MICROSOFT EXCEL

Microsoft Excel
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CONCEPTUALIZACION
VENTAJAS/DESVENTAJAS
FUNCIONES, FORMULAS
• EJERCICIOS PRACTICOS
MICROSOFT EXCEL

Es un programa de hoja de calculo que pertenece a la familia de Microsoft office y
se utiliza para realizar cálculos matemáticos contables y estadísticos. Cada
archivo de Excel se llama libro y cada libro esta compuesto por hojas, estas son
llamadas hojas electrónicas de trabajo. Cabe resaltar que Microsoft Excel es un
programa no gratuito y no libre.

Excel es un programa computacional incluido en el paquete Microsoft Office, y
sirve para la creación, manejo y modificación de hojas de cálculo. se puede
utilizar en varios dispositivos y sistemas operativos.
Interfaz grafica de MICROSOFT EXCEL
Barra de herramientas de acceso rápido
columnas
Libro de trabajo
Barra de menú
Cinta de opcione
Celda activa
Filas
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Celda
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desplazamiento
Hojas
HOJA DE CALCULO (PLANTILLA
ELECTRONICA)
Es una herramienta informática que se utiliza como medio para realizar cálculos,
operaciones lógicas y manejo de datos, dispuestos en forma de tablas compuestas por
celdas.
Una hoja de calculo es ideal para:
1.
Realizar análisis financieros
2.
Construir modelos matemáticos y de negocios
Haciendo mas eficiente el proceso de toma de decisiones y resolución de problemas.
CONCEPTOS BASICOS UTILIZADOS EN EXCEL
1.
LIBRO:
Es un archive que contiene una o mas hojas de cálculo que permiten introducir y
almacenar datos relacionados.
2. HOJA:
Cada hoja de un archive de Excel representa el area de trabajo donde se realizaran
los cálculos, gráficos, cuadros, etc.
Cada hoja de trabajo está dividida por filas y columnas, las columnas están
representadas por letras que van desde la letra A hasta XFD; para ser un total de
16,384 columnas.
Las filas están representadas por números que van desde el número 1 hasta el número
1,348,576 para ser un total de 1,048,576 filas.
CONCEPTOS BASICOS UTILIZADOS EN
EXCEL
1.
CELDA:
Es el cuadro formado por la intersección de una fila con una columna. Una celda
puede contener hasta 65,000 caracteres. El nombre de las celdas se representa por
el nombre de la columna seguido del número de la fila.
TABLAS EN EXCEL

Es un conjunto de datos organizados en filas o registros, en la que la primera
fila contiene las cabeceras de las columnas (los nombres de los campos), y las
demás filas contienen los datos almacenados (los registros).

Una tabla en Excel es un rango de celdas que contiene datos y su fila superior
en una fila de encabezados que describen el contenido de cada columna.
TABLAS EN EXCEL
PREPARACION DE LOS DATOS
Antes de crear una tabla en Excel debemos tomar en cuenta algunas
recomendaciones:

Los datos deben estar organizados en filas y columnas.

La primera fila debe utilizarse para los encabezados de columna; es decir, el
nombre de los campos.

Cada columna debe tener el mismo tipo de dato: texto, número, fecha,
moneda, etc.

Cada fila tendrá los detalles de un solo registro.

Los datos no deben contener filas o columnas en blanco.
FORMULAS EN EXCEL
Las formulas y las funciones nos ayudarán a resolver problemas tanto sencillos
como complejos.
Con ellas se pueden realizar distintas operaciones, como: matemáticas, lógicas y
financieras entre otras.
Las formulas no son más que operaciones matemáticas o llamadas funciones en las
que se analizan variables y se obtiene un resultado.
Al momento de escribir una formula es necesario utilizar el operador o signo igual
(=), para indicarle al programa que estamos escribiendo una formula o una
función.
FORMULAS EN EXCEL
Para realizar operaciones es posible utilizar los datos de dos maneras:
1.
Literales: Escribimos el numero directamente dentro de la formula, por
ejemplo: =14+100.
2.
Referencia a valores: Por ejemplo: A4+A5, donde A4 y A5 contienen valores
numéricos.
Las operaciones en Excel se realizan siempre de izquierda a derecha y
respetando la jerarquía de los operadores aritméticos.
El orden es el siguiente: división, multiplicación, suma y resta. Debemos tener
esto en cuenta a la hora de efectuar las operaciones básicas, para no cometer
errores; sin embargo, la mejor manera de evitar inconvenientes es recurrir a los
paréntesis, ya que Excel primero resolverá las operaciones que estén dentro de
ellos.
FUNCIONES EN EXCEL
Son formulas predefinidas de Excel o creadas por el usuario que ejecutan cálculos
utilizando valores específicos, denominados Argumentos que se incluyen en la
función en un orden determinado o estructura.
Las funciones pueden utilizarse para ejecutar operaciones sencillas o complejas.
ESTRUCTURA DE UNA Función EN EXCEL
1.
Estructura: Toda función comienza por el signo igual (=), seguido del nombre
de la función, un paréntesis de apertura, los argumentos de la función
separados por comas (,) o punto y coma (;) finalizando con el paréntesis de
cierre.
2.
Nombre de la función: Excel cuenta con una serie de funciones que pueden
encontrarse en la ficha formulas por ejemplo: Las financieras, las lógicas,
las matemáticas y trigonométricas, etc.
3.
Argumentos: Los argumentos pueden ser números, texto, valores lógicos
(verdadero o falso), matrices, valores de error como #N/A o referencias a
celda. Los argumentos pueden ser también constantes, formulas u otras
funciones.
4.
Sintaxis: Cuando se escribe la función aparece la información sobre la
misma con su sintaxis y argumentos.
FUNCION suma()
Devuelve como resultado la suma de sus argumentos.
Sintaxis:
=suma(argumento1, argumento2, argumento…..)
Donde:
Argumento: Representa una celda, un rango de celdas o un número, la función
suma puede tener varios argumentos separados por comas (,) o por punto y coma
(;), esto dependerá del tipo de moneda que esté configurado en la región del
sistema.
FUNCION suma()
EJEMPLO 1:
Sumar el rango de celdas de la E8 a la E11, calcule el impuesto y el total a pagar.
FUNCION promedio()
Devuelve el promedio (media aritmética) de sus argumentos, en otras palabras;
devuelve como resultado la suma de sus argumentos dividido entre la cantidad de
argumentos que contengan valores.
Sintaxis:
=promedio(argumento1, argumento2, argumento…..)
Donde:
Argumento: Representa un número, una celda, un rango de celdas o cualquier
referencia que contenga números.
FUNCION promedio()
EJEMPLO 2:
Calcular el promedio de los siguientes valores:
FUNCION sumar.si()
Ayuda a sumar las celdas que cumplen un determinado criterio, de esta manera
se excluyen aquellas celdas que no necesitamos incluir en la operación.
Sintaxis:
=sumar.si(rango, criterio, rango_suma…..)
Donde:
Rango (obligatorio): Representa el rango de celdas que será evaluado.
Criterio (obligatorio): Representa el criterio que debe cumplir rango para
realizar la suma.
Rango_suma (Opcional): Representa las celdas que se van a sumar; si se omite se
sumarán las celdas especificadas en rango.
FUNCION sumar.si()
EJEMPLO 3:
A continuación se muestra una lista de sueldos para los empleados del consorcio de abogados XXX,
se solicita sumar el sueldo de abogados Mujeres y Varones por separado.
FUNCION contar()
Cuenta la cantidad de celdas que contienen números dentro de un rango o
conjunto de argumentos. Esta función se puede utilizar para conocer la cantidad
de celdas que tiene número dentro de un campo, un rango de celda o matriz.
Sintaxis:
=contar(valor1;[valor2];…..)
Donde:
Valor1 (obligatorio): Representa el primer número o rango de celdas que desea
contar.
Valor2 (opcional): Representa el segundo elemento (número), celda de
referencia o rangos adicionales en los que desea contar números.
Se pueden incluir hasta 255 argumentos.
FUNCION contar.Blanco()
Cuenta el número de celdas vacías contenidas en un rango específico.
Sintaxis:
=contar.Blanco(Rango)
Donde:
Rango: Especifica el rango del cual se quiere contar el número de celdas en
blanco.
FUNCION contar() y contar.Blanco()
EJEMPLO 4:
Se desea conocer cuántas personas no tienen notas de cada parcial.
FUNCIONES LOGICAS
Son funciones que permiten realizar cálculos o devolver información dependiendo
del valor introducido; en otras palabras, las funciones lógicas actúan sobre una
expresión para devolver datos acerca de los valores o conjuntos de la expresión.
FUNCION Y()
Devuelve verdadero si todos los argumentos son verdaderos y devuelve falso si
uno o todos son falsos.
Sintaxis:
=Y(Valor_lógico1, Valor_lógico2)
Donde:
Valor_lógico1: Representa la primera condición que desea comprobar y que
puede ser evaluada como verdadera o falsa.
Valor_lógico2: Representa la segunda o mas condiciones que desea comprobar;
puede utilizar hasta un máximo de 255 condiciones.
FUNCION Y()
EJEMPLO 5:
Se quiere saber si el alumno aprobó o no la clase de informática jurídica, la nota
promedio debe ser mayor o igual a 70%. Verdadero indica que el alumno aprobó, falso
significa que no aprobó.
FUNCION SI()
Devuelve un valor si la condición se evalúa como verdadera y otro valor si se
evalúa como falsa; en otras palabras, devuelve uno de dos valores dependiendo
de la evaluación de la condición.
Sintaxis:
=si(prueba_lógica, v_si_verdadero, v_si_falso)
Donde:
Prueba_lógica: Es el valor o expresión que representa el criterio que debe
cumplir la condición para que se devuelva cualquiera de los dos valores. La
prueba_lógica debe ser cualquier valor o expresión que pueda evaluarse como
verdadero o falso.
V_si_veradero: Representa el valor que se devolverá en caso que prueba_lógica
se evalúe como verdadero.
FUNCION SI()
Donde:
V_si_falso: Representa el valor que se devolverá en caso que Prueba_lógica se
evalúe como falsa.
De no usarse V_si_veradero o V_si_falso, la función si, devolverá como resultado
V_si_verdadero.
FUNCION si()
EJEMPLO 6:
Se necesita conocer si el alumno aprobó o reprobó la clase de Informática Jurídica, se
debe cumplir con el siguiente criterio:
Si la nota promedio es mayor o igual (>=) 70, se debe mostrar el mensaje Aprobó la
clase, sino, se mostrará el mensaje Reprobó la clase.
FUNCION si()
EJEMPLO 7:
A los empleados de la empresa XYZ se les deduce como fondo de ahorro un 15% si este
es mayor de 1000, de lo contrario, se les deduce un 8% del salario bruto.
Se pide realizar el cálculo necesario para la deducción del fondo de ahorro.
CONDICIONES COMPUESTAS
Con este tipo de condicionales nos referimos a aquellas fórmulas que dependen de
varias condiciones para devolver un resultado.
Sintaxis de condicionales compuestas:
=si(condición, respuesta, si(condición, respuesta, si(condición, respuesta, otro)))
Donde:
Condición: Representa cada una de las condiciones por las cuales está compuesta una
formula.
Respuesta: Representa cada uno de los resultados que es posible devolver en caso que
la condición al cual pertenece se evalúe como verdadera.
Otro: Representa el valor que se devolverá en caso que no se cumpla ninguna de las
condiciones.
CONDICIONALES COMPUESTAS
EJEMPLO 8:
Realizar el cálculo para el descuento de venta en la empresa ABC, como política aplica
5% de descuento si la venta es menor a L.100.00, 7% si la venta es menor a L.500.00
pero mayor o igual a L.100.00 y del 10% si la venta es de L.500.00 en adelante.
CONDICIONALES COMPUESTAS
EJEMPLO 9:
Se desea una formula que califique las notas obtenidas por cada alumno en la
asignatura de Informática Jurídica.
Para realizar esta tarea se tomará como base el siguiente criterio:

Insuficiente, si Nota >=0 y Nota<36

Necesita mejorar, si nota >= 36 y Nota <70

Satisfactorio, si Nota >=70 y Nota <81

Muy Satisfactorio, si Nota >=81 y Nota <91

Avanzado, si Nota >=91 y Nota <=100
FUNCION
PRUEBA LOGICA
V_SI_VERDADERO
V_SI_FALSO
=SI
Y(nota>=0,nota<36)
Insuficiente
Si
Y(nota>=36,nota<70)
Necesita mejorar
Si
Y(nota>=70,nota<81)
Satisfactorio
Si
Y(nota>=80,nota<91)
Muy Satisfactorio
Si
Y(nota>=91,nota<=100
Avanzado
“”
En el análisis se incluye como
V_si_falso la función si, pero sin
el signo igual y al final se abre y
cierra comillas dobles, esto para
indicar que si no se cumplen las
condiciones entonces se devolverá
un valor vacío.
FUNCIONES
EJEMPLO 10:
A través de esta tabla queremos obtener los siguientes resultados:
1.
Número de empleados de la lista. Utilice la función CONTAR.
2.
Edad media de los empleados. Utilice la función PROMEDIO.
3.
Jornada media de los empleados. Utilice la función PROMEDIO.
4.
Suma de las ventas realizadas. Utilice la función SUMA.
5.
Número de empleados en el departamento 1 (Dept1). Utilice la función
CONTAR.SI.
6.
Suma de las ventas de los empleados del departamento 3 (Dept3). Utilice
la función SUMA.SI.
7.
Suma de las ventas de los empleados del Departamento 4 y 5 (Dept4 y
Dept5). Utilice la función SUMA.SI dos veces.
8.
Suma de las ventas mayores de L.1,200.00. Utilice la función SUMAR.SI
FUNCIONES
EJEMPLO 10:
MUCHAS GRACIAS
POR SU ATENCION…