Norma Española jjj UNE-EN 17007 Procesos de mantenimiento e indicadores asociados Esta norma ha sido elaborada por el comité técnico CTN 151 Mantenimiento, cuya secretaría desempeña INGEMAN. Asociación Española de Normalización Génova, 6 - 28004 Madrid 915 294 900 info@une.org www.une.org UNE-EN 17007 jjj Procesos de mantenimiento e indicadores asociados Maintenance process and associated indicators. Processus maintenance et indicateurs associés. Esta norma es la versión oficial, en español, de la Norma Europea EN 17007:2017. Las observaciones a este documento han de dirigirse a: Asociación Española de Normalización Génova, 6 28004 MADRID-España Tel.: 915 294 900 info@une.org www.une.org Depósito legal: M :2018 UNE 2018 Publicado por AENOR INTERNACIONAL S.A.U. bajo licencia de la Asociación Española de Normalización. Reproducción prohibida jjj EN 17007 NORMA EUROPEA EUROPEAN STANDARD NORME EUROPÉENNE EUROPÄISCHE NORM Octubre 2017 ICS 03.080.10 Versión en español Procesos de mantenimiento e indicadores asociados Maintenance process and associated indicators. Processus maintenance et indicateurs associés. Instandhaltungsprozess und verbundene Leistungskennzahlen. Esta norma europea ha sido aprobada por CEN el 2017-08-14. Los miembros de CEN están sometidos al Reglamento Interior de CEN/CENELEC que define las condiciones dentro de las cuales debe adoptarse, sin modificación, la norma europea como norma nacional. Las correspondientes listas actualizadas y las referencias bibliográficas relativas a estas normas nacionales pueden obtenerse en el Centro de Gestión de CEN/CENELEC, o a través de sus miembros. Esta norma europea existe en tres versiones oficiales (alemán, francés e inglés). Una versión en otra lengua realizada bajo la responsabilidad de un miembro de CEN en su idioma nacional, y notificada al Centro de Gestión de CEN/CENELEC, tiene el mismo rango que aquéllas. Los miembros de CEN son los organismos nacionales de normalización de los países siguientes: Alemania, Antigua República Yugoslava de Macedonia, Austria, Bélgica, Bulgaria, Chipre, Croacia, Dinamarca, Eslovaquia, Eslovenia, España, Estonia, Finlandia, Francia, Grecia, Hungría, Irlanda, Islandia, Italia, Letonia, Lituania, Luxemburgo, Malta, Noruega, Países Bajos, Polonia, Portugal, Reino Unido, República Checa, Rumanía, Serbia, Suecia, Suiza y Turquía. COMITÉ EUROPEO DE NORMALIZACIÓN European Committee for Standardization Comité Européen de Normalisation Europäisches Komitee für Normung CENTRO DE GESTIÓN: Rue de la Science, 23, B-1040 Brussels, Belgium 2017 CEN. Derechos de reproducción reservados a los Miembros de CEN. UNE-EN 17007:2018 -4- jjj Índice Prólogo europeo .................................................................................................................................6 0 Introducción ........................................................................................................................7 1 Objeto y campo de aplicación........................................................................................7 2 Normas para consulta ......................................................................................................8 3 Términos y definiciones..................................................................................................8 4 Abreviaturas y notaciones .......................................................................................... 11 5 5.1 5.2 5.3 Principios de la descomposición de los procesos de mantenimiento ......... 12 Familias de procesos ..................................................................................................... 12 Descomposición en niveles ......................................................................................... 12 Uso de la descomposición del proceso de mantenimiento.............................. 14 6 Descomposición del proceso de mantenimiento y perfiles de procesos ............................................................................................................................. 16 Proceso de mantenimiento ......................................................................................... 16 Proceso MAN: Gestionar el Mantenimiento .......................................................... 17 Proceso PRV: Prevenir sucesos no deseados por fallo y averías ................... 22 Generalidades .................................................................................................................. 22 PRV.1 – Caracterizar sucesos no deseados ............................................................ 22 PRV.2 – Usar y actualizar planes de mantenimiento ......................................... 24 Proceso COR Devolver los elementos al estado requerido ............................. 26 Generalidades .................................................................................................................. 26 COR.1 – Clasificar los sucesos aceacidos ................................................................ 26 COR.2 – Diagnosticar el estado del elemento en cuestión ............................... 27 Proceso ACT: Intervenir sobre el elemento, que hay que mantener, mediante acciones preventivas y/o correctiva ................................................... 29 Generalidades .................................................................................................................. 29 ACT.1 – Clasificar los sucesos ..................................................................................... 30 ACT.2 – Preparar las tareas......................................................................................... 31 ACT.3 – Programación de las tareas ........................................................................ 32 ACT.4 – Planificar las tareas ....................................................................................... 33 ACT.5 – Poner en marcha las tareas planificadas ............................................... 34 ACT.6 – Realizar las tareas de Mantenimiento .................................................... 35 ACT.7 – Finalizar las tareas de mantenimiento ................................................... 36 Proceso IMP Mejorar los elementos ........................................................................ 38 Proceso HSE: Asegurar la salud y la seguridad de las personas, y preservar el medioambiente en el mantenimiento ........................................... 41 Proceso BUD: Elaborar el presupuesto de mantenimiento del elemento ............................................................................................................................ 44 Proceso DOC: Entregar la documentación operativa ........................................ 47 Proceso DTA: Gestionar los datos ............................................................................. 50 Proceso IST: Proporcionar la infraestructura necesaria ................................. 54 Proceso MRQ: Emitir requisitos de mantenimiento durante el diseño y la modificación de elementos ................................................................................. 57 Proceso OPT: Optimizar los resultados .................................................................. 60 6.1 6.2 6.3 6.3.1 6.3.2 6.3.3 6.4 6.4.1 6.4.2 6.4.3 6.5 6.5.1 6.5.2 6.5.3 6.5.4 6.5.5 6.5.6 6.5.7 6.5.8 6.6 6.7 6.8 6.9 6.10 6.11 6.12 6.13 -5- UNE-EN 17007:2018 jjj 6.14 6.15 6.16 6.17 Proceso RES: Proveer recursos humanos internos ............................................ 63 Proceso SER: Proveer servicios de mantenimiento externos......................... 66 Proceso SPP: Suministrar repuestos ....................................................................... 69 Proceso TOL: Suministrar herramientas, equipos de soporte y sistemas de información .............................................................................................. 74 Bibliografía ........................................................................................................................................ 77 UNE-EN 17007:2018 -6- jjj Prólogo europeo Esta Norma EN 17007:2017 ha sido elaborada por el Comité Técnico CEN/TC 319 Mantenimiento, cuya Secretaría desempeña UNI. Esta norma europea debe recibir el rango de norma nacional mediante la publicación de un texto idéntico a ella o mediante ratificación antes de finales de abril de 2018, y todas las normas nacionales técnicamente divergentes deben anularse antes de finales de abril de 2018. Se llama la atención sobre la posibilidad de que algunos de los elementos de este documento estén sujetos a derechos de patente. CEN y/o CENELEC no es(son) responsable(s) de la identificación de dichos derechos de patente. De acuerdo con el Reglamento Interior de CEN/CENELEC, están obligados a adoptar esta norma europea los organismos de normalización de los siguientes países: Alemania, Antigua República Yugoslava de Macedonia, Austria, Bélgica, Bulgaria, Chipre, Croacia, Dinamarca, Eslovaquia, Eslovenia, España, Estonia, Finlandia, Francia, Grecia, Hungría, Irlanda, Islandia, Italia, Letonia, Lituania, Luxemburgo, Malta, Noruega, Países Bajos, Polonia, Portugal, Reino Unido, República Checa, Rumanía, Serbia, Suecia, Suiza y Turquía. -7- UNE-EN 17007:2018 jjj 0 Introducción De acuerdo con la Norma EN ISO 9001, el mantenimiento es un proceso, ya que consiste en tareas organizadas y coordinadas que utilizan recursos y que se llevan a cabo por diversas partes interesadas para obtener un resultado determinado. La norma de terminología EN 13306 lo define como la " Combinación de todas las acciones técnicas, administrativas y de gestión realizadas durante el ciclo de vida de un elemento, destinadas a conservarlo o a devolverlo a un estado en el que pueda desempeñar la función requerida”. Parece útil formalizar el proceso de mantenimiento mediante una descomposición en procesos que proporciona las siguientes ventajas: – permite indicar claramente las actividades que se llevarán a cabo con un nivel de detalle relevante; – indica las entradas/salidas de cada subproceso y define todos los enlaces que los unen y permite la realización del proceso global; – da la posibilidad de definir indicadores para medir la realización de cada proceso y hacer seguimiento de su eficacia. Este documento tiene como objetivo de proporcionar una comprensión de las acciones e interacciones entre los diferentes procesos del mantenimiento. Aporta una herramienta de gestión a los gestores de mantenimiento al proporcionarles los medios para comparar su organización con un modelo genérico y así detectar acciones insuficientes, responsabilidades no asignadas y/o vínculos mal establecidos. Proporciona información para definir indicadores, dedicados a procesos específicos, lo que permite la creación de cuadros de mando adaptados al seguimiento de las actividades y a la medición del desempeño. 1 Objeto y campo de aplicación Esta norma europea proporciona una descripción genérica del proceso de mantenimiento. Define las características de todos los procesos que forman parte del proceso de mantenimiento y establece un modelo de mantenimiento que proporciona orientación para la definición de indicadores. Esta norma europea es aplicable a todas las organizaciones (empresas, instituciones, agencias, etc.) que tienen a cargo el mantenimiento de los activos físicos. Por lo que, se ha establecido sin presuponer ninguna organización en particular y no tiene por objetivo proponerla. Esta descripción se puede adaptar según el tipo y tamaño de la organización elegida para realizar el mantenimiento, la complejidad de los sistemas mantenidos y el alcance de los servicios externos contratados. El objetivo de la descomposición en procesos y la representación de sus interrelaciones1) es ayudar al personal de mantenimiento, y particularmente, a la gestión en sus diferentes niveles, a: – identificar claramente las acciones que deben tomarse para cumplir los objetivos generales establecidos por la dirección en relación con el mantenimiento; – delegar responsabilidades que garanticen la realización de las acciones con los niveles de desempeño requeridos; 1) Relaciones entre varios elementos o miembros del mismo conjunto o grupo. UNE-EN 17007:2018 -8- jjj – determinar claramente para cada proceso: a) las entradas necesarias y su procedencia; b) los resultados requeridos y sus usos previstos; – hacer seguimiento y evaluar cuantitativamente el desempeño obtenido en los diferentes niveles de la descomposición del proceso; – mejorar la recopilación y la distribución de los datos. Esta norma no cubre el mantenimiento del software en sí mismo, sino que se aplica a los elementos que contienen software. 2 Normas para consulta Los documentos indicados a continuación, en su totalidad o en parte, son normas para consulta indispensables para la aplicación de este documento. Para las referencias con fecha, solo se aplica la edición citada. Para las referencias sin fecha se aplica la última edición (incluida cualquier modificación de esta). EN 13306, Mantenimiento. Terminología del mantenimiento. 3 Términos y definiciones Para los fines de este documento, se aplican los términos y definiciones incluidos en la Norma EN 13306 además de los siguientes: 3.1 actividad: Conjunto de tareas organizadas dentro de un proceso. 3.2 indicador: Característica (o conjunto de características) de un fenómeno medido, de acuerdo con una fórmula dada, que evalúa la evolución. NOTA 1 Los indicadores están relacionados con objetivos. [FUENTE: EN 15341:2007, 3.1] 3.3 Mantenimiento excepcional Mantenimiento preventivo poco frecuente y con un impacto significativo en términos de costes totales de ciclo de vida. NOTA 1 El mantenimiento excepcional incluye importantes acciones de mantenimiento que pueden ser: – inevitables y planificadas que conllevan el desarrollo de estrategias alternativas (por ejemplo, alargamiento de la vida); – inesperados, como resultado de errores en el diseño, fabricación, instalación, operación o mantenimiento, o de situaciones accidentales (incendio, inundación, etc.). -9- UNE-EN 17007:2018 jjj NOTA 2 El coste del mantenimiento excepcional se contabiliza, generalmente, como inversión de capital. NOTA 3 El mantenimiento excepcional, a veces, recibe el nombre de inversiones de reemplazamiento. [FUENTE: EN 13306, 8.13] 3.4 presupuesto de mantenimiento: Determinación de los gastos de mantenimiento durante un período futuro determinado que permita garantizar la disponibilidad de los recursos financieros necesarios. 3.5 documentación de mantenimiento: Conjunto de documentos necesarios para la realización de las tareas de mantenimiento, incluyendo: – orden de trabajo; – procedimientos técnicos; – procedimientos de mantenimiento; – lista de los recursos necesarios; – planos; – planificación; – registros de mantenimiento – cualquier otro documento necesario para la realización del mantenimiento. 3.6 registro de mantenimiento: Parte de la documentación de mantenimiento que incluye el histórico de todos los datos relativos a un elemento. NOTA 1 El historial puede contener registros de todos los fallos, averías, costes, tiempos de disponibilidad del elemento y cualquier otro dato relevante. [FUENTE: EN 13306, 10.6] 3.7 plan de mantenimiento: Conjunto estructurado y documentado de tareas que incluyen las actividades, los procedimientos, los recursos y la duración necesaria para realizar el mantenimiento. [FUENTE: EN 13306, 2.5] 3.8 política de mantenimiento: Enfoque general para la provisión del mantenimiento y de la logística de mantenimiento basados en los objetivos y en las políticas de propietarios, usuarios y clientes. UNE-EN 17007:2018 - 10 - jjj NOTA 1 La política de mantenimiento consiste en establecer la dirección a seguir (método, programa, presupuesto, etc.) basada en las metas y objetivos establecidos por la dirección de la empresa. En la declaración de la política, la administración puede poner el foco: – la disponibilidad y vida útil del elemento; – la seguridad de las personas y los elementos, la calidad de los productos, la protección del medio ambiente; – la optimización de los costes de mantenimiento, etc. En particular, la política de mantenimiento proporciona orientación sobre la estrategia de mantenimiento que lleva a la toma decisiones entre: – planificación de mantenimiento correctivo y/o preventivo, predeterminado o basado en la condición; – provisión de recurso internos o externos. [FUENTE: EN 60300-3-14:2004, 3.1.12 - Se ha agregado la Nota al apartado] 3.9 procedimientos de mantenimiento: Documento que describe en detalle las tareas de mantenimiento preventivo y correctivo. NOTA 1 Estos procedimientos indican las operaciones de desmontaje y montaje (con la ayuda de diagramas y vistas en detalle, etc.) y proporcionan los periodos de tiempo para las tareas, las tasas permisibles de desgaste, los diferentes fallos que pueden ocurrir, así como su diagnóstico. NOTA 2 Los procedimientos de mantenimiento incluyen igualmente los recursos, las reglas de salud y seguridad de la organización, así como los aspectos reglamentarios (medioambiente, seguridad etc.). 3.10 estrategia de mantenimiento: Método de gestión utilizado para lograr los objetivos del mantenimiento. EJEMPLO Contratación externa del mantenimiento, la adjudicación de recursos, etc. [FUENTE: EN 13306, 2.4] 3.11 equipo soporte de mantenimiento: Conjunto de equipos necesarios para la realización de las tareas de mantenimiento siguiendo los procedimientos recomendados NOTA 1 Este equipamiento incluye: – herramientas; – equipos de medición y control; – medios informáticos; – equipo de manipulación (eslingas, carros, polipastos, etc.); – medios de acceso (andamios, escaleras, plataformas, etc.); – medios de protección individual y colectivo; – medios de protección medioambiental; – etc. 3.12 proceso: Conjunto de actividades mutuamente interrelacionadas, que utilizan las entradas para proporcionar un resultado previsto. [FUENTE: EN ISO 9000:2015, 3.4.1] - 11 - UNE-EN 17007:2018 jjj 3.13 repuestos: Elemento destinado a sustituir a un elemento análogo, con objeto de conservar o mantener la función original requerida del elemento. NOTA 1 El elemento original se puede reparar posteriormente. NOTA 2 En inglés, un elemento que sea dedicado y/o intercambiable con un elemento específico, con frecuencia se denomina replacement item. [FUENTE: EN 13306, 3.5] 4 Abreviaturas y notaciones Para los fines de este documento, aplican las abreviaturas y notaciones, dadas en la tabla 1 y la tabla 2. Tabla 1 – Abreviaturas ACT Intervenir sobre el elemento que hay que mantener mediante acciones preventivas y/o correctivas BUD Elaborar el presupuesto de mantenimiento del elemento COR Devolver los elementos al estado requerido DOC Entregar la documentación operativa DTA Gestionar los datos HSE Asegurar la salud y la seguridad de las personas y preservar el medioambiente en el mantenimiento IMP Mejorar los elementos IST Proporcionar la infraestructura necesaria MAN Gestionar el mantenimiento [estrategia y mejora, recursos humanos, mejora continua, compliance (cumplimiento), etc.] MRQ Emitir requisitos de mantenimiento durante el diseño y la modificación de los elementos OPT Optimizar los resultados PRV Prevenir sucesos no deseados por fallos y averías RES Proporcionar recursos humanos internos SER Proveer servicios de mantenimiento externos SPP Suministrar repuestos TOL Suministrar herramientas, equipos de soporte y sistemas de información Tabla 2 – Notaciones (BPMN 2.0 notations) Representa un proceso Compuerta paralela (parallel gateway) secuencia de flujo entre procesos, define el orden de ejecución de las actividades UNE-EN 17007:2018 - 12 - jjj 5 Principios de la descomposición de los procesos de mantenimiento 5.1 Familias de procesos Para identificar más fácilmente los procesos, es útil clasificarlos en tres familias principales. a) Proceso de gestión Incluye la determinación de los objetivos y la política a seguir para alcanzar aquellos, el despliegue de los medios de la empresa y la asignación de recursos. Asegura la coherencia de los procesos de realización y soporte. Incluye la medición y el seguimiento del sistema de proceso y el uso de los resultados para mejorar el desempeño. b) Procesos de realización Contribuyen directamente al logro del resultado esperado y están diseñados para garantizar que se cumplan las necesidades expresadas por el cliente. Agrupan todas las actividades relacionadas con el ciclo de realización del producto o servicio. c) Procesos de soporte Son esenciales para el funcionamiento de los otros procesos (procesos de realización, otros procesos de soporte, proceso de gestión) al proporcionarles los recursos necesarios. Incluyen actividades relacionadas con: – recursos humanos; – recursos financieros; – recursos materiales y su mantenimiento (locales, equipos, software, etc.); – el procesamiento de la información. 5.2 Descomposición en niveles El nivel 1 de la descomposición es un mapa general que enumera los procesos y los clasifica en cada una de las familias de acuerdo con el diagrama que se muestra en la figura 1. - 13 - UNE-EN 17007:2018 jjj Figura 1 – Nivel 1 del mapa de procesos Cada proceso de nivel 1 se descompone luego en procesos de nivel 2. Además de los procesos constituyentes, este nivel muestra los datos de entrada y salida para cada uno de ellos, así como su origen y destino. Esto proporciona una representación ordenada de los procesos de nivel 2 que contribuyen a la finalización del proceso de nivel 1 (véase la figura 2). Figura 2 – Nivel 2 del mapa de procesos. Ejemplo UNE-EN 17007:2018 - 14 - jjj Algunos datos de entrada son datos de salida de procesos independientes del proceso que se descompone o son suministrados por entidades ajenas al proceso de mantenimiento. Esto mismo puede suceder en el caso de los destinos de las salidas. Estos orígenes y destinos, externos, se indican en el diagrama. Se puede describir un tercer nivel, cuando sea necesario, para aclarar aún más las acciones, pero este nivel no se trata en esta norma. Se elabora un perfil para cada proceso del nivel 2. Que incluye: – el nombre del proceso; – el propósito(s) del proceso, que se expresa en términos de acción(es) con objetivos claramente establecidos; – las actividades que componen el proceso. Estas actividades constituyen el nivel 3 de la descomposición, que no está representado en la forma de un diagrama en este documento; – los datos y productos de entrada que se necesitan para completar el proceso. Vienen de otros procesos de nivel 2, o de otros procesos de nivel 1 o de entidades externas al proceso de mantenimiento; – los datos y productos de salida creados o modificados por el proceso y destinados a: otros procesos de nivel 2, otros procesos de nivel 1 o entidades externas al proceso de mantenimiento; – independientemente del nivel del proceso, las partes interesadas son: el solicitante del proceso, el gestor del proceso, el cliente, el beneficiario del proceso y los proveedores de datos de entrada. Estas partes interesadas están relacionadas con la organización de la empresa y, por lo tanto, no pueden ser genéricas. Como consecuencia de eso, la información sobre ellos está incluida en esta norma y depende de cada compañía el hacerlo. Esto permite identificar claramente: las responsabilidades de las partes interesadas, detectar las insuficiencias y asignar tareas a cada parte interesada, identificar clientes, objetivos y proveedores; – las interfaces con los otros procesos resumen todos los procesos relacionados. Estos pueden ser proveedores de datos o productos o clientes de los datos o productos de salida; – las restricciones relacionadas con la realización del proceso son una forma de especificar ciertos requisitos o situaciones. Deben de ser tenidas en cuenta por el proceso; – los elementos necesarios para definir los indicadores asociados al proceso. Cada empresa debe definir sus propios indicadores; en primer lugar, para evaluar la eficacia de sus procesos y el logro de los objetivos que se les asignan, y, en segundo lugar, para hacer seguimiento la implementación de las acciones tomadas para asegurar su progreso y el cumplimiento de los plazos. Los elementos propuestos sirven para definir indicadores pertinentes. 5.3 Uso de la descomposición del proceso de mantenimiento La representación del proceso de mantenimiento, establecido según los principios antes mencionados, figura en el capítulo 5. Es genérica, lo que significa que no se basa en ninguna organización en particular y se basa en las mejores prácticas generalmente implementadas en el sector de mantenimiento. Depende de cada empresa utilizar esta descomposición para construir o actualizar su organización. - 15 - UNE-EN 17007:2018 jjj Este trabajo puede hacerse identificando, dentro de su propia organización, las entidades estructurales que llevan a cabo los diversos procesos definidos. Para ello, es necesario asegurarse de que: – cada proceso existe y se gestiona; – cada proceso es único; – las entradas/salidas están claramente definidas (productos, datos, fechas límite, etc.); – los proveedores y clientes de las entradas/salidas están claramente designados por su nombre; – se han definido a las personas responsables de los procesos (propietarios del proceso); – los indicadores se analizan y publican periódicamente para hacer seguimiento del progreso de las acciones y para medir la eficacia de los procesos y su capacidad para alcanzar los objetivos asignados. Los beneficios de esta tarea son múltiples: – el resultado obtenido proporciona una base para comprender cómo se realiza el proceso de mantenimiento de la empresa y aumenta la confianza del cliente en la capacidad del proveedor de servicios de mantenimiento; – cada entidad de la organización ve claramente su posición en relación con las demás y la importancia de sus acciones dentro del proceso de mantenimiento. El reconocimiento del trabajo de cada persona se ve favorecido por una mayor facilidad para comunicar los resultados obtenidos; – las responsabilidades se definen sin superposiciones o ambigüedades y los objetivos se establecen y cuantifican; – las personas responsables tienen una mejor comprensión de los objetivos, lo que mejora la sinergia y el trabajo en equipo; – la gestión de los procesos se facilita en gran medida. La dirección debe tener los medios para detectar un mal funcionamiento, medir las no conformidades y las posibles desviaciones de los objetivos y tomar las medidas apropiadas para corregir o actualizar los procesos involucrados (por ejemplo, proporciona un marco para la evaluación y los estudios comparativos [benchmarking]); – la formalización de los procesos es una herramienta para la capacitación de los diversos perfiles de trabajo y la capitalización de los conocimientos de la empresa y facilita los cambios al comprender mejor sus consecuencias; – la mejora continua del proceso de mantenimiento se ve facilitada por la formalización del encadenamiento de las acciones y la detección de desviaciones mediante los indicadores; – proporciona un marco para el apoyo sistemático del sistema de información. Cabe señalar que cada empresa debe adaptar los diversos procesos según su área de actividad y los contextos económico, geográfico, político, cultural etc. UNE-EN 17007:2018 - 16 - jjj 6 Descomposición del proceso de mantenimiento y perfiles de procesos 6.1 Proceso de mantenimiento Figura 3 – Proceso de mantenimiento (nivel 1 del mapa de procesos) El proceso de mantenimiento está constituido por los siguientes procesos: a) el proceso de gestión: – MAN: Gestionar el mantenimiento [estrategia y mejora, recursos humanos, mejora continua, compliance (cumplimiento), etc.]; b) los procesos de realización: – PRV: Prevenir sucesos no deseados por fallos y averías; – COR: Devolver los elementos al estado requerido; – ACT: Intervenir sobre el elemento que hay que mantener mediante acciones preventivas y/o correctivas; – IMP: Mejorar los elementos; - 17 - UNE-EN 17007:2018 jjj c) los procesos soporte: – HSE: Asegurar la salud y la seguridad de las personas y preservar el medioambiente en el mantenimiento; – BUD: Elaborar el presupuesto de mantenimiento del elemento; – DOC: Entregar la documentación operativa; – DTA: Gestionar los datos; – IST: Proporcionar la infraestructura necesaria; – MRQ: Emitir requisitos de mantenimiento durante el diseño y la modificación de elementos los elementos; – OPT: Optimizar los resultados; – RES: Proporcionar recursos humanos internos; – SER: Proveer servicios de mantenimiento externos; – SPP: Suministrar repuestos; – TOL: Suministrar herramientas, equipos de soporte y sistemas de información. Cada uno de estos procesos está descompuesto en el nivel 2 en las figuras siguientes. Los elementos (variables, cantidades, características, etc.) se utilizan para definir los indicadores que se proporcionan para cada proceso. Cada organización puede adaptarlos a sus propios requisitos. 6.2 Proceso MAN: Gestionar el Mantenimiento UNE-EN 17007:2018 - 18 - jjj Véase la figura 4. Finalidad(es) del proceso El propósito de este proceso es gestionar el mantenimiento para alcanzar los objetivos establecidos por la dirección de la empresa Actividades clave/procesos elementales – MAN.1 – Establecer la política, la estrategia y las acciones de desarrollo del mantenimiento Tomando como base la misión, los valores, el cumplimiento de la reglamentación y los objetivos generales, la política marca la dirección a seguir; esta política fija prioridades sobre: – la seguridad de las personas y los elementos, la calidad del producto, la protección del medio ambiente; – la disponibilidad y vida útil de los elementos; – la optimización de los costes de mantenimiento, etc. La estrategia de mantenimiento, que resulta de la política de mantenimiento, requiere que se tomen decisiones para: – desarrollar, adaptar o implementar métodos de mantenimiento; – organizar los recursos internos (equipos de mantenimiento, existencias de repuestos y consumibles, documentación, herramientas, etc.); – internalizar y/o contratar externamente y/o contratar parcial o totalmente las tareas de mantenimiento; – estudiar el impacto económico de las modificaciones o mejoras del elemento que se mantiene. Se definen y se deciden, de acuerdo con la estrategia, el desarrollo de procesos de mantenimiento y el proceso para determinar y priorizar las mejoras. – MAN.2 - Identificar las actividades internas o externas (llevadas a cabo por el personal de la empresa usuaria o las empresas intervinientes) La política y la estrategia de mantenimiento permiten identificar claramente las actividades realizadas internamente y las asignadas a las empresas participantes. En relación con el presupuesto, esta identificación conduce a elegir entre "hacer" y "comprar" y especificar las habilidades requeridas – MAN.3 - Determinar la organización, los perfiles de trabajo y las responsabilidades Tomando como base la dirección y las opciones expresadas en la política y la estrategia, se establece una organización para realizar los procesos de mantenimiento. Se establecen las tareas y los perfiles del trabajo, así como las posibles necesidades para poner al día las habilidades actuales. Las responsabilidades se definen y asignan al personal de la empresa. – MAN.4 - Elaborar y negociar los presupuestos Los planes económicos (presupuestos) se aprueban y ajustan por la dirección en función del proceso presupuestario (BUD). – MAN.5 - Supervisar las acciones Todas las acciones incluidas en el proceso de mantenimiento se coordinan, supervisan y, de ser necesario, se arbitran por la dirección para alcanzar las metas y objetivos definidos en términos de seguridad, disponibilidad, costes, medio ambiente, calidad, etc. – MAN.6 - Definir, seleccionar, analizar y comunicar la información La información técnica, organizativa, económica y social que deba comunicarse interna y/o externamente se define, selecciona, analiza y pone a disposición de las entidades involucradas. – MAN.7 - Definir áreas para mejorar la política y estrategia Toda la información (técnica, organizacional, económica y social) se analiza para ajustar y mejorar continuamente la política y la estrategia de mantenimiento - 19 - UNE-EN 17007:2018 jjj Datos/productos de entrada Datos/productos de salida – Misiones, valores, objetivos generales, reglas, conocimiento de la cartera de activos, sistemas de activos, activos, perfiles operativos, restricciones y condiciones de operación de la empresa – Política de mantenimiento de la empresa, estrategia, objetivos operativos, directrices, opciones, mejoras – Leyes, decretos, códigos, reglamentaciones y estándares externos a la empresa – Restricciones externas (usuario del elemento, propietario, etc.) – Documentación (DOC.6) – Actividades internas y externas que se llevarán a cabo, organización, perfiles de trabajo, responsabilidades – Presupuestos de mantenimiento – Información obtenida del proceso para otros procesos, cuadro de mando, mejores prácticas – Habilidades requeridas o necesidades de formación (MRQ.11) – Presupuesto de mantenimiento (BUD.5) – Notificación de conformidad (MRQ.8) – Contribución de mantenimiento al desarrollo del plan de prevención y seguridad (HSE.4) – Información sobre actividades realizadas (DTA.11, OPT.2, RES.4, SER.4) – Estimaciones presupuestarias para el mantenimiento durante la operación y para el mantenimiento excepcional y análisis de las desviaciones planificado/actual (BUD.5) – Indicadores, mejores prácticas, cuadros de mando (OPT.4) – Mejoras que deben realizarse (OPT.2,3,4,5,6,7) Partes interesadas Interfaces con otros procesos Debe completarse por la organización con el fin de responder a las siguientes preguntas: Todos los procesos – ¿Quién hace el proceso? – ¿Quién es el cliente del proceso? Restricciones relativas a la realización del proceso La gran cantidad de datos diversificados que deben recopilarse, formatearse y analizarse regularmente requiere un poderoso sistema de gestión de la información. Elementos que se utilizan para definir los indicadores asociados al proceso – (i1man) Los documentos o información siguientes, existentes: (se pueden utilizar notas de evaluación para cuantificar los indicadores en función de los siguientes elementos): – política de mantenimiento; – estrategia de mantenimiento; – descripción de la organización asociada a los procesos; – establecimiento de responsabilidad para cada función; – descripción de los perfiles de trabajo y habilidades buscadas; – lista de medidas de mejora; – cuadro de mando del mantenimiento; – presupuestos de mantenimiento (plurianuales y anuales) que permitan un control regular de los gastos anuales (preventivo, correctivo, etc.); UNE-EN 17007:2018 - 20 - jjj – actividades de mantenimiento a realizar por el personal de la empresa o subcontratadas; – desviaciones para revisar las prioridades de las actividades de mantenimiento; – recopilación de la satisfacción del cliente; – recopilación de la satisfacción del empleado; – comunicación interna y externa. – (i2man) pérdidas de la producción debidas al mantenimiento (correctivo, preventivo) – (i3man) coste del mantenimiento (anual) – (i4man) mantenimiento correctivo (en tiempo y/o coste) – (i5man) mantenimiento preventivo (en tiempo y/o coste) – (i6man) mantenimiento basado en la condición (en tiempo y/o coste) – (i7man) mantenimiento realizado por un proveedor de servicios (en coste y número de horas) – (i8man) tiempo de indisponibilidad debido al mantenimiento (correctivo y preventivo) – (i9man) indisponibilidad no programada (y programada) debida al mantenimiento – (i10man) comienzos con éxito – (i11man) coste de mantenimiento imprevisto – (i12man) coste de mantenimiento debido a los costes de personal – (i13man) coste debido a piezas de repuesto (y materiales) – (i14man) valor de inventario de piezas de repuesto Observaciones Aparte del aspecto principal, es decir, determinar los objetivos del proceso de mantenimiento (el qué) de acuerdo con los objetivos generales establecidos por la dirección de la empresa, el proceso debe de especificar los plazos (el cuándo), los recursos requeridos (el quién) y cómo llegar allí (el cómo). El proceso de mantenimiento también debe considerar las posibles barreras (riesgos), así como las fortalezas y debilidades del mantenimiento. - 21 - Figura 4 – Procesos: «Gestionar el Mantenimiento» (nivel 2 del mapa) UNE-EN 17007:2018 UNE-EN 17007:2018 - 22 - jjj 6.3 6.3.1 Proceso PRV: Prevenir sucesos no deseados por fallo y averías Generalidades Véase la figura 5. Los procesos PRV y COR comparten un subproceso común y actividades agrupadas en el proceso ACT: Interviniendo en los elementos a mantener implementando acciones preventivas y/o correctivas (véase 5.3 y figura 7). Los procesos PRV y COR se distinguen por sus distintos procesos elementales: – PRV.1: caracterizar sucesos no deseados; – PRV.2: usar y actualizar planes de mantenimiento; y – COR.1: clasificar los sucesos acaecidos; – COR.2: diagnosticar el estado del elemento en cuestión. 6.3.2 PRV.1 – Caracterizar sucesos no deseados Finalidad(es) del Proceso Caracterizar y priorizar los sucesos (fallo, mal funcionamiento debido a fallos latentes u ocultos) que pueden tener impacto adverso y significativo sobre la disponibilidad, fiabilidad, seguridad física, el medio ambiente, la calidad de los productos o servicios, el valor del activo y los costes. El resultado obtenido debe permitir definir las acciones que deben llevarse a cabo para poder evitar estos sucesos o controlar sus consecuencias Actividades clave/procesos elementales 1. Elaborar la lista de los sucesos eventos probados y/o potenciales cuyas consecuencias sobre los elementos en cuestión (disponibilidad, fiabilidad, seguridad personal, el medio ambiente, los costes de operación, el valor de los activos, la calidad del producto o servicio y umbrales asociados) hayan sido, o pueden ser, significativas. - 23 - UNE-EN 17007:2018 jjj 2. Determinar las causas raíz y la secuencia de causas conocidas o posibles y/o modos de fallo que conducen a sucesos no deseados. 3. Determinar los efectos de las causas y/o modos de fallo, identificados. 4. Compilar los fallos y/o degradaciones que llevaron a una reparación (correctivo) o acción de reparación preventiva 5. Determinar si el suceso no deseados y/o los modos de fallo que conducen a él son evidentes u ocultos para el usuario de los elementos. 6. Priorizar los sucesos según sus efectos y su incidencia. 7. Elegir métodos para detectar causas ocultas y modos de fallo. Datos/productos de entrada Datos/productos de salida – Documentación del fabricante e ingeniería (restricciones de funcionamiento, etc.) – Sucesos no deseados y sus consecuencias, su incidencia y su criticidad – Objetivos operacionales (disponibilidad, tiempo de – Mejoras requeridas de los elementos operación, fiabilidad, seguridad, seguridad ambiental, – Mejoras requeridas en los procedimientos calidad, costes, etc.), directrices (correctivas/prevenoperativos tivas, contratación externa/internalización, línea y niveles de mantenimiento, etc.), opciones (método utilizado para compilar y analizar sucesos) (MAN.1) – Documentación general, documentación técnica (DOC.6) – Histórico de elementos, Histórico del mantenimiento (OPT.2) – Plan de mantenimiento inicial (MRQ.9) Partes interesadas Interfaces con otros procesos Debe completarse por la organización con el fin de responder a las siguientes preguntas: MAN.1 – DOC.6 – OPT.2 – ¿Quién hace el proceso? – ¿Quién es el cliente del proceso? Restricciones relativas a la realización del proceso Elementos que se utilizan para definir los indicadores asociados al proceso – (i1prv1) identificación de sucesos no deseados (fallos, mal funcionamiento debido a fallos latentes u ocultas) – (i2prv1) identificación de la variación, en un periodo determinado, de la cantidad de sucesos no deseados – (i3prv1) identificación de sucesos no deseados que han ocurrido y no están identificados en la lista inicial de fallos – (i4prv1) identificación de sucesos no deseados que no se han producido durante un período determinado y se incluyen en la lista de fallos identificados – (i5prv1) identificación de sucesos no deseados cuyos efectos no se esperaban Observaciones UNE-EN 17007:2018 - 24 - jjj 6.3.3 PRV.2 – Usar y actualizar planes de mantenimiento Finalidad(es) del Proceso Determinar las acciones que hay que implementar sobre los elementos para lograr los objetivos establecidos en la política de mantenimiento (disponibilidad, fiabilidad, seguridad, costes, etc.). Actividades clave/procesos elementales 1. Determinar las tareas factibles de mantenimiento preventivo sistemático y/o basadas en la condición, y su incidencia en función del número de unidades de uso, que pueden evitar las causas de los sucesos no deseados, si son económicamente aceptables. 2. Considerar la posibilidad de mejorar los elementos para reducir o prevenir las causas de los sucesos no deseados y para hacer que las acciones preventivas sean más eficientes de una manera que sean técnica y económicamente ventajosas. 3. Considerar la posibilidad de mejorar los procedimientos operativos para reducir las causas de los sucesos no deseados de una manera que sea técnica y económicamente ventajosa. 4. Considerar las mejoras para proteger contra las consecuencias de los sucesos no deseados de una manera que sea técnica y económicamente ventajosa. 5. Seleccionar las acciones que se deben realizar (tareas/mejoras). Datos/productos de entrada – Sucesos no deseados, causas, efectos, criticidad de sucesos, incidencia de sucesos (PRV.1) – Documentación general, documentación técnica (Inventario de elementos que se deben mantener, restricciones, documentos de mantenimiento de los fabricantes/fabricantes de equipos originales (OEMs)/mantenedores) (DOC.6) – Histórico de elementos, registros de mantenimiento (OPT.2) – Planes de mantenimiento iniciales (MRQ.9) Datos/productos de salida – Planes de mantenimiento preventivo – Mejoras requeridas a los elementos – Mejoras requeridas de los procedimientos (Operación y mantenimiento)) Partes interesadas Debe completarse por la organización con el fin de responder a las siguientes preguntas: – ¿Quién hace el proceso? – ¿Quién es el cliente del proceso? Interfaces con otros procesos PRV.1 – OPT.2 – DOC.6 – MRQ.9 – ACT.1 – ACT.2 – OPT.3. Restricciones relativas a la realización del proceso Elementos que se utilizan para definir los indicadores asociados al proceso – (i1prv2) equipamiento cubierto por un plan de mantenimiento – (i2prv2) planes de mantenimiento revisados o creados por año – (i3prv2) fecha de la última versión del plan de mantenimiento – (i4prv2) recomendaciones implementadas para mejorar el equipo (impacto financiero) – (i5prv2) fallos no detectados en relación con el número total de fallos, a pesar de la implementación del mantenimiento basado en la condición – (i6prv2) fallos no detectados debido a la falta de un plan de mantenimiento basado en la condición (incluso si está disponible) Observaciones El plan de mantenimiento debe revisarse: en función del número de acciones correctivas (incluyendo el diagnóstico de averías) modificaciones y mejoras realizadas y en su consecuente evaluación; o en función de un periodo de tiempo definido. - 25 - UNE-EN 17007:2018 Figura 5 – Proceso: "Prevenir sucesos no deseados por fallos y averías" (nivel 2 del mapa) (Los procesos de PRV y COR comparten el subproceso común ACT: "Intervenir sobre el elemento que hay que mantener mediante acciones preventivas y/o correctivas") UNE-EN 17007:2018 - 26 - jjj 6.4 6.4.1 Proceso COR Devolver los elementos al estado requerido Generalidades Véase la figura 6. Los procesos PRV y COR comparten el proceso “Implementar acciones preventivas y/o correctivas en el elemento que se ha de mantener. La parte 2/2 del proceso COR está representada en la figura 7. 6.4.2 COR.1 – Clasificar los sucesos aceacidos Finalidad(es) del proceso Los sucesos acaecidos que han sido objeto de mantenimiento correctivo, en el corto y medio plazo, deben de jerarquizarse según su importancia y las restricciones de la implementación. La lista clasificada de sucesos debe de establecerse y actualizarse continuamente. Actividades clave/procesos elementales 1. Reunir los sucesos acaecidos que deben de tenerse en cuenta en el siguiente período de tiempo dado y los datos necesarios para poder establecer prioridades [severidad de los sucesos, restricciones diversas (funcionamiento, medio ambiente, recursos, etc.)] 2. Analizar los sucesos acecidos para clasificarlos y priorizarlos 3. Establecer un primer cronograma de mantenimiento correctivo Datos/productos de entrada Datos/productos de salida – Efectos no deseados detectados recientemente – Restricciones en el corto y medio plazo – Sucesos seleccionados para el diagnóstico de averías Partes interesadas Interfaces con otros procesos Debe completarse por la organización con el fin de responder a las siguientes preguntas: COR.2 – ¿Quién hace el proceso? – ¿Quién es el cliente del proceso? – Borrador de calendario - 27 - UNE-EN 17007:2018 jjj Restricciones relativas a la realización del proceso Elementos que se utilizan para definir los indicadores asociados al proceso – (i1cor1) sucesos acaecidos que deben resolverse en el próximo período de tiempo. – (i2cor2) criterios de clasificación Observaciones 6.4.3 COR.2 – Diagnosticar el estado del elemento en cuestión Finalidad(es) del Proceso La finalidad del proceso es detectar averías, localizarlas e identificar las causas raíz. Actividades clave/procesos elementales 1. Identificar el elemento afectado por el suceso no deseado y su entorno. 2. Identificar los efectos del suceso no deseado en el elemento y su entorno. 3. Localizar e identificar las causas de los fallos probables (sucesos y/o mecanismos de degradación). 4. Buscar una posible repetición del fallo. 5. Buscar las causas raíz de los fallos (establecer la cadena causal). Datos/productos de entrada – Datos de entrada/productos – Sucesos no deseado detectados – Sucesos seleccionados para el diagnóstico (ACT.1) – Archivos de fabricantes e ingeniería – Objetivos operacionales, directrices, opciones (métodos para diagnosticar los sucesos que han ocurrido) (MAN.1) – Documentación general, documentación técnica (DOC.6) – Histórico de elementos, registros de mantenimiento (OPT.2) Datos/productos de salida – Diagnóstico del suceso no deseado (causas raíz, cadena causal, etc.) – Mejoras requeridas de los elementos – Mejoras requeridas de los procedimientos Partes interesadas Debe completarse por la organización con el fin de responder a las siguientes preguntas: – ¿Quién hace el proceso? – ¿Quién es el cliente del proceso? Interfaces con otros procesos ACT.1 – ACT.2 – DOC.6 – MAN.1 - OPT.2 – OPT.3 – Procesos de operación Restricciones relativas a la realización del proceso Este proceso puede generar numerosos riesgos para las personas (existencia de energías, etc.). Elementos que se utilizan para definir los indicadores asociados al proceso – (i1cor2) tiempo de diagnóstico de averías – (i2cor2) fallos considerados como repetitivos en el contexto (análisis incorrecto de la causa raíz) – (i3cor2) órdenes de trabajo innecesarias – (I4cor2) fallos repetitivos sin análisis de causa raíz – (I5cor2) análisis de causa raíz Observaciones Este proceso requiere conocimientos específicos. El análisis de causa raíz es un método para llevar a cabo este diagnóstico. UNE-EN 17007:2018 - 28 - Figura 6 – Proceso: “Devolver los elementos al estado requerido” (parte 1/2) (nivel 2 del mapa) - 29 - UNE-EN 17007:2018 jjj 6.5 Proceso ACT: Intervenir sobre el elemento, que hay que mantener, mediante acciones preventivas y/o correctiva 6.5.1 Generalidades Véase la figura 7. ACT es parte de los procesos PRV y COR que contiene los siguientes subprocesos: – ACT.1: Clasificar los sucesos; – ACT.2: Preparar las tareas; – ACT.3: Programar las tareas; – ACT.4: Planificar las tareas; – ACT.5: Poner en marcha las tareas planificadas; – ACT.6: Realizar las tareas de mantenimiento; – ACT.7: Finalizar las tareas. UNE-EN 17007:2018 - 30 - jjj 6.5.2 ACT.1 – Clasificar los sucesos Finalidad (es) del proceso Se priorizan los sucesos que deben tratarse, a corto o medo plazo, mediante mantenimiento preventivo (fallos potenciales o reales) de acuerdo con su importancia y limitaciones de su realización. Se establece una lista ordenada de sucesos y se actualiza continuamente. Actividades clave/procesos elementales 1. Reunir los sucesos que deben tenerse en cuenta en el siguiente período (acciones de mantenimiento correctivo, acciones de mantenimiento preventivo) así como los datos necesarios para establecer las prioridades (severidad de los fallos reales o potenciales, diversas limitaciones (operativas, ambientales, de recursos, etc.)) 2. Analizar y priorizar los sucesos que se deben tratar 3. Establecer un primer cronograma de mantenimiento preventivo Datos/productos de entrada Datos/productos de salida – Planes de mantenimiento preventivo (PRV.2) – Sucesos seleccionados para el diagnóstico de averías – Efectos no deseado recientemente detectados – Restricciones a corto y medio plazo – Calendario provisional Partes interesadas Interfaces con otros procesos Debe completarse por la organización con el fin de responder a las siguientes preguntas: PRV.2 – ACT.3 – COR.1 – ¿Quién hace el proceso? – ¿Quién es el cliente del proceso? Restricciones relativas a la realización del proceso Elementos que se utilizan para definir los indicadores asociados al proceso – (i1act1) sucesos que deben resolverse durante el próximo periodo de tiempo – (i2act1) criterios de clasificación Observaciones - 31 - UNE-EN 17007:2018 jjj 6.5.3 ACT.2 – Preparar las tareas Finalidad (es) del Proceso Preparar la información de mantenimiento necesaria para la realización, con seguridad, de una tarea de mantenimiento Actividades clave/procesos elementales 1. Priorizar las acciones que hay que preparar. 2. Tener en cuenta el entorno del elemento objeto de la intervención. Tener en cuenta el análisis de los riesgos, de la intervención, para las personas, los elementos y el medio ambiente y determinar cómo proteger a las personas y los elementos. 3. Escribir, actualizar o poner a disposición, los procedimientos de mantenimiento (describir las acciones a realizar, definir los recursos necesarios, estimar la duración y la carga de trabajo). Datos/productos de entrada – Planes de mantenimiento preventivo (PRV.2) – Diagnóstico del suceso no deseado (COR.1) – Documentos de fabricantes e ingeniería (lista de repuestos, etc.) – Documentación general, documentación técnica (incluidos normas de seguridad, procedimientos de mantenimiento, etc.) (DOC.6) – Histórico de elementos, registros de mantenimiento, mejores prácticas (OPT.2) – Análisis de los riesgos relacionados con el mantenimiento (HSE.4) – Lista de herramientas y equipos de apoyo (TOL.1) Datos/productos de salida – Procedimientos de mantenimiento (tiempo estimado de cada tarea, carga de trabajo, procedimientos de seguridad, valores de referencia de los parámetros característicos del elemento para los ensayos de recalificación, etc.), – Órdenes de trabajo, – Lista de herramientas identificadas (herramientas individuales y colectivas, equipo de manipulación, etc.), – Recursos humanos necesarios, – Lista de piezas de repuesto necesarias para las tareas de mantenimiento preventivo y/o correctivo Partes interesadas Debe completarse por la organización con el fin de responder a las siguientes preguntas: – ¿Quién hace el proceso? – ¿Quién es el cliente del proceso? Interfaces con otros procesos ACT.3 - COR.1 – DOC.6 – HSE.2 – HSE.4 – OPT.2 – PRV.2 –TOL.1– SER.2 – SPP.2 Restricciones relativas a la realización del proceso Elementos que se utilizan para definir los indicadores asociados al proceso – (i1act2) tiempo estimado de mantenimiento y tiempo real de mantenimiento – (i2act2) piezas de repuesto planificadas y repuestos utilizados – (i3act2) tareas de mantenimiento correctivo y preventivo realizadas sin procedimiento de mantenimiento – (i4act2) revisión de los procedimientos de mantenimiento – (i5act2) tareas no realizadas en relación con la preparación de tareas Observaciones El proceso puede verse afectado por deficiencias relacionadas con: – Disponibilidad de los diversos documentos – La calidad de los documentos disponibles – La disponibilidad de recursos y capacidades – Un histórico de mantenimiento completo y detallado UNE-EN 17007:2018 - 32 - jjj 6.5.4 ACT.3 – Programación de las tareas Finalidad(es) del Proceso Establecer la línea de tiempo para las tareas planificadas, en función de las restricciones de la programación y las restricciones relacionadas con los recursos necesarios (material, humano, etc.) a fin de crear un cronograma que tenga en cuenta las incertidumbres que puedan surgir. Actividades clave/procesos elementales 1. Revisar la información sobre las limitaciones e incertidumbres de mantenimiento (relacionadas con los recursos, el personal, etc.). 2. Revisar la información con respecto al uso del elemento. 3. Revisar la información en relación con otras solicitudes de mantenimiento del elemento. 4. Colocar las intervenciones en orden cronológico para tener en cuenta todas las limitaciones e incertidumbres Datos/productos de entrada Datos/productos de salida – Restricciones de mantenimiento para la realización de las intervenciones en los elementos, restricciones generales relacionadas con las intervenciones de mantenimiento en los elementos – Procedimientos de mantenimiento actualizados, tareas programadas – Cronograma provisional (ACT.1) – Procedimientos de mantenimiento, órdenes de trabajo, recursos necesarios (ACT.2) – Retorno en caso de desviaciones [ACT.5] Partes interesadas Interfaces con otros procesos Debe completarse por la organización con el fin de responder a las siguientes preguntas: ACT.1 – ACT.2 – ACT.4 - ACT.5 – ¿Quién hace el proceso? – ¿Quién es el cliente del proceso? Restricciones relativas a la realización del proceso – Conocer las restricciones de mantenimiento para llevar a cabo las actividades. – Conocer las restricciones generales para usar los elementos. Elementos que se utilizan para definir los indicadores asociados al proceso – (i1act3) tareas programadas – (i2act3) tareas que hay que programar – (i3act3) tareas no realizadas en relación con las tareas programadas Observaciones Esta programación depende de las mejores prácticas y gestión de los recursos (transporte, consumibles, existencias, uso de herramientas, etc.), así como de la capacidad limitada de recursos humanos y materiales. Las incertidumbres pueden tenerse en cuenta de una manera más adecuada realizando un análisis de riesgo del proyecto. - 33 - UNE-EN 17007:2018 jjj 6.5.5 ACT.4 – Planificar las tareas Finalidad(es) del Proceso Establecer el cronograma provisional (fecha de inicio, fecha de finalización) de las tareas. Actividades clave/procesos elementales Revisar la información sobre las restricciones relacionadas con el uso de los elementos. Revisar la información sobre las restricciones e incertidumbres relacionadas con los plazos y los recursos internos y externos. Planificar las tareas en base a la programación y las restricciones. Datos/productos de entrada Datos/productos de salida – Procedimientos de mantenimiento actualizados, tareas programadas (ACT.3) – Procedimientos de mantenimiento actualizados, fechas y plazos de las tareas, carga de trabajo – Restricciones relacionadas con la realización de las tareas, restricciones relacionadas con los plazos, recursos, personal interno y externo – Recursos, humanos y de servicios, necesarios – Retorno en caso de discrepancias [ACT.5] – Retorno a la tarea siguiente [ACT.7] – Herramientas necesarias para el mantenimiento – Elementos (repuestos, materiales) necesarios para el mantenimiento Partes interesadas Interfaces con otros procesos Debe completarse por la organización con el fin de responder a las siguientes preguntas: ACT.3 – ACT.5 – ACT.7 – RES.4 – TOL.4 – SER.4 – SPP.8 – ¿Quién hace el proceso? – ¿Quién es el cliente del proceso? Restricciones relativas a la realización del proceso – Restricciones relacionadas con los plazos, recursos, personal interno y externo (en número y cualificación) – Restricciones relacionadas con la realización de la tarea Elementos que se utilizan para definir los indicadores asociados al proceso – (i1act4) tareas pendientes de planificación – (i2act4) tareas demoradas en relación con la demanda – (i3act4) retraso acumulado de órdenes de trabajo de mantenimiento preventivo – (i4act4) calendario previsto y tiempo de realización de las tareas Observaciones El cronograma tiene como objetivo garantizar la planificación óptima del comienzo de cada tarea en función de su duración prevista. Permite la secuencia de diferentes tareas. UNE-EN 17007:2018 - 34 - jjj 6.5.6 ACT.5 – Poner en marcha las tareas planificadas Finalidad(es) del Procesos Comenzar las tareas asignando las acciones correspondientes a las personas necesarias, que sean competentes y estén disponibles en la fecha programada de las tareas. Actividades clave/procesos elementales Designar, para cada tarea programada, al personal de mantenimiento que sea competente y con la calificación adecuada. Gestionar las incertidumbres (restricciones de mantenimiento, recursos, personal). Iniciar la tarea. Datos/productos de entrada Datos/productos de salida – Restricciones inmediatas (en relación con los plazos, recursos) – Procedimientos de mantenimiento actualizados (recursos disponibles a tiempo, etc.) – Procedimientos de mantenimiento actualizados, fechas y períodos de las tareas, carga de trabajo (ACT.4) – Designación de personal de mantenimiento – Recursos humanos cualificados, internos (RES.4) y externos (SER.8) – Incertidumbres actuales y circunstancias inesperadas que impiden el inicio de la tarea y volver a la programación de tareas en caso de desviación y/o replanificar las tareas. Partes interesadas Interfaces con otros procesos Debe completarse por la organización con el fin de responder a las siguientes preguntas: ACT.3 – ACT.4 - ACT.6 – RES.4 – SER.4 – ¿Quién hace el proceso? – ¿Quién es el cliente del proceso? Restricciones relativas a la realización del proceso El proveedor del servicio proporcionará los nombres del personal externo. Elementos que se utilizan para definir los indicadores asociados al proceso – (i1act5) tareas iniciadas a la hora especificada Observaciones - 35 - UNE-EN 17007:2018 jjj 6.5.7 ACT.6 – Realizar las tareas de Mantenimiento Finalidad(es) del Procesos Devolver el elemento al estado requerido. Esta devolución se puede llevar a cabo como medida preventiva o después de detectar una avería. Actividades clave/procesos elementales 1. Garantizar la seguridad de los elementos y las personas (restringir el uso de los elementos y puntos de acceso, proporcionar dispositivos de protección personales y colectivos). 2. Realizar una inspección de "seguridad". 3. Implementar los medios necesarios para la realización de la tarea (preparación del emplazamiento). 4. Seguir los procedimientos de mantenimiento predeterminados. 5. Verificar que la tarea de mantenimiento se haya completado y eliminar las restricciones relacionadas con los elementos y puntos de acceso. 6. Verificar el funcionamiento correcto del elemento en su entorno funcional. 7. Determinar las acciones que se deben tomar para hacer frente a las desviaciones (en términos de: funcionamiento, procedimiento, soportes, etc.) Datos/productos de entrada – Elementos que se deben mantener (disponibles para el mantenimiento) – Procedimientos de mantenimiento actualizados (incluidos: posibles diagnósticos, documentos técnicos, valores de referencia de los parámetros característicos del elemento, etc.), personal de mantenimiento designado (ACT.5) – Herramientas de soporte logístico y equipamiento para el mantenimiento (TOL.4) – Repuestos para mantenimiento (SPP.8) Datos/productos de salida – Elemento en estado funcional, calificado Partes interesadas Debe completarse por la organización con el fin de responder a las siguientes preguntas: – ¿Quién hace el proceso? – ¿Quién es el cliente del proceso? Interfaces con otros procesos ACT.5 – ACT.7 – TOL.4 – SPP.8 Restricciones relativas a la realización del proceso – Puesta a disposición del elemento en base al cronograma propuesto – Entorno de mantenimiento seguro – Tiempo mínimo de indisponibilidad del elemento Elementos que se utilizan para definir los indicadores asociados al proceso – (i1act6) tiempo real de mantenimiento por tarea – (i2act6) retraso logístico y administrativo real por tarea – (i3act6) tiempo real de indisponibilidad debido al mantenimiento, por tarea – (i4act6) interrupciones no planificadas después de tareas de mantenimiento preventivo – (i5act6) tareas repetidas (calidad de mantenimiento inadecuada) – (i6act6) horas reales hombre por tarea – (i7act6) tareas de mantenimiento correctivas que aún deben de realizarse en elementos críticos – (i8act6) tareas pendientes de finalización – (i9act6) tiempo de mantenimiento estimado en comparación con el tiempo de mantenimiento real UNE-EN 17007:2018 - 36 - jjj Observaciones El elemento debe estar disponible para su mantenimiento por el usuario en función del cronograma propuesto. El diagnóstico se realiza previamente en el subproceso COR.1. Asegurar que los elementos que se devuelven al usuario después de la tarea de mantenimiento pueden realizar su función requerida. 6.5.8 ACT.7 – Finalizar las tareas de mantenimiento Finalidad(es) del Procesos Finalizar la tarea restituyendo la zona de intervención, devolviendo el elemento al usuario y recopilando la experiencia. Actividades clave/procesos elementales 1. Aceptar de la tarea. 2. Restaurar el área de la intervención y devolver las herramientas. 3. Devolver el elemento al usuario. 4. Recopilar información y sucesos que componen el informe 5. Cerrar la orden de trabajo Datos/productos de entrada – Elemento en estado funcional, calificado (ACT.6) Datos/productos de salida – Elemento en un estado seguro y disponible para el usuario – Piezas de repuesto devueltas al almacén (SPP.5) – Elementos reemplazados (SPP.9) – Devolución de las herramientas y el equipo de soporte después del mantenimiento (TOL.3) – Informe de aceptación (operación finalizada) (ACT.4) – Informe de mantenimiento e información de la experiencia interna (DTA.1) – Recursos humanos internos y externos liberados (RES.4, SER.4) – Volver a la siguiente tarea planificada (ACT.4) Partes interesadas Debe completarse por la organización con el fin de responder a las siguientes preguntas: – ¿Quién hace el proceso? – ¿Quién es el cliente del proceso? Interfaces con otros procesos ACT.4 – ACT.6 – DTA.1 – RES.4 – SER.4 – SPP.5 – SPP.9 – TOL.3 Restricciones relativas a la realización del proceso Elementos que se utilizan para definir los indicadores asociados al proceso – (i1act7) informe de las tareas de mantenimiento – (i2act7) tiempo entre el final de la tarea y el retorno del elemento al operador NOTA NACIONAL: En la norma europea (i1act7) e (i2act7) se mencionan por error como (i1int6) e (i2int6). Observaciones - 37 - UNE-EN 17007:2018 Figure 7 – Proceso: Proceso "ACT Intervenir sobre el elemento que hay que mantener mediante acciones preventivas y/o correctivas“(nivel 2 del mapa) (Este subproceso es común a los procesos PRV y COR) UNE-EN 17007:2018 - 38 - jjj 6.6 Proceso IMP Mejorar los elementos Véase la figura 8. Finalidad(es) del Procesos La finalidad de este proceso es definir, hacer seguimiento o realizar y validar las mejoras de los elementos, cuando la mejora ofrece una solución mejor que las acciones preventivas o correctivas para gestionar los fallos o sus consecuencias. El elemento se mejora en términos de fiabilidad y/o mantenimiento y/o seguridad a un coste adecuado. Este proceso define los requisitos iniciales de: fiabilidad, mantenibilidad y soporte del mantenimiento. En este proceso, igualmente, se definen: los planes iniciales de mantenimiento, las habilidades asociadas de los suministradores de mantenimiento y los diversos recursos logísticos (hardware, documentación, piezas de repuesto, etc.) necesarios para implementar el plan de mantenimiento sobre el elemento mejorado. Actividades clave/procesos elementales – IMP.1 - Recopilar datos Recopilar los datos necesarios para analizar las mejoras de los elementos con el fin de que se puedan tener en cuenta en la elaboración de las especificaciones. – IMP.2 - Definir requisitos de fiabilidad, mantenibilidad, seguridad y soporte logístico Evaluar, modificar y asignar las prestaciones: fiabilidad, mantenibilidad, seguridad y soporte logístico; para la mejora de los elementos para que puedan integrarse en las especificaciones. Estos requisitos podrían obtenerse, por ejemplo, a través de un análisis de las acciones de mantenimiento preventivo y correctivo planificadas. – IMP.3 - Establecer especificaciones para las mejoras requeridas del elemento Definir los criterios, los límites de aceptación y la flexibilidad; y redactar las especificaciones. – IMP.4 - Convocar una licitación a proveedores internos o externos Emitir los documentos de licitación, que incluyen las especificaciones creadas por las distintas partes interesadas de la compañía y enviar a los proveedores internos o externos seleccionados. – IMP.5 - Analizar y elegir opciones y validar soluciones Analizar por las partes interesadas de la empresa, particularmente en lo que respecta a los aspectos relacionados con los subprocesos de mantenimiento que pueden influir en la elección de la solución, las respuestas a las licitaciones relativas a las mejoras de los elementos. En las ofertas se establecen resultados de: fiabilidad, mantenibilidad, seguridad soporte logístico y se complementan con un análisis de los impactos del ciclo de vida en los elementos que se adquieran. Las habilidades y las necesidades de formación deben tenerse en cuenta en esta fase. - 39 - UNE-EN 17007:2018 jjj – IMP.6 – Proceder a las mejoras Realizar las mejoras en los elementos y hacer seguimiento de las mismas para garantizar que se cumplan los requisitos de fiabilidad, mantenibilidad, seguridad y soporte logístico sin sobrecostes y dentro de los plazos especificados. – IMP.7 - Verificar la conformidad con los requisitos de fiabilidad, mantenibilidad, seguridad y soporte logístico Verificar la conformidad de las mejoras del elemento con los requisitos indicados en las especificaciones. Esto da como resultado la emisión de un aviso de cumplimiento que facilita el proceso de recepción. – IMP.8 - Establecer el plan de mantenimiento inicial Elaborar el plan de mantenimiento preventivo inicial relacionado con los elementos recientemente mejorados; de acuerdo con las características de fiabilidad, mantenibilidad, seguridad y soporte logístico, basadas en las recomendaciones del proveedor y el conocimiento del entorno del elemento. El plan de mantenimiento inicial se registra en el sistema de información. – IMP.9 - Determinar los recursos logísticos iniciales Determinar los recursos logísticos iniciales necesarios (piezas de repuesto, herramientas, etc.) a partir del plan de mantenimiento inicial y los recursos materiales disponibles de la empresa. Los recursos logísticos iniciales se registran en el sistema de información. – IMP.10 - Identificar las necesidades en habilidades y formación Identificar las habilidades y las necesidades de formación en base al plan de mantenimiento inicial y las habilidades existentes en la empresa y sus subcontratistas. Datos/productos de entrada Datos/productos de salida – Objetivos operacionales, directrices, opciones (MAN.1) – Recomendaciones relativas al mantenimiento – Mejora requerida del elemento (OPT.3) – Notificación de conformidad de la documentación – Datos procesados (DTA.10) – Presupuesto (MAN.4) – Procedimientos de mantenimiento del fabricante, mejores prácticas de diseño para inversiones, y otras informaciones relevantes Partes interesadas Debe completarse por la organización con el fin de responder a las siguientes preguntas: – ¿Quién hace el proceso? – ¿Quién es el cliente del proceso? – Plan de mantenimiento inicial – Notificación de conformidad del elemento mejorado con respectos a los requisitos de: fiabilidad, mantenibilidad y soporte logístico – Soporte logístico inicial – Necesidades en habilidades o en formación Interfaces con otros procesos DOC.3 - DTA.10 – MAN.1 - MAN.3 – MAN.4 – MAN.5 OPT.3 – PRV.2 – TOL.1 – SPP.1 Restricciones relativas a la realización del proceso Elementos que se utilizan para definir los indicadores asociados al proceso – (i1imp) mejoras de elementos (número, costes) – (i2imp) retraso en la entrega de las mejoras de elementos – (i3imp) indisponibilidad y costes excesivos – (i4imp) conformidad del resultado de las mejoras de los elementos – (i5imp) aumento de la fiabilidad – (i6imp) aumento de la mantenibilidad – (i7imp) aumento de la seguridad Observaciones UNE-EN 17007:2018 - 40 - Figura 8 – Proceso: “Mejorar los elementos” (Nivel 2 del Mapa) - 41 - UNE-EN 17007:2018 jjj 6.7 Proceso HSE: Asegurar la salud y la seguridad de las personas, y preservar el medioambiente en el mantenimiento Véase la figura 9. Finalidad(es) del Proceso La finalidad de este proceso es garantizar la salud, y la seguridad de las personas, y proteger los elementos, y el medio ambiente, durante las tareas de mantenimiento. Por lo que, consiste en: valorar los riesgos relacionados con estas tareas y definir las medidas de prevención y respuesta para situaciones accidentales descritas en el plan de prevención y seguridad. Actividades clave/procesos elementales – HSE.1 - Preparar la evaluación de riesgos: – Definir el alcance de la intervención (límites, interfaces, entorno, condiciones de funcionamiento, horizonte temporal, partes interesadas, contexto interno y externo, etc.). – Identificar los métodos, fuentes de información, reglamentaciones, etc. – Establecer un grupo de trabajo multidisciplinar para realizar la evaluación de riesgos. – HSE.2 - Identificar los riesgos: – Identificar peligros: sucesos no deseados, y consecuencias indeseables, y materiales que son peligrosos para la salud y la seguridad de las personas y el medio ambiente. – Decidir sobre el riesgo de exposición a estos peligros para las personas y el impacto en el medio ambiente (observación de situaciones de trabajo, experiencias obtenidas, etc.). – HSE.3 - Priorizar los riesgos: – Evaluar los riesgos describiendo: la probabilidad de que ocurran, severidad, frecuencia de exposición de las personas, número de personas afectadas, etc. – Categorizar los riesgos para discutir prioridades y ayudar a planificar la prevención. – HSE.4 - Proponer medidas para prevenir los riesgos y consecuencias de los riesgos identificados: – Identificar medidas técnicas y organizativas. – Seleccionar e implementar soluciones. – Valorar riesgos residuales. – Documentar. UNE-EN 17007:2018 - 42 - jjj – HSE.5 - Hacer seguimiento de la gestión de riesgos: – Asegurar el cumplimiento de las reglamentaciones. – Desarrollar una cultura de seguridad dentro de la empresa. – Definir, calcular y analizar indicadores para garantizar una adecuada gestión de riesgos, solicitar una actualización de la evaluación de riesgos (comentarios sobre el proceso de HSE.1). – Documentar. Datos/productos de entrada Datos/productos de salida – Leyes, decretos, códigos, reglamentaciones, estándares – Contribución del mantenimiento al plan de prevención y seguridad (MAN.5) – Objetivos operacionales, directrices, opciones (MAN.1) – Datos, indicadores, mejores prácticas (OPT.5) – Información (DOC.6) – Indicadores (DTA.11) – Análisis de riesgos relacionados con el mantenimiento (ACT.2) – Datos en bruto del seguimiento de los riesgos y evaluación de datos (DTA.1) – Procedimientos de mantenimiento (ACT.2) Partes interesadas Interfaces con otros procesos Debe completarse por la organización con el fin de responder a las siguientes preguntas: ACT.2 - DOC.6 - DTA.1 - DTA.11 - MAN.1 - MAN.3 MAN.5 - OPT.5 – ¿Quién hace el proceso? – ¿Quién es el cliente del proceso? Restricciones relativas a la realización del proceso El proceso de valoración de riesgos es un proceso multidisciplinario. La propuesta de medidas preventivas requiere que la valoración de riesgos se extienda para garantizar que se logre el objetivo de reducción de riesgos y que no se haya creado ningún otro riesgo. Elementos que se utilizan para definir los indicadores asociados al proceso – (i1hse) tasa de accidentes relacionados con el mantenimiento – (i2hse) severidad de los accidentes relacionados con el mantenimiento – (i3hse) atención médica sin interrupción del tiempo de trabajo – (i4hse) tasa de incidentes – (i5hse) masas o volúmenes de residuos generados por la tarea de mantenimiento – (i6hse) masas o volúmenes de rechazos generadas por la tarea de mantenimiento – (i7hse) días de baja laboral del personal de mantenimiento debido a accidentes de trabajo y enfermedades relacionadas con el trabajo – (i8hse) días sin accidente desde el último accidente – (i9hse) tareas con procedimientos de aislamiento – (i10hse) cobertura de la evaluación de riesgos – (i11hse) frecuencia de las actualizaciones de la evaluación de riesgos – (i12hse) cumplimiento de los procedimientos de riesgo predefinidos Observaciones - 43 - UNE-EN 17007:2018 Figura 9 – Proceso HSE: Asegurar la salud y la seguridad de las personas y preservar el medioambiente en el mantenimiento (nivel 2 del mapa) UNE-EN 17007:2018 - 44 - jjj 6.8 Proceso BUD: Elaborar el presupuesto de mantenimiento del elemento Véase la figura 10. Finalidad(es) del Proceso Organizar la planificación económica, en el tiempo (corto, medio y largo plazo), para las actividades del mantenimiento en curso (gastos y costes relacionados con la operación de la empresa) y para actividades excepcionales de mantenimiento (inversiones), tomando como base un ciclo definido. Este proceso permite estructurar la información presupuestaria por categorías de asignación de costes, para garantizar el seguimiento, verificación y gestión a lo largo del tiempo. Actividades clave/procesos elementales – BUD.1 - Definir, recopilar elementos de costes y calcular o estimar los costes reales Los elementos de coste (recursos humanos internos, recursos humanos externos, piezas y suministros) se imputan por: elemento (equipo o instalación), tipo de mantenimiento (correctivo, preventivo, mejora) y destino (documentación, capacitación, repuestos, salud-seguridad, medio ambiente, etc.). – BUD.2 - Desarrollar un presupuesto estimado para mantenimiento sistemático El presupuesto estimado para mantenimiento sistemático (corto plazo) se establece por elemento y/o por todos los elementos para varios años fiscales. Este presupuesto incluye costes comunes asignados al mantenimiento sistemático (administración de personal, edificios, etc.). – BUD.3 - Elaborar un presupuesto estimado para tareas de mantenimiento infrecuentes o excepcionales El presupuesto estimado para tareas infrecuentes o excepcionales (medio y largo plazo) se establece por elemento y/o para todos los elementos. Este presupuesto incluye los costes comunes asignados a un mantenimiento excepcional (administración de personal, edificios, etc.). – BUD.4 - Extraer los gastos presupuestados y reales Los gastos, presupuestados y reales, por elemento, naturaleza y destino, se recopilan y clasifican de modo que se pueda realizar un análisis efectivo. – BUD.5 - Analizar, explicar y, de ser necesario, llevar a cabo acciones correctivas Las desviaciones entre los gastos presupuestados y los reales se detectan, analizan y explican. Se identifican todas las acciones correctivas y los resultados de estos análisis se envían a la dirección para la toma de decisiones. - 45 - UNE-EN 17007:2018 jjj Datos/productos de entrada Datos/productos de salida – Datos básicos de asignación de costes (equipamiento o instalación), costes incurridos y reales (DTA.10) – Diferencias presupuestarias y reales – Indicadores de desempeño, información presupuestaria de años anteriores (DTA.11) – Mejores prácticas (OPT.5) – Objetivos operacionales, directrices, opciones (MAN.1) Partes interesadas Interfaces con otros procesos Debe completarse por la organización con el fin de responder DTA.10 - DTA.11 - MAN.1 - MAN.4 - OPT.5 a las siguientes preguntas: – ¿Quién hace el proceso? – ¿Quién es el cliente del proceso? Restricciones relativas a la realización del proceso El proceso requiere consistencia, disponibilidad y recopilación de datos. Elementos que se utilizan para definir los indicadores asociados al proceso – (i1bud) desviaciones detectadas durante el seguimiento del presupuesto – (i2bud) análisis siguiendo las discrepancias observadas – (i3bud) asignación presupuestaria a tipos de mantenimiento (preventivo, correctivo, mejoras) – (i4bud) asignación presupuestaria al nivel de contrato de los elementos – (i5bud) asignación presupuestaria de tipos de costes (mano de obra, materiales, combustible/energía, gastos generales, transporte/desplazamientos, etc.) – (i6bud) frecuencia de informes Observaciones UNE-EN 17007:2018 - 46 - Figura 10 – Proceso: Elaborar el presupuesto de mantenimiento del elemento (Nivel 2 del mapa) - 47 - UNE-EN 17007:2018 jjj 6.9 Proceso DOC: Entregar la documentación operativa Véase la figura 11. Finalidad(es) del Proceso Poner a disposición de las personas afectadas, en el lugar de uso, todos los documentos actualizados y utilizables que son necesarios para preparar y realizar las tareas de las que son responsables, optimizando el tiempo logístico. Actividades clave/procesos elementales – DOC.1 - Definir y gestionar derechos en la documentación En función de la organización existente, a cada una de las personas involucradas, se les asignarán, los derechos de creación y/o actualización y/o consulta de cada uno de los documentos que necesitan para llevar a cabo las acciones requeridas. – DOC.2 - Clasificar y estructurar la documentación Para ser operacional, la documentación debe estar: – clasificada según su naturaleza, para que se pueda encontrarse fácilmente sin demora, – estructurada según su uso para que sea más fácil de utilizar por los proveedores de mantenimiento. – DOC.3 - Constituir (reunir, crear) la documentación de referencia: – documentación general (procesos, normas, reglamentaciones, catálogos de elementos de los proveedores, etc.), – registros relacionados con los elementos (listas, archivos técnicos, procedimientos y dibujos, archivos históricos, etc.), – procedimientos de mantenimiento (reglas de operación, planes de mantenimiento, gamas de intervención de mantenimiento, procedimientos, etc.), – documentos necesarios para la protección de: la salud, la seguridad y el medio ambiente (fichas de datos de seguridad relacionadas con los materiales y el medio ambiente, etc.). – DOC.4 - Actualizar la documentación de referencia La calidad de un documento, independientemente de su naturaleza, está directamente relacionada con las actualizaciones realizadas en la documentación de referencia, cuando se realiza un cambio de forma o sustancia en el tema del documento. Estas actualizaciones se debe realizar en tiempo real, o dentro de un plazo requerido, por las personas autorizadas para hacerlo. UNE-EN 17007:2018 - 48 - jjj – DOC.5 - Asegurar el acceso a la información necesaria en todo momento Independientemente de los medios utilizados, la información contenida en un documento debe estar permanentemente accesible para los usuarios. La copia de seguridad de los documentos de referencia debe de llevarse a cabo a lo largo de la vida útil del documento, teniendo en cuenta la evolución de las técnicas documentales utilizadas (informatización, etc.). – DOC.6 - Gestionar la disponibilidad de la documentación operativa Esto implica especificar la organización, incluidos los procedimientos que se implementarán, lo que permitirá al usuario tener, en todo momento, los documentos necesarios, generados a partir de la documentación de referencia actualizada. Datos/productos entrada Datos/productos de salida – Personas responsables, organización de la función de documentación (MAN.3) – Documentación general, – Archivos relacionados con los elementos, procedimientos de mantenimiento, procedimientos obligatorios – Notificación de conformidad de la documentación después de mejoras, modificaciones o nuevos trabajos (MRQ.8, – Estructura y organización de la función de IMP.7) documentación – Planes de mantenimiento iniciales (MRQ.9, IMP.8) – Documentación de repuestos (SPP.7) – Documentos externos (proveedores, leyes, estándares, reglamentaciones, etc.) – Estructura y clasificación de la documentación de referencia – Datos diversos, indicadores, mejores prácticas (OPT.5) Partes interesadas Interfaces con otros procesos Debe completarse por la organización con el fin de responder ACT.2 - COR.1 - DTA.1 - MRQ.8 - MRQ.9 - HSE.1 IMP.7 - IMP.8 - MAN.3 - OPT.5 - PRV.1 - PRV.2 a las siguientes preguntas: SPP.7 - MAN.1 – ¿Quién hace el proceso? – ¿Quién es el cliente del proceso? Restricciones relativas a la realización del proceso La implementación de este proceso puede requerir el despliegue de recursos de hardware y software, lo que puede implicar costes significativos. Elementos que se utilizan para definir los indicadores asociados al proceso – (i1doc) cobertura de documentos (general y/o por tipo de mantenimiento, elemento, criticidad, etc.) – (i2doc) documentos inexistentes cuando se expresa la necesidad de ellos (en general y/o por tipo de mantenimiento, elemento, criticidad, etc.) – (i3doc) Documentos actualizados con retraso (en general y/o por tipo de mantenimiento, elemento, criticidad, etc.) – (i4doc) documentos no actualizados (en general y/o por tipo de mantenimiento, elemento, criticidad, etc.) – (i5doc) coherencia, legibilidad y comprensión de los documentos Observaciones Se favorecerá un sistema internacional de clasificación y descripción (por ejemplo, eCl@ss). El coste total de la documentación generalmente representa del 10% al 15% del valor del equipamiento. El coste anual de tener actualizada la documentación representa, generalmente, el 2% de este coste total. - 49 - Figura 11 – Proceso: “Entregar la documentación operativa” (nivel 2 del mapa) UNE-EN 17007:2018 UNE-EN 17007:2018 - 50 - jjj 6.10 Proceso DTA: Gestionar los datos Véase la figura 12. Finalidad(es) del Proceso Reunir, analizar, almacenar y transmitir todos los datos necesarios para la documentación y mejora del proceso de mantenimiento. Actividades clave/procesos elementales – DTA.1 - Almacenar y validar los datos en bruto en una biblioteca de datos y/o una base de datos Todos los datos en bruto internos al proceso (informes de mantenimiento correctivo y preventivo, datos relacionados con los elementos, herramientas utilizadas, supervisión y gestión de riesgos, tiempo empleado, costes, etc.) o externos al proceso de mantenimiento (datos de producción) deben validarse y guardarse en una biblioteca y/o base de datos de fácil utilización. Para ser utilizable, estos datos deben ser validados y clasificados de acuerdo con su naturaleza y características. – DTA.2 - Evaluar la fiabilidad y la mantenibilidad de los elementos, manteniendo una evaluación del estado real de los elementos Los datos relacionados con los fallos de los elementos y acciones de mantenimiento preventivo y correctivo se analizan periódicamente para obtener los indicadores que muestren sus niveles de fiabilidad y mantenibilidad. Los indicadores se obtienen, a menudo utilizando datos sobre una familia de elementos similares agrupados, en función de sus características técnicas, operativas y ambientales, por hardware o sistema funcional. – DTA.3 - Elaborar y mantener actualizada una lista de elementos críticos Los elementos críticos son, generalmente, los elementos que pueden causar: – pérdidas de producción, – sucesos que afectan la seguridad y el medio ambiente, – costes, – disminución del valor actual neto de los elementos. – DTA.4 - Evaluar y analizar los datos de mantenimiento y HSE Los datos de mantenimiento (fechas, duraciones, costes, tareas, etc.) y los datos HSE se analizan y comparan con los valores esperados para calcular los indicadores que muestran la efectividad de las acciones de mantenimiento y las medidas preventivas de Salud-Seguridad-Medioambiente. - 51 - UNE-EN 17007:2018 jjj – DTA.4 - Evaluar y analizar los datos de mantenimiento y HSE Los datos de mantenimiento (fechas, duraciones, costes, tareas, etc.) y los datos HSE se analizan y comparan con los valores esperados para calcular los indicadores que muestran la efectividad de las acciones de mantenimiento y las medidas preventivas de Salud-Seguridad-Medioambiente. – DTA.5 - Evaluar y analizar datos relacionados con los repuestos Se evalúa y analizan los consumos de repuestos, los plazos de entrega, los niveles de existencias, rotura de stocks, el valor, su ubicación y cualquier otro dato relevante relacionado con el suministro de repuestos. Se distingue entre el consumo de piezas utilizadas en el mantenimiento correctivo y preventivo – DTA.6 - Evaluar y analizar casos de obsolescencia conocidos o predecibles Se crea un archivo de obsolescencia. Se hace una distinción entre los casos de obsolescencia conocida y obsolescencia predecible, que se priorizan en base a la severidad de sus consecuencias y la existencia de soluciones aplicables. – DTA.7 - Recopilar y analizar los sucesos de otras organizaciones Los sucesos acaecidos en otras organizaciones (internas y/o externas), que pueden asociarse con los elementos utilizados (defectos descubiertos, fallos recurrentes, mejoras, etc.) se recopilan y analizan para garantizar que se puedan tomar las medidas apropiadas para evitar la ocurrencia de sucesos similares. – DTA.8 - Comparar las prácticas de mantenimiento y los materiales utilizados por otros operadores o recomendados por los proveedores La comparación de las prácticas de mantenimiento de la empresa con las de otros operadores y/o con las recomendaciones de los proveedores, permite identificar nuevas prácticas económicas y efectivas. También se realizan comparaciones entre los usos de elementos comparables para proponer posibles modificaciones o mejoras. – DTA.9 - Realizar seguimiento de los métodos, tecnologías, reglamentaciones, estándares, etc. Seguimiento continuo de métodos de gestión, técnicas de mantenimiento, reglamentaciones y estándares. Para detectar áreas de mejora y/o planificar actualizaciones de las prácticas y los elementos de la empresa. – DTA.10 - Almacenar y proporcionar acceso a los datos en un sistema de procesamiento de datos Todos los datos recopilados, validados y analizados se registran en un sistema de información para estar disponibles para los procesos que los utilicen. – DTA.11 - Calcular, guardar y poner a disposición los indicadores de desempeño y seguimiento Los indicadores de desempeño y seguimiento se calculan, a demanda, a partir de los datos validados, disponibles en el sistema de información. Datos/productos de entrada Datos/productos de salida – Datos de los procesos de producción – Indicadores obtenidos del proceso para otros procesos – Informe de mantenimiento e información de experiencias internas de las actividades de mantenimiento preventivo y correctivo (ACT.7) – Documentación sobre los elementos (DOC.6) – Datos sobre accidentes, o incidentes – Datos sobre repuestos (SPP.12) – Datos sobre el uso de las herramientas (TOL.4) – Datos en bruto del seguimiento de riesgos y evaluación de datos (HSE.4) – Datos, indicadores, mejores prácticas (OPT.5) – Información externa (seguimiento externo) – Fórmulas para el cálculo de indicadores (MAN.6) – Información de experiencias sobre los elementos y el mantenimiento UNE-EN 17007:2018 - 52 - jjj Partes interesadas Interfaces con otros procesos Debe completarse por la organización con el fin de responder a las siguientes preguntas: ACT.7 – DOC.6 – HSE.4 – MAN.6 – OPT.5 – SPP.12 – TOL.4 – Otros procesos (BUD.1 – BUD.4 – MRQ.1 – IMP.1 – MAN.5 – HSE.1 – HSE.2 – HSE.3 – HSE.4 – OPT.1– SPP.1 – RES.1 – SER.3) – ¿Quién hace el proceso? – ¿Quién es el cliente del proceso? Restricciones relativas a la realización del proceso La gran cantidad de datos diversificados que deben recopilarse, formatearse y analizarse regularmente requiere un sistema, eficiente, de gestión de la información. Elementos que se utilizan para definir los indicadores asociados al proceso – (i1dta) informes de mantenimiento – (i2dta) "Controles sanitarios" de elementos en los que se realiza mantenimiento preventivo – (i3dta) análisis de los niveles de existencias y los parámetros de gestión (nivel mínimo, niveles máximos, volumen de reabastecimiento, etc.) – (i4dta) análisis de recambios y elementos cuya obsolescencia es conocida y/o predecible y de un estudio de soluciones de reposición – (i5dta) actualización de los métodos de seguimiento, reglamentaciones, estándares, etc. – (i6dta) indicadores producidos automáticamente – (i7dta) planes de mantenimiento – (i8dta) planes de gestión de datos (existente/no existente, actualizado/necesita actualización,) – (i9dta) alcance de la recopilación de datos, almacenamiento y actualización (elementos, registros de mantenimiento) – (i10dta) análisis de elementos en los que se realiza mantenimiento correctivo – (i11dta) análisis y actualización de la lista de elementos críticos Observaciones Este proceso es el punto en el cual convergen otros procesos. Integra los datos de tal manera que los indicadores necesarios para el seguimiento y la mejora de los otros procesos puedan entregarse a cada uno de ellos y de ser posible, de forma automática. Estos indicadores y datos generalmente se emiten después de que los análisis se realicen mediante el proceso de optimización (OPT). Los indicadores que proporciona este proceso pueden ser utilizados por todos los procesos de la empresa - 53 - Figura 12 – Proceso: “Gestionar datos” (Nivel 2 del mapa UNE-EN 17007:2018 UNE-EN 17007:2018 - 54 - jjj 6.11 Proceso IST: Proporcionar la infraestructura necesaria Véase la figura 13. Finalidad(es) del Proceso Proporcionar las infraestructuras y las instalaciones necesarias para que todo el personal de mantenimiento realice sus tareas, de manera segura para las personas, los elementos y el medio ambiente. Actividades clave/procesos elementales – IST.1 - Proporcionar y poner a disposición locales y zonas apropiadas y seguras Los espacios, internos y externos del emplazamiento, necesarios para el mantenimiento (taller, almacenes, oficinas, estacionamiento, etc.) se identifican, aseguran y se ponen a disposición del personal, en las condiciones requeridas para los usos especificados (reparación, almacenamiento, etc.). – IST.2 - Proporcionar y poner a disposición la energía, servicios públicos y otros servicios necesarios La energía, fluidos y servicios necesarios para las actividades contempladas por el proceso de mantenimiento (electricidad, agua, combustible, aire comprimido, aire respirable, vapor, calor, líquido, tratamiento de residuos sólidos o gaseosos, red de telecomunicaciones, etc.) se proporcionan en los espacios dedicados a usos definidos. – IST.3 - Mantener y/o actualizar las infraestructuras y las instalaciones Las infraestructuras y las instalaciones (edificios, redes, etc.) se mantienen y actualizan periódicamente para garantizar la realización segura de las actividades contempladas por el proceso de mantenimiento. Datos/productos entrada Datos/productos de salida – Objetivos operacionales (disponibilidad, seguridad, calidad, etc.), directrices (niveles de mantenimiento, etc.), opciones (hacer o delegar, etc.) (MAN.1) – Talleres adecuados, almacenes, oficinas, etc. – Potencia adecuada, redes, etc.. – Lista de acciones a realizar (MAN.5) – Datos, indicadores, mejores prácticas (OPT.5) Partes interesadas Interfaces con otros procesos Debe completarse por la organización con el fin de responder a las siguientes preguntas: MAN.1 – MAN.5 – OPT.5 – Todos los demás procesos del proceso de mantenimiento – ¿Quién hace el proceso? – ¿Quién es el cliente del proceso? - 55 - UNE-EN 17007:2018 jjj Restricciones relativas a la realización del proceso Elementos que se utilizan para definir los indicadores asociados al proceso – (i1ist) anomalías detectadas (locales no disponibles a tiempo o inadecuados, energía o servicios necesarios para el mantenimiento no disponible, redes de telecomunicaciones, etc.) – (i2ist) coste total de mantenimiento atribuible a los costes de infraestructura Observaciones Cada nueva reserva de las infraestructuras debe ser el resultado de los comentarios de reservas anteriores para que se puedan tener en cuenta las insuficiencias o problemas y cualquier nuevo requisito identificado. Los medios móviles (generadores, compresores, grúas, carpas, etc.) pueden considerarse como infraestructuras o como herramientas. UNE-EN 17007:2018 - 56 - Figura 13 – Proceso “Proporcionar la infraestructura necesaria” (nivel 2 del mapa) - 57 - UNE-EN 17007:2018 jjj 6.12 Proceso MRQ: Emitir requisitos de mantenimiento durante el diseño y la modificación de elementos Véase la figura 14. Finalidad(es) del Proceso La finalidad de este proceso es definir, hacer seguimiento o realizar y validar las inversiones y las modificaciones de los elementos, cuando los objetivos operativos no se pueden alcanzar o se han modificado. Definir los requisitos iniciales de fiabilidad, mantenibilidad, soporte de mantenimiento, planes de mantenimiento, las habilidades requeridas a los proveedores de mantenimiento y los diversos recursos logísticos (equipos, documentación, repuestos, etc.) necesarios para implementar el plan de mantenimiento a estos elementos. Actividades clave/procesos elementales – MRQ.1 – Recopilar los comentarios de la experiencia Los datos de la experiencia, necesarios para el análisis de las inversiones o modificaciones de los elementos, se recopilan para tenerlos en cuenta en la redacción de las especificaciones. – MRQ.2 - Realizar análisis de riesgo Los análisis de riesgos se realizan de acuerdo con los criterios de fiabilidad y seguridad relativos a las inversiones y modificaciones planificadas. Incluyen datos de experiencia relacionados con accidentes/incidentes. – MRQ.3 - Desarrollar requisitos de fiabilidad, mantenibilidad y soporte logístico Evalúe y asigne requisitos de fiabilidad, mantenibilidad y soporte logístico para inversiones y modificaciones de elementos, de modo que puedan integrarse en las especificaciones. Estos requisitos pueden obtenerse, por ejemplo, mediante un análisis de las acciones de mantenimiento preventivo y correctivo previstas. – MRQ.4 - Supervisar o contribuir a la redacción de especificaciones Los requisitos anteriores contribuyen a la redacción de especificaciones. – MRQ.5 - Emitir petición de oferta a proveedores Los documentos de petición de oferta, que incluyen las especificaciones creadas por las distintas partes interesadas de la compañía, se envían a los proveedores seleccionados. – MRQ.6 - Participar en el análisis y elección de opciones y validar las soluciones Las respuestas a las licitaciones relativas a las adquisiciones o modificaciones de elementos son analizadas por las partes interesadas de la empresa; en particular en lo que respecta a los aspectos relacionados con el proceso de mantenimiento que pueden influir en la elección de la solución. Las ofertas definen los resultados en términos de fiabilidad, mantenibilidad y soporte logístico y se complementan con una previsión de coste total de ciclo de vida de los elementos que se adquieran. UNE-EN 17007:2018 - 58 - jjj – MRQ.7 – Vigilar la ejecución Realizar un seguimiento de las adquisiciones y modificaciones de los elementos, para garantizar el cumplimiento de los requisitos de fiabilidad, mantenibilidad y soporte logístico sin sobrecostes y dentro de los plazos especificados. – MRQ.8 - Verificar la conformidad con los requisitos de fiabilidad, mantenibilidad y soporte logístico Se verifica la conformidad de las adquisiciones o modificaciones de los elementos con los requisitos indicados en las especificaciones. Esto da como resultado la emisión de un documento de conformidad que facilita el procedimiento de la recepción. – MRQ.9 - Establecer el plan de mantenimiento inicial El plan de mantenimiento preventivo inicial relacionado con los elementos recién adquiridos o modificados se establece de acuerdo con las características de fiabilidad, mantenibilidad y soporte logístico, basadas en las recomendaciones del proveedor y el conocimiento del entorno del elemento. El plan de mantenimiento inicial se registra en el sistema de información. – MRQ.10 - Determinar los recursos logísticos iniciales Los recursos logísticos iniciales necesarios (repuestos, herramientas, etc.) están determinados por el plan de mantenimiento inicial y los recursos materiales existentes de la empresa. Los recursos logísticos iniciales se registran en el sistema de información. – MRQ.11 - Identificar habilidades y necesidades de formación Las habilidades y las necesidades de formación se basan en el plan de mantenimiento inicial y las habilidades existentes en la empresa y sus subcontratistas. Datos/productos de entrada – Objetivos operacionales, directrices, opciones (MAN.1) – Mejores prácticas de diseño para inversiones, procedimientos de mantenimiento del fabricante (OPT.6, OPT.7) – Datos procesados (DTA.10) – Presupuesto (MAN.4) – Información diversa relevante de los fabricantes Partes interesadas Debe completarse por la organización con el fin de responder a las siguientes preguntas: – ¿Quién hace el proceso? – ¿Quién es el cliente del proceso? Datos/productos de salida – Recomendaciones de mantenimiento para inversiones o modificaciones – Plan de mantenimiento inicial – Notificación de conformidad de la documentación – Soporte logístico inicial – Habilidades requeridas o necesidades de capacitación Interfaces con otros procesos DOC.3 - DTA.10 - MAN.1 - MAN.3 - MAN.4 - MAN.5 OPT.6 - OPT.7 - PRV.2 - TOL.1 - SPP.1 Restricciones relativas a la realización del proceso Elementos que se utilizan para definir los indicadores asociados al proceso – (i1mrq) demoras en la inversiones o modificaciones de los elementos – (i2mrq) sobrepasar plazos y el coste – (i3mrq) cumplimiento de los procedimientos relacionados con la ingeniería (número de informes de desviación) – (i4mrq) conformidad del resultado de las modificaciones de los elementos y las inversiones – (i5mrq) pliegos de condiciones producidos con la ayuda de los gestores de mantenimiento – (i6mrq) cobertura de planes de mantenimiento especificación de habilidades y de recursos logísticos Observaciones Las mejoras de los elementos que solo cambian sus características de fiabilidad, mantenibilidad y seguridad sin cambiar su función o desempeño están incluidas en el proceso IMP. - 59 - UNE-EN 17007:2018 Figura 14 – Proceso: “Emitir requisitos de mantenimiento durante el diseño y la modificación de elementos” (Nivel 2 del mapa) UNE-EN 17007:2018 - 60 - jjj 6.13 Proceso OPT: Optimizar los resultados Véase la figura 15. Finalidad(es) del Proceso Este proceso forma parte de un ciclo de mejora continua que analiza los comentarios internos y externos para determinar las acciones a tomar, los objetivos que se deben alcanzar y las mejores prácticas que se han de aplicar para cada uno de los procesos. Actividades clave/procesos elementales – OPT.1 Determinar las áreas de mejora Los datos procesados internos y externos y los indicadores calculados se analizan para determinar áreas de mejora para cada uno de los procesos. Este análisis se basa en comparaciones entre los datos procesados recopilados en los procesos y los valores de referencia (valores objetivo, tendencias, referencias externas, etc.). Las acciones por tomar se priorizan en función del alcance de las desviaciones. – OPT.2 Priorizar áreas de mejora relacionadas con los procesos de PRV y COR Las áreas de mejora se priorizan de acuerdo con las desviaciones encontradas para cada uno de los procesos elementales que constituyen PRV y COR y de acuerdo con los beneficios esperados de las posibles acciones de mejora. Se publica la información necesaria para determinar e implementar acciones de mejora (comentarios sobre los elementos, las actividades de mantenimiento, las mejores prácticas identificadas). En particular, los diagnósticos de averías realizados durante el mantenimiento correctivo pueden dar lugar a una reconsideración del mantenimiento preventivo. – OPT.3 Priorizar áreas de mejora relacionadas con el proceso de IMP En función de las características de fiabilidad y mantenibilidad de los elementos, se realizan análisis para identificar las vías de mejora. Estos análisis se basan en la comparación entre las estrategias preventivas o correctivas versus las mejoras de los elementos, con el fin de determinar las mejores soluciones en términos de costes directos e indirectos dentro de las restricciones existentes (requisitos de seguridad, soporte logístico, etc.). Las mejoras propuestas se jerarquizan. – OPT.4 Priorizar áreas de mejora relacionadas con el proceso MAN Las áreas de mejora se priorizan de acuerdo con las desviaciones encontradas para cada uno de los procesos elementales de MAN y de acuerdo con los beneficios esperados de las posibles acciones de mejora. Esta priorización se basa en los objetivos operacionales, directrices y opciones establecidas por el área de gestión. Las informaciones necesarias, para determinar e implementar acciones de mejora, se notifican (indicadores, cuadros de mando, mejores prácticas identificadas). - 61 - UNE-EN 17007:2018 jjj – OPT.5 Priorizar áreas de mejora relacionadas con los procesos: BUD, DOC, DTA, TOL, SPP, RES, STR y HSE Las áreas de mejora se priorizan de acuerdo con las desviaciones encontradas para cada uno de los procesos elementales que constituyen BUD, DOC, DTA, TOL, SPP, RES, STR y HSE, y en base a los beneficios esperados de las posibles acciones de mejora. Las informaciones necesarias para determinar e implementar acciones de mejora se notifican (indicadores, cuadros de mando, mejores prácticas identificadas). – OPT.6 Priorizar y especificar modificaciones de elementos existentes (proceso MRQ) Algunas áreas de mejora revelan que las modificaciones de los elementos existentes son una solución más efectiva y más económica que las tareas de mantenimiento. Se priorizan y se tienen en cuenta al redactar las especificaciones para modificaciones. Las informaciones necesarias para determinar e implementar acciones de mejora se notifican (indicadores, cuadros de mando, mejores prácticas identificadas). – OPT.7 Priorizar las mejoras para futuras inversiones (proceso MRQ) Las áreas de mejora identificadas, pero no del todo factibles para una instalación existente debido a su diseño o construcción, se priorizan para poder tenerse en cuenta en la redacción de las especificaciones para futuras inversiones. Las informaciones necesarias para determinar e implementar acciones de mejora se notifican (indicadores, cuadros de mando, mejores prácticas identificadas). La información necesaria para el diseño de nuevas instalaciones se aprovecha (mejoras para inversiones, mejores prácticas). Datos/productos de entrada Datos/productos de salida – Datos sobre elementos, comentarios de mantenimiento – Actividades supervisadas para llevar a cabo las acciones (MAN.5) – Mejora requerida de los elementos – Datos procesados, indicadores (DTA.10, DTA.11) – Objetivos operacionales, directrices, opciones(MAN.1) – Mejoras de elementos requeridas (PRV.2, COR.2) – Indicadores, cuadros de mando, mejores prácticas – Mejoras para modificaciones, mejores prácticas de diseño – Mejoras para inversiones, mejores prácticas de diseño Partes interesadas Debe completarse por la organización con el fin de responder a las siguientes preguntas: – ¿Quién hace el proceso? – ¿Quién es el cliente del proceso? Interfaces con otros procesos ACT.2 - BUD.1 - DOC.4 - DTA.7 - DTA.8 - DTA.9 DTA.10 - DTA.11 - MRQ.1 - HSE.1 - MAN.1 - MAN.5 - MAN. 6 - IMP.1 - RES.1 - SER.1 - SPP.1 - SPP.2 IST.1 - IST.2 - TOL.1 - TOL.5. Restricciones relativas a la realización del proceso Elementos que se utilizan para definir los indicadores asociados al proceso – (i1opt) Proporción de indicadores de proceso mejorados (representación de radar diagrama de araña: un eje por proceso). (véase también elementos para el proceso de gestión) Observaciones El proceso OPT generalmente se implementa simultáneamente con otros procesos para mejorar el proceso de mantenimiento. Dependiendo de la organización, los responsables de estos otros procesos pueden ser responsables del proceso OPT. UNE-EN 17007:2018 - 62 - Figura 15 – Proceso “Optimizar los resultados” (Nivel 2 del mapa) - 63 - UNE-EN 17007:2018 jjj 6.14 Proceso RES: Proveer recursos humanos internos Véase la figura 16. Finalidad(es) del Proceso Proveer recursos humanos a tiempo con los niveles de habilidad y las certificaciones necesarias para llevar a cabo las actividades de mantenimiento. Actividades clave/procesos elementales – RES.1 – Gestionar trabajos y habilidades En base a las necesidades y perfiles de trabajo, determinar los requisitos de formación futuros (nivel de cualificación y cantidad), teniendo en cuenta los indicadores obtenidos a través de la experiencia (desviaciones relacionadas con las habilidades requeridas, desviaciones relacionadas con el volumen de recursos humanos disponibles, etc.). – RES.2 - Reclutar personal competente En base a requisitos de formación futuros, los movimientos previsibles del personal y el tiempo necesario para poner a disposición personal cualificado, realizar el reclutamiento necesario para satisfacer las necesidades de manera oportuna. – RES.3 - Garantizar la formación, cualificación y certificación del personal interno La formación permite que el personal interno de la compañía actualice sus conocimientos y evolucione en los niveles de cualificación y certificación. Este proceso define los objetivos de la capacitación, desarrolla o identifica programas de formación y luego los evalúa. Proporciona el personal interno cualificado requerido para realizar las tareas especificadas en la política de mantenimiento. Estos cursos de formación deben tener en cuenta los riesgos relacionados con la salud, la seguridad y el medio ambiente. – RES.4 - Proporcionar recursos humanos internos Las personas internas competentes disponibles para llevar a cabo las actividades de mantenimiento se ponen a disposición del solicitante. (La asignación de las tareas a los proveedores de mantenimiento se realizan mediante ACT.5 "Poner en marcha las tareas planificadas"). UNE-EN 17007:2018 - 64 - jjj Datos/productos de entrada Datos/productos de salida – Perfiles internos de trabajo requeridos y cantidades (MAN.3) – Personas internas y/o externas cualificadas que pueden ser asignadas para llevar a cabo las actividades de mantenimiento. – Indicadores de calidad de los proveedores de servicios externos (DTA.11) – Datos, indicadores, mejores prácticas (OPT.5) – Recursos humanos internos necesarios (ACT.4) – Recursos liberados (ACT.7) Partes interesadas Interfaces con otros procesos Debe completarse por la organización con el fin de responder a las siguientes preguntas: ACT.2 - ACT.4 - ACT.5 - ACT.7 - DTA.11 - MAN.3 MAN.5 - OPT.5 - Todos los demás procesos que requieren recursos humanos cualificados. – ¿Quién hace el proceso? – ¿Quién es el cliente del proceso? Restricciones relativas a la realización del proceso Este proceso puede verse afectado por las condiciones del mercado laboral en términos de recursos humanos internos y externos. Elementos que se utilizan para definir los indicadores asociados al proceso – (i1res) rotación del personal de mantenimiento interno (por año) – (i2res) absentismo del personal de mantenimiento, excluidos los accidentes relacionados con el trabajo – (i3res) cambio en la mano de obra – (i4res) distribución del personal de mantenimiento por función (mecánica, calderería, electricidad, sistemas automatizados, otras funciones, etc.). – (i5res) puestos de trabajo cubiertos en comparación con los sin cubrir – (i6res) tiempo de formación en relación con el tiempo real de trabajo de mantenimiento. – (i7res) retrasos debido a indisponibilidad del personal – (i8res) horas extraordinarias de mantenimiento trabajadas por el personal interno – (i9res) indisponibilidad debido a la mala calidad de las intervenciones de mantenimiento – (i10res) planes de recursos humanos (cuantitativos, cualitativos, cronológicos, etc.) – (i11res) cobertura de las exigencias de perfiles de trabajo documentados – (i12res) cobertura de los planes de capacitación Observaciones Algunas o todas las actividades de mantenimiento pueden llevarse a cabo, por personal externo. - 65 - Figura 16 – Proceso: “Proveer recursos humanos internos” (nivel 2 del mapa) UNE-EN 17007:2018 UNE-EN 17007:2018 - 66 - jjj 6.15 Proceso SER: Proveer servicios de mantenimiento externos Véase la figura 17. Finalidad(es) del Proceso Proveer, en tiempo, servicios de mantenimiento proporcionados por empresas externas que cuentan con los niveles necesarios, de competencia y cualificación para llevar a cabo las actividades de mantenimiento. Actividades clave/procesos elementales – SER.1 - Identificar empresas externas competentes Consiste en establecer la lista de empresas que puedan llevar a cabo actividades de mantenimiento que la dirección ha elegido contratar. Las empresas externas se identifican según las especificaciones relacionadas con las actividades por realizar. Esta lista se actualizará en función de las evaluaciones realizadas de los servicios anteriores (internos o externos). – SER.2 - Contratar con empresas externas En base a la necesidad de las actividades de mantenimiento establecidas por la empresa usuaria, se negocian y contratan los servicios con las empresas externas previamente seleccionadas para llevar a cabo las tareas objeto del contrato. En particular, se toman medidas para garantizar que el personal de la empresa proveedora del servicio tenga las certificaciones necesarias. – SER.3 - Gestionar contratos y evaluar empresas y servicios Con base en los indicadores de la experiencia adquirida sobre las actividades y las opiniones del personal que supervisa estas actividades, se lleva a cabo una evaluación de los proveedores como parte del proceso de elección y selección de empresas. Se deben hacer todos los esfuerzos para garantizar el cumplimiento de todas las disposiciones del contrato y, en particular, la aprobación del servicio. – SER.4 - Proporcionar servicios externos Los servicios externos disponibles para llevar a cabo las actividades de mantenimiento se ponen a disposición del solicitante que los ha requerido. (La asignación de las tareas al personal de los proveedores de servicios, deben de llevarse a cabo por los mismos proveedores de servicios (véase el proceso ACT.5 "poner en marcha las tareas planificadas")). - 67 - UNE-EN 17007:2018 jjj Datos/productos de entrada Datos/productos de salida – Indicadores de calidad de los proveedores de servicios – Servicios cualificados para llevar a cabo las externos (DTA.11) actividades de mantenimiento. – Datos, indicadores, mejores prácticas (OPT.5) – Actividades para contratar externamente (MAN.2) – Recursos externos necesarios (ACT.2) – Servicios externos necesarios (ACT.4) – Recursos liberados (ACT.7) Partes interesadas Interfaces con otros procesos Debe completarse por la organización con el fin de responder a las siguientes preguntas: ACT.2 - ACT.4 - ACT.5 - ACT.7 - DTA.11 - MAN.2 MAN.5 - OPT.5 - Todos los demás procesos que necesitan servicios cualificados – ¿Quién hace el proceso? – ¿Quién es el cliente del proceso? Restricciones relativas a la realización del proceso Este proceso puede verse afectado por las condiciones del mercado laboral en términos de recursos humanos externos. Elementos que se utilizan para definir los indicadores asociados al proceso – (i1ser) evaluaciones del proveedor de servicios – (i2ser) contratos firmados con proveedores de servicios – (i3ser) tiempo de espera para que los proveedores de servicios intervengan en el mantenimiento – (i4ser) tiempo de espera, de los proveedores de servicio, para realizar el mantenimiento – (i5ser) indisponibilidad debido a mala calidad en el desempeño de mantenimiento – (i6ser) sistema de gestión definido y documentado y de control para la contratación – (i7ser) conformidad con los objetivos cuantitativos relativos a la contratación – (i8ser) conformidad de los procedimientos en comparación con los requisitos Observaciones UNE-EN 17007:2018 - 68 - Figura 17 – Proceso: “Proveer servicios de mantenimiento externos” (nivel 2 del mapa) - 69 - UNE-EN 17007:2018 jjj 6.16 Proceso SPP: Suministrar repuestos Véase la figura 18. Finalidad(es) del Proceso Poner a disposición de los equipos de mantenimiento los repuestos, y en general todos los elementos (repuestos, consumibles, materiales) necesarios para las actividades de mantenimiento dentro de los plazos requeridos. Actividades clave/procesos elementales – SPP.1: Determinar los repuestos que hay que almacenar para mantenimiento En base a las recomendaciones de los proveedores, los requisitos logísticos iniciales, la experiencia, la optimización de referencias, los objetivos y las actividades de gestión, elaborar una lista cuantitativa de los repuestos que hay que almacenar. Estos repuestos deben de estar perfectamente identificados y descritos – SPP.2: Gestionar las existencias La gestión de existencias debe proporcionar la capacidad de responder a las solicitudes de repuestos de acuerdo con: los requisitos de mantenimiento y los principios de contabilidad de la empresa. Esta gestión debe evitar: – niveles de existencias excesivamente altos; – desabastecimiento que penalice los plazos para volver a poner los elementos en servicio. – SPP.3: Reservar o emitir una solicitud de compra de repuestos En base a las listas de repuestos adquirir, elaborar una solicitud de compra. Estas listas se basan en las necesidades de mantenimiento preventivo y correctivo. Se debe favorecer el aprovisionamiento justo a tiempo para el mantenimiento preventivo, ya que el almacenamiento de artículos de repuesto se planifica para satisfacer esencialmente las necesidades de mantenimiento no programado. Estas listas incluyen el nivel de existencias y las reglas de suministro. – SPP.4: Ordenar repuestos a proveedores Con las solicitudes de compra (proveedor, características técnicas), los repuestos se solicitan a los proveedores seleccionados en función de las reglas de gestión de la entidad (por ejemplo, precio, plazos de entrega, almacenamiento, riesgo de obsolescencia, etc.). Debería tenerse en cuenta que la reserva de un artículo de repuesto para una tarea de mantenimiento preventivo puede, en algunos casos, asimilarse a un consumo real y desencadenar un proceso de pedido. UNE-EN 17007:2018 - 70 - jjj – SPP.5 Establecer y hacer seguimiento de los contratos con los proveedores Esto implica la celebración de contratos con proveedores para establecer los términos y condiciones para el suministro de los artículos de repuesto (precio, cláusulas de revisión de precios, revisiones de contratos, acuerdos de asociación, cantidad mínima de compra, plazos de entrega, sanciones por incumplimiento de obligaciones, etc.). – SPP.6: Recibir repuestos encargados o reparados Asegurarse de que los repuestos entregados se ajusten al pedido en términos de: – cantidad: asegurarse de que la cantidad entregada coincide con la cantidad en el albarán de entrega y el formulario de pedido, – cumplimiento técnico: asegurarse de que los repuestos cumplen con las descripciones indicadas en el formulario de pedido (referencia, características, planos, certificados de prueba adjuntos al repuesto en ciertos casos, etc.) – SPP.7: Agregar el repuesto al almacén Esto implica almacenar los repuestos en un lugar previsto para este fin en función de sus características específicas (tipo de embalaje, dimensiones, peso, fragilidad, peligrosidad) o riesgos tales como: humedad, temperatura, luz, polvo, etc. Debe de tenerse en cuenta, cuando corresponda, la posible caducidad de los repuestos almacenados. La ubicación del almacenamiento, a veces, puede estar cerca del elemento en el que se realiza el mantenimiento. Cada repuesto debe identificarse (código del elemento) y tener una ubicación (o lugar de almacenamiento). Los repuestos se dan de alta en el sistema contable y en la documentación, y se realiza un inventario de acuerdo con las reglamentaciones aplicables. – SPP.8: Realizar mantenimiento preventivo en repuestos almacenados Esto supone garantizar que los repuestos se almacenan adecuadamente realizando inspecciones periódicas para garantizar que el embalaje sigue siendo adecuado, siguiendo ciertos procedimientos (por ejemplo, rotación de los ejes del motor) y verificando las fechas de caducidad de ciertos elementos de repuesto (elastómeros, lubricantes, baterías, pintura, fuente radioactiva, etc.) – SPP.9: Entregar los repuestos Identificar, recopilar y entregar los repuestos solicitados en función de una solicitud de materiales y hacer que estén disponibles en la ubicación deseada. Asegurarse de que no muestran signos de deterioro. – SPP.10: Evaluar los elementos que hay que sustituir Este proceso implica determinar si el elemento es reparable a un coste aceptable. Para los elementos reparados, la experiencia debe juzgar la viabilidad y relevancia de una nueva reparación. – SPP.11: Reparar los elementos sustituidos Después de una evaluación, este proceso implica iniciar la reparación de los elementos sustituidos. El elemento reparado debe estar claramente identificado como tal, ya que no necesariamente tendrá el mismo nivel de fiabilidad que su nuevo equivalente. – SPP.12: Eliminar los elementos averiados o dañados Después de la evaluación del elemento sustituido, este proceso implica la eliminación de los elementos sustituidos, respetando las normas de seguridad y regulación medioambiental y las características específicas del artículo (fuente radiactiva, cinta transportadora, motor, actuador, caja de engranajes, lubricantes, luminarias, elastómeros, etc.). Datos/productos de entrada Datos/productos de salida – Repuestos recomendados por los fabricantes – repuestos disponibles para mantenimiento – Objetivos operacionales (MAN.1) – datos de repuestos – Actividades supervisadas para llevar a cabo las acciones (MAN.5) – documentación de repuestos – Datos, indicadores, mejores prácticas (DTA.11) – repuestos para eliminación - 71 - UNE-EN 17007:2018 jjj – Necesidades iniciales de logística (MRQ.10) – Optimización de repuestos para almacenar (OPT.5) – Repuestos necesarios para el mantenimiento preventivo (ACT.2) – Peticiones de ofertas a fabricantes – Lista de proveedores de repuestos y listas de costes – Elementos devueltos (ACT.7) – Repuestos necesarios para las tareas de mantenimiento en curso (ACT.4) – Elementos sustituidos (ACT.7) Partes interesadas Interfaces con otros procesos Debe completarse por la organización con el fin de responder a las siguientes preguntas: ACT.2 - ACT.4 - ACT.6 - ACT.7 - DOC.3 - DTA.11 MRQ.10 - MAN.1 - MAN.5- OPT.5 – ¿Quién hace el proceso? – ¿Quién es el cliente del proceso? Restricciones relativas a la realización del proceso Elementos que se utilizan para definir los indicadores asociados al proceso – (i1spp) indisponibilidad (o pérdida de producción) debido a falta del repuesto en el almacén – (i2spp) solicitudes de repuestos no satisfechas – (i3spp) repuestos no conformes – (i4spp) número de elementos desechados en comparación con el número de elementos reparables – (i5spp) repuestos obsoletos a reponer – (i6spp) desviación en el inventario (valor y/o cantidad) – (i7spp) cambio en el valor total del almacén (año N en comparación con el año N-1) – (i8spp) valor medio por referencia catalogada gestionada en el almacén – (i9spp) evolución en el número total de repuestos en el almacén – (i10spp) cambio en el número de nuevos repuestos en el almacén (año N en comparación con año N-1) – (i11spp) evolución en el número de repuestos eliminados – (i12spp) evolución en el número de compras directas (compra de repuestos no almacenados) – (i13spp) tiempo medio de espera en el almacén para obtener los repuestos necesarios para el mantenimiento – (i14spp) el coste total de mantenimiento atribuible a los costes de los repuestos – (i15spp) Tasa de cobertura de almacén (por categoría de materiales) – (i16spp) tiempo medio en las órdenes – (i17spp) tiempo medio de entrega (por categorías de repuestos) – (i18spp) Rotación de almacén – (i19spp) valor del almacén en relación con el valor de reposición de la planta – (i20spp) valor de almacén – (i21spp) consumo anual de repuestos UNE-EN 17007:2018 - 72 - jjj Observaciones Este proceso puede realizarse internamente, subcontratarse o contratarse externamente. El proceso puede verse afectado por deficiencias relacionadas con: – La Disponibilidad de los diversos documentos – La calidad de los documentos disponibles – La disponibilidad de recursos y habilidades – La disponibilidad de áreas de almacenamiento designadas Las existencias excesivas podrían llevar a: – costes adicionales para la empresa, – un área de almacenamiento más grande, – un aumento de los recursos (personal, equipo de manipulación, etc.) – mayores gastos de gestión Debería distinguirse entre los elementos de repuesto necesarios para el mantenimiento correctivo, que deben almacenarse para cumplir con las necesidades no programadas, y los elementos de repuesto necesarios para el mantenimiento preventivo que deben ser gestionados de acuerdo con su fecha de uso. - 73 - Figura 18 – Proceso: “Suministrar repuestos” (nivel 2 del mapa) UNE-EN 17007:2018 UNE-EN 17007:2018 - 74 - jjj 6.17 Proceso TOL: Suministrar herramientas, equipos de soporte y sistemas de información Véase la figura 19. Finalidad(es) del Proceso Proporcionar a los usuarios los recursos técnicos operativos necesarios para el mantenimiento (herramientas convencionales y especializadas, equipos de prueba, equipos de manipulación y otros equipos; y sistemas de gestión de la información y del mantenimiento). Actividades clave/procesos elementales – TOL 1 – Establecer y proporcionar el equipo de soporte necesario para el mantenimiento El equipo de soporte necesario para el mantenimiento incluye herramientas convencionales y especializadas, equipos de prueba, monitorización y control, recursos informáticos, equipos de manipulación, acceso a los artículos, zonas de empaquetamiento (zonas para manejo y almacenamiento de equipos nuevos o desmontados y/o herramientas), equipos de protección, etc. Se identifica y las soluciones para su uso en las mejores condiciones posibles tienen en cuenta, especialmente, los costes y plazos. – TOL.2 - Almacenar herramientas y el equipo de soporte Las herramientas y el equipo de soporte se almacenan bajo condiciones ambientales apropiadas en zonas claramente identificadas elegidas de acuerdo con las restricciones de uso. – TOL.3 - Mantener y/o actualizar el equipo de soporte Como medida preventiva, el equipo de soporte se mantiene de acuerdo con un programa establecido (calibración, ajustes, mantenimiento preventivo) y se repara o reemplaza en caso de fallos. Se actualiza cuando es necesario. – TOL.4 - Proporcionar las herramientas y otros equipos de soporte Las herramientas y el equipo de soporte se ponen a disposición del personal de mantenimiento de manera oportuna, en un lugar específico y bajo las condiciones de uso requeridas. – TOL.5 – Establecer y proporcionar un sistema de gestión de mantenimiento, un software de soporte de decisiones, y un sistema de documentación El sistema de gestión de la documentación y el mantenimiento y las herramientas de software para la toma de decisiones se diseñan o adquieren de acuerdo con las necesidades de la empresa (volumen de datos, funcionalidades requeridas, costes, restricciones técnicas diversas, etc.). - 75 - UNE-EN 17007:2018 jjj – TOL.6 - "Mantener" y/o actualizar el sistema de documentación de mantenimiento El sistema de gestión del mantenimiento y la documentación y las herramientas de software de soporte de decisiones se mantienen (depuración, etc.) y se actualizan según sea necesario. Su disponibilidad está garantizada y la información es salvaguardada y mantenida bajo custodia regularmente (copias de seguridad periódicas, protección contra la piratería y actos maliciosos, actualizaciones del hardware, etc.). Datos/productos de entrada Datos/productos de salida – Registros de fabricantes e ingeniería – Lista de herramientas y equipos de soporte disponibles para el mantenimiento – Reglamentaciones que aplican – Objetivos, directrices, opciones decididas por la dirección (MAN.1) – Listado de herramientas requeridas identificadas (ACT.2) – Soporte logístico y equipamiento para tareas de mantenimiento en curso – Sistema de información disponible para otros procesos – Datos, indicadores, mejores prácticas (OPT.5) – Necesidades logísticas iniciales (MRQ.10) – Puesta a disposición de talleres, almacenes, oficinas (STR1) – Herramientas necesarias para las tareas del mantenimiento en curso (ACT.4) – Devolución de equipos de soporte y herramientas después del mantenimiento (ACT.5) Partes interesadas Interfaces con otros procesos Debe completarse por la organización con el fin de responder a las siguientes preguntas: ACT.2 - ACT.4 - ACT.6 - ACT.7 - DTA.1 - MRQ.10 MAN.1 - OPT.5 - IST.1 – ¿Quién hace el proceso? – ¿Quién es el cliente del proceso? Restricciones relativas a la realización del proceso – seguimiento de la obsolescencia de las herramientas especializadas y sistema de información – copia de seguridad y protección de los datos del sistema de información – responsabilidades legales (seguridad de los proveedores de mantenimiento), reglamentaciones (equipos a presión, eslingas, elevación, calibración, etc.) Elementos que se utilizan para definir los indicadores asociados al proceso – (i1tol) tareas pendientes o demoradas debido a la falta de disponibilidad de herramientas – (i2tol) costes de mantenimiento de herramientas – (i3tol) herramientas no disponibles – (i4tol) tasa de indisponibilidad del sistema de información – (i5tol) indisponibilidad (o pérdida de producción) debido a la falta de herramientas o equipos para el mantenimiento – (i6tol) herramientas o equipos no conformes – (i7tol) tiempo de espera medio para obtener herramientas o equipos necesarios para el mantenimiento – (i8tol) coste total de mantenimiento atribuible a herramientas operacionales o costes de equipos Observaciones UNE-EN 17007:2018 - 76 - Figura 19 – Proceso: “Suministrar herramientas, equipos de soporte y sistemas de información” (Nivel 2 del mapa) - 77 - UNE-EN 17007:2018 jjj Bibliografía [1] EN ISO 9000, Quality management systems. Fundamentals and vocabulary (ISO 9000). [2] EN 15341:2007, Maintenance. Maintenance Key Performance Indicators. [3] EN 16646:2014, Maintenance. Maintenance within physical asset management. [4] EN 15628:2014, Maintenance. Qualification of maintenance personnel. [5] EN 60300-3-14:2004, Dependability management. Part 3-14: Application guide. Maintenance and maintenance support. jjj Para información relacionada con el desarrollo de las normas contacte con: Asociación Española de Normalización Génova, 6 28004 MADRID-España Tel.: 915 294 900 info@une.org www.une.org Para información relacionada con la venta y distribución de las normas contacte con: AENOR INTERNACIONAL S.A.U. Tel.: 914 326 000 normas@aenor.com www.aenor.com organismo de normalización español en:
