Distribución de Chocolate S.A. de C.V. Pereira en la Calle 14 No. 1508 Local 11 1 de Abril del 2024 Carta de Asamblea Fábrica de Chocolates Sur S.A. de C.V. Resultado de la Auditoría y Comunicación de Hallazgos Estimado/a: Alicia Maria Gutierrez Méndez Nos dirigimos a ustedes en calidad de Maria Álvarez Gómez Pérez con respecto a la recién auditoría llevada a cabo en Distribución de Chocolates S.A. de C.V. a continuación, presentamos un resumen de los hallazgos clave, conclusiones y recomendaciones de nuestro trabajo: Alcance de la Auditoria. Gestión Financiera. Revisión de los registros contables y financieros para evaluar la integridad y exactitud de los estados financieros. Evaluación de los procedimientos de facturación, cuentas por cobrar y cuentas por pagar para detectar posibles irregularidades o riesgos financieros. Análisis de la gestión de efectivo, incluyendo el manejo de caja chica, conciliaciones bancarias y políticas de autorización de pagos. Gestión de Inventarios. Verificación física de los inventarios de chocolates y productos relacionados para confirmar su existencia y estado. Evaluación de los procedimientos de control de inventario, incluyendo el seguimiento de movimientos de existencias, rotación y deterioro. Gestión Operativa. Revisión de los procesos de producción y distribución de chocolates para identificar eficiencias operativas y posibles áreas de mejora. Análisis de la cadena de suministro y logística para evaluar la eficacia de la entrega de productos y la gestión de pedidos. Cumplimiento Legal y Regulatorio. Verificación del cumplimiento de las normativas fiscales, laborales y de seguridad ocupacional aplicables a la empresa. Evaluación de las políticas y procedimientos para garantizar el cumplimiento de las regulaciones alimentarias y de etiquetado. Gestión de Riesgos. Identificación y evaluación de los riesgos financieros, operativos y de cumplimiento asociados a las actividades de la empresa. Recomendaciones para fortalecer los controles internos y mitigar los riesgos identificados. Hallazgos de la Auditoría. Durante la auditoría realizada a la empresa de distribución de chocolates, se identificó un control inadecuado de los inventarios de productos perecederos, especialmente aquellos con fecha de vencimiento cercana. Evidencia: Se observó que en varias ubicaciones de almacenamiento de la empresa, los productos perecederos, como chocolates con rellenos frescos o delicados, no estaban siendo adecuadamente rotados según la fecha de vencimiento. Además, se encontraron productos vencidos en los estantes de exhibición y almacenamiento. Impacto: Este control inadecuado de inventarios de productos perecederos puede tener varios impactos negativos en la empresa: Pérdida financiera debido a la obsolescencia de productos vencidos. Riesgo de reputación al ofrecer productos de baja calidad o vencidos a los clientes. Posible incumplimiento de regulaciones sanitarias y de seguridad alimentaria. Conclusión. La identificación del control inadecuado de inventarios de productos perecederos en la empresa de distribución de chocolates es un hallazgo significativo que requiere una acción inmediata por parte de la administración. Esta deficiencia representa un riesgo financiero, operativo y de reputación para la empresa, ya que puede resultar en pérdidas económicas, riesgos para la salud pública y daño a la reputación de la marca. Para abordar este hallazgo, es crucial que la empresa implemente medidas correctivas sólidas y eficientes, como la revisión y mejora de los procedimientos de gestión de inventarios, la capacitación del personal en prácticas de manipulación de alimentos y la implementación de controles periódicos de inventario. Estas acciones ayudarán a fortalecer los controles internos, mejorar la eficiencia operativa y garantizar la calidad y seguridad de los productos distribuidos. La implementación oportuna de estas recomendaciones no solo mitigará los riesgos asociados con el control inadecuado de inventarios, sino que también contribuirá a la mejora continua de las operaciones de la empresa y al mantenimiento de la satisfacción del cliente. Es fundamental que la administración demuestre un compromiso firme con la calidad y la seguridad de los productos, así como con el cumplimiento de las regulaciones aplicables en el sector de la distribución de alimentos. Recomendaciones. Gestión Financiera: Implementar controles más estrictos sobre la facturación y el manejo de cuentas por cobrar y por pagar para mejorar la precisión y la transparencia de los registros financieros. Gestión de Inventarios: Establecer procedimientos claros y regulares para la rotación de inventarios, priorizando la salida de productos con fechas de vencimiento más cercanas para evitar pérdidas por obsolescencia. Gestión Operativa: Optimizar los procesos de producción y distribución para aumentar la eficiencia y reducir los tiempos de espera, asegurando una entrega oportuna y de calidad a los clientes. Cumplimiento Legal y Regulatorio: Capacitar al personal en las regulaciones alimentarias y de seguridad alimentaria aplicables, y realizar auditorías periódicas para garantizar el cumplimiento continuo de dichas regulaciones. Gestión de Riesgos: Desarrollar e implementar un plan de gestión de riesgos que identifique, evalúe y mitigue los riesgos financieros, operativos y de cumplimiento asociados con las operaciones de la empresa. Responsabilidades. La administración debe designar un responsable para supervisar la implementación de controles financieros más sólidos y asegurarse de que se sigan adecuadamente. (Gestión Financiera). Es responsabilidad del equipo de operaciones establecer y hacer cumplir procedimientos claros para la rotación adecuada de inventarios, así como realizar controles regulares para evitar la obsolescencia. (Gestión de Inventarios). La gerencia debe liderar los esfuerzos para optimizar los procesos operativos, asignando recursos necesarios y monitoreando el progreso hacia la eficiencia deseada. (Gestión Operativa). La dirección es responsable de garantizar que el personal esté debidamente capacitado y que se cumplan todas las regulaciones pertinentes, realizando revisiones periódicas para mantener la conformidad. (Cumplimiento Legal y Regulatorio). La administración tiene la responsabilidad de identificar, evaluar y mitigar los riesgos asociados con las operaciones de la empresa, asignando recursos adecuados y estableciendo un plan de acción claro. (Gestión de Riesgos). Fecha de Reunión y Seguimiento. Fecha: [30 de Mayo del 2024] Hora: [6:00 p.m.] Duración: [3:00 Hrs] Agenda Propuesta: Repaso de los hallazgos clave identificados durante la auditoría. Discusión sobre las recomendaciones propuestas y responsabilidades asignadas. Revisión de los planes de acción específicos para abordar las áreas de mejora identificadas. Establecimiento de plazos y responsables para la implementación de las acciones correctivas. Confirmación de los próximos pasos y seguimiento del progreso. Ubicación: [Virtual, con el horario establecido] Participantes: Representantes de la administración de la empresa. Equipo responsable de implementar acciones correctivas. Auditor/a principal o representante del equipo de auditoría, si es relevante. Objetivo: El objetivo de la reunión es revisar y discutir los hallazgos de la auditoría, así como establecer un plan de acción claro y asignar responsabilidades para abordar las áreas de mejora identificadas. Confirmación: Se solicita confirmación de asistencia y disponibilidad para la fecha propuesta lo antes posible. Nota: Si la fecha propuesta no es adecuada para todos los participantes, se puede ajustar según sea necesario para asegurar la participación de las partes clave. Agradecemos su cooperación y disposición durante el proceso de auditoría, y quedamos a su entera disposición para cualquier consulta adicional o aclaración que puedan necesitar. ATENTAMENTE. Maria Álvarez Gómez Pérez Auditor Líder.
