Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015 Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015 Índice Prólogo ........................................................................................................ 7 Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015 ...................................... 11 Estructura de la guía ....................................................................................11 0 Introducción .........................................................................................12 0.1 Antecedentes ..............................................................................12 0.2 Objetivo de un sistema de gestión ambiental .................................13 0.3 Factores de éxito .........................................................................14 0.4 Modelo planificar-hacer-verificar-actuar ........................................15 0.5 Contenido de esta norma internacional .........................................17 1 Objeto y campo de aplicación ........................................................... 19 2 Referencias normativas .........................................................................20 3 Términos y definiciones .........................................................................21 4 Contexto de la organización .............................................................. 28 4.1 Comprensión de la organización y de su contexto ...........................28 4.2 Comprensión de las necesidades y expectativas de las partes interesadas .................................................................................37 4.3 4.4 5 Determinación del alcance del sistema de gestión ambiental ............46 Sistema de gestión ambiental .......................................................50 Liderazgo ........................................................................................ 54 5.1 Liderazgo y compromiso ..............................................................54 5.2 Política ambiental ........................................................................58 5.3 Roles, responsabilidades y autoridades en la organización ...............61 Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015 6 Planificación .................................................................................... 63 6.1 Acciones para abordar riesgos y oportunidades ................................. 63 6.2 Objetivos ambientales y planificación para lograrlos .......................... 98 7 Apoyo ........................................................................................... 103 7.1 Recursos .................................................................................. 104 7.2 Competencia ............................................................................ 105 7.3 7.4 7.5 8 Operación ..................................................................................... 125 8.1 8.2 9 Toma de conciencia ...................................................................... 111 Comunicación ....................................................................... 113 Información documentada ............................................................. 119 Planificación y control operacional ................................................. 125 Preparación y respuesta ante emergencias ...................................... 140 Evaluación del desempeño ................................................................. 146 9.1 Seguimiento, medición, análisis y evaluación ................................... 146 9.2 Auditoría interna ........................................................................... 157 9.3 Revisión por la dirección ................................................................ 164 10 Mejora .......................................................................................... 167 10.1 Generalidades .......................................................................... 167 10.2 No conformidad y acción correctiva ................................................ 169 10.3 Mejora continua ........................................................................... 175 Anexo A (Informativo) Orientaciones para el uso de esta Norma Internacional ..................................................................................... 176 Anexo B (Informativo) Correspondencia entre ISO 14001:2015 e ISO 14001:2004 ............................................................................ 197 Bibliografía ............................................................................................... 207 Sobre los autores .......................................................................................... 209 Prólogo No se puede pasar un solo día en nuestro planeta sin ejercer un impacto sobre el medio ambiente. Lo que cada individuo hace, marca una diferencia, y está en nuestra mano decidir qué tipo de diferencia queremos marcar. Esta reflexión de Jane Goo- dall invita a pensar sobre las consecuencias, negativas o positivas, que puede tener la actividad empresarial para el entorno. Sin duda alguna, la Organización Internacional de Normalización (ISO) marcó la diferencia en el año 1996 cuando publicó la norma ISO 14001. Desde entonces, este documento ha constituido un modelo de referencia a nivel internacional para las organizaciones que pretenden gestionar de una manera sistemática sus aspectos ambientales desde el compromiso del cumplimiento de la legislación, de la prevención de la contaminación y de la mejora continua de su comportamiento ambiental. En España, a través de la Asociación Española de Normalización y Certificación (AENOR)1, se publica la norma en español como Norma UNE-EN ISO 14001. El Comité Técnico ISO/TC 207 Gestión ambiental, ha sometido a la norma a un proceso de revisión en dos ocasiones. En consonancia con uno de los lemas de esta organización, “las normas internacionales hacen que las cosas funcionen”, la revisión de las normas se hace necesaria porque las circunstancias y el contexto de sus usuarios van cambiando a lo largo del tiempo, y porque las organizaciones que utilizan y adoptan estas normas son generadoras de cambio. Como resultado del primer proceso de revisión de la ISO 14001, se publicó una segunda versión del documento en el año 2004. A pesar de que no supuso un cambio 1 En enero de 2017, la Asociación Española de Normalización y Certificación, creada en 1986, se desdobla en dos organizaciones; por un lado, la Asociación Española de Normalización, UNE, entidad legalmente responsable del desarrollo de la normalización en España, que también lleva a cabo actividades de cooperación. Por otro, AENOR, empresa de gestión del conocimiento que ayuda a corregir brechas de competitividad a través de la evaluación de la conformidad (certificación, verificación, validación, inspección y ensayos) la formación y los servicios de información. 7 Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015 significativo en el contenido del documento, se introdujeron algunas novedades que trataban de dar respuesta a un gran número de organizaciones que ya tenían implantadas otras normas ISO, en concreto, la ISO 9001 de sistemas de gestión de la calidad, de manera que se potenció su alineamiento facilitando la integración de ambos sistemas gestión. Además, se dio relevancia a la necesidad de asegurar el cumplimento legal y se reforzó la implicación de proveedores y contratistas en la gestión ambiental de la organización. El segundo proceso de revisión, que se inició en el año 2012, ha dado como resultado esta tercera versión de la ISO 14001, publicada en septiembre de 2015. En este proyecto participaron 121 expertos de 88 países, entre los que AENOR tuvo el honor y el privilegio de formar parte, como organismo español de normalización. ¿Cuáles han sido los principios o fundamentos que han servido como punto de partida para revisar por segunda vez la norma? En primer lugar, y como ocurre en todos los procesos de revisión de este tipo de documentos ISO, la experiencia acumulada por todos los agentes que participan en la elaboración, implantación y certificación de la Norma ISO 14001: organizaciones, consultores, expertos técnicos, entidades de certificación, y usuarios de los servicios y productos fabricados por empresas que tienen implantado y certificado un sistema de gestión ambiental. Además, hay otros dos documentos de ISO que han sido determinantes en esta revisión: el documento Retos futuros de los sistemas de gestión ambiental y de la ISO 14001 y la incorporación de la estructura de alto nivel (High Level Structure, HLS). El informe Retos futuros de los sistemas de gestión ambiental y de la ISO 14001 fue elaborado por el TC 207/SC 1 y aprobado en el año 2010 con dos objetivos fundamentales: analizar los retos que los sistemas de gestión ambiental deberían acometer en el futuro, y considerar nuevos enfoques y metodologías en el ámbito de los sistemas de gestión ambiental, incluyendo las necesidades y expectativas de las partes interesadas surgidas desde la primera publicación de la norma en 1996. Así, se identificaron cuestiones como la necesidad de integrar la gestión ambiental en la estrategia de negocio de la organización, aumentar el grado de compromiso ambiental potenciando el liderazgo al más alto nivel e implementar proactivamente las iniciativas para proteger el medio ambiente evitando su degradación. También se contemplaron otros retos, como la incorporación de una estrategia de comunicación, tanto interna como externa, enfocada a dar respuesta a las necesidades y expectativas de las partes interesadas y la necesidad de incluir la perspectiva de ciclo de vida, asegurando la consideración de los aspectos ambientales desde el diseño hasta el fin de vida de un producto o servicio. Por otro lado, la adopción de la estructura de alto nivel en la elaboración de la versión del 2015 ha constituido el punto de inflexión a la hora de entender e implantar la nueva ISO 14001. 8 Prólogo El origen de esta estructura se remonta a febrero del año 2006, cuando la dirección técnica de ISO constituyó un grupo de coordinación técnica con la misión de desarrollar las líneas directrices para la redacción de las futuras normas de sistemas de gestión y para la revisión de las ya existentes. ¿Qué es la estructura de alto nivel (HLS)? Mismo enfoque, misma terminología, mismo texto común para las normas de sistemas de gestión de ISO. Es decir, es la hoja de ruta que deberán utilizar todos los comités técnicos de ISO para elaborar y revisar normas de sistemas de gestión, independientemente de su ámbito de aplicación (calidad, medio ambiente, energía, seguridad y salud laboral, alimentación, etc.). Este modelo asegura la compatibilidad del modelo PHVA (planificar-hacer-verificaractuar) de la ISO 14001 con el modelo de gestión por procesos de la ISO 9001. De esta forma, la adopción de la HLS mejora el alineamiento de las normas de sistemas de gestión para facilitar su integración y ayudar a las organizaciones, de cualquier índole, tamaño, ubicación geográfica, su implantación y certificación, lo que, entre otras ventajas, aporta valor añadido y reduce costes. El pensamiento basado en riesgo, el concepto de información documentada y la desaparición de la necesidad de documentar la acción preventiva son consecuencia de la adopción de la estructura de alto nivel. Esto es así dado que los sistemas de gestión basados en esta estructura son en sí mismos una acción preventiva, porque introducen la necesidad de tener en cuenta los riesgos asociados a las actividades de la organización, de forma que se minimicen sus posibles efectos adversos pero, a su vez, se potencien los efectos beneficiosos. La elaboración y publicación de esta guía surge de la necesidad de ofrecer un enfoque sencillo y práctico para entender y aplicar los requisitos de la Norma ISO 14001:2015. Los esfuerzos, por tanto, se han centrado especialmente en aquellos que constituyen una novedad con respecto a la versión del 2004. Se han incorporado ejemplos, que provienen de la puesta en práctica de los sistemas de gestión por parte de las empresas, y de la visión que AENOR ha acumulado durante más de 20 años de experiencia en la certificación de sistemas de gestión ambiental. Conviene resaltar que los ejemplos incluidos en esta guía no son requisitos de implantación o de certificación, ni tienen por qué ser aplicables en su totalidad a todas las organizaciones. Es un documento complementario y aclaratorio que no sustituye ni corrige a la norma. La intención principal ha sido aportar ideas y tratar de ayudar a los usuarios a una mejor comprensión de los requisitos de la norma. Por tanto, se desea que la lectura comprensiva de este libro sirva de apoyo para entender y hacer más eficiente la implantación de los requisitos de la norma y, además, motive e inspire a generar cambios positivos en la gestión ambiental de las organizaciones que conduzcan hacia un comportamiento ambiental más responsable y permita detectar oportunidades para hacer crecer los negocios. Hay que recordar que lo único que no se puede reciclar es el tiempo perdido. 9 Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015 Estructura de la guía El texto de esta guía está distribuido siguiendo el orden de los apartados en los que se estructura dicha norma. 11 Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015 0 Introducción En este capítulo se presenta la norma, poniendo en antecedentes al futuro usuario del documento sobre las motivaciones que han llevado a crearla, el objeto que persigue este modelo de gestión ambiental y los factores que se consideran necesarios para alcanzar el éxito con la implantación del sistema de gestión. Además, se explica el enfoque en el que se basa la norma, es decir, el modelo planificar-hacer-verificar-actuar, y se incluyen una serie de aclaraciones relativas a su contenido: cumplimiento de la estructura de alto nivel e incorporación de enfoques novedosos que permiten optimizar la integración de la gestión ambiental en la estrategia empresarial. Finalmente, se incluyen aclaraciones para entender la terminología y el lenguaje en el que está redactado el documento, explicando el contenido de los anexos A y B. 0.1 Antecedentes El logro de equilibrio entre el medio ambiente, la sociedad y la economía, se considera esencial para satisfacer las necesidades del presente sin poner en riesgo la capacidad de las generaciones futuras para satisfacer sus necesidades. El desarrollo sostenible como objetivo se logra mediante el equilibrio de los “tres pilares” de la sostenibilidad. Las expectativas de la sociedad en cuanto a desarrollo sostenible, transparencia y responsabilidad y rendición de cuentas han evolucionado dentro del contexto de legislaciones cada vez más estrictas, presiones crecientes con relación a la contaminación del medio ambiente, uso ineficiente de recursos, gestión inapropiada de residuos, cambio climático, degradación de los ecosistemas y pérdida de biodiversidad. Esto ha conducido a que las organizaciones adopten un enfoque sistemático con relación a la gestión ambiental mediante la implementación de sistemas de gestión ambiental, cuyo objetivo es contribuir al “pilar ambiental” de la sostenibilidad. Este apartado incluye una breve reflexión sobre los motivos por los que las organizaciones han decidido incorporar modelos sistematizados de gestión ambiental: legislación cada vez más restrictiva, expectativas de buen comportamiento empresarial por parte de los clientes y las administraciones, presión de organizaciones no gubernamentales y competidores cada vez más agresivos. Es por lo que ISO, desde su Comité Técnico 207, ha considerado el concepto de desarrollo sostenible y la 12 Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015 necesidad de rendir cuentas, adoptando principios como la transparencia y la responsabilidad como impulso fundamental para revisar e incorporar nuevos enfoques en la Norma ISO 14001. 0.2 Objetivo de un sistema de gestión ambiental El propósito de esta Norma Internacional es proporcionar a las organizaciones un marco de referencia para proteger el medio ambiente y responder a las condiciones ambientales cambiantes, en equilibrio con las necesidades socioeconómicas. Esta norma especifica requisitos que permitan que una organización logre los resultados previstos que ha establecido para su sistema de gestión ambiental. Un enfoque sistemático a la gestión ambiental puede proporcionar información a la alta dirección para generar éxito a largo plazo y crear opciones para contribuir al desarrollo sostenible mediante: – la protección del medio ambiente, mediante la prevención o mitigación de impactos ambientales adversos; – la mitigación de efectos potencialmente adversos de las condiciones ambientales sobre la organización; – el apoyo a la organización en el cumplimiento de los requisitos legales y otros requisitos; – la mejora del desempeño ambiental; – el control o la influencia sobre la forma en la que la organización diseña, fabrica, distribuye, consume y lleva a cabo la disposición final de productos o servicios, usando una perspectiva de ciclo de vida que pueda prevenir que los impactos ambientales sean involuntariamente trasladados a otro punto del ciclo de vida; – el logro de beneficios financieros y operacionales que puedan ser el resultado de implementar alternativas ambientales respetuosas que fortalezcan la posición de la organización en el mercado; – la comunicación de la información ambiental a las partes interesadas pertinentes. Esta Norma Internacional, al igual que otras Normas Internacionales, no está prevista para incrementar ni cambiar los requisitos legales de una organización. El propósito que persigue esta norma internacional es “aportar a las empresas un marco para sistematizar la protección del medio ambiente y responder a los cambios 13 Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015 de las condiciones ambientales en equilibrio con las necesidades socioeconómicas”. En este propósito se puede ver claramente el concepto de desarrollo sostenible y cómo el sistema de gestión ambiental debe contribuir al “pilar ambiental” de la sostenibilidad. Por otra parte, se indican los argumentos que podrían animar a la alta dirección de cualquier organización a tomar la decisión de adoptar esta norma como modelo de sistema de gestión. Cabe mencionar que estos argumentos provienen de los temas de interés que motivaron la segunda revisión del documento, y que quedaron recogidos en el informe Retos futuros de los sistemas de gestión ambiental y de la ISO 14001 elaborado por el ISO/TC 207/SC 1: protección proactiva del medio ambiente, actuando sobre los impactos generados; introducción de la perspectiva del ciclo de vida; gestión ambiental sistematizada como herramienta para gestionar riesgos empresariales, situando el medio ambiente como una oportunidad para la empresa; la importancia de la relación con las partes interesadas y el establecimiento de canales de comunicación eficaces, tanto a nivel interno como externo. Finalmente se recuerda que, al igual que para el resto de normas internacionales, se excluye del objetivo e intención del documento modificar o hacer más exigentes las obligaciones legales que pudieran aplicar a las organizaciones. No hay que olvidar que la adopción de los requisitos contenidos en una norma es decisión voluntaria de la empresa, no así los requisitos legales, que son de obligado cumplimiento. 0.3 Factores de éxito El éxito de un sistema de gestión ambiental depende del compromiso de todas las funciones y niveles de la organización, bajo el liderazgo de la alta dirección. Las organizaciones pueden aprovechar las oportunidades de prevenir o mitigar impactos ambientales adversos e incrementar los impactos ambientales beneficiosos, particularmente los que tienen consecuencias estratégicas y de competitividad. La alta dirección puede abordar eficazmente sus riesgos y oportunidades mediante la integración de la gestión ambiental a sus procesos de negocio, dirección estratégica y toma de decisiones, alineándolos con otras prioridades de negocio, e incorporando la gobernanza ambiental a su sistema de gestión global. La demostración de la implementación exitosa de esta Norma Internacional se puede usar para asegurar a las partes interesadas que se ha puesto en marcha un sistema de gestión ambiental eficaz. Sin embargo, la adopción de esta Norma Internacional no garantiza en sí misma resultados ambientales óptimos. La aplicación de esta Norma Internacional puede ser diferente de una organización a otra debido al contexto de la organización. Dos organizaciones pueden llevar a cabo actividades similares pero pueden tener diferentes requisitos legales y otros requisitos, diferentes compromisos de política ambiental, 14 Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015 diferentes tecnologías ambientales y diferentes objetivos de desempeño ambiental, y aun así ambas pueden ser conformes con los requisitos de esta Norma Internacional. El nivel de detalle y complejidad del sistema de gestión ambiental variará dependiendo del contexto de la organización, el alcance de su sistema de gestión ambiental, sus requisitos legales y otros requisitos y la naturaleza de sus actividades, productos y servicios, incluidos sus aspectos ambientales y los impactos ambientales asociados. Este apartado describe los elementos que conducen al éxito de un sistema de gestión ambiental. Se hace especial énfasis en la importancia de la demostración de liderazgo por parte de la alta dirección para abordar de manera eficaz los riesgos y oportunidades integrando la gestión ambiental en los procesos estratégicos de la organización. Por otra parte, advierte de que la aplicación de los requisitos definidos puede variar de una organización a otra, incluso perteneciendo a un mismo sector. Por ello es tan importante el análisis del contexto, factor clave para determinar el grado de detalle y complejidad con el que cada organización define “su” sistema de gestión ambiental. 0.4 Modelo planificar-hacer-verificar-actuar La base para el enfoque que subyace a un sistema de gestión ambiental se fundamenta en el concepto de Planificar, Hacer, Verificar y Actuar (PHVA). El modelo PHVA proporciona un proceso iterativo usado por las organizaciones para lograr la mejora continua. Se puede aplicar a un sistema de gestión ambiental y a cada uno de sus elementos individuales, y se puede describir brevemente así: – Planificar: establecer los objetivos ambientales y los procesos necesarios para generar y proporcionar resultados de acuerdo con la política ambiental de la organización. – Hacer: implementar los procesos según lo planificado. – Verificar: hacer el seguimiento y medir los procesos respecto a la política ambiental, incluidos sus compromisos, objetivos ambientales y criterios operacionales, e informar de sus resultados. – Actuar: emprender acciones para mejorar continuamente. La Figura 1 ilustra cómo el marco de referencia introducido en esta Norma Internacional se puede integrar en el modelo PHVA, lo cual puede ayudar a usuarios actuales y nuevos a comprender la importancia de un enfoque de sistema. 15 Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015 Cuestiones internas y externas Contexto de la organización Necesidades y expectativas de las partes interesadas Alcance del sistema de gestión ambiental P Planificar A Mejora Liderazgo Apoyo y operación H Evaluación del desempeño V Resultados previstos del sistema de gestión ambiental Figura 1 – Relación entre el modelo PHVA y el marco de referencia en esta Norma Internacional Se describe la base del modelo para este tipo de sistema de gestión ambiental, en el que se incorporan las principales novedades con respecto a la versión anterior de la norma. La Norma UNE-EN ISO 14001 en su versión del 2004 ya estaba basada en este ciclo de mejora continua PHVA. Este esquema se ha modificado en la versión del 2015. Los principales cambios se producen al considerar el contexto de la organización, incluyendo las cuestiones internas y externas y las necesidades y expectativas de las partes interesadas. Otra novedad destacada es que el liderazgo se sitúa en el centro del ciclo, para garantizar el éxito del sistema de gestión. El bloque de “actuación” se transforma en el apartado de “mejora”. Por otra parte, la “revisión por la dirección” se ha trasladado al capítulo de “evaluación del desempeño”, como herramienta para hacer el seguimiento de los procesos implicados en la gestión ambiental. En la “P” de planificar en la versión del 2004 se incluían los apartados aspectos ambientales, requisitos legales y otros requisitos y objetivos, metas y programas. En esta versión del 2015 se mantienen, con alguna novedad que se verá más adelante, y 16 Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015 se incorpora aquí como herramienta clave del sistema de gestión ambiental la planificación de acciones para abordar riesgos y oportunidades. La “H” de hacer en la nueva versión del 2015 recoge, básicamente, todos los apartados que se incluían en la versión del 2004. Es decir, recursos, competencia y toma de conciencia, comunicación, información documentada, control operacional y preparación y respuesta ante emergencias. La “V” de verificar incluye ahora los requisitos relativos a seguimiento, medición, análisis y evaluación; auditorías internas y, como se ha comentado, revisión por la dirección. Las no conformidades y acciones correctivas, que en la versión del 2004 estaban en la “V” de verificar, ahora se han recolocado en el apartado “A” de actuar como herramienta fundamental de mejora de los sistemas de gestión ambiental, una ubicación más acorde con su finalidad ambiental. Para completar el modelo, se incluye el fin último de este ciclo de mejora continua: alcanzar los resultados previstos del sistema de gestión ambiental, es decir, el logro de los objetivos ambientales, el cumplimiento de los requisitos legales y otros requisitos y la mejora, en definitiva, del desempeño ambiental. 0.5 Contenido de esta norma internacional Esta Norma Internacional es conforme con los requisitos de ISO para normas de sistemas de gestión. Estos requisitos incluyen una estructura de alto nivel, texto esencial idéntico, y términos comunes con definiciones esenciales, diseñados para beneficiar a los usuarios en la implementación de múltiples normas ISO de sistemas de gestión. Esta Norma Internacional no incluye requisitos específicos de otros sistemas de gestión, tales como los de gestión de la calidad, salud y seguridad ocupacional, de la energía o financiero. Sin embargo, esta norma internacional permite que una organización use un enfoque común y un pensamiento basado en riesgos para integrar su sistema de gestión ambiental con los requisitos de otros sistemas de gestión. La presente Norma Internacional contiene los requisitos utilizados para evaluar la conformidad. Una organización que desee demostrar conformidad con esta norma internacional puede: – realizar una autodeterminación y una autodeclaración, o – buscar la confirmación de su conformidad por partes que tengan interés en la organización, como por ejemplo los clientes, o 17 Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015 – buscar la confirmación de su autodeclaración por una parte externa a la organización, o – buscar la certificación/registro de su sistema de gestión ambiental por una parte externa a la organización. El Anexo A proporciona información aclaratoria para evitar la interpretación errada de los requisitos de esta Norma Internacional. El Anexo B presenta una correspondencia técnica amplia entre la edición anterior de esta Norma Internacional y la actual. La guía de implementación para sistemas de gestión ambiental se incluye en la Norma ISO 14004. En esta Norma Internacional, se utilizan las siguientes formas verbales: – “debe” indica un requisito; – “debería” indica una recomendación; – “puede” indica un permiso, una posibilidad o capacidad. La información incluida en una “NOTA” está prevista para ayudar a la comprensión o uso del documento. “Nota a la entrada”, usada en el capítulo 3, proporciona información adicional que complementa los datos terminológicos y puede contener disposiciones relacionadas al uso de un término. Los términos y definiciones del capítulo 3 se encuentran ordenados conceptualmente, y al final del documento se suministra un índice alfabético. En el último apartado de la introducción se citan los requisitos que se incluyen en esta norma internacional, y que son: una estructura de alto nivel, un texto esencial idéntico, y unos términos comunes con definiciones esenciales, diseñados para beneficiar a los usuarios en la implementación de las distintas normas ISO de sistemas de gestión. De hecho, esta norma permite que una organización use un enfoque común y un pensamiento basado en riesgos para optimizar la integración de su sistema de gestión ambiental con los requisitos de otros sistemas de gestión. Además de los requisitos, incorpora un anexo A, con información aclaratoria para evitar su interpretación errónea, y un anexo B, con la correspondencia técnica entre la edición anterior de esta norma y la actual. Incluye también un apartado de bibliografía donde, entre otras, se cita la Norma ISO 14004, relativa a directrices generales sobre principios, sistemas y técnicas de apoyo de sistemas de gestión ambiental. Finalmente se incluye un listado alfabético de términos, para facilitar su localización en el capítulo 3, y a lo largo del texto normativo. Es importante destacar las aclaraciones sobre las formas verbales utilizadas en el texto: el término “debe” indica un requisito; “debería” indica una recomendación y “puede” indica un permiso, una posibilidad o una capacidad. 18 Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015 1 Objeto y campo de aplicación Esta Norma Internacional especifica los requisitos para un sistema de gestión ambiental que una organización puede usar para mejorar su desempeño ambiental. La presente norma internacional está prevista para uso por una organización que busque gestionar sus responsabilidades ambientales de una forma sistemática que contribuya al pilar ambiental de la sostenibilidad. Esta Norma Internacional ayuda a una organización a lograr los resultados previstos de su sistema de gestión ambiental, con lo que aporta valor al medio ambiente, a la propia organización y a sus partes interesadas. En coherencia con la política ambiental de la organización, los resultados previstos de un sistema de gestión ambiental incluyen: – la mejora del desempeño ambiental; – el cumplimiento de los requisitos legales y otros requisitos; – el logro de los objetivos ambientales. Esta Norma Internacional es aplicable a cualquier organización, independientemente de su tamaño, tipo y naturaleza, y se aplica a los aspectos ambientales de sus actividades, productos y servicios que la organización determine que puede controlar o influir en ellos, considerando una perspectiva de ciclo de vida. Esta Norma Internacional no establece criterios de desempeño ambiental específicos. Esta Norma Internacional se puede usar en su totalidad o en parte para mejorar sistemáticamente la gestión ambiental. Sin embargo, las declaraciones de conformidad con esta Norma Internacional no son aceptables a menos que todos los requisitos estén incorporados en el sistema de gestión ambiental de una organización, y que se cumplan sin exclusiones. Este apartado describe la finalidad que persigue la norma con la definición de los requisitos que las organizaciones deberán cumplir para incorporar este modelo de gestión ambiental. Sin embargo, y dado que dichos requisitos pueden ser aplicables a cualquier organización, de cualquier sector empresarial, tamaño y ámbito geográfico, no define criterios específicos de desempeño ambiental. La norma establece qué es lo que hay que cumplir para adoptar este modelo de gestión, pero no el cómo. Es importante destacar la introducción del enfoque de la perspectiva de ciclo de vida, es decir, que la organización deberá tener en cuenta los aspectos ambientales que puede controlar, o sobre los que puede influir, teniendo en cuenta el ciclo de vida del producto que fabrica o el servicio que presta. 19 Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015 2 Referencias normativas No se citan referencias normativas. Al igual que en la versión de 2004, tampoco se incluyen referencias a otras normas. No obstante, y como ya se ha comentado, al final del documento se incluye un apartado de bibliografía en el que se citan normas ISO que pueden servir de ayuda para la implantación de los requisitos establecidos en la norma o para ampliar información sobre gestión ambiental. 20 Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015 3 Términos y definiciones Para los propósitos de este documento, se aplican los términos y definiciones siguientes : 3.1 Términos relacionados con organización y liderazgo 3.1.1 sistema de gestión: Conjunto de elementos de una organización (3.1.4) interrelacionados o que interactúan para establecer políticas, y objetivos (3.2.5) y procesos (3.3.5) para el logro de estos objetivos. Nota 1 a la entrada Un sistema de gestión puede abordar una sola disciplina o varias disciplinas (por ejemplo, calidad, medio ambiente, salud y seguridad ocupacional, gestión de energía, gestión financiera). Nota 2 a la entrada Los elementos del sistema incluyen la estructura de la organización, los roles y las responsabilidades, la planificación y la operación, la evaluación y la mejora del desempeño. Nota 3 a la entrada El alcance de un sistema de gestión puede incluir la totalidad de la organización, funciones específicas e identificadas de la organización, secciones específicas e identificadas de la organización, o una o más funciones dentro de un grupo de organizaciones. 3.1.2 sistema de gestión ambiental: Parte del sistema de gestión (3.1.1) usada para gestionar aspectos ambientales (3.2.2), cumplir los requisitos legales y otros requisitos (3.2.9), y abordar los riesgos y oportunidades (3.2.11). 3.1.3 política ambiental: Intenciones y dirección de una organización (3.1.4), relacionadas con el desempeño ambiental (3.4.11),como las expresa formalmente su alta dirección (3.1.5). 3.1.4 organización: Persona o grupo de personas que tienen sus propias funciones y responsabilidades, autoridades y relaciones para el logro de sus objetivos (3.2.5). Nota 1 a la entrada El concepto de organización incluye, entre otros, un trabajador independiente, compañía, corporación, firma, empresa, autoridad, sociedad, organización benéfica o institución, o una parte o combinación de éstas, ya estén constituidas o no, públicas o privadas. 21 Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015 3.1.5 alta dirección: Persona o grupo de personas que dirige y controla una organización (3.1.4) al más alto nivel. Nota 1 a la entrada La alta dirección tiene el poder para delegar autoridad y proporcionar recursos dentro de la organización. Nota 2 a la entrada Si el alcance del sistema de gestión (3.1.1) comprende solo una parte de una organización, entonces “alta dirección” se refiere a quienes dirigen y controlan esa parte de la organización. 3.1.6 parte interesada: Persona u organización (3.1.4) que puede afectar, verse afectada, o percibirse como afectada por una decisión o actividad. EJEMPLO Clientes, comunidades, proveedores, entes reguladores, organizaciones no gubernamentales, inversionistas, empleados. Nota 1 a la entrada “Percibirse como afectado” significa que esta percepción se ha dado a conocer a la organización. 3.2 Términos relacionados con planificación 3.2.1 medio ambiente: Entorno en el cual una organización (3.1.4) opera, incluidos el aire, el agua, el suelo, los recursos naturales, la flora, la fauna, los seres humanos y sus interrelaciones. Nota 1 a la entrada El entorno puede abarcar desde el interior de una organización hasta el sistema local, regional y global. Nota 2 a la entrada El entorno se puede describir en términos de biodiversidad, ecosistemas, clima u otras características. 3.2.2 aspecto ambiental: Elemento de las actividades, productos o servicios de una organización (3.1.4) que interactúa o puede interactuar con el medio ambiente (3.2.1). Nota 1 a la entrada Un aspecto ambiental puede causar uno o varios impactos ambientales (3.2.4). Un aspecto ambiental significativo es aquel que tiene o puede tener uno o más impactos ambientales significativos. Nota 2 a la entrada La organización determina los aspectos ambientales significativos mediante la aplicación de uno o más criterios. 22 Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015 3.2.3 condición ambiental: Estado o característica del medio ambiente (3.2.1), determinado en un punto específico en el tiempo. 3.2.4 impacto ambiental: Cambio en el medio ambiente (3.2.1), ya sea adverso o beneficioso, como resultado total o parcial de los aspectos ambientales (3.2.2) de una organización (3.1.4). 3.2.5 objetivo: Resultado a lograr. Nota 1 a la entrada Un objetivo puede ser estratégico, táctico u operacional. Nota 2 a la entrada Los objetivos pueden referirse a diferentes disciplinas (tales como, financieras, de salud y seguridad y ambientales) y se pueden aplicar en diferentes niveles (tales como estratégicos, para toda la organización, para proyectos, productos, servicios y procesos (3.3.5). Nota 3 a la entrada Un objetivo se puede expresar de otras maneras, por ejemplo, como un resultado previsto, un propósito, un criterio operacional, un objetivo ambiental (3.2.6), o mediante el uso de otros términos con un significado similar (por ejemplo, finalidad o meta). 3.2.6 objetivo ambiental: Objetivo (3.2.5) establecido por la organización (3.1.4), coherente con su política ambiental (3.1.3). 3.2.7 prevención de la contaminación: Utilización de procesos (3.3.5), prácticas, técnicas, materiales, productos, servicios o energía para evitar, reducir o controlar (en forma separada o en combinación) la generación, emisión o descarga de cualquier tipo de contaminante o residuo, con el fin de reducir impactos ambientales (3.2.4) adversos. Nota 1 a la entrada La prevención de la contaminación puede incluir la reducción o la eliminación en la fuente; cambios en el proceso, producto o servicio; uso eficiente de recursos, sustitución de materiales y energía; reutilización; recuperación; reciclaje, regeneración o tratamiento. 23 Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015 3.2.8 requisito: Necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u obligatoria. Nota 1 a la entrada “Generalmente implícita” significa que es habitual o práctica común para la organización (3.1.4) y las partes interesadas (3.1.6), que la necesidad o expectativa bajo consideración está implícita. Nota 2 a la entrada Un requisito especificado es el que está declarado, por ejemplo, en información documentada (3.3.2). Nota 3 a la entrada Los requisitos diferentes de los legales se convierten en obligatorios cuando la organización decide cumplirlos. 3.2.9 requisitos legales y otros requisitos: Requisitos (3.2.8) legales que una organización (3.1.4) debe cumplir y otros requisitos que una organización decide cumplir. Nota 1 a la entrada Los requisitos legales y otros requisitos están relacionados con el sistema de gestión ambiental (3.1.2). Nota 2 a la entrada Los requisitos legales y otros requisitos pueden surgir de requisitos obligatorios, tales como las leyes y reglamentaciones aplicables, o de compromisos voluntarios, tales como las normas de organizaciones o de la industria, relaciones contractuales, códigos de buenas prácticas y acuerdos con grupos de la comunidad u organizaciones no gubernamentales. 3.2.10 riesgo: Efecto de la incertidumbre. Nota 1 a la entrada Un efecto es una desviación de lo esperado, ya sea positivo o negativo. Nota 2 a la entrada Incertidumbre es el estado, incluso parcial, de deficiencia de información relacionada con la comprensión o conocimiento de un evento, su consecuencia o su probabilidad. Nota 3 a la entrada Con frecuencia el riesgo se caracteriza por referencia a “eventos” potenciales (como se definen en la Guía ISO 73:2009, 3.5.1.3) y “consecuencias” (según se definen en la Guía ISO 73:2009, 3.6.1.3), o a una combinación de estos. Nota 4 a la entrada Con frecuencia el riesgo se expresa en términos de una combinación de las consecuencias de un evento (incluidos cambios en las circunstancias) y la “probabilidad” (como se define en la Guía ISO 73:2009, 3.6.1.1) asociada de que ocurra. 3.2.11 riesgos y oportunidades: Efectos potenciales adversos (amenazas) y efectos potenciales beneficiosos (oportunidades). 24 Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015 3.3 Términos relacionados con soporte y operación 3.3.1 competencia: Capacidad para aplicar conocimientos y habilidades con el fin de lograr los resultados previstos. 3.3.2 información documentada: Información que una organización (3.1.4) tiene que controlar y mantener, y el medio que la contiene. Nota 1 a la entrada La información documentada puede estar en cualquier formato y medio, y puede provenir de cualquier fuente. Nota 2 a la entrada La información documentada puede hacer referencia a: – el sistema de gestión ambiental (3.1.2), incluidos los procesos (3.3.5) relacionados; – la información generada para que la organización opere (documentación); – la evidencia de los resultados alcanzados (registros). 3.3.3 ciclo de vida: Etapas consecutivas e interrelacionadas de un sistema de producto (o servicio), desde la adquisición de materia prima o su generación a partir de recursos naturales hasta la disposición final. Nota 1 a la entrada Las etapas del ciclo de vida incluyen la adquisición de materias primas, el diseño, la producción, el transporte/entrega, el uso, el tratamiento al finalizar la vida y la disposición final. [FUENTE: ISO 14044:2006, 3.1, modificada. Las palabras “(o servicio)” se han agregado a la definición y se ha agregado la Nota 1 a la entrada.] 3.3.4 contratar externamente: Establecer un acuerdo mediante el cual una organización (3.1.4) externa realiza parte de una función o proceso (3.3.5) de una organización. Nota 1 a la entrada Una organización externa está fuera del alcance del sistema de gestión (3.1.1) aunque la función o proceso contratado externamente forme parte del alcance. 3.3.5 proceso: Conjunto de actividades interrelacionadas o que interactúan, que transforman las entradas en salidas. Nota 1 a la entrada Un proceso puede estar documentado o no. 25 Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015 3.4 Términos relacionados con la evaluación del desempeño y con la mejora 3.4.1 auditoría: Proceso (3.3.5) sistemático, independiente y documentado para obtener las evidencias de auditoría y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar el grado en el que se cumplen los criterios de auditoría. Nota 1 a la entrada Una auditoría interna la realiza la propia organización (3.1.4) o una parte externa en su nombre. Nota 2 a la entrada Una auditoría puede ser combinada (combinando dos o más disciplinas). Nota 3 a la entrada La independencia se puede demostrar por la ausencia de responsabilidad con relación a la actividad que se audita, o ausencia de sesgo y conflicto de intereses. Nota 4 a la entrada La “evidencia de auditoría” consiste en registros, declaraciones de hechos y demás información pertinente a los criterios de auditoría, que son verificables; los “criterios de auditoría” son el conjunto de políticas, procedimientos o requisitos (3.2.8) usados como referencia, frente a los cuales se compara la evidencia de auditoría, como se define en la Norma ISO 19011:2011, apartados 3.3 y 3.2 respectivamente. 3.4.2 conformidad: Cumplimiento de un requisito (3.2.8). 3.4.3 no conformidad: Incumplimiento de un requisito (3.2.8). Nota 1 a la entrada La no conformidad se relaciona con los requisitos de esta Norma Internacional y con los requisitos adicionales del sistema de gestión ambiental (3.1.2) que una organización (3.1.4) establece para sí misma. 3.4.4 acción correctiva: Acción para eliminar la causa de una no conformidad (3.4.3) y evitar que vuelva a ocurrir. Nota 1 a la entrada Puede haber más de una causa para una no conformidad. 3.4.5 mejora continua: Actividad recurrente para mejorar el desempeño (3.4.10). Nota 1 a la entrada La mejora del desempeño se relaciona con el uso del sistema de gestión ambiental (3.1.2) para mejorar el desempeño ambiental (3.4.11), en coherencia con la política ambiental (3.1.3) de la organización (3.1.4). Nota 2 a la entrada No es necesario que la actividad ocurra simultáneamente en todas las áreas, o sin interrupción. 26 Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015 3.4.6 eficacia: Grado en el que se realizan las actividades planificadas y se logran los resultados planificados. 3.4.7 indicador: Representación medible de la condición o el estado de las operaciones, la gestión, o las condiciones. [FUENTE: ISO 14031:2013, 3.15] 3.4.8 seguimiento: Determinación del estado de un sistema, un proceso (3.3.5) o una actividad. Nota 1 a la entrada Para determinar el estado puede ser necesario verificar, supervisar u observar de forma crítica. 3.4.9 medición: Proceso (3.3.5) para determinar un valor. 3.4.10 desempeño: Resultado medible. Nota 1 a la entrada El desempeño se puede relacionar con hallazgos cuantitativos o cualitativos. Nota 2 a la entrada El desempeño se puede relacionar con la gestión de actividades, procesos (3.3.5), productos (incluidos servicios), sistemas u organizaciones (3.1.4). 3.4.11 desempeño ambiental Desempeño (3.4.10) relacionado con la gestión de aspectos ambientales (3.2.2). Nota 1 a la entrada En el contexto de un sistema de gestión ambiental (3.1.2), los resultados se pueden medir con respecto a la política ambiental (3.1.3) de la organización (3.1.4), sus objetivos ambientales (3.2.6) u otros criterios, mediante el uso de indicadores (3.4.7). La norma incorpora un capítulo en el que se incluyen los términos y definiciones utilizados en el texto, y que son necesarios para entender los requisitos contenidos en el documento. Estos términos se encuentran ordenados conceptualmente, y al final del documento se suministra un índice alfabético. 27 Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015 4 Contexto de la organización 4.1 Comprensión de la organización y de su contexto La organización debe determinar las cuestiones externas e internas que son pertinentes para su propósito y que afectan a su capacidad para lograr los resultados previstos de su sistema de gestión ambiental. Estas cuestiones incluyen las condiciones ambientales capaces de afectar o de verse afectadas por la organización. Como paso previo al establecimiento o la adaptación de un sistema de gestión ambiental a la realidad que le rodea, la organización debe examinar el contexto en el que opera, identificando factores internos y externos que puedan ser relevantes para su eficacia, así como para lograr los resultados esperados del mismo. Cabe indicar que los resultados principales y lógicos que se esperan de la implantación de un sistema de gestión según un modelo UNE-EN ISO 14001 son la mejora del desempeño ambiental, el cumplimiento de los requisitos legales y otros requisitos suscritos voluntariamente por la organización y el cumplimiento de los objetivos de mejora. En cualquier caso, este modelo de gestión siempre va a permitir que las organizaciones puedan ir más allá de los compromisos y requisitos mínimos que en la normas se establecen. Por otra parte, y como se verá en el capítulo 5, una manera de poner de manifiesto la integración de la gestión ambiental en la gestión estratégica de la organización será tratar de alinear los resultados que la alta dirección pretende lograr mediante la implantación de un sistema de gestión ambiental con la visión y misión de la empresa. La finalidad del análisis del contexto es alcanzar un nivel de conocimiento de las cuestiones importantes para la organización, que pueden afectar, positiva o negativamente, a la estrategia y a la gestión ambiental, para tenerlas en cuenta a la hora de diseñar el sistema de gestión ambiental y para planificar la operación y la mejora. El conocimiento del contexto va a constituir una valiosa ayuda a la organización, ya que podrá: • Determinar el alcance de su sistema de gestión ambiental de manera más eficiente. • Identificar los riesgos y las oportunidades a nivel estratégico y operativo. • Desarrollar y adecuar su política ambiental a sus actividades, productos y servicios. • Establecer y desplegar sus objetivos ambientales, definiendo de manera más precisa los indicadores asociados. • Determinar la eficiencia en el cumplimiento de los requisitos legales y otros requisitos relacionados con sus aspectos ambientales, riesgos y oportunidades. 28 Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015 Es importante reseñar que estos factores deben incluir las condiciones ambientales capaces de afectar a la organización y las condiciones ambientales que se ven afectadas por el funcionamiento de la organización o, dicho de otra forma, cómo el medio ambiente afecta a la organización y cómo la organización afecta al medio ambiente. En definitiva, el análisis del contexto pretende poner de manifiesto que la organización no opera como un sistema “aislado”, sino que interactúa de forma permanente y recíproca con determinados elementos: externos, sobre los que, en la mayoría de los casos, no tiene el control (aunque podría tener capacidad de influencia), e internos, que están directamente relacionados con la forma en la que la organización fabrica un producto o presta un servicio. Obviamente, y en consecuencia, el medio ambiente forma parte indiscutible del contexto de las organizaciones. Algunas cuestiones externas Objetivamente, cualquier organización que fabrique un producto o preste algún servicio, se va a ver influenciada por elementos externos que va a tener que considerar para determinar cómo afectan a su comportamiento ambiental: la disponibilidad de un recurso natural como el agua no es la misma para una empresa que tenga su instalación productiva en una zona geográfica de clima seco que para otra que se ubique en una zona con una alta pluviometría; de igual manera, para una empresa que tiene varias instalaciones en distintos países, la facilidad para cumplir requisitos legales de carácter ambiental no es la misma en un país con un gran desarrollo reglamentario que en otro poco avanzado al respecto. Es más, existen sectores productivos en los que su grado de desarrollo tecnológico podrá permitir tener a disposición equipos con cierta eficiencia energética, a diferencia de otros menos avanzados tecnológicamente. Por tanto, es importante que la organización estudie y analice las cuestiones externas de su contexto para ver de qué forma afectan o podrían afectar, de manera positiva o negativa, a su capacidad para lograr los resultados que pretende su sistema de gestión ambiental. En la tabla 4.1 se muestran algunos ejemplos de diversos elementos a considerar asociados a distintos factores que forman parte del contexto externo de cualquier organización. Tabla 4.1. Factores contextuales externos Factor contextual externo Condiciones ambientales. Elemento Ejemplos Climatología. Condiciones climatológicas en las que opera la organización: lluvias torrenciales, periodos de sequía, temperaturas extremas, nieblas frecuentes, etc. Calidad del aire. Presencia de compuestos peligrosos o especialmente contaminantes en la atmósfera: partículas, compuestos de azufre y nitrógeno; compuestos clorados, compuestos volátiles, etc. (continúa) 29 Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015 Factor contextual externo Elemento Ejemplos Calidad de las aguas. Grado de contaminación preexistente en aguas receptoras de los vertidos de la organización. Disponibilidad de recursos. Posibilidad de acceder a suministro de energías renovables. Biodiversidad. Tipo y cantidad de especies en el entorno; identificación de especies protegidas afectadas, zonas migratorias, épocas de anidamiento, ciclos reproductivos, sensibilidad de las especies al ruido, etc. Situación política. Sistema político nacional y regional. El sistema político puede afectar a la operativa de la organización imponiendo o sugiriendo determinados comportamientos ambientales o estableciendo determinadas políticas de desarrollo económico; por ejemplo, la incorporación de requisitos ambientales en la adquisición de productos o servicios por parte de la Administración Pública (compra pública verde); la adhesión a convenios voluntarios (acuerdo ANE entre la administración pública y la industria química del cloro-álcali); programa de subvenciones para el uso de energías renovables; acceso a financiación para proyectos de bajo impacto ambiental; etc. Desarrollo reglamentario. Legislación ambiental y empresarial a nivel internacional, europeo, nacional, regional o local. Protocolo de Kioto y desarrollo reglamentario nacional posterior en relación a la regulación del régimen de emisiones de gases de efecto invernadero; normativa sobre eficiencia energética en instalaciones; regulación sobre la emisión de compuestos orgánicos volátiles (COV); etc. Contexto social y cultural. Valores éticos y morales de la sociedad. Sociedad sensibilizada con los productos “ecológicos” o de bajo impacto ambiental. Tipo de cultura empresarial. Empresa familiar, empresa multinacional. Ubicación física o virtual. Nivel de dependencia de combustibles fósiles. Empresas que por tipo de producción, antigüedad o disponibilidad de materia prima, utilizan como fuente de energía carbón, fuel o gasoil. Tipo de competencia sectorial. Sectores en los que la competencia es agresiva y reacciona rápido a las necesidades de los consumidores en relación con productos ecoetiquetados o eficientes energéticamente. Características del sector en el que opera la organización. Disponibilidad de personal cualificado. Necesidad de contratar personal extranjero, con cultura e idiomas distintos al local. (continúa) 30 Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015 Factor contextual externo Contexto económico y financiero. Desarrollo tecnológico. Elemento Macro y microeconomía. Precios de los combustibles, materias primas, servicios de los proveedores y contratas. Financiación y subvenciones. Disponibilidad de subvención/financiación en función de la situación macro y microeconómica. Régimen impositivo. Ecotasas, posibilidad de desgravación fiscal por el uso de cierta tecnología o implantación de buenas prácticas ambientales. Nivel de desarrollo tecnológico. El nivel de desarrollo tecnológico puede condicionar que el proceso productivo tenga más o menos impacto en el medio ambiente. Disponibilidad de tecnologías ecoeficientes. Características de la cadena de suministro. Ejemplos Disponibilidad de suministradores de productos y servicios. Pocas o ninguna alternativa para cambiar de proveedor. Requisitos contractuales impuestos por el cliente. Cuestiones logísticas. Requisitos de los clientes. Algunas cuestiones internas De igual manera que las organizaciones se ven afectadas por factores externos, también existen elementos internos que, según esta norma, se deberán considerar para diseñar un sistema de gestión ambiental (véase la tabla 4.2). Tabla 4.2. Factores contextuales internos Factor contextual interno Modelo empresarial. Elemento Ejemplos Cultura empresarial. La forma en las que se toman las decisiones, cómo se gestionan los recursos, cómo se gestiona la información y el conocimiento, la forma en la que se relacionan los mandos con los empleados, la predisposición a asumir riesgos y a afrontar las consecuencias. Adopción de códigos de conducta. Nivel de independencia de los auditores externos, grado de compromiso social y ambiental. (continúa) 31 Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015 Factor contextual interno Estructura organizativa. Proceso productivo. Recursos humanos. Elemento Ejemplos Nivel de internacionalización. Presencia internacional de la organización, a nivel de producción o distribución; planes de expansión internacional. Nivel de resiliencia. Capacidad para reaccionar ante cambios en la organización (compra-venta, fusiones), cambios en el mercado (competencia, consumidores). Nivel de jerarquización. El grado de jerarquización puede afectar a la capacidad para adaptarse a los cambios, al trabajo en equipo, a la comunicación interdepartamental. Sector público / privado. Los propósitos, organización, medios, etc., son diferentes. Organización mercantil / sin ánimo de lucro. Los propósitos, organización, medios, etc., son diferentes. Nivel de implicación de la alta dirección. Influye de manera directa en la consecución de los objetivos y, a medio y largo plazo, en la supervivencia de la organización. Grado de automatización del proceso. A mayor grado de automatización, menos participación del recurso humano. Grado de diversificación de los productos / servicios. Cuanto mayor sea la variedad de productos y servicios, mayor complejidad a la hora de gestionar, pero también mayor posibilidad de supervivencia frente a condiciones adversas y mayores ingresos. Grado de externalización (outsourcing). La externalización de algunos procesos tiene ciertas implicaciones sobre el control operacional, formación, cumplimiento de requisitos legales, etc. Nivel de cualificación /especialización de los empleados. Un alto grado de especialización implica un gran conocimiento y control de los procesos. Condición cultural, idiomas de los empleados. El desconocimiento del idioma de trabajo afecta en el desempeño de determinadas tareas. Nivel de rotación en la plantilla. Puede dificultar la implantación de determinadas sistemáticas y aumentar las acciones de formación. Motivación. El grado de motivación afecta al desempeño eficaz y eficiente de las tareas. (continúa) 32 Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015 Factor contextual interno Elemento Antigüedad de las Histórico del instalaciones. emplazamiento. Prácticas de gestión implantadas. Ejemplos El análisis del histórico del emplazamiento ayuda a conocer mejor el contexto inmediato y a detectar posibles gastos/inversiones a corto y largo plazo. Antigüedad de los equipos. Influirá en la eficiencia de los procesos (gasto energético, generación de residuos, consumo de agua y materias primas). Gestión ambiental, gestión de la calidad, prevención de riesgos laborales, prácticas de buen gobierno, gestión del conocimiento. La existencia de prácticas de gestión sistematizadas e interiorizadas por la organización puede facilitar la implantación de nuevas metodologías, además de aprovechar las ya existentes. Análisis del contexto La organización debe estudiar y analizar regularmente su entorno, si bien se deja libertad a las organizaciones para establecer con qué periodicidad se deber realizar. Este análisis formará siempre parte del proceso previo a la definición de su estrategia ambiental y se actualizará cuando sea necesario, y coincidiendo con la revisión por la dirección, teniendo en cuenta los cambios que se hayan producido en el entorno (véase el apartado 9.3). En la norma no se establece una metodología concreta para la identificación y análisis de las cuestiones internas y externas relevantes, pudiendo utilizarse cualquier sistema o herramienta metodológica que considere la organización. Se citan a continuación algunos ejemplos: • Análisis DAFO (debilidades, amenazas, fortalezas y oportunidades): es una metodología de estudio de la situación de una organización, proyecto, proceso, etc., que analiza los factores internos (debilidades y fortalezas) y los externos (amenazas y oportunidades) que influyen en los resultados. Su aplicación es muy útil para la planificación estratégica. • Método Delphi: es un método que permite a un grupo de personas, como colectivo, tratar un problema complejo. Consiste en el diseño de un cuestionario sobre los aspectos objeto del estudio, que es cumplimentado individualmente por una selección multidisciplinar de personas con conocimientos sobre el asunto a tratar. A partir de los resultados obtenidos se elabora un nuevo cuestionario, que es cumplimentado de nuevo por los expertos, de forma que disminuye la dispersión de los valores y se llega a un resultado consensuado. Se emplea en el proceso de planificación estratégica. 33 Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015 • Phillips 66: es una técnica que permite alcanzar, de forma rápida, propuestas consensuadas por un colectivo. Se basa en una discusión en grupo en la que el total de participantes se divide en subgrupos de seis personas para que, en seis minutos de debate global, expresen su opinión sobre el tema de estudio. Posteriormente, se exponen las conclusiones de cada subgrupo en reunión plenaria de todos los participantes, hasta alcanzar el consenso. Ejemplo de aplicación de un análisis DAFO Para analizar el contexto se puede utilizar como herramienta de análisis la matriz DAFO (debilidades, amenazas, fortalezas, oportunidades), que ofrece una visión global de la situación de la organización tanto interna (liderazgo, estrategia, personas, recursos, procesos, etc.) como externa (mercado, competencia, partes interesadas, etc.), y cuyos resultados permiten conocer sus capacidades internas e identificar desafíos presentes y futuros a abordar por la organización. • Análisis externo: está relacionado con el estudio del entorno externo a la organización y la identificación de cuestiones relacionadas con aspectos de mercado, situación macroeconómica, cambios legislativos, políticas que afectan a la planificación territorial de la zona donde se ubica el emplazamiento, actividades y características de los emplazamientos colindantes, aparición de nuevas tecnologías y técnicas, etc. Estos factores son clasificados como: – Amenazas: aquellas circunstancias de las que se pueden derivar perjuicios para el negocio, las que pueden suponer un peligro para la organización o las que pueden afectar negativamente al logro de los resultados previstos del sistema de gestión. – Oportunidades: aquellas cuestiones de las que se pueden derivar beneficios para el negocio, situaciones coyunturales convenientes para los propósitos de la organización, o las que pueden favorecer la consecución de los resultados previstos del sistema de gestión. • Análisis interno: está relacionado con el estudio de las capacidades de la organización y con la identificación de factores relacionados con recursos financieros, conocimiento, estructura organizacional, tecnologías utilizadas, infraestructura, condiciones de las instalaciones, etc. Se catalogan como: – Debilidades: aquellas cuestiones propias de la organización que la sitúan en desventaja frente a los competidores o ante grupos de interés o que afectan negativamente al desempeño. – Fortalezas: aquellos factores internos en los que la organización destaca, diferenciándola de forma positiva en el mercado o ante las partes interesadas o las condiciones que favorecen la consecución de los resultados y afectan positivamente al desempeño. 34 Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015 La tabla 4.3 muestra un ejemplo simplificado del resultado de un análisis DAFO. Para ello se ha utilizado una empresa pequeña (menos de 50 trabajadores) que se dedica a la realización de obras de edificación. La organización ha decidido utilizar esta herramienta para analizar los factores internos y externos. Los factores determinados para el análisis son los siguientes: • Factores internos: personal de obra de diferentes nacionalidades, cultura de la organización orientada a los sistemas de gestión, nivel tecnológico o automatización de los procesos. • Factores externos: contaminación atmosférica, disponibilidad de recursos naturales, contexto legal, reglamentario, tecnológico y competitivo local. Es necesario que estos factores estén determinados para poder conocer la información de entrada que se ha utilizado para el análisis DAFO y, en futuras revisiones, considerar otros factores en función de los cambios en las circunstancias. Tabla 4.3. Ejemplo de matriz DAFO FACTORES INTERNOS Debilidades Fortalezas • Escasa sensibilización ambiental de las personas que realizan trabajos bajo el control de la organización. • Implicación de la dirección y de todo el personal de la organización en la gestión ambiental y en la mejora del desempeño. • Dificultades en el entendimiento del idioma. • Bajo nivel de implementación de herramientas informáticas de gestión. Amenazas • Gestión energética (ejecución de instalaciones que fomentan la eficiencia energética). Oportunidades • Futura aprobación de legislación ambiental más restrictiva que afectará a la actividad. FACTORES EXTERNOS • Técnicas constructivas respetuosas con el medio ambiente. • Ubicación de la actividad en zonas con alto nivel de población. 35 • Nuevos mercados demandantes de productos ecodiseñados. • Subvenciones a proyectos de ahorro y eficiencia energética. • Sector cada vez más concienciado en temas ambientales con mayores posibilidades en la compra de productos más respetuosos con el medio ambiente y contratistas con mejores prácticas ambientales. Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015 Una vez identificados los factores críticos, la organización diseñará planes de acción orientados a utilizar las fortalezas para apoyar la estrategia de la organización, a reducir las debilidades encontradas o su impacto en la operación, a evitar las amenazas o reducir la probabilidad de que afecten a la actividad y a aprovechar las oportunidades que ofrece cada situación. En el capítulo 6 se expone cómo debería utilizarse esta información. Consideración de las cuestiones externas e internas relevantes en la estrategia y en la gestión ambiental Según esta norma, la organización deberá tener en cuenta los resultados del análisis de su contexto externo e interno para: • Establecer el alcance del sistema de gestión ambiental (véase el apartado 4.3). • Definir, implantar, mantener y mejorar el sistema (véase el apartado 4.4). • Planificar las acciones necesarias para abordar los riesgos y oportunidades derivados del análisis del contexto (véase el apartado 6.1). La organización deberá analizar cuáles de los factores que forman parte de su contexto externo e interno van a condicionar la mejora del desempeño ambiental, tanto en sentido positivo (oportunidad) como negativo (amenaza). Algunos ejemplos de planes de acción aprobados por la organización al considerar los factores del contexto en la estrategia y en la gestión ambiental y materializados, serían: • Diseño de productos con menor impacto para el medio ambiente dirigidos a consumidores comprometidos con el entorno. • Implantación paulatina de las mejores técnicas disponibles en el proceso de producción. • Sustitución o minimización y reciclaje de materiales críticos para el medio ambiente, según la Comisión Europea, empleados en la fabricación (por ejemplo, cromo, cobalto, magnesio, antimonio, berilio, etc.). • Implementación de un programa de reducción de las emisiones totales de CO2 de la organización. • Implementación de un sistema de gestión para la eficiencia energética. • Valoración del cambio de combustibles (sustitución de gasoil/fueloil por gas natural/biomasa). • Planificación de la remodelación de las instalaciones: reformas estructurales, techado de zonas a la intemperie, reparación de solera de hormigón, etc. 36 Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015 • Implantación de un programa de sensibilización ambiental al personal propio y contratado. • Adopción de códigos de conducta y buen gobierno. • Diseño de un plan de comunicación que incluya la elaboración y publicación de una memoria ambiental anual. 4.2 Comprensión de las necesidades y expectativas de las partes interesadas La organización debe determinar: a) las partes interesadas que son pertinentes al sistema de gestión ambiental; b) las necesidades y expectativas pertinentes (es decir, requisitos) de estas partes interesadas; c) cuáles de estas necesidades y expectativas se convierten en requisitos legales y otros requisitos. Como se decía al comienzo del capítulo, las organizaciones no operan de forma aislada sino que interactúan con varios elementos de su contexto. Las partes interesadas forman parte del contexto de las organizaciones. Pero, ¿qué es una parte interesada? La norma, en el apartado 3.1, la define como “persona u organización que puede afectar, verse como afectada o percibirse como afectada por una decisión o actividad”. Si se reflexiona sobre el contenido de esta definición, las organizaciones se relacionan, producen, funcionan internamente y crecen o desaparecen, en función de su interacción con sus partes interesadas. De ahí que este elemento, que explícitamente incorpora esta versión de la norma, adquiera una gran importancia a la hora de definir e implantar el sistema de gestión ambiental. Con la incorporación de este requisito en la norma, ISO ha pretendido introducir el concepto de responsabilidad social y rendición de cuentas que cada vez es más demandado por parte de las distintas partes interesadas y que constituye uno de los puntos clave tratados en el documento Retos futuros de los sistemas de gestión ambiental y de la ISO 14001, comentado en el prólogo de este libro. Al desempeñar sus actividades, las organizaciones impactan en la sociedad a varios niveles: económico, ambiental y social, y tanto a escala local como global. De hecho, muchas empresas colaboran con los gobiernos en el desarrollo de políticas económicas y en cambios legislativos; otras se alían entre sí para hacer frente a cambios que afectarían a su supervivencia; algunas incluso influyen y hasta cambian los hábitos de 37 Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015 consumo de determinados sectores de la población. Además, cada vez más miembros de distintas comunidades o grupos sociales exigen estar informados, ser consultados e, incluso, participar en determinadas decisiones empresariales. En resumen, las organizaciones interactúan de forma permanente y dinámica con aquellos elementos o partes que son afectados, pueden verse afectados o se perciben como afectados por sus actividades, productos y servicios. Teniendo en cuenta lo anterior, se puede, de forma intuitiva y genérica, pensar que las partes interesadas de cualquier organización, también conocidas como grupos de interés (véanse los apartados A.3 y 3.1.6) podrían ser las siguientes: • Inversores/accionistas. • Personal de la organización. • Clientes y usuarios. • Vecinos. • Administraciones públicas y entes reguladores. • Proveedores. • Contratistas. • ONG/grupos de presión. • Competidores. • Medios de comunicación. • Instituciones internacionales. La actitud o comportamiento de las organizaciones al relacionarse con sus partes interesadas puede ser variable. Se incluyen algunos ejemplos a continuación: • Actitud reactiva: estas organizaciones responden a las presiones externas con respuestas dirigidas a la fuente de conflicto y a las partes afectadas. Suelen limitarse a lo indicado por la legislación y a dar respuesta a lo solicitado. Por tanto, su objetivo es evitar problemas con las partes interesadas identificadas como conflictivas, no involucrándose más allá. • Actitud preventiva: las organizaciones que adoptan este enfoque tienen identificadas a las partes interesadas más críticas para su negocio y establecen relaciones que tratan de evitar futuros conflictos. La relación con las partes identificadas como más relevantes pueden integrarse en alguna de las áreas de gestión de la organización. • Actitud proactiva: las organizaciones con una actitud proactiva comprenden cuáles son los beneficios de una relación positiva con sus partes interesadas, 38 Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015 eliminando los riesgos de posibles conflictos. Además, disponen de una metodología para gestionar esta relación y está integrada en la gestión de la organización. • Actitud estratégica: para estas organizaciones, la interacción con las partes interesadas constituye un elemento básico e integrado plenamente en su estrategia de negocio. Es característica de organizaciones que tratan de alinear la variable social, económica y ambiental con dicha estrategia. Las empresas pueden elegir cómo relacionarse con sus partes interesadas, pero deben ser conscientes de las posibilidades y beneficios que les ofrece el establecer y mantener una buena relación con estas partes, al igual que los inconvenientes y riesgos que les supone el no hacerlo o hacerlo de forma inadecuada. Como resultado de la interacción con las partes interesadas, las organizaciones pueden obtener resultados útiles y ventajosos; por ejemplo: • Conseguir una mejor comprensión del contexto, lo que puede provocar la identificación de oportunidades estratégicas y el desarrollo de mercados novedosos. • Contribuir a mejorar el entorno social de la organización, generando confianza entre las partes, y permitiendo participar en determinados procesos de toma de decisión a partes interesadas que normalmente no suelen ser tenidas en cuenta. • Mejorar determinadas prácticas de gestión empresarial existentes, incluso, introduciendo algunas menos exploradas, como puede ser la gestión de los riesgos. • Fomentar la innovación y el cambio, incorporando mejoras en los procesos y permitiendo el intercambio de recursos a distinto nivel (económicos, tecnológicos y humanos). En definitiva, los múltiples beneficios que se pueden obtener de una relación abierta y desde la confianza con las partes interesadas contribuirán no sólo a reforzar la posición de las empresas en el mercado, sino a implantar los cambios que son necesarios para conseguir un enfoque hacia la sostenibilidad. ¿Cómo identificar a las partes interesadas? En el apartado anterior se han visto algunos de los beneficios que se derivan de la interacción con las partes interesadas. Además, identificar a las partes interesadas es un requisito si se quiere cumplir con la norma. Pero ¿cómo hacerlo? Tratar de responder a esta pregunta debe llevar a reflexionar sobre el por qué y para qué debo relacionarme con estos elementos del contexto de la organización. 39 Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015 Existen muchas formas de dar respuesta a lo que pide la norma en este apartado; seguramente, tantas como organizaciones se pongan a ello. En cualquier caso, se dan a continuación unas pautas que pueden ser útiles para ayudar a establecer las bases para definir una metodología de identificación: • Formación de equipos multidisciplinares que tengan un alto conocimiento de la organización con el objetivo de identificar, de manera individual o agrupada, las distintas partes interesadas externas e internas con las que se relaciona la empresa. Estos equipos pueden estar integrados por: – Personal de plantilla: ya sea de la instalación o de las instalaciones que formen parte de la empresa, a nivel nacional e internacional. Estas personas van a aportar el conocimiento sobre los procesos, los posibles sistemas de gestión ya implantados, las metodologías de trabajo, los proveedores y contratistas, las competencias existentes o por cubrir, etc. – Personal contratado: tales como consultores y/o especialistas externos, que podrán pertenecer a diversas áreas de conocimiento (producción, ingeniería, finanzas, legislación, I+D, logística, etc.) en función de las necesidades o carencias que haya que cubrir. – Equipos mixtos: integrados por personal propio y contratado. • Utilizar una sistemática de trabajo, definiendo criterios de identificación objetivos y reproducibles en el tiempo. Dado que la organización va evolucionando, la identificación y posterior relación con las partes interesadas también puede verse afectada a lo largo del tiempo. • Clasificar por tipos, clases o categorías a las partes interesadas identificadas (véanse los ejemplos de la tabla 4.4). Tanto el tipo de relación como el nivel de confianza con cada parte interesada podrá depender, entre otros, del grado de conocimiento de la parte interesada por parte de la organización, de la capacidad de control o influencia sobre esa relación, de la presión de otras partes, etc. Algunos ejemplos de relación con las partes interesadas son: • Relación de responsabilidad: son partes interesadas con las que se tienen responsabilidades legales, financieras u operativas (inversores, ayuntamientos, confederaciones hidrográficas, agencias de residuos). • Relación de influencia: estas partes pueden impulsar o afectar negativamente al desempeño de la organización (accionistas, ONG, plataformas ciudadanas). • Relación de proximidad: son partes con las que la organización interactúa diaria o frecuentemente y que esperan un comportamiento ambiental y social responsable y transparente (asociaciones vecinales, proveedores). 40 Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015 • Relación de dependencia: relación con aquellas partes que más dependen de la organización (empleados, clientes, proveedores que tienen como único cliente a la organización). • Relación de representación: personas que representan a grupos de interés (asociaciones industriales, representantes sindicales, consejeros). • Relación de autoridad: estas partes esperan el cumplimiento legal permanente de la organización (agentes legales, inspectores ambientales). A continuación, en la tabla 4.4, y a modo de ejemplo, se incluye un listado de las posibles partes interesadas identificadas por una empresa del sector químico que fabrica productos químicos de base. Tabla 4.4. Identificación y clasificación de las partes interesadas de una industria química (fabricante de productos químicos de base) Grupo Empleados. Subgrupo Alta dirección, mandos intermedios, operarios. Organizaciones sindicales. Empleados nuevos. Futuros empleados. Antiguos empleados. Inversores. Accionistas institucionales. Gerentes y analistas de fondos. Agencias calificadoras. Movimientos de inversión socialmente responsable. Clientes. Administración de salud pública. Empresas del sector sanitario. Empresas del sector de alimentación. Empresas del sector agrícola. Universidades. Distribuidores e intermediarios. Proveedores. Empresas proveedoras de materias primas. Fabricantes subcontratados. (continúa) 41 Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015 Grupo Subgrupo Laboratorios. Proveedores de servicios, equipos e infraestructuras. Competidores. Empresas del sector químico. Empresas de I+D en ingeniería química y tecnología. Socios. Otras empresas del sector. Centros de educación y universidades. Centros tecnológicos. Comunidades locales. Autoridades locales. Asociaciones no gubernamentales y organizaciones de voluntarios. Grupos ecologistas. Asociaciones de vecinos. Familiares del personal. Comunidad académica y científica. Centros universitarios. Investigadores. Alumnos. Fundaciones de carácter científico. Medios de comunicación. Radio y televisión. Publicaciones científicas/sectoriales. Prensa local/nacional. Prensa financiera. ONGs y grupos de presión. Organizaciones de usuarios de productos con el principio básico. Organizaciones ecologistas. Organizaciones de derechos humanos. Finalmente, conviene tener en cuenta algunas consideraciones cuando se trabaje en la identificación de las partes interesadas. La primera es que no se debería excluir a ninguna, independientemente del tipo de relación que se haya establecido con ella, ya sea en el pasado o en la actualidad. 42 Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015 Por otra parte, no se debe pretender tener el mismo tipo de relación con todas las partes interesadas, ni que se emprendan todas a la vez. Es importante recordar, además, que como resultado de las interacciones que se produzcan, la relación con las partes interesadas va a evolucionar a lo largo del tiempo. Identificación de las necesidades y expectativas relevantes de las partes interesadas Dentro del análisis periódico del contexto, se debe proceder a la identificación de las partes interesadas y a analizar e identificar regularmente sus necesidades y expectativas –tanto explícitas como implícitas– para que la organización las tenga en cuenta en la gestión de sus responsabilidades ambientales, determinando aquellas que se convertirán en requisitos. La organización tiene la última palabra a la hora de decidir qué necesidades y expectativas de una parte interesada se convierten en requisitos del sistema o compromisos a cumplir (véase el apartado 6.1.3), aunque algunas son ineludibles, como es el caso de las obligaciones legales. El resto deben ser analizadas antes de ser asumidas como requisitos, para comprobar si la organización va a tener la capacidad de cumplirlas o para valorar, cuando surgen conflictos de intereses entre las partes interesadas, las que conviene que sean atendidas. Igual que ocurría con las cuestiones externas e internas, la organización tiene libertad para decidir la periodicidad del análisis. Sin embargo, es necesario que dicho análisis forme parte del proceso previo a la definición de su estrategia y se actualizará coincidiendo con la revisión por la dirección, teniendo en cuenta los cambios que se hayan producido en el entorno (véase el apartado 9.3). En la norma no se establece una metodología concreta para la identificación de las necesidades y expectativas de las partes interesadas, pudiendo utilizarse cualquier sistema o herramienta metodológica que considere la organización. Continuando con el ejemplo que se ha desarrollado en el apartado anterior, el grupo de trabajo multidisciplinar encargado de identificar las partes interesadas puede: • Analizar e investigar cuáles son las necesidades y expectativas de las partes interesadas. • Determinar cuáles de estas necesidades y expectativas pueden ser atendidas, cómo y cuándo. • Decidir cuáles se convertirán en requisitos a cumplir por la organización. Hay muchas formas de conocer la opinión de las partes interesadas sobre la instalación, la forma de atenderles y prestarles un servicio, los procesos y productos, sobre la imagen…, en definitiva, sobre la organización. 43 Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015 Por otra parte, hay determinadas partes interesadas que invierten cierto tiempo en relacionarse con la organización, por lo que es muy probable, y lícito, que deseen obtener un feedback en forma de acciones concretas, que a veces se podrá y querrá responder y, otras, no se estará en disposición de hacerlo. Existen múltiples formas de obtener información sobre las necesidades y expectativas de las partes interesadas. Algunas, de hecho, están perfectamente implantadas en determinados sectores. Por otra parte, la inmensa mayoría de las organizaciones obtienen información de muchas de las partes interesadas, tanto internas como externas, sin ser conscientes de que ya tienen esa información y que la pueden utilizar para dar respuesta a este elemento de su sistema de gestión ambiental. Se incluyen algunos ejemplos a continuación que, seguramente, resultarán familiares a muchos lectores: • Utilizar formularios o encuestas. Estos formularios se pueden distribuir de manera individualizada, en soporte papel o electrónico, o con la entrega de material comercial, informes, facturas, etc. Un ejemplo sería solicitar respuesta escrita en relación al contenido del informe de sostenibilidad de nuestra organización, o a una memoria ambiental publicada en nuestra web. • Mystery Shopper. Esta técnica de marketing permite detectar necesidades, percepción y experiencia del cliente durante la prestación de los servicios de una empresa en su punto de venta. • Poner a disposición del público líneas gratuitas de atención telefónica (“línea 900”). • Definir espacios específicos en la página web de la organización, para recoger las opiniones y dudas; por ejemplo, cuestionarios on-line, “defensor del cliente”, etc. • Implantar estándares de accesibilidad a las páginas web, lo que facilita el acceso a determinados colectivos que tienen dificultad para acceder a los portales (por su discapacidad, por disponer de tecnología obsoleta, o por su edad). • Invitar a ciertas partes interesadas a intervenir en procesos de mejora de la empresa; por ejemplo, a proveedores de servicios. • Establecer reuniones, particulares o públicas, individuales o de grupo, foros con empresas del sector. • Analizar la presencia de la organización en las Redes Sociales (RRSS) y otros medios de comunicación (prensa, radio, televisión, publicaciones especializadas), históricamente y en la actualidad. Una vez obtenida la información de las partes interesadas, es conveniente responderles, bien de manera personalizada o bien con acciones específicas sobre las actividades emprendidas que han repercutido en el medio ambiente de manera positiva. Y, por 44 Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015 supuesto, el hecho de hacer pública la mejora conseguida mejorará la relación con las partes interesadas implicadas. La tabla 4.5 muestra un ejemplo simplificado del resultado del proceso. Tabla 4.5. Ejemplo de identificación de necesidades y expectativas de partes interesadas Partes interesadas Necesidades/expectativas Requisitos para el sistema de gestión ambiental Inversores / accionistas. • Gestión de los riesgos y oportunidades que puedan afectar a una inversión. • Estricto cumplimiento de la legislación ambiental. Personal de la organización. • Trabajar en una organización respetuosa con el medio ambiente. • Sustitución de sustancias peligrosas por no peligrosas. • Especificaciones de compra de productos no peligrosos o de peligrosidad reducida. Clientes y usuarios. • Productos menos impactantes para el medio ambiente. • Implantación de un proceso de ecodiseño. • Desarrollo de una nueva gama de productos más eficientes energéticamente. Vecinos. • Buen comportamiento ambiental de la organización. • Información. • Control efectivo del ruido. • Implantación y mantenimiento de un sistema de gestión ambiental UNE-EN ISO 14001. • Publicación de una memoria anual que incluya información sobre el comportamiento ambiental de la organización. • Reducción de las emisiones de ruido en aquellos puntos con mayor incidencia en las viviendas. Administraciones públicas y entes reguladores. • Cumplimiento de la legislación ambiental. • Adhesión a acuerdos voluntarios propuestos por las instituciones. • Solicitud de información. • Estricto cumplimiento de la legislación ambiental. • Cumplimiento de los compromisos asumidos de forma voluntaria. • Envío de la información solicitada. (continúa) 45 Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015 Partes interesadas Necesidades/expectativas Requisitos para el sistema de gestión ambiental ONG / grupos de presión. • Buen comportamiento ambiental de la organización. • Transparencia. • Publicación de una memoria anual que incluya información sobre el comportamiento ambiental de la organización. Proveedores / contratistas. • Reconocimiento del buen comportamiento ambiental de sus productos. • Reconocimiento del buen comportamiento ambiental de la organización. • Toma en consideración del comportamiento ambiental en la evaluación de proveedores/ contratistas. Consideración de las necesidades y expectativas relevantes de las partes interesadas en la estrategia y en la gestión ambiental El conocimiento del contexto y de las necesidades y expectativas de las partes interesadas, requerido en los apartados 4.1 y 4.2, ayuda a la organización a comprender el entorno en el que opera y a establecer o adaptar el sistema de gestión ambiental. Este conocimiento sirve de ayuda a la hora de establecer el alcance del sistema de gestión ambiental, revisar la política ambiental, determinar los aspectos ambientales significativos, los riesgos y oportunidades para la organización o los objetivos de desempeño ambiental. Es de especial relevancia determinar los riesgos y oportunidades que pueden afectar a la planificación estratégica de la organización, con vistas a proponer acciones para abordarlos en la propia planificación y en la operación del sistema de gestión ambiental. En la columna de requisitos para el sistema de gestión ambiental de la tabla 4.5, se muestra un ejemplo de cómo se han considerado las necesidades y expectativas relevantes de las partes interesadas mediante planes de acción en la estrategia y en la gestión ambiental de la organización. 4.3 Determinación del alcance del sistema de gestión ambiental La organización debe determinar los límites y la aplicabilidad del sistema de gestión ambiental para establecer su alcance. 46 Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015 Cuando se determina este alcance, la organización debe considerar: a) las cuestiones externas e internas a que se hace referencia en el apartado 4.1; b) los requisitos legales y otros requisitos a que se hace referencia en el apartado 4.2; c) las unidades, funciones y límites físicos de la organización; d) sus actividades, productos y servicios; e) su autoridad y capacidad para ejercer control e influencia. Una vez que se defina el alcance, se deben incluir en el sistema de gestión ambiental todas las actividades, productos y servicios de la organización que estén dentro de este alcance. El alcance se debe mantener como información documentada y debe estar disponible para las partes interesadas. La organización debe establecer el alcance de su sistema de gestión ambiental, es decir, los límites físicos, funcionales y organizacionales a los que se aplica el sistema de gestión ambiental teniendo en cuenta el grado de control o la influencia que puede ejercer sobre sus actividades, productos y servicios, desde una perspectiva de ciclo de vida. Para definir el alcance del sistema de gestión, la organización debe considerar: • Las líneas estratégicas de su modelo de negocio; es decir, debe revisar su visión y misión y analizar qué pretende conseguir implantando un modelo de sistema de gestión ambiental basado en UNE-EN ISO 14001. Como es obvio, esta parte está directamente relacionada y es responsabilidad de la alta dirección. • Los elementos del contexto, tanto interno como externo, que son relevantes para la gestión ambiental de la organización: ¿cuál es la extensión de la organización?, ¿cuál es el grado de implicación del personal en las funciones relevantes de la organización?, ¿se dispone de los recursos necesarios?, ¿cuál es el nivel tecnológico de los equipos e instalaciones?, ¿qué grado de control e influencia se tiene sobre las actividades, productos, servicios?, etc. • Las necesidades y expectativas de las partes interesadas importantes para la organización: ¿cuáles son los agentes que determinan la supervivencia como empresa?, ¿cómo se puede mejorar la relación con los clientes?, ¿qué se puede hacer para superar a los competidores?, ¿cómo se debe satisfacer los requisitos que demanda la administración?, etc. Las respuestas a estas preguntas ayudarán a definir la frontera del sistema de gestión ambiental. 47 Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015 En cualquier caso, y siempre teniendo en cuenta lo mencionado anteriormente, la organización tiene plena libertad y flexibilidad para definir los límites del alcance del sistema de gestión ambiental. Por ejemplo, se puede entender que en organizaciones complejas, o con numerosos emplazamientos (con localización nacional o internacional) o con varias líneas de negocio, se decida acometer la implantación del sistema de gestión de forma gradual, comenzando con un emplazamiento aislado o en una línea de negocio concreta antes de extenderlo a toda la organización. Esto va a ser posible siempre que la alta dirección de esta parte de la organización posea la autoridad para establecer y gestionar el sistema. Aunque el ámbito de aplicación del sistema se puede acotar libremente, no se considera adecuado definir un alcance que permita la exclusión de aspectos ambientales significativos sobre los que la organización tenga pleno control, bien porque sean complicados de gestionar o bien porque incumplan los requisitos legales de carácter ambiental. Este enfoque no estaría alineado con lo que la norma persigue con la incorporación del concepto de pensamiento basado en riesgos, la perspectiva de ciclo de vida y la integración de la gestión ambiental en la estrategia de negocio. Además, la imagen de la organización se vería afectada, dado que su sistema de gestión ambiental perdería credibilidad. Conviene, además, que el alcance sea representativo de las actividades por las que la organización es reconocida y, sobre todo, no inducir a error a las partes interesadas: no tiene mucho sentido que una empresa cuyo propósito es la fabricación de pinturas y barnices implante únicamente el sistema de gestión ambiental en las oficinas donde se realicen las actividades de gestión administrativa y comercial; así como que una empresa que se dedica a la construcción de grandes infraestructuras lo implante para sus actividades administrativas. Sin duda, esto afectará negativamente a su imagen, consiguiendo, probablemente, unos resultados contraproducentes a los que inicialmente se pretendían conseguir. El alcance establecido debe mantenerse como información documentada y consta de dos partes: • Aquella en la que se declaran las actividades, productos y servicios objeto del sistema de gestión ambiental. • Aquella en la que se declaran el o los emplazamientos en los que se desarrollan dichas actividades o se prestan los servicios. El alcance del sistema de gestión ambiental debe estar a disposición de las partes interesadas. En este caso, la organización debe ser proactiva y definir acciones para asegurar que dichas partes pueden acceder a esta información. Además, la organización puede elegir si hacer público el alcance de su sistema y cómo hacerlo; por ejemplo, mediante la emisión de un certificado acreditado por tercera parte. 48 Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015 En el capítulo 7 se darán algunas pautas de cómo dar respuesta a este requisito. Se ofrecen a continuación algunos ejemplos de alcances de sistemas de gestión ambiental: Sector industrial: • El sistema de gestión ambiental de XXXX está implantado en las actividades de diseño, desarrollo y producción de pinturas y barnices realizadas en las instalaciones de Logroño y Barcelona. Se tiene previsto ampliar el alcance del sistema al centro de Vitoria dentro de dos años. • El alcance del sistema de gestión ambiental de la organización comprende las actividades de diseño y producción de transformadores de distribución en baño de líquido dieléctrico que se realizan en el centro ubicado en Dos Hermanas, en la provincia de Sevilla. • La organización ha implantado un sistema de gestión ambiental que comprende las siguientes actividades y emplazamientos: – La extracción de caliza y otros minerales en la cantera de la provincia de Valencia. – La producción de clinker y cementos gris y blanco en la fábrica de Valencia. Sector servicios: • La organización ha decidido implantar un sistema de gestión ambiental en su Delegación Territorial Centro con el siguiente alcance: – La prestación del servicio de limpieza viaria y recogida de residuos sólidos urbanos. Las instalaciones afectadas por este alcance son: • Parque central, de donde salen los vehículos del servicio de recogida y algunos vehículos de limpieza (barredoras grandes y cisternas). • Parques auxiliares n.º 1, n.º 2 y n.º 3, que se utilizan como vestuarios para los trabajadores y para el depósito de los carritos (carro portacubos), y pequeños utensilios y material de trabajo. • El alcance del sistema de gestión ambiental comprende las actividades de venta de vehículos turismos y motocicletas, así como la prestación del servicio de mantenimiento y reparación (mecánica y carrocería), y la venta de repuestos y accesorios. Estas actividades se realizan en el centro de Badajoz. Cabe recordar que, al establecer el alcance del sistema de gestión ambiental, la organización necesita comprender el entorno en el que opera, siendo de gran ayuda el conocimiento del contexto y de las necesidades y expectativas de las partes interesadas, obtenido de acuerdo con los apartados 4.1 y 4.2, por lo que dicho conocimiento debe tomarse en consideración en la definición del ámbito de aplicación. 49 Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015 4.4 Sistema de gestión ambiental Para lograr los resultados previstos, incluida la mejora de su desempeño ambiental, la organización debe establecer, implementar, mantener y mejorar continuamente un sistema de gestión ambiental, que incluya los procesos necesarios y sus interacciones, de acuerdo con los requisitos de esta Norma Internacional. Al establecer y mantener el sistema de gestión ambiental, la organización debe considerar el conocimiento obtenido en los apartados 4.1 y 4.2. Para establecer un sistema efectivo, las empresas deben tener en cuenta los requisitos del modelo de sistema de gestión ambiental descritos en la Norma UNE-EN ISO 14001, así como los identificados durante el análisis del contexto y de las necesidades y expectativas de las partes interesadas (véanse los apartados 4.1 y 4.2). En cualquier caso, es responsabilidad de la empresa el decidir cómo dar cumplimiento a dichos requisitos en cuanto a nivel de detalle y grado de conformidad. Cada organización deberá medir hasta dónde quiere llegar a la hora de asumir responsabilidades y rendir cuentas sobre su comportamiento y gestión ambientales. Todos los requisitos de la norma deben incorporarse en el sistema, estableciendo los procesos necesarios y sus interacciones, si bien la organización tiene la libertad de decidir cómo hacerlo, pudiendo: • Establecer procesos específicos. Ejemplos: proceso de análisis del contexto, de gestión de las emisiones atmosféricas, de ecodiseño, de gestión de la auditoría interna ambiental, etc.; o bien, • Integrar los requisitos como actividades en los procesos de negocio, ya sean estratégicos, operacionales o de apoyo, definidos por la organización. Ejemplos: procesos de gestión del plan estratégico, del mantenimiento, del diseño y desarrollo, de la auditoría interna, de las compras, etc. Establecimiento de los procesos necesarios Los procesos identificados como necesarios y sus interrelaciones se deben documentar (véase el apartado 7.5), si bien la organización decide el modo y la extensión de la documentación, ya que los más sencillos solo requieren una explicación, mientras que los más complejos exigirán un grado de detalle que facilite la comprensión de las actividades y tareas que tienen que desarrollar las personas afectadas para cumplir sus cometidos de manera eficaz. Algunos ejemplos de métodos utilizados para la identificación y documentación de los procesos y sus interrelaciones son: 50 Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015 • Elaboración de un mapa de procesos, incluyendo la representación gráfica de los procesos identificados, su secuencia y las interacciones entre los mismos. • Documentación de los procesos mediante diagramas, fichas de proceso, aplicaciones informáticas, etc. Los diagramas de procesos describen las actividades del proceso mediante flujogramas, indicando las tareas, los responsables y la información documentada de apoyo relacionados con el proceso (por ejemplo, procedimientos, instrucciones, etc.). En cuanto a las fichas de proceso, contienen información relevante para el control de las actividades y la gestión del proceso como, por ejemplo: – Objeto y alcance del proceso. – Función responsable (propietario del proceso). – Entradas del proceso (materiales, información, otros procesos). – Proveedores de las entradas (personal de la organización, clientes, proveedores, otras partes interesadas). – Salidas del proceso (productos, servicios, otros procesos). – Clientes de las salidas (personal de la organización, clientes, proveedores, otras partes interesadas). – Método para transformar las entradas en salidas. – Información documentada del proceso (documentos, registros, otros). – Método de medida (indicadores del proceso). – Interrelaciones con otros procesos. Otro método utilizado en la identificación y documentación de los procesos y sus interrelaciones es el desarrollo de aplicaciones informáticas que incorporan tanto los flujos de trabajo como el resto de información requerida para la gestión de los procesos. Integración en los procesos de negocio En el caso de optar por la incorporación de los requisitos del sistema de gestión ambiental como actividades en los procesos de negocio, se deberían identificar los procesos estratégicos, operacionales o de apoyo concretos en los que se van a integrar. Los requisitos del modelo de sistema de gestión ambiental descritos en la Norma UNE-EN ISO 14001, a tener en cuenta en el diseño del sistema de gestión ambiental 51 Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015 y asociados a diferentes etapas del ciclo de mejora continua PHVA (Planificar-HacerVerificar-Actuar) son: Planificar: • Comprender la organización y su contexto (véase el apartado 4.1), y las necesidades y expectativas de las partes interesadas (véase el apartado 4.2). • Determinar el alcance del sistema de gestión ambiental (véase el apartado 4.3) e implementar el sistema de gestión ambiental (véase el apartado 4.4). • Asegurar el liderazgo y compromiso de la alta dirección (véase el apartado 5.1). • Establecer la política ambiental (véase el apartado 5.2). • Asignar responsabilidades y autoridad a los roles relevantes (véase el apartado 5.3). • Identificar los aspectos ambientales y los impactos ambientales asociados (véase el apartado 6.1.2). • Identificar y tener acceso a los requisitos legales y otros requisitos aplicables (véase el apartado 6.1.3). • Determinar los riesgos y oportunidades relacionados con los apartados 4.1, 4.2, 6.1.2 y 6.1.3. • Planificar acciones para abordar los riesgos y oportunidades determinados y evaluar la eficacia de las mismas (véase el apartado 6.1.4). • Establecer los objetivos ambientales (véase el apartado 6.2.1) y definir indicadores de seguimiento y las acciones para lograrlos (véase el apartado 6.2.2). Hacer: • Determinar los recursos necesarios para implantar y mantener el sistema de gestión ambiental (véase el apartado 7.1). • Determinar la competencia de las personas que trabajan bajo el control de la organización y asegurarse de que la tienen (véase el apartado 7.2) y de que están concienciadas (véase el apartado 7.3). • Establecer, implementar y mantener los procesos necesarios para la comunicación interna y externa (véase el apartado 7.4). • Asegurar el establecimiento de un método apropiado de creación y actualización (véase el apartado 7.5.2) y de control (véase el apartado 7.5.3) de la información documentada. 52 Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015 • Planificar, implementar y controlar los procesos de control operacional necesarios para cumplir los requisitos del sistema de gestión ambiental (véase el apartado 8.1). • Determinar las situaciones potenciales de emergencia y la respuesta ante ellas (véase el apartado 8.2). Verificar: • Realizar el seguimiento, medición, análisis y evaluación del desempeño ambiental (véase el apartado 9.1.1). • Evaluar el cumplimiento de los requisitos legales y otros requisitos (véase el apartado 9.1.2). • Llevar a cabo auditorías internas a intervalos planificados (véase el apartado 9.2). • Revisar el sistema de gestión ambiental para asegurarse de su conveniencia, adecuación y eficacia continuas (véase el apartado 9.3). Actuar: • Desarrollar acciones para tratar las no conformidades. • Llevar a cabo acciones para mejorar la conveniencia, adecuación y eficacia continuas del sistema de gestión ambiental para mejorar el desempeño ambiental (véase el apartado 10.3). 53 Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015 5 Liderazgo 5.1 Liderazgo y compromiso La alta dirección debe demostrar liderazgo y compromiso con respecto al sistema de gestión ambiental: a) asumiendo la responsabilidad y la rendición de cuentas con relación a la eficacia del sistema de gestión ambiental; b) asegurándose de que se establezcan la política ambiental y los objetivos ambientales, y que éstos sean compatibles con la dirección estratégica y el contexto de la organización; c) asegurándose de la integración de los requisitos del sistema de gestión ambiental en los procesos de negocio de la organización; d) asegurándose de que los recursos necesarios para el sistema de gestión ambiental estén disponibles; e) comunicando la importancia de una gestión ambiental eficaz y conforme con los requisitos del sistema de gestión ambiental; f) asegurándose de que el sistema de gestión ambiental logre los resultados previstos; g) dirigiendo y apoyando a las personas, para contribuir a la eficacia del sistema de gestión ambiental; h) promoviendo la mejora continua; i) apoyando otros roles pertinentes de la dirección, para demostrar su liderazgo en la forma en la que aplique a sus áreas de responsabilidad. NOTA En esta Norma Internacional se puede interpretar el término “negocio” en su sentido más amplio, es decir, referido a aquellas actividades que son esenciales para los propósitos de la existencia de la organización. El liderazgo, la implicación y el compromiso de la alta dirección, entendida esta como la persona o grupo de personas que dirigen y controlan la organización al más alto nivel, son esenciales para la implantación de un sistema de gestión ambiental efectivo y capaz de alcanzar los resultados esperados. El liderazgo es fundamental para el buen funcionamiento y éxito del sistema de gestión ambiental; por ello, la alta dirección debe liderar el sistema asumiendo la responsabilidad de que sea eficaz en el logro de los resultados esperados, y debe hacer visible su implicación ante el resto de la organización y ante las partes interesadas. 54 Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015 El liderazgo del sistema implica la toma en consideración del medio ambiente en el momento de definir la estrategia y también la integración de la gestión ambiental en los procesos de negocio, de forma que pueda evidenciarse que la variable ambiental está presente tanto en la estrategia aprobada por la organización como en los procesos esenciales para su supervivencia. Dentro de las responsabilidades que debe asumir la alta dirección se encuentran: • Definir y aprobar la política ambiental y los objetivos que la desarrollan, velando por que estos sean compatibles con la estrategia y con el entorno en el que opera la organización. • Asegurarse de que se asignen y comuniquen las responsabilidades y autoridad para las funciones relevantes del sistema. • Proporcionar los recursos financieros, materiales y humanos requeridos en cada momento. • Revisar el sistema de gestión ambiental para asegurarse de que es adecuado y eficaz. También debe responsabilizarse de la eficacia y de la mejora del sistema de gestión ambiental y asegurarse de que este logre los resultados previstos, pudiendo delegar en otras personas la responsabilidad de desarrollar algunas acciones, aunque conservando la responsabilidad final de que se han llevado a cabo y la obligación de rendir cuentas. El liderazgo puede compartirlo con otros miembros del equipo directivo, apoyándolos para que a su vez lo demuestren y ejerzan en sus áreas de responsabilidad. Es especialmente relevante lograr la implicación y la colaboración de las personas en el mantenimiento y en la mejora del sistema, por lo que los líderes deben transmitir a todo el personal de la organización la importancia que tiene una gestión ambiental eficaz y conforme con los requisitos del sistema, y su mejora, para lograr los mejores resultados. Cabe reseñar que la alta dirección asume la responsabilidad de que el sistema de gestión sea eficaz en el logro de los resultados esperados, respondiendo de ello ante el resto de la organización y otras partes interesadas. Algunos ejemplos de rendición de cuentas sobre la eficacia y los resultados del sistema de gestión ambiental son: • Difusión de los resultados de la revisión del sistema (véase el apartado 9.3). • Publicación, en la memoria anual de resultados, de la información más relevante sobre el sistema de gestión ambiental y sus resultados (evolución de los indicadores de desempeño, resultado de la evaluación de cumplimiento legal, grado de cumplimiento de los objetivos, etc.). 55 Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015 El liderazgo es un requisito que siempre ha existido en todas las versiones de la Norma ISO 14001 e incluso en todos los sistemas de gestión, aunque en esta versión de la norma el liderazgo y la dirección estratégica se han reforzado al crearse este apartado donde se pretende dar más protagonismo a la alta dirección, recogiendo y documentando todas sus responsabilidades. Ya en la Introducción, se habló del liderazgo como factor de éxito fundamental para los sistemas de gestión. La correcta o incorrecta aplicación de este apartado de la norma puede llevar a encontrar dos tipos de organizaciones: • Aquellas donde el liderazgo está muy presente y, por tanto, tienen un sistema de gestión ambiental bien diseñado, coherente y que ayuda a la organización y a todas las personas que trabajan en ella a cumplir con los requisitos legales de aplicación, lograr los objetivos marcados y mejorar el comportamiento ambiental de la organización. • Otras organizaciones donde no existe un claro y firme liderazgo así como una clara implicación y compromiso de la alta dirección con el sistema de gestión ambiental. En estos casos, aparece un conjunto de documentos con poca utilidad y que no aportan valor, sino más bien todo lo contrario, hacen que sea un estorbo y un sin sentido para las personas que trabajan con el sistema. Por tanto, es clave que las organizaciones se encuentren en la primera opción para cumplir con los requisitos de la Norma UNE-EN ISO 14001:2015. ¿Qué es el liderazgo? La misión del líder es la de dirigir, organizar, establecer objetivos, motivar, etc. Pero estas acciones no son solamente del líder, en cada función y nivel de la organización se deben llevar a cabo, cada uno bajo su área de responsabilidad. Por tanto, liderar es llevar a cabo todas esas acciones, pero algo más. La función del líder es la de transformar y, para ello, debe tener muy claro de dónde parte y, también, a dónde quiere llegar. La norma atribuye a la alta dirección esta labor de liderazgo. El apartado 3.1.5 define alta dirección como “persona o grupo de personas que dirige y controla una organización al más alto nivel”. Se incluye también una nota donde se especifica que la alta dirección tiene el poder para delegar autoridad y proporcionar recursos dentro de la organización. Por lo tanto, cada organización debe determinar quién o quiénes forman parte de esa alta dirección. ¿Quién es la alta dirección en una organización? Aquella persona o personas que tienen la capacidad ejecutiva, es decir, pueden asignar recursos, aprobar presupuestos, organizar funciones. Generalmente suele ser la dirección general, la presidencia, el comité de dirección o una persona de dirección miembro de dicho comité con estas capacidades. 56 Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015 Una vez definido qué es el liderazgo y quién debe ejercerlo, se plantea la siguiente cuestión: ¿cómo puede una organización dar cumplimiento a este apartado de la norma? La propia norma proporciona herramientas para cumplirlo: • La alta dirección debe asumir la responsabilidad y la rendición de cuentas con relación a la eficacia del sistema de gestión. Esto quiere decir que la alta dirección tiene la responsabilidad máxima del sistema de gestión, no se puede delegar esta responsabilidad. Igualmente, debe asumir la responsabilidad de los resultados obtenidos en relación a la eficacia del sistema de gestión, ya sean positivos o negativos. A través de la revisión por la dirección (véase el apartado 9.3) se puede poner en práctica este requisito, ya que allí es donde se informa sobre la consecución de objetivos, el estado de los indicadores ambientales, el cumplimiento de requisitos legales, etc. • Debe establecer la política ambiental (véase el apartado 5.2) y los objetivos ambientales (véase el apartado 6.2) y hacer que estos sean compatibles con la dirección estratégica y el contexto de la organización. Se pone de manifiesto cómo las cuestiones ambientales se han convertido en un aspecto clave para aumentar la competitividad de las empresas, y, por ello, la alta dirección debe hacer que las cuestiones ambientales estén alineadas con la estrategia de la organización. • Se deben integrar los requisitos del sistema de gestión ambiental en los procesos de negocio. Se reconoce aquí al medio ambiente como un proceso más dentro de los procesos de negocio de la organización. El proceso ambiental es transversal a los demás procesos de realización de productos o de prestación de los servicios, lo que provoca que queden todos afectados e interrelacionados. El papel fundamental de la alta dirección en este aspecto es asegurar que cuando se establezca, implemente y mejore el sistema de gestión ambiental (véase el apartado 4.4) se encuentre relacionado y conforme con los procesos de negocio de la organización, y no que se reconozca el medio ambiente como algo ajeno a la realización del producto o prestación del servicio. Por ejemplo, una correcta segregación y almacenamiento de residuos, y hasta el orden y la limpieza, contribuyen a una mejor y más eficiente realización del producto o de prestación del servicio. • Debe asegurar la disponibilidad de recursos para el sistema de gestión ambiental. Estos recursos son humanos (personas con la competencia necesaria para garantizar que se obtienen los resultados previstos), materiales (se necesitará la infraestructura adecuada para asegurar el cumplimiento de los requisitos legales, los objetivos ambientales y la mejora continua) y económicos (la asignación del presupuesto adecuado para el buen funcionamiento del sistema de gestión ambiental, así como para el logro de los objetivos ambientales). A través de la aplicación de los apartados de la norma 7.1, 7.2 y 7.3 se da cumplimiento a este requisito. 57 Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015 • La alta dirección tiene la responsabilidad de comunicar la importancia de una gestión ambiental eficaz y conforme con los requisitos del sistema de gestión ambiental. Para ello se debe cumplir lo especificado en el apartado 7.4 en relación a la comunicación interna (tanto a personas que trabajan en la organización como a aquellas que trabajan bajo su control, es decir, subcontratistas) y en lo relativo a la comunicación externa (hacia las partes interesadas) (véase el apartado 7.4). • Lograr los resultados previstos es una responsabilidad de la alta dirección. Por tanto, tiene que asegurarse de que se cumplen los requisitos legales de aplicación y otros requisitos que se hayan suscrito voluntariamente, y de que se logren los objetivos ambientales y se mejore continuamente el desempeño ambiental de la organización. Para ello, deberá asegurarse de que se aplican y cumplen todos los capítulos de la norma, puesto que su objetivo es alcanzar estos resultados previstos. • Dirigir y apoyar a las personas, para contribuir a la eficacia del sistema de gestión ambiental. Para ello se deben definir y comunicar los roles, responsabilidades y autoridades en la organización (véase el apartado 5.3). • Promover la mejora continua. Existen varias herramientas que dan cumplimiento a este requisito y que están desarrolladas en el capítulo 10 de mejora. • Por último, la alta dirección tiene que apoyar el liderazgo en los distintos niveles y funciones de la organización (véase el apartado 5.3). 5.2 Política ambiental La alta dirección debe establecer, implementar y mantener una política ambiental que, dentro del alcance definido de su sistema de gestión ambiental: a) sea apropiada al propósito y contexto de la organización, incluida la naturaleza, magnitud e impactos ambientales de sus actividades, productos y servicios; b) proporcione un marco de referencia para el establecimiento de los objetivos ambientales; c) incluya un compromiso para la protección del medio ambiente, incluida la prevención de la contaminación, y otros compromisos específicos pertinentes al contexto de la organización; NOTA Otros compromisos específicos de protección del medio ambiente pueden incluir el uso sostenible de recursos, la mitigación y adaptación al cambio climático y la protección de la biodiversidad y de los ecosistemas. 58 Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015 d) incluya un compromiso de cumplir con los requisitos legales y otros requisitos; e) incluya un compromiso de mejora continua del sistema de gestión ambiental para la mejora del desempeño ambiental. La política ambiental debe: – mantenerse como información documentada; – comunicarse dentro de la organización; – estar disponible para las partes interesadas. La política ambiental es una declaración de intenciones de la alta dirección con respecto al medio ambiente. En la Norma UNE-EN ISO 14001:2015 se define (véase el apartado 3.1.3) como “las intenciones y dirección generales de una organización relacionadas con su desempeño ambiental, como las ha expresado formalmente la alta dirección”. Por tanto, este documento debe contener información sobre las líneas de actuación en materia ambiental de forma que proporcione un marco para el desarrollo del sistema de gestión ambiental, aunque debe existir un equilibrio en la información proporcionada para que no sea excesivamente genérica y, por tanto, aplicable a cualquier organización y, a su vez, no sea excesivamente específica como para que requiera de una actualización frecuente. Es necesario que en la política ambiental se incluyan tres compromisos explícitos: • Proteger el medio ambiente. • Cumplir con los requisitos legales de carácter ambiental de aplicación y con otros asumidos voluntariamente. • Mejorar continuamente la eficacia del sistema de gestión, con el fin de que mejore el desempeño ambiental de la organización. El compromiso de protección del medio ambiente debe ir más allá de la prevención de la contaminación y la organización deberá contribuir activamente a la protección del entorno frente a los impactos causados por sus actividades, productos y servicios. Se espera de la organización que sea proactiva, poniendo en marcha actividades ligadas al uso sostenible de recursos, la mitigación y adaptación al cambio climático y la protección de la biodiversidad y de los ecosistemas y que, una vez haya decidido los compromisos específicos que asume, los manifieste en su política. La política ambiental debe adecuarse al contexto, al alcance y a los impactos de las actividades, productos y servicios de la organización, y contener de manera resumida la declaración de intenciones de la organización en relación con su desempeño ambiental, de forma que sirva de base para establecer los objetivos ambientales que 59 Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015 permitan desarrollarla. Por ejemplo, la alta dirección de una empresa del sector de la construcción puede expresar su intención de minimizar la producción de los residuos generados, aplicando medidas adecuadas para la reducción, reutilización y reciclaje de los mismos. En el sector hospitalario el compromiso podría ser la gestión eficaz de residuos biosanitarios y citotóxicos. Una empresa de hostelería podría incluir en la política compromisos relacionados con el uso racional de recursos (agua, energía, combustible, etc.). Todas estas líneas generales se desarrollarán luego en objetivos ambientales concretos que impliquen una mejora del desempeño de la organización (véase el apartado 6.2.1). La política ambiental debe mantenerse como información documentada. Puede formar parte de un documento del sistema de gestión, como el manual, si existe, o encontrarse como un documento independiente. Hay que tener en cuenta que la política ambiental debe estar disponible para las partes interesadas, por tanto, suele ser un documento de carácter público y con vocación de difundir las intenciones de la dirección de la organización con respecto al medio ambiente. Un buen método para poner a disposición de las partes interesadas la política ambiental es la página web de la organización, aunque también puede encontrarse expuesta a las partes interesadas en una zona accesible de la organización o a través de su solicitud a la organización por los medios de comunicación que la organización haya dispuesto, como teléfono, correo electrónico, etc. La política ambiental tiene que comunicarse internamente a todo el personal para que conozca y entienda los compromisos asumidos y los propósitos de la organización, con el fin de lograr la implicación de todos en su cumplimiento (véase el apartado 7.4.2). En este caso, hay que resaltar que la norma requiere una comunicación, es decir, este concepto es distinto al que se ha visto con anterioridad. Una comunicación implica que tiene que existir un emisor y un receptor y es diferente a “estar a disposición de”. La difusión del contenido de la política puede realizarse a través de reuniones o charlas con el personal en las que se explique el alcance de cada uno de los compromisos, así como la importancia de que cada una de las personas de la organización los hagan suyos y contribuyan a su cumplimiento en su actividad diaria. Esta comunicación también puede hacerse a través de manuales de bienvenida, envíos por otros medios de comunicación, como correos electrónicos o cartas postales aunque, en estos casos, la organización debe asegurar la efectividad del método en cuanto a la comprensión del contenido de la política por parte del personal. Una política expuesta en un tablón de anuncios o una aplicación informática de gestión documental interna sería un método para poner la política a disposición de los empleados, aunque no de comunicación. Por otro lado, hay que tener en cuenta que esta comunicación que requiere la Norma UNE-EN ISO 14001:2015 dentro de la organización, incluye tanto al personal 60 Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015 propio como a todo aquel que trabaja bajo el control de la organización, es decir, a los subcontratistas que realizan funciones o actúan en procesos contratados externamente pero que forman parte del alcance del sistema de gestión. Por ejemplo, una empresa constructora que se dedica a realizar obras de edificación tendrá que comunicar la política tanto al personal propio (jefe de obra o encargado) como a la subcontrata que realiza el movimiento de tierras. Pueden utilizar diversos métodos, por ejemplo, para el personal de la organización, a través una reunión informativa, y para el personal subcontratado, una charla informativa antes del comienzo de la obra o bien información incorporada en un manual de buenas prácticas que se entrega a las empresas subcontratadas. Por último, es importante que la política se revise periódicamente para mantener su adecuación, pudiendo ser la reunión para la revisión del sistema por la dirección (véase el apartado 9.3) el foro adecuado para hacerlo. 5.3 Roles, responsabilidades y autoridades en la organización La alta dirección debe asegurarse de que las responsabilidades y autoridades para los roles pertinentes se asignen y comuniquen dentro de la organización. La alta dirección debe asignar la responsabilidad y autoridad para: a) asegurarse de que el sistema de gestión ambiental es conforme con los requisitos de esta Norma Internacional, e b) informar a la alta dirección sobre el desempeño del sistema de gestión ambiental, incluyendo su desempeño ambiental. Todas las personas de la organización cuyo trabajo tenga incidencia en el sistema de gestión ambiental deben conocer sus responsabilidades, lo que se espera que hagan y la autoridad asociada para el desempeño de sus funciones. Como paso previo a su asignación y comunicación, deben establecerse las responsabilidades de las funciones individuales más relevantes para el sistema, como las de los directores o responsables de medio ambiente, los responsables del control operacional, de la auditoría interna, de los procedimientos de preparación y respuesta ante emergencias etc., así como las de los órganos colectivos. Esta información se considera información relevante y por tanto, debe mantenerse como información documentada. Tanto la composición como el modo de funcionamiento de los comités de gestión que pudieran existir en la organización, como puede ser el caso del comité ambiental, deben incluirse también en el sistema como información documentada. 61 Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015 No existe un requisito explícito de qué documentar, cómo o hasta dónde hacerlo. Esto dependerá de los tipos de organización, complejidad, tamaño, organización funcional, etc. La alta dirección debe garantizar un funcionamiento correcto del sistema de gestión y tener en cuenta los riesgos asociados a una incorrecta definición, asignación y documentación de roles, responsabilidades y autoridades del sistema de gestión ambiental. Una organización puede optar por hacer una descripción general de responsabilidades en el manual del sistema de gestión, si existe. Esta descripción se puede centrar en el nivel jerárquico superior de la organización, es decir, el de dirección, y describir de manera más específica otras funciones y responsabilidades en los procedimientos del sistema. Otra opción sería desarrollar un documento donde se describan las funciones y responsabilidades para todos los puestos de la organización relacionados con el sistema de gestión ambiental. Es importante indicar que, para poder asumir las responsabilidades asignadas a una función determinada con garantía de un correcto desempeño, las personas deben ser competentes; es decir, deben tener la educación, formación o experiencia adecuadas para desempeñar el rol (véase el apartado 7.2). En cuanto a la autoridad, un método recomendable para definirla es establecer como información documentada un organigrama que indique la estructura jerárquica y las dependencias funcionales dentro de la organización. Aunque pueden existir otros métodos, como diagramas de flujo, procedimientos del sistema, gestión de permisos en aplicaciones informáticas en relación a la capacidad de actuación de los usuarios, etc. Cabe reseñar que, aunque no se cita como requisito el nombramiento formal de un representante de la dirección, la alta dirección debería asignar, a una persona o a varias, las responsabilidades y autoridad para garantizar el funcionamiento apropiado del sistema de gestión ambiental y para que se le informe sobre su funcionamiento y sobre el desempeño ambiental. Es importante recordar que la máxima responsabilidad del sistema sigue siendo de la alta dirección. Por último, estas responsabilidades y autoridades deben comunicarse dentro de la organización (véase el apartado 7.4). Como se ha comentado en el apartado anterior en lo relativo a comunicación de la política ambiental, se pueden utilizar distintos métodos: acciones formativas, charlas informativas, reuniones, manuales de bienvenida, etc. 62 Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015 6 Planificación 6.1 Acciones para abordar riesgos y oportunidades Como se ha dicho en capítulos anteriores, este apartado es posiblemente el núcleo central de la Norma UNE-EN ISO 14001. En él confluyen los apartados 4.1 y 4.2 de la norma y de él salen directamente datos que, a través de los apartados 8.1 y 9.3, llevarán a la mejora continua abordada en el apartado 10.3. La sucesión de estos apartados constituye la columna vertebral sobre la que se asientan las bases de la norma en esta nueva versión. Este apartado se compone de cuatro subapartados de gran relevancia a la hora de establecer un robusto sistema de gestión ambiental: • 6.1.1 Generalidades. • 6.1.2 Aspectos ambientales. • 6.1.3 Requisitos legales y otros requisitos. • 6.1.4 Planificación de acciones. Durante el largo proceso de elaboración de la norma se ha venido discutiendo mucho sobre la necesidad de realizar análisis de riesgos ambientales a la hora de implantar este capítulo 6 de planificación. Cuando la estructura de alto nivel fue desarrollada, la idea de los expertos que participaron nunca fue la de obligar a que ningún sistema de gestión que utilice esta estructura tenga que hacer evaluación de riesgos. En la introducción de la presente versión de la norma se indica que la organización debe tener un pensamiento basado en riesgos. Esto implica que la organización debe pensar cómo su interacción con el medio ambiente va a originar una serie de amenazas (riesgo como amenaza), que pueden constituir serios problemas ambientales para el medio que la rodea y, a su vez, generar riesgos empresariales. Sin embargo, en la estructura de alto nivel también se considera que el pensamiento basado en riesgos no solo identifica amenazas, sino que también proporciona o puede proporcionar oportunidades (riesgo como oportunidad), tanto de mejora ambiental (prevención y protección del medio ambiente) como de negocio. Este concepto de amenaza vs. oportunidad, que fue muy discutido durante la realización de la estructura de alto nivel, es uno de los puntos básicos de las normas de sistemas de gestión realizadas bajo el paraguas de la estructura de alto nivel, y de especial trascendencia en la actual versión de la Norma UNE-EN ISO 14001. 63 Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015 6.1.1 Generalidades La organización debe establecer, implementar y mantener los procesos necesarios para cumplir los requisitos de los apartados 6.1.1 a 6.1.4. Al planificar el sistema de gestión ambiental, la organización debe considerar: a) las cuestiones referidas en el apartado 4.1; b) los requisitos referidos en el apartado 4.2; c) el alcance de su sistema de gestión ambiental; y determinar los riesgos y oportunidades relacionados con sus: – aspectos ambientales (véase 6.1.2); – requisitos legales y otros requisitos (véase 6.1.3); – otras cuestiones y requisitos identificados en los apartados 4.1 y 4.2; que necesitan abordarse para: – asegurar que el sistema de gestión ambiental puede lograr sus resultados previstos; – prevenir o reducir los efectos no deseados, incluida la posibilidad de que condiciones ambientales externas afecten a la organización; – lograr la mejora continua. Dentro del alcance del sistema de gestión ambiental, la organización debe determinar las situaciones de emergencia potenciales, incluidas las que pueden tener un impacto ambiental. La organización debe mantener la información documentada de sus: – riesgos y oportunidades que es necesario abordar; – procesos necesarios especificados desde el apartado 6.1.1 al apartado 6.1.4, en la medida necesaria para tener confianza de que se llevan a cabo de la manera planificada. En este apartado, la norma exige que, al planificar su sistema de gestión ambiental, una organización debe considerar el resultado del análisis del contexto –incluyendo las necesidades y expectativas de las partes interesadas– y el alcance de su sistema de gestión, de forma que determine los riesgos (riesgos como amenazas) y oportunidades (riesgos como oportunidades) relacionados con los aspectos ambientales, los requisitos legales y otras cuestiones derivadas del análisis del contexto económico, tecnológico y social en que se mueve la organización. Esta valoración es de vital importancia para asegurar que el sistema de gestión alcanza los resultados previstos, previniendo o reduciendo los efectos no deseados, y logrando la mejora continua. 64 Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015 La organización deberá mantener información documentada sobre los riesgos (amenazas y oportunidades) que es necesario abordar, así como sobre los procesos especificados en este capítulo, en la medida necesaria para obtener la confianza de que se llevan a cabo de forma planificada. Los riesgos y oportunidades relacionados con aspectos ambientales se pueden determinar como parte de la evaluación de la significancia, o por separado. Los requisitos legales y otros requisitos también pueden generar riesgos y oportunidades, tales como el incumplimiento (que puede afectar a la reputación de la organización o dar como resultado una acción legal) o la superación del cumplimiento de los requisitos legales y otros requisitos (mejorando la imagen de la organización). Aunque los riesgos y oportunidades se tienen que determinar, no existe requisito en la norma que exija la evaluación formal de riesgos, ni un proceso de gestión documentado para riesgos. Dependerá de la organización seleccionar el método que utilizará para determinar los riesgos asociados con amenazas y los riegos asociados con oportunidades. Este método podría consistir en un simple proceso cualitativo o en una evaluación cuantitativa completa, dependiendo del contexto (necesidades operativas, formación de su personal, reputación de la marca…) en el que opere la organización. Si, por sus características, la organización ya está realizando análisis de riesgos, trazar o incluir estos documentos (procedimientos, formatos, manuales, etc.) con el sistema de gestión ambiental es una medida más que suficiente para dar por cumplido el requisito. Planificación del sistema de gestión En este apartado, la norma requiere que se planifique el sistema de gestión ambiental, se determinen los riesgos y oportunidades que necesitan abordarse y las situaciones de emergencia potenciales. Planificar el sistema de gestión implica determinar qué procesos hay que implementar, cómo se van a realizar, quién asumirá las responsabilidades y quién ejecutará las acciones. En definitiva, es el momento de comenzar a diseñar el sistema de gestión ambiental de manera que se cumpla con los requisitos de la Norma UNE-EN ISO 14001:2015 y se garanticen los resultados previstos del sistema de gestión ambiental: • Cumplimiento de los requisitos legales de aplicación a la organización y otros requisitos suscritos. • El logro de los objetivos ambientales definidos. • La mejora del comportamiento ambiental de la organización. En esta fase inicial de implantación del sistema, la organización debe determinar qué procesos necesita para dar cumplimiento a cada uno de los requisitos del sistema de 65 Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015 gestión y cómo los va a documentar. Para ello, se debe considerar el conocimiento obtenido del análisis de contexto de la organización, incluyendo los requisitos derivados de las necesidades y expectativas de las partes interesadas y, en consecuencia, el alcance que va a tener el sistema de gestión ambiental. En la tabla 6.1, a modo de ejemplo, se incluye una breve descripción de una posible planificación. Para ello, se va a utilizar el ejemplo de la empresa del sector construcción indicado en el capítulo 4. Tabla 6.1. Planificación del sistema de gestión ambiental Proceso Aspectos ambientales. Acciones Documento a generar En función de los resultados del análisis de contexto, realizar la identificación de aspectos ambientales e impactos de las actividades, productos y servicios. Fecha prevista PC01. Identificación y evaluación de aspectos ambientales. 1.er trimestre. Definir una sistemática para la evaluación de aspectos ambientales. Requisitos legales y otros requisitos. Evaluación de requisitos legales y otros. En función del análisis de los resultados del contexto y de las partes interesadas, identificar los requisitos de aplicación y verificar su cumplimiento. PC02. Identificación y evaluación de requisitos legales. 1.er trimestre. Riesgos y oportunidades. En función de la información del contexto de la organización, las necesidades y expectativas de las partes interesadas, así como los aspectos ambientales y requisitos, legales se determinarán los riesgos y oportunidades. Se desarrollará en el comité del sistema de medio ambiente. La sistemática para determinar riesgos y oportunidades se describirá en un capítulo del Manual de gestión ambiental. 1.er trimestre. Programa de objetivos ambientales. Definir objetivos ambientales de mejora para un periodo anual. La sistemática para el establecimiento de objetivos y formatos asociados se definirán en el Manual de gestión ambiental. 1.er trimestre. Roles, responsabilidades y autoridades. A través una reunión con la alta dirección se creará el comité de medio ambiente y se definirán los roles, responsabilidades y autoridades. Se describirán en un capítulo del Manual de gestión ambiental y se desarrollarán de manera más específica en los diferentes procedimientos. Inicio en el 1.er trimestre y finalización en el 4.o trimestre. Recursos. Se determinarán en una reunión con la alta dirección y el comité de medio ambiente. No se va a generar documentación específica para este apartado, se realizará una breve descripción de la sistemática en el Manual de gestión ambiental. Inicio en el 1.er trimestre y finalización en el 4.o trimestre. (continúa) 66 Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015 Proceso Competencia, toma de conciencia. Acciones Documento a generar Fichas de perfiles de puesto. Se definirán unos perfiles de competencia para cada puesto del organigrama. Se definirán necesidades de formación y se elaborará un plan de formación. Fecha prevista 2.o trimestre. PC03. Formación, competencia y toma de conciencia. Comunicación. Se determinará la información pertinente a comunicar interna y externamente. Tener en cuenta los riesgos y oportunidades y la información del contexto y partes interesadas. PC04. Comunicación interna y externa. 3.er trimestre. Información documentada. Se desarrollará un procedimiento para el control de la información documentada. PC05. Control de la información documentada. 3.er trimestre. Control operacional. En función del análisis del contexto de la organización y de los aspectos y requisitos identificados, se establecerán las pautas de control de las operaciones. PC06. Control operacional. 4.o trimestre. IT01. Controles ambientales en el movimiento de tierras. IT02. Especificaciones ambientales en la compra de materiales. IT03. Control de actividades subcontratadas. IT04. Mantenimiento de maquinaria. IT05. El plan de vigilancia ambiental. IT06. Licencias y autorizaciones en la ejecución de obra. IT07. El plan de gestión ambiental de obra. Preparación y respuesta ante emergencias. Identificar situaciones de emergencia y establecer acciones para prevenirlas y mitigarlas. Plan de actuación ante emergencias. 2.o trimestre. Evaluación del desempeño. Definir indicadores de seguimiento para los aspectos ambientales, periodicidades de medición y análisis de los datos. Informe trimestral de indicadores y acta de reunión de seguimiento. 3.er trimestre. Definir los seguimientos a realizar a los controles ambientales de obra. Establecer los métodos de control y seguimiento de los equipos de seguimiento y medición. Auditoría interna. Creación de programas de puntos de inspección ambientales (PPIs) e incluir en el plan de gestión ambiental de obra. PC07. Control de equipos de seguimiento y medición. Se definirá una sistemática para la realización del programa de auditoría, ejecución de la auditoría interna, requisitos de competencia del auditor interno, elaboración del informe de auditoría y actividades posteriores. PC08. Auditoría interna. 4.o trimestre. (continúa) 67 Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015 Proceso Acciones Documento a generar Fecha prevista No conformidad y acción correctiva. Se establecerá una sistemática para la detección, resolución y documentación de las no conformidades, así como el establecimiento de acciones correctivas. PC09. No conformidad y acción correctiva. 3.er trimestre. Revisión por la dirección. Se definirá un apartado en el Manual de gestión ambiental para dar cumplimiento a este requisito y se realizará una reunión para la revisión del sistema de gestión por la dirección después de la auditoría interna. Capítulo del Manual de gestión ambiental. 4.o trimestre. Hay que destacar que la norma no requiere que se documente la planificación del sistema, pero sí los procesos necesarios relacionados con los riesgos y oportunidades, aspectos ambientales, requisitos legales y otros requisitos que se desarrollarán en los siguientes capítulos de este libro. Determinación de riesgos y oportunidades en el sistema de gestión ambiental El cumplimiento de los requisitos legales y otros requisitos aplicables, la consecución de los objetivos ambientales o la mejora continua del comportamiento ambiental de la organización están sujetos a los efectos de la incertidumbre (se pueden o no conseguir estos resultados). Desde esta perspectiva, se deben considerar los riesgos y oportunidades y, por tanto, determinar cuáles son los efectos potenciales adversos (amenazas) y cuáles son los efectos potenciales beneficiosos (oportunidades) que puedan influir en el logro de los resultados previstos del sistema de gestión ambiental. Estos riesgos y oportunidades van a estar, por tanto, relacionados con los aspectos ambientales de la organización, los requisitos legales y otros requisitos, las cuestiones internas y externas relativas al contexto de la organización y los requisitos identificados de las necesidades y expectativas de las partes interesadas. Por ello, para la correcta comprensión del concepto de riesgos y oportunidades y la aplicación de este apartado de la norma se recomienda, en primer lugar, la lectura de los apartados 6.1.2 y 6.1.3 de esta guía de aplicación de la norma. Utilizando el ejemplo de la empresa constructora que realiza obras de edificación, citada anteriormente, en la tabla 6.2 se han identificado algunos riesgos y oportunidades. No se pretende que sea una determinación exhaustiva, sino un ejemplo de cómo abordar este requisito con el objetivo de comprender los conceptos. 68 Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015 Tabla 6.2. Determinación de riesgos y oportunidades Cuestiones externas e internas y necesidades y expectativas de las partes interesadas Elemento identificado Riesgo (amenazas) Riesgo (oportunidades) Nivel freático alto en la zona de obra. Riesgo de inundaciones de la zona de trabajo durante las excavaciones de los sótanos. Utilización de agua del freático para riego de accesos y zona de acopios para reducir el polvo en suspensión. Alto nivel de contaminación ambiental por NOx. Activación del protocolo de alerta por contaminación en la ciudad, lo que puede provocar dificultades para acceder con vehículo a la obra. Campañas para el fomento del uso del transporte público para traslado del personal al puesto de trabajo, y reducir así el consumo de combustible y emisiones de gases. Trabajadores de diferentes nacionalidades. Incumplimientos en la segregación de residuos en obra por falta de entendimiento de los procedimientos de trabajo. Posibilidad de mejorar las prácticas de gestión ambiental actuales con otros conocimientos aportados por otras culturas. Ruido por el tránsito de maquinaria de obra. Quejas de los vecinos por ruido. Para la selección de proveedores o subcontratistas que utilicen maquinaria, utilizar como criterio mejoras por la reducción de ruido o inversiones en I+D+i en materia de ruidos. Aspectos ambientales Elemento identificado Riesgo (amenazas) Riesgo (oportunidades) Consumo de madera para acabado de interiores. Agotamiento de un recurso natural escaso. Consumo de madera certificada FSC (gestión ambientalmente apropiada). Emisiones, vertidos, residuos asociados a un incendio en las instalaciones. Posibles sanciones por incumplimiento si la causa es responsabilidad de la empresa. No se detectan. Emisiones de gases de combustión por el uso de vehículos. Contaminación del aire por uso inadecuado de vehículos o por incorrecto mantenimiento de la maquinaria. Costes de reparación de las consecuencias. Uso de vehículos eléctricos de empresa. (continúa) 69 Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015 Requisitos legales y otros requisitos Elemento identificado Licencia de obras. Riesgo (amenazas) Incumplimientos en los requisitos de la licencia y sanciones. Riesgo (oportunidades) No se detectan. Una vez determinados los riesgos y oportunidades, se verá cómo la norma requiere que se planifiquen acciones para abordarlos (véase el apartado 6.1.4). Hay que tener en cuenta que en determinadas organizaciones las metodologías de evaluación y gestión de riesgos pueden ser directrices de empresa (un sistema de evaluación de riesgos empresarial) o requisitos legales de aplicación. En estos casos, la organización debe asegurar que se han considerado las cuestiones externas e internas, las necesidades y expectativas de las partes interesadas, los aspectos ambientales y requisitos legales y otros requisitos en dichas evaluaciones. En definitiva, trazar lo ya existente con la nueva sistemática establecida por la norma. Evaluación de riesgos y oportunidades en el sistema de gestión ambiental La norma requiere que se determinen los riesgos y oportunidades que es necesario abordar y se planifiquen acciones para hacerlo, aunque no se especifican métodos para ello y, por otra parte, no requiere que se aplique una sistemática de evaluación cuyo objetivo sea la discriminación de riesgos a abordar. A pesar de ello, la evaluación de riesgos es una posibilidad que puede facilitar a determinadas organizaciones la toma de decisiones sobre los riesgos a abordar. Estas evaluaciones suelen ser recomendables para aquellas organizaciones con gran tamaño o incidencia ambiental alta. Se citan a continuación algunas herramientas metodológicas que pueden utilizarse tanto para la determinación como para la evaluación y gestión de riesgos y oportunidades: • Norma UNE-ISO 31000 Gestión del riesgo. Directrices: este documento proporciona un enfoque común para gestionar cualquier tipo de riesgo y no es específico de ninguna industria ni sector. En la norma se describen los principios que proporcionan una orientación sobre las características de una gestión del riesgo eficaz y eficiente y se establece el proceso de gestión del riesgo (véase la figura 6.1). 70 Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015 Evaluación del riesgo SEGUIMIENTO Y REVISIÓN COMUNICACIÓN Y CONSULTA Alcance, contexto, criterios Identificación del riesgo Análisis del riesgo Valoración del riesgo Tratamiento del riesgo REGISTRO E INFORME Fuente: Norma UNE-ISO 31000:2018. Figura 6.1. Proceso de gestión del riesgo de la Norma UNE-ISO 31000:2018 • Norma UNE-EN 31010 Gestión del riesgo. Técnicas de apreciación del riesgo: se trata de una norma de apoyo a la UNE-ISO 31000 que proporciona directrices para la selección y aplicación de técnicas sistemáticas para la apreciación del riesgo. • Norma UNE 150008 Análisis y evaluación del riesgo ambiental: tiene por objeto principal describir el método para analizar y evaluar el riesgo ambiental, así como establecer las bases para una gestión eficaz del mismo y facilitar la toma de decisiones en esta materia en el ámbito de las empresas, las Administraciones públicas y otras organizaciones. En el apartado 3.4 de la Norma UNE 150008 se define el riesgo ambiental como el “resultado de una función que relaciona la probabilidad de ocurrencia de un determinado escenario de accidente y las consecuencias negativas del mismo sobre el entorno natural, humano y socioeconómico”. Habitualmente se expresa de la siguiente manera: Riesgo = probabilidad o frecuencia × consecuencia o peligro 71 Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015 Para cada riesgo identificado se puede aplicar esta sistemática de evaluación, donde se valoran la probabilidad de ocurrencia y las consecuencias del suceso. Esta valoración puede realizarse de manera cualitativa o cuantitativa y, en función de los resultados obtenidos, tomar las decisiones oportunas para tratarlos (véase la tabla 6.3). Tabla 6.3. Evaluación de riesgos Consecuencias sobre el medio ambiente Probabilidad Impacto leve Impacto moderado Impacto alto Baja Riesgo bajo Riesgo tolerable Riesgo moderado Media Riesgo tolerable Riesgo moderado Riesgo importante Alta Riesgo moderado Riesgo importante Riesgo intolerable Estos criterios pueden definirse de manera más específica en función de otros factores. Por ejemplo, utilizando tiempos para los criterios de probabilidad (el suceso se produce una vez al año, cada tres años o cada cinco años) o definiendo la gravedad del impacto en función de la extensión de la afección o la severidad de las consecuencias. Una vez evaluados los riesgos, la organización debe determinar cómo va a proceder: • Eliminando el riesgo: si resulta técnica y económicamente viable, o bien a través de la modificación de procesos. • Reduciendo el riesgo: en este caso se pueden emprender acciones para actuar sobre la probabilidad de ocurrencia del suceso o sobre las consecuencias sobre el medio ambiente. • Controlando el riesgo: se pueden implementar controles en los procesos durante la ejecución de las actividades y controles documentales. • Asumiendo el riesgo: la organización puede decidir no abordar el riesgo. Estas metodologías utilizan el concepto de riesgo desde el punto de vista negativo, es decir, de los “efectos potenciales adversos de la incertidumbre”. Sin embargo, y como se ha visto, la definición de riesgo en la Norma UNE-EN ISO 14001:2015 también considera los “efectos potenciales beneficiosos de la incertidumbre”, es decir, las oportunidades. Por tanto, si una organización decide utilizar estas metodologías no debe olvidar que tiene que identificar la parte positiva del riesgo, es decir, identificar 72 Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015 las oportunidades, bien adaptando estas herramientas de evaluación del riesgo, bien aplicando otras, incluidas las que se pudieran definir especialmente para ello. Por último, la organización emprendería la planificación de las acciones para abordar estos riesgos y oportunidades (véase el apartado 6.1.4). El proceso de gestión del riesgo A modo de resumen, en la figura 6.2 se especifican, en diferentes fases del proceso de gestión de riesgos y oportunidades, cuáles son los requisitos de la Norma UNE-EN ISO 14001:2015. Proceso de gestión del riesgo* Identificación Requisito de ISO 14001 (apartado 6.1.1) Evaluación No es un requisito de ISO 14001 Análisis No es un requisito explícito de ISO 14001, aunque necesario para poder avanzar a la siguiente fase Planificación Requisitos de ISO 14001 (apartado 6.1.4) * Nota: no es un requisito de ISO 14001 establecer y documentar un proceso de gestión del riesgo, aunque sí es recomendable definir una sistemática e incorporarla en el sistema de gestión ambiental. Esto se puede hacer a través de diversos documentos, como, por ejemplo, el manual de gestión ambiental, un procedimiento específico de riesgos y oportunidades, un acta de reunión, en la revisión por la dirección, etc. Figura 6.2. Gestión del riesgo en ISO 14001 Las situaciones de emergencia potenciales En este apartado, la norma requiere que se determinen las posibles situaciones de emergencia con repercusión ambiental. Se trata de eventos no planificados o imprevistos que pueden provocar un impacto sobre el medio ambiente. Este requisito se desarrolla con posterioridad en la norma a través de los siguientes apartados: • En el apartado 6.1.2, donde se identificarán los aspectos ambientales relacionados con las situaciones de emergencia identificadas. • En el apartado 8.2, donde se describirán los procesos necesarios para prepararse y responder a estas situaciones de emergencia. Para el ejemplo de la empresa que realiza obras de edificación, se pueden identificar diferentes situaciones de emergencia (véase la tabla 6.4). 73 Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015 Tabla 6.4. Situaciones de emergencia Actividades Situaciones de emergencia Incendio de las instalaciones. Oficinas centrales (actividades de gestión) Inundación por rotura en la conducción de agua. Rotura en sistema de refrigeración (fuga de gases refrigerantes). Incendio en las instalaciones. Ejecución de obras Inundaciones por afloramiento de agua del freático o rotura de canalizaciones. Derrames de productos químicos. Traslados en vehículo automóvil Accidente de tráfico. Más adelante se verán los aspectos ambientales derivados de estas situaciones de emergencia (véase el apartado 6.1.2) y las actuaciones de preparación y respuesta ante estas emergencias (véase el apartado 8.2). 6.1.2 Aspectos ambientales Dentro del alcance definido del sistema de gestión ambiental, la organización debe determinar los aspectos ambientales de sus actividades, productos y servicios que puede controlar y de aquellos en los que puede influir, y sus impactos ambientales asociados, desde una perspectiva de ciclo de vida. Cuando se determinan los aspectos ambientales, la organización debe tener en cuenta: a) los cambios, incluidos los desarrollos nuevos o planificados, y las actividades, productos y servicios nuevos o modificados; b) las condiciones anormales y las situaciones de emergencia razonablemente previsibles. La organización debe determinar aquellos aspectos que tengan o puedan tener un impacto ambiental significativo, es decir, los aspectos ambientales significativos, mediante el uso de criterios establecidos. La organización debe comunicar sus aspectos ambientales significativos entre los diferentes niveles y funciones de la organización, según corresponda. La organización debe mantener información documentada de sus: – aspectos ambientales e impactos ambientales asociados; 74 Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015 – criterios usados para determinar sus aspectos ambientales significativos; – aspectos ambientales significativos. NOTA Los aspectos ambientales significativos pueden dar como resultado riesgos y oportunidades asociados tanto con impactos ambientales adversos (amenazas) como con impactos ambientales beneficiosos (oportunidades). La organización debe determinar los aspectos ambientales de sus actividades, productos y servicios que puede controlar, y aquellos en los que puede influir. Además, debe relacionar estos aspectos identificados con sus impactos ambientales asociados. En su versión de 2015, la norma requiere que este análisis se realice desde una perspectiva de ciclo de vida. El procedimiento de evaluación de estos aspectos ambientales de la organización, tanto en condiciones normales como anormales o de emergencia, y utilizando fundamentalmente criterios técnicos apropiados, quedará documentado. ¿Qué es un aspecto ambiental? En la Norma UNE-EN ISO 14001:2015 se define aspecto ambiental como el “elemento de las actividades, productos o servicios de una organización que interactúa o puede interactuar con el medio ambiente” (véase el apartado 3.2.2). Aquí es importante recordar también la definición de medio ambiente que incorpora la norma (véase el apartado 3.2.1): “entorno en el cual una organización opera, incluidos el aire, el agua, el suelo, los recursos naturales, la flora, la fauna, los seres humanos y sus interrelaciones”. De manera general, la identificación de los aspectos ambientales se suelen agrupar en cinco grandes grupos: • Consumos (de materias primas y energía): por ejemplo, consumo de electricidad, agua o papel en un almacén, consumo de reactivos en un laboratorio, consumo de tóner en una actividad de oficinas, etc. • Emisiones (que pueden ser físicas, químicas o biológicas): por ejemplo, emisiones de ruido, vibraciones y gases de combustión por utilización de maquinaria al aire libre, emisiones de polvo en el movimiento de tierras, emisiones de COV en una cabina de pintura, emisiones de NOx, SO2 de un foco canalizado, emisiones de legionela por la existencia de torres de refrigeración. • Vertidos: por ejemplo, aguas sanitarias al sistema integral de saneamiento o vertidos de aguas de procesos donde se pueden identificar parámetros de vertido como DBO5, DQO, sólidos en suspensión, metales pesados, etc. • Residuos: aquí se pueden distinguir cada tipo de residuo generado, por ejemplo, residuos de papel y cartón, residuos plásticos, RAEE (residuos de aparatos 75 Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015 eléctricos y electrónicos), RCD (residuos de construcción y demolición), NFU (residuos de neumáticos fuera de uso), reactivos caducados, residuos metálicos, residuos de envases contaminados, aceites, residuos de absorbentes contaminados, etc. • Otros: en este grupo se incluyen aquellos aspectos ambientales que resulta complicado denominar y que, por tanto, se identifican por sus impactos ambientales. Por ejemplo, la construcción de una carretera va a implicar una afección a la fauna o una afección al suelo por compactación o erosión; una fábrica tiene un impacto visual. Para comprender estos conceptos, se utilizará como ejemplo la empresa que se dedica a la realización de obras de edificación. En la figura 6.3 se pueden apreciar cuáles son los elementos de la actividad, a continuación los elementos que interactúan con el medio ambiente y, por último, los aspectos ambientales: Elemento de la actividad Medio ambiente Despeje y desbroce Flora Demoliciones Aspecto ambiental Generación de restos vegetales Aire Emisiones de polvo Recursos naturales Generación de RCD Seres humanos Ruido Aire Emisiones de polvo Suelo Generación de tierras Aire Emisiones de gases de combustión Movimiento de tierras Generación de residuos peligrosos (aceites, filtros) Uso de maquinaria Recursos naturales Generación de neumáticos usados Consumo de combustible Ejecución de la estructura Recursos naturales Consumo de materiales (hormigón y acero) Generación de RCD (restos de hormigón y lavado de canaletas) Figura 6.3. Interacción de la actividad con el medio ambiente ¿Qué es un impacto ambiental? Esta versión de la norma incorpora la necesidad de determinar los impactos ambientales que están asociados a los aspectos ambientales de la organización. 76 Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015 En la Norma UNE-EN ISO 14001:2015 se define impacto ambiental como un “cambio en el medio ambiente, ya sea adverso o beneficioso, como resultado total o parcial de los aspectos ambientales de una organización” (véase el apartado 3.2.4). Por lo tanto, se pueden considerar los aspectos ambientales como las “causas” y los impactos ambientales los “efectos” sobre el medio ambiente. En la figura 6.4 se muestran los impactos ambientales asociados a los aspectos ambientales identificados en la figura 6.3. Generación de restos vegetales Contaminación del suelo, del agua y paisaje Emisiones de polvo Contaminación del aire Generación de RCD Ocupación y contaminación del suelo Ruido Contaminación acústica Generación de tierras Ocupación de suelo Emisiones de gases de combustión Contaminación del aire Generación de residuos peligrosos Contaminación del suelo Generación de neumáticos usados Contaminación y ocupación de suelo Consumo de combustible Agotamiento de un recurso natural Consumo de materiales (hormigón/acero) Agotamiento de recursos naturales Figura 6.4. Impactos asociados a los aspectos ambientales Identificación de los aspectos ambientales desde la perspectiva del ciclo de vida La inclusión del concepto de perspectiva del ciclo de vida en esta versión de la norma es una consecuencia directa de la aplicación de la estructura de alto nivel. En el espíritu de los redactores de esta estructura, como se ha dicho para otros capítulos de la norma, nunca se planteó, ni se quiso, ni como tal se ha plasmado, la necesidad 77 Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015 de que las organizaciones realicen análisis de ciclo de vida basados en metodologías internacionalmente reconocidas, como pueden ser las normas UNE-EN ISO 14040, UNE-EN ISO 14044 o similares. Lo que la norma pretende es que las organizaciones tengan en cuenta el contexto en el que necesitan moverse para desarrollar su labor (producir bienes y prestación de servicios), teniendo en cuenta quiénes son sus proveedores, cómo impactan en el medio ambiente sus productos y componentes, y cómo estos productos y servicios, una vez en manos de los usuarios, son usados y, al final de su vida útil, gestionados: reciclado de uno o varios componentes del producto, a través de la incineración con recuperación de energía, reutilización total o parcial de sus componentes o, en el peor de los casos, disposición en vertederos. Este es el concepto que debe prevalecer a la hora de implantar esta norma: no es necesario realizar análisis de ciclo de vida de los bienes que produce o de los servicios que proporciona, sino que es necesario tener en cuenta las distintas etapas del ciclo de vida del producto o servicio a la hora de implantar y mantener el sistema de gestión operativo. En el caso de que una empresa sea responsable de los procesos de diseño, rediseño y desarrollo de nuevos productos o servicios, la perspectiva del ciclo de vida será de vital importancia, ya que habrá que tenerla en cuenta a la hora de estudiar los posibles nuevos impactos que se van a generar. Además, se podrán identificar oportunidades de mejora que van a surgir por la desaparición de impactos al incorporar criterios ambientales en estos procesos de diseño. Esto redundará en nuevas oportunidades de negocio para la empresa, mejorará su imagen ambiental y disminuirá sus riesgos empresariales por mejora de su reputación. Producción Empaque Materia prima Transporte Reciclaje Distribuidor/ detallista Desecho Consumidor 78 Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015 La norma define el ciclo de vida (véase el apartado 3.3.3) como las “etapas consecutivas e interrelacionadas de un sistema de producto (o servicio), desde la adquisición de materia prima o su generación a partir de recursos naturales hasta la disposición final”. En la nota 1 de esta definición se especifica que las etapas del ciclo de vida incluyen la adquisición de materia prima, el diseño, la producción, el transporte/entrega, el uso, el tratamiento al finalizar la vida y la disposición final. Se puede ver en la figura 6.5 la aplicación de este concepto a la actividad de fabricación de cajas de cartón. Proveedores de mantenimiento de instalaciones, limpieza Distribución y venta Suministro de componentes/piezas Diseño de nuevos modelos Fabricación de cajas de cartón Uso de las cajas Transporte/gestión de residuos Gestión de la caja al final de su vida útil Transporte personal Figura 6.5. Ciclo de vida en la fabricación de una caja de cartón Por lo tanto, para identificar los aspectos ambientales se tendrán en cuenta las actividades, productos y servicios asociados a las distintas etapas del ciclo de vida, pero sólo sobre aquellas etapas sobre las que se puede actuar. Por ejemplo, si el diseño de las cajas de cartón no es responsabilidad de la empresa sino que viene determinado por la sede central, no se identificarán aspectos sobre esta etapa, ya que no se tendrá capacidad de control ni de influencia. 79 Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015 Sin embargo, para las etapas de uso y disposición final es muy probable que no se tenga capacidad de control pero sí de influencia. Por ello, se podrían identificar aspectos ambientales en esta etapa, como la generación de distintos tipos de residuos, ya que a través de pautas de control operacional (véase el apartado 8.1) la organización puede ejercer capacidad de influencia sobre usuarios y gestores finales. Esta identificación se puede basar en criterios ligados con: • Los requisitos legales u otros requisitos que la afectan. • El contenido de sustancias peligrosas en los productos que adquiere. • La distancia de los suministradores (priorizando, por ejemplo, la cercanía de proveedores y evitando así emisiones de gases de combustión en el transporte). • El contenido de producto reciclado en sus procesos de compra de materias primas. • Las actividades con impacto ambiental que se realizan fuera de los emplazamientos de la organización, que están dentro del alcance y que son necesarias para que la organización pueda suministrar los productos incluidos en el alcance. • Aquellas generadas por las empresas subcontratadas que trabajen en el mismo emplazamiento para la organización. Este aspecto es muy relevante en empresas de algunos sectores específicos; por ejemplo, el sector de la construcción, el sector petroquímico, etc. En la tabla 6.5 se muestra, a modo de ejemplo, la identificación de aspectos e impactos ambientales, teniendo en cuenta la perspectiva del ciclo de vida. Tabla 6.5. Identificación de aspectos e impactos ambientales en la fabricación de cajas de cartón Actividad (condiciones normales de funcionamiento) Diseño. Suministro de componentes/piezas. Producción de cajas de cartón. Aspecto ambiental Impacto ambiental No aplica (no se tiene control ni capacidad de influencia sobre esta fase). Consumo de materiales/piezas. Agotamiento de recurso natural. Consumo de combustible asociado al transporte. Agotamiento de recurso natural. Consumo de materia prima. Agotamiento de recurso natural. Generación de residuos peligrosos. Ocupación del suelo. Generación de residuos no peligrosos. Ocupación del suelo. (continúa) 80 Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015 Actividad (condiciones normales de funcionamiento) Aspecto ambiental Impacto ambiental Consumo de energía eléctrica. Agotamiento de recurso natural. Consumo de papel. Agotamiento de recurso natural. Generación de aceites usados. Ocupación de suelo (vertedero); contaminación atmosférica (incineración). Generación de trapos impregnados. Ocupación de suelo (vertedero); contaminación atmosférica (incineración). Producción de agua caliente de uso sanitario y calefacción. Consumo de gas natural. Agotamiento de recurso natural. Transporte de producto terminado. Ruido. Contaminación acústica; afectación a fauna en entorno natural. Uso de las cajas. Consumo de producto terminado. Agotamiento de recurso natural. Gestión al final de la vida útil. Generación de residuos no peligrosos. Ocupación del suelo. Actividades de oficina. Operaciones de mantenimiento de maquinaria. Actividad en condiciones de emergencia Incendio en instalaciones. Rotura de conducción de agua potable. Aspecto ambiental Impacto ambiental Emisiones de gases y partículas a la atmósfera. Contaminación atmosférica. Vertidos de extinción de incendio. Contaminación de suelo, afectación a freático. Vertido de agua. Generación de residuos. Agotamiento de recurso natural. Cambios y condiciones de funcionamiento de las instalaciones en la identificación de aspectos Cuando se identifiquen aspectos ambientales, hay que tener en cuenta también los cambios, incluidos los desarrollos nuevos o planificados, así como actividades, productos o servicios nuevos o modificados. Por tanto, en una actividad comercial o industrial donde se realicen modificaciones en las instalaciones o se introduzcan nuevos procesos o productos, la organización tendrá que revisar su identificación de aspectos ambientales y valorar si se produce alguno nuevo que no se haya identificado 81 Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015 con anterioridad. Por ejemplo, en una fábrica que decide ampliar su producción incluyendo una nueva línea de proceso, tendrán que revisar la identificación de aspectos ambientales y comprobar si surgen nuevos aspectos asociados a la nueva línea de proceso. Por último, hay que considerar las condiciones de funcionamiento de las actividades. Así, se pueden encontrar aspectos en situaciones anormales de funcionamiento y aspectos en situaciones de emergencia. Durante la puesta en marcha de un horno de la industria cementera se produce un elevado consumo de combustible, que se va normalizando a medida que el horno va adquiriendo temperatura. Este consumo de combustible, por tanto, se puede considerar como un aspecto ambiental en situación de funcionamiento anormal. Las situaciones de emergencia ya se determinaron en el apartado 6.1.1, por lo que ahora se identificarán los aspectos ambientales que se producen (véase la tabla 6.6). Tabla 6.6. Aspectos ambientales en situaciones de emergencia Situaciones de emergencia Aspectos ambientales Emisiones de gases de combustión. Incendio de las instalaciones. Residuos peligrosos. Residuos no peligrosos. Vertidos de aguas de extinción del incendio. Consumo de agua. Inundaciones por rotura de canalizaciones. Vertido. Residuos no peligrosos. Residuos peligrosos. Rotura en el sistema de refrigeración (fuga de gases refrigerantes). Derrames de productos químicos. Emisiones de gases refrigerantes. Residuos peligrosos (absorbentes contaminados). Vertido. Residuos peligrosos (absorbentes contaminados). Accidentes de tráfico. Residuos no peligrosos. Vertido de combustible. VFU (vehículo fuera de uso). En resumen, no existen métodos genéricos para la identificación de los aspectos ambientales directamente ligados a la actividad de la organización ni a su perspectiva 82 Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015 del ciclo de vida (cadena de valor). Cada organización establecerá sus criterios de acuerdo con sus propias características. Lo que sí deben permitir esos criterios es que el establecimiento de la significatividad o no de los aspectos ambientales estudiados sea coherente con la naturaleza de su actividad, productos o servicios suministrados incluidos en el alcance. Evaluación de aspectos ambientales La empresa someterá a evaluación los aspectos ambientales identificados sobre los que tenga capacidad viable de influencia, a fin de determinar aquellos que son significativos para el medio ambiente y que provoquen o puedan provocar un impacto ambiental (positivo o negativo), teniendo en cuenta el contexto de la organización. El nivel a partir del cual un aspecto ambiental se considera significativo depende del procedimiento empleado para su evaluación, que a su vez es función del contexto de la organización. Esto puede llevar a resultados que hagan que los aspectos ambientales significativos identificados por dos empresas con una misma actividad y con idéntica técnica de trabajo, pero con diferente localización geográfica, no tengan por qué coincidir. La organización definirá una sistemática de evaluación donde se dará respuesta a las siguientes preguntas: • ¿Cómo se va a hacer? • ¿Quién va a realizar la evaluación? • ¿Cada cuánto tiempo se va a realizar? • ¿Dónde se van a registrar los resultados? Lo habitual es documentar esta sistemática en un procedimiento donde se describa la respuesta a estas cuestiones. Con respecto al cómo realizar esta evaluación, la norma requiere el uso de criterios, si bien no se especifica ni el número ni el tipo de criterios a aplicar. Los criterios de evaluación deben tener las siguientes características: • Criterios ambientales: cuando se utilizan varios criterios, alguno de ellos debe tener este carácter ambiental. No se puede basar una evaluación de aspectos ambientales en un criterio, por ejemplo, exclusivamente económico relacionado con los costes de gestión. La naturaleza del aspecto en relación con su peligrosidad es un ejemplo característico (no es lo mismo un residuo peligroso que uno no peligroso) o la sensibilidad del medio (no es lo mismo un vertido directo a un cauce que al alcantarillado público). 83 Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015 • Criterios objetivos: la sistemática de evaluación debe asegurar su objetividad, es decir: independientemente de quién realice la evaluación, el resultado obtenido debe ser el mismo. En la tabla 6.7 se puede ver un ejemplo de criterio relacionado con la frecuencia de aparición del aspecto. ¿Cuál de las dos opciones podría ser la correcta? Tabla 6.7. Criterio de probabilidad para la evaluación de aspectos Probabilidad de ocurrencia del aspecto ambiental Opción A Opción B Valor Criterio Valor Criterio 1 El aspecto se produce rara vez (baja) 1 Baja (se produce una vez al semestre o con mayor frecuencia) 3 Se produce con una frecuencia media 3 Media (se produce más de una vez al semestre) 5 Se produce de manera frecuente (alta) 5 Alta (se produce al menos una vez a la semana) • Criterios sensibles a la mejora: la sistemática de evaluación debe incluir algún criterio que permita evidenciar la mejora del aspecto ambiental, es decir, debe incluir criterios que reflejen el resultado de la aplicación del sistema de gestión ambiental. Un criterio de magnitud es un ejemplo representativo, ya que la cantidad de residuo generada o el consumo de un año a otro puede reducirse como resultado de la puesta en marcha de objetivos de mejora ambiental. • Criterios que no permitan situaciones de incumplimiento legal: no se puede establecer un criterio cuya significancia esté basada en superaciones de valores establecidos legalmente. Por ejemplo, un criterio de magnitud para ruido donde el valor máximo está por encima de un límite legal fijado en la licencia de funcionamiento. Sin embargo, es habitual utilizar criterios basados en proximidad a los límites legales, pero sin superarlos. Normalmente, las organizaciones utilizan criterios para evaluar los aspectos en situaciones de emergencia diferentes a los del resto de aspectos y suelen estar relacionados con las probabilidades de ocurrencia de los aspectos y las consecuencias de los impactos. A continuación se indican algunos ejemplos de criterios que se utilizan de manera habitual en las sistemáticas de evaluación de aspectos, así como diferentes posibilidades en cuanto a la aplicación de escalas de valoración. 84 Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015 Para la determinación de la significancia, se pueden utilizar uno o varios de los criterios indicados, siempre y cuando el método en su conjunto cumpla con los requisitos comentados con anterioridad. Algunos ejemplos de criterios de evaluación pueden ser: • Intensidad: cantidad, masa, volumen, caudal o nivel de presión sonora del agente contaminante: A: más de 20.000 m3/año. B: entre 10.000 y 20.000 m3/año. C: menos de 10.000 m3/año. • Naturaleza del agente contaminante en función de su peligrosidad: Rojo: generación de residuos catalogados como peligrosos. Amarillo: generación de residuos urbanos. Verde: generación de residuos inertes. • Probabilidad de ocurrencia del aspecto: 1: sucede rara vez (una o dos veces al año). 2: sucede intermitentemente (una vez al trimestre). 3: sucede regularmente (una vez al mes). 4: sucede repetidamente (una a dos veces por semana). 5: sucede continuamente (tres veces a la semana o más). • Acercamiento a límite legal: 50 puntos: valor de CO entre 90% y 100% del límite legal. 25 puntos: valor de CO entre 89% y 50% del límite legal. 5 puntos: valor de CO menor al 50% del límite legal. • Gestión final del aspecto (reutilización, reciclaje, vertido): 1: el residuo generado se reutiliza en la instalación. 3: el residuo generado se destina a reciclaje. 5: el residuo generado se lleva a un vertedero. 85 Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015 • Sensibilidad del medio en función de la diferente capacidad de recepción del impacto: 5 puntos: la actividad se desarrolla en un polígono industrial. 25 puntos: la actividad se desarrolla en un núcleo urbano. 50 puntos: la actividad se desarrolla en un radio menor de 5 km de distancia de un espacio natural protegido. • Disponibilidad del recurso: 5: recurso natural renovable (flora, fauna, suelo, luz solar, viento o agua). 25: recurso natural no renovable (combustibles fósiles como carbón, petróleo, gas natural o uranio). • Duración, frecuencia o extensión de la acción que provoca el impacto: 1: menos de 7 m2 afectados. 2: entre 15 m2 y 7 m2 afectados. 3: más de 15 m2 afectados. • Permanencia o persistencia del impacto (valoración del grado con que, una vez desaparecido el aspecto, su impacto sigue afectando al medio): 1: el impacto sobre el medio ambiente es beneficioso. 2: el medio ambiente se puede recuperar del impacto producido en menos de un año. 3: el medio ambiente se puede recuperar del impacto producido en un plazo inferior a cinco años. 4: el impacto sobre el medio ambiente es irreversible. Por último, una vez aplicados los criterios de evaluación y obtenidos unos resultados, hay que establecer un criterio de significancia que permitirá distinguir los aspectos significativos y no significativos. Por ejemplo, un número absoluto que se podría definir en función del número de criterios de evaluación seleccionados y los valores máximos y mínimos de dichos criterios; un porcentaje de aspectos con mayor valor; etc. En el supuesto de querer evaluar los siguientes aspectos ambientales: consumos (agua, energía) y residuos, se deben definir y aplicar unos criterios de evaluación y, después, definir y aplicar un criterio de significancia (véanse las tablas 6.8 y 6.9). 86 Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015 Tabla 6.8. Ejemplo de criterios de evaluación para consumos Valores Criterios para consumos 1 2 3 Cantidad (agua, energía). Disminución de al menos un 15% con respecto al periodo anterior. Entre un 15% de disminución y un 15% de aumento con respecto al periodo anterior. Aumento de más de un 15% con respecto al periodo anterior. Naturaleza (agua). Captación de red de zona pluviométrica I, II y III (hasta 500 mm anuales). Captación de red de zona pluviométrica IV y V (inferior a 500 mm anuales). Captación de agua de río, lago o mar. Naturaleza (energía). Energía eléctrica procedente de fuentes renovables. Energía eléctrica de red. Combustibles fósiles. Nota: sería conveniente que los datos utilizados para asignar valores estuvieran relativizados a número de personas, m2 de superficie, producción, etc., para que fueran en lo posible sensibles a la mejora continua. Tabla 6.9. Ejemplo de criterios de evaluación para residuos Valores Criterios para residuos 1 2 3 Cantidad. Disminución de al menos un 10% con respecto al periodo anterior. Entre un 10% de disminución y un 10% de aumento con respecto al periodo anterior Aumento de más de un 10% con respecto al periodo anterior. Peligrosidad. Inerte. No peligroso/ RAEE (residuos de aparatos eléctricos y electrónicos). Peligroso. Nota: sería conveniente que los datos utilizados para asignar valores estuvieran relativizados a número de personas, m2 de superficie, producción, etc., para que fueran en lo posible sensibles a la mejora continua. Para evaluar estos aspectos, se podría aplicar la siguiente fórmula: Para consumos: puntuación = cantidad + naturaleza Para residuos: puntuación = cantidad + peligrosidad Finalmente, se identificarían como significativos el 5% de aspectos evaluados que alcanzaran la mayor puntuación (criterio de significancia). 87 Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015 Como se ha visto en los ejemplos, los criterios de valoración de los aspectos ambientales pueden ser diferentes dependiendo de que se trate de aspectos ambientales en condiciones normales, anormales o de emergencia, o de aspectos ambientales ligados al ciclo de vida y a la cadena de suministro (cadena de valor) de la organización. Pero, sean cuales sean estos, la organización debe asegurar que los resultados obtenidos son coherentes con las actividades, productos y servicios de su alcance, y con el contexto en el que la organización actúa. Los criterios utilizados pueden ser de carácter cuantitativo o cualitativo (se recomiendan los primeros sobre los segundos, siempre que sea viable), pero siempre se debe cumplir que los diferentes criterios estén lo suficientemente definidos para posibilitar su aplicación objetiva por parte de los evaluadores, de tal manera que la asignación de puntuaciones sea lo más homogénea posible en el proceso de evaluación y no dependa de valoraciones subjetivas del evaluador o de los evaluadores, cuando interviene más de uno en el proceso o lo hacen de manera individualizada y por separado. Es importante recordar que el objetivo de evaluación de aspectos es la determinación de aquellos cuyo impacto ambiental sea significativo. Por tanto, si no resulta significativo ningún aspecto ambiental como resultado de la aplicación de la sistemática de evaluación, entonces se tendrían que revisar los criterios de evaluación y el criterio de significancia. Finalmente, y según se establezca en el proceso de comunicación (véase el apartado 7.4), los aspectos ambientales significativos identificados deberán comunicarse a los diferentes niveles y funciones del sistema de gestión ambiental de la organización. De esta manera, cada persona que trabaje bajo el control de la organización tomará conciencia de las implicaciones que tiene el desempeño de sus funciones para el medio ambiente y para lograr los resultados esperados del sistema de gestión ambiental. Conclusiones Los aspectos ambientales son el eje fundamental del sistema de gestión ambiental y claves para el éxito en su establecimiento, implementación y mejora. Por tanto, es importante que se comprenda el concepto. La coherencia de los resultados de este análisis y evaluación de aspectos ambientales por parte de la organización es de vital importancia para el desarrollo del sistema de gestión ambiental, ya que errores en su cálculo/determinación podrán provocar errores de calado en el enfoque que la organización quiera dar a su sistema de gestión, y podrá generar desviaciones importantes en el logro de los resultados esperados. Si esto ocurriera, las amenazas para el sistema, para la organización (riesgo negocio) y para el medio ambiente podrían ser relevantes. 88 Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015 6.1.3 Requisitos legales y otros requisitos La organización debe: a) determinar y tener acceso a los requisitos legales y otros requisitos relacionados con sus aspectos ambientales; b) determinar cómo estos requisitos legales y otros requisitos se aplican a la organización; c) tener en cuenta estos requisitos legales y otros requisitos cuando se establezca, implemente, mantenga y mejore continuamente su sistema de gestión ambiental. La organización debe mantener información documentada de sus requisitos legales y otros requisitos. NOTA Los requisitos legales y otros requisitos pueden dar como resultado riesgos y oportunidades para la organización. Al igual que las versiones de 1996 y de 2004, la versión actual de la norma exige que la organización analice los requisitos ambientales que tiene que cumplir y aquellos otros requisitos que, por voluntad de la organización o por su relación con las partes interesadas identificadas en el apartado 4.2, se compromete a cumplir. A la hora de establecer los procedimientos operativos de su sistema de gestión ambiental, la organización tiene que establecer un proceso que le permita identificar la legislación que es de obligado cumplimiento y los requisitos que voluntariamente se compromete a cumplir y que están incluidos en su alcance, y a establecer la metodología para comprobar que estos requisitos legales y voluntarios se cumplen de una manera regular durante su operación, según se establecerá en el apartado 9.1.2. La organización debe asegurarse de que los requisitos legales y voluntarios de aplicación no solo se cumplen por el personal de la organización, sino que también son difundidos y conocidos entre el personal subcontratado que trabaja bajo el control de la organización. Esto es parte de la perspectiva del ciclo de vida y del control de la cadena de valor. ¿Qué es un requisito? En la norma se define requisito como “necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u obligatoria” (véase el apartado 3.2.8), es decir, un requisito es “lo que se tiene que cumplir”. En la nota 2 de la definición de requisitos legales y otros requisitos de la Norma UNE-EN ISO 14001:2015 (véase el apartado 3.2.9) se especifica que estos requisitos pueden ser de dos tipos: • Requisitos obligatorios: tales como leyes y reglamentaciones aplicables. Aquí se incluyen también los derivados de licencias, permisos y autorizaciones. 89 Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015 • Requisitos de compromisos voluntarios: tales como las normas de las organizaciones o de la industria, relaciones contractuales, códigos de buenas prácticas y acuerdos con grupos de la comunidad u organizaciones no gubernamentales. Se encuentran aquí incluidos los requisitos derivados de las necesidades y expectativas de las partes interesadas que la organización ha decidido cumplir (véase el apartado 4.2). ¿Cómo se identifican los requisitos que son de aplicación? Para identificar los requisitos que son de aplicación a una organización hay que considerar los aspectos ambientales que se han identificado conforme al apartado 6.1.2 y, para cada uno de ellos, determinar si existe legislación que afecte a dicho aspecto y, si es el caso, identificar los requisitos que son de obligado cumplimiento para la organización. Por ejemplo, si se ha identificado como aspecto ambiental el consumo de combustible, porque se dispone de un depósito para suministro a la flota de vehículos, se deben identificar los requisitos relacionados con la normativa aplicable a instalaciones petrolíferas para uso propio. La empresa de construcción que se ha utilizado como ejemplo ha identificado el aspecto ambiental de residuos de construcción y demolición que generan en las obras. Existe legislación que regula esta tipología de residuos. Además, esta legislación puede ser de ámbito internacional, estatal, autonómico o local, por lo que la organización, en función de dónde se esté ejecutando la obra, deberá determinar la legislación de aplicación e identificar los requisitos que tiene que cumplir. Pueden existir otros requisitos relacionados con este aspecto ambiental que se hayan identificado como necesidad del cliente, o que se hayan incluido en el contrato de ejecución, y se deben identificar también como de aplicación. Si se considera, por ejemplo, el vertido de aguas a cauce de una actividad industrial, se debe identificar, entre otros, los requisitos que vendrán especificados en la autorización de vertido mediante valores límite de contaminantes de las aguas de vertido, periodicidades de medición y cualquier otro requisito especificado. En el caso de otros requisitos que la organización se comprometa a cumplir, derivados de su relación con partes interesadas, la organización debe asegurar una comunicación constante y fluida con esas partes interesadas para incluir también los posibles cambios demandados en tiempo y con transparencia, y evitar así poner en riesgo el sistema de gestión ambiental y a la propia organización. ¿Cómo se accede a los requisitos legales? La organización debe asegurarse de que utiliza fuentes de información fiables que le permitan conocer la legislación de aplicación (gobierno central, autonómico, local), 90 Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015 así como los cambios que se van a producir o que se han producido en la misma, de manera que pueda realizar los cambios necesarios en su sistema de gestión con la rapidez apropiada. Cada empresa deberá definir cómo va a acceder a estos requisitos legales y cada cuánto tiempo. Se suelen encontrar dos situaciones: • Organizaciones que optan por disponer de un listado de páginas web, direcciones de interés, boletines oficiales de los lugares donde desarrollan sus actividades, etc., y que consultan de manera habitual para ver las novedades legislativas relacionadas con sus aspectos ambientales. • Organizaciones que optan por la contratación de un servicio externo de actualización legislativa que, periódicamente, informa sobre las nuevas disposiciones legales a través de boletines. En este último caso, es recomendable que la organización haga una lectura detallada del texto legal con objeto de verificar que se han identificado la totalidad de los requisitos legales de aplicación. La periodicidad para realizar esta labor de acceso y actualización es variable en función de la empresa, el sector de actividad, la incidencia ambiental, etc. El periodo seleccionado debe permitir a la organización disponer del tiempo suficiente para realizar todas las gestiones oportunas antes de la entrada en vigor de la disposición legal, de manera que se minimicen los riesgos de incurrir en incumplimientos. ¿Cómo se aplican los requisitos en la organización? En la figura 6.6 se puede ver cómo, una vez identificados los requisitos legales relacionados con los aspectos ambientales, la organización puede establecer las medidas oportunas para asegurar su cumplimiento a través de la planificación y control operacional (véase el apartado 8.2), donde se establecerán las medidas necesarias para asegurar que las actividades que realiza la organización cumplen con las disposiciones legales de aplicación. Por ejemplo, en el caso de los residuos de construcción y demolición de la empresa constructora, se podrán elaborar unos planes de gestión de residuos en obra donde se incluyan las pautas necesarias para cumplir con los requisitos legales y otros requisitos suscritos de manera voluntaria. Este apartado está muy relacionado con el apartado 9.1, donde se tendrán que definir los mecanismos para realizar el seguimiento de las actividades y evaluación periódica de los requisitos aplicables asegurando, de esta manera, el cumplimiento con toda la legislación en materia ambiental de aplicación, así como de los requisitos suscritos de manera voluntaria. El proceso de seguimiento del cumplimiento de los requisitos legales y voluntarios tiene que servir, además, para comprobar si se están produciendo cambios en el 91 Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015 contexto de la organización o entre sus partes interesadas relevantes, así como para comprobar si la organización está preparada para efectuar los cambios de manera que no se ponga en peligro la idoneidad del sistema de gestión ni el grado de cumplimiento de la normativa ambiental, ni se incrementen los riesgos/amenazas de la organización y aumente negativamente el riesgo negocio, ya sea por el pago de multas o sanciones, ya sea por la pérdida de la buena reputación empresarial, ya sea por la pérdida de competitividad subsiguiente. La organización tiene que mantener información documentada (procedimientos, registros, boletines de análisis, etc.) que permita demostrar el grado de cumplimiento de los requisitos de este apartado de la norma. Identificación aspectos ambientales (6.1.2) Seguimiento, medición, análisis y evaluación (9.1) Identificación requisitos legales (6.1.3) Planificación y control operacional (8.1) Figura 6.6. Identificación y control de requisitos legales 6.1.4 Planificación de acciones La organización debe planificar: a) la toma de acciones para abordar sus: 1) aspectos ambientales significativos; 92 Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015 2) requisitos legales y otros requisitos; 3) riesgos y oportunidades identificados en el apartado 6.1.1; b) la manera de: 1) integrar e implementar las acciones en los procesos de su sistema de gestión ambiental (véanse 6.2, 7, 8 y 9.1) o en otros procesos de negocio; 2) evaluar la eficacia de estas acciones (véase 9.1). Cuando se planifiquen estas acciones, la organización debe considerar sus opciones tecnológicas y sus requisitos financieros, operacionales y de negocio. Este apartado se incorpora de manera novedosa en esta versión de la norma, aunque se encontraba implícito en las versiones anteriores, ya que es el cierre del capítulo completo de planificación del sistema de gestión ambiental. Una vez que se conocen los aspectos ambientales significativos, los requisitos legales y otros requisitos de aplicación, así como los riesgos y oportunidades, es momento de comenzar a planificar las acciones para abordarlos. Esta planificación consiste en definir qué acciones se van a poner en marcha y cómo se van a desarrollar. Las acciones planificadas resultantes de este punto de la norma van a conducir directamente al establecimiento de objetivos ambientales (véase el apartado 6.2) y pueden también estar relacionadas en forma de objetivos o acciones adicionales, con otros procesos del sistema de gestión ambiental, ya sea de forma individual o combinada; por ejemplo, acciones formativas, instrucciones para el control operacional, actuaciones frente a emergencias, determinación de la programación de las auditorías internas, etc. En la figura 6.7 se puede ver de manera esquemática cómo a consecuencia del análisis del contexto y de las necesidades y expectativas de las partes interesadas se han identificado aspectos ambientales, requisitos legales y otros requisitos de aplicación, y determinado los riesgos y las oportunidades. Ahora bien, en este apartado se van a planificar las acciones para abordarlos. Posteriormente, el capítulo 9 de la norma proporcionará herramientas para evaluar la eficacia de estas acciones y se obtendrán unos resultados que contribuirán a la mejora del desempeño ambiental de la organización y del sistema de gestión. En el ejemplo utilizado en los apartados anteriores de la empresa constructora, se podría considerar la planificación de acciones (véase la figura 6.8) para los aspectos ambientales significativos, requisitos legales aplicables y riesgos y oportunidades identificados. Estas acciones se pueden integrar en el sistema de gestión a través de: • El establecimiento de objetivos ambientales (véase el apartado 6.2). 93 Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015 • Asegurando la disposición de todos los elementos de apoyo o soporte necesarios como los recursos requeridos (véase el apartado 7.1). • La definición de requisitos de competencia profesional adecuados y proporcionando la formación necesaria, así como acciones de toma de conciencia (véanse los apartados 7.2 y 7.3). • La realización de las comunicaciones pertinentes (véase el apartado 7.4). • La disposición de la información documentada apropiada (véase el apartado 7.5). • El establecimiento de una planificación y control operacional (véase el apartado 8.1). • La preparación y definición de acciones para responder ante emergencias (véase el apartado 8.2). • La definición de las medidas de seguimiento, medición, análisis y evaluación (véase el apartado 9.1). Contexto de la organización Alcance del SIG Aspectos ambientales Requisitos legales Mejora Riesgos Oportunidades Eficacia de las acciones Plan de acción Figura 6.7. Planificación de acciones para abordar riesgos y oportunidades 94 Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015 Por último, y a la hora de planificar las acciones, la organización debe considerar sus opciones tecnológicas, es decir, valorar la posibilidad de utilizar las mejores técnicas disponibles en el mercado, aunque también considerando los requisitos financieros, operacionales y de negocio. Como se veía en el ejemplo anterior, una de las actuaciones planteadas es la introducción de criterios ambientales en la selección de proveedores de maquinaria. Pero puede suceder que, como resultado de dicha evaluación, la maquinaria con menores niveles de emisión de ruido se encuentre disponible en otro continente y eso haga que, en primer lugar, por cuestiones operativas, no sea viable su utilización por el tiempo empleado en su traslado y, en segundo lugar, no sea posible su traslado por cuestiones financieras. Aspectos ambientales significativos(*) Generación de RCD. Requisitos legales (**) Prohibido abandonar RCD. Destino de los residuos: a planta de tratamiento de RCD. Generación de residuos peligrosos (aceites, envases de plástico contaminados). Elaborar un procedimiento de gestión de residuos no peligrosos. Crear un plan de gestión de RCD en obra. Almacenamiento correcto (no mezclar residuos). Elaborar un procedimiento de gestión de residuos peligrosos. Identificación conforme a la legislación. Diseñar puntos limpios para el almacenamiento de residuos en obra. Transporte y gestión por empresas autorizadas. Generación de tierras. Acciones Elaboración de plan de gestión de residuos. Buscar gestores autorizados. Elaborar un procedimiento para la gestión de residuos no peligrosos. Establecer un objetivo de reutilización de tierras. Emisiones de gases de combustión de la maquinaria. Marcado CE de maquinaria. ITV en vigor. Crear una instrucción de uso de maquinaria en obra. Limitar la velocidad de circulación de la maquinaria en obra. Apagar el motor si la máquina va a estar inactiva más de 3 minutos. Realizar un mantenimiento preventivo (en caso de subcontratación, solicitar dicho mantenimiento al propietario de la máquina). Disponer de marcado CE/ITV en vigor, según corresponda. Emisiones de gases refrigerantes. Mantenimiento de equipos de climatización conforme al RITE (Reglamento de Instalaciones Térmicas en Edificios). Crear un plan de emergencia ambiental incorporando la fuga de gases refrigerantes. Realizar mantenimiento preventivo sobre los equipos de climatización con un mantenedor autorizado. (*) El listado de aspectos significativos es el resultante de la aplicación de la sistemática de evaluación determinada por la organización conforme a lo establecido en el apartado 6.1.2. Se incluye a modo de ejemplo y de manera ficticia. (**) El listado de requisitos legales no es exhaustivo, se han incluido algunos aspectos a modo de ejemplo. Figura 6.8. Planificación de acciones asociadas a aspectos ambientales significativos, requisitos legales y otros requisitos, y los riesgos y oportunidades (continúa) 95 Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015 Cuestiones externas e internas y necesidades y expectativas de partes interesadas Elemento identificado Riesgos (amenazas) Riesgos (oportunidades) Nivel freático alto en la zona de obra. Riesgo de inundaciones de la zona de trabajo durante las excavaciones de los sótanos. Utilización de agua del freático para riego de accesos y zona de acopios para reducir el polvo en suspensión. Alto nivel de contaminación ambiental por NOx. Activación del protocolo de alerta por contaminación en la ciudad, lo que puede provocar dificultades para acceder con vehículo a la obra. Campañas para el fomento del uso del transporte público para traslado del personal al puesto de trabajo, y reducir así el consumo de combustible y emisiones de gases de combustión. Trabajadores de diferentes nacionalidades. Incumplimientos en la segregación de residuos en obra por falta de entendimiento de los procedimientos de trabajo. Posibilidad de mejorar las prácticas de gestión ambiental actuales con otros conocimientos. Ruido por el tránsito de maquinaria de obra. Quejas de los vecinos por ruido. Utilizar como criterio para la selección de proveedores o subcontratistas que utilicen mejoras por la reducción de ruido en el uso de la maquinaria o inversiones en I+D+i en materia de ruidos. ➡ ➡ Acciones para abordar las amenazas: Acciones para abordar las oportunidades: • Colocación una bomba para achique de agua en caso de aparición durante las labores de excavación. • Solicitar las autorizaciones correspondientes para el uso del agua del freático para riego de zonas no asfaltadas. • Diseño de un plan de movilidad del personal para su activación en caso de alertas por contaminación atmosférica en la ciudad. • Diseño de un plan de movilidad específico por obra donde se incluyan las rutas en transporte público. • Traducción de las instrucciones de manejo de residuos a diferentes idiomas. • Subvención de parte de la tarjeta de transporte público. • Realizar las actividades que generen más ruido en las horas centrales del día o en zonas interiores de la obra para minimizar los ruidos a exterior. • Realizar entrevistas al personal de obra para conocer otras prácticas de gestión de residuos en obra. • Incluir en la evaluación de proveedores un criterio ambiental para la selección de subcontratistas o proveedores que utilicen maquinaria. Figura 6.8 (continuación). Planificación de acciones asociadas a aspectos ambientales significativos, requisitos legales y otros requisitos, y los riesgos y oportunidades (continúa) 96 Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015 Aspectos ambientales Elemento identificado Riesgos (amenazas) Riesgos (oportunidades) Consumo de madera para acabado de interiores. Agotamiento de un recurso natural escaso. Consumo de madera certificada, por ejemplo, FSC, lo que indica una mayor concienciación ambiental. Emisiones, vertidos, residuos asociados a un incendio en las instalaciones. Posibles sanciones por incumplimiento si la causa es responsabilidad de la empresa. No se detectan. Emisiones de gases de combustión del uso de vehículos. Contaminación del aire por uso inadecuado de vehículos o por incorrecto mantenimiento de la maquinaria. Costes de reparación de las consecuencias. Uso de vehículos eléctricos de empresa. Requisitos legales y otros requisitos Elemento identificado Licencia de obras. Riesgos (amenazas) Riesgos (oportunidades) Incumplimientos en los requisitos de la licencia y sanciones. No se han detectado. ➡ ➡ Acciones para abordar las amenazas: Acciones para abordar las oportunidades: • Ajustar las mediciones de madera necesaria antes de realizar los pedidos al proveedor. • En la especificación de compra de madera, solicitar su certificación. • Crear un plan de actuación ante emergencias, proporcionar la formación e información necesaria a los trabajadores propios y de las subcontratas, así como vigilar el cumplimiento de las medidas preventivas establecidas. • Establecer objetivos para el cambio de los vehículos de empresa actuales por vehículos eléctricos. • Crear un procedimiento para el control de las emisiones de maquinaria en obra y realizar el seguimiento oportuno. • Crear un procedimiento de identificación de requisitos legales y comprobar periódicamente su cumplimiento. Figura 6.8 (continuación). Planificación de acciones asociadas a aspectos ambientales significativos, requisitos legales y otros requisitos, y los riesgos y oportunidades 97 Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015 6.2 Objetivos ambientales y planificación para lograrlos El proceso de establecer objetivos en un sistema de gestión es esencial para conseguir la mejora de los resultados. En la edición de 2015 ha desaparecido el término “meta”, ampliamente difundido en las versiones anteriores de esta norma y en otros sistemas de gestión, aunque no el concepto en sí. La estructura de alto nivel lo ha suprimido para evitar problemas de traducibilidad del concepto en algunos idiomas, debido a la inexistencia de una palabra diferente a objetivo que pudiese ser utilizada. En español nunca se ha tenido ese problema, ya que se dispone de distintos sinónimos para explicar el concepto. La estructura de alto nivel ha suprimido el término, pero no lo ha prohibido, por lo que las organizaciones pueden seguir usándolo si es su deseo. 6.2.1 Objetivos ambientales La organización debe establecer objetivos ambientales para las funciones y niveles pertinentes, teniendo en cuenta los aspectos ambientales significativos de la organización y sus requisitos legales y otros requisitos asociados, y considerando sus riesgos y oportunidades. Los objetivos ambientales deben: a) ser coherentes con la política ambiental; b) ser medibles (si es factible); c) ser objeto de seguimiento; d) comunicarse; e) actualizarse, según corresponda. La organización debe conservar información documentada sobre los objetivos ambientales. Este punto indica que la organización debe establecer objetivos ambientales para cumplir con los resultados que pretende obtener de acuerdo con su política ambiental y con aquellos otros fines del negocio que sean de interés. El proceso de implantación y revisión de objetivos constituye en sí mismo la forma sistemática que la organización 98 Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015 utiliza para conseguir mejorar el sistema de gestión ambiental y el medio ambiente. Nada ha cambiado con respecto a versiones anteriores de la norma. La norma define objetivo ambiental como “resultado por lograr, establecido por la organización, coherente con su política ambiental” (véanse los apartados 3.2.5 y 3.2.6 de la Norma UNE-EN ISO 14001:2015). La expresión “coherentes con la política ambiental” significa que los objetivos ambientales estarán ampliamente alineados y armonizados con los compromisos adquiridos por la alta dirección en la política ambiental, incluido el compromiso de mejora continua. Se tendrá así que considerar que un resultado ya logrado en años anteriores no puede considerarse un objetivo de mejora. Por ejemplo, el objetivo de alcanzar un consumo de 10 litros de agua / kg de producto fabricado en un año determinado, cuando en el ejercicio anterior ya se está por debajo de dicho resultado, no es un objetivo de mejora. De igual manera, el mantenerse en este valor tampoco es coherente con el compromiso de mejora continua. En el apartado 5.2 de política ambiental se veía cómo la alta dirección definía unas intenciones coherentes con el contexto de la organización, así como sus impactos ambientales. En la tabla 6.10 se puede ver cómo cada organización ha desarrollado objetivos coherentes con los principios de la política ambiental. Para establecer los objetivos ambientales, generalmente de carácter anual (aunque pueden tener periodicidad mayor o menor, según las necesidades de la organización), se deben tener en cuenta al menos los aspectos ambientales significativos identificados y evaluados por la organización en su proceso de revisión, generalmente también anual, de los mismos (véase el apartado 6.1.2), aunque no es necesario establecer un objetivo ambiental para cada aspecto ambiental significativo. Tabla 6.10. Ejemplos de objetivos ambientales con origen en la política Sector Política Objetivo Construcción Minimización de la producción de los residuos generados. Reducir un 10% la generación de absorbentes contaminados. Hospitalario Gestión eficaz de residuos biosanitarios y citotóxicos. Reducir un 5% la producción de residuos peligrosos sanitarios. Hostelería Uso racional de recursos. Reducir en un 5% el consumo de agua (m3/huésped). 99 Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015 En la tabla 6.11 se pueden ver algunos ejemplos de objetivos con origen en los aspectos ambientales significativos, riesgos y oportunidades. Tabla 6.11. Ejemplos de objetivos Aspecto/oportunidad/amenaza Aspecto sobre el que se actúa Generación de residuos (aspecto significativo) Generación de tierras Mejora de la imagen de la organización (oportunidad) Emisión de gases de combustión Niveles de contaminación atmosférica elevados (amenaza) Emisiones atmosféricas Objetivo de mejora Reutilizar un 60% de las tierras de excavación extraídas. Reducir las emisiones de gases de combustión mediante el uso de vehículos eléctricos. Hay que destacar que cumplir con la legislación de aplicación no es un objetivo de mejora del sistema, conforme a lo especificado en este apartado, ya que este es un compromiso de la organización y, además, de obligado cumplimiento, con independencia de la aplicación del sistema de gestión ambiental. La organización puede, por ejemplo, establecer objetivos de mejora para adelantarse a la entrada en vigor de un nuevo requisito legal. Los objetivos ambientales que la organización establezca deben ser coherentes con la política ambiental, ser medibles (si es factible), ser objeto de seguimiento, comunicarse a las funciones organizativas relevantes de la organización relacionadas con el sistema de gestión ambiental y actualizarse, según corresponda. Se debe mantener información documentada al respecto. Por “medibles” se entiende que debe ser posible usar métodos cuantitativos o cualitativos con relación a una escala especificada para determinar si se han cumplido los objetivos ambientales. Al especificar si es factible, se reconoce que puede haber situaciones en las que no se puede medir un objetivo ambiental: un simple sí o no, o un alcanzado, pueden ser indicadores de su cumplimiento; sin embargo, es importante tener en cuenta que la organización deberá estar en posición de determinar si un objetivo ambiental se ha logrado o no. 100 Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015 6.2.2 Planificación de acciones para lograr los objetivos ambientales Al planificar cómo lograr sus objetivos ambientales, la organización debe determinar: a) qué se va a hacer; b) qué recursos se requerirán; c) quién será responsable; d) cuándo se finalizará; e) cómo se evaluarán los resultados, incluidos los indicadores de seguimiento de los avances para el logro de sus objetivos ambientales medibles (véase 9.1.1). La organización debe considerar cómo se pueden integrar las acciones para el logro de sus objetivos ambientales a los procesos de negocio de la organización. Al igual que en otros sistemas de gestión, la planificación de acciones se realiza a través del establecimiento de un programa. Tanto en las versiones anteriores de la norma como en la actual, y al igual que figura en la estructura de alto nivel, la planificación de los objetivos se tiene que realizar a través de la asignación de acciones, responsabilidades, la dotación de recursos (materiales, humanos o económicos), el establecimiento de plazos y prioridades y, por supuesto, mediante el liderazgo de la alta dirección. Sin la implicación de esta, los objetivos serán de difícil consecución o, si se consiguen, serán muy laboriosos de mantener, y el proceso será muy ineficiente y frustrante para el personal encargado de ejecutar las acciones para su logro. Véase, a modo de ejemplo, la figura 6.9. Uno de los conceptos novedosos que aparece en esta versión de la norma y que no aparecía en las versiones de 1996 y 2004 es la introducción de la utilización de indicadores para la demostración del seguimiento/cumplimiento de los objetivos ambientales marcados por la organización. En realidad, la utilización de indicadores cuantitativos ha estado presente en todas las organizaciones con un sistema de gestión ambiental implantado y certificado desde la primera versión de la norma en 1996. Para más información sobre la definición y aplicación de indicadores véase el capítulo 9. 101 Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015 Objetivo: reducir un 10% el consumo de combustible en el uso de vehículos Acciones Responsables Plazos Recursos Realizar un manual de buenas prácticas en la conducción Responsable de medio ambiente Primer trimestre 20 horas Curso de conducción eficiente para el personal Responsable de formación Segundo y tercer trimestre 2.000 euros Sustitución progresiva de vehículos de gasoil por híbridos Responsable de compras Se implantará en los próximos dos años Aumento del 5% del presupuesto para vehículos de empresa Seguimiento: Resultados 1.er trimestre: ............................................................................ Resultados 2.o trimestre: ............................................................................ Resultados 3.er trimestre: ............................................................................ Resultado global: Figura 6.9. Planificación de objetivos Nota: la figura 6.9 muestra esquemáticamente el tipo de información que debe mantenerse respecto a la planificación de objetivos. El soporte o soportes a utilizar para ello puede ser de cualquier tipo: programas integrados con otras normas de gestión, informes, actas de reunión, aplicaciones informáticas, cuadros de mando, etc. 102 Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015 7 Apoyo Hasta ahora se ha analizado el contexto en el que opera la organización y se han determinado las partes interesadas, así como sus necesidades y expectativas. La alta dirección ha asumido un compromiso y liderazgo con respecto al sistema de gestión ambiental, ha definido una política y asignado responsabilidades y se han planificado acciones para abordar los riesgos y oportunidades asociados a los aspectos e impactos ambientales de las actividades, productos y servicios, los requisitos legales y otros requisitos de aplicación. En este capítulo, la norma proporciona una serie de herramientas de soporte a las actividades del sistema de gestión ambiental: recursos, competencia y toma de conciencia, comunicación e información documentada. En la figura 7.1 se puede ver cómo ya se encontraban incluidas en la versión anterior de la norma aunque en esta se enfatizan, amplían o aclaran algunos requisitos que se verán con mayor detalle más adelante. UNE-EN ISO 14001:2015 UNE-EN ISO 14001:2004 7.1. Recursos 4.4.1. Recursos, funciones, responsabilidad y autoridad 7.2. Competencia 7.3. Toma de conciencia 4.4.2. Competencia, formación y toma de conciencia 7.4. Comunicación 7.4.1. Generalidades 7.4.2. Comunicación interna 7.4.3. Comunicación externa 4.4.3. Comunicación 7.5. Información documentada 7.5.1. Generalidades 7.5.2. Creación y actualización 7.5.3. Control de la información documentada 4.4.4. Documentación 4.4.5. Control de documentos 4.5.4. Control de los registros Figura 7.1. Comparación de actividades de apoyo en las versiones de la norma del 2015 y del 2004 103 Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015 7.1 Recursos La organización debe determinar y proporcionar los recursos necesarios para el establecimiento, implementación, mantenimiento y mejora continua del sistema de gestión ambiental. Una de las responsabilidades de la alta dirección (véase el capítulo 5) es asegurar la disponibilidad de los recursos que se necesitan para implantar, mantener y mejorar la eficacia del sistema de gestión ambiental, con el fin último de mejorar el comportamiento ambiental de la organización. Para ello se deberá realizar una identificación de los recursos requeridos por el sistema, para disponer de ellos internamente, o para recurrir a proveedores, a contratistas externos o a la contratación externa de algún proceso o actividad. Algunos ejemplos de recursos son: • Recursos humanos (técnicos ambientales, gestores de residuos, auditores internos…). • Conocimiento (tecnologías ambientales innovadoras…). • Infraestructura (equipos de control de la contaminación, equipos de seguimiento y medición como, por ejemplo, medidores de ruido, instalaciones para el almacenamiento de sustancias peligrosas, medios de protección contra incendios, hardware, software y programas informáticos…). • Recursos naturales (energía, agua, materias primas…). • Tecnología (tecnologías avanzadas para el tratamiento de aguas residuales, de emisiones atmosféricas, de residuos…). • Recursos financieros. • Procesos contratados externamente (pintado de piezas, ensamblaje de componentes, diseño, gestión de residuos, laboratorios externos para medición de contaminantes en el agua o ruidos…). 104 Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015 7.2 Competencia La organización debe: a) determinar la competencia necesaria de las personas que realizan trabajos bajo su control, que afecte a su desempeño ambiental y su capacidad para cumplir sus requisitos legales y otros requisitos; b) asegurarse de que estas personas sean competentes, con base en su educación, formación o experiencia apropiadas; c) determinar las necesidades de formación asociadas con sus aspectos ambientales y su sistema de gestión ambiental; d) cuando sea aplicable, tomar acciones para adquirir la competencia necesaria y evaluar la eficacia de las acciones tomadas. NOTA Las acciones aplicables pueden incluir, por ejemplo, la formación, la tutoría o la reasignación de las personas empleadas actualmente, o la contratación o subcontratación de personas competentes. La organización debe conservar información documentada apropiada, como evidencia de la competencia. En el apartado 3.3.1 de la norma se define competencia como la “capacidad para aplicar conocimientos y habilidades con el fin de lograr los resultados previstos”: la mejora continua del desempeño ambiental, el cumplimiento de los requisitos legales y otros requisitos y el logro de los objetivos. Por tanto, la organización debe determinar los conocimientos y habilidades necesarias relacionadas con el sistema de gestión ambiental. Hay que tener en cuenta que el conocimiento requerido para un puesto de trabajo puede ir desde ningún conocimiento, pasando por unos conocimientos específicos en una materia (como puede ser conocimientos de la Norma ISO 14001 para un auditor interno), hasta estudios de grado medio o superior. En cuanto a las habilidades, generalmente se opta por requerir, si procede, experiencia para un puesto concreto con el objeto de garantizar que se han adquirido las habilidades adecuadas para su desarrollo. En otras ocasiones, a través de formación se adquieren las habilidades requeridas. Cada organización determinará la competencia necesaria, aunque para determinados puestos o trabajos puede ser imprescindible una acreditación de competencia específica. Es el caso, por ejemplo, de puestos que requieran la manipulación de gases fluorados o la aplicación de determinados productos fitosanitarios. 105 Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015 ¿Para qué puestos hay que definir la competencia? Para cada puesto que afecte al desempeño ambiental de la organización o al cumplimiento legal se definirán requisitos de competencia necesarios para desempeñar correctamente el trabajo asignado, incluyendo la educación (estudios), la formación, las habilidades prácticas y la experiencia requeridas. Los requisitos deben ser cumplidos tanto por el personal propio como por aquellas personas que trabajan bajo el control de la organización, incluidas las contratadas y las subcontratadas, siendo prioritario en el caso de las que realizan trabajos que pueden causar impactos significativos en el medio ambiente o aquellas con responsabilidades relevantes en el sistema. Por tanto, se definirán requisitos de competencia para: • Personal propio de la organización: el apartado 5.3 requiere que la alta dirección defina una serie de roles y responsabilidades con respecto al sistema de gestión ambiental, y ahora se tendrán que definir esos conocimientos y habilidades requeridas para esos puestos. • Personal que trabaja bajo el control de la organización: es decir, aquellas personas que están realizando actividades que tienen relación o pueden afectar a los aspectos ambientales identificados por la organización, pero que no pertenecen a ella (contratistas o subcontratas). Por ejemplo: una empresa constructora que realiza obras civiles donde la actividad de movimiento de tierras está subcontratada. El personal que maneje las máquinas estará relacionado con los aspectos de emisiones de gases de combustión, consumo de combustible, generación de tierras de excavación, etc. En una empresa de mensajería que subcontrata determinados envíos, el personal que está bajo su control estará relacionado con los aspectos de emisiones de gases de combustión, consumo de combustible, generación de residuos por rotura de material durante los envíos, etc. Pueden ser muchas las opciones para documentar estos requisitos de competencia, como, por ejemplo, perfiles de puesto basados en el organigrama funcional de la organización o manuales de funciones y responsabilidades. En la figura 7.2 se presenta un ejemplo de descripción de competencia necesaria para el puesto de responsable de almacén de una empresa de mantenimiento de instalaciones eléctricas. 106 Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015 Puesto Formación Responsable de almacén Estudios básicos (secundaria). Curso de gestión de residuos (mínimo 4 horas). Curso de buenas prácticas en el uso de materiales y energía. Experiencia 1 año de experiencia como jefe de almacén o 3 años como operario de almacén. Figura 7.2. Ficha de perfil de puesto Algunos ejemplos de funciones para los que se deberían definir requisitos de competencia son: • Personas que identifican y evalúan los aspectos ambientales y los requisitos legales y otros requisitos. • Personal que realiza el mantenimiento de las instalaciones y de los equipos de control de la contaminación. • Operadores de depuradoras de vertidos. • Personal que realiza analíticas de vertido. • Gestores internos de residuos peligrosos. • Personal del equipo de primera intervención en caso de accidente ambiental. • Auditores internos. • Responsable de la gestión ambiental. Generalmente, en los perfiles o fichas de puestos se suelen incluir también las funciones y responsabilidades principales asignadas. En la figura 7.3 se muestra esquemáticamente el tipo de información que suele contener un perfil de puesto y que recoge tanto funciones y responsabilidades como requisitos de competencia profesional para desempeñarlo. El soporte o soportes a utilizar para determinar la competencia de los puestos con funciones en el sistema de gestión puede ser de cualquier tipo: informes o manuales de funciones, actas de reunión, aplicaciones informáticas, etc. 107 Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015 FICHA DEL PUESTO Puesto: RESPONSABLE DEL SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL N.º Reporta a: DIRECCIÓN GENERAL Capacitación para el puesto: • Formación: Licenciatura superior o similar. Máster o curso postgrado en Medio Ambiente (mínimo 150 horas). • Experiencia: 3 años en puesto similar. • Habilidades: Trabajo en equipo. Comunicación. Liderazgo. Funciones: • Las indicadas en el Manual de medio ambiente. • Tratamiento estadístico de datos de otros departamentos. • Evaluación de aspectos ambientales e implantación del control operacional. • Identificación, evaluación y comunicación de requisitos legales y otros requisitos. • Detección de no conformidades, establecimiento de acciones correctivas y seguimiento de las mismas. • Establecimiento y seguimiento de indicadores ambientales. • Concienciación del personal en materia de medio ambiente. • Comunicación interna y externa de información ambiental de su competencia. • Informar y comunicar a dirección sobre el desempeño del sistema. • Colaborar con la dirección en el análisis de contexto de la organización, determinación de riesgos y oportunidades y establecimiento de objetivos. • Establecer y mantener el sistema de gestión documental. Responsabilidades: • Supervisión del sistema de gestión ambiental. • Supervisión del proceso de gestión de residuos. • Responsable de la coherencia y fiabilidad de la información ambiental comunicada. Figura 7.3. Ejemplo de ficha de perfil de puesto 108 Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015 ¿Cómo se pueden identificar las necesidades de formación? Se trata de un proceso secuencial que consiste en: • Asignación de roles y responsabilidades por parte de la alta dirección con respecto al sistema de gestión ambiental. • Definición de la competencia necesaria para poder asumir y desarrollar de manera eficiente estas responsabilidades. • Determinación de las necesidades de formación que pueden surgir. Pueden existir varias maneras para ello, por ejemplo: – Comprobando si las personas que van a asumir esos roles y responsabilidades disponen de la competencia necesaria definida. – Revisando periódicamente la cualificación del personal, teniendo en cuenta las demandas actuales y futuras de la organización, para determinar si son adecuadas y, en el caso de que no lo fueran, identificar las necesidades formativas relacionadas con el sistema de gestión y con los aspectos ambientales. – Durante las reuniones de revisión por la dirección, donde se identifiquen necesidades de formación para el personal de la organización. – Como una acción resultante del proceso de auditorías internas y externas. – Mediante acciones para abordar los riesgos y oportunidades. – Mediante la detección de no conformidades. Muchas organizaciones incluyen las acciones formativas en un plan de formación en el que figuran los cursos impartidos internos y externos, con las fechas de realización y asistentes, sobre el que se realiza un seguimiento para verificar que los cursos se han realizado y que las necesidades de formación detectadas han sido satisfechas. Otras organizaciones las gestionan a través de fichas de acciones formativas o mediante fichas de personal. Algunos ejemplos de acciones formativas son: • Charlas sobre buenas prácticas ambientales. • Cursos sobre los requisitos del modelo de gestión recogido en la Norma UNEEN ISO 14001:2015. • Realización de auditorías internas bajo la supervisión de un auditor cualificado. • Acciones formativas sobre el sistema de gestión ambiental de la organización. • Formación y sensibilización relacionadas con la correcta gestión de residuos. 109 Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015 • Cursos de legislación ambiental. • Realización de la identificación y evaluación de aspectos ambientales, bajo la supervisión de un responsable cualificado. • Cursos de técnicas de auditoría. • Participación en simulacros de emergencia ambiental. • Cursos sobre manejo de extintores y BIES (bocas de incendio equipadas). Cabe mencionar la importancia de impartir una formación ambiental general que incluya contenidos básicos sobre el medio ambiente, buenas prácticas ambientales y sobre el sistema de gestión ambiental de la organización, con el objetivo de que todas las personas afectadas los conozcan y colaboren en la implantación, el mantenimiento y la mejora del sistema. Finalmente, se recomienda definir e impartir formación específica dirigida al personal eventual subcontratado que va a realizar trabajos bajo el control de la organización; dicha formación irá destinada a clarificar el modo en el que deben realizar las tareas asignadas, de manera que no se produzcan impactos en el medio ambiente. Para estos casos, las organizaciones optan por la impartición de charlas informativas sobre la gestión de los aspectos ambientales o el funcionamiento de la instalación u organización, entrega de folletos, manuales de buenas prácticas u otra documentación, reuniones informativas antes del inicio de la actividad subcontratada o del acceso a las instalaciones. Evaluación de la eficacia de las acciones formativas La norma define en el apartado 3.4.6 eficacia como el “grado en el que se realizan las actividades planificadas y se logran los resultados planificados”. Por tanto, cuando se evalúe la eficacia de las acciones formativas se debería responder a dos preguntas: ¿se han llevado a cabo las acciones formativas planificadas?, y ¿han servido para cumplir el objetivo previsto? Si el objetivo era adquirir una competencia necesaria especificada en un perfil de puesto, la acción formativa se podrá evaluar como eficaz si se ha adquirido dicha competencia. Si, a pesar de haber realizado un curso o desempeñado las tareas bajo la supervisión de un tutor, no se ha logrado alcanzar el nivel de conocimiento requerido, se deben emprender otras acciones hasta lograr la competencia necesaria. Para evaluar la eficacia se pueden utilizar métodos cuantitativos o cualitativos. A continuación se indican algunos métodos que, a modo de ejemplo, se podrían utilizar: • Pruebas de evaluación, como un examen donde se requiera una nota mínima para considerar la prueba satisfactoria y, por tanto, eficaz la formación. 110 Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015 • La obtención de un título necesario para ejercer un rol determinado. Ejemplo: carné específico para transportar mercancías peligrosas. • La evaluación por un responsable superior o persona con la competencia necesaria en la materia mediante la observación de los conocimientos y aptitudes adquiridos por la persona formada. La utilización de un método u otro dependerá del tipo de acción formativa y del objetivo perseguido con su impartición. Las organizaciones deben dejar evidencia del resultado de la evaluación, que puede ser a través de la obtención de un título, si se ha superado una prueba de evaluación, o mediante el registro del resultado de la evaluación en el plan de formación, una ficha de personal o ficha de acción formativa, en la revisión por la dirección, a través de un informe específico de evaluación de acciones formativas o mediante la utilización de cualquier otro documento. Por último, hay que hacer mención a un error frecuente, que es considerar como eficaz una acción formativa mediante la obtención de un certificado de asistencia a dicha formación, ya que esto no implica necesariamente su aprovechamiento y, por tanto, no es válido para evaluar la eficacia de la acción formativa. Se debe conservar información documentada que evidencie la competencia de las personas, como, por ejemplo, aquella que justifica su cualificación, la formación recibida para solventar las necesidades formativas y su nivel de eficacia para adquirir la competencia necesaria. 7.3 Toma de conciencia La organización debe asegurarse de que las personas que realicen el trabajo bajo el control de la organización tomen conciencia de: a) la política ambiental; b) los aspectos ambientales significativos y los impactos ambientales reales o potenciales relacionados, asociados con su trabajo; c) su contribución a la eficacia del sistema de gestión ambiental, incluidos los beneficios de una mejora del desempeño ambiental; d) las implicaciones de no satisfacer los requisitos del sistema de gestión ambiental, incluido el incumplimiento de los requisitos legales y otros requisitos de la organización. La organización debe fomentar la concienciación, motivación e implicación tanto del personal propio como de aquellas personas que trabajan bajo el control de la 111 Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015 organización, incluidas las contratadas y las subcontratadas, en relación con su comportamiento ambiental. Es prioritario que las personas que desarrollan trabajos que pueden causar impactos significativos en el medio ambiente o aquellas con responsabilidades relevantes en el sistema conozcan los aspectos ambientales significativos asociados a su trabajo y los daños que estos causan, así como el modo en el que contribuyen a la mejora del comportamiento ambiental de la organización. Deben ser conscientes de la importancia de cumplir con los compromisos recogidos en la política ambiental y de cómo su trabajo contribuye a la eficacia del sistema, a la consecución de los objetivos y al cumplimiento de los requisitos legales y otros requisitos, así como de que su comportamiento puede tener consecuencias negativas en los resultados y en el comportamiento ambiental de la organización. Algunos ejemplos de acciones dirigidas a la toma de conciencia son: • Reuniones de formación y sensibilización. • Comunicaciones internas sobre aspectos ambientales significativos e impactos asociados y cómo se están gestionando. • Comunicaciones internas sobre la evolución del desempeño ambiental, así como del grado de consecución de los objetivos. • Publicación de información sobre el grado de cumplimiento de objetivos, resultados de la evolución de los indicadores de desempeño ambiental y resultado de la evaluación del cumplimiento legal. 112 Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015 En esta versión de la norma, a diferencia de las anteriores, se le dedica un capítulo independiente a la toma de conciencia. Se pretende así dar más protagonismo a estos temas y reforzar el enfoque proactivo que se ha comentado en los apartados introductorios, así como contribuir a la implementación del concepto de desarrollo sostenible. En este sentido, se pueden emprender otro tipo de acciones encaminadas a fomentar la concienciación a través de la participación activa del personal propio en el sistema de gestión ambiental. Para ello, se pueden poner en marcha concursos de ideas relacionados con mejoras ambientales en la organización, participar en el establecimiento de objetivos ambientales o mejoras en las prácticas ambientales e instalaciones. 7.4 Comunicación 7.4.1 Generalidades La organización debe establecer, implementar y mantener los procesos necesarios para las comunicaciones internas y externas pertinentes al sistema de gestión ambiental, que incluyan: a) qué comunicar; b) cuándo comunicar; c) a quién comunicar; d) cómo comunicar. Cuando establece sus procesos de comunicación, la organización debe: – tener en cuenta sus requisitos legales y otros requisitos; – asegurarse de que la información ambiental comunicada sea coherente con la información generada dentro del sistema de gestión ambiental, y que sea fiable. La organización debe responder a las comunicaciones pertinentes sobre su sistema de gestión ambiental. La organización debe conservar información documentada como evidencia de sus comunicaciones, según corresponda. La organización debe definir, implantar y mantener los procesos necesarios para gestionar las comunicaciones internas y externas relevantes para el sistema de gestión ambiental, lo que implica determinar los contenidos, la periodicidad, las partes 113 Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015 interesadas a quienes van dirigidas, los canales o medios de comunicación y las personas responsables de la gestión. Cuando se diseñan los procesos de comunicación, debe tenerse en cuenta si existen requisitos legales de aplicación que obliguen a la organización a reportar información a alguna Administración pública o ente regulador, y las necesidades y expectativas de las partes interesadas relacionadas con la comunicación de información ambiental (véase el apartado 4.2). La tabla 7.1 muestra un ejemplo simplificado del resultado de la identificación. Tabla 7.1. Ejemplo de identificación de comunicaciones dirigidas a distintas partes interesadas Partes interesadas Personal de la organización. Comunicaciones • Informes periódicos sobre el grado de cumplimiento de objetivos, evolución de los indicadores de desempeño ambiental y resultado de la evaluación del cumplimiento legal. Proveedores/contratistas. • Información sobre requisitos ambientales de aplicación. • Información relevante sobre los impactos potenciales asociados al transporte, la entrega, el uso, el tratamiento y la disposición final de productos o servicios, que les sea de aplicación. Inversores/accionistas. • Memoria anual de resultados, incluyendo un apartado relativo al comportamiento ambiental de la organización. Clientes y usuarios. • Información periódica sobre el comportamiento ambiental de la organización (página web). • Información relevante sobre los impactos potenciales asociados al transporte, la entrega, el uso, el tratamiento y la disposición final de productos o servicios, que les sea de aplicación. Administraciones Públicas y entes reguladores. • Informes trimestrales y anuales con los resultados del plan de vigilancia incluido en la Autorización Ambiental Integrada. • Información requerida por la Administración relacionada con la adhesión a acuerdos voluntarios propuestos a la organización. (continúa) 114 Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015 Partes interesadas Comunicaciones Vecinos. • Jornada de puertas abiertas. • Información periódica sobre el comportamiento ambiental de la organización (página web). ONG/grupos de presión. • Información periódica sobre el comportamiento ambiental de la organización (página web). Así mismo, deben considerarse las comunicaciones mínimas requeridas por el modelo de sistema de gestión ambiental descritas en distintos capítulos de la Norma UNEEN ISO 14001: • La alta dirección debe comunicar la importancia de una gestión ambiental eficaz y conforme con los requisitos del sistema de gestión ambiental (véase el apartado 5.1). • La alta dirección debe asegurarse de que se comuniquen dentro de la organización la política ambiental (véase el apartado 5.2), y las responsabilidades y autoridades para los roles pertinentes (véase el apartado 5.3). • La organización debe comunicar: – Entre los diferentes niveles y funciones de la organización, sus aspectos ambientales significativos (véase el apartado 6.1.2) y sus objetivos ambientales (véase el apartado 6.2.1), según corresponda. – A los proveedores externos, incluidos los contratistas, sus requisitos ambientales pertinentes (véase el apartado 8.1). – Externa e internamente, la información pertinente a su desempeño ambiental, según esté identificado en sus procesos de comunicación y como se exija en sus requisitos legales y otros requisitos (véase el apartado 9.1). • La organización debe considerar la necesidad de suministrar información acerca de los impactos ambientales potenciales significativos asociados con el transporte o la entrega, el uso, el tratamiento al fin de la vida útil y la disposición final de sus productos o servicios (véase el apartado 8.1). • La organización debe asegurarse de que los resultados de las auditorías se informen a la dirección pertinente (véase el apartado 9.2.2). Una vez establecidos los procesos de comunicación, es esencial asegurar la exactitud, veracidad y fiabilidad de la información que se comunica, y que esta sea la apropiada, no excluyendo información relevante para las partes interesadas. Para ello, la 115 Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015 organización debe asegurarse de que la información suministrada es correcta y se encuentra actualizada. Es importante señalar que la organización está obligada a responder a las comunicaciones relevantes sobre su sistema de gestión ambiental, entre las que se incluyen las peticiones de información y las quejas o las denuncias procedentes de las partes interesadas. La organización debe conservar información documentada como evidencia de sus comunicaciones. 7.4.2 Comunicación interna La organización debe: a) comunicar internamente la información pertinente del sistema de gestión ambiental entre los diversos niveles y funciones de la organización, incluidos los cambios en el sistema de gestión ambiental, según corresponda; b) asegurarse de que sus procesos de comunicación permitan que las personas que realicen trabajos bajo el control de la organización contribuyan a la mejora continua. La comunicación interna puede realizarse en varias direcciones: • Comunicación descendente: desde los niveles organizativos más altos al resto de niveles de la organización. Algunos ejemplos son: reuniones con la dirección, publicaciones internas en la intranet, tablones informativos, boletines, reuniones de formación y sensibilización, etc. • Comunicación ascendente: desde cualquier nivel de la organización hasta la alta dirección. Algunos ejemplos son: dirección electrónica para el envío de sugerencias, reuniones de formación y sensibilización, etc. • Comunicación horizontal: entre las diferentes áreas. Por ejemplo: reuniones de grupos de mejora, etc. Estos canales sirven para transmitir la información necesaria entre los diversos niveles y funciones de la organización, como la política y los objetivos ambientales, los aspectos ambientales significativos, los resultados de desempeño ambiental de la organización y los posibles cambios en el sistema de gestión ambiental. También deben permitir, tanto al personal propio como a aquellas personas que trabajan bajo el control de la organización, incluidas las contratadas y las subcontratadas, 116 Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015 contribuir a la mejora continua del comportamiento ambiental de la organización, mediante la presentación de propuestas para mejorar la eficacia del sistema de gestión ambiental. Como se ha comentado en capítulos anteriores, para la comunicación con proveedores, contratas y subcontratas suelen utilizarse otros métodos, como por ejemplo: • Guías o manuales de buenas prácticas. • Especificaciones de compra o cláusulas ambientales en los contratos o pliegos de contratación. • Reuniones informativas. 7.4.3 Comunicación externa La organización debe comunicar externamente información pertinente al sistema de gestión ambiental, según se establezca en los procesos de comunicación de la organización y según lo requieran sus requisitos legales y otros requisitos. La organización debe comunicar información pertinente al sistema de gestión ambiental, según lo establecido en los procesos de comunicación, teniendo en cuenta los requisitos legales y otros requisitos de aplicación, como los procedentes de necesidades y expectativas de las partes interesadas y aquellos requeridos por la Norma UNE-EN ISO 14001:2015, tal y como se ha mencionado anteriormente. Se produce aquí un cambio importante en esta versión de la norma respecto a las anteriores, ya que comunicar información externamente se convierte en un requisito. Las organizaciones se deben plantear qué información comunicar. Como se ha comentado con anterioridad, hay que tener en cuenta los requisitos legales de aplicación, ya que pueden existir comunicaciones con administraciones públicas que se deban realizar con carácter obligatorio como, por ejemplo, información sobre generación de envases y residuos de envases, gestión de residuos, resultados de analíticas de contaminantes de agua o información sobre emisiones, disposición final de residuo una vez utilizado el producto, incidentes que impliquen vertidos al dominio público hidráulico, y otros. Si no existen obligaciones legales en cuanto a temas de comunicación, la organización deberá considerar qué información comunicar relacionada con el desempeño ambiental de la organización. Parece lógico pensar que la decisión dependerá del tipo de empresa, de su actividad e incidencia ambiental, e incluso de las necesidades y expectativas de sus partes interesadas, así como de las acciones que puedan definirse para abordar riesgos y oportunidades. Por ejemplo, a una empresa del sector eléctrico 117 Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015 puede interesarle comunicar información sobre las emisiones de CO 2 asociadas al consumo de energía de los usuarios; a una empresa de mensajería, información sobre el consumo de combustible durante los desplazamientos; a una empresa del sector industrial, información sobre las emisiones atmosféricas o, a una empresa del sector de la construcción, información sobre los residuos generados. La Norma UNE-EN ISO 14063 Gestión ambiental. Comunicación ambiental. Directrices y ejemplos proporciona directrices para realizar una comunicación ambiental planificada y propone distintas herramientas para ayudar a la organización a definir una estrategia de comunicación. En la figura 7.4 se puede mostrar el flujo e interrelaciones de la comunicación ambiental: ORGANIZACIÓN Otros principios, políticas y estrategias Política ambiental Política de comunicación ambiental (capítulo 4) Partes interesadas Establecer objetivos Considerar asuntos relacionados con los recursos Identificar a la partes interesadas Actividades de comunicación ambiental (capítulo 6) Planificar • Análisis de situación. • Fijar metas. Grupos objetivo • Identificar al grupo objetivo. • Definir alcance gráfico. • Identificar información. Seleccionar enfoques y herramientas Llevar a cabo • Definir responsabilidades y la participación activa. • Recopilar y evaluar datos. Evaluar • Realizar actividades de comunicación ambiental. • Seguimiento de los elementos de entrada de las partes interesadas. • Registrar y responder a la retroalimentación. • Planificar actividades para la comunicación ambiental ante crisis y emergencias. Principios de comunicación ambiental (capítulo 3) Estrategia de comunicación ambiental (capítulo 5) Llevar a cabo la revisión por la dirección y la planificación de las revisiones Nota 1: Los títulos en negrita y numerados se refieren a los capítulos de esta norma internacional. Nota 2: Las flechas punteadas indican la relación del sistema de comunicación ambiental con otros elementos de la organización; y las flechas continuas indican la interrelación dentro del sistema de comunicación ambiental. Nota 3: El sombreado indica el alcance del sistema de comunicación ambiental; el sombreado más oscuro indica la superposición del sistema de comunicación ambiental con la organización. Fuente: Norma UNE-EN ISO 14063:2010. Figura 7.4. Flujograma de la comunicación ambiental 118 Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015 En esta norma se describen algunas técnicas, así como sus fortalezas y debilidades para una comunicación escrita, por ejemplo, sitios web, informes ambientales o informes de sostenibilidad, folletos y boletines, etiquetas o declaraciones de información del producto o servicio, artículos en los medios, entrevistas, encuestas, etc. 7.5 Información documentada 7.5.1 Generalidades El sistema de gestión ambiental de la organización debe incluir: a) la información documentada requerida por esta Norma Internacional; b) la información documentada que la organización determina como necesaria para la eficacia del sistema de gestión ambiental. NOTA La extensión de la información documentada para un sistema de gestión ambiental puede variar de una organización a otra, debido a: – el tamaño de la organización y su tipo de actividades, procesos, productos y servicios; – la necesidad de demostrar el cumplimiento de sus requisitos legales y otros requisitos; – la complejidad de los procesos y sus interacciones, y – la competencia de las personas que realizan trabajos bajo el control de la organización. La organización debe desarrollar y mantener la información documentada requerida por la norma y aquella que considere necesaria para asegurar la eficacia del sistema de gestión ambiental y para aportar evidencias de su desempeño, teniendo total libertad para determinar su extensión, formato y medios de soporte. Cabe indicar que información documentada incluye los términos documentación, documentos y registros, si bien para diferenciar la intención del término genérico información documentada en la norma aparecen las frases: • “Mantener información documentada” para aludir a documentación distinta de los registros, es decir, a los documentos del sistema donde se describe cómo llevar a cabo la actividad. • “Conservar información documentada como evidencia de…” para referirse a los registros, como evidencia objetiva de que se ha llevado a cabo la actividad conforme a lo descrito en los documentos. Se relaciona a continuación la información documentada mínima (documentos) requerida por el modelo de sistema de gestión ambiental que la organización debe mantener, según se cita en distintos capítulos de la norma: • El alcance del sistema de gestión ambiental (véase el apartado 4.3). 119 Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015 • La política ambiental (véase el apartado 5.2). • Los riesgos y oportunidades que es necesario abordar (véase el apartado 6.1.1). • Los procesos necesarios especificados desde el apartado 6.1.1 al apartado 6.1.4, en la medida necesaria para tener confianza de que se llevan a cabo de la manera planificada (véase el apartado 6.1.1). • Sus aspectos ambientales e impactos ambientales asociados, sus aspectos ambientales significativos y los criterios usados para determinarlos (véase el apartado 6.1.2). • Sus requisitos legales y otros requisitos (véase el apartado 6.1.3). • La información documentada que la organización determina como necesaria para la eficacia del sistema de gestión ambiental (véase el apartado 7.5.1). • La información necesaria para tener la confianza en que los procesos se han llevado a cabo según lo planificado en el control operacional (véase el apartado 8.1). • La información necesaria para tener confianza en que los procesos se llevan a cabo de la manera planificada en la preparación y respuesta ante emergencias (véase el apartado 8.2). Se relaciona a continuación la información documentada mínima (registros) requerida por el modelo de sistema de gestión ambiental que la organización debe conservar, según se cita en distintos capítulos de la norma: • Información sobre los objetivos ambientales (véase el apartado 6.2.1). • Información apropiada, como evidencia de la competencia (véase el apartado 7.2). • Información como evidencia de sus comunicaciones, según corresponda (véase el apartado 7.4.1). • Información apropiada, como evidencia de los resultados del seguimiento, la medición, el análisis y la evaluación (véase el apartado 9.1.1). • Información como evidencia de los resultados de la evaluación del cumplimiento (véase el apartado 9.1.2). • Información como evidencia de la implementación del programa de auditoría y de los resultados de esta (véase el apartado 9.2.2). • Información como evidencia de los resultados de las revisiones por la dirección (véase el apartado 9.3). 120 Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015 • Información como evidencia de la naturaleza de las no conformidades, de cualquier acción tomada posteriormente y de los resultados de cualquier acción correctiva (véase el apartado 10.2). La información documentada puede estar en cualquier formato y medio, puede provenir de cualquier fuente y hacer referencia al sistema de gestión ambiental (incluidos los procesos relacionados), a la información generada para que la organización opere (documentación) y a las evidencias de los resultados alcanzados (registros). En la norma no se establece que la organización deba disponer de un manual de gestión o de un mínimo de procedimientos documentados para desarrollar las actividades de gestión ambiental, si bien, en la medida en que lo estime necesario, puede documentar los procesos y las formas de actuar, pudiendo utilizar cualquier soporte. En la norma se define proceso como un “conjunto de actividades interrelacionadas o que interactúan, que transforman entradas en salidas” (véase el apartado 3.3.5), si bien en la nota 1 se especifica que un proceso puede estar documentado o no. Por tanto, algunos ejemplos de soportes de información documentada que describen procesos o proporcionan evidencia de resultados o actividades realizadas son: • Impreso (manuales, guías, procedimientos, instrucciones, etc.). • Medios audiovisuales (fotografía, vídeo, CD, DVD, etc.). • Soporte informático o electrónico (programas, aplicaciones informáticas, archivos de texto, bases de datos, hojas de cálculo, imágenes, etc.). Es importante tener en cuenta que la extensión de la información documentada puede diferir de una organización a otra dependiendo de factores como el tamaño de la organización, el número de emplazamientos a los que afecta el sistema, la naturaleza de sus actividades, productos y servicios, la formación y la concienciación de las personas. 7.5.2 Creación y actualización Al crear y actualizar la información documentada, la organización debe asegurarse de que lo siguiente sea apropiado: a) la identificación y descripción (por ejemplo, título, fecha, autor o número de referencia); 121 Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015 b) el formato (por ejemplo, idioma, versión del software, gráficos) y los medios de soporte (por ejemplo, papel, electrónico); c) la revisión y aprobación con respecto a la conveniencia y adecuación. Como se ha comentado anteriormente, la información documentada puede hacer referencia a tres tipos: • El sistema de gestión ambiental, incluidos los procesos relacionados: de manera frecuente, se suele encontrar una descripción de estos elementos en el manual, donde se explica qué hace la organización para cumplir con la norma (o normas, en el caso de que esté integrado con otros sistemas de gestión), incluye referencias al resto de documentos que forman el sistema de gestión y, normalmente, sigue el orden de la norma de referencia, indicando qué se hace para dar respuesta a cada requisito, sin entrar en detalles. El manual sirve en ocasiones como un modo de presentación de la empresa, por lo que se suele redactar utilizando un lenguaje sencillo e incluso incorporando croquis o fotos. Manual Procedimientos Registros • La información generada por la organización para que opere (documentación): en esta ocasión se suelen utilizar procedimientos para describir los procesos. Un procedimiento, con independencia del tipo de formato seleccionado, debe dar respuesta a: qué se hace, quién lo hace, cómo se hace (incluyendo criterios de aceptación), cuándo se hace y qué registros se generan. El nivel de detalle del procedimiento debe ser adecuado a la actividad descrita y a la cualificación de las personas que deben conocerlo y aplicarlo. • La evidencia de los resultados alcanzados (registros): como se ha comentado anteriormente, los registros proporcionan evidencia de las actividades desarrolladas o presentan resultados obtenidos. En la tabla 7.2 se pueden ver 122 Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015 las características y diferencias entre un documento que define el sistema de gestión y un registro. Tabla 7.2. Diferencias entre documento y registro DOCUMENTO REGISTRO Contiene información necesaria de cómo llevar a cabo la actividad (procedimientos o datos). Cambian con el tiempo (requieren edición). Recogen el resultado de una actividad. vs. No cambian con el tiempo (requieren identificación y fecha). Se archivan todos (por un periodo determinado). Se archiva un único ejemplar (normalmente original). Es importante no confundir los registros con los formatos. Estos últimos son un tipo de documento que aparece habitualmente como anexo en otros documentos, contiene los campos a cumplimentar al realizar la actividad y, una vez cumplimentados, pasan a ser registros. Se muestra un ejemplo en la figura 7.5. Formato vs. Registro Figura 7.5 Diferencia entre formato y registro 7.5.3 Control de la información documentada La información documentada requerida por el sistema de gestión ambiental y por esta Norma Internacional se debe controlar para asegurarse de que: a) esté disponible y sea idónea para su uso, dónde y cuándo se necesite; b) esté protegida adecuadamente (por ejemplo, contra pérdida de confidencialidad, uso inadecuado, o pérdida de integridad). 123 Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015 Para el control de la información documentada, la organización debe abordar las siguientes actividades, según corresponda: – distribución, acceso, recuperación y uso; – almacenamiento y preservación, incluida la preservación de la legibilidad; – control de cambios (por ejemplo, control de versión); – conservación y disposición. La información documentada de origen externo, que la organización determina como necesaria para la planificación y operación del sistema de gestión ambiental, se debe determinar, según sea apropiado, y controlar. NOTA El acceso puede implicar una decisión en relación al permiso, solamente para consultar la información documentada, o al permiso y a la autoridad para consultar y modificar la información documentada. Dentro de las disposiciones a tener en cuenta para controlar la información documentada se encuentra el modo en que esta se elabora, revisa y actualiza, indicando el estado de revisión e identificando qué cambios se han producido entre la versión anterior y la nueva. También es importante el control de la información documentada de origen externo, siendo conveniente definir las responsabilidades de archivo, de permisos y autorizaciones de carácter ambiental dada la relevancia de estos documentos; o de informes externos como, por ejemplo, analíticas de vertidos, mediciones de emisiones atmosféricas, mediciones de ruido externo, manuales de funcionamiento o mantenimiento de maquinaria, fichas técnicas o información sobre productos necesarios para el proceso productivo, etc. Normalmente, una organización describe en un documento cómo realiza el control de la información documentada, de manera que quede claro cuál es la versión vigente del documento, quién lo ha aprobado, cómo se pone a disposición de los usuarios, así como el modo de almacenamiento y preservación. En muchas ocasiones, se utilizan aplicaciones informáticas para controlar la documentación y su distribución. 124 Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015 8 Operación 8.1 Planificación y control operacional La organización debe establecer, implementar, controlar y mantener los procesos necesarios para satisfacer los requisitos del sistema de gestión ambiental y para implementar las acciones determinadas en los apartados 6.1 y 6.2, mediante: – el establecimiento de criterios de operación para los procesos; – la implementación del control de los procesos de acuerdo con los criterios de operación. NOTA Los controles pueden incluir controles de ingeniería y procedimientos. Los controles se pueden implementar siguiendo una jerarquía (por ejemplo, de eliminación, de sustitución, administrativa) y se pueden usar solos o combinados. La organización debe controlar los cambios planificados y examinar las consecuencias de los cambios no previstos, tomando acciones para mitigar los efectos adversos, cuando sea necesario. La organización debe asegurarse de que los procesos contratados externamente estén controlados o que se tenga influencia sobre ellos. Dentro del sistema de gestión ambiental se debe definir el tipo y grado de control o influencia que se va a aplicar a estos procesos. En coherencia con la perspectiva del ciclo de vida, la organización debe: a) establecer los controles, según corresponda, para asegurarse de que sus requisitos ambientales se aborden en el proceso de diseño y desarrollo del producto o servicio, considerando cada etapa de su ciclo de vida; b) determinar sus requisitos ambientales para la compra de productos y servicios, según corresponda; c) comunicar sus requisitos ambientales pertinentes a los proveedores externos, incluidos los contratistas; d) considerar la necesidad de suministrar información acerca de los impactos ambientales potenciales significativos asociados con el transporte o la entrega, el uso, el tratamiento al fin de la vida útil y la disposición final de sus productos o servicios. La organización debe mantener la información documentada en la medida necesaria para tener la confianza en que los procesos se han llevado a cabo según lo planificado. 125 Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015 Como se ha comentado en el capítulo 6, la sucesión de apartados 4.1-4.2 ➡ 6.1 ➡ 8.1 ➡ 9.3 ➡ 10.3 constituye la columna vertebral sobre la que se asientan las bases de esta nueva versión de la norma. Por tanto, el resultado que se obtenga de la aplicación de lo establecido en el capítulo 6, va a servir como elemento de entrada para empezar a comprender y aplicar los requisitos de este capítulo. El principal objetivo del control operacional de los procesos es satisfacer los requisitos del sistema de gestión ambiental alcanzando los resultados esperados. Por tanto, todas las acciones dirigidas a controlar las operaciones productivas deben ir encaminadas, como mínimo, a cumplir con los requisitos legales y otros requisitos suscritos por la organización, cumplir con los objetivos ambientales y mejorar de manera continua el desempeño ambiental. En consecuencia, estas actuaciones ayudarán a reconducir situaciones que se desvíen de estos resultados (véase la figura 8.1). Valor Tiempo Pautas de control operacional Figura 8.1. Control operacional Para definir pautas de control, se debe empezar por conocer muy bien cuáles son los procesos productivos (o la prestación del servicio) y cómo se desarrollan, siempre teniendo en cuenta los límites físicos y funcionales del sistema de gestión ambiental, los factores del contexto y las necesidades y expectativas de las partes interesadas más relevantes. 126 Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015 Posteriormente, se aplicará lo indicado en el capítulo 6, es decir, se identificarán los aspectos e impactos ambientales que se generan en los procesos desde la perspectiva de ciclo de vida, se determinarán los requisitos legales y otros, asociados a dichos aspectos, y se planificarán las acciones necesarias para abordar los riesgos y oportunidades que surjan de este análisis. De este plan de acción se va a derivar un programa de objetivos ambientales, coherente con la política ambiental, y otra serie de actuaciones que afectarán a los distintos elementos del sistema. Entre ellas, van a surgir pautas y procedimientos para dirigir los procesos, en sus distintas etapas, para que los aspectos ambientales significativos que se generan puedan estar controlados y para que aquellos que no lo son sigan por debajo de los niveles de significancia. De esta manera, se asegurará que se cumplen los requisitos legales asociados a esos aspectos, los requisitos adoptados voluntariamente y los objetivos de mejora acordados, minimizando a la vez las amenazas y aprovechando las oportunidades. Dado que la incorporación de la perspectiva de ciclo de vida ha supuesto uno de los cambios más relevantes en el contenido y enfoque de la norma, se va a comentar brevemente a continuación qué supone dicho enfoque. La perspectiva del ciclo de vida Tradicionalmente, las organizaciones que han implantado los requisitos de la Norma 14001 se han centrado en la identificación, control y mejora de los aspectos ambientales directos, fundamentalmente los asociados a su proceso e instalaciones productivas, es decir, aspectos sobre los que se tenía plena capacidad de control. Menos frecuente ha sido la identificación, control y mejora de aspectos ambientales en etapas diferentes a las de fabricación, ya que muchas veces no están bajo un control tan directo por parte de la organización. Esto es así porque se requiere la participación activa de los agentes externos a la empresa que intervienen en etapas del ciclo de vida del producto o servicio distintas a la etapa de producción (suministradores, usuarios, gestores de residuos, etc.), sobre los que no se tiene pleno control. La versión actual de la Norma UNE-EN ISO 14001 demanda de las organizaciones una mayor implicación en la identificación de los aspectos e impactos ambientales de sus actividades, productos y servicios, no solo de los que están bajo su control sino también de aquellos sobre los que puede influir, comenzando por los productos y servicios suministrados por los proveedores y contratistas, continuando por el diseño, la distribución y el uso de los productos y finalizando con el tratamiento o disposición final al término de su vida útil. Se produce, por tanto, un nuevo cambio en el enfoque, pasando de una postura preventiva frente a la contaminación a una proactiva de protección del entorno. 127 Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015 Es posible trabajar en mejorar el impacto ambiental teniendo en cuenta una perspectiva de ciclo de vida, en función del control o la influencia que tenga la organización. La figura 8.2 muestra, a modo de ejemplo, algunas acciones asociadas al control operacional desde una perspectiva del ciclo de vida: • Adquisición de bienes y servicios: se pueden tomar decisiones para intervenir sobre los aspectos e impactos en esta etapa actuando sobre la selección de materiales de bajo impacto ambiental, como en el caso de la sustitución de materias primas peligrosas por no peligrosas. También se podría considerar la adquisición de materiales de proveedores locales que contribuyan a la creación de riqueza y empleo de la región. Por ejemplo, una empresa que fabrique prendas de punto puede seleccionar proveedores de fibras naturales de la región o país donde esté ubicada, reduciendo impactos ambientales y costes asociados al transporte y generando un impacto positivo a nivel local. • Diseño: estas actuaciones deberían estar enfocadas a la función para la que ha sido concebido el producto, mejorando su diseño desde su concepción, incluso aportando nuevas soluciones a las necesidades del usuario. Algunos ejemplos podrían ser reemplazar uno o varios componentes del producto por un sustituto que cumpla la misma función (de esta forma se reduciría o eliminaría el uso de determinadas piezas). También se podrían integrar dos o más funciones en un solo producto, lo que implicaría optimizar el uso de recursos (materiales y no materiales) para dotar de más funciones al producto. Un ejemplo claro se tiene en los teléfonos móviles de última generación, que, además de la función de telefonía para la que fueron concebidos, incluyen otras utilidades, como la reproducción de música, la captura fotográfica y la grabación de vídeo, el envío y recepción de correos electrónicos, el almacenamiento de archivos, etc. Sin salir del ámbito tecnológico, el uso de las nuevas tecnologías (videoconferencia, por ejemplo) para la realización de reuniones internas, o con los clientes y proveedores, permite eliminar desplazamientos en diversos medios de transporte, ejerciendo un impacto positivo para el medio ambiente (eliminación de emisiones a la atmósfera, ausencia de consumo de combustibles, etc.). Hay que tener en cuenta también que, mediante unos adecuados requisitos en la etapa de diseño, se pueden reducir los impactos en etapas posteriores de uso, mantenimiento o fin de vida útil; por ejemplo, en el caso del diseño de un edificio, a través de la selección de equipamientos o distribuciones físicas que minimicen los consumos de agua o energía en las etapas de construcción o fabricación y uso. Otro ejemplo puede ser la reducción del tamaño o del peso de los materiales o componentes de un producto. 128 Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015 Adquisición de bienes y servicios • Selección de materiales y componentes de bajo impacto ambiental. • Selección de proveedores y contratistas en función de su comportamiento ambiental. Diseño • Diseño de productos menos impactantes para el medio ambiente a lo largo de su ciclo de vida. Fabricación • Aplicación de las mejores técnicas disponibles a los procesos productivos. • Implantación de acciones para la mejora de la eficiencia energética y en el uso de materiales. Distribución • Actuaciones de optimización en la logística de distribución. Uso • Actuaciones para el aumento de la vida útil. Final de la vida útil • Selección de mejores alternativas para la gestión final. Figura 8.2. Ejemplos de acciones asociadas al control operacional desde la perspectiva del ciclo de vida • Fabricación: en esta etapa del ciclo de vida, el agente que más capacidad de control tiene sobre los aspectos ambientales es el fabricante. El nivel de control es inferior desde la perspectiva del responsable del diseño, aunque siempre puede aplicarse alguna fórmula de actuación, siempre que sea viable; por ejemplo, mantener el contacto con el fabricante para valorar si las actuaciones sobre el diseño del producto van a ser compatibles con los procesos y técnicas que se van a emplear en su fabricación. 129 Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015 En función del proceso productivo y del resultado de la identificación y evaluación de aspectos ambientales, se puede valorar la implantación de diversas acciones tales como eliminar alguna etapa del proceso (por ejemplo, eliminando la necesidad de un tratamiento superficial de una determinada pieza), usar energías renovables (sustituyendo o sirviendo de complemento a los combustibles fósiles), adquirir equipos con una mayor eficiencia energética o que no contengan sustancias nocivas, o fomentar la reutilización de determinados materiales siempre que sea posible (por ejemplo, disolventes). • Distribución: para actuar en esta etapa, se debe considerar el transporte del producto acabado hasta el distribuidor o hasta el cliente o el usuario final, que puede realizarse por medios propios o subcontratados, en cuyo caso la organización considerará la necesidad de suministrar información a los transportistas para minimizar el impacto en esta etapa. Las actuaciones en esta etapa incluyen medidas como: la selección del medio de transporte, la organización de las rutas, el modo en que se dispone el producto en el medio de transporte, las posibles incompatibilidades en el caso de transporte de productos peligrosos, el uso de embalajes que permitan el plegado o el apilado, reduciendo así el volumen y optimizando el transporte, etc. • Uso: en esta etapa, el principal agente, y el que tiene más capacidad de control, es el cliente o el usuario del producto o del servicio. Alguna de las actuaciones asociadas a esta etapa son las dirigidas a minimizar el consumo de recursos naturales (agua, energía, combustibles) durante la vida útil del producto. La organización considerará la necesidad de suministrar información a los usuarios para minimizar el impacto en esta etapa, por ejemplo, a través de manuales de uso, como es el caso de los productos relacionados con el uso de energía, o indicando en las etiquetas el modo de aplicación de algunos barnices y pinturas. • Fin de vida útil: en esta etapa, la organización considerará la necesidad de suministrar información a los agentes que actúan al final de la vida útil del producto para que esta se gestione de la manera más responsable desde el punto de vista ambiental. Ejemplos de este tipo de comunicación son los manuales de desensamblaje dirigidos a los recicladores, con información sobre el tipo de materiales y su reciclabilidad, de modo que se facilite el desmontaje del producto para separar de manera sencilla los distintos materiales y que estos, a su vez, puedan reutilizarse, reciclarse o valorizarse, minimizándose los impactos que se generan en el proceso. 130 Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015 Control operacional Para definir y planificar el control operacional de los procesos, la organización debe determinar dónde y para qué se necesitan estos controles. Para ello, puede ser de utilidad: • Pensar en el método de control de los distintos procesos: a través de inspecciones visuales, controles automáticos, tomas de muestras periódicas, operaciones de mantenimiento, etc. Otro método puede ser mediante la selección de criterios de aceptación y rechazo para los parámetros o características de cada operación, fuera de los cuales los aspectos ambientales asociados, los requisitos legales o los objetivos marcados estarían fuera de rango. Por ejemplo, la temperatura de funcionamiento de un horno influye directamente en los niveles de NOx emitidos a la atmósfera o el tipo de vehículo utilizado para la distribución o prestación del servicio influye en los niveles de consumo de combustible y emisiones a la atmósfera. • Definir manuales, procedimientos o instrucciones: en cualquier soporte (papel, electrónico), donde se explique cómo realizar un correcto uso y mantenimiento de la maquinaria o equipo. • Aplicar las mejores técnicas disponibles (MTD): siempre que sean económicamente viables. Estas tecnologías permiten que los procesos sean más eficientes y generen menos impactos ambientales. Se puede pensar en una organización que se dedica a fabricar muebles de madera. Una vez definido su proceso productivo se puede ver que: • El diseño de los muebles viene determinado por su casa matriz, por lo que, en principio, no se tiene control sobre él. • Las etapas comprendidas desde la recepción de la materia prima (madera) hasta el embalaje del producto están bajo el control de la organización, a excepción de parte de la etapa de barnizado, que está parcialmente externalizada. Esto es así dado que la empresa no dispone de la maquinaria necesaria para la aplicación de barnices y pinturas de determinadas piezas. • Además del proveedor de la parte externalizada del barnizado, existen otros proveedores de bienes y servicios (materias primas, servicios auxiliares, contratas de mantenimiento, gestores de residuos, etc.). • Finalmente, la empresa no tiene control directo sobre el transporte y distribución del producto (mueble de madera), ya que de ello se encarga otra unidad de negocio de la casa matriz. Tampoco tiene, evidentemente, control directo sobre su uso y destino al final de su vida útil. En la figura 8.3 se describe de forma esquemática el proceso de fabricación de esta empresa. 131 Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015 Diseño Almacenamiento de materias primas y auxiliares Procesos auxiliares y de mantenimiento Recepción de materia prima Proveedor de materia prima Preparación de la madera (aserrado, mecanizado en general) Proveedor de mantenimiento de equipos e instalaciones Barnizado Montaje Embalaje Proveedor del proceso de barnizado Proveedor de materias auxiliares (embalajes, productos químicos, combustibles) Almacenamiento del producto final Proveedor de gestión de residuos Transporte Uso Fin de la vida útil Figura 8.3. Diagrama del proceso de fabricación de muebles Teniendo en cuenta estas premisas, la tabla 8.1 muestra ejemplos de actuaciones de control operacional aplicado a la parte del proceso de barnizado, que incluye la aplicación de tintes, pinturas y barnices, y sobre el que la organización tiene pleno control. Del total de aspectos ambientales asociados a esta etapa, se han incluido únicamente dos: emisiones de compuestos orgánicos volátiles (COV) y vertidos de aguas residuales industriales, ambos procedentes de las cabinas de pintura de cortina de agua donde se pintan las piezas. Más adelante se comprobará cómo también se puede realizar control operacional sobre el proceso de barnizado que la empresa ha externalizado. 132 Tabla 8.1. Ejemplo de actuaciones de control operacional aplicado al proceso de barnizado Aspecto Impacto Emisiones de COV Contaminación procedentes de las a la atmósfera cabinas de pintura. (agotamiento de la capa de ozono, smog fotoquímico). Riesgos (amenazas/oportunidades) Amenazas: • Incumplimiento legal de límites de emisión por incorrecta operación. • Incumplimiento legal de límites de emisión por incorrecto mantenimiento o ausencia de mantenimiento del equipo. Planificación de las horas de funcionamiento de la cabina en función de las necesidades de producción: por tipo de pieza, por color de la pintura, por tipo de disolventes a emplear. Valor límite de emisión (VLE) en gases residuales: Realización de un estudio de viabilidad para reducir o eliminar el uso de disolventes. Realizar un mantenimiento preventivo de la cabina según instrucciones del fabricante. Valor de referencia Objetivo ambiental: <80 mg C/Nm3. • Cambio a equipo con MTD. correcta manipulación del equipo. Control de la cantidad de disolventes, pinturas y barnices. Control de la temperatura de operación. Uso de máquinas de limpieza automáticas para las herramientas impregnadas con productos que permitan disminuir las emisiones difusas de compuestos orgánicos volátiles (COV) y reutilizar el disolvente de limpieza. Evaluación del desempeño (5) Indicador (5) Identificar las mejores técnicas disponibles en el pintado de piezas de muebles de madera aumentando la eficacia de transferencia (sustitución de sistema de aplicación a pistolas HVLP (2) o mixtas). Identificar las • Reducción del consumo necesidades formativas de disolventes por del personal que opera debajo de las 15 t/ en las cabinas de año para flexibilizar pintura. las obligaciones de Comunicar las cumplimiento legal (1). instrucciones para la • Cambio a pinturas con menor o nulo contenido en disolventes. Control operacional 100 mg C/Nm3 (para actividades de recubrimiento y secado llevados a cabo en condiciones confinadas) (3). Valores de emisión difusa: 25% de entrada de disolventes (3). Mediciones de COV reglamentarias. Autocontrol de emisiones de COV mensual. Inspecciones visuales semanales de correcto mantenimiento de equipos y herramientas de trabajo. Cumplimentación de hoja de control de la cantidad de disolventes, pinturas y barnices. Análisis trimestral de las desviaciones detectadas en la operación de la cabina. Análisis de las desviaciones detectadas en auditoría interna. Formación y evaluación de la competencia de los operarios. (continúa) AENOR autoriza el uso interno de este documento a SANCHEZ MANDUJANO, RENE Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015 133 Oportunidades: Plan de acción Vertidos de aguas residuales industriales procedente de las cabinas de pintura de cortina de agua. Impacto Contaminación del medio hídrico (eutrofización, afectación a los lechos de ríos, embalses; afectación a flora y fauna acuática). Riesgos (amenazas/oportunidades) Amenazas: • Incumplimiento de límites de vertido por mal funcionamiento del equipo. • Corte de suministro de agua y parada de proceso. Oportunidad: • Sustitución de cabina de pintura con cortina de agua por cabina seca (MTD). Plan de acción Analizar el cambio de pintura/barnices/ disolventes por otros con componentes químicos menos nocivos. Análisis de viabilidad para valorar vertido/gestión como residuo/cambio a cabina seca. Estudio para la optimización de los cambios de agua residual generada. Control operacional Planificación de las horas de funcionamiento de la cabina en función de las necesidades de producción: por tipo de pieza, por color de la pintura, por tipo de disolventes a emplear . Control del volumen de la balsa, temperatura de operación y frecuencia de renovación del aire dentro de la cabina. 134 Estudio para la optimización del sistema Cumplimiento de las instrucciones del de depuración de fabricante de pistolas aguas. para la aplicación Estudio de viabilidad óptima de la pintura. para la instalación de Formación y evaluación almacenamiento de de la competencia de reserva de agua para los operarios. proceso. (1) Evaluación del desempeño (5) Indicador (5) (4) Límites legales: pH: 5,5-9. Conductividad (microS/cm): 3.000. SS (mg/L): 500. DQO (mg/L): 1.000 DBO5 (mg/L): 500. Toxicidad (U.T.): 15. Fósforo total (mg/L): 15. Temperatura oC de operación según fabricante. Volumen de agua residual de la balsa <50 litros. Toma de muestra y analítica de vertido reglamentaria. Autocontroles semestrales del vertido. Inspecciones visuales diarias de nivel de balsa. Cumplimentación de hoja de control de cantidades de disolventes, pinturas y barnices. Análisis trimestral de desviaciones detectadas en la operación de la cabina. Análisis de desviaciones detectadas en auditoría interna. Según RD 117/2003 sobre limitación de uso de disolventes. (2) High volume low presure (gran volumen/baja presión). (3) Para un consumo entre 15-20 t/año de disolventes. (4) Valores imaginarios de Ordenanza municipal. (5) Véase el capítulo 9 Evaluación del desempeño. AENOR autoriza el uso interno de este documento a SANCHEZ MANDUJANO, RENE Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015 Aspecto Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015 Control sobre los procesos externalizados El conocimiento de los procesos necesarios para fabricar un producto o prestar un servicio pasa por determinar qué procesos, además de los propios, se tienen contratados externamente, y cuáles están dentro del alcance del sistema de gestión ambiental. Según la norma, contratar externamente es “establecer un acuerdo mediante el cual una organización externa realiza parte de una función o proceso de una organización”. Además, un proceso contratado externamente cumple las siguientes premisas: • Está dentro del alcance del sistema de gestión ambiental e integrado en el funcionamiento de la organización. • Es necesario para que el sistema de gestión ambiental logre los resultados previstos. • La responsabilidad del cumplimiento de los requisitos legales es de la organización que lo contrata. En cualquier caso, tanto si el proceso es propio como si está contratado externamente, la organización debe considerar cómo estos proveedores y contratas pueden afectar a la capacidad para gestionar los aspectos ambientales y a la capacidad para cumplir con los requisitos legales y objetivos de mejora; es decir, cómo el comportamiento ambiental de los proveedores y contratas puede afectar a la capacidad para alcanzar los resultados esperados del sistema de gestión. La capacidad de la organización para ejercer control o influencia sobre los procesos contratados es variable. Se podrían encontrar diferentes casos: • Control directo: por ejemplo, exigencia de cumplimiento de los requisitos definidos específicamente para el proceso o realización de auditorías al proveedor. • Control limitado: por ejemplo, requerimiento de información sobre procedimientos de trabajo, sobre el control de la gestión de los residuos peligrosos, sobre el control de las emisiones de los transportes utilizados (mantenimientos, inspecciones técnicas de vehículos, etc.). • Ausencia de control o influencia: por ejemplo, en el caso de que el proveedor sea la única opción (bien por ausencia de opciones, o bien por imposición). Siguiendo con el ejemplo anterior de la empresa de muebles, las funciones asignadas dentro del sistema de gestión ambiental deberían definir qué tipo de control quieren ejercer sobre el proveedor del proceso externalizado (pintura de piezas), para lo que habría que decidir: • Si se van a exigir los mismos requisitos de cumplimiento que para el proceso que se realiza en fábrica (a nivel de cumplimiento legal o de cumplimiento de objetivos de mejora). 135 Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015 • Si se requieren evidencias de formación en buenas prácticas ambientales para el personal implicado en el proceso. • Si es suficiente con evidenciar que el proveedor dispone de un sistema de gestión ambiental certificado. • Cómo se van a comunicar los requisitos definidos (mediante la exigencia contractual, comunicación escrita, mediante la entrega de política ambiental y una guía de buenas prácticas, etc.). • Si se va a evaluar el cumplimiento de los requisitos comunicados mediante la entrega de registros que evidencien dicho cumplimiento por parte del proveedor o realizando auditorías periódicas a su proceso. En cualquier caso, y aplicando la perspectiva de ciclo de vida, cuando se determine el tipo y la extensión de los controles operacionales relacionados con proveedores externos, incluidos los subcontratistas, la organización habrá de considerar siempre el resultado obtenido en la evaluación de los aspectos ambientales y los impactos ambientales asociados, los riesgos y oportunidades relacionados, y los requisitos legales y otros requisitos de la organización. Criterios ambientales en el proceso de compras En línea con la perspectiva de ciclo de vida, el apartado 8.1 de la norma indica que “la organización debe (…) determinar sus requisitos ambientales para la compra de productos y servicios, según corresponda”. Además, debe “comunicar sus requisitos ambientales pertinentes a los proveedores externos, incluidos los contratistas”. Por tanto, y cuando sea razonablemente viable, la organización debe determinar los requisitos ambientales para la compra de productos y servicios. Se debe intentar realizar esta labor de manera eficaz, pero sin poner en riesgo ni el suministro de materias primas o componentes ni la propia viabilidad empresarial. Como ya se ha comentado a lo largo de esta guía, los redactores nunca han pretendido que las empresas realicen análisis de ciclo de vida de sus productos o servicios. Esto sería absolutamente inviable para la inmensa mayoría de las empresas, debido a los costes económicos que podrían representar, y por las dificultades técnicas consiguientes. Tal y como se ha visto en el apartado anterior, es importante definir el grado de control y de influencia que se puede ejercer sobre las empresas que suministran bienes y servicios. Es en esta etapa donde se podrán definir cuáles son los requisitos ambientales que se van a exigir, cómo se van a comunicar y cómo se van a verificar que se cumplen. El fin último que persigue este requisito es conseguir que se cumplan los resultados esperados del sistema de gestión ambiental. El personal implicado en los procesos de compras desempeña un papel importante y puede contribuir positivamente en el cumplimiento del requisito. Para ello, hay que 136 Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015 identificar sus necesidades de formación, de manera que puedan decidir qué criterios medioambientales, cuándo y en qué medida, se introducen en el proceso de compras. Es fundamental que los criterios estén alineados con los compromisos establecidos en la política ambiental aprobada por la alta dirección, especialmente si alguno de los compromisos adquiridos está relacionado con algún problema ambiental específico como, por ejemplo, el cambio climático. En este caso, se podría definir como criterio en la adquisición de equipos de climatización que utilicen como fluido refrigerante sustancias con menor potencial de contribución al calentamiento global. Cuando las organizaciones establecen políticas de compra ecológica y las hacen públicas para que los proveedores actuales y potenciales puedan tener en cuenta estos requisitos, están comunicando a estos su compromiso de impulsar un buen comportamiento ambiental. De esta manera, la organización trata de influir en los elementos “aguas arriba-aguas abajo” de la cadena de suministro, especialmente en empresas que todavía no han entrado en esta política de gestión ambiental y de protección del medio ambiente. Este es uno de los requisitos donde los expertos que han redactado esta versión de la norma han considerado la utilidad de la perspectiva del ciclo de vida como acicate para que las empresas que implantan el sistema de gestión ambiental ejerzan esta función de tracción en la cadena de valor, más allá de la mejora de la gestión ambiental de sus propias instalaciones. Algunas recomendaciones para identificar requisitos ambientales aplicables a los procesos de compras podrían ser los siguientes: • En el caso de empresas con una alta variedad de productos, comenzar por uno, o una pequeña gama, en los que el impacto ambiental sea notorio, o también por aquellos en los que se pueda disponer fácilmente de alternativas más ecológicas y económicas (papel y tóner reciclados, equipos eléctricos de alta eficiencia energética, etc.). • También se pueden seleccionar productos o servicios cuyos aspectos e impactos estén asociados a problemas ambientales sensibles para los consumidores. Para ello, será útil el análisis del contexto (véase el capítulo 4). • Investigar sobre la disponibilidad y coste de productos alternativos con menor impacto ambiental. En el caso de contratación de servicios, algunos ejemplos podrían ser: • Para empresas de limpieza, se podrían definir requisitos contractuales del tipo: – Uso de dosificadores para garantizar la utilización de cantidades adecuadas de productos de limpieza. – Requerir prácticas de reutilización de los productos y los envases, reciclado o eliminación apropiada por parte del contratista. 137 Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015 – Exigir el cumplimiento de los requisitos de listas de sustancias prohibidas o de uso restringido. – Formación del personal del contratista sobre el impacto ambiental de su trabajo y la política ambiental del propietario de los edificios en los que se vaya a trabajar. • En el caso de contratación de empresas suministradoras de mercancías, se podrían requerir las siguientes pautas de comportamiento: – Entrega de producto en cantidades óptimas. Por ejemplo, a granel el impacto se reduce en comparación al suministro de producto en pequeñas cantidades y con mayor frecuencia, o planificación para determinar el número eficiente de entregas semanales o mensuales. – Planificación de entrega de mercancía fuera de hora punta, para evitar congestiones de tráfico. – Priorización del transporte por superficie (carretera, ferrocarril, mar) sobre el transporte aéreo, en principio, más contaminante. – Promover que el proveedor se lleve de vuelta (y recicle o reutilice) cualquier envase que venga con el producto (doble ventaja al centralizar el envasado previo a la reutilización o reciclado y animar al proveedor a eliminar envases innecesarios). Cualquiera de los criterios que se requieran a los proveedores y contratas se comunicarán debidamente, asegurando que los responsables de estas empresas han recibido la información y de que las pautas exigidas se cumplen en el suministro del material o en la prestación del servicio. Al respecto, es habitual que estos requisitos se incluyan en cláusulas contractuales o especificaciones de compra; también es posible comunicarlos por escrito y solicitar un acuse de recibo de la documentación. Algunas empresas pueden llegar a realizar un seguimiento más específico, realizando auditorías de evaluación. En el caso de grandes compañías multinacionales, los requisitos ambientales para ser proveedor están accesibles en sus páginas web. En resumen, el nivel de exigencia y el grado de evaluación del cumplimiento de los requisitos comunicados a los proveedores y contratas deberá ser el necesario para asegurar que dichos requisitos se cumplen y no hay comportamientos que puedan afectar a la buena marcha del sistema de gestión ambiental. Hay que considerar que no tendría sentido que el esfuerzo que se está realizando desde la organización se viera afectado por un comportamiento ambiental deficiente de sus proveedores y contratistas. Esto sería contraproducente para alcanzar la mejora del comportamiento ambiental de la organización y podría afectar a su relación con las partes interesadas. 138 Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015 Finalmente, no hay que olvidar las herramientas de soporte que la norma ofrece, y que son imprescindibles para realizar un buen control operacional: • Identificar y definir la estructura funcional implicada y necesaria para la implantación del control operacional (véase el apartado 7.1). • Identificar necesidades de formación del personal que trabaje bajo el control de la organización que sean necesarias para aplicar correctamente las pautas de control operacional definidas (véase el apartado 7.2). • Establecer las vías de comunicación necesarias para facilitar el acceso a la información por parte del personal que aplica el control operacional (véase el apartado 7.3). Gestión del cambio en la Norma UNE-EN ISO 14001:2015 La introducción de la gestión del cambio en la norma proviene de la adopción de la estructura de alto nivel (HLS). Si bien en la Norma UNE-EN ISO 9001:2015 se le ha dado cierta presencia, incorporando subapartados específicos (“planificación de los cambios”, “cambios en los requisitos para los productos y los servicios”, “cambios del diseño y desarrollo”…), en el caso de la UNE-EN ISO 14001:2015 la planificación y gestión de los cambios se ha incluido de manera transversal en el texto, al igual que en la versión anterior de la norma. El objeto de la planificación y gestión de los cambios es consecuencia directa de la adopción del “pensamiento basado en el riesgo”. Esto es así dado que, tal y como se ha visto en el capítulo 6, este enfoque va a permitir identificar amenazas y oportunidades relacionados con las necesidades y expectativas de las partes interesadas, los aspectos ambientales sobre los que se tiene control e influencia, y los requisitos legales asociados a dichos aspectos. De la implantación de las acciones para afrontar las amenazas y potenciar y aprovechar las oportunidades se van a generar cambios en el sistema de gestión ambiental que deberán estar planificados: cambios en pautas de control operacional, cambios en las necesidades de formación, cambios en las directrices para la relación con las partes interesadas, cambios en el programa de objetivos, cambios en la programación de las auditorías, y cambios en los requisitos que se puedan exigir a los proveedores y contratistas. Es más, la organización debe estar preparada no solo para los cambios que sea capaz de planificar, sino para aquellas circunstancias cambiantes que se deriven de situaciones no previstas, incluidas aquellas que supongan un escenario de emergencia con repercusión ambiental. A lo largo del contenido de la norma se indica que hay que: • Tener en cuenta los cambios, incluidos los desarrollos nuevos o planificados cuando se determinen los aspectos ambientales. 139 Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015 • Comunicar los cambios en el sistema de gestión ambiental entre los distintos niveles y funciones dentro de la organización. • Establecer pautas de control operacional para los cambios que estén planificados, pero también para aquellos no previstos. • Tener en cuenta los cambios que afectan a la organización cuando se defina el programa de auditoría interna. Finalmente, y muy importante, deben tenerse en cuenta, como elemento de entrada para la revisión por la dirección (véase el apartado 9.3), los cambios en las cuestiones pertinentes al sistema de gestión ambiental, las necesidades y expectativas de las partes interesadas, los requisitos legales, los aspectos ambientales y los riesgos y oportunidades. Así mismo, como conclusión derivada de la revisión por la dirección, debe considerarse cualquier decisión relacionada con la necesidad de un cambio en el sistema de gestión ambiental, incluidos cambios en los recursos. Por tanto, y tal y como se indica en la propia norma (véase el anexo A) “la gestión del cambio es importante para mantener un sistema de gestión ambiental que asegure que la organización puede lograr con regularidad los resultados previstos de su sistema de gestión ambiental”. 8.2 Preparación y respuesta ante emergencias La organización debe establecer, implementar y mantener los procesos necesarios acerca de cómo prepararse y responder a situaciones potenciales de emergencia identificadas en el apartado 6.1.1. La organización debe: a) prepararse para responder, mediante la planificación de acciones para prevenir o mitigar los impactos ambientales adversos provocados por situaciones de emergencia; b) responder a situaciones de emergencia reales; c) tomar acciones para prevenir o mitigar las consecuencias de las situaciones de emergencia , apropiadas a la magnitud de la emergencia y al impacto ambiental potencial; d) poner a prueba periódicamente las acciones de respuesta planificadas, cuando sea factible; 140 Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015 e) evaluar y revisar periódicamente los procesos y las acciones de respuesta planificadas, en particular, después de que hayan ocurrido situaciones de emergencia o de que se hayan realizado pruebas. f) proporcionar información y formación pertinentes, con relación a la preparación y respuesta ante emergencias, según corresponda, a las partes interesadas pertinentes, incluidas las personas que trabajan bajo su control. La organización debe mantener la información documentada en la medida necesaria para tener confianza en que los procesos se llevan a cabo de la manera planificada. En el capítulo 6 se ha visto que, a la hora de determinar los aspectos ambientales asociados a sus actividades, productos y servicios, las organizaciones debían tener en cuenta las situaciones de emergencia razonablemente previsibles. Al igual que hay que establecer y planificar pautas de control operacional para los aspectos ambientales que se dan en condiciones normales y anormales de funcionamiento de una instalación, para el caso de los aspectos asociados a estas situaciones de emergencia (los tradicionalmente denominados aspectos potenciales) también hay que definir unas pautas de actuación. Por tanto, la organización debe tener identificados y evaluados los aspectos ambientales ligados a situaciones potenciales de emergencia, tal y como se establece en el apartado 6.1.2, y establecer un proceso general de respuesta para cada uno de los posibles escenarios de emergencia que representan un riesgo para el medio que rodea al emplazamiento de la organización. Además de establecer mediante información documentada los procedimientos de trabajo para identificar y tratar los posibles escenarios, cuando ocurran, dicho proceso tendrá que cumplir con los requisitos del sistema de gestión y con los requisitos legales en caso de que la organización esté afectada por legislación sobre condiciones de emergencia. Esto implica tener definido un plan de actuación, es decir, una planificación para el control de las operaciones en situaciones de emergencia, en el que se contemplen las acciones necesarias para: • Prevenir que se produzcan situaciones de emergencia ambiental. • Reducir al mínimo y mantener bajo control los aspectos ambientales (emisiones, vertidos, residuos, consumos) asociados a estas situaciones, cuando aparezcan. • Mitigar el impacto que se ha ejercido sobre el medio ambiente como consecuencia de estos sucesos. 141 Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015 En la práctica, lo habitual es definir, dentro del sistema de gestión ambiental, procedimientos, instrucciones, fichas, ya sea en soporte papel o electrónico (videos, audios) que contemplen las instrucciones a seguir en estos casos. La tabla 8.3 muestra un ejemplo de actuaciones preventivas y correctivas relacionadas con el vertido de gasóleo debido a la rotura accidental de un depósito. Tabla 8.3. Ejemplo de actuaciones preventivas y correctivas asociadas al vertido accidental de gasóleo Situación de emergencia Rotura del depósito de combustible. Aspectos ambientales Vertido accidental de gasóleo. Actuaciones preventivas y correctivas Actuaciones preventivas: • Mantenimiento preventivo del depósito. • Inspecciones reglamentarias por mantenedor autorizado. • Formación del personal de mantenimiento sobre el procedimiento de actuación en caso de derrame (procedimiento de emergencia). • Disposición de materiales absorbentes y elementos de contención (cubeto). • Realización de pruebas periódicas de actuación ante emergencias. Actuaciones correctivas: • Limpieza de la zona afectada. • Gestión correcta de los residuos generados. • Reposición de los materiales absorbentes. Debido a la existencia de normativa relativa a protección contra incendios y a accidentes con alta repercusión ambiental en grandes instalaciones industriales, las organizaciones afectadas deben disponer de documentación reglamentaria que dé cumplimiento a esta normativa. Si bien es cierto que estos documentos están enfocados fundamentalmente a la protección y salvaguarda de las vidas humanas, también serán de utilidad para actuar frente a los aspectos e impactos ambientales que generan estas situaciones de emergencia. Por tanto, se recomienda revisar estos documentos desde la perspectiva ambiental para completarlos, en el caso de que sea necesario, con instrucciones más dirigidas a la gestión desde el punto de vista ambiental de estas emergencias. Otra fuente de información que puede ser útil para definir pautas de actuación son las fichas de seguridad de los productos químicos que se utilizan en las distintas etapas del proceso de producción, tanto en el principal como en los procesos auxiliares. Estas fichas dan una información interesante en cuanto al producto e instrucciones 142 Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015 para actuar frente a derrames o fugas, para su envasado y etiquetado, para almacenar el producto en condiciones seguras e incluso información relativa al impacto que se ejerce en el caso de su dispersión al medio. En el caso de situaciones de emergencia generadas por mal funcionamiento de equipos, máquinas o instalaciones, también se puede acudir a los manuales de funcionamiento y a las instrucciones de los fabricantes. Incluso se puede mantener el contacto con las asociaciones empresariales del sector al que pertenezca la organización e investigar sobre situaciones de emergencia que les hayan podido suceder a empresas similares, de forma que se pueda aprovechar su experiencia y las “lecciones aprendidas”. Por otro lado, y como aplicación del enfoque preventivo, la norma indica que no se debe esperar a que las situaciones de emergencia sucedan para poner a prueba las actuaciones definidas para hacerles frente, sino que hay que realizar pruebas periódicas para determinar si estas actuaciones son válidas y eficaces. Tradicionalmente, las empresas han dado respuesta a este requisito realizando simulacros. Estos simulacros deben estar planificados a lo largo del tiempo y es deseable que se realicen para los escenarios que la organización ya ha identificado, desde, por ejemplo, pequeños vertidos accidentales que no llegan a afectar al exterior del emplazamiento a grandes escenarios de emergencia (incendios de depósitos de combustible o de materias primas, grandes derrames por rotura de depósitos que pueden llegar a cauces públicos, pozos, etc.). Posteriormente, se debe definir cómo tratar la situación de emergencia y con quién contactar o a quién avisar (bomberos, protección civil, policía…) en caso de accidente. También deberán establecerse los documentos necesarios para indicar al personal responsable cómo gestionar, por ejemplo, las aguas de vertido y los residuos generados como consecuencia de la actuaciones de contención. Otra opción, no excluyente a la realización de simulacros, es la realización de pruebas escritas para evaluar el conocimiento del personal implicado en las actuaciones frente a emergencias. El análisis del resultado ayudará a detectar necesidades de formación y a replantear las acciones que estaban previstas para hacer frente a estas situaciones. Hay que recordar que la norma obliga a suministrar información y formación, según corresponda, a las partes interesadas pertinentes, incluidas las personas que trabajan bajo el control de la organización (proveedores y contratas). 143 Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015 El contenido mínimo deseable de un informe de conclusiones de un simulacro podría ser el siguiente: • Datos de la instalación. • Fecha de realización. • Relación con el plan de autoprotección, si existe. • Duración del simulacro. • Comportamiento del personal implicado. • Capacidad de las vías de evacuación, disponibilidad de material y equipos de actuación frente a emergencias. • Incidentes no previstos. • Conclusiones. • Balance general del simulacro. • Plan de acciones futuras. Para comprobar si el simulacro ha sido eficaz o no, puede ayudar el utilizar listas de comprobación para determinar: • Qué instalaciones y equipos han sido afectados. • Si se han cumplido o no los tiempos de evacuación. • Si el personal implicado ha sabido actuar según las instrucciones suministradas. • Si estaban disponibles los medios antiderrame, contraincendio, equipos de protección, etc. Finalmente, indicar que para que las acciones planificadas frente a las emergencias sean eficaces es absolutamente necesario identificar las funciones necesarias para implantar dichas acciones, asignando la responsabilidad y autoridad para ello (véase la figura 8.4). 144 Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015 Tipo de escenario: (identificación del escenario: incendio, explosión, inundación, rotura de tanque de almacenamiento, fugas de gases o líquidos, accidente en instalación de depuración de aguas residuales, incendio en almacenamiento de residuos peligrosos…) Descripción de la emergencia: (descripción de la situación generada) Nivel de gravedad: (determinar el nivel de gravedad; se deberán definir los criterios) Leve ❏ Grave ❏ Muy grave ❏ Crítico ❏ Nivel de afectación al medio ambiente: (definir qué vectores ambientales se ven afectados por los aspectos ambientales generados y cómo es esta afectación; por ejemplo, vertido de sustancias tóxicas a cauce público con afectación a flora y fauna) Aspectos ambientales: Impactos ambientales: (identificación de los aspectos ambientales generados) (identificación de los impactos ambientales asociados a los aspectos) Medidas preventivas existentes: (descripción de los medios preventivos disponibles para actuar frente a esta situación, incluyendo recursos materiales, documentación y responsables) Acciones planificadas para la actuación frente a emergencias: (descripción de los responsables implicados, de las actuaciones previstas, de cómo se aplican para controlar los aspectos ambientales y qué resultados se esperan) Gestión de los aspectos e impactos generados: (control operacional de los aspectos e impactos ambientales generados durante y después de la situación) Revisión y eficacia de las medidas preventivas y acciones planificadas: (definir la periodicidad para realizar la revisión de las medidas preventivas implantadas y la efectividad de las acciones planificadas en caso producirse la emergencia ambiental) Figura 8.4. Ejemplo de ficha de actuación frente a emergencia con repercusión ambiental 145 Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015 9 Evaluación del desempeño 9.1 Seguimiento, medición, análisis y evaluación El apartado 9.1 de la presente edición de la norma contiene los mismos requisitos que los apartados 4.5.1 y 4.5.2 de la versión del 2004. En la norma se especifica que la organización tiene que establecer un método sistemático para comprobar, medir, analizar y evaluar su comportamiento (desempeño) ambiental en periodos de tiempo definidos, que dependerán de los requisitos legales, de sus propias necesidades, del sistema de gestión ambiental definido y de su relación con las partes interesadas con las que interacciona. 9.1.1 Generalidades La organización debe hacer seguimiento, medir, analizar y evaluar su desempeño ambiental. La organización debe determinar: a) qué necesita seguimiento y medición; b) los métodos de seguimiento, medición, análisis y evaluación, según corresponda, para asegurar resultados válidos; c) los criterios contra los cuales la organización evaluará su desempeño ambiental, y los indicadores apropiados; d) cuándo se deben llevar a cabo el seguimiento y la medición; e) cuándo se deben analizar y evaluar los resultados del seguimiento y la medición. La organización debe asegurarse de que se usan y mantienen equipos de seguimiento y medición calibrados o verificados, según corresponda. La organización debe evaluar su desempeño ambiental y la eficacia del sistema de gestión ambiental. La organización debe comunicar externa e internamente la información pertinente a su desempeño ambiental, según esté identificado en sus procesos de comunicación y como se exija en sus requisitos legales y otros requisitos. La organización debe conservar información documentada apropiada como evidencia de los resultados del seguimiento, la medición, el análisis y la evaluación. 146 Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015 Las organizaciones determinarán, de acuerdo con los requisitos de su sistema de gestión establecido, qué parámetros necesitan medición y cuáles requieren seguimiento, y con qué frecuencia realizarlo. Los seguimientos se pueden realizar: • De manera cualitativa: por ejemplo, se puede evaluar el grado de cumplimiento del plan de formación o del programa de auditorías de la organización. • De manera cuantitativa, a través de mediciones: se desarrollará, más adelante, un apartado específico de indicadores ambientales. • Con metodologías mixtas: por ejemplo, sobre el proceso de gestión de residuos se puede realizar un seguimiento sobre algunos aspectos determinados en el control operacional, como la correcta segregación, almacenamiento y gestión de los mismos y, por otro lado, un seguimiento a través de las mediciones de cantidades de residuos generados por tipología (toneladas de residuos de envases, toneladas de aceites usados, etc.). Cuando se determine qué se debe medir o a qué se debe hacer seguimiento, además del grado de alcance de los objetivos ambientales, la organización deberá tener en cuenta sus aspectos ambientales significativos, los requisitos legales y otros requisitos, y los controles operacionales. En la versión 2015 de la norma se introduce una novedad en este punto concreto: la necesidad de utilizar indicadores de desempeño ambiental, que deben ser apropiados para medir y comparar los resultados de dicho desempeño con los criterios establecidos para alcanzar los resultados previstos. En consecuencia, hay que mencionar, y así lo indica la norma, que el sistema elegido para realizar este seguimiento y medición deberá permitir a la organización elaborar informes (o cualquier otro tipo de documento) sobre su desempeño ambiental, y comunicar con precisión y fiabilidad a las partes interesadas, tanto internas como externas, la información pertinente. En las circunstancias actuales, en las empresas ya certificadas con sistemas de gestión ambiental consolidados, la inclusión de indicadores no crea ningún problema adicional. De hecho, aunque no era un requisito explícito de las versiones anteriores de la norma, la utilización de indicadores ambientales es una práctica habitual por parte de todas las empresas, y no solo para comprobar el cumplimiento de los objetivos ambientales, como se especifica en otro apartado de la norma (véase el apartado 6.2.2), sino también como método sistemático de control. Es muy importante aquí que las organizaciones consideren la existencia de indicadores ambientales sectoriales básicos. Por ejemplo, para el sector de la construcción, AENOR publicó la Guía de indicadores ambientales en el sector de la construcción. 147 Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015 Indicadores ambientales Para ayudar a explicar la importancia del uso de indicadores ambientales en las organizaciones que implanten por primera vez un sistema de gestión ambiental, se va a utilizar como referencia la Norma UNE-EN ISO 14031, que establece un proceso llamado evaluación del desempeño ambiental (EDA). La metodología desarrollada en esta norma permite medir, evaluar y comunicar el desempeño ambiental a través de indicadores clave del desempeño (ICD), basados en información fiable y verificable. Estos indicadores ICD son conocidos habitualmente por sus siglas en inglés KPI (key performance indicators). Una organización debería seleccionar un número suficiente de indicadores relevantes para evaluar su desempeño ambiental y que permitan la toma de decisión sobre la mejora, tanto del sistema de gestión como del comportamiento de la organización y de sus impactos. La norma propone dos categorías generales de indicadores de la EDA (véase la figura 9.1): • Los indicadores de condición ambiental (ICA): están relacionados con el contexto de la organización y proporcionan información sobre la condición ambiental local, regional, nacional o global a lo largo del tiempo o por eventos específicos. Si la dirección está interesada en la contribución de la organización a las condiciones ambientales del contexto, puede utilizar indicadores ambientales investigados y desarrollados por agencias gubernamentales, organizaciones no gubernamentales e instituciones científicas y de investigación de prestigio. En la tabla 9.1 se muestran algunos ejemplos de este tipo de indicadores relacionados con condiciones del contexto, como el aire, el agua, el suelo, la flora, la fauna, los seres humanos, el paisaje, el patrimonio y la cultura. • Los indicadores de desempeño ambiental (IDA): proporcionan información relacionada con la gestión de los aspectos ambientales significativos de la organización y permiten demostrar los resultados de los programas de gestión ambiental. A su vez, se pueden encontrar dos tipos de indicadores de desempeño ambiental: – Aquellos asociados a los procesos de gestión, indicadores de desempeño de gestión (IDG): proporcionan información sobre los esfuerzos de la dirección para influenciar en el desempeño ambiental. En la tabla 9.2 se muestran ejemplos de estos indicadores por sí solos no proporcionan información sobre el comportamiento de la organización, por lo que, en el marco de los sistemas de gestión ambiental, deben incluirse también indicadores IDO. 148 Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015 INDICADORES DE CONDICIÓN AMBIENTAL (ICA) ORGANIZACIÓN CONDICIONES AMBIENTALES PARTES INTERESADAS PROCESOS DE GESTIÓN INDICADORES DE DESEMPEÑO DE GESTIÓN (IDG) PROCESOS OPERACIONALES INDICADORES DE DESEMPEÑO ENTRADAS OPERACIONAL (IDO) (Suministros) SALIDAS (Entregas) INDICADORES DE DESEMPEÑO AMBIENTAL (IDA) IDA incluyen IDG e IDO Leyenda: flujos de información flujos de entradas y salidas relacionadas con las operaciones de la organización flujos de decisión Fuente: Norma UNE-EN ISO 14031:2015. Figura 9.1. Relación entre los indicadores de desempeño ambiental y la organización Tabla 9.1. Ejemplo de indicadores de condición ambiental (ICA) Elemento Aire Indicador de condición ambiental Temperatura ambiente en ubicaciones a una distancia específica de las instalaciones de la organización. Frecuencia de eventos de smog fotoquímico en un área local definida. Niveles de opacidad del aire medidos a sotavento y barlovento de las instalaciones de la organización. Agua Concentración de un contaminante específico en el agua subterránea o superficial. Variaciones en el nivel freático. Temperatura del agua en una masa de agua superficial adyacente a las instalaciones de la organización. (continúa) 149 Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015 Elemento Suelo Indicador de condición ambiental Área restaurada en un área local definida. Área pavimentada y área no fértil en un área local definida. Flora Rendimiento de las cosechas en los campos del área circundante, a lo largo del tiempo. Número y variedad de especies agrícolas en un área local definida. Fauna Niveles de ruido nocivos. Población de una especie animal particular a una distancia definida de las instalaciones de la organización. Seres humanos Tasa de crecimiento de la población en el área local o regional. Niveles ponderados de ruido y molestias sonoras en el perímetro de las instalaciones de la organización. Paisajes, patrimonio y cultura Integridad de la superficie de los edificios históricos en el área local (por ejemplo, medición del efecto de las emisiones de aire en edificios históricos). Tabla 9.2. Ejemplos de indicadores de desempeño de gestión (IDG) Ámbito Indicador de desempeño de gestión Gestión de políticas y programas Beneficios y costes de gestión ambiental para la organización. Cumplimiento reglamentario Tiempo en responder a incidentes ambientales. Desempeño financiero correlacionado con el desempeño ambiental Costos (operacionales y de capital) asociados a aspectos ambientales de un proceso o producto. Relaciones con la comunidad Número de notas de prensa sobre el desempeño ambiental de la organización. Numero de sugerencias de mejora ambiental presentadas por los empleados. Frecuencia de ejercicios de respuesta realizados ante emergencias. Ahorros conseguidos mediante reducciones en el uso de los recursos, prevención de la contaminación o reciclaje de residuos. Retorno de la inversión en proyectos de mejora ambiental. Progresos en las actividades locales de mejora (por ejemplo, iniciativas locales de limpieza o reciclaje). Resultados favorables en las encuestas de la comunidad. 150 Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015 – Aquellos asociados a los procesos operacionales, indicadores de desempeño operacional (IDO): proporcionan información sobre el desempeño ambiental de las operaciones de la organización. Para facilitar la identificación se pueden tener en cuenta los procesos de la organización, desde las entradas de materiales o servicios, las actividades de producción, hasta las salidas, como se muestra en la figura 9.2. ENTRADAS SALIDAS • Materiales (componentes y productos entrantes) • Productos • Energía • Servicios PROCESOS OPERATIVOS • Servicios • Residuos • Emisiones SUMINISTRO DISTRIBUCIÓN Fuente: Norma UNE-EN ISO 14031:2015. Figura 9.2. Proceso de la organización En la tabla 9.3 se muestran algunos ejemplos de IDO en distintas fases del ciclo de producción de la organización. Tabla 9.3. Ejemplos de indicadores de desempeño operacional (IDO) Ámbito Entrada de materiales Indicador de desempeño operacional Cantidad de materiales de embalaje desechados o reutilizados por unidad de producto. Cantidad de agua por unidad de producto. Cantidad de materiales peligrosos utilizados en los procesos de producción. Entrada de energía Cantidad de energía consumida por servicio o cliente. Entrada de servicios de apoyo a las operaciones de la organización Cantidad de materiales peligrosos utilizados por proveedores de servicios contratados. Cantidad de energía consumida por año o por unidad de producto. Cantidad o tipo de residuos producidos por proveedores de servicios contratados. (continúa) 151 Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015 Ámbito Indicador de desempeño operacional Entrada: instalaciones físicas y equipamientos El porcentaje total de piezas de equipos con partes diseñadas para el fácil desensamble, reciclaje y reutilización. Suministros de entrada o salidas de producto final Consumo promedio de dióxido de carbono equivalente por unidad de flota de vehículos. Productos Porcentaje del contenido reutilizable o reciclable de un producto. Número de vehículos de la flota que cuentan con tecnología para reducir la contaminación. Porcentaje de reuniones de negocios que se lleva a cabo de forma remota. Vida útil del producto. Porcentaje de productos con instrucciones sobre el uso y eliminación ambientalmente seguro. Servicios prestados por la organización Consumo de recursos por unidad de servicio prestado. Residuos Cantidad de residuos por unidad (de producto, tiempo, mano de obra), desglosada por tipo. Cantidad de dióxido de carbono equivalente por unidad de servicio prestado. Cantidad de residuos peligrosos, reciclables o reutilizables producidos por unidad, desglosada por tipo. Emisiones Cantidad de emisiones específicas por unidad de producto (SO2, NOx y PM). Cantidad de emisiones al aire con potencial de contribución al cambio climático global (CO2, CH4, N2O, HFC, PFC y SF6). Cantidad de ruido medido en un lugar exterior a la actividad. Vertidos Volumen de agua descargada por unidad de producto/servicio. Cantidad de contaminantes vertidos al agua desglosados por tipo (DBO5, DQO, sólidos en suspensión, etc.). Una vez seleccionados los indicadores adecuados para hacer el seguimiento y medición del desempeño ambiental, la organización debe: • Seleccionar los criterios contra los que evaluarlos, es decir, valores límite o valores de referencia asociados a los indicadores. Como se puede ver en la figura 9.3, se suelen utilizar para ello los límites legales establecidos, cuando son de aplicación o valores determinados en función de datos históricos registrados. 152 Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015 dBA Vc = 56 55 Límite legal 54 50 Ruido (dBA) Consumo de agua medio/año (m3) m3 49 60 57,1 57,5 56,3 56,7 (1) (2) 55 46 46 45 50 1 2 3 4 Año 51,6 52,4 1 Vc = Valor de control 2 53 3 4 Año (1) Punto de medida 1 (2) Punto de medida 2 Límite legal = 65 dBA Figura 9.3. Ejemplos gráficos de indicadores • Definir la frecuencia en la que se realizará la medición, que dependerá del parámetro a medir, la actividad, los requisitos legales asociados o de los riesgos asociados al aspecto ambiental. Por ejemplo, una organización puede decidir hacer una medición de ruido por control operacional de manera anual; otra, realizar un seguimiento de los datos de consumo de agua mensuales con objeto de controlar que los parámetros se mantienen en valores habituales de consumo en función de la actividad, ya que una desviación en estos parámetros podría indicar la existencia de una fuga en la instalación de distribución. Por otra parte, para realizar un seguimiento de parámetros de vertido, se podría optar por ajustar los periodos de medición a las exigencias legales. • Por último, es muy importante evaluar los resultados obtenidos. Para ello, se debe definir quién, cómo, cuándo y dónde se van a reflejar los resultados de dicho análisis. Se pueden emitir informes que recojan toda la información y analizarlos en reuniones periódicas, reflejando los resultados en un acta de reunión o en cualquier otro formato. Las acciones emprendidas ante desviaciones detectadas suelen documentarse como no conformidades y acciones correctivas (véase el apartado 10.2). Los resultados del seguimiento y la medición deberán ser analizados y evaluados por la organización para comprobar el grado de cumplimiento de los objetivos, de los requisitos legales y otros requisitos, de los indicadores del desempeño (comportamiento) ambiental fijados en el sistema y de las tendencias en los indicadores principales, con el fin de establecer medidas que prevengan incumplimientos legales o del sistema y, en su caso, para detectar no conformidades y establecer las acciones correctivas necesarias para asegurar la corrección de desviaciones, el buen funcionamiento del sistema de gestión ambiental y la mejora del comportamiento ambiental de la organización. 153 Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015 Finalmente, es importante recordar que existen otras metodologías diferentes a la establecida en la Norma UNE-EN ISO 14031 para definir e implantar un sistema de indicadores ambientales que igualmente pueden dar cumplimiento a lo requerido por la Norma UNE-EN ISO 14001. Equipos utilizados en el seguimiento y la medición Las labores de medición se deben realizar con instrumentos calibrados o verificados, según corresponda. En esta versión, al igual que en las anteriores de la norma, la organización tendrá que demostrar la calibración/verificación de los equipos cuando sea la propia organización quien realice las mediciones o analíticas de los diferentes parámetros y ello sirva como evidencia del cumplimiento de los requisitos legales u otros requisitos voluntarios. Si la verificación/calibración se realiza a través de entidades homologadas o acreditadas por la Administración o con laboratorios externos (subcontratados), entonces será suficiente con la homologación o acreditación del laboratorio para cada técnica utilizada. Los equipos referidos, y que deben estar calibrados o verificados, son aquellos relacionados con las mediciones de indicadores de desempeño ambiental de la organización y, especialmente, si están asociados a la medición de un parámetro con límite legal asociado. Por ejemplo, en una autorización de vertido donde se establece un caudal máximo, el contador debe estar calibrado o verificado, así como deben estarlo los equipos utilizados para realizar las mediciones de los contaminantes del agua (medidores de pH, de conductividad, etc.). Cuando se utilicen reactivos para la medición de parámetros de vertido, se debe asegurar que dichos reactivos no estén caducados. Los equipos utilizados en las mediciones de emisiones (captadores de alto volumen, sondas isocinéticas, sonómetros, etc.) también deben estar sometidos a calibración. ¿Calibración o verificación? ¿Qué diferencias existen? Calibración y verificación no son términos equivalentes. La calibración es un conjunto de operaciones que establecen, en unas condiciones especificadas, la relación entre los valores de una magnitud indicados por un instrumento de medida o un sistema de medida, los valores representados por una medida materializada o por un material de referencia y los valores correspondientes de esa magnitud realizados por patrones. Por otra parte, una verificación es una confirmación por examen y aporte de pruebas tangibles que las exigencias especificadas han sido satisfechas. En resumen y para simplificarlo, una verificación consiste en comparar el resultado de la medición de un equipo con otro patrón que ha sido calibrado. Una calibración requiere un cálculo asociado de las incertidumbres de las medidas. Las organizaciones pueden optar por un método u otro en función de los parámetros a medir y de las exigencias legales asociadas, ya que, en algunas ocasiones, como las 154 Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015 relacionadas con autorizaciones de vertidos o emisiones, se requiere que se realice una calibración por laboratorio acreditado u homologado por la Administración. Es habitual encontrar una sistemática donde se describa la tipología de identificación del equipo, frecuencia y metodología de calibración/verificación e incertidumbre máxima admisible. En caso de no cumplir con las especificaciones de calibración/verificación requeridas para la medición, los resultados obtenidos no se podrán considerar fiables y, por tanto, no servirán para demostrar el cumplimiento con el requisito especificado. 9.1.2 Evaluación del cumplimiento La organización debe establecer, implementar y mantener los procesos necesarios para evaluar el cumplimiento de sus requisitos legales y otros requisitos. La organización debe: a) determinar la frecuencia con la que se evaluará el cumplimiento; b) evaluar el cumplimiento y emprender las acciones que fueran necesarias; c) mantener el conocimiento y la comprensión de su estado de cumplimiento. La organización debe conservar información documentada como evidencia de los resultados de la evaluación del cumplimiento. En relación con la evaluación del cumplimiento de requisitos legales y otros requisitos, lo establecido en esta versión no difiere de lo que ya se exigía en versiones anteriores de la norma; es decir, se confirma la necesidad de disponer de un proceso para evaluar el cumplimiento de los requisitos legales y otros requisitos. La organización deberá determinar la frecuencia de la evaluación, emprender acciones en caso de incumplimiento y ser consciente del estado en el que se encuentra en relación con el cumplimiento de la legislación ambiental aplicable, así como con el cumplimiento de otros requisitos voluntarios que se hayan identificado y adoptados como obligatorios. En el apartado 6.1.3 se vio qué es un requisito legal y otros requisitos que voluntariamente la organización adopta, cómo acceder a ellos y cómo aplicarlos en la organización. En este capítulo se va a evaluar el cumplimiento de los requisitos de aplicación. Las organizaciones suelen incluir en un mismo procedimiento el acceso y la identificación de los requisitos legales y su evaluación. Con este proceso, lo que se pretende es que las organizaciones comprueben de manera periódica que continúan cumpliendo con los requisitos que le son de aplicación. Por lo tanto, en el sistema de gestión ambiental se tendrán que definir dos periodicidades distintas: • Por un lado, la frecuencia con la que se accede a los requisitos legales que se vieron en el apartado 6.1.3, es decir, cada cuánto tiempo se consultará si existen novedades legislativas que se puedan aplicar a la organización. 155 Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015 • Por otro lado, lo que requiere la norma en este apartado es determinar la frecuencia con la que se evaluará el grado de cumplimiento con los requisitos legales ya identificados. En este último caso, se suele establecer un periodo variable, en función del requisito. Así, por ejemplo, una empresa que genere residuos peligrosos puede fijar una periodicidad semestral para realizar una evaluación de requisitos legales de aplicación, ya que existe un requisito de almacenamiento máximo de seis meses para este tipo de residuos, y con esta periodicidad la organización podrá comprobar que cumple. Otras organizaciones que tengan requerimientos legales en cuanto a mediciones de emisiones diarias o analíticas de vertido mensuales, pueden establecer un periodo inferior al semestral para hacer una evaluación conjunta. Puede existir otra opción, y es establecer periodos de evaluación diferente en función de la tipología de requisitos de aplicación. Por ejemplo, una organización puede decidir establecer un periodo de seguimiento anual para los requisitos derivados de licencias de funcionamiento (ya que, en este caso, los requisitos no varían en cuanto a su grado de cumplimiento) y establecer periodicidades semestrales para los requisitos relacionados con la gestión de residuos, y semanales para el control de vertidos de aguas residuales. En la figura 9.4 se muestra un ejemplo de formato utilizado para la identificación y evaluación de requisitos legales, si bien se puede utilizar cualquier otro soporte o metodología, como tablas Excel, informes de cumplimiento, bases de datos, programas informáticos, etc. Legislación aplicable Requisito de aplicación Responsable de evaluación Plazo evaluación Cumplimiento Sí/No Observ. Figura 9.4. Ejemplo de formato de identificación y evaluación de requisitos legales y otros En el ejemplo anterior se puede ver cómo se identifica cuál es el requisito de aplicación, el responsable de realizar su evaluación y cuándo debe hacerla, así como la indicación de si se cumple o no dicho requisito. Una columna de observaciones es útil para recoger información que se considere necesaria para la próxima evaluación, 156 Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015 como, por ejemplo, anotar la fecha de autorización de instalación y próxima revisión de un depósito de combustible, o el estado en el que se encuentra el trámite, por ejemplo, de solicitud de renovación de una autorización de vertido. En el caso de detectar algún incumplimiento en los requisitos legales de aplicación se abrirá la correspondiente no conformidad y se establecerán las acciones correctivas necesarias para actuar sobre la causa que la motivaron (véase el apartado 10.2). 9.2 Auditoría interna Las auditorías internas constituyen una potente herramienta de control y seguimiento de la eficacia de los sistemas de gestión ambiental. De hecho, sus resultados y conclusiones son útiles para corregir o prevenir no conformidades específicas, como base para la verificación de datos para otros programas de auditoría y para proporcionar elementos de entrada para la realización de la revisión por la dirección. 9.2.1 Generalidades La organización debe llevar a cabo auditorías internas a intervalos planificados para proporcionar información acerca de si el sistema de gestión ambiental: a) es conforme con: 1) los requisitos propios de la organización para su sistema de gestión ambiental; 2) los requisitos de esta Norma Internacional; b) se implementa y mantiene eficazmente. La norma, en el apartado 3.4.1, define auditoría como un “proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias de auditoría y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar el grado en el que se cumplen los criterios de auditoría”. Aunque se verá con detalle esta definición, se recomienda la lectura de la Norma UNE-EN ISO 19011:2018, que proporciona directrices para la gestión de un programa de auditorías, la planificación y gestión de una auditoría del sistema de gestión y para el establecimiento de la competencia y evaluación de las personas implicadas en la auditoría (responsable del programa de auditoría y componentes de equipo auditor). 157 Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015 ¿Qué es una auditoría? Como se ha visto en la definición, una auditoría es: 1. º Un proceso sistemático: es decir, que sigue unos procedimientos previa- mente establecidos y documentados; por tanto, se debe conservar un registro, con independencia del soporte utilizado (informe en papel, acta de resultados, etc.). 2. º Un proceso independiente: como se especifica en la nota 3 de la propia defini- ción, la independencia se puede demostrar por la ausencia de responsabilidad con relación a la actividad que se audita, o por ausencia de sesgo y conflicto de intereses. Es decir, los auditores deben ser ajenos a los intereses del auditado y, por tanto, no podrán auditar su propio trabajo. 3. º El objetivo último de la auditoría es buscar evidencias y evaluar el grado de cumplimiento de los criterios de auditoría. Los criterios para auditar un sistema de gestión ambiental conforme a la Norma UNE-EN ISO 14001:2015 son: • Los requisitos de esta norma internacional de referencia. • Los requisitos legales de aplicación, así como otros suscritos voluntariamente. • Los requisitos impuestos en la propia documentación del sistema de gestión ambiental. En la figura 9.5 se puede ver de manera esquemática cómo, una vez recopiladas las evidencias de la auditoría, se las compara con los criterios y se obtienen una serie de hallazgos, que serán de cumplimiento o incumplimiento (que se incluirán en el informe de auditoría como no conformidades, observaciones, puntos débiles o fuertes, oportunidades de mejora, etc.). La diferencia que existe entre auditoría interna y externa es: • En la nota 1 de la definición se especifica que una auditoría interna puede realizarla la propia organización con su personal o una parte externa en su nombre, es decir, una empresa subcontratada. A estas auditorías que se realizan con fines internos se las conoce como de primera parte. • La auditoría externa de certificación es la que realiza la entidad de certificación acreditada con objeto de comprobar el cumplimiento con los requisitos de la norma de referencia UNE-EN ISO 14001:2015, así como su implementación y mejora. A este tipo de auditorías se las conoce como de tercera parte. • Por último, las auditorías externas conocidas como de segunda parte son las realizadas por partes que tienen interés en la organización o por personas 158 Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015 en su nombre. Una auditoría que se hace a un proveedor con el objeto de homologarle para un suministro o para comprobar el grado de cumplimiento con unos requisitos previamente establecidos, es una auditoría de segunda parte. Criterios de auditoría Frente a Requisitos de: Evidencias de auditoría • Registros. • Información obtenida en entrevistas, estudio documental, observaciones, etc. • Norma UNE-EN ISO 14001. • Legislación de aplicación. • Documentación del SGA. Hallazgos de auditoría • No conformidades. • Observaciones. • Oportunidades de mejora. • Puntos fuertes. • Puntos débiles. Figura 9.5. Definición gráfica de auditoría de un SGA conforme a UNE-EN ISO 14001 9.2.2 Programa de auditoría interna La organización debe establecer, implementar y mantener uno o varios programas de auditoría interna que incluyan la frecuencia, los métodos, las responsabilidades, los requisitos de planificación y la elaboración de informes de sus auditorías internas. Cuando se establezca el programa de auditoría interna, la organización debe tener en cuenta la importancia ambiental de los procesos involucrados, los cambios que afectan a la organización y los resultados de las auditorías previas. La organización debe: a) definir los criterios de auditoría y el alcance para cada auditoría; b) seleccionar los auditores y llevar a cabo auditorías para asegurarse de la objetividad y la imparcialidad del proceso de auditoría; 159 Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015 c) asegurarse de que los resultados de las auditorías se informen a la dirección pertinente. La organización debe conservar información documentada como evidencia de la implementación del programa de auditoría y de los resultados de ésta. Un programa de auditoría se define en el apartado 3.4 de la Norma UNE-EN ISO 19011:2018, como “acuerdos para un conjunto de una o más auditorías planificadas para un periodo de tiempo determinado y dirigidas hacia un propósito específico”. En la norma se ilustra el flujo del proceso para la gestión de un programa de auditoría (véase la figura 9.6): • El periodo de tiempo comprendido: los programas suelen realizarse para un año o tres años, dependiendo de la complejidad de la empresa. El plazo máximo de tres años se establece para coincidir con el periodo de vigencia habitual de los certificados por entidades de certificación acreditadas. • La programación de auditorías, tanto internas como externas: para la programación de las auditorías internas se debe tener en cuenta la importancia ambiental de los procesos, los cambios que afectan a la organización y los resultados de las auditorías previas. La programación debe cubrir todas las actividades y los centros (tanto fijos como temporales). Por ejemplo, una empresa de limpieza con dos sedes puede realizar una programación para hacer una auditoría interna al año a cada una de ellas y, en la auditoría a ese centro, visitar al menos uno de los servicios de limpieza. Una entidad bancaria con, por ejemplo, más de quince sucursales, puede realizar una programación a tres años donde, a lo largo de ese periodo, haya auditado internamente todos los centros y todo el alcance. Un último ejemplo puede ser el de una empresa pequeña que decida programar las auditorías por departamentos a lo largo de un año. • Las responsabilidades en cuanto a: – La elaboración del programa de auditoría, seguimiento y actualización. – La realización de la auditoría interna, es decir, a los requisitos que debe cumplir el auditor. En las figuras 9.7 y 9.8 se muestran ejemplos de dos programaciones de auditorías. 160 Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015 Nota 1: esta figura ilustra la aplicación del ciclo Planificar-Hacer-Verificar-Actuar en este la Norma UNE-EN ISO 19011:2018. Nota 2: la numeración de los capítulos/apartados hace referencia a los capítulos/apartados pertinentes de la Norma UNE-EN ISO 19011:2018. Fuente: Norma UNE-EN ISO 19011:2018. Figura 9.6. Diagrama de flujo para la gestión de un programa de auditoría 161 Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015 Actividad/año 1 2 3 Sede central Feb. Feb. Feb. Centro 1 Abr. Centro 2 Abr. Centro 3 Jun. Centro 4 Jun. Centro 5 Oct. Centro 6 Abr. Centro 7 Jun. Centro 8 Oct. Centro 9 Oct. Centro 10 Nov. Centro 11 Nov. Centro 12 Nov. Figura 9.7. Ejemplo de programación de auditorías a tres años Dpto./mes Ene. Feb. Mar. Abr. May. Jun. Jul. Ag. Sep. Oct. Auditoría externa Nov. Aex Dirección general A2 Dirección medio ambiente A2 Dpto. producción A1 Dpto. mantenimiento A1 Dpto. RRHH A1 Dpto. compras/ administración A1 A1 : Auditor interno 1. A2 : Auditor interno 2. Aex : Auditor externo de certificación. Figura 9.8. Ejemplo de programación anual de auditorías 162 Dic. Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015 La auditoría y el informe de auditoría Muchas organizaciones optan por realizar un plan de auditoría de manera previa a su realización y por comunicarlo a los auditados con antelación. En esta planificación se describen las actividades y los detalles acordados de la auditoría. Suele contener información sobre: • Los objetivos, alcance y criterios de auditoría, es decir, si se trata de una auditoría del sistema de gestión ambiental conforme a la Norma UNE-EN ISO 14001 para las actividades realizadas en un determinado centro, o puede ser una auditoría para comprobar la implementación y mejora del sistema de gestión ambiental en el departamento de mantenimiento. • Las fechas y lugares de las actividades de la auditoría. Se puede utilizar el plan de auditoría para reflejar otra información pertinente como las funciones y responsabilidades de los miembros del equipo auditor, la identificación del representante del auditado, requisitos de confidencialidad, etc. Como se ha comentado anteriormente, la auditoría consiste en recopilar y verificar información sobre el grado de cumplimiento de los criterios de auditoría. Los métodos para recopilar información son: • Entrevistas. • Revisión de documentos y registros. • Observación de actividades y situaciones. Una vez que se ha finalizado la etapa de búsqueda de evidencias, se procede a la elaboración del informe de auditoría. El informe debe proporcionar un registro de la auditoría completo, preciso, conciso y claro. Los auditores deben asegurar la veracidad de la información contenida en el informe. La información mínima que debe contener el informe de auditoría es: • Los objetivos, el alcance y criterios de la auditoría (que deben coincidir con los especificados en el plan). • Identificación del equipo auditor, fechas y ubicaciones auditadas. • Los hallazgos: como mínimo, un informe de auditoría debe contener información sobre las no conformidades detectadas, aunque se puede incorporar información de otro tipo, como observaciones, puntos fuertes y débiles, y oportunidades de mejora. El informe de auditoría puede contener otra información pertinente, tales como conclusiones sobre el grado de cumplimiento con los criterios de auditoría, el logro de los objetivos de la auditoría o la información sobre la distribución del informe. 163 Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015 Es importante recordar que los resultados de la auditoría deben informarse a la alta dirección, bien a través de la distribución del informe, bien con reuniones de seguimiento del sistema de gestión. Además, los resultados y conclusiones de las auditorías internas constituyen uno de los elementos de entrada más relevantes de la revisión del sistema por la dirección. La detección de no conformidades y el establecimiento de acciones correctivas se desarrollará más adelante (véase el apartado 10.2). El equipo auditor El equipo auditor suele estar formado por una o varias personas. Cuando hay varias, una de ellas actúa como auditor jefe o auditor líder. El auditor jefe es el máximo responsable del proceso de auditoría. Generalmente, es el encargado de elaborar el plan y el informe de auditoría, distribuyendo las funciones y tareas entre los distintos miembros del equipo auditor. A la hora de seleccionar el equipo auditor se debe tener en cuenta que: • Los auditores deben ser imparciales, es decir, no pueden auditar su propio trabajo. • Deben reunir unos requisitos de competencia previamente establecidos. En relación con los requisitos de competencia, generalmente se establecen en función de una educación, experiencia laboral, experiencia en auditorías y formación como auditor. Estos requisitos los establecerá cada organización teniendo en cuenta su complejidad, incidencia ambiental, tamaño, etc. Parece lógico que, como mínimo, un auditor del sistema de gestión ambiental conforme a la Norma UNE-EN ISO 14001 debe tener conocimiento sobre los requisitos de la norma, la organización y sus procesos, y es deseable que tenga formación en técnicas de auditoría y haya participado como observador en alguna auditoría del sistema. 9.3 Revisión por la dirección La alta dirección debe revisar el sistema de gestión ambiental de la organización a intervalos planificados, para asegurarse de su conveniencia, adecuación y eficacia continuas. La revisión por la dirección debe incluir consideraciones sobre: a) el estado de las acciones de las revisiones por la dirección previas; 164 Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015 b) los cambios en: 1) las cuestiones externas e internas que sean pertinentes al sistema de gestión ambiental; 2) las necesidades y expectativas de las partes interesadas, incluidos los requisitos legales y otros requisitos; 3) sus aspectos ambientales significativos; 4) los riesgos y oportunidades; c) el grado en el que se han logrado los objetivos ambientales; d) la información sobre el desempeño ambiental de la organización, incluidas las tendencias relativas a: 1) no conformidades y acciones correctivas; 2) resultados de seguimiento y medición; 3) cumplimiento de los requisitos legales y otros requisitos; 4) resultados de las auditorías; e) adecuación de los recursos; f) las comunicaciones pertinentes de las partes interesadas, incluidas las quejas; g) las oportunidades de mejora continua. Las salidas de la revisión por la dirección deben incluir: – las conclusiones sobre la conveniencia, adecuación y eficacia continuas del sistema de gestión ambiental; – las decisiones relacionadas con las oportunidades de mejora continua; – las decisiones relacionadas con cualquier necesidad de cambio en el sistema de gestión ambiental, incluidas los recursos; – las acciones necesarias cuando no se hayan logrado los objetivos ambientales; – las oportunidades de mejorar la integración del sistema de gestión ambiental a otros procesos de negocio, si fuera necesario; – cualquier implicación para la dirección estratégica de la organización. La organización debe conservar información documentada como evidencia de los resultados de las revisiones por la dirección. Este apartado, lo mismo que en las versiones de 1996 y de 2004, es uno de los estratégicos que forman la columna vertebral de todo el sistema de gestión ambiental basado en la norma. 165 Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015 Quizás lo más llamativo en esta versión es que la revisión por la dirección se encuentra enmarcada en la verificación del ciclo de Deming (PHVA), y no en la actuación, como ocurría en las dos versiones anteriores. En realidad, con esta reubicación se ha subsanado un error que se venía produciendo históricamente. La revisión por la dirección, en la HLS y, por tanto, en la norma de 2015, se ha colocado en su sitio (verificación). Aunque, para ser precisos en este punto, hay que reconocer que las “salidas” de la revisión son en realidad parte de “actuar” y las entradas son, sin embargo, parte de “verificar”. Aun así, la nueva ubicación de este apartado queda ahora mejor encuadrada en el ciclo de Deming de lo que estaba antes. Este registro (informe de revisión por la dirección) es quizás el documento más importante del sistema de gestión ambiental en una organización, ya que es el documento que reúne toda la información necesaria para comprobar la implantación, el funcionamiento, las carencias (riesgos ambientales y de negocio) y las oportunidades que el sistema brinda a la organización para comprobar cómo el buen o mal funcionamiento del sistema implantado va a mejorar el medio ambiente y la reputación ambiental de la organización. Si hay que resaltar una novedad, en cuanto a los elementos de entrada a considerar, los apartados que sí son nuevos en el texto de la presente versión son aquellos incluidos en el punto b, que hacen referencia a la necesidad de incluir consideraciones sobre los cambios producidos en las cuestiones internas y externas pertinentes para el sistema de gestión, cambios en las necesidades y expectativas de las partes interesadas, y en los riesgos y oportunidades. La revisión por la dirección debe ser realizada a intervalos tales que permitan evidenciar el funcionamiento de la organización a lo largo de un periodo fijado. Normalmente, este período es de un año para la mayoría de las organizaciones, y de esta revisión (anual) hay que dejar información documentada como evidencia (registro) de su realización, que suele ser a través de un acta donde se recogen las decisiones y acciones relacionadas con, entre otras, las implicaciones para la dirección estratégica, oportunidades para integrar el sistema de gestión ambiental a otros procesos de negocio, recursos, etc. 166 Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015 10 Mejora 10.1 Generalidades La organización debe determinar las oportunidades de mejora (véanse 9.1, 9.2 y 9.3) e implementar las acciones necesarias para lograr los resultados previstos en su sistema de gestión ambiental. En la Introducción ya se comentó que uno de los fines primordiales de un sistema de gestión ambiental según el modelo PHVA (PDCA por sus siglas en inglés) establecido en la Norma UNE-EN ISO 14001:2015 es la mejora del desempeño ambiental. Como se ha comprobado, el establecimiento, la implementación y el mantenimiento de este modelo de forma iterativa a lo largo del tiempo está enfocado y dirigido hacia la mejora continua. Por otro lado, en el Objeto y campo de aplicación, la norma pretende servir de ayuda a las organizaciones para que alcancen los resultados previstos del sistema de gestión ambiental, entre ellos, la mejora continua de su desempeño. Este compromiso es un requisito que debe estar recogido explícitamente en la política ambiental de la empresa y que debe ser promovido desde la alta dirección, asegurando que se disponen de los medios y recursos necesarios para alcanzar los resultados esperados, y dirigiendo y apoyando a las personas y funciones pertinentes implicadas (véase el capítulo 5). Sin embargo, es la organización la que debe determinar el ritmo, alcance y las acciones que van a permitir alcanzar la mejora. De hecho, el comportamiento (desempeño) ambiental se puede mejorar aplicando las herramientas que ofrece el sistema de gestión ambiental como un todo, o actuando sobre uno o varios elementos por separado y en distintos momentos a lo largo del tiempo. ¿Cómo emprender el camino hacia la mejora que demanda UNE-EN ISO 14001? Para responder a esta cuestión es esencial conocer cuál es la situación de partida de la organización. Incluso se debería realizar esta reflexión antes de implantar el sistema de gestión. Esto requiere un análisis profundo de la organización, un diagnóstico de cómo la empresa está gestionando su relación con el medio ambiente, para lo que podría ser de ayuda responder a las siguientes preguntas: • ¿Cuál es la visión y la política de empresa en relación con el medio ambiente? • ¿Qué aspectos e impactos se están generando por realizar las actividades que se desarrollan? 167 Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015 • ¿De qué forma aplicará la legislación por generar estos aspectos e impactos? • ¿Cuáles son los factores externos e internos del entorno que condicionan su existencia como organización? • ¿Cuáles son las necesidades y expectativas de las partes interesadas en el comportamiento ambiental como organización? • ¿Cuáles son las prácticas de gestión ambiental que actualmente ya se aplican en la organización? • ¿Se dispone de datos sobre los aspectos ambientales para conocer el grado de impacto que se generan en el entorno? • En caso afirmativo, ¿se realiza algún seguimiento sobre esta información? Y, lo que es más, ¿se están tomando decisiones al respecto que puedan repercutir tanto positiva como negativamente en el desempeño ambiental? Habría muchas más preguntas que se podrían plantear para conocer cuál es el punto de partida para mejorar; posiblemente, tantas como organizaciones preocupadas por su comportamiento ambiental. El caso es que es necesario determinar cuál es el “kilómetro 0” y, a partir de aquí, planificar las actuaciones necesarias para definir el camino que conduzca hacia los resultados que se pretenden conseguir. La Norma UNE-EN ISO 14001:2015 ofrece a las organizaciones una serie de instrumentos que ayudan a identificar oportunidades de mejora de su sistema de gestión ambiental y de su comportamiento ambiental. Tal y como se ha comentado al principio de este capítulo, ya desde el apartado de introducción de la norma se está haciendo referencia a la mejora continua. La alta dirección debe asegurar que el sistema va dirigido a ella; el pensamiento basado en el riesgo, comentado en el apartado 6.1, ayuda a identificar oportunidades de mejora. El establecimiento de objetivos y planificación de acciones se enfoca a mejorar el comportamiento ambiental, dado que incide en los aspectos ambientales para mitigar los impactos asociados; se identifican necesidades de formación y se sensibiliza al personal bajo el control de la organización para que realicen su trabajo conforme a los procesos establecidos y aporten sugerencias de mejora a dichos procesos; los procesos de comunicación interna permiten que las personas que trabajan bajo el control de la organización contribuyan a la mejora continua; los procesos de comunicación externa permiten identificar y procesar las necesidades y expectativas de las partes interesadas, minimizando riesgos y detectando oportunidades para mejorar los procesos a distintos niveles; el control y planificación de las operaciones van dirigidos a que los aspectos e impactos asociados, tanto en condiciones normales como de emergencia, estén vigilados y dentro de los parámetros establecidos. Para realizar el seguimiento de las acciones que la organización ha establecido, se deberán tener en cuenta los resultados obtenidos de la identificación de los ries168 Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015 gos y oportunidades asociados a los aspectos ambientales, a los requisitos legales y al contexto del análisis y evaluación del desempeño ambiental, de las auditorías internas y de la revisión por la dirección. Esto constituirá el punto de partida para la implementación de acciones que mejoren el sistema, los procesos, los productos, los servicios y, en última instancia, el comportamiento (desempeño) ambiental de la organización (véanse los capítulos 6 y 9). No obstante, el instrumento básico que realmente es una fuente para detectar oportunidades de mejora es el proceso de detección y tratamiento de no conformidades, del que se tratará con más detalle en el apartado siguiente. 10.2 No conformidad y acción correctiva Cuando ocurra una no conformidad, la organización debe: a) reaccionar ante la no conformidad, y cuando sea aplicable: 1) tomar acciones para controlarla y corregirla; 2) hacer frente a las consecuencias, incluida la mitigación de los impactos ambientales adversos; b) evaluar la necesidad de acciones para eliminar las causas de la no conformidad, con el fin de que no vuelva a ocurrir en ese mismo lugar ni ocurra en otra parte, mediante: 1) la revisión de la no conformidad; 2) la determinación de las causas de la no conformidad; 3) la determinación de si existen no conformidades similares, o que potencialmente puedan ocurrir; c) implementar cualquier acción necesaria; d) revisar la eficacia de cualquier acción correctiva tomada; y e) si fuera necesario, hacer cambios al sistema de gestión ambiental. Las acciones correctivas deben ser apropiadas a la importancia de los efectos de las no conformidades encontradas, incluidos los impactos ambientales. La organización debe conservar información documentada como evidencia de: – la naturaleza de las no conformidades y cualquier acción tomada posteriormente, y – los resultados de cualquier acción correctiva. 169 Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015 La norma define no conformidad como “incumplimiento de un requisito”. Desde el punto de vista de un sistema de gestión ambiental, los requisitos están establecidos en la Norma UNE-EN ISO 14001:2015 (véanse algunos ejemplos en tabla 10.1), en el propio sistema de gestión ambiental y en los requisitos legales de aplicación y otros requisitos que la organización suscriba. Algunos ejemplos de requisitos que la organización decide adoptar son: • Compromisos incluidos en la política ambiental establecida por la alta dirección que vayan más allá de lo que la norma requiere; por ejemplo, acciones concretas dirigidas a mitigar el impacto ambiental generado por la empresa. • Necesidades y expectativas de las partes interesadas; por ejemplo, adhesión al compromiso de progreso (Responsible Care) en empresas del sector químico; requisitos ambientales demandados por los clientes; informar sobre determinados aspectos ambientales en la página web, etc. • Valores de referencia establecidos para el control operacional de los procesos (rangos de temperatura, horas de funcionamiento, límites de consumo eléctrico, límite para consumo de agua de pozo…), etc. Tabla 10.1. Algunos ejemplos de no conformidades relacionadas con requisitos de la Norma UNE-EN ISO 14001 Requisito Ejemplo 4.1. Compresión de la organización y de su contexto La organización no ha determinado las cuestiones internas y externas pertinentes para su propósito, incluyendo las condiciones ambientales capaces de afectar a la organización. 5.3. Roles, responsabilidades y autoridades en la organización La alta dirección no ha asignado la responsabilidad y autoridad para asegurar que el sistema de gestión es conforme a los requisitos de la norma. 6.2. Objetivos ambientales y planificación para lograrlos No se ha realizado el seguimiento ni se han tomado acciones ante el hecho de que algunos objetivos no se han cumplido; por ejemplo, reducir un 10% de consumo de agua (m3) en relación con el año anterior; aumentar en un 15% la cantidad de papel reciclado (kg), etc. 7.2. Competencia La organización no ha determinado la competencia necesaria de las personas que realizan trabajo bajo su control y que afectan a su desempeño y a la capacidad para cumplir los requisitos legales. 7.4. Comunicación En los procesos de comunicación definidos por la organización no se ha tenido en cuenta los requisitos legales y otros requisitos. (continúa) 170 Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015 Requisito Ejemplo 7.5. Información documentada No se asegura la identificación y control de la información documentada de origen externo determinada como necesaria para la planificación y operación del sistema de gestión ambiental. 8.1. Planificación y control operacional No se han establecido criterios de operación (criterios de aceptación-rechazo) para algunos procesos con repercusión ambiental; por ejemplo, criterios de dosificación de floculante y coagulante en el proceso de depuración de aguas residuales. Se detectan incumplimientos relacionados con el control operacional definido para la gestión de los residuos: • Etiquetado incorrecto de residuos peligrosos (por ejemplo, ausencia de etiquetas de identificación del residuo, no consignación de la fecha de inicio de almacenamiento, etc.). • Mezcla de residuos peligrosos y no peligrosos. • Derrames accidentales de sustancias peligrosas sobre suelo no protegido. No se han comunicado los requisitos ambientales pertinentes a los proveedores externos, incluidos los contratistas. 8.2. Preparación y respuesta ante emergencias No se han establecido los procesos para poner a prueba periódicamente las acciones de respuesta ante emergencias que se han planificado. 9.1. Seguimiento, medición, análisis y evaluación La organización no ha determinado los criterios contra los cuales va a evaluar el desempeño, ni los indicadores a utilizar para tal fin. No se conserva evidencia documentada de los resultados de la evaluación del cumplimiento. 9.2. Auditoría interna La organización no ha establecido un programa de auditoría interna que incluya la frecuencia, los métodos, las responsabilidades, los requisitos de planificación y la elaboración de informes de sus auditorías internas. 9.3. Revisión por la dirección Los elementos de entrada para realizar la revisión por la dirección no incluyen los cambios en las cuestiones externas e internas, las necesidades y expectativas de las partes interesadas, los aspectos ambientales significativos ni los riesgos y oportunidades. 10.2. No conformidad y acción correctiva La organización no conserva información documentada como evidencia de la naturaleza de las no conformidades y los resultados de las acciones correctivas. 171 Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015 Por lo tanto, a lo largo del desarrollo de las actividades de la organización y del funcionamiento del sistema de gestión ambiental aparecerán resultados no deseados –no conformidades– que deben ser analizados con el fin de emprender acciones para su subsanación y, sobre todo, para evitar que se repitan. Para gestionar las no conformidades es muy útil la implantación de un proceso que incluya los controles, las responsabilidades y autoridad, y las acciones a implementar, de forma que las no conformidades se identifiquen, se controlen, se corrijan y, en resumen, reciban el tratamiento adecuado, incluida la mitigación de los impactos ambientales adversos. Por ejemplo, si se detecta el goteo de una sustancia peligrosa procedente de una tubería con una junta deteriorada, la acción reparadora implicará la sustitución de dicha pieza, pero puede que no se pueda realizar de manera inmediata. Hasta entonces, se debería colocar un recipiente para recoger el líquido, como medida inmediata de contención y, tras la reparación y para atenuar el impacto en el entorno, se procederá al tratamiento de la superficie contaminada, así como a la correcta gestión de los residuos. Pero, independientemente de la acción o tratamiento inmediato que se defina para corregir la desviación lo antes posible (colocar el recipiente), uno de los elementos más importantes de este proceso consiste en el análisis de la causa que ha originado el problema, es decir, la no conformidad. El análisis de las causas siempre debe ir enfocado a conocer el origen o motivo por el que se ha producido la desviación, con un objetivo primordial: evitar que se vuelva a repetir el mismo problema. Otra ventaja importante es que, cuando se profundiza en el análisis de las causas, se pueden identificar oportunidades de mejora en los procesos. En el ejemplo anterior, durante el proceso de investigación de la causa de la fuga se podría descubrir que el plan de mantenimiento de la red de tuberías no se ha realizado según lo establecido, o bien que ha habido un cambio en el personal encargado de la realización de dicho mantenimiento que no ha sido informado o formado de las tareas a realizar o, incluso, que el operario esté de baja y no haya sido sustituido. En cada caso, las acciones a emprender serán distintas, dado que las causas también lo son. En el primer caso, plan de mantenimiento no realizado en plazo, habrá que comprobar si dicho plan es adecuado a las necesidades del proceso en cuanto a frecuencias, tareas u operaciones, recursos, etc. Podría darse el caso de que, como consecuencia de este análisis, se concluyera que la metodología actual para realizar el mantenimiento de determinadas instalaciones no fuera la más eficiente, por lo que se tendría que valorar el modificar el plan existente o utilizar una sistemática diferente, por ejemplo, la incorporación de una herramienta informática para el mantenimiento preventivo aplicable al almacenamiento de líquidos inflamables y combustibles. En el caso del cambio del personal, la acción correctiva iría enfocada a la formación y sensibilización del operario u operarios encargados del mantenimiento, impartiendo formación a los nuevos operarios y reforzándola en los ya existentes mediante acciones 172 Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015 de sensibilización. Si la causa fuera una baja que no ha sido identificada, habrá que revisar los procesos de asignación de recursos para el control operacional, de forma que se contemple la ausencia de determinadas funciones o puestos cuyo trabajo tiene especial implicación en el sistema de gestión ambiental y tener preparados los recursos necesarios para su sustitución. Por tanto, y de manera secuencial, un proceso completo para el tratamiento de las no conformidades de sistema de gestión ambiental podría contemplar: • La identificación y registro del incumplimiento del requisito (no conformidad). • La toma de acciones para reaccionar de forma inmediata ante el incumplimiento y corregirlo. • Mitigar, en la medida de lo posible y de forma inmediata, el impacto producido. • Analizar las causas que han generado la no conformidad, teniendo en cuenta que habrá que revisar si se han producido con anterioridad no conformidades similares o valorar si potencialmente se pueden repetir. • Determinar las acciones necesarias para eliminar las causas que han generado la no conformidad. Esto podría contemplar la incorporación de cambios en el sistema de gestión ambiental a distintos niveles: cambio en funciones y responsabilidades, cambios en los procesos, cambios en el plan de formación, cambios en los procesos de comunicación, cambios en la planificación del control operacional, cambios en las metodologías para la evaluación del desempeño, etc. • Determinar un plazo para evaluar la eficacia de las acciones tomadas, comprobando si han sido útiles para corregir la no conformidad a medio y largo plazo, y evitar de esta forma su repetición. • Asignar responsabilidades, recursos y plazos para llevar a cabo las acciones correctivas. Una vez más, y tal y como exige la norma de manera reiterada, la organización deberá conservar información documentada relativa al proceso de tratamiento de las no conformidades, incluyendo las acciones de corrección inmediata, de mitigación del impacto, de la corrección a medio y largo plazo y de la evaluación de su eficacia. Como parte del proceso de tratamiento de no conformidades, y con el fin de facilitar la gestión de las acciones correctivas, se puede habilitar un listado en el que se recojan algunos hitos relacionados con su estado como, por ejemplo, fecha en la que se originó la no conformidad, plazos previstos para la implementación de las acciones correctivas, fechas reales de implantación, así como la fecha de cierre de la no conformidad y de las acciones correctivas. La figura 10.1 muestra un ejemplo de cómo documentar el tratamiento de las no conformidades de un sistema de gestión ambiental según la norma, independientemente del tipo de desviación generada. 173 Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015 REGISTRO DE NO CONFORMIDAD N.º DE IDENTIFICACIÓN: APARTADO DE LA NORMA: DESCRIPCIÓN DE LA NO CONFORMIDAD Categoría (leve, grave, crítica) CORRECCIÓN DE LA NO CONFORMIDAD: RECURSOS (acción para CORREGIR o REPARAR la no conformidad) (humanos, materiales, económicos) RESPONSABLE DE IMPLANTACIÓN Y FECHA: CAUSAS DE LA NO CONFORMIDAD: (Motivo que provocó la no conformidad) ❏ OCASIONAL ❏ REPETITIVA ACCIONES CORRECTIVAS: RECURSOS (acciones para ELIMINAR LAS CAUSAS de la no conformidad) (humanos, materiales, económicos) RESPONSABLE DE IMPLANTACIÓN Y FECHA: EVIDENCIAS DOCUMENTALES Y/O REGISTROS DE LA IMPLANTACIÓN DE LAS ACCIONES CORRECTIVAS: REVISIÓN /VALORACIÓN DE LA EFICACIA DE LAS ACCIONES CORRECTIVAS RESPONSABLE Y FECHA: IMPLANTADAS (CONCLUSIONES): Figura 10.1. Ejemplo de formato para el tratamiento de no conformidades del sistema de gestión ambiental 174 Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015 10.3 Mejora continua La organización debe mejorar continuamente la conveniencia, adecuación y eficacia del sistema de gestión ambiental para mejorar el desempeño ambiental. Como se ha visto, en esta versión de la norma se ha incorporado un capítulo específico sobre la mejora (este capítulo 10) para tratar de reforzar y potenciar la idea de que la implantación de un sistema de gestión ambiental conforme a los requisitos establecidos tiene como fin último y primordial mejorar el comportamiento ambiental de las organizaciones que decidan adoptar este modelo de gestión. Incluso ha dedicado este epígrafe especial, el último del texto normativo, a la “mejora continua”. Este apartado solo incluye una frase, un requisito, pero que contiene la esencia de lo que ha pretendido siempre la organización ISO, ya con las versiones anteriores de la norma y especialmente, con esta: conseguir que las organizaciones mejoren de manera continua su desempeño ambiental, asegurando que su sistema de gestión ambiental también va mejorando a lo largo del tiempo, demostrando que es conveniente para el funcionamiento de la organización, es adecuado a sus necesidades y, sobre todo, es eficaz para alcanzar los resultados esperados definidos por la alta dirección. Como se indicaba en el capítulo 4, las organizaciones no operan como un sistema aislado, sino que están interactuando de forma permanente con los diversos elementos de su entorno. La forma en la que las organizaciones interactúan con este entorno y el cómo se adaptan a las variaciones en su contexto va a determinar el grado, la velocidad o el ritmo y el tipo de cambios que a su vez deberán incorporar para mejorar el desempeño ambiental. En cualquier caso, y sean cuales sean las aspiraciones para alcanzar la mejora continua, las organizaciones deben estar preparadas para los retos y sorpresas a los que se van a enfrentar en este apasionante camino. De hecho, no sería extraño que alguna organización descubriera y optara por nuevos materiales, menos tóxicos y más compatibles con el entorno, para fabricar el mismo producto, o que, respondiendo e interactuando con determinadas partes interesadas, decidiera incorporar una nueva línea de negocio que diera respuesta a sus necesidades y expectativas, mejorando la imagen y reputación de la empresa, y aumentando su beneficio. Desde aquí animar a todos los lectores, independientemente de su nivel de conocimiento o implicación en los sistemas de gestión ambiental según esta norma, a que investiguen, estudien y profundicen en los conceptos tratados en esta guía, esperando haberles hecho reflexionar para que busquen su propio camino hacia la mejora del comportamiento ambiental de su organización. Y, por qué no, de su comportamiento como individuo que habita este maravilloso pero frágil planeta. Esperamos haber sido de ayuda. 175 Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015 Anexo A (Informativo) Orientaciones para el uso de esta Norma Internacional Este anexo facilita el entendimiento y comprensión de los distintos requisitos de la Norma UNE-EN ISO 14001:2015, si bien es informativo, es decir, no proporciona requisitos adicionales a lo indicado en la norma (del capítulo 4 al 10) sino que pretende proporcionar una orientación a los usuarios de la norma sobre la interpretación de los distintos capítulos. A.1 Generalidades La información explicativa presentada en este anexo está prevista para evitar la interpretación equivocada de los requisitos contenidos en esta Norma Internacional. Aunque esta información aborda estos requisitos y es coherente con ellos, no está prevista para añadir, restar o modificarlos de alguna manera. Los requisitos de esta Norma Internacional necesitan considerarse desde una perspectiva sistemática u holística. El usuario no debería leer ningún capítulo ni oración de esta Norma Internacional aislado de otros capítulos. Hay interrelación entre los requisitos de algunos capítulos y los de otros capítulos. Por ejemplo, la organización necesita comprender la relación entre los compromisos de su política ambiental y los requisitos que se especifican en otros capítulos. La gestión del cambio es una parte importante de mantener un sistema de gestión ambiental que asegure que la organización puede lograr con regularidad los resultados previstos de su sistema de gestión ambiental. La gestión del cambio se aborda en diferentes requisitos de esta Norma Internacional, incluyendo: – el mantenimiento del sistema de gestión ambiental (véase 4.4), – los aspectos ambientales (véase 6.1.2), – la comunicación interna (véase 7.4.2), – el control operacional (véase 8.1), – el programa de auditoría interna (véase 9.2.2), y – la revisión por la dirección (véase 9.3). Como parte de la gestión del cambio, la organización debería abordar los cambios planificados y no planificados, para asegurarse de que las consecuencias imprevistas de 176 Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015 estos cambios no tengan un efecto negativo sobre los resultados previstos del sistema de gestión ambiental. Los ejemplos de cambio incluyen: – los cambios planificados en los productos, procesos, operaciones, equipos o instalaciones; – los cambios en el personal o proveedores externos, incluidos los contratistas; – la información nueva relacionada con los aspectos ambientales, impactos ambientales y tecnologías relacionadas; – los cambios en los requisitos legales y otros requisitos. A.2 Aclaración de la estructura y la terminología La estructura de los capítulos y parte de la terminología de esta Norma Internacional han cambiado para mejorar la alineación con otras normas de sistemas de gestión. Sin embargo, en esta Norma Internacional no hay ningún requisito acerca de la terminología o estructura de los capítulos que se aplique a la documentación del sistema de gestión ambiental de una organización. No hay un requisito acerca de reemplazar los términos usados en una organización, por los términos usados en esta Norma Internacional. Las organizaciones pueden usar los términos que se ajusten a su negocio, como por ejemplo: “registros”, “documentación” o “protocolos”, en vez de “información documentada”. A.3 Aclaración de conceptos Además de los términos y definiciones presentados en el capítulo 3, a continuación se proporciona aclaración de los conceptos seleccionados, para evitar malas interpretaciones. – En la presente Norma Internacional el uso de la palabra “cualquier” implica selección u opción. – Las palabras “apropiado” y “aplicable” no son intercambiables. “Apropiado” significa adecuado e implica algún grado de libertad, mientras que “aplicable” significa pertinente o que se puede aplicar, e implica que si se puede hacer, es necesario hacerlo. – La palabra “considerar” significa que es necesario pensar acerca de un tema pero se puede excluir; mientras que “tener en cuenta” significa que es necesario pensar acerca de un tema, pero no se puede excluir. – La palabra “continua”, en la definición de mejora continua, indica duración en un período de tiempo dado, con intervalos de interrupción. En la versión en inglés de la presente norma se utiliza el término “continual” para indicar este 177 Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015 hecho, al contrario del término “continous” en inglés que tiene la connotación de no interrupción. – En esta Norma Internacional la palabra “efecto” se usa para describir el resultado de un cambio en la organización. La frase “impacto ambiental” hace referencia específicamente al resultado que tiene un cambio para el medio ambiente. – La palabra “asegurarse” significa que la responsabilidad se puede delegar, pero no la obligación de responsabilizarse y rendir cuentas. – En esta Norma Internacional se usa el término “parte interesada”. NOTA a la versión en español Los términos en inglés “interested party” y “stakeholder” tienen una traducción única al español como “parte interesada”. En esta Norma Internacional se usan algunos términos nuevos. A continuación se proporciona una breve explicación para ayudar a los usuarios nuevos y a los que han usado ediciones anteriores de esta Norma Internacional. – La frase “requisitos legales y otros requisitos” sustituye a la frase “requisitos legales y otros requisitos que la organización suscriba”, usada en ediciones anteriores de esta Norma Internacional. La intención de esta nueva frase no difiere de la frase de la edición anterior. – “Información documentada” sustituye a los sustantivos “documentación”, “documentos” y “registros”, usados en las ediciones anteriores de esta Norma Internacional. Para diferenciar la intención del término genérico “información documentada”, en esta Norma Internacional se usa ahora la frase “conservar información documentada como evidencia de…” que significa registros, y “mantener información documentada” que significa otra documentación distinta de registros. La frase “como evidencia de…” no es un requisito de cumplimiento de requisitos legales probatorios; su intención es únicamente indicar la evidencia objetiva que es necesario conservar. – La frase “proveedor externo” hace referencia a una organización proveedora externa (incluido un contratista) que suministra un producto o servicio. – El cambio de “identificar” a “determinar” está previsto para armonizar la terminología normalizada de los sistemas de gestión. La palabra “determinar” implica un proceso de descubrimiento que da como resultado conocimiento. La intención no es diferente de la de ediciones anteriores. – La frase “resultado previsto” hace referencia a lo que la organización tiene la intención de lograr mediante la implementación de su sistema de gestión ambiental. Los resultados mínimos previstos incluyen la mejora del desempeño ambiental, el cumplimiento de los requisitos legales y otros, y el logro de 178 Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015 objetivos ambientales. Las organizaciones pueden fijar resultados adicionales previstos para su sistema de gestión ambiental. Por ejemplo, en coherencia con su compromiso para la protección del medio ambiente, una organización puede establecer un resultado previsto para trabajar hacia el desarrollo sostenible. – La frase “personas que realizan trabajos bajo su control” incluye a las personas que trabajan para la organización y aquellas que trabajan en su nombre y de las cuales la organización es responsable (por ejemplo, contratistas). Reemplaza a la frase “personas que trabajan para ella o en su nombre” y “personas que trabajan para la organización o en su nombre”, usadas en la edición anterior de esta Norma Internacional. La intención de esta nueva frase no es diferente de la de la edición anterior. – El concepto de “meta” usado en las ediciones anteriores de esta Norma Internacional está incluido dentro del término “objetivo ambiental”. A.4 Contexto de la organización A.4.1 Comprensión de la organización y de su contexto La intención del apartado 4.1 es proporcionar comprensión conceptual de nivel superior de las cuestiones importantes que pueden afectar, ya sea positiva o negativamente, a la forma en que la organización gestiona sus responsabilidades ambientales. Las cuestiones son los temas importantes para la organización, los problemas para debatir y discutir o las circunstancias cambiantes que afectan a la capacidad de la organización para lograr los resultados previstos que establece para su sistema de gestión ambiental. Las cuestiones internas y externas que pueden ser pertinentes al contexto de la organización incluyen, por ejemplo: a) las condiciones ambientales relacionadas con el clima, la calidad del aire, la calidad del agua, el uso del suelo, la contaminación existente, la disponibilidad de recursos naturales y la biodiversidad, que pueden afectar al propósito de la organización o ser afectadas por sus aspectos ambientales; b) el contexto cultural, social, político, legal, reglamentario, financiero, tecnológico, económico, natural y competitivo externo, ya sea internacional, nacional, regional o local; c) las características o condiciones internas de la organización, tales como sus actividades, productos y servicios, dirección estratégica, cultura y capacidades (es decir, personas, conocimiento, procesos, sistemas). 179 Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015 La comprensión del contexto de una organización se usa para establecer, implementar, mantener y mejorar continuamente su sistema de gestión ambiental (véase 4.4). Las cuestiones internas y externas que se determinan en el apartado 4.1 dan lugar a riesgos y oportunidades para la organización o para el sistema de gestión ambiental (véanse 6.1.1 a 6.1.3). La organización determina aquellas que son necesarias abordar y gestionar (véanse 6.1.4, 6.2, 7, 8 y 9.1). A.4.2 Comprensión de las necesidades y expectativas de las partes interesadas Se espera que una organización tenga una comprensión general (es decir, de nivel superior, no detallada) de las necesidades y expectativas expresadas por las partes interesadas internas y externas que la organización ha determinado que son pertinentes. La organización considera el conocimiento adquirido cuando determina qué necesidades y expectativas de éstas debe o ha decidido satisfacer, es decir, sus requisitos legales y otros requisitos (véase 6.1.1). En el caso de que una parte interesada se perciba como afectada por las decisiones o actividades de la organización relacionadas con el desempeño ambiental, la organización considera las necesidades y expectativas pertinentes que dicha parte interesada expresa o divulga de alguna manera a la organización. Los requisitos de las partes interesadas no son necesariamente requisitos de la organización. Algunos requisitos de las partes interesadas reflejan necesidades y expectativas que son obligatorias porque han sido incorporadas a las leyes, reglamentaciones, permisos y licencias gubernamentales, o incluso decisiones de tribunales. La organización puede decidir aceptar o adoptar voluntariamente otros requisitos de las partes interesadas (por ejemplo, establecer una relación contractual o suscribir una iniciativa voluntaria). Una vez que la organización los adopte, se convierten en requisitos de la organización (es decir, requisitos legales y otros requisitos que se deben cumplir), y se tienen en cuenta para la planificación del sistema de gestión ambiental (véase 4.4). En el apartado 6.1.3 se presenta un análisis más detallado de los requisitos legales y otros requisitos. A.4.3 Determinación del alcance de un sistema de gestión ambiental El alcance de un sistema de gestión ambiental está previsto para aclarar los límites físicos y organizacionales a los que se aplica el sistema de gestión ambiental, especialmente si la organización es parte de una organización más grande. Una organización tiene la libertad y la flexibilidad para definir sus límites. Puede decidir implementar esta Norma Internacional en toda la organización, o solo en partes específicas de ella, en tanto la alta dirección de esa parte de la organización posea la autoridad para establecer un sistema de gestión ambiental. 180 Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015 Al establecer el alcance, la credibilidad del sistema de gestión ambiental depende de la elección de los límites de la organización. La organización considera el grado de control o influencia que puede ejercer sobre sus actividades, productos y servicios desde una perspectiva de ciclo de vida. La determinación del alcance no se debería usar para excluir actividades, productos, servicios o instalaciones que tengan o puedan tener aspectos ambientales significativos, o para evadir sus requisitos legales y otros requisitos. El alcance es una declaración basada en hechos, representativa de las operaciones de la organización incluidas dentro de los límites de su sistema de gestión ambiental, que no debería inducir a error a las partes interesadas. Una vez que la organización afirme su conformidad con esta Norma Internacional, se aplica el requisito de poner a disposición de las partes interesadas la declaración del alcance. A.4.4 Sistema de gestión ambiental La organización conserva la autoridad y la responsabilidad y obligación de rendir cuentas para decidir cómo cumplir los requisitos de esta Norma Internacional, incluido el nivel de detalle y el grado en el que: a) se establecen uno o más procesos para tener confianza en que se controlan, que se llevan a cabo de la manera planificada y que logran los resultados deseados; b) se integran los requisitos del sistema de gestión ambiental a los diversos procesos de negocio, tales como diseño y desarrollo, compras, recursos humanos, ventas y marketing; c) se incorporan las cuestiones asociadas con el contexto de la organización (véase 4.1) y los requisitos de las partes interesadas (véase 4.2) dentro de su sistema de gestión ambiental. Si esta Norma Internacional se implementa en partes específicas de una organización, las políticas, los procesos y la información documentada desarrollados por otras partes de la organización se pueden usar para cumplir los requisitos de esta Norma Internacional, siempre y cuando sean aplicables a dichas partes específicas. Para información sobre el mantenimiento del sistema de gestión ambiental como parte de la gestión del cambio, véase el capítulo A.1. A.5 Liderazgo A.5.1 Liderazgo y compromiso Para demostrar el liderazgo y compromiso existen responsabilidades específicas relacionadas con el sistema de gestión ambiental en las que la alta dirección debería estar 181 Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015 involucrada personalmente o debería dirigir. La alta dirección puede delegar la responsabilidad de estas acciones a otros, pero conserva la responsabilidad y obligación de rendir cuentas para asegurarse de que las acciones se llevan a cabo. A.5.2 Política ambiental Una política ambiental es un conjunto de principios establecidos como compromisos, en los cuales la alta dirección establece las intenciones de la organización para apoyar y mejorar su desempeño ambiental. La política ambiental posibilita que la organización establezca sus objetivos ambientales (véase 6.2), lleve a cabo acciones para lograr los resultados previstos del sistema de gestión ambiental, y permita la mejora continua (véase 10). En esta Norma Internacional se especifican tres compromisos básicos para la política ambiental: a) proteger el medio ambiente; b) cumplir con los requisitos legales y otros requisitos de la organización; c) mejorar continuamente el sistema de gestión ambiental para mejorar el desempeño ambiental. Estos compromisos se reflejan entonces en los procesos que una organización establece para abordar requisitos específicos de esta Norma Internacional, para asegurar un sistema de gestión ambiental robusto, creíble y fiable. El compromiso de proteger el medio ambiente tiene como fin no solamente prevenir impactos ambientales adversos mediante la prevención de la contaminación, sino proteger el entorno natural contra el daño y la degradación cuyo origen son las actividades, productos y servicios de la organización. Los compromisos específicos que aspira a cumplir una organización deberían ser pertinentes a su contexto, e incluir las condiciones ambientales locales o regionales. Estos compromisos pueden abordar, por ejemplo, la calidad del agua, el reciclaje o la calidad del aire, y también pueden incluir compromisos relacionados con la mitigación y adaptación al cambio climático, la protección de la biodiversidad y de los ecosistemas, y la restauración. Aunque todos los compromisos son importantes, a algunas partes interesadas les preocupa especialmente el compromiso de la organización para el cumplimiento de sus requisitos legales y otros requisitos, particularmente los requisitos legales aplicables. Esta Norma Internacional especifica varios requisitos interconectados relacionados con este compromiso. Estos incluyen la necesidad de: – determinar los requisitos legales y otros requisitos; 182 Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015 – asegurarse de que las operaciones se lleven a cabo de acuerdo con los requisitos legales y otros requisitos; – evaluar el cumplimiento de los requisitos legales y otros requisitos; – corregir las no conformidades. A.5.3 Roles, responsabilidades y autoridades en la organización Las personas involucradas activamente en el sistema de gestión ambiental de la organización deberían tener una comprensión clara de sus roles, responsabilidades y autoridades para cumplir los requisitos de esta Norma Internacional y lograr los resultados previstos. Las roles y responsabilidades específicos identificados en el apartado 5.3 se pueden asignar a un individuo, que se denomina con frecuencia “representante de la dirección”, se pueden compartir entre varias personas o se pueden asignar a un miembro de la alta dirección. A.6 Planificación A.6.1 Acciones para abordar riesgos y oportunidades A.6.1.1 Generalidades La intención general de los procesos establecidos en el apartado 6.1.1 es asegurar que la organización esté en capacidad de lograr los resultados previstos de su sistema de gestión ambiental, prevenir o reducir los efectos indeseados y lograr la mejora continua. La organización puede asegurar esto determinando los riesgos y oportunidades que necesita abordar, y planificando las acciones para abordarlos. Estos riesgos y oportunidades pueden estar relacionados con los aspectos ambientales, los requisitos legales y otros requisitos, otras cuestiones y otras necesidades y expectativas de las partes interesadas. Los aspectos ambientales (véase 6.1.2) pueden crear riesgos y oportunidades asociados con impactos ambientales adversos, impactos ambientales beneficiosos y otros efectos para la organización. Los riesgos y oportunidades relacionados con aspectos ambientales se pueden determinar como parte de la evaluación de la significancia, o por separado. Los requisitos legales y otros requisitos (véase 6.1.3) pueden crear riesgos y oportunidades, tales como incumplimiento (que puede afectar a la reputación de la organización o dar como resultado una acción legal) o ir más allá de sus requisitos legales y otros requisitos (que pueden mejorar la reputación de la organización). La organización también puede tener riesgos y oportunidades relacionados con otras cuestiones, que incluyen las condiciones ambientales o las necesidades y expectativas 183 Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015 de las partes interesadas, que pueden afectar a la capacidad de la organización para lograr los resultados previstos de su sistema de gestión ambiental, por ejemplo: a) derrames al medio ambiente debido a barreras lingüísticas o de lectura y escritura entre trabajadores, que no entienden los procedimientos de trabajo locales; b) incremento de inundaciones debido al cambio climático, que pueden afectar a las instalaciones de la organización; c) falta de recursos disponibles para mantener un sistema de gestión ambiental eficaz, debido a limitaciones económicas; d) introducción de nueva tecnología subvencionada por el gobierno, que puede mejorar la calidad del aire; e) escasez de agua durante períodos de sequía, que puede afectar la capacidad de la organización para operar sus equipos de control de emisiones. Las situaciones de emergencia son eventos no planificados o imprevistos que necesitan la aplicación urgente de competencias, recursos o procesos específicos para prevenir o mitigar sus consecuencias reales o potenciales. Las situaciones de emergencia pueden generar impactos ambientales adversos u otros efectos en la organización. Cuando se determinan las situaciones de emergencia potenciales (por ejemplo, incendios, derrames químicos, clima severo), la organización debería considerar: – la naturaleza de los peligros en “in situ” (por ejemplo, líquidos inflamables, tanques de almacenamiento, gases comprimidos); – el tipo y magnitud más probables de una situación de emergencia; – el potencial de situaciones de emergencia en una instalación cercana (por ejemplo, planta, carretera o vía férrea). Aunque los riesgos y oportunidades se tienen que determinar y abordar, no hay un requisito para la gestión formal de riesgos, ni un proceso de gestión documentado para riesgos. Depende de la organización seleccionar el método que utilizará para determinar sus riesgos y oportunidades. El método podría consistir en un simple proceso cualitativo o en una evaluación cuantitativa completa, dependiendo del contexto en el que opere la organización. Los riesgos y oportunidades identificados (véanse 6.1.1 a 6.1.3) son elementos de entrada para las acciones de planificación (véase 6.1.4) y para establecer los objetivos ambientales (véase 6.2). A.6.1.2 Aspectos ambientales Una organización determina sus aspectos ambientales y los impactos ambientales asociados, y determina los que son significativos y que por lo tanto necesitan abordarse en su sistema de gestión ambiental. 184 Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015 Los cambios en el medio ambiente, ya sean adversos o beneficiosos, que son el resultado total o parcial de los aspectos ambientales, se denominan impactos ambientales. Los impactos ambientales pueden ocurrir a escala local, regional y global, y también pueden ser de naturaleza directa, indirecta o acumulativa. La relación entre los aspectos ambientales y los impactos ambientales es una relación de causa-efecto. Cuando se determinan los aspectos ambientales, la organización considera una perspectiva de ciclo de vida. Esto no significa que se requiera un análisis de ciclo de vida detallado. Es suficiente reflexionar cuidadosamente acerca de las etapas del ciclo de vida que pueden estar bajo el control o influencia de la organización. Las etapas típicas del ciclo de vida de un producto (o servicio) incluyen la adquisición de las materias primas, el diseño, la producción, el transporte/entrega, el uso, el tratamiento al finalizar la vida y la disposición final. Las etapas del ciclo de vida que sean aplicables variarán dependiendo de la actividad, producto o servicio. Una organización necesita determinar los aspectos ambientales que están dentro del alcance de su sistema de gestión ambiental. Tiene en cuenta los elementos de entrada y de salida (tanto previstos e imprevistos) que están asociados con sus actividades, productos y servicios pertinentes actuales y pasados; desarrollos nuevos o planificados; y actividades, productos y servicios nuevos o modificados. El método utilizado debería considerar las condiciones de operación normales y anormales, las condiciones de parada y arranque, al igual que las situaciones de emergencia razonablemente previsibles, identificadas en el apartado 6.1.1. Se debería prestar atención a situaciones de emergencia ocurridas anteriormente. Para información sobre aspectos ambientales como parte de la gestión del cambio, véase el capítulo A.1. Una organización no tiene que considerar individualmente cada producto, componente o materia prima para determinar y evaluar sus aspectos ambientales; puede agrupar o clasificar las actividades, productos o servicio que tengan características comunes; Cuando determina sus aspectos ambientales, la organización puede considerar: a) las emisiones al aire; b) los vertidos al agua; c) las descargas al suelo; d) el uso de materias primas y recursos naturales; e) el uso de energía; f) la energía emitida (por ejemplo, calor, radiación, vibración (ruido) y luz); g) la generación de residuos y/o subproductos; h) el uso del espacio. 185 Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015 Además de los aspectos ambientales que una organización puede controlar directamente, la organización determina si hay aspectos ambientales en los que puede influir. Estos pueden estar relacionados con los productos y servicios usados por la organización y que son suministrados por otros, al igual que con los productos y servicios que suministra a otros, incluidos los asociados con los procesos contratados externamente. Con respecto a los productos y servicios que la organización proporciona a otros, puede tener influencia limitada sobre el uso y tratamiento al finalizar la vida de los productos y servicios. Sin embargo, en todas las circunstancias es la organización la que determina el grado de control que está en capacidad de ejercer, los aspectos ambientales en los que puede influir y la medida en que decide ejercer tal influencia. Se deberían considerar los aspectos ambientales relacionados con las actividades, productos y servicios de la organización, tales como: – el diseño y desarrollo de sus instalaciones, procesos, productos y servicios; – la adquisición de materias primas, incluyendo la extracción; – los procesos operacionales o de fabricación, incluido el almacenamiento; – la operación y mantenimiento de las instalaciones, los activos e infraestructura de la organización; – el desempeño ambiental y las prácticas de los proveedores externos; – el transporte de productos y la prestación de servicios, incluido el embalaje; – el almacenamiento, uso y tratamiento al finalizar la vida útil de los productos; – la gestión de residuos, incluida la reutilización, el reacondicionamiento, el reciclaje y la disposición final. No hay un método único para determinar los aspectos ambientales significativos. Sin embargo, el método y los criterios que se usen deberían arrojar resultados coherentes. La organización establece los criterios para determinar sus aspectos ambientales significativos. Los criterios ambientales son los criterios fundamentales y mínimos para evaluar los aspectos ambientales. Los criterios se pueden relacionar con el aspecto ambiental (por ejemplo, tipo, tamaño, frecuencia) o el impacto ambiental (por ejemplo, magnitud, severidad, duración, exposición), pero también se pueden usar otros criterios. Un aspecto ambiental podría no ser significativo cuando se consideran solamente los criterios ambientales. Sin embargo, cuando se consideran otros criterios puede alcanzar o superar el límite para determinar la importancia. Estos otros criterios pueden incluir cuestiones organizacionales tales como los requisitos legales o las preocupaciones de las partes interesadas, y no están previstos para disminuir la significancia de algún aspecto que sea significativo con base en su impacto ambiental. 186 Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015 Un aspecto ambiental significativo puede dar como resultado uno o más impactos ambientales significativos y por tanto generar riesgos y oportunidades que necesitan abordarse para asegurar que la organización puede lograr los resultados previstos de su sistema de gestión ambiental. A.6.1.3 Requisitos legales y otros requisitos La organización determina con un nivel de detalle suficiente los requisitos legales y otros requisitos que ha identificado en el apartado 4.2, que son aplicables a sus aspectos ambientales y cómo se aplican a la organización. Los requisitos legales y otros requisitos incluyen los requisitos legales que la organización debe cumplir, y los demás requisitos que la organización tiene que cumplir o que decide cumplir. Los requisitos legales obligatorios relacionados con los aspectos ambientales de una organización pueden incluir, si es aplicable: a) requisitos de entidades gubernamentales u otras autoridades pertinentes; b) leyes y reglamentaciones internacionales, nacionales y locales; c) requisitos especificados en permisos, licencias u otras formas de autorización; d) órdenes, reglas u orientaciones emitidas por los organismos de reglamentación; e) sentencias de cortes de justicia o tribunales administrativos. Los requisitos legales y otros requisitos también incluyen otros requisitos de las partes interesadas relacionados con su sistema de gestión ambiental que la organización tiene que cumplir o decide adoptar. Estas pueden incluir, si es aplicable: – acuerdos con grupos de la comunidad u organizaciones no gubernamentales; – acuerdos con autoridades públicas o clientes; – requisitos de la organización; – principios o códigos de práctica voluntarios; – compromisos ambientales o de etiquetado voluntarios; – obligaciones que surgen por acuerdos contractuales con la organización; – normas pertinentes de la industria o de la organización. A.6.1.4 Planificación de acciones La organización planifica a alto nivel las acciones que se han de tomar dentro del sistema de gestión ambiental para abordar los aspectos ambientales significativos, los requisitos legales y otros requisitos, y los riesgos y oportunidades identificados en el 187 Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015 apartado 6.1.1 que son una prioridad para que la organización logre los resultados previstos de su sistema de gestión ambiental. Las acciones planificadas pueden incluir el establecimiento de objetivos ambientales (véase el apartado 6.2) o se pueden incorporar a otros procesos del sistema de gestión ambiental, ya sea individualmente o combinadas. Algunas acciones se pueden abordar por medio de otros sistemas de gestión, tales como los relacionados con salud y seguridad ocupacional, continuidad del negocio o por medio de otros procesos de negocio relacionados con la gestión del riesgo, financiera o de recursos humanos. Cuando considera sus opciones tecnológicas, la organización debería considerar el uso de las mejores técnicas disponibles, cuando sea económicamente viable, rentable y que se considere apropiado. No se pretende sugerir que las organizaciones estén obligadas a usar metodologías de contabilidad de costos ambientales. A.6.2 Objetivos ambientales y planificación para lograrlos Los objetivos ambientales los puede establecer la alta dirección a nivel estratégico, táctico u operacional. El nivel estratégico incluye los niveles más altos de la organización, y los objetivos ambientales pueden ser aplicables a toda la organización. Los niveles táctico y operacional pueden incluir objetivos ambientales para unidades o funciones específicas dentro de la organización y deberían ser compatibles con su dirección estratégica. Los objetivos ambientales se deberían comunicar a las personas que trabajan bajo el control de la organización, que tienen capacidad para influir en el logro de los objetivos ambientales. El requisito de “tener en cuenta los aspectos ambientales significativos” no significa que se tenga que establecer un objetivo ambiental para cada aspecto ambiental significativo. Sin embargo, dichos aspectos ambientales significativos tienen una prioridad alta cuando se establecen los objetivos ambientales. “Coherente con la política ambiental” significa que los objetivos ambientales están alineados y armonizados ampliamente con los compromisos hechos por la alta dirección en la política ambiental, incluido el compromiso con la mejora continua. Se seleccionan indicadores para evaluar el logro de los objetivos ambientales medibles. “Medible” significa que es posible usar métodos cuantitativos o cualitativos con relación a una escala especificada para determinar si se ha logrado el objetivo ambiental. Al especificar “si es viable”, se reconoce que puede haber situaciones en las que no es viable medir un objetivo ambiental; sin embargo, es importante que la organización esté en capacidad de determinar si un objetivo ambiental se ha logrado o no. Para información adicional sobre indicadores ambientales, véase la Norma ISO 14031. 188 Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015 A.7 Apoyo A.7.1 Recursos Los recursos son necesarios para el funcionamiento eficaz y la mejora del sistema de gestión ambiental y para mejorar el desempeño ambiental. La alta dirección debería asegurarse de que se les suministren los recursos necesarios a quienes tengan responsabilidades en el sistema de gestión ambiental. Los recursos internos los puede complementar un proveedor externo. Los recursos pueden incluir recursos humanos, recursos naturales, infraestructura, tecnología y recursos financieros. Algunos ejemplos de recursos humanos incluyen habilidades y conocimiento especializados; algunos ejemplos de recursos de infraestructura incluyen los edificios de la organización, sus equipos, tanques subterráneos y sistema de drenaje. A.7.2 Competencia Los requisitos de competencia de esta Norma Internacional se aplican a personas que trabajan bajo el control de la organización que pueden afectar a su desempeño ambiental, incluidas aquellas personas: a) cuyo trabajo tenga el potencial de causar un impacto ambiental significativo; b) a las que se les haya asignado responsabilidades relacionadas con el sistema de gestión ambiental, incluidas quienes: 1) determinan y evalúan los impactos ambientales o los requisitos legales y otros requisitos; 2) contribuyen al logro de un objetivo ambiental; 3) responden ante situaciones de emergencia; 4) llevan a cabo auditorías internas; 5) llevan a cabo auditorías de cumplimiento. A.7.3 Toma de conciencia Por toma de conciencia de la política ambiental no se debería entender que los compromisos se deban memorizar o que las personas que realicen trabajo bajo el control de la organización tengan una copia de la política ambiental documentada. Preferentemente, estas personas deberían conocer su existencia, su propósito y su función para el logro de los compromisos, que incluya cómo su trabajo puede afectar a la capacidad de la organización para cumplir sus requisitos legales y otros requisitos. 189 Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015 A.7.4 Comunicación La comunicación permite que la organización suministre y obtenga información pertinente para su sistema de gestión ambiental, incluida información relacionada con sus aspectos ambientales significativos, el desempeño ambiental y los requisitos legales y otros requisitos, y las recomendaciones para la mejora continua. La comunicación es un proceso de dos vías, hacia fuera y hacia adentro de la organización. Cuando se establecen los procesos de comunicación, se debería considerar la estructura organizacional interna para asegurar la comunicación con los niveles y funciones más apropiados. Puede ser adecuado un enfoque único para satisfacer las necesidades de muchas partes interesadas diferentes, o podrían ser apropiados múltiples enfoques para abordar las necesidades específicas de las partes interesadas individuales. La información que recibe la organización puede contener solicitudes de las partes interesadas sobre información específica relacionada con la gestión de sus aspectos ambientales, o puede contener impresiones u opiniones generales acerca de la forma en que la organización lleva a cabo dicha gestión. Estas impresiones u opiniones pueden ser positivas o negativas. En el último caso (por ejemplo, quejas), es importante que la organización de una respuesta rápida y clara. Un análisis posterior de estas quejas puede proporcionar información valiosa para detectar oportunidades de mejora para el sistema de gestión ambiental. La comunicación debería: a) ser transparente, es decir, que la organización está abierta a informar sobre el origen de la información presentada; b) ser apropiada, de manera que la información satisfaga las necesidades de las partes interesadas pertinentes, permitiendo su participación; c) ser veraz y que no conduzca a engaño a quienes confían en la información presentada; d) estar basada en hechos, ser exacta y fiable; e) no excluir información relevante; f) ser comprensible para las partes interesadas. Para información adicional sobre la comunicación como parte de la gestión del cambio, véase el capítulo A.1. Para información adicional sobre comunicación, véase la Norma ISO 14063. A.7.5 Información documentada Una organización debería crear y mantener información documentada suficiente, de manera que asegure un sistema de gestión ambiental conveniente, adecuado y eficaz. 190 Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015 El enfoque principal debería centrarse en la implementación del sistema de gestión ambiental y en el desempeño ambiental, no en un complejo sistema de control de información documentada. Además de la información documentada requerida en los capítulos específicos de esta Norma Internacional, una organización puede decidir crear información adicional documentada, para propósitos de transparencia, responsabilidad y obligación de rendir cuentas, continuidad, coherencia, formación o para facilitar las auditorías. Se puede usar información documentada creada originalmente para propósitos diferentes del sistema de gestión ambiental. La información documentada asociada con el sistema de gestión ambiental se puede integrar con otros sistemas de gestión de la información implementados por la organización. No es necesario que se presente en forma de manual. A.8 Operación A.8.1 Planificación y control operacional El tipo y la extensión de los controles operacionales dependen de la naturaleza de las operaciones, de los riesgos y oportunidades, de los aspectos ambientales significativos y de los requisitos legales y otros requisitos. Una organización tiene la flexibilidad para seleccionar el tipo de métodos de control operacional de forma individual o combinados, necesarios para asegurar que los procesos sean eficaces para el logro de los resultados deseados. Estos métodos pueden incluir: a) diseñar unos procesos de manera que se prevengan errores y se aseguren resultados coherentes; b) usar tecnología para controlar los procesos y prevenir resultados adversos (es decir, controles de ingeniería); c) usar personal competente para asegurarse de los resultados deseados; d) llevar a cabo los procesos de una manera especificada; e) realizar el seguimiento o la medición de los procesos para verificar los resultados; f) determinar el uso y la cantidad de información documentada necesaria. La organización decide el grado de control necesario dentro de sus propios procesos de negocio (por ejemplo, el proceso de compras) para controlar o influir en los procesos contratados externamente o en los proveedores de productos y servicios. Su decisión se debería basar en factores tales como: – el conocimiento, la competencia y los recursos, que incluyen: 191 Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015 – la competencia del proveedor externo para cumplir los requisitos del sistema de gestión ambiental de la organización; – la competencia técnica de la organización para definir los controles apropiados o evaluar la adecuación de los controles; – la importancia y el efecto potencial que los productos y servicios tendrán sobre la capacidad de la organización para lograr los resultados previstos de su sistema de gestión ambiental; – el grado en el que se comparte el control del proceso; – la capacidad de lograr el control necesario mediante la aplicación de su proceso general de compras; – las oportunidades de mejora disponibles. Cuando un proceso es contratado externamente o cuando los productos y servicios son suministrados por un proveedor externo, la capacidad de la organización para ejercer control o influencia puede variar desde control directo, control limitado, o incluso ningún control o influencia. En algunos casos, un proceso contratado externamente “in situ” podría estar bajo el control directo de una organización; En otros casos, la capacidad de una organización para influir en un proceso contratado externamente o en un proveedor externo podría ser limitada. Cuando se determina el tipo y la extensión de los controles operacionales relacionados con proveedores externos, incluidos los contratistas, la organización puede considerar uno o más de factores tales como: – los aspectos ambientales y los impactos ambientales asociados; – los riesgos y oportunidades asociados con la fabricación de sus productos o la provisión de sus servicios; – los requisitos legales y otros requisitos de la organización. Para información sobre controles operacionales como parte de la gestión del cambio, véase el capítulo A.1. Para información sobre la perspectiva de ciclo de vida, véase el capítulo A.6.1.2. Un proceso contratado externamente es aquel que cumple todas las características siguientes: – está dentro del alcance del sistema de gestión ambiental; – es integral al funcionamiento de la organización; – es necesario para que el sistema de gestión ambiental logre su resultado previsto; 192 Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015 – la responsabilidad legal del cumplimiento de los requisitos sigue siendo de la organización; – la organización y el proveedor externo tienen una relación en la que las partes interesadas perciben que el proceso lo lleva a cabo la organización. Los requisitos ambientales son las necesidades y expectativas de la organización en relación con el medio ambiente, que la organización establece y comunica a sus partes interesadas (por ejemplo, una función interna, como compras; un cliente; un proveedor externo). Algunos de los impactos ambientales significativos de la organización pueden ocurrir durante el transporte, la entrega, el uso, el tratamiento al finalizar la vida útil, o la disposición final de su producto o servicio. Al suministrar información, una organización puede prevenir o mitigar potencialmente los impactos ambientales durante estas etapas del ciclo de vida. A.8.2 Preparación y respuesta ante emergencias Es responsabilidad de cada organización estar preparada para responder a situaciones de emergencia de una manera apropiada a sus necesidades particulares. Para información sobre la determinación de situaciones de emergencia, véase el capítulo A.6.1.1. Cuando se planifica el proceso de preparación y respuesta ante emergencias, la organización debería considerar: a) el método más apropiado para responder a una situación de emergencia; b) los procesos de comunicación interna y externa; c) las acciones requeridas para prevenir o mitigar los impactos ambientales; d) las acciones de mitigación y respuesta a tomar para diferentes tipos de situaciones de emergencia; e) la necesidad de evaluación postemergencia, para determinar e implementar acciones correctivas; f) la prueba periódica de las acciones planificadas de respuesta ante emergencias; g) la formación de las personas de respuesta ante emergencias; h) una lista de las personas clave y de los servicios de emergencia, incluidos los detalles de contacto (por ejemplo, departamento de bomberos, servicios de limpieza de derrames); i) las rutas de evacuación y puntos de encuentro; j) la posibilidad de asistencia mutua por parte de organizaciones vecinas. 193 Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015 A.9 Evaluación del desempeño A.9.1 Seguimiento, medición, análisis y evaluación A.9.1.1 Generalidades Cuando se determina a qué se debería hacer seguimiento y qué se debería medir, además del progreso de los objetivos ambientales, la organización debería tener en cuenta sus aspectos ambientales significativos, los requisitos legales y otros requisitos y los controles operacionales. Los métodos usados por la organización para hacer seguimiento y medir, analizar y evaluar, se deberían definir en el sistema de gestión ambiental, con el fin de asegurarse de que: a) el cronograma del seguimiento y la medición está coordinado con la necesidad de los resultados de análisis y de evaluación; b) los resultados del seguimiento y la medición son fiables, reproducibles y trazables; c) el análisis y la evaluación son fiables y reproducibles, y permiten a la organización informar sobre las tendencias. Se debería informar de los resultados del análisis y la evaluación del desempeño ambiental, a quienes tienen la responsabilidad y la autoridad para iniciar las acciones apropiadas. Para información adicional sobre la evaluación del desempeño ambiental, véase la Norma ISO 14031. A.9.1.2 Evaluación del cumplimiento La frecuencia y oportunidad de las evaluaciones de conformidad pueden variar dependiendo de la importancia del requisito, de las variaciones en las condiciones de operación, de los cambios en los requisitos legales y otros requisitos, y del desempeño histórico de la organización. Una organización puede usar una variedad de métodos para mantener su conocimiento y comprensión de su estado de cumplimiento; sin embargo, todos los requisitos legales y otros requisitos necesitan evaluarse periódicamente. En el caso de que los resultados indiquen incumplimiento de un requisito legal, la organización necesita determinar e implementar las acciones necesarias para lograr su cumplimiento. Esto puede requerir la comunicación con un organismo reglamentario, y acordar una forma de proceder para restablecer el cumplimiento de los requisitos legales. Cuando ya existe un acuerdo al respecto, se convierte en requisitos legales y otros requisitos. 194 Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015 Un incumplimiento no necesariamente se eleva a no conformidad si, por ejemplo, se identifica y corrige en los procesos del sistema de gestión ambiental. Las no conformidades relacionadas con el cumplimiento necesitan corregirse, incluso si dichas no conformidades no han generado no conformidades reales con los requisitos legales. A.9.2 Auditoría interna Siempre que sea viable, los auditores deberían ser independientes de la actividad auditada, y en todos los casos deberían actuar libres de sesgo y conflicto de intereses. Las no conformidades identificadas durante las auditorías internas son objeto de acciones correctivas apropiadas. Cuando se consideran los resultados de las auditorías previas, la organización debería incluir: a) las no conformidades identificadas previamente y la eficacia de las acciones tomadas; b) los resultados de las auditorías internas y externas. Para información adicional sobre el establecimiento de un programa de auditoría interna, sobre la realización de auditorías del sistema de gestión ambiental y sobre la evaluación de la competencia de las personas que realizan la auditoría, véase la Norma ISO 19011. Para información sobre el programa de auditorías internas como parte de la gestión del cambio, véase el capítulo A.1. A.9.3 Revisión por la dirección La revisión por la dirección debería ser nivel superior, y no es necesario que sea una revisión exhaustiva de información detallada. No es necesario considerar de una sola vez todos los temas de la revisión por la dirección; la revisión se puede llevar a cabo durante un periodo de tiempo y puede ser parte de actividades de gestión programadas regularmente, tales como reuniones de la junta directiva o reuniones operacionales; no es necesario que sea una actividad separada. La alta dirección examina las quejas pertinentes recibidas de las partes interesadas, para determinar las oportunidades de mejora. Para información sobre la revisión por la dirección como parte de la gestión del cambio, véase el capítulo A.1. “Conveniencia” hace referencia a cómo el sistema de gestión ambiental se ajusta a la organización, a sus operaciones, cultura y sistemas de negocio. “Adecuación” hace 195 Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015 referencia a si cumple los requisitos de esta Norma Internacional y si está implementado apropiadamente. “Eficacia” hace referencia a si se logran los resultados deseados. A.10 Mejora A.10.1 Generalidades La organización debería considerar los resultados del análisis y de la evaluación del desempeño ambiental, la evaluación del cumplimiento, las auditorías internas y la revisión por la dirección cuando se toman acciones de mejora. Los ejemplos de mejora incluyen la acción correctiva, la mejora continua, el cambio innovador, la innovación y la reorganización. A.10.2 No conformidad y acción correctiva Uno de los propósitos clave de un sistema de gestión ambiental es actuar como una herramienta preventiva. El concepto de acción preventiva se ha incluido en el apartado 4.1 (es decir, conocimiento de la organización y su contexto) y en el apartado 6.1 (es decir, acciones para abordar riesgos y oportunidades). A.10.3 Mejora continua La organización determina el ritmo, el alcance y los tiempos de las acciones que apoyan la mejora continua. El desempeño ambiental se puede mejorar aplicando el sistema de gestión ambiental como un todo o mejorando uno o más de sus elementos. 196 Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015 Anexo B (Informativo) Correspondencia entre ISO 14001:2015 e ISO 14001:2004 La Tabla B.1 ilustra la correspondencia entre esta edición de esta Norma Internacional (ISO 14001:2015) y la edición anterior (ISO 14001:2004). Tabla B.1 – Correspondencia entre la Norma ISO 14001:2015 y la Norma ISO 14001:2004 ISO 14001:2015 Título del capítulo ISO 14001:2004 Número Número del capítulo del capítulo Título del capítulo Introducción 0 Introducción Objeto y campo de aplicación 1 1 Objeto y campo de aplicación Referencias normativas 2 2 Referencias normativas Términos y definiciones 3 3 Términos y definiciones Contexto de la organización (título únicamente) 4 4 Requisitos del sistema de gestión ambiental (título únicamente) Comprensión de la organización y de su contexto 4.1 Comprensión de las necesidades y expectativas de las partes interesadas 4.2 Determinación del alcance del sistema de gestión ambiental 4.3 4.1 Requisitos generales Sistema de gestión ambiental 4.4 4.1 Requisitos generales Liderazgo (título únicamente) 5 Política ambiental Liderazgo y compromiso 5.1 Política ambiental 5.2 4.2 Roles, responsabilidades y autoridades en la organización 5.3 4.4.1 Planificación (título únicamente) 6 4.3 Acciones para abordar riesgos y oportunidades (título únicamente) 6.1 Generalidades Recursos, funciones, responsabilidad y autoridad Planificación (título únicamente) 6.1.1 (continúa) 197 Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015 ISO 14001:2015 Título del capítulo ISO 14001:2004 Número Número del capítulo del capítulo Título del capítulo Aspectos ambientales 6.1.2 4.3.1 Aspectos ambientales Requisitos legales y otros requisitos 6.1.3 4.3.2 Requisitos legales y otros requisitos Planificación de acciones 6.1.4 4.3.3 Objetivos, metas y programas Objetivos ambientales y planificación para lograrlos (título únicamente) 6.2 Objetivos ambientales 6.2.1 Planificación de acciones para lograr los objetivos ambientales 6.2.2 Apoyo (título únicamente) Implementación y operación (título únicamente) 7 4.4 Recursos 7.1 4.4.1 Recursos, funciones, responsabilidad y autoridad Competencia 7.2 Toma de conciencia 7.3 4.4.2 Competencia, formación y toma de conciencia Comunicación (título únicamente) 7.4 4.4.3 Comunicación 4.4.4 Documentación 4.4.5 Control de documentos 4.5.4 Control de los registros 4.4.5 Control de documentos 4.5.4 Control de los registros Generalidades 7.4.1 Comunicación interna 7.4.2 Comunicación externa 7.4.3 Información documentada (título únicamente) 7.5 Generalidades 7.5.1 Creación y actualización 7.5.2 Control de la información documentada 7.5.3 Operación (título únicamente) Implementación y operación (título únicamente) 8 4.4 Planificación y control operacional 8.1 4.4.6 Control operacional Preparación y respuesta ante emergencias 8.2 4.4.7 Preparación y respuesta ante emergencias 9 4.5 Evaluación del desempeño (título únicamente) Verificación (título únicamente) (continúa) 198 Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015 ISO 14001:2015 Título del capítulo Seguimiento, medición, análisis y evaluación (título únicamente) ISO 14001:2004 Número Número del capítulo del capítulo 9.1 Generalidades 9.1.1 Evaluación del cumplimiento 9.1.2 Auditoría interna (título únicamente) Título del capítulo 4.5.1 Seguimiento y medición 4.5.2 Evaluación del cumplimiento legal 4.5.5 Auditoría interna 9.2 Generalidades 9.2.1 Programa de auditoría interna 9.2.2 Revisión por la dirección 9.3 Mejora (título únicamente) 10 Generalidades 10.1 No conformidad y acción correctiva 10.2 Mejora continua 10.3 Orientaciones para el uso de esta Norma Internacional Anexo A Correspondencia entre ISO 14001:2015 e ISO 14001:2004 Anexo B 4.6 4.5.3 Bibliografía Revisión por la dirección No conformidad, acción correctiva y acción preventiva Anexo A Orientación para el uso de esta Norma Internacional Anexo B Correspondencia entre la Norma ISO 14001:2004 y la Norma ISO 9001:2000 Bibliografía Listado alfabético de términos 199 Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015 En la tabla contenida en este anexo se proporciona información muy útil a aquellos usuarios de la norma que ya dispongan de un sistema de gestión ambiental conforme a la versión anterior de 2004. Se incluye en la tabla B1 información sobre la correspondencia entre esta edición de la norma (UNE-EN ISO 14001:2015) y la edición anterior (UNE-EN ISO 14001:2004), así como unos comentarios a modo de resumen sobre la novedad incorporada. Tabla B.1. Correspondencia entre UNE-EN ISO 14001:2015 y UNE-EN ISO 14001:2004 comentada ISO 14001:2015 0. Introducción ISO 14001:2004 Introducción Novedad Comentarios Sí Se introduce el concepto de pensamiento basado en riesgos, la perspectiva del ciclo de vida y la importancia de las partes interesadas y el liderazgo. Se comenta el nuevo enfoque del ciclo PHVA y las implicaciones de la estructura de alto nivel (HLS). Es importante destacar que en esta introducción se incorpora el concepto de desarrollo sostenible y se comenta la expectativa de la sociedad en lo relativo a trasparencia, todo ello en equilibrio con las necesidades socioeconómicas de la organización. Se pone de manifiesto un cambio en el enfoque de la norma, que luego se refleja a lo largo de la misma a través de la incorporación de nuevos requisitos. La versión anterior de la norma tiene un enfoque prevencionista con respecto al medio ambiente (evitar que, como consecuencia de las actividades de la organización, se produzca una contaminación del medio ambiente). En esta nueva versión del 2015 se pretende que la organización adopte un enfoque proteccionista con respecto al entorno de la organización y al medio ambiente. Este nuevo enfoque es la base para algunas de las novedades que se han introducido en esta versión. Por último, destacar que en estos capítulos introductorios se apunta como factor de éxito para los sistemas de gestión el compromiso de todas las funciones y niveles de la organización, bajo el liderazgo de la alta dirección y de la responsabilidad que tiene de integrar el sistema de gestión ambiental en los procesos de negocio de la organización y alinearlo con otras prioridades. (continúa) 200 Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015 ISO 14001:2015 1. Objeto y campo de aplicación ISO 14001:2004 Novedad Comentarios 1. Objeto y campo de aplicación Sí Esta nueva versión de la norma ayuda a una organización a lograr los resultados previstos del sistema de gestión ambiental: mejorar el desempeño ambiental, cumplir con los requisitos legales y otros requisitos y lograr los objetivos ambientales. Se mantiene la aplicabilidad a todo tipo de organizaciones con independencia del tamaño, tipo y ubicación. 2. Referencias normativas 2. Normas para consulta No No hay referencias a normas. 3. Términos y definiciones 3. Términos y definiciones Sí Se incluyen definiciones de la estructura de alto nivel (HLS) y otras específicas de 14001, entre ellas las de “riesgos y oportunidades” y “ciclo de vida”. 4. Contexto de la organización (título) No hay correspondencia Sí Nuevo requisito. 4.1. Comprensión de la organización y de su contexto No hay correspondencia Sí Se introduce un nuevo enfoque: las actividades de la organización afectan al medio ambiente, pero este también afecta a la gestión ambiental de la organización. La organización tiene que determinar las cuestiones internas y externas que son pertinentes para alcanzar los resultados previstos. Si bien la norma no especifica requisitos en lo relativo a cómo abordarlo, existen varios métodos para hacerlo y el resultado puede quedar documentado en un informe de revisión inicial, una tabla, a través de un acta de reunión, utilizando una metodología DAFO (análisis de debilidades, amenazas, fortalezas y oportunidades) o similar. 4.2. Comprensión de las necesidades y expectativas de las partes interesadas No hay correspondencia Sí La organización debe identificar las partes interesadas de la organización así como sus necesidades y expectativas. Además debe determinar cuáles de esas necesidades y expectativas se convierten en requisitos que incorporar en el sistema de gestión ambiental. 4.3. Determinación del alcance del SGA 4.1. Requisitos generales Sí La organización determinará el alcance del SGA considerando 4.1 y 4.2. Debe documentarlo y estar disponible para las partes interesadas. 4.4. Sistema de gestión ambiental 4.1. Requisitos generales Sí Considerar el conocimiento de 4.1 y 4.2 cuando se establezca y mantenga el SGA. (continúa) 201 Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015 ISO 14001:2015 ISO 14001:2004 Novedad Comentarios 5. Liderazgo (título) No hay correspondencia Sí Nuevo requisito. 5.1. Liderazgo y compromiso No hay correspondencia Sí Implicación máxima de la alta dirección. Se han añadido más elementos de compromiso de la dirección, como la integración de los requisitos del sistema de gestión ambiental en el negocio, la compatibilidad de la política y objetivos con la dirección estratégica y contexto, apoyo y respaldo de otras funciones de la dirección y responsabilidad de rendir cuentas sobre la eficacia del sistema. 5.2. Política ambiental 4.2. Política ambiental Sí La política debe estar disponible para las partes interesadas pertinentes. Se incluye un compromiso de protección del medio ambiente (que incluye el de prevención de la contaminación). 5.3. Roles, responsabilidades y autoridades en la organización 4.4.1. Recursos, funciones, responsabilidad y autoridad Sí No se hace alusión explícita al “representante de la dirección” (sí se menciona en el anexo A, apartado A.5.3). 6. Planificación 4.3. Planificación (título) 6.1. Acciones para abordar riesgos y oportunidades (título) No hay correspondencia Sí Nuevo requisito. 6.1.1. Generalidades No hay correspondencia Sí La organización debe determinar los riesgos asociados con amenazas y los riesgos asociados con oportunidades considerando los aspectos ambientales, los requisitos legales y otros requisitos y los requisitos derivados del 4.1 y 4.2. Más adelante, en el apartado 6.1.4, la norma requiere que se planifiquen acciones para abordarlos. Como sucede en el capítulo 4, no se requiere ninguna metodología específica para realizar dicha determinación, por lo que la organización puede optar por métodos cualitativos o cuantitativos. Por ejemplo, a través de un acta de reunión donde se documentan estos riesgos y oportunidades, un informe, una matriz DAFO (debilidades, amenazas, fortalezas y oportunidades), un AMFE (análisis modal de fallos y efectos) o utilizando normas como la ISO 31000 o técnicas descritas en la Norma ISO 31010. Es importante destacar que no es un requisito de la norma la realización de evaluaciones de riesgos. (continúa) 202 Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015 ISO 14001:2015 ISO 14001:2004 Novedad Comentarios 6.1.2. Aspectos ambientales 4.3.1. Aspectos ambientales Sí Se deben identificar los aspectos y sus impactos ambientales asociados desde una perspectiva de ciclo de vida, es decir, hay que considerar las etapas consecutivas e interrelacionadas del producto o servicio, desde la adquisición de materia prima o su generación a partir de recursos naturales, hasta la disposición final. 6.1.3. Requisitos legales y otros requisitos 4.3.2. Requisitos legales y otros requisitos No Hay un cambio en la redacción, aunque no se introducen requisitos adicionales. 6.1.4. Planificación de acciones No hay correspondencia Sí En este apartado es donde la norma requiere que se planifiquen las acciones para abordar los aspectos ambientales, los requisitos legales y los riesgos y oportunidades. Para establecer estas acciones, la organización puede considerar sus opciones tecnológicas y requisitos financieros, operacionales y de negocio. Además, hay que evaluar la eficacia de estas acciones y para ello la norma hace referencia a las herramientas establecidas en el capítulo 9, de evaluación del desempeño. 6.2. Objetivos ambientales y planificación para lograrlos (título) 4.3.3. Objetivos, metas y programas 6.2.1. Objetivos ambientales 4.3.3. Objetivos, metas y programas Título. Sí Hay un cambio en la redacción y desaparece el término “meta”, pero no el concepto, es decir, aquellas acciones encaminadas a la consecución del objetivo. Estas acciones quedan recogidas en el apartado 6.2.2. La nueva versión de la norma proporciona más opciones para el establecimiento de objetivos ya que, además de considerar los aspectos ambientales significativos y los requisitos legales y otros requisitos, incorpora los riesgos y oportunidades. 6.2.2. Planificación de acciones para lograr los objetivos ambientales 4.3.3. Objetivos, metas y programas 7. Apoyo (título) 4.4. Implementación y operación (título) 7.1. Recursos 4.4.1. Recursos, funciones, responsabilidad y autoridad Sí Como novedad, se requiere el uso de indicadores para la evaluación de los avances de los objetivos ambientales medibles. No Cambia la redacción, aunque no se incorporan nuevos requisitos. (continúa) 203 Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015 ISO 14001:2015 ISO 14001:2004 Novedad Comentarios 7.2. Competencia 4.4.2. Competencia, formación y toma de conciencia Sí Como novedad, se requiere la evaluación de la eficacia de las acciones tomadas para proporcionar la competencia necesaria para los puestos relacionados con el desempeño ambiental de la organización. 7.3. Toma de conciencia 4.4.2. Competencia, formación y toma de conciencia No Hay un cambio en la redacción. Aunque no se introducen requisitos adicionales, se pretende dar mayor protagonismo a las acciones para la toma de conciencia del personal como herramienta clave para la mejora del desempeño. 7.4. Comunicación (título) 4.4.3. Comunicación (título) 7.4.1. Generalidades 4.4.3. Comunicación Sí Establecer un proceso de comunicación donde se incluya el qué, cuándo, a quién y cómo comunicar externa e internamente información sobre el sistema de gestión ambiental, teniendo en cuenta los requisitos legales y otros requisitos y asegurando que la información comunicada es fiable y coherente. La organización debe determinar los métodos a utilizar para asegurar dicha fiabilidad y coherencia. 7.4.2. Comunicación interna 4.4.3. Comunicación No No se modifica el requisito, si bien se recuerda que la comunicación interna incluye a aquellas personas que trabajan bajo el control de la organización. 7.4.3. Comunicación externa 4.4.3. Comunicación Sí La organización debe comunicar externamente información relevante de su sistema de gestión. Además, en el capítulo 9 de la norma se indica que se comunique externa e internamente información sobre el desempeño ambiental. 7.5. Información documentada (título) 4.4.4. Documentación (título) Sí Título. 7.5.1. Generalidades 4.4.4. Documentación Sí El término información documentada incluye a los procesos, los procedimientos y registros necesarios para el sistema de gestión ambiental. 7.5.2. Creación y actualización 4.4.5. Control de documentos y 4.5.4. Control de los registros Sí Los requisitos en cuanto a actualización se mantienen con respecto a la versión anterior de la norma. La información documentada necesaria se especifica en los diferentes apartados de la norma aunque se flexibiliza el requisito en cuanto a la documentación necesaria para el funcionamiento del sistema, dejando libertad a la organización para que establezca la que necesite, así como el formato y medio en el que está contenida. Título. (continúa) 204 Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015 ISO 14001:2015 ISO 14001:2004 Novedad Comentarios 7.5.3. Control de la información documentada 4.4.5. Control de documentos y 4.5.4. Control de los registros No Hay un cambio en la redacción, aunque los requisitos en cuanto a los controles de esta información documentada se mantienen (revisiones, actualizaciones, control de distribución, disposición en puntos de uso, etc.). 8. Operación (título) 4.4. Implementación y operación (título) 8.1. Planificación y control operacional 4.4.6. Control operacional Sí En coherencia con la perspectiva de ciclo de vida introducida en el capítulo 6.1.2 de aspectos ambientales, se deben establecer controles oportunos para asegurarse de que se aborden los requisitos ambientales en las etapas adecuadas del diseño y desarrollo; determinar requisitos de compra para los productos y servicios según corresponda; comunicar los requisitos ambientales relevantes a los proveedores y contratistas y considerar la necesidad de suministrar información sobre los impactos ambientales potenciales significativos asociados con el transporte o la entrega, el uso, el tratamiento al final de la vida útil y la disposición final de los productos o servicios. 8.2. Preparación y respuesta ante emergencias 4.4.7. Preparación y respuestas ante emergencias No Hay un cambio en la redacción, aunque no se introducen requisitos adicionales. 9. Evaluación del desempeño (título) 4.5. Verificación (título) 9.1. Seguimiento, medición, análisis y evaluación (título) 4.5.1. Seguimiento y medición (título) 9.1.1. Generalidades 4.5.1. Seguimiento y medición Título. Sí Hay un cambio en la redacción, de manera que la organización debe determinar qué necesita, seguimiento y medición, los métodos, los criterios contra los cuales se evaluará el desempeño (es decir, valores de referencia o valores límite), cuándo hacer este seguimiento y medición y cuándo se deben analizar y evaluar los resultados. Se incorpora el requisito de utilizar indicadores para el seguimiento del desempeño ambiental. 9.1.2. Evaluación del cumplimiento 4.5.2. Evaluación del cumplimiento legal 9.2. Auditoría interna (título) 4.5.5. Auditoría interna (título) 9.2.1. Generalidades 4.5.5. Auditoría interna No Se modifica la redacción, aunque no hay requisitos adicionales. Título. No Cambia la redacción, aunque no hay requisitos adicionales. (continúa) 205 Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 14001:2015 ISO 14001:2015 ISO 14001:2004 Novedad Comentarios 9.2.2. Programa de auditoría interna 4.5.5. Auditoría interna No Hay un cambio en la redacción, cuando se programen las auditorías se deben considerar, entre otros, los riesgos y oportunidades. 9.3. Revisión por la dirección 4.6. Revisión por la dirección Sí Introduce como elemento de entrada los cambios en las cuestiones del contexto interno y externo, las necesidades y expectativas de las partes interesadas y los riesgos y oportunidades. Como salidas de la revisión por la dirección se destacan las oportunidades para mejorar el sistema de gestión ambiental a otros procesos de negocio, así como cualquier implicación para la dirección estratégica de la organización. 10. Mejora (título) No hay correspondencia Sí Nuevo requisito. 10.1. Generalidades No hay correspondencia Sí La organización debe determinar las oportunidades de mejora e implementar las acciones necesarias para lograr los resultados previstos. Estas oportunidades de mejora son el resultado de las decisiones y acciones obtenidas de la evaluación del desempeño, es decir, consecuencia del análisis y evaluación de resultados, evaluación de los requisitos legales y otros requisitos, resultados de las auditorías internas y de las decisiones tomadas en la revisión por la dirección. 10.2. No conformidad y acción correctiva 4.5.3. No conformidad, acción correctiva y acción preventiva Sí No hay cambios respecto a la sistemática y requisitos establecidos para la detección y corrección de no conformidades así como para el establecimiento de acciones correctivas. Como consecuencia del enfoque de pensamiento basado en riesgos y de la aplicación de la estructura de alto nivel, desaparece el requisito de documentar las acciones preventivas. 10.3. Mejora continua No hay correspondencia Sí 206 La organización no solo debe mejorar la eficacia y adecuación de su SGA, sino también su desempeño ambiental, es decir, los resultados medibles relacionados con la gestión de aspectos ambientales y, por tanto, de los residuos, vertidos, consumos, emisiones, etc. según corresponda.