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Proceso Admisiones y Registro

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Proceso
Admisiones y Registro
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Proceso Admisiones y Registro
Comprende las actividades de:
1. Realizar diagnóstico del proceso
de admisiones y registro
2. Identificar los riesgos asociados al
proceso
3. Establecer cronograma de
actividades
4. Planificar los recursos requeridos.
•
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•
•
•
•
Realizar procedimiento de admisiones y matrícula
Realizar protocolización
Elaborar o consolidar libros reglamentarios
Elaborar Actas de grado y diplomas
Expedir constancias, certificados, copias de actas y/o diplomas
Revisar y solicitar actualización de los documentos legales que le dan
vida jurídica a la institución educativa
• Elaborar y entregar informes, estadísticas y demás requerimientos de
la Secretaría de Educación
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• Realizar
procedimiento de admisiones y matrícula.
• Realizar protocolización mediante escritura pública donde se
relaciona todo el personal docente y administrativo que
laboro en la vigencia anterior
• Elaborar o consolidar libros reglamentarios.
• Expedir constancias, certificados, copias de actas y/o
diplomas.
• Elaborar actas de grado y diplomas.
• Revisar y solicitar actualización de los documentos
legales que le dan vida jurídica a la institución
educativa.
• Elaborar y entregar informes, estadísticas y demás
requerimientos de la Secretaría de Educación.
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• Identificar el servicio no conforme del
proceso
• Realizar la autoevaluación del control y la
gestión"
• Implementar acciones correctivas,
preventivas y de mejora.
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EVIDENCIAS Y PUNTOS DE CONTROL
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EVIDENCIAS Y PUNTOS DE CONTROL
• Diagnóstico del proceso
• Mapa de riesgos
• Cronograma de actividades del proceso al
inicio de cada vigencia
• Plan o cronograma de actividades
• Comunicado oficial solicitud de recursos para
ejecutar las actividades del proceso
• Comunicado oficial solicitud para suplir
necesidades para ejecutar el proceso
• Escritura pública, (Es una relación de docentes y
personal administrativo, se realiza anualmente. Incluye
cargo, tiempo de y perfil del personal)
• Libro registro de valoración escolar
• Diplomas, Actas de Grado
• Constancias, certificados, copias de actas o diplomas
• Documentos legales actualizados
• Formulario DANE
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PROCEDIMIENTO MATRICULAS
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Herramientas Digitales
Soporte Proceso
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Para qué sirve el SIMAT
•
Dar acceso a nuevos alumnos en el proceso de
inscripción.
•
Tener a disposición información sistematizada.
•
Conocer la ubicación de los alumnos por cada
institución.
•
Hacer una mejor distribución de los cupos.
•
Conocer la realidad social en la que se
encuentra la comunidad estudiantil.
•
Ayuda a tramitar el cambio de un centro de
educación a otro.
•
Emitir certificados
dinámicos.
•
Manejar información actualizada de las
matrículas del SIMAT para ofertar cupos a
nuevos estudiantes.
de
retiro
y
reportes
SIMAT Sistema Integrado de Matrículas Educativas
Su función es ayudar a tener información oportuna para
gestionar y controlar los datos de estudiantes, desde
niños hasta adultos que cursen estudios en el país. Es
decir en qué estado se encuentra cada estudiante.
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Sistema de Información Nacional
de Educación Básica y Media
Este sistema recoge los datos que deben reportar los establecimientos educativos
oficiales y no oficiales a los municipios y/o departamentos.
Estos reportes incluyen la información de los establecimientos educativos, la situación
académica de los estudiantes al finalizar el año anterior, los resultados de calidad y los
datos de los docentes de establecimientos privados, entre otros.
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La operación estadística de Educación Formal (EDUC) es
un censo de periodicidad anual, dirigido a las sedes
educativas oficiales y no oficiales, que ofrecen los niveles
de preescolar, básica primaria, básica secundaria y media
incluida la educación para adultos mediante ciclos
lectivos especiales integrados y los modelos educativos
flexibles, localizados en el área urbana, y rural dentro del
territorio nacional.
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Familias en Acción es un programa a cargo de
Prosperidad Social que les ofrece la
posibilidad a las familias con niños, niñas y
adolescentes en condiciones de pobreza y
pobreza extrema, recibir un incentivo
económico condicionado a la asistencia
escolar y a atenciones de salud de los niños,
niñas y adolescentes.
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