PROCEDIMIENTO CINEMEX NOMBRE: Eventos con editoriales PAGINA: 1 de 4 REVISIÓN: 01 CODIGO: PRGR-03 FECHA EMISION: 30.04.2020 1. OBJETIVO: Estandarizar la correcta ejecución de funciones de grupo en eventos con editoriales. 2. ALCANCE: Aplica para todos los complejos que programen funciones de grupo con editoriales. 3. DOCUMENTOS DE REFERENCIA: N/A. 4. RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD: Staff Multifuncional: Aplicar el presente procedimiento de manera puntual garantizando la correcta inscripción al programa de lealtad de Invitado Especial Playback. Gerente General/Gerente/Gerente en Entrenamiento: Aplicar el presente procedimiento de manera puntual garantizando la correcta ejecución de funciones de grupo en eventos con editoriales. 5. DEFINICIONES: Eventos Cinemex Corporativo: Área de corporativo dedicada a negociar y programar funciones de grupo en los complejos. Elaborado por: Revisado por: Autorizado por: FIRMA: FIRMA: FIRMA: PUESTO: Experiencia Cinemex PUESTO: Operaciones PUESTO: Operaciones NOMBRE: NOMBRE: NOMBRE: PREX-01-FT-01 Rev. 00 PROCEDIMIENTO CINEMEX NOMBRE: Eventos con editoriales PAGINA: 2 de 4 REVISIÓN: 01 CODIGO: PRGR-03 FECHA EMISION: 30.04.2020 6.-DIAGRAMA DE FLUJO: INICIO 1.- Revisar correo de eventos Cinemex corporativo. ¿El complejo se encuentra en la lista? No Si 2.-Revisar especificaciones del evento. 3.-Validar horarios de staff para evento. 4.-Cancelar funciones programadas. 5.- Recibir Invitados y personal de la editorial. 6.- Llenar reporte de asistencia. 7.- Realizar marcación de boletos . Depósitos Corporativos FIN PREX-01-FT-01 Rev. 00 PROCEDIMIENTO CINEMEX NOMBRE: Eventos con editoriales PAGINA: 3 de 4 REVISIÓN: 01 CODIGO: PRGR-03 FECHA EMISION: 30.04.2020 7. DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES: PASO RESPONSABLE ACTIVIDADES 1 Gerente en turno. 2 Gerente en turno. Revisar correo de Eventos Cinemex Corporativo. • Cada jueves (como fecha límite) Eventos Cinemex corporativo enviará un correo electrónico con la lista de los cines que tendrán función de grupo con alguna editorial. Revisar especificaciones del evento. • Revisar los detalles del pago y la marcación, número de salas y de funciones programadas para el evento. • La editorial tiene derecho a convocar a 577 invitados y se podrá hasta un 25% más (144 invitados adicionales) por día. • En caso de superar el número de asistentes Eventos Cinemex realizará el ajuste correspondiente de acuerdo al reporte de asistencia que se envíe. • El arranque de las funciones podrá iniciar a partir de las 9:00 hr y NO se podrán operar funciones de la Editorial después de las 16 hrs, por lo que la última función deberá arrancar a las 13:40 hrs. aproximadamente. • El máximo de funciones programadas son 8; con títulos infantiles que estén en su tercera semana con la autorización previa de programación. • En estas funciones no se pautan trailers ni comerciales (considera este tiempo para la programación). Nota: El complejo no podrá recibir pagos por renta de salas y/o lugares adicionales, todo se debe realizar mediante Eventos Cinemex Corporativo. 3 Gerente en turno. Validar horarios de staff para el evento. • Una vez que se conoce el número de salas y de funciones, se tendrá que programar los horarios para el staff necesario para preparar todas las áreas, no olvidar que el complejo deberá estar listo para operar 30 minutos antes de la primer función programada. 4 Gerente en turno. 5 Gerente en turno. Cancelar las funciones programadas. • Recibir confirmación de horarios por parte de programación, ingresar al sistema vista los horarios y cancelar las funciones donde se llevaran a cabo las funciones de grupo. Recibir invitados y personal de la editorial. • El personal deberá identificarse con el gerente para coordinar la operación de las funciones de grupo. • Los invitados se presentarán con boletos de invitación por parte de la editorial, deberán respetar el cupo máximo por boleto (marcado en cada boleto), solo son válidos para el día y función marcados, antes de ingresar a la sala, solicitar el boleto y realizar corte en la parte superior, regresar boleto al invitado. • El personal de la editorial deberá encargarse de las filas de sus invitados y de mantener el orden entre los mismos. • El personal de la editorial no puede utilizar el mobiliario de Cinemex. PREX-01-FT-01 Rev. 00 PROCEDIMIENTO CINEMEX NOMBRE: Eventos con editoriales REVISIÓN: 01 CODIGO: PRGR-03 PASO PAGINA: 4 de 4 RESPONSABLE FECHA EMISION: 30.04.2020 ACTIVIDADES • • • Queda estrictamente prohibido el ingreso al área de proyección al personal de la editorial. Por ningún motivo se podrán realizar cambios de funciones, salas u horarios. Cuentan con 40 minutos máximo antes del arranque de cada función, para realizar sus ventas dentro de la sala. 6 Gerente en turno. Llenar reporte de asistencia. • Realizar conteo de invitados por cada función proyectada para la editorial. • Llenar reporte de asistencia, Gerente y personal de la editorial deberán firmar formato. • Enviar el documento escaneado a Eventos Cinemex Corporativo, con copia a Gerente Regional. 7 Gerente en turno. Realizar marcación de boletos. • Eventos Cinemex habilitará el depósito corporativo previo al día del evento para que sin problema se pueda marcar en el sistema. • Al término del evento, se tendrá que abrir un punto de venta en taquilla. • Marcar número de boletos con base a las especificaciones de eventos cinemex y en el día correspondiente, fuera del día del • evento no se podrá hacer ningún cambio o modificación de este • Llevar a cabo procedimiento de Deposito corporativo. • Este pago ingresará al complejo como depósito corporativo a más tardar el miércoles de la misma semana con el concepto de “Ajuste”. FIN 8. FORMATOS APLICABLES: Reporte de asistencia. 9. ANEXOS: N/A 10. CONTROL DE CAMBIOS. Fecha Revisión 18.12.19 00 30.04.20 01 PREX-01-FT-01 Elaboró Experiencia Cinemex Oscar Martínez Analista de Procesos Cambios Actualización de formato. Se envía reporte de asistencia con copia a Gerente Regional. Motivo Autorizó Creación del documento. Actualización del documento Rev. 00
