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gerencia de proyectos

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PROGRAMA INTERNACIONAL
EN GERENCIA DE PROYECTOS
Fuente: Los materiales están basados en Project
Management Institute, A Guide to the Project
Management Body of Knowledge, (PMBOK® Guide) Sexta Edición, Project Management Institute, Inc.
2017.
MODULO I
MARCO INTRODUCTORIO A LA
DIRECCIÓN DE PROYECTOS
José Francisco Ojeda Romero
Ingeniero Electrónico
MBA, PMP
MODULO I – SESIÓN I
MARCO INTRODUCTORIO A LA
DIRECCIÓN DE PROYECTOS
1ra Parte
José Francisco Ojeda Romero
Ingeniero Electrónico
MBA, PMP
AGENDA
Tema
Página
MARCO INTRODUCTORIO A LA DIRECCIÓN DE PROYECTOS – PRIMERA PARTE
El PMBOK
5
1. GUIA DE LOS FUNDAMENTOS PARA LA DIRECCIÓN DE PROYECTOS
1.1.Descripción General y Propósito de la Guía del PMBOK
9
1.1. Descripción General y Propósito de la Guía del PMBOK – Vocabulario Común
11
1.1. Descripción General y Propósito de la Guía del PMBOK – Código de Ética y Conducta Profesional
12
1.2.Elementos Fundamentales - Proyectos
13
1.2.Elementos Fundamentales – Relación entre la Dirección de Proyectos, Programas, Portafolios y
Operaciones
18
1.2.Elementos Fundamentales – La Importancia de la Dirección de Proyectos
21
1.2.Elementos Fundamentales – Componentes de la Guía del PMBOK
23
1.2.Elementos Fundamentales – Ciclo de Vida del Proyecto y el Producto
24
1.2.Elementos Fundamentales – Grupo de Procesos del PMBOK
25
1.2.Elementos Fundamentales – Áreas de Conocimiento
27
1.2.Elementos Fundamentales – Datos e Información del Proyecto
28
PMBOK® 6ª. EDICIÓN
•
El propósito principal del PMBOK es identificar el conocimiento de Gestión de Proyectos que es generalmente aceptado
como buena práctica.
• Identificar significa que provee una vista general en oposición a una descripción exhaustiva.
• Generalmente aceptado significa que los conocimientos y las prácticas, son aplicables a la mayoría de proyectos la
mayoría de las veces.
• Buena práctica significa que hay un amplio acuerdo de que la aplicación correcta de las herramientas, habilidades y
técnicas aumenta la posibilidad de tener existo.
Primera
Edición
(1996)
Segunda Edición
(2000)
Tercera
Edición
(2004)
Cuarta
Edición
(2008)
Quinta Edición
(2012)
Sexta Edición
(2017)
Fuente; PMI.org ®
EL PMBOK ®
•
Más de 4 millones de copias (traducción a 11 idiomas)
Fuente: http://americalatina.pmi.org
GUÍA DE LOS FUNDAMENTOS
PARA LA DIRECCIÓN DE
®
PROYECTOS – GUÍA DEL PMBOK
José Francisco Ojeda Romero
Ingeniero Electrónico
MBA, PMP
1.1 DESCRIPCIÓN GENERAL Y
PROPOSITO DE LA GUIA DEL PMBOK
• El PMI define los fundamentos para la dirección de proyectos (guía del PMBOK®) como un
término que describe los conocimientos de la profesión de dirección de proyectos.
• Los fundamentos para la dirección de proyectos incluyen prácticas tradicionales comprobadas
y ampliamente utilizadas, así como prácticas innovadoras emergentes para la profesión.
• Esta guía del PMBOK® identifica un subconjunto de fundamentos para la dirección de
proyectos generalmente reconocido como buenas prácticas.
•
Generalmente reconocido significa que las prácticas y los conocimientos descritos son aplicables a la
mayoría de los proyectos, la mayoría de las veces, y que existe consenso sobre su valor y utilidad.
•
Buenas prácticas significa que existe consenso general acerca de que la aplicación de conocimientos,
habilidades, herramientas y técnicas a los procesos de dirección de proyectos puede aumentar la
posibilidad de éxito de una amplia variedad de proyectos para entregar los resultados y los valores del
negocio esperados.
Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge, (PMBOK® Guide)
– Sixth Edition, Project Management Institute, Inc., 2017, Page 2
1.1 DESCRIPCIÓN GENERAL Y
PROPOSITO DE LA GUIA DEL PMBOK
•
El director del proyecto trabaja con el equipo del proyecto y otros interesados
para determinar y utilizar las buenas prácticas reconocidas a nivel general
adecuadas para cada proyecto. Determinar la combinación adecuada de
procesos, entradas, herramientas, técnicas, salidas y fases del ciclo de vida
para dirigir un proyecto se denomina “adaptar” la aplicación de los
conocimientos descritos en esta guía.
•
La Guía del PMBOK® es diferente de una metodología. Una metodología es un
sistema de prácticas, técnicas, procedimientos y reglas utilizado por quienes
trabajan en una disciplina. La Guía del PMBOK® es una base sobre la que las
organizaciones pueden construir metodologías, políticas, procedimientos,
reglas, herramientas y técnicas, y fases del ciclo de vida necesarios para la
práctica de la dirección de proyectos.
Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge, (PMBOK® Guide)
– Sixth Edition, Project Management Institute, Inc., 2017, Page 2
1.1 DESCRIPCIÓN GENERAL Y
PROPOSITO DE LA GUIA DEL PMBOK
VOCABULARIO COMUN
• Un vocabulario común es un elemento esencial en toda disciplina profesional. El
documento Léxico de Términos de Dirección de Proyectos del PMI, disponible en el
sitio pmi.org proporciona el vocabulario profesional base que puede ser utilizado de
manera consistente por organizaciones, directores de portafolios, directores de
programa, directores de proyecto y otros interesados del proyecto. El Léxico seguirá
evolucionando en el tiempo.
• El glosario de la guía del PMBOK® incluye el vocabulario del Léxico junto con
definiciones adicionales. Pueden existir otros términos específicos por industria
utilizados en proyectos que son definidos por la literatura de esa industria.
Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge, (PMBOK® Guide)
– Sixth Edition, Project Management Institute, Inc., 2017, Page 3
1.1 DESCRIPCIÓN GENERAL Y
PROPOSITO DE LA GUIA DEL PMBOK
CODIGO DE ETICA Y CONDUCTA PROFESIONAL
• El PMI publica el Código de Ética y Conducta Profesional para infundir confianza en
la profesión de dirección de proyectos y para ayudar a un individuo a tomar
decisiones inteligentes, especialmente frente a situaciones difíciles donde puede
que al individuo se le pida comprometer su integridad o sus valores.
• Los valores que la comunidad global de la dirección de proyectos definió como más
importantes son la responsabilidad, el respeto, la imparcialidad y la honestidad. El
Código de Ética y Conducta Profesional se sustenta en estos cuatro valores.
Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge, (PMBOK® Guide)
– Sixth Edition, Project Management Institute, Inc., 2017, Page 3
1.2 ELEMENTOS FUNDAMENTALES
PROYECTOS
• Según Project Management
Institute (PMI), un PROYECTO es:
“Un esfuerzo temporal que se
lleva a cabo para crear un
producto, servicio o resultado
único”.
Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge, (PMBOK® Guide)
– Sixth Edition, Project Management Institute, Inc., 2017, Page 4
1.2 ELEMENTOS FUNDAMENTALES
QUE CARACTERIZA A UN PROYECTO?
• Hace uso de recursos.
• Tiene un comienzo y un fin. No es continuo en el tiempo.
• Genera un entregable que responde a requisitos.
• El entregable puede ser un producto o artículo cuantificable
terminado o componente de otro (obras de infraestructura
como carreteras, escuelas y hospitales, un nuevo modelo de
automóvil, un edificio de departamentos).
• El proyecto puede generar la capacidad de prestar un servicio
(unidades de servicio al ciudadano, implementación de áreas
funcionales).
• El proyecto también puede entregar resultados no tangibles o
documentos (Reporte de una investigación, Estudios de
Factibilidad).
1.2 ELEMENTOS FUNDAMENTALES
DE DONDE PROVIENEN LOS PROYECTOS? (1/3)
Los Proyectos se inician en las Organizaciones debido a
múltiples consideraciones, desde las relacionadas a la ejecución
del Plan Estratégico hasta temas mas sencillos.
•
•
•
•
•
•
•
Oportunidad estratégica / necesidad comercial
Demanda del mercado.
Solicitud de un cliente.
Adelanto Tecnológico.
Requisito legal.
Temas ambientales
Etcetera.
1.2 ELEMENTOS FUNDAMENTALES
DE DONDE PROVIENEN LOS PROYECTOS? (2/3)
SITUACIÓN
ACTUAL
(Negativa)
SITUACIÓN
DESEADA
(Positiva)
PROYECTO
ANALISI
S
DIAGNÓSTICO
MEDICIO
N
INTERPRETACIO
N
Problemas
Identificar
Causas
Efectos
Planificar y
orientar
S
O
L
U
C
I
N
E
S
1.2 ELEMENTOS FUNDAMENTALES
DE DONDE PROVIENEN LOS PROYECTOS? (3/3)
Portafolio
Plan Estratégico
Visión
Proyecto 1
Programa 1
Proyecto 3
Misión
Selección y
Objetivos
Estrategias
Proyecto 2
Priorización
Proyecto 4
Programa 2
Proyecto 5
Proyecto n-1
Programa n
Proyecto n
1.2 ELEMENTOS FUNDAMENTALES
RELACIÓN ENTRE LA DIRECCIÓN DE PROYECTOS,
PROGRAMAS, PORTAFOLIOS Y OPERACIONES (1/2)
Portafolio
Programa
Proyecto
Subproyecto
Proyecto
Proyecto
Proyecto
Subproyecto
Programa
Proyecto
Operaciones
1.2 ELEMENTOS FUNDAMENTALES
RELACIÓN ENTRE LA DIRECCIÓN DE PROYECTOS,
PROGRAMAS, PORTAFOLIOS Y OPERACIONES (2/2)
OBJETIVOS
IMPLEMENTACION
RESULTADOS
Estrategias de
Negocio
Proyectos
Operaciones
Los proyectos implementan la estrategia generando las operaciones de las entidades
1.2 ELEMENTOS FUNDAMENTALES
PROYECTOS Y OPERACIONES
• Es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo
para crear un producto, servicio o resultado
único.
• Alcanza su objetivo y concluye.
• Luego de su culminación, generalmente se
actualizan los procesos operativos.
• Ejemplo:
• Construcción de una nueva infraestructura.
• Mejora de sistemas existentes.
Procesos Operativos
Procesos de Proyecto
• Planificados
ejecutados y
controlados
• Compiten por
Recursos
• Es un flujo de actividades que logra un
producto repetitivo, continuo, repetible y
estandarizable.
• Un manual de Operaciones suele estipular
como realizar la operación.
• Ejemplo:
• Montaje en línea
• Labor administrativa del día a día.
1.2 ELEMENTOS FUNDAMENTALES
LA IMPORTANCIA DE LA DIRECCIÓN DE PROYECTOS (1/2)
La dirección de proyectos es la aplicación de conocimientos,
habilidades, herramientas y técnicas a las actividades de un
proyecto para generar entregables y satisfacer requisitos.
Suele basarse en la
aplicación de procesos,
de manera secuencial y
estructurada.
1.2 ELEMENTOS FUNDAMENTALES
LA IMPORTANCIA DE LA DIRECCIÓN DE PROYECTOS (2/2)
La dirección de proyectos es la aplicación de
conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a
las actividades del proyecto para cumplir con los
requisitos del mismo. Se logra mediante la aplicación e
integración adecuadas de los procesos de dirección de
proyectos identificados para el proyecto. La dirección
de proyectos permite a las organizaciones ejecutar
proyectos de manera eficaz y eficiente.
Habilidades Gerenciales y/o
Blandas
+
Gestión de la Integración
Gestión del Alcance
Gestión del Tiempo
Gestión del Costo
Gestión de la Calidad
Gestión de los Recursos Humanos
Gestión de las Comunicaciones
Gestión del Riesgo
Gestión de Adquisiciones
Gestión de Interesados
+
Conocimientos
de la
Especialidad
1.2 ELEMENTOS FUNDAMENTALES
COMPONENTES DE LA GUÍA
Componente Clave de la Guía del
PMBOK
Breve Descripción
Ciclo de Vida del Proyecto
Serie de fases que atraviesa un proyecto desde su inicio hasta su
conclusión
Fase del Proyecto
Conjunto de actividades del proyecto relacionadas lógicamente que
culmina con la finalización de uno o más entregables
Punto de Revisión de Fase
Revisión al final de una fase en la que se toma una decisión de continuar
a la siguiente fase, continuar con modificaciones o dar por concluido un
programa o proyecto
Procesos de la Dirección de Proyectos
Serie sistemática de actividades dirigidas a producir un resultado final
de forma tal que se actuará sobre una o más entradas para crear una o
más salidas.
Grupo de Procesos de la Dirección de
Proyectos
Agrupamiento lógico de las entradas, herramientas, técnicas y salidas
relacionadas con la dirección de proyectos. Los grupos de procesos de la
dirección de proyectos incluyen procesos de inicio, planificación,
ejecución, monitoreo y control, y cierre. Los grupos de procesos de la
dirección de proyectos no son fases del proyecto.
Área de Conocimiento de la Dirección
de Proyectos
Área identificada de la dirección de proyectos definida por sus
requisitos de conocimientos y que se describe en términos de sus
procesos, prácticas, datos iniciales, resultados, herramientas y técnicas
que los componen
1.2 ELEMENTOS FUNDAMENTALES
CICLO DE VIDA DE PROYECTO Y PRODUCTO
IDEA
Producto
Ciclo de vida proyecto
Iniciación
: Punto de Revisión o Fase
Planificación
Ejecución
pUNTO
Control y
Seguimiento
Cierre
Disposición
Operaciones
Plan de negocio
Ciclo de vida de
producto
Grupos de Procesos PMBOK® 2017
Visión General
Inicio
(2)
4. Gestión de la
Integración (7)
Áreas de Conocimiento
5. Gestión del
Alcance (6)
6. Gestión del
Cronograma (6)
7. Gestión de los
Costo (4)
Planificación
(24)
Desarrollar el
 Desarrollar el Plan para la Dirección del
Acta de
Constitución
Proyecto
del Proyecto
 Planificar la gestión del alcance
 Recolectar requerimientos
 Definir el Alcance
 Crear la EDT/WBS
 Planificar la gestión del cronograma
 Definir las Actividades
 Secuenciar las Actividades
 Estimar las Duraciones de las actividades
 Desarrollar el Cronograma
 Planificar la Gestión de los Costos
 Estimar los Costos
 Determinar el presupuesto
Ejecución
(10)
 Dirigir y Gestionar el trabajo del
Proyecto
 Gestionar el Conocimiento del
Proyecto
Monitoreo y Control
(12)
 Monitorear y Controlar el
Trabajo del Proyecto
 Realizar Control Integrado de
Cambios
 Validar el Alcance
 Controlar el Alcance
 Controlar el Cronograma
 Controlar los Costos
8. Gestión de la
Calidad (3)
 Planificar la Gestión de la Calidad
 Gestionar la Calidad
 Controlar la Calidad
9. Gestión de los
Recursos (6)
 Planificar la Gestión de los Recursos
 Estimar los Recursos de las Actividades
 Adquirir los Recursos
 Desarrollar el Equipo
 Dirigir al Equipo
 Controlar los Recursos
10. Gestión de las
Comunicaciones (3)
 Planificar la Gestión de las Comunicaciones
 Manejar las Comunicaciones
 Monitorear las
Comunicaciones
11. Gestión de los
Riesgos (7)





 Implementar la Respuesta a los
Riesgos
 Monitorear los Riesgos
12. Gestión de las
Adquisiciones (3)
 Planificar la Gestión de las Adquisiciones
 Efectuar las Adquisiciones
 Controlar las Adquisiciones
 Gestionar el Involucramiento de los
Interesados
 Monitorear el Involucramiento
de los interesados
13. Gestión de los
interesados del
proyecto (4)
Planificar la Gestión de los Riesgos
Identificar los Riesgos
Realizar Análisis Cualitativo de Riesgos
Realizar Análisis Cuantitativo de Riesgos
Planificar la Respuesta a los Riesgos
Identificar a  Planificar el Involucramiento de los
los Interesados
Interesados
Cierre
(1)
Cerrar el Proyecto o
fase
1.2 ELEMENTOS FUNDAMENTALES
GRUPOS DE PROCESO DEL PROYECTO
Los grupos de procesos de la gerencia de proyectos se agrupan en cinco grupos y se ejecutan
por cada fase del ciclo de vida del proyecto
Define y autoriza un
proyecto o una fase
define y refina los objetivos y
las acciones para lograrlos.
Procesos de
Iniciación
Procesos de
Planificación
Mide y supervisa el
avance para identificar
variaciones y poder
tomar acciones
correctivas
Procesos de
Seguimiento
y Control
Formaliza la aceptación del
resultado y termina el proyecto
o fase
Procesos de
Ejecución
Procesos de
Cierre
Integra a personas y
recursos para ejecutar el
plan del proyecto
1.2 ELEMENTOS FUNDAMENTALES
LAS 10 ÁREAS DE CONOCIMIENTO
Cap.
Área de Conocimiento
Breve Descripción
4
Gestión de la INTEGRACIÓN
Manejo de las interdependencias entre las áreas de conocimiento y la toma de decisiones relacionadas con
la asignación de recursos y alineación y balanceo de los objetivos del proyecto
5
Gestión del ALCANCE
Garantizar que el proyecto cuente con todo el trabajo necesario para completarlo exitosamente. Definir y
controlar qué se incluye y qué no es incluye en el proyecto.
6
Gestión del CRONOGRAMA
Los procesos necesarios para asegurar la finalización del proyecto dentro del plazo estipulado.
7
Gestión de los COSTOS
Procesos de estimar, presupuestar y controlar los costos de tal manera que el proyecto se ejecute con el
presupuesto aprobado.
8
Gestión de la CALIDAD
Procesos y actividades que determinan responsabilidades, objetivos y políticas de calidad para que el
proyecto sea ejecutado de manera satisfactoria.
9
Gestión de los RECURSOS
Organización y gestión de los recursos equipo y conducción del equipo de proyecto, conformado por las
personas a con roles y responsabilidades asignados para completar el proyecto.
10
Gestión de las
COMUNICACIONES
Procesos necesarios para generar, recopilar, distribuir, almacenar, recuperar y disponer de la información del
proyecto de manera adecuada y oportuna.
11
Gestión de los RIESGOS
Procesos relacionados con la planificación de la gestión, la identificación, el análisis, la planificación y
ejecución de las respuestas a los riesgos, así como su monitoreo, control y minimización en el proyecto.
12
Gestión de las ADQUISICIONES Procesos de adquisición de los insumos, bienes y servicios que se requiere para realizar el proyecto.
13
Gestión de los INTERESADOS
Procesos para identificar y asegurar el compromiso de las personas, grupos u organizaciones que pueden
afectar o ser afectados por el proyecto.
1.2 ELEMENTOS FUNDAMENTALES
DATOS E INFORMACIÓN DE LA DIRECCIÓN DE
PROYECTOS (1/2)
• A lo largo del ciclo de vida de un proyecto, se recopila, analiza y transforma
una cantidad significativa de datos. Los datos del proyecto se recopilan como
resultado de diversos procesos y se comparten dentro del equipo del
proyecto.
• Los datos recopilados se analizan en contexto, se acumulan y se transforman
para convertirse en información del proyecto durante varios procesos. La
información se comunica verbalmente o se almacena y distribuye en diversos
formatos como informes. .
1.2 ELEMENTOS FUNDAMENTALES
DATOS E INFORMACIÓN DE LA DIRECCIÓN DE
PROYECTOS (2/2)
Los datos del proyecto se recopilan y analizan periódicamente a lo largo del ciclo de vida del
proyecto. Las siguientes definiciones identifican terminología clave con relación a los datos e
información del proyecto:
•
•
•
Datos de desempeño del trabajo. Observaciones y mediciones en bruto identificadas durante las actividades
ejecutadas para llevar a cabo el trabajo del proyecto. Entre los ejemplos se incluyen el porcentaje informado
de trabajo físicamente terminado, las medidas de desempeño técnico y de calidad, las fechas de comienzo y
finalización de las actividades programadas, el número de solicitudes de cambio, el número de defectos, los
costos reales, las duraciones reales, etc. Los datos del proyecto normalmente se registran en un Sistema de
Información para la Dirección de Proyectos (PMIS).
Información de desempeño del trabajo. Datos de desempeño recopilados de varios procesos de control,
analizados en contexto e integrados en base a las relaciones entre áreas. Algunos ejemplos de información
de desempeño son el estado de los entregables, el estado de implementación de las solicitudes de cambio y
las estimaciones hasta la conclusión previstas.
Informes de desempeño del trabajo. Representación física o electrónica de la información sobre el
desempeño del trabajo compilada en documentos del proyecto, que está destinada a generar decisiones,
plantear cuestiones o acciones, o crear conciencia. Entre los ejemplos se pueden citar informes de estado,
memorandos, justificaciones, notas informativas, tableros electrónicos, recomendaciones y actualizaciones.
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