COMO HACER MANUALES 1. Introducción 2. Estandarizacion y

COMO HACER MANUALES
1. Introducción
2. Estandarizacion y normalización
3. Manual Administrativo
4. Manual De Usuario
5. Manual De Técnico.
1. Introducción
La documentación de sistemas es el conjunto de información que nos dice qué hacen los
sistemas, cómo lo hacen y para quién lo hacen.
La documentación consiste en material que explica las características técnicas y la
operación de un sistema. Es esencial para proporcionar entendimiento de un sistema a
quien lo vaya a usar para mantenerlo, para permitir auditoria del sistema y para enseñar a
los usuarios como interactuar con el sistema y a los operandos como hacerlo funcionar.
Existen varios tipos de documentación. La de programas, que explica la lógica de un
programa e incluye descripciones, diagramas de flujo, listados de programas y otros
documentos; la del usuarios en forma general la naturaleza y capacidades del sistema y
cómo usarlo.
Muchas organizaciones tienen lo que se conoce como un "programa de documentación",
el cual consiste en una política formal cuya documentación se muestra como algo que
debe prepararse en forma rutinaria para cada programa de cómputo, archivo y nuevos
sistemas.
Otra definición sería la de registro físico, generalmente por escrito que contiene los
siguientes elementos:
Políticas y normas referentes al desarrollo del sistema, su implantación, operación y
mantenimiento.
El diseño del sistema de información administrativo.
Procedimientos para instalar el sistema de información administrativo.
Procedimientos para operar el sistema de información administrativo.
Procedimientos para mantener el sistema de información administrativo.
Importancia De La Documentación De Sistemas
La importancia de la documentación bien podría ser comparada con la importancia de la
existencia de una Póliza de Seguro; mientras todo va bien no existe la precaución de
confirmar si nuestra Póliza de Seguros está o no vigente.
La documentación adecuada y completa, de una aplicación que se desea implantar,
mantener y actualizar en forma satisfactoria, es esencial en cualquier Sistema de
Información, sin embargo, frecuentemente es la parte a la cual se dedica l menor tiempo y
se le presta menos atención.
Siempre se debe documentar un sistema como si estuviera a punto de irse a Siberia el
siguiente mes, para nunca volver. Si la documentación del sistema es incompleta el
diseñador continuamente estará involucrado y no podrá moverse a otra asignación.
2. Estandarizacion y normalizacion
Estandarizacion
Significa que los símbolos convencionales se usan en todos los diagramas de flujo para
prescribir el sistema y que en la documentación se usen formas estandarizadas.
Aún cuando las normas de documentación varían de una instalación a otra, es esencial
que dentro de una organización, se utilice un solo método. El uso de procedimientos y
documentación estandarizada proporciona la base de una comunicación clara y rápida,
adiestramiento menos costoso del personal de sistemas, reducción de costos de
almacenamiento, y otros.
Ventajas De La Estandarizacion
Ayuda al entrenamiento del nuevo personal dentro y fuera de la organización de Sistemas.
Es útil para cualquiera que tenga la responsabilidad del mantenimiento de los sistemas.
Ayuda a los analistas y diseñadores de sistemas en el trabajo de integración de sistemas.
Asegura que el sistema opere correctamente.
Se utilizan eficientemente los recursos que se dispongan.
Estandares Básicos De Documentación
Toda documentación que se relacione con un sistema, ya sea manual o por computadora,
sencillo o complejo debe reunir los siguientes requisitos básicos:
Debe ser rotulada con claridad y bien organizada, con secciones claramente indicadas,
almacenarlas en carpetas e índice.
Los diagramas deberán ser claros, no aglomerados y la escritura manuscrita deberá ser
legible.
La documentación deberá ser completa.
Se incluirá una leyenda o explicación de los términos utilizados.
La documentación siempre se conserva actualizada.
Normalización
Asegúrese de que los estándares sean completos, actualizados, documentados y legibles.
Auditar permanentemente para que se cumplan los estándares.
Evaluar si los estándares establecidos son los requeridos y hacer los cambios necesarios
para que dichos estándares sean los apropiados.
Teoria General De Los Manuales De Documentación
Durante el desarrollo de un sistema, desde su concepción hasta su puesta en marcha se ha
generado gran cantidad de documentos, que en muchas ocasiones se han visto
modificados por documentos posteriores debido a cambios en el sistema.
Para evitar confusiones en las revisiones de la documentación se desarrollan diferentes
tipos de documentos dirigidos a las personas que trabajarán con el sistema y para facilitar
el mantenimiento del mismo. La documentación de un sistema debe ser marcada
adecuadamente, bien organizada actualizada y completa; todos los términos utilizados
deben explicarse. La documentación se hará disponible a todos los usuarios dc acuerdo a
sus necesidades.
El estilo de redacción de los manuales de documentación debe ser:
Concreto.
Ser preciso y definir los términos utilizados.
Utilizar párrafos cortos.
Utilizar títulos y subtítulos.
Utilizar formas activas en lugar de pasivas.
No emplear frases largas que presenten hechos distintos.
No hacer referencia a una información solamente con el número de referencia
3. Manual Administrativo
Sirve como punto de partida al Sistema propuesto, ya que será función de la gerencia, de
acuerdo con los usuarios de dicho Sistema, determinar si lo expuesto en él satisface los
requerimientos del propio sistema. Una vez lograda la aprobación, se estará en
condiciones de iniciar el desarrollo del Sistema propuesto e ir integrando el resto de la
documentación.
El manual tiene como finalidad el permitir a la alta gerencia tener la información necesaria
y suficiente sobre un sistema en particular y servir como fuente dc consulta una vez que el
Sistema ha sido implantado.
Contenido
Nombre del sistema
Describir el nombre del sistema a implantar en la empresa.
Equipo Encargado Del Sistema
Nombre del personal encargado del análisis y diseño del sistema.
Resumen Administrativo
Compendio de lo puntos que se describen en el manual, el cual tiene como propósito
permitir a los altos ejecutivos enterarse en forma somera de la propuesta del sistema. En
este punto aparece por primera vez el nombre del sistema, el cual debe ser único, este
deberá conservarse invariable en todos los documentos referentes a ese sistema.
Planteamiento
Este punto tiene como finalidad registrar los antecedentes que servirán de partida al
desarrollo del análisis del sistema. Se debe mencionar:
Dependencia que requirió el trabajo.
Personas y / o puestos ocupados por estas al momento de requerirse el trabajo (acuerdos,
disposiciones legales, memorandos, y otros)
Condiciones y criterios que normaron el desarrollo del trabajo.
Fechas correspondientes.
Objetivos Del Sistema
Aquí se dejarán establecidos los objetivos que debe cubrir el sistema, en forma clara y
precisa para evitar errores de interpretación.
Entradas Del Sistema (Información A Captar)
Debe quedar especificado en este punto, los documentos fuentes que inician las
operaciones del sistema así como la información detallada de aquellos conceptos que
serán los datos a captar por el sistema. Se deberán mencionar todos los datos que en
forma secundaria originan una entrada importante al sistema.
Ejemplo:
Módulo o
Nombre del
Procedimiento donde
Documento Fuente
entra el documento
Usuarios que
manejan el
documento
Origen del
documento
Salidas Del Sistema (Resultados A Obtener)
En este punto, solamente se describirán los resultados de mayor importancia obtenidos a
través de todo el proceso. En esta sección se debe dar mayor énfasis a la información que
el sistema proporciona cuidando de no hacer tan sólo mención de los resultados a
obtener. Ejemplo:
Nombre de la salida
Destino
Periodicidad en que
se genera
Usuarios que lo
requieren
Diagramacion General Del Sistema
Es la representación gráfica de las fases del Sistema y su flujo a través de las dependencias
que intervienen en el mismo, aunque en forma generalizada. La técnica a utilizar y la
simbología debe ser seleccionada por los interesados.
Explicaciones De Las Fases Del Sistema
Este punto se encuentra relacionado con el anterior ya que lo que se muestra
gráficamente, ahora se describe en forma genérica, explicando los procesos que se llevan
a cabo en cada dependencia sin profundizar en detalles técnicos o específicos. Se deberá
resaltar aquellas fases del proceso en las cuáles se obtengan resultados de importancia así
como aquellas que requieran una supervisión especial.
Requerimientos Del Sistema
Se establecen los recursos, tanto humanos como materiales que son necesarios para
poder llevar a cabo el sistema. Presentar costos y descripción, además de las cantidades
que se requieran.
Estimación De La Fecha Probable De Implementacion Del Sistema
Es necesario que exista una fecha probable de implantación cuya base será la terminación
de todas las actividades para la creación del sistema, tales como: análisis, programación,
elaboración de formas, y otros.
Se recomienda utilizar diagrama de Grantt o de Pert para establecer el período de las
actividades requeridas para el desarrollo del sistema.
Ejemplo:
Escala del tiempo en semanas
Actividades a realizar
1
Presentación de la
Propuesta
*****
Análisis
2
3
4
*****
Costo / Beneficio
Adquisición del
Equipo
*****
Entrenamiento
*****
Consideraciones Generales Del Nuevo Sistema
En este punto se deberá señalar las ventajas, desventajas, y principales diferencias del
nuevo sistema con el anterior, tales cómo seguridad, disminución de costo, ahorro de
tiempo, flexibilidad, confiabilidad y otros. Además, desarrollar en cualquier aspecto de la
propuesta del sistema que no file considerado en el desarrollo de los puntos antes
mencionados.
4. Manual De Usuario
Expone los procesos que el usuario puede realizar con el sistema implantado. Para lograr
esto, es necesario que se detallen todas y cada una de las características que tienen los
programas y la forma de acceder e introducir información. Permite a los usuarios conocer
el detalle de qué actividades ellos deberán desarrollar para la consecución de los objetivos
del sistema. Reúne la información, normas y documentación necesaria para que el usuario
conozca y utilice adecuadamente la aplicación desarrollada.
Objetivos
Que el usuario conozca cómo preparar los datos de entrada.
Que el usuario aprenda a obtener los resultados y los datos de salida.
Servir como manual de aprendizaje.
Servir como manual de referencia.
Definir las funciones que debe realizar el usuario.
Informar al usuario de la respuesta a cada mensaje de error.
Pasos a seguir para definir como desarrollar el manual de usuario.
Identificar los usuarios del sistema: personal que se relacionará con el sistema.
Definir los diferentes tipo de usuarios: se presentan los diferentes tipos de usuarios que
usarían el sistema. Ejemplo: usuarios directos, indirectos.
Definir los módulos en que cada usuario participará: Se describen los módulos o procesos
que se ejecutarán por cada usuario en forma narrativa breve y clara.
Importancia Del Manual De Usuario
El Manual de Usuario facilita el conocimiento de:
Los documentos a los que se puede dar entrada por computadora.
Los formatos de los documentos.
Las operaciones que utiliza de entrada y salida de los datos.
El orden del tratamiento de la computadora con los datos introducidos.
El momento en que se debe solicitar una operación deseada.
Los resultados de las operaciones realizadas a partir de los datos introducidos.
Al elaborar el Manual de Usuario, hay que tener en cuenta a quién va dirigido es decir, el
manual puede ser manejado desde el director de la empresa hasta el introductor de
datos. Por consiguiente, debe redactarse de forma clara y sencilla para que lo entienda
cualquier tipo de usuario.
Contenido
Diagrama general del sistema
Muestra en forma condensada el flujo general de la información y de las actividades que
se realizan en el sistema. Proporciona una visión general del sistema. Representar los
diagramas utilizando para ello diagramas de bloques.
Diagrama particular detallado.
Presentar gráficamente todos los pasos que se efectúen dentro del departamento usuario
a quien está dirigido este manual. Deben especificarse los archivos de entrada, salida, los
resultados, revisiones y procesos manuales.
Explicación Genérica De Las Fases Del Sistema
En este punto se explica en forma específica y detallada todas las operaciones que
aparecen representadas en forma gráfica en el diagrama particular. Se analizan cada una
de las fases señalando:
El proceso principal que se desarrolla.
La entrada de la información.
La obtención de un resultado parcial.
El envío de información a otra dependencia.
Instalación Del Sistema
La instalación del sistema proporciona detalles completos sobre la forma de instalar el
sistema en un ambiente particular.
Iniciación Al Uso Del Sistema
En este punto se explica cómo iniciarse en el sistema y cómo se pueden utilizar sus
cualidades comunes. Esta documentación debe decir al usuario cómo salir de un problema
cuando las cosas funcionan mal.
Manual De Referencia
Es el documento definitivo de cara al usuario y debe ser completo. Describe con detalle las
cualidades del sistema y su uso, los informes de error generados y las situaciones en que
surgen esos errores.
Dependiendo del sistema, los documentos al usuario se pueden proporcionar por
separado o reunidos en varios volúmenes. Los sistemas de ayuda en línea evitan que el
usuario pierda tiempo en consultas manuales.
Caducidad De Documento Fuente Y Destino Final
Como el usuario trabajará con documentos fuentes, éstos podrán tener un período de
retención y un destino especificado.
5. Manual Técnico,
Permite tener una clara visión del proceso de Captación de los latos fuentes previo al
procesamiento electrónico de los mismos.
Objetivos
Documentar al usuario a cerca del recorrido a través de las pantallas del sistema.
Conocer la forma cómo el usuario puede utilizar el equipo necesario para la ejecución del
sistema.
Contenido
Diagrama General Del Sistema
Este diagrama debe ser presentado gráficamente y en forma sencilla. Representar los
diagramas utilizando para ello diagramas de bloques ( es el mismo diagrama que se
presenta en el Manual Administrativo).
Diagramas De Pantalla
Presentar en este punto el flujo del sistema en las pantallas utilizadas por cada módulo.
Puntos a documentar en una pantalla:
Explicación del recorrido para llegar a la pantalla.
Formato de los datos a captar.
Formato en que son captados los datos.
Explicación Genérica De Las Fases Del Sistema
Es una explicación clara, breve de todos los módulos que se presentan en el diagrama
general.
Equipo Utilizado Para La Captación
Se debe crear un instructivo que permita al usuario el entrenamiento del sistema.
Debe contener los siguientes puntos:
Uso del equipo:
Describir detalladamente el uso correcto del equipo utilizado para la captación de la
información, dando una explicación del encendido, manejo, control y del material que se
usa como medio de captación de los datos.
Entrenamiento del Software de la aplicación:
Explicación del software utilizado en complemento al sistema.
Ejemplo: como entrar y salir del sistema.
Situaciones Anormales
Se presentan mensajes que se emiten al momento de la captura de los datos o cualquier
condición fuera dc lo normal. Ejemplo:
Situación anormal
Mensaje
Causas
Soluciones
Entregas Al Computador
Establecer un calendario con fechas de entrega al computador, al igual que un horario
para la obtención de resultados.
El calendario determina marca cuándo las actividades deben llevarse a cabo dc manera
que la gestión del sistema no se vea afectado. Si es un sistema en línea no se requiere.
Ejemplo:
Operación
Frecuencia
Solicitud de
reporte
Semanal
Mensual
Objetivo
Hora de Entrada
Actualizar
Antes de las 2:00 p.m.
informe del
departamento X
Hora de salida
3:00 p.m.
Caducidad De Documentos Fuentes
Establecer por escrito la fecha de caducidad de los documentos fuentes, el fin a que han
de destinarse ya sea para su destrucción, devolución o conservación en un archivo.
Manual de operación
Objetivo
Contiene la información que permite al personal de operación utilizar en forma eficiente
la operación de los sistemas de procesamiento electrónico.
Contenido
Diagrama general del sistema
Este diagrama debe ser presentado gráficamente y en forma sencilla. Representar los
diagramas utilizando para ello diagramas de bloques (es el mismo diagrama que se
presenta en el Manual Administrativo ).
Diagrama general del flujo del proceso electrónico.
Se representa en este diagrama todo el ambiente periférico que interactúa en el sistema
en cuanto a: entradas manuales, medios magnéticos y dispositivos de salida. La simbología
a utilizar debe ser establecida como estándar. (Ejemplos: cintas, discos, disquetes).
Explicación Genérica De Las Fases Del Sistema
Es una explicación clara, breve de todos los módulos que se presentan en el Diagrama
general descrito anteriormente.
Diagrama De Pantallas Del Sistema
Se presenta en este punto el flujo del sistema en las pantallas utilizadas por cada módulo.
Puntos a documentar en una pantalla:
Explicación del recorrido en pantalla.
Formato en que son captados los datos.
Instruciwo De Operación Por Programa
Se debe desarrollar por cada programa dcl sistema. Incluye:
Diagrama electrónico del programa.