ELABORACION Y PRESENTACION DE UN MANUAL DE GESTIÓN DEL ALMACENAMIENTO DE LA EMPRESA BAVARIA S.A JULIETH CARRILLO DUARTE CAROLIN CALDERON MONTAÑO UNIVERSIDAD DE LA GUAJIRA FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y ADMINISTRATIVAS ADMINISTRACION MARITIMA Y PORTUARIA RIOHACHA- LA GUAJIRA 2021 ELABORACION Y PRESENTACION DE UN MANUAL DE GESTIÓN DEL ALMACENAMIENTO DE LA EMPRESA BAVARIA S.A JULIETH CARRILLO DUARTE CAROLIN CALDERON MONTAÑO DOCENTE: JOICE CARDEÑO UNIVERSIDAD DE LA GUAJIRA FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y ADMINISTRATIVAS ADMINISTRACION MARITIMA Y PORTUARIA RIOHACHA- LA GUAJIRA 2021 2 TABLA DE CONTENIDO INTRODUCCIÓN ......................................................................................................5 LISTA DE GRAFICOS… .........................................................................................6 PRESENTACION DE LA EMPRESA… .............................................................. 7-9 ASPECTOS ESTRATEGICOS… ......................................................................... 10 ORGANIGRAMA DE LA EMPRESA… ............................................................. 11 ACTIVIDADES Y PROCESOS LLEVADOS A CABO EN EL ÁREA ............... 12 FLUJOGRAMA...................................................................................................... 13 OBJECTIVOS DEL MANUAL ................................................................................ 14 JUSTIFICACION .................................................................................................... 15 -16 ALCANCE DEL MANUAL ..................................................................................... 17 TERMINOS DESCONOCIDOS ................................................................................ 18 ZONIFICACIÓN Y LISTADOS POR ZONA DE MATERIAS PRIMAS, PRODUCTOS EN PROCESO, PRODUCTOS TERMINADOS, MERCANCÍAS, HERRAMIENTAS, ETC… ......................................................................................................................... 19-21 PROCESO PARA RECEPCIÓN DE BIENES ............................................................ 22 DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO RECEPCIÓN DE BIENES..................... 23 FORMATOS DE RECEPCIÓN DE BIENES .............................................................. 24 PROCESO DE UBICACIÓN, ACOMODO (SURTIDO) Y REGISTRO ......................... 25 DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO UBICACIÓN, ACOMODO Y REGISTR…26 FORMATOS DE RECEPCIÓN DE BIENES .................................................................. 27 FORMATO DE ETIQUETA PARA REGISTRO ........................................................ 28 PROCESO DE PREPARACIÓN DE CARGA PARA ALMACENAR .....................29 3 DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO PREPARACIÓN DE CARGA PARA ALMACENAR ............................................................................................................... 30 PROCESO CUSTODIA Y CONSERVACIÓN........................................................ 31 DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO DE CUSTODIA Y CONSERVACIÓN....... 32 PROCESO DE RECOGIDA Y PREPARACIÓN PARA DESPACHO ............................ 33 DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO DE RECOGIDA Y PREPARACIÓN PARA DESPACHO ....................................................................................................................... 34 FORMATO PARA REGISTRO DE RECOGIDA Y PREPARACIÓN PARA DESPACHO POLÍTICAS DE ALMACENAMIENTO .......................................................................... 35 POLÍTICAS .................................................................................................................... 36 SEGURIDAD ................................................................................................................. 37 DISPONIBILIDAD Y PRESENTACIÓN DE LA INFORMACIÓ… ............................ 38 GESTIÓN DOCUMENTAL Y DE LA INFORMACIÓN .............................................. 39 4 INTRODUCCION En este manual se realizó haciéndole un estudio a la mejor empresa de cervecería que tiene Colombia hoy en día centrándose directamente en como es el proceso de almacenamiento de la empresa Bavaria S.A En un medio tan competitivo con un mercado tan exigente en el que se encuentran hoy las industrias es de imprescindible importancia conquistar y posicionar los productos o servicios a nivel nacional e internacional; utilizando herramientas o metodologías que generen diferentes ventajas competitivas una de esas ventajas es contar con espacios óptimos para el acopio y distribución de los productos en las diferentes zonas de ventas. De igual forma analizaremos de forma detallada cada una de sus marcas, en primer lugar, haciendo un recuento histórico de cada una de las marcas y empresas que conforman el grupo, como nacieron, por que terminaron uniéndose, fusionándose o adquiriéndose al gran emporio empresarial y como cada marca ha encontrado y formado su segmento y posicionamiento en el mercado de las cervezas, aguas, maltas y demás productos que fabrica y comercializa Bavaria S.A. Por último, encontramos las conclusiones que nos permiten identificar de forma completa porque cada marca y la misma empresa es lo que es hoy y como a través de una observación histórica y del mercado Bavaria es hoy solo una importante empresa de Colombia y de Latinoamérica sino una de las partes más importantes de la multinacional en el mundo entero. 5 LISTA DE GRAFICOS Gráfico 1… ................................................................................................ 11 Gráfico 2… ........................................................................................... 13 Gráfico 3 ............................................................................................... 24 Gráfico 4 ............................................................................................... 27 Gráfico 5 ............................................................................................... 30 Gráfico 6 ............................................................................................... 32 Gráfico 7 ............................................................................................... 34 6 PRESENTACION DE LA EMPRESA Los hermanos Leo Siegfried y Emil Kopp Koppel, provenientes de Alemania, llegaron en 1876 a Santander, Colombia. Tres años después, se asociaron con los hermanos Santiago y Carlos Arturo Castello y conformaron en Bogotá la sociedad Kopp y Castello, quienes en 1889 adquirieron un lote para la construcción de una fábrica de cerveza. Esta transacción es considerada como el hecho fundacional de Bavaria. En 1890 se disolvió Kopp y Castello, nació Bavaria Kopp’s Deutsche Bierbrauerei e inauguramos la planta de San Diego, en el centro de Bogotá. ⮚ Registramos como imagen de la fábrica el águila imperial de la marca ⮚ Fundamos la fábrica de vidrio Fenicia para la elaboración de nuestros envases. ⮚ Nacieron las marcas: Pilsener, Bock Negra, Lager Oscura, Doppel Stout, Tigre, Higiénica, Tres Emperadores. 7 ⮚ En el año 1913 inauguramos la Cervecería de Barranquilla y nació la marca más valiosa de nuestro portafolio: Águila ⮚ En 1930, al unirse la Handel y la Cervecería Continental de Medellín, se crea el Consorcio de Cervecerías Bavaria, que incorporaría a la Colombiana de Cervezas de Manizales y su marca Póker, así como a otras plantas cerveceras en Santa Marta, Cali, Pereira y Honda El amplio portafolio de bebidas del grupo Bavaria cuenta con marcas líderes que tienen un amplio reconocimiento y valor en el mercado, tanto en Colombia como en el exterior. Las cervezas y las maltas son producidas en diferentes envases, estos varían de acuerdo a sus propiedades físicas entre retornables y no retornables y de acuerdo a su capacidad en 175cc, 200cc, 269cc, 250cc, 225cc, 330cc, 350cc y 1.5 Lt. Entre los no retornables esta la presentación en lata, las maltas en PET y envase de vidrio NR. 8 Desde octubre de 2016, somos parte activa de la familia ABInBev, organización con operaciones en casi todos los mercados de cerveza y un portafolio ampliado que incluye marcas globales, de múltiples países y locales para ofrecer más opciones a los consumidores. Hoy en día somos la principal compañía de bebidas del país y una de las marcas con mayor tradición en Colombia. Con más de 130 años de historia, continuamos sobresaliendo por la calidad de nuestros productos y el aporte al deporte, a la preservación del medioambiente, al progreso de las comunidades y al emprendimiento colombiano. 9 ASPECTOS ESTRATEGICOS MISIÓN Crecer en el mercado a un consumo cápita anual de 60 litros, asegurando el liderazgo de nuestro portafolio de marcas nacionales e internacionales en cada una de las categorías de bebidas y todos los segmentos del mercado el programa de salud ocupacional de bavaria S.A está dirigido por todas la empresas de su cadena de producción a nivel nacional. Esta hace parte de la gestión integral corporativa y alineada a las normas NTC OHSAS, las disposiciones legales vigentes. Establecer las principales normas de seguridad de salud ocupacional ambientales y de buena práctica de manipulación con el fin de eliminar, reducir y controlar riesgos que puedan afectar a las personas. VISION Ser la compañía más admirada en Colombia y un gran contribuyente a la reputación global de SABMiller. - Por la efectividad de nuestro mercadeo. - Por la calidad de nuestros productos. - Como la mejor fuente de empleo. - Como el mejor socio. 10 ORGNIGRAMA DE LA EMRPESA Y DEL ÁREA 11 ACTIVIDADES Y PROCESOS LLEVADOS A CABO EN EL ÁREA Recepción del producto Despacho del envase vacío A1 Arribo Botellero A2 Estacionamiento Botellero A3 Descargue de la estiba desde el vehículo A4 Transporte de la estiba hacia el lote A5 Descargue de la estiba en el lote A6 Retorno del montacargas al muelle B1 El montacargas se dirige a los lotes de envase vacío B2.1 Cargar estiba completa desde el lote B2.2 Cargar estiba mixta desde la zona de clasificación B3 Transporte de la estiba hacia el muelle B4 Cargue de la estiba en el vehículo AB1 Despacho del producto Recepción del envase vacío Botellero descargado de producto y cargado con envase C1 Arribo vehículo de reparto C2 Estacionamiento vehículo de reparto C3 Vehículo de reparto listo para ser cargado C4 Orden al montacargas de traer la estiba a cargar C5.1 Cargar estiba completa desde el lote C5.2 Cargar estiba mixta desde la zona de alistamiento de carga C6 Transporte de la estiba hacia el muelle C7 Cargue de la estiba en el vehículo C8.1 Retorno del montacargas hacia el lote C8.2 Retorno del montacargas hacia la zona de alistamiento C9 Vehículo cargado D1 Arribo vehículo de reparto D2 Estacionamiento vehículo de reparto D3 Descargue de la estiba desde el vehículo D4 Transporte de la estiba hacia el muelle D5.1 Descargue estiba completa en el lote de almacenamiento D5.2 Descargue estiba mixta en la zona de clasificación D6 Retorno del montacargas al muelle D7 Vehículo de reparto descargado 12 FLUJOGRAMA OBJETIVO DEL MANUAL OBJECTIVO GENERAL ⮚ Elaborar un manual e Identificar cuáles son los procesos desarrollados en el área de almacenamiento de la empresa Bavaria S.A. Objetivos específicos Examinar el área de almacenamiento, para conocer las necesidades y todos los procesos que se llevan a cabo en esta Determinar los procesos y saber los criterios para que así se dé una buena gestión Analizar los diseños que nos puedan servir para ser más eficaz en el almacén JUSTIFICACION Este trabajo surge de la necesidad de definir la estrategia de Desarrollo Sostenible para la interacción entre la operación de Bavaria S.A. En Colombia Bavaria es una de las compañías más admiradas y sólidas con un compromiso por la gente contando con un fuerte portafolio de productos, y destacándose por sus grandes contribuciones al desarrollo económico y social del país, asumen el trabajo con convicción y siguen unos valores que orientan las actividades diarias como personas y como empresa reconoce a la gente como la base del buen desempeño de la compañía y su éxito radica en atraer, desarrollar y recompensar al talento humano que demuestra su pasión por su trabajo y compromiso por realizar un aporte importante al progreso de la empresa donde cuyos esfuerzos se vean reflejados en el crecimiento de Bavaria. La Responsabilidad Social es en la actualidad una noción difundida en el contexto de las organizaciones empresariales del mundo entero, que viene ganando reconocimiento como un factor que usado estratégicamente permite incrementar la ventaja competitiva y generar beneficios tanto económicos como sociales. 1. El compromiso es voluntario, 2. La presencia de grupos de interés y sus expectativas, 3. La incorporación de valores éticos en la toma de decisiones empresariales, 4. El compromiso con aspectos económicos, ambientales y sociales, no contemplados en las leyes y regulaciones 5. Las responsabilidades económicas y legales como un mínimo, y 6. El compromiso de la dirección. Los intereses y expectativas de cada grupo son específicos a la forma en que participan en la organización. Así, los socios y accionistas, los proveedores, los trabajadores, las comunidades, entre otros, tienen cada uno expectativas y formas de relacionarse con la 15 empresa, que implica canales de diálogo y medios de interacción diferentes ajustados a dichas expectativas y necesidades. Inicialmente se deben identificar los diferentes grupos de interés que interaccionan con Bavaria S.A. en la unidad de análisis específica definida en Colombia; una vez identificadas se deben caracterizar y ponderar según el impacto directo e indirecto generado por la compañía, de manera que se logre identificar claramente el grupo de interés sobre el cual se diseñará el modelo de Responsabilidad Social Empresarial objetivo del presente trabajo de aplicación. En este sentido, la pregunta planteada para este trabajo es, ¿Cuáles son las características que debe poseer un plan de acción de responsabilidad social empresarial orientado al grupo de interés más impactado por la operación de Bavaria S.A. en Colombia, en el contexto de la estrategia de desarrollo sostenible de la empresa? (Carlos, 2016) 16 ALCANCE Y USO DE ESTE MANUAL Este manual va dirigido al área de almacenamiento de Bavaria S.A, con la finalidad de identificar cuáles son los procesos desarrollados en el área de almacenamiento, para así poder dar de una manera detallada sus políticas, las características, los procesos etc. 17 TERMINOS DESCONOCIDOS BOTELLERO: Mueble o armazón que sirve para colocar botellas, generalmente en posición horizontal. ESTIBA: Es el proceso a través del cual se efectúa una correcta colocación y distribución de mercancía en las diferentes unidades de carga. LOTE: Zona demarcada para el almacenamiento de estibas con producto o envase vacío Montacargas: Una carretilla elevadora, grúa horquilla, montacargas es un vehículo contrapesado en su parte trasera que, mediante dos horquillas, se utiliza para subir, bajar y transportar palés, contenedores y otras cargas. MUELLE: Obra de piedra, hierro o madera, construida en dirección conveniente en la orilla del mar o de un río navegable, y que sirve para facilitar el embarque y desembarque de cosas y personas e incluso, a veces, para abrigo de las embarcaciones. ARRIBO: Llegada o entrada en un lugar. ZONA: Superficie acotada, que se distingue de lo que la rodea 18 5.5 Zonificación y Listados por zona de materias primas, productos en proceso, productos terminados, mercancías, herramientas, etc. PROCESO MALTERO 20 21 5.6 PROCESO PARA RECEPCION DE BIENES Es un proceso mediante el cual se recibe los productos terminados procedentes de fábricas y almacenes, estos se recibe en forma apilada en el camión de transporte para que luego los cargadores preparen los medios de trasporte para empezar la descarga, de acuerdo a la variedad de productos, donde el responsable de ingreso al almacén verifica que la documentación este conforme para autorizar el ingreso de los productos, para que el jefe del almacén verifique la disponibilidad de espacio en módulos y designara la zona donde se depositan los productos, de acuerdo a las áreas demarcadas para cada línea de producto, finalizando en los productos procedentes de planta y almacenes, que van a ser ordenados con separadores de cartón entre "cama" y "cama", y algunos cubiertos con mantas térmicas. Arribo Botellero Estacionamiento Botellero Descargue de la estiba desde el vehículo Transporte de la estiba hacia el lote Descargue de la estiba en el lote Retorno del montacargas al muelle 5.6.1 DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO RECEPCIÓN DE BIENES Inicio Arribo Botellero Estacionamiento Botellero Descargue de la estiba desde el vehículo Retorno del montacargas al muelle Descargue de la estiba en el lote Transporte de la estiba hacia el lote Fin 23 5.6.2 FORMATOS DE RECEPCIÓN DE BIENES En AB InBev y sus compañías subsidiarias las necesidades de las materias primas (materiales de producción y empaque) se planean según la demanda de ventas y los planes de producción, esta información es procesada por los planeadores y convertidas en requerimientos a corto, mediano y largo plazo. Es responsabilidad exclusiva del planeador coordinar con los proveedores las entregas de los materiales en las cantidades y fechas requeridas, lo cual se realiza mediante el envío de una programación de entregas que contiene las siguientes cercas de tiempo: ● Zona Firme: Requerimientos confirmados de acuerdo al lead time y/o acuerdos de servicios pactados. ● Zona Flexible: Pronósticos de compra de materiales en el corto plazo que facilitan el aprovisionamiento de materia prima en el proveedor (No representa compromiso de compra). ● Zona Previsional: Estimaciones a largo plazo que facilita asegurar capacidad de producción en el proveedor (No representa compromiso de compra). Las necesidades del material que el planeador comunica en la Zona Firme tendrán un “reparto” en el sistema de AB InBev, y este reparto será visible en esta sección para facilitar su control y aseguramiento por parte del proveedor. A tener en cuenta para un aprovisionamiento efectivo: ● Un reparto es un documento en nuestro sistema que refleja una instrucción de entrega, basado en un plan de entregas negociado previamente por compras, y que indica las cantidades y fechas (día o semana) a cumplir. No genera un PDF con envío automático. ● Solo el planeador de materiales está autorizado a solicitar entregas / programar repartos, y siempre comunicará por email dicha programación de entregas. ● Cualquier variación en las fechas o cantidades a entregar, respecto a lo programado, deberá ser coordinada previamente con el planeador. 24 5.7 PROCESO DE UBICACIÓN, ACOMODO (SURTIDO) Y REGISTRO Aquí se mostrara la ubicación y registro de la mercancía, que va desde la zona de recepción hasta la zona de almacenaje final. Algunas de las principales fases de este proceso son la comprobación de las mercancías, el pesado y etiquetado de estas, el control de calidad, el almacenamiento y la comunicación con el departamento de compras. Este es uno de los procesos clave de la gestión de almacenes, ya que de no efectuarse correctamente, existe el riesgo de pérdidas o accidentes los cuales repercutirán en la capacidad de cumplir con la demanda de los clientes. 1. Inicio 2. Recolección de mercancía 3. guía de ubicación 4. Transportar la mercancía a la ubicación 6. instalar en su ubicación 7. Registrar 8. Fin 25 5.7.1 DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO UBICACIÓN, ACOMODO Y REGISTRO Inicio Recolección de mercancía Guía de ubicación Transportar Instalar Registrar Fin 26 5.7.2 FORMATO DE ETIQUETA PARA REGISTRO ● ● ● Con una inversión de más de 3.300 millones de pesos, Bavaria intervino la tradicional etiqueta del cuello de sus botellas con un mensaje que busca recordarles a los adultos que no deben compartir alcohol con menores de edad. #MenoresSinCerveza es el mensaje que sobresale en las botellas de las marcas Aguila, Poker, Pilsen y Club Colombia, pertenecientes al portafolio de productos de Bavaria. La iniciativa fue impulsada a través de un reto digital, en el que cientos de colombianos compartieron en sus redes sociales una imagen a blanco y negro mostrando aquellos momentos que comparten con sus hijos, pero nunca una cerveza. 27 5.8 PROCESO DE PREPARACIÓN DE CARGA PARA ALMACENAR El picking o la actividad de preparación de pedidos consisten en la recogida y combinación de cargas no unitarias para conformar el pedido de un cliente. Puede llevarse a cabo en casi cualquier tipo de almacén y se produce siempre que se necesite juntar paquetes, piezas, productos o materiales para, una vez reunidos, proceder a su traslado. inicio recepción de mercancía registro de mercancía información de la mercancía descarga de la mercancía en almacén control de calidad etiquetado y colocación de la mercancía fin 5.8.1 DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO PREPARACIÓN DE CARGA PARA ALMACENAR Inicio Recepción de Registro de mercancía mercancía Información de la Descarga de la mercancía mercancía en almacén Control de calidad Etiquetado y colocación de la mercancía Fin 29 5.9 PROCESO CUSTODIA Y CONSERVACIÓN Es el servicio por él que se administra la documentación de los clientes ya sea física o en medios magnéticos. Dentro del servicio de custodia se ofrece la consulta, préstamo, levantamiento de inventario y conservación de los documentos físicos o medios magnéticos. Toda empresa que preste servicios de custodia de documentos se debe regir por las diferentes normas de gestión documental expedidas por el Archivo General de la Nación Todos los productos deben ser almacenados en las condiciones establecidas de limpieza, humedad y temperatura. 1. Preparar el Plan de Trabajo 2. Proyectar, dirigir y controlar la ejecución del proceso de recepción, almacenamiento, custodia 3. promover estrategias de mejoramiento de servicio de distribución 4. realizar procedimientos internos establecidos 30 5.9.1 DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO DE CUSTODIA Y CONSERVACIÓN Inicio Preparar plan de trabajo Planificar ejecución del proceso Promover estrategias Realizar procedimientos Fin 31 5.10 PROCESO DE RECOGIDA Y PREPARACIÓN PARA DESPACHO Consiste en la preparación de los productos que se han recolectado en la fase de picking para ser enviados. Es decir, en llevar a cabo las tareas de empaque, embalaje o envase Asegurar una óptima gestión de mercancías antes del despacho Vehículo de reparto listo para ser cargado Comprobar que cada producto y su documentación estén en orden Transportar la mercancía Carga la mercancía en el transporte correcto Vehículo cargado 32 5.10.1 DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO DE RECOGIDA Y PREPARACIÓN PARA DESPACHO INICIO ASEGURAR OPTIMA GESTION Vehículo de reparto listo para ser cargado COMPROBAR MERCANCIA CARGA DE LA MERCANCIA Vehículo cargado FINAL 33 TRANSPORTAR LA MERCANCIA 5.10.2 FORMATO PARA REGISTRO DE RECOGIDA Y PREPARACIÓN PARA DESPACHO 34 6. POLÍTICAS DE ALMACENAMIENTO El objetivo de la política de almacenamiento establece determinadas pautas en el ámbito de gestión de logística de almacén. De esta forma es como se determina que al cumplir los mínimos requisitos necesarios, permite garantizar y certificar el buen cumplimiento de las Prácticas de Almacenamiento. 35 6.1. POLÍTICAS La Empresa tiene una política de tolerancia cero hacia el soborno y cualquier otra conducta corrupta que involucre funcionarios públicos o contrapartes comerciales. Todas las donaciones, regalos, entretenimiento y demás hospitalidad corporativa deben entregarse según los procedimientos definidos en esta política 36 6.2. SEGURIDAD Los Datos Personales sujetos a Tratamiento se manejarán adoptando todas las medidas de seguridad que sean necesarias para evitar su pérdida, adulteración, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento 37 6.3 DISPONIBILIDAD Y PRESENTACIÓN DE LA INFORMACIÓN Bavaria protege la confidencialidad de la información, todos los funcionarios que trabajen en LA COMPAÑIA están obligados a guardar reserva sobre la información personal a la que tengan acceso con ocasión de su trabajo en LA COMPAÑÍA. 38 6.4 GESTIÓN DOCUMENTAL Y DE LA INFORMACIÓN La gestión documental de bavaria es donde se da la generación de documentos para el cumplimiento de cada una de sus funciones. En este documental se comprenden todos los aspectos de origen, creación, diseño de formatos y de documentos conforme a las funciones propias de la empresa. 39