contrato para la prestación del servicio de factura electrónica

CONTRATO PARA LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO DE FACTURA ELECTRÓNICA ENTRE FYM TECHNOLOGY
S.A.S. Y EL CLIENTE XXXX.
El presente contrato (en adelante el “Contrato”), de fecha 22 de enero del 2013 (la “Fecha de Entrada en
Vigencia”), se celebra entre FYM Technology S.A.S. (“el proveedor”), con domicilio en la Cra 11A No. 93 - 94
Ofc. 205 Bogotá, Colombia, representada en este acto por Freddy Alberto Moreno en su carácter de
representante legal, por una parte y EL CLIENTE XXXX (“el CLIENTE”), con domicilio en la xxxxx, Colombia,
representada en este acto por xxxxxx, en su carácter de representante legal.
CLAUSULAS
PRIMERA.- OBJETO 1.1. El presente contrato tiene por objeto regular las relaciones entre CLIENTE y EL
PROVEEDOR respecto al uso del servicio de arrendamiento de uso de la aplicación informática Factura
electrónica EBIL – SAAS (SERVICIO).
1.2. El presente SERVICIO se prestará, en todo caso, con sujeción a lo que, en cada momento, se prevea en el
ordenamiento jurídico para la contratación electrónica y facturación electrónica.
SEGUNDA.- ESTRUCTURA DEL CONTRATO El presente apartado describe la estructura del presente contrato
y de los anexos asociados:
2.1. Contrato General. El presente documento recoge todos los aspectos generales que describen la
naturaleza del servicio así como el marco de actuación que define la relación CLIENTE-PROVEEDOR.
2.2. Anexo I: SEGURIDAD, PRIVACIDAD E INTEGRIDAD DEL SERVICIO. Establecer un marco adecuado para
garantizar la Seguridad, Privacidad e Integridad del servicio de Factura electrónica EBIL – SAAS, así como de
toda la información almacenada en los sistemas que dan soporte al mismo.
2.3. Anexo II : TARIFAS. Este anexo recoge toda la información referente a tarifas a aplicar en cada caso, en
función de la implementación y costo por factura electrónica.
2.4. Anexo III: ACUERDO DE NIVEL DE SERVICIO (ANS). Dicho anexo establece un Acuerdo de Nivel de Servicio
(ANS), en el que se definen todos aquellos parámetros que garanticen un servicio solvente, satisfactorio y de
calidad.
2.5. Anexo IV: SERVICIO DE FACTURA ELECTRÓNICA DETALLADO. Dicho anexo tiene el detalle del servicio de
factura electrónica.
TERCERA.- CARACTERÍSTICAS DEL SERVICIO
3.1 EL PROVEEDOR permitirá el uso del Servicio SAAS, así como el cifrado, la transmisión, el acceso y el
almacenamiento de datos.
Factura electrónica – EBILL:
•
Emisión de factura electrónica
•
Envío de factura electrónica
•
Aceptación/rechazo de la factura electrónica por parte del CLIENTE
•
Conservación de la factura electrónica
•
Exhibición de la factura electrónica
3.2 Otras funcionalidades como: La Programación de facturas periódicas, carga de terceros y facturas desde
formatos de Excel y exportación de información en formato XLS de acuerdo a lo requerido por el software
HELISA GW.
3.3 A modo de referencia, al final de este Contrato se incluye una sección de ANEXOS. En el Anexo IV se
presenta el detalle del servicio de factura electrónica.
CUARTA- FACTURACIÓN, TARIFAS APLICABLES
4.1. Los servicios proporcionados por EL PROVEEDOR estarán sujetos a las tarifas que se recogen en el anexo
II - TARIFAS, que hace parte integral del presente contrato y que se encontrará en todo momento a disposición
del CLIENTE en www.fymtech.com y que el CLIENTE declara conocer y aceptar. Las tarifas vigentes al tiempo
de la firma del contrato son la que constan en el anexo II TARIFAS. Los pagos se realizarán de la siguiente
manera:
•
•
Valor de la activación 50%:Se pagará al inicio del proyecto
Valor de la activación 50%: Se pagará cuando la configuración inicial, capacitaciones y recepción del
servicio de facturación estén a satisfacción del CLIENTE
•
Valor por facturas cada mes: Se pagará con corte mensual y se totalizará considerando el valor
unitario de la factura acordado, según lo establecido en el anexo II –TARIFAS, multiplicándolo por el
número de
facturas del mes.
NOTA: los pagos se realizarán 30 días después de la entrega del documento de cobro (Factura).
4.2. EL PROVEEDOR se reserva la facultad de modificar estas tarifas anualmente, previa comunicación
individual al CLIENTE. Las tarifas serán modificadas de acuerdo con el IPC y anualmente.
4.3. A partir del primer mes de servicio la facturación se realizará con periodicidad mensual. Las facturas
reflejarán debidamente diferenciados los conceptos de precios que se tarifican por los servicios prestados,
desglosando las cantidades que se deban abonar, así como los impuestos que en cada caso resulten
legalmente aplicables y en ellas figurará la fecha de vencimiento de las mismas.
4.4. Los importes no abonados en la fecha de su vencimiento devengarán un interés de demora igual al interés
de mora legal.
4.5. Si el CLIENTE considera que su factura no es correcta, deberá ponerse en contacto con EL PROVEEDOR
por escrito, mail o por la página Web www.fymtech.com en un período de (10) días desde la fecha de la factura
que contiene la cantidad en cuestión, para recibir, según sea el caso,, una rectificación o crédito.
QUINTA.- DURACIÓN Y TERMINACIÓN
5.1. El presente contrato tendrá una duración indefinida.
5.2. El presente contrato entrará en vigor el mismo día de su formalización
5.3. La activación del servicio con carácter general se producirá de forma automática, posteriormente inicia el
proceso de configuración inicial, capacitación y entrega.
5.4. El contrato se extinguirá por las causas generales de extinción de los contratos y, en especial, por las
siguientes:
5.4.1 Tras el primer mes y por voluntad del CLIENTE, comunicándolo a EL PROVEEDOR con una antelación
mínima de quince (15) días al momento en que haya de surtir efectos. La baja unilateral deberá ser
comunicada a través de los siguientes medios y acreditando para ello su identidad: por escrito a la siguiente
dirección Cr 11A No. 93 - 93 Ofc.205 Bogotá, Colombia o por correo electrónico a contacto@fymtech.com.
5.4.2 En cualquier momento informando al PROVEEDOR con 30 días de anticipación.
5.4.3 Por voluntad del CLIENTE ante un grave incumplimiento contractual, se considerará grave la falla
constante o sin justificación de los acuerdos de nivel de servicio, SLA por parte de EL PROVEEDOR,
comunicándolo a EL PROVEEDOR por cualquiera de las vías mencionadas en el párrafo anterior. En este caso,
la resolución contractual será automática desde la recepción de la notificación del CLIENTE, absteniéndose las
partes de reclamarse las obligaciones recíprocas derivadas del contrato que se generen con posterioridad a la
fecha de notificación del CLIENTE, mientras no se resuelva la reclamación por incumplimiento.
5.4.4 Por incumplimiento grave de las obligaciones contractuales de las partes.
5.4.5 Por uso ilícito del Servicio o uso contrario a la buena fe o las prácticas comúnmente aceptadas como de
correcta utilización de los servicios de SAAS por parte del CLIENTE.
5.4.6 Por retraso en el pago por un periodo superior a dos (2) meses. EL PROVEEDOR restablecerá el Servicio,
en caso de suspensión por impago, dentro del día laborable siguiente a aquél en que tenga constancia de que
las cantidades adeudadas han sido abonadas por el CLIENTE.
5.5. La resolución del contrato no eximirá al CLIENTE de sus obligaciones frente a EL PROVEEDOR, incluida la
obligación de pago, si es del caso.
5.6. En caso de extinción de este Contrato EL PROVEEDOR entregará al CLIENTElos Datos RECIBIDOS DESDE EL
DÍA DE INICIO DE LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO al CLIENTE durante un período de treinta (30) días, POSTERIOR
A LA TERMINACIÓN DEL CONTRATO tras la extinción. EL PROVEEDOR, UNA VEZ FINALIZADO EL PLAZO DEL
TREINTA (30) DÍAS, posterior a este periodo tras la extinción, se reserva el derecho de eliminar y/o desechar
los Datos del CLIENTE.
5.7. Una vez finalizado el contrato, EL PROVEEDOR le entregara a EL CLIENTE una copia digital de todas las
facturas electrónicas entregadas por EL PROVEEDOR.
PARAGRAFO:
Una vez notificadas las partes de la terminación del presente contrato, El PROVEEDOR se compromete a
devolver en el plazo estipulado en el numeral 5.6, toda la información recibida (incluyendo la Información
Confidencial, facturas electrónicas y/o cualquier otra clase de información del CLIENTE) sin mantener en su
poder ningún tipo de copia de esa información. El CLIENTEpodrá exigir la entrega de un documento firmado
por el representante legal del PROVEEDOR garantizando la destrucción o la devolución completa de la
información suministrada.
SEXTA.- MODIFICACIONES CONTRACTUALES
6.1. EL PROVEEDOR podrá realizar modificaciones al presente contrato notificando al CLIENTE, por escrito,
con una antelación mínima de un (1) mes a su entrada en vigor, se debe contar con una carta firmada por el
CLIENTE con la aceptación de los cambios en el contrato. En caso de que el CLIENTE no aceptase las nuevas
condiciones y así lo notificase a EL PROVEEDOR, podrá resolver el contrato de manera anticipada y sin
penalización alguna. Así mismo, La comunicación al CLIENTE podrá realizarse a través de la Web de
www.fymtech.com y por correo electrónico con indicación de la fecha de entrada en vigor de la modificación
propuesta, si el PROVEEDOR lo considera necesario.
6.2. El CLIENTE deberá comunicar a EL PROVEEDOR cualquier modificación de los datos facilitados al contratar
el Servicio desde el momento en que se produzcan.
SÉPTIMA.- ATENCIÓN AL CLIENTE Y RECLAMACIONES
7.1. Existe a disposición del CLIENTE un Departamento de Atención al CLIENTE al que el CLIENTE podrá dirigir
peticiones de información, quejas, reclamaciones o cualquier incidencia relacionada con la prestación del
Servicio.
7.2. Dicho servicio estará activo los días y horas hábiles de la semana (8:00-17:00, Lunes-Viernes salvo festivos
nacionales). Por los medios y con tiempos de respuesta descritos en Anexo III: ACUERDO DE NIVEL DE SERVICIO
(ANS).
7.3. El CLIENTE deberá formular sus reclamaciones en el plazo de un (1) mes desde el momento en que tenga
conocimiento del hecho que las motive en por escrito a la siguiente dirección de EL PROVEEDOR: Cr 11A No.
93 - 93 Ofc.205 Bogotá, Colombia o a través de Internet por los medios descritos en Anexo III: ACUERDO DE
NIVEL DE SERVICIO (ANS). Una vez presentada la reclamación, se asignará a ésta un número de referencia que
EL PROVEEDOR comunicará al CLIENTE de acuerdo con los niveles de servicio definidos en el anexo III.
7.4. Cuando la reclamación haya sido solucionada, EL PROVEEDOR informará al CLIENTE de la solución
adoptada a través del mismo medio utilizado por el CLIENTE para presentar la reclamación.
7.5. Las comunicaciones entre el CLIENTE y el personal de EL PROVEEDOR deberán observar las normas
elementales de respeto en el diálogo. El CLIENTE deberá dirigirse al personal de EL PROVEEDOR de una manera
correcta en el uso del lenguaje y con la cortesía necesaria en el trato para la solicitud de cualquier aclaración
y queja que pueda realizar. EL PROVEEDOR se reserva el derecho de no atender las peticiones, tanto escritas
como verbales, que se dirijan a la empresa sin la adecuada y exigible corrección en las formas.
OCTAVA- CONCESIÓN DE LICENCIA Y RESTRICCIONES
8.1. Por el presente Contrato EL PROVEEDOR le concede al CLIENTE, el derecho mundial, no transferible y no
exclusivo de utilizar el Servicio, únicamente para su propio uso empresarial interno sujeto a las condiciones
de este Contrato. Todos los derechos no concedidos expresamente quedan reservados a EL PROVEEDOR y sus
licenciantes. Puede utilizar el Servicio sólo con fines empresariales internos
8.2. El CLIENTE no podrá acceder al Servicio si es un competidor directo de EL PROVEEDOR, salvo con el
consentimiento previo por escrito de EL PROVEEDOR. Asimismo, El CLIENTEno podrá acceder al Servicio con
fines de supervisión de disponibilidad, rendimiento o funcionalidad u otros fines competitivos o de punto de
referencia.
8.3. Prohibiciones: El CLIENTE no podrá:
8.3.1. Conceder la licencia, sublicenciar, vender, revender, transferir, asignar, distribuir o explotar
comercialmente de cualquier otra manera o poner a disposición de terceros el Servicio o el Contenido.
8.3.2. Modificar o realizar trabajos derivados basados en el Servicio o Contenido.
8.3.3. Crear "vínculos" de Internet al Servicio o "enmascarar" o "duplicar" el Contenido de cualquier otro
servidor o dispositivo inalámbrico o basado en Internet.
8.3.4. Realizar ingeniería inversa o acceder al Servicio para:
8.3.4.1. Crear un producto o servicio competitivo.
8.3.4.2. Crear un producto utilizando ideas, características, funciones o gráficos similares a los del Servicio.
8.3.4.3. Copiar ideas, características, funciones o gráficos del Servicio. Las Licencias de usuario no se pueden
compartir o utilizar por más de un único Usuario, pero se pueden reasignar en un momento dado a nuevos
Usuarios que sustituyan a Usuarios anteriores que hayan finalizado su trabajo o cambiado el estado o la
función laboral y no vayan a seguir utilizando el Servicio.
8.4. Puede utilizar el Servicio sólo con fines empresariales internos y no podrá:
8.4.1. Enviar correo basura o mensajes duplicados o no deseados que infrinjan las leyes aplicables.
8.4.2. Enviar o almacenar material ilícito, obsceno, amenazante, difamatorio, ilegal o agravioso, incluido
material perjudicial para los niños o que infrinja los derechos de privacidad de terceros.
8.4.3. Enviar o almacenar material que contenga software con virus, gusanos, troyanos o códigos, archivos,
secuencias de comandos, agentes o programas informáticos dañinos.
8.4.4. Interferir o afectar a la integridad o rendimiento del Servicio o a los datos que contiene.
8.4.5. Intentar obtener acceso no autorizado al Servicio o los sistemas o redes relacionados.
NOVENA.- PROPIEDAD INTELECTUAL
9.1 EL PROVEEDOR (y sus licenciantes, en caso aplicable) es el delegado por los Propietarios de todos los
derechos e intereses, entre los que se incluyen todos los relacionados con el derecho de la propiedad
intelectual en la Tecnología, y el Servicio de EL PROVEEDOR y de cualquier sugerencia, idea, solicitud de
mejora, comentario, recomendación o cualquier otra información que haya ofrecido el Usuario o cualquier
otra parte relacionada con el Servicio. Este Contrato no supone una venta y no le otorga ningún derecho de
propiedad sobre el Servicio, la Tecnología de EL PROVEEDOR o los Derechos de propiedad intelectual que
ostenta EL PROVEEDOR. El nombre y el logotipo de EBILL Factura electrónica y los nombres de productos
asociados con el Servicio son marcas comerciales sobre las cuales EL PROVEEDOR tiene derecho de uso para
fines de distribución comercial.
DÉCIMA.- CONFIDENCIALIDAD
10.1 EL PROVEEDOR deberá mantener el debido secreto profesional respecto de los datos personales a los
que tiene acceso y a exigir el mismo nivel de compromiso por escrito a cualquier persona que dentro de su
organización participe en cualquier fase del tratamiento de los datos personales de El CLIENTE, tanto durante
su relación profesional con El CLIENTE, como una vez finalizada la misma por cualquier causa. Estas
obligaciones subsistirán hasta dos (2) años después de la finalización del presente contrato.
DÉCIMO PRIMERA.- NO INDEMNIZACIÓN MUTUA.
11.1. EL CLIENTE tendrá que eximir a EL PROVEEDOR, sus licenciantes y a cada organización principal, filial,
afiliado, directivo, director, empleado, representante legal y agente de éstos de toda responsabilidad derivada
de cualquier reclamación, costos, daños y perjuicios, pérdidas, obligaciones y gastos (incluidos los honorarios
y las costas) surgidos a raíz de: (i) una reclamación que alega que el uso de los Datos del Cliente infringe los
derechos de terceros o ha provocado daños a terceros; (ii) una reclamación que, en caso de ser cierta,
constituiría el incumplimiento de sus declaraciones; o (iii) una reclamación derivada del incumplimiento de
este Contrato por parte del Cliente o de sus clientes secundarios, siempre que en ese caso EL PROVEEDOR (a)
le notifique por escrito la reclamación de forma inmediata; (b) le otorgue control exclusivo de la alegación y
resolución de la reclamación (siempre que no resuelva o alegue ninguna reclamación a menos que exima de
toda responsabilidad a EL PROVEEDOR de forma incondicional y dicha resolución no afecte al Servicio o la
actividad de EL PROVEEDOR); (c) le ofrezca toda la información y ayuda de la que dispone; y (d) no haya
comprometido o resuelto dicha reclamación.
11.2. EL PROVEEDOR tendrá que eximir al CLIENTE y a sus organizaciones principales, filiales, afiliados,
directivos, directores, empleados, representantes legales y agentes de éstos de toda responsabilidad derivada
de cualquier reclamación, costes, daños y perjuicios, pérdidas, obligaciones y gastos (incluidos los honorarios
y las costas) surgidos a raíz de: (i) una reclamación que alegue que el Servicio infringe directamente un derecho
de copyright, una patente emitida en la Fecha de entrada en vigor o una marca comercial de un tercero; (ii)
una reclamación que, en caso de ser cierta, constituiría el incumplimiento de las declaraciones de EL
PROVEEDOR; o (iii) una reclamación derivada del incumplimiento de este Contrato por parte de EL
PROVEEDOR, siempre que El CLIENTE (a) notifique la reclamación de inmediato por escrito a EL PROVEEDOR;
(b) otorgue el control exclusivo a EL PROVEEDOR de la alegación y resolución de la reclamación (siempre que
EL PROVEEDOR no resuelva o alegue ninguna reclamación a menos que exima al CLIENTE de toda
responsabilidad de forma incondicional); (c) ofrezca a EL PROVEEDOR toda la información y ayuda de la que
dispone; y (d) no haya comprometido o resuelto dicha reclamación.
DÉCIMO SEGUNDA.- DESCARGO DE RESPONSABILIDAD
12.1 El PROVEEDOR y sus licenciantes se comprometen a prestar el servicio, dentro de las condiciones
normales de operatividad del sistema y garantizan que el servicio tendrá la normalidad adecuada a las
condiciones habituales del mercado. Debe entenderse por ello que la fiabilidad, idoneidad, calidad,
adaptabilidad, veracidad, disponibilidad, o precisión del servicio o su contenido no pueden ser garantizadas
en su totalidad. De igual manera no puede garantizarse la total seguridad, oportunidad, continuidad y
funcionalidad del servicio cuando surjan fallas, imprevistos o circunstancias que afecten el debido
funcionamiento, no atribuibles por culpa grave al PROVEEDOR. La responsabilidad y garantía del servicio
ofrecido por el PROVEEDOR, estará ceñido a las condiciones aquí pactadas, así como a la regulación legal y
reglamentaria que para este tipo de productos electrónicos establece la normatividad colombiana . El
PROVEEDOR y sus licenciantes declaran y garantizan la fiabilidad, idoneidad, calidad, disponibilidad y
seguridad del servicio de acuerdo con lo dispuesto en el Anexo III – Acuerdo de nivel de servio (ANS) y Anexo
I-Seguridad, privacidad e integridad del servicio, más allá de esto, El proveedor y sus licenciantes no declaran
ni garantizan el uso del servicio sea seguro, oportuno, ininterrumpido o que funcione sin errores o en
combinación con otro hardware, software, sistema o datos.
12.2 EL PROVEEDOR se obliga para con EL CLIENTE a ejecutar por sus propios medios, en forma independiente
y con plena autonomía técnica y directiva el objeto mencionado en la cláusula primera del presente acuerdo
de voluntades, con las obligaciones y especificaciones que aquí se contienen.
En consecuencia, los salarios, prestaciones sociales, indemnizaciones laborales y extracontractuales a que
hubiere lugar, pagos de obligaciones parafiscales derivadas del personal a su cargo, ya sean propios o del
personal de los subcontratistas, no correrán por cuenta de EL CLIENTE, ya que ratifican las partes que no existe
solidaridad entre ellas en razón de que la actividad de EL CLIENTE es completamente diferente a la actividad
contratada, en concordancia con lo estipulado por el artículo 34 del Código Sustantivo del Trabajo.
DÉCIMO TERCERA.- CESIÓN, CAMBIO DE CONTROL
13.1 El CLIENTE no podrá ceder este Contrato sin el consentimiento previo por escrito de EL PROVEEDOR,pero
EL PROVEEDOR NO podrá cederlo sin su consentimiento a (i) una organización principal o filial, ii) un inversor
o (iii) un sucesor por fusión. Queda anulada cualquier pretensión de cesión que infrinja lo estipulado en esta
sección. Cualquier cambio de control real o propuesto que dé como resultado que un competidor directo de
EL PROVEEDOR posea o controle directa o indirectamente un mínimo del cincuenta por ciento (50 %) del
CLIENTE permitirá a EL PROVEEDOR resolver este Contrato por motivos justificados de forma inmediata con
aviso por escrito.
DÉCIMO CUARTA.- NULIDAD Y VIGENCIA DE LOS PRESENTES ACUERDOS
14.1 En caso de no ser válida alguna de las disposiciones de este contrato, las partes implicadas acuerdan que
dicha invalidez no afectará a la validez del resto de disposiciones del presente contrato. Este documento
representa la totalidad del contrato entre EL CLIENTE y EL PROVEEDOR, el cual sustituye a cualquier contrato
precedente, ya sea verbal o escrito, referente a este tema.
Aceptado,
EL CLIENTE:
Firma: __________________________
Nombre: XXXXXXX
Cargo: Representante Legal
Fecha: xxxx de 2013
EL PROVEEDOR:
Firma: _____________________________
Nombre: Freddy Alberto Moreno
Cargo: Representante Legal
Fecha: xxxx de 2013
ANEXO I SEGURIDAD, PRIVACIDAD E INTEGRIDAD DEL SERVICIO
PRIMERA.- OBJETOEl presente anexo tiene establecer un marco de actuación adecuado para garantizar la
Seguridad, Privacidad e Integridad del servicio EBILL FACTURA ELECTRÓNICA - SAAS como de toda la
información almacenada en los sistemas que dan soporte al mismo. Dicho marco de actuación descansa en
una serie de derechos y deberes que afectan tanto al PROVEEDOR como al CLIENTE, siendo de obligatorio
cumplimiento en su totalidad por ambas partes.
SEGUNDA.- MECANISMOS DE IDENTIFICACIÓN Y AUTENTICACIÓN
2.1. EL PROVEEDOR, entregará al CLIENTE un conjunto de mecanismos de autentificación: Código de Usuario
y Password para acceder por Internet. EL PROVEEDOR se reserva la facultad de contrastar y verificar los datos
identificativos del CLIENTE a través de los medios a los que tenga acceso.
2.2. EL PROVEEDOR, previa comunicación al CLIENTE, podrá cambiar los mecanismos descritos de
autentificación para aplicarlos a la evolución tecnológica.
2.3. El CLIENTE se compromete a preservar la confidencialidad de los medios de autentificación. En caso de
pérdida, sustracción o cualquier hecho que pudiera afectar a su confidencialidad, el CLIENTE deberá
comunicarlo al EL PROVEEDOR urgentemente. Hasta que EL PROVEEDOR no sea notificado, quedará
exonerado de toda responsabilidad por las operaciones efectuadas en ese intervalo.
2.4. Para seguridad del CLIENTE, si existiesen dudas razonables respecto de la identidad de la persona que
emite una orden, EL PROVEEDOR no ejecutará dicha orden hasta que haya entrado en contacto directo con el
CLIENTE y esclarecido la situación. Igualmente en caso de producirse un número de errores consecutivos que
EL PROVEEDOR determine en cada momento, EL PROVEEDOR procederá a no ejecutar las órdenes y/o a
bloquear las claves de acceso mediante comunicación previa al CLIENTE. Si las circunstancias aconsejaran la
actuación inmediata de EL PROVEEDOR, ésta comunicará sin demora al CLIENTE las medidas adoptadas.
Adicionalmente EL PROVEEDOR podrá establecer las medidas complementarias de seguridad que estime
oportunas en cada momento, como por ejemplo, la realización de preguntas adicionales a los clientes, que
deberán ser contestadas correctamente para poder seguir operando con EL PROVEEDOR.
ANEXO II TARIFAS
PRIMERA.- OBJETOEl presente anexo recoge toda la información referente a tarifas a aplicar en cada caso en
función de la edición seleccionada y el número de usuarios y empresas.
SEGUNDA.- TARIFAS
2.1. Este apartado recoge las tarifas aplicables a las diferentes ediciones descritas en la estipulación CUARTA
del presente contrato.
CONCEPTO
Activación
TARIFA
$390.000 más IVA
COSTO POR FACTURA corte mensual
Servicio de factura
electrónica*
$ 490 más IVA POR FACTURA corte mensual
UNICO PAGO
Volumen de
transacciones mensuales
$ 435 más IVA POR FACTURA corte mensual
0-1.000
1.001-3.000
$ 395 más IVA POR FACTURA corte mensual
$ 295 más IVA POR FACTURA corte mensual
3.001-5.000
5.001-10.000
Las tarifas serán ajustadas anualmente de acuerdo con el IPC.
*NOTAS:
-Las facturas electrónicas que sean procesadas y almacenadas en nuestra plataforma serán facturadas al
EMISOR haciendo un corte mensual, basado en la cantidad de facturas en el mes y el costo unitario de la
misma. El pago se puede hacer en consignación en el Banco AVVillas046094959 Cuentacorriente, a nombre
de FYM TECHNOLOGY S.A.S. También es posible hacer el pago por adelantado de las facturas electrónicas que
requiera, al procesar cada factura serán descontadas del saldo a favor.
-Conservación online de factura por 10 años (tiempo legal requerido para el CLIENTE). Al finalizar el periodo
se hace entrega de la información al CLIENTE en el formato estándar y aceptado por la ley.
-Al finalizar el periodo se hace un “Archiving” de la información y esta quedará disponible “offline” (por
demanda en una base de datos fuera de línea).
-Para cada factura incluye generación, envío, aceptación/rechazo, exhibición y conservación.
-Los precios No incluyen IVA.
ANEXO III ACUERDO DE NIVEL DE SERVICIO (ANS).
PRIMERA.- OBJETOEl presente anexo recoge toda la información referente al Acuerdo de Nivel de Servicio
(ANS) en el que se definen todos aquellos parámetros que garanticen un servicio solvente, satisfactorio y de
calidad.
SEGUNDA.- Acuerdo de Nivel de Servicio (ANS)Este apartado recoge los acuerdos de nivel de servicio:
En caso que el sistema no tenga una disponibilidad de acuerdo a la esperada y esta sea reportada por el
CLIENTE, se dará un descuento porcentual sobre el valor mensual del servicio de acuerdo con las siguientes
consideraciones:
•
•
•
10% si el nivel de disponibilidad está entre el 99.4% - 98%
50% si el nivel de disponibilidad está entre el 97% - 91%
100% si el nivel de disponibilidad es menor que el 90%
F&M tendrán los siguientes canales y horarios de atención al CLIENTE:
Canal
Horario de disponibilidad
Skype
Mail (www.fymtech.com o contacto@fymtech.com)
5*8 de Lunes a viernes de 8 am- 5pm
5*8 de Lunes a viernes de 8 am- 5pm
Chat (www.fymtech.com)
Teléfono (Bogotá Colombia 4778121)
5*8 de Lunes a viernes de 8 am- 5pm
5*8 de Lunes a viernes de 8 am- 5pm
F&M dará respuesta a una solicitud cumpliendo los siguientes tiempos:
Canal
Mail (www.fymtech.com contacto@fymtech.com
)
Chat (www.fymtech.com)
Teléfono (Colombia 4778121)
Skype
Tiempo (horas)
1 hora laboral
Respuesta inmediata en horarios de atención
definidos
Respuesta inmediata en horarios de atención
definidos
Respuesta inmediata en horarios de atención
definidos
F&M dará solución a una solicitud cumpliendo los siguientes tiempos:
Horas
Tipo de solicitud
1 hora
24
horas
48
horas
Solicitud estándar que no requiere ajuste de software
Solicitud no estándar que requiere ajuste de software.
Solicitud no estándar que requiere plan de acción correctivo preventivo y que tuvo que
revisarla el comité de calidad
Sistema de calidad certificado (ISO:9001:2008)
F&M Technology cuenta con un sistema de calidad certificado ISO9001:2008 –No: CO10/3616, emitido por
SGS Colombia S.A., válido desde el 27 septiembre 2010 hasta el 26 de Septiembre de 2013 en Construcción
de Software y servicio de factura electrónica la cual cubre los procesos de Expedición (generación y
numeración), entrega, aceptación, conservación y exhibición y procesos de apoyo que aseguran la calidad.
F&M Technology recertificará el sistema de calidad de acuerdo a lo requerido por SGS Colombia S.A. de forma
anual.
Seguridad de la información de la plataforma
A continuación se detallan los controles de seguridad que son considerados en la plataforma de EBILL Factura
electrónica:
Control
Descripción
Cifrado de la información en
transito
Autenticación de usuarios con
contraseñas
Autenticación fuerte o de dos
factores (opcional – costo
adicional)
Revisión de vulnerabilidades
diariamente
Pruebas de penetración
periódicas
Pistas de auditoría
Auditoría del centro de datos
(reporte SAS70 tipo II)
Uso de certificados digitales para cifrar la información en el transito
(tecnología SSL).
Uso de contraseñas que exigen un nivel de complejidad (Una
mayúscula, un dígito y un caracter (especial).
Adicional a las contraseñas exigir autenticación mediante certificados
digitales (opcional – costo adicional).
Nuestra aplicación es evaluada periódicamente por un tercero
independiente quien nos otorga un certificado de seguridad cuando los
riesgos están minimizados y controlados de una manera aceptable.
Personal interno idóneo con certificaciones CISA,CISSP, CISSM realizará
pruebas de penetración dos veces al año.
El sistema generará logs o pistas de auditoría de las actividades
realizadas en el sistema.
El centro de datos es evaluado anualmente y se genera un reporte de
auditoría de esta evaluación (reporte SAS70 tipo II).
El centro de datos cuenta con la certificación en seguridad ISO27001.
Disponibilidad de la información plataforma
La aplicación de BILL Factura electrónica se encuentra implementada en computación en la nube proveída por
Microsoft denominada Windows AZURE. La que incluye los siguientes servicios y niveles de servicio:
Servicio
AZURE computo
AZURE SQL Server
Nivel de servicio
Tiempo de actividad de conectividad
mensual mayor a 99%
tiempo de actividad de instancia de rol (de
computo) mensual mayor a 99%
Disponibilidad mensual mayor a 99%
Tecnología de disponibilidad
incluida en la plataforma
Balanceadores de carga por
desempeño y ubicación,
Alta disponibildad (copia de la
información en 2 ubicaciones
fìsicas adicionales –respaldo y
tolerancia a fallas automático
– DRP built-in).
ANEXO IV SERVICIO DE FACTURA ELECTRÓNICA DETALLADO
PRIMERA.- OBJETOEl presente anexo recoge toda la información referente al servicio detallado de factura
electrónica en el que se definan todos aquellos parámetros que garanticen un servicio de acuerdo con las
leyes, decretos y resoluciones aplicables.
SEGUNDA.- DETALLE DEL SERVICIO DE FACTURA ELECTRÓNICA Este apartado recoge detalle del servicio de
factura electrónica:
El servicio de factura electrónica se presta a través de nuestro portal EBI (EBILL), en el que usted podrá realizar
todas las actividades inherentes del proceso de factura electrónica como son:
1.
•
•
•
2.
3.
4.
5.
1.
2.
3.
4.
Expedición. Generamos las facturas electrónicas, de acuerdo con las características técnicas y de
control exigidas por la DIAN:
Artículo 4 de la resolución 14465 del 28 de Nov. de 2007 y el anexo 001 – Procedimiento para la
generación del contenido técnico de control de las facturas y de las notas crédito.
Cumpliendo con los principios básicos de autenticidad e integridad, si satisface lo dispuesto en los
artículos 8, 9, 16 y 17 de la Ley 527 de 1999, en concordancia con los artículos 12 y 13 de la misma
Ley.
Cumpliendo con los requisitos fiscales contenidos en el artículo 617 del Estatuto Tributario de
acuerdo con el artículo 3 del decreto 1929 del 27 de Mayo de 2007.
Entrega. Enviamos automáticamente las facturas electrónicas al correo electrónico del CLIENTE y/o
en el portal EBI o ubicación de red definida por el CLIENTE (de acuerdo a las definiciones hechas en
el acuerdo de facturación electrónica).
Aceptación. Nuestro sistema de aceptación permite asegurar que el CLIENTE recibió las facturas
electrónicas de acuerdo a las definiciones hechas en el acuerdo de facturación electrónica.
Conservación. Almacenamos las facturas electrónicas en nuestras bases de datos durante la
prestación del servicio en el mismo formato electrónico en que fueron generadas y por el término
exigido por la ley, conservando su contenido fiscal y técnico cumpliendo con los artículos 12 (5) y 13
(6) de la Ley 527 de 1999. EL CLIENTE podrá hacer una copia de seguridad cuando así lo requiera.
Exhibición. Por medio de nuestro portal eBill, usted podrá exhibir sus facturas electrónicas
originales, sin necesidad de reproducirlas (físicamente) y garantizando la exactitud de la
información. Adicionalmente, si la exhibición de las facturas se le requiere al adquiriente, también
podrán hacerlo por medio del portal, cumpliendo así con el artículo 5 del Decreto 1929. La
representación digital será muy similar a las facturas actuablemente usadas en EL CLIENTE (si el
plan seleccionado lo incluye, si no se usará un formato estándar para facturas).
Además, generamos los reportes para enviar a la DIAN los reportes que usted y sus clientes deben
reportar como son. EL CLIENTE será el responsable frente a la DIAN de la revisión de los archivos y
envío:
Consolidado mensual por adquirente, cumpliendo con las especificaciones técnicas descritas en el
anexo 002 de la Resolución 14465.
Informe de acuerdos para expedición y aceptación de facturas electrónicas, cumpliendo con las
especificaciones técnicas que figuran en el anexo 004 de la Resolución 14465.
Consolidado mensual por obligado a facturar, el cual debe presentar periódicamente el adquiriente
que pretenda hacer valer costos y deducciones. Este informe lo realizamos cumpliendo con las
especificaciones técnicas que figuran en el anexo 003 de la Resolución 14465.
Información detallada, la cual podrá exigir la DIAN a los obligados a facturar y a los adquirientes.
Esta información se entregará en el formato cuyas especificaciones técnicas se incluyen en el anexo
005 de la Resolución 14465.