OBJETIVOS Comprender la importancia del análisis y descripción de puestos Conocer los elementos de que consta un análisis de puesto Comprender las diferentes forma de obtener información Diseñar y aplicar un modelo de análisis y descripción de puestos Introducción El análisis y la descripción de un puesto de trabajo es el instrumento mas importante para una efectiva administración de la compensación. Brinda información confiable sobre la organización, unidades de trabajo y especifica con claridad el trabajo de cada empleado de la institución . Análisis de puestos Es el proceso que permite conocer, estudiar y ordenar las actividades que desarrolla una persona en su puesto de trabajo así como los requisitos indispensables para su eficaz desempeño. Sirve de base para su posterior valoración Estudia la complejidad del puesto parte por parte y especifica las características que una persona debe cumplir para ser titular del puesto El análisis de puesto proporciona información que se utiliza para la elaboración de: Las Descripciones de puesto Las Especificaciones del puesto Es una lista escrita de las funciones, obligaciones, responsabilidades, condiciones de trabajo y otros aspectos relevantes de un puesto especifico Es información Compilada, ordena y redactada en formularios especiales Especificación de puesto Es una lista de requisitos o rasgos humanos que se necesitan para desempeñar con eficiencia un puesto. Indica que tipo de persona se debe reclutar y que cualidades se deben evaluar. Los requerimientos mas comunes están dentro de las categorías de habilidades, esfuerzo, responsabilidad y condiciones de trabajo. Descripción de puesto Lista de Funciones Requisitos Análisis de puesto Condiciones de trabajo Especificación de puesto Competencias Requeridas Habilidades Básicas Generalmente el supervisor o especialista de recursos humanos reúne los siguientes tipos de información a través del análisis de puesto Actividades laborales Conductas humanas Maquinas, herramientas y equipo. Estándares de desempeño Contexto del puesto Requisitos humanos Utilidad o usos que tiene el análisis de puesto Valuación de puestos Reclutamiento y selección Capacitación y desarrollo Remuneración o compensación Evaluación del desempeño Relaciones laborales Seguridad e higiene Organización Auditoria administrativa Procesos de reingeniería Descubrimiento de Obligaciones no asignadas Cumplimiento de la igualdad de oportunidades en el empleo La descripción de puesto satisfacen los siguientes necesidades: La necesidad legal (porque es un documento indispensable para cualquier organización, precisa el trabajo que debe realizarse define por escrito las tareas o servicios a prestar) Una necesidad social (porque el hombre pasa gran parte de su tiempo integrado al trabajo y esta actividad constituya una forma de realización de su potencial) Necesidad de eficiencia, productividad, calidad y certificación. (busca la especialización a través de la capacitación y desarrollo del talento humano.) Pasos del análisis de puesto Paso 1: Decida como utilizara la información, pues esto determinara cuales datos debe recabar y como hacerlo. Paso 2: Revise la información básica importante como organigramas, graficas de procesos y descripciones de puesto. Paso 3: Seleccione puestos representativos Paso 4: Analice el puesto reuniendo datos sobre actividades laborales, las conductas requeridas por los empleados y las condiciones laborales, así como las características y habilidades humanas. Paso 5: Verifique la información del análisis de puestos con el empleado que realiza el trabajo y con su supervisor inmediato esto ayudara a confirmar que la información es correcta y completa. Paso 6: Prepare una descripción y una especificación del puesto Algunos lineamientos para Análisis de puesto 1. 2. 3. 4. 5. El análisis de puesto requiere de un esfuerzo conjunto por parte de un especialista de recursos humanos, el trabajador y el supervisor del empleado Casi siempre requiere que se recabe información de varias personas familiarizadas con la posición llamadas expertas en la materia. Si algunos empleados realizan el mismo trabajo, la información para el análisis de puesto se reúne de varios de ellos. Asegurar que las preguntas estén bien formuladas y comprensible para los entrevistados. Se debe observar y cuestionar a los entrevistados para descubrir cualquier problema. Son: La observación Entrevistas Cuestionarios Diarios y bitácoras Comités Métodos mixtos Para la empresa Para los supervisores Para el trabajador Para el departamento de recursos humanos Para la empresa • Ayuda a establecer y repartir mejor las cargas de trabajo. • Sirve para fijar responsabilidades en la ejecución de los trabajos. • Facilita en general la mejor coordinación y organización de las actividades de la empresa. • Permite identificar los factores críticos de éxito en cada puesto. • Ayuda a establecer el sistema de jerárquicas. • Es una herramienta indispensable para la valuación de puestos. Para los Supervisores • Les da un conocimiento preciso y completo de las operaciones encomendadas a su vigilancia, permitiéndoles planear y distribuir mejor el trabajo. • Les ayuda a explicar al trabajador la labor que debe desarrollar. • Evita interferencias en el mando y en la realización del trabajo. • Les permite identificar los conocimientos en que debe capacitar mejor al empleado. Para el Trabajador • Le permite conocer con precisión lo que debe hacer. • Le señala con claridad sus responsabilidades. • Le ayuda a conocer si esta laborando bien. • Impide que sus funciones invadan el campo de otras. Para el Departamento de Recursos Humanos • Le proporcionan los requisitos que deben de investigarse al seleccionar al personal. • Le permite colocar al trabajador en el puesto mas acorde con sus aptitudes. • Ayuda a determinar con precisión las necesidades de capacitación y entrenamiento y a cubrirlas. • Permite calificar adecuadamente el desempeño de los trabajadores. • Sirve de fundamento a cualquier sistema de salarios e incentivos. LINEAMIENTOS GENERALES PARA REDACTAR • CLARIDAD • SENCILLEZ • CONCISO • PRECISION • VIVEZA Claridad : El uso de términos ambiguos, esto es, que puede entenderse en dos o mas sentidos, dan lugar a confusiones. Por ello deben excluirse términos tales como “asistir”, “verificar”, etc. Sencillez : También debe emplearse un lenguaje accesible. Esto no excluye el empleo de tecnicismos que son de uso común en la empresa Conciso: Debe emplearse el menor numero posible de palabras, porque esto favorece también la claridad. Pero hay que cuidar de no caer en el extremo y utilizar mensajes tipo telegrama. Precisión : Es quizás la cualidad principal deben excluirse en lo posible los términos vagos que puedan entenderse con diversidad amplitud por quienes usen las descripciones, tales como “poco” ”mucho” “frecuente” “largo” etc. Viveza : Debe de procurase, en lo posible, hacer una descripción viva y no una lista de tonos grises. FORMAS ESCRITAS Existen dos principales: La Descripción Libre. La Lista Verificable. La descripción libre: el analista no tiene que sujetarse a un modelo determinado para consignar los hechos, teniendo la ventaja de que puede adaptarse mejor a las condiciones de cada puesto. La Lista Verificable: consiste en una forma impresa que tiene ya especificada la información que se pretende investigar, dejándose en cada punto el espacio necesario para poner una marca, cuando lo incluya el puesto. Tiene el inconveniente de que no siempre se adapta a todos los puestos de las empresas. Tipo de descripciones Genérica o Global: cuando definen el contenido de un puesto a grandes rasgos sin identificar detalladamente las tareas y competencias comprendidas. Especifica: señalan los deberes y las tareas precisas de un puesto. Elementos principales del análisis de puesto 1.- Identificación del Cargo o puesto Titulo del puesto: nombre por el cual se le conoce el puesto. Localización: En las organizaciones de mayor tamaño es necesario informar donde se encuentra físicamente el puesto. Este dato es especialmente útil cuando existen diversos domicilios y edificios. Pertenencia: Incluye el departamento, división, turno, etc. en que se ubica el puesto. Elementos principales del análisis de puesto Dependencia del Puesto: Se refiere al puesto de trabajo del que depende o quien reporta Organigrama: Se presenta el tramo de control, dependencia y colegas del puesto. 2.- Descripción genérica o objetivo general del puesto o resumen del puesto, debe ser una oración lo suficientemente concisa que narre la razón de ser del puesto, por que esta inmerso en la organización, que hace y para que, y cual es el fin que se persigue al tener el puesto así. 3.- Descripción de funciones, obligaciones, tareas que el puesto debe desempeñar 4.- Especificaciones del puesto, habilidades o requisitos del puesto, responsabilidades, esfuerzo físico mental, Competencias. Grados El método de valoración del puesto de trabajo por puntos define los grados a partir de un rango. El número se gestiona a partir de la responsabilidad asignada, la intensidad de la tarea, así como la frecuencia. Aporta información acerca de la dificultad de la tarea. 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