INSTRUCTIVO CINEMEX NOMBRE: Eventos y renta de salas. PÁGINA: 1 de 11 REVISIÓN: 01 CÓDIGO: ITGR-03 FECHA EMISIÓN: 30.04.2020 1. OBJETIVO: Reflejar en el reporte de efectivo y en sistema Vista Back Office en tiempo real las ventas por pago de un evento ya saldado. 2. ALCANCE: Aplica para todos los complejos Cinemex a nivel nacional. 3. DOCUMENTOS DE REFERENCIA: N/A. 4. RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD: Eventos Cinemex: Realizar la logística para llevar a cabo los eventos y/o rentas de salas en los complejos. Gerente en turno: Supervisar de inicio a fin el desarrollo de todo el evento en el complejo. 5. DEFINICIONES: VISTA Back Office: Es el programa principal del complejo en el cual gestiona las operaciones para la venta de boletos y las concesiones. Invitado: Público en general y/o espectador que asiste a las instalaciones de los complejos del Grupo Cinemex. Cash Up POS o reporte de ventas/ Cashier sesion reconciliation: Informe impreso y/o electrónico en donde se resumen las transacciones involucradas con el manejo de efectivo y/o de valores realizadas por el “personal” asignado a un punto de venta, así como las discrepancias resultantes al finalizar su turno o cuando se practique la supervisión aleatoria de transacciones. El reporte de ventas también sirve como notificación de descuadre por lo que no se requiere la elaboración de alguna notificación adicional para enterar al “personal”. Punto de venta: Cualquier lugar ubicado dentro o fuera del complejo donde se lleve a cabo cualquier transacción relacionada con un producto y/o servicio ya sea entre un invitado y el “personal” o entre propio “personal” de la empresa. Elaborado por: Revisado por: Autorizado por: FIRMA: FIRMA: FIRMA: PUESTO: Entrenador de Experiencia Cinemex PUESTO: Operaciones PUESTO: Operaciones NOMBRE: Brenda Aguilar NOMBRE: NOMBRE: PREX-01-FT-02 Rev. 00 INSTRUCTIVO CINEMEX NOMBRE: Eventos y renta de salas. PÁGINA: 2 de 11 REVISIÓN: 01 CÓDIGO: ITGR-03 FECHA EMISIÓN: 30.04.2020 6.-DIAGRAMA DE FLUJO: INICIO. 1 1.- Enviar correo electrónico para notificar. 8.- Llevar a cabo el evento. 2. Verificar si el depósito se encuentra habilitado. 9.- Marcar evento en el punto de venta. 10. Verificar si se utilizó producto de dulcería. No ¿El depósito ya se encuentra habilitado? 3.- Dar aviso a eventos Cinemex. ¿Se utilizó producto de dulcería? Si 4.-Confirmar que la información sea correcta. No Realizar el procedimiento. “Cuadre y cierre de turno”. Si 5. Verificar que el evento esté agendado. 11.- Registrar combos en Vista Back Office. 12.- Imprimir tickets de marcación. No ¿El evento está agendado? 6.- Agendar función. Si 13.- Ingresar información a Reporte de Efectivo. 7.-Realizar pruebas de marcación. 14.- Realizar y enviar reporte. 1 FIN. PREX-01-FT-02 Rev. 00 INSTRUCTIVO CINEMEX NOMBRE: Eventos y renta de salas. PÁGINA: 3 de 11 REVISIÓN: 01 CÓDIGO: ITGR-03 FECHA EMISIÓN: 30.04.2020 7. DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES: PASO RESPONSABLE ACTIVIDADES 1 Eventos Cinemex. Enviar correo electrónico para notificar. Enviar correo electrónico para notificar, una semana antes, y una vez aprobado el evento por las áreas involucradas. Posteriormente enviar correo electrónico al cine donde se llevará a cabo el evento, al concesionario y a control interno, notificando los detalles de pago de evento, la mecánica y dinámica del mismo. 2 Gerente en turno. Verificar si el depósito se encuentra habilitado. Verificar si el depósito ya se encuentra habilitado al recibir el correo, ingresar al reporte de efectivo y verificar que el depósito corporativo ya se encuentre habilitado en el menú principal del “Reporte de efectivo”. Dar click en: a) “Depósitos Corporativos”. b) En la pantalla se deberá mostrar la descripción del evento. 3 Gerente en turno. Dar aviso a Eventos Cinemex. Dar aviso a Eventos Cinemex en caso de que el depósito no se vea reflejado el día en el que se realizará el evento. 4 Gerente en turno. Confirmar que la información sea correcta. Confirmar que la información sea correcta, es decir, que la contenida en el depósito habilitado en el “Reporte de Efectivo” corresponda con la enviada por correo a Eventos Cinemex. PREX-01-FT-02 Rev. 00 INSTRUCTIVO CINEMEX NOMBRE: Eventos y renta de salas. CÓDIGO: ITGR-03 PÁGINA: 4 de 11 REVISIÓN: 01 FECHA EMISIÓN: 30.04.2020 PASO RESPONSABLE ACTIVIDADES 5 Gerente en turno. Verificar que el evento esté agendado. Verificar que el evento este agendado con Eventos Cinemex durante la siguiente semana. Nota: Estos deberán ser agendados en el pizarrón de eventos. 6 Gerente en turno. Agendar función. Agendar función semanalmente en el pizarrón de eventos, ubicado en la gerencia, todos los eventos que se tengan programados como: • Premieres. • Funciones de grupo. • Renta de salas. • Proyecciones especiales y contenido alternativo (partidos de NFL, Champions, Opera, Ballet, Festivales de Cine). • Simulacros. Cuando se vaya a realizar la programación de horarios, considerar las especificaciones del evento programado y al recibir la confirmación de horarios, revisar que también ahí esté considerado. Para el llenado del pizarrón ver el anexo de este instructivo. 7 Gerente en turno. Realizar pruebas de marcación. Realizar pruebas de marcación en cualquier punto de venta de taquilla y de dulcería, para corroborar que esté dado de alta en sistema el tipo de grupo que venga indicado en el evento y/o el tipo de combo o producto que se deberá dar en dulcería. Esto para evitar retrasos el día del evento, ya que éste se debe marcar el día que se realiza. Nota: En caso de que el evento sea en fin de semana, se debe validar que estén habilitados los ítems en el sistema desde el viernes. PREX-01-FT-02 Rev. 00 INSTRUCTIVO CINEMEX NOMBRE: Eventos y renta de salas. CÓDIGO: ITGR-03 PÁGINA: 5 de 11 REVISIÓN: 01 FECHA EMISIÓN: 30.04.2020 PASO RESPONSABLE ACTIVIDADES 8 Gerente en turno. 9 Gerente en turno. Llevar a cabo el evento. Llevar a cabo el evento bajo los siguientes requisitos: a) Revisar la dinámica. b) Asegurarse de que el evento en función cumpla con las especificaciones pactadas. c) Revisar que el depósito corporativo haya sido habilitado en el reporte de efectivo antes de las 12:00 hrs. Marcar evento en punto de venta. Marcar el evento en punto de venta en el sistema de Vista Back Office los boletos y combos indicados en el depósito corporativo. a) Para el registro de los boletos en Vista Back Office, seleccionar la película en el menú principal. b) Seleccionar Grupo 1, cotejar y marcar el número de boletos señalados en el depósito corporativo, posteriormente concluir la transacción. Elegir los asientos de la sala y concluir la transacción como si se contara con el efectivo. PREX-01-FT-02 Rev. 00 INSTRUCTIVO CINEMEX NOMBRE: Eventos y renta de salas. CÓDIGO: ITGR-03 PASO RESPONSABLE PÁGINA: 6 de 11 REVISIÓN: 01 FECHA EMISIÓN: 30.04.2020 ACTIVIDADES Por ningún motivo, se podrá cambiar el día del evento ni el producto de concesiones que está autorizado y pactado con el organizador del evento, ya que este producto será el que esté habilitado en el punto de venta y será auditado por control interno. Para evitar que el sistema se pasme al realizar una marcación para una función de grupo, es importante tomar en cuenta los anexos de este instructivo. 10 Gerente en turno. Verificar si se utilizó producto de dulcería. Verificar si se utilizó producto de la dulcería para realizar el marcaje. 11 Gerente en turno. Registrar combos en Vista Back Office. Registrar combos en Vista Back Office realizando los siguientes pasos: a) Buscar en los binoculares el combo Premier, seleccionarlos y marcar el número y tipo de combo pagado. Nota: Si el producto del evento no es ocupado en su totalidad, el sobrante se deberá “Destruir” o entregar al organizador del evento, dejando siempre evidencia de lo que ocurra, y enviarla vía correo electrónico a las áreas involucradas. 12 Gerente en turno. PREX-01-FT-02 Imprimir tickets de marcación. Imprimir los tickets de marcación que se deberán agregar al reporte de Chash up POS de usuario, ya que serán auditados por control interno, en caso de que el invitado que solicitó el evento requiera su ticket, se deberá anexar al reporte una copia del mismo. Rev. 00 INSTRUCTIVO CINEMEX NOMBRE: Eventos y renta de salas. PÁGINA: 7 de 11 REVISIÓN: 01 CÓDIGO: ITGR-03 FECHA EMISIÓN: 30.04.2020 PASO RESPONSABLE ACTIVIDADES 13 Gerente en turno. Ingresar información a “Reporte de efectivo”. Ingresar la información a “Reporte de efectivo” marcada en Vista Back Office en los rubros editables del depósito corporativo habilitado en el Reporte de efectivo. Dicha información deberá ser idéntica a la enviada vía correo electrónico por Eventos Cinemex. 14 Gerente en turno Realizar y enviar reporte. Realizar y enviar reporte detallado al finalizar el evento; y enviarlo a las áreas involucradas copiando al Gerente regional. FIN. 8. REGISTROS APLICABLES: N/A 9. ANEXOS: Anexo 1: Para evitar que el sistema se pasme: PAGO CON TARJETA DE CRÉDITO O DÉBITO. Aplica para funciones de grupo o transacciones que superen 10 boletos o 10 productos de concesiones (en una sola transacción): • Marcación: Sólo se pueden marcar máximo 10 boletos o 10 productos en una sola transacción; si por ejemplo se requiere imprimir 48 boletos, se deben hacer 4 transacciones de 10 boletos y una de 8 boletos. • Acumulaciones: se podrá solicitar al área de Invitado Espacial Corporativo. PREX-01-FT-02 Rev. 00 INSTRUCTIVO CINEMEX NOMBRE: Eventos y renta de salas. CÓDIGO: ITGR-03 PÁGINA: 8 de 11 REVISIÓN: 01 FECHA EMISIÓN: 30.04.2020 PAGO EN EFECTIVO Aplica para las funciones de grupo o transacciones que superen 10 boletos o 10 productos: • Marcación: Sólo se pueden marcar máximo 10 boletos o 10 productos en una sola transacción; si por ejemplo se requiere imprimir 52 boletos, se deben hacer 5 transacciones de 10 boletos y una de 2 boletos. • Acumulaciones: se podrá solicitar al área de Invitado Espacial Corporativo. PAGO EN FECTIVO, MAYORES A 50 ITEMS • Aplica para las funciones de grupo o transacciones que superen 50 boletos o 50 productos: • Marcación: Sólo se pueden marcar máximo 50 boletos en una sola transacción; si por ejemplo se requiere imprimir 180 boletos, se deben hacer 3 transacciones de 50 boletos y una de 30 boletos. • Acumulaciones: se podrá solicitar al área de Invitado Espacial Corporativo. PREX-01-FT-02 Rev. 00 INSTRUCTIVO CINEMEX NOMBRE: Eventos y renta de salas. PÁGINA: 9 de 11 REVISIÓN: 01 CÓDIGO: ITGR-03 FECHA EMISIÓN: 30.04.2020 Anexo 2: Llenado de Pizarrón de Eventos: CONCEPTO DESCRIPCIÓN DEL CONCEPTO A Fecha. Anotar la fecha en la que está programado el evento. B Evento. Tipo de evento: Premier, Cumpleaños, Simulacro, función de grupo, etc. C Cine. En que concepto se llevará a cabo el evento: Convencional, Premium o Platino. D Película. E Sala. Anotar el número de la sala donde se llevará a cabo el evento. F Formato. Describir el formato de la película del evento: 3D, 2D, X4D, etc. G Lentes. H No. Invitados. PREX-01-FT-02 Anotar el nombre de la película que se proyectará en el evento. Confirmar que el inventario de lentes 3D está completo, en caso de que así lo requiera el evento. Anotar el número de invitados para el evento. Rev. 00 INSTRUCTIVO CINEMEX NOMBRE: Eventos y renta de salas. PÁGINA: 10 de 11 REVISIÓN: 01 CÓDIGO: ITGR-03 FECHA EMISIÓN: 30.04.2020 I Especificaciones. Anotar si hay algún material extra que requiera el evento: micrófono, alfombra roja, posters, etc. J Gte. Responsable. Gerente General, asignar a un Gerente responsable para el evento. K Ing. Responsable. Anotar el nombre del Ingeniero de proyección que será responsable y deberá cubrir todo el evento. L Presencia. Confirmar en caso de que el evento lo amerite y así se solicite, la asistencia de un ingeniero de proyección. M Alimentos y Bebidas. Describir que tipo de alimentos y bebidas se prepararán para el evento. N Cantidades. Ñ Checklist 2 días antes. O Checklist 1 día antes. P Cierre. Una vez concluido el evento enviar por correo electrónico los pormenores a las áreas involucradas y a tu Gerente Regional. Q Notas. En este espacio se podrá anotar algún dato relevante sobre el evento. Anotar la cantidad de alimentos y bebidas a preparar. Dos días antes del evento realizar el checklist. Un día antes del evento realizar el checklist. Anexo 3: “Depósito de corporativo”: Revisar módulo “Depósitos corporativo”. Revisar el módulo de “Depósitos corporativo” cuando se haya realizado un evento en las salas de cines. Realizar lo siguiente: a) Si el evento era únicamente de boletos, ingresar los boletos registrados para dicho evento. En “Comentarios” agregar si el evento se realizó completo o bien, si hubo algún inconveniente. PREX-01-FT-02 Rev. 00 INSTRUCTIVO CINEMEX NOMBRE: Eventos y renta de salas. PÁGINA: 11 de 11 REVISIÓN: 01 CÓDIGO: ITGR-03 FECHA EMISIÓN: 30.04.2020 b) Si el evento incluye boletos y alguno de los combos que se ofrecen en Cinemex, se ingresa la cantidad de combos y boletos que son autorizados para el evento. En “Comentarios” agregar si el evento se realizó completo o bien, si hubo algún inconveniente. Dar click en “Guardar” al finalizar el ingreso de combos o boletos. 10. CONTROL DE CAMBIOS. Fecha Revisión Elaboró 18.12.19 00 30.04.20 01 Brenda Aguilar Entrenador Experiencia Cinemex Oscar Martínez Tapia Analista de Procesos PREX-01-FT-02 Cambios Motivo Re-ingeniería de procesos Actualización de documentos. Se retira información sobre puntos payback debido a que ya no aplica. En el Anexo de llenado de pizarrón de eventos de cambia al Gerente A por el Gerente General. Actualización de documentos. Autorizó Rev. 00
