“DECENIO DE LA IGUALDAD DE OPORTUNIDADES PARA MUJERES Y HOMBRES” “AÑO DEL FORTALECIMIENTO DE LA SOBERANÍA NACIONAL” TERMINOS DE REFERENCIA CONTRATACIÓN DE DOS (02) CONSULTORES PARA INSPECCIÓN I. DENOMINACIÓN CONTRATACIÓN DE DOS (02) CONSULTORES PARA LA INSPECCIÓN DEL “SERVICIO DE INVENTARIO, TRASLADO Y TRANSFERENCIA DEL ACERVO DOCUMENTARIO DEL RENIEC UBICADO EN 43 OFICINAS DE REGISTROS DE ESTADO CIVIL (OREC) DE LAS MUNICIPALIDADES PROVINCIALES, Y SERVICIO DE EVALUACIÓN, DIGITALIZACIÓN, VERIFICACIÓN, DIGITACIÓN Y CONTROL DE CALIDAD DE IMÁGENES Y MICROGRABACIÓN DE LAS ACTAS REGISTRALES” DE LA ETAPA 2: PROCESO DE DIGITALIZACION. (CONTRATO DE PRÉSTAMO BID N° 4297-OC-PE) II. ANTECEDENTES La República del Perú y el Banco Interamericano de Desarrollo – BID, suscribieron el 6 de febrero de 2019 el Contrato de préstamo BID N° 4297/OC-PE, con la finalidad de que dicho organismo financie parcialmente el proyecto “Mejoramiento del acceso a los servicios de registros civiles e identificación de calidad a nivel nacional”. El costo total del proyecto es de USD 80 millones, de los cuales el Banco Interamericano de Desarrollo – BID otorgará un financiamiento parcial de USD 50 millones. El objetivo general del proyecto es lograr un adecuado acceso de la población a los servicios de registros civiles e identificación de calidad a nivel nacional, para lo cual se ha establecido tres componentes: Componente 1: Adecuada cobertura de los servicios presenciales Componente 2: Mayor prestación de servicios a población vulnerable Componente 3: Incorporación de tecnologías para la prestación de los servicios Administración del Proyecto, evaluación, auditorías y estudios Según la cláusula 4.02 del Contrato de Préstamo BID Nº 4297/OC-PE, y la cláusula 4.01 del Anexo Único del referido contrato, el Registro Nacional de Identificación y Estado Civil - RENIEC es el Organismo Ejecutor (OR) del Proyecto responsable de ejecutar, a través de la Unidad Ejecutora de Proyecto – UEP, los componentes, subcomponentes e intervenciones a su cargo. En ese sentido, en el marco del Producto N° 3 Actas registrales digitalizadas y revisadas se requieren contratar DOS (02) consultores para inspeccionar en forma permanente los procesos de evaluación previa, digitalización y control de calidad de imágenes, digitación registral, generación y grabación de microformas y tareas complementarias que se encuentran comprendidas en el contrato del “Servicio de inventario, traslado y transferencia del acervo documentario del RENIEC ubicado en 43 Oficinas de Registros de Estado Civil (OREC) de las municipalidades provinciales, y servicio de evaluación, digitalización, verificación, digitación y control de calidad de imágenes y micrograbación de las actas registrales” y sus respectivas adendas, en el marco de la ejecución del Producto 3. Página 1 de 12 “DECENIO DE LA IGUALDAD DE OPORTUNIDADES PARA MUJERES Y HOMBRES” “AÑO DEL FORTALECIMIENTO DE LA SOBERANÍA NACIONAL” III. ALCANCE DEL SERVICIO La consultoría permitirá que la ejecución del “SERVICIO DE INVENTARIO, TRASLADO Y TRANSFERENCIA DEL ACERVO DOCUMENTARIO DEL RENIEC UBICADO EN 43 OFICINAS DE REGISTROS DE ESTADO CIVIL (OREC) DE LAS MUNICIPALIDADES PROVINCIALES, Y SERVICIO DE EVALUACIÓN, DIGITALIZACIÓN, VERIFICACIÓN, DIGITACIÓN Y CONTROL DE CALIDAD DE IMÁGENES Y MICROGRABACIÓN DE LAS ACTAS REGISTRALES”, de la Etapa 2: Proceso de Digitalización, sea llevado de manera óptima. IV. OBJETIVOS DE LA CONSULTORIA OBJETIVO GENERAL: Contar con el servicio de DOS (02) consultores que desempeñen las funciones de inspección de la Etapa 2: Proceso de Digitalización del “SERVICIO DE INVENTARIO, TRASLADO Y TRANSFERENCIA DEL ACERVO DOCUMENTARIO DEL RENIEC UBICADO EN 43 OFICINAS DE REGISTROS DE ESTADO CIVIL (OREC) DE LAS MUNICIPALIDADES PROVINCIALES, Y SERVICIO DE EVALUACIÓN, DIGITALIZACIÓN, VERIFICACIÓN, DIGITACIÓN Y CONTROL DE CALIDAD DE IMÁGENES Y MICROGRABACIÓN DE LAS ACTAS REGISTRALES”, que permita cumplir las metas aprobadas y la ejecución eficiente de los cronogramas establecidos. OBJETIVO ESPECÍFICO a) Verificar que los procesos que realiza la empresa INETUM S.A, cumpla con lo señalado en las diferentes tareas de la Etapa 2- Digitalización, en el marco de la ejecución del Producto 3: Actas registrales digitalizadas y revisadas. b) Absolver las consultas in situ que realice el personal con la finalidad de que el procesamiento sea continuo. c) Informar oportunamente de las casuísticas que se presenten en el procesamiento de las actas que realiza la empresa INETUM S.A, esto con la finalidad de que no exista demoras para la transferencia a la Base de Datos de RENIEC de las actas procesadas y no perjudicar la atención al ciudadano. METODOLOGIA Los(las) consultores(as) realizaran trabajos de inspección in situ de la ejecución del Producto 3, Etapa 2: Proceso de Digitalización del “SERVICIO DE INVENTARIO, TRASLADO Y TRANSFERENCIA DEL ACERVO DOCUMENTARIO DEL RENIEC UBICADO EN 43 OFICINAS DE REGISTROS DE ESTADO CIVIL (OREC) DE LAS MUNICIPALIDADES PROVINCIALES, Y SERVICIO DE EVALUACIÓN, DIGITALIZACIÓN, VERIFICACIÓN, DIGITACIÓN Y CONTROL DE CALIDAD DE IMÁGENES Y MICROGRABACIÓN DE LAS ACTAS REGISTRALES”, es decir, la verificación y la absolución de consultas serán en la planta de la empresa INETUM S.A, esto con la finalidad de que el proceso sea continuo y no presente retrasos en la ejecución. Asimismo, realizará un informe teniendo como sustento el formato de inspección (Anexo A). Página 2 de 12 “DECENIO DE LA IGUALDAD DE OPORTUNIDADES PARA MUJERES Y HOMBRES” “AÑO DEL FORTALECIMIENTO DE LA SOBERANÍA NACIONAL” V. ACTIVIDADES O TAREAS MINIMA A REALIZAR Los(las) consultores(as) realizarán actividades de inspección las cuales serán llenadas en un formato de inspección (Anexo A) de las verificaciones realizadas in situ, las cuales serán realizadas durante el horario laboral, en el marco de la ejecución del Producto 3: Actas registrales digitalizadas y revisadas. Asimismo, realizaran las siguientes tareas: a. Inspeccionar las tareas de evaluación previa, digitalización y control de calidad de imágenes, digitación registral, generación y grabación de microformas y tareas complementarias, en modalidad presencial en la planta de INETUM ubicado en calle los Cedros, Mz. B, Lt.16, C.P.R. Huertos de Villena – Pachacamac, y conforme a los alcances brindados en la inducción dada por la Sub Dirección de Procesamiento de Registros Civiles (SDPRC). b. Verificar que los procesos operativos y tareas complementarias asumidos por el contratista se cumplan dentro de los criterios establecidos en el contrato. c. Absolver las consultas del personal de INETUM S.A, respecto a las diferentes actividades y tareas que se ejecuten durante el desarrollo de sus labores. d. Registrar en una bitácora física y virtual, las consultas que sean resueltas e. Presentar un informe semanal a la SDPRC, con las inspecciones realizadas con las observaciones y las medidas correctivas realizadas. f. Presentar un informe mensual a la SDPRC, donde se indique lo siguiente: las cantidades de consultas resueltas, las que fueron derivadas, el total de observaciones por cada proceso, y otra información adicional que se pueda presentar de lo registrado en el Anexo A. g. Realizar capacitaciones al personal de INETUM cada 2 meses sobre las casuísticas más comunes detectadas en el periodo de 2 meses, que servirán para uniformizar los criterios del procesamiento de las actas. h. Evaluaciones al personal de INETUM sobre el nivel de conocimiento obtenido en cada capacitación. i. Aportes para la generación de lineamientos en las diferentes tareas de la Etapa 2 Digitalización, basados en las casuísticas presentadas en un periodo de 2 meses. j. Archivar y tener disponible los formatos de inspección (Anexo A) utilizados. k. Registrar como evidencias por lo menos 01 foto del proceso observado que deberá ser archivado y remitido a la SDPRC por correo. VI. ENTREGABLES A PRESENTAR El(la) consultor(a) deberá presentar los siguientes entregables: Informe mensual del cumplimiento de las actividades de inspección de la Etapa 2: Proceso de Digitalización del “SERVICIO DE INVENTARIO, TRASLADO Y TRANSFERENCIA DEL ACERVO DOCUMENTARIO DEL RENIEC UBICADO EN 43 OFICINAS DE REGISTROS DE ESTADO CIVIL (OREC) DE LAS MUNICIPALIDADES PROVINCIALES, Y SERVICIO DE EVALUACIÓN, Página 3 de 12 “DECENIO DE LA IGUALDAD DE OPORTUNIDADES PARA MUJERES Y HOMBRES” “AÑO DEL FORTALECIMIENTO DE LA SOBERANÍA NACIONAL” DIGITALIZACIÓN, VERIFICACIÓN, DIGITACIÓN Y CONTROL DE CALIDAD DE IMÁGENES Y MICROGRABACIÓN DE LAS ACTAS REGISTRALES”. Los informes se presentarán de acuerdo al siguiente detalle y de acuerdo a la estructura señalada en el Anexo 1 y 2 de los presentes TDR: Entregable Denominación 1 Informe mensual 1 2 Informe mensual 2 3 Informe mensual 3 4 Informe mensual 4 5 Informe mensual 5 6 Informe mensual 6 7 Informe mensual 7 8 Informe mensual 8 9 Informe mensual 9 10 Informe mensual 10 11 Informe mensual 11 12 Informe mensual 12 13 Informe mensual 13 14 Informe mensual 14 15 Informe mensual 15 16 Informe mensual 16 17 Informe mensual 17 18 Informe mensual 18 19 Informe mensual 19 20 Informe mensual 20 Plazo A los 30 días calendario de la firma del contrato A los 60 días calendario de la firma del contrato A los 90 días calendario de la firma del contrato A los 120 días calendario de la firma del contrato A los 150 días calendario de la firma del contrato A los 180 días calendario de la firma del contrato A los 210 días calendario de la firma del contrato A los 240 días calendario de la firma del contrato A los 270 días calendario de la firma del contrato A los 300 días calendario de la firma del contrato A los 330 días calendario de la firma del contrato A los 360 días calendario de la firma del contrato A los 390 días calendario de la firma del contrato A los 420 días calendario de la firma del contrato A los 450 días calendario de la firma del contrato A los 480 días calendario de la firma del contrato A los 510 días calendario de la firma del contrato A los 540 días calendario de la firma del contrato A los 570 días calendario de la firma del contrato A los 600 días calendario de la firma del contrato Página 4 de 12 posteriores posteriores posteriores posteriores posteriores posteriores posteriores posteriores posteriores posteriores posteriores posteriores posteriores posteriores posteriores posteriores posteriores posteriores posteriores posteriores “DECENIO DE LA IGUALDAD DE OPORTUNIDADES PARA MUJERES Y HOMBRES” “AÑO DEL FORTALECIMIENTO DE LA SOBERANÍA NACIONAL” VII. DURACIÓN DEL SERVICIO DE CONSULTORIA La consultoría tendrá una duración de seiscientos (600) días calendario, contados a partir del día siguiente de firmado el contrato. VIII. PERFIL DEL(LA) CONSULTOR(A) El perfil del(la) consultor(a) se encuentra señalado en el siguiente cuadro: 1. Requisitos 1 Formación académica mínima 2 Experiencia mínima general 3 Experiencia mínima específica 4 Conocimientos Criterio - Estudios Universitarios mínimo bachiller en administración, ingeniería, economía, contabilidad y derecho. - Experiencia laboral mínima de cuatro (04) años en instituciones públicas o privadas. - De preferencia 02 años en calificación o evaluación de documentos. Deseable haber recibido capacitación en la Norma ISO 9001 o Sistemas de gestión - IX. MONTO Y FORMA DE PAGO El Monto total del contrato será por S/. 80,000.00 y se pagará en forma mensual, siendo el pago de S/. 4,000.00 (CUATRO MIL Y 00/100 SOLES) por cada uno de los consultores. El referido pago se realizará a la presentación del respectivo comprobante de pago, el pago se realizará previa conformidad de la SDPRC/DRC. X. LUGAR Y HORARIO DE PRESTACION DEL SERVICIO El(la) consultor(a) realizara la inspección de la Etapa 2: Proceso de Digitalización del “SERVICIO DE INVENTARIO, TRASLADO Y TRANSFERENCIA DEL ACERVO DOCUMENTARIO DEL RENIEC UBICADO EN 43 OFICINAS DE REGISTROS DE ESTADO CIVIL (OREC) DE LAS MUNICIPALIDADES PROVINCIALES, Y SERVICIO DE EVALUACIÓN, DIGITALIZACIÓN, VERIFICACIÓN, DIGITACIÓN Y CONTROL DE CALIDAD DE IMÁGENES Y MICROGRABACIÓN DE LAS ACTAS REGISTRALES”, bajo la modalidad presencial en las instalaciones de la Planta de la empresa INETUM S.A ubicado en Calle Los Cedros, Mz. B, Lt. 16, C.P.R. Huertos de Villena - Pachacamac, provincia y departamento de Lima, realizará sus labores en los ambientes de la referida empresa, en los horarios que se establezca de lunes a sábado, según la necesidad del servicio. La presentación de los entregables se realizará a través de trámite documentario de la Sub Dirección de Procesamiento de los Registros Civiles (SDPRC), ubicado en Jr. Página 5 de 12 “DECENIO DE LA IGUALDAD DE OPORTUNIDADES PARA MUJERES Y HOMBRES” “AÑO DEL FORTALECIMIENTO DE LA SOBERANÍA NACIONAL” Comandante Montero Rosas 1438 – 1440 Urb. Santa Beatriz – Cercado de Lima, provincia y departamento de Lima, en el horario de 9:00 a.m. a 5:00 pm. XI. DISPOSICIONES GENERALES La persona natural que realizará el servicio se compromete a respetar y aplicar las políticas, procedimientos y controles del Sistema de Gestión, metodología, estándares y otros establecidos por el RENIEC, los mismos que declara conocer y aceptar. El servicio no implica pago adicional alguno a los contenidos en los presentes TDR, debiendo el postor asumir todos los costos a generarse para cumplir con las tareas encomendadas. El consultor deberá seguir las medidas sanitarias establecidas en la Resolución Ministerial N° 1275-2021/MINSA “Disposiciones para la vigilancia, prevención y control de la salud de los trabajadores con riesgo a exposición a Sars-Cov-2”, asimismo, también deberá adecuarse al Plan para la Vigilancia Prevención y Control Covid-19 del RENIEC. Asimismo, se compromete a adquirir y utilizar los implementos de protección personal y dispositivos de seguridad –tales como mascarillas, guantes, alcohol en gel, entre otros, que permitan encontrarse debidamente protegido en función a la actividad que desarrollen, así como la reposición de los mismos. De asignarse al consultor un equipo de informático como una laptop este debe ser debidamente cuidado, y devuelta al finalizar el servicio en buenas condiciones para su uso, de no ser así el consultor devolverá un equipo de las misma características, siendo su costo asumido por el consultor. XII. COORDINACIÓN, SUPERVISIÓN Y CONFORMIDAD La SDPRC/DRC y la Unidad Ejecutora del proyecto serán responsables de la coordinación y supervisión de los Consultores. La conformidad será otorgada por la SDPRC/DRC, previa verificación de lo estipulado en el presente documento. Para la conformidad técnica, el consultor presentará los informes y entregables en trámite documentario de la Sub Dirección de Procesamiento de los Registros Civiles (SDPRC), ubicado en Jr. Comandante Montero Rosas 1438 – 1440 Urb. Santa Beatriz – Cercado de Lima, provincia y departamento de Lima, en el horario de 9:00 a.m. a 5:00 pm. De existir observaciones, se le comunicará al consultor, indicando claramente el sentido de estas, otorgándole un plazo de 3 días para subsanarlas. Subsanadas las observaciones dentro del plazo otorgado, no corresponde la aplicación de penalidades. Si pese al plazo otorgado, el consultor no cumpliese a cabalidad con la subsanación, la Entidad puede otorgar al contratista periodos adicionales para las correcciones pertinentes. En este supuesto corresponde aplicar la penalidad por mora, desde el vencimiento del plazo para subsanar, según lo previsto en el párrafo anterior. Página 6 de 12 “DECENIO DE LA IGUALDAD DE OPORTUNIDADES PARA MUJERES Y HOMBRES” “AÑO DEL FORTALECIMIENTO DE LA SOBERANÍA NACIONAL” XIII. PENALIDAD En caso que el consultor incurre en retraso injustificado en la entrega de la presentación del informe de supervisión, de acuerdo a los plazos estipulados en el presente TDR; la Unidad Ejecutora aplica una penalidad por cada día de retraso, hasta por un monto máximo equivalente al diez por ciento (10%) del monto global contratado, de llegar al valor total del 10% se procederá a anular la orden de compra y/o contrato y a comunicar a las autoridades pertinentes correspondientes al BID y a la autoridad que rige el Sistema Nacional de las Contrataciones en el Estado Peruano. Dicha penalidad por día de atraso se calculará de acuerdo con la siguiente formula: Penalidad diaria = 0.10 x monto . 0.25 x plazo en días Donde: Monto = monto mensual que corresponde a cada producto Plazo en días = plazo máximo de entrega de cada ítem descrito en el literal plazo de entrega XIV. CONFIDENCIALIDAD DE LA INFORMACIÓN Toda información a que tenga acceso el(la) consultor(a), así como su personal, es estrictamente confidencial. El(la) consultor(a) deben comprometerse a mantener las reservas del caso y no transmitir a ninguna persona (natural o jurídica) sin autorización expresa y por escrito de la institución, para lo cual deberá llenar la Declaración Jurada de Confidencialidad. XV. RESPONSABILIDAD DEL CONSULTOR En atención a lo previsto en el Contrato de Préstamo y en las políticas para la contratación de consultores, el proveedor asume la responsabilidad en ejecutar el servicio a su cargo con la debida diligencia y conforme a las normas vigentes para la prestación del servicio, incluyendo la presentación oportuna de los productos respectivos, estableciéndose que su responsabilidad, en caso de incumplimiento, ascenderá hasta la totalidad de los pagos derivados de la ejecución del servicio a su cargo. XVI. ANEXOS 1. Anexo N° 01: Características para la presentación del entregable informe mensual 2. Anexo N° 02: Carátula del entregable 3. Anexo A Página 7 de 12 “DECENIO DE LA IGUALDAD DE OPORTUNIDADES PARA MUJERES Y HOMBRES” “AÑO DEL FORTALECIMIENTO DE LA SOBERANÍA NACIONAL” ANEXO Nº 01 CARACTERÍSTICAS PARA LA PRESENTACIÓN DEL ENTREGABLE INFORME MENSUAL 1. DEL DOCUMENTO IMPRESO Documento impreso: 02 ejemplares, cada uno en folder manila A4 con sujetador Tipo de papel y tamaño: Papel bond A4 Tipo de letra: Arial 11 Características sugeridas para la redacción: - Márgenes: Superior e inferior 2.5 cm, izquierda 3.0 cm y derecha 2.5 cm - Encabezado de página: Con el nombre de la consultoría - Pie de página: con el número de versión del documento - Títulos y sub títulos: Letras mayúsculas (fuente 14 para títulos y fuente 12 para subtítulos) - Interlineado: Simple - Espacios entre los párrafos: doble espacio - Justificado: Alinear el texto en los márgenes izquierdo y derecho - Tablas, cuadros, gráficos, figuras y otros similares, enmarcados, centrados, con títulos, encabezados y fuente de referencia, según corresponda. - Páginas: numeradas y rubricadas por el consultor o jefe del equipo consultor. Carátula: Según diseño adjunto Estructura mínima del informe - Introducción - Objetivos - Antecedentes - Análisis - Descripción de actividades realizadas - Conclusiones - Recomendaciones Página 8 de 12 “DECENIO DE LA IGUALDAD DE OPORTUNIDADES PARA MUJERES Y HOMBRES” “AÑO DEL FORTALECIMIENTO DE LA SOBERANÍA NACIONAL” 2. DE ARCHIVOS ELECTRÓNICOS: Los entregables deben presentarse en formato PDF (1 solo archivo para documentos y anexos y adjuntos) y en archivo en Word, Excel u otros formatos, según corresponda. Presentación de la Consultoría en Power Point (sólo entregable final). Página 9 de 12 “DECENIO DE LA IGUALDAD DE OPORTUNIDADES PARA MUJERES Y HOMBRES” “AÑO DEL FORTALECIMIENTO DE LA SOBERANÍA NACIONAL” ANEXO Nº 02 CARÁTULA DEL ENTREGABLE PROYECTO: “MEJORAMIENTO DEL ACCESO A LOS SERVICIOS DE REGISTROS CIVILES E IDENTIFICACIÓN DE CALIDAD A NIVEL NACIONAL” COMPONENTE: 1 Adecuada cobertura de los servicios presenciales MEDIO FUNDAMENTAL: 1.2 Mejoramiento de la gestión de la información de las Municipalidades y el RENIEC ACCIÓN: 1.2.1 Adecuada gestión y calidad del stock de información de las municipalidades provinciales PRODUCTO: 3 Actas registrales digitalizadas y revisadas CONSULTORÍA: la CONSULTOR PARA INSPECCIONAR CUMPLIMIENTO DEL SERVICIO - ETAPA 2: PROCESO DE DIGITALIZACION. CONSULTOR: CONTRATO N°: ENTREGABLE: MES XXX, 202X Página 10 de 12 “DECENIO DE LA IGUALDAD DE OPORTUNIDADES PARA MUJERES Y HOMBRES” “AÑO DEL FORTALECIMIENTO DE LA SOBERANÍA NACIONAL” ANEXO A Hoja de inspección -SDPRC Página 11 de 12 “DECENIO DE LA IGUALDAD DE OPORTUNIDADES PARA MUJERES Y HOMBRES” “AÑO DEL FORTALECIMIENTO DE LA SOBERANÍA NACIONAL” Página 12 de 12