| Global Business Services – Supply Chain Management – [Brasil] Standard Operating Procedure (SOP) 3.1.01 Pago anticipado a proveedores Version:1.0 3.1.01 Pago proveedores anticipado a Effective Date: 04/27/2017 Title Description Process Title 3.1.01 Pago anticipado a proveedores Process Code 3.1.01 Operations Function Pago anticipado a proveedores Location ABB Brasil Process Owner Patricia Mendes / Leticia Moraes Operations Functional Head (Senior Process Owner) Ary Aquino Effective Date 04/28/2017 Expiry Date 04/27/2018 Effective Version Number V 1.0 Document Number V 1.0 Created By Nancy Rodríguez / Efrén Cerda / Adrián Huerta Approved By Marcio Martino / Elton García Document Store Path Account Specific Versio n No. Author Reviewer Approver Nancy Rodríguez Marcio Martino nancy.rodriguez@mx.abb.com Patricia Mendes Efren Cerda Patricia.mendes@br.abb.com Elton García Efren.cerda@mx.abb.com Leticia Moraes Elton.garcia@br.abb.com Adrian Huerta Leticia.moraes@br.abb.com V1.0 Adrian.huerta@mx.abb.com 17-Abril-2017 2 Confidential– not to be distributed. For internal purposes only Marcio.martino@br.abb.com Version:1.0 3.1.01 Pago proveedores anticipado a Effective Date: 04/27/2017 Contents I General Information ................................................................................................................. 5 II Process Description ................................................................................................................ 5 III Process Overview .................................................................................................................. 5 IV Business Documents ............................................................................................................. 6 V Roles ...................................................................................................................................... 6 VI Systems................................................................................................................................. 6 VII Performance Metrics Expected ............................................................................................. 6 Chapter ...................................................................................................................................... 7 1 Solicitud de pago anticipado ............................................................................................... 7 2 Registro de información en SAP ......................................................................................... 8 3 Registro de solicitud de pago .............................................................................................11 4 Notificación de registro de factura para pago anticipado ....................................................14 Appendix 1: ...............................................................................................................................15 17-Abril-2017 3 Confidential– not to be distributed. For internal purposes only Version:1.0 3.1.01 Pago proveedores anticipado Acronyms: SAP ERP PO Purchase Order PR Purchase Requisition LN Lotus Notes MDF Material Description Frame IMS Indirect Material Services 17-Abril-2017 4 Confidential– not to be distributed. For internal purposes only a Effective Date: 04/27/2017 Version:1.0 3.1.01 Pago proveedores anticipado a Effective Date: 04/27/2017 I General Information El comprador GBS consulta este SOP para programar el pago anticipado a proveedores de ABB Brasil. II Process Description Este proceso describe los pasos para solicitar el pago anticipado a proveedores de IMS para todas las Organizaciones de compra de ABB Brasil. Scope: Se incluyen todas las plantas de ABB Brasil para compras de materiales indirectos y servicios. Purpose: Solicitud de pago anticipado a proveedores SAP Transaction Code(s) used ME22N F-47 III Process Overview ABB Comprador GBS Comprador estrategico 3.1.01 Pago anticipado a proveedores Start Solicita pago anticipado ¿Pago mayor a BR $5000? SI Solicitar carta fianza o seguro garantía al proveedor Ingresa a transacción ME22N Registra información en SAP Ingresa a transacción F-47 Solicita anticipo en SAP No 17-Abril-2017 5 Confidential– not to be distributed. For internal purposes only Se notifica al usuario la solicitud de pago anticipado Finish Version:1.0 3.1.01 Pago proveedores anticipado a Effective Date: 04/27/2017 IV Business Documents Input(s) used - Solicitud de anticipo de pago Output(s) Generated - Factura programada para pago anticipado V Roles ABB Comprador estratégico: envía solicitud de pago anticipado a comprador GBS - Comprador GBS: programa pago anticipado de factura y notifica a usuario VI Systems SAP VII Performance Metrics Expected Performance Measures: Link from share drive to access the document 17-Abril-2017 6 Confidential– not to be distributed. For internal purposes only Version:1.0 3.1.01 Pago proveedores anticipado a Effective Date: 04/27/2017 Chapter 1 Solicitud de pago anticipado 1.1 Comprador estratégico envía solicitud para programar anticipo a comprador GBS a través de correo electrónico. 1.2 Para solicitudes de anticipo mayores a BR $5.000, comprador GBS solicita carta fianza y/o seguro de garantía al proveedor. Sin estos documentos no es posible procesar un anticipo de este monto. Ver referencia en la siguiente tabla: Valores adiantados Tipos de garantias Até R$ 5.000 Nehuma De R$ 5.001 até R$ 30.000 Nota Promissória, ou Apólice de Seguro ou Fiança Bancária De R$ 30.001 em adiante Apólice de Seguro ou Fiança Bancária 17-Abril-2017 7 Confidential– not to be distributed. For internal purposes only Version:1.0 2 3.1.01 Pago proveedores anticipado a Effective Date: 04/27/2017 Registro de información en SAP 2.1 El comprador GBS ingresa a la transacción ME22N e ingresa a la PO donde se solicitará el anticipo: 17-Abril-2017 8 Confidential– not to be distributed. For internal purposes only Version:1.0 3.1.01 Pago proveedores anticipado a Effective Date: 04/27/2017 2.2 El comprador GBS ingresa a la pestaña “Fatura”. En esta pestaña se llenan los siguientes campos: “Ctg. Adiantamiento”: seleccionar siempre “Adiantamiento facultativo” (1) Ingresar el porcentaje o el valor del anticipo (2) MAS EL IVA O ITBMS “Data Adiannmto”: es la fecha de pago del anticipo. Se debe alinear al calendario de pagos oficial emitido por el área de cuentas por pagar de ABB Brasil (3) Se selecciona la opción guardar “Savar” (4) Este proceso se debe realizar línea por línea en la PO 17-Abril-2017 9 Confidential– not to be distributed. For internal purposes only Version:1.0 3.1.01 Pago proveedores anticipado a Effective Date: 04/27/2017 2.3 El sistema notifica el registro de la solicitud de anticipo desplegando el mensaje “Pedido normal XXXX modificado” donde XXXX es el número de pedido modificado. 2.4 Comprador GBS ingresa a pestaña “Versoes” (1) a nivel encabezado para confirmar la(s) línea(s) del anticipo seleccionando la opción “Con” (2) y guarda los cambios “Salvar” (3). La pestaña “Versoes” solo está disponible si la PO estuviera previamente aprobada. 17-Abril-2017 10 Confidential– not to be distributed. For internal purposes only Version:1.0 3.1.01 Pago proveedores anticipado a Effective Date: 04/27/2017 3 Registro de solicitud de pago 3.1 El comprador GBS ingresa a la transacción “F-47” (Solicitacao de adiantamento) 3.2 El comprador GBS registra la fecha del día en curso (1); “Conta” que es el número de proveedor (2) y en “Cd.RzE Destinac” siempre se registra “A” (3) que significa “Adiantamiento activo circulante”. Se finaliza presionando “ENTER” 17-Abril-2017 11 Confidential– not to be distributed. For internal purposes only Version:1.0 3.1.01 Pago proveedores anticipado a Effective Date: 04/27/2017 3.3 Se despliega una pantalla donde se va a capturar en la sección “Montante” el valor del anticipo con impuestos (1); la fecha de acuerdo al calendario de pagos, en el campo “Vencim.em” (2) y en la sección “Doc. Compra” se registra el número de PO (3) y el número de línea (4). Se finaliza presionando “ENTER”. LOS IMPORTES PONERLOS CON IMPUESTOS. SI HAY MAS LINEAS: DAR CLIC EN POSICION NUEVA, ENTER, VOLVER A LLENAR DATOS, ENTER Y SAVE. Este proceso debe realizarse línea por la línea de la PO. 3.4 Se presiona “ENTER” por cada alerta que manda el sistema (3 alertas)… dar SAVE y seguir dando enter hasta q aparezca lo del paso de abajo..(EL PEDIDO TIENE Q ESTAR APROBADO) 17-Abril-2017 12 Confidential– not to be distributed. For internal purposes only Version:1.0 3.1.01 Pago proveedores anticipado a Effective Date: 04/27/2017 3.5 Al finalizar, el sistema envía el mensaje con el número de documento modificado. 17-Abril-2017 13 Confidential– not to be distributed. For internal purposes only Version:1.0 4 3.1.01 Pago proveedores anticipado a Effective Date: 04/27/2017 Notificación de registro de factura para pago anticipado 4.1 Comprador GBS envía notificación por correo electrónico al solicitante indicando el número de documento registrado y la PO correspondiente. Se sugiere utilizar la pantalla desplegada en el paso anterior. Enviar el siguiente mail… a EREIKA, SONIA, Daniel Y ANA EDITH, USUARIO Y MARI Y PEDIRLE AL USUARIO QUE LEVANTE TICKET PARA QUE SEA PAGADO RAPIDO 17-Abril-2017 14 Confidential– not to be distributed. For internal purposes only Version:1.0 3.1.01 Pago proveedores anticipado a Effective Date: 04/27/2017 Appendix 1: Version Control: Version Number 17-Abril-2017 Revision Date 15 Chapter / Index number Revision Description Prepared by Reviewer (SME) Confidential– not to be distributed. For internal purposes only Date of Review Approved by (SFL) Date of approval
