TALLER DE PRESUPUESTO Alumna: Yoandris Fernández Alumna de los sábados de 8 a 12 pm Área Organización de eventos 1 Un presupuesto es una planificación detallada de lo que sucederá financieramente y económicamente en tu evento. Este nos ayuda a controlar tus gastos e ingresos, mide el éxito y el rendimiento del evento. Es importante el presupuesto porque te ayuda a saber y a llevar cuentas claras de los gastos y costos que tendrás en un evento. Hay que hacer cuentas claras de los gastos que tendrá tu evento y hacerlo con anticipación. El presupuesto es parte fundamental para la organización de un evento y tenemos que llevarlo en cuenta siempre. 2 Para crear un presupuesto para eventos necesitamos saber los costos y gastos que vamos a tener y cuáles son las fuentes de ingresos que vamos a tener. Un ejemplo de gastos es que debemos saber que capital se va a gastar para el evento, pueden ser en comida, bebidas, mano de obra, publicidad, escenario, alquiler de espacio entre otros. Son aspectos que tenemos que tener en cuenta para invertir y depende de la capacidad de asistentes que tenga el evento. Para cubrir los gastos, se pueden aprovechar diferentes fuentes de ingresos. Por ejemplo, los ingresos publicitarios, el pago del alquiler por exhibiciones o expositores, los cobros por gestión, registro y las tarifas de patrocinio se considerarían fuentes de ingresos. Debemos de tener ingresos ya sean fijos o por asistencia para poder cubrir los gastos que tendremos en el evento. Para terminar un presupuesto de evento se creas para analizar tu estado financiero en todo lo que necesita tu evento, es decir cuánto vas a gastar como lo vas a gastar y en que lo vas a gastar y los ingresos que tendrá tu evento. 3 Se debe de tener en cuenta, para saber nuestro presupuesto es saber los costos fijos que vamos a tener ya que estos no cambian en función del número de asistentes y se calculan como una cantidad total. Los costos variables son los que cambian dependiendo del número de asistentes y se calculan por persona. Y debemos tenerlo en cuenta según el número de asistentes que vayan a nuestro evento, para esto debemos de pagar publicidad si queremos que vayan muchas personas a nuestro evento. 4 El gasto más representativo en un evento para mi es el alquiler del espacio, ya que en la actualidad sabemos que los alquileres de espacios para hacer eventos públicos son muy altos y para esto se debe de tener un buen capital para realizar el evento. Debemos de saber cuánto nos vamos a gastar para el alquiler del espacio y cuánto dinero vamos a ganar en el evento para recuperar el gasto que hemos hecho, en mi apreciación el segundo gasto que tendremos son las bebidas y comidas ya que esperamos un numero de asistente alto y en algunos eventos no se sabe cuántas personas van a ingresar depende el evento que se desea realizar y el espacio. 5 Un ejemplo de un presupuesto seria así, teniendo en cuenta que el evento es un concierto. GASTOS Comidas y bebidas Alquiler del Lugar Seguridad Artistas Escenario Precio estimado 400.000 600.000 200.000 800.000 900.000 Total 2.900.000 Presupuesto evento 3.000.0000 Esto es un ejemplo estimado de lo que nos vamos a gastar y el presupuesto que tenemos para hacer nuestro evento, Sabiendo que nuestro presupuesto es 3.000.000$ nos quedan 100.00$ que lo podemos utilizar para otros gastos o guardarlo para cuando se necesite más adelante en tu evento. 6 Para este problema que tenemos (pandemia) Covid-19 sería mejor una entrega de donaciones un espacio pequeño que los que tienen puedan donar dinero o mercados para las personas que no tienen y asi ayudarlos para que puedan comer en esta cuarentena, sabiendo que nadie está trabajando y todo está parado. Tratar de prestar o alquilar un espacio pequeño y recoger fondos para las familias que más lo necesitan.
