INSTRUCCIONES GENERALES PARA EL PROCESO DE EJECUCIÓN PROYECTOS SUBVENCIÓN CULTURA 2014 CONSIDERACIONES A TENER PRESENTE DURANTE TODO EL PROCESO DE EJECUCIÓN: Inicio de la ejecución del Proyecto: El Gobierno Regional informará a las Entidades Públicas, Municipalidades, e Instituciones Privadas beneficiarias de la subvención, la fecha de transferencia de los recursos, mediante un correo electrónico dirigido al representante legal. Los recursos se transfieren a las Instituciones Privadas a través de un Vale Vista Virtual del Banco del Estado a nombre de la Organización, que deben solicitar en Servicio al Cliente o ventanilla del Banco. Los recursos transferidos se deben mantener en una cuenta corriente o de ahorro a nombre de la Institución, la que deberá mantenerse exclusivamente para la administración de los recursos F.N.D.R. El proyecto debe iniciarse inmediatamente una vez realizada la transferencia de los recursos. Los gastos con cargo al proyecto, solo podrán efectuarse a partir de la fecha del traspaso de los recursos. Actividades: Se debe dar cumplimiento al cronograma de actividades y el tiempo considerado y aprobado en el proyecto para su ejecución. En ningún caso pueden modificarse las actividades, si excepcionalmente se necesita cambiar alguna actividad, esta debe contar con la autorización del Gobierno Regional. Los cambios de Monitores, artistas, equipamientos y otros deben ser autorizados y en ningún caso implementados sin la visación del Gobierno Regional. Todas las actividades deben contemplar medios de verificación, tales como: registros fotográficos, listados de asistencia cuando corresponda, afiches, invitaciones DVD, y otros. Se debe informar de las actividades más relevantes a la encargada del concurso, mediante correo electrónico a hborquez@gorebiobio.cl Solo en casos excepcionales y por única vez se podrán autorizar modificaciones menores al presupuesto, para lo cual la institución, deberá enviar una carta u oficio al Sr. Intendente Regional del Bio Bío, solicitando y fundamentando técnicamente. los cambios propuestos, esta debe ser ingresada en la oficina de partes del Gobierno Regional Prat N°525, Concepción, en horarios de 8:30 a 13:00 hrs. Para las modificaciones en los plazos de ejecución de los proyectos, se deberá solicitar por escrito, vía carta u oficio de la Institución, al Sr. Intendente Regional, justificando dicha solicitud. Las modificaciones solicitadas tanto de presupuesto como de ampliación de plazo, no pueden ser implementadas por la institución, hasta que hayan sido autorizadas y notificadas por escrito por este Gobierno Regional. No se autorizarán modificaciones de ningún tipo una vez ejecutados los proyectos En Materia de rendiciones de cuentas. 1. Se debe rendir cuentas de los gastos mensualmente 2. Se aceptaran como respaldo de los Gastos solamente documentos originales, legales y vigentes, tales como: Facturas; Boletas de Honorarios; copia de título profesional y/o acreditación así como el contrato de prestación de los servicios; Boletas de Ventas y Servicios; Formulario de declaración de impuestos; Ordenes de compras y Ordenes de pago; ingresos de remesa recibida. 3. Las boletas y facturas que se presentan no deben encontrarse con fecha posterior al término del proyecto. 4. El detalle anotado en las Facturas u otro Documento Legal soportante de la obligación de pagar; debe corresponder exactamente a los ítem aprobados indicados en el presupuesto y en un contexto claro y detallado. 5. Caso de gastos no considerados en el Proyecto: estos deben ser asumidos íntegramente por la Entidad beneficiaria. 6. Caso de no cumplimiento a lo establecido en las Bases y Convenio del proyecto: el Gobierno Regional dará término anticipado a dicho Convenio y seguirá las acciones legales correspondientes. 7. Si se generarán excedentes durante la ejecución del Proyecto; estos deben reintegrarse a la cuenta Nº 53309172601 del Banco Estado, del Gobierno Regional del Bio Bio, enviando el aviso correspondiente en forma inmediata. 8. Es obligación de las Instituciones beneficiadas, consultar al Dpto. de Finanzas del Gobierno Regional acerca del estado de sus rendiciones de cuentas. Difusión: Todo material de difusión deberá contar con la imagen corporativa (Logo) del Gobierno Regional y Gobierno de Chile (pendones, papelería, pasacalles, afiches, trípticos, programas, alocuciones y otros). El logo del Gobierno de Chile y Gobierno Regional, se encuentra en la página www.gorebiobio.cl, link Subvenciones 2014, documentos generales, y deben destacarse en los elementos de difusión de los proyectos. Además deben incluir lo siguiente: Nombre del proyecto Nombre del fondo que financia el proyecto, en este caso corresponde a: SUBVENCION CULTURA 2014, GOBIERNO REGIONAL DEL BIO BIO. CIERRE DE LOS PROYECTOS: Cierre Técnico del proyecto: Una vez finalizada la ejecución del proyecto, la Institución debe enviar en una carpeta archivada el Informe Final de Gestión, el formato oficial que se debe llenar se encuentra en la página www.gorebiobio.cl, Link Cultura, acompañado de todos los elementos verificadores de la ejecución del proyecto (fotos, videos, invitaciones, afiches y otros). Este informe debe ser detallado y completo. Cierre Financiero del Proyecto: La institución debe rendir el 100% de los recursos transferidos por el Gobierno Regional para la ejecución del proyecto, como máximo un mes posterior finalizada la ejecución del proyecto, y debe contactarse con el Dpto. de Finanzas para asegurarse de no tener observaciones en la rendición final. Supervisiones: Para asegurar la adecuada ejecución de los proyectos, el Gobierno Regional realizará Supervisiones en Terreno, como también podrá coordinar reuniones de trabajo con las instituciones beneficiarias, en fecha y horarios informado con anticipación a la institución. Profesionales Encargados para la atención de consultas, aclaraciones y solicitudes: Hilda Bórquez Elgueta; hborquez@gorebiobio.cl fono: 41-2405772 del Dpto. de Inversiones (Aspectos técnicos) Juan Parada González; juparada@gorebiobio.cl fono:41-2405709 del Dpto. de Finanzas (Rendiciones de Cuentas) Carolina Tapia Krug; ctapia@gorebiobio.cl fono:41-240758 del Dpto. de Inversiones (Aspectos Técnicos). Concepción, 07 de agosto del 2014 HBE