GESTIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN JURÍDICA Y EMPRESARIAL UT9: LA ADMINISTRACIÓN Y EL ADMINISTRADO ÍNDICE 1. El derecho a la información. 2. Fuentes de información empresarial. 3. Información administrativa. 4. Personal al servicio de la Administración. 5. Contratación pública. 6. Subvenciones y ayudas públicas. 1. El derecho a la información. 1. EL DERECHO A LA INFORMACIÓN. El derecho a la información es uno de los pilares del Estado de Derecho, ya que nos permite, como ciudadanos, ejercer un cierto control sobre la gestión pública que llevan a cabo las diferentes administraciones. A través del portal de la transparencia (https://transparencia.gob.es/) cualquier ciudadano puede realizar las consultas que considere oportunas respecto al Gobierno y su gestión. 2. Fuentes de información empresarial. 2.1. Fuentes de información digitales y electrónicas. 2.2. Fuentes de información impresas. 2.3. Gestión y actualización de la información. 2. FUENTES DE INFORMACIÓN EMPRESARIAL. Es importante saber distinguir entre toda la información que nos rodea la que es útil. Para ello, debemos conocer los siguientes consejos para la selección de una buena información: 2. FUENTES DE INFORMACIÓN EMPRESARIAL. 2. FUENTES DE INFORMACIÓN EMPRESARIAL. 2.1. FUENTES DE INFORMACIÓN DIGITALES Y ELECTRÓNICAS Estas fuentes permiten acceder a multitud de información desde un mismo lugar y con un mismo equipo técnico. Debido a su gran capacidad de actualización, tienden a la especialización, pero también a la interactividad, de manera que el usuario puede concretar la búsqueda y obtener la información deseada. Una fuente digital será adecuada cuando proporcione información interesante, sea de fácil acceso y fiable. La confianza se adquiere cuando la información ofrecida es sería, y una información se considera sería cuando: Suele acertar en las predicciones. Proporciona datos veraces y contrastados por instituciones reconocidas. Ofrece instrumentos útiles. Facilita información rigurosa. Según el portador de la información, las fuentes se pueden clasificar en: Documental si la información está recogida en documentos, personal si es la persona la que contiene y transmite la información o institucional si son las instituciones o asociaciones las que contienen y transmiten la información. 2. FUENTES DE INFORMACIÓN EMPRESARIAL. 2.2. FUENTES DE INFORMACIÓN IMPRESAS La información recogida en papel (libros y revistas), durante mucho tiempo, ha sido la principal fuente de información. Como cualquier fuente de información, debe cumplir con algunas propiedades para su uso: - CREDIBILIDAD: debe dar confianza. Se logra a medida que la fuente va cumpliendo con las expectativas depositadas en ella. Por ejemplo, el INE. - LEGITIMIDAD: que lo que se transmite sea cierto, veraz y digno de ser informado. Se logra por la calidad de la información ofrecida y la constancia de la fuente. Por ejemplo, el BOE. 2. FUENTES DE INFORMACIÓN EMPRESARIAL. 2.3. GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN Y ACTUALIZACIÓN Una organización eficaz y eficiente debe velar por la integridad, disponibilidad y confidencialidad de dicha información que maneje y debe preocuparse porque esa información esté actualizada. Para ello, deberá gestionar la información. Obtención A. GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN Conservación La gestión de la información es un proceso consistente en la obtención, conservación, actualización y destrucción de la información. Actualización Destrucción Esta tarea o función está en alza, pues permitirá, tanto a empresarios, trabajadores o simples ciudadanos, mejorar la posición en el entorno empresarial, laboral o social. En cuanto, a las fuentes de obtención de información en la actualidad internet se ha convertido en la principal herramienta informática. No existe prácticamente ninguna empresa que no disponga de su página web, o que no tenga documentación en formato electrónico. Por esto, cada vez resulta más útil para las empresas contar con personal que sepa interpretar de forma eficiente las informaciones disponibles en los entornos digitales. La información obtenida debe ser conservada, actualizada y destruida. 2. FUENTES DE INFORMACIÓN EMPRESARIAL. B. ACTUALIZACIÓN Actualizar la información disponible significa ponerla al día, lo que implica eliminar la que sea obsoleta o pasada. + La actualización de la información abarca a la información que utilizamos y a la que creamos. Es decir, debemos utilizar información actualizada y actualizar la creada. Para ello, es imprescindible seguir un protocolo de actuación en el mantenimiento de la información, consistente en: Revisar periódicamente la legislación que nos compete (mínimo una vez al año) visitando los organismos públicos o activando servicios de suscripción y alerta. Marcar fechas de revisión en todos los documentos disponibles. Y en caso de no disponer de la versión más reciente, eliminar el archivo que esté obsoleto. Esta tarea es más sencilla hoy en día, gracias a la ayuda de los medios informáticos, la existencia de internet, y la labor de las asociaciones sectoriales o sindicales de la región. 3. Información administrativa. 3.1. Boletines oficiales. 3.2. Sedes electrónicas, portales y medios digitales de la Administración. 3. INFORMACIÓN ADMINISTRATIVA Los servicios de información administrativa están regulados en el RD 2089/1996, de 9 de febrero. La información administrativa es un cauce adecuado a través del cual la ciudadanía puede acceder al conocimiento de los derechos y obligaciones y a la utilización de los bienes y servicios públicos. Se puede distinguir entre información general e información particular: - Información general: nos permite saber a dónde acudir, cuál es el funcionamiento y quiénes son los responsables en las relaciones con las administraciones. Es decir, es útil porque nos permite: Conocer los requisitos jurídicos o técnicos que debemos cumplir en las solicitudes o actuaciones. Realizar la tramitación de los procedimientos administrativos. Usar los servicios y las prestaciones públicas. - Información particular: es la relativa al estado o contenido de los procedimientos en tramitación y a las autoridades y personal bajo cuya responsabilidad se tramitan los procedimientos. Así como los datos de carácter personal que afecten a la intimidad y privacidad de las personas. Esta información solo podrá ser facilitada a las personas que tengan la condición de interesados en cada procedimiento o a sus representantes. 3. INFORMACIÓN ADMINISTRATIVA 3.1. BOLETINES OFICIALES Son editados para dar publicidad a las actuaciones de las administraciones públicas (junto con las notificaciones) Entre ellos tenemos: Boletín Oficial del Estado (BOE) Boletines oficiales ministeriales Boletines oficiales de las CC. AA. Boletines oficiales de las provincias (todas menos las uniprovinciales) y ayuntamientos Diario oficial de la Unión Europea (DOUE) Todos estos boletines oficiales tienen su propia página web con buscadores para facilitar las búsquedas de documentos. https://www.boe.es/diario_boe/ Es una herramienta útil para actualizar las informaciones referentes a la AP y la legislación que rige nuestro sector empresarial u organizativo. 3. INFORMACIÓN ADMINISTRATIVA 3.2. SEDES ELECTRÓNICAS, PORTALES Y MEDIOS DIGITALES DE LA ADMINISTRACIÓN. Para evitar el exceso de información y los múltiples canales de entrada, se creó el Punto de Acceso General (PAG). Con ello, se concentró la información de los distintos portales de la Administración evitando la duplicidad en la información, la falta de coordinación y las dificultades de acceso. El PAG es un portal web de la AGE cuya URL es www.administración.gob.es. 3. INFORMACIÓN ADMINISTRATIVA Da información sobre el funcionamiento y organización de la Administración y el Estado. Informa sobre el empleo público, ayudas, subvenciones, becas y normativa de las AA. PP. y de la UE. Ofrece, a la ciudadanía y empresas, acceso a los procedimientos y servicios electrónicos de las AA.PP. agrupadas por materias. Los usuarios, previa identificación, pueden disponer de un área restringida llamada Carpeta ciudadana, desde la cual pueden acceder a sus datos personales, al estado de sus expedientes administrativos, a sus notificaciones, etc. Permite suscribirse a Canales de información y a alertas en boletines oficiales, ofertas públicas de empleo, licitaciones de contratos, obtención de subvenciones, etc. 4. El personal al servicio de la Administración. 4.1. Funcionario de carrera. 4.2. Funcionario interino. 4.3. Personal laboral. 4.4. Personal eventual. 4. EL PERSONAL AL SERVICIO DE LA ADMINISTRACIÓN. El Gobierno, a través de la Administración Pública, tiene como objetivo prestar el mejor y más eficaz servicio público a los ciudadanos y para el desarrollo de sus funciones requiere una gran cantidad de personal. Todo lo referente al empleado público está regulado en el texto refundido de la Ley del Estatuto Básico del Empleado Público (RDL 5/2015, 30 de octubre) Este personal está relacionado con la Administración bajo distintas modalidades de contratación y podemos diferenciar: funcionarios de carrera, funcionarios interinos, personal laboral y personal eventual. Funcionario de carrera Personal laboral Funcionario interino Personal eventual 4. EL PERSONAL AL SERVICIO DE LA ADMINISTRACIÓN. Funcionarios de carrera: Tras superar un proceso selectivo (oposición, concurso o concursooposición) son nombrados trabajadores de la Administración pública y prestan servicios con carácter permanente recibiendo sus sueldos con cargo a los Presupuestos Generales del Estado. Funcionarios interinos: Son los que, por necesidad o urgencia, ocupan plazas de plantilla hasta que sean cubiertas por funcionario de carrera. Se agrupan en bolsas de trabajo: cada vez que la Administración necesita cubrir un puesto de trabajo, acude a la bolsa creada para ese tipo de puesto y selecciona al interino su suplirá la baja, por riguroso orden de posición en ésta. Personal laboral: Prestan servicios para la Administración Pública, en virtud de un contrato de trabajo formalizado por escrito, bajo cualquier modalidad de contratación previstas en la legislación laboral. Personal eventual: Personal que es nombrado libremente en régimen no permanente. Su cese suele ser libre, aunque es normal que se produzca cuando cesa la autoridad que los nombró o para la que prestan el servicio. Ocupan un lugar de trabajo considerado de confianza o de asesoramiento no reservado a funcionarios. Por ejemplo, los asesores y secretarios de ministros o chóferes de altos cargos. 4. EL PERSONAL AL SERVICIO DE LA ADMINISTRACIÓN. Si quieres ser funcionario público puedes buscar procesos selectivos para serlo en el PUNTO DE ACCESO GENERAL DE LA ADMINISTRACIÓN (https://administracion.gob.es/): 5. Contratación pública. 5.1. Procedimientos y formas de adjudicación de los contratos públicos. 5.2. Plataformas de contratación pública. 5. CONTRATACIÓN PÚBLICA. Los contratos que se establecen entre el sector público y las empresas o profesionales pueden tener carácter administrativo o privado. En este apartado vamos a estudiar los contratos administrativos. Tipos de contratos administrativos: Contratos de obras, concesión de obra pública, de servicios, de concesión de servicios y de suministros. Los de objeto distinto a los anteriores, pero con naturaleza administrativa especial, por satisfacer de forma directa o indirecta una finalidad pública. Regulación: La preparación, adjudicación, efectos y extinción de los contratos administrativo se rige por la Ley de Contratos del Sector Público (LCSP). Ley 9/2017, de 8 de noviembre. 5. CONTRATACIÓN PÚBLICA. 5.1. PROCEDIMIENTOS Y FORMA DE ADJUDICACIÓN DE LOS CONTRATOS PÚBLICOS Cuando la Administración no es capaz de hacer una obra o de presar un servicio por sí misma, contrata a terceras personas para que lleven a cabo esta tarea, siempre que reúnan unos requisitos y superen un proceso de selección. El proceso de contratación tratará de conseguir la mejor relación calidad precio con la mayor transparencia posible. Para ello en el diseño de los criterios de adjudicación se incluyen aspectos cualitativos, medioambientales, sociales e innovadores que quedan reflejados en las condiciones de la licitación. Los órganos de contratación rechazarán las ofertas si comprueban que no cumplen los criterios establecidos o si son anormalmente bajas (no ofrecen garantías laborales o cualitativas suficientes) Los plazos marcados por la ley son días naturales (salvo que se indique que son hábiles) y en las cuantías se indicará si el IVA (o impuestos similares) está incluido o no en el importe. La documentación para las licitaciones se presentará, cuando se haga físicamente, en sobres cerrados, identificados en su exterior con indicación de la licitación, firmados por el licitador o representante e indicando nombre y apellidos o razón social de la empresa. Las proposiciones se sujetarán al modelo que establezca el pliego y serán secretas hasta que se abran en acto público. 5. CONTRATACIÓN PÚBLICA. Todos los procedimientos para la adjudicación de los contratos, con excepción de los procedimientos negociados, se anunciarán en el BOE y en la web (Plataforma de Contratación del Sector Público, en la solapa: perfil del contratante) https://contrataciondelestado.es/wps/portal/plataforma La adjudicación y contratación debe garantizar los principios de: 1. Libertad de acceso a las licitaciones. 2. Publicidad y transparencia en los procedimientos. 3. No discriminación e igualdad de trato entre los candidatos. 4. Asegurar la estabilidad presupuestaria y el control del gasto público. 5. Eficiente utilización de los fondos públicos para la satisfacción de las necesidades. 6. Salvaguardar la libre competencia. 7. Garantizar la selección de la oferta económicamente más ventajosa. 5. CONTRATACIÓN PÚBLICA. A. PROCEDIMIENTOS DE ADJUDICACIÓN 5. CONTRATACIÓN PÚBLICA. 5. CONTRATACIÓN PÚBLICA. CARACTERÍSTICAS DE LOS PROCEDIMIENTOS DE ADJUDICACIÓN Y CONTRATACIÓN: 5. CONTRATACIÓN PÚBLICA. 5. CONTRATACIÓN PÚBLICA. B. TIPOS DE CONTRATACIÓN 5. CONTRATACIÓN PÚBLICA. 5. CONTRATACIÓN PÚBLICA. 5. CONTRATACIÓN PÚBLICA. 5.2. PLATAFORMA DE CONTRATACIÓN PÚBLICA (https://contrataciondelestado.es/wps/portal/plataforma) La Plataforma de Contratación del Sector Público es una web creada por el Gobierno, que permite a todos los órganos de contratación del sector público a publicar y difundir las convocatorias y los resultados de las licitaciones. 5. CONTRATACIÓN PÚBLICA. Los interesados (empresas o profesionales) en ofrecer sus servicios al sector público o participar en alguna licitación pública deben registrase como operadores económicos. 5. CONTRATACIÓN PÚBLICA. Esta plataforma permite la búsqueda de licitaciones y registrase para recibir las suscripciones sobre las licitaciones que se publiquen en cualquier portal público o en el DOUE. 6. Subvenciones y ayudas públicas. 6.1. Procedimiento de concesión. 6.2. Búsqueda de subvenciones. 6. SUBVENCIONES Y AYUDAS PÚBLICAS. Una gran parte de los recursos económicos del sector público se distribuye entre los administrados mediante las subvenciones o ayudas. Todo lo referente a subvenciones está recogido en la Ley 38/2003, de 17 de noviembre, Ley General de Subvenciones (LGS). En la LGS las ayudas públicas se asimilan como sinónimo de subvenciones. No obstante, el término ayuda es un concepto más general, ya que comprende las subvenciones y otras intervenciones financieras como: ayudas en especie, premios, crédito oficial, subvenciones financiadas con fondos europeos, exenciones … A continuación, vamos a delimitar el concepto de subvención y a estudiar su procedimiento de concesión. Así como los mecanismos de búsqueda de subvenciones. 6. SUBVENCIONES Y AYUDAS PÚBLICAS. CONCEPTO: Una subvención es la disposición dineraria efectuada por la Administración en favor de personas públicas o privadas, que cumplan los siguientes requisitos: - Que la entrega se realice sin contraprestación directa de los beneficiarios. - Que esté sujeta al cumplimiento de unos objetivos, a la ejecución de un proyecto, a la realización de una actividad o la adopción de un compromiso singular, por el cual el beneficiario ha de cumplir las obligaciones materiales y formales establecidas. - Que tenga por objeto el fomento de una actividad de utilidad pública o interés social o promoción de una finalidad pública, 6.1. PROCEDIMIENTO DE CONCESIÓN 1) Publicación de la subvención por parte de la Administración. 2) Presentación de solicitudes por parte de los interesados. 3) Resolución del procedimiento por parte de la Administración. 4) Concesión de la subvención, ingreso de la cantidad o entrega del derecho. 5) Justificación del uso realizado por parte del subvencionado de la cantidad recibida. 6. SUBVENCIONES Y AYUDAS PÚBLICAS. 1) Publicación de la subvención por parte de la Administración. Donde se reflejan los datos referentes a la subvención y los requisitos para otorgarla. 2) Presentación de solicitudes por parte de los interesados. 3) Resolución del procedimiento por parte de la Administración. El procedimiento ordinario de concesión de subvenciones es por concurrencia competitiva. En el plazo dispuesto se reciben las solicitudes, por medio telemático o tradicional. A continuación, en base a los criterios de valoración fijados en las bases reguladoras de la convocatoria, se ordenan y se resuelve, determinando los beneficiarios siempre dentro del límite del crédito disponible. Se pueden conceder de forma directa las subvenciones: - Las previstas en los PGE, de las CC.AA y de las entidades locales, a favor de una persona pública o privadas. - Las reconocidas por ley, cuyo otorgamiento o cuantía vengan impuestos a la Administración. - Excepcionalmente, cuando se acrediten razones de interés público, social, económico o humanitario. El plazo máximo para resolver o notificar la resolución será de 6 meses, salvo que por ley se establezca un plazo mayor o así venga previsto en la normativa de la UE. Si vence el plazo sin haber notificado la resolución legitimará a los interesados para entenderla desestimada por silencio administrativo. 6. SUBVENCIONES Y AYUDAS PÚBLICAS. 4) Concesión de la subvención, ingreso de la cantidad o entrega del derecho. 5) Justificación del uso realizado por parte del subvencionado de la cantidad recibida. Una vez otorgada la subvención, el beneficiario está obligado a justificar el cumplimiento de las condiciones impuestas y la consecución de los objetivos previstos, mediante la rendición de la cuenta justificativa de los gastos realizados, que ha de acreditar con facturas y demás documentos de valor probatorio. Es decir, se trata de una justificación formal (con documentos) y material (con acciones llevadas a cabo). El incumplimiento de la obligación de justificación de la subvención o la justificación insuficiente comportará el reintegro de los fondos recibidos. 6. SUBVENCIONES Y AYUDAS PÚBLICAS. 6.2. BÚSQUEDA DE SUBVENCIONES PUNTO DE ACCESO GENERAL DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA https://administracion.gob.es/
