Entregable final Propuesta de un modelo de alta dirección y liderazgo Semana 4 Materia: Alta Dirección y Liderazgo Catedrático: Dr. Judas Noe Moctezuma Medina Presenta: Fernando Sánchez Hernández No. De Cuenta 18056382 Abril 22, 2018 Contenido Introducción ........................................................................................................................................................................... 3 Antecedentes de la empresa .............................................................................................................................................. 4 Describir las funciones administrativas y directivas del líder de la empresa, elabore una lista de las mismas. ... 5 Defina el enfoque del liderazgo que deberá seguir para la alta dirección de la empresa de acuerdo a las necesidades de su empresa explique cuál es el enfoque. ............................................................................................ 5 Definir los objetivos y la estrategia de implementación del modelo integrador del liderazgo en la empresa ........ 5 Establecer los lineamientos de comunicación y motivación, explicar la forma (medios formales) como lo comunicará a la organización, desarrolle una estrategia. ............................................................................................. 6 Definición de la estrategia para resolución de conflictos y negociación, desarrollo de un diagrama de flujo de cómo será el proceso para definir la resolución de los posibles conflictos................................................................. 7 Establecimiento de guías o políticas para dirigir proyectos dentro de la empresa (redactar una guía básica de las políticas para el desarrollo de los futuros proyectos. ............................................................................................... 9 Conclusiones....................................................................................................................................................................... 11 Bibliografía........................................................................................................................................................................... 12 2 Propuesta de un modelo de alta dirección y liderazgo Gestión de costos y adquisiciones Maestría en Dirección de Proyectos Introducción Toda compañía debe de contar con un modelo de alta dirección y liderazgo, ¿por qué?, porque no tenerlo implicara un crecimiento a tontas y a locas, es decir totalmente descontrolado, una planeación adecuada puede significar la diferencia entre el éxito o el fracaso de una organización. Como en toda actividad humana la especialización es fundamental; en la mayoría de ellas, la dirección empresarial no se salva de la especialización y mas aún no se salva de establecer estrategias, planes y seguir métodos que garanticen o al menos maximicen las posibilidades de éxito. Las épocas de un director o dueño de empresa que toma todas las decisiones a todos los niveles, están llegando a su fin, principalmente por la cantidad brutal de información toma de decisiones y esfuerzo físico y mental que esto implica. Así pues, la generación de planes de trabajo y la planeación de las actividades de la dirección se vuelven un imperativo. En el siguiente trabajo trataremos de establecer los lineamientos básicos de la dirección estratégica, de la alta dirección y del liderazgo en un ejemplo ficticio, pero que incluirá la experiencia adquirida en 27 años de experiencia laboral. Contestaremos algunas preguntas para esto: 1. Antecedentes de la empresa 2. Describir las funciones administrativas y directivas del líder de la empresa, elabore una lista de las mismas. 3. Defina el enfoque del liderazgo que deberá seguir para la alta dirección de la empresa de acuerdo a las necesidades de su empresa explique cuál es el enfoque. 4. Definir los objetivos y la estrategia de implementación del modelo integrador del liderazgo en la empresa 5. Establecer los lineamientos de comunicación y motivación, explicar la forma (medios formales) como lo comunicará a la organización, desarrolle una estrategia. 6. Definición de la estrategia para resolución de conflictos y negociación, desarrollo de un diagrama de flujo de cómo será el proceso para definir la resolución de los posibles conflictos. 7. Establecimiento de guías o políticas para dirigir proyectos dentro de la empresa (redactar una guía básica de las políticas para el desarrollo de los futuros proyectos). Empecemos: 3 Propuesta de un modelo de alta dirección y liderazgo Gestión de costos y adquisiciones Maestría en Dirección de Proyectos Antecedentes de la empresa La empresa Azul S.A. de C.V. se dedica a la producción y comercialización de productos masivos de consumo, tales como, papas fritas, frituras de harina, frituras de maíz, y sus diferentes combinaciones de sabores y colores, el segmento de mercado que ataca es el de frituras diferenciadas con sabores y especias, y su mercado objetivo actualmente está en el centro del país. Su principal competencia es las frituras gourmet de Sabritas y Barcel, sin embargo, actualmente detenta el 40% del mercado de este tipo de botanas. La empresa está ubicada en Tizayuca Hidalgo en el parque industrial y cuenta con una nave de producción de 10,000 m2, con tecnología de punta en cuanto a la extrusión, cocción- fritura y empacado de productos. Ahí trabajan doscientos empleados, tanto asociados sindicalizados como asociados no sindicalizados. La fuerza de ventas en los 5 estados que componen sus territorios asciende a otras doscientas personas. La empresa fue fundada hace 15 años y se trata de un negocio familiar, liderado por su dueño y fundador Armando Pérez, quien cuanta en la actualidad con 45 años y cuanta con estudios en Ingeniería en alimentos y con un MBA. La distribución del producto se hace a través de flotillas propias que atacan dos segmentos diferenciados, mercado de distribuidores con el 40% del negocio total y mercado tradicional (tienditas), con el 60% del total del negocio. Armando siempre ha tenido como filosofía de trabajo una repartición justa del trabajo y de los ingresos, por lo que se preocupa mucho por la selección de sus operadores, líderes de área y administrativos en general, debido a lo anterior la rotación de personal es menor al 3% anual. También se ha preocupado por crear los departamentos de mercadotecnia y de investigación de desarrollo para poder generar proyectos que le permitan no solo la permanencia en el mercado si no también una expansión sostenida, manteniendo a raya a su competencia con estas dos estrategias. La empresa cuenta con: Un líder de manufactura. Un líder de Calidad. Un Líder de mantenimiento. Un líder de RH. Un líder de ventas. Un líder de Mercadotecnia. Un líder de Ventas. Un líder administrativo. 4 Propuesta de un modelo de alta dirección y liderazgo Gestión de costos y adquisiciones Maestría en Dirección de Proyectos Describir las funciones administrativas y directivas del líder de la empresa, elabore una lista de las mismas. Las funciones administrativas de Armando comprenden, pero no se limitan a: 1. Establecimiento de la misión, visión y valores. 2. Generación del VSM y FODA de alto nivel anual. 3. Negociaciones estratégicas con clientes y proveedores. 4. En conjunto con el líder de ventas y marketing, definir la estrategia de negocio a largo plazo. 5. Determinación y aprobación del portafolio de proyectos e inversiones estratégicos anuales. 6. Comunicación, creación y mantenimiento de una cultura organizacional. 7. Solución de conflictos de alto nivel intra muros. 8. Seguimiento y revisión de los estados financieros de la compañía. 9. Negoción y adquisición de créditos de ser necesarios. 10. Comunicación de resultados a los empleados y socios de la compañía. 11. Establecer los objetivos operacionales, financieros de alto nivel. 12. Establecimiento de indicadores de desempeño y revisión periódica de los mismos. Defina el enfoque del liderazgo que deberá seguir para la alta dirección de la empresa de acuerdo a las necesidades de su empresa explique cuál es el enfoque. El enfoque seguido es una mezcla liderazgo democrático y liderazgo liberarlo, debido a la minuciosa gestión en la adquisición de talento, en estos momentos la organización y su liderazgo esta lo suficiente maduro como para que Armando se dedique más a la planeación de largo plazo y menos a la supervisión, la revisión de los indicadores diarios y mensuales, le permite saber en todo momento que parte del proceso esta deficiente o falto de algún elemento crucial y corregir estas deficiencias de manera rápida y oportuna. Por lo anterior el enfoque ocupado es la programación de juntas de trabajo con los líderes de cada departamento de manera periódica y del equipo completo de liderazgo dos veces al mes. Esto junto al establecimiento de objetivos específicos y medidores de desempeño garantiza que cada uno sepa lo que se espera de él y de esta manera trabajen de manera autónoma, pero siempre en una base colaborativa de trabajo en equipo. Definir los objetivos y la estrategia de implementación del modelo integrador del liderazgo en la empresa Los objetivos del modelo de integración del liderazgo incluyen: 1. Establecer una cultura orientada al cliente externo e interno. 5 Propuesta de un modelo de alta dirección y liderazgo Gestión de costos y adquisiciones Maestría en Dirección de Proyectos 2. Establecimiento de objetivos de alto nivel e individuales para cada miembro del equipo de liderazgo. 3. Establecimiento de indicadores de desempeño para personal operativo. 4. Capacitación constante de todo el personal en: a. Seguridad e higiene. b. Inocuidad alimentaria. c. Mejora continua. d. Aspectos técnicos relacionados. 5. Comunicación clara y abierta. 6. Visión de negocio a largo plazo El modelo operativo a seguir es el siguiente: Establecer los lineamientos de comunicación y motivación, explicar la forma (medios formales) como lo comunicará a la organización, desarrolle una estrategia. La motivación está orientada en tres ejes: 1. Eje recompensas a. Si se alcanzan los objetivos de desempeño de la planta y se alcanzan los indicadores de desempeño se obtiene un incremento de sueldo del 2% b. Obtener los objetivos individuales de desempeño anual no solo genera un incremento de sueldo si no que abre las posibilidades para el crecimiento dentro de la organización y crecimiento personal, tal como pago de licenciaturas para los empleados. 6 Propuesta de un modelo de alta dirección y liderazgo Gestión de costos y adquisiciones Maestría en Dirección de Proyectos 2. Eje reconocimiento a. Los logros son reconocidos de forma formal y publica. b. El liderazgo predica con el ejemplo y cumple lo prometido. c. Se reconoce las aportaciones individuales y grupales. 3. Eje integración a. Los trabajos no se ven como islas de esfuerzo individual b. Se busca la colaboración de equipos para el logro de resultados. c. Se mantienen a lo largo del año talleres y dinámicas de integración de los equipos y entre equipos. La comunicación se da en varios ejes también 1. Comunicación formal a. Tableros de indicadores. b. Boletines de comunicación c. Junta mensual de resultados. d. Juntas diarias de equipos funcionales. e. Establecimiento de objetivos. f. Revisión formal del desempeño dos veces al año. g. Tableros de avisos. 2. Comunicación informal a. Conversaciones en piso b. Visita de los lideres de equipo a la operación, ventas y distribución. c. Política de puertas abiertas d. Buzón de ideas e. Buzón de sugerencias f. Buzón de denuncias 3. Coaching a. Los líderes son coaches, no capataces Definición de la estrategia para resolución de conflictos y negociación, desarrollo de un diagrama de flujo de cómo será el proceso para definir la resolución de los posibles conflictos. Ninguna convivencia humana esta exenta de conflictos tanto personales como laborales, se espera que los lideres de cada departamento puedan solucionar la mayoría de lao problemas de su departamento, para lo cual se ha establecido una matriz de escalamiento de problemas para los procesos administrativos y productivos: 7 Propuesta de un modelo de alta dirección y liderazgo Gestión de costos y adquisiciones Maestría en Dirección de Proyectos Los conflictos entre diferentes visones u objetivos se intentan resolverse durante el establecimiento de objetivos de alto nivel para de esta forma evitar zonas grises o mala comunicación. Si el problema persiste se tiene el siguiente diagrama de flujo para la resolución de conflictos. 8 Propuesta de un modelo de alta dirección y liderazgo Gestión de costos y adquisiciones Maestría en Dirección de Proyectos Establecimiento de guías o políticas para dirigir proyectos dentro de la empresa (redactar una guía básica de las políticas para el desarrollo de los futuros proyectos. Los proyectos de la compañía emanan de tres fuentes básicas 1. Análisis VSM y FODA 2. Análisis de Mercado 3. Iniciativas especiales Cada año se revisan las iniciativas emanadas de cada uno de estas fuentes y se priorizan de acuerdo a análisis de riesgo, en donde la ponderación mayor se la llevan los proyectos que de no hacerlos ponen riesgo los objetivos estratégicos, la seguridad del personal, la participación del mercado o la satisfacción los clientes, cada uno de estas variables y su cumplimiento arrojan un número al cual se suman, costos inversión, complejidad, tiempo de ejecución y recursos involucrados. un en de de Una vez ponderado cada proyecto, se evalúan los resultados en una junta de comité de dirección, donde se determinan las prioridades de ejecución y se asignan los recursos. Si un proyecto no es ejecutado en el año corriente se deja en el portafolio de proyectos y se vuelve a evaluar al año siguiente: Una vez que el proyecto ha sido aprobado para su ejecución, se elige un líder de proyecto y se asignan los recursos necesarios para llevar a cabo las fases del proyecto: 1. Inicio: donde se establecen y negocian los alcances, se define el equipo y recursos necesarios, se presenta la carta constitutiva y se busca el apoyo de los involucrados. 2. Planificación: Aquí se determinan los recursos necesarios a través de una línea de tiempo, recursos humanos, económicos y cualquiera otra que sea necesario, también se planifica las comunicaciones, adquisiciones y contratos, todo lo anterior dentro un plan global del proyecto. 3. Ejecución: Aquí se deben completar cada una de las actividades determinadas dentro del proceso de planificación, el monitoreo de avances, consumo de recursos, tiempo y entregables entregados es una parte vital del mismo. La gestión de riesgo y cambios es una de las partes mas importantes de esta etapa. Todo cambio deberá estar analizado, y comunicado para su aprobación antes de llevarse a cabo. 4. Seguimiento y control: Aquí se desarrollan todos los controles que permitan realizar el seguimiento y monitoreo del avance del proyecto, se deben detectar posibles variaciones de la forma mas temprana posible, para de esta forma minimizar los efectos negativos, en realidad esta fase se lleva en cada una de las otras fases como parte integral y no puede disociar de ellas. 5. Cierre: En esta fase se revisan y formalizan los entregables del proyecto, haciendo una entrega y evaluación de cada uno de ellos además de generar los reportes de lecciones aprendidas. Cuando se cierran los requisitos en esta fase el proyecto se da por terminado de manera formal. Las bases para el manejo de proyectos se basan en la metodología del PMI. Los proyectos de inversión de capital serán aprobados de acuerdo a la siguiente tabla: 9 Propuesta de un modelo de alta dirección y liderazgo Gestión de costos y adquisiciones Maestría en Dirección de Proyectos Monto 1 < 5,000 USD 5001 < 20,000 USD > 20,001 USD Aprueba Líder de área Comité de proyectos Dirección general 10 PM / sponsor Supervisor / líder de área Líder de área / Comité de proyectos Se asigna / Dirección Propuesta de un modelo de alta dirección y liderazgo Gestión de costos y adquisiciones Maestría en Dirección de Proyectos Conclusiones La planificación de los procesos es ineludible y en el caso de la dirección y liderazgo de una organización es prioritaria, no se puede concebir dirigir una organización sin una planificación previa, esto incluye planes para muchas cosas, que en ocasiones son dejadas de lado debido a la dinámica de la organización que tiene a comerse el tiempo y los recursos a un ritmo sorpresivo, pero es debido a esto precisamente, que el planear y tener planes de contingencia nos ayudan en la tarea. Saber como lidiar con los conflictos o establecer políticas para la elaboración y ejecución del proyecto, pueden parecer poca cosa, pero en realidad cimentan la base de un liderazgo sano y comprometido con el éxito de la organización. Esto sin duda se verá reflejado en todas las demás actividades de la empresa. Hablando de Larry Bird, uno de los mejores jugadores de basketball de la historia, sus compañeros decían “llega antes que todos nosotros y se queda a entrenar después de nosotros, si tu estrella hace eso, tu no puedes quedarte atrás”. El liderazgo es trabajo y ejemplo no solo bellas palabras y además cuenta con un elemento que puede llegara ser aterrador pero que es inherente a la posición de líder, “en la cima estás solo”, hay personas que esperan que el líder marqué el camino, así que el líder deberá poner todos sus sentidos para llegar a la meta trazada, pero no tiene que hacerlo todo solo, y como grandes aliados tiene la planificación, la estrategia, la visión y el empuje. Aún falta detallar mucho los planes de manejo de proyectos y conflictos, pero por lo menos se ha establecido una base a partir de la cual se puede construir cada vez más alto. 11 Propuesta de un modelo de alta dirección y liderazgo Gestión de costos y adquisiciones Maestría en Dirección de Proyectos Bibliografía Moctezuma, J., (21/03/2018). TEMARIO Materia Alta Dirección y Liderazgo 4a. Semana. Unitec Coca-Cola FEMSA, Procedimiento Estándar de operación: Gestión central de proyectos y CAPEX, definición de inversiones, STA-PR-SM-007 Dirección de abastecimientos estratégicos, 30/10/2017, Coca-Cola FEMSA, Política: Abastecimientos – proyectos en infraestructura, 600 Administración, Dirección de finanzas, 01/07/2016, Coca-Cola FEMSA, Política: Inversiones de capital, 600 Administración Project Management Institute. (2013). Guía de los fundamentos para la dirección de proyectos (Guía del PMBOK), Quinta Edición. 17/102017, de Project Management Institute, Inc. Sitio web: https://drive.google.com/file/d/0B_1mnt5xADJqdHI2UW5qLTk5YTQ/view EATON, (2016), Eaton Bussines Sytem guide (EBS), Pittsburg USA, EATON. OBS Business School (2016). ¿Cuáles son las etapas de un proyecto?. Universitat de Barcelona. Recuperado de: https://www.obs-edu.com/es/noticias/innovacion/cuales-son-las-etapas-de-un-proyecto-te-lo-contamos-enesta-infografia 12 Propuesta de un modelo de alta dirección y liderazgo Gestión de costos y adquisiciones Maestría en Dirección de Proyectos