ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO EL LIBRO MUERE CUANDO LO FOTOCOPIA AMIGO LECTOR: La obra que usted tiene en sus manos posee un gran valor. En ella, su autor ha vertido conocimientos, experiencia y mucho trabajo. El editor ha procurado una presentación digna de su contenido y está poniendo todo su empeño y recursos para que sea ampliamente difundida, a través de su red de comercialización. Al fotocopiar este libro, el autor y el editor dejan de percibir lo que corresponde a la inversión que ha realizado y se desalienta la creación de nuevas obras. Rechace cualquier ejemplar “pirata” o fotocopia ilegal de este libro, pues de lo contrario estará contribuyendo al lucro de quienes se aprovechan ilegítimamente del esfuerzo del autor y del editor. La reproducción no autorizada de obras protegidas por el derecho de autor no sólo es un delito, sino que atenta contra la creatividad y la difusión de la cultura. Para mayor información comuníquese con nosotros: SEGUNDA EDICIÓN Serie de Capacitación Integral ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO DR. MAURO RODRÍGUEZ ESTRADA Director del Centro de Asesoría y Capacitación, Mauro Rodríguez y Asociados, S.C. Editor responsable: Lic. Santiago Viveros Fuentes Editorial El Manual Moderno Nos interesa su opinión, comuníquese con nosotros: Editorial El Manual Moderno, S.A. de C.V., Av. Sonora núm. 206, Col. Hipódromo, Deleg. Cuauhtémoc, 06100 México, D.F. Para mayor información en: • Catálogo de producto • Novedades • Pruebas psicológicas y más www.manualmoderno.com (52-55)52-65-11-00 @ info@manualmoderno.com quejas@manualmoderno.com Serie de Capacitación Integral: Administración del Tiempo, Vol. 1, segunda edición D.R. © 1988 por Editorial El Manual Moderno, S.A. de C.V. ISBN: 968-426-828-9 ISBN: 968-426-831-9 (Serie completa) Miembro de la Cámara Nacional de la Industria Editorial Mexicana, Reg. núm. 39 Todos los derechos reservados. Ninguna parte de esta publicación puede ser reproducida, almacenada o transmitida por otro medio —electrónico, mecánico, fotocopiador, etcétera— sin permiso previo por escrito de la Editorial. Rodríguez Estrada, Mauro. Administración del tiempo / Mauro Rodríguez Estrada. -- 2a. ed. -- México: Editorial El Manual Moderno, 2011. 79 p.: il.; 18 cm. (Serie capacitación integral; v. 1) Bibliografía: p. 77. ISBN 968-426-828-9 ISBN 968-426-831-9 (Serie completa) 1. Tiempo -- Administración. I. t. II Ser. 658.008 CAP.s.1 1999 BN 431041 Director editorial: Dr. Marco Antonio Tovar Sosa Editora asociada: LCC Tania Uriza Gómez Diseño de portada: LCS Adriana Durán Arce Contenido Introducción ................................................................................... IX Capítulo 1. El tiempo: ¿un enemigo o un aliado?............................ 1 Un problema de suma actualidad.................................. 1 Una preocupación para las empresas............................. 2 Se afronta el problema.................................................. 3 Prácticas........................................................................4 Capítulo 2. Objetivos generales de aprendizaje............................... 7 Prácticas........................................................................8 Capítulo 3. ¿Qué es el tiempo? ¿Qué no es? ¿Qué es la administración del tiempo........................... 9 ¿Qué es el tiempo?........................................................9 El tiempo...............................................................10 La administración...................................................11 La administración del tiempo.................................11 Realidades y mitos.......................................................11 Tiempo físico y tiempo psicológico..............................12 Prácticas......................................................................12 Capítulo 4. El hombre y el tiempo................................................. 15 Un tema teórico con reflejos prácticos..........................15 La experiencia del tiempo............................................16 Filosofía y ciencia.........................................................17 Prácticas......................................................................21 V Administración del tiempo Capítulo 5. Obstáculos y trampas: enemigos del tiempo............... 23 Visibles y ocultos, internos y externos..........................23 Los más frecuentes.......................................................24 Prácticas......................................................................25 Capítulo 6. Personalidad y administración del tiempo................... 27 El uso del tiempo: reflejo de la personalidad................27 Tiempo y valores humanos...........................................28 El hombre superior y el hombre mediocre...................28 Prácticas......................................................................30 Capítulo 7. Programación y rendimiento del tiempo..................... 31 El tiempo y el proceso administrativo..........................31 Controlar o dejarse manejar.........................................32 Principios de administración del tiempo.......................33 Prácticas......................................................................35 Capítulo 8. El tiempo del ejecutivo............................................... 39 Un tiempo de especial trascendencia............................39 “Ladrones del tiempo” del ejecutivo.............................40 Mitos...........................................................................40 Principios sobre el tiempo del ejecutivo,.......................41 El equipo jefe-secretaria...............................................45 La personalidad del ejecutivo exitoso con el tiempo.....45 Prácticas......................................................................47 Capítulo 9. Efectos patológicos del mal uso del tiempo................. 49 El mal uso es patógeno.................................................49 Dos tipos de mal uso....................................................50 Mal uso del tiempo por vaciedad..................................50 Mal uso por congestión................................................50 Tiempo y neurosis: psicopatologías...............................52 Tiempo y salud............................................................52 Prácticas......................................................................53 Capítulo 10. Uso creativo del tiempo.............................................. 57 Más allá del uso productivo..........................................57 Principios del tiempo creativo......................................58 Prácticas......................................................................59 VI Contenido Capítulo 11. Tiempo libre y desarrollo personal.............................. 61 Un tiempo difícil de clasificar......................................61 Teorías antiguas y modernas.........................................62 Funciones del tiempo libre...........................................63 Tiempo de vivir: un tiempo de plenitud.......................64 Prácticas......................................................................66 Conclusiones................................................................................... 69 Bibliografía...................................................................................... 71 Material audiovisual........................................................................ 73 VII Introducción EL NECESARIO HUMANISMO El hombre, que ha sido capaz de crear vehículos para la conquista del espacio, a menudo es incapaz de lograr un entendimiento con su vecino de enfrente, con sus compañeros de trabajo y consigo mismo. Se admite que alrededor de 80% de los problemas serios que aquejan a las organizaciones modernas se refieren al factor humano. Por otra parte, las ciencias tecnológicas, que tratan de cosas, se han desarrollado mucho más rápido que las ciencias que estudian a las personas. Sufrimos un desequilibrio desastroso entre la tecnología y el humanismo. Paul Hersey y Kenneth Blanchard, en su libro La administración y el comportamiento humano, señalan que de cada 30 dólares gastados en investigación en EUA, 29 son invertidos en cosas y sólo uno en personas. En los países de América Latina, con sus problemas de marginación, corrupción, subdesarrollo y desorganización atávica, la necesidad de actitudes humanistas es aún más apremiante. Por ejemplo, México posee inmensos recursos climatológicos, minerales, forestales, marinos, entre otros; sin embargo, se cuenta entre los países en desarrollo. Es una paradoja viviente; y la clave está en que somos entes suborganizados, subadministrados y subeducados. Nuestros grandes problemas son las fallas humanas. Por fortuna, en los últimos años la sociedad mexicana ha reaccionado y se preocupa por desarrollar en forma racional el capital humano a todos los niveles. Surgen por todas partes programas de capacitación IX Administración del tiempo humanista con miras a que cada quien se responsabilice de su destino, se abra a la colaboración, cuestione sus metas, aclare sus objetivos y los de la institución, comprenda y acepte a la gente y libere sus capacidades, de tal modo que los equipos aumenten la productividad en formas creativas. No se trata de aprendizajes convencionales predeterminados por una escuela o por un maestro, sino del aprendizaje vivo, significativo, que origine cambios interiores que se reflejen en nuevas conductas. La tarea es inmensa y el reto es abrumador. La capacitación en las instituciones con frecuencia se confía a personas de muy buena voluntad pero poco menos que improvisadas y además agobiadas por quehaceres heterogéneos. Es muy evidente en el medio la necesidad de manuales que traten los temas básicos de la capacitación humanista con elevados criterios de actualidad y eficiencia así como con un diseño tan sencillo y claro que, como se dice, presente a los instructores y a los capacitandos el plato ya servido. Con frecuencia encontramos que los instructores carecen de una preparación adecuada y de tiempo suficiente. Editorial El Manual Moderno, S.A. de C.V. y Mauro Rodríguez y Asociados, S.C., queremos responder a esta necesidad con la presente serie de manuales de capacitación integral. • Los manuales que la componen son módulos separables; es decir, cada seminario puede manejarse de manera independiente. • Están diseñados de tal forma que una misma persona o un mismo grupo puedan tomarlos todos, sin caer en repeticiones que aburran y desmotiven. • Ofrecen material abundante y flexible para que el instructor pueda escoger –como en el menú de un restaurante– los puntos que se desean desarrollar y las prácticas a realizar con cada grupo. • El enfoque del proceso de aprendizaje es aquí eminentemente práctico; orientado a cambios inmediatos a corto plazo. Como puede verse en la lista de manuales, los temas de los seminarios son los de primera necesidad y de mayor demanda en las organizaciones actuales. • Aunque se da un papel preponderante a las prácticas, con todo se da la debida atención a los aspectos teóricos para llegar a una X Introducción • • • • conceptualización y después a la comprensión. El hombre es un ser pensante, no un autómata ni un títere. Sabemos bien que “nada hay más práctico que una buena teoría”. La base de todos nuestros planteamientos es una larga experiencia como instructores. No nos cimentamos en los estudios académicos, aunque los tenemos. Evitamos en lo posible la erudición que para el caso complica y abulta. Aunque, claro, al final de cada manual ofrecemos una adecuada bibliografía. Damos flexibilidad a la duración de los seminarios de acuerdo con las circunstancias concretas de cada grupo. En general, suponemos que entre 16 y 30 horas por seminario son adecuadas. Aunque en la presentación de cada uno de los temas (capítulos) se expone primero la teoría y luego las prácticas, en los seminarios con frecuencia surge la conveniencia de empezar con algunas prácticas y a partir de ellas formular y explicar las teorías correspondientes. No buscamos un aprendizaje académico (conceptual), sino vivencial (total). Este punto es tan importante que en la primera o segunda sesión de cada seminario el instructor debe aclararlo a su grupo. Podrá expresar los siguientes conceptos, con la amplitud que las circunstancias lo requieran. EL APRENDIZAJE DE LOS ADULTOS • La capacitación de adultos funciona, no como una enseñanza académica, magisterial, intelectualista, sino como un aprendizaje vivencial, activo, participante y práctico. En rigor, nadie enseña a nadie. El punto focal no debe ser la enseñanza de un maestro, sino el aprendizaje de los miembros de un grupo. • No se viene a aprender una cantidad “X” de conocimientos, sino también, y sobre todo, actitudes, habilidades y conductas. El aprendizaje se traduce en desarrollo de habilidades y destrezas y en cambios de actitudes y conductas. • Hay que crear una comunidad de aprendizaje entre los participantes; propiciar la dinámica de dar y recibir; vivir los procesos de experimentar, compartir, interpretar, generalizar y aplicar. En el grupo cada uno será factor de cambio para los compañeros. Por ello el grupo es reducido. XI Administración del tiempo • El conductor del aprendizaje no es un profesor, sino un facilitador, un animador, un coordinador. No es una figura de autoridad; no es “el que sabe”, sino un colega que asiste y ayuda en una búsqueda común. • El aprendizaje vivencial es significativo; la dirección no está dada con base en los programas de alguien, sino en los intereses de los estudiantes en el “aquí y ahora”. • Hay que tener presente una precaución: el aprendizaje que implica cambios en la organización de la propia vida tiende a ser percibido como amenaza. Es necesario estar preparados cuando surjan aquí y allá resistencias al cambio, algunas de ellas abiertas, otras sutiles y enmascaradas. • Independientemente de la intención que tenga la empresa al enviar a su personal a tal o cual seminario, esta capacitación queda diseñada para favorecer antes a los individuos que a las instituciones. XII 1 El tiempo: ¿un enemigo o un aliado? OBJETIVOS • Los participantes quedarán concientizados de que el buen o mal manejo del tiempo puede hacer la diferencia entre una vida plena y productiva y una existencia incolora e improductiva. © Editorial El manual moderno Fotocopiar sin autorización es un delito. • Sabrán señalar y explicar los dos estilos fundamentales del mal manejo: por exceso de actividades (congestión) y por defecto (vacío). • Podrán describir y analizar la relación entre tiempo desperdiciado por el personal de las empresas y dinero desperdiciado en las mismas. • Conocerán algunos puntos sobresalientes del movimiento mundial en pro del buen uso del tiempo, y quedarán motivados a incorporarse de alguna manera, para beneficiarse y enriquecer su propia vida. UN PROBLEMA DE SUMA ACTUALIDAD Como apoyo audiovisual para los seminarios sobre manejo del tiempo, existe una película que ha llegado a ser clásica: la de Peter Drucker. Empieza con esta frase: “Ser ejecutivo significa no tener tiempo”. 1 Y todos o casi todos contamos con evidencias de primera mano de que así es. Pero no hay que cerrase en el horizonte reducido de los ejecutivos. También muchas personas que no lo son han vivido una y mil veces la experiencia de estar agobiadas y confundidas por la desproporción que hay entre las muchas tareas y el poco tiempo; la vivencia de “hacerse bolas”; de sentirse presionado más de la cuenta; de no alcanzar a hacer lo que se debe y de sentirse incapaz de disfrutar y relajarse. Así es la vida moderna: apretada madeja de estímulos, compromisos, prisas, interrupciones, desplazamientos y distancias que hay que recorrer con cotidiana frustración. Sobre todo es así en las grandes metrópolis y en las grandes empresas. Un reflejo típico es la impuntualidad, tan gráficamente ilustrada en el dicho mexicano: “…siempre corriendo y llegando tarde”. Como antítesis, tal vez remota, podemos visualizar la figura señera de Winston Churchill cuando desempeñaba el cargo de Primer Ministro de Inglaterra, en una de las etapas más complicadas y difíciles de la historia moderna. El célebre político cumplía orden médica de trabajar un máximo de tres horas diarias. El cúmulo de atenciones, inmensas responsabilidades y trascendentales decisiones, no impedían a este anciano aparecer siempre en calma, apacible y siempre sonriente. Por otro lado, personas con un radio minúsculo de acción y de trascendencia aparecen crónicamente hiperactivas, ansiosas, aceleradas y “abrumadas de trabajo”. Debe haber una técnica del manejo del tiempo que explique la paradoja, y aquí nos proponemos buscarla. También se da el polo opuesto a la angustia y el frenesí: el de las personas que no tienen qué hacer; que perciben las 24 horas del día como un vasto y monótono galerón que no se puede amueblar por falta de muebles; personas que no saben cómo “matar el tiempo”; que caminan a tientas por la vida sin saber bien a bien a dónde ni cómo ni para qué. UNA PREOCUPACIÓN PARA LAS EMPRESAS Todas las empresas manejan sus finanzas a través del tiempo: tiempo de organizar, tiempo de fabricar, tiempo de comprar, tiempo de vender… 2 © Editorial El manual moderno Fotocopiar sin autorización es un delito. Administración del tiempo El tiempo: ¿Un enemigo o. . . Hay aquí un aspecto particularmente grave de la mala administración del tiempo, y es impresionante la cantidad de personas que no se han concientizado de él: en las empresas y, en general, siempre que alguien tiene empleados, se tiende a creer que se paga por “X” trabajo; pero la realidad es que se paga por “X” tiempo: los salarios son quincenales o mensuales, y se otorgan al cumplimiento de determinadas jornadas de presencia. El tiempo de los empleados es dinero de la empresa; el tiempo de los funcionarios es dinero de la institución. Si este tiempo no está bien empleado, el patrón está pagando un dinero que va, una y otra vez, al bote de la basura. El tiempo mal gastado es dinero mal gastado. SE AFRONTA EL PROBLEMA © Editorial El manual moderno Fotocopiar sin autorización es un delito. En los siglos pasados el tiempo fue casi siempre objeto muy atractivo de estudio. Lo escudriñaron los poetas en sus finas instituciones, los filósofos en sus especulaciones y los teólogos en sus revelaciones, dogmas y liturgias. Hablaremos de esto en el capítulo 4. Ahora el hombre común y corriente empieza a ver en el tiempo un artículo de primera necesidad y, por lo mismo, precioso y preciado. Parece que con el uso del tiempo sucede una cosa análoga a lo que sucedió hace siglos al empleo del espacio: que de ser una posesión banal (en la época de los nómadas el espacio no era una propiedad valiosa; ni siquiera una propiedad) ha pasado a ser la más apreciable riqueza: en la metrópoli moderna unos pocos metros de tierra pueden constituir una verdadera fortuna. Se valoriza hoy el tiempo de trabajo y el tiempo de la vida. Resulta muy natural que sean los países más notables por su dinamismo (como Japón, EUA, Francia y Alemania) los que sobresalen por su interés en estudiar e investigar el tema del tiempo. Existen instituciones completas dedicadas al manejo del tiempo, como la de Alan Lakein, cuya empresa de asesoría y capacitación ha ganado millones de dólares enseñando a la gente cómo administrar tan valioso recurso. En Chicago existe una institución llamada Centro de Investigación del Ocio. La Universidad de Florida del Sur, en Tampa, maneja el Institute for Studies of Leisure. En Washington, la National Recreation and Park Association publica, desde 1969, el Journal of Leisure Research. 3 Administración del tiempo En Annecy, Francia, se echó a andar en 1956 el Groupe International des Sciences Sociales et du Loisir, convertido más tarde en Comité de Recherche du Loisir et de la Culture. En Praga ha funcionado desde 1968 el Centre Européen du Loisir. En México, se ofrece ya la carrera de Administrador del Tiempo Libre (en la Y.M.C.A. de la ciudad de México). La importancia del tiempo puede resumirse en la declaración de Ed Carlson, presidente de una de las más grandes compañías aéreas del mundo, la de United Airlines: “El tiempo es el elemento más precioso que tengo, aparte de la buena salud y del buen metabolismo”. PRÁCTICAS 1. Presentarse todos en una ronda y expresar los motivos del interés en el tema del manejo del tiempo (tiempo: 30 min). 2. Dialogar sobre el papel de la impuntualidad (propia y ajena) en la experiencia propia (tiempo: 20 min). 3. Responder al cuestionario de sondeo “Cómo manejo mi tiempo”. 4. Elaborar una “pizza” ilustrativa de cómo se maneja el tiempo y trazar sectores para las diferentes actividades, asignándoles superficies proporcionales al tiempo que se les dedica. Prender con un alfiler la “pizza” en la blusa o en la solapa. Caminar lentamente en silencio por la sala, mirando las “pizzas” de los compañeros. Luego, hacer comentarios en parejas (tiempo: 30 min). 5. Comentar: ¿Es frecuente que nuestra institución traduzca el dinero de la nómina en términos de tiempo eficaz? ¿Por qué sí o por qué no? (tiempo: 20 min). 4 © Editorial El manual moderno Fotocopiar sin autorización es un delito. Nota: La duración de cada práctica dependerá de muchos factores, uno de los cuales será el tamaño del grupo. A título de orientación se señala en cada caso un tiempo aproximado suponiendo un grupo de 15 personas. Además, téngase en cuenta, que en general será suficiente que se realicen dos o tres de las prácticas que aparecen en cada capítulo. El tiempo: ¿Un enemigo o. . . Su ajo o eñ ab Tr Visitas a amigos s a Comid pe Es Lecturas ctá cu lo s De po rte s Figura 1-1. Un ejemplo de “pizza” del tiempo. CÓMO MANEJO MI TIEMPO © Editorial El manual moderno Fotocopiar sin autorización es un delito. A continuación hay diez afirmaciones sobre el manejo del tiempo. Encerrar en un círculo la que corresponda en cada punto. 1. Cada día dedico un tiempo a planear mi trabajo. 1. Casi nunca 2. A veces 3. Frecuentemente 4. Casi siempre 2. Cada año me fijo metas específicas y las pongo por escrito. 1. Casi nunca 2. A veces 3. Frecuentemente 4. Casi siempre 3. Diariamente hago una lista de “pendientes”, los jerarquizo según su importancia y trato de manejarlos en ese orden. 1. Casi nunca 2. A veces 3. Frecuentemente 4. Casi siempre 4. Dedico mi tiempo a tareas que soy capaz de realizar, y no lo dedico a cosas utópicas, improductivas, o ambas. 1. Casi nunca 2. A veces 3. Frecuentemente 4. Casi siempre 5 Administración del tiempo 5. Llevo una agenda flexible para estar en condiciones de manejar la crisis y lo inesperado. 1. Casi nunca 2. A veces 3. Frecuentemente 4. Casi siempre 6. Delego satisfactoriamente buena parte de mis actividades. 1. Casi nunca 2. A veces 3. Frecuentemente 4. Casi siempre 7. Trato de manejar una sola vez la papelería que me llega, analizándola de inmediato y decidiendo sobre ella. 1. Casi nunca 2. A veces 3. Frecuentemente 4. Casi siempre 8. Tengo una estrategia diseñada para evitar las interrupciones. 1. Casi nunca 2. A veces 3. Frecuentemente 4. Casi siempre 9. Soy capaz de decir “no” cuando se me requiere en cosas que interfieren con mi tiempo destinado a asuntos pendientes. 1. Casi nunca 2. A veces 3. Frecuentemente 4. Casi siempre Calificar como sigue: 4 puntos por cada “casi siempre” 3 puntos por cada “frecuentemente” 2 puntos por cada “a veces” 1 punto por cada “casi nunca” Si la suma es: 10 a 25 25 a 30 30 a 35 35 a 40 (tiempo: 60 min) 6 La calificación será: Mal, debes preocuparte Bien, pero puedes mejorar Muy bien Excelente © Editorial El manual moderno Fotocopiar sin autorización es un delito. 10. En forma habitual practico la relajación para reducir las tensiones. 1. Casi nunca 2. A veces 3. Frecuentemente 4. Casi siempre 2 Objetivos generales de aprendizaje Como cada vida humana es única, el tiempo de cada hombre es único, y a cada quien le toca decidir qué hacer con él. Pero es posible buscar un común denominador, es decir, enumerar una serie de beneficios o utilidades que un curso o seminario de Administración del Tiempo puede prometer en forma razonable a la mayoría de las personas. © Editorial El manual moderno Fotocopiar sin autorización es un delito. Se señalan algunos: • Que los participantes se concienticen del valor del tiempo como recurso vital, escaso y no renovable. • Que cada uno analice y descubra el modo como ha estado usando este precioso recurso. • Que identifiquen y desenmascaren todas las situaciones de mal manejo del tiempo, así como las causas de ello. • Que adquieran la capacidad de controlar los elementos de su medio para no ser objeto de ellos. • Que manejen adecuadamente la economía del tiempo laboral, logrando la máxima eficiencia con el mínimo esfuerzo y desgaste. • Que se capaciten para establecer no sólo una administración productivo-rutinaria de su tiempo, sino también un uso creativo; que además de aprender a no desperdiciarlo aprendan a enriquecerlo y hacerlo rendir para disfrutarlo y para autorrealizarse. 7 Administración del tiempo • Que quienes son los jefes aprendan estrategias para aumentar y garantizar el buen manejo del tiempo de todos sus subordinados. • Que evalúen la organización y la productividad de las diversas áreas a su cargo y determinen los ajustes necesarios para obtener mayor eficiencia y mejores resultados. • Que todos los participantes logren –¡finalmente!– encontrar tiempo para hacer aquellas cosas que desde hace años han querido y anhelado hacer. PRÁCTICAS 1. Escribir algunos objetivos personales para este curso o seminario. Comentarlos en pequeños grupos (tiempo: 20 min). 2. Responder a estas tres preguntas: ¿Qué he hecho con mi tiempo? ¿A dónde voy así? ¿Qué quiero realmente hacer con mi tiempo? Compartir las respuestas en parejas (tiempo: 25 min). © Editorial El manual moderno Fotocopiar sin autorización es un delito. 3. Imaginar que se va a coordinar este curso o seminario. Formar grupos de 4 o 5 personas y para cada uno de los nueve objetivos dados, señalar uno o dos temas. Comparar el temario que resulte, con el temario de este manual (tiempo: 40 min). 8 3 ¿Qué es el tiempo? ¿Qué no es? ¿Qué es la administración del tiempo? OBJETIVOS © Editorial El manual moderno Fotocopiar sin autorización es un delito. • Los participantes sabrán precisar el concepto de tiempo y definirlo, tanto en términos populares con en términos filosóficos. • Sabrán explicar el concepto genuino y original de administración y su aplicación al tiempo, como recurso vital. • Aprenderán a relacionar el tema del tiempo con el del cambio y de la evolución creativa. • Podrán denunciar y desenmascarar los sofismas que implican conceptos falsos sobre el tiempo y su manejo. ¿QUÉ ES EL TIEMPO? “Si no me lo preguntas, lo sé. Si me lo preguntas, no sé cómo responder”. Así se expresaba hace 1 600 años Agustín de Hipona, el profundo sofo-teólogo de la vida y del amor, del dolor, del pecado y de la muerte. 9 Administración del tiempo Con este religioso respeto se ubica él ante el tiempo, símbolo enigmático e inquietante del existir humano. Es necesario aclarar tres conceptos, renunciando a elevadas especulaciones: el tiempo, la administración y la administración del tiempo. El tiempo Para los griegos de la época clásica el tiempo era un dios: Cronos. Los modernos diccionarios lo definen: “relación que se establece entre dos o más fenómenos, sucesos, cuerpos u objetos” (Enciclopedia Ilustrada Cumbre); “duración de los fenómenos… época, siglo” (Diccionario Larousse); “duración de las cosas sujetas a mudanza” (Diccionario de la Real Academia); “aspecto mensurable de la duración” (Diccionario de Psicología; editado por F.C.E.). La mejor definición, si bien no la más clara para el lector moderno, sigue siendo la antiquísima definición de Aristóteles: ο της κινησεως aριϑµ ς κaτa πρ τερου και υστερου = el número, o la medida, del movimiento según antes y después. Para Aristóteles, como para la mayoría de los filósofos antiguos y medievales, la palabra movimiento equivalía a cambio (decían que todo lo que cambia “se movía” de la potencia al acto, es decir, de la posibilidad a la realidad). Así pues, el tiempo es la dimensión del cambio. Si nada cambiara, no habría tiempo. Resulta un corolario que sorprenderá a más de uno: El tiempo en sí no existe. No existe porque no es una simple medida. No existe el tiempo como no existen ni el kilómetro ni el litro, sino únicamente las cosas que son medidas por tales patrones convencionales. Para el ser humano el tiempo es vida, con mayor razón que el trillado refrán castellano “El tiempo es oro”, y que el refrán anglosajón “Time is money”, y debería difundirse este refrán filosófico y universal: “El tiempo es vida”. Es la vida que se procesa y se construye, se despliega y hacia el final se repliega. La vida biológica no sustituible, renovada ni recuperable, inexorable y mortal, que camina sin detenerse jamás; que transcurre sin atención a clases sociales, dignidades ni señoríos; que fluye con el mismo ritmo para el peón de albañil que para el director 10 © Editorial El manual moderno Fotocopiar sin autorización es un delito. υ ¿Qué es el tiempo? ¿Qué no es? general de un banco; el mismo para el niño de kindergarten que para el anciano presidente de la república. Los padres ricos que llenan a los hijos de regalos, pero les regatean su tiempo, habrían de pensar que lo que les están negando es vida; que los alejan de compartir su vida; que les dan el mensaje de que son poco importantes. La administración El término administración proviene del latín ad-ministrare, o ministrare, que a su vez deriva de minister. Y minister viene de manus, que significa la mano o las manos. Minister era el criado, porque lo más típico de su condición era usar las manos en la atención de sus patrones y del quehacer doméstico. Administrar era “servir (con las manos) a o para”. Poco a poco se extendió y generalizó el término hasta aplicarse a todo lo que es funcional en el uso de ciertos medios para determinados fines. © Editorial El manual moderno Fotocopiar sin autorización es un delito. La administración del tiempo Es el arte de hacer que sirva para el beneficio de las personas y de las sociedades. Como el tiempo no existe en sí, la administración del tiempo es la administración de sí mismo, es decir, el manejo adecuado de los recursos de todo orden, ya que no hay una sola realidad que se sustraiga al tiempo. REALIDADES Y MITOS En torno al tiempo se han creado un sinnúmero de conceptos falsos, auténticos mitos, que ocultan la realidad de las cosas creando ilusiones deletéreas. “No tengo tiempo”, “No me alcanza el tiempo”, “El tiempo vuela”, “Se nos viene el tiempo encima”, “Tenemos que recuperar el tiempo perdido”, “Hay que ir contra el reloj”, “Soy esclavo del tiempo”, “Lo que hace fulano es matar el tiempo”, “Vamos a ahorrar tanto de tiempo”, entre otros. Falsedades todas. El tiempo del día y del año transcurre a un ritmo matemáticamente uniforme y parejo: a nadie se le echa encima, y nunca vuela ni tiraniza a la gente. Tampoco se recupera. Si un piloto sale de París a Nueva York con una hora de retraso, podría recorrer ese trecho 11 Administración del tiempo en menos tiempo del acostumbrado, pero tendrá que pagar un precio adicional: mayor esfuerzo en las máquinas, mayor gasto de combustible, mayor tensión de los operadores y mayor riesgo para todos. La tan cacareada escasez de tiempo es un engaño que nace de administrarlo mal, confundiendo prioridades, ignorando objetivos, obsesionándose por hacer más cosas de las razonablemente posibles y que se nutre de la incapacidad de decir “no” a las distracciones y a las solicitaciones extrañas. TIEMPO FÍSICO Y TIEMPO PSICOLÓGICO Una cosa es el tiempo del reloj y otra el tiempo psicológico. El primero es un fenómeno aplicable a la realidad objetiva y que está por encima de las vicisitudes de los seres humanos. El segundo puede considerarse una experiencia subjetiva, o vivencia, como interiorización sujeta a toda la gama los caracteres, los caprichos y las neurosis. PRÁCTICAS 1. Buscar en diccionarios y enciclopedias otras definiciones de tiempo. Discutir y seleccionar las que parezcan mejores (tiempo: 25 min). 2. Suponer: “Un adivino me asegura que viviré normalmente tres años más; entonces un paro cardiaco me llevará en pocas horas a la tumba”. Escribir lo que haría en esos tres años (tiempo: 20 min). 3. La suposición anterior, pero con un plazo de seis meses (tiempo: 15 min). 4. Comentar de manera individual cómo se realizan las distintas administraciones; cómo administra: a) el dinero, b) el espacio, c) las fuerzas físicas, d) las relaciones sociales, e) las vacaciones (tiempo: 45 min). 12 © Editorial El manual moderno Fotocopiar sin autorización es un delito. Del tiempo se dice: que es “una enfermedad terrible que duró dos largos años”, “quince días de vacaciones que pasaron en un santiamén”; “cinco minutos de angustia que me parecieron cinco años”… ¿Qué es el tiempo? ¿Qué no es? © Editorial El manual moderno Fotocopiar sin autorización es un delito. 5. Comentar la frase de Thoreau: “El tiempo es el río en el cual pescamos”. Analizar la metáfora, y esta otra expresión del escritor Luis Spota al saber que un cáncer lo llevaría pronto a la tumba: “Estoy siempre lleno de novelas, de planes. Me falta tiempo. Quisiera comprar el tiempo de tantos que andan por ahí, de esa gente que no hace nada” (1981). 13 4 El hombre y el tiempo OBJETIVOS • Los participantes se motivarán a ir más allá de la actitud pragmática de “¿cómo uso el tiempo?” y llegarán a apreciarlo como una dimensión clave para comprender a fondo el ser y el devenir del hombre. © Editorial El manual moderno Fotocopiar sin autorización es un delito. • Sabrán exponer los principales enfoques: a) de los filósofos y de los teólogos en el intento de dar al hombre medios para protegerlo del paso inexorable del tiempo; b) de los científicos y de los técnicos para dividirlo y poder controlarlo. UN TEMA TEÓRICO CON REFLEJOS PRÁCTICOS Si todo lo que queremos en nuestro aprendizaje sobre el tiempo es tener recetas de aplicación automática e inmediata, este cuarto tema nos parecerá demasiado teórico. Es un hecho que muchas personas viven obsesionadas por la tiranía de los problemas prácticos, y andan siempre en busca de recetas e instructivos. Aún más, un distintivo de los países subdesarrollados es que su gente aprecia muy poco la teoría y muestra veneración por lo práctico y funcional. En México, por ejemplo, muchas personas, sin confesarlo, se guían por el siguiente principio: “Que piensen y que investiguen en Alemania, Inglaterra, Japón y EUA… A nosotros dígannos qué hay que hacer y cómo”. 15 Administración del tiempo Existe cierta analogía con el niño de tres años, que es capaz de manejar una televisión aun ignorando conceptos de física y de la electrónica. Sin embargo, el hombre es ante todo un ser racional, capaz de captar las esencias de las cosas y llevado a escudriñar los porqués de los fenómenos. Nada hay tan práctico como las buenas teorías. El que tratemos de procurarnos una panorámica de cómo la humanidad a través de la historia ha enfocado el tema del tiempo nos llevará a las raíces del asunto y dará a nuestro estudio un tinte de humanismo, lo cual es muy conveniente, aun cuando el seminario o curso se maneje a niveles pragmáticos. LA EXPERIENCIA DEL TIEMPO Antes de toda filosofía, el tiempo es una experiencia inmediata: sentimos el paso del tiempo, lo observamos en el ritmo de la naturaleza, y lo sentimos y vivenciamos en nuestra esfera corporal, psicológica y social. Además se vive el tiempo en el lapso de las estaciones cada año, en las variaciones del cuerpo a través de la infancia y de la adolescencia, en la fuerza de la juventud, en la resistencia de la madurez, en el debilitamiento progresivo de la vejez y en el curso evolutivo de las enfermedades. En la esfera psicológica: nuestra psique tiene su tiempo interno: sentimos el fluir de los acontecimientos: 10 minutos alegres son una experiencia temporal muy diferente de 10 minutos de extrema tensión o dolor; tomamos distancia con respecto a los hechos pasados, localizándolos en el tiempo; podemos decir: “hace una semana”, “hace tres meses”, “hace cinco años”; y experimentamos el paso del mundo de la niñez, de la adolescencia, de la juventud, de los años maduros… En la esfera social: dejamos de ver 15 años a un compañero de escuela, y al encontrárnoslo advertimos y casi palpamos el paso del tiempo. Comparamos nuestra ciudad o nuestro barrio con lo que eran hace 20 años, y por dondequiera encontramos la huella del tiempo que ha pasado. 16 © Editorial El manual moderno Fotocopiar sin autorización es un delito. En la esfera corporal: la vida fisiológica es una sucesión de ritmos: la inspiración y la espiración, el hambre y la saciedad, la atención y la dispersión, el cansancio y el descanso… se suceden día con día. El hombre y el tiempo FILOSOFÍA Y CIENCIA El hombre explica y controla el tiempo Ya desde épocas inmemoriables el hombre trató de dividirlo, con el afán de controlarlo. Muchos siglos antes de la era cristiana se inventaron los relojes de sol y los de arena. © Editorial El manual moderno Fotocopiar sin autorización es un delito. Con frecuencia los artistas –más sensibles a los fenómenos humanos– sintieron con espanto su fluir inexorable y sin retorno. Lo percibieron como un torrente que corre en caída acelerada, hasta precipitarse en la cascada de la muerte, o como un monstruo implacable que estrangula y devora a los vivientes. Es la concepción de Goya en el célebre cuadro “El tiempo” que se exhibe en el Museo del Prado de Madrid. Pero el hombre no ha querido resignarse a este correr inexorable. Consciente de que su misión no es someterse pasivamente a la naturaleza, sino dominarla, se ha dado a discurrir diversos expedientes –algunos muy sofisticados– para negar la fatalidad del tiempo. • Así, en la antigüedad inventó mitos tan fantásticos como el del Árbol de la vida y el de la Fuente de la juventud. • Hizo intentos por detener el tiempo y conferir a las personas notables, por encima de los años efímeros y del polvo de la tumba, una perdurabilidad tangible. Y la creyó garantizada en las momias y en las estatuas, y en forma más reciente y democrática en los retratos y en las fotografías que aprisionan el momento fugaz. • La Biblia nos habla de patriarcas que tuvieron centenares de años: antes del diluvio, Adán vivió 930 años; Set, 912; Henos, 905; Quenán, 910; Yéred, 962; Matusalén, 969; etc. (Génesis 5). Los patriarcas posdiluvianos anteriores a Abraham viven entre 600 y 200 años: Sem vive 600; Arfaxad, 438; Selaj, 533; Héber, 464; etc. (Génesis 11). Finalmente, los patriarcas hebreos viven entre 200 y 100 años. La ciencia moderna ha demostrado que jamás existieron hombres tan longevos. Los relatos bíblicos echaron mano de la longevidad para encarecer los privilegios del hombre recién salido de las manos del Creador. Y recíprocamente, diciendo que a medida que la humanidad se alejaba de Dios, la vida se acortaba, ponderando los estragos de la mala conducta. • Un recurso más elaborado estuvo a cargo de los filósofos y de los teólogos. Los espíritus torturados por el tiempo se sienten liberados de él al insertarlo en un mito. Las concepciones cíclicas, que se encuentran en el acervo cultural de muchos pueblos, 17 Administración del tiempo hacen del tiempo no una línea recta que avanza dejando atrás irremisiblemente todo suceso, sino una espiral, más o menos apretada. De este modo queda abierta la posibilidad de que se vuelva a pasar, si no exactamente por el mismo sitio, sí muy cerca del punto (momento) del pasado. Podemos mencionar tres ejemplos de estas teorías: • El mito del dios que muere y resucita de manera indefinida. Muchas religiones de los cinco continentes incluyeron este mito como elemento principal de sus creencias. Se sabe que este mito, poco menos que universal, obedece a la interpretación imaginativa de dos ciclos naturales: el ciclo diario del sol que nace en un extremo del mundo y muere en el otro (oriente, palabra latina, significa “naciente”, y occidente, “muriente”), y el ciclo agrícola anual de la naturaleza que en muchas latitudes se agota y desfallece durante el invierno, y que revive en primavera. Por una Pasado Presente Futuro Presente El tiempo cíclico Figura 4-1. Paso del tiempo. 18 © Editorial El manual moderno Fotocopiar sin autorización es un delito. El tiempo lineal El hombre y el tiempo “unión mística” del creyente con los dioses resucitados, se podía esperar una inmortalidad personal. • La filosofía de la metempsicosis o reencarnación enseña que, después de la muerte, el sujeto inicia una nueva vida, y luego otra y otra… Esta concepción, de sobra conocida en el budismo y en otras ideologías orientales, pretende negar el carácter fatal del paso del tiempo. © Editorial El manual moderno Fotocopiar sin autorización es un delito. • También las liturgias religiosas operan en el mismo sentido. Muchos ritos pretenden no sólo evocar, sino en cierto modo reactualizar hechos del pasado. Así, para un devoto católico el 25 de diciembre nace el niño Jesús, el Viernes Santo es condenado y crucificado el Maestro y el Domingo de Resurrección vuelve triunfante a la vida. Además en cada misa se renueva “místicamente” la Pasión de Cristo.* El tiempo místico pretende ser una fusión de lo divino y de lo humano. • Otro recurso defensivo ante el tiempo consiste en las concepciones de la historia como una cadena de alternancias y ritmos recurrentes. Ya los antiguos filósofos griegos habían pensado en este orden de ideas. Para Empédocles el mundo estaba constituido por cuatro elementos en constante tensión dialéctica (“estira y afloja” podríamos traducir hoy), y movido por dos fuerzas antitéticas: el amor y el odio. Para Heráclito el devenir de la naturaleza y de la historia era una cadena de síntesis frágiles, resultantes de la pugna de elementos opuestos y que daban paso una y otra vez al triunfo de los unos o de los otros. Heráclito había observado que las realidades más notables del cosmos aparecen en parejas de opuestos: frío, caliente; duro, blando; pesado, liviano; esperanza, desesperación; amor, odio; audacia, miedo; salud, enfermedad; vida, muerte; etcétera. Por su parte Platón imaginó una eternidad como contrapartida del tiempo; es decir, al lado del tiempo efímero y fugaz de la experiencia humana, puso un tiempo lleno, denso, inalterable, siempre igual a sí mismo: el tiempo de los dioses. * La palabra místico, de un verbo griego que significa cerrar, indica algo oculto y, por extensión, cualquier cosa o situación enigmática e inexplicable. 19 Administración del tiempo Ya en la época moderna fue el filósofo alemán Friedrich Hegel quien colocó las alternancias o ritmos en el centro del escenario filosófico. Interpretó la historia no como una mera sucesión de fenómenos que estuvieran yuxtapuestos y encadenados, sino como un inmenso y complejísimo campo de fuerzas. La interacción de ellas, predominando en diversos momentos unas u otras (como suele suceder en una batalla o en un partido de futbol), crea una dialéctica cuyas unidades constan de tres fases recurrentes: la tesis, la antítesis y la síntesis. Notamos que la palabra dialéctica es la versión elegante de nuestra expresión popular “estira y afloja”. La doctrina de Hegel se refería al fluir y devenir del espíritu y de las ideas. Ludwig Feuerbach, un pensador alemán, la aplicó a los procesos materiales, convirtiendo una dialéctica idealista en un “materialismo dialéctico”. Y Carlos Marx, a su vez, la aplicó a los procesos sociales, iniciando una “sociología dialéctica”, también de corte materialista. Para Emmanuel Kant, otro gran filósofo moderno, el tiempo no existe; es una necesidad de la mente humana y reside totalmente en ella. Kant enseña que sin la artificial categoría “tiempo” no puede desarrollarse el pensamiento. Finalmente, Albert Einstein y diversos sabios consideran al tiempo como la cuarta dimensión, como una coordenada que, además de las tres tradicionales del espacio (largo, ancho y alto), sirve para situar o ubicar a cada persona u objeto. Es un hecho que sin la coordenada tiempo, cualquier hecho o situación que podamos pensar no queda suficientemente definido. Se concluye que el tiempo ha inquietado realmente al hombre en muchas formas y desde muchos puntos de vista. No a los animales, porque ellos se limitan a vivir en el presente, careciendo de la triple dimensión de “pasado, presente y futuro”. Sólo el hombre, capaz de concientizarse y reflexionar, y por ende de trascender su propio presente, ha abierto las puertas al dominio del universo, dominando el tiempo y el espacio, y también angustiándose ante la fatalidad del devenir y la seguridad del término en la muerte. No sólo la humanidad sino cada persona, al enfrentar su futuro y pasado, adopta, o bien crea, una filosofía del tiempo. 20 © Editorial El manual moderno Fotocopiar sin autorización es un delito. También algunas filosofías orientales postulan dos principios antitéticos y complementarios: el ying y el yang, cuya interacción dialéctica resulta en una historia recurrente. El hombre y el tiempo PRÁCTICAS 1. Expresar cómo se siente y se ha sentido el paso del tiempo en la esfera somática (tiempo: 20 min). 2. Mencionar teorías filosóficas y científicas y expresiones artísticas acerca del tiempo (tiempo: 30 min). 3. Conversar sobre la propia vivencia del tiempo, como aparece en el cambio de intereses y actividades a través del paso de los años (tiempo: 20 min). 4. Precisar la diferencia entre tiempo del reloj y tiempo psicológico (tiempo: 15 min). 5. Intercambiar puntos de vista sobre la vivencia del tiempo: a) en el hombre; b) en un perro (tiempo: 10 min). 6. Si la cultura y los intereses del grupo lo sugiere,n discutir la tesis que explica la religiosidad del hombre y la no religiosidad de los animales, a partir de la seguridad implicada en la consciencia que tiene el primero del paso del tiempo (tiempo: 15 min). © Editorial El manual moderno Fotocopiar sin autorización es un delito. 7. Conversen sobre esta falsa analogía: “Las dos coordenadas de la vida humana son el espacio y el tiempo. Como al espacio sí se puede regresar, se crea fácilmente la ilusión de que también al tiempo podemos volver”. 21 5 Obstáculos y trampas: enemigos del tiempo OBJETIVOS • Los participantes aclararán el concepto de “enemigos del tiempo” y el impacto negativo específico de cada uno de ellos. © Editorial El manual moderno Fotocopiar sin autorización es un delito. • Sabrán distinguir y analizar dos principales categorías: los enemigos externos y los internos. • Identificarán los más peligrosos enemigos actuales: a) de su tiempo personal; b) del tiempo de la institución en la que trabajan. VISIBLES Y OCULTOS, INTERNOS Y EXTERNOS ¿Quién podría asegurar que saca el máximo partido de su tiempo? ¿Qué lo emplea del mejor modo posible para plena realización y para el logro de los más valiosos objetivos? ¿Qué se sirve de él para construir la felicidad propia y la de los seres queridos? 23 Administración del tiempo Existen “ladrones del tiempo” bastante numerosos y tanto más temibles cuanto más ocultos y disimulados. Identificarlos es el camino para acabar con ellos. Entendemos por “enemigo o desperdiciador del tiempo” cualquier circunstancia que se opone a la consecución de nuestros objetivos, o que simplemente nos aparta de nuestros valores. Existen enemigos visibles y ocultos, externos e internos, controlables y no controlables. Hay enemigos comunes a todo mundo y hay enemigos propios de quienes manejan un número considerable de personas. A estos últimos les dedicaremos una sección del capítulo 8, que trata del tiempo de los jefes y de los ejecutivos. LOS MÁS FRECUENTES Algunos enemigos son obvios y fáciles de identificar. Por ejemplo: • La verborrea como estilo de comunicación. • Las repeticiones inútiles. • El desorden. • La indecisión. • La manía de pasar mucho tiempo hablando y muy poco pensando. • La manía de pasar demasiado tiempo realizando cosas sin aclarar intenciones, propósitos y objetivos. • La costumbre de adoptar rituales que son meros formulismos muertos y vacíos. • Confundir lo urgente con lo importante. Con facilidad caemos en la ilusión de que los enemigos de nuestro tiempo son externos, pero la realidad es que muchos de los más temibles se encuentran en nosotros mismos. A reserva de volver sobre este punto en el capítulo 8, ofrecemos el siguiente cuadro: 24 © Editorial El manual moderno Fotocopiar sin autorización es un delito. • El lenguaje confuso y ambiguo. Obstáculos y trampas: Cuadro 5-1. Enemigos del tiempo © Editorial El manual moderno Fotocopiar sin autorización es un delito. Externos Internos Interrupciones del teléfono No saber decir “no” Interrupciones por visitas inesperadas Querer acaparar actividades por no saber delegarlas Urgencias Sobreestimar las propiascapacidades Mobiliario incómodo Subestimar las propias capacidades Incapacidad de los subalternos Aplazar; dejar las cosas para después Falta de información adecuada Indisciplina en el cumplimiento de los propios planes Exceso de reuniones Confusión y desorden en lapropia oficina Liderazgo deficiente Falta de motivación; indiferencia Trámites excesivos (burocracia) Tensión y preocupaciones Ruidos y distractores visuales Obsesión por lo trivial,meticulosidad Sistemas de comunicación deficientes Inconstancia, hábito de dejar tareas inconclusas Todos estaríamos de acuerdo en que es más fácil identificar los enemigos de la primera columna (externos) que los de la segunda. Algunos enemigos externos que no son temibles en sí se vuelven peligrosos cuando se combinan con los factores internos. PRÁCTICAS 1. Identificar sus propios “enemigos del tiempo”. Destacar los cinco principales. Jerarquizar por orden de peligrosidad. Luego comentar en parejas (tiempo: 35 min). 25 Administración del tiempo Externos Internos 1 2 3 4 5 2. Elaborar un cuadro de las soluciones a cada uno de los “enemigos” señalados (tiempo: 25 min). 3. En grupos, identificar los cinco principales “enemigos del tiempo” de la institución (cuando pertenecen a la misma). Analizar. Elaborar un perfil, empleando, si es útil, el siguiente modelo: Según yo Según Pérez Según López Según Ruiz Calificar cada renglón con una escala del 1 (poca gravedad) al 5 (máxima gravedad). Comentar luego en grupos de 5 o 6 (tiempo: 50 min). 4. Identificar: a) La propia experiencia más afortunada y exitosa en el manejo de su tiempo. b) La más desafortunada. Analizar los factores y causas. Comentar en pequeños grupos (tiempo: 20 min). 5. Ampliar y completar el cuadro de “enemigos del tiempo” en sus dos partes: los externos y los internos (tiempo: 25 min). 6. Escribir la peor interrupción que cada uno encuentra en su trabajo actual, y tres maneras de combatirla. 26 © Editorial El manual moderno Fotocopiar sin autorización es un delito. Nuestros enemigos 1 2 3 4 5 6 Personalidad y administración del tiempo OBJETIVOS © Editorial El manual moderno Fotocopiar sin autorización es un delito. • Los participantes sabrán explicar cómo la administración del tiempo es un tema de madurez psicológica y valores humanos, y no sólo de instructivos técnicos y de estrategias. • Podrán identificar las relaciones entre la administración del tiempo y la autodisciplina, y también entre el uso del tiempo y la capacidad de tomar decisiones. • Realizarán un examen objetivo de sus propias escalas de valores, concientizándolos, aclarándolos, reafirmándolos y, si es el caso, modificándolos. • Sabrán describir sus objetivos vitales y ubicar dentro del contexto de éstos sus objetivos laborales. EL USO DEL TIEMPO: REFLEJO DE LA PERSONALIDAD Toda administración implica la personalidad del administrador, máxime cuando se trata del tiempo, que no es algo externo a la persona. 27 Administración del tiempo Ya lo explicamos: administrar el tiempo es administrar la vida; malgastar el tiempo es malgastar la vida. La administración del tiempo no puede ser sino un reflejo de la personalidad: “Dime cómo gastas tu tiempo y te diré quién eres”. Nos hallamos no ante un problema de técnicas sino de actitudes básicas; no de aprendizaje conceptual sino de compromisos vitales; no de recetas sino de reeducación; no de simples estrategias sino de madurez humana; no de adoctrinamiento sino de expresión espontánea, vital y creativa. TIEMPO Y VALORES HUMANOS De lo anterior se desprende cómo manejan su tiempo, en formas muy diversas, el individuo materialista, el hedonista, el perfeccionista, el idealista soñador, el bohemio, el burócrata rutinizado, el artista, el científico, el empresario, el religioso contemplativo, el “grillo” político, etcétera. Por ello, si bien es posible hasta cierto punto programar “desde fuera” el tiempo de trabajo de un individuo, no es posible programarle el tiempo vital. Eso sería una burda violación a la intimidad personal. Cuestión de valores, voluntad, autodisciplina y madurez. EL HOMBRE SUPERIOR Y EL HOMBRE MEDIOCRE ¡Cuántas personas que murieron entre los 30 y 40 años de edad recorrieron largos caminos y pasaron a la historia como grandes figuras del arte, la ciencia y la política! ¡Y cuántos otros, viviendo hasta los 75 y 80 años, no lograron dejar una pequeña estela luminosa. * El tema de los valores inconscientes es muy amplio y no podemos profundizarlo aquí. Por ello remitimos al lector al libro Clarificación de valores en la administración, del mismo autor (Ed. McGraw-Hill). 28 © Editorial El manual moderno Fotocopiar sin autorización es un delito. De igual manera, manejamos nuestro tiempo de diversa manera a los 5 años de edad, a los 15, a los 25 y a los 60. Están de por medio los valores de cada individuo: los conscientes y los inconscientes. Ellos nos motivan a obrar y determinar nuestros intereses y nuestros gustos.* Personalidad y administración. . . Uno de los distintivos inconfundibles del hombre superior es que sabe siempre hacia dónde va. Gerry Achenbch, director de la cadena de supermercados Piggly Wiggly Southern lo expresa con claridad: “Quien elige vivir una vida plena, debe comprender la importancia del tiempo y de la autodisciplina. Un aprovechamiento adecuado del tiempo permite al gerente disfrutar de su trabajo y su descanso. La autodisciplina significa fuerza de voluntad para hacer las cosas que deben hacerse antes que las que queremos hacer porque no son más fáciles o agradables. Enfrentándonos a los asuntos en vez de posponerlos, tendremos más tiempo para hacer las cosas. Puesto que es nuestro tiempo lo que estamos gastando, somos nosotros quienes debemos dominarlo, y no dejar que él nos domine. Y nadie podrá dominar su tiempo mientras no esté primero dispuesto a dominarse a sí mismo”. El reverso de la medalla lo tenemos en la persona indecisa, pasiva, confusa, manipulada, poco concientizada y extraña a sí misma. Dicha persona camina a tientas y dando tumbos, o bien, se detiene perpleja ante las frecuentes encrucijadas del camino. © Editorial El manual moderno Fotocopiar sin autorización es un delito. Conviene recordar el significado original de decidir, decisión. Son palabras afines a in-cidir, in-cisión, circun-cidar, circun-cisión, pre-cisión, pre-ciso, con-cisión, con-ciso. Decídere, en latín, significa cortar por lo sano. Y esto es lo que sucede en las elecciones: se corta, porque quien decide deja algo, renuncia y se autolimita. El uso de nuestro tiempo es resultado de miles de pequeñas y grandes elecciones cada día, cada hora y aun cada minuto. Luis XIV, el “Rey Sol”, decía: “la decisión supone espíritu de señor”. Esto significa que se requiere fuerza de voluntad para involucrarse en actividades valiosas y para mantenerse en pie tras los fracasos, vencer los temores, resistir a lo fácil que tenemos enfrente y renunciar a la satisfacción inmediata a favor de la utilidad remota. En la contraportada del libro de Lakein, How to get control of your time and your life (Cómo obtener el control de su vida y su tiempo), los editores ponderan los méritos de la obra. Presentan tres frases en grandes caracteres rojos; la que nos interesa reza así: How to build your willpower (Cómo construir su fuerza de voluntad). Es significativa esta traducción del uso del tiempo en términos de fuerza de voluntad. Una de las expresiones más características de la personalidad es el uso del tiempo libre, un tema que va adquiriendo enorme trascendencia y que trataremos en el capítulo 11. 29 Administración del tiempo PRÁCTICAS 1. Analizar rasgos de la propia personalidad a partir de cómo se administra el tiempo es un buen ejercicio de instrospección, diagnóstico y análisis psicológico. Comentar en parejas (tiempo: 25 min). 2. Señalar qué aspectos de la programación y manejo del propio tiempo son verdaderamente personales y libres de toda imposición desde fuera (tiempo: 15 min). 3. Elaborar durante cuatro minutos una “Declaración de mis propósitos vitales”, indicando lo que más se anhela conseguir en la vida y participándolo al grupo (tiempo: 45 min). 4. Platicar sobre el propio método de toma de decisiones. Ayudarse mutuamente a evaluarlo y, si es el caso, a rectificarlo (tiempo: 20 min). 6. Tomar una hoja de papel tamaño carta. Dejar un margen a la izquierda, escribir en 20 renglones “las 20 cosas que más me gustan, o me gustaría, hacer”. Luego jerarquizar, numerando en el margen del 1 al 20, por orden de importancia. Comentar en grupos, ayudándose mutuamente a deducir y aclarar sus valores y, a partir de ellos, a mejorar el uso del propio tiempo (tiempo: 45 min). 7. Preparar y pronunciar un minidiscurso (de dos minutos) sobre el tema: “Cómo influye mi escala de valores en la administración de mi tiempo” (tiempo: 35 min). 30 © Editorial El manual moderno Fotocopiar sin autorización es un delito. 5. Marcar en la “pizza” del tiempo el tiempo laboral y el tiempo vital. Decidir sí se está conforme con la proporción que guardan entre sí. Discutir la situación ideal en que el tiempo laboral fuera también tiempo vital, en el sentido explicado (tiempo: 20 min). 7 Programación y rendimiento del tiempo OBJETIVOS • Los participantes sabrán señalar la íntima relación entre el rendimiento del tiempo y la programación de las actividades. © Editorial El manual moderno Fotocopiar sin autorización es un delito. • Repasarán –o aprenderán– las cuatro fases del proceso administrativo requeridas como condición sine qua non por el manejo eficaz del tiempo. • Examinarán sus propias conductas frente a cada uno de los principios básicos de la buena administración del tiempo. • Aprenderán la práctica del “Registro de tiempo diario” y se motivarán a emplearla EL TIEMPO Y EL PROCESO ADMINISTRATIVO Siempre que me encuentro ante la tarea de desarrollar un tema académico por primera vez ante un público, me gusta pedir la opinión de amigos competentes en la respectiva materia. Tengo la experiencia de que formular preguntas en forma directa a tales personas permite obtener con facilidad material interesante y valioso. La primera vez que me tocó dar un seminario de administración del tiempo quise conocer el 31 Administración del tiempo punto de vista de una persona que admiro por su eficiencia y capacidad de disfrutar la vida. Mi amigo jamás ha estudiado el tema. Su respuesta a mi pregunta de cómo mejorar el tiempo –respuesta inmediata, segura, directa, categórica– consistió en tres palabras: “Lo primero, planear”. En efecto, la mayor parte de las actividades de la vida moderna son complejas, sufriendo la interacción de muy diversos factores. Pretender que converjan en forma espontánea hacia nuestros objetivos y bienestar es tanto como pretender que arrojando al azar mil tipos de imprenta resulte una página de poesía limpiamente redactada. Todos somos administradores, en el sentido de que a todos nos toca manejar recursos heterogéneos y situaciones que nos abren camino hacia el logro de nuestros objetivos. La administración es un proceso que pasa a través de por lo menos cuatro fases: Planeación 1 2 Organización 3 Operación Figura 7-1. Proceso de administración. CONTROLAR O DEJARSE MANEJAR Lo contrario a la planeación es el mexicanísimo “hacerse bolas”, el “ahí se va” o el “a ver qué sale”. En la vida tomada en su conjunto, y en sus diversas etapas y escenas, se nos presentan dos alternativas muy diferentes: a) determinar nuestro camino y b) ser juguetes de las circunstancias. Si es absurdo gastar nuestro tiempo en constantes reacciones y acomodaciones a los planes de otros, entonces la alternativa b) es insensata. 32 © Editorial El manual moderno Fotocopiar sin autorización es un delito. Control 4 Programación y rendimiento del. . . PRINCIPIOS DE ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO Principios generales: teóricos • El tiempo es un acuerdo noble y justo que se distribuye equitativamente a pobres y ricos, a débiles y poderosos, a jóvenes y ancianos. Todo mundo dispone de todo el tiempo que hay, ni más ni menos. • Nuestro tiempo es un campo muy expuesto a engaños y a ilusiones. La mayoría de las personas no sabemos de manera exacta cómo lo estamos administrando. • La mayor parte de los problemas y de las pérdidas de tiempo surgen de actuar sin pensar. El buen uso del tiempo exige planear igualmente nuestro futuro mediato (objetivos a largo plazo) y nuestro futuro inmediato (objetivos a mediano y corto plazo). • Las tareas que cualquier persona afronta no tienen la misma importancia. El tiempo disponible les debe ser asignado en orden de prioridades. © Editorial El manual moderno Fotocopiar sin autorización es un delito. • Como nadie tiene el control absoluto de todas las circunstancias y factores, toda programación del tiempo personal deber ser flexible para poder adaptarse a los imprevistos. • En muchas ocasiones se crea una tensión entre lo urgente y lo importante (lo urgente es lo que exige atención inmediata). La tiranía de lo urgente hace postergar los objetivos más importantes a largo plazo, olvidar las prioridades y responder en exceso a los problemas como si todos fueran crisis. • El uso del tiempo es óptimo cuando se logran los máximos beneficios con un mínimo de esfuerzo. • Hay problemas que tienden a solucionarse por sí solos. El saber identificarlos y dejarlos de lado redunda en un ahorro de tiempo y de energía (principio del descuido calculado). • El hábito de posponer decisiones y acciones es un modo común de perder no sólo el tiempo, sino muchas oportunidades valiosas de todo género. • Es frecuente que actividades que rinden poco consuman mucho tiempo de las personas y de las organizaciones (alrededor de 33 Administración del tiempo 80%), y que actividades que rinden mucho consuman poco tiempo (alrededor de 20%). Este principio es conocido como “la regla de 80/20”. Principios prácticos: aplicados • Para quien sinceramente se propone mejorar la administración de su propio tiempo, el primer paso consistirá en averiguar cómo lo está empleando (análisis del tiempo). • Anticipar y prevenir es mejor que remediar. Casi todo toma más tiempo del que originalmente se piensa. Si se prevé lo inesperado se evitan desagradables sorpresas y se tiene la capacidad de mantenerse dueños de la situación. • Los plazos definidos fuerzan en forma adecuada la acción. El imponerse a sí mismo fechas límite facilita la autodisciplina y la toma de decisiones, y de este modo favorece la eficiencia. • Agrupar tareas similares formando bloques evita confusiones, elimina repeticiones y economiza tiempo y esfuerzos. • Siendo las interrupciones enemigos crónicos del tiempo, conviene diseñar tales programas y controles que, por su propio peso, reduzcan dichas interrupciones. • Algo útil para lograr una estructura consiste en dividir los propios objetivos en: – Objetivos de mantenimiento: actividades de alimentación, ejercicio, recreo, terapias… – Objetivos de crecimiento: fortalecerse física y mentalmente, aprender (leer, tomar cursos), ocupar determinados cargos… – Objetivos de innovación: nuevos métodos, nuevos campos de acción, nuevas relaciones sociales, productos más creativos… • Los conflictos entre objetivos se resuelven estableciendo y decidiendo prioridades. 34 © Editorial El manual moderno Fotocopiar sin autorización es un delito. • Tener los propios objetivos vitales por escrito y revisarlos periódicamente (por ejemplo, una vez al mes, o al menos cada seis meses) parece ser la mejor garantía de no perder la orientación y de no malgastar tiempo y energías en cosas secundarias. Programación y rendimiento del. . . PRÁCTICAS 1. Responder en forma individual y luego platicar en tríos: ¿Tengo bien definidos y clasificados mis objetivos? a) ¿A largo plazo? b) ¿A mediano plazo (1 a 3 años)? c) ¿A corto plazo (menos de 1 año)? (Tiempo: 30 min). 2. Evocar casos personales en que haya sucumbido a la tentación de aplazar sin necesidad. Investigar las causas y las consecuencias (tiempo: 25 min). 3. Refiriéndose al último día laboral (tal vez el día de ayer), llenar en forma individual el “Registro de tiempo diario” (ver pág. 34). 4. Responder: ¿a cuáles de las actividades que traigo entre manos sería útil asignarles un plazo? (tiempo: 15 min). 5. Enumerar las interrupciones de todo tipo y los interruptores que hayan causado más molestias. Jerarquizarlos según su gravedad. Para cada uno anotar un par de medidas útiles de control (tiempo: 30 min). © Editorial El manual moderno Fotocopiar sin autorización es un delito. 6. ¿Cuál fue el periodo más productivo del día de ayer? ¿Y antier? ¿Por qué? 7. En grupos de 7 u 8 personas realizar una tarea común. Por ejemplo, preparar un artículo sobre “Los recién casados”. Deberá tocar, uno por uno, los siguientes aspectos: 1) afectivo; 2) económico; 3) social: relaciones, amistades; 4) cultural; 5) sexual (tiempo: 40 min). Una vez realizada la tarea, analizar cómo se administró el tiempo (tiempo: 60 min). 8. Elegir uno de los principios de la administración del tiempo. Preparar un minidiscurso (dos minutos) sobre él. Pronunciarlo ante el grupo. Si se prefiere, escójase al azar (tiempo: 40 min). 9. Platicar en grupos acerca del tema “La tiranía de lo urgente en nuestra organización”. ¿Cómo se manifiesta? ¿Cómo vamos a combatirla? (tiempo: 25 min). 10. Comentar en parejas: ¿En qué grado mi trabajo está en armonía con el resto de mi vida? ¿O es tal vez un escape? 35 Administración del tiempo Registro de tiempo diario Fecha: Objetivos de mi actividad de ese día: A______________________________ B______________________________ C______________________________ D______________________________ Hora 8:00 Acción Prioridad* Comentarios 8:30 9:00 9:30 10:00 10:30 11:00 11:30 12:30 13:00 13:30 14:00 14:30 15:00 15:30 * 1 = Importante y urgente. 2 = Importante y no urgente. 3 = Urgente y poco importante. 36 4 = Mera rutina. 5 = Pérdida de tiempo. © Editorial El manual moderno Fotocopiar sin autorización es un delito. 12:00 Programación y rendimiento del. . . Registro de tiempo diario (continuación) Hora 16:00 Acción Prioridad* Comentarios 16:30 17:00 17:30 18:00 18:30 19:00 19:30 20:00 20:30 21:00 © Editorial El manual moderno Fotocopiar sin autorización es un delito. 21:30 Nota: Siempre que sea posible, redactar los objetivos en función de resultados, no de actividades. En la columna “Comentarios”, anotar si convendría delegar; si existen mejores métodos para esa acción, si dicha acción podría eliminarse; si los objetivos involucrados son realistas y valiosos; si convendría realizar tal acción a otra hora; etcétera. (Tiempo: 30 min). 37 8 El tiempo del ejecutivo OBJETIVOS • Los participantes sabrán explicar cómo el buen o mal uso del tiempo del ejecutivo reviste especial trascendencia en cuanto que es multiplicador del tiempo de otros. © Editorial El manual moderno Fotocopiar sin autorización es un delito. • Aprenderán a identificar los enemigos específicos del tiempo del ejecutivo. • Identificarán los dinamismos propios de la relación jefe-secretaria, y las maneras de aprovechar las potencialidades de esta relación hacia un mejor rendimiento del tiempo laboral. • Podrán reconocer con facilidad el perfil psicológico de la persona exitosa con el tiempo y ubicarse a sí mismos con respecto a este modelo. • Llegarán a detectar los principales enemigos del tiempo que en su calidad de jefes y ejecutivos los acechan. UN TIEMPO DE ESPECIAL TRASCENDENCIA En el primer capítulo de este manual citamos la frase inicial de la película de Peter Drucker sobre el tiempo: “Ser ejecutivo significa no tener tiempo”. 39 Administración del tiempo ¿Por qué el uso del tiempo es o parece ser más dramático para el ejecutivo que para el resto de la gente? Existen diversas razones: • El ejecutivo maneja tiempo especialmente diseñado para la eficiencia y obtención de resultados. • El ejecutivo es responsable no sólo de su propio tiempo, sino también del tiempo de otros. • Comparado con el burócrata, el ejecutivo vive un mayor compromiso. Es natural que sienta más las tensiones del trabajo y que caiga en el peligro de preocuparse demasiado por sus tareas, olvidando que “Se trabaja para vivir, no se vive para trabajar”. Lo dicho en los capítulos anteriores sobre “los enemigos del tiempo” se aplica al ejecutivo, pero se crean circunstancias específicas y problemas especiales. • Planeación deficiente, ya sea porque los objetivos no quedan claros o porque falla su distribución en las cuatro categorías: inmediatos, a corto, mediano y largo plazo. • Jerarquización insuficiente de prioridades. • Incapacidad para decir “no”, fuente a su vez de múltiples interferencias extrañas. • Poca habilidad en el manejo de las interrupciones. • Resistencia a delegar, o el no saber cómo delegar en forma adecuada. • Falta de motivación y disciplina de él y su equipo. • “Abarcar mucho y apretar poco”: el empeño en hacer demasiadas cosas al mismo tiempo. • Apoyo secretarial ineficiente. MITOS Existen también algunos mitos, que son otros tantos “ladrones del tiempo” del ejecutivo. 40 © Editorial El manual moderno Fotocopiar sin autorización es un delito. “LADRONES DEL TIEMPO” DEL EJECUTIVO El tiempo del ejecutivo El mito del activismo: “El ejecutivo más lleno de trabajo es el más eficiente”. Se repite la ironía del caminante que, al perder la ruta, redobla el paso y se agita más… para no llegar a ninguna parte. El mito del centralismo: “Cuanto más alto sea el nivel en que se manejen los asuntos, tanto mejor”. Se regatea la delegación y se pretende hacer las cosas uno mismo “para estar en todo”: invadiendo puestos, aplastando personalidades y matando motivaciones. El mito de los datos completos: “Hay que aplazar las decisiones hasta haber recopilado todos los datos”. Lo que sucede es que no se decide a tiempo, o no se decide. El mito de la energía en el desempeño laboral: “Los resultados son directamente proporcionales al volumen de trabajo invertido”. Se centra el interés en trabajar más en vez de trabajar mejor. El mito de la solución de problemas: “Hay que canalizar el empeño y esfuerzo a encontrar soluciones a los problemas que, por supuesto, ya conocemos”. Se pasa por alto que en el manejo de problemas lo básico y anterior a la búsqueda de soluciones son los planteamientos correctos, tan difíciles de lograr. © Editorial El manual moderno Fotocopiar sin autorización es un delito. El mito de la simplificación: “Hay que ahorrar tiempo mediante soluciones sencillas y fáciles”. Se regatea el tiempo que debe emplearse en asuntos difíciles, tratándolos de manera superficial, de modo que se está condenado a repetir lo que salió mal. El mito del tiempo enemigo: “El tiempo presiona al ejecutivo: se le echa encima”. El más precioso recurso queda convertido en estorbo y objeto de defensa. El mito de la puerta abierta: “El ejecutivo-jefe debe estar disponible a todo mundo, listo siempre para dialogar”, convirtiéndose en juguete de mil interrupciones y en interlocutor de quienes andan buscando cómo matar el tiempo. PRINCIPIOS SOBRE EL TIEMPO DEL EJECUTIVO • Cada hora empleada en planear ahorrará tres o cuatro más al momento de la ejecución, además de que los resultados serán mejores. 41 Figura 8-1. ¿Trabajar más o trabajar mejor? 42 © Editorial El manual moderno Fotocopiar sin autorización es un delito. Administración del tiempo El tiempo del ejecutivo • Iniciar cada jornada con un plan a realizar de inmediato, empezando en el extremo opuesto de los objetivos vitales y preguntándose “¿Qué es lo que tengo que –y quiero– hacer hoy?” Si se escribe una lista de “pendientes” y se jerarquiza, se manejará mejor. • Cuidar más la efectividad que la eficiencia. En otras palabras, evitar la realización demasiado correcta de tareas… que no son las que se tienen que hacer.* • Concentrarse en las tareas más nobles, es decir, en las que con menores esfuerzos se producen mayores resultados. Tener presente el “principio del 80/20” o principio de Pareto: unos pocos esfuerzos críticos (20%, por poner un número redondo) producen la gran mayoría de los resultados y viceversa. Evitar el empleo del tiempo en cantidades inversamente proporcionales a la importancia de las tareas. • No confundir manejo de problemas con solución de problemas. Antes de buscar soluciones, cerciorarse de tener bien definido el problema. Podría ser muy aconsejable inscribirse en algún seminario de manejo creativo de problemas. © Editorial El manual moderno Fotocopiar sin autorización es un delito. • En cuanto sea posible, delegar tareas completas, dando tanto la responsabilidad como la autoridad correspondientes. Si se hacen las cosas a medias, no se logra la auténtica liberación del tiempo. • También en la medida de lo posible, señalar en el programa diario tiempos de no interrupción para poder concentrarse. Alternar las “horas de disponibilidad” con “horas de privacía”. • Asegurar la buena comunicación dentro de la institución. Se ahorra mucho tiempo cuando prevalecen la claridad, la concisión de los mensajes y la retroalimentación o feedback. * Usamos una terminología que se ha ido haciendo común en la literatura sobre administración y organización: eficiente es la actividad que logra una proporción adecuada entre los recursos invertidos (tanto humanos como materiales) y los resultados; o entre el input y el output, como dicen muchos. Efectiva es la actividad que, además de ser eficiente, conduce al logro de objetivos y a la resolución de los problemas. Por ejemplo, gastar 30 millones de pesos de la Secretaría de Educación Pública para construir una biblioteca en un pueblo puede ser eficiente si ese dinero fue bien administrado, pero no efectivo si tal biblioteca no es la solución adecuada a las necesidades culturales de la población. 43 Administración del tiempo • Cuanto más alto sea el nivel jerárquico, tanto más tiempo se debe asignar, proporcionalmente, a la planeación. Ver las siguientes coordenadas: Alta gerencia Control Planeación Gerencia media Niveles Ejecución, operación Supervisores Obreros • Concentrarse en las oportunidades antes que en los problemas. Recordar que “aquellos que viven sepultados en los problemas dejan pasar de largo las oportunidades”. (T.W. Englstrom, R.A. Mckenzie et al., Managing your time, Pyramid, 1967). • Mejorar la administración del tiempo, no sólo en algunos sino en todos los niveles de la organización. • Dividir las actividades en “paquetes”, y buscar formas de visualizar, tener y mantener a la vista estos bloques o unidades de cosas por hacer (principio de la visibilidad). • Consistiendo la gerencia en la responsabilidad y el arte de lograr objetivos mediante otras personas, el mejor aliado del tiempo es la capacidad de llevar buenas relaciones con el personal. Es aconsejable capacitarse en los temas de Relaciones humanas, Motivación, Manejo de conflictos, Integración de equipos y Desarrollo de la creatividad. • Hacer altamente funcional el equipo “jefe-secretaria”. 44 © Editorial El manual moderno Fotocopiar sin autorización es un delito. Figura 8-2. Tiempo correspondiente a diversas actividades. El tiempo del ejecutivo EL EQUIPO JEFE-SECRETARIA La secretaria es la clave para el uso efectivo del tiempo del ejecutivo. Su primera tarea consiste en ayudar al jefe a lograr sus objetivos y, de acuerdo con esto, le compete ser la protectora de su tiempo. Esta responsabilidad la coloca dentro del equipo administrativo, como parte integrante, y le concede facultad y responsabilidad para: • “Filtrar” las llamadas y las visitas. • “Filtrar” la correspondencia, abriendo y contestando ciertos tipos de cartas y otros documentos. • Preparar memoranda para las reuniones. • Asistir a la mayoría de las reuniones. • Mantenerse enterada de los planes y compromisos del jefe. Todo ello supone y requiere un grado tal de comunicación y de identificación que le permita considerar los asuntos desde el punto de vista del jefe. © Editorial El manual moderno Fotocopiar sin autorización es un delito. Conviene a éste conversar periódicamente con ella sobre cómo van los asuntos de la oficina, enterarla de sus propias intenciones y enterarse de las de ella. Algunos autores estadounidenses (por ejemplo, Alec Mackenzie en la sección 7 de su trabajo Managing at the top), tal vez en clima de liberación femenina, consideran que deberá llegar a ser normal que, al quedar vacante el cargo de un jefe cualquiera, uno de los mejores candidatos a ocuparlo pueda ser la secretaria. LA PERSONALIDAD DEL EJECUTIVO EXITOSO CON EL TIEMPO En el capítulo 6 se explicó que la administración del tiempo es una expresión de la personalidad total. Todos nos reflejamos en nuestro manejo del tiempo. La administración ejecutiva y gerencial presenta, por supuesto, facetas especiales. 45 Administración del tiempo En este punto el ejecutivo sobresaliente: • Es una persona muy organizada. Sólo así es capaz de organizar también a otros para un pleno aprovechamiento de sus aportaciones. • Es una persona decidida que no toma una y otra vez los problemas y los asuntos, con desperdicio de tiempo y demás recursos. • Es una persona idealista y realista que busca e imagina nuevas rutas y nuevos métodos, pero calcula los requerimientos de tiempo con los pies firmes sobre la tierra. • Es una persona empática, que capta las necesidades y las reacciones de su personal y de todos los seres humanos que se cruzan en su camino. • Es una persona intuitiva que capta las situaciones, aun las más complejas, como un todo y dentro de sus contextos. • Es una persona flexible, que admite la derrota y no se obstina en “dar patadas contra los muros”; admite que se cometan errores y quiere que su equipo se mantenga dispuesto a aprender. • Es una persona considerada y respetuosa con el tiempo de los demás (el tiempo, es decir, las actividades, las necesidades, los intereses, los derechos etcétera). • Es una persona autocrítica que examina en forma periódica las cosas que se ha propuesto hacer y ha hecho, y las que se ha propuesto y no ha logrado. Alan Lakein, “el gurú de la administración del tiempo”, según lo llamó el New York Times, sintetiza todo en seis puntos concisos: 1. Definir los objetivos a corto, mediano y largo plazo. Escribirlos y ordenarlos por orden de importancia. 2. Elaborar diariamente la lista de cosas por hacer. 3. Empezar con las “A”s, no con las “C”s, es decir, con los asuntos de primera, no con los de tercera importancia. 4. En caso de duda, preguntarse: “¿cuál es el mejor uso de mi tiempo en estos momentos?” 46 © Editorial El manual moderno Fotocopiar sin autorización es un delito. • Es una persona que cree sinceramente en la gente y que sabe delegar con facilidad; no sucumbe a la tentación de actuar como “el hombre orquesta”. El tiempo del ejecutivo 5. Manejar cada papel (documentos, correspondencia, recados) una sola vez. 6. Hacer las cosas de inmediato. No dejar que los asuntos se conviertan en “pendientes”. Para concluir, recordemos una anécdota de la vida de Charles Schwab, el famoso “Rey del acero”. Un buen día conversaba Schwab en su despacho con un tal Ivy Lee, consultor de procesos, y le dijo: “Déme una receta para mejorar mi manejo del tiempo, y si me funciona, lo recompensaré adecuadamente”. Ivy Lee tenía lista la respuesta: “Primero: Cada mañana, o la tarde anterior al retirarse de su oficina, elabore por escrito una lista de todos los “pendientes”. Segundo: Jerarquícela, numerando los puntos según su importancia. Tercero: Apéguese al número uno de la lista hasta que no pueda hacer nada más en torno a él. Luego pase al número dos, y así sucesivamente”. A las pocas semanas Schwab entregaba a Lee, por este consejo, un cheque de veinte mil dólares. © Editorial El manual moderno Fotocopiar sin autorización es un delito. PRÁCTICAS 1. Dialogar sobre el tema “¿Por qué el ejecutivo, más que otras personas, debe ser un experto en la administración del tiempo?” (tiempo: 20 min). 2. En la lista de los “ladrones” y de los “mitos”, señalar los tres puntos principales de los que se carezca o hagan falta, y los tres que se estén practicando mejor. Comentar en parejas (tiempo: 20 min). 3. Conversar sobre el tema “El teléfono como un ahorrador del tiempo y como un enemigo del tiempo” (tiempo: 15 min). 4. Elaborar dos cuadros, con dos columnas cada uno; en el primero: “Los enemigos del tiempo del jefe, vistos a) por él mismo; b) por su secretaria”. En el segundo, “Los enemigos del tiempo de la secretaria, vistos a) por ella misma; b) por su jefe”. Tomar en cuenta interrupciones telefónicas, visitas inesperadas, reuniones que se prolongan, falta de objetivos claros y prioridades, cambio arbitrario de prioridades, escritorio desorganizado, delegación inadecuada, impuntualidades, comunicación deficiente, indeci- 47 Administración del tiempo sión, incapacidad para decir “no”, sistemas inadecuados de archivo, trabajos a medias, hábito de aplazar y procrastinar, de “abarcar mucho y apretar poco”, etc. Comentar luego con la secretaria o con el jefe, según sea el caso (tiempo: 40 min). 5. Escribir “Mis cinco objetivos principales como gerente” y jerarquizarlos. Elaborar para cada uno de los objetivos una lista de posibles actividades. Decidir cuáles se adoptarán, cuándo y cómo (tiempo: 40 min). 6. Platicar para desarrollar el tema “Cómo convertir los objetivos (fines), en actividades (medios concretos)” (tiempo: 25 min). 7. Escribir en equipo un artículo titulado “Liderazgo y administración del tiempo” (tiempo: 40 min). 8. Preparar en equipo la conferencia “Cómo ayudar a nuestros subordinados a un mejor desempeño mediante la administración racional del tiempo” (tiempo: 45 min). 9. De igual manera, si es el caso, acerca del tema “Cómo aumentar las ventas por medio de una mejor administración del tiempo” (tiempo: 40 min). 11. En subgrupos, encontrar media docena de modos (recursos, artificios) para hacer concluir, sin ofender, una visita o un telefonema que se prolongan innecesariamente (tiempo: 20 min). 48 © Editorial El manual moderno Fotocopiar sin autorización es un delito. 10. Entrevistar a un ejecutivo poderoso y triunfador sobre el tema ”Sus experiencias y sus métodos en la administración del tiempo”. 9 Efectos patológicos del mal uso del tiempo OBJETIVOS • Los participantes comprenderán que el mal uso del tiempo no se queda en mera ineficiencia, sino que poco a poco distorsiona y enferma a las personas. © Editorial El manual moderno Fotocopiar sin autorización es un delito. • Sabrán señalar por qué vías y en qué formas es patógeno el mal uso del tiempo. • Identificarán los efectos saludables de un uso racional del tiempo y quedarán motivados para beneficiarse ampliamente de ellos. EL MAL USO ES PATÓGENO Es normal que cuando una cosa cualquiera se usa mal, haya que sufrir consecuencias negativas. Para ilustrarlo con casos extremos, actúa torpemente quien compra un coche de lujo y lo usa para acarrear borregos en una brecha, o compra una licuadora para triturar guijarros, o usa vino del Rhin para limpiar manchas en un piso. El tiempo es la vida. Usar mal el tiempo es usar mal la vida. Sería un milagro poder hacerlo impunemente. Semejante deformación origina, en diversos grados, patologías tanto somáticas como psíquicas y sociales. Las sociales las dejaremos de lado. 49 Administración del tiempo Compete a los sociólogos, “politólogos” y moralistas analizar cómo el mal uso comunitario del tiempo provoca estancamiento, subdesarrollo y vicios de todo género. Recordemos casos célebres, como el de la sociedad romana en la época tardía del Imperio, cuando el eslogan de moda era “panem et circenses” (pan y juegos del circo), hasta que el monolito que era aquel poderoso estado tuvo que desintegrarse. Los efectos somáticos y psíquicos serán considerados juntos; recordemos que toda enfermedad es psicosomática. DOS TIPOS DE MAL USO Distingamos dos tipos de mal uso del tiempo: 1. Por vaciedad (falta de actividad). 2. Por congestión (sobreactividad). MAL USO DEL TIEMPO POR VACIEDAD Las personas que viven sin objetivos, sin ideales, matando el tiempo, se exponen a efectos patológicos que en general resultan poco visibles en la juventud, pero que hacen crisis en la segunda mitad de la vida, tomando las formas de esterilidad, insatisfacción difusa y existencial, hastío de la vida y la tristeza honda de las manos vacías. Dicha crisis se fragua alrededor de los 45 años, cuando se define la vivencia de que la vida pasa volando y de que la frase más fuerte ya se quedó atrás para siempre. De aquí a la depresión el paso es muy corto. MAL USO POR CONGESTIÓN Es el peligro de los líderes, de los organizadores, de muchos artistas triunfadores, de los ejecutivos ambiciosos y dinámicos, acosados por 50 © Editorial El manual moderno Fotocopiar sin autorización es un delito. Podemos explicar esta distinción con una analogía; por ejemplo, una persona puede sufrir malestares digestivos: 1) por no comer, o bien 2) por comer demasiado. Efectos patológicos. . . un mundo de presiones: diluvios de información, agenda saturada de compromisos sociales y de trabajo, competencia ajustadísima, exigencias de estatus social, etcétera. Se habla entonces del estrés. Esta palabra de origen inglés conjuga dos fenómenos diferentes: por una parte, jalar, estirar; y por la otra, comprimir, apretar. De este modo fusiona el significado de dos palabras españolas: tensión y presión. Recientes estudios de Randall S. Schuler, de la Universidad de Ohio, han demostrado una estrecha correlación entre el fenómeno del estrís y el manejo del tiempo. Las manifestaciones más conocidas son hipertensión, úlcera gástrica, colitis, jaqueca, enfermedades cutáneas y propensión al infarto y en el plano psíquico, irritabilidad, susceptibilidad, obsesividad, tendencia a la suspicacia, así como incapacidad de relajarse y de disfrutar. © Editorial El manual moderno Fotocopiar sin autorización es un delito. Por otro lado, es compatible la intensa y habitual actividad laboral con la vida más sana. En la sección 8 de su ya citada obra Mackenzie cita al Dr. Charles Hummel, presidente del Barrington College de Rhode Island: “El trabajo arduo no nos afecta. Todos sabemos lo que es trabajar a un ritmo acelerado durante horas y horas, totalmente absortos en una labor importante. El cansancio que se origina encuentra su recompensa en la sensación de logro y satisfacción. No es trabajo pesado en sí, sino la duda y el temor de los que producen ansiedad, al repasar el mes o el año y sentir la opresión de las tareas que quedaron sin terminar. Sentimos con desazón que hemos dejado de hacer cosas importantes. La avalancha o alud de demandas de otras personas nos han llevado a la frustración… Nos damos cuenta de que nos hemos convertido en esclavos de la tiranía de lo urgente”. Una de las necesidades humanas más características es la “necesidad de estructura”. Requerimos ubicarnos en la doble coordenada del espacio y del tiempo. Así como nos sentimos mal cuando nos desorientamos, es decir, cuando nos desestructuramos en el espacio, así también es natural que nos sintamos mal cuando nos desestructuramos en el tiempo; y se desestructura con respecto al tiempo quien no logra visualizar y sentir sus compromisos como acomodados en compartimientos (que son los calendarios, los horarios y los programas de trabajo), sino como apiñados sobre sí en desorden. 51 Administración del tiempo Podríamos añadir un largo capítulo titulado “Psicopatología del trabajo mal enfocado” y analizar el manejo laboral desde el punto de vista de la psiquiatría clínica, teniendo en cuenta que del trabajo derivan casi la mitad de nuestras emociones. En el trabajo se imprimen las huellas de la individualidad existencial. Es imposible entender las labores individuales fuera del contexto del sistema sociológico total. El trabajo es expresión del sistema de pareja, del sistema familiar (familia primaria y familia secundaria), del sistema cultural del país, de la época y de otros factores. La casuística es muy variada. Por ejemplo: • El niño, hijo de un padre irresponsable y una madre dedicada y activa. Si es blando y conformista, tenderá a reproducir la irresponsabilidad del padre con cierto fatalismo. • En el mismo caso, si el niño es duro y rebelde, desarrollará una reacción opuesta, que lo llevará a impedir que su familia repita las experiencias que él tuvo que soportar, y será un obsesivo. • El individuo dominado por su mujer, que compensa siendo un jefe tiránico y autoritario en la empresa. • El individuo sujeto y sumiso en el trabajo, que compensa siendo prepotente y autoritario con su mujer e hijos. • El anciano que, consciente de la cercanía de su fin, busca desesperadamente modos de trascender y dejar testimonio de sí. • El sujeto víctima de un traumatismo craneoencefálico fuerte, que cae en un delirio ocupacional. Es muy interesante el estudio del trabajo –y del tiempo que éste absorbe y maneja– como campo de fuerzas psíquicas de autoafirmación, dominio, sumisión, obsesividad, evasión, creatividad y de una amplia gama de desplazamientos en las líneas que acabamos de mencionar. Pero en este seminario no nos compete la tarea de profundizar en aspectos psiquiátricos. TIEMPO Y SALUD Acabemos con el claroscuro. El buen uso del tiempo es fuente de: • Orden. • Serenidad. 52 © Editorial El manual moderno Fotocopiar sin autorización es un delito. TIEMPO Y NEUROSIS: PSICOPATOLOGÍAS Efectos patológicos. . . • Eficiencia. • Seguridad. • Liberación. • Interés por la vida. • Satisfacción que se irradia en torno. • En una palabra, es fuente de salud física y mental. PRÁCTICAS © Editorial El manual moderno Fotocopiar sin autorización es un delito. 1. Relatar experiencias personales que ilustren el tema “El uso del tiempo y la salud somática y psíquica” (tiempo: 20 min). 2. Identificar situaciones en las que una tarea al mismo tiempo importante y desagradable provoque estrés. Tratar de enfrentarla con la siguiente estrategia: a) Reconocer no sólo la importancia, sino también el disgusto que produce dicha tarea. b) Concienciar cómo la demora en ejecutarla crea más conflicto, y cómo conviene aplicar aquello de que “al mal paso darle prisa”. c) Automotivarse para crear interés y entusiasmo que neutralice el rechazo y venza las resistencias a actuar. d) Prometerse a sí mismo algún premio al concluir airosamente la tarea (tiempo: 35 min). 3. Para los casos en que una persona se encuentra ante prioridades abrumadoras, Alan Lakein propone una técnica que él denomina: “del queso suizo” (Swiss Cheese Method). Consiste en “hacerle agujeros” a la tarea ingrata para debilitarla. En concreto, dedicarle tiempos brevísimos –de cinco minutos– que él llama “tareas instantáneas”, y de este modo ir adentrándose insensiblemente en el escabroso terreno. Aplicar esta técnica a alguna tarea o “pendiente” de este género, o ver cómo se hubiera aplicado en alguna situación pasada. (Cf. Lakein, A.: How to get control of your time and your life. New American Library, Nueva York, 1974, pp. 100-108). 4. Resolver el siguiente caso: Se debe salir de la casa a las 9:15 para hacer una serie de encargos y estar de regreso a las 13:00 horas. 53 Administración del tiempo De la casa a la estación se hace 1/4 de hora. La receptoría de rentas cierra a las 10:00. Los comercios y el correo cierran a las 12:00; la panadería abre a las 11:00. El recorrido debe ser a pie. Los encargos y compromisos son los siguientes: • Llevar un par de zapatos al zapatero. • Recoger una máquina de escribir en el taller. • Llevar un traje a la tintorería. • Mandar una carta certificada por correo. • Pagar los impuestos. • Comprar $200 de pan. • Comprar 1 kg de carne. • Recoger a unos amigos en la estación a las 12:30 horas. • Comprar un libro. • Comprar mantequilla en la lechería. Correo Lechería Receptoría de rentas Casa Tintorería Panadería Librería 54 Estación Taller © Editorial El manual moderno Fotocopiar sin autorización es un delito. Zapatería Carnicería Efectos patológicos. . . El plano adjunto ubica los lugares donde tienen que realizarse las diligencias. Señalar con el número 1 el lugar donde conviene ir primero; con el número 2, el segundo lugar, y así sucesivamente, hasta terminar todas las diligencias, para que a las 13:00 horas se esté de regreso en casa. © Editorial El manual moderno Fotocopiar sin autorización es un delito. Cuando se haya encontrado la solución, discutirla en grupos. (Tiempo: 40 min). 55 10 Uso creativo del tiempo OBJETIVOS • Los participantes sabrán explicar la diferencia entre uso productivo y uso creativo del tiempo. • Conocerán la dinámica de los principios del uso creativo y sabrán aplicarlos: a) al tiempo personal, y b) al tiempo laboral. © Editorial El manual moderno Fotocopiar sin autorización es un delito. • Analizarán sus actuales hábitos al respecto para concientizarse de su grado de creatividad, o eventualmente de su simple productividad o improductividad. MÁS ALLÁ DEL USO PRODUCTIVO Un barrendero, un peón de albañil o un obrero que se pasa el día empacando botellas pueden ocupar su tiempo laboral durante meses y años en tareas positivas y constructivas, pero rutinarias. No nos atrevemos a condenarlos. Sin embargo, admitiremos, que una legítima y muy honda ambición nos impulsa a emplear nuestro tiempo no sólo de manera positiva, sino también creativa; no funcionando en forma automática y repetitiva, sino desarrollándonos y “expresándonos” como seres humanos libres. En siglos pasados la sociedad tradicional, conservadora y autoritaria, determinaba la mayoría de las actividades, dejando poco margen a la autoexpresión. En cambio, hoy los caminos, las opciones, las alternativas 57 Administración del tiempo y las posibilidades de elección se han multiplicado. Ya no podemos dejar de enfrentarnos al tema del uso creativo del tiempo. Este aspecto se relaciona con el tema de nuestro siguiente capítulo (“El tiempo libre”), y remite a otro tipo de literatura: los libros y cursos acerca de la creatividad, atributo esencial del hombre.* El campo es muy amplio, y debe ser objeto de estudio especial. Cada ser humano es único e irrepetible. Cada vida humana se va forjando, día con día, en circunstancias concretas. Y así como no hay dos vidas humanas iguales, tampoco hay dos personas que administren exactamente igual su tiempo. Unos son más libres, otros más esclavos; unos son más dinámicos, otros más pasivos; unos más creativos, otros más rutinarios. Ser dueños de nuestro tiempo es ser dueños de nuestra vida. Antes que las metas laborales están las metas personales. Las laborales pueden ser impuestas por los jefes, los engranajes de la institución y por las demandas de los clientes. Las personales, en cambio, son la más viva expresión de nuestro ser y la más halagüeña promesa de satisfacer nuestras aspiraciones. • Desarrollar el sentido de libertad personal. Considerar la vida como un reto que cada persona debe afrontar y resolver airosamente. • Crear en torno a uno mismo una atmósfera de serenidad, alegría, esperanza, dinamismo, espontaneidad y diálogo. El diálogo genuino inspira, abre horizontes y ahorra tiempo, enriqueciendo a las personas con las experiencias de quienes llevan ya muchas “horas de vuelo”. • Valorizar y disfrutar lo que se hace. La actividad placentera implica más compromiso, más agilidad, más eficiencia y menos gasto de energía. • Para lograr lo anterior se debe tener siempre una actividad laboral adecuada al modo de ser. Y si no se tiene, se debe tener el valor de dejarla y buscar otra. * Cf. Rodríguez Estrada M. Manual de creatividad, Trillas, México, 1985; y Psicología de la creatividad, Pax, México, 1986. 58 © Editorial El manual moderno Fotocopiar sin autorización es un delito. PRINCIPIOS DEL TIEMPO CREATIVO El tiempo: ¿Un enemigo o. . . • Cultivar la capacidad de vivir intensamente el “aquí y ahora”. Comprometerse a fondo con la realidad, no manejándose con base en clichés, sino respondiendo a las situaciones en lo que tienen de únicas, atento a captar su dinámica vitalidad. • Dado que muchas de las actividades laborales se desarrollan en contextos de grupos, valorizar al equipo. Reconocer las aportaciones de cada miembro, disfrutando la interacción y permitiendo así que se liberen las energías más auténticas de todos y cada uno. PRÁCTICAS 1. Dentro del propio manejo del tiempo, identificar los periodos o momentos de uso creativo. Luego, en grupos, discutir cómo ampliar y mejorar estos tiempos (tiempo: 40 min). 2. Conversar sobre el tema “¿Por qué en este momento histórico, mucho más que en épocas pasadas, es imperativo desarrollar la propia creatividad?” (Tiempo: 30 min). © Editorial El manual moderno Fotocopiar sin autorización es un delito. 3. Seleccionar uno de los principios del tiempo creativo. Preparar minidiscursos para ilustrar la importancia del principio elegido y motivar a otros sobre el mismo (tiempo: 35 min). 4. Cumplir esta consigna: “Se nos pide emplear la siguiente media hora en la forma más interesante y beneficiosa para todo el grupo”. No se dan más indicaciones. Al final hacer comentarios. (Tiempo: 40 min). 5. Teniendo en cuenta que buena parte de nuestra vida psíquica es inconsciente, tratar de concienciar la propia escala de valores, y cotejar con ella las actividades actuales para ver si son congruentes o deben reorientarse. Considerar amor, amistad, lealtad, prestigio, ciencia, información, arte, salud, dinero, comodidad, lujo, seguridad, honor, poder, religión, verdad, fama, etcétera (tiempo: 40 min). 59 11 Tiempo libre y desarrollo personal OBJETIVOS • Los participantes aprenderán las diversas clasificaciones del tiempo no laboral. © Editorial El manual moderno Fotocopiar sin autorización es un delito. • Se concientizarán de la importancia que, desde la época clásica, la humanidad ha concedido al tiempo libre, y sabrán relacionarlo con la cultura y el progreso. • Sabrán enumerar y explicar las principales funciones del tiempo libre, motivándose a sacar el máximo provecho de ellas. UN TIEMPO DIFÍCIL DE CLASIFICAR “¿Amas la vida? Entonces no desperdicies el tiempo, pues es la materia misma de la vida.” Así reflexionaba y aconsejaba Benjamín Franklin. Trabajamos para vivir, no vivimos para trabajar. El tiempo de trabajo no abarca las 24 horas de los 365 días del año. Tenemos mucho tiempo fuera del trabajo. ¿Cómo definir este tiempo no laboral? La clasificación del tiempo no es simple ni fácil. Fuera de las 8 horas de trabajo no todo es descanso y ocio. Nos vemos precisados a atender 61 Administración del tiempo nuestras necesidades fisiológicas (comer, dormir), sociales (vestirnos, bañarnos, rasurarnos. . .), a ir a consulta médica, a pagar contribuciones, a aprender inglés (que no es muy útil), a asistir a las reuniones de la Asociación de Padres de Familia, a prestar ayuda a otras personas, etcétera. Varios autores proponen diversas clasificaciones del tiempo no laboral: • Tiempo psicológico, socioeconómico, sociocultural y libre. (Giani Toto).* • Tiempo fisiológico, cultural, desocupado y verdaderamente libre. (Frederic Munné).† • Ocio y semiocio. (Joffre Duzmazedier).‡ TEORÍAS ANTIGUAS Y MODERNAS Entre los griegos del siglo VI a de C, se empezó a valorizar el ocio –scolh– como el prerrequisito para la sabiduría y la filosofía, que proporcionaba la paz y la contemplación creativa requerida por quienes buscaban dedicarse a la “theoria”. Aristóteles argumentaba que el ocio es mejor que el trabajo, pues se trabaja para lograr el ocio, y no viceversa. Sólo a los hombre libres les estaba dado disfrutar del ocio creativo. Es interesante observar cómo de la palabra scolh (ocio), deriva casi toda la terminología moderna relacionada con la escuela: escolar, escolaridad, escolástico; y en inglés scholar, que quiere decir científico. Los romanos, más pragmáticos, no llegaron a idealizar tanto el ocio. Vieron la vida como una alternancia de otium (ocio) y nec-otium * Cf. Sociología del tiempo libre. Castellote, Madrid, 1971. † Cf. Psicosociología del tiempo libre: un enfoque crítico. Limusa, México, 1980, cap. 5. ‡ Cf. Hacia una civilización del ocio. Estela, Barcelona, 1968. 62 © Editorial El manual moderno Fotocopiar sin autorización es un delito. Desde hace siglos, el tiempo adquirió el rango de un verdadero problema filosófico y antropológico; hoy representa uno de los campos más polémicos entre la ideología capitalista y la socialista. © Editorial El manual moderno Fotocopiar sin autorización es un delito. Tiempo libre y. . . (negocio, trabajos), pero atribuyeron al trabajo el carácter de fin y al ocio el de medio. Uno de los más ilustres filósofos latinos, Séneca, dedicó al tema uno de sus libros: De otio. La Edad Media Cristiana, en su culto por la vida contemplativa, reafirmó el ocio como situación ideal para los religiosos y demás personas ansiosas de encontrar a Dios. La incipiente Edad Moderna trajo un cambio de perspectiva: el ocio como ociosidad, como no hacer nada, privilegio de ciertas clases y plataforma de estatus social. A todos nos resultan familiares las cortes europeas de los siglos XVII y XVIII como paraísos de holgazanes, ufanos del “dolce far niente”. No podía faltar la reacción a semejante estado de cosas: algunos grupos protestantes (puritanos, calvinistas) valoraban el trabajo como símbolo de progreso y fuente de capital, y relegaban el ocio a la infame categoría de “madre de todos los vicios”. En el siglo XIX el marxismo empezó a ver en el tiempo libre un fenómeno transformador del trabajo y, por lo mismo, del hombre. El tiempo libre, antes que el de trabajo, determina el existir humano. El termómetro de la riqueza social reside, paradójicamente, más en el tiempo libre que en el tiempo de trabajo. Marx pronostica para el futuro la síntesis dialéctica de trabajo y ocio sobre la base de la libertad. Sólo con la libertad el ocio puede ser tiempo libre. No sólo tiempo libre de trabajo, sino tiempo de trabajo libre. El ocio, fuente de autonomía, es la compensación más adecuada para la alienación causada por el maquinismo moderno. Por otro lado, la creciente automatización originada por la tecnología moderna, ha abierto grandes oportunidades para la liberación del hombre. Ya en el siglo XX, tocó a las Naciones Unidas en 1948 “canonizar al ocio”, incluyendo entre los derechos fundamentales del ser humano el derecho al tiempo libre. FUNCIONES DEL TIEMPO LIBRE Dentro de estas perspectivas dinámicas, el tiempo libre es ante todo: • Elección de actividades. • Compensación a las prisas, agitación y desasosiego de la vida moderna. 63 Administración del tiempo • Mecanismo regulador de la personalidad. • Principio de individualización vs. presiones a la conformidad. • Campo de autodeterminación vs. hábitos de dependencia. En general, es mecanismo reductor de desequilibrios de diversa índole. Como tal, el tiempo libre no es un apéndice al trabajo; no es un tiempo negativo y residual, sino fuente fecunda de nuevos valores. “El tiempo libre es el tiempo de la libertad para la libertad”.* El reverso de la medalla está en los ricos saciados y hastiados, condenados a “matar el tiempo” en un aburrimiento mortal. El reverso son también los países desarrollados, como Suecia o Dinamarca, donde todas las necesidades materiales se hallan cubiertas, y donde para muchos ya no hay nada por qué luchar; donde acecha la desesperanza y el hastío mortal por lo cotidianamente repetido, por la soledad, por la uniformidad gris y, sobre todo, por la falta de objetivos estimulantes y de ideas. Es temible un vacío que destruye el interés por la vida. TIEMPO DE VIVIR: UN TIEMPO DE PLENITUD Sólo hay una cosa más bella que el trabajo; es el descanso. Se trabaja precisamente para descansar. Se suda para enjugar el sudor. Se desgasta uno para recrearse. Hay por ahí una definicioncilla de hombre, presumida e inexacta que, para colmo de males, acuñaron en la lengua de los romanos: el “Homo faber”, el hombre es un ser que trabaja. Los romanos se la pasaban campechanamente, romanamente, en baños, comilonas, pláticas, fiestas y algún etcétera pompeyamente. De los griegos aprendieron a alquilatar el enorme precio del descanso según supieron que el ocio es el padre de la cultura. Yo, prefiero la otra y más plena definición de hombre, el “Homo ludens” que, en su genuina acepción latina, significa que el hombre es un ser que descansa, que crea, que contempla, que goza. Porque sólo en el descanso el hombre recobra su libertad y señorío, emprende todas * Cf. Munné, op. cit. pp. 105. 64 © Editorial El manual moderno Fotocopiar sin autorización es un delito. Vamos a cerrar con los párrafos de Joaquín Antonio Peñalosa, en un artículo publicado en El Occidente de Guadalajara el 1 de julio de 1983. © Editorial El manual moderno Fotocopiar sin autorización es un delito. Tiempo libre y. . . aquellas obras más afines a sus gustos y aptitudes y se encuentra más fácilmente consigo mismo, con la naturaleza y con los demás. Ningún día más radiante que el séptimo día. Ningunos meses más esperados como estos de julio y agosto en que cuantos enseñan o estudian salen o entran de vacaciones. Meses con “olor a holanes de mar y flecos de montaña”. Ya sé que los ejecutivos que tienen corazón de cardes y alma de escritorio metálico, los licenciados en administración de empresas, los capitanes de la producción, los príncipes de la mercadotecnia, se rasgarán los coordinados de seda y acrilán, los trajes de poliéster y lana australiana. ¿Vacaciones, cuando el país requiere de mayor trabajo? Sufren el síndrome de esta época que es aprovechar el tiempo a marchas forzadas. Porque “el tiempo es dinero”, como vulgarmente no debería decirse. En la mentalidad consumista del hombre contemporáneo, el descanso y las vacaciones equivalen a perder tiempo, dejar de producir, dejar de ganar. “Homo faber, acuérdate que eres maquinista y en máquina te has de convertir”. Esto es puro masoquismo y deshumanización. El escritor francés Gerard Bassiere, en su libro “Préstame tus ojos”, traducido al español el año pasado, refiere que un día encontró en París a un ama de casa que regresaba del mercado con un ramito de flores. “No puedo comer carne todos los días”, le dijo. “Economizo para poder comprar una flor”. Díganme ustedes si no es sabiduría pura la de esta pobre mujer que, a su manera, luchaba contra el “utilitarismo chato” que todo lo marca con un signo de pesos, contra las falsas economías que son tacañerías, contra la mentalidad de ser un esclavo del deber, tan esclavo que ya no siente la necesidad de la belleza y de los actos gratuitos. El ocio no es la ociosidad. El descanso no es la pereza. Las vacaciones no son la huida del deber para “rascarse la barriga”. La verdad es que el hombre que descansa no se convierte en el hombre que flojea. No es un exiliado de la obligación, un prófugo del trabajo, ni un parásito, sino un hombre de recreación. Una vez desligado de las ocupaciones rutinarias y cronometradas, impuestas y fatigantes, el individuo en vacaciones entra a otra clase de ocupaciones a las que puede dedicarse libremente, desinteresadamente, sin presiones externas ni intereses económicos. Las vacaciones son el reino jubiloso de la libertad y de la gratitud. Benditas vacaciones, cuando se economiza para poder comprar una flor.” 65 Administración del tiempo PRÁCTICAS 1. Elaborar un cuadro de este tipo. Mi grado de satisfacción en el: Tiempo de trabajo 0 1 2 3 4 5 Tiempo para asuntos personales y familiares Tiempo para la superación Tiempo libre diario Tiempo libre de fin de semana Tiempo libre de vacaciones Calificar cada renglón con una escala de cero (pésimo) a 5 (óptimo). (Tiempo: 25 min). 2. En grupos, redactar consejos útiles (uno por grupo) para motivar a las personas a mejorar el uso del tiempo (tiempo: 25 min). 4. A la luz de los aprendizajes logrados en este seminario, elaborar una nueva “pizza” del tiempo. Comparar con la que se elaboró al principio. Afinar y ver el modo de comprometerse con ella (tiempo: 25 min). 5. Leer y meditar el poema “En paz” de Amado Nervo. 66 © Editorial El manual moderno Fotocopiar sin autorización es un delito. 3. Pensar en tres actividades importantes que se necesiten o se desee realizar. Encontrar para cada una un modo: a) más sencillo o simple, b) más fácil, c) más rápido, d) más agradable y e) más económico (tiempo: 25 min). Tiempo libre y. . . En paz Muy cerca de mi ocaso, yo te bendigo, Vida, porque nunca me diste ni esperanza fallida, ni trabajamos injustos, ni pena inmerecida; porque veo al final de mi rudo camino que yo fui el arquitecto de mi propio destino; que si extraje las mieles o la hiel de las cosas, fue porque en ellas puse hiel o mieles sabrosas: cuando planté rosales coseché siempre rosas. . . .Cierto, a mis lozanías va a seguir el invierno: ¡mas tú no me dijiste que mayo fuese eterno! © Editorial El manual moderno Fotocopiar sin autorización es un delito. Hallé sin duda largas las noches de mis penas; mas no me prometiste tú sólo noches buenas; y en cambio tuve algunas santamente serenas. . . Amé, fui amado, el sol acarició mi faz. ¡Vida, nada me debes! ¡Vida, estamos en paz! 67 Conclusiones Hacer una ronda en la que se expresen los siguientes puntos: • ¿Cuáles fueron las experiencias más interesantes de este seminario? • ¿Qué hemos aprendido de él: a) En la línea de los conocimientos? b) En la línea del cambio de actitudes? © Editorial El manual moderno Fotocopiar sin autorización es un delito. • ¿Cómo hacer que estos aprendizajes florezcan en conductas más adecuadas? • El instructor podrá entregar a cada uno como recuerdo –o señalar en el manual, si todos lo tienen– el siguiente “Decálogo de administración del tiempo”, y pedirles que expresen sus reacciones a los diversos puntos. DECÁLOGO DE ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO 1. El tiempo es un recurso no renovable. Rechazar la ilusión de que se puede recuperar el tiempo perdido. 2. Para mejorar la administración de tu tiempo, empieza descubriendo en qué y cómo lo estás gastando actualmente. 3. Desde el momento en que lo organizas, el tiempo es un amigo y un aliado. Para el jefe es un activo. La sabiduría popular dice: “El tiempo es oro”. 69 Administración del tiempo Se sugiere el siguiente material audiovisual para apoyar los seminarios*: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. Administre su tiempo para aumentar sus ventas. Delegue, no abdique. El tiempo en tu vida. Estar a tiempo, principio de responsabilidad. Juego del tiempo. La administración de nuestro tiempo. Tiempo es dinero. Tiempo para pensar. Un equipo de dos. Un día perfectamente normal. * No disponible en Editorial El Manual Moderno. 70 © Editorial El manual moderno Fotocopiar sin autorización es un delito. 4. El tiempo no vuela. La escasez del tiempo es una ilusión que resulta de administrarlo mal. El mejor generador del tiempo es la buena administración. 5. Los peores “ladrones” del tiempo son: falta de planeación, desorden, indecisión, perder de vista los objetivos y concentrarse en las actividades, confundir lo importante con lo urgente. 6. La administración del tiempo laboral es esencialmente un esfuerzo de equipo. El trabajo en grupo implica coordinación de actividades, ayuda mutua y sincronización. Administrar el tiempo es mucho más sencillo y efectivo cuando se practica en toda una organización. 7. Cada hora invertida planificando ahorra varias horas en la realización. Hay que preocuparse más por trabajar inteligentemente que arduamente. El tiempo que un ejecutivo debe dedicar a la planeación aumenta en la medida en que sube su nivel jerárquico. 8. Antes de abandonar la oficina, emplea los últimos minutos en planear por escrito la jornada siguiente para ahorrar varias horas. 9. Todo ejecutivo debe planear periodos de concentración ininterrumpida. La secretaria es la clave para el uso efectivo del tiempo, pues es la protectora del mismo. 10. Lo importante en la vida no es hacer lo que se quiere, sino querer lo que se hace. © Editorial El manual moderno Fotocopiar sin autorización es un delito. Bibliografía Anderson N.: Trabajo y ocio. Ed. Revista de Derecho Privado, Madrid, 1975. Cooper J: Cómo hacer más en menos tiempo. Ed. Azteca, México, 1964. De Grazia S.: Tiempo, trabajo y ocio. Colección Semilla y Surco, Tecno, Madrid, 1966. Douglas Ma. y Douglas D.: Managing your time, managing your work, managing your self. Amacom, Nueva York, 1980. Dumazedier J.: Hacia una civilización del ocio. Estela, Barcelona, 1968. Fromm, E.: Psicoanálisis de la sociedad contemporánea. Fondo de Cultura Económica, México, 1976. Grand-Ruiz, B.H.: El hombre y el Tiempo. Ed. Clepsidra, Buenos Aires, 1981. Grossin W.: Trabajo y tiempo. Nova Terra, Barcelona, 1974. Huizinga, J.: Homo ludens. Emecé, Buenos Aires, 1968. 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Material audiovisual* 22´ C 010 La administración de nuestro tiempo. 29´ C 245 El tiempo de su vida. 30´ C 283 Administre su tiempo para aumentar sus ventas. 20´ C 388 Tiempo para pensar. 30´ C 391 El tiempo es dinero. 27´ C 512 Un día perfectamente normal. 11´ C 536 Principio de responsabilidad: estar a tiempo. 34´ C 559 Ocio. 14´ C 921 Juego del tiempo. 25´ C 1,000 El vendedor y su tiempo. 28´ C 1,129 Administración positiva del tiempo. * Este material no está disponible en Editorial El Manual Moderno. Nota: Existe también una serie de 6 audiocassettes de los Doctores Merrill E. Douglas y Larry Baker, titulado: “La Nueva Administración del tiempo” 73 Esta obra ha sido publicada por Editorial El Manual Moderno, S.A. de C.V. y se han terminado los trabajos de esta decimoséptima reimpresión de la segunda edición el 21 de Octubre de 2011, en los talleres de Comercializadora Kuahutli, S.A de C.V., Agua Caliente No. 61, Col. Agrícola Pantlitlán, C.P. 08100 México, D.F. 17a. reimpresión, 2011 •
