INSTRUCTIVO CINEMEX NOMBRE: Control y canje de pases y/o cupones PÁGINA: 1 de 4 REVISIÓN: 02 CÓDIGO: ITTS-15 FECHA EMISIÓN: 30.05.2021 1. OBJETIVO: Establecer los lineamientos para la correcta recepción y cancelación de los pases y/o cupones de promociones el mismo día que se reciben, evitando así su mal uso. 2. ALCANCE: Aplica para todos los complejos Cinemex a nivel nacional. 3. DOCUMENTOS DE REFERENCIA: N/A. 4. RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD: Staff de Tesorería: Verificar que todos y cada uno de los pases y/o cupones promocionales estén cancelados y acomodados correctamente. Staff: Llevar a cabo el canje de pases y/o cupones adecuadamente y resguardarlos para evitar pérdidas de los mismos. 5. DEFINICIONES: Punto de venta: Cualquier lugar ubicado dentro o fuera del complejo donde se lleve a cabo cualquier transacción relacionada con un producto y/o servicio ya sea entre un invitado y el “personal” o entre el propio “personal de la empresa. Reembolso: Devolución de una cantidad de dinero en efectivo que el invitado ya habría desembolsado. Auditoria de control interno: El departamento de Control interno a través de auditores estarán al frente de esta revisión, realizando 1 auditoria al trimestre. El objetivo es corroborar que se lleve a cabo el manejo adecuado de los recursos financieros, administrativos y de recursos humanos. Prueba: Operación que sirve para comprobar con seguridad que otra operación realizada previamente es correcta. Elaborado por: Revisado por: Autorizado por: FIRMA: FIRMA: FIRMA: PUESTO: Operaciones PUESTO: Tesorería PUESTO: Tesorería NOMBRE: NOMBRE: NOMBRE: PREX-01-FT-02 Rev. 00 INSTRUCTIVO CINEMEX NOMBRE: Control y canje de pases y/o cupones PÁGINA: 2 de 4 REVISIÓN: 02 CÓDIGO: ITTS-15 FECHA EMISIÓN: 30.05.2021 6.-DIAGRAMA DE FLUJO: INICIO 1.- Recibir el pase y/o cupón 2.- Acomodar y engrapar los pases y/o cupones 3.- Solicitar los pases y/o cupones Manejo de efectivo y valores / Cuadre y cierre de turno 4.- Ingresar a Vista BackOffice y generar reporte 5.- Resguardar pases y/o cupones FIN PREX-01-FT-02 Rev. 00 INSTRUCTIVO CINEMEX NOMBRE: Control y canje de pases y/o cupones PÁGINA: 3 de 4 REVISIÓN: 02 CÓDIGO: ITTS-15 FECHA EMISIÓN: 30.05.2021 7. DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES: PASO RESPONSABLE ACTIVIDADES 1 Staff Recibir el pase y/o cupón. a) Recibir el pase y/o cupón de promoción e informar al invitado que una vez redimidos no existen reembolsos. b) Verificar validez del pase y/o cupón (Fecha, autenticidad, complejos en los que aplique) y en caso de que se encuentre vencido o sea inválido, solicitar otra forma de pago. c) Escanear el pase y/o cupón con el lector de códigos. d) Cancelar el pase y/o cupón anotando con un plumón negro indeleble la leyenda “Cancelado” y la fecha del día que se recibe el pase y/o cupón. e) Colocar con plumón indeleble el # de usuario que recibió el pase y/o cupón. f) 2 Staff 3 Staff de Tesorería 4 Gerente en turno PREX-01-FT-02 Resguardar los pases y/o cupones en una bolsa plástica en el cajón del punto de venta. Nota: Cuando un pase se encuentre vencido o ya haya sido canjeado, en la pantalla se observará la leyenda: “Pase inválido, ya ha sido canjeado el número máximo de veces”. Acomodar y engrapar los pases y/o cupones. Al finalizar el turno, acomodar y engrapar los pases y/o cupones Solicitar los pases y/o cupones. a) Solicitar al staff los pases engrapados al cierre de su turno y cotejar que se encuentren completos conforme a su Cash Up POS. b) En el cierre, separar y clasificar los pases de Concesiones y Taquilla, y entregar al gerente en turno. Ingresar a Vista BackOffice y generar reporte a) Ingresar a Vista BackOffice y generar el reporte al cierre de turno. Seguir la ruta: Reports → Analysis Reports → Product Sales. b) Seleccionar el día de operación y complejo. c) Contar y validar que los pases y/o cupones coincidan con el reporte, revisando en Concession los pases de Concesiones, y en Box Office los de Taquilla. d) En caso de que un pase y/o cupón haya sido cobrado, agregar la aclaración en el cierre del reporte de efectivo colocando el nombre del usuario al que se le realizó dicho cobro. Rev. 00 INSTRUCTIVO CINEMEX NOMBRE: Control y canje de pases y/o cupones REVISIÓN: 02 CÓDIGO: ITTS-15 PASO 5 PÁGINA: 4 de 4 RESPONSABLE Staff de Tesorería FECHA EMISIÓN: 30.05.2021 ACTIVIDADES Nota 1: Es responsabilidad del Staff de Tesorería el cuidado y control de los pases una vez que llegan a Tesorería. Nota 2: Al emitir un pase “Lo Sentimos Mucho”, colocar nombre y firma en el ticket que comprueba su impresión y engrapar en conjunto con los pases. Resguardar pases y/o cupones Colocar los pases y/o cupones engrapados en el sobre de Cash Up POS que corresponda (Concesiones o Taquilla) FIN 8. REGISTROS APLICABLES: N/A 9. ANEXOS: N/A 10. CONTROL DE CAMBIOS. Fecha Revisión Elaboró 15.06.19 00 30.04.20 01 Brenda Aguilar – Entrenador Experiencia Cinemex Cintia Mendoza & Samantha Montaño 30.05.21 02 PREX-01-FT-02 Operaciones Motivo Autorizó Re-ingeniería de procesos, este documento no contiene cambios con respecto al anterior. Cambios Actualización de documentos. Tesorería Se realiza una reestructuración de los pasos para su mejor comprensión. Se integra el instructivo Canje de pases y cupones de promoción al presente documento. Se elimina la impresión del formato “Acomodo de pases” Se agrega la especificación de colocar el # de usuario en los pases que se reciban Se modifica el resguardo de pases, colocándose en el sobre de Cash Up POS que corresponda Actualización de documentos. Tesorería Actualización de documentos Tesorería Rev. 00