Title of the presentation | Date | ‹Nº› De la Archivología a la Gestión Documental Universidad Central de Venezuela Facultad de Humanidades y Educación ’ Escuela de Bibliotecología y Archivología Prof. Arcángel Sánchez ©2015 arcangel.sanchez@proyectosarchicom.com Twitter: @rchicom Loja, 30 de septiembre de 2015 Página Nº 1 ¿Soy un Archivólogo !!! ¿Conocían a un Archivólogo ? Ortíz, Ricardo (2015) @ElRickOrtiz Qué es un Archivólogo Title of the presentation | Date | ‹Nº› Un profesional de la información, el cual a través de sus conocimientos, habilidades y destrezas, buscan aplicar los principios científicos de la Archivología en la gestión de los documentos de organizaciones públicas y privadas ’ Prof. Arcángel Sánchez ©2015 Página Nº 5 Title of the presentation | Date | ‹Nº› Agenda 1 Qué es la Archivología 2 Qué son los Archivos 3 Qué es la Gestión Documental 4 Como aplicar la Gestión Documental 5 Re-imaginando la Gestión Documental: Gestión Electrónica de Documentos-Cero Papel 6 Ideas ’ Prof. Arcángel Sánchez ©2015 Página Nº 6 ¿Qué es la Archivología? Title of the presentation | Date | ‹Nº› Es la ciencia que se ocupa de los archivos en sus aspectos teóricos y prácticos, estableciendo principios inalterables y estudiando técnicas adecuadas de gestión de documentos, administración y tratamiento técnico de archivos, así como la función jurídica, administrativa y científica de los mismos, desde un punto de vista archivístico o de ciencias y técnicas diversas, y su relación con las entidades productoras de los conjuntos orgánicos de documentos, a fin de manejar y hacer accesible la información de los fondos documentales ’ Prof. Arcángel Sánchez ©2015 Página Nº 7 ¿Qué son los Archivos? Title of the presentation | Date | ‹Nº› "Uno o más conjuntos de documentos sea cual sea su fecha, su forma y soporte material acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o privada en el transcurso de su gestión, conservados, respetando aquel orden para servir como testimonio o información para la persona o institución que los produce, para los ciudadanos o para servir de fuentes de historia" Ley de General de Archivos de la República de Colombia Ley Nº 594 (Julio 14 de 2000) ’ Prof. Arcángel Sánchez ©2015 Página Nº 8 ¿Qué son los Archivos? Title of the presentation | Date | ‹Nº› Los cerebros son para las personas como los archivos para las organizaciones ’ Prof. Arcángel Sánchez ©2015 Página Nº 9 ¿Qué son los Archivos? Title of the presentation | Date | ‹Nº› Los cerebros son para las personas como los archivos para las organizaciones ’ Prof. Arcángel Sánchez ©2015 Página Nº 10 ¿Qué son los Archivos? Title of the presentation | Date | ‹Nº› Los archivos son testimonio de las actividades de las organizaciones, familias y personas No existe transacción en una empresa que no genere un documento, se encuentre este en soporte físico o electrónico ’ Prof. Arcángel Sánchez ©2015 Página Nº 11 Title of the presentation | Date | ‹Nº› De la Archivología a la Gestión Documental Tecnologías de Información y Comunicación Modelos y prácticas gerenciales Cambios de la Sociedad Uso masivo de la información y conocimiento Capacidad de producción Control de la economía Adquisición de ventajas competitivas Adaptación cambios del mercado Las organizaciones Comunicación Eficiencia, Eficacia y Efectividad Creatividad Valor Innovación Lenguaje Escrito Toma de decisiones Papel Testimonio de sus actividades Documentos Importancia Estratégica Ideas Gestión de Documentos ’ Electrónicos Prof. Arcángel Sánchez ©2015 Página Nº 12 Title of the presentation | Date | ‹Nº› La Gestión Documental TESTIMONIO DE ACTIVIDADES Y FUNCIONES Es “el área de la gestión administrativa general encargada de conseguir economía y eficiencia en la creación, mantenimiento, uso y selección de los documentos, esto es, durante su ciclo de vida completo”. Diccionario del Consejo Internacional de Archivos (1984) PRODUCE O RECIBE REGISTRA TRAMITA Y DISTRIBUYE ORGANIZA CONSERVA PERMANENTE USA Dispone ELIMINA CONSERVA-RETIENE Al ciclo podemos agregar o disminuir, según sea el caso, algunos elementos, inclusive insertarle por ejemplo, procesos tecnológicos como el de la digitalización ’ Prof. Arcángel Sánchez ©2015 Página Nº 13 UNA ORGANIZACIÓN QUE NO TENGA ORGANIZADOS Title of the presentation SUS | Date | ‹Nº› ARCHIVOS Y QUE NO GESTIONE SUS DOCUMENTOS EFICIENTEMENTE Carece de herramientas, políticas y procesos adecuados (Almanza, 2014) ’ Prof. Arcángel Sánchez ©2015 14 Página Nº 14 Title of the presentation | Date | ‹Nº› Una organización que no aplique la Gestión Documental Problemas en la localización de sus documentos Dificultad de búsqueda Recuperación lenta Fallas en la toma de decisiones Número de copias innecesarias de los documentos Pérdida de documentos Procesos no levantados, simplificados y documentados Baja productividad Eliminación documental incumpliendo parámetros legales Conservación de todos los documentos ’ Prof. Arcángel Sánchez ©2015 15 Página Nº 15 ORGANIZACIÓN QUE APLIQUE LA GESTION DOCUMENTAL Cuenta con herramientas, políticas y procesos para la gestión documental Title of the presentation | Date | ‹Nº› (Almanza, 2014) ’ Prof. Arcángel Sánchez ©2015 Página Nº 16 Title of the presentation | Date | ‹Nº› Una organización que aplique la Gestión Documental Emprende proyectos para el diseño normalizado de los documentos Produce documentos auténticos, fiables y fidedignos Evita la creación de documentos innecesarios, la duplicidad y la presencia de versiones caducas Controla el uso y la circulación de los documentos Organiza (clasificar, ordenar y describir) los documentos para su adecuada explotación al servicio de la gestión y de la toma de decisiones Recupera de forma rápida y oportuna los documentos y la información contenida en ellos Posee procesos levantados, simplificados y documentados Cumple con la legislación archivística Conserva documentos que posean tres características: valor, vigencia y uso Optimiza los espacios, equipos y recursos relacionados con el archivado de documentos Toma adecuadas e inteligentes de decisiones Adquiere alta productividad ’ Prof. Arcángel Sánchez ©2015 Página Nº 17 Title of the presentation | Date | ‹Nº› Una organización que aplique la Gestión Documental Emprende proyectos para el diseño normalizado de los documentos Produce documentos auténticos, fiables y fidedignos Evita la creación de documentos innecesarios, la duplicidad y la presencia de versiones caducas Controla el uso y la circulación de los documentos Organiza (clasificar, ordenar y describir) los documentos para su adecuada explotación al servicio de la gestión y de la toma de decisiones Recupera de forma rápida y oportuna los documentos y la información contenida en ellos Posee procesos levantados, simplificados y documentados Cumple con la legislación archivística Conserva documentos que posean tres características: valor, vigencia y uso Optimiza los espacios, equipos y recursos relacionados con el archivado de documentos Toma adecuadas e inteligentes de decisiones Adquiere alta productividad ¿ Cómo aplicar la Gestión Documental? ’ Prof. Arcángel Sánchez ©2015 Llansó (2007) / Norma ISO 15489-1:2001 Página Nº 18 ¿Cómo aplicar la gestión documental? Title of the presentation | Date | ‹Nº› En las norma ISO 15489 (2001) se habla de Sistema de Gestión de Documentos (SGD), el cual podría definirse como un Sistema de Información que incorpora, gestiona y facilita el acceso a los documentos a largo del tiempo. (Cruz, 2006). Partes componentes: LOS SUBSISTEMAS HERRAMIENTAS FUNCIONALES HERRAMIENTAS NORMATIVAS HERRAMIENTAS OPERATIVAS Conformado por los archivos y unidades que conforman el Sistema Archivístico Institucional: Archivos de Gestión, Archivo Intermedio y Archivo Histórico Aquellas herramientas que desarrollan las funciones específicas de la gestión de documentos: Control Documental Clasificación y Ordenación Descripción Instalación y depósito Valoración, selección y eliminación Transferencia Programa de Documentos Vitales y Prevención de Riesgos Establecen el marco en el que se desenvuelve la gestión de documentos desde dos perspectivas, una propiamente reglamentaria y otra procedimental: El Reglamento del Sistema de Gestión de Documentos y Archivo Los Manuales de Normas y Procedimientos Aseguran la funcionalidad del sistema desde el punto de vista operativo: La formación de usuarios y recurso humano El cuadro de interlocutores en donde se señala la responsabilidad de las personas que laboran en cada uno de los archivos que conforman el sistema ’ Prof. Arcángel Sánchez ©2015 Página Nº 19 ¿Cómo aplicar la gestión documental? Title of the presentation | Date | ‹Nº› En las universidades, la gestión documental es un proceso que ha de ser liderado por su SISTEMA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS Y ARCHIVOS, definido como un: “Conjunto de centros archivísticos integrados en un solo servicio que a través de normas y procedimientos, garantice la gestión, conservación, protección, accesibilidad y difusión de los documentos de la universidad” (Conferencia de Archiveros Universitarios, 2002) ’ Prof. Arcángel Sánchez ©2015 Página Nº 20 ¿Cómo aplicar la gestión documental? Title of the presentation | Date | ‹Nº› ’ Prof. Arcángel Sánchez ©2015 Página Nº 21 ¿Cómo aplicar la gestión documental? • Title of the presentation | Date | ‹Nº› Los elementos de un Sistema de Gestión de Documentos y Archivos Universitarios (SIGEDA) serían: Una institución: Donde se generan y reciben los documentos, producto de las funciones y actividades que le competen por ley Un fondo: Documentos producidos dentro de una institución con una estructura, regulación y tratamiento Recursos humanos: profesionales y trabajadores de la información, así como personal técnico, administrativo, obrero y de apoyo Recursos materiales: mobiliario, equipo, materiales de protección Recursos económicos: presupuesto Recursos tecnológicos Apoyo institucional: obtenido con el esfuerzo demostrado en la organización Procesos y procedimientos establecidos Junta o Comité Evaluador de Documentos Y un excelente y bien conservado espacio físico (Sánchez, 2015) ’ Prof. Arcángel Sánchez ©2015 Página Nº 22 ¿Cómo aplicar la gestión documental? • Title of the presentation | Date | ‹Nº› Servicios que debe ofrecer un un Sistema de Gestión de Documentos y Archivos Universitarios (SIGEDA) y su conjunto de archivos: Consulta en sala Préstamo circulante Certificaciones Reprografía y digitalización de documentos Capacitación y asesoramiento técnico Tratamiento archivístico de los documentos (organización documental) Exposiciones Publicaciones especiales Mantenimiento del Sistema Automatizado de Gestión Documental ’ Prof. Arcángel Sánchez ©2015 Página Nº 23 ¿Cómo aplicar la gestión documental? • Title of the presentation | Date | ‹Nº› Adscripción y rango del Sistema de Gestión de Documentos y Archivos Universitario El archivo universitario por ser una unidad orgánica y funcional debería estar diferenciado dentro de la estructura orgánica universitaria. Su rango condiciona la efectividad en el desarrollo de sus actividades y en la prestación de sus servicios y funciones. Garantizando su adecuada adscripción, se podrán asegurar los niveles adecuados de autonomía, reconocimiento y capacidad en el desempeño de sus actividades Su ubicación administrativa debe estar arraigada en una posición de centralidad y estar directamente adscrito a los órganos de gobierno universitario, preferentemente Secretaría General o Rectorado De estar adscrito a un órgano inferior que ejerce sólo competencias sectoriales o específicas, puede que el servicio de archivo pierda su efectividad en el entorno universitario (CAU, 1994). ’ Prof. Arcángel Sánchez ©2015 Página Nº 24 ¿Cómo aplicar la gestión documental? Title of the presentation | Date | ‹Nº› Lo antes expuesto nos permite identificar el desarrollo de un Sistema de Archivo Institucional conocido como Sistema de Archivo Universitario + Políticas, lineamientos, procesos y herramientas de Gestión Documental ’ Prof. Arcángel Sánchez ©2015 Página Nº 25 Title of the presentation | Date | ‹Nº› ¿Qué ha de hacer un SIGEDA? Elabora políticas de gestión documental Establece una Legislación Archivística Universitaria Establece responsabilidades, funciones y procedimientos Automatiza la Gestión Archivística y Administrativa Diseña un plan de desarrollo Gestiona depósitos, mobiliario, materiales y espacios físicos Propone el diseño y elaboración de indicadores de gestión Garantiza la conservación del patrimonio documental Normaliza la producción documental Identifica y valora los documentos Diseña CCD y TRD ’ Prof. Arcángel Sánchez ©2015 Coordina la recepción, registro y control de los documentos Capacita al RRHH Coordina, registra y controla las transferencias y eliminaciones documentales Elabora instrumentos de descripción Página Nº 26 Title of the presentation | Date | ‹Nº› Toda universidad debe ir hacia un…. Ahora, para “ir mejor” (incluso conseguir “ir mucho mejor”), necesitamos algo dramáticamente diferente a lo que hicimos… Ahora necesitamos entrenarnos para jugar un juego totalmente nuevo...Un juego llamado re-imaginar Tom Peters, ¡Re-imagina!, 2004 Sistema de Gestión de Documentos y Archivos ’ Cada semana DESAPARECE en el mundo una superficie de equivalente a Title of the presentation | Date | ‹Nº› BOSQUE 325.000 campos de futbol ’ Prof. Arcángel Sánchez ©2015 28 SENA-Colombia (2012 Página Nº 28 Title of the presentation | Date | ‹Nº› De seguir así acabaremos con la SELVA AMAZONICA ’ Prof. Arcángel Sánchez ©2015 en 20 años Página Nº 29(2012 SENA-Colombia La INDUSTRIA PAPELERA es la Title of the presentation | Date | ‹Nº› quinta consumidora de energía en el mundo y se encuentra entre las MAYORES CONTAMINANTES DE AGUA Y AIRE ’ Prof. Arcángel Sánchez ©2015 30 SENA-Colombia (2012 Página Nº 30 En países desarrollados cada INDIVIDUO gasta aproximadamente Title of the presentation | Date | ‹Nº› 179 KILOS DE PAPEL ANUALMENTE ’ Prof. Arcángel Sánchez ©2015 31 SENA-Colombia (2012 Página Nº 31 ORGANIZACIONES de todo el mundo invierten ALTOS PRESUPUESTOS en la compra de PAPEL, TONNER, MANTENIMIENTO DE IMPRESORAS Y FOTOCOPIADORAS Title of the presentation | Date | ‹Nº› ’ Prof. Arcángel Sánchez ©2015 32 Página Nº 32 DE UCV-FACULTAD Title of the presentation | Date | ‹Nº› Necesitamos cambiar esta 33 situación ’ Prof. Arcángel Sánchez ©2015 Página Nº 33 Title of the presentation | Date | ‹Nº› Una IDEA GESTION ELECTRÓNICA DE DOCUMENTOS: Cero papel 34 ’ Prof. Arcángel Sánchez ©2015 Página Nº 34 Title of the presentation | Date | ‹Nº› ’ Prof. Arcángel Sánchez ©2015 35 Página Nº 35 Title of the presentation | Date | ‹Nº› ’ Prof. Arcángel Sánchez ©2015 36 Página Nº 36 Title of the presentation | Date | ‹Nº› ’ Prof. Arcángel Sánchez ©2015 37 Página Nº 37 Title of the presentation | Date | ‹Nº› ’ Prof. Arcángel Sánchez ©2015 38 Página Nº 38 Title of the presentation | Date | ‹Nº› ’ Prof. Arcángel Sánchez ©2015 39 Página Nº 39 Title of the presentation | Date | ‹Nº› ’ Prof. Arcángel Sánchez ©2015 40 Página Nº 40 Title of the presentation | Date | ‹Nº› ¿Qué es cero papel? Son programas empresariales que buscan una reducción sistemática del uso del papel, mediante la sustitución de los flujos documentales en papel por soportes y medios electrónicos, así como, a través de campañas corporativas, capacitación del recurso humano y la elaboración y aplicación de lineamientos que busquen la optimización del uso y producción de documentos en soporte papel Es un aporte y/o avance de la GESTIÓN ELECTRÓNICA DE DOCUMENTOS que se refleja en la creación, gestión y almacenamiento de documentos de archivo en soportes electrónicos, gracias a la utilización de tecnologías de información y comunicación No propone la eliminación total de los documentos en papel, pero si la disminución gradual de su producción ’ Prof. Arcángel Sánchez ©2015 Página Nº 41 Evolución de la organización hacia la implementación de cero papel Title of the presentation | Date | ‹Nº› Objetivo a largo plazo 4.- Uso exclusivo de documentos electrónicos. Toda la organización utiliza aplicaciones de tecnología 3.- Combinación del uso de papel con la producción de documentos digitalizados y/o electrónicos. Apoyo en aplicaciones tecnológicas 2.- Uso exclusivo del papel pero apoyada por herramientas tecnológicas 1.- Uso exclusivo del papel (Administración Manual) MTI, 2012 ’ Prof. Arcángel Sánchez ©2015 Página Nº 42 Evolución de la organización hacia la implementación de cero papel Inserción de la Gestión Documental y Gestión Electrónica de Documentos en la Gestión Empresarial Title of the presentation | Date | ‹Nº› Establecimiento de Políticas Empresariales / Institucionales para la disminución del uso del papel ’ Prof. Arcángel Sánchez ©2015 Página Nº 43 ¿Qué es la Gestión Electrónica de Documentos? Title of the presentation | Date | ‹Nº› Pone énfasis en la naturaleza de los documentos creados, migrados, utilizados y conservados en entornos electrónicos, así como de la información procedente de los archivos físicos La Gestión Electrónica de Documentos implica en gran medida un radical replanteamiento de la forma de pensar y gestionar los documentos y la información de toda la organización ’ Prof. Arcángel Sánchez ©2015 Página Nº 44 Title of the presentation | Date | ‹Nº› Beneficios de la Gestión Electrónica de Documentos ’ Prof. Arcángel Sánchez ©2015 Página Nº 46 Title of the presentation | Date | ‹Nº› ’ Prof. Arcángel Sánchez ©2015 47 Página Nº 47 Title of the presentation | Date | ‹Nº› Ideas Inserción de la gestión documental en los planes institucionales universitarios Elaboración de una política de gestión documental Diseño y consolidación de un Sistema de Gestión de Documentos y Archivos Elaboración de lineamientos y herramientas archivísticas para la organización, transferencia, centralización, descripción, conservación temporal o permanente y eliminación de documentos Capacitación del recurso humano Desarrollo de sistemas para la gestión y producción de documentos electrónicos (cero papel) y de apoyo a la gestión documental (digitalización) ’ Prof. Arcángel Sánchez ©2015 Página Nº 48 Title of the presentation | Date | ‹Nº› Re-imaginar ’ Muchas gracias por su atención !!! Title of the presentation | Date | ‹Nº› ’ Prof. Arcángel Sánchez ©2015 Página Nº 50