Universidad de Oriente Núcleo de Anzoátegui Escuela de Ciencias Administrativas Departamento de Contaduría Pública Materia: Auditoria III Auditoría Interna a la empresa Madera Express, C.A Profesor: Arcenio Aguey Bachilleres: Lira Alejandra C.I: 26.896.577 Madrid María C.I: 27.455.437 Márquez Silimar C.I: 27.003.601 Motaban José C.I: 27.949.262 Sánchez Eliannys C.I 20.763.295 Planteo del plan de trabajo El director de La empresa Madera Express, C. A decidió planificar una Auditoría Interna en el área de ventas, con el fin de verificar que se lleven a cabo las funciones de ese departamento. Planteó que le interesaba auditar ese departamento porque lo considera uno de los más importantes con respecto al crecimiento de la empresa. Además, indicó que gracias a esta auditoría interna se podrá conocer si los procedimientos se estaban aplicando de manera correcta. Para ello el equipo conformado por (Nombra los Integrantes) dirigidos por María Madrid la Jefa de Departamento de Auditoría Interna recibieron la solicitud del Gerente y se dieron en la tarea de realizar un análisis para identificar el Universo de la Auditoria. para planificar adecuadamente el trabajo, el auditor interno debe obtener información de todos los elementos que son la base para la existencia y continuidad de la organización, en este caso para realizar un correcto estudio del departamento de Ventas debe determinar todo lo involucrado a este. Ya conocidos los elementos estratégicos de la organización como, Misión, Visión y Objetivos de la compañía pasamos a estudiar los elementos sobre el entorno pasamos a estudiar el diseño Organizacional (organigrama) Sabiendo las Funciones de cada uno de los departamentos podemos determinar que no solo se debe estudiar el departamento de venta sino tambien su relación con el departamento de compras y determinación de los costos, así como tambien el departamento de recursos humanos para el manejo de personal, y tambien el departamento administrativo para determinar el proceso de gestión así como la parte contable para estudiar los registros de cada uno de los libros y aplicar las pruebas sustantivas necesarias. Procedimientos a aplicar: En un orden de Ideas se procede a realizar la revisión de la siguiente manera Personal 🡪 Procesos 🡪 Tecnologías 🡪 Comunicaciones 1) Solicitar al departamento de recursos humanos, el formato de síntesis curricular del personal encargado del área de ventas. 2) Solicitar al departamento de recursos humanos el manual de procedimientos para cada uno de los trabajadores. 3) Solicitar al departamento de recursos humanos de control de asistencia y evaluaciones periódicas. Para determinar Las competencias y la capacidad del personal y el cumplimiento de metas colectivas. 4) Solicitar al gerente de ventas un Informe mensual, sobre gestión de ventas, proyecciones y metas. Importante para investigar el nivel de documentación bajo estándares de calidad, las modificaciones de procesos sin adecuados protocolos para la gestión de los cambios, los errores en su ejecución y la externalización de entregas al cliente con un control insuficiente. 5) Solicitar al departamento de contabilidad el libro de ventas. Determinar el aumento continuado de recursos tecnológicos, las fallas de seguridad y la potencial caída de los sistemas, la disponibilidad e integridad de las bases de datos, la mantención preventiva de los sistemas Es importante determinar como es la comunicación en la empresa El nivel de desarrollo y fluidez de las comunicaciones al interior de la organización. Especialmente la cobertura de estas y la claridad y oportunidad con que llegan a todo el personal. Informe de auditoría interna Al consejo de Administración y a los Accionistas de Madera Express, C.A Introducción Se ha efectuado el examen de auditoría al departamento de ventas de la empresa Madera Express, C.A al 01 de mayo de 2023, con la finalidad de emitir una opinión sobre la seguridad razonable en cuanto al logro de los objetivos, eficiencia y eficacia de las operaciones y cumplimiento de los manuales de procedimientos. Objetivo Evaluar el control interno de los procesos del departamento de ventas, con el propósito de ayudar al mejor y eficaz desempeño de sus actividades. Determinar la aplicación de la normativa legal, de políticas y procedimientos. Luego describimos las observaciones detectadas, recomendaciones y posibles consecuencias. Alcance de auditoría Nuestro examen será por el periodo comprendido entre el 01 de enero al 31 de diciembre del 2023, nuestro equipo de auditoría interna revisará en forma selectiva la documentación sustentadora de las operaciones realizadas por la empresa Madera Express, C.A Luego describimos las observaciones detectadas, recomendaciones y posibles consecuencias. 1) Contratan personal que no está apto, ni tiene conocimientos básicos del área en la que les corresponde trabajar Observaciones Se evidencia que en el departamento se contrata personal eventual que desconoce la orientación de servicio de la empresa y con un perfil diferente a la misión y visión del mismo. De esta manera, al solicitar al departamento de recursos humanos las respectivas síntesis curriculares del personal contratado se pudo evidenciar que los mismos no cumplen con el perfil o requisitos necesarios para optar por el cargo. Recomendaciones: ● Implementar un presupuesto destinado a las capacitaciones de los empleados. ● Realizar un seguimiento sobre las metas cumplidas dentro del departamento. ● Solicitar informes al supervisor sobres las capacitaciones realizadas. ● Evaluar a los empleados contantemente. ● Realizar un seguimiento al departamento controlando la ejecución de funciones. ● Inspeccionar los puestos de cada empleado realizando pequeñas entrevistas donde se dé a conocer alguna función que desconozca. ● Emitir un informe detallando los problemas que se detecten en las supervisiones realizadas. Posibles riesgos: Al contar con personal eventual existe el riesgo que no tenga claro el perfil de la empresa y sus objetivos departamentales incurriendo en errores de orientación como de funcionalidad de procesos. 2) El departamento de ventas no cuenta con informes de ventas mensuales Observaciones Se evidencia carencia de informes mensuales del área como: análisis de ventas, clientes, producto, entorno y proyección de ventas que otorgarían una visión distinta del camino de la empresa con relación a los competidores. Al momento de realizar un control sobre dichos informes no pudimos acceder a dicha información. Recomendaciones: ● Se deben llevar siempre un control de todas las actividades que se realicen durante las ventas. ● Solicitar a los vendedores un detalle de las ventas que se han realizado puede ser mensual o trimestral. Posibles riesgos: Al no realizarse una evaluación constante de los procesos ventas, estas se verán con errores constantes por la falta de un apropiado manejo de procesos, ya que con la evaluación de estos informes se evidencia que tipo de errores se cometen durante el proceso. 3) No tienen el conocimiento correcto acerca de los manuales de procedimientos Observaciones Se evidencia falta de conocimiento de los manuales de funciones en los vendedores, por ejemplo: los 3 vendedores solo ejecutan el proceso de captar los clientes y no realizan actividades de facturación y proformas provocando acumulación de trabajo para una sola persona. Recomendaciones: ● Guiar al empleado en sus funciones. ● Realizar informes de cumplimiento de los trabajadores en el departamento de ventas. ● Coordinar el tiempo para ejecutar las actividades y llevar un control. ● Dar una inducción al personal al ingresar a la empresa. ● Actualizar permanentemente el reglamento interno y el manual de procedimientos de manera que sea una herramienta útil para disminuir riesgos. Posibles riesgos: La falta de actualizaciones en los manuales de funciones provoca que en la ejecución de las actividades no se realicen de una forma idónea provocando que el personal no tenga claro sus actividades. 4) Falta de capacitación al personal Observaciones Los vendedores no se encuentran capacitados, en la cual se evidencia desconocimiento del servicio post- venta y utilización de herramientas informáticas de acorde al área. Recomendaciones: ● Implementar capacitaciones a los vendedores. ● Se deberá realizar pruebas de conocimiento a todos los vendedores. ● Emitir un informe donde detalla cualquier inconveniente que se encontró dentro de la realización o pruebas realizadas a los vendedores. Posibles riesgos: Se imposibilita el crecimiento de la empresa, quedando en desventaja con la competencia. 5) El registro de las ventas no se lleva de una manera correcta Observaciones Los registros de las ventas y despachos no son llevados por medio de un programa contable confiable y seguro, ya que como se puede notar en los anexos, son pocas las ventas que han sido registradas desde el mes de enero hasta el mes de mayo. Recomendaciones ● Investigar mejor acerca de algún programa que cumpla con el objetivo de registrar completamente todas las ventas que se han ejecutado en la empresa. ● Tener un registro en digital y tener un respaldo de dicha información en caso de que se pueda eliminar dicho programa. ● Llevar un control adecuado de cada venta de la empresa, lo cual permitirá cumplir con las obligaciones legales de la empresa. ● 6) Los presupuestos de compra no van acordes con las Ventas Observaciones Las compras de material destinado a la venta no son acordes al volumen de ventas registrado, esto a consecuencia de los problemas del departamento de ventas, por lo que se ha estado reportando un déficit a nivel contable, debido a que se el monto registrado en compras es mucho mayor a lo registrado en ventas Recomendaciones: ● Realizar las debidas correcciones al departamento de Ventas ● Llevar una mejor relación entre ambos departamentos y mejorar la comunicación entre las distintas Gerencias para evitar que se siga suscitando este problema ● Realizar cruces entre compras y ventas en los programas informáticos utilizados para llevar los registros 7) No cuentan con un control de asistencia para los trabajadores. Observaciones Se pudo observar que la empresa lleva un programa creado para la asistencia del personal, más no se ha registrado ninguna asistencia del trabajador desde que fue creado dicho programa. Recomendaciones Es necesario es se empiece a tomar en cuenta y darle importancia a este programa de asistencia, ya que resulta ser útil para la productividad del personal. Este programa se encargará de garantizar el cumplimiento del horario y la puntualidad. Posibles consecuencias • Perdida de dinero y tiempo • Pérdida del control • Fraude laboral CONCLUSIONES Al Realizar la Auditoría Interna al departamento de Ventas a la empresa Madera Express, C. A. se consiguió aplicar las técnicas que ayudaron a conocer el estado de control en el cual se encuentra este rubro, los puntos que deberían mejorar para que de este modo se logre realizar una mejor gestión en dicho departamento para la empresa Maderas Express. Para poder haber conseguido realizar la Auditoría al departamento de venta de la empresa Madera Express, C. A. se tuvo realizar una exposición acerca de las generalidades de la Auditoría Interna que son necesitadas, de modo que se pudiera recopilar bases teóricas para lograr la ejecución de dicha auditoría. El auditor interno en su labor radica en lograr que la Dirección esté convencida de que el mencionado sector puede crear valor, ya sea en el corto, mediano o largo plazo. Es por esto que se debe estas a la disposición de tener una actitud proactiva, involucrándose en la empresa sin perder la independencia. La optimización de procesos, la corrección de fallas, la detección de posibles riesgos son algunas de las tareas a desarrollar por el equipo de auditoría, pero todo resultará irrelevante si estas potenciales mejoras no son expuestas en forma clara y precisa al órgano directivo de la organización, explicitando los beneficios a obtener producto de los cambios a aplicar. Este trabajo busca convencer al empresario que esto no es un gasto, sino una inversión, creando procedimientos correctos para la obtención de información que nos indique algún error que haya en la empresa que se debe corregir. El empresario tiene que finalizar con el pensamiento de que una auditoría interna ayuda a un mejor cumplimiento en la organización, que la auditoría interna, busca obtener evidencia suficiente para corregir los errores que existan en dicha empresa. ANEXOS Recepción de requerimientos de Auditoría Anexo 1. Recepción de requerimientos de Auditoría al departamento de Recurso Humanos Anexo 2. Recepción de requerimientos de Auditoría al departamento de Ventas Anexo 3. Recepción de requerimientos de Auditoría al departamento de Contabilidad Anexo 4. Formato de Síntesis Curricular del personal del área de vendedores Anexo 5. Formato de Síntesis Curricular del personal del área de vendedores Anexo 6. Formato de Síntesis Curricular del personal del área de vendedores Anexo 7. Libro de ventas Anexo 8. Control de asistencias del personal