INSTRUCTIVO CINEMEX NOMBRE: Ingreso y envío de reembolso de caja chica CÓDIGO: ITTS-07 REVISIÓN: 02 PÁGINA: 1 de 8 FECHA EMISIÓN: 30.05.2021 1. OBJETIVO: Establecer los pasos a seguir para realizar el envío de reembolsos de caja chica y así evitar retrasos en los pagos por errores en su ingreso. 2. ALCANCE: Aplica para todos los complejos Cinemex a nivel nacional. 3. DOCUMENTOS DE REFERENCIA: N/A 4. RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD: Gerente en entrenamiento: Ingresar las facturas el día que se realiza la compra para evitar retrasos en el envío del reembolso. Gerente: Ingresar diariamente las facturas por compras de Concesiones para no afectar los inventarios y/o errores de captura. Gerente general: Verificar que las facturas estén ingresadas correctamente para proceder con su envío en el sistema Enterprise Manager. Gerente Regional: Revisar y aprobar las solicitudes de reembolso que envían los Gerentes de los complejos. 5. DEFINICIONES: Enterprise Manager: Aplicativo que contiene las reglas de negocio establecidas para los diferentes procesos operativos entre complejos y corporativo. PREX-01-FT-02 Rev. 00 INSTRUCTIVO CINEMEX NOMBRE: Ingreso y envío de reembolso de caja chica REVISIÓN: 02 CÓDIGO: ITTS-07 Elaborado por: PÁGINA: 2 de 8 FECHA EMISIÓN: 30.05.2021 Revisado por: Autorizado por: FIRMA: FIRMA: FIRMA: PUESTO: Operaciones PUESTO: Tesorería PUESTO: Tesorería NOMBRE: NOMBRE: NOMBRE: 6.-DIAGRAMA DE FLUJO: INICIO 1.- Resguardar archivos de facturación 2.- Ingresar documentos 3.- Registrar documentos 4.- Autorizar o rechazar 5.- Revisar aprobación y enviar reembolso 6.- Imprimir carátulas con estatus “Enviado” FIN PREX-01-FT-02 Rev. 00 INSTRUCTIVO CINEMEX NOMBRE: Ingreso y envío de reembolso de caja chica PÁGINA: 3 de 8 REVISIÓN: 02 CÓDIGO: ITTS-07 FECHA EMISIÓN: 30.05.2021 7. DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES: PASO RESPONSABLE ACTIVIDADES 1 Gerente en turno Resguardar archivos de facturación. a) Resguardar facturas en PDF y xml y vales escaneados a carpeta “Caja de cambios” en los apartados “Facturas” y “Vales” según corresponda. b) Dentro de la carpeta de Facturas, agregar una nueva que tendrá como nombre la semana y el año en curso, y resguardar la documentación correspondiente c) Para tener mejor identificados los archivos de facturación, se deberá seguir la siguiente información en el orden que se indica: CINE SEMANA AÑO PROOVEDOR ELEMENTODIFERENCIADOR ANTARA 20 21 CHEDRAUI JITOMATE Nota: El elemento diferenciador sirve para identificar cuando se tenga más de una factura en una semana de un mismo establecimiento o proveedor. d) Escanearlos vales y resguardar en la carpeta electrónica de la semana correspondiente y nombrar de la siguiente forma: 2 Gerente en turno / Gerente de Concesiones CINE SEMANA AÑO VALE TRANSP DESTINO Nota: No es necesaria la impresión de facturas. Ingresar documentos. Ingresar documentos al Sistema Enterprise Manager, cada que se reciba y pague una factura o vale. a) En intranet, dar clic en el módulo Enterprise Manager y colocar las credenciales. b) Seguir la ruta Reembolsos→ Captura Reembolsos Caja Chica PREX-01-FT-02 Rev. 00 INSTRUCTIVO CINEMEX NOMBRE: Ingreso y envío de reembolso de caja chica REVISIÓN: 02 CÓDIGO: ITTS-07 PASO PÁGINA: 4 de 8 RESPONSABLE FECHA EMISIÓN: 30.05.2021 ACTIVIDADES c) Cuando el documento sea una factura, dar clic en la pestaña “Carga de Archivos xmll” y seleccionar el botón “Examinar” d) Buscar la carpeta de facturas y xml de la semana correspondiente, seleccionar el archivo a adjuntar y dar clic en “Abrir” (Ver imagen 1). Posteriormente, seleccionar el botón “Adjuntar Archivos XML” (Ver imagen 2). Imagen 1 Imagen 2 Nota: El botón “Consultar archivos” sirve para revisar los xml cargados previamente. e) Para el ingreso de facturas y vales, seleccionar la pestaña “Captura factura” e ingresar los datos solicitados por el sistema de la siguiente manera: Semana en curso PREX-01-FT-02 Rev. 00 INSTRUCTIVO CINEMEX NOMBRE: Ingreso y envío de reembolso de caja chica REVISIÓN: 02 CÓDIGO: ITTS-07 PASO PÁGINA: 5 de 8 RESPONSABLE FECHA EMISIÓN: 30.05.2021 ACTIVIDADES Tipo: Otros / Vista Item: Nombre de producto Descripción: Motivo de la compra Cantidad: Total de producto comprado Categoría de Otros / Vista IVA: 16% No Fac/Rem Factura o Vale UUID de factura a ingresar 3 Gerente General PREX-01-FT-02 Semana en curso: Verificar que la semana corresponda con la que se desea ingresar la factura o vale. Tipo: Seleccionar si la factura y/o vale corresponde a un producto del sistema Vista o si la compra pertenece a Otros (gastos en general del complejo: mantenimiento, papelería, etc.). Categoría: Seleccionar la locación a la que pertenece el producto a ingresar de la factura (Vista) o el nombre del gasto (Otros), de acuerdo con el Anexo 3 del presente instructivo. Item: Dar clic en el nombre del producto que se compró Descripción: Colocar el motivo por el cual se adquirió el producto. Cantidad: Ingresar el total de producto comprado en número de acuerdo a la unidad de medida que solicite el sistema. No Fac / Rem: Ingresar el número de factura que se encuentra en el documento original de la misma y seleccionar en el menú desplegable la opción “Factura” o “Vale”, según corresponda. UUID: Colocar el folio UUID que se encuentra en el documento original de la factura, dar clic en “Agregar” Nota 1: Realizar este procedimiento por cada producto que conforma la factura; una vez ingresados todos los productos de la misma, dar clic en “Guardar” y continuar con el ingreso de la siguiente factura en caso de existir. Nota 2: Para revisar el listado de facturas ingresadas, dar clic en “Modificación de reembolsos” Nota 3: En caso de que la factura sea de Concesiones, al finalizar el ingreso de dicha factura en EM, realizar transferencia de los productos que correspondan en sistema Vista. Registrar documentos a) Dar clic en la pestaña “Modificación de reembolsos” y revisar que los documentos estén ingresados correctamente, así como, que las compras realizadas sean propias de la operación. b) Dar clic en la semana correspondiente y seleccionar el estatus “Registrado”. Rev. 00 INSTRUCTIVO CINEMEX NOMBRE: Ingreso y envío de reembolso de caja chica CÓDIGO: ITTS-07 PASO RESPONSABLE PÁGINA: 6 de 8 REVISIÓN: 02 FECHA EMISIÓN: 30.05.2021 ACTIVIDADES c) Seleccionar el botón “Solicitar autorización” y confirmar en la ventana emergente que se desea enviar para que el reembolso sea enviado al Gerente Regional. 4 5 Gerente Regional Gerente en turno Nota: Una vez realizada esta actividad, el estatus del reembolso cambiará a “Pendiente por autorizar” Autorizar o rechazar a) Revisar y aprobar la solicitud de reembolso. b) Cuando exista un documento que no cumpla con los requisitos establecidos, rechazar la solicitud. c) En caso de rebasar el monto autorizado, cambiar estatus a “Autorización Subdirección”. Nota: Si un documento es rechazado por el Gerente Regional, se habilitará nuevamente el reembolso en la pestaña de “Modificación de reembolsos”, en donde se tendrá que eliminar la factura / vale que no aplique y solicitar nuevamente la autorización. Revisar aprobación Revisar cada viernes si el reembolso fue aprobado por el Gerente Regional o Subdirector según corresponda. Es aprobado cuando el estatus refleje: “Enviado”. Los pasos para revisar el estatus son los siguientes: a) Entrar a intranet y seleccionar la opción de Enterprise Manager. b) Seleccionar la opción de “Administración de reembolsos”: Administración de reembolsos c) En la siguiente pantalla, se observa el estatus del reembolso: PREX-01-FT-02 Rev. 00 INSTRUCTIVO CINEMEX NOMBRE: Ingreso y envío de reembolso de caja chica REVISIÓN: 02 CÓDIGO: ITTS-07 PASO PÁGINA: 7 de 8 RESPONSABLE FECHA EMISIÓN: 30.05.2021 ACTIVIDADES d) Dar clic en “Carga datos”: Nota 1: De no visualizarse como “Enviado”, el área de Cuentas por Pagar no podrá visualizar el reembolso para su revisión y autorización. FIN 8. REGISTROS APLICABLES: ITTS-07-FT-01 Formato de vales 9. ANEXOS: ANEXO 1: Los vales deberán contar con las siguientes especificaciones: 8 CONCEPTO DESCRIPCIÓN DEL CONCEPTO 1 2 Cinemex Fecha Nombre del complejo Fecha en que se solicita el vale 3 Cantidad Monto por el cual se está generando el vale 4 Cantidad en letra PREX-01-FT-02 Cantidad por la cual se generó el vale con letra Rev. 00 INSTRUCTIVO CINEMEX NOMBRE: Ingreso y envío de reembolso de caja chica REVISIÓN: 02 CÓDIGO: ITTS-07 5 Autoriza 6 7 8 Recibe Hora de emisión Descripción PÁGINA: 8 de 8 FECHA EMISIÓN: 30.05.2021 Firma y el nombre de la persona que autoriza el vale Firma y el nombre de la persona que recibe el efectivo Horario en el que se entrega el vale y efectivo Motivo o justificación para entrega de efectivo ANEXO 2: Revisar las siguientes especificaciones en facturas digitales. CONCEPTO DESCRIPCIÓN DEL CONCEPTO RFC y Razón social RFC emisor RFC y Razón social del corporativo Datos fiscales de la empresa que está emitiendo la factura Fecha, número de factura. Fecha en la que se generó la factura y número de factura IVA desglosado y monto. Monto e IVA desglosado ANEXO 3: Catálogo de cuentas de Reembolsos de EM 10. CONTROL DE CAMBIOS. Fecha Revisión Elaboró 18.12.19 00 30.04.20 01 Clara Alonso Entrenador de Exp. Cinemex Cintia Mendoza & Samantha Montaño 30.05.21 02 PREX-01-FT-02 Operaciones Cambios Re-ingeniería de procesos Se agregan pasos de ingreso de facturas y vales en EM. Se elimina procedimiento de envío físico a Cuentas por Pagar. Se reestructura el procedimiento para su mejor comprensión Se modifica resguardo de facturas en formato digital Se agrega nota con realización de transferencia de producto en compras de Concesiones Motivo Autorizó Actualización de documentos. Actualización de documentos Tesorería Actualización de documentos Tesorería Tesorería Rev. 00
