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POE AL-001 PD Recepción de productos

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Código: POE/AL-001 PD
REPCE PCIÓ N DE
PRODUCT OS
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6. DOCUMENTOS A USARSE:
 Orden de compra
 Facturas y guías de remisión del proveedor.
 Registro Sanitario o Certificado de Registro Sanitario o Notificación Sanitaria
Obligatoria (Cuando corresponda).
 Protocolo de Análisis o Certificado de análisis.
 Procedimiento para la Inspección Técnica de Productos Farmacéuticos Dispositivos
Médicos y Productos Sanitarios (POE/AL-023 PD).
 Acta de Recepción del Producto (FOR/AL-001 PD).
 Formato de Evaluación Organoléptica del Producto (FOR/AL-002 PD).
 Tarjeta kárdex (FOR/AL-003 PD).
7. RESPONSABILIDAD:


Por la Ejecución:
Director Técnico, Asistente de Dirección Técnica, Responsable de Almacén, Área
Logística y Transportista.
Por la Supervisión:
Director Técnico, Asistente de Dirección Técnica, Administradora y Gerente
General.
8. PROCEDIMIENTO:
ANTECEDENTES
8.1.
8.2.
-
En el caso de abastecimiento de productos para venta directa y/o licitación (no
titularidad del RS o NSO), el Coordinador Logístico y/o Coordinador de Licitaciones
comunicarán la llegada de las mercaderías al Responsable de Almacén por teléfono y/o
por correo electrónico. En este caso se debe proveer como mínimo lo siguiente:
Orden de compra.
Registro sanitario, de no ser provisto se descargar del portal de DIGEMID.
Copia del Certificado de Análisis o Especificaciones Técnicas originales.
Guía de remisión
Factura
En caso la de importaciones (titularidad del RS o NSO), el Gerente y/o Administrador
deberán informar al Director Técnico, Responsable de Almacén y Coordinador Logístico
la llegada de la mercadería. En este caso se debe proveer como mínimo lo siguiente:
DUA
Packing list
Certificado de análisis.
Guías de embarque y handling.
Factura o invoive packinglist
Guía de remisión
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8.3.
El Director Técnico solicita artes y especificaciones técnicas aprobadas del RS o NSO
cuando se trate de importaciones, con la finalidad de verificar el cumplimiento en la
verificación organoléptica.
8.4.
En el caso de devoluciones, reposición de mercadería y retiros de mercado el Director
Técnico comunicará al Responsable de Almacén, Coordinador Logístico, Coordinador
de Licitaciones y Jefe de Contabilidad la mercadería por ingresar, detallando datos
relevantes como lotes y cantidad.
RECEPCIÓN
8.5.
A la llegada la mercadería, el Responsable de Almacén comunicará al Director Técnico
y/o Asistente de Dirección Técnica para que supervisen el proceso de recepción.
8.6.
El Responsable del Almacén solicita al transportista la documentación requerida, según
compra local o importación. Verificará cantidades, fechas de vencimiento, lotes, aspecto
y limpieza del embalaje. Todo el proceso de recepción se registra en el Acta de
Recepción del Producto (FOR/AL-001 PD).
8.7.
Se debe dar prioridad de recepción a los productos farmacéuticos controlados y a los
productos farmacéuticos y dispositivos médicos que requieran cadena de frio,
registrándose la temperatura de ingreso. Estos se transferirán inmediatamente al área
de cuarentena.
8.8.
Si se detectara alguna No Conformidad como la presencia de refrigerante
descongelados, ausencia de refrigerantes, controladores de temperatura fuera de
especificación, entre otros; se deberá segregar y rotular los embalajes que lleguen en
dichas condiciones dentro de la zona de cuarentena, registrando esto en el acta de
recepción correspondiente e informarlo de inmediato al proveedor o droguería para que
tome acciones al respecto y se defina el status que corresponda. Los productos podrán
permanecer al interior con sus cajas corrugadas o sin ellas.
8.9.
Si existieran discrepancias en la recepción, el Responsable de Almacén comunicará de
este hecho al Director Técnico, Asistente de Dirección Técnica, Responsable de
Logística, Licitaciones o Asistente de Ventas para validar y/o solucionar las
observaciones a fin aceptar el ingreso o rechazo de la mercadería. En caso no haya
solución de las observaciones, no se admitirá el ingreso de la mercadería y se realizará
un reclamo al proveedor.
8.10. De estar conforme la entrega física de los productos y no encontrándose ninguna
observación en el proceso de la recepción, se firmará y sellará la factura y/o guía de
remisión. El Responsable de Almacén o Director Técnico o el Asistente de Dirección
Técnica pueden sellar como recibido con la fecha actualizada firma y entrega los
cargos, copias de la factura y guía de remisión del proveedor. Se escanearán los
protocolos de análisis, registros sanitarios, certificados de BPM, trámites de
reinscripción del producto en la carpeta compartida de Google Drive.
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CUARENTENA
8.11. El Responsable de Almacén traslada la mercadería recibida al área de cuarentena y
notifica al Director Técnico y/o Asistente de Dirección Técnica con el fin de que realice la
evaluación organoléptica después de la recepción. Este proceso es registrado en el
Formato de Evaluación Organoléptica del Producto (FOR/AL-002 PD).
8.12. El Director Técnico y/o el Asistente de Dirección revisan el Acta de Recepción del
Producto (FOR/AL-001 PD) y el resto de documentación entregada por el proveedor.
8.13. En caso falte documentos que garantizan el origen, la calidad y seguridad del producto,
se notificará al Responsable de Almacén y se solicitará al área responsable.
8.14. El Director Técnico y/o Asistente de Dirección Técnica realizará la inspección de Calidad
siguiendo lo descrito en el Procedimiento para la Inspección Técnica de Productos
Farmacéuticos Dispositivos Médicos y Productos Sanitarios (POE/AL-023 PD).
8.15. En general, se deberá realizar la lectura de la temperatura con un dispositivo cualitativo
o cuantitativo cada vez que se reciban productos refrigerados, este procedimiento se
realizará a todas las cajas de embalaje de cada producto y lote.
8.16. Si los productos llegasen con dispositivos electrónicos para la verificación de la
temperatura, éstos serán registrados, leídos y entregados al Director Técnico de la
droguería correspondiente.
8.17. El Director Técnico y/o Asistente de Dirección Técnica procederá a registrar sus
observaciones sobre la inspección realizada en el Formato de Evaluación
Organoléptica del Producto (FOR/AL-002 PD).
8.18. Si existieran discrepancias en la evaluación organoléptica, se comunicará al
Responsable de Logística, Gerente General y/o Administrador para realizar reclamo al
proveedor a fin para subsanar las faltas, mientras tanto los productos seguirán en el
área de cuarentena hasta la decisión correspondiente. Cuando haya observaciones
documentarias, se mantendrá la mercadería dentro del área de cuarentena hasta que
se haya solucionado la observación.
8.19. En el caso de estupefacientes, se deberá contar con el formato de FOPE debidamente
firmado por el Representante Legal del proveedor.
8.20. En el caso de retiros de mercado, la mercadería retornada se recepciona y coloca en
cuarentena para verificar la correspondencia de esta con el producto retirado.
APROBACIÓN
8.21. En el caso de abastecimiento nacional, importaciones, reposiciones de mercadería por
el proveedor, si la evaluación organoléptica es conforme se dan por aprobados los
productos, para lo cual el Director Técnico autoriza al Responsable de Almacén realizar
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el traslado de la mercadería al área de aprobados y para que este realice el ingreso a la
tarjeta Kardex (FOR/AL-003 PD) y la nota de ingreso (Navasoft).
8.22. Cuando el producto es importados, se trasladarán muestras de retención de cada lote
importado al Área de Contramuestras según las Cantidades en el Procedimiento para
la Inspección Técnica de Productos Farmacéuticos Dispositivos Médicos y
Productos Sanitarios (POE/AL-023 PD).
8.23. En caso los productos han sido rechazados hasta su devolución, se realiza un reclamo
al proveedor. Durante el tiempo que tome gestionar la devolución, el producto se
mantendrá en el área de Cuarentena.
8.24. En el caso de devoluciones de productos por parte de clientes, cuando el Director
Técnico y/o Asistente de Dirección hayan verificado la correspondencia del producto
devuelto en Cuarentena, realizarán ingreso a la tarjeta Kardex (FOR/AL-003 PD) y la
nota de ingreso (Navasoft). Asimismo, autorizará al Responsable de Almacén realizar el
traslado al área de Devoluciones.
8.25. En caso de retiros de mercado, mercadería devuelta es trasladada al área de Baja y
registrada en la tarjeta Kardex (FOR/AL-003 PD) y la nota de ingreso (Navasoft).
8.26. El Director Técnico y/o Asistente de Dirección Técnica llevarán un archivo de los
certificados de análisis y registros sanitarios en Google Drive y archivará en físico el
Acta de Recepción del Producto (FOR/AL-001 PD) y Formato de Evaluación
Organoléptica del Producto (FOR/AL-002 PD).
RESPONSABILIDAD COMO OPERADOR LOGÍSTICO
8.27. A la llegada la mercadería, el Responsable de Almacén comunicará al Director Técnico
y/o Asistente de Dirección Técnica para que supervisen el proceso de recepción.
8.28. El Responsable del Almacén solicita al transportista la documentación requerida, según
compra local o importación. Verificará cantidades, fechas de vencimiento, lotes, aspecto
y limpieza del embalaje. Todo el proceso de recepción se registra en el Acta de
Recepción del Producto (FOR/AL-001 PD).
8.29. Se debe dar prioridad de recepción a los productos farmacéuticos controlados y a los
productos farmacéuticos y dispositivos médicos que requieran cadena de frio,
registrándose la temperatura de ingreso. Estos se transferirán inmediatamente al área
de cuarentena.
8.30. Si se detectara alguna No Conformidad como la presencia de refrigerante
descongelados, ausencia de refrigerantes, controladores de temperatura fuera de
especificación, entre otros; se deberá segregar y rotular los embalajes que lleguen en
dichas condiciones dentro de la zona de cuarentena, registrando esto en el acta de
recepción correspondiente e informarlo de inmediato al proveedor o droguería para que
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tome acciones al respecto y se defina el status que corresponda. Los productos podrán
permanecer al interior con sus cajas corrugadas o sin ellas.
8.31. Si existieran discrepancias en la recepción, el Responsable de Almacén comunicará
este hecho al Director Técnico para validar y/o solucionar las observaciones a fin
aceptar el ingreso o rechazo de la mercadería. En caso no haya solución de las
observaciones, no se admitirá el ingreso de la mercadería y se realizará un reclamo al
proveedor.
8.32. Si el producto está conforme, Dirección Técnica debe autorizará mediante correo
electrónico y/o comunicación telefónica al personal Responsable del Almacén, trasladar
el producto del Área de Cuarentena al Área de Aprobados.
9. CONTROL DE CAMBIOS:
 Versión 01
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