Altos de Curundú, Calle Manuel E. Melo, Edif. 573 Tele: 504-04-03 * Fax 501-1410 Apartado 0815-01151, Panamá, Rep. De Panamá INSTITUTO DE SEGURO AGROPECUARIO (ISA) OFICINA DE INFORMÁTICA PROYECTO Implementación de un Sistema Informático para la Administración de Seguros y Siniestros para mejorar la eficiencia en la gestión del Instituto de Seguro Agropecuario. A- Antecedentes El Instituto de Seguro Agropecuario, es una entidad autónoma del Estado Panameño, creada mediante Ley N° 34 del 29 de abril de 1996 que subrogó la Ley 68 de 1975. Su misión es participar como agente intermediario de seguro agropecuario, proporcionando seguridad al productor agrícola, ganadero y forestal; creando confianza entre los entes financieros, para que incursionen en el financiamiento de las actividades que desarrollan el sector agropecuario. Los objetivos institucionales son: Ofertar al productor agropecuario y forestal los servicios de aseguramiento que brinda la institución en la gama de seguros agrícolas y pecuarios, forestales y complementarios, reglamentados en coordinación con la Superintendencia de Seguro y Reaseguros del Ministerio de Comercio e Industrias. De igual forma, también es objetivo del ISA brindar seguridad económica a los productores asegurados en relación a su inversión. El I.S.A. cuenta con presencia en distintas regiones del país, a través de sus gerencias regionales, ubicadas en: Bocas del Toro, David, Santiago, Sona, Mariato, Chitré, Las Tablas, Tonosí, Penonomé, Panamá (Chepo, Capira, Tortí), Colón, Darién. B- Definición del Problema: Por la actividad que desarrolla el Instituto de Seguro Agropecuario, en ofrecer Pólizas de Seguros Agropeforestal, a los productores es vital el proceso oportuno de la documentación, esto implica el levantamiento de información para la generación de solicitudes y los procesos posteriores (Emisión de Pólizas, Facturas, Endosos, etc.). Por otro lado están los procesos para recabar información, analizar y sufragar los casos por siniestralidad reportados por los productores para cubrirlos económicamente. Para procesar la información, se utiliza un Sistema que data del año 1995, desarrollado en DBASE una de las primeras Bases de Datos para PC , ya que las Bases de Datos de esos años solo existían para computadores grandes o Mainframes, cuyo costo era muy elevado. Con DBASE, se levanto una serie de programas y archivos a través de 20 años y han crecido de acuerdo a los requerimientos en cada una de las administraciones del ISA , teniendo como resultado un grupo de módulos sin control y sin documentación adecuada. Otra de la problemática es que los procesos inicialmente se han efectuado todos en la sede en Panamá, algunas Gerencias Regionales ha emitido pólizas pero con copias locales de los programas, retardando el proceso de generación de informes en la sede, porque primero se tiene que recibir un CD con los archivos copiados en la Gerencia Regional y actualizar los datos en los archivos de la Sede. El sistema actualmente, tiene poco control para entrada de la información y no es fácil su operación, los datos en algunos casos permitidos, cuando el usuario se equivoca, no puede corregir y debe anular el proceso, retardando el tramite respectivo ( generación de pólizas, facturas, endosos etc.). No existe un registro de cambios ni pistas de auditoría, para rastrear un error o identificar que usuario efectuó correcciones o anulaciones en un paso o proceso. El Sistema actual, trabaja por medio de Menús, y selección de opciones, no utiliza las técnicas modernas de Workflow o de Gestión de Procesos de Negocios (Business Process Management o BPM). Este Sistema depende mucho del personal de Informática para darle mantenimiento a los catálogos, incidiendo en la demora de la ejecución de los procesos. También depende de Informática para generación de reportes, consultas y cualquier otra información que se solicite. El Sistema actual, no es un sistema diseñado para generar información gerencial, solamente sirve para generar información operacional, existen una serie de reportes estadísticos y de referencia que han sido creados de acuerdo a los requerimientos de pasadas administraciones, pero que no son estándares a nivel de sistema y tampoco el personal actual los utiliza. La Base de Datos no cumple con las normas modernas de una verdadera Base de datos Relacional, y tampoco es una Base de Datos Transaccional, lo que puede originar inconsistencias en los datos almacenados. En cuanto a los niveles de seguridad, el sistema tiene la opción de entrada con una clave de seguridad, pero no tiene fecha de vencimiento, por consiguiente el usuario no puede renovarla cada cierto tiempo o cambiarla a discreción. No tiene capacidad de restringir por grupo de usuarios las diferentes opciones del sistema, por cuanto su vulnerabilidad es alta, ante cualquier intromisión o daño intencional o no intencional de los datos almacenados. C- Alternativas Identificables, Viables y Pertinentes: Implementar un nuevo Sistema de Administración de Seguros y Siniestros (SASS) , además preparar la infraestructura para el ingreso del Instituto de Seguro Agropecuario al ISTMO (Sistema de Administración Financiera) con el cual el (SASS) estará integrado. La implementación de un nuevo Sistema de Administración de Seguros y Siniestros, permitiría tener agilidad en los procesos de identificación de prospectos, colocación de seguros, emisión de pólizas o endosos, seguimiento a los bienes asegurados, emisión de facturas, emisión de cobros, seguimiento de cobros, notificación de siniestros, inspección del siniestro, resueltos, acta de resolución, siniestros por pagar. D- Objetivos del Proyecto: Objetivo General: Apoyar la gestión del Instituto de Seguro Agropecuario a través de un Sistema Informático de Administración de Seguros y Siniestros mejorando la colocación de seguros en sector agropecuario y dando respuesta oportuna a los reclamos presentados por los productores ante eventuales siniestros. Objetivo Especifico: Implementar un nuevo Sistema Informático de Administración de Seguros y Siniestros acorde con la infraestructura tecnológica existente, permitiendo la integración con el Sistema ISTMO. E- Justificación: La Implementación de un nuevo Sistema Informático de Administración de Seguros y Siniestros, que integre a las Gerencias Regionales (Panamá, Bocas del Toro, Chiriquí, Veraguas, Coclé, Herrera, Los Santos, Colon, Darién), permitiría tener un proceso ágil en la colocación y los procesos posteriores a la emisión de pólizas, los resultados obtenidos se reflejarán en los siguientes cambios positivos. Integración de la información de la Sede y las Gerencias Regionales en una sola Base de Datos. Consulta de la producción de pólizas, endosos, facturación, cobros, siniestros, pagos en línea. Informes detallados y consolidados inmediatos. Expedientes electrónicos por póliza. Expedientes electrónicos por siniestro. Emisión de informes para cálculos actuariales. Generación de informes estadísticos para la proyección técnica, de mercadeo y financiera. El Instituto de Seguro Agropecuario mediante este sistema podrá integrarse a otros sistemas como el ISTMO o los sistemas existentes de otras entidades asociadas (MIDA, BDA, IDIAP, BNP) que igualmente prestan servicio al sector agropecuario. El beneficio obtenido al implementar este proyecto, impactará en el objetivo principal, el servicio al productor nacional. G- El proyecto en el marco de las Políticas y Estrategias de Desarrollo del País: Este proyecto respalda la política de desarrollo del sector agropecuario que promueve el Gobierno Nacional, ya que como parte de las entidades relacionadas a este sector, el Instituto de Seguro Agropecuario es una entidad activamente comprometida con el productor agropecuario, dando su respaldo económico en el momento que más lo necesita, ante un siniestro. H- Estudio Técnico: Localización del Proyecto: Sede y sus diez (10) Gerencias Regionales y cinco (5) Agencias distribuidas de la siguiente manera: Gerencia General Gerencia Regional de Bocas del Toro Gerencia Regional de Coclé Gerencia Regional de Colón. Gerencia Regional de Chiriquí Gerencia Regional de Darién Gerencia Regional de Herrera Gerencia Regional de Los Santos Agencia de Tonosí Agencia de Macaracas Gerencia Regional de Panamá Este Agencia de Tortí Gerencia Regional de La Chorrera Gerencia Regional de Veraguas Agencia de Soná Agencia de Mariato Sede: Sede: Sede: Sede: Sede: Sede: Sede: Sede: Panamá Changuinola Penonomé Buena Vista Doleguita Santa Fe Chitré Las Tablas Sede: Chepo Sede: Capira Sede: Santiago I- Tamaño del Proyecto: El proyecto tiene una duración de seis (6) meses. Es importante establecer las tareas necesarias que darían inicio al proyecto como son el trámite para la adquisición del Hardware y el Software para desarrollar el Sistema de Administración de Seguros y Siniestros. TAREA Confección del Pliego de Cargos para adquisición del Hardware. Revisión de las condiciones y el pliego de cargos. Proceso de compra del Hardware por licitación pública. Adjudicación de la Licitación Pública. Confección del Pliego de Cargos para adquisición del Software. Revisión de las condiciones y el pliego de cargos. Proceso de compra del Software por licitación pública. Adjudicación de la Licitación Pública. Instalación del Hardware. Análisis, Diseño, Desarrollo e Implementación Del Sistema de Administración de Seguros y Siniestros. Pruebas del Sistema de Administración de Seguros y Siniestros. Ajustes al Sistema de Administración de Seguros y Siniestros. DESCRIPCION Crear el documento que especificara las condiciones, requerimientos y forma de adquisición de los equipos. Revisión del las especificaciones técnicas, condiciones de compras y regulaciones legales siguiendo las normas establecidas por el Estado. Realización de la solicitud de compra, solicitud de la certificación de la Autoridad de Innovación Gubernamental, subir la licitación a PanamaCompras. Proceso de evaluación y adjudicación de las propuestas presentadas. Crear el documento que especificara las condiciones, requerimientos y forma de adquisición del Software. Revisión del las especificaciones técnicas, condiciones de compras y regulaciones legales siguiendo las normas establecidas por el Estado. Realización de la solicitud de compra, solicitud de la certificación de la Autoridad de Innovación Gubernamental, subir la licitación a PanamaCompras. Proceso de evaluación y adjudicación de las propuestas presentadas. Instalación de los Servidores y las PC’S (Sede y Regionales) Proceso de Análisis, Diseño, Desarrollo e Implementación del Sistema de Administración de Seguros y Siniestros, cumpliendo con los estándares sugeridos por la Autoridad de Innovación Gubernamental. Efectuar las pruebas correspondientes a cada uno de los procesos del Sistema de Administración de Seguros y Siniestros. Efectuar los cambios necesarios de acuerdo a los requerimientos, para el funcionamiento adecuado del Sistema. Capacitación a los usuarios del Sistema de Capacitar a los usuarios en el uso del Sistema de Administración de Seguros y Siniestros. Administración de Seguros y Siniestros. Entrega del Sistema de Administración de Entrega formal del Sistema de Administración de Seguros y Siniestros. Seguros y Siniestros con manuales de usuario y técnico. J- Tecnología del Proyecto: Actualmente el Instituto de Seguro Agropecuario está conectado a la Red Nacional de Multiservicios y cuenta con toda la estructura de red para conectar a los servidores en la sede ubicada en Altos de Curundú, donde comparte la fibra óptica con el MIDA. Todas las Oficinas Regionales cuentan con el servicio de Internet que contratamos con Cable & Wireless y Cable Onda. Nuestro sistema de comunicación telefónica funciona por I.P. a través de la Red Nacional de Multiservicios. La estructura de red creada desde el 2012, nos sirve aun para desarrollar este proyecto ya que está en perfecto estado y puede durar un año más hasta reemplazar el cableado y los equipo de comunicación utilizados en la red actualmente. Este proyecto tiene dos componentes el Software y el Hardware, la inclusión del componente Hardware obedece a la necesidad de actualizar las computadoras , ya que en su gran mayoría pasan de 3 años de uso, además el proyecto que en la actualidad está implementando el Ministerio de Economía y Finanzas (ISTMO) requiere características especiales en las computadoras que van a utilizar este sistema, por tal motivo como el nuevo Sistema de Administración de Seguros y Siniestros se va a integrar a ISTMO, es importante la renovación de las computadoras. En cuanto al Software, se requiere la adquisición por cada una de las computadoras de software ofimático y antivirus. Para el desarrollo y almacenamiento de datos del Sistema de Administración de Seguros y Siniestros , se requiere una Base de Datos o repositorio de información y una herramienta de Desarrollo tipo CASE, para la consultoría de desarrollo del Sistema de Administración de Seguros y Siniestros. K- Ingeniería del Proyecto: El objetivo de desarrollar el Sistema de Administración de Seguros y Siniestros, es que pueda elaborarse de acuerdo a los requerimientos específicos que exige este tipo de sistema para una institución única en este sector como es el sector de los seguros Agropecuarios, además contar con el código fuente del sistema y que sea de propiedad del Instituto de Seguro Agropecuario, para que el personal capacitado pueda darle el mantenimiento oportuno y adecuado sin interrupción. Los costos aproximados del Hardware, Software y Servicios para desarrollar este proyecto los mostramos a continuación; COSTO DE EQUIPOS, PROGRAMAS Y SERVICIOS REQUERIDOS: Descripción Servidor de Desarrollo y Pruebas Batería para el Servidor Base de Datos Computadoras de Escritorio Baterías de respaldo para PC’s Microsoft Office Licencia Open Antivirus para las PCS y Servidor Consultoría: Diseño y Desarrollo de Sistema de Administración de Seguros y Siniestros Herramienta de Desarrollo Software de Virtualizacion Costo del Proyecto Cantidad 1 1 1 150 150 150 150 1 1 1 Costo por Unidad 7,500.00 2,500.00 17,900.00 700.00 50.00 275.00 45.00 102,000.00 7,500.00 2,100.00 Costo Total 7,500.00 2,500.00 17900.00 105,000.00 7500.00 41,250.00 6,750.00 102,000.00 7,500.00 2,100.00 B/.300,000.00 L- Aspectos de Organización: La Gerencia General del Instituto de Seguro Agropecuario en su afán de mejorar en todos sus aspectos la estructura organizativa de nuestra institución, con el fin de dar el mejor servicio de aseguramiento a los productores del sector agropecuario y forestal de Panamá, tiene entre su principal objetivo la implementación de un nuevo Sistema de Administración de Seguros y Siniestros. Este nuevo sistema permitirá cumplir con varias metas, entre las que podemos mencionar, incrementar la colocación de seguros y ampliar la cartera de productores. El pago oportuno de los siniestros reportados, obtener datos estadísticos que servirán para elaborar los planes actuariales de la institución. Para este propósito, se ha formado un equipo de trabajo liderado en la parte tecnológica por la Oficina de Informática y en la parte conceptual del nuevo sistema por las Gerencias de Seguro Ganadero, Seguro Agroforestal y Seguro Complementario. Como ente supervisor o de seguimiento, la Secretaria General en representación de la Gerencia General y apoyado por la Oficina de Desarrollo Institucional. M- Evaluación Indicadores del Proyecto: Principal Detalle Efectividad Medir el avance del proyecto de acuerdo a las tareas concluidas de las correspondientes fases (Análisis, Diseño, Desarrollo, Pruebas e Implantación) de los Módulos del Nuevo Sistema. Unidad de Medida Productos terminados en cada fase de acuerdo a la planeación del proyecto. Magnitud En 6 meses tener el Sistema de Administración de Seguros y Siniestros Funcionando al 100% Para la evaluación se tomara como referencia muy importante que el Sistema de Administración y Seguros cumpla con los requerimientos del Instituto de Seguro Agropecuario concerniente al control y seguimiento de los diferentes procesos para el aseguramiento y pago de indemnizaciones a los productores. Igualmente que cumpla con los estándares de diseño y programación recomendados por la Autoridad de Innovación Gubernamental. N- Evaluación Financiera: Descripción Vida útil del proyecto Vida útil del equipo Vida útil del Sistema de Admón. de Seguros y Siniestros Costo de Inversión en Hardware Costo de Inversión en Software Consultoría (Análisis ,Diseño, Desarrollo, Pruebas e Implementación ) Inversión 6 meses Máximo 4 años 10 años 122,500.00 75,500.00 102,000.00 Fecha estimada de inicio de la Inversión Inversión Total Septiembre/2015 B/.300,000.00 O- Evaluación Económica y Social: El proyecto de desarrollo de un nuevo Sistema de Administración de Seguros y Siniestros además reemplazar un sistema que se inicio en 1993, busca dinamizar la colocación de seguros en el sector agroforestal y ganadero, generando los tramites de aseguramiento en tiempos óptimos y gestionando los procesos de siniestros de acuerdo a la responsabilidad adquirida por parte del Instituto de Seguro Agropecuario ante los bienes asegurados de los productores. La implementación de un nuevo sistema impactara directamente en el sector agropecuario porque facilitara que el productor obtenga los beneficios del seguro en el tiempo que establece el contrato de aseguramiento y no esperar meses o años para recibir los pagos por indemnizaciones. Por otro lado, al contar con un sistema eficiente de Administración de Seguros y Siniestros, nuestra capacidad de colocación de seguros se incrementara , logrando que nuestro personal técnico esté más cerca del productor, beneficiándose del apoyo técnico que pueda obtener de nuestro personal y minimizar o anular el impacto de los siniestros. P- Evaluación Ambiental: Este proyecto no afecta el medio ambiente ni genera residuos tóxicos en las áreas de trabajo del Instituto de Seguro Agropecuario, los servidores adquiridos, las baterías y las computadoras de escritorio cumplen con las normas internacionales establecidas para ser usadas sin contaminar el medio ambiente. Los equipos que se reemplacen serán evaluados y donados a instituciones o escuelas que requieran equipos para uso básico, también debe considerarse como impacto positivo colateral del proyecto. Willmington Espino A. Oficina de Informática Instituto de Seguro Agropecuario