ACUERDO 060 (277746)

GESTION ADMINISTRATIVO
TALLER SOBRE LEGISLACION DOCUMENTAL
(ACUERDO 060 DE 2001)
MELISA BETANCUR GRAJALES
JANETH BALZAC HERNANDEZ
PAULA LORA RODRIGUEZ
GERALDIN GOMEZ SUAREZ
FICHA: 656786
GLORIA INES MONROY
INSTRUCTORA
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE
2014
DESARROLLO
1. Según el artículo primero cual es objetivo primordial de dicho acuerdo
R/ El objetivo de este acuerdo es establecer las normas que permitan a la
unidad de correspondencia de las entidades públicas o privadas,
cumpliendo una función de gestión documental.
2. a la fuente primaria de información con todos los rasgos y características
que permiten garantizar su autenticidad e integridad se le conoce como :
R/ documento original
3. Explica el concepto de tabla de retención documental y copia un ejemplo
bajado de internet
R/ es una unidad administrativa la que se encarga de recibir y producir los
documentos en un tiempo determinado.
Ejemplo:
4. En cuanto a la radicación de comunicaciones oficiales que aclaración se
hace con respecto a los números de radicación, explique.
R/ los números de radicación tienen que ser consecutivos, por qué no
pueden haber dos comunicaciones con el mismo número de radicado y
evita la desorganización de los documentos.
5. Defina que es una unidad de correspondencia.
R/ Es la encargada de gestionar de formar normalizar y centralizar, de los
servicios de recepción, radicación y distribución de sus comunicaciones.
6. Según el artículo cuarto cualquier persona que reciba la correspondencia
está autorizado para firmarla si o no ,y por que
R/ No, porque Cada empresa establece los cargos autorizados para firmar
7. Que es radicación de comunicaciones oficiales y describe paso a paso el
procedimiento para radicar dichas comunicaciones.
R/ Es el procedimiento por medio del cual se asigna los números
consecutivos a las comunicaciones.
Pasos para la radicación:
* no reservar números de radicación
*No duplicados, correcciones, enmendaduras, ni tachones.
*número asignado en orden.
*entrega inmediata de copia debidamente radicadas.
*cambio anual de consecutivo.
8. Que sucede cuando se anulan los números de radicación y por que se
anulan.
R/ se deja constancia por escrito con la justificación y firma del jefe de la
unidad de correspondencia, se anulan por que el número de radicación
esta repetida, tiene tachones o enmendados.
9. Que son los actos administrativo y como se enumeran.
R/ Es el medio a través del cual la Administración pública cumple su
objetivo de satisfacer los intereses colectivos o interés público, su
numeración debe ser consecutiva.
10. Que código se les asigna a las comunicaciones internas.
R/ El código de la dependencia.
11. Que control se debe hacer con las comunicaciones oficiales.
R/ manual y automatizado para certificar la recepción de los documentos.
12. como se define la conservación documental y que debe hacer empresa
para lograrla.
R/ aseguran la integridad de los documentos desde el momento de su
producción, debe seguir las instrucciones de sus fabricantes y debe
producirse en formatos compatibles.
13. Explique en qué caso se radica o no se radica una comunicación oficial
recibida
R/ se radica al verificar la competencia, los anexos, el destino, los datos de
origen del ciudadano que las remite, dirección donde se debe enviar la
respuesta y asusto correspondencia, no se radica cuando no este firmada
ni presente el nombre del responsable de su contenido
14. que procedimiento se realiza con las comunicaciones oficiales envidad y
explique paso a paso
R/ se elabora la original máximo dos copias enviando la original al
destinatario.
*la primera copia se envía a la oficina que genera el documento teniendo en
cuenta los anexos correspondientes
* La segunda copia se guardara en la unidad de correspondencia.
15. Que recomendación especial se da en cuanto a las comunicaciones
oficiales vía fax?
R/ las entidades que impriman los fax en papel químico, deberán reproducir
este documento sobre el papel que garantiza su permanencia y durabilidad .
16. Que ley reglamenta las comunicaciones oficiales por correo electrónico y
cuál es su propósito.
R/ la ley 527 de 1999, su propósito es garantizar el seguimiento de las
comunicaciones tanto como recibidas o enviadas.