EL PROCESO CONTABLE La contabilidad se puede considerar como un proceso de transfonnací6n de datos en información financiera útil. En esta sección se verá cómo opera el proceso, el cual se inicia con la recolección de los datos. La ecuación patrimonial es un estado de cuentas que forma la base del proceso contable. Muestra la relación entre los bienes que la empresa posee, las deudas y obligaciones, o sea la diferencia entre lo que se tiene y lo que se debe. Los Activos son todos aquellos bienes y derechos que representan propiedades del productor propietario de la empresa. Los Pasivos son todos aquellas deudas y obligaciones del productor, cualquiera que sea su origen. El Patrimonio que se muestra en el balance está compuesto por el Capital inicial de la empresa o propietario y las-utilidades o pérdidas acumuladas. El patrimonio de una empresa se incrementará con las utilidades netas de cada periodo y se disminuirá con las pérdidas. Todos los bienes y derechos, menos las deudas u obligaciones, constituyen el patrimonio (ésta es la f6rmula del balance general del reporte). ACTIVO menos PASIVO igual a A - P = PATRIMONIO pi EL CICLO CONTABLE ANÁLISIS DE LOS DOCUMENTOS FUENTE Los datos básicos de la contabilidad se encuentran en los documentos fuente, tales como recibos, facturas y otros que respaldan el valor monetario de las transacciones comerciales. El ciclo contable se inicia con el análisis de cada uno de esos documentos. El propósito del análisis es determinar cuáles cuentas serán afectadas por estos documentos, y de qué forma. ASIENTO DE LAS TRANSACCIONES EN EL DIARIO GENERAL El diario general es un libro en el cual se registran los movimientos diarios según el orden cronológico de ocurrencia. Cada una de las transacciones financieras se anotarán en una hoja de diario; ese proceso se denomina "asiento". Las transacciones deberán ser registradas en el diario general de la empresa. El Formulario 15 muestra las entradas de un diario general que corresponden a las transacciones realizadas. Obsérvense las dos columnas y la manera en que se anotan las entradas en esas columnas. Un sistema contable podrá incluir también registros especiales para otras transacciones específicas que se dan con frecuencia. Así, por ejemplo, una tienda de ventas al por menor puede tener un registro de los recibos o desembolsos de caja, compras y un registro de ventas para complementar el diario general. ASIENTO DE LAS TRANSACCIONES EN EL LIBRO MAYOR Después que la información se anota en el diario general se transfiere al libro mayor. El libro mayor es un libro contable en el cual se resumen por cuentas específicas las transacciones registradas en el libro diario. Ese proceso de transferir las entradas del diario general al libro mayor se realiza mediante asientos de registro contables. El Formulario 16 muestra cómo se asentó la primera transacción del diario general, la cual afectará 3 secciones o cuentas del libro mayor. Observe que el libro mayor tiene 4 columnas para entradas. Cada nueva entrada se asentará en las 2 primeras columnas y un balance corrido se llevará en las 2 columnas restantes a la derecha. Obsérvese también que los créditos son iguales a los débitos en ambos formularios. En caso de que no fueran iguales, se sabrá que se ha cometido algún error en el proceso. Por último, la notación "D G-I" en los asientos del Mayor indican que éstas fueron tomadas de la página 1 del diario general. PREPARACIÓN DEL BALANCE DE COMPROBACIÓN Un balance de comprobación es un resumen de todas las cuentas del libro mayor al final de un período contable. Para preparar el mismo, el contador: determina y lista todas las cuentas del libro mayor; totaliza todas las cuentas del activo; totaliza todas las cuentas del pasivo; compara el total de los activos con el total de los pasivos. Si los totales en éste último paso son iguales, el contador puede proceder a preparar los estados financieros. Cuando los totales no son iguales, posiblemente hay un error en algún procedimiento; se debe localizar para corregirlo y poder seguir el proceso. PREPARACIÓN DE LOS ESTADOS FINANCIEROS Los estados financieros de la empresa se preparan con la información obtenida del balance de comprobación. Esa información se presenta en un formato estandarizado (explicado más adelante), con el fin de que los datos sean accesibles a todas las partes interesadas de la empresa en lo que se refiere a los asuntos financieros. EL USO DE LOS BALANCES, EL FLUJO DE CAJA Y LAS CUENTAS DE PERDIDAS Y GANANCIAS EN EL ANALISIS y CONTROL DE LA EMPRESA AGROPECUARIA Los elementos básicos de un sistema de contabilidad agrícola son: el balance general, el flujo de caja y el estado de pérdidas y ganancias. El primero y último son estados financieros, pero sirven a diferentes propósitos. El balance general sirve para el conocimiento de la situación financiera de la empresa, ya que muestra el valor de las propiedades y de las obligaciones, así como también el importe del capital inicial y de las utilidades o pérdidas acumuladas. Resume la situación financiera de la empresa en un momento determinado, en tanto que el estado de pérdidas y ganancias (o de resultados) reúne las transacciones financieras (ingresos y gastos) que ocurren en un período. Puesto que todo ingreso y gasto afecta la situación financiera de la empresa, el balance general cambia de manera continua. Por ello, es muy importante que se especifique el momento preciso en el tiempo al mencionar el balance general. El flujo de caja, por su parte, muestra la liquidez de la empresa en un lapso determinado (mensual, trimestral, semestral, varios años). PRESENTACIÓN DEL BALANCE GENERAL El balance general consta de tres partes: a. Encabezado Nombre de la empresa y razón social, o nombre del propietario. Indicación de que se trata de un balance general. Fecha de formulación. b. Cuerpo Nombre y valor detallado de cada una de las cuentas que forman el activo. Nombre y valor detallado de cada una de las cuentas que forman el pasivo. Importe del capital contable. c. Firmas Del tenedor de libros que lo elaboró. Del contador que lo autorizó. Del propietario del negocio. El balance general se elabora al cierre de cada ejercicio (en general un ejercicio comprende un año completo, pero puede comprender períodos más cortos pero uniformes). BALANCE COMPARATIVO El balance comparativo servirá al administrador para apreciar con mayor claridad y facilidad los aumentos o disminuciones que han sufrido los valores de activo, pasivo y capital de un ejercicio o período a otro, y poder tomar decisiones correctas con base en las experiencias de operaciones anteriores. Es un estado financiero que muestra el aumento o disminución de todas las cuentas, así como las. modificaciones que han sufrido por las operaciones practicadas durante el último ejercicio. Al principiar el ejercicio, habrá siempre un balance inicial que se tomará en cuenta para formular el balance final con los aumentos o disminuciones debidos a las operaciones realizadas. Si la empresa es de reciente creación y es su primer ejercicio, el balance inicial lo integrarán todos los bienes y las deudas con las cuales inicia sus actividades; el balance final se hará al término del ejercicio. Ese balance final servirá como balance inicial para el siguiente ejercicio, y así sucesivamente. ESTADO DE PÉRDIDAS Y GANANCIAS Es un estado financiero que sirve para determinar los resultados netos (utilidades o pérdidas) de la empresa en determinado período. Es distinto al balance general, pues muestra lo ocurrido durante un período determinado, y el balance general muestra la situación de la empresa a una fecha determinada. Por medio del estado de pérdidas y ganancias, el administrador podrá saber la forma específica en que se han obtenido las utilidades o pérdidas de la empresa, ya que el mismo muestra detallada y ordenadamente cada uno de los movimientos u operaciones que modifican los valores, tanto positivos como negativos, en un ejercicio determinado. EL FLUJO DE CAJA El flujo de caja muestra la capacidad de liquidez de la empresa, proyectada para un lapso determinado (trimestral, semestral, anual, varios años) (López 1988). La consideración de todas las transacciones en efectivo de la empresa es muy importante cuando se determina la liquidez de la empresa y su capacidad para pagar deudas. El flujo de caja proporciona un buen indicador para el período en que se prepare dentro del año e indica el comportamiento actual de la empresa en términos de su generación de ingresos y requerimientos de gasto. Si se comparan los resultados de un trimestre con los del año anterior, o con el trimestre pasado, se tiene un indicativo de si la empresa genera más o menos ingreso en el semestre actual que en el año o trimestre pasado. Esa información es útil para evaluar el desempeño de la empresa durante el año y poder dar seguimiento a los cambios que sean necesarios en los planes. Por ejemplo, si el comportamiento de los ingresos en efectivo durante el presente año fue menor que el generado en el mismo período del año anterior, el administrador debe evaluar los planes de producción y/o mercadeo para determinar en dónde deben hacerse ajustes. ESQUEMA ANALITICO PARA EL ANALISIS FINANCIERO EN LA EMPRESA AGROPECUARIA Uno de los problemas más difíciles que confrontan los analistas financieros es la casi infinita variedad de razones financieras y relaciones estadísticas que se pueden calcular con base en la información contenida en un estado financiero. Cualesquiera de dos o más números se pueden combinar y manipular aritméticamente con o sin un propósito. El resultado crea confusión, a menos que se seleccionen algunas relaciones significativas alrededor de algún punto focal. El esquema que se muestra en la Fig. 72, que se enfoca en el retomo sobre la inversión, ha resultado particularmente útil para el análisis de los estados financieros. Algunas características salientes de ese esquema son: a. En las cuentas de ingreso y hojas de balance se ha identificado cada categoría y se ha reagrupado en tal forma que refleje la medida cuantitativa del desempeño financiero más significativo, o sea retorno sobre la inversión total, el cual se obtiene dividiendo la utilidad neta por la inversión total. Este esquema se ha complementado con detalles adicionales, expandiendo cada categoría con título de cuentas más específicas. Por ejemplo: activos corrientes = efectivo caja + inversiones negociables + inventarios + gastos prepagados. b. La inversión total se puede definir como los activos totales o el patrimonio total; ello depende de que el análisis deseado se concentre en la relación entre la utilidad neta y los recursos financieros de la empresa o su patrimonio financiero.
