IDENTIFICACIÓN DE PROCESOS ORGANIZACIONALES. GA1-220501092-AA1-EV02. ACTIVIDAD RESOLVER INQUIETUDES DE ACUERDO A LA TEMATICA DESARROLADA Farley Piedrahita Orozco Ferney Santiago Rey Carvajal Diana Carolina Tamayo Velandia TEGNOLOGÍA EN ANÁLISIS Y DESARROYO DE SOFTWARE 2758287 FORMADORA YAMILETH ERAZO BECERRA SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE – SENA MEDELLÍN – ANTIOQUIA 06-11-2023 INTRODUCCIÓN La organización siempre debe identificar o resumir los pasos en una secuencia lógica que se deben seguir para realizar una actividad, considerada un sistema de múltiples procesos internos y subprocesos que trabajan juntos para lograr el mismo objetivo. Este documento define el conjunto de elementos que componen un sistema de información aplicando la teoría general de sistemas (TGS). A continuación, se analizan los procesos organizacionales de un sistema de control de citas médicas, sabiendo que hoy en día las empresas e instituciones manejan cantidades de información exorbitantes y que los hospitales no se quedan atrás, interactuando diariamente con una gran cantidad de personas, entre personal, doctores y pacientes. La seguridad y legitimidad de esta información es esencial por lo cual es imprescindible que los archivos cuenten con servicios informáticos, logrando así ayudar personal sanitario a elaborar una agenda de servicio en la cual se establezca un horario de consulta o atención a sus pacientes. ACTORES RESPONSABLES En este apartado, se explica el desempeño que tiene cada actor con el sistema: Usuario no registrado: este actor es el único que acceder al sistema de forma anónima. Este actor podrá iniciar sesión como un usuario registrado dependiendo de su rol en el sistema, tanto si es administrador, personal sanitario o paciente. Paciente: este rol será para todos aquellos usuarios ya pertenecientes al sistema (pacientes) que quieran pedir cita en el sistema. Personal sanitario: este rol estará asignado para todos usuarios que formen parte del personal sanitario de la entidad prestadora de salud. Administrador: este rol será designado aquella persona que desempeñe las funciones de registro de nuevos usuarios y de gestión del calendario de citas. ENTRADAS, PROCESOS Y SALIDAS PARA LOS SUBPROCESOS REGISTRAR CITAS MEDICAS: Enttradas Solicitud del ususario Solicitud del medico Procesos Salidas Justificar la cancelacion en el sistema Reajustar la cita en el sistema Cita cancelad con exito Reajustar la agenda de citas Reportar las novedades CANCELAR CITA MEDICA: Enttradas Codigo medicamento Nombre medicamento Procesos registrar medicamento Salidas Medicamento registrado con exito Mensaje de error REGISTRAR PACIENTE: Enttradas Ingreso del paciente para el acceso a los servicios Procesos Registro de datos de reserva del paciente Confirmacion de la cita para llamado del medico Autorizacion de cobro al REGISTRAR CONSULTORIO: Salidas Medicamento registrado con exito Mensaje de error Enttradas Codigo Ubicacion de consultorio Tipo de consulta para su uso Procesos Salidas Registrar consultorio en el sistema Consultorio registrado con exito REGISTRAR EMPLEADO: Enttradas Procesos Datos del empleado Cargo del empleado Funciones del empleado Regisgtro del empleado en el sistema Salidas Empleado registrado con exito Fallo en el registro REGISTRAR TRATAMIENTO: Enttradas Codigo Código del tratamiento Nombre del tratamiento Procesos Registrar Tratamiento Salidas Profesional que ejecuta tratamiento Registro de tratamiento Revisión de posibles errores Tipo de tratamiento REGISTRAR MEDICAMENTOS: Enttradas Codigo medicamento Nombre medicamento REGISTRAR MEDICO: Procesos registrar medicamento Salidas Medicamento registrado con exito Mensaje de error RELACIONES - se válida en el sistema las citas medicas disponibles - se válida en el sistema el médico que atenderá la cita - se realiza la petición de la cita al paciente con el médico disponible - se válida el consultorio en el que se atenderá la cita - se asigna el día y hora de la cita con el médico que atenderá y el consultorio donde se va a atender la cita - se asigna correctamente la cita en el sistema - se notifica al usuario la información de la cita - el día de la cita se notifica al sistema si el paciente asiste a la cita - el sistema notifica la asistencia del paciente al doctor que atenderá - se atiende la cita realizando las validaciones médicas necesarias - se registran todas las validaciones en la historia clínica del paciente - se carga la historia clínica correctamente al sistema - se carga la orden de medicamentos correctamente al sistema - se notifica al área de despacho de medicamentos la orden de medicamentos recetada - se válida la disponibilidad de os medicamentos en el despacho de medicamentos - el paciente asiste al despacho de medicamentos a reclamarlos - se notifica al sistema que los medicamentos se han reclamado MODELO DE ENCUESTA. MODELO ENCUETA PARA CENTRO MEDICO DIRIGIDO A LOS USUARIOS NOMBRES Y APELLIDOS IDENTIFICACION CARGO AREA DE TRABAJO INSTRUCCIONES En una escala del 1 al 5, en donde 1 es la puntuación más baja y 5 la más alta, indica como calificas a la entidad y sus actividades de acuerdo con las siguientes afirmaciones. PROCESO ASIGNACION DE CITAS 1 2 3 1. El tiempo transcurrido en la asignación es acorde con los requisitos de información 1 2 3 2. Los medios usados son los acordes. 1 2 3 3. La atención es realizada por personal idóneo. 1 2 3 4. Se siente conforme con la información suministrada. 1 2 3 5. Existe una comunicación asertiva PROCESO REGISTRAR PACIENTE 1 2 3 1. Los procesos de registro son dinámicos y eficientes 1 2 3 2. Las condiciones de espera son apropiadas dentro de un sentido humano 1 2 3 3. Existen canales de comunicación visibles y accesibles para el acceso a PQRS 1 2 3 4. El personal es idóneo, humano, empático y eficiente 1 2 3 5. Los tramites son agiles y de fácil acceso a la trazabilidad de los documentos y/o evidencias. PROCESO CANCELAR CITA MEDICA 1 2 3 1. El proceso es público y fue informado de manera optima 1 2 3 2. El proceso no requiere de mayores esfuerzos y desgaste administrativo. 1 2 3 3. Existen dos o más opciones, para el trámite. Como el uso de los medios tecnológicos. 1 2 3 4. El proceso en general es Fácil y de Ágil acceso. 1 2 3 5. La atención realizada es idónea y respetuosa. 4 5 4 5 4 5 4 5 4 5 4 5 4 5 4 5 4 5 4 5 4 5 4 5 4 5 4 5 4 5 MODELO ENCUETA PARA CENTRO MEDICO DIRIGIDO A LOS ADMINISTRADORES DEL SISTEMA NOMBRES Y APELLIDOS IDENTIFICACION CARGO AREA DE TRABAJO INSTRUCCIONES En una escala del 1 al 5, en donde 1 es la puntuación más baja y 5 la más alta, indica como calificas a la entidad y sus actividades de acuerdo con las siguientes afirmaciones. PROCESO REGISTRAR CONSULTORIO 1 2 3 1. Las instalaciones y equipos se encuentran disponibles 1 2 3 2. El personal médico y de enfermería se encuentra programado. 1 2 3 3. La agenda de atención se encuentra actualizada. 1 2 3 4. Las instalaciones se encuentran preparadas para el aforo. 1 2 3 5. Los recursos y autorizaciones de facturación están preparados. PROCESO REGISTRO DE CITAS 1 2 3 1. Existe registros de memoria en base de datos para agilizar procesos. 1 2 3 2. El Software tiene un diseño cómodo y progresivo 1 2 3 3. El Software genera alertas de confirmación en la finalización de los procesos. 1 2 3 4. El Software tiene atajos y retrocesos seguros. 1 2 3 5. El Software establece seguridad en la administración de la información. PROCESO CANCELAR CITA MEDICA 1 2 3 1. Existen alternativas modernas a través del aplicativo para Celular. 1 2 3 2. Existe disponibilidad para atender canales de comunicación. 1 2 3 3. Los procesos de Software son agiles y eficientes. 1 2 3 4. El proceso en general es Fácil y de Ágil acceso. 1 2 3 5. Las condiciones de registro son acordes con los tiempos requeridos para cada actividad. PROCESO REGISTRAR PACIENTE 1 2 3 1. El formulario es ligero - permite apoyarse en la base de datos. 1 2 3 2. El tiempo y las condiciones para la tarea es acorde con los tiempos y el ritmo capaz. 1 2 3 3. El Software es dinámicos, permite despliegue de opciones con fácil opción de selección 1 2 3 4 5 4 5 4 5 4 5 4 5 4 5 4 5 4 5 4 5 4 5 4 5 4 5 4 5 4 5 4 5 4 5 4 5 4 5 4 5 4. El ambiente y la carga laboral permiten optimo desarrollo de las actividades. 1 2 3 4 5 5. Existe personal suficiente para la demanda del servicio. BIBLIOGRAFIA. Kantan Software. (2021, 7 diciembre). Cómo crear un mapa de procesos para tu empresa. https://www.kantansoftware.com/blog/como-crear-un-mapa-deprocesos-para-tu-empresa/ Gallego, D. (2021, 29 diciembre). Mapa de procesos de una organización, ¿qué es y cómo se elabora? GlobalSuite Solutions. https://www.globalsuitesolutions.com/es/que-es-mapa-de-procesos-y-comose-elabora/ SENA. (25 de 04 de 2022). Territorium. Obtenido de https://sena.territorio.la/content/index.php/institucion/Titulada/institution/SEN A/Tecnologia/228118/Contenido/OVA/CF1/index.html#/curso/tema1 ESAN Graduate School of Business. (2019). ¿Qué es el análisis de procesos de negocio y cómo aplicarlo en mi empresa. https://www.esan.edu.pe/conexion-esan/que-es-el-analisis-de-procesos-de-negocio-y-comoaplicarlo-en-mi-empresa FACULTAD DE INGENIERÍA ESCUELA DE SISTEMAS http://repositorio.puce.edu.ec/bitstream/handle/22000/9534/DESARROLLO%20DE%20UN%20SISTE MA%20WEB%20DE%20CONTROL%20DE%20CITAS%2C%20%20PARA%20UN%20HOSPITAL%20DEL% 20D%C3%8DA%20%282%29.pdf?sequence=1&isAllowed=y Sistema de Gestión de Citas Médicas para un Centro de Salud https://uvadoc.uva.es/bitstream/handle/10324/36492/TFG-B.1225.pdf?sequenc