ManualAbarrotesPuntodeVentads

 Bienvenido y gracias por usar Abarrotes Punto de Venta Como dueño de un pequeño negocio no solo compites con los grandes súper mercados o cadenas nacionales sino que también compites con aquellos negocios que ya se benefician de la automatización. Al mismo tiempo, implementar una solución de punto de venta (PDV o POS por sus siglas en ingles) puede ser un gran reto para cualquiera. Abarrotes Punto de Venta te ofrece lo mejor de ambos mundos, un sistema que te pone a la par de la competencia, diseñado para reemplazar tu caja registradora y procesos manuales de manera fácil y lo principal a un bajo costo; diseñado para personas sin mucho conocimiento en el uso de programas computacionales. Aunque el sistema está desarrollado para ser altamente intuitivo, de fácil uso y no necesitar capacitación, este manual de usuario te ayudará a aprovechar al máximo Abarrotes Punto de Venta. ¿Qué requisitos mínimos tiene Abarrotes Punto de Venta? •
Computadora con las siguientes características: o Sistema Operativo Windows 2000, 2003, XP, 2003, Vista o Windows 71 o Procesador Celeron o superior. o 64 Mb de memoria RAM. o 40 Mb de espacio libre en el disco duro más espacio adicional según los productos e información que almacene. Para la edición Multi Caja (en red) del sistema también es necesario: • Red de área local (LAN) ya sea a través de cable Ethernet o vía inalámbrica. • Un switch o un router para la comunicación entre las computadoras (Ejemplo: Modem Infinitum). 1
Por cuestiones técnicas el programa debe operar con permisos de Administrador bajo Windows Vista y Windows 7. Abarrotes Punto de Venta •
www.abarrotespuntodeventa.com Que las computadoras estén conectadas en red y configuradas correctamente bajo Windows para poder compartir información mediante la red. •
Dispositivos opcionales: o Lector de código de barras. o Impresora de Tickets. o Cajón de Dinero. o Bascula impresora de tickets / Bascula con conexión a computadora. ¿Cómo lo compro? Para adquirir Abarrotes Punto de Venta, puedes realizar tu pago de dos formas: por depósito bancario o tarjeta de crédito/debito, para más información visita nuestro sitio web: http://www.abarrotespuntodeventa.com Al adquirir el sistema se cuenta con 12 meses de actualizaciones y soporte técnico expedito. Puedes conocer la lista de actualizaciones que hemos publicado en la siguiente página: http://www.abarrotespuntodeventa.com/blog/ 2 Abarrotes Punto de Venta www.abarrotespuntodeventa.com INDICE INSTALANDO ABARROTES PUNTO DE VENTA .................................................................................. 5 INSTALACIÓN DEL PROGRAMA EN TU COMPUTADORA .................................................................................. 5 CONFIGURACIÓN INICIAL, ASISTENTE DE BIENVENIDA .................................................................................. 6 INICIANDO ABARROTES PUNTO DE VENTA ................................................................................................. 10 MENÚ PRINCIPAL DEL SISTEMA ................................................................................................................... 10 PANTALLA DE CONFIGURACIÓN ........................................................................................................ 12 GENERAL ....................................................................................................................................................... 12 PERSONALIZACIÓN ....................................................................................................................................... 16 DISPOSITIVOS Y SERVICIOS .......................................................................................................................... 20 MANTENIMIENTO ......................................................................................................................................... 28 PANTALLA DE VENTAS .......................................................................................................................... 30 AGREGA UN PRODUCTO A LA VENTA ACTUAL .............................................................................................. 31 INGRESA VARIOS ARTÍCULOS A LA VEZ ........................................................................................................ 31 BÚSQUEDA DE PRODUCTOS .......................................................................................................................... 32 VENTA DE PRODUCTO COMÚN. .................................................................................................................... 33 VENTA DE PRECIO A MAYOREO .................................................................................................................... 33 APLICA DESCUENTOS .................................................................................................................................... 34 REGISTRANDO ENTRADAS Y SALIDAS DE EFECTIVO .................................................................................... 34 MANEJO DE TICKETS ..................................................................................................................................... 35 COBRANDO UN TICKET ................................................................................................................................. 36 GENERANDO UNA FACTURA ......................................................................................................................... 38 RECARGAS ELECTRÓNICAS ........................................................................................................................... 40 VENTAS Y DEVOLUCIONES ............................................................................................................................ 41 PANTALLA DE CLIENTES ....................................................................................................................... 43 ESTADO DE CUENTA ..................................................................................................................................... 43 NUEVO / MODIFICAR / ELIMINAR CLIENTE ................................................................................................ 44 REPORTE DE SALDOS ................................................................................................................................... 45 PANTALLA DE PRODUCTOS ................................................................................................................. 46 CREANDO UN NUEVO PRODUCTO ................................................................................................................ 46 MODIFICAR O ELIMINAR UN PRODUCTO ...................................................................................................... 47 COMO CREAR PAQUETES (PRODUCTOS KIT) .............................................................................................. 47 UTILIZANDO LA BASE DE DATOS PRE CARGADA .......................................................................................... 48 REPORTE DE VENTAS POR PERIODO ........................................................................................................... 50 IMPORTAR PRODUCTOS DESDE EXCEL ........................................................................................................ 51 PANTALLA DE INVENTARIO ................................................................................................................ 53 3 Abarrotes Punto de Venta www.abarrotespuntodeventa.com AGREGAR Y AJUSTAR INVENTARIO .............................................................................................................. 53 REPORTE DE PRODUCTOS BAJOS EN INVENTARIO ...................................................................................... 54 REPORTE DE INVENTARIO ........................................................................................................................... 54 REPORTE DE MOVIMIENTOS DE INVENTARIO ............................................................................................. 55 FACTURAS .................................................................................................................................................. 56 FACTURAS POR VENTAS ............................................................................................................................... 56 FACTURAS GLOBALES ................................................................................................................................... 57 INFORMES MENSUALES ................................................................................................................................ 58 PANTALLA DE CORTE ............................................................................................................................ 59 ACERCA DE ................................................................................................................................................ 60 4 Abarrotes Punto de Venta www.abarrotespuntodeventa.com Instalando Abarrotes Punto de Venta Instalación del programa en tu computadora Una vez que hayas descargado el programa de instalación de nuestro sitio web, puedes guardarlo en un CD o en una memoria USB para instalarlo en cualquier PC, no necesitas acceso a Internet para poder usar el sistema. El primer paso para instalar el sistema es hacer doble clic en el icono llamado “InstalarAbarrotes.exe”, como se muestra en la siguiente figura: Ahora se mostrara el asistente de Instalación de Abarrotes Punto de Venta, para instalarlo sigue los siguientes pasos: 1. La primera pantalla es la de bienvenida al asistente, haz clic en Siguiente. 2. Ahora se te pide elegir la ruta donde se instalara el sistema en tu computadora, puedes cambiarla o si tienes dudas déjala como esta, haz clic en Siguiente. 3. En este paso elige el nombre que tendrá el acceso directo en el menú de Programas de Windows, haz clic en Siguiente. 4. Elige si deseas instalar un acceso directo en el Escritorio (Recomendado), haz clic en Siguiente. 5. Revisa las opciones elegidas y haz clic en “Instalar”. 6. ¡Felicidades! Ya instalaste el sistema, haz clic en Finalizar para comenzar a usarlo. Notas importantes para la versión multi caja: en el segundo paso del asistente de instalación elije la opción según corresponda a la computadora que estas utilizando, existen 2 opciones: 1) Caja Principal (Servidor): elije esta opción para la caja principal del sistema multi caja, solamente se debe de elegir esta opción para una caja que será la principal y es la computadora que siempre deberá de estar encendida debido a que es la computadora que almacena la base de datos a la cual todas las cajas secundarias se contactaran para consultar y modificar la base de datos. 2) Caja adicional: elija esta opción para el resto de las computadoras que instale la versión multicaja, estas computadoras serán las que se conecten a la caja servidor. 5 Abarrotes Punto de Venta www.abarrotespuntodeventa.com Configuración inicial, asistente de Bienvenida La primera vez que inicies Abarrotes Punto de Venta, serás recibido por el Asistente de Bienvenida el cual te ayudara a configurar el sistema a tus necesidades y en menos de 5 minutos comiences a vender. Para comenzar con el asistente haz clic en “Siguiente” o si deseas hacerlo posteriormente haz clic en “Configurar después…”. En la primera pantalla configura los datos “Sobre tu negocio”: •
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¿Cómo se llama tu negocio? -­‐ ingresa el nombre de tu negocio que se usara en el sistema, el nombre que escribas aparecerá al inicio del programa. Deseo usar sistema de inventarios – si deseas mantener un registro de las cantidades que tienes de cada producto así como ser notificado cuando llegues a un nivel mínimo de los productos habilita esta opción. Al marcar esta opción no necesariamente tendrás que usar inventario en todos tus productos, puedes elegir cuales si usen inventario y cuales no lo hagan. Deseo ofrecer crédito a mis clientes – si deseas otorgar crédito a tus clientes activa esta opción para vender productos a plazos y recibir abonos de tus clientes de manera que el programa se encargue de el seguimiento. 6 Abarrotes Punto de Venta •
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www.abarrotespuntodeventa.com Habilitar venta de producto común – en muchos negocios existen productos pequeños que no tienen código de barras y no son necesario imprimir o crear un código para ellos, si activas esta opción puedes vender productos no dados de alta en el sistema. El sistema de punto de venta será usado por varias personas / cajeros – habilita esta opción para agregar accesos independientes para tus empleados y que puedas controlar los módulos del programa que tus empleados tiene permiso para usar. En la segunda pantalla del asistente de bienvenida selecciona las “Formas de pago que usas en tu aceptas en tu negocio” En esta pantalla podrás configurar el tipo de formas de pago que deseas aceptar en tu negocio: • Efectivo: es el tipo de cobro predeterminado, es el mas común que usaran tus clientes, puede ser cualquier tipo de moneda que desees usar: pesos mexicanos, dólar, pesos chilenos, euro, etc. Mas adelante podrás ver como configurar los tipos de moneda. • Dólares: es muy común que en ciudades fronterizas con Estados Unidos o lugares turísticos las personas paguen con dólares, habilita esta función si es tu caso. • Tarjeta bancaria: aparte de registrar tus pagos en tu terminal bancaria puedes registrarlo en tu sistema, de manera que tengas información mas certera al realizar el corte de caja. • Vales: en muchos lugares se usan los vales de despensa como forma de pago, habilita esta opción si quieres llevar el control de las ventas que registras con vales de despensa. En este paso, como se muestra en la figura, configura la vista de cómo se verá tu ticket de venta: 7 Abarrotes Punto de Venta www.abarrotespuntodeventa.com Una vez que hayas configurado la impresión de tu ticket, haz clic en Siguiente. Configurando la base de datos pre-­‐cargada En la siguiente pantalla tienes la opción de activar la base de datos pre cargada, pero: ¿Qué es base de datos pre-­‐cargada? Pensando en el ahorro que te puede proporcionar y con el objetivo de que comiences al instante, el sistema incluye una base de datos con más de 7500 productos de un Abarrotes Mexicano la cual incluye códigos de barras y descripciones, para ahorrarte el trabajo de captura de esta información (horas de trabajo!). Para ver un video de demostración de click aquí o copie la siguiente liga úsela en su explorador de internet: http://bambucode.assistly.com/customer/portal/articles/60719-­‐funcionamiento-­‐de-­‐los-­‐
productos-­‐pre-­‐cargados Si deseas usar esta base de datos deja activada la opción, como se muestra en la figura: Alta de cajeros de tu tienda En este ultimo paso, define los cajeros actuales con los que cuentas en tu negocio, cada uno de tus empleados o cajeros, tendrá su propio “usuario” y “clave” los cuales se usan para identificar a cada uno de ellos, tu como administrador de tu negocio, podrás definir los permisos que cada uno de tus empleados tiene. En este paso solo es necesario definir los cajeros, sus nombres y clave para empezar usando el programa: Una vez creado el primero o los primeros usuarios que podrán tener acceso al programa puedes configurar los privilegios y operaciones que pueden realizar en el apartado de “Configuración > General > Cajeros” RECOMENDACIÓN: Recuerda anotar en un lugar seguro la clave del administrador o “admin” ya que si la extravías podrías no tener acceso a configurar el sistema y tendrías que restablecer la clave de administrador. 8 Abarrotes Punto de Venta www.abarrotespuntodeventa.com Si alguna vez olvidas tu contraseña, para re-­‐establecer la clave de administrador (solo para el usuario “admin”) sigue estos pasos: 1. Salirse del punto de venta (por si se encuentra dentro) -­‐ Abrir el programa. 2. En la pantalla de acceso, se ingresa el usuario "admin" sin comillas. 3. Se hace clic en el texto que dice "Olvide mi clave" 4. Ahí se ingresa el código "0312" sin comillas para que se re-­‐establezca la clave. Con esto el sistema te informara sobre la nueva clave asignada al Administrador por lo que te recomiendo la escribas para acceder, y posteriormente la cambies una vez que ingreses al sistema en el modulo “Configuración > General > Cajeros” ¡Listo! Haz clic en siguiente y posteriormente en Finalizar, con lo cual habrás terminado de configurar el sistema para tu negocio. 9 Abarrotes Punto de Venta www.abarrotespuntodeventa.com Iniciando Abarrotes Punto de Venta Cada vez que inicies el programa, ya sea tu o uno de tus empleados, será solicitado el usuario y clave (la que definiste al momento de instalar el programa) para poder iniciar operaciones en el programa e identificar a que áreas se tiene permiso de entrar. La siguiente ventana aparecerá pidiéndote esta información: Recuerda que siempre existirá el usuario “admin” el cual tiene acceso a todas las funciones y configuraciones del sistema con la clave definida en la instalación o bien la clave por defecto que es: “12345”. Menú Principal del sistema El sistema cuenta con una interface orientada a ser fácil de usar, no cuenta con los típicos menús de Windows, sino que está orientado a ser visual para que no requiera amplios conocimientos en computación. A continuación se muestran los botones de la barra principal, la cual siempre se encuentra en la parte superior de la pantalla, para accesar a esta pantalla presiona la tecla F1 en cualquier momento: 10 Abarrotes Punto de Venta www.abarrotespuntodeventa.com Como puede ver, el programa esta diseñado para ser usado en su mayoría con el teclado de su computadora, esto es muy importante ya que al tener un poco de practica podrás tener acceso a los módulos mas importantes del programa de una manera más rápida y sencilla. Las funciones del menú principal son las siguientes, mas adelante veremos estas pantallas mas a detalle: •
Ventas – también puedes ingresar a esta pantalla con el boton F1 de su teclado, esta pantalla sera la que mas use en el programa ya que es donde agregara productos que sus clients vayan a comprar los productos que tengas en tu catalogo, ademas podras ver las ventas realziadas en el dia, registrar entradas y salidas de efectivo, etc. •
Clientes -­‐ puedes accesar a esta pantalla tambien con la tecla F2, aqui podras registar los clients a los que desees darles credito en sus compras, administrar los abonos, revisar el estado de cuenta de un cliente y administrar los datos de contacto asi como el limite de credito. •
Productos -­‐ puedes entrar a este modulo tambien con el boton F3, aqui puedes dar de alta productos, modifcarlos, eliminar y ver reports relacionados con los productos. •
Inventario – tambien puedes ver este modulo presionando el boton F4, aqui podras ingresar el inventario para los productos que manejes, asi como hacer ajustes y ver reportes relacionados con el manejo de inventario de tu tienda. •
Configuracion – esta pantalla es muy importante ya que aqui puedes hacer la configuracion principal que necesitas para ajustar el programa a las necesidades de tu negocio, personalizarlo, adaptar dispositivos para acelerar el cobro a tus clients y dar mantenimiento a el sistema. •
Facturas – esta seccion es util solamente si has comprador el modulo de facturacion o cuentas con la edicion multicaja. En esta seccion podras revisar las facturas realizadas con tu sistema con los lineamientos oficiales de la Secretaria de Hacienda y Credito Publico de Mexico. •
Corte – en este modulo podras ver un detalle completo de las operaciones del dia: pagos de clients con credito, entradas de diner, ventas, ganancias, etc. •
Salir – con este boton se cierra el programa de Abarrotes Punto de Venta. •
El boton con la imagen te permite cambiar el usuario que utiliza el sistema, esto es muy util cuando tienes empleados y cambian de turno. •
Este boton te permite minimizar el sistema de manera que puedas usar Windows mientras no estas usando el programa sin tener que apagarlo. 11 Abarrotes Punto de Venta www.abarrotespuntodeventa.com Pantalla de Configuración En esta podrás hacer la configuración inicial del programa para usar al máximo todas las funciones que contiene y automatizar tu negocio. La ventana de configuración se divide en 4 secciones: General Aquí configuras las opciones generales dentro de las cuales puedes modificar las que configuraste en el asistente de bienvenida, además puedes configurar aspectos que son de uso general en el programa y que te pueden ayudar a implementar de manera correcta todas las funciones del programa. Las funciones que puedes configurar en esta sección son las siguientes: Opciones habilitadas Hay varias opciones que se pueden habilitar en este apartado, son las siguientes: • Uso de inventarios: habilita esta funciona para llevar el control de la cantidad que vendes de cada producto y saber cuando hay necesidad de pedir productos que se están terminando. • Ofrecer créditos a clientes: habilita esta casilla si deseas dar crédito “fiar” a tus clientes la mercancía que compran y que lleves un control de los abonos que te dan para liquidar el costo de la mercancía que se llevaron. • Venta de producto común: esta función es muy útil para poder vender productos que no quieres tener en tu catalogo o que son productos que deseas tener en control, para ventas rápidas, incluso productos que te acaban de llegar y aun no has tenido la oportunidad de crear en tu catalogo. • Calcular ganancia automática: al habilitar esta opción agilizas la creación de productos en tu catalogo ya que genera una ganancia automática según el precio de compra con el que configures el producto, al habilitar esta opción también debes de configurar también el porcentaje de ganancias que quieres tener para todos tus productos. Por ejemplo, si das de alta un producto que a ti te cuesta $100 con tu proveedor y configuras una ganancia automática de 20% entonces el programa asignara el precio de venta automáticamente en $120 de manera que no pierdas tiempo asignando el precio de venta a tus clientes para cada producto nuevo. Recomendación: configura un porcentaje de ganancia que sea el mas común para todos tus productos y podrás modificar este porcentaje de ganancia en los productos que sea diferente, es decir, en los que tengas mas ganancia o menos ganancia. • Habilitar redondeo: como sabes en la mayoría de los negocios es un poco difícil dar el cambio exacto ya que las cantidades son irreales para los tipos de monedas que se usan en el país, esta opción te ayudara a hacer un redondeo automático de el importe de la venta para que la cantidad a cobrar y el cambio que entregaras a tu cliente pueda ser exacto y no pierdas dinero y mercancía en tener que dar de cambio un “chicle” como se acostumbra hacer. Para el redondeo existen 2 opciones: 12 Abarrotes Punto de Venta www.abarrotespuntodeventa.com 1) A decimas: sirve para redondear al decimal mas próximo de la venta, por ejemplos si vas a cobrar $45.52 el programa automáticamente hará el redondeo a $45.60 2) A mitad / entero: si seleccionas el redondeo de esta manera el programa automáticamente cobrara la cantidad mas próxima para cerrar el importe de la venta en .00 centavos o .50 centavos. Por ejemplo: si cobras $47.56 el programa automáticamente cobrar $48.00 o si cobras $47.35 el programa automáticamente cobrar $47.50 Administración de Cajeros Si tienes empleados en tu negocio es muy importante que tengas el control de tus empleados y que configures los privilegios que tiene cada uno para usar las diferentes funciones del programa. Utiliza el botón de “Nuevo Cajero” para dar de alta un nuevo empleado. Al crear un nuevo cajero deberás de definir una clave para que el pueda accesar con su nombre de usuario y clave al abrir el programa. Debajo de los datos de usuario y clave aparecen varios permisos para el cajero, solamente selecciona los que consideres necesarios para tu empleado y cuando este listo presiona el botón “Guardar Cajero”. Los permisos, nombre del cajero y la clave puedes modificarlos en este mismo modulo las veces que consideres necesario. Si deseas eliminar algún cajero, selecciónalo de la lista de la izquierda y haz clic en el botón “Dar de baja Cajero”, haz clic en “Aceptar” para confirmar la baja del cajero que hayas seleccionado. Si tienes muchos cajeros puedes buscar el que quiere modificar o dar de abaja escribiendo el nombre en la casilla “Buscar”. Base de datos En esta sección de la configuración hay varias opciones para poder administrar el funcionamiento de su base de datos. Existen las siguientes opciones: 13 Abarrotes Punto de Venta •
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www.abarrotespuntodeventa.com Exportar la base de datos: al presionar este botón copiara el archivo de base de datos en mas reciente a alguna ubicación de tu computadora, esta opción es muy útil cuando necesitamos que nos envíes tu base de datos en algún caso de soporte, el archivo que exportaras será de tipo “.fdb” que es el tipo de archivo que utiliza nuestro sistema para leer los datos en en el programa. Regenerar totales de tickets: esta función es muy útil cuando tu computadora se ha apagado repentinamente y los cortes te empiezan a dar información incorrecta. Cuando presiones este botón el programa estará inactivo por algunos minutos incluso horas si tienes mucha información en tu base de datos (información de mas de 1 o 2 años), te recomendamos solo usar esta opcion en horas que tu negocio no este en operacion. Verificar base de datos: evitar usar esta opcion ya que solamente es util para saber si la base de datos no tiene datos corruptos, por lo general esta opcion se utiliza solamente cuando nosotros te damos algun tipo de soporte. Leer archivo de mantenimiento: solamente usaras esta opción cuando te demos algún tipo de soporte ya que sirve para dar instrucciones directas a la base de datos en caso de que ocurra algún problema con tu programa. Reinicializar base de datos: al utilizar esta función eliminaras toda la información de ventas, clientes, e inventarios de tu base de datos y solamente quedara la información de tus productos. Artículos precargados El programa incluye una base de datos de más de 7800 productos precargados, principalmente del giro de Abarrotes, licorería (expendios) y papelería. Estos productos están pre-­‐
activados en la base de datos del programa, solamente es necesario que configures el precio de venta y precio de compra que deseas asignar a cada uno de los productos, para esto ingresa a la pantalla de nuevos productos y lee con tu lector de código de barras o manualmente ingresa el numero de código de barras que aparece en el producto que estas configurando. Habilita la casilla en este modulo para empezar a configurar los precios de tus productos precargados. Facturación (Esta opción de configuración solo aplica si tienes la versión para facturación electrónica (la edición multi caja incluye este modulo) Hasta el momento, el programa incluye el módulo de facturación electrónica disponible para los contribuyentes que entraron en el esquema de "medios propios", es decir aquellas personas que realizaron los trámites de solicitud de folios digitales y certificado de sellos antes del 1 de Enero del 2011. Si no hiciste este tramite y sigues facturando en sus formatos pre-­‐impresos el programa aún no soporta la facturación en tu esquema, sin embargo ya estamos trabajando en los esquema de facturación electrónica 2011 en un principio con la impresión de facturas con código de barras bidimensional y en una segunda etapa facturación electrónica 2011 a través de proveedores autorizados de certificación. Al presionar esta opción iniciara un asistente de configuración del modulo, para ello necesitas los siguientes datos: 14 Abarrotes Punto de Venta •
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www.abarrotespuntodeventa.com Archivo de certificado de sellos digitales (Archivo con extensión “.cer”) Archivo de clave privada (Archivo con extensión “.key”) Contraseña del archivo de clave privada Numeración de folios asignados para realizar facturas electrónicas. Una vez que tengas esta información lista da click en siguiente para empezar a llenar la información de tu negocio: Pantalla 1: ¿Quién expide las facturas? • RFC • Nombre o razón social • Calle • Numero exterior • Numero interior • Código postal • Colonia • Estado • Ciudad Estos datos deberán de ser exactamente con los que te diste de alta como contribuyente ante la Secretaria de Hacienda y Crédito Publico en tu localidad. Pantalla 2: ¿Dónde esta localizados tus archivos de certificado de sellos y clave privada? Presiona el botón “Localizar Certificado de sellos” para localizar el archivo con extensión “.cer”, después localiza tu archivo de llave privada (archivo con extensión “.key”) e ingresa la clave para el archivo en el recuadro de abajo y da click en siguiente. 15 Abarrotes Punto de Venta www.abarrotespuntodeventa.com Pantalla 3: ¿Cuáles son los folios que usaras para facturar? En esta pantalla configura los folios que te fueron asignados, primero la serie y después el rango de folios que usaras para elaborar tus facturas. También es importante ingresar el numero de aprobación de folios y el año de aprobación ya que son requerimientos por parte del SAT. Pantalla 4: ¿Deseas enviar tus facturas por correo electrónico? Debido a que ahora las facturas son archivos en esta pantalla podrá configurar opcionalmente su cuenta de correo electrónico (por el momento solamente cuentas de “Hotmail” o “Gmail”) para enviar las facturas a sus clientes cada vez que las elabore. NOTA: esta configuración es opcional. Pantalla 5: ¿Deseas configurar la impresión de tus facturas? En esta pantalla puedes configurar la impresora que usaras para imprimir la versión legible de cada factura que generes. Pantalla 6: ¿Deseas configurar la impresión de tus facturas? En este paso puedes agregar un logotipo que será impreso en la parte superior izquierdo de tus facturas. Listo, ya puedes empezar a emitir facturas electrónicas desde el programa, aparecerá un botón para administrar tus facturas realizadas y una casilla para elaborar la factura cada vez que hagas una venta. Modificar folios Esta opción por el momento solamente es para modificar la leyenda que se imprime en un ticket de venta (no en una factura), por lo general al imprimir el ticket de venta se imprime el numero consecutivo de la venta con el identificador “Folio”, esa leyenda puede ser modificado con esta configuración. Personalización En este modulo puedes configurar el programa para que cumpla con necesidades mas especificas de tu negocio. Puedes configurar los siguientes aspectos: Logotipo del programa Personaliza la imagen que verán tus clientes en las diferentes pantallas del programa, 16 Abarrotes Punto de Venta www.abarrotespuntodeventa.com con esta configuración puedes usar una imagen o logotipo de tu negocio con las siguientes características: • Desde 300 a 600 pixeles de ancho • Hasta 63 pixeles de alto Una vez que tengas la imagen que usaras con estas características solamente presiona el botón con la imagen y selecciona el archivo de imagen que deseas utilizar. Los formatos permitidos son: JPG, BMP y GIF Ticket Personaliza los datos que verán tus clientes cuando les entregues su comprobante de compra, recuerda que estos datos te pueden servir como publicidad y agradecimiento para tus clientes. Al ingresar a esta pantalla de configuración veras un ejemplo de un ticket con el formato que lo imprime el programa, estos son los detalles que puedes configurar: Adicional a la configuracion del ticket exsiten 2 casillas que puedes configurar: • Incluir precio unitario en la impression del ticket: si habilitas esta casilla aparecera el precio unicatrio para cada producto y el precio total segun la cantidad de un mismo producto en un mismo ticket. • Imprimir la descripcion complete del producto en el ticket de venta, esta opcion puede hacer que el ticket ocupe mucho espacio. 17 Abarrotes Punto de Venta www.abarrotespuntodeventa.com Formas de pago Cada vez existen mas opciones para pagar por algún producto o servicio que queremos, por eso hemos creado algunas formas de pago para tus clientes. •
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Efectivo: es el tipo de cobro predeterminado y no puede ser deshabilitado, pero puedes configurar una opción muy útil habilitando la casilla que se muestra en esta opción para “No permitir cobrar si el efectivo ingresado es menor que el total de la venta”, de esta manera, al momento de cobrar con el programa si tu empleado ingresa una cantidad menor que la indicada por el programa no se podrá terminar la venta. Dólares: es muy común que en ciudades fronterizas con Estados Unidos o lugares turísticos las personas paguen con dólares, habilita esta función si es tu caso. Tarjeta bancaria: aparte de registrar tus pagos en tu terminal bancaria puedes registrarlo en tu sistema, de manera que tengas información mas certera al realizar el corte de caja. NOTA: esta opción no remplaza a tu terminal bancaria, además de registrar el pago en el programa deberás de hacer el cargo a la tarjeta de crédito o debito de tu cliente con la terminal bancaria que te entregaron en la sucursal de tu cuenta bancaria. Vales: en muchos lugares se usan los vales de despensa como forma de pago, habilita esta opción si quieres llevar el control de las ventas que registras con vales de despensa. Dependiendo de las opciones que tengas habilitadas aparecerá la imagen del tipo de cobro que deseas realizar al momento de la venta. Impuestos Sabemos lo importante que es tener el control de la ganancia real (después de pagar impuestos) en tu negocio, por eso hemos creado una sección donde puedes configurar todos los tipos de impuestos que existen en el giro de negocio que desempeñas. En este apartado de configuración podrás definir los impuestos (nombre y porcentaje) que deseas aplicar a uno, algunos o todos los productos de tu base de datos. Habilita la casilla en la pantalla para empezar a configurar los impuestos que aplican en tu negocio, recuerda que en el giro de medicinas (farmacias) y alimentos no aplica ningún impuesto. 18 Abarrotes Punto de Venta www.abarrotespuntodeventa.com Para configurar un impuesto sigue estos sencillos pasos: 1) Presiona el boton “Agregar” para crear un nuevo impuesto. 2) Ingresa el nombre del impuesto (ejemplo: IVA, IEPS) y presiona la tecla “enter” 3) Ingresa el porcentaje del impuesto (ejemplo: IVA -­‐> 16%, IEPS: 3%) 4) Habilita la casilla para que el impuesto pueda ser utilizado en cualquier producto. 5) Presiona el botón “Guardar Impuesto” Repite estos pasos para agregar los impuestos que necesites en tu negocio. Adicionalmente existe una casilla en la parte de debajo de la pantalla donde puedes elegir si deseas que el desglose de los impuestos que aplican a tus productos será impreso en el ticket de venta, no habilites esa casilla si deseas que el manejo de impuestos no sea desglosado para tu cliente. Para terminar con la configuración deberás incluir el impuesto que deseas usar en cada producto de tu base de datos, por eso hemos creado una forma para ahorrarte tiempo en la configuración de tus productos que ya existen en tu base de datos, una vez que hayas terminado y desees regresar a la pantalla de ventas o configuración del programa aparecerán 2 mensajes: • Primer mensaje: ¿Desea agregar el impuesto a todos los productos actuales? Selecciona la respuesta “Si” para asignar dicho(s) impuesto a todos los productos que ya existen en tu base de datos, si elijes “No” entonces deberás de configurar los productos en tu base de datos uno a uno. • Segundo mensaje: ¿Deseas asignar el impuesto(s) a los productos nuevos? Selecciona la respuesta “Si” para que el programa asigne el impuesto(s) creado(s) cada vez que generes un nuevo producto. Si deseas eliminar algún impuesto actual solamente selecciona el impuesto que no quieres en tu base de datos y presiona el botón “Eliminar” Simbolo de moneda En esta seccion puedes configurar el simbolo de moneda que utilizan en tu pais asi como 19 Abarrotes Punto de Venta www.abarrotespuntodeventa.com el simbolo que deseas separe las unidades millares y los decimalesen las diferentes pantallas del programa y en el ticket de venta. Tambien puede configurar el numero de decimales que deseas usar en las cantidades a cobrar. Por ejemplo, puede configurar el programa de la siguiente manera: • Simbolo de moneda: “€” (Tipo de moneda Euro) • Separador de miles: “,” (“Coma“, para separar miles, ejemplo €5,946) • Separador decimal: “.” (“Punto”, para separa los decimales de la cantidad, ejemplo €5.90) • Numero de decimales: el numero de decimales que desees usar, generalmente es 2 decimales. Ejemplo: €10.46 Unidades de medida Esta configuración es muy útil para cuando se venden productos que se venden a granel (kilogramos, gramos) como puede ser: frutas, verduras, etc.; o por longitud (metro, centímetro) como: telas, cable, etc. Existen 2 casillas a configurar: • Unidades mayores a 1: generalmente se configura la kilogramos (KG) o metro (m) según el tipo de negocio para las cantidades mayores a 1, por ejemplo: 10 KG. • Unidades menores a 1: generalmente se configura la gramos (gr) o centímetros (cm) según el tipo de negocio para las cantidades menores a 1, por ejemplo: 200 gr (.2 KG). Dispositivos y Servicios Impresora de tickets El programa soporta cualquier impresora que tenga configurada bajo Windows, es decir que esté instalada con los “drivers” o “controladores” de manera correcta. Cabe señalar que el formato de impresión que el programa maneja es formato "ticket", si tienes una impresora de este tipo no será necesario modificar el formato de la impresión. Sigue estos sencillos pasos para configurar tu impresora exitosamente con el programa: 20 Abarrotes Punto de Venta www.abarrotespuntodeventa.com 1. Selecciona la impresora de tickets que deseas usar con el programa para entregar los comprobantes de compra para tus clientes. Si no aparece ninguna disponible tienes que instalar la impresora en Windows primero. Si seleccionas la opción “-­‐ No usar impresora de tickets -­‐” no habrá impresión de ticket para las ventas que hagas con el sistema. 2. Elije el tipo de letra que deseas se imprima en los tickets de venta, te recomendamos usar un tipo de letra “Tipo real”, este tipo tiene el mismo tamaño para cada carácter (letra) de ancho y de alto, por lo que no tendrás desalineados los tickets al momento de imprimirlos. Puedes identificar este tipo de letra por el símbolo al momento de elegir el tipo de letra. Te recomendamos el tipo de letra “Courier New”. 3. Ahora configura e tamaño de letra que deseas usar, el tamaño sugerido es “10” 4. Por ultimo elije el numero de columnas que se imprimiran en el ticket, esto depende mucho de las recomendaciones que esten descritas en el manual de tu impresora, si no encuentras dicha informacion el valor recomendado es “30 columnas”. Al imprimir un ticket la informacion de los totales en el ticket aparecen de un color mas remarcado en negro (en “negritas”) en la configuracion por defecto de la impresora de tickets, usted puede modificar esta configuracion de la siguiente manera. En la parte de abajo hay 2 opciones adicionales: • La primer ate permite “Usar fuente normal para los totales”, es decir, toda la informacion del ticket aparecera con el mismo tono de letra: normal. • La segunda opcion permite “Imprimir todas las letras negritas” de manera que toda la informacion en el ticket aparezca con un tono fuerte en todas las letras. Lector de códigos Existen dos modelos de lectores en el mercado, los de láser y los de tecnología "LED", los primeros son lo que usan las grandes cadenas comerciales y son mas efectivos porque no tienen dificultad para leer el código; los segundos, son de tipo rastrillo, es decir que para leer el código del producto tienes que pegar el lector al producto, se dificulta mas la lectura pero son mas baratos. Si tienes un lector de código de barras (pistola lectora de códigos) puedes usarlo con el programa, es muy sencillo. Te recomendamos usar un lector con conexión USB ya que estos lectores usan una tecnología de emulación de teclado que permite a la computadora “conectar y usar” sin necesidad de tener que instalar algún controlador adicional en tu sistema operativo (Windows). Si tienes un lector de código de barras con conexión serial de teclado (PS2 o RS232) entonces necesitas habilitar el recuadro que aparece en esta configuración del programa, marca la opción “Utilizo un lector de código de barras serial” y haz pruebas de lectura en el programa tratando de vender un producto en la pantalla principal leyendo su código de barras en el empaque del producto. Si no logras que tu lector capture el código aun entonces necesitas volver a esta configuración y dar clic en el botón “Configurar puerto del lector”. 21 Abarrotes Punto de Venta www.abarrotespuntodeventa.com Aparecerá un recuadro con la especificaciones de la conexión del lector de códigos, para hacer la configuración correctamente consulta el manual técnico de tu lector de códigos de barras para configurar los siguientes parámetros: Bits por segundo, Bits de datos, Paridad, Bits de parada y control de flujo. Si alguno no aparece en el manual de tu lector entonces deja el predeterminado como esta en el programa. NOTA IMPORTANTE: por el momento el programa no puede funcionar con lectores de códigos que estén conectados a tu computadora por medio de convertidores de puertos, por lo que al momento de elegir el lector que usaras asegúrate que tu computadora tenga el puerto de conexión del lector disponible para que no tengas que usar un convertidor de puertos. Existe configuración adicional para controlar el comportamiento del lector, lo mas común a configurar es el “enter” después de la lectura de un código, para términos prácticos del programa quiere decir que se ingrese el producto leído a la lista de producto para cobrar en la pantalla de ventas después de hacer la lectura del código, de manera que no tengas que leer el código y presionar la tecla “enter” o presionar el botón “Agregar Producto” cada vez que lees un código. Esta configuración no depende de el sistema, depende de los ajustes del lector de códigos. Para hacer este ajuste necesitas consultar el manual de uso o manual técnico de tu dispositivo y encontrar la sección de configuraciones adicionales en donde aparecerán bastantes códigos de barras que al momento de leer alguno configuran automáticamente el lector para que funcione de la manera que se describe en cada uno de los códigos mostrados en el manual de uso. Cajón de dinero También se puede usar un cajón o gaveta de dinero con el programa. La intención de este dispositivo es tener organizado el efectivo que se tiene en una caja registradora y hacerlo con el uso del programa automáticamente cada vez que se cobra una venta. El cajón de dinero solamente se puede usar con el programa a través de una impresora de tickets ya que no se conecta directamente a la computadora, el cajón de dinero se debe de conectar directamente a la impresora de tickets por medio de un cable como el que se usa para una línea telefónica (cable con conector RJ11). Una vez que hayas verificado que tu cajón de dinero y tu impresora de tickets tiene entrada para el conector RJ11 haz la conexión entre estos dos dispositivos y después configura el programa para que abra el cajón después de cada impresión de ticket: 1. Primero configura el modelo de la impresora de tickets que tienes. NOTA: si no aparece la impresora de tickets que tienes en tu negocio selecciona la opción “Apertura a través de impresión” 2. Selecciona el puerto al que esta conectado tu impresora. Este paso es muy importante ya que es el puerto por medio del cual el programa hace la petición para que se abra el cajón de dinero automáticamente. 22 Abarrotes Punto de Venta www.abarrotespuntodeventa.com Para probar que la configuración sea exitosa presiona el botón “Probar Apertura de Cajón”. Si no logras que el cajón de dinero abra automáticamente después de cada venta tienes que hacer una configuración adicional en el Panel de Control de Windows, para esto sigue estos sencillos pasos: 1. Presiona el botón de inicio de Windows 2. Selecciona la opción “Panel de Control” 3. Se abrirá una ventana en donde deberás de abrir el modulo “Impresoras y faxes” (en Windows XP o anteriores) o “Dispositivos e impresoras” (para Windows Vista o Windows 7). 4. En la venta que se abrirá aparecen todas las impresoras que tienes instaladas en tu sistema operativo (Windows), da click derecho con el “ratón” sobre la impresora que estas usando con el programa y en las opciones que aparecen selecciona “Preferencias de impresion” 5. Se abrirá una ventana de configuración de la impresora, busca una pestaña llamada “Configuracion Avanzada” o “Comandos de impresion” 6. Busca la opcion “Apertura de cajon” o “Cash drawer” (por su nombre en ingles) y habilita la apertura de cajon despues de cada impresion. Báscula No cualquier bascula puede ser usada con el programa, necesitas que tu bascule tenga los siguientes requisitos: • La bascula necesita tener un puerto serial RS32 para conectar tu computadora • Tu computadora necesita tener un puerto serial RS32, este dispositivo no puede usarse por medio de convertidores de puertos, por tal motivo si tu computadora no tiene este puerto necesitas llevarla con algún técnico para que le instale una tarjeta PCI con un puerto serial RS32 directo a la tarjeta madre de tu computadora. El puerto serial que debe de tener tanto la bascula como la computadora es como el que se muestra en esta imagen: •
Para hacer la conexión de la computadora y la bascula necesitas un cable serial de 9 pines (DB9) de configuración cruzada (o configuración “null”). Este cable lo puedes encontrar en cualquier tienda donde vendan aparatos electrónicos o accesorios para computadoras, si no lo encuentras en alguna de las tiendas mencionadas puedes pedir que te lo fabriquen en cualquier tienda electrónica como “Steren” pidiendo el cable de la distancia mencionada y la configuración cruzada, si lo requieres puedes motrar al técnico que te atienda el esquema de configuración como se muestra en la imagen de abajo: 23 Abarrotes Punto de Venta NOTA: El conector macho/hembra puede www.abarrotespuntodeventa.com variar dependiendo de la conexion que tengas en tu computadra y en la bascula, verifica bien que tipo de conector necesitas tanto para tu bascula como para tu computadora para que especifiques al tecnio. Una vez que tengas estos requisitos habilita el uso de tu bascula en el programa y selecciona el modelo de tu bascula así como el puerto que estas usando para conectarla. Los modelos listados en el programa son los que han sido probados y funcionan correctamente, sin embargo si el modelo de tu bascula no aparece en el programa intenta seleccionando alguno de los modelos que están listados, tal vez use los mismos parámetros de alguno de los modelos listados. Si tu bascula con es compatible con el programa pero imprime etiquetas con código de barras también puedes configurar estas etiquetas para que funcionen con el programa. En este mismo 24 Abarrotes Punto de Venta www.abarrotespuntodeventa.com modulo puedes configurar el programa para que reconozca el formato de las etiquetas que imprime tu bascula. La mayoría de las etiquetas que imprimen el código de barras, contienen los dígitos debajo del código de barras y tienen el siguiente formato: BBCCCCCPPPPPD, donde: • B = Bandera de la bascula, estos dígitos no pueden ser modificados • C = Código de producto configurado en el programa • P = Precio o Peso que detecta la bascula • D = Digito verificador del código de barras. Para configurar el formato de la etiqueta de tu bascule sigue estos pasos: 1. Configura la “bandera” que usa tu bascula para imprimir un codigo de barras. 2. Elije el tipo de valor que imprime tu bascula, existen 2 tipos: • Impresión de precio: elije esta opción cuando la bascula imprima el precio en el código de barras como se muestra en la imagen de arriba. • Impresión de bascula: selecciona esta opcion si la etiqueta que imprime tu bascula contiene el peso del producto en el codigo de barras Con esta configuracion el programa ya esta listo para interpretar etiquetas impresas por medio de tu bascula. Recuerda que tambien debes de configurar los productos en tu bascula con los mismos parametros que los configuraste en el programa (precio y codigo de producto). Ejemplo practico: si tu bascula imprime una etiqueta con el siguiente codigo de barras: 2000010020509 Donde: • 2000 – es la “bandera” de tu bascule, lo que debes de configurar en este modulo en el paso 1 de la parte de arriba. • 10 – es el codigo de producto que debes de configurar en el programa y en la bascula. • 02050 – es el precio o peso del product de la etiqueta: 25 Abarrotes Punto de Venta -­‐
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www.abarrotespuntodeventa.com Si tu bascula esta configurada para que imprima el precio entonces en este caso el precio sera $20.50 por lo tanto el maximo precio a cobrar de esta manera es: 999.99 ya que 2 digitos estan contemplados para los decimales del precio. Si tu bascula imprime el peso del product el peso sera de 2.050 KG ya que 3 digitos estan contemplados para los decimales de el peso, por lo tanto el maximo peso que se podra interpretar es de 99.999 KG 9 – es el digito verificador para el codigo de barras que usa la bascula. Recargas Electronicas (Solo en México) En este modulo podrás activar la opción para poder vender tiempo aire (recargas electrónicas, saldo para líneas telefónicas móviles) y ofrecer un servicio muy atractivo para tus clientes. Al ingresar a configurar esta opción del programa aparecerá una pantalla donde podrás elegir cualquiera de los proveedores que tenemos disponibles para ti y usar alguna cuenta de acceso a venta de tiempo aire con la que ya cuentes, o bien, crear una cuenta nueva con cualquier proveedor y empezar a beneficiarte de esta opción. Presiona el botón “Obtener mas información” para ir a nuestra pagina web donde encontraras toda la información de los diferentes proveedores que puedes usar así como las ventajas de cada uno y puedas elegir con cual usaras este modulo del programa, en esa pagina podrás crear una cuenta con alguno de esos proveedores por medio de nosotros para que el tramite sea rápido y sencillo. Si ya te has dado de alta con alguno de los proveedores o desde antes ya tenias cuenta con alguno de ellos selecciona el proveedor en la lista que aparece del lado izquierdo e ingresa tus datos de acceso. En esa pantalla podrás ver la información de tu saldo actual para poder vender tiempo aire a tus clientes una vez que hayas introducido tus datos de acceso y presiona el botón “Realizar Abono” para ver las instrucciones para recargar ese saldo y poder seguir haciendo recargas electrónicas. 26 Abarrotes Punto de Venta www.abarrotespuntodeventa.com También es importante que selecciones el “Código de producto” que usara para poder hacer una recarga electrónica en el uso practico del programa, el valor predeterminado para el producto de recargas es el código “REC”, de manera que al introducir esa palabra en la pantalla de ventas aparecerá la ventana para capturar el operador, monto y numero telefónico de tu cliente al cual le venderás saldo de tiempo aire. 27 Abarrotes Punto de Venta www.abarrotespuntodeventa.com Mantenimiento Respaldo Automático Esta herramienta es muy útil y debes de tomarla en cuenta para cuidar tu información. Como sabes las computadoras son muy propensas a fallar y a dañar archivos ya sea por problemas con algún virus, componentes de la computadora o problemas eléctricos repentinos como los apagones; port al motivo es recomendable que siempre tengas un respaldo de la informacion mas reciente y por eso hemos incluido este modulo en el programa con el que puedes habilitar un respaldo automatico que se hara cada vez que cierres el programa. Para configurar este modulo solamente habilita la casilla “Realizar respaldo automatico al salir del programa”, este respaldo creara un archivo en la carpeta “Respaldos” ubicada en la carpeta de instalacion del programa. Adicionalmente puedes configurar el programa para que haga una copia del respaldo en la ubicacion que tu desees que incluso puede ser una memoria (USB) o disco duro externo, te recomendamos configures esta opcion para hacer la copia autoamatica en una memoria USB externa en caso de que tu computadora falle totalmente. Al salir del programa aparecera un mensaje como este cuando se este generando el respaldo, permite que termine este proceso para asegurar que el respaldo se haga correctamente. Es importante que tengas en cuenta que solamente se hace un respaldo por dia, por lo tanto, si cierras el programa a la 1:30 PM por ejemplo, se creara un archive de respaldo, pero si vuelves a abrir el programa y lo cierras de nuevo a las 9 PM se creara otro archivo que sobreescrbira el archive que se genero mas temprano, esto para que no se ocupe mucho espacio en tu disco duro. Cuando desees usar un arhcivo de respaldo solamete ejecuta (haz doble click sobre el archivo de respaldo) y sigue las instrucciones para restaurar tu informacion. Ten en cuenta que se sobreescribira la base de datos con la ultima informacion que tiene el respaldo, si usas n respaldo que generaste hace 10 dias por ejemplo entonces perderas informacion de 10 dias al ejecutar el archivo de respaldo. Licencia Una vez que adquieres la licencia del programa puedes usar este modulo para transferir tu licencia de una computadora a otra. Presionando el botón que aparece en esta pantalla el 28 Abarrotes Punto de Venta www.abarrotespuntodeventa.com programa te mostrara un mensaje de advertencia que debes de aceptar ya que al presionar el botón “Aceptar” estas confirmado que deseas de usar el programa en tu computadora para ser transferido a otra computadora, si eso es lo que deseas hacer entonces tendrás que enviarnos el código de desactivación de licencia y el código de activación de tu nueva computadora por correo electrónico para generarte una nueva licencia. Si olvidaste apuntar el código de desactivación que genero el programa puedes consultarlo en el directorio de instalación del programa (generalmente es "C:\Archivos de Programa\AbarrotesPDV\") en el archivo “Código de desactivacion.txt” Actualizaciones vencidas Si tienes conexión a internet habilita esta opción para que el programa revise cuando existe una actualización nueva del programa y poder instalarla automáticamente en tu computadora. Cuando exista una actualización nueva del programa al iniciar el programa aparecerá una ventana con dicha información sobre la actualización y las opciones para hacer la instalación. Si tu conexión a internet es muy lenta (conexión por medio de teléfono que no sea Infinitum) deshabilita esta opción ya que puede tardar algunos minutos en iniciar el programa ya que tardara mucho en verificar si existe una nueva versión. Si no tienes conexión a internet puede verificar si existe una nueva versión en nuestra pagina web: http://www.abarrotespuntodeventa.com/blog/ También te puedes suscribir a nuestro boletín de noticias para que recibas un correo electrónico cuando tengamos una actualización nueva del programa, puedes suscribirte en la pagina: http://www.abarrotespuntodeventa.com/boletin/ 29 Abarrotes Punto de Venta www.abarrotespuntodeventa.com Pantalla de ventas La pantalla de ventas es usada más del 90% del tiempo te muestra los elementos más importantes para el funcionamiento de tu negocio y esconde los elementos que no requieres para que no sea complicada y te permita hacer TU trabajo mejor: Vender. El programa esta desarrollado para ser utilizado de una manera muy sencilla y rápida, como todo programa computacional se puede usar por medio del “ratón” o “puntero” de tu computadora; pero también se puede usar rápidamente con el teclado, como se hace en las cajas de cobro de las grandes cadenas comerciales pero en este programa con el teclado convencional de tu computadora. A partir de este momento en el tutorial te diremos cuales son las telcas de rápido acceso para muchas funciones en el programa. La pantalla de ventas la puedes accesar rápidamente con la tecla “F1” desde cualquier modulo que estés usando en el programa. Primero te mostraremos las opciones que tienes en la pantalla de ventas Aquí aparecen todas las opciones de la pantalla principal, como puedes ver hay muchas funciones que tienen una “tecla rápida” para poder usarlas de manera que sea mas fácil y rápido hacer ventas con el programa. 30 Abarrotes Punto de Venta www.abarrotespuntodeventa.com En la parte de debajo de la pantalla principal puedes ver la información de la venta así como las opciones para ver información de otras ventas al mismo tiempo así como el acceso a la pantalla “Ventas y devoluciones del día”. Agrega un producto a la venta actual Cuando ingresas a la pantalla de ventas, se activa el campo de Código de Producto, en el cual puedes teclear el código de algún producto o leer el código de barras usando tu lector de códigos de barras. Presiona la tecla ENTER (o configura tu lector para hacerlo automáticamente) para registrar el producto en la venta actual. Una vez que ingreses el producto este aparece en el listado de artículos. Ingresa varios artículos a la vez Hay 3 formas de ingresar varios artículos a la vez en la pantalla de venta: Con el botón “INS Varios” o el botón “Insert” en tu teclado Al presionar este botón aparecerá una pantalla como la que vez en el lado izquierdo. Aquí debes de ingresar la primero el código de producto del articulo a vender y después la cantidad de unidades que deseas vender, presiona el botón aceptar y aparecerán en la pantalla de los artículos a la venta. Con las teclas “+” y “-­‐” Con estas teclas puedes incrementar el numero de artículos en la venta, para ello solamente debes de selccionar el producto que deseas incementar y presionar la tecla “+” para incrementar los que deseas vender o el botón 31 Abarrotes Punto de Venta www.abarrotespuntodeventa.com “-­‐” para decrementar el numero de artículos a vender de ese mismo producto seleccionado. Si deseas eliminar un artículo presiona el botón “Borrar producto” o "Delete" de tu teclado. Con el simbolo * Otra forma alternativa de vender varias unidades de un mismo artículo es directo desde la pantalla de ventas. En este caso se comienza tecleando la cantidad a vender, por ejemplo 5 seguido del símbolo de multiplicación (*) de tu teclado y finalmente se teclea o lee el código de barras del producto a vender. Por ejemplo si deseas vender 5 unidades del producto con código “PAPEL” se ingresaria en la pantalla de ventas el siguiente texto: 5*PAPEL
Al finalizar se presiona la tecla ENTER y se habrán agregado 5 unidades del producto “PAPEL” a la venta. Búsqueda de productos Muchas veces no se cuenta con el código de barras del producto a la mano o simplemente te es mas fácil ubicar un producto buscándolo por la descripción. Existe un modulo en el programa para hacer la búsqueda de productos de esta manera. Para hacerlo presiona la tecla F10, aparecerá la siguiente pantalla. 32 Abarrotes Punto de Venta www.abarrotespuntodeventa.com Comienza tecleando las letras con las que comienza el producto que buscas, y en segundos aparecerán los artículos que contengan dichas letras ordenados alfabéticamente en la ventana de búsqueda. Para ingresarlo a la venta actual solo presiona la tecla o haz clic en el botón Aceptar. Opcionalmente, con el producto seleccionado puedes elegir Modificarlo o Eliminarlo desde esta ventana, así como ponerlo como “Favorito” con lo cual aparecerá al principio del listado siempre, por ejemplo si buscas la palabra “Carne” y tiene tres productos: •
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Carne Chica Carne Mediana Carne Grande Y eliges como favorito el producto “Carne Mediana”, esta aparecerá primero que las anteriores al buscarlo. Venta de producto común. Con la combinacion de teclas “Ctrl + P” aparece una ventana donde puedes hacer la venta de un producto que no tienes en tu catalogo y que deseas incluir en la venta actual. Al presionar el boton “Articulo comun” o la combinacion de teclas mencionadas aparecera la siguiente ventana: De esta manera puedes agregar a la lista de productos de la venta un articulo con la descripción y precio que tu quieras y seleccionar la cantidad de artículos que deseas vender. Venta de precio a mayoreo Al crear un producto puedes asignar 2 tipos de precio, el precio de venta y el precio de mayoreo. Cuando estén vendiendo productos a un cliente puedes asignar el precio de mayoreo solamente presionando la tecla F11 o presionando el botón de venta a mayoreo y el programa automáticamente cambiara el precio del producto seleccionado en la lista de venta par asignar el precio correcto. 33 Abarrotes Punto de Venta www.abarrotespuntodeventa.com Aplica descuentos Sabemos que tienes clientes especiales a los que deseas dar un precio diferente Puedes aplicar un descuento en cualquier producto que tengas en la pantalla de venta, para hacerlo solamente presiona la combinación de teclas “Ctrl + D” o da doble click sobre el precio de venta del producto al que desees aplicar el descuento. Aparecerá una ventana como en el ejemplo de arriba donde puedes aplicar un descuento ya sea por precio o por porcentaje en el articulo seleccionado. Cuando hayas terminado presiona el botón “Cambiar precio” para aplicar el descuento o el botón “Cancelar” (o presiona la tecla “Esc”) para no aplicar el descuento. NOTA: el descuento solamente sera aplicado en la venta actual y no cambia el precio del producto en tu catalogo. Registrando entradas y salidas de efectivo Durante la operación de tu negocio, habrá ocasiones en las que tengas que ingresar efectivo o “cambio”, para que este ingreso de efectivo no altere el resultado del corte, registra este ingreso haciendo clic en el botón Entradas o presionando la tecla F7. Así como el ingreso de efectivo, hay ocasiones en las que necesitas sacar dinero de la caja, como puede ser: (utiliza la tecla F8 para registrar una salida de efectivo) -­‐ No contar con tanto dinero en la caja y almacenarlo en otra parte. -­‐ Sacar dinero para pago a proveedores 34 Abarrotes Punto de Venta www.abarrotespuntodeventa.com Ambas ventanas cuentan con un boton denominado “Registro de entradas” / “Registro de salidas” correspondiente a cada operación la cual te permitirá ver los registros del dia y eliminarlos en caso de algún error. Manejo de tickets En cualquier negocio de venta al público es ocasional tener que esperar a un cliente a que termine de ordenar todos los artículos, es por eso que el punto de venta cuenta con sistema de tickets en espera el cual te permite manejar varias ventas a la vez. Al iniciar las ventas se comienza con el “Ticket 1” al cual se ingresan todos los artículos que vendas. Si deseas dejar dicha cuenta en espera, para poder atender a otro cliente, presiona la tecla F6. El ticket quedara pendiente, aparecerá una ventana que te permitirá ingresar el nombre del ticket, donde puedes ingresar el nombre del cliente para poder identificar la cuenta de dicho cliente y terminar la venta cuando tu cliente este listo para pagar. Una vez que dejes el ticket pendiente, sea crea un nuevo ticket donde puedes ingresar los artículos del nuevo cliente. Los tickets aparecerán como pestañas en la parte de arriba de la lista de productos en el ticket de venta actual: Para regresar a otro ticket, puedes hacer clic en el botón “Cambiar” ubicado en la parte inferior o presionar la tecla F6, con lo cual aparecerá la ventana con todos los tickets pendientes: Y podrás cambiar de ticket presionado las teclas Para elegirlo haz clic en Cambiar Ticket o presiona la tecla ENTER.
35 Abarrotes Punto de Venta www.abarrotespuntodeventa.com Cobrando un ticket Para cobrar cualquier venta haz clic en el botón que dice “F12 -­‐ Cobrar” o presiona la tecla F12. Aparecerá la ventana de cobro, en esta pantalla se muestra el total de la cuenta a cobrar así como las diferentes formas de pago: En esta ventana aparecerán las formas de pago que tengas configuradas para hacer la venta: Contado. Ingresa con que monto el cliente te pago para que puedas conocer el cambio que le tienes que regresar. Crédito. Si ofreces crédito a tu cliente selecciona la opción de crédito y en la ventana que aparece selecciona o escribe el nombre del cliente al quien quieres otorgar el crédito. Para elegir al cliente solo ingresa el número de cliente asignado a él o alguna parte del nombre o apellidos del cliente. 36 Abarrotes Punto de Venta www.abarrotespuntodeventa.com Dólares. El programa calculara el precio en dólares de la venta realizada dependiendo del valor del dólar en el día, el valor del dólar lo puedes configurar cada vez que inicias el programa. Tarjeta de crédito. El programa no tiene conexión con las terminales bancarias, pero se puede registrar el pago que hayas cobrado con tarjeta de crédito de manera que al consultar el corte puedas saber que cantidad de las ventas del día fueron cobradas con tarjeta de crédito y puedas tener mas claridad en la información de tus ventas. Para esto solo ingresa una referencia de la venta: como el numero de la tarjeta de crédito, el nombre del cliente, numero de aprobación, numero de tarjeta de elector o algún dato que creas importante en caso de cualquier aclaración. Vale. Sabemos que muchos de tus clientes pagan con vales de despensa, con esta opción puedes detallar el tipo de la venta ingresando una referencia del pago. Solo ingresa la referencia del vale, numero de vale o nombre del cliente para cualquier aclaración. En el reporte de “Corte” aparecerá la información de pagos con vale de despensa desglosada. Puedes cambiar de forma de pago usando las flechas del teclado de IZQUIERDA y DERECHA, una vez que quieras seleccionar una presiona la tecla ENTER, con lo cual el cursor se posicionara en el campo de ingreso de “Pago Con” o bien de selección de clientes según la forma de pago elegida. Después de haber ingresado el efectivo con que pago el cliente o bien haber elegido el cliente de crédito, presiona de nuevo la tecla ENTER para que el cursor se posicione sobre el botón de “Cobrar e imprimir Ticket”, presiona ENTER para hacerlo o bien presiona la tecla con la flecha hacia ABAJO para elegir “Cobrar solo registrando la venta”. Presiona el botón “Ingresar notas” o presiona F4 si deseas agregar alguna observación de la venta. 37 Abarrotes Punto de Venta www.abarrotespuntodeventa.com Generando una factura Si tienes el modulo habilitado de facturación electrónica aparecera una casilla con la leyenda “Facturar Venta” donde podras podras generar un comprobante fiscal digital para cada venta que realices si asi lo deseas o si asi lo require tu cliente. Para generar una factura al momento de realizar una venta solamente habilita la casilla donde dice “Facturar Venta” y despues presiona el boton F1 o F2 para cobrar e ingresar al proceso de generacion de facturas. Si olvidaste generar la factura de una venta no te preocupes, solamente ingresa al modulo de “Ventas y devoluciones del dia”, localiza el ticket de venta y presiona el botón “Facturar”, mas adelante en este manual veras mas detalles sobre esa manera de factura. Pasos para generar una factura electrónica: 1. En la primera pantalla de facturación aparece una lista de los clientes a los que ya has facturado anteriormente de manera que no tengas que capturar los datos de facturación de nuevo, si este es el caso elije el cliente al que deseas facturar, presiona el botón “Seleccionar cliente y verificar factura” y sigue al paso 3. Si el cliente al que vas a facturar no existe en tu base de datos simplemente presiona el boton F1 en tu teclado o elige la opcion “Crear Nuevo cliente”, tambien puedes modificar un cliente ya existente presioanndo el boton F2 “Modificar datos del cliente”. 38 Abarrotes Punto de Venta www.abarrotespuntodeventa.com 2. En la siguiente pantalla captura los datos para generar la facture de tu cliente que son los siguientes: RFC, Nombre, Correo electronico, Calle, Numero, Codigo Postal, Colonia, Estado y Municipio (Ciudad). Una vez que completes estos datos presiona el boton “Guardar y generar factura”. 3. Verificar la vista previa, es recomendable que revises bien los datos y como quedara la factura para que puedas haceer cambios en caso de algun error antes de asignar el folio y sello electronico a la factura. Para esto presiona el boton “Vista preliminar” en esta pantalla y cuando la hayas verificado presiona el boton “Generar Factura”. 4. Listo, tu factura ha sido generada, aparecen 3 opciones: Presiona F1 para enviar una copia de la factura por medio de correo electrónico, F2 para imprimir una copia (recuerda que cualquier copia de una factura electrónica es ya que contiene el sello digital), o guarda la copia de la factura en algún directorio en tu computadora. Recuerda que por disposición del SAT en México las facturas deberán de ser guardadas por 5 años, elige un lugar seguro para guardar la copia de la factura electrónica incluso procura tener respaldos de la carpeta donde las guardes, deberás de guardar los 2 archivos de factura que se generan (XML y PDF). Cuando termines presiona el botón “Cerrar Ventana”. 39 Abarrotes Punto de Venta www.abarrotespuntodeventa.com Recargas Electrónicas Esta opción es solo valida para clientes en México por el momento y requiere de conexión a internet en todo momento. Para accesar a la pantalla de venta de tiempo aire o recargas electrónicas para las compañías de telefonía celular de México utiliza el código de producto que elegiste en la sección de “Configuración > Dispositivos y Servicios > Recargas Electrónicas”, el valor predeterminado si no lo cambiaste en un inicio es el código “REC” (sin comillas). Al introducir dicho código de producto aparecerá una pantalla como la siguiente: Para efectuar una recarga electrónica primero deberás de seleccionar el operador (carrier) al cual pertenece el numero de teléfono al cual se hará la recarga de saldo, aparecerán en la parte de arriba solo los disponibles para el proveedor que hayas seleccionado y en la parte de abajo a la izquierda aparecerán los montos disponibles para realizar la recarga, como se muestra en la pantalla de abajo. 40 Abarrotes Punto de Venta www.abarrotespuntodeventa.com Para finalizar la venta introduce selecciona el monto de la recarga electrónica, introduce 2 veces el numero telefónico de tu cliente y presiona el botón “Enter – Cobrar y Realizar Recarga”. Recuerda que este es un servicio que no depende del programa ya que usa la disponibilidad de servicio del proveedor que hayas seleccionado en conjunto con el operador al cual hagas la recarga, de manera que cualquier aclaración con este servicio deberá de ser resuelta directamente con el proveedor que utilices o bien con el operador al que se haya hecho la recarga de saldo, por esta razón cuando hagas una venta de tiempo aire se imprimirá un ticket y folio distinto al que se imprimirá el programa por la venta de todos los productos aparte de la venta de tiempo aire. Ventas y devoluciones En esta sección podrás ver el detalle de todas las ventas que has realizado con el sistema. En la pantalla de ventas y devoluciones tienes las siguientes opciones: Buscar ticket por folio Ingresa el numero de folio que deseas ver y aparecerá en la listado de abajo. Buscar ticket por fecha y cajero Selecciona la fecha y nombre del cajero para ver los tickets específicos que hizo tu empleado con los parámetros seleccionados. 41 Abarrotes Punto de Venta www.abarrotespuntodeventa.com Devolver articulo seleccionado Puedes devolver uno o varios artículos de un ticket seleccionado. Primero localiza el ticket del cual quieres hacer una devolución buscando por folio o por fecha, cuando lo encuentres da click sobre el ticket y la información del mismo aparecerá del lado derecho, ahí selecciona el articulo del cual quieres hacer una devolución y presiona el botón “Devolver articulo seleccionado”. Ese articulo será ingresado de nuevo a tu inventario automáticamente y la salida de dinero será reflejada en el reporte de corte. Notas de la venta Si hiciste alguna anotación de la venta presiona este botón para revisar dichas notas. Cancelar venta Usa este botón para cancelar la venta completa, el ticket nos era eliminado de la base de datos pero aparecerá como cancelado y la información de inventarios de los productos que contenía el ticket automáticamente será ingresada al modulo de inventarios en caso de que lo tengas habilitado. El dinero de la devolución será contemplado en el reporte del día en que realices la cancelación del ticket. Facturar Esta opción solamente aparecerá si tienes habilitado el modulo de facturación electrónica y te permite realizar una factura de una venta que no fue facturada en su momento, de esta manera podrás realizar la factura de ventas incluso días después de que se haya realizado la venta. Si la venta ya ha sido facturada solamente aparecer una botón para ver los datos con los que se hizo dicha factura. Imprimir copia Realiza una impresión del ticket seleccionado. 42 Abarrotes Punto de Venta www.abarrotespuntodeventa.com Pantalla de Clientes Si tienes activada la opción de ofrecer crédito a los clientes, puedes acceder a esta pantalla de Crédito a Clientes presionando la tecla F2. A continuación se muestran las opciones de esta pantalla: Estado de Cuenta Es la primera pantalla que se muestra en este modulo. Te permite elegir el cliente del cual deseas obtener el estado de cuenta, una vez elegido haz clic en Aceptar. Al haber seleccionado un cliente, se muestra el estado de cuenta donde puedes observar el Saldo Actual y tienes las opciones de: • Imprimir Estado de Cuenta 43 Abarrotes Punto de Venta •
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www.abarrotespuntodeventa.com Abonar Liquidar Adeudo Ver los abonos pasados. Imprimir Tickets a crédito. Eliminar tickets a crédito. En el estado de cuenta, en la parte izquierda se muestra una barra que divide todos los tickets a crédito del cliente separados por mes, después se muestran los tickets asignados según el día en que se realizo la venta. Al hacer clic en la fecha ves el ticket a crédito del cliente donde puedes imprimirlo o eliminarlo en caso de corrección (al hacerlo se descuenta el monto del saldo pendiente del cliente). Abonar Para realizar un abono a un cliente haz clic en el botón Abonar e ingresa el monto que abono. Liquidar adeudo Si tu cliente desea terminar de pagar el adeudo que tiene contigo lo puedes hacer con un solo botón, haz click en el botón “Liquidar Adedudo” en el estado de cuenta del cliente seleccionado para abonar el resto del adeudo que tiene contigo. Detalle de abonos Puedes ver el historial de los pagos que tu cliente ha hecho presionando este botón. Impresión de estado de cuenta Existen 2 opciones, en la primera “Imprimir estado de cuenta” te imprime un resume de el saldo pendiente de tu cliente de manera muy sencilla y resumida que te permite entrega a tu cliente en caso de que te pregunte cuanto es su saldo. Si deseas un reporte detallado impreso puedes presionar el botón “Imprimir estado de cuenta completo”, usa esta opción solamente si lo consideras necesario ya que imprimirá toda la información pendiente de los tickets y abonos de tu cliente y puede gastar mucho papel una impresión de este tipo. Nuevo / Modificar / Eliminar Cliente Captura la información de un nuevo cliente a quien deseas otorgar crédito, captura la siguiente información: 44 Abarrotes Punto de Venta •
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www.abarrotespuntodeventa.com Nombre completo de tu cliente Dirección de tu cliente Teléfono o teléfonos de tu cliente Limite de crédito, aquí ingresa el máximo monto que tu cliente podrá deber, es muy útil para tener un control de el máximo préstamo que puedes hacer a tus clientes. Por ultimo presiona el botón “Guardar cliente” para empezar a otorgarle crédito. Si lo que deseas es modificar un cliente que ya existe en tu base de datos entonces presiona el botón “Modificar Cliente” y cambia los datos que creas necesarios, la pantalla es igual que cuando creas un nuevo cliente pero además puedes cambiar el numero de cliente en caso de que desees llevar un control propio de los números de cliente. Si deseas eliminar o quitar el crédito a un cliente presiona el botón “Eliminar Cliente”, selecciona el cliente que deseas eliminar y aparecerá una ventana con la información del mismo para que verifiques que es realmente el que deseas eliminar. Reporte de Saldos En esta opción, se listan todos los clientes así como el saldo actual con el que cuentan y una sumatoria de todo lo que te deben todos tus clientes. Adicionalmente podrás conocer cuando fue la última fecha de pago de cada cliente, su límite de crédito e información de contacto. Puedes hacer clic en las columnas para re-­‐ordenarlas de acuerdo al criterio que desees. 45 Abarrotes Punto de Venta www.abarrotespuntodeventa.com Pantalla de Productos La pantalla de productos, caracterizada por la barra de color amarillo, te permite crear, modificar y eliminar productos, así como conocer el reporte de ventas por periodo que te da a conocer cuales productos fueron vendidos por semana o por un rango de fechas en especifico. Para ingresar rápidamente a la pantalla de productos presiona la tecla F3. La pantalla de productos comienza con la creación de un nuevo producto, como se muestra en la figura: Creando un Nuevo Producto Para crear un nuevo producto necesitas ingresar los siguientes campos: 1. Código: Ingresa el código de barras del producto utilizando tu lector de código de barras o si el producto no tiene código de barras puedes ingresar uno inventado, por ejemplo: TORTILLAS o TOMATE. 2. Descripción: Introduce la descripción del producto. 3. Se vende (tipo de venta): Puedes elegir si el producto se vende por unidad, a granel (usa decimales) o bien si es un paquete (un producto formado por otros productos) 46 Abarrotes Punto de Venta www.abarrotespuntodeventa.com 4. Precio de Costo: Ingresa el costo del producto para ser usado en los reportes y conocer tu ganancia neta al hacer el corte. 5. Precio de Venta: Ingresa el precio de venta al público. 6. Precio de Mayoreo: Precio opcional que puedes otorgar a los clientes que desees desde la pantalla de ventas, puedes dejarlo en cero para no usarlo. 7. ¿Usa Inventario? Si deseas registrar y rastrear la cantidad del producto activa esta casilla (puedes desactivar el uso para servicios, por ejemplo) 8. Cantidad Actual – Si elegiste utilizar inventario ingresa la existencia actual. 9. Mínimo – Ingresa la cantidad, mínima, que debe contar tu negocio antes de ser notificado de que debes de reordenar el articulo. Modificar o eliminar un producto Si deseas modificar o eliminar un producto existente presiona el botón correspondiente aparecerá una pantalla con la siguiente: Ingresa el código de producto que deses modificar o eliminar y presiona el botón “Aceptar” Como crear paquetes (productos KIT) Este tipo de productos están formados por otros productos, por ejemplo un “Sandwich” puede estar formado por 2 barras de pan, 1 rebanada de jamón, 1 servilleta, etc. los cuales serían en sí sus propios productos disponibles para la venta individual. Tambien es muy útil para vender un producto que tiene varias presentaciones por paquete, por ejemplo: paquetes de Coca-­‐Cola en diferentes presentaciones como paquete con 6, paquete con 12, paquete con 24, etc. Esta opción es útil cuando se desea vender productos o paquetes y se desea que al venderlos se descuentes sus componentes o productos que los componen del inventario de manera acorde. Para crear uno de estos productos primero, llene todos los campos normales del producto como el código, la descripción, etc y activa la opción de “Tipo de Venta” / “Por paquete”. Una vez hecho esto aparecerá una nueva pestaña denominada “Contenido del paquete” en la cual podrá leer los 47 Abarrotes Punto de Venta www.abarrotespuntodeventa.com códigos de barras de los productos que lo componen y asignar que cantidad de dicho producto incluye este paquete. Puedes ingresar el numero de productos que desees, solamente captura el código de producto y la cantidad de ese producto que conformaran el producto “KIT”. Cuando termines de asignar los productos que componen el paquete presiona el botón “Agregar Producto”. Al asignar los productos que lo componen el precio de costo / venta se ajusta automáticamente reflejando la suma de estos costos. En este caso solo le faltaría actualizar el precio de venta del paquete para finalmente guardarlo y poder venderlo. Utilizando la base de datos pre cargada Si activaste la opción de usar la base de datos pre cargada (al tenerla activa aparece una imagen que dice “Base de datos pre cargada ACTIVA”), te puede facilitar enormemente la tarea de ingresar los productos de tu negocio, sobre todo si estas comenzando a utilizar un sistema de punto de venta ya que al crear un producto nuevo el código de producto y la descripción del mismo ya existen en la base de datos, de manera que ya solamente tienes que capturar el precio que deseas usar para vender el producto. ¿Cómo la uso? Al crear un nuevo producto, el sistema te pide que ingreses el código de barras del nuevo producto, aquí, simplemente escanea con tu lector el código de barras del producto, por ejemplo un Pan Bimbo, si el punto de venta encuentra dicho producto de entre los 7500 productos de la base de datos pre cargada, llenará la descripción automáticamente y pasará a pedirte el precio de venta al que lo tienes. 48 Abarrotes Punto de Venta www.abarrotespuntodeventa.com Una vez que ingreses el precio de venta, ingresa el nivel de inventario y el mínimo que deseas para el producto y presiona ENTER o haz clic en Guardar Nuevo Producto. Continúa así con todos los productos de tu abarrotes o mini super y te darás cuenta del ENORME ahorro en tiempo que tendrás! 49 Abarrotes Punto de Venta www.abarrotespuntodeventa.com Reporte de Ventas por Periodo En esta pantalla puedes obtener un reporte de todos los productos vendidos por día, mes, semana, o un periodo en particular; simplemente elige en el campo “Mostrar ventas de” el periodo del que deseas obtener el reporte para conocer los productos y que cantidades fueron vendidas para facilitarte reordenar las cantidades necesarias y siempre cuentes con el mismo inventario. Opcionalmente puedes exportar a Excel o imprimir el listado del resultado del reporte para dárselo a tu proveedor o hacer manipulaciones adicionales de la información. 50 Abarrotes Punto de Venta www.abarrotespuntodeventa.com Importar Productos desde Excel Con esta función, disponible desde la pantalla de Productos, te permitirá ingresar productos desde un archivo de Excel al sistema de una manera rápida, haciendo el inicio de operaciones o migración de otro sistema lo mas fácil y rápida posible. Para comenzar, haz clic en el botón “Importar…”, se abrirá una pantalla de pasos a seguir para lograr la importación de productos de manera masiva. Paso 1: Ubicar el archivo a importar El primer paso, consiste en ubicar el archivo de Excel el cual contiene tus productos. Una vez que lo hayas localizado selecciónalo y presiona el botón “Siguiente”. Paso 2: Especificar valores en las columnas En este segundo paso, definiremos en que columnas de nuestro archivo de Excel se encuentran los datos necesarios para dar de alta cada producto: código, descripción, precio costo, precio venta, precio mayoreo, departamento, cantidad en inventario, mínimo y finalmente el tipo de venta que tendrá. 51 Abarrotes Punto de Venta www.abarrotespuntodeventa.com Paso 3: Importando productos Haz la relacion entre las columnas de tu archivo de Excel y los datos del programa para generar el producto. Del lado izuierdo se encuentra el tipo de dato que necesitas localizar en el menuo de la derecha para que el programa sepa de que columna debe de tomar los datos para guardar el nombre, codigo, precio, inventario, etc., para guardar los datos correctamente en la base de datos. En la parte de abajo esta unca casilla llamada “Actualizar los productos cuyo codigo ya exista en el programa”, al seleccionar esta casilla cuando alguno de los productos que tienes en el archivo de excel ya exista en el programa de manera que no te genere un producto duplicado. Una vez que se hayan especificado las columnas y sus valores presiona el boton “Siguiente”, el sistema comenzara a importar los productos, mostrar el avance en porcentaje y en caso de algun problema, le sera informado en la ventana inferior a la barra de avance. 52 Abarrotes Punto de Venta www.abarrotespuntodeventa.com Pantalla de Inventario La sección de Inventario, caracterizada por la barra de color morado, te permite ingresar nueva cantidad de producto así como obtener los reportes de productos bajos en inventario y un reporte de inventario valorizado. Para ingresar a la pantalla de inventario, presiona la tecla F4. Agregar y ajustar inventario Al ingresar a la sección de Inventario, ingresas automáticamente a la pantalla de Agregar Inventario, donde registras el ingreso de mercancía. Solo es necesario que especifiques el código del producto y la cantidad que ingresaras a tu negocio. Como se muestra en la figura: Esta operación suma la cantidad ingresada a la cantidad existente del producto al que se agrega el inventario. Al usar la modalidad de ajuste de inventario la cantidad ingresada sobrescribirá la cantidad actual del producto en cuestión. 53 Abarrotes Punto de Venta www.abarrotespuntodeventa.com Reporte de productos bajos en Inventario Como se muestra en la siguiente figura, en este reporte se listan todos los productos que están por debajo del mínimo que especificaste al darlos de alta, para que puedas ordenarlos de nuevo a tus proveedores: Reporte de Inventario En esta pantalla puedes obtener un reporte de inventario valorizado donde se listan todos los artículos, las cantidades y el total en dinero con el que tu negocio cuenta. 54 Abarrotes Punto de Venta www.abarrotespuntodeventa.com Reporte de Movimientos de Inventario En esta pantalla puedes obtener un reporte de todos los movimientos que se tuvieron de inventario para cada producto durante el día. Estos movimientos pueden ser: salidas (ventas), ajustes, devoluciones o entradas (por compra). La pantalla de este reporte se muestra a continuación: Podrás obtener los movimientos de inventario de un producto eligiendo un día en particular así como teclear ya sea el nombre del producto, su departamento o bien el cajero del cuál deseas obtener los reportes de movimientos de inventario realizados. 55 Abarrotes Punto de Venta www.abarrotespuntodeventa.com Facturas Este botón solo aparecerá si tienes configurado el modulo de facturación electrónica. Por el momento el programa incluye el módulo de facturación electrónica disponible para los contribuyentes que entraron en el esquema de "medios propios", es decir aquellas personas que realizaron los trámites de solicitud de folios digitales y certificado de sellos antes del 1 de Enero del 2011. Si no hiciste este tramite y sigues facturando en formatos pre-­‐impresos el programa aún no soporta la facturación en tu esquema, sin embargo ya estamos trabajando en los esquemas de facturación electrónica 2011 en un principio con la impresión de facturas con código de barras bidimensional y en una segunda etapa facturación electrónica 2011 a través de proveedores autorizados de certificación. Si te encuentra en el esquema de "medios propios" puede activar la función de facturación electrónica desde el apartado de “Configuración > General > Facturación” y puedes ver los pasos a seguir en la sección de Pantalla de Configuración de este manual en las primeras paginas. Una vez configurada esta opción en el programa, aparecerá un nuevo botón en la parte superior llamado "Facturas". Al entrar a este modulo la pantalla predeterminada serán las facturas de las ventas realzadas. Facturas por ventas Aparecer una lista de las facturas realizadas en el mes, en la parte de arriba de la pantalla puedes escoger el mes y año de los cuales quieres consultar las ventas con factura realizada. Al seleccionar algún renglón tienes 3 opciones para administrar tus facturas que puedes usar con los botones en la parte de abajo. 56 Abarrotes Punto de Venta www.abarrotespuntodeventa.com Esta es una descripción de lo que puedes hacer con cada botón: Ver en Pantalla Te permite ver la factura en formato de impression para que puedas verificar los datos que se usaron para generar dicha facture. Imprimir Te permite imprimir una copia de la factura, esta función es muy útil para cuando tu cliente regresa por una copia de la misma, con la facturación electrónica recuerda que todas las copias sirven como originales para el SAT. Guardar Copia Con esta opción puedes guardar en tu computadora una copia del archivo “PDF” (que es el archivo en formato legible para imprimir) y del archivo “XML” que es el archivo que tiene el formato informático para el SAT; podrás guardar una copia en cualquier lugar de tu computadora o una memoria portátil, te recomendamos tengas siempre una copia de tus facturas en un ligar seguro ya que el SAT pide que se guarden por 5 años como minimo. Cancelar Factura Como en el esquema tradicional también con la facturación electrónica es posible cancelar las facturas elaboradas en caso de que la hayas generado con datos incorrectos, para eso usa este botón de “Cancelar Factura” cuando requieras anular alguna y regenerarla para un cliente. Facturas Globales En este modulo puedes consultar y generar la factura global de un mes entero. La factura global genera un reporte de las ventas realizadas que no fueron facturadas a un cliente en especifico y se genera una sola factura por todas las ventas realizadas en el mes al publico en general. Un recuadro como este aparecerá cuando aun no hayas generado la factura global de un mes: 57 Abarrotes Punto de Venta www.abarrotespuntodeventa.com Es un requisito del SAT que declares todas las ventas que has realizado en un periodo fiscal, por eso es importante que después de que termine el mes fiscal en tu negocio realices esta factura presionando el botón “Generar Factura Global” del mes y año correspondiente. Cuando ya hayas generado tu factura global aparecerá la lista de los meses del lado izquierdo con una de manera que cuando selecciones el mes en el cual ya hayas generado la factura global podrás aparecerán las opciones: Guardar copia Para guardar el archive “PDF” y “XML” de la facture global en tu computadora o memoria portatil para tu respaldo de informacion. Imprimir Para imprimir la facture global presentada en pantalla. Cancelar Útil cuando llega un cliente de ultimo momento a pedir una factura de una venta realizada con anterioridad y que la puedas realizar antes de generar tu factura global. O bien, si la información no concuerda con tu información fiscal puedes cancelarla para revisar la cuentas del mes en el programa y puedas ajustar alguna venta que hayas olvidado cancelar en su momento. Informes Mensuales También es un requerimiento del SAT generar un informe mensual de facturas realizadas, por eso es necesario que después de que cierres el mes fiscal generes el “Informe mensual”, para esto solamente selecciona la pestaña con el mes correspondiente y presiona el botón “Generar y Guardar Informe Mensual”, cuando no has generado el informe de un mes aparecerá una pantalla como esta y debajo la lista de facturas realizadas a tus clientes y la factura global: Una vez que hayas generado el informe puedes volver a esta pantalla para guardar una copia del informe en tu computadora o memorial portátil, aparecerá un botón como el siguiente: 58 Abarrotes Punto de Venta www.abarrotespuntodeventa.com Pantalla de Corte Finalmente, todo negocio necesita realizar el reporte de “Corte de Caja” para conocer cuánto se vendió, cuánto debe haber en caja, a quien se le pago y que cliente realizo un abono. Para acceder a esta pantalla solo haz clic en el botón de corte ubicado en la barra superior del sistema. Para realizar el corte elige el día del cual deseas realizar el corte y haz clic en el botón “Hacer corte”. Una vez que lo hayas hecho el sistema te informara acerca de las entradas de efectivo, el dinero que debe haber en caja, los abonos de los clientes, pagos a proveedores, ventas totales y la ganancia o utilidad del día (la cual se obtiene restando el precio de costo del precio de venta por producto). Si lo deseas puedes Imprimir el corte utilizando la impresora de Tickets configurada en el sistema. Recuerda que puedes hacer múltiples cortes en el día y no tienes límite para hacerlo. 59 Abarrotes Punto de Venta www.abarrotespuntodeventa.com Acerca de Puedes encontrar mas ayuda acerca del programa en nuestro sitio: http://ayuda.eleventa.com/ Abarrotes Punto de Venta es creado y mantenido por Bambu Code SA de CV, puedes contactarnos para soporte y ventas al correo soporte@abarrotespuntodeventa.com o bien en el sitio web: http://www.abarrotespuntodeventa.com También, puede conocer más sobre nuestra empresa en nuestro sitio web http://www.bambucode.com Advertencia: El programa (software), el sitio web y el manual están protegidos por las leyes internacionales y nacionales de derechos de autor y otros tratados internacionales. La reproducción o distribución ilícitas de este programa o de cualquier parte de mismo está penada por la ley con severas sanciones civiles y penales y será objeto de todas las acciones judiciales que correspondan. 60