Desarrollo de Procedimientos e Instrucciones de Trabajo del Sistema de Gestión de Calidad
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Centro de Medios de Auto Acceso de Idiomas Facultad de Idiomas Código PGC01-00 Página 1 de 6 Referencia Universidad Autónoma de Baja California Sección 4.2.3 MGC-N1 Desarrollo de Procedimientos e Instrucciones de Trabajo del Sistema de Gestión de Calidad 1. OBJETIVO Definir la metodología a seguir para elaborar y modificar los procedimientos del Sistema de Gestión de Calidad de CEMAAI DE LA FACULTAD DE IDIOMAS. 2. ALCANCE Este procedimiento aplica a todos los Procedimientos e Instructivos de trabajo desarrollados para la implementación y mantenimiento de un Sistema de Gestión de Calidad del CEMAAI de la Facultad de Idiomas de la UABC. 3. REFERENCIAS ADICIONALES FGC-01-01 Formato de Procedimiento FGC-02-01 Formato de Instrucciones de Trabajo PGC-02-01 Procedimiento de Control de Documentos 4. DEFINICIONES Procedimiento: Forma específica de realizar una actividad o un proceso. El documento que contiene un procedimiento es normalmente conocido como Procedimiento Documentado, para el caso de CEMAAI de la Facultad de Idiomas, el formato a utilizar es el aquí presentado, FGC-01-00. Instrucción de Trabajo IT: Descripción de secuencias de actividades a realizar con el fin de desarrollar una tarea específica, se documentara en el formato FGC-02-00. Proceso: Conjunto de actividades que interactúan o se interrelacionan entre si para transformar entradas en salidas. Este puede ser representado en un diagrama de flujo. Para el caso de CEMAAI de la Facultad de Idiomas en el proceso representado en el diagrama de flujo, en cada actividad se debe definir claramente el responsable de realizarla. Revisión 0 Fecha Dic 04, 2009 Tabla de Cambios Descripción Generación de Documentos. Elaboró Revisó Autorizó Ing. Sara Gabriela Madrigal Consultora Externa Mtro. Enrique Torres Guerra Representante ante la dirección del proceso de certificación ISO9001:2008 Mtro. David Guadalupe Toledo Sarracino Director de la Facultad de Idiomas Formatos: Son aquellos documentos que servirán para registrar información necesaria para el desarrollo de una actividad Código: FGC01-00 La impresión de este documento es solamente de referencia, la versión final se encuentra en el sistema electrónico Centro de Medios de Auto Acceso de Idiomas Facultad de Idiomas Código PGC01-00 Página 2 de 6 Referencia Universidad Autónoma de Baja California Sección 4.2.3 MGC-N1 Desarrollo de Procedimientos e Instrucciones de Trabajo del Sistema de Gestión de Calidad Objetivo: Describe la intención para la cual se elabora el procedimiento o instrucción de trabajo. Al describir un propósito se puede ayudar respondiendo a las siguientes preguntas que vamos a hacer? Para que queremos que suceda?, de que manera se va a lograr el resultado? Alcance: Se describen todas las áreas o los procesos que estarán involucrados en el desarrollo del procedimiento. Referencias adicionales: Todos aquellos documentos de apoyo necesarios para el desarrollo del procedimiento. En el formato del procedimiento cuando no aplica se pone un N/A. en esta sección. Definiciones: Describir el significado de una palabra o frase de acuerdo al contexto en el que será utilizado por el CEMAAI de la Facultad de Idiomas. Tabla de Cambios. documento. Contiene una breve descripción de los cambios realizados en cada nivel de revisión del Responsabilidades: Es la descripción genérica de las responsabilidades de cada uno de los puestos involucrados en el procedimiento. Lineamiento/Política: Es la descripción de los lineamientos a seguir en el desarrollo del procedimiento, cuando no se tienen definidas se pone un N/A en el campo. Anexos: Es una lista de todos los documentos de soporte que acompañan al procedimiento que pueden ser: formatos, tablas, mapas, dibujos, etc. Originador: Persona responsable de escribir un procedimiento. Tabla de Registros: Lista de registros que serán generados durante la realización del procedimiento o instrucción de trabajo, indicando responsable de custodia, tiempo de retención, orden de archivo y disposición final. 5. RESPONSABILIDAD Es responsabilidad del Representante de la Dirección asegurar que todos los procedimientos generados sigan la estructura definida, cumplan los requerimientos de las normas de calidad aplicables, asegurar que sean legibles y que sigan una secuencia, que cumplan con las reglas de ortografía y redacción, comunicar los cambios de los procedimientos a todos los involucrados y asignar el código a los procedimientos de acuerdo a lo aquí descrito. Es responsabilidad del Originador documentar los procedimientos de acuerdo a lo establecido en este procedimiento, obtener las firmas de aprobación, seguir las reglas de ortografía y redacción al escribir un procedimiento y notificar de cualquier cambio a este al Representante de la Dirección. 6. POLÍTICA Todos los procedimientos y formatos generados dentro del Sistema de Gestión de Calidad del CEMAAI de la Facultad de Idiomas deben tener una identificación única de acuerdo a la siguiente: Codificación: Todos los procedimientos deberán tener un código para su control. El código de cada procedimiento se compone de siete dígitos definidos de la siguiente manera: Código: FGC01-00 La impresión de este documento es solamente de referencia, la versión final se encuentra en el sistema electrónico Centro de Medios de Auto Acceso de Idiomas Facultad de Idiomas Código PGC01-00 Página 3 de 6 Referencia Universidad Autónoma de Baja California Sección 4.2.3 MGC-N1 Desarrollo de Procedimientos e Instrucciones de Trabajo del Sistema de Gestión de Calidad P GC 01 01 Que se refiere a Procedimiento. Que se refiere al área que emite el documento, ver tabla 1. Que se refiere al número consecutivo de procedimiento emitido por el departamento. Nivel de revisión. Iniciando en cero cuando el procedimiento es emitido por primera vez y cambia cada vez que hay revisiones en orden ascendente Ejemplo: PGC01-01 Es el código asignado a este procedimiento, que indica que este procedimiento pertenece o lo emite Sistemas de Calidad, es el primero en ser escrito y tiene ya una revisión. El código de los formatos que se generan a partir de los procedimientos, se compone de siete dígitos definidos de la siguiente manera: F GC 01 01 Que se refiere a Formato. Que se refiere al departamento que emite el documento, ver tabla 1. Que se refiere al número consecutivo del formato generado dentro del área . Nivel de revisión. Iniciando en cero cuando el procedimiento es emitido por primera vez y cambia cada vez que hay revisiones en orden ascendente Ejemplo: FGC01-00 Es el código asignado al formato 01 del área de Gestión de Calidad en nivel de revisión cero, es decir, que no ha sufrido ninguna modificación. En el caso de los Instructivos de trabajo el primer dígito es una I TABLA DE ASIGNACIÓN DE CÓDIGOS: AREA CODIGO Sistemas de GC Calidad CEMAAI CE Lab Computación CO Administración AD Tabla 1 Aprobaciones: Los procedimientos deben ser revisados por los representantes de los responsables de implementar el proceso y el Representante de la Dirección y serán aprobados por el Director de la Facultad de Idiomas. Los cambios a los procedimientos pueden ser solicitados de manera verbal o escrita al Representante de la Dirección quien evaluará si procede la sugerencia, si es necesario revisarlo o si rechaza la sugerencia, explicando las razones al sugerente. Cambios a documentos: Los cambios a los procedimientos e instrucciones de trabajo solo pueden ser aprobados por las mismas funciones que lo aprobaron por primera vez. Todas las modificaciones realizadas a los procedimientos e instrucciones de trabajo se deben registrar en la sección de control de cambios. 7. PROCESO Código: FGC01-00 La impresión de este documento es solamente de referencia, la versión final se encuentra en el sistema electrónico Centro de Medios de Auto Acceso de Idiomas Facultad de Idiomas Código PGC01-00 Página 4 de 6 Referencia Universidad Autónoma de Baja California Sección 4.2.3 MGC-N1 Desarrollo de Procedimientos e Instrucciones de Trabajo del Sistema de Gestión de Calidad Código: FGC01-00 La impresión de este documento es solamente de referencia, la versión final se encuentra en el sistema electrónico Centro de Medios de Auto Acceso de Idiomas Facultad de Idiomas Código PGC01-00 Página 5 de 6 Referencia Universidad Autónoma de Baja California Sección 4.2.3 MGC-N1 Desarrollo de Procedimientos e Instrucciones de Trabajo del Sistema de Gestión de Calidad Código: FGC01-00 La impresión de este documento es solamente de referencia, la versión final se encuentra en el sistema electrónico Centro de Medios de Auto Acceso de Idiomas Facultad de Idiomas Código PGC01-00 Página 6 de 6 Referencia Universidad Autónoma de Baja California Sección 4.2.3 MGC-N1 Desarrollo de Procedimientos e Instrucciones de Trabajo del Sistema de Gestión de Calidad 8.- REGISTROS Registro Responsable Tiempo de retención Lugar Orden Procedimientos Aprobados FGC01 Gestión de Calidad Periodo de uso más 3 años calendario Área gestión de Calidad Por área por orden consecutivo Instrucciones de Trabajo FGC02 Gestión de Calidad Periodo de uso más 3 años calendario Área gestión de Calidad Por área por orden consecutivo Código: FGC01-00 La impresión de este documento es solamente de referencia, la versión final se encuentra en el sistema electrónico
