R SEP Institutos Tecnológicos Dirección General de Educación Superior Tecnológica Instituto Tecnológico de Colima ELABORACION DE AUDITORIA DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS OPCIÓN X MEMORIA DE RESIDENCIA PROFESIONAL QUE PARA OBTENER EL TÍTULO DE LICENCIADO EN ADMINISTRACIÓN PRESENTA BRIANDA ANGÉLICA OLIVERA PEREDIA ASESOR L.A.E. AARÓN SERGIO VERJÁN CONTRERAS 06 PREMIO INTRAGOB a la 2006 S G C CERTIFICADO BAJO LA NORMA ISO 9001:2008 ESTUDIAR PARA PREVER Y PREVER PARA ACTUAR VILLA DE ÁLVAREZ, COL., ABRIL DE 2014 IMNC-RSGC-617 SNEST IMNC-RSGC-617 RSGC - 617 INICIO: 2012.09.28 TERMINO: 2015.09.28 ISO 9001:2008 PROCESO EDUCATIVO ELABORACION DE AUDITORIA DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS JUNIO DEL 2013 Contenido INTRODUCCIÓN ...................................................................................................................... 5 JUSTIFICACION ....................................................................................................................... 8 OBJETIVO GENERAL .............................................................................................................. 9 OBJETIVOS ESPECIFICOS .................................................................................................. 9 CARACTERISTICA DEL AREA DONDE SE PARTICIPO ............................................. 11 PROBLEMAS A RESOLVER ................................................................................................. 13 ALCANCES Y LIMITACIONES ............................................................................................ 14 FUNDAMENTO TEORICO .................................................................................................... 15 1. DEFINICIÓN DE LA EMPRESA .......................................................................... 15 1.1. Elementos que conforman la empresa ..................................................... 15 1.2. Fines de la Empresas ...................................................................................... 15 2.0 Clasificación de las empresas .............................................................................. 16 2.1. Por su capital ............................................................................................................ 16 2.1.2 Por su giro ............................................................................................................... 16 2.1.3 Por su tamaño y número de empleados ...................................................... 16 2.1.4 Por su lugar de Origen ........................................................................................ 17 2.2 Características de las pequeñas empresas ..................................................... 17 2.3 Antecedentes de la Administración.................................................................... 17 2.4 Definición de la Administración ........................................................................... 18 2.4.1 Objeto de la Administración ............................................................................. 18 2.4.2 Finalidad de la Administración ......................................................................... 19 2.4.3 Características de la Administración ............................................................. 19 2.4.4 Importancia de la Administración .................................................................. 20 2.5 Proceso Administrativo ........................................................................................... 20 2.5.1 Planeación ............................................................................................................... 21 2.5.2 Organización ........................................................................................................... 23 2.5.3 Integración .............................................................................................................. 25 2.5.4 Dirección .................................................................................................................. 26 2.5.5 Control ...................................................................................................................... 26 3.0 AUDITORIA ADMINISTRATIVA ............................................................................ 27 3.1 Definición de Auditoria Administrativa (Diferentes Autores) ................... 27 2 ELABORACION DE AUDITORIA DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS JUNIO DEL 2013 3.2 Antecedentes de la Auditoria administrativa ................................................. 29 3.3. Objetivos de la Auditoria Administrativa........................................................ 30 3.4. Principios de la Auditoria Administrativa ....................................................... 32 3.4.1 Sentido de la Evaluación .................................................................................... 32 3.4.2 Importancia del Proceso de Verificación ...................................................... 32 3.5. Alcance ....................................................................................................................... 32 3.6. Campo de Aplicación .............................................................................................. 33 3.7 Tipos de Auditoría Interna................................................................................... 36 3.8 Diferencias entre Auditoría Interna y Externa. ............................................. 37 3.9 Estructura de la Auditoría Administrativa. ...................................................... 39 MARCO LEGAL ........................................................................................................................ 41 Ley de Ahorro y Crédito Popular (LACP) ................................................................. 41 Ley Para Regular las Actividades de las Sociedades Cooperativas de Ahorro y Préstamo. (LRASCAP) .................................................................................. 42 CAPITULO I ......................................................................................................................... 44 1.1. 1.2 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA .............................................................. 44 PROPOSITO DE LA AUDITORIA ....................................................................... 45 CAPITULO II ANTECEDENTES DE LA EMPRESA ........................................................ 51 2.1 Historia de la Empresa ........................................................................................... 51 2.2 ANTECEDENTES DE LA CAJA SOLIDARIA ...................................................... 52 2.3 Objeto social ............................................................................................................. 54 2.4 Misión ............................................................................................................................ 55 2.5 Visión ............................................................................................................................. 55 2.6 Valores......................................................................................................................... 56 2.7 Estructura orgánica de caja solidaria................................................................ 57 Capítulo III Métodos para realizar el Proceso de Auditoría Administrativa Interna ...................................................................................................................................... 58 CAPITULO IV PROCEDIMIENTO Y DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES REALIZADAS ........................................................................................................................... 76 Diagnostico Preliminar .................................................................................................... 78 RESULTADOS ..................................................................................................................... 80 Propuestas de Solución .................................................................................................. 82 Otras propuestas de mejora......................................................................................... 82 3 ELABORACION DE AUDITORIA DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS JUNIO DEL 2013 CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ..................................................................... 84 Conclusión ........................................................................................................................... 84 Recomendaciones ............................................................................................................. 86 BIBLIOGRAFIA ....................................................................................................................... 87 TABLAS ..................................................................................................................................... 89 Tabla 2 Requerimiento/Costo ...................................................................................... 90 Tabla 3 Requerimiento/Descripción........................................................................... 92 CEDULAS .............................................................................................................................. 93 Cedula 1 Formato del Programa de Auditoria para CSV ................................... 93 Cedula 2 Aplicación de Auditoria a Planeación ................................................... 94 Cedula 3 Aplicación de Auditoria a Control.......................................................... 95 Cedula 4 Formatos de Control de Auditoria para CSV ....................................... 96 Cedula 5 Informe de resultados Auditoria CSVA.................................................. 97 4 ELABORACION DE AUDITORIA DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS JUNIO DEL 2013 INTRODUCCIÓN En la actualidad vivimos un mundo de cambios, los cuales ocurren a una velocidad vertiginosa, aunado a este siglo en donde la globalización impera y en consecuencia donde las empresas están cada vez más inmersas en un ambiente de mercados abiertos, implicando para ellas, la necesidad de ser cada día más competitivas. La administración es el eje central sobre el cual gira la empresa, por lo que resulta importante el revisar y hacer un diagnóstico de la misma, con el propósito de detectar problemas y solucionarlos. Para ello el presente documento está elaborado basado en un proyecto educativo, siendo la Residencia Profesional un paso más para el termino de mis estudios profesionales este con la finalidad de aplicar los conocimientos adquiridos durante mi estancia en el Sistema Nacional de Institutos Tecnológicos De Colima, específicamente en el Departamento Económico-Administrativo en la Licenciatura En Administración Con Especialidad en Turismo, dicho proyecto se lleva a cabo en una dependencia de carácter gubernamental o privado misma a la que el alumno próximo a egresar propondrá un proyecto donde analizara y definirá la problemática de dicha organización proporcionándole una solución viable. Para ello determiné aplicar mis conocimientos adquiridos en una elaboración de Auditoria Interna de Procesos Administrativos para la empresa “Caja Solidaria Villa de Álvarez ’97 SC DE AP DE RL CV” la cual una vez de haber concluido mis estudios profesionales me da la 5 ELABORACION DE AUDITORIA DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS JUNIO DEL 2013 oportunidad de aplicar mis conocimientos adquiridos durante mi estancia en mi carrera profesional. Una de los razones que me motivaron a realizar esta auditoría interna de procesos administrativos, es el laborar para dicha empresa misma que me da la facilidad de aplicarla para beneficio de ambas partes. Dicho proyecto aplicado al Sistema Financiero visto como el conjunto de reglas y principios pertenecientes a la banca (en proceso de autorización), la secretaria de hacienda y crédito público han contribuido en la sociedad mexicana en mejorar nuestra calidad de vida, conceptos como ahorros, préstamos, inversiones, tasas de interés activas, tasa de interés pasivas, seguridad financiera, poder adquisitivo, entre otros; han permitido que hoy por hoy tengamos nuevos horizontes que nos llevan hacia nuevos y mejores estilos de vida para todos al tener un fácil acceso a estos servicios. Es por ello que las instituciones del sistema financiero, al entender lo importante de este factor de desarrollo, han establecido estrategias de competencia que les permite ser competitivos, actualizados, flexibles, modernos y confiables. Dentro del marco señalado, la Auditoría de Procesos administrativos es el examen integral y constructivo que permite a las personas tanto internas como externas, cualquiera que fuere su denominación, a organizarse y evaluar su desempeño administrativo a través de la medición de sus niveles de eficiencia, eficacia, economía y ética; esto permitirá en todo momento conocer en qué etapa del cumplimiento de los objetivos generales y específicos de dicha empresa evaluada. 6 ELABORACION DE AUDITORIA DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS JUNIO DEL 2013 Así la Auditoría de los Procesos Administrativos es la herramienta que los administradores usan para corregir errores en su trabajo, en el desempeño de los directivos y el de los empleados, con la única finalidad de brindar cada día un mejor servicio al cliente y al usuario interno. La Cooperativa de Ahorro y Préstamo “CAJA SOLIDARIA VILLA DE ALVAREZ ’97 SC DE AP DE RL DE CV”, tiene por objeto fomentar el ahorro entre sus socios así como atender las necesidades financieras del sector rural apoyando principalmente a la agricultura, el comercio así como bienes y servicios de consumo, con el objetivo de innovar los servicios financieros que se prestan a estas zonas, para lo cual debe medir los niveles de eficiencia, eficacia, economía y ética en sus procesos, mediante la aplicación de una Auditoría direccionada a los procesos administrativos. Básicamente esta Auditoría permitirá identificar los problemas que impiden el buen desempeño de la Cooperativa y la definición de recomendaciones, cuyo beneficio se evidenciará en el perfeccionamiento y los resultados se demostrarán en un adecuado cumplimiento de objetivos y manuales de procesos, así como la rapidez de elaboración y el desarrollo de información, ayudando a la Gerencia en la toma de decisiones, a los empleados para conocer sus deficiencias y sobre todo al cliente, que recibirá un mejor servicio. 7 ELABORACION DE AUDITORIA DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS JUNIO DEL 2013 JUSTIFICACION La importancia de la Auditoría Administrativa es reconocida desde tiempos más remotos, el factor tiempo obliga a cambiar muchas cosas, la industria, el comercio, los servicios, entre otros. Lo que realmente interesa destacar, es que realmente existe una necesidad de examinar y evaluar los factores internos de la organización y ello debe hacerse de manera sistemática, abarcando la totalidad de la misma. En la actualidad es trascendental un cambio de cultura organizacional que permita el complementarias conocimiento a las y aplicación tradicionalmente de utilizadas, herramientas ya que en ocasiones las compañías funcionan sin saber qué obstáculos puedan surgir durante la continuidad de la operación. A través de un adecuado Proceso de Auditoría Administrativa Interna, se estará en posibilidad de detectar a tiempo sucesos futuros que puedan llegar a impactar de manera negativa los resultados de la organización. Auditoria interna se realiza por el personal adscrito a la propia dependencia o entidad, por lo que su importancia radica en que se constituye como el instrumento del control interno que revisa, analiza diagnostica y evalúa el funcionamiento de los controles, proporcionando a los responsables de la dirección y operación, información coadyuvante sobre el resultado de su gestión y, propiciando en su caso la adopción de medidas que tiendan a mejorar la eficiencia de los recursos, así como la eficiencia en la administración de los recursos, así como la eficacia en el logro de objetivos asignados. 8 ELABORACION DE AUDITORIA DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS JUNIO DEL 2013 Por lo que se pretende que el proceso administrativo sea efectivo en la empresa y aumentar su productividad y disminuir las mermas basadas en ejecuciones de las propuestas obtenidas en la aplicación de la auditoria de procesos administrativos Proporcionar en calidad de consejo profesional e independiente que abarque desde un departamento u área a hasta toda la organización. OBJETIVO GENERAL Elaboración de una auditoria de procesos administrativos en Caja Solidaria Villa de Álvarez 97’ S.C. de A.P. de R.L de C.V OBJETIVOS ESPECIFICOS Determinar si los sistemas y procedimientos establecidos son efectivos. Verificar continuamente la efectividad de los controles establecidos. Asegurar que se cumplan cabalmente los procesos para eliminar los problemas que puedan surgir. Revisar y evaluar los resultados deseados. Asegurar que se cumplan cabalmente los procesos. Ayudar a la adecuada realización de actividades y evitar duplicidades (conocer con qué frecuencia se realizan las actividades). Generar un histórico que documente los cambios en los procesos. 9 ELABORACION DE AUDITORIA DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS JUNIO DEL 2013 Detectar si existen nuevos procedimientos para realizar las actividades. Construir una base para el análisis posterior del trabajo y el mejoramiento de los sistemas, procedimientos y métodos. 10 ELABORACION DE AUDITORIA DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS JUNIO DEL 2013 CARACTERISTICA DEL AREA DONDE SE PARTICIPO El proyecto de residencia se llevó a cabo dentro de la entidad de crédito y ahorro popular y/o solidario Caja Solidaria Villa de Álvarez 97’ SC de AP de RL de CV, contando a un cien por ciento la disposición y apoyo del personal que labora para dicha sociedad. Al ser un empleado más de esta sociedad no me fue difícil adquirir información por lo que interactúe con toda la sociedad para involucrarme aún más en la función que requiere cada uno de los puestos que conforman a la misma. Al iniciar el proyecto de residencia, se contó con todo el apoyo de los directivos y empleados, dando muestra una vez más a la excelente comunicación que existe entre dichos miembros de la sociedad, por lo que se encuentran en constante comunicación siendo un equipo muy unido y coordinado, lo que hiso más viable y factible la aplicación de investigación. La C.P. Martha Ramírez Santana (asesora externa) mostro total interés al proyecto por lo que en todo momento se mostró muy interesada, proporcionando siempre la información necesaria para dicho proyecto De igual manera el LAE Aarón Sergio Verjan Contreras, apoyo y brindo asesoría a la aplicación de dicho proyecto, estando siempre interesado ante cualquier situación que surgiera en la aplicación de dicho proyecto que pudiese ayudar a lograr la meta propuesta. 11 ELABORACION DE AUDITORIA DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS JUNIO DEL 2013 12 ELABORACION DE AUDITORIA DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS JUNIO DEL 2013 PROBLEMAS A RESOLVER Con la elaboración del Proceso de Auditoría Administrativa Interna se pretende resolver los siguientes problemas: Pérdidas económicas a la empresa por el retraso de las actividades Pérdida de tiempo al realizar la duplicidad de funciones. No se realizan los procedimientos con la frecuencia indicada. No se cuenta con la base para aplicar una auditoría interna de políticas, procedimientos y controles para el logro de metas y objetivos. Identificación de desviaciones e ineficiencias de las funciones de cada puesto Eliminación de procesos de trabajo, obsoletos o inadecuados. Identificación de riesgos de cada puesto de trabajo 13 ELABORACION DE AUDITORIA DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS JUNIO DEL 2013 ALCANCES Y LIMITACIONES La auditoría administrativa puede abarcar una función específica; o bien, se le puede dar un enfoque de sistema y puede abarcar una unidad o grupo de unidades que formen un organismo social El alcance de la auditoria administrativa interna debe cubrir la adecuación y eficiencia del control de métodos, sistemas y procedimientos de la organización, así como la calidad de ejecución en el desempeño de las responsabilidades asignadas. Mientras que las limitaciones que se dieron en el procesos de la auditoria fueron el tiempo que se le dedicaba a cada área por lo que no se podía cubrir a un 100 % la expectativa de la aplicación de la misma. 14 ELABORACION DE AUDITORIA DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS JUNIO DEL 2013 FUNDAMENTO TEORICO 1. DEFINICIÓN DE LA EMPRESA Es una unidad de producción de bienes y servicios para satisfacer un mercado. (Reyes Ponce 1995, pág. 74) 1.1. Elementos que conforman la empresa Las empresas estan formadas esencialmente por tres clases de elementos: A)Bienes Materiales: Considerando que integran a las empresas sus edificios e instalaciones donde realizan sus actividades. B)Hombres: son un elemento eminentemente activo de la empresa, son todas las personas que colaboran en la participacion de los procesos productivos y administrativos con la finalidad de la obtencion de resultados eficientes y eficaces. C) Sistemas: son las relaciones estables en que deben coordinarse las diversas cosas, personas es decir son los bienes no materiales que tiene la empresa como lo son sistemas de produccion, ventas administrativos etc. 1 1.2. Fines de la Empresas El fin inmediato que persigue toda empresa es la producción de bienes y servicios de un mercado.2 1 Ibídem 1996 págs. 72,73 Ibídem 1995 págs. 83 2 15 ELABORACION DE AUDITORIA DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS JUNIO DEL 2013 2.0 Clasificación de las empresas 2.1. Por su capital A) Empresa Privada: Busca la obtención de un beneficio económico mediante la satisfacción de alguna necesidad de orden general o social. B) Empresa Pública: tiene como fin satisfacer una necesidad de carácter general o social pudiendo obtener o no beneficios (utilidades). 2.1.2 Por su giro A) Empresas de Transformación: son aquellas que se dedican a la producción de bienes y servicios. B) Empresas de Servicios: se dedican a prestar servicios a la comunidad C) Empresas de Comercialización: este tipo de empresas compra los bienes que una empresa de transformación produce para luego venderlos a sus propios clientes con lo cual presta un servicio a la comunidad y obtiene una ganancia. 3 2.1.3 Por su tamaño y número de empleados A) Microempresa: de 1 a 15 Empleados B) Pequeña: de 16 a 100 Empleados C) Mediana: de 101 a 250 Empleados D) Grande: de 251 empleados en adelante 3 Srvulo , 1995, pág. 19 16 ELABORACION DE AUDITORIA DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS JUNIO DEL 2013 2.1.4 Por su lugar de Origen A) Nacional: sus operaciones se realizan en su país de origen B) Internacional: Empresas que tienen actividades en un solo país c) Transnacional: Empresas que tiene actividades en un solo continente 2.2 Características de las pequeñas empresas En las pequeñas empresas, el dueño o gerente conoce o puede conocer a todos sus empleados, tiene la posibilidad de identificarlo, lo tratan con frecuencia y podrían calificar su desempeño en la empresa. Los problemas técnicos de producción, finanzas son elementales y pequeños por lo que el propio dueño puede solucionarlos. El dueño toma las decisiones que mejor le convengan sin someterlas a discusión. 2.3 Antecedentes de la Administración La administración como disciplina y con carácter profesional y científico apareció en las empresas a fines del siglo antepasado y principios del pasado siendo sus pioneros Taylor y Fayol, en esta época cuando el crecimiento y mayor complejidad de dichas empresas exigen su aplicación en ellas. Las empresas de las épocas anteriores al nacimiento de la administración profesional eran demasiado pequeñas y poco complejas, por lo que se puede decir que bastaba solo con el sentido común para su administración. 17 ELABORACION DE AUDITORIA DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS JUNIO DEL 2013 La administración es aplicable a toda clase de instituciones ya sean políticas, religiosas militares, servicios etc. La administración ligada a una mayor eficacia de la coordinación, se impone en el momento en que aparece la empresa competitiva, pues esta necesita perfeccionarse hasta conseguir poder dar precios más baratos, mayor calidad de producción, mejores servicios etc., que sus competidores.4 2.4 Definición de la Administración La palabra administración se forma del prefijo “ad” que significa hacia y “minister” inferioridad vocablo y del compuesto sufijo “ter” de que “minus”, funge comparativo como termino de de comparación. La etimología de la administración de la idea de que esta se refiere a una función que se desarrolla bajo el mando de otro, de un servicio que presta. 5 Por lo que se puede decir que es “la dirección de un organismo socia, y su efectividad en alcanzar objetivos, fundada en la habilidad de conducir a sus integrantes”6 2.4.1 Objeto de la Administración Es indiscutible que quien realiza por si mismo una función no merece ser llamado administrador, pero desde el momento en que delega a otras determinadas funciones, siempre que estas se realicen en un organismo social, dirigiendo y coordinando lo que los demás realizan, comienzan a recibir el nombre de administrador. La sociedad es la “unión moral de hombres que en forma sistémica coordinan sus medios para lograr un bien común”, es por lo tanto el objeto sobre el que recae la administración. 4 Paráfrasis Reyes Ponce, 1992 págs. 69 70 Ibidem,1992 pág. 2 6 Koontz y O’Donnell pág. 4 5 18 ELABORACION DE AUDITORIA DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS JUNIO DEL 2013 2.4.2 Finalidad de la Administración La administración busca de forma directa precisamente la obtención de resultados de máxima eficiencia en la coordinación y solo a través de ella, se refiere a la máxima eficiencia o aprovechamiento de los recursos materiales, tales como capital materia prima, personal etc. 2.4.3 Características de la Administración A) Su Universalidad: el fenómeno administrativo se da donde quiera que existe un organismo social, porque en él tiene que existir la coordinación sistémica de medios. B) Su Especialidad: aunque la administración va siempre acompañada de otros fenómenos de índole distinta, el fenómeno administrativo es específico y distinto a los que acompaña. C) Su unidad temporal: aunque se distingan etapas, fases y elementos del fenómeno administrativo, este es único y por lo mismo en todo momento de la vida de una empresa se están dando, en mayor o menor grado, todos o la mayor parte de los elementos administrativos. 19 ELABORACION DE AUDITORIA DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS JUNIO DEL 2013 D) Por su Unidad Jerárquica: todos cuanto tienen carácter de jefe en una organización, participan en distintos grados y modalidades, de la misma administración. (Ibídem 1992, págs. 15-16)7 2.4.4 Importancia de la Administración 1.- la administración se da en todos lugares en donde existe un organismo social entre mayor sea más compleja será su administración. 2.- El éxito de un organismo social depende directa e indirectamente de su buena administración. 3.- Para las empresas es indiscutible y obviamente esencial la administración. 4.- La elevación de la productividad depende de la adecuada administración en cada una de las partes de la empresa. 2.5 Proceso Administrativo Se define como el acto de administrar como: “planear, organizar, integrar, dirigir y controlar” Los puntos anteriores constituyen el proceso administrativo que es un medio de integrar diferentes actividades para poner en marcha la estrategia empresarial teniendo claramente bien definidos los fines y 7 Ibídem 1992, págs. 15-16 20 ELABORACION DE AUDITORIA DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS JUNIO DEL 2013 buscando ventajas en todos los recursos que poseen, asegurando el funcionamiento de dicho proceso. 2.5.1 Planeación Parte inicial del proceso administrativo es en la que se seleccionan misiones y objetivos y las acciones para alcanzarlos, requiere tomar decisiones, es decir seleccionar entre diversos cursos de acción futuros. Tipos de Planes A) Propósitos o Misiones: identifica las funciones o tareas básicas de una empresa o agencia o cualquier parte de ella. B) Objetivos o Metas: Son los fines hacia los cuales se dirige una actividad. C) Estrategias: Son la determinación de los objetivos básicos a largo plazo de una empresa y la adopción de los cursos de acción y asignación de los recursos necesarios para alcanzarlos. D) Políticas: son de declaración o interpretaciones generales que guían o encauzan el pensamiento para la toma de decisiones. E) Procedimientos: son los planes que establecen un método obligatorio para realizar actividades futuras. Son series cronológicas de acciones requeridas, son pautas de acción que detallan la forma exacta en que se deben realizar determinadas acciones. F) Reglas: Normas que determinan que tipo de acciones se deben realizar. G) Programa: son el conjunto de metas políticas, procedimientos, reglas, asignación de tareas, pasos a seguir, recursos a emplear y otros elementos necesarios para llevar a cabo un curso de acción. 21 ELABORACION DE AUDITORIA DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS JUNIO DEL 2013 H) Presupuesto: es una declaración de los resultados esperados expresados en términos numéricos. (Ibídem 1996 pág. 121 -128)8 Pasos en la Planeación 1.- Detección de las oportunidades: es hacer el examen preliminar de las posibles oportunidades futuras y verlas con claridad y de manera completa, saber dónde se encuentran de acuerdo con el mercado, la competencia, con los clientes nuestras fuerzas y debilidades. 2.- Establecimiento de Objetivos: Consiste en establecer objetivos para toda la empresa y después para cada una de las unidades de trabajo subordinada, lo cual debe realizarse para el largo como para el corto plazo. 3.- Desarrollo de premisas: Es establecer, difundir y obtener consenso para utilizar premisas criticas de planeación tales como los pronósticos, las políticas básicas y los planes ya existentes de la compañía. 4.- Determinación de los cursos de acción: consiste en buscar y examinar cursos alternativos de acción, en particular aquellos que no resultan inmediatamente evidentes. Estas alternativas son las más prometedoras para alcanzar nuestros objetivos. 5.- Evaluación de cursos de alternativas de acción: evaluar las alternativas que proporcionan la mejor posibilidad para cumplir las metas con el costo más bajo y las mayores utilidades 6.- Selección de un curso de acción: es la selección del curso de acción a seguir aquí es el punto real de la toma de decisiones. 7.- Formulación de los planes derivados.- planes derivados para respaldar el plan básico. 8 Ibídem 1996 pág. 121-128 22 ELABORACION DE AUDITORIA DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS JUNIO DEL 2013 8.- Expresión numérica de los planes a través del presupuesto: es darle una expresión numérica convirtiéndolos en presupuestos, de manera que representen la suma total de ingresos y gastos, con las utilidades o superávit resultantes. (Ibídem 1996, pág. 129 133)9 2.5.2 Organización Es la etapa en que se determinan y clasifican las actividades, así como la asignación de estas para lograr las metas que se han planificado en la empresa. (Koontz, 1996, pág. 129-133)10 Tipos de Organización Existen dos tipos de organización la formal e informal. A. Formal.- significa por lo regular la existencia de una estructura intencional de papeles pero sin confundir con cierta flexibilidad y limitantes obvios dentro de la organización. B. Informal.- cualquier actividad personal conjunta sin un propósito colectivo consciente, requerido por la organización formal que son el resultado de la convivencia interpersonal y pueden ayudar al logro de los objetivos. (ibídem, 1996 245 a 246).11 División del Trabajo Consiste en la especialización de las actividades organizacionales, esto debido a que ninguna persona capaz de desarrollar en su totalidad las actividades, de este modo se pueden aprender y 9 Ibídem 1996 págs. 129-133 Koontz, 1996 págs. 129-133 11 Ibídem 1996 pags 245-246 10 23 ELABORACION DE AUDITORIA DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS JUNIO DEL 2013 ejecutar de un modo más simple, lo que nos permite adecuar a la actividad con la persona, según las características de ambas. Línea de Mando Está relacionada con la complejidad para comunicar de manera verbal la estructura organizacional y esta la encontramos en los organigramas. Dentro de los organigramas. Los cuadros individuales representan la división del trabajo y la manera en la que esta departamentalización y las líneas que conectan estos cuadros representan la cadena de mando. Organigramas Conocidos también como graficas de organización o cartas de organización, los organigramas son representaciones graficas de la estructura formal de una organización que muestran las interrelaciones, las funciones los niveles jerárquicos, las obligaciones y la autoridad, existentes dentro de ella. Los organigramas se pueden clasificar por: A. Su objeto.- estructural, funcional y especial. B. Por su área.- generales y departamentales C. Por su contenido.- esquemáticos y analíticos. Existen diversas formas de representar los organigramas 1. Vertical.- los niveles jerárquicos quedan determinados de arriba hacia abajo. 24 ELABORACION DE AUDITORIA DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS JUNIO DEL 2013 2. Horizontal.- los niveles jerárquicos se encuentran de izquierda a derecha. 3. Mixto.- se utiliza por razones de espacio, tanto el horizontal como el vertical. 4. Circular.- donde los niveles jerárquicos quedan determinados desde el centro hacia la periferia. (Munch Galindo y Gracia Martínez, 1995, pág. 133).12 Departamento Indica un área, división o sucursal definida en una organización obre la que un administrador tiene autoridad para el desempeño de actividades específicas.13 Departamentalización Es el agrupamiento de actividades y personas en departamentos que permite ampliar las organizaciones hasta un grado indefinido. 2.5.3 Integración Es la tercera parte del proceso administrativo la cual integración se define como cubrir o mantener cubiertos los puestos de la estructura organizacional. Este objetivo se cumple al identificar los requerimientos de la fuerza de trabajo, realizar un inventario de personal disponible y reclutar, seleccionar, ascender, evaluar, planear las carreras, remunerar y capacitar o desarrollar en alguna otra forma 12 13 Munch Galindo y García Martinez 1995 pag. 133 Koontz, 1996 pág. 246 25 ELABORACION DE AUDITORIA DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS JUNIO DEL 2013 tanto a los candidatos como al os titulares de los puestos para que puedan cumplir con sus tareas de un modo eficaz y eficiente 14 Reclutamiento Implica atraer candidatos para llenar los puestos en la estructura organizacional. Antes de empezar el proceso de reclutamiento se deben determinar con claridad los requerimientos del puesto, los cuales deben estar relacionados directamente con las tareas, esto facilita el reclutamiento de los candidatos del exterior. 2.5.4 Dirección Se define como el proceso de influir sobre las personas para lograr que contribuyan a las metas de la organización y del grupo.15 (ibídem 1996 pag 460) 2.5.5 Control La función administrativa del control es medición y la corrección del desempeño con el fin de asegurar que se cumplan los objetivos de la empresa y los planes diseñados para alcanzarlos. Establecimientos de Estándares Un estándar puede ser definido como una unidad de media que sirve como modelo, guía o patrón con base en la cual se efectúa el control. Los estándares representan el estado de ejecución deseado, de hecho no son más que los objetivos definidos de la organización. 14 ibídem, 1996 pág., 356 15 Ibídem 1996 pág. 460 26 ELABORACION DE AUDITORIA DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS JUNIO DEL 2013 3.0 AUDITORIA ADMINISTRATIVA 3.1 Definición de Auditoria Administrativa (Diferentes Autores) Es la revisión sistemática con fines evaluatorios de una dependencia o entidad o parte de ella, que se lleva a cabo con la finalidad de determinar si la organización está operando eficientemente para cumplir con los objetivos que tiene encomendados dentro de la Administración Pública Federal. Constituye una búsqueda para localizar los problemas relativos a la eficiencia dentro de la organización. La auditoría administrativa abarca una revisión de los objetivos, planes y programas de la dependencia o entidad; su estructura orgánica, nivel jerárquico y calidad de los recursos humanos y materiales; programas de capacitación y adiestramiento; división de actividades y supervisión; existencia y aplicación de manuales de organización; desconcentración y simplificación administrativa; mecanismos de autoevaluación; Funciones, sistemas, procedimientos y controles; las instalaciones y el medio en que se desarrolla, en función de la eficiencia de operación y el ahorro en los costos. El resultado de la auditoría administrativa es una opinión sobre la eficiencia administrativa de toda la dependencia o entidad o parte de ella.16 1) Auditoria Administrativa: Podemos definir a la auditoría administrativa como el examen integral o parcial de una organización con el propósito de precisar su nivel de desempeño y oportunidades de mejora.17 16 Fuente: http://www.definicion.org/auditoria-administrativa 17 http://www.eumed.net/libros/2010e/804/Concepto%20de%20Auditoria%20Administrativa.htm 27 ELABORACION DE AUDITORIA DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS JUNIO DEL 2013 2) Auditoria Administrativa: El Objetivo primordial de la auditoria administrativa consiste en descubrir deficiencias o irregularidades en alguna de las partes de la empresa examinadas y apuntar sus probables soluciones. La finalidad es ayudar a la dirección a lograr una administración más eficaz. Su intención es examinar y valorar los métodos y desempeño en todas las áreas. Los factores de la evaluación abarcan el panorama económico, lo apropiado de la estructura organizativa, la observancia de políticas y procedimientos, la exactitud y la confiabilidad de los controles, los métodos protectores adecuados, las causas de variaciones, la adecuada utilización de personal y equipo y los sistemas de funcionamiento satisfactorios.18 3) Auditoria Administrativa En términos generales, la auditoría administrativa nos proporciona tina evaluación cuantificada de la eficiencia, con la que cada unidad administrativa de la empresa desarrolla las diferentes etapas del proceso administrativo; en otras palabras, nos proporciona un panorama administrativo general de la empresa que estamos auditando, y señala el grado de efectividad con el que opera cada una de las funciones que la integran; por consecuencia, señala aquellas áreas cuyos problemas exigen una mayor atención por parte de la dirección de la empresa.19 4) Auditoria Administrativa Auditoria, en su acepción más amplia significa verificar la información financiera, operacional y administrativa que se presenta es confiable, veraz 18 19 y oportuna. Es revisar que los hechos, fenómenos http://www.articuloz.com/administracion-articulos/sobre-la-auditoria-administrativa-950760.html http://www.proyectosfindecarrera.com/auditoria-financiera-administrativa.htm 28 y ELABORACION DE AUDITORIA DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS JUNIO DEL 2013 operaciones se den en la forma como fueron planeados; que las políticas y lineamientos establecidos han sido observados y respetados; que se cumplen con obligaciones fiscales, jurídicas y reglamentarias en general. Es evaluar la forma como se administra y opera teniendo al máximo el aprovechamiento de los recursos.20 3.2 Antecedentes de la Auditoria administrativa Los investigadores desarrollaron una ingleses James propuesta para Watt y Mathew estandarizar y Bolton medir procedimientos de operación; una propuesta que incluía una reseña específica acerca de la conveniencia de utilizar la auditoría como mecanismo de evaluación. Con el nacimiento de la escuela del “Pensamiento Administrativo” en 1916, la auditoría adquiere una relevancia singular para realizar el estudio de las funciones de una empresa, en particular del control. Prueba de esto es la mención que en 1933 Lyndall F. Urwick hacía de la importancia de los controles para estimular la productividad de las empresas. Dos años después, en 1935, James O. McKinsey sentó las bases para lo que él llamó “auditoría administrativa”; la cual consistía en “una evaluación de una empresa en todos sus aspectos, a la luz de su ambiente presente y futuro probable”. En 1949, Billy E.Goetz declaraba que la auditoría administrativa “Es la más comprensiva ypoderosa de estas técnicas buscadoras de problemas, porque busca, en una forma general, descubrir y corregir errores de administración.” En 1953, George R. Terry menciona la necesidad de evaluar una organización a través de una auditoría. Es importante señalar que Terry propone cuatro procedimientos para llevar a cabo esta evaluación: 20 http://www.mitecnologico.com/Main/ConceptosObjetivosImportanciaAuditoriaAdministrativa 29 ELABORACION DE AUDITORIA DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS JUNIO DEL 2013 1) Apreciación en conjunto: Análisis de la estructura para determinar si cumple con las condiciones de eficacia requeridas. 2) Apreciación informal: Efectuar preguntas para descubrir posibilidades de mejoramiento. 3) Apreciación por comparación: Comparar la estructura orgánica de la empresa con las de otras similares o competidoras. (Benchmarking o Controles generales y auditorías administrativas). 4) Enfoque ideal: Imaginar una estructura ideal, y compararla con la estructura bajo revisión, anotando las mejoras que pueden hacerse. Los trabajos sobre auditoría en sus diferentes acepciones son tantos y tan variados que sólo se ha consignado los más significativos y algunos de los más difundidos, para establecer un punto de partida. Es innegable la importancia del tema y la preocupación por abordarla con diferentes enfoques, por lo cual, podemos esperar que la generación de obras en torno a la auditoría continuará acrecentándose día con día. 3.3. Objetivos de la Auditoria Administrativa Por sus características, la auditoria administrativa constituye una herramienta fundamental para impulsar el crecimiento de las organizaciones, toda vez que permite detectar en qué áreas se requiere un estudio más profundo, que acciones se pueden tomar para subsanar deficiencias, como superar obstáculos, como imprimir mayor cohesión al funcionamiento de dichas áreas y, sobre todo, realizar un análisis causa-efecto que concilie en forma congruente los hechos con las ideas. Entre los objetivos prioritarios para instrumentar la auditoria administrativa de manera consistente se encuentran los siguientes: 30 ELABORACION DE AUDITORIA DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS JUNIO DEL 2013 1. De control.- Destinados a orientar los esfuerzos en su aplicación y poder evaluar el comportamiento organizacional en relación con estándares preestablecidos. 2. De productividad.- Encauzan las acciones para optimizar el aprovechamiento de los recursos de acuerdo con la dinámica administrativa instituida por la organización. 3. De organización.- Determinan que su curso apoye la definición de la estructura, competencia, funciones y procesos a través del manejo efectivo de la delegación de autoridad y el trabajo en equipo. 4. De servicio.- Representan la manera en que se puede constatar que la organización está inmersa en un proceso que la vincula cuantitativa y cualitativamente con las expectativas y satisfacción de sus clientes. 5. De calidad.- Disponen que tienda a elevar los niveles de actuación de la organización en todos sus contenidos y ámbitos, para que produzca bienes y servicios altamente competitivos. 6. De cambio.- La transforman en un instrumento que hace más permeable y receptiva a la organización. 7. De aprendizaje.- Permiten que se transforme en un mecanismo de aprendizaje institucional para que la organización pueda asimilar sus experiencias y las capitalice para convertirlas en oportunidades de mejora. 8. De toma de decisiones.- Traducen su puesta en práctica y resultados en un sólido instrumento de soporte al proceso de gestión de la organización. 31 ELABORACION DE AUDITORIA DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS JUNIO DEL 2013 3.4. Principios de la Auditoria Administrativa 3.4.1 Sentido de la Evaluación La auditoría lleva acabo un examen y evaluación de la calidad tanto individual como colectiva, de los gerentes, es decir personal responsable de la administración de funciones operacionales que aseguren que la calidad del trabajo es de acuerdo con las normas establecidas, los objetivos y planes se cumplan y los recursos se apliquen en forma económica. 3.4.2 Importancia del Proceso de Verificación Los procedimientos técnicamente la de la auditoria comprobación en la administrativa observación respaldan directa, la verificación de la información de terrenos el análisis y confirmación de datos los cuales son necesarios e imprescindibles. Habilidad para pensar en términos Administrativos El auditor administrativo debe ubicarse en la posición de un administrador a quien se le responsabilice de una función operacional y pensar cómo debe hacerlo. 3.5. Alcance El área de influencia que abarca una auditoria administrativa comprende la totalidad de una organización en lo que corresponde a estructura, niveles, relaciones y formas de actuación incluye aspectos como: Naturaleza jurídica Criterios de funcionamiento Estilo de administración Proceso administrativo Sector actividad Ámbito de operación 32 ELABORACION DE AUDITORIA DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS JUNIO DEL 2013 Número de empleados Relaciones de coordinación Desarrollo tecnológico Sistemas de comunicación e información Nivel de desempeño Trato a clientes (internos y externos) Entorno Productos y/o servicios Sistemas de calidad21 3.6. Campo de Aplicación En cuanto a su campo, la auditoria administrativa puede instrumentarse en todo tipo de organización, sea ésta pública, privada o social. Sector Público En el Sector Público se emplea en función de la figura jurídica, atribuciones, ámbito de operación, nivel de autoridad, relación de coordinación, sistema de trabajo y líneas generales de estrategia. Con base en esos criterios, las instituciones del sector se clasifican en: Dependencia del Ejecutivo Federal (Secretaría de Estado) Entidad Paraestatal Organismos Autónomos Gobiernos de los Estados (Entidades Federativas) Comisiones Intersecretariales Mecanismos Especiales Sector Privado 21 ibídem, 2000 pág. 14 33 ELABORACION DE AUDITORIA DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS JUNIO DEL 2013 En el Sector Privado se utiliza tomando en cuenta la figura jurídica, objeto, tipo de estructura, elementos de coordinación y relación comercial de las empresas, sobre la base de las siguientes características: Tamaño de la empresa Sector de actividad Naturaleza de sus operaciones En lo relativo al tamaño, convencionalmente se las clasifica en: Microempresa Empresa pequeña Empresa mediana Empresa grande Lo correspondiente al sector de actividad se refiere al ramo específico de la empresa, el cual puede quedar enmarcado básicamente en: 1.- 11.- Maquiladora 21.- Química 2.- Transportes 12.- Electrónica 22.- Forestal 3.- Energía 13.- Automotriz 23.- Farmacéutica 4.- Servicios 14.- Editorial 24.- Telecomunicaciones Alimentos Bebidas 5.- Construcción 15.- Arte Grafico 25.- Informática 6.- Petroquímica 16.- Manufactura 26.- Siderurgia 7.- Cinematografía 17.- Autocartera 27.- Publicidad 34 Y ELABORACION DE AUDITORIA DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS JUNIO DEL 2013 8.- Banca 18.- Textil 9.- Turismo 19.- Agrícola 10.- Seguros 20.- Pesquera 28.- Comercio En cuanto a la naturaleza de sus operaciones, las empresas pueden agruparse en: Nacionales Internacionales Mixtas También tomando en cuenta las modalidades de: Exportación Acuerdo de Licencia Contratos de Administración Sociedades en Participación y Alianzas Estratégicas Subsidiarias Sector Social Tipo de organización Naturaleza de su función Por su tipo de organización son: Fundaciones Agrupaciones Asociaciones Sociedades Fondos Empresas de solidaridad Programas Proyectos 35 ELABORACION DE AUDITORIA DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS JUNIO DEL 2013 Comisiones Colegios Por la naturaleza de su función se les ubica en las siguientes áreas: Educación Cultura Salud y seguridad social Política Obrero Campesino Popular Empleo Alimentación Derechos humanos Apoyo a marginados y discapacitados 3.7 Tipos de Auditoría Interna. La auditoría interna que está especializada en evaluar la obtención de la fiabilidad de los estados financieros puede considerarse como auditoría administrativa. Dentro de ésta encontramos a la auditoría de los sistemas de información, recordando que un sistema de información no necesariamente informáticamente, ya que la debe auditoría de que estar evalúa soportado el soporte informático se llama: AUDITORIA INFORMÁTICA. Existen auditorías que están dirigidas al cumplimiento de normas que la empresa está obligada a cumplir tanto en sentido específico como en sentido genérico. En sentido específico podemos hablar de las auditorías de calidad destinadas a salvaguardar que se cumplan las normas ISO. 36 ELABORACION DE AUDITORIA DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS JUNIO DEL 2013 Entre los auditores destinados a cumplir objetivos genéricos puede citarse la auditoría fiscal o tributaria. La auditoría interna comprende estos tipos: 1. Auditoría realizada por el presidente. 2. Auditoría realizada por el jefe de unidad. 3. Auditoría realizada por el personal de control de calidad. 4. Auditoría mutua de control de calidad. 3.8 Diferencias entre Auditoría Interna y Externa. Auditoría Externa Aplicando el concepto general, se puede decir que la auditoría Externa es el examen crítico, sistemático y detallado de un sistema de información de una unidad económica, realizado por un auditor sin vínculos laborales con la misma, utilizando técnicas determinadas y con el objeto de emitir una opinión independiente sobre la forma como opera el sistema, el control interno del mismo y formular sugerencias para su mejoramiento. El dictamen u opinión independiente tiene trascendencia a los terceros, pues da plena validez a la información generada por el sistema ya que se produce bajo la figura de la Fe Pública, que obliga a los mismos a tener plena credibilidad en la información examinada. Una auditoría debe hacerla una persona o firma independiente de capacidad profesional reconocidas. Esta persona o firma debe ser capaz de ofrecer una opinión imparcial y profesionalmente experta a cerca de los resultados de auditoría, basándose en el hecho de que su opinión ha de acompañar el informe presentado al término del examen y concediendo que pueda expresarse una opinión basada 37 ELABORACION DE AUDITORIA DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS JUNIO DEL 2013 evidencias y en que no se imponga restricciones al auditor en su trabajo de investigación. Auditoría Interna La auditoría Interna es el examen crítico, sistemático y detallado de un sistema de información de una unidad económica, realizado por un profesional con vínculos laborales con la misma, utilizando técnicas determinadas y con el objeto de emitir informes y formular sugerencias para el mejoramiento de la misma. Estos informes son de circulación interna y no tienen trascendencia a los terceros pues no se producen bajo la figura de la Fe Publica. Las auditorías internas son hechas por personal de la empresa. Un auditor interno tiene a su cargo la evaluación permanente del control de las transacciones y operaciones y se preocupa en sugerir el mejoramiento de los métodos y procedimientos de control interno que redunden en una operación más eficiente y eficaz. La imparcialidad e independencia absolutas no son posibles en el caso del auditor interno, puesto que no puede divorciarse completamente de la influencia de la alta administración, y aunque mantenga una actitud independiente como debe ser, esta puede ser cuestionada ante los ojos de los terceros. Por esto se puede afirmar que el Auditor no solamente debe ser independiente, sino parecerlo para así obtener la confianza del Público. La auditoría interna es un servicio que reporta al más alto nivel de la dirección de la organización y tiene características de función asesora de control, por tanto no puede ni debe tener autoridad de línea sobre ningún funcionario de la empresa, a excepción de los que forman 38 ELABORACION DE AUDITORIA DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS JUNIO DEL 2013 parte de la planta de la oficina de auditoría interna, ni debe en modo alguno involucrarse o comprometerse con las operaciones de los sistemas de la empresa, pues su función es evaluar y opinar sobre los mismos, para que la alta dirección toma las medidas necesarias para su mejor funcionamiento. La auditoría interna solo interviene en las operaciones y decisiones propias de su oficina, pero nunca en las operaciones y decisiones de la organización a la cual presta sus servicios, pues como se dijo es una función asesora. Existen diferencias substanciales entre la Auditoría Interna y la Auditoría Externa, algunas de las cuales se pueden detallar así: En la Auditoría Interna existe un vínculo laboral entre el auditor y la empresa, mientras que en la Auditoría Externa la relación es de tipo civil. En la Auditoría Interna el diagnóstico del auditor, está destinado para la empresa; en el caso de la Auditoría Externa este dictamen se destina generalmente para terceras personas o sea ajena a la empresa. La Auditoría Interna está inhabilitada para dar Fe Pública, debido a su vinculación contractual laboral, mientras la Auditoría Externa tiene la facultad legal de dar Fe Pública. 3.9 Estructura de la Auditoría Administrativa. Una unidad de auditoria administrativa se estructura de la manera siguiente: 39 ELABORACION DE AUDITORIA DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS JUNIO DEL 2013 1.- Auditor supervisor. Es la persona que tiene la responsabilidad propiamente dicha de la auditoria administrativa y está encargado de elaborar el "plan de auditoria", y de autorizar los procedimientos y programas de revisión. Es indispensable que el auditor supervisor sea un profesionista de la administración, con suficiente experiencia y capacidad. 2.- Auditor por áreas. Es aquel profesional a quien después de dominar las técnicas de la auditoria administrativa, se le clasifica y se le especializa por áreas de trabajo, se le puede clasificar de la manera siguiente: Auditor de alta gerencia. Auditor de asesoría. Auditor de personal. Auditor de producción. Etc. Auditor ayudante. Este tiene la responsabilidad de ayudar al auditor supervisor y al de áreas en la recopilación de información y cuando se trata de empresas pequeñas puede coordinar actividades. Auditor principiante. Al encargado de este puesto generalmente se le asignan trabajos de rutinas, en la práctica a esta persona se le guía y supervisa en el desarrollo de su trabajo. El grupo de auditoria administrativa debe figurar en el nivel jerárquico de la empresa de donde pueda operar en forma debida, además puede formar parte de las actividades de la gerencia general, contraloría, control administrativo, planeación, etc. 40 ELABORACION DE AUDITORIA DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS JUNIO DEL 2013 MARCO LEGAL Ley de Ahorro y Crédito Popular (LACP) En el año 2001, se expide la Ley de Ahorro y Crédito Popular (LACP), la que tuvo como finalidad regular a las sociedades que captaban ahorro, dentro del sector de finanzas populares. A los más de siete años de vigencia y con diversas reformas, para la aplicación su aplicación a las cajas creadas previamente a la entrada en vigor de la ley, dando de inicio dos años, posteriormente se otorgaron otros 2 años y finalmente las denominadas prorrogas: condicionada (2005) y excepcional (2007). Para algunos sectores, se concluyó que la LACP regulaba de manera inconveniente a organismos, que si bien realizan las mismas actividades tienen naturaleza jurídica, fines y objetivos distintos, pues las Sociedades Cooperativas de Ahorro y Préstamo (SOCAP’s), son organizaciones integrantes del sector social de la economía y por el otro, las Sociedades Financieras Populares (SOFIPO), pertenecen al sector privado. Se determinó que la LACP planteaba una doble regulación con respecto a la LGSC en materia de constitución de las SOCAP’s, así como, de los organismos en los que voluntariamente y para su representación se agrupan y que son la Confederación y las Federaciones. 41 ELABORACION DE AUDITORIA DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS JUNIO DEL 2013 Se observó la necesidad de crear un marco jurídico que regule de manera exclusiva a las SOCAP’s; que reconozca y respete de forma adecuada su naturaleza social; que no las considere como intermediarios financieros con fines de lucro; y que favorezca el cumplimiento de su finalidad solidaria y distributiva de la riqueza con criterios de equidad y ayuda mutua. Ley Para Regular las Actividades de las Sociedades Cooperativas de Ahorro y Préstamo. (LRASCAP) El 13 de agosto de 2009, se promulga el decreto de la Ley para Regular las actividades de las Sociedades Cooperativas de Ahorro y Préstamo (LRASCAP), así como diversas reformas a la Ley de Ahorro y Crédito Popular, la Ley Orgánica de la Comisión Nacional Bancaria y de Valores, la Ley General de Sociedades Cooperativas de Ahorro y Préstamo y la Ley de Instituciones de Crédito. La entrada en vigor de la citada norma es al día siguiente de su publicación De acuerdo a lo indicado por la citada norma todas las sociedades que pretendan captar ahorro como sociedad cooperativa tienen que apegarse a la citada norma en plazos que van de los 180 a los 540 días, dependiendo de su situación legal. La ley está conformada por 7 títulos , cada uno conformado por diversos capítulos, dentro de los que debemos destacar, para efectos de la presente reunión: 42 ELABORACION DE AUDITORIA DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS JUNIO DEL 2013 Objeto de la Ley Niveles de las SCAP Registro de SCAP Supervisión de las SCAP Organismos Cooperativos Actualmente seguimos operando bajo los lineamientos de la LRASCAP, por lo que nos apegamos a lo que rige la mima por lo que dicho proyecto se aplicó en base a ella. 43 ELABORACION DE AUDITORIA DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS JUNIO DEL 2013 CAPITULO I 1.1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA Hoy en día es de vital importancia la evaluación a las funciones de una organización debido a que estas enfrentan problemas que en ocasiones no se distinguen, con el propósito de detectar y superar dichas deficiencias surge la auditoria administrativa. “Caja Solidaria Villa de Álvarez ’97 SC de AP de RL de CV”, será el objeto de estudio de este proyecto de residencia profesional, con el fin de determinar hasta qué grado han cumplido sus objetivos y desempeñando correctamente las funciones gerenciales de planeación, organización, dirección y control incluyendo en este la toma de decisiones. La auditoría de procesos administrativos nos ayuda a definir los problemas fundamentales y proponer soluciones viables, las cuales no solo buscan el aumento de la productividad, sino que también la eficiencia de cada uno de sus procesos. Para esto es necesario un estudio y análisis periódico de todas las partes que constituyen a la sociedad. Por esta razón se pretende aprovechar la aplicación de la auditoria interna de procesos administrativos en la sociedad cooperativa “Caja Solidaria Villa de Álvarez ’97 SC de AP de RL de CV”, con el fin de encontrar problemas que pudiesen afectar el buen funcionamiento de la sociedad y así con ello poder brindar soluciones viables que permitan dar buenos beneficios en su operación y por consiguiente seguir aplicando se administración de una manera correcta. 44 ELABORACION DE AUDITORIA DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS JUNIO DEL 2013 1.2 PROPOSITO DE LA AUDITORIA El evaluar la actualización de la sociedad por medio de los procedimientos de la auditoria de procesos administrativos, con la finalidad de presentar soluciones viables para elevar el nivel administrativo así como la eficiencia de las operaciones organizativas y de servicio que favorezcan el cumplimiento de las metas de la organización. La importancia de la auditoria de procesos administrativos en la sociedad radica en la necesidad de detectar y superar las deficiencias administrativas existentes, evaluando la manera en que la gerencia cumple con los objetivos inicialmente trazados por la sociedad y su efectividad en la planeación, organización, integración dirección y control. HIPOTESIS Caja Solidaria Villa DE Álvarez ’97 SC de AP de RL de CV, cumple sus objetivos cabalmente mediante la supervisión Y asesoría de la FEDERACION NACIONAL DE CAJAS SOLIDARIAS AC, y evaluación por parte del FOCOP y así como el seguimiento a la Ley de crédito y ahorro popular. ESTUDIO DE FACTIBILIDAD Todo proyecto requiere de un análisis para determinar qué tan viable es su aplicación por lo que antes de llevar a cabo el proceso de auditoría interna para CAJA SOLIDARIA VILLA DE ALVAREZ `97 SC DE AP DE RL DE CV, se realizara el mismo con el fin de determinar la factibilidad operativa, técnica , económica y legal de dicho proceso. FACTIBILIDAD ECONOMICA 45 ELABORACION DE AUDITORIA DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS JUNIO DEL 2013 El estudio de factibilidad económica es un paso más antes de llevar a cabo el proceso de auditoría interna a “CAJA SOLIDARIA VILLA DE ALVAREZ `97 SC DE AP DE RL DE CV”, por lo que al cumplirse el estudio antes mencionado se determinó que existe toda la disponibilidad por parte de la empresa, por lo cual este proyecto no tendrá un costo elevado para el alumno, ya que este es realizado para un requisito escolar. FACTIBILIDAD TECNICA Es un proyecto técnicamente viable debido a que se cuenta con las herramientas, conocimientos, habilidades necesarias así como la asesoría tanto interna por parte del ITC, como asesoría externa por parte de la empresa, todo ello con el fin de brindar una excelente cobertura dicho proyecto. FACTIBILIDAD OPERATIVA La factibilidad operativa que se demostró en este proyecto se determinó a través de la disponibilidad que los empleados me brindaron, al ser una empresa de mi mayor conocimiento, debido a que laboro para la misma desde 15 de Febrero de 2011 a la fecha no se me presento problema alguno al aplicar las observaciones pertinentes a cada área o puesto de trabajo desde mandos medios, mandos altos y por su puesto todo ello con la autorización de la Gerente General C.P. Martha Ramírez Santana, por lo que me fue fácil complementar la información debido a que tengo acceso a la información dentro de la organización y el apoyo suficiente por parte de la empresa. FACTIBILIDAD LEGAL Al ser una sociedad cooperativa de ahorro y préstamo debe encontrarse bajo supervisión de su operación para aplicar ciertos lineamientos de instituciones reguladoras 46 para instituciones ELABORACION DE AUDITORIA DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS JUNIO DEL 2013 financieras como lo son el FOCOP Y CNBV, por lo que dicho proyecto debe apegarse a ciertas leyes que son accesibles para la operación de dicha institución y por lo tanto es fácil acceso a ellas y se determina que legalmente si es viable su aplicación para la revisión de sus controles de operación. Basado en los estudios anteriores se puede observar que las condiciones óptimas y necesarias para dar cumplimiento y buen funcionamiento en la operación del proyecto. (Vease Tabla No. 1) 47 ELABORACION DE AUDITORIA DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS JUNIO DEL 2013 ANALISIS COSTO-BENEFICIO La empresa CAJA SOLIDARIA VILLA DE ALVAREZ ’97 SC DE AP DE RL DE CV, se verá beneficiada en este proyecto por lo que la empresa no incurrirá en gastos al no tener que contratar a un grupo de auditores, por lo que el proyecto se realiza de forma gratuita. Si dicho proyecto fuese realizado por una empresa externa o valla por la misma FEDERACION a la que pertenece designara asesores externos los costos se elevarían bastante por lo que la caja tendría que cubrir esos gastos, al ser el auditor no solo un alumno del INSTITUTO TECNOLOGICO DE COLIMA si no un Empleado más de dicha empresa no generaría gasto alguno ya que en cuestión de sueldos o algún otro tipo de apoyo económico se encuentran contemplados dentro de los gastos El beneficio para el alumno será el ampliar los conocimientos en el ámbito laboral y social con la empresa, teniendo en cuenta el cumplimiento del proyecto para la culminación de la carrera. (Vease Tabla No. 2) Respecto a los resultados obtenidos de los datos de la tabla anteriormente expuesta, se concluye que los costos del proyecto no se desfasaran por lo que no hay cambios perceptibles en los gastos que actualmente se generan en Caja Solidaria Villa de Alvarez ’97 SC DE AP DE RL DE CV, por la operación diaria. Por su consecuente el beneficio obtenido será el poder determinar si requiere agregar o eliminar procedimientos, así como la incrementación y adecuación de controles para el óptimo funcionamiento de las actividades que comprende cada proceso, además de ello verificar si existen procedimientos obsoletos que compliquen o entorpezcan la operación, si es necesario una reorganización de la actividades de cada puesto, así como la evaluación al Recurso Humano si es el necesario 48 ELABORACION DE AUDITORIA DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS JUNIO DEL 2013 (excedente o insuficiente), recayendo de cierta manera en ahorros de sueldos e impuestos, etc. PROPUESTAS DE SOLUCION Con base en las observaciones realizadas con anterioridad, algunas alternativas para solucionar la problemática planteada; tomando en cuenta que no existe éste proceso en la empresa; la solución de esto sería: Proceso de Auditoría Administrativa Interna: Que funcionará para determinar si los sistemas y procedimientos establecidos son efectivos, además permite verificar continuamente la efectividad de los controles establecidos y es la principal herramienta para la revisión y evaluación de los resultados logrados. El punto más importante de este proyecto será el proceso de auditoría interna, ya que la empresa no cuenta con el mismo. ANALISIS DE LOS REQUERIMIENTOS Para que dicho proyecto se lleve cabo de una forma adecuada es necesario e indispensable el siguiente listado de material. (Vease Tabla No. 3). ANALISIS DE ALTERNATIVAS La sociedad Cooperativa cuenta con la alternativa de seguir avanzando en su operación como se ha venido realizando hasta el momento de una forma muy rustica sin contar con un proceso formalmente estructurado, y que las actividades que se desempeñan se sigan realizando de manera empírica y sin orden lo cual genera una gran cantidad de tiempos muertos, deficiencias administrativas y operativas por el incumplimiento de los procesos establecidos. 49 ELABORACION DE AUDITORIA DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS JUNIO DEL 2013 Por otra parte, la empresa podría contratar a un servicio de auditores o pedir una auditoria por parte de la federación Nacional de Cajas Solidarias A.C., en lugar de la elaboración de este proyecto, con costos realmente exagerados. O puede contratar a un auditor interno por tiempo indefinido para que forme parte de su plantilla laboral. Es probable que se pueda considerar que la elaboración de un Proceso de Auditoría interna implique un gran esfuerzo, pero no difícil de lograr. VENTAJAS COMPETITIVAS Algunas ventajas que el proceso de Auditoría Administrativa Interna proporcionará a la empresa son: - Evitar deficiencias administrativas y operativas. - Evitar pérdidas económicas. - Conocer con qué frecuencia se realiza cada procedimiento. - Conocer si se realizan los formatos autorizados y si la información se está archivando adecuadamente. - Asegurar que se cumplan cabalmente los procesos. - Aumentar la productividad operativa - Satisfacción al Socio Sin embargo, se debe tener cuidado especial de no llegar a un exceso de reglamentación que complique y confunda el funcionamiento de la organización, lo cual se podría traducir en una dualidad de deberes y un aumento innecesario de personal. 50 ELABORACION DE AUDITORIA DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS JUNIO DEL 2013 CAPITULO II ANTECEDENTES DE LA EMPRESA 2.1 Historia de la Empresa “Las cajas solidarias son entidades financieras que atienden a la población de escasos recursos del campo y de la ciudad, están formadas por socios que ahorran de manera cooperativa y pueden otorgar créditos a sus socios acordes a sus necesidades” Caja solidaria Villa de Álvarez 97´ SC de AP de RL de CV., Es una sociedad cooperativa anteriormente una sociedad civil sin fines de lucro, constituida ante el notario público por los miembros fundadores miembros fundadores de la caja de los municipios de manzanillo, del estado de colima, organizada de conformidad con las disposiciones del código civil del estado. Es una sociedad cooperativa anteriormente una sociedad civil legalmente constituida conforme a las leyes de la República Mexicana, según consta en Escritura Pública número 8,730 de fecha 19 de Marzo de 1998 otorgada bajo la fe del Notario Público número 2, en legal ejercicio en Colima, Col. e inscrita en el Registro Público de la Propiedad y del Comercio con fecha 03 de Junio de 1998, bajo el folio real número 124799 del Registro Público de Personas Morales, bajo la denominación de Caja Solidaria Villa de Álvarez 97’, S.C. Las facultades con las que actúan no les han sido revocadas ni restringidas, por lo que comparecen en pleno ejercicio de facultades delegadas, según consta en la Escritura Pública número 15,781, de fecha 28 de Noviembre del 2005, otorgada bajo la fe del Notario Público número 2, en legal ejercicio en la Ciudad de Colima, Colima, inscrita en el Registro Público de Comercio de la ciudad de Colima, 51 ELABORACION DE AUDITORIA DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS JUNIO DEL 2013 bajo folio real número 124799-1, con fecha 01 de Diciembre del 2005. 2.2 ANTECEDENTES DE LA CAJA SOLIDARIA El ahorro social en el estado de Colima se ha venido promoviendo fuertemente en los últimos años por diversos agentes; siendo el gobierno federal y el gobierno estatal, los principales promotores de este importante movimiento de auto gestión financiera, orientada principalmente hacia el sector más desprotegido, que es el sector social, el cual, difícilmente tiene acceso al crédito institucional. La caja solidaria se constituyó a partir del año de 1998 por la necesidad que había de administrar los recursos recuperados de programas federales de apoyo como el denominado “Crédito a la Palabra”. DE DONDE PROVIENEN LOS RECURSOS DE LA CAJA SOLIDARIA: Originalmente Fonaes (Fondo Nacional de Empresas en Solidaridad), cuando esta dependencia, pertenecía a la Secretaria de Desarrollo Social (Sedesol), canalizaba recursos económicos a productores de bajos ingresos para apoyar parcialmente, la siembra y cultivo de granos básicos, principalmente para auto consumo, y los beneficiados eran productores del sector social enclavados en zonas de alta siniestralidad, razón por la que no podían ser sujetos de crédito de banrural.- Estas personas beneficiadas tenían la obligación de devolver estos recursos, realizando obras de beneficio para su comunidad, tales como la construcción de machuelos, banquetas, y la construcción, reparación y mantenimiento de canchas y casas de usos múltiples, etc. 52 ELABORACION DE AUDITORIA DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS JUNIO DEL 2013 Esta “devolución de recursos”, consistente en la realización de obras de beneficio común, no se llevó a cabo de forma transparente, por lo que el gobierno federal pensó en una mejor alternativa para el mejor aprovechamiento de estos recursos. La caja solidaria se constituye legalmente como sociedad civil, con los recursos recuperados de programas federales de apoyo, como el denominado “Crédito a la Palabra”. Estos recursos ingresan como patrimonio individual de cada uno de los beneficiados, y en su conjunto constituyen el patrimonio de la caja solidaria. Este patrimonio sirve como base o garantía, para el otorgamiento de créditos, además, se fomenta el ahorro y la inversión entre los socios y sus familias. Actualmente la caja cuenta con recursos propios y se maneja como una sociedad cooperativa debido al cambio que se dio en ___ La constitución constó de 8 cajas locales (Agua Dulce, Julupan, Mixcoate, Gral. Manuel Álvarez, Joyitas, Nuevo Naranjal, Pastores, Pueblo Nuevo) con un total de 280 socios, con un activo fijo de $300,000 00/100 MN. 53 ELABORACION DE AUDITORIA DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS JUNIO DEL 2013 Operación a través del tiempo Año 1998 en sus primeros tres meses inicia operación, en AV J Merced Cabrera En oficinas del H. ayuntamiento de Villa de Álvarez col. De marzo de 1998 a 1999 se traslada a realizar operaciones en oficinas prestadas de la CNC del municipio de Villa de Álvarez. Del año 2000 al 2005 se independiza de involucraciones políticas, por lo que renta oficinas en la Asociación Ganadera de Villa de Álvarez. En 2005 se recibe a modo de donación por parte del H. Ayuntamiento de Villa de Álvarez un terreno, el cual se edifica hasta el año 2008. Por lo que en el año 2008 al terminarse la edificación se traslada las oficinas a su nuevo y propio edificio ubicadas en AV Enrique Corona Morfin No 489 Col. Burócratas del Estado en Villa de Álvarez colima., hasta esta fecha la caja solidaria sigue fungiendo como una sociedad civil. En el año 2009 se inicia el proceso de transformación de una sociedad civil a una sociedad cooperativa. Por lo que respeta a la ley de las sociedades cooperativas en el año 2010, 2011, 2012 y 2013, se encuentra bajo un proceso de regulación y adecuación a los mismos requerimientos que emite esta ley con el fin de obtener a un futuro la autorización por la CNBV. 2.3 Objeto social Fomentar y estimular el ahorro entre sus socios. Otorgar préstamos oportunos y accesibles a sus socios con garantías flexibles. 54 ELABORACION DE AUDITORIA DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS JUNIO DEL 2013 Aumentar el nivel de vida de los socios de la caja. Cooperar con la comunidad, para apoyar propuestas comunitarias de beneficio social, a fin de mejorar el nivel de vida. Formar parte de otras Sociedades o Asociaciones que agrupen a nivel Estatal, Regional y Nacional a las propias Cajas Solidarias, colaborando a su sostenimiento económico y el de sus futuros organismos técnicos. Recibir créditos de Fuentes Externas para otorgar mayores créditos, beneficiando así a los socios de esta Caja Solidaria. 2.4 Misión “Desarrollar la actividad económica de los sectores productivos rural y urbano del estado de colima, mediante servicios de ahorro, inversión y financiamiento con calidad; logrando la superación personal, económica y profesional de sus colaboradores; obteniendo permanencia y rentabilidad financiera para los socios”. 2.5 Visión “Alcanzar para el año 2020 ser una entidad de ahorro y crédito que innove productos y servicios para cubrir las necesidades de nuestros 55 ELABORACION DE AUDITORIA DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS JUNIO DEL 2013 socios, tener mayor territorio de influencia demostrándolo con diez sucursales, capaz de poseer cajeros automáticos, todo lo anterior, como propósito en conseguir la satisfacción de nuestros integrantes”. 2.6 Valores SOLIDARIDAD Y COOPERATIVISMO: Brindarse ayuda mutua y cooperación para lograr fines comunes.22 CALIDAD TOTAL: Cumplir los requerimientos de los clientes con calidez en el servicio y atención personalizada. MEJORA CONTINUA: Siempre hay una mejor manera de hacer las cosas. PROFESIONALISMO: Proporcionar una asesoría de acuerdo a las necesidades de cada cliente. CONFIABILIDAD: El profesionalismo y la estructura administrativa garantizan nuestros servicios. TRABAJO EN EQUIPO: Unión de esfuerzos, capital para el desarrollo (solos no podemos). DEMOCRACIA: El poder radica en los Clientes-Socios. EQUIDAD: Proporcionar servicios sin distinción de partidos, religión ni raza. HONESTIDAD: Transparencia en el manejo de los recursos y en la prestación de los servicios. 22 Fuente proporcionada por la empresa 56 ELABORACION DE AUDITORIA DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS JUNIO DEL 2013 2.7 Estructura orgánica de caja solidaria ORGANO SUPREMO ASAMBLEA GENERAL DE SOCIOS CONSEJO DE ADMINISTRACION PRESIDENTE: J. TRINIDAD GUIZAR OLIVERA SECRETARIO: NICOLAS MANUEL LARIOS CAMPOS TESORESO: MIGUEL CONTRERAS CASTILLO CONSEJO DE VIGILANCIA PRESIDENTE: SIMAD MEJIA MENDOZA SECRETARIO: ADAN BEJARANO RAMIREZ FEDERACION NACIONAL DE CAJAS SOLIDARIAS A.C. COMITÉ DE CREDITO CENTRAL GERENTE GENERAL C.P. MARTHA RAMIREZ SANTANA ADMINISTRATIVO C.P MARTHA RAMIREZ SANTANA CONTABILIDAD Y FINANZAS C.P. MARTHA RAMIREZ COMPRAS C.P. MARTHA RAMIREZ RECURSOS HUMANOS C.P MARTHA RAMIREZ AUXILIAR ADMITIVO C. BRIANDA OLIVERA CREDITO Y COBRANZA C.P. MA GUADALUPELUIS MORFIN ARCHIVO C. BRIANDA ANGELICA OLIVERA PEREDIA OFICIAL DE CREDITO Y COBRANZA C.P. MA GUADALUPE LUIS MORFIN GESTOR DE COBRANZA INTERNA C.P. MA GUDALUPE LUIS MORFIN COBRANZA LEGAL 57 PRESIDENTE: SIMBAAD MEJIA MENDOZA SECRETARIO: MARIO BRACAMONTES MARAVELES TESORERO: J. TRINIDAD GUIZAR OLIVERA ATENCION A CLIENTES/SOCIOS C.P. MA. GUADALUPE LUIS MORFIN C. BRIANDA OLIVERA ELABORACION DE AUDITORIA DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS JUNIO DEL 2013 Capítulo III Métodos para realizar el Proceso de Auditoría Administrativa Interna La metodología de la auditoría administrativa tiene el propósito de servir como marco de actuación para que las acciones en sus diferentes fases de ejecución se conduzcan en forma programada y sistemática, unifiquen criterios y delimiten la profundidad con que se revisarán y aplicarán las técnicas de análisis administrativo para garantizar el manejo oportuno y objetivo de los resultados. También cumple con la función de facilitar al auditor la identificación y ordenamiento de la información correspondiente al registro de hechos, hallazgos, evidencias, transacciones, situaciones, argumentos y observaciones, para su examen, informe y seguimiento. Para utilizarla de manera lógica y accesible se ha dividido por etapas, en cada una de las cuales se brindan los criterios y lineamientos que deben observarse para que las iniciativas guarden correspondencia con los planes. De conformidad con lo anotado, las etapas que integran la metodología son: 1) Planeación: Refiere los lineamientos de carácter general que norman la aplicación de la auditoría administrativa, para garantizar que la cobertura de factores prioritarios, las fuentes de estudio, la investigación preliminar, el proyecto de auditoría y el diagnóstico preliminar sean suficientes, pertinentes y relevantes. Objetivos: Determinar las acciones que se deben realizar para instrumentar la auditoría en forma secuencial y ordenada, tomando 58 ELABORACION DE AUDITORIA DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS JUNIO DEL 2013 en cuenta o las condiciones que tienen que prevalecer para alcanzar en tiempo y lugar los objetivos establecidos. Investigación preliminar: Definida la dirección y los factores a auditar, la secuencia lógica para su desarrollo requiere de un “reconocimiento” o investigación preliminar para determinar la situación administrativa de la organización. Esto conlleva a la necesidad de revisar la literatura técnica y legal, información del campo de trabajo, y toda clase de documentos relacionados con los factores predeterminados, así como el primer contacto con la realidad. Lo que puede provocar una reformulación de los objetivos, estrategias, acciones a seguir o tiempos de ejecución. Asimismo, perfilar alguno de los problemas que podrían surgir y brindar otra perspectiva. Tal acercamiento inicial demanda de mucha precisión, ya que la información tiene que analizarse con el mayor cuidado posible para no propiciar confusión en la interpretación de su contenido. Para realizar esta tarea en forma adecuada es conveniente tomar en cuenta los siguientes criterios: Determinación de las necesidades específicas. Identificación de los factores que requieren de atención. Definición de estrategias de acción. Jerarquización de prioridades en función del fin que se persigue. Descripción de la ubicación, naturaleza y extensión de los factores. Especificación del perfil del auditor. Estimación del tiempo y los recursos necesarios para cumplir con el objetivo definido. Recabada la información preliminar, se debe proceder a seleccionar la necesaria para instrumentar la auditoría, la cual incluye dos apartados: la propuesta técnica y el programa de trabajo. 59 ELABORACION DE AUDITORIA DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS JUNIO DEL 2013 Asignación de la responsabilidad: Para iniciar formalmente el estudio, la organización designará al auditor o equipo de auditores que estime conveniente, atendiendo a la magnitud o grado de complejidad de la auditoría. La designación como responsable puede recaer en el titular del órgano de control interno, en el encargado de alguna unidad de apoyo técnico o en un directivo de línea de alguna de las áreas de la organización, partiendo de la base de que tenga los conocimientos y experiencia necesarios en la realización de auditorías administrativas. La organización puede optar también por la contratación de servicio externo especializado en la materia. Finalmente, existe la posibilidad de estructurar un equipo que incluya tanto a personal de la organización como personal externo. Diagnóstico preliminar: El diagnóstico, en esta fase, debe precisar claramente los fines susceptibles de alcanzar, los factores que se van a examinar, las técnicas a emplear y la programación que va orientar el curso de acción de la auditoría. Con esta perspectiva, el auditor está obligado a prever la realización de los siguientes pasos: 1) Enriquecer la documentación de antecedentes y justificación de la auditoría. 2) Afinar el objetivo general. 3) Definir objetivos tentativos específicos por área. 4) Complementar la estrategia global. 5) Ajustar y concretar el proyecto de auditoría. 6) Determinar las acciones a seguir. 7) Delimitar claramente el universo a examinar. 8) Proponer técnicas para la captación y en análisis de la información. 9) Plantear alternativas de medición. 60 ELABORACION DE AUDITORIA DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS JUNIO DEL 2013 10) Depurar los criterios para el manejo de papeles de trabajo y evidencias. 11) Coadyuvar en el diseño y aplicación del examen. 12) Contribuir en la elaboración del informe. 13) Proponer mecanismos de seguimiento. 2) Instrumentación: Es la etapa en la cual se tienen que seleccionar y aplicar las técnicas de recolección que se estimen más viables; de acuerdo con las circunstancias propias de la auditoría, la medición que se empleará, el manejo de los papeles de trabajo y evidencia, así como la supervisión necesaria para mantener una coordinación efectiva. Recopilación de información: esta tarea debe enfocarse al registro de todo tipo de hallazgo y evidencias que haga posible su examen objetivo; de otra manera se puede incurrir en errores de interpretación que causen retrasos u obliguen a recapturar la información, reprogramar la auditoría o, en su caso, a suspenderla. Asimismo, es conveniente aplicar un criterio de discriminación, teniendo siempre presente el objetivo de estudio, y proceder continuamente a su revisión y evaluación, para mantener una línea de acción uniforme. Técnicas de recolección: Para recabar la información requerida en forma ágil y ordenada, se puede emplear alguna, o una combinación, de las siguientes técnicas: Investigación documental. Observación directa. Acceso a redes de información. Entrevista. Cuestionarios. 61 ELABORACION DE AUDITORIA DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS JUNIO DEL 2013 Cédulas. En el caso de la elaboración del Proceso de Auditoría Interna de Caja Solidaria Villa de Álvarez 97’sc de AP de RL de C.V. se utilizará la Investigación documental, acceso a redes de información y Cédulas o Formatos. Y para la realización de la auditoría como ejemplo (evidencia) se utilizará la observación directa y la entrevista, ya que son los medios que más se facilitan para su realización. Evidencia: La evidencia representa la comprobación fehaciente de los hallazgos durante el ejercicio de la auditoría, por lo que constituye un elemento relevante para fundamentar los juicios y conclusiones que formula el auditor. Por tal motivo, al reunirla se debe prever el nivel de riesgo, incertidumbre y conflicto que puede traer consigo, así como el grado de confiabilidad, calidad y utilidad real que debe tener; en consecuencia, es indispensable que el auditor se apegue en todo momento a la línea de trabajo acordada, a las normas en la materia y a los criterios que durante el proceso de ejecución vayan surgiendo. La evidencia se puede clasificar en los siguientes rubros: Física. Se obtiene mediante inspección y observación directa de las actividades, bienes o sucesos, y se presenta a través de notas, fotografías, gráficas, cuadros, mapas o muestras materiales. Documental. Se obtiene por medio del análisis de documentos y está contenida en cartas, contratos, registros, actas, minutas, facturas, recibos y toda clase de comunicación producto del trabajo. Testimonial. Se consigue de toda persona declaraciones durante la aplicación de la auditoría. 62 que realiza ELABORACION DE AUDITORIA DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS JUNIO DEL 2013 Analítica. Comprende cálculos, comparaciones, razonamientos y desagregación de la información por áreas, apartados o componentes. En el caso del presente trabajo las evidencias que se tienen son los formatos utilizados en la aplicación de la auditoría. Para que la evidencia sea útil y válida, debe cubrir los siguientes requisitos: Suficiente. Si es la necesaria para sustentar los hallazgos, conclusiones y recomendaciones del auditor. Competente. Si cumple con ser consistente, convincente, confiable, y ha sido validada. Relevante. Cuando aporta elementos de juicio para demostrar o refutar un hecho en forma lógica y patente. Pertinente. Cuando existe congruencia entre las observaciones, conclusiones y recomendaciones de la auditoría. Es fundamental que el auditor documente y reporte al responsable de la unidad de control interno, al titular de la organización y al líder del proyecto de las siguientes situaciones: 1) Problemas para obtener una evidencia suficiente, producto de registros incorrectos, operaciones no registradas, archivos incompletos y documentación inadecuada o alterada. 2) Transacciones realizadas fuera del curso normal. 3) Limitaciones para acceder a los sistemas de información. 4) Registros incongruentes con las operaciones realizadas. 5) Condiciones de las áreas para suministrar evidencias. En todas las oportunidades, el auditor deberá proceder con prudencia, preservando su integridad profesional y conservando los registros de su trabajo, incluyendo los elementos comprobatorios de las inconsistencias detectadas. 63 ELABORACION DE AUDITORIA DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS JUNIO DEL 2013 3) Supervisión del trabajo: Para tener la seguridad de que se sigue y respeta el programa aprobado, es necesario ejercer una estrecha supervisión sobe el trabajo que realizan los auditores, delegando la autoridad sobre quien posea experiencia, conocimiento y capacidad. De esta manera, a medida que descienda el nivel de responsabilidad, el auditor que encabece una tarea, tendrá siempre la certeza de dominar el campo de trabajo y los elementos de decisión para vigilar que las acciones obedezcan a una lógica en función de los objetivos e la auditoría. La supervisión, en las diferentes fases de ejecución de la auditoría, comprende: Revisión del programa de trabajo. Vigilancia constante y cercana al trabajo de los auditores. Aclaración oportuna de dudas. Control del tiempo invertido en función del estimado. Revisión oportuna y minuciosa de los papeles de trabajo. Revisión final del contenido de los papeles de trabajo para cerciorarse de que están completos y cumplen con su propósito. Para llevar a cabo la supervisión en forma consistente y homogénea, es conveniente observar los siguientes criterios: Asegurarse de que existe coincidencia en las líneas fundamentales de investigación en todo el equipo de auditores. Monitorear constantemente el trabajo de los auditores para atender cualquier duda o aclaración. Revisar el trabajo realizado y efectuar las observaciones y ajustes pertinentes. 64 ELABORACION DE AUDITORIA DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS JUNIO DEL 2013 Efectuar cambios en el equipo auditor cuando prevalezcan actitudes negativas o no se apliquen las líneas de investigación definidas. Celebrar reuniones periódicamente para mantener actualizados a los auditores e instruirlos para mejorar su desempeño. Asimismo, es de vital importancia que la supervisión del trabajo contemple: Que los reportes de hallazgos cuenten con un espacio para la firma de revisión del auditor responsable. Que aquellos documentos que no cuenten con esta firma sean sometidos a revisión y no se aprueben en tanto no lo autorice el auditor responsable. Que los papeles de trabajo incluyan las anotaciones del auditor líder del equipo, para garantizar el contenido de las conclusiones. Llevar una bitácora en donde se describa el comportamiento de los auditores. Preparar un informe que comprenda los logros y obstáculos encontrados a lo largo de la auditoría. Elaborar una propuesta general en la que se destaquen las contribuciones esenciales detectadas y el camino para instrumentarlas. 4) Examen: El examen de los factores de la auditoría consiste en dividir o separar sus elementos componentes para conocer la naturaleza, las características y el origen de su comportamiento, sin perder de vista la relación, interdependencia e interacción de las partes entre sí y con el todo, y de éstas con su contexto. 65 ELABORACION DE AUDITORIA DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS JUNIO DEL 2013 Propósito: Aplicar las técnicas de análisis procedentes para lograr los fines propuestos con la oportunidad, extensión y profundidad que requiere el universo sujeto a examen, y las circunstancias específicas del trabajo, a fin de reunir los elementos de decisión óptimos. Procedimiento: El examen provee de una clasificación e interpretación de hechos, diagnóstico de problemas, así como de los elementos para evaluar y racionalizar los efectos de un cambio. El procedimiento de examen consta de los siguientes pasos: Conocer el hecho que se analiza. Describir ese hecho. Descomponerlo para percibir todos sus aspectos y detalles. Revisarlo críticamente para comprender mejor cada elemento. Ordenar cada elemento de acuerdo con el criterio de clasificación seleccionado, haciendo comparaciones y buscando analogías o discrepancias. Definir las relaciones que operan entre cada elemento, considerando individualmente y en conjunto. Identificar y explicar su comportamiento, con el fin de entender las causas que lo originaron y el camino para su atención. Un enfoque muy eficaz para consolidar el examen consiste en adoptar una actitud interrogativa y formular de manera sistemática seis cuestionamientos: ¿Qué trabajo se hace? Naturaleza o tipo de labores que se realizan. ¿Para qué se hace? Propósitos que se pretenden alcanzar. ¿Quién lo hace? Personal que interviene. ¿Cómo se hace? Métodos y técnicas que se aplican. ¿Con qué se hace? Equipos e instrumentos que se utilizan. 66 ELABORACION DE AUDITORIA DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS JUNIO DEL 2013 ¿Cuándo se hace? Estacionalidad, secuencia y tiempos requeridos. Después de obtener respuestas claras y precisas para cada una de las preguntas anteriores, éstas deben someterse, a su vez, a un nuevo interrogatorio, planteando la pregunta ¿Por qué? Hasta en cinco ocasiones, de manera consecutiva. A partir de este momento, el examen se torna más crítico, y permite que las nuevas respuestas vayan abriendo una perspectiva cada vez más profunda en cuanto a las alternativas para respaldar las conclusiones y juicios del auditor. Técnicas de análisis administrativo: Constituyen los instrumentos en que el auditor se apoya para complementar sus observaciones, y le posibilitan: Comprobar cómo se están ejecutando las etapas del proceso administrativo. Evaluar cualitativa y cuantitativamente los indicadores establecidos. Examinar los resultados que está obteniendo la organización. Revisar las circunstancias que inciden en los resultados. Verificar los niveles de efectividad. Conocer el uso de los recursos. Determinar la medida de consistencia en procesos específicos. Entre las técnicas que se utilizan para realizar el análisis, y que representan un apoyo valioso para el auditor, se encuentran las siguientes: Organizacionales Administración Por Objetivos Árbol decisiones 67 de Empowerment. ELABORACION DE AUDITORIA DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS JUNIO DEL 2013 Análisis de Autoevaluación Ergonomía Benchmarking Estudio Sistemas Análisis Costo- de factibilidad Beneficio Análisis de Estructura Análisis de Criterio Múltiple Análisis Factorial Control total de viabilidad Desarrollo Inteligencia organizacional Diagrama Diagrama emocional de Reingeniería organizacional de Causa-Efecto Análisis Marginal de calidad Afinidad Análisis FORD Estudio Reorganización Delphi Diagrama Pareto Teoría de las restricciones Análisis de Diagrama Relaciones Decisiones de Teoría de atribución Cuantitativas Análisis de serie de Muestreo Teoría colas de o líneas tiempos de de espera Cadena de Números índices grafos eventos Programación Correlación dinámica Modelos Teoría de los de Programación 68 Teoría de las decisiones Teoría de los la ELABORACION DE AUDITORIA DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS JUNIO DEL 2013 inventario lineal juegos Simulación Modelos integrados a la producción 5) Informe: Al finalizar el examen de la organización, es necesario preparar un informe, en el cual se consignen los resultados de la auditoría; identificando claramente el área, sistema, programa, proyecto, etcétera, auditado, el objetivo de la revisión, la duración, alcance, recursos y métodos empleados. En virtud de que en este documento se señalan los hallazgos, así como las conclusiones y recomendaciones de la auditoría, es indispensable que se brinde suficiente información respecto a la magnitud de hallazgos y la frecuencia con que se presentan, dependiendo del número de casos o transacciones revisadas en función de las operaciones que realiza la organización. Asimismo, es importante que tanto los hallazgos como las recomendaciones estén sustentados por evidencia competente y relevante, debidamente documentada en los papeles del trabajo del auditor. El informe constituye un factor invaluable en tanto que posibilita conocer si los instrumentos y criterios contemplados fueron acordes con las necesidades reales, y deja abierta la alternativa de su presentación previa al titular de la organización para determinar los logros obtenidos; particularmente cuando se requieren elementos probatorios o de juicio que no fueron captados en la aplicación de la auditoría. Asimismo, permite establecer las condiciones necesarias 69 ELABORACION DE AUDITORIA DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS JUNIO DEL 2013 para su presentación e instrumentación. En caso de una modificación significativa, derivada de evidencia relevante, el informe tendrá que ajustarse. Propuesta de implantación: La implantación de las recomendaciones constituye un paso clave para impactar en forma efectiva a la organización, ya que constituye el momento de transformar las propuestas en acciones específicas para cumplir con el propósito de la auditoría La implantación se efectúa en tres faces 1) Preparación del programa Determinar las actividades que deben de efectuarse y la secuencia para su realización. Establecer el tiempo de duración de cada actividad y el total para la implantación. Estimar los requerimientos de personal, instalaciones, mobiliario y equipo. Delimitar claramente las responsabilidades del personal responsable de su ejecución Métodos de implantación: Los métodos de implantación aceptados para traducir las recomendaciones en acciones específicas son: 1. Instantáneo 2. Proyecto piloto 3. Implantación en paralelo 4. Implantación por aproximaciones sucesivas 5. Combinación de métodos 2) Integración de recursos Una vez que se encuentre estructurado el programa de implantación, se deben reunir los recursos para ponerlo en marcha. 70 ELABORACION DE AUDITORIA DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS JUNIO DEL 2013 Después, se tiene que desarrollar toda la base documental para fundamentar técnica y normativamente la implantación y, en su caso, el acondicionamiento físico de las instalaciones Por consecuente, de acuerdo con los requerimientos de la auditoría y con el programa de implantación, se lleva a cabo la selección y capacitación del personal que va a colaborar en su ejecución. 3) Ejecución del programa Una vez que se ha cumplido con los puntos anteriores se procede a implantar el estudio implementando el método seleccionado y realizando las actividades programadas. El personal que participara en dicho proceso de la implantación de la auditoria, deberá estar informado y orientado para interactuar de manera óptima. Presentación del informe Al encontrarse debidamente estructurado el informe siendo este por escrito para dar constancia a la labor del auditor, dada la importancia que reviste el mismo puesto que en el se incluye el resultado de trabajos efectuados, requiere que su presentación cause impacto y profesionalismo, calidad y confianza. Por lo que el responsable de la auditoria convencerá al grupo auditor para efectuar una revisión de su contenido; en caso de detectar algún aspecto susceptible de enriquecer o clarificar. 71 ELABORACION DE AUDITORIA DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS JUNIO DEL 2013 Una vez que ya se encuentre terminado el reporte final se procederá a su entrega a los siguientes órganos. Titular de la Organización Niveles directivos Mandos medios y nivel operativo Órgano de gobierno Dependencia globalizadora (en caso de instituciones públicas). Atendiendo a las normas de funcionamiento, convenios de coordinación, convención sectorial, estrategia y relaciones con el entorno, el informe se puede hacer extensivo a las instituciones con las que interactúa la organización, con el objetivo de fortalecer o reconsiderar los criterios para el desarrollo del trabajo en conjunto. La presentación del informe puede realizarse con el apoyo de equipos de cómputo, láminas o material audiovisual. 6) Seguimiento Las observaciones que se producen como resultado de la auditoría deben de sujetarse a un estricto seguimiento, ya que no sólo se orientan a corregir las fallas detectadas, sino también a evitar su recurrencia. En este sentido, el seguimiento no se limita a la determinación de observaciones o deficiencias, sino a aportar elementos de crecimiento a la organización, lo que hace posible. Verificar que las acciones realizadas como resultado de las observaciones, se lleven a la práctica en los términos y fechas establecidos conjuntamente con el responsable del área, función, 72 ELABORACION DE AUDITORIA DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS JUNIO DEL 2013 proceso, programa, proyecto o recurso revisado, a fin de alcanzar los resultados esperados. Facilitar al titular de la organización la toma de decisiones. Constatar las acciones que se llevaron a cabo para instrumentar las recomendaciones, y al finalizar la revisión, rendir un nuevo informe referente al grado y forma como éstas se atendieron. Cedulas y Gráficos El uso de cédulas y gráficos durante las auditorías administrativas, fortalece en gran medida las alternativas para recopilar información, ordenar las acciones y representar en forma objetiva y concentrada tanto los avances obtenidos como la interrelación entre los instrumentos empleados y resultados alcanzados. En el caso de las cédulas, la captación de información se amplía, al abrir el rango de respuesta para integrar referencias documentales, hallazgos, evidencias, aspectos percibidos, comentarios, el análisis comparativo de actividades y la evaluación del proceso administrativo y elementos complementarios. Por su parte los gráficos facilitan enormemente la visualización de la información, al mostrarla de manera condensada en formas y cuadros, lo que permite el seguimiento y presentación de resultados de manera ágil y accesible. El empleo de estos dos instrumentos, aunado a los cuestionarios, con base en los parámetros definidos y las escalas seleccionadas, hacen posible que la información se agrupe de manera natural y fluida, para que el auditor consigne en forma comprensible y lógica sus registros. 73 ELABORACION DE AUDITORIA DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS JUNIO DEL 2013 Elementos de diseño: Para definir la estructura de una cédula, es necesario precisar con claridad el objetivo que debe cumplir, el área a la cual está dirigida, el tipo de información que debe contener, la forma de llenado, el procedimiento para aplicarla y los resultados que se esperan obtener. Por sus características, la cédula facilita el enriquecimiento de la información que se recaba al asociar las variables conceptuales con las prácticas, las variables generales con las particulares y relacionar los avances con los objetivos de la auditoría. Para que las cédulas logren el efecto esperado, en su diseño, deben observar los criterios siguientes: 1) Destinar un espacio en la parte superior para datos de identificación de la organización, título, fecha y número de página. 2) De preferencia, dividir la cédula en forma modular, para ordenar y estandarizar la información. 3) Reunir y jerarquizar la información de acuerdo con su importancia y utilidad. 4) El diseño debe prever el tamaño de los espacios para no limitar la extensión del contenido, así como la secuencia y movimiento necesarios para su llenado. 5) Incluir un espacio en la parte inferior para las observaciones, anotaciones diversas y datos de la persona responsable de su aplicación, de quien la revisa y de quien la autoriza. 6) Las cédulas evaluatoria que se utilizan para agrupar información deben prepararse de requerimientos específicos de su objetivo. 74 acuerdo con los ELABORACION DE AUDITORIA DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS JUNIO DEL 2013 Por su parte, el diseño de gráficos debe desarrollarse en función de las necesidades de la auditoría, de forma que simplifique el registro de la información y las alternativas para integrar los resultados. La periodicidad con que se utilicen las cédulas y los gráficos está sujeta a las condiciones particulares de la auditoría y a la decisión de realizar auditorías de seguimiento. 75 ELABORACION DE AUDITORIA DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS JUNIO DEL 2013 CAPITULO IV PROCEDIMIENTO Y DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES REALIZADAS Descripción de las actividades.1. Se elaboraron los formatos necesarios para que la cooperativa Caja Solidaria Villa de Álvarez ’97 SC de AP de RL de CV. Pueda realizar su Proceso de Auditoría Administrativa interna, los cuales son: Planeación de Actividades de Auditoría, Aplicación de Auditoría, Control de Auditorías e Informe de Resultados, los cuales se describen a continuación: a. Formato de Plan de Actividades o programa de trabajo, el cual sirve para planear con anticipación las áreas susceptibles a evaluar y así poder llevar un control sobre las mismas. El formato mencionado contiene los siguientes datos: Nombre del proceso, procedimiento al que pertenece, área responsable, responsable de auditoría, folio de la auditoría, procedimientos a auditar (clave), lugar de la auditoría, tipo de verificación (observación o entrevista), participantes a observar o entrevistar, fecha de inicio y fecha de terminación. (Véase Cedula No. 1) b. Formato de Aplicación de Auditoría (Proceso de Auditoría Administrativa Interna), es el formato que la empresa utilizará para realizar sus auditorías y además para determinar hallazgos y sugerencias de mejora continua y observaciones generales de la auditoría. Este formato contiene los siguientes datos: Nombre de la auditoría, proceso auditado (nombre y clave), procedimiento auditado (nombre y clave), área propietaria, responsable de 76 ELABORACION DE AUDITORIA DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS JUNIO DEL 2013 auditoría, número de revisión auditada, folio de auditoría; en la parte de los datos. En el contenido, se observa lo siguiente: Frecuencia (se cumple o no se cumple), responsable específico (se cumple o no se cumple), actividad a realizar (se realiza o no se realiza), documentos y/o formatos (se utilizan o no se utilizan, se archivan o no se archivan), procesos relacionados (se relacionan o no se relacionan). En la parte de hallazgos y sugerencias de mejora continua se enlista lo siguiente: Hallazgos de acuerdo a (frecuencia, responsable, actividades, documentos y/o formatos, procedimientos relacionados), actividades relacionadas, descripción. Al final del formato se llenan los datos de la persona que lo elaboró y que revisó la auditoría. (Véase cedula No. 2) c. Formato de Control de auditorías. Este formato sirve para llevar un control de las auditorías que se han realizado. Sirve para poder capturarlo en el sistema y tener un registro de los mismos. Contiene los siguientes datos: Área propietaria, proceso auditado, procedimiento auditado, folio de auditoría, N° re revisión auditada, a de auditoría y nombre del responsable. (véase cedula No. 3) d. Formato de informe de resultados. Es el último formato que se utiliza en el proceso de auditoría, pues son los datos que ésta arrojó. El formato contiene los siguientes datos: Nombre del auditor, zona auditada, área auditada, proceso o procedimiento, hallazgo, consecuencia y propuesta de mejora. (véase cedula No. 4) 2. Al tener los formatos terminados, se realizó una prueba piloto en la caja solidaria, con el fin de determinar su eficacia y poder hacerles los ajustes necesarios para su fácil uso. 77 ELABORACION DE AUDITORIA DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS JUNIO DEL 2013 Después de realizar las correcciones necesarias a los formatos se inició con el proceso de la auditoria. Diagnostico Preliminar Auditoria Interna Administrativa CSV ’97 SC de AP de RL de CV Caja Solidaria Villa de Álvarez ’97 SC de AP de RL de CV CSV-01 Narrativa de la Entrevista Del 29 de Enero al 31 de Mayo de 2013 Entrevistado (a) C.P. Martha Ramírez Santana Cargo: Gerente General El día 29 de enero del año 2013, siendo las 9:30 Hrs. De la mañana atendí a una reunión con la gerente general C.P. Martha Ramírez Santana, en las oficinas de la sociedad ubicadas en AV Enrique Corona Morfin No 489 Villa de Álvarez Col., para realizar una entrevista con el objetivo de obtener información pertinentes e indispensable del proceso administrativo de la sociedad en general que será analizada, estudiada y auditada, para lo cual se logró acceder a información verbal muy importante para la aplicación del proyecto. Las personas que intervienen en la operación de la caja solidaria es de 3 empleadas (Gerente General, Oficial de Crédito y Cobranza y Auxiliar Administrativo) Es Indispensable mencionar que la caja solidaria ha sufrido cambios los últimos años por requerimientos de las leyes que rigen a las SCAP’s 78 en ELABORACION DE AUDITORIA DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS JUNIO DEL 2013 El desarrollo de la operación de la caja solidaria está basado en el manual de procesos, el cual cuenta con objetivos, políticas, indicadores de control y la normatividad que se debe aplicar a cada proceso de lo administrativo. Las funciones que debe cumplir los empleados ante mencionados se dan conforme a la operación ya que no existe un manual de funciones específicas, otras reglas implantadas por la sociedad para su buen funcionamiento en los procesos administrativos son: Políticas Internas Manual de Procedimientos Reglamento Además de ello comentamos que para el adecuado desarrollo del proceso administrativo se debe aplicar la normatividad emitida por los organismos reguladores del sector financiero y las ECAP’S (Entidades de Crédito y Ahorro Popular y/o Solidario), tal es el caso de la Comisión Nacional Bancaria y de Valores, LCAP y la LRSCAP etc. El motivo de realizar la Auditoría de procesos administrativos, es para conocer aquellas deficiencias que impiden el buen cumplimiento del proceso definido y las leyes que se deben observar, además que es un examen constructivo, que ayuda a definir aquellas herramientas y Componentes que no posee la sociedad. Dentro de la entrevista comentamos que la información de los manuales se encuentra desactualizada por lo que lo tomo como un antecedente de que puedan surgir más hallazgos en la aplicación de la auditoria. Véase las Cedulas anexa 79 ELABORACION DE AUDITORIA DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS JUNIO DEL 2013 RESULTADOS Enseguida se presenta un cuadro con los resultados de la aplicación del Proceso de Auditoría Administrativa Interna Auditoria Interna Administrativa CSV ’97 SC de AP de RL de CV Caja Solidaria Villa de Álvarez ’97 SC de AP de RL de CV CSV-01 Informé de Auditoria interna Del 29 de Enero al 31 de Mayo de 2013 Área Administrativa Proceso No 1 Hallazgos Consecuencia Propuesta Mejora PLANEACION MANUALES No ORGANIZACIONALES encuentran operaciones actualizados por falta de manuales se Errores en Actualizar información Políticas No existe No manual implementar Organizacionales se Elaborar manual el personal No actualizado Actualizar describir organigrama Proyecciones e de conocen por de politicas politicas Organigramas de ninguna Elaborado Por: No aplica No aplica Fecha D. Brianda Angélica Olivera Peredia 80 y ELABORACION DE AUDITORIA DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS JUNIO DEL 2013 Al realizar el proceso de auditoria en caja solidaria se obtuvo la información que arrojo según las aplicaciones de formatos y cedulas. Se halló que efectivamente los manuales de organización de la caja no están actualizados por lo que esto ha venido generando una serie de errores en la operación por consecuente se dan las pérdidas económicas. Uno de los factores que ha influenciado en ello es la transformación de una sociedad civil a una sociedad cooperativa por lo que no se ha actualizado en su totalidad la papelería y documentos como lo es en su caso los manuales de organización. Otras de las cosas que se detectaron es que el personal no cuenta con una capacitación adecuada, así como la falta de contratos laborales en los mismos. De cierta manera no se da de forma adecuada la comunicación entre los empleados lo que genera duplicidad de funciones pérdida de tiempo, dinero etc. 81 ELABORACION DE AUDITORIA DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS JUNIO DEL 2013 Propuestas de Solución Mantener actualizados lo manuales tanto organizacionales, políticas etc. Con el fin de evitar confusión entre los empleados de la sociedad y asi poder evitar pérdidas económicas, etre otras. Verificar si es posible o no que se cambie la frecuencia de los procedimiento. Dar a conocer la importancia de que el procedimiento se realice con la frecuencia indicada, el responsable indicado y correctamente. Brindar la información necesaria al comisionista y al equipo para que conozca la importancia que tiene realizar completamente las actividades. Brindar la información necesaria para que sepa que los formatos indicados se integren en el armado de documentos para dar resultados correctos. Proporcionar los formatos necesarios y la importancia de utilizar os formalmente. Otras propuestas de mejora Llevar a cabo cursos de inducción al personal de , para que los trabajadores conozcan las líneas de mando, sus actividades, responsabilidades, derechos y obligaciones, ya que en el estudio realizado con anterioridad se detectó que los empleados realizaban actividades que no les correspondían, ya que no existe personal para realizarlas y ellos tenían que hacerlas. 82 ELABORACION DE AUDITORIA DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS JUNIO DEL 2013 Realizar cursos de motivación personal, para con ello lograr un mejor desempeño laboral en cada uno de los empleados, y estos no sientan que realizan más actividades de las que no les corresponden, sino al contrario hacerlos sentir que sin su esfuerzo la compañía no sería lo que es en la actualidad. Proporcionar manuales de procedimientos, manuales de políticas manuales de calidad para facilitar las tareas al personal, ya que no conocen correctamente los procedimientos y políticas que se realizan dentro de la compañía, se recomienda que se realicen este tipo de manuales ya que estos son para culturizar a todo el personal, con respecto a las actividades que desempeña dentro de la compañía, mejorando la satisfacción del personal y la calidad de vida en el trabajo, para conocer por medio de éstos cuáles son sus obligaciones, derechos, evitando así duplicidad de actividades. Evaluar el desempeño laboral de cada empleado, analizando así tiempos y movimientos de cada actividad y contratar más personal o al personal correcto si así lo creyera conveniente la empresa. Realizar programas de capacitación, que incluyan de manera detallada los procedimientos realizados para cada puesto, esto con la finalidad de que cada puesto esté enterado de sus funciones y labores, y no entorpezca las importantes. 83 funciones que realmente son ELABORACION DE AUDITORIA DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS JUNIO DEL 2013 CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES Conclusión La Auditoría Administrativa, es el proceso de acumular y evaluar evidencia acerca de la información cuantificable de una entidad económica específica, con el propósito de determinar e informar sobre el grado de correspondencia existente entre la información cuantificable y los criterios establecidos. Su importancia es reconocida desde los tiempos más remotos, teniéndose conocimientos de su existencia ya en las lejanas épocas de la civilización sumeria. El factor tiempo obliga a cambiar muchas cosas, la industria, el comercio, los servicios públicos, entre otros. Al crecer las empresas, la administración se hace más complicada, adoptando mayor importancia la comprobación y el control interno, debido a una mayor delegación de autoridades y responsabilidades de los funcionarios. Debido a todos los problemas administrativos se han presentado con un avance del tiempo nuevas dimensiones en el pensamiento administrativo. Una de estas dimensiones es la Auditoría Administrativa la cual es un examen de la administración de un organismo social, realizado por un profesional (auditor), es decir, es una nueva herramienta de control y evaluación considerada como un servicio profesional para examinar integralmente un organismo social con el propósito de descubrir oportunidades para mejorar su administración. 84 ELABORACION DE AUDITORIA DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS JUNIO DEL 2013 Tomando en consideración todas las investigaciones realizadas, se puede concluir que la auditoría es dinámica, la cual debe aplicarse formalmente en todas las áreas de la empresa, independientemente de su magnitud y objetivos; aun en empresas pequeñas, en donde se llega a considerar inoperante, su aplicación debe ser secuencial constatada para lograr eficiencia, siendo así el resultado de este trabajo la elaboración del proceso de auditoría administrativa interna , ya que en la mayoría de sus tiendas se detectó que los procedimientos que se tienen estructurados no se realizan completamente o que algunos pasos ya están obsoletos y por tal motivo es necesario reestructurar los procedimientos Considerando la importancia de la auditoria para Caja Solidaria Villa de Álvarez es muy grato haber realizado este examen dinámico por lo que una vez más se pudo comprobar que la sociedad no se encuentra tan mal solo es cuestión de afinar algunos detalles administrativos para que siga su operación como se ha venido dando en estos últimos años y que la llegado a posicionarse donde se encuentra 85 ELABORACION DE AUDITORIA DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS JUNIO DEL 2013 Recomendaciones Al Gerente General Exigir a la federación nacional de cajas solidarias la actualización de manuales administrativos apegados a las normas aplicables según la LRASCAP. Dar seguimiento a las actividades de propuesta o mejora para el buen funcionamiento de la sociedad. Al consejo de Administración Aprobar los requerimientos necesarios para el seguimiento de las actividades propuestas. 86 ELABORACION DE AUDITORIA DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS JUNIO DEL 2013 BIBLIOGRAFIA LIBROS La Auditoría Administrativa (Texto Básico), José Antonio Fernández Arena, Segunda Edición, Febrero de 1992, 3ª. Impresión, Julio de 1994, México D.F., ED Diana. Sinopsis de Auditoria Administrativa. Rodríguez Valencia, Joaquín. Editorial Trillas. Auditoria Administrativa con Cuestionarios de Trabajo, Thierauf Robert J. Editorial Limusa Guía Práctica De Auditoria Administrativa. Rubio Ragazzoni Víctor M y Hernández Fuentes Jorge 3ª Edición Actualizada, Editorial PAC. REVISTAS FUENTES DE INTERNET http://www.articuloz.com/administracion-articulos/sobre-la-auditoriaadministrativa-950760.html http://www.proyectosfindecarrera.com/auditoria-financieraadministrativa.htm ASESORIA PERSONAL CON LA GERENTE GENERAL C.P. Martha Ramírez Santana 87 ELABORACION DE AUDITORIA DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS JUNIO DEL 2013 88 ELABORACION DE AUDITORIA DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS JUNIO DEL 2013 TABLAS Tabla No 1 Requerimientos/Disponibilidad Requerimientos Disponibilidad Computadora Cuento con mi equipo personal además de que tengo acceso a las diferentes equipos de cómputo de la empresa y por su puesto mi equipo de oficina Paquete de Office (Word, Excel, Los sistemas instalados en ambos etc.) equipos de cómputo cuentan con los paquetes de office necesarios para la operación del proyecto. Impresora La empresa cuenta con varios equipos de impresión los a los cuales tengo acceso sin ningún problema Consumibles (Tóner, Hojas En cuestión de este punto no Blancas, Lapicera s, lápices, etc. existe problema alguno ya que la empresa cuenta con el suministro suficiente para la operación del proyecto. Copiadora La empresa cuenta con un multifuncional en el cual se puede tener total acceso en caso de requerir las copias necesarias para 89 ELABORACION DE AUDITORIA DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS JUNIO DEL 2013 la operación. Internet Se tiene acceso a Redes y sistemas de la empresa sin algún problema Disponibilidad de Personal No existe problema alguno ya que se autorizó que el personal participe y brinde la información necesaria para la operación de la auditoria en cuestión. Tabla 2 Requerimiento/Costo Requerimientos Costo Equipo de Computo Al contar con equipo de cómputo disponible para la operación del proyecto no será necesario adquirir uno por lo que no genera ningún costo para la empresa Impresora Consumibles (Tóner, Hojas La empresa cuenta con los Blancas, Lapicera s, lápices, etc.) suficientes suministros de Consumibles para las requisiciones necesarias por lo que ya se tienen contempladas dichas peticiones por lo que no se generara un aumento en costo por compra de consumibles Copiadora En la empresa se encuentra un 90 ELABORACION DE AUDITORIA DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS JUNIO DEL 2013 multifuncional por lo que se puede usar las veces que sean necesarias para dicha operación del proyecto, lo cual no generara costo alguno. Conexión a internet El acceso a internet puede ser ilimitado sin generar costo alguno para el auditor en cuanto a aumentos en costos para la empresa no se desfasaran por lo que se tiene un promedio de pago considerado. Electricidad No se desfasaran las cantidades consumidas en electricidad por lo que no generara costos mayor Proceso de Auditoria No genera costo alguno al Administrativa tratarse de un proyecto profesional para la culminación de mi residencia profesional, aclarando también que al ser empleada de esta empresa se desembolsa un pago nominativo, mismo que ya se encuentra contemplado dentro de los gastos de la organización por lo que no se verán desfasados dichos gastos. 91 ELABORACION DE AUDITORIA DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS JUNIO DEL 2013 Tabla 3 Requerimiento/Descripción Requerimientos Descripción Equipo de Computo Es indispensable contar con la herramienta de computo necesaria para dicha operación del proyecto Informativos (archivos Información y documentación documentos etc.) necesaria por parte de la cooperativa así como de la institución Recursos Materiales Todo lo relacionado con consumibles, papelería y útiles etc. Para dicha operación del proyecto Recursos Económicos En caso de necesitar algún imprevisto para dicha operación del proyecto (traslado etc.) 92 ELABORACION DE AUDITORIA DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS JUNIO DEL 2013 CEDULAS Auditoria Interna Administrativa CSV ’97 SC de AP de RL de CV Caja Solidaria Villa de Álvarez ’97 SC de AP de RL de CV Programa de Auditoria Departamento Administrativo Del 29 de Enero al 31 de Mayo de 2013 N Actividades Hrs Has o a Realizarse Plan Rea Dif Clave Elaborad observacio Ref. o Por nes Conocimiento preliminar 1 2 3 Elaborado Por (auditor) : C. Brianda Angelica Olivera Peredia Fecha: Cedula 1 Formato del Programa de Auditoria para CSV 93 ELABORACION DE AUDITORIA DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS JUNIO DEL 2013 Auditoria Interna Administrativa CSV ’97 SC de AP de RL de CV Caja Solidaria Villa de Álvarez ’97 SC de AP de RL de CV Informé de Auditoria interna CSV-04 Del 29 de Enero al 31 de Mayo de 2013 Área Administrativa Proceso No 1 planeacion Se analizó lo referente Hallazgos a los organizativos manuales Deficiencia informacion, están atualizados Programa de trabajo es el adecuado se apega Ninguno mucho a la realidad Elaborado Por: Fecha C.Brianda Angélica Olivera Peredia Cedula 2 Aplicación de Auditoria a Planeación 94 de no ELABORACION DE AUDITORIA DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS JUNIO DEL 2013 Auditoria Interna Administrativa CSV ’97 SC de AP de RL de CV Caja Solidaria Villa de Álvarez ’97 SC de AP de RL de CV Informé de Auditoria interna CSV-045 Del 29 de Enero al 31 de Mayo de 2013 Área Administrativa Proceso No 2 Control Hallazgos Se analizaron los controles de registro de No se encuentra al personal en los cuales pudimos observar que dia si existen. Control de formatearía es bueno ya que este va foliado y haci se puede tener un mejor control sobre el Elaborado Por: Fecha C.Brianda Angélica Olivera Peredia Cedula 3 Aplicación de Auditoria a Control 95 ELABORACION DE AUDITORIA DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS JUNIO DEL 2013 Auditoria Interna Administrativa CSV ’97 SC de AP de RL de CV Caja Solidaria Villa de Álvarez ’97 SC de AP de RL de CV Control de Auditoria interna Folio de auditoria Área Proceso Procedimiento No de revisión Elaborada Por Fecha Cedula 4 Formatos de Control de Auditoria para CSV 96 ELABORACION DE AUDITORIA DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS JUNIO DEL 2013 Auditoria Interna Administrativa CSV ’97 SC de AP de RL de CV Caja Solidaria Villa de Álvarez ’97 SC de AP de RL de CV Folio de auditoria Informé de Auditoria interna Del 29 de Enero al 31 de Mayo de 2013 Área Administrativa Proceso No Hallazgos Consecuencia Propuesta de Mejora Elaborado Por: Fecha Cedula 5 Informe de resultados Auditoria CSVA 97