en la celda en blanco. Para seleccionar la hoja entera, clicad la casilla gris situada a la izquierda de las etiquetas de columnas y sobre las etiquetas de filas. Podéis dar un nombre a un rango de celdas para hacerle referencia más tarde. Seleccionad el rango, haced clic dentro del cuadro de nombres, escribid el nombre y, para acabar, pulsad la tecla Intro. En la figura, el rango A2:B4 tiene el nombre de "dades". Si en cualquier momento quisierais seleccionar este rango, sólo tendríais que desplegar el cuadro de nombres y escogerlo. 13 2.4. BORRAR EL CONTENIDO DE LAS CELDAS Para borrar el contenido de las celdas de un rango seleccionado, utilizad la tecla Supr. Borrará el contenido (aquello que habéis tecleado) pero no eliminará el formato que tengan las celdas o los comentarios que se hayan insertado. Por ejemplo, si borráis una celda que tiene formato de fecha, quedará vacía pero, en el introducir otro número en esta celda, lo mostrará como fecha ya que el formato se ha mantenido. Si lo hacéis con el botón Borrar del grupo Modificar (ficha Inicio) dispondréis de cuatro opciones para escoger lo que queréis borrar: Borrar todo: limpia totalmente la celda o rango seleccionado. Escoged esta opción cuando queráis borrar totalmente la celda. Borrar formatos: borra sólo los formatos de la celda o rango seleccionado. Borrar contenido: borra sólo los valores de la celda o rango seleccionado; hace lo mismo que la tecla Supr. Borrar comentarios: borra sólo los comentarios de la celda o rango seleccionado. Borrar hipervínculos: borra sólo los enlaces de la celda o rango seleccionado. Quitar hipervínculos: borra los enlaces de la celda o rango seleccionado y, a diferencia del anterior, elimina su formato de enlace (letra de color azul y subrayado). 2.5. 2.5.1. FILAS Y COLUMNAS Seleccionar filas o columnas Para seleccionar toda una fila, clicad sobre su número. Toda la fila queda seleccionada, es decir, 16.000 celdas. Para seleccionar toda una columna, clicad sobre la letra que le corresponde. Habéis seleccionado un millón de celdas. Para seleccionar un rango de filas contiguas, clicad sobre el número de fila correspondiente, y mantened presionado el botón del ratón mientras seleccionáis el resto de filas. Para seleccionar un rango de columnas contiguas, haced clic sobre la letra de la columna correspondiente, y mantened presionado el botón del ratón mientras seleccionáis el resto de columnas. Para seleccionar un rango de filas o columnas no contiguas, haced clic sobre los números de fila o letra de las columnas correspondientes, manteniendo pulsada la tecla Control. 14 2.5.2. Insertar y eliminar filas y columnas Para insertar una fila o columna, primero seleccionad la fila o columna que queréis que quede por debajo o a la derecha de la nueva. Después clicad el botón Insertar del grupo Celdas (ficha Inicio). En el desplegable del botón escoged la opción deseada y quedará insertada una nueva fila o columna y desplazará las otras hacia abajo o hacia la derecha. Si queréis insertar más de una fila o columna, seleccionad tantas filas o columnas como queráis añadir. Para borrar el contenido de una fila o de una columna, primero seleccionad y después presionad la tecla Supr. Para eliminar la fila o columna completa, seleccionad toda la fila o toda la columna y clicad el botón Eliminar del grupo Celdas (ficha Inicio). En el desplegable del botón escoged la opción deseada. 2.5.3. Altura de fila y ancho de columna Para modificar la altura de una fila, seleccionad la fila que queréis modificar y pedid la opción Alto de fila del botón Formato (grupo Celdas de la ficha Inicio). En la ventana que aparece, escribid la altura de la fila. Para modificar el ancho de una columna, seleccionadla y pedid la opción Ancho de columna del botón Formato (grupo Celdas de la ficha Inicio). En la ventana que aparece, introducid el ancho de la columna. También podéis modificar la altura y el ancho con el ratón; poned el cursor sobre la línea de separación de las etiquetas de las filas o columnas y, cuando el cursor cambia de forma (flecha doble), podréis modificar el tamaño arrastrando. Si seleccionáis un rango de filas o columnas y modificáis la altura o el ancho de una de las filas o columnas seleccionadas, todas tendrán la misma altura o ancho. Si le hacéis un doble clic, cuando el cursor cambia, la altura o el ancho se adaptará al contenido de las celdas. 2.5.4. Ocultar filas y columnas Podéis ocultar filas y columnas con las opciones Ocultar filas y Ocultar columnas de la opción Ocultar y mostrar. Las encontraréis en el botón Formato (grupo Celdas de la ficha Inicio). Para volver a mostrarlas, seleccionad las filas o columnas anterior y posterior a la ocultada y pedid Mostrar filas o Mostrar columnas. 15 2.6. DUPLICAR Y MOVER CELDAS 2.6.1. Duplicar el contenido de una celda Para copiar el contenido de una celda en otra, seguid los pasos siguientes: 1. Seleccionad la celda que queráis copiar. 2. Clicad el botón Copiar ( ) del grupo Portapapeles (ficha Inicio). Una copia de la celda seleccionada queda guardada en el Portapapeles (parte de la memoria RAM). 3. Seleccionad la celda de destino, donde queréis copiar el contenido. 4. Clicad el botón Pegar ( ) del grupo Portapapeles (ficha Inicio). Esta opción inserta el contenido del Portapapeles (aquello que previamente habéis copiado). Para copiar y pegar un rango de celdas se sigue el mismo procedimiento descrito pero seleccionando el rango previamente. Una vez copiada una celda o un rango de celdas, podéis activar otra hoja o abrir otro libro y pegarla. Otra forma de copiar y pegar un texto seleccionado es mediante el teclado: se pulsa Control+C para copiar y Control+V para pegar. 2.6.2. Mover el contenido de una celda Para mover el contenido de una celda a otra seguid los pasos siguientes: 1. Seleccionad la celda que queréis mover. 2. Clicad el botón Cortar ( ) del grupo Portapapeles (ficha Inicio). La celda seleccionada queda enmarcada con una línea discontinua y guarda una copia en el Portapapeles. 3. Seleccionad la celda de destino, donde queráis dejar el contenido. 4. Clicad el botón Pegar ( ) del grupo Portapapeles (ficha Inicio). Esta opción inserta el contenido del Portapapeles y deja vacía la celda donde se había cortado. Para mover un rango de celdas se sigue el mismo procedimiento descrito, pero seleccionando el rango previamente. Una vez cortada una celda o un rango de celdas podéis activar otra hoja o abrir otro libro y pegarla. Con el teclado, las combinaciones son: Control+X (cortar) y Control+V (pegar). Otra manera de mover celdas o rangos de celdas es seleccionar y arrastrar, cogiendo la selección por el borde (no comencéis a arrastrar hasta que el puntero del ratón sea una flecha en lugar de una cruz). Tenéis que tener en cuenta que, si la celda de destino contiene algún valor, os aparecerá un cuadro de diálogo en que preguntará si queréis reemplazar el contenido. Si hacéis lo mismo, pero con la tecla Control presionada, lo que haréis es duplicar. 16 2.7. FACILITAR LA ENTRADA DE DATOS En la ventana de opciones (opción Opciones la ficha Archivo) encontraréis, en el apartado Avanzadas (subapartado Opciones de edición), la opción Habilitar Autocompletar para valores de celda. Esta opción está activada por defecto y hace que si, al escribir, los primeros caracteres que introducís son los mismos que los primeros de otra celda, la rellena automáticamente con el contenido de la otra celda. Hay situaciones en que hay que rellenar las celdas de un rango con una secuencia determinada de datos; por ejemplo, días de la semana, meses del año, una serie de números que siguen una secuencia lógica, serie de fechas o simplemente repetir un valor un número determinado de veces. Podéis introducir una serie de datos de manera automática, sin necesidad de escribirlas, con el botón controlador de relleno. Aparece, en la esquina inferior derecha, al seleccionar una celda o rango de celdas. Para hacerlo, seguid los pasos siguientes: Seleccionad una celda que contenga el número que queréis repetir. Moved el cursor por la esquina inferior derecha, hasta que cambie de forma (+). Con el botón del ratón pulsado, arrastradlo hacia la derecha, la izquierda, arriba o abajo. Al soltar el botón del ratón, se autocompleta. Si hacéis lo mismo, con una fecha o una palabra con un número al final o al principio, en lugar de repetirla creará una serie aritmética de incremento 1. También podéis crear series lineales con números siempre que pongáis los dos primeros números de la serie; los valores aumentan o disminuyen según un valor constante, basado en la diferencia entre los valores iniciales seleccionados. Seguidamente podéis ver algunos ejemplos: Incremento unitario: Días de la semana: Incremento en 4 unidades: Meses del año: 17 Las series de días y meses sólo las puede hacer en castellano; si la queréis en catalán u otro idioma, le tenéis que enseñar con el botón Modificar listas personalizadas que encontraréis en el apartado Avanzadas (subapartado General) de la opción Opciones (ficha Archivo): Escribid la lista en Entradas de la lista; la separación entre los elementos de la lista ha de ser una coma o un Intro. Finalmente pulsad el botón Agregar. Dispondréis de más posibilidades si pedís las series con la opción Series del botón Rellenar (grupo Modificar de la ficha Inicio). Antes de pedir la serie hay que escribir el primer valor de la serie y seleccionarlo. Si escribís como valor inicial 1/1/16 y pedís la serie de la imagen, el resultado sería todos los días del año 2016 sin los sábados ni domingos. Según el tipo de serie modificaréis las diferentes opciones: Series en: la serie se puede hacer hacia a la derecha (Filas) o hacia abajo (Columnas). Tipo: tipo de incremento, que puede ser sumando el incremento (Lineal), multiplicando por el incremento (Geométrica), por fechas (Cronológica) o de repetición del valor (Autorrellenar). Para pedir el último tipo hay que seleccionar el rango de celdas donde se repetirá, junto con el valor a repetir. Unidad de tiempo: si pedís una serie de fecha, especificad si el incremento será en días, días laborables (sin sábados y domingos), meses o años. Incremento: unidad de incremento. Límite: número o fecha final de la serie. 18 2.8. BUSCAR Y REEMPLAZAR Podéis buscar un determinado valor en las celdas con la opción Buscar del botón Buscar y seleccionar (grupo Modificar de la ficha Inicio). En el campo Buscar escribiréis el valor que buscáis. Después tenéis que ir haciendo clic sobre el botón Buscar siguiente. Os mostrará, una a una, las celdas que tengan el valor indicado. Si clicáis el botón Buscar todos, os pondrá, debajo, el listado de celdas que contienen el valor indicado. Clicando en cualquier línea os mostrará la celda correspondiente. Para ver todas las opciones disponibles hay que clicar el botón Opciones: Botón Formato: especificar que busque el valor con un determinado formato. Os aparecerá un cuadro de diálogo donde escoger el formato buscado. Si clicáis sobre el triángulo del botón os mostrará 2 opciones más: Elegir formato de celda: determinar el formato clicando en una celda que tenga este formato. Borrar formato de búsqueda: quita el formato escogido y vuelve a buscar sin tener en cuenta el formato. Dentro de: indicar que la búsqueda se haga sólo en la hoja activa o en todo el libro. Buscar: indicar que la búsqueda se haga por filas o por columnas. Buscar en: indicar que la búsqueda se haga dentro de las fórmulas, valores o comentarios. 19 También podéis obligar que haya coincidencia total de mayúsculas y minúsculas y/o que el valor buscado corresponda a una celda completa. La pestaña Reemplazar (también lo podéis pedir con la opción Reemplazar del botón Buscar y seleccionar) cambia el cuadro de diálogo para poder substituir contenidos: El funcionamiento de esta opción es el mismo que cuando se utiliza la opción Buscar. La diferencia es que, una vez ha encontrado la palabra o frase, podrá ser substituida por lo que se escribe en la casilla Reemplazar con utilizando el botón Reemplazar. El botón Reemplazar todos substituye todas las ocurrencias sin pedir confirmación. 20 2.9. ORDENAR DATOS Microsoft Excel permite ordenar los datos de una tabla pero necesita saber cuál es la columna de referencia para ordenar los registros (filas de la tabla). Para indicar cuál es la columna de referencia sólo hay que hacer clic en cualquier celda de la columna escogida (en la tabla). Después podéis utilizar los dos botones de ordenación del grupo Ordenar y filtrar de la ficha Datos: Ordena de forma ascendente los datos (de menor a mayor). Ordena de forma descendente los datos (de mayor a mayor). Estos botones también los encontraréis en el botón Ordenar y filtrar de la ficha Inicio (grupo Modificar). Si queréis utilizar más de una columna como referencia, clicad el botón Ordenar, en la ficha Datos, o la opción Orden personalizado del botón Ordenar y filtrar de la ficha Inicio (antes haced un clic en cualquier celda de tabla). Esta opción permitirá determinar diferentes criterios de ordenación. A continuación tenéis un ejemplo de cómo se ordenaría una tabla por el edificio, como primer criterio, y por el aula, como segundo criterio (este segundo criterio ordenará los datos del mismo edificio por el aula): Al clicar el botón Agregar nivel, aparecerá una nueva línea (Luego por) para indicar más criterios. Podéis poner los que necesitéis. Si queréis ordenar las columnas en lugar de las filas lo podréis hacer con el botón Opciones del cuadro de diálogo. Activad la opción Ordenar de izquierda a derecha. 21 2.10. HOJAS DE CÁLCULO Las opciones que os permiten añadir, eliminar, copiar,... hojas las encontraréis en los botones del grupo Celdas de la ficha Inicio. Un libro de Excel tiene 1 hoja pero se pueden añadir más. Para hacerlo, pedid la opción Insertar hoja del botón Insertar. Creará una nueva hoja y la colocará a la izquierda de la hoja activa. Se puede añadir más de una hoja a la vez seleccionando tantas hojas como hojas se quiera añadir. Para cambiar el nombre de una hoja sólo hay que hacer doble clic sobre la su etiqueta (el nombre quedará seleccionado) y ya podéis escribir el nuevo nombre. También se puede hacer haciendo un clic con el botón derecho del ratón y escogiendo la opción Cambiar nombre o con la opción Cambiar el nombre de la hoja del botón Formato. La opción Eliminar hoja del botón Eliminar elimina la hoja activa. Si queréis eliminar más de una hoja a la vez, seleccionadlas previamente. La opción Mover o copiar hoja del botón Formato permite cambiar la posición de la hoja activa o duplicarla. Con la opción Al libro indicad a qué libro (libro activo, otro libro que esté abierto o un libro nuevo) la queréis desplazar o copiar. Con la opción Antes de la hoja indicáis la posición donde la queréis colocar. Si la opción Crear una copia está activada, creará una copia de la hoja; si no lo está, la moverá. Para mover una hoja, lo más rápido es arrastrar su etiqueta. Podéis ocultar la hoja activa con la opción Ocultar y mostrar del botón Formato. Para volver a mostrarla pedid la opción Mostrar hoja de la misma opción; os preguntará qué hoja, de las que tenéis ocultas, queréis mostrar. 22 3. FORMATO Para modificar el formato de la hoja, celdas, filas o columnas es necesario, primero, seleccionar sólo lo que se quiere modificar; hay que recordar que, cuando hacéis cualquier selección, la primera celda siempre queda en blanco. Las órdenes de formato más usuales las encontraréis en los grupos Fuente, Alineación y Número de la ficha Inicio: 3.1. FORMATOS DE NÚMERO Para modificar el formato de los números de las celdas utilizad los botones del grupo Número o clicad su Indicador de cuadro de diálogo ( ) que mostrará todas las opciones. Por defecto, las celdas tienen asignado el formato General. En la opción Categoría podéis escoger la más adecuada: Categoría Descripción Ejemplo General Muestra los datos tal y como se han introducido. 2345 Número Podéis definir el número de decimales, la presentación de los números negativos y los separadores de miles. 2.345 Moneda Podéis escoger el símbolo de la moneda, el número de decimales y la presentación de los números negativos. 2.345,00 € 23 Categoría Descripción Ejemplo Siempre utiliza los separadores de decimales. Contabilidad Es como el anterior, excepto porque deja un sangrado a la derecha de la celda. Fecha Podéis escoger el formato de visualización de la fecha. Hora Podéis escoger el formato de visualización de la hora. 20:30 Porcentaje Transforma un tanto por 1 en tanto por 100 y le asigna el símbolo de porcentaje. Permite escoger el número de decimales. 0,56% Fracción Permite elegir entre diferentes formatos de fracciones. Científica Pone el número en notición científica, con una E. Permite escoger el número de decimales. 8,E+06 Texto Trata el número como si fuera un texto. 08200 Especial Útil para hacer un seguimiento de valores de bases de datos y listas. Personalizada Permite que el usuario se defina los formatos propios que no están incluidos en las categorías anteriores. 3.1.1. 2.345,00 € 03/07/07 7/8 Número Seleccionad la categoría Número y determinad: Posiciones decimales: definir el número de cifras decimales después de la coma. También podéis usar los botones Aumentar decimales ( ) Disminuir decimales ( y ) del grupo Número. Usar separador de miles (.): pedir el punto que sirve como separador de miles. También podéis usar el botón Estilo millares ( ) del grupo Número pero tened presente que dejará un poco de espacio a la derecha de la celda. Números negativos: escogiendo el formato -1234,10 mostrará los números negativos en rojo y, escogiendo el formato 1234,10, mostrará los números positivos en rojo. 24 3.1.2. Moneda Seleccionad la categoría Moneda. Aquí podéis escoger el símbolo de la moneda. Al igual que para un formato de número, podéis definir el número de cifras decimales y poner en rojo los números negativos o positivos. Podéis utilizar el botón del grupo Número para escoger el símbolo de la moneda. 3.1.3. Porcentaje Seleccionad la categoría Porcentaje. Lo único que podéis modificar es el número de cifras decimales. Podéis utilizar el botón (Estilo porcentual) del grupo Número. Las celdas con formato de porcentaje tendrán añadido el símbolo de % al final de su contenido. Tened presente que multiplicará el valor de la celda por 100. En realidad lo que hace es transformar un tanto por 1 en tanto por 100. Por ejemplo, si en la celda ponemos el valor 0,1 mostrará 10%. 3.1.4. Fecha Seleccionad la categoría Fecha y determinad: Tipo: escoged el formato con el que queréis que se muestren las fechas. Configuración regional: indicad el idioma utilizado. 25 3.2. FORMATOS DE LETRA Para modificar el tipo de letra, tamaño, estilos y color, seleccionad las celdas que queréis modificar y utilizad los botones del grupo Fuente o clicad su Indicador de cuadro de diálogo ( ) que mostrará todas las opciones. Cualquier selección que hagáis quedará visible en el recuadro de Vista previa, el cual permite ver cómo quedará el texto, antes de aceptar los cambios. Si seleccionáis sólo una parte del contenido de una celda (lo podéis hacer en la barra de fórmulas, haciendo un doble clic para entrar dentro de la celda o con la tecla F2) estos serán los únicos formatos que se pueden aplicar. El resto de formatos se aplican a la totalidad de la celda. 26 3.3. ALINEACIÓN Y ORIENTACIÓN Para cambiar la alineación del contenido de una celda, utilizad los botones del grupo Alineación o clicad su Indicador de cuadro de diálogo ( ) que mostrará todas las opciones. Con estos botones o con el apartado Alineación del texto del cuadro de diálogo podéis determinar la alineación horizontal y vertical. Para ajustar la orientación del contenido, utilizad el apartado Orientación donde podéis especificar los grados de inclinación del texto o si queréis poner un carácter bajo el otro. Para títulos, una opción muy útil es Ajustar texto ya que, si está activada, modificará automáticamente la altura de la línea para que el contenido no quede cortado si la columna se hace demasiado estrecha. La opción Combinar celdas transforma varias celdas en una sola. Centrar un título en un rango de celdas: Un problema que os podéis encontrar es tener que centrar un título sobre un rango de celdas. Si el número de celdas del rango es impar y todas tienen la misma anchura, sólo habrá que escribir el título en la del medio del rango. Pero esto no pasará siempre; si es este el caso, seguid los siguientes pasos: Escribid el título en la primera Seleccionad todo el rango Haced clic en el celda. dentro del cual irá centrado. Combinar y centrar. botón En realidad, con el botón habéis pedido dos formatos a la vez: la opción Combinar celdas y la alineación horizontal centrada. Para anular este formato se puede hacer con el mismo botón. 27 3.4. AÑADIR BORDES Y COLOR DE FONDO Podéis poner bordes a una celda o a un rango de celdas; las seleccionáis y utilizáis el botón ( ) del grupo Fuente o clicad su Indicador de cuadro de diálogo ( ) que, en la pestaña Bordes, mostrará todas las opciones. Primero seleccionad el estilo de línea y el color. Para definir el borde exterior haced un clic sobre el botón Contorno. Para definir el borde interior clicad el botón Interior. El resto de botones os permiten poner o quitar bordes uno a uno. Para cambiar el color del fondo de la celda seleccionad la pestaña Relleno y escoged el color y efectos que queráis. También podéis utilizar el botón del grupo Fuente. 3.5. COPIAR FORMATOS ENTRE CELDAS Los botones Copiar y Pegar del grupo Portapapeles (ficha Inicio) os permiten pegar en una celda aquello que habéis copiado en otra (tanto el valor como los formatos de la celda copiada). Si sólo queréis pegar en una celda el formato de la celda copiada podéis utilizar la opción Pegado especial del desplegable del botón Pegar. Fijaos que, en realidad, el cuadro de diálogo de esta opción os permite determinar qué queréis pegar (sólo el valor, sólo el formato, sólo los comentarios,…). Para copiar sólo el formato, podéis utilizar el botón Copiar formato ( ): 1. Seleccionad la celda que tiene el formato que interesa aplicar a otra. 2. Clicad sobre el botón . Al lado del cursor aparecerá un pincel. 3. Seleccionad la celda que se ha de modificar. ¡Ya se ha modificado el formato! Si el mismo formato se quiere aplicar a diversas celdas no consecutivas, se hará lo mismo pero con un doble clic sobre el botón . Una vez modificadas todas las celdas, habrá que desactivarlo haciendo un clic en el mismo botón. 28 4. CÁLCULOS 4.1. FÓRMULAS SIMPLES La utilización de fórmulas permite realizar cálculos con los valores introducidos en las celdas. Para que una fórmula sea reconocida ha de comenzar por los siguientes caracteres: signo igual (=), signo positivo (+) o signo negativo (-). En caso contrario será reconocido como un texto. Normalmente se utiliza el signo igual. Las operaciones básicas son: suma (+), resta (-), multiplicación (*) y división (/). Activad la celda donde queréis hacer la operación e introducid la fórmula; por ejemplo, la operación =764*4. Para acabar presionad la tecla Intro o el botón ; en la celda quedará almacenado el valor 3056. Cuando seleccionéis esta celda veréis, en la Barra de Fórmulas, la operación. Normalmente, cuando se trabaja con fórmulas, se utilizan los nombres de las celdas para referenciar el contenido. A continuación veréis un ejemplo de cada operación básica: SUMA MULTIPLICACIÓN RESTA DIVISIÓN Dado que las fechas y horas se consideran valores numéricos, podéis utilizarlas para hacer cálculos como los siguientes: Sumar días Días entre fechas Con texto también podéis hacer un cálculo; podéis poner el contenido de varias celdas en una sola utilizando el símbolo de concatenación (&) y añadir texto poniéndolo entre comillas. 29 4.2. MENSAJES DE ERROR Excel puede detectar algunos errores al escribir un cálculo y lo indica con unos códigos. Los errores más frecuentes asociados a las fórmulas son: ##### El valor numérico introducido en la celda es demasiado ancho para verlo en la celda. Sólo hay que hacer más ancha la celda para solucionarlo. #¡VALOR! Aparece cuando se utiliza un tipo de argumento u operando incorrecto. #¡DIV/0! Aparece cuando se divide por 0 (cero). #¿NOMBRE? Aparece cuando no reconoce alguna palabra de la fórmula. #N/A Aparece cuando un valor no está disponible para una función o una fórmula. Valor inadecuado para el argumento. #¡REF! Aparece cuando una referencia de celda no es válida. Por ejemplo: se han eliminado celdas a las cuales hacían referencia otras fórmulas o se han pegado celdas sobre otras a las que se hacía referencia en otras fórmulas. #¡NUM! Aparece cuando hay un problema con algún número en una fórmula o función. #¡NULO! Aparece cuando se especifica una intersección de dos áreas que no se cruzan. 30 4.3. 4.3.1. REFERENCIAS A CELDAS Referencias relativas Una referencia relativa en una fórmula o función consiste simplemente en especificar el nombre de la celda. Por ejemplo, la fórmula =(C5*B6)/C3 contiene tres referencias relativas a las celdas C5, B6 y C3. Se dice que es relativa porque, si copiáis esta fórmula, los nombres de las celdas variarán. Por ejemplo, tenéis un hoja de cálculo donde en la celda B4 introducís la fórmula =B2+B3. Esta fórmula la podéis copiar hacia la derecha, y así no hace falta que la volváis a escribir dos veces más. Al copiar la fórmula, obtenéis como resultado que: En la celda C4 pone la fórmula =C2+C3 En la celda D4 pone la fórmula =D2+D3 Por lo tanto, los nombres de las celdas han variado. Pasaría lo mismo si, en lugar de copiar la fórmula en una misma fila (varían los nombres de las columnas), lo hicierais en una misma columna (varían los números de las filas). 4.3.2. Referencias absolutas y mixtas Una referencia absoluta en una fórmula o función consiste en especificar el nombre de la celda, pero utilizando el signo "$". Lo podéis usar de diversas maneras: Referencias absolutas: =($C$5*$B$6)/$C$3 (fijáis la fila y la columna). Referencias mixtas: =($C5*B$6)/C$3 (fijáis la fila o la columna). Se dice que es absoluta porque, si copiáis esta fórmula, los nombres de las celdas no varían. Esto será necesario cuando queráis fijar la referencia de una celda para que no cambie al copiarla. 31 4.4. FUNCIONES Las funciones son fórmulas predefinidas que ejecutan cálculos utilizando valores específicos, llamados argumentos, en un orden determinado. Por ejemplo, la función SUMA sumará los valores de varias celdas o de rangos de celdas. La sintaxis de una función comienza por el nombre de la función, seguido de un paréntesis de apertura, los argumentos de la función separados por punto y coma (;) y un paréntesis de cierre. Si la función inicia una fórmula, escribid un signo igual (=) delante del nombre de la función. Inicio de la fórmula. Nombre de la función. Argumentos. =SUMA(argumento1;argumento2) El punto y coma separa cada argumento. Los argumentos han de ir entre paréntesis. Los argumentos pueden ser valores numéricos (50), referencies a celdas (A10), rangos (B5:B10) o incluso fórmulas (A10/B10). Como ejemplo escribid la siguiente función: =SUMA(A10;B5:B10;50;37) Esta función suma el contenido de la celda A10, más el rango B5:B10, más el valor 50 y más el valor 37. El resultado es 152. Para la función SUMA disponéis del botón (lo encontraréis en las fichas Inicio y Fórmulas) que os escribirá toda la función. Una vez pedida, antes de pulsar la tecla Intro, comprobad que los argumentos que ha puesto sean los que queréis sumar; si no lo son, los modificáis. Este botón contiene las funciones básicas. Más funciones os activará el asistente de funciones donde encontraréis todas las funciones de Excel y os ayudará a escribirlas. Este asistente también lo podéis pedir con el botón de la Barra de Fórmulas. 32 En el primer paso del asistente podéis indicar qué función queréis. Las funciones están ordenadas por categorías, para que sea más fácil encontrarlas. Tenéis que buscar y seleccionar la función que necesitáis. En la parte inferior aparecerá una pequeña definición de la función escogida y el acceso a la ayuda de esta función. Si no tenéis claro qué función utilizar podéis escribir una breve descripción en el campo Buscar una función y clicar el botón Ir para que Excel os haga alguna sugerencia. En la parte inferior de la ventana tenéis el enlace directo a la explicación del funcionamiento de la función escogida. Una vez escogida la función, se abre la ventana de argumentos donde debéis indicar con qué celdas queréis operar; lo podéis indicar escribiendo su referencia o seleccionándolas en la hoja. Para ver con qué celdas queréis operar podéis mover la ventana u ocultarla con el botón . Dependiendo de la función escogida pedirá los argumentos que necesite. En la misma ventana os pondrá el resultado del cálculo con los datos indicados. También disponéis de un grupo (Biblioteca de funciones) en la ficha Fórmulas con las funciones clasificadas: 33 4.4.1. Funciones básicas Dependiendo de los cálculos que tenéis que hacer deberéis utilizar diferentes funciones pero hay algunas que seguro que usaréis como, por ejemplo, la función SUMA; su sintaxis es: =SUMA(argumento1; argumento2;… ; argumenton) Por ejemplo: =SUMA(B3:H7): suma un rango de celdas. En este caso sólo hay un argumento y es un rango. =SUMA(B3;C5;F5): suma celdas no adyacentes. =SUMA(B3:B6;D6:D10): suma dos rangos no adyacentes. Para el último ejemplo, si utilizáis el asistente, en la ventana de argumentos deberíais poner lo siguiente: Fijaos que al escribir en el campo Número2 aparece, automáticamente otro campo por si tenéis que indicar otras celdas. Otras funciones básicas que se escriben con la misma sintaxis son: Función Descripción Ejemplo COMPT Hace el recuento de las celdas que sólo contienen = COMPT(A2:A100) números. CONTARA Hace el recuento de las celdas que contienen =CONTARA(A2:A100) cualquier valor. MAX Da el valor más grande de una lista de valores. =MAX(A2:A100) MIN Da el valor más pequeño de una lista de valores. =MIN(A2:A100) PROMEDIO Calcula la media aritmética. =PROMEDIO(A2:A100) Otras funciones básicas pero con una sintaxis diferente son: Función Descripción Ejemplo CONTAR.SI Hace el recuento de las celdas que =CONTAR.SI(A2:A100;3) cumplen una condición. SUMAR.SI Hace la suma de las celdas que =SUMAR.SI(A2:A100;”>3”;A2:A100) cumplen una condición. 34 Para escribir funciones condicionales es más cómodo hacerlo con el asistente. Por ejemplo, si queréis saber cuántas celdas del rango A2:A100 contienen el valor 3, pediríais la función CONTAR.SI y en los argumentos pondríais: Rango: celdas que ha de mirar si se cumple la condición. Criterio: condición que se ha de cumplir. Si queréis sumar, dentro del rango A2:A100, sólo las celdas que contengan un valor superior a 3, pediríais la función SUMAR.SI y en los argumentos pondríais: Rango: celdas que ha de mirar si se cumple la condición. Criterio: condición que se ha de cumplir. Si en el argumento Rango_suma no se posa nada, Excel interpreta que los valores a sumar se encuentran en el rango especificado en el argumento Rango. Este argumento sólo se rellena cuando el rango a sumar no coincide con el rango donde ha de mirarse si se cumple la condición. 4.4.2. Otras funciones Funciones de fecha y hora Función Descripción AHORA Retorna la fecha y hora actual. No hacen falta argumentos: AHORA() HOY Retorna la fecha actual. No hacen falta argumentos: HOY() DIA Retorna el día de una fecha. MES Retorna el mes de una fecha. AÑO Retorna el año de una fecha Funciones de texto Función Descripción NOMPROPIO Si la palabra de una celda está en mayúsculas, la retorna en minúsculas con la inicial en mayúscula. MAYUSC Retorna el texto de una celda en mayúsculas. MINUSC Retorna el texto de una celda en minúsculas. ESPACIOS Retorna el texto de una celda eliminando los espacios sobrantes; sólo deja un espacio entre palabras. VALOR Convierte una cadena de texto que representa un número en un número. TEXTO Convierte un número en texto, especificando el formato. Funciones matemáticas Función Descripción ABS Retorna el valor absoluto de un número. ENTERO Retorna el número entero de un número decimal; lo redondea al entero inferior más cercano. REDONDEAR Retorna el número redondeado; hay que indicar el número de decimales. 35 4.4.3. Función lógica SI Con la función SI podéis determinar que Excel haga un cálculo o que ponga un valor en una celda cuando se cumpla una condición. Esta función tiene 3 argumentos y la su sintaxis es la siguiente: =SI(condición;sí;no) Por ejemplo, si en una celda queréis que ponga grande cuando el valor de la celda A1 sea mayor de 10 y pequeño para el resto de valores, escribiríais: =SI(A1>10;"grande";"pequeño") Si lo hacéis con el asistente, la ventana de argumentos quedaría así: Prueba_lógica: condición que se ha de cumplir. Valor_si_verdadero: qué ha de hacer si se cumple la condición. Valor_si_falso: qué ha de hacer si no se cumple la condición. Cuando lo que ha poner es un texto, lo tenéis que escribir entre comillas y si no ha de hacer nada pondríais "" (sin espacio en medio). También podéis poner más condicionales dentro de un condicional. Si, por ejemplo, tenéis las notas de una clase (columna B) y al lado (columna C) queréis que os ponga la nota con palabras haríais: =SI(B2<5;"Suspenso";SI(B2<7;"Aprobado";SI(B2<9;"Notable";"Sobresaliente"))) Si la nota es menor que 5 pondrá Suspenso pero si no se cumple esta condición no hay un solo resultado (Aprobado, Notable o Sobresaliente); por lo tanto, tendréis que poner otra condición en la posición de lo que ha hacer cuando no se cumple la condición. Así iríais poniendo condicionales hasta que sólo haya un resultado posible (Sobresaliente). Si queréis que se cumpla más de una condición utilizad la función Y: =SI(Y(condición1;condición2;...);sí;no) Si queréis que se cumpla una de las condiciones puestas utilizad la función O: =SI(O(condición1;condición2;...);sí;no) 36 4.5. REVISAR LOS CÁLCULOS Para comprobar algunos errores en los cálculos podéis utilizar las herramientas de auditoría que encontraréis en el grupo Auditoría de fórmulas de la ficha Fórmulas: Opción Función Rastrear precedentes Seleccionando una celda de cálculo os indica, con flechas de color azul, las celdas que intervienen en este cálculo (celdas precedentes). Cada vez que hacéis clic os muestra más niveles de precedentes. Rastrear dependientes Seleccionando una celda os indica, con flechas de color azul, las celdas que la utilizan para hacer cálculos (celdas dependientes). Cada vez que hacéis clic os muestra más niveles de dependientes. Oculta las flechas (precedentes y dependientes). Quitar flechas En el desplegable de este botón encontraréis 2 opciones más para ocultar las flechas de un nivel de precedentes u ocultar las flechas de un nivel de dependientes. Mostrar fórmulas Optar por mostrar, en las celdas, los valores o las fórmulas. Comprobación de errores: Revisa los cálculos de la hoja e indica en qué celdas hay algún error. Comprobación de errores Rastrear error: Seleccionando una celda de cálculo que da error os muestra las flechas precedentes y dependientes. Evaluar fórmula Evalúa, paso a paso, la fórmula seleccionada. Ventana de Inspección Muestra el listado de errores en una ventana. Haciendo doble clic sobre una flecha os seleccionará la celda que indica la flecha. 37 5. GRÁFICOS 5.1. CREAR UN GRÁFICO PARA EL ANÁLISIS DE DATOS Para crear un gráfico, primero tenéis que seleccionar los datos de la tabla. Es muy importante seleccionar toda la información necesaria para el gráfico. En el grupo Gráficos de la ficha Insertar tenéis los botones que permiten crear diferentes tipos de gráficos. Una vez seleccionados los datos, podéis clicar el botón Gráficos recomendados para que os sugiera los gráficos más adecuados al tipo de datos seleccionados. Al clicar el botón correspondiente en el gráfico deseado, podréis elegir entre diferentes variantes. Clicando el Indicador de cuadro de diálogo ( ) de este grupo, mostrará el cuadro de diálogo de inserción de gráficos donde encontraréis todos los tipos y variantes de gráficos. Si hemos seleccionado los datos de los alumnos del ejemplo anterior y pedimos un gráfico de columnas (primera variante) el resultado sería lo que tenéis en la imagen de al lado. Sin pedir nada más nos ha creado el gráfico pedido. Lo pondrá en medio de la hoja. 38 5.2. 5.2.1. MODIFICAR UN GRÁFICO Modificar el tamaño Para modificar el tamaño de un gráfico, si está dentro de una hoja de cálculo, seleccionadlo y arrastrad por los puntos de selección que lo rodean (el cursor pasará a ser una flecha doble). Para que sea proporcional utilizad la tecla Mayúsculas. 5.2.2. Modificar formatos Teniendo en cuenta que un gráfico está formado por diferentes partes (título, ejes, valores, columnas, fondo,…), para modificarlas hay que, primero, hacerle un clic sobre la parte a modificar. Área del gráfico Título del gráfico Área de trazado Líneas de división Eje de Valores (Y) Leyenda Eje de categorías (X) Series Para modificar el formato de cualquiera de las partes del gráfico usaréis las mismas herramientas de la ficha Inicio que usáis para los textos y números de las celdas: tipo de letra, tamaño, negrita, color, alineación,... Al seleccionar un gráfico, se activan automáticamente las fichas contextuales Diseño y Formato donde encontraréis las herramientas necesarias para modificar el gráfico: 5.3. DUPLICAR, MOVER Y ELIMINAR UN GRÁFICO Para mover un gráfico, situaros sobre cualquier área vacía del gráfico y, sin soltar el botón del ratón, lo arrastráis; el cursor se transforma en cuatro flechas. Para duplicar un gráfico, utilizad los botones Copiar y Pegar del grupo Portapapeles (ficha Inicio). Para eliminar un gráfico, seleccionadlo y presionad la tecla Supr o el botón Borrar (Borrar Todo) del grupo Modificar (ficha Inicio). 39 6. IMPRESIÓN Antes de imprimir una hoja de cálculo hay que tener presente que no se trata de una o varias hojas con un determinado tamaño como pasa con aplicaciones como Microsoft Word. Excel trabaja con hojas que no tienen unas dimensiones predeterminadas y, al imprimir, recorta la parte de la hoja que contiene datos en fracciones correspondientes al tipo de papel determinado. En la imagen siguiente podéis ver cómo una tabla se imprimiría en 4 páginas: Las líneas que marcan las páginas aparecen después de pedir, por primera vez, la vista preliminar. Para verlas mejor pedid Vista previa de salto de página (grupo Vistas de libro de la ficha Vista). Después volved a la vista Normal. Podéis imprimir la hoja de cálculo con los botones y de la Barra de acceso rápido o con la opción Imprimir de la ficha Archivo. Si lo hacéis con el botón de la barra de acceso rápido, no preguntará nada e imprimirá, en la impresora predeterminada, una copia de todo el documento. 40 Si lo hacéis desde la ficha Archivo o con el botón aparecerá una ventana donde podréis visualizar el documento tal y como se imprimirá y hacerle algunas modificaciones: Mostrará el documento reducido para ver toda la página. Si lo que se quiere imprimir es un gráfico situado dentro de una hoja de cálculo, sin el resto de la hoja, sólo hay que seleccionar el gráfico antes de pedir la opción de impresión. Si las configuraciones son correctas, sólo hay que clicar el botón Imprimir de esta ventana. Si no es el caso, modificadlas: Apartado Imprimir: Copias: Indicar el número de copias. Apartado Impresora: Determinar a qué impresora enviar la impresión. Excel utiliza, por defecto, la impresora predeterminada en Windows, pero permite seleccionar otra impresora en la lista desplegable. Dependiendo de la impresora escogida, las opciones posteriores pueden variar. Con el enlace Propiedades de impresora, accedéis a las opciones propias de la impresora escogida. 41 Apartado Configuración: Imprimir hojas activas: Por defecto se imprime la hoja de cálculo activa (Hojas activas) pero podéis imprimir sólo las celdas que habéis seleccionado previamente (Selección) o podéis especificar que imprima todas las hojas del libro (Todo el libro). Para imprimir sólo una zona de la hoja también podéis seleccionarla y pedir la opción Establecer área de impresión en el botón Área de impresión del grupo Configurar página (ficha Diseño de página). La ventaja de esta opción es que, a partir de ahora, se imprimirá siempre la zona seleccionada sin necesidad de volver a seleccionarla. Para anular esta opción pedid Borrar área de impresión (no hay que seleccionar nada). Páginas: Indicar qué páginas queréis imprimir. Hay que tener en cuenta que podéis indicar páginas aisladas, separándolas con el carácter coma (,), y páginas consecutivas, mediante el carácter guión (-). Intercaladas: Indicar si queréis intercalar o no las páginas. Si pedís intercalar, imprimirá una copia entera del documento antes de imprimir la copia siguiente. Si pedís no intercalar, imprimirá todas las copias pedidas de cada página antes de imprimir las copias de la página siguiente. Orientación: Imprimir en vertical u horizontal. Tamaño de página: Indicar el tipo de papel que usaremos. Márgenes personalizados: Especificar los márgenes superior, inferior, izquierdo y derecho del documento. Sin escalado: Indicar si queremos imprimir a tamaño real, sólo en una página o hacer otras reducciones o ampliaciones. 42 Con el enlace Configurar página accedéis a un cuadro de diálogo con la mayoría de las opciones: Podéis escoger la orientación de las hojas (horizontal o vertical), la escala de impresión, el tamaño del papel, la calidad de impresión y la numeración. La opción Ajustar a permite indicar en cuantas páginas se imprimirá. Si una hoja se imprime en 4 páginas, y ponéis 1 y 1 en esta opción la imprimiría en 1 página. Podéis modificar los márgenes de página, de encabezado y de pie de página. También podéis centrar la impresión en la hoja, horizontalmente, verticalmente o las dos a la vez. Esta opción es muy útil, sobretodo, cuando se imprime sólo una página. Podéis definir el encabezado y pie de página escogiendo una de las opciones de los menús desplegables Personalizar encabezado y Personalizar pie de página. Si ninguna de las opciones predefinidas os va bien, podéis personalizar el pie y el encabezado con los botones correspondientes. Al clicar aparece la ventana siguiente, que es la misma para encabezado y para pie: 43 Podéis escribir en las tres secciones, según queráis que quede situado el texto a la izquierda, centrado o a la derecha. La función de los botones es la siguiente: 1. Cambiar el formato del texto. 2. Insertar el número de página. Inserta el código: &[Página]. 3. Insertar el número total de páginas del documento completo. Código: &[Páginas]. 4. Insertar la fecha actual. Código: &[Fecha]. 5. Insertar la hora actual. Código: &[Hora]. 6. Insertar la ruta del libro. Código: &[Ruta de acceso]&[Archivo]. 7. Insertar el nombre del libro. Código: &[Archivo]. 8. Insertar el nombre de la hoja. Código: &[ Pestaña]. 9. Insertar una imagen. Código: &[Imagen]. 10. Modificar el formato de la imagen. Podéis determinar si ha de imprimir las líneas de división (las líneas donde no habéis puesto bordes) y las etiquetes de filas y columnas (letras y números), desactivar el color e imprimir con calidad de borrador. También podéis determinar el orden de impresión de las hojas. La opción de impresión de títulos está desactivada si se pide desde la vista preliminar; hay que pedirlo desde la vista Normal. Esta opción hace que la fila y/o columna de títulos se repita en cada página facilitando la lectura cuando una tabla ocupa más de una página. Para indicarlo, una vez esté abierta esta ventana, clicad en el cuadro correspondiente (Repetir filas… o Repetir columnas…) y haced un clic en cualquier celda de la línea o columna de títulos, según sea el caso. Si lo queréis escribir y los títulos están en la línea 1 poned $1:$1; si están en las columnas A y B poned $A:$B. 44