1. Circulación de la correspondencia La correspondencia es el medio mediante el cual se transmite un mensaje escrito en la empresa, Sea cual sea el soporte utilizado. 1.1. Tipos de mensajería La correspondencia surgida de la actividad empresarial se puede clasificar en: Mensajería interna: es la que circula dentro de la propia organización. Tiene que ser distribuida entre los diferentes servicios, departamentos o personas de la entidad. Esta labor se realiza normalmente de manera conjunta con la distribución de la correspondencia de entrada y la recogida de la correspondencia de salida. Mensajería externa: Mensajería de entrada: Es la que recibe la organización. Hay que reflexionarla, clasificarla, registrarla y distribuirla a los diferentes servicios, departamentos o personas de la empresa o entidad pública. Mensajería de salida: Es la que envía la empresa o el organismo público. Hay que recogerla de los diferentes servicios o departamentos de la organización, clasificarla, registrarla y enviarla en los plazos y formas requeridos. 1.2. Tratamiento de la correspondencia de entrada Recepción: Entrada de la correspondencia y los envíos postales en la empresa, se verifica su buen estado y, si es el caso, se informa de posibles daños a efectos de reclamaciones. Registro: La corresponde en la paquetería se registran conforme a las normas internas de la empresa. Clasificación: La paquetería y el correo recibido se clasifican de acuerdo con los criterios establecidos previamente. Distribución: El correo y la paquetería Se reparten a sus destinatarios en el tiempo y la forma precisos. 1.3. Tratamiento de la correspondencia de salida Elaboración: Incluye la redacción, la firma y la preparación de los anexos que pueden acompañarla. Recogida: Se recoge la correspondencia que quieran enviar los diferentes departamentos de la empresa o del organismo público. Envío: La correspondencia se envía al servicio de Correos o a la agencia de mensajería para que la remita el destinatario. Registro: La correspondencia de salida se registra de acuerdo con las normas internas de la organización. 1.4. Flujo de correspondencia de entrada y salida En una empresa la documentación está continuamente fluyendo de un lado hacia otro: 1. Recepción 2. Registro 3. Clasificación 4. Distribución 1. Elaboración 2. Recogida 3. Registro 4. Envío 2. Correspondencia de entrada 1 2.1. Recogida Los pasos que hay que seguir en la recepción son: 1. Firma del albarán: también puede ser necesaria la firma del acuse de recibo que pueda acompañar la correspondencia. 2. Apertura del correo ordinario: antes de proceder a abrir el correo, debe tenerse en cuenta que algunas comunicaciones tienen carácter privado. Esta circunstancia vendrá señalada en el sobre con las indicaciones: “a la atención de”, “confidencial”, “personal”, “reservado” u otras similares. Este tipo de comunicados deben entregarse sin abrir a la persona que van dirigidos. 3. Fecha: en caso de que falte la fecha de algún documento, podemos escribir la del matasellos en el borde superior derecho del sobre. 4. Remitente: se ha de revisar que aparezca la dirección del remitente en el documento. Si no está, debemos grabar a los documentos el sobre con la dirección. 5. Contenido: Es preciso comprobar el contenido del sobre del paquete. Hay que verificar que esté toda la documentación a la que hace referencia la correspondencia. Cuando se adjuntan documentos suele indicarse al pie del escrito. 6. Bandeja de entrada: Una vez que hemos abierto y comprobado el contenido, la correspondencia se coloca en la bandeja de entrada para proceder a su registro. 2.2. Registro No hay que registrar toda la correspondencia. Por ejemplo, no es necesario registrar los documentos publicitarios, comerciales o informáticos, como tampoco hay que hacerlo con la correspondencia cerrada, ya que solo puede abrirla su destinatario. Número de registro. Es el número correlativo que se le ha asignado a la comunicación. Fecha. Es la fecha de llegada a la empresa u organismo público. Remitente. Anota el nombre y dirección de la persona que envía la comunicación. Clase. Indica si es carta telegrama, tarjeta postal, libro, paquete, etc. Anexos. Señala si se adjuntan otros documentos como pedidos, facturas, cheques, catálogos, etc. Asunto. Describe brevemente el tema de la comunicación con palabras como pedidos, cobros, pagos, reclamaciones, presupuestos, etc. Si. El escrito trata más de un asunto, podemos indicarlo con la palabra varios. Destinatario. Apunta la persona o el departamento al que va dirigida la correspondencia. 2.3. Clasificación Una vez recibida la correspondencia, se clasifica, según se trate de cartas impresos, facturas, periódicos, revistas o algún tipo de paquetería. Para ello se suele disponer de bandejas o estantes clasificadores. En una segunda clasificación se diferencia entre correo urgente, correo ordinario, correo certificado y documentación personal o confidencial. Esta selección previa puede permitir repartir las cartas con identificación personal los impresos. Y el material de publicidad los departamentos y a las secciones que correspondan. Con el resto de correspondencia procederemos según estas reglas: Regla 1. El correo que viene dirigido a nombre de una persona o de un departamento concreto de la empresa, se ha de colocar en los casilleros correspondientes para ser distribuido. 2 Regla 2. Cuando un documento afecta a más de un departamento se debe hacer una fotocopia para cada 1 de ellos. Regla 3. El correo que llegue dirigido a la empresa, sin especificar persona o departamento de destino, se tiene que apartar para ser abierto y revisado por el departamento administrativo. Suele tratarse de publicidad, catálogos, etc. Regla 4. Si la correspondencia no está identificada correctamente, es decir, si los datos del destinatario son insuficientes o erróneos se apartará para aclarar su posible identificación. Regla 5. Cuando por error se recibe un correo que no va dirigido a la empresa se ha de apartar para remitirlo de nuevo a la oficina de correos. 2.4. Distribución Una vez registrada y Clasificada la correspondencia, tiene que ser distribuida a los departamentos o las personas correspondientes, teniendo en cuenta los siguientes aspectos: Hay que pensar en el recorrido, especificando los despachos y las dependencias que se deben visitar en cada entrega. En algunas empresas y organismos la entrega no se hace en mano, sino que hay bandejas especiales para dejar la correspondencia. Cada punto de recorrido tendrá al menos 2 bandejas, una para la correspondencia de entrada y otra para la de salida. 3. Correspondencia de salida El tratamiento de la correspondencia de salida pasa por la siguiente serie de etapas: 1. Elaboración y comprobaciones previas 2. Recogida 3. Registro 4. Expedición o envío Las cartas se deben plegar siempre con el contenido hacia dentro y el membrete hacia afuera. Los datos los datos del destinatario han de aparecer en el sobre. El franqueo consiste en pesar y pagar el servicio de transporte y reparto de la correspondencia. Se suele realizar mediante sello postal, aunque hay otros sistemas. Por último, la correspondencia y la paquetería se trasladan a las oficinas postales o a las agencias de mensajería y paquetería. O se avisa para que procedan a su recogida. 4. Procedimientos con la Administración pública 4.1. Procedimiento en registros públicos El registro de entrada y de salida de documentos en la administración cumple una doble función: Suministrar al ciudadano una prueba fehaciente de la prestación de documentos y dar salida a la documentación generada por la propia administración. En los registros públicos, los documentos pueden llegar por las siguientes vías: A través del mostrador, desde otra dependencia administrativa, por correo interno, por correo ordinario o telemáticamente. El interesado tiene derecho a recibir un justificante de la presentación de la documentación en el que se indique la fecha y la administración en que se ha presentado. 5. Servicios de Correos 5.1. Medios de envío 3 Servicio Carta ordinaria Carta urgente Carta certificada Burofax Telegrama Fax Valija Postal Expres Paquete azul Catálogos y publicaciones periódicas Reenvío postal Apartado postal Publibuzón ¿En qué consiste? Es la más utilizada cuando el peso no supera los 2kg y no se precisa entrega urgente. Es igual que la carta ordinaria pero con carácter urgente. Garantiza la entrega del envío con la firma del destinatario o la persona autorizada cuando lo recibe. El remitente puede realizar el seguimiento del envío por teléfono. Se emplea para el envío urgente y seguro de documentos. Se entrega bajo firma del destinatario. Es una comunicación breve, clara y sencilla, transmitida a través del telégrafo. Es el envío de documentos a terminales de fax. Se trata de un servicio para empresas que necesitan intercambiar correspondencia periódica entre varios destinos nacionales, de forma que todos los envíos se agrupan en un embalaje. Está pensado para envíos de paquetería. Se puede realizar el seguimiento del estado del envío por teléfono. Es el envío de paquetes o documentos voluminosos a territorio nacional y Andorra. La entrega se realiza a domicilio y bajo firma. Se envían envueltos en plástico transparente o en un sobre abierto para que se pueda ver su contenido. Este servicio permite a una empresa seguir recibiendo su correspondencia cuando se produce un cambio de sede. Correos asigna un cajetín de recepción en una localidad para recibir envíos postales. Se emplea para envíos de publicidad de hasta 100g mediante buzoneo. Por lo que no consta la identidad del destinatario. 4 Plazos de entrega Nacional: de 2 a 4 días. Internacional: según el país. Nacional: menos de 24 horas. Internacional: de 3 a 4 días. Normal: de 1 a cuatro días. Urgente: 24 horas. 24 horas. Nacional: 24 horas. Internacional: según el país. Entrega inmediata. Pueden elegirse los días y los horarios de recogida y entrega. Nacional: de 24 a 48 horas. Internacional: según el país. Depende del destino. Nacional: de 2 a 6 días. Internacional: según el país. Periodicidad diaria. Horario de oficina. De 2 a 6 días. 5.2. Servicios adicionales Servicio Acuse de recibo Certificaciones Franqueo electrónico. Reembolso Deportes debidos Valor declarado Recogida a domicilio CityPaq Características Es la confirmación escrita de la entrega, recoge información de entrega, identidad del receptor y fecha y hora de entrega. El impreso, una vez cumplimentado, se pega detrás de la Carta. Cuando el destinatario recibe el envío, firma el impreso y el servicio de correos lo devuelve al remitente para confirmarle que se ha realizado la entrega. Se trata de la emisión de un certificado de que se ha realizado la entrega para que conste a los fines que sean necesarios. Permite el abono online de los servicios mediante tarjeta bancaria o Paypal. Correos realiza la gestión de cobro a la entrega del envío al destinatario, que, para retirar mercancía de la oficina de correos debe abonar el importe consignado. El porte del envío lo abona quien recibe la mercancía. Constituye una garantía adicional que permite asegurar los envíos de objetos de valor por si se pierden o sufren algún daño. Correos recoge la correspondencia con la regularidad que el cliente necesite. Permite enviar y recibir el paquete a cualquier hora en tu C comunidad de vecinos o en puntos de conveniencia. 5.3. Tarifas adicionales Correos cobran unas tasas a cambio de los servicios que presta. Para conocer el importe de cada servicio que ofrece se puede utilizar el calculador de tarifas de su página web. El importe de envío dependerá de factores como el destino, el tipo de producto, su peso y tamaño y los servicios adicionales. 6. Compañías de mensajería 6.1. Tipos de servicios Nacional: Urgente: el envío se entrega al destinatario el mismo día en que se arregle. Día siguiente: el envío se entrega al destinatario a lo largo del día siguiente a su contratación. Nocturno: La entrega se realizará a primera hora del día siguiente. Día de la semana: La entrega se contrata para un determinado día de la semana. Servicios insulares: el plazo de entrega es de 1 a 10 días, dependiendo del medio de transporte contratado que puede ser aéreo o marino. Complementarios: Reembolso: el valor del envío lo paga el destinatario cuando le hacen la entrega. Agencia-Agencia/Oficina-Oficina: El remitente deposita sus semillas en las oficinas de la Agencia de origen para que el receptor los recoja en la Agencia de Destino. Confirmación de entrega: El remitente recibe copia del albarán de entrega firmado por el destinatario, verificando así la recepción del envío. 5 Servicio de buzón: La compañía coloca un buzón en las oficinas del cliente. El que se recogerá la correspondencia. Valor declarado: El remitente contrata un seguro complementario para cubrir los daños que pudiera sufrir el envío. Internacional: Las agencias suelen agrupar los países por zonas. En función de cada zona, establecen sus tarifas y plazos de entrega. 7. Medios telemáticos: funciones y procedimientos 7.1. Servicios de envío online La oficina virtual de correos: Correo digital: Permite redactar cartas y tarjetas postales desde el ordenador. Correo se encarga de la impresión en Ensobrado y la admisión en la oficina postal. Telegrama: posibilita el envío de telegramas por Internet desde el ordenador a cualquier punto de España. Solo hay que redactar el contenido e indicar su destino y se transmitirá de forma inmediata. Tu sello: Se pueden encargar sellos personalizados con imágenes propias. Franqueo electrónico: Hace posible pagar a través de Internet una relación de envíos. El pago se realizará mediante tarjeta bancaria u otros sistemas electrónicos. Identificación de certificados y notificaciones: Permite hacer una relación de envíos certificados a través de Internet. Se obtiene un listado con relación de envíos y unas etiquetas para adherirlas a las cartas o imprimirlas en los sobres. Estas etiquetas llevan un código de barras que identifica cada 1 de los envíos de lista, de acuerdo con los requerimientos de admisión en las oficinas de correos. Servicios online de las compañías de mensajería: Cada compañía privada de mensajería presta distintos servicios a través de Internet. Pero en general, todas ellas ofrecen las siguientes posibilidades: encargar los envíos online, realizar el seguimiento online del estado de los envíos y pagar desde la web mediante tarjeta. 7.2. Administración electrónica El registro electrónico: El registro electrónico. Cumple la misma función que el registro clásico de entrada y salida: suministrar al ciudadano una prueba fehaciente de la prestación de documentación y dar salida a la documentación generada por la Administración. Firmas electrónico: Es una herramienta que facilita el uso de la firma electrónica a los órganos y las unidades administrativas. La firma electrónica de un documento a través de esta herramienta contiene un código seguro de verificación que permite contrastar su autenticidad al acceder por medios telemáticos al documento firmado. Sus principales ventajas son: El impulso de la práctica de la firma electrónica por parte de los empleados públicos. La agilización de los trámites administrativos. La desaparición progresiva del soporte físico de los documentos y de la circulación de éstos a través de los organismos. La posibilidad de firmar documentos en cualquier lugar. Facilitar tanto la firma de un documento como la firma múltiple en cascada. 6 El certificado o firma digital: un certificado digital es un documento electrónico que establece que a un ciudadano le corresponde una clave pública determinada. Ventajas e inconvenientes de la administración electrónica: No hay que desplazarse físicamente a las ventanillas de los organismos. El servicio está disponible de forma permanente y todos los usuarios pueden acceder a través de la web. × Algunos organismos públicos no están adaptados. × Algunas gestiones precisan firma digital. 8. Normas de seguridad y confidencialidad Para la eliminación física de los documentos que ya no sean necesarios, debemos utilizar máquinas destructoras de documentos, también existen empresas que se dedican a su destrucción confidencial. La LOPD establece una serie de sanciones económicas para los titulares de los ficheros en caso de que los responsables de los mismos y los encargados de su tratamiento incurran en infracciones. Las sanciones pueden ser leves, graves o muy graves y se contemplan multas que oscilan entre 600 y 600.000€. Al manipular correspondencia nos estamos haciendo responsables de su seguridad, cuidado y confidencialidad. Para ello, conforme esta responsabilidad es importante que nunca abramos la correspondencia personal y que tengamos cuidado de no perderla o entregarla a una persona distinta de su destinatario. Respetar los criterios de seguridad y confidencialidad implica que cuando tengas que comprobar si un envío contiene todos los anexos que se citan, no debes leer el contenido de la carta u otros documentos. Si lo hicieras, estarías incurriendo en una infracción que podría dar lugar a una sanción. El Real Decreto 1829/1999, del 3 de diciembre, por el que se aprueba el Reglamento que regula la prestación de los servicios postales, establece el secreto y la inviolabilidad en todo lo relacionado con los envíos postales. 7
