Auditoria Administrativa ¿Qué es ? Cuando expresamos Auditoría administrativa, podemos decir que es la intervención que se realiza al interior de los departamentos de la organización con el fin de observar, medir y cuantificar, que tan oportuna es la dirección dentro de la misma Encaminada ha Otras de las observaciones que realiza este proceso al interior es verificar que el horizonte de la empresa se cumpla, que los objetivos y metas que tiene la organización sean los más constructivos apoyados desde el talento humano que ejerce procesos gerenciales. Objetivos La Auditoría administrativa debe trazar objetivos claros al momento de realizar el proceso, ya que es importante tener una lista de chequeo que le permita ser equitativos en todos sus componentes. Para ello observaremos desde tres puntos de vista. Control: este proceso nos permite alinear y afianzar todas las energías en sus procesos y a su vez permite visualizar como se encuentra con los patrones o modelos diseñados para la misma. Productividad: en este proceso permite dinamizar todas las expectativas y optimiza los recursos de la acción activa de la planta organizacional. Organización: seleccionar al personal adecuado para evaluar la competencia de un proceso dentro de la misma. Servicio: observar profundamente como se realiza el proceso de los clientes internos y externos, desde sus múltiples aplicativos. Calidad: es importante que los estándares de calidad sean las más relevantes al momento de impactar en todos los procesos de la organización. Con el fin de optimizar recursos. Cambios: se pide que todos los procesos sean transparentes al momento de ejecutarse, esto permite dar credibilidad en sus procesos. Aprendizaje: se requiere que la organización este en permanente capacitación y actualización, esto le permite estar actualizados en materia administrativa. Toma de decisiones: es uno de los componentes que requiere de precisión y firmeza en sus presentaciones, ya que cualquier medida mal tomada genera malas decisiones. Propósitos Cuando el profesional en Auditoría inicia su proceso de intervención el debe tener claro cuales van a ser sus propósitos dentro de la misma y así proceder con mucho profesionalismo. 1. En la etapa inicial procederá a solicitar todos los informes relacionados con el patrimonio de la empresa. 2. En la etapa media procederá a solicitar todo los informes de los estados financieros y utilidades del ejercicio. 3. En la etapa final o avanzada, se revelarán todas las inconsistencias o malos procesos realizados en sus informes. Tipos de Auditoría administrativa Auditoría interna Cuando optamos por aplicar una auditoría interna, es aplicado por un profesional que se encuentra laborando dentro de la misma organización, lo que realiza el profesional es verificar, revisar de forma detallada otra de las dependencias para cerciorarse que todos los movimientos de la empresa se encuentren en perfecto orden, de no ser así, lo que hace es presentar u informa a la gerencia, manifestando con argumentos sólidos lo encontrado el proceso. Tipos de Auditoría administrativa Auditoria Externa Se aplican procesos minuciosos que permite verificar el contenido del archivo seleccionado con el fin de detectar alguna inconsistencia en el proceso. Cada instrumento aplicado debe contener unos ítems adecuados que permitan generar resultados bien sea n positivos o negativos Una terminada la lista de chequeo y verificada la acción se procede a delimitar cada uno de los ítems y ser analizados y valorados, desde el criterio del profesional en curso Funciones administrativas. Planeación Organización Dirección Control Metas Estructura Comportamiento Normatividad Objetivos Niveles Liderazgo Vigilancia Estrategias Jerarquías Motivación Medición Políticas Esbeltez (perfección) Decisiones Evaluación Programas Compactación Sensibilidad Informe Entonces…. ¿Cuál es el porqué de la auditoría administrativa? El surgimiento de la auditoría administrativa se dio en respuesta a una necesidad no satisfecha en el campo de la auditoría, ya que con ella se logró incursionar en revisiones de áreas que requerían atención y que no necesariamente eran de tipo financiero. Su utilización es ampliamente apreciada tanto en el sector privado como público, pues ha demostrado su eficiencia como herramienta de control. Funciones de la auditoria interna La auditoría interna constituye propiamente un mecanismo de control establecido en la organización, que cuenta con personal de la propia empresa designado para el desempeño de actividades de tipo interdisciplinario enfocadas al cumplimiento de los aspectos de vigilancia y sistematización. Funciones de la auditoria Externa La auditoría externa representa un trabajo profesional independiente que va enfocado básicamente a la evaluación, pero también a la consultoría en varias especialidades; es realizado por personal ajeno a la organización, el cual presta sus servicios mediante un contrato o carta compromiso que define la actividad que habrá de desarrollarse, tiempos, honorarios, así como tipo y calidad del personal que intervendrá y la fecha de terminación. Evaluación Positiva Constructiva Características de la evaluación Resultados Sana La evaluación representa el corroborar en forma específica y periódica la forma en que se efectúan las actividades de la organización, y emitir un informe de resultados del desempeño observado, en el que se manifiesta ya sea aprobación, la sugerencia de una adecuación o cierta observación. En toda evaluación intervienen tres personajes: el que evalúa (auditor) y el que es evaluado (auditado), además del directivo, que es quien solicita los resultados de esta actividad. Por lo tanto, todos los integrantes de la organización están involucrados en la evaluación y se mostrarán interesados y dispuestos a colaborar en esta tarea. En Resumen 1. La observancia de la administración y su proceso es necesaria en todas las actividades de la vida para lograr eficiencia, eficacia, productividad y calidad. 2. La auditoría como disciplina técnica representa un proceso sistematizado que examina, revisa, analiza e informa respecto a la operatividad de una organización. 3. La auditoría interna representa un órgano de control que es aprobado en la organización para examinar y vigilar el apego a los lineamientos trazados, así como para participar en la mejora de los controles establecidos o por establecer y, en un momento dado, en la realización de actividades que de manera específica le solicite la alta gerencia. 4. La auditoría externa consiste en la intervención de personal independiente que trabaja con base en un contrato de servicios profesionales en la evaluación de las operaciones de la empresa, para finalmente informar sus resultados en forma escrita en el periodo convenido. 5. La evaluación representa un concepto general que significa valorar lo realizado y que se caracteriza por ser positiva, sana, constructiva, con resultados, solicitada o programada. 6. La auditoría administrativa representa un término compuesto en donde se hace referencia a la revisión de la administración general o en su defecto de alguna de sus acentuaciones. Su surgimiento como especialidad se dio en respuesta a la necesidad detectada en las mismas organizaciones
