Código: 00GLB-SEG-EST-006 Estándar Aspectos de EHS en la Gestión de Contratistas ESTÁNDAR Versión: 2.2 Página 1 de 45 Fecha vigencia: 01/01/2024 ADVERTENCIA: Las copias impresas de este documento son copias no controladas. La copia controlada se encuentra en el sitio definido para la gestión de documentos normativos. Es responsabilidad del usuario verificar la vigencia de este documento antes de su uso. Creado por: Nombre y Apellido Cargo Gerónimo Nin Logistics EHS Specialist, Corp Martín Milán EHS Superintendent, Argentina Yulliana León Sr. Safety Engineer, Corp Ruben Castro Peña Industrial Hygiene Specialist, PPC José Yepez Environmental Protection Advisor, Ecuador Fecha de elaboración: Revisado por: Inicio: Fin: 12/04/2021 30/09/2021 Aprobado por: Nombre y Apellido Cargo Nombre y Apellido Cargo Heber Varela Safety & Operational Risk Manager, Corp Fabricio Niquén EHS Director Gretel D’ Amico Operational Improvement Manager Claudio Piccardo Technology and Process Manager Ignacio López Blasco Supply Chain, Improvement Head Germán Calderón Safety Coach, Corp Adrián Quaini Environmental Advisor, Corp Diego E. Melamed Occupational Health Head Inicio: Fecha de revisión: 01/10/21 Fin: 10/03/2022 Fecha de aprobación: Firma Inicio: Fin: 11/03/2022 01/04/2022 CONTROL DE CAMBIOS Versión Fecha Autor Descripción Aprobador Cambio Menor 1.0 2.0 2.1 2.2 30/05/18 01/04/22 06/09/22 27/12/23 Jorge Burgos Gerónimo Nin Gerónimo Nin Gerónimo Nin Edición original. Actualización general del estándar. Cambio menor en Form F-01 (auto-evaluación) Se incorpora nuevo Form F-08 de KPI del proceso N/A N/A Fabricio Niquén Fabricio Niquén Referencias del versionado Cambios mayores: 1.0, 2.0, 3.0, etc. Cambios menores: 1.1, 1.2, 1.3, etc. La impresión en papel se considera copia NO CONTROLADA – Válido sólo en el momento de la impresión. Firma Código: 00GLB-SEG-EST-006 Estándar Aspectos de EHS en la Gestión de Contratistas ESTÁNDAR Versión: 2.2 Página 2 de 45 Fecha vigencia: 01/01/2024 Índice 1. Objetivo .................................................................................................................................... 3 2. Alcance ..................................................................................................................................... 3 2.1. Campo de Aplicación ................................................................................................................ 3 2.2. Ámbito ...................................................................................................................................... 3 3. Términos, definiciones y abreviaturas ..................................................................................... 3 4. Responsables ............................................................................................................................ 3 5. Desarrollo ................................................................................................................................. 6 5.1. Pautas Generales .................................................................................................................... 6 5.2. Controles EHS en la Gestión de Contratistas . ................................................................... 7 5.2.1. Descripción de los Controles EHS ........................................................................................ 8 5.3. Plan de Implementación . .................................................................................................. 25 6. Documentos relacionados ...................................................................................................... 26 7. Anexos .................................................................................................................................... 27 La impresión en papel se considera copia NO CONTROLADA – Válido sólo en el momento de la impresión. Código: 00GLB-SEG-EST-006 Estándar Aspectos de EHS en la Gestión de Contratistas ESTÁNDAR Versión: 2.2 Página 3 de 45 Fecha vigencia: 01/01/2024 1. Objetivo Establecer los requerimientos mínimos de Medio Ambiente, Higiene y Seguridad (EHS), y adicionalmente Salud Ocupacional (de ahora en adelante llamados, de manera simplificada, como EHS), que deben ser incluidos y gestionados durante las etapas de: registro, evaluación y selección de contratistas, adjudicación de contrataciones, y administración y gestión de los contratos hasta su finalización. 2. Alcance 2.1. Campo de Aplicación Requerimientos a ser implementados en el ámbito corporativo y en las áreas operadas y/ o bajo responsabilidad PLUSPETROL, cualquiera sea la etapa del ciclo del negocio en que se encuentren. Adicionalmente, se propicia su empleo en las áreas no operadas por la compañía. Importante: aplica para contratos relacionados con la prestación de servicios, pero NO para adquisición de bienes. Ciertos servicios no requieren la aplicación de todos los controles del estándar, e incluso algunos no se encuentran afectados por el presente (ver Controles 1 y 2). 2.2. Ámbito Global. 3. Términos, definiciones y abreviaturas En el ANEXO I se desarrollan en detalle los términos, definiciones y abreviaturas. 4. Responsables SrVP Operaciones • Monitorear la correcta implementación del presente estándar en todas las UN, y utiliza esa información para la toma de decisiones de alto nivel, en función de los objetivos estratégicos de PLUSPETROL. • Contribuir al aseguramiento de los recursos para la gestión, y revisar periódicamente su estado a través de los informes emitidos por las UN. • Definir a nivel compañía y vela por el mantenimiento y/o adecuación de los procesos, alineados a la gestión de contratistas bajo el presente estándar. Vicepresidente de Supply Chain • Contribuir al aseguramiento de los recursos para la gestión, y revisar periódicamente su estado a través de los informes de gestión e indicadores correspondientes. La impresión en papel se considera copia NO CONTROLADA – Válido sólo en el momento de la impresión. Código: 00GLB-SEG-EST-006 Estándar Aspectos de EHS en la Gestión de Contratistas ESTÁNDAR Versión: 2.2 Página 4 de 45 Fecha vigencia: 01/01/2024 • Monitorear el estado y resultados de la gestión, tomando las acciones sistémicas necesarias. • Definir a nivel de su área de responsabilidad la adecuación de los procesos alineándolos a la gestión de contratistas bajo el presente estándar. Country Managers • Asegurar los recursos para la gestión acorde al presente estándar, analizando los resultados y su vínculo con el contexto de la UN en el entorno en el que opera, con una visión holística, integradora y con proyección, en función de los objetivos estratégicos de PLUSPETROL. • Analizar los aspectos organizacionales que pudieran dificultar la gestión de los contratistas. • Monitorear el estado y los resultados de la gestión, tomando las acciones sistémicas necesarias, y presentando éstos resultados a la dirección en los foros respectivos. Gerentes de Operaciones y Gerentes/ Responsables de Supply Chain de las UN • Liderar la correcta implementación del presente estándar en su área de operaciones/ responsabilidad, asegurando la efectividad y disponibilidad de los controles. • Proveer recursos locales necesarios para cumplir con los lineamientos del estándar. • Validar el aseguramiento de la gestión de contratistas dentro de su área de influencia, asegurando el involucramiento de las áreas respectivas. • Asegurar y recopilar la información de gestión documentando el proceso, comunicando resultados mediante reportes, y manteniendo los indicadores. Director EHS, Gerente Corporativo de Seguridad y Riesgo Operacional, y Gerente Corporativo de Medio Ambiente • Aprobar el presente estándar, y liderar su correcta implementación en las áreas de responsabilidad del ámbito corporativo. • Asegurar que el estándar sea actualizado incorporando mejoras al proceso. • Brindar aseguramiento de la calidad y soporte durante la implementación en las UN. • Planificar y realizar revisiones técnicas de cumplimiento del estándar, y brinda soporte al programa de auditorías del área Auditoría Interna de PLUSPETROL. Gerente/ Responsable/ Líder de EHS y Responsable de Salud Ocupacional de las UN • Articular y coordinar, a través de los recursos a su alcance, el aseguramiento de la calidad de la gestión de contratistas. La impresión en papel se considera copia NO CONTROLADA – Válido sólo en el momento de la impresión. Código: 00GLB-SEG-EST-006 Estándar Aspectos de EHS en la Gestión de Contratistas ESTÁNDAR Versión: 2.2 Página 5 de 45 Fecha vigencia: 01/01/2024 • Facilitar la correcta implementación del presente estándar en la UN, brindando el soporte necesario para la efectividad de las actividades que intervienen en los aspectos EHS en la gestión de contratistas. • Ofrecer soporte al ADC con respecto a la definición de los requerimientos mínimos de EHS para el contrato, y cuando sea necesario participa en reuniones acordadas y/o en visitas de obras para clarificar aspectos de EHS. • Comunicar, en la reunión de Inicio de contrato, los objetivos de EHS, a fin de comprometer e involucrar a la contratista adjudicada en su cumplimiento. • Colaborar con el monitoreo e inspecciones periódicas de EHS, brindando seguimiento a las acciones de mejora y reconociendo fortalezas, con origen en la gestión de contratistas. • Verificar que desde el Inicio del contrato se cumpla el Plan EHS, informando al ADC sobre desvíos o incumplimientos durante la prestación del servicio. Administrador de Contratos (ADC) • Definir los KPIs a incluir en el Alcance Técnico para asegurar la calidad del servicio. • Asegurar que el Pliego de Licitaciones contenga los requerimientos generales y particulares de EHS para el contrato, y que cuente con la validación de los Especialistas de EHS. • Brindar respuestas y aclaraciones, a través Supply Chain, a oferentes sobre consultas y dudas acerca de los contenidos de la licitación. • Revisar conjuntamente con los Especialistas de EHS asignados al contrato, el Plan EHS. • Comunicar fehacientemente los acuerdos incluidos en el Plan EHS al Equipo de Asistencia Técnica para asegurar una efectiva supervisión. • Coordinar la Reunión de Lanzamiento del contrato con los representantes de la Contratista. • Participar de la confección del Documento Puente, en conjunto con los Especialistas de EHS. • Participar en la definición de las listas de preguntas, y gestionar las Inspecciones de Premovilización, Movilización y Desmovilización. • Asegurar, que desde el inicio de la ejecución del contrato se cumplan todos los requisitos de EHS necesarios (incluyendo los RRHH destinados y listados de control de herramientas y equipos). • Asegurar la ejecución de la reunión de EHS en campo al inicio de la ejecución del contrato. • Monitorear mensualmente el cumplimiento de los compromisos del Plan EHS. La impresión en papel se considera copia NO CONTROLADA – Válido sólo en el momento de la impresión. Código: 00GLB-SEG-EST-006 Estándar Aspectos de EHS en la Gestión de Contratistas ESTÁNDAR Versión: 2.2 Página 6 de 45 Fecha vigencia: 01/01/2024 • Asistir al Contratista en el control del Plan EHS definido, incluso frente a un bajo desempeño, y mantiene informado al Equipo y al Líder Técnico. • Participar en reuniones y/o visitas programadas para clarificar aspectos de EHS. • Realizar el monitoreo e inspecciones periódicas durante la ejecución del contrato, para asegurar el cumplimiento del Plan EHS propuesto por la Contratista. • Realizar la evaluación del desempeño en EHS del Contratista. • Proveer retroalimentación al Contratista sobre el resultado de la evaluación periódica del desempeño en EHS, y monitorea los Planes de Acción cuando se detectan desvíos. • Encabezar y asegurar la participación del Equipo y el Líder Técnico que lo acompañan. • Asegurar el correcto cumplimiento de todas las actividades detalladas bajo su responsabilidad en el presente estándar. 5. Desarrollo 5.1. Pautas Generales Los Contratos establecidos entre PLUSPETROL y sus contratistas deben cumplir con la legislación vigente del país en que se opera, así como con las Políticas, Estándares y Procedimientos de EHS aplicables, tanto a nivel corporativo como a nivel local (UN dónde se ejecute el trabajo). En caso de discrepancia deberá prevalecer el más exigente. Para cada contratación se debe analizar la criticidad del servicio a contratar, asimismo se deben establecer Controles y, entre ellos, un Plan EHS de mitigación a fin de minimizar los riesgos asociados a niveles aceptables para la organización. Durante la ejecución de las actividades, se deben considerar los riesgos propios de la tarea y las competencias mínimas para que el personal desarrolle las mismas en forma segura. Adicionalmente, en caso de que se requiera la intervención de maquinaria, equipo y/o herramienta a cargo de la empresa contratista, la misma deberá contar en todo momento con documentos que certifiquen la validez y el cumplimiento de las inspecciones, pruebas o planes de mantenimiento, así como de las certificaciones correspondientes. Más allá del instrumento administrativo empleado para la contratación, sus características y los disparadores de cada caso, (montos de contratación, disponibilidad de oferentes, cuestiones de mercado, etc.), siendo éstos instrumentos las Solicitudes de Pedido (SolPed), Acuerdos Marco, Contrataciones Generales, Licitaciones, Adjudicaciones Directas, Readjudicaciones, Extensiones de contratos (por motivos varios), etc., los Controles establecidos a continuación deben ejecutarse para todos los casos que la aplicabilidad del presente estándar así lo determine. La Criticidad del Servicio y el Tipo de Contratación constituyen las La impresión en papel se considera copia NO CONTROLADA – Válido sólo en el momento de la impresión. Código: 00GLB-SEG-EST-006 Estándar Aspectos de EHS en la Gestión de Contratistas ESTÁNDAR Versión: 2.2 Página 7 de 45 Fecha vigencia: 01/01/2024 herramientas básicas para determinar la aplicabilidad de los Controles del estándar (ver Controles 1 y 2). 5.2. Controles EHS en la Gestión de Contratistas . El presente documento describe los controles (Figura 1) en materia de EHS, que deben ser aplicados en los procesos de Contratación y Gestión de Servicios, para asegurar que los aspectos de EHS sean considerados adecuadamente, en función de la criticidad inherente al servicio y favoreciendo la mejora continua de la gestión propia y de contratistas. Figura 1. Controles EHS en la Gestión de Contratistas El éxito en materia de EHS de un contrato depende de una activa y constante interacción entre PLUSPETROL y sus proveedores durante todas las etapas de los Procesos: Contrataciones, Registro y Evaluación de Proveedores, y de Administración de los Contratos. Esta interacción es más eficaz cuando están claramente definidos los roles y responsabilidades, se establecen objetivos alcanzables y se mantiene una comunicación efectiva entre las partes interesadas. Para la evolución, monitoreo del desempeño y seguimiento de implementación del propio proceso, se dispone de Indicadores de Performance (KPI), detallados en el Formulario F-08. Dentro de PLUSPETROL se destaca en especial el rol del Administrador de Contratos (ADC), habitualmente acompañado por un Líder y un Equipo Técnico, (en ocasiones el mismo ADC oficia de Líder Técnico). En el ANEXO IV se detalla la Matriz de Responsabilidades del proceso. El área Supply Chain es quien actúa como responsable del correcto archivo y backup de toda la información, ordenada por oferente/ contratista y/o contrato de servicios, según La impresión en papel se considera copia NO CONTROLADA – Válido sólo en el momento de la impresión. Código: 00GLB-SEG-EST-006 Estándar Aspectos de EHS en la Gestión de Contratistas ESTÁNDAR Versión: 2.2 Página 8 de 45 Fecha vigencia: 01/01/2024 corresponda; determinando e informando a todos los interesados respecto al método y herramientas aplicables a cada caso (ARIBA, EXACTIAN u otros). Todos los intervinientes en el proceso son responsables de documentar cada uno de los controles y pasos empleando, cuando corresponda, los formularios incluidos en el presente estándar. 5.2.1. Descripción de los Controles EHS ➢ CONTROL 1 - Auto-evaluaciones de Capacidades EHS Todas las empresas que deseen ser contratistas de PLUSPETROL deben inscribirse en el sistema de Registro de PLUSPETROL, y además deben completar la información solicitada en el formulario F-01 Auto-evaluación de Capacidades de EHS para ser analizada por PLUSPETROL durante el proceso de evaluación al momento de requerir servicios. Esta información debe ser actualizada una vez vencida por los proveedores, y verificada en todos los ítems incluidos en el formato. Excepción: el presente estándar NO APLICA a servicios contratados “a destajo”, que no involucran las actividades críticas identificadas en el Control 2, no se desarrollan en áreas productivas (Locaciones/ Yacimientos), ni en áreas de servicios (talleres, campamentos, logística, almacenes, etc.) sino más bien, por ejemplo, en oficinas administrativas, por un plazo contractual de hasta 30 días e involucrando 5 o menos trabajadores. Para mayores detalles referirse al formulario F-02 Análisis de Criticidad, servicio “No Evaluable por EHS”. Ejemplo: servicio de procesamiento de datos, asesoramiento/ consultoría/ capacitación eventual, etc., que cumplan las anteriores condiciones. Para éstos casos NO corresponde la Auto-evaluación de Capacidades EHS, sólo aplica el cumplimiento de los Requisitos Legales y Obligaciones EHS, Reglas de Vida durante la ejecución de las actividades, más cumplimiento del Código de Conducta para Terceros, la Política de Alcohol y Drogas, eventuales requerimientos de otras áreas, como Riesgo Financiero, Debida Diligencia de Compliance, etc., y obviamente toda habilitación profesional o calificación especial de oficios que sea requerida para cumplir con el Alcance Técnico dado. La Auto-evaluación permite a PLUSPETROL visualizar la madurez e información preliminar de los Estándares y Gestión EHS de las empresas que ingresan al listado de proveedores. Para las contrataciones que no se gestionan por ARIBA el comprador deberá enviar el formulario de Auto-evaluación a la contratista, o bien caso que ya esté dada de alta en ARIBA solicitar que complete el formulario en la herramienta y luego enviarlo a EHS para su validación. La impresión en papel se considera copia NO CONTROLADA – Válido sólo en el momento de la impresión. Código: 00GLB-SEG-EST-006 Estándar Aspectos de EHS en la Gestión de Contratistas ESTÁNDAR Versión: 2.2 Página 9 de 45 Fecha vigencia: 01/01/2024 Los ítems de la Auto-evaluación están agrupados bajo los elementos y subelementos de la Gestión EHS, e incluye la descripción de cuatro niveles de cumplimiento dentro del siguiente esquema: Inaceptable / Pobre / Aceptable/ Excelente, ver formulario F-01 Auto-evaluación de Capacidades de EHS. El formulario incorpora el sistema de puntuaciones de PLUSPETROL, oculto al Contratista, dando una puntuación a cada grupo de respuestas. Algunos sub-elementos han sido identificados como prioritarios asignando a éstos una puntuación “alta” por encima del “normal”, con el objeto de enfatizar su importancia; ver Figura 2. Puntuación Importancia del Item Normal Alto Inaceptable Pobre Aceptable Excelente 0 1 2 3 0 2 4 6 Figura 2. Puntuaciones del cuestionario de Auto-evaluación Elementos con puntuación 0 (cero) indicarán normalmente que la contratista no deberá ser considerada como adecuada para incluirla en la lista de licitación. Cualquier elemento calificado con 0 (cero) deberá ser destacado como un problema en específico para ser dirigido/ mencionado en el proceso de licitación si la contratista aun estará considerada. En el caso que la UN recurra a la ejecución del presente Control 1 por parte de un tercero especialista en certificación/ auditoría, esto podrá desarrollarse bajo las premisas del presente estándar y expresa autorización del Gerente/ Responsable/ Líder EHS de la UN, pero solo abarcando justamente el Control 1, por cuanto los subsiguientes controles requieren de un acabado conocimiento de la cultura de seguridad de PLUSPETROL. Asimismo, la posesión de certificaciones de Calidad y/ o Safety por parte del oferente, (otorgadas por entidades u organismos reconocidos en la industria o específicos de la actividad a contratar), también forma parte de la auto-evaluación (ref. Elemento 8 de ésta). ➢ CONTROL 2 - Análisis de Criticidad y Definición del Tipo de Contratación • Análisis de Criticidad El análisis de la criticidad asociada al servicio a contratar, permite establecer las barreras a implementar mediante controles. El ADC es el responsable de analizar la criticidad conjuntamente con los Especialistas EHS asignados al contrato, identificando y evaluando las variables y estableciendo el grado de criticidad general. La impresión en papel se considera copia NO CONTROLADA – Válido sólo en el momento de la impresión. Código: 00GLB-SEG-EST-006 Estándar Aspectos de EHS en la Gestión de Contratistas ESTÁNDAR Versión: 2.2 Página 10 de 45 Fecha vigencia: 01/01/2024 El análisis de criticidad del servicio debe ser sistémico y debe incluir la evaluación de variables tales como las actividades involucradas en el servicio (las más frecuentes y críticas), el lugar habitual de ejecución de éstas, el plazo del contrato y la cantidad de trabajadores involucrados. En los casos en que la contratista deba trabajar dentro de áreas de proceso y/ o áreas consignadas, los riesgos asociados deberán ser incluidos en el análisis de criticidad y formalmente comunicados. Asimismo, en los casos que un mismo servicio contratado contemple actividades en diferentes áreas operativas, se deberá identificar la criticidad característica que implique mayor exposición, incluso cuando se trate de trabajos en áreas de oficinas administrativas. Para realizar el Análisis de Criticidad del servicio - desde el punto de vista Operacional y Ocupacional - se debe utilizar el Diagrama de Bloques/ Decisión incluido en el formulario F-02 Análisis de Criticidad, y registrar los resultados de la evaluación en el mismo formulario. El formulario contiene un listado con el Nivel de Criticidad de Servicios Típicos pre-analizados para la industria del O&G que la UN debe adoptar, estando este ordenado según el listado Maestro de Servicios de PLUSPETROL. El Diagrama de Bloques/ Decisión podrá emplearse sólo para los casos excepcionales no incluidos en dicho listado. Las medidas de control/ mitigación eventualmente identificadas durante el proceso también deben registrarse en este formulario. Tales medidas deben ser especificadas en los requerimientos mínimos de EHS del pliego de licitación y deben formar parte del Programa de Gestión de Riesgos que el contratista incluirá en el Plan EHS de su oferta. Por otra parte el ADC es quien analiza riesgos de otra índole inherentes al contrato (riesgos financieros, cyber-seguridad, riesgos sociales, de relaciones laborales, de seguridad física, RSE, etc.) junto con las respectivas áreas funcionales/ referentes de cada especialidad, (Operaciones, Asuntos Sociales/ Comunitarios, Relaciones Laborales, Seguridad Física, Informática, Finanzas, Auditoría y Compliance, MC&I, etc.), bajo lineamientos aplicables a cada caso (como el procedimiento de Evaluación financiera de proveedores, la normativa Debida Diligencia Anticorrupción, la Evaluación Técnica de Proveedores de Servicios de Mantenimiento, etc.). El Alcance Técnico debe incluir requerimientos específicos para la adecuada gestión de los riesgos asociados, la identificación de las responsabilidades y deberes de la contratista en los aspectos EHS, esquema de incentivos, y eventuales penalidades en ocasiones asociadas a cláusulas de rescisión del contrato, (ver normativa de Gestión de Compras y Contrataciones de Supply Chain, y la práctica técnica de Elaboración de Alcances Técnicos). Nota: el Análisis de Criticidad del servicio (sólo ésta etapa del Control 2), puede llevarse a cabo en paralelo mientras se desarrolla el Control 1, pero no así la Definición del Tipo La impresión en papel se considera copia NO CONTROLADA – Válido sólo en el momento de la impresión. Código: 00GLB-SEG-EST-006 Estándar Aspectos de EHS en la Gestión de Contratistas ESTÁNDAR Versión: 2.2 Página 11 de 45 Fecha vigencia: 01/01/2024 de Contratación, por cuanto esta siguiente etapa detallada a continuación necesita del input de la Auto-evaluación en cuanto a la madurez de la Gestión EHS de la Contratista. • Definición del Tipo de Contratación Desde el punto de vista EHS, existen tres modalidades de contratación de acuerdo al enfoque que se utilice para gestionar los aspectos de EHS del contrato, las cuales están detalladas en la Figura 3 junto a las actividades y roles correspondientes. Estas tres modalidades han sido definidas para diferenciar las condiciones del vínculo contractual con Contratistas de distintas especialidades cuyos estándares de EHS pueden variar en cuanto a su complejidad y robustez. DENTRO del Área de Control Operacional de FUERA del Área de Control Operacional de PLUSPETROL PLUSPETROL 2 1 Contratista Tipo 1 Contratista Tipo 2 Contratista Tipo 3 (gestión bajo estándar EHS (gestión bajo estándares del Contratista) PLUSPETROL) ROLES ✓ Inspección de Sitios y Visitas Gerenciales / Evaluación del desempeño de la Contratista PLUSPETROL, es responsable de proveer/ ejecutar: ✓ Capacitación específica de PLUSPETROL ✓ Auditar las etapas y el cumplimiento del Plan EHS Para situaciones que combinan los Tipos 1 y 2 (por ejemplo): ✓ Respuesta a Emergencias Médicas/ provisión combustible ✓ Instrucciones específicas ✓ Supervisión continua ✓ Gestión de EHS ✓ Personal competentes y calificado acorde al requerimiento del contrato ✓ Herramientas y equipos en condiciones, y el mantenimiento preventivo/ correctivo asociado ✓ Capacitación y supervisión/ verificación del cumplimiento de los estándares EHS ✓ Procedimientos específicos aplicables ✓ Instrucciones específicas y Supervisión/ Inspección continua ✓ Gestión de EHS • Servicios de Catering • Servicios de Drilling • Mantenimiento/ reparación de piezas • Mantenimiento menor (rigs) • Servicios administrativos de instalaciones o • Drill & Well Services • Estudios/ evaluaciones vehículos • EPC/ Maintenance & • Freight-Forwarding, (aero)puerto a Ejemplos: • Rondas/ Insp. de Modification projects (aero)puerto (productos/ correspondencia) Seguridad • Sub-sea projects (tie• Operaciones Logísticas Externas (OLE) • Servicios de inspección/ back) • Centros de Distribución y Almacenaje verificación • Transporte Público incluyendo Contratista Tipo 1 y 2 combinado: Aerocomercial • Transporte local/ Operaciones Logísticas Internas • Transporte tipo Remis con chofer (OLI) • Servicios de hospedajes • Servicios públicos de Security 1. Contratación Tipo 1: la Contratista al momento de la contratación habitualmente no dispone de los estándares de EHS exigidos. Contratista, es responsable de proveer/ ejecutar: 2. Contratación Tipo 3: el interés está centrado en la calidad del producto final, no obstante, es preocupación de PLUSPETROL que los requerimientos mínimos de EHS, tales como responsabilidades sobre terceros, estén presentes en el modo de gestionar de la Contratista no supervisada. En estos casos, PLUSPETROL delega totalmente la responsabilidad de la gestión de EHS en la Contratista seleccionada. Sin perjuicio de esto, la Contratista debe permitir Visitas e Inspecciones por parte de PLUSPETROL. La impresión en papel se considera copia NO CONTROLADA – Válido sólo en el momento de la impresión. Código: 00GLB-SEG-EST-006 Estándar Aspectos de EHS en la Gestión de Contratistas ESTÁNDAR Versión: 2.2 Página 12 de 45 Fecha vigencia: 01/01/2024 Figura 3. Actividades y Roles según Tipo de Contratación El área de EHS de cada UN es la responsable de definir para cada contrato, el tipo de contratación y la asignación de responsabilidades de las empresas contratistas, dependiendo de la robustez de la Gestión EHS de éstas. La interconexión de las actividades entre el cliente y contratistas deberá ser acordado realizando un análisis de brechas de los estándares de EHS. Los estándares de EHS que aplicarán para el contrato deberán ser especificados en un Documento Puente antes de empezar el trabajo. En ciertas ocasiones especiales será necesario adoptar una combinación de contratación Tipo 1 y 2, algunos ejemplos de esta situación son: ✓ Operaciones en un área donde hay limitada selección de contratistas para cumplir con los criterios de evaluación, por ejemplo; una alianza formada entre el cliente y los contratistas disponibles con el objetivo de desarrollar, implementar y/ o mejorar los estándares de EHS para la Contratista mientras se ejecuta el contrato bajo los estándares EHS de PLUSPETROL. El contrato inicialmente opera bajo Tipo 1. ✓ El contrato presenta un riesgo tan alto para PLUSPETROL que el trabajo será ejecutado usando los estándares EHS de PLUSPETROL bajo Tipo 1. ✓ El contrato es muy extenso o diverso para un solo contratista: esto podría requerir un número de contratistas (un consorcio) para trabajar juntos bajo la supervisión del Contratista principal trabajando para PLUPETROL bajo Tipo 2. ✓ La contratista ejecuta la mayoría de los aspectos del contrato bajo sus propios estándares de EHS, Tipo 2; sin embargo, ciertas actividades de soporte como son transporte y planes de emergencia son proporcionados por PLUSPETROL. ✓ En los casos que se trabaje con más de un contratista, es importante identificar la Contratista líder o principal. ✓ Las responsabilidades conjuntas deben evitarse dividiendo el contrato en actividades identificadas más pequeñas. ✓ Cuando no sea posible asignar un Contratista principal para el contrato PLUSPETROL mantendrá las responsabilidades. El ADC y los Especialistas de EHS deben desarrollar en conjunto un cronograma de las actividades asociadas a los aspectos EHS. Debe tenerse especial atención en los tiempos adecuados para planear la pre-movilización, movilización y desmovilización. El desarrollo de un adecuado cronograma servirá para poner foco en algunos aspectos de EHS que requieren especial atención en alguna etapa particular de la ejecución del contrato. • Asignación de Controles de acuerdo al Nivel de Criticidad y tipo de Contratación La impresión en papel se considera copia NO CONTROLADA – Válido sólo en el momento de la impresión. Código: 00GLB-SEG-EST-006 Estándar Aspectos de EHS en la Gestión de Contratistas ESTÁNDAR Versión: 2.2 Página 13 de 45 Fecha vigencia: 01/01/2024 A continuación, en la Figura 4 se encuentra definido un sistema simplificado de Controles según el Tipo de Contratación (1, 2 o 3) y el resultado del Análisis de Criticidad del servicio. Esta información orientará al ADC y los Especialistas de EHS a determinar cuáles son las actividades y controles del proceso que deberán ejecutarse para asegurar que cada contrato tenga un adecuado esfuerzo en la gestión interna. Cuando sea necesario aplicar combinaciones entre los distintos Tipos de Contrataciones, corresponderá aplicar esquemas intermedios de Controles acorde a las necesidades. El formulario F-02 Análisis de Criticidad cuenta con una sección de registro, donde pueden asentarse los resultados de la evaluación (Nivel de Criticidad, Tipo de Contratación y Controles del Estándar adoptados, etc.). Tipo de Contrato Criticidad del Contrato Control del Estándar 1. Auto-evaluación de Capacidades 2. Análisis de Criticidad del Contrato 3. Definición de Requerimientos EHS 4. Selección de Oferentes 5. Evaluación y Calificación de Ofertas EHS 6. Plan EHS para el Contrato 7. Inspecciones de Pre movilización 8. Reunión de Lanzamiento 9. Documento Puente 10. Inspecciones durante Movilización 11. Reunión de EHS en Campo 12. Aseguramiento Aspectos EHS durante Ejecución 13. Reporte de Estadísticas e Indicadores EHS 14. Inspecciones durante Des-movilización 15. Evaluación de Desempeño EHS Documentos Inspecciones/ Evaluaciones Reuniones Estadísticas & KPI Tipo 1 Tipo 2 Tipo 3 MB B M A MB B M A MB B M A ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ NE ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ MB] Muy Bajo ✔ ✔ ✔ ✔ B] Bajo M] Medio NE NE NE NE NE NE NE ✔ NE NE NE ✔ ✔ NE NE NE ✔ NE A] Alto NE] No Evaluable por EHS Figura 4. Aplicabilidad de Controles del Estándar según Nivel de Criticidad del Contrato ➢ CONTROL 3 - Definición de Requerimientos EHS para el Contrato El ADC, en conjunto con los Especialistas de EHS y Salud de la UN, habiendo sido éstos convocados a un kick-off meeting (KOM) o solicitado su soporte por la vía formal escrita, definirán los requerimientos mínimos acorde al ANEXO II del presente estándar, y registrándolos en el formulario F-03 Requerimientos EHS del Contrato, para ser incorporados al Pliego de Licitación. Los requerimientos deben ser consistentes con el Análisis de Criticidad realizado según el CONTROL 2 y su aplicabilidad estará determinada por el alcance del proyecto a ejecutar. La impresión en papel se considera copia NO CONTROLADA – Válido sólo en el momento de la impresión. Código: 00GLB-SEG-EST-006 Estándar Aspectos de EHS en la Gestión de Contratistas ESTÁNDAR Versión: 2.2 Página 14 de 45 Fecha vigencia: 01/01/2024 El Especialista EHS de ser necesario realizará las correspondientes interconsultas a otras áreas de la compañía, indicando el plazo de respuesta requerido (no inferior a una semana y preacordado con el ADC y Suministros) e informando, entre otras cosas, la Criticidad del servicio y los controles previstos (sección Registro del formulario F-02 Análisis de Criticidad). Caso fortuito de no recibir respuesta dentro del plazo prestablecido, el proceso podrá continuar mediando la incorporación de los requerimientos mínimos que el Gerente/ Responsable/ Líder de EHS de la UN crea pertinentes. En todos los casos, las consultas, plazos, requerimientos y acuerdos deben quedar documentados, incluyendo minutas de las eventuales reuniones de trabajo celebradas. El Oferente preparará en base a la información provista por PLUSPETROL, un Plan EHS adecuado a los requerimientos que será incluido en la oferta a presentar la cual será objeto de evaluación. El Contratista debe asegurar que cualquier Sub-Contratista cumpla con estos requerimientos de EHS. ➢ CONTROL 4 - Selección de oferentes El personal asignado de Supply Chain realiza una pre-selección confeccionando la lista de oferentes del abanico de proveedores registrados, previo a la realización de la petición de ofertas, a efectos de verificar que aquellos que serán invitados a participar en la licitación disponen de la experiencia y capacidades necesarias para gestionar y cumplir con los requerimientos mínimos EHS. Una vez que las empresas inscriptas hayan completado la Auto-evaluación de Capacidades EHS (CONTROL 1), el método permite la evaluación utilizando el Sistema de calificación incluido en el propio formulario F-01, y generando un listado acotado de candidatos proveedores que cumplen los requerimientos básicos de EHS para participar en el llamado a concurso de licitación. Cuando un oferente no obtenga la puntuación requerida durante la Auto-evaluación de Capacidades EHS es importante que se dé una retroalimentación, para que el proveedor tome en cuenta los motivos y trabaje en su mejora para ser convocado en otra ocasión. En aquellos casos que, por el contexto local de la UN o cualquier otra causa relevante, se determine que un oferente pueda ser invitado a licitar a pesar de no alcanzar la puntuación mínima requerida en la Auto-evaluación, el gerente del usuario/ especialidad solicitante del servicio a licitar y el gerente de suministros correspondiente serán los responsables de aprobar la excepción, incluyendo las referencias del Plan de Acción/ Mejoras previsto caso que el oferente resulte seleccionado, (el formulario F-01 contiene una dispensa tipo con contenidos mínimos). La impresión en papel se considera copia NO CONTROLADA – Válido sólo en el momento de la impresión. Código: 00GLB-SEG-EST-006 Estándar Aspectos de EHS en la Gestión de Contratistas ESTÁNDAR Versión: 2.2 Página 15 de 45 Fecha vigencia: 01/01/2024 No se aceptarán excepciones repetitivas, pues esto implicaría que el Plan de Acción/ Mejoras no fue el adecuado o no se cumplió según lo previsto. Todas las comunicaciones se harán a través de Supply Chain. Los Especialistas de EHS, junto a Supply Chain documentarán y mantendrán registro del proceso y resultados de la auto-evaluación; la recomendación de aceptación, aceptación bajo excepción, o rechazo, de las empresas en el proceso de licitación; así como también el período de validez (hasta dos años) a los efectos de tenerlo en cuenta dentro del perfil del oferente. Cuando se decida incluir en la licitación, proveedores locales que no cumplan los requerimientos mínimos de EHS exigidos por PLUSPETROL, será importante que de igual forma se realice la auto-evaluación para que quede registrada como un valor de situación inicial. Estos contratistas deberán gestionarse bajo contratación Tipo 1 y eventualmente cuando tales proveedores adquieran experiencia y sus sistemas de EHS se robustezcan, se podrá considerar la opción de contratación Tipo 2, o una combinación de Tipo 1 y 2. • Consultas e información para potenciales oferentes El ADC, con el apoyo de los Especialistas de EHS y Salud asignados, evaluará la necesidad de realizar una reunión con los potenciales oferentes para describir las expectativas de PLUSPETROL acerca del desempeño esperado y los riesgos asociados al contrato. Asimismo, se deberán aclarar los aspectos relacionados con los aspectos logísticos específicos. La reunión, cuando sea posible, debe llevarse a cabo en el área donde se prestará el servicio, para lograr una impresión realista del entorno y sus instalaciones. Cuando se defina la necesidad de la visita al sitio de la obra, la misma debe ser coordinada de forma tal que todos los oferentes asistan. La coordinación de la visita será efectuada por el ADC y los Especialistas de EHS y/ o Salud asignados por parte de las UN. Los Especialistas de EHS y/ o Salud remitirán la información adicional necesaria (procedimientos, estándares, etc.) a Supply Chain a partir de las consultas recibidas. Los posibles oferentes deben conocer y cumplir los requerimientos, provenientes de la legislación local (nacional, provincial, municipal, según corresponda) del lugar donde se presta el servicio. ➢ CONTROL 5 - Evaluación y Calificación de Ofertas EHS Los aspectos EHS de las ofertas, las cuales deberán haber sido presentadas en sobre separado como se detalla en la Norma de Compras y Contrataciones, serán evaluados y calificados independientemente a los aspectos técnicos y comerciales, asignando a éstos una puntuación que tendrá una ponderación dentro de la evaluación total de la oferta. La evaluación y calificación de EHS de los oferentes debe tener la misma importancia que el resto de las áreas evaluadas en esta instancia para la adjudicación. Para que la oferta no sea La impresión en papel se considera copia NO CONTROLADA – Válido sólo en el momento de la impresión. Código: 00GLB-SEG-EST-006 Estándar Aspectos de EHS en la Gestión de Contratistas ESTÁNDAR Versión: 2.2 Página 16 de 45 Fecha vigencia: 01/01/2024 descartada la puntuación tiene que ser mayor a un valor mínimo prestablecido. El resultado final de la adjudicación debe ser informado por Supply Chain, obviamente al cliente interno, a EHS, y a las demás áreas de la compañía que intervinieron en el proceso de selección. • Herramienta para la Calificación de las ofertas EHS Los Especialistas de EHS asignados al contrato son los responsables de calificar las ofertas de EHS que se reciban, analizando los requerimientos de las mismas, y asignándoles a cada uno un puntaje/ calificación de acuerdo al siguiente criterio (ver Figura 5 a continuación): Concepto No presenta Deficiente Satisfactorio Excelente Puntos 0 1 a4 5 a7 8 a 10 Figura 5. Calificación de Ofertas Las planillas que se emplean para realizar la calificación tienen incorporadas las fórmulas, para determinar el valor ponderado final de la calificación de la oferta y generan automáticamente el gráfico comparativo entre oferentes; ver formulario F-04 Clasificación de ofertas EHS. La herramienta permite calificar los requisitos por encima de los cuales cualquier oferente que los supere, cumple los requerimientos mínimos para ejecutar el contrato con un adecuado manejo de los aspectos de EHS. Cada evaluación de las ofertas de EHS será debidamente documentada y enviada a los interesados, especificando cuales ofertas obtuvieron la puntuación mínima requerida, así como también el período de validez de la evaluación (no más de dos años) y la criticidad del servicio evaluado, a los efectos de tenerlo en cuenta dentro del perfil del oferente. Luego de recibidas las ofertas y analizado el Plan de EHS de cada empresa, se verificará la idoneidad del mismo para manejar los riesgos identificados. Cuando la idoneidad del plan ofrecido no sea suficiente, acorde al criterio de PLUSPETROL, se realizarán consultas específicas sobre aquellas medidas de control que no existan o no son suficientes para manejar los riesgos identificados. Para casos en los que el contexto local (único proveedor local, acuerdos con autoridades provinciales/municipales, falta de Contratistas capacitados en la obra/labor a realizar, etc.) determine la adjudicación del contrato a un oferente cuya oferta EHS no obtiene la calificación mínima requerida, se establecerá un Plan de Acción/ Mejoras conjunto para crear y/ o mejorar su Gestión EHS. El contrato afectado debe gestionarse bajo contratación Tipo 1, y eventualmente cuando el proveedor adquiere experiencia y su Gestión EHS se robustece, se podrá considerar una La impresión en papel se considera copia NO CONTROLADA – Válido sólo en el momento de la impresión. Código: 00GLB-SEG-EST-006 Estándar Aspectos de EHS en la Gestión de Contratistas ESTÁNDAR Versión: 2.2 Página 17 de 45 Fecha vigencia: 01/01/2024 opción de contratación superior. Asimismo, los siguientes oferentes NO podrán ser sujetos a esta excepción: o Quien haya sido autorizado a concursar pese a su baja calificación de Auto-evaluación. o Quien cuente con el antecedente de una excepción (dispensa) previa. o Quien vaya a prestar un servicio cuyo nivel de criticidad haya sido evaluado bajo el presente estándar y clasificado como de Alto nivel de criticidad. o El oferente cuya Gestión EHS (bloque “Gestión EHS” del formulario F-04 Clasificación de Ofertas EHS) no alcance el umbral mínimo de calificación requerido. Importante: El Gerente del usuario/ especialidad solicitante del servicio licitado, el Gerente de Suministros y el Gerente/ Responsable de EHS correspondiente, serán los responsables de aprobar la excepción, incluyendo en la misma las referencias del Plan de Acción/ Mejoras previsto (el formulario F-04 contiene una dispensa tipo con contenidos mínimos). ➢ CONTROL 6 - Plan EHS para el Contrato Una vez adjudicado el contrato, la empresa Contratista preparará dentro de un lapso de 15 (quince) días, en base a la información provista por PLUSPETROL, el nuevo Plan EHS ajustado para el contrato el cual incluirá, entre otros, el plan de acción de mejoras identificadas durante el proceso de evaluación de las ofertas, los roles/ responsabilidades de ambas partes (PLUSPETROL, Contratista), y el cronograma de actividades EHS para la ejecución del contrato. El Plan EHS deberá incluir todas las actividades que se necesiten ejecutar, las acciones específicas para el manejo de los peligros identificados, y el listado de procedimientos relevantes que satisfagan la gestión de los aspectos EHS. El Plan EHS será acorde al contrato y abarcará los aspectos de EHS necesarios para el desarrollo del proyecto de forma segura. El Plan EHS del Contratista debe enfocarse en mantener un ambiente de trabajo libre de incidentes. Para lograr este objetivo se debe: • Especificar en el Plan EHS la etapa del contrato en que cada aspecto mencionado en el mismo será cumplido, realizando un cronograma de actividades correspondiente. Se asignarán porcentajes de avance para los aspectos que abarquen varias etapas, fechas tentativas y responsables del cumplimiento para cada una. • Describir los recursos destinados al desarrollo del Plan EHS. Por ejemplo: Presupuesto, medios de comunicación, medios de transporte, formas de capacitación, ayudas audiovisuales, equipos de medición, base de datos para llevar sus estadísticas. • Asegurar que todo su personal afectado por el contrato conozca, aplique y ejecute los programas incluidos en el Plan. La impresión en papel se considera copia NO CONTROLADA – Válido sólo en el momento de la impresión. Código: 00GLB-SEG-EST-006 Estándar Aspectos de EHS en la Gestión de Contratistas ESTÁNDAR Versión: 2.2 Página 18 de 45 Fecha vigencia: 01/01/2024 • Prestar atención a los aspectos Ambientales Significativos, siguiendo los criterios de los procedimientos aplicables de PLUSPETROL. • Alinear los planes de manejo ambiental contenidos en el Plan EHS a los requerimientos y prácticas establecidos en los Planes de Gestión Ambiental de PLUSPETROL correspondientes al área de operación. El ANEXO III Plan EHS incluido en el presente documento contiene un detalle pormenorizado de los contenidos mínimos. Luego de acordar estos aspectos, el Plan EHS será firmado por el ADC, los Especialistas EHS de PLUSPETROL asignados al contrato y el representante operativo de la Contratista. En el caso de contratos plurianuales, el Plan EHS debe ser revisado y ajustado en forma conjunta entre PLUSPETROL y la Contratista una vez por año como mínimo, y toda vez que surjan cambios relevantes en las condiciones pactadas originalmente. Las medidas adicionales de EHS que surjan durante la implementación del contrato para mejorar el Plan o ante nuevos requerimientos legales, deben ser tratadas adecuadamente e incluidas en la actualización del Plan. Es importante definir los contactos clave y los referentes de EHS para el contrato, tanto de PLUSPETROL como de la Contratista. El responsable operativo del contrato por parte de la contratista, será el custodio del Plan. El mismo deberá mantener informado de los cambios en materia de recursos y alcance del contrato al ADC y a los Especialistas de EHS asignados por PLUSPETROL. ➢ CONTROL 7 - Inspecciones de Pre movilización Se realizan para verificar proactivamente que los aspectos más importantes del Plan EHS han sido gestionados adecuadamente. Cuando así se haya definido en el contrato, el ADC designará una persona o grupo de personas para realizar la inspección pre-movilización. Los protocolos de inspecciones previas a la movilización deben haber sido revisados por el ADC y los Especialistas de EHS asignados, para ajustarlos al tipo de contrato. Las preguntas guía de EHS se encuentran en el formulario F-05 Guía de Inspección. Para el caso de inspecciones de equipos y/ o servicios específicos (ej. transportes/ izajes), el alcance de la inspección y check lists pre-afectación a emplear quedará determinado según las buenas prácticas de la industria y los estándares PLUSPETROL aplicables. No obstante, ello en términos generales, el alcance de la inspección debe incluir como mínimo la verificación de: • Habilitación del personal de EHS, e inducciones y evaluación de las condiciones de salud del personal en general. La impresión en papel se considera copia NO CONTROLADA – Válido sólo en el momento de la impresión. Código: 00GLB-SEG-EST-006 Estándar Aspectos de EHS en la Gestión de Contratistas ESTÁNDAR Versión: 2.2 Página 19 de 45 Fecha vigencia: 01/01/2024 • Habilitación de maquinaria, equipos, herramientas, así como sus operadores. Certificación y pruebas de elementos de Izaje/ carga. Habilitación (certificación) de equipamiento de EHS (por ejemplo, medidores de gases). • Estado mecánico y planes de mantenimiento e inspección de maquinaria, equipos, equipamiento y herramientas a utilizar durante el contrato. • Sistema de comunicación a utilizar en el contrato. Procedimientos de EHS a utilizarse durante la ejecución del contrato. • Requerimientos locales de EHS (por ejemplo, Permisos de Tránsito para cargas especiales). • Gestión ambiental (interacción con los estándares ambientales de PLUSPETROL). • Plan de Respuesta ante Emergencias (PRE) y Planes de contingencia. Las recomendaciones que surjan de la inspección previa a la movilización deberán estar cumplidas antes de ingresar al área y serán incluidas en el Plan EHS para su monitoreo con un plan de acción y cronograma de actividades. Cuando no se considere la necesidad de realizar esta inspección, se solicitará a la Contratista adjudicataria listas de chequeo de herramientas y equipos indicados en el contrato, firmados por el representante designado de la Contratista. Este documento será remitido en conjunto con otros documentos solicitados por el ADC y a los Especialistas de EHS asignados al contrato. Todas las acciones correctivas solicitadas durante esta inspección deben haber sido completadas/ cerradas antes de la movilización al sitio de trabajo. Importante: para los hallazgos identificados durante la inspección se deben generar No Conformidades (NC), acordando para éstas planes de acción específicos. Las NC deben ser informadas al ADC, y las acciones deben ser gestionadas mediante la herramienta SIGA. Los eventuales ENDs, Incidentes o Desvíos, deben gestionarse a través de las herramientas SIRI o TOP respectivamente. Asimismo, cuando corresponda, se deberá aplicar la Política de Suspensión de Tareas y revisar los Análisis de Riesgos elaborados, para determinar la manera de mejorar las medidas de control inicialmente definidas. Este proceso aplica para todas las inspecciones durante Pre movilización, Movilización, Ejecución y Desmovilización. ➢ CONTROL 8 - Reunión de Lanzamiento Se realiza previa al inicio del contrato para verificar que todos los aspectos de la evaluación de riesgos y requerimientos del Plan EHS han sido comunicados y entendidos por todas las partes intervinientes (Contratista, Equipo de Asistencia Técnica, ADC, Supply Chain y Especialistas EHS de PLUSPETROL). El ADC es responsable de la convocatoria para tratar temas tales como: La impresión en papel se considera copia NO CONTROLADA – Válido sólo en el momento de la impresión. Código: 00GLB-SEG-EST-006 Estándar Aspectos de EHS en la Gestión de Contratistas ESTÁNDAR Versión: 2.2 Página 20 de 45 Fecha vigencia: 01/01/2024 • Los requisitos legales asociados a las leyes laborales del país donde se desarrolle el contrato, • El compromiso de la Contratista con la política y estándares EHS de PLUSPETROL, • Comienzo de la etapa de inducción de PLUSPETROL, orientación y entrenamiento específico incluidos en el Plan EHS, • La revisión del Plan EHS, que incluya: ✓ Revisión de los riesgos principales identificados y las medidas de control ✓ Revisión de medios de acceso al sitio del contrato ✓ Sistema de reporte de EHS e investigación de incidentes y difusión de LpA ✓ Objetivos de EHS y acordar los indicadores de desempeño en EHS ✓ Inducción de EHS y revisión de las competencias de los puestos críticos ✓ Gestión de Sub-Contratistas ✓ Interfaces entre Plan de contingencia de la Contratista y el de PLUSPETROL ✓ Comunicación previa con partes interesadas, caso que el contexto/ empresa lo exija ✓ Informar la existencia de acuerdos y/o protocolos con grupos de interés La reunión puede darse en las instalaciones de la Contratista adjudicataria, cuando se trate de una compañía del lugar y/ o que ya haya trabajado con PLUSPETROL. A dicha reunión deberá asistir al menos el ADC, el Representante Operativo y el de EHS de la Contratista, y los Especialistas EHS de PLUSPETROL asignados al contrato. Se deberá elaborar un acta de los temas discutidos y acuerdos establecidos durante esta reunión. El ADC o quien él designe, será el custodio de esta documentación. ➢ CONTROL 9 - Documento Puente Previo al comienzo de las actividades el ADC y los Especialistas EHS de PLUSPETROL asignados al contrato, acordarán con la Contratista la eventual necesidad de crear un Documento Puente que establezca claramente los elementos de cada uno de los sistemas de EHS que aplicarán para la ejecución del contrato. En el Documento Puente se visualizarán los acuerdos relacionados con la compatibilidad de los estándares de EHS de PLUSPETROL y de la contratista, y se acordará la interacción de las actividades entre ambas, de manera tal de cerrar las brechas existentes entre los dos sistemas de EHS. En el documento deberá figurar la manera en que se gestionarán los aspectos de EHS. La impresión en papel se considera copia NO CONTROLADA – Válido sólo en el momento de la impresión. Código: 00GLB-SEG-EST-006 Estándar Aspectos de EHS en la Gestión de Contratistas ESTÁNDAR Versión: 2.2 Página 21 de 45 Fecha vigencia: 01/01/2024 El formulario F-06 Documento Puente contiene un modelo a utilizar para elaborar este documento entre PLUSPETROL y la Contratista adjudicataria; adicionalmente, el ANEXO III – Plan EHS incluye lineamientos al respecto. ➢ CONTROL 10 - Inspecciones durante Movilización Cuando así se haya definido inicialmente dentro de los Controles aplicables del estándar (en Control 2) y luego en el Plan EHS, PLUSPETROL tendrá la potestad de realizar inspecciones durante la movilización. Para que las inspecciones sean efectivas es deseable que se efectúen con un equipo integrado por representantes de PLUSPETROL y la Contratista. Las preguntas guía de EHS de movilización se encuentran en el formulario F-05 Guía de Inspección. Se deberán tener en cuenta al menos los siguientes aspectos: • Circulación por áreas pobladas, rutas provinciales, nacionales, caminos vecinales, y horarios permitidos para la movilización del personal y equipos. • Interferencias, áreas restringidas y/o disposiciones legales (permisos requeridos) • Medidas de mitigación predefinidas. • Comunicación con las partes interesadas en la Movilización. • Asignación de roles y responsabilidades tanto de la Contratista como de PLUSPETROL. • Conducción de una inspección de movilización, cuando sea necesario. El ingreso y tránsito dentro de las áreas de PLUSPETROL debe ser comunicado al ADC por la contratista, sin importar si el contrato indica que la supervisión iniciará en el momento del comienzo efectivo del contrato. Se deben establecer claramente cuáles son los peligros del traslado, así como las acciones para mitigar los riesgos asociados previamente evaluados. ➢ CONTROL 11 - Reunión de EHS en Campo Tiene el propósito de revisar los aspectos EHS críticos del contrato, cómo se efectuarán las comunicaciones, y revisar el cumplimiento de los compromisos surgidos de la Reunión de Lanzamiento (CONTROL 8), considerando el Plan EHS y, eventualmente, el Documento Puente. Los puntos acordados durante esta reunión deberán quedar asentados en un Acta de Inicio de contrato realizada por cada UN. El Acta de inicio de contrato podrá ser modificada acorde a legislación aplicable en el lugar donde se llevará adelante la actividad. Además de realizar la convocatoria, se recomienda que el ADC participe en la reunión, al ser la persona que más conoce el alcance y las tareas a desarrollar durante el contrato. Otro La impresión en papel se considera copia NO CONTROLADA – Válido sólo en el momento de la impresión. Código: 00GLB-SEG-EST-006 Estándar Aspectos de EHS en la Gestión de Contratistas ESTÁNDAR Versión: 2.2 Página 22 de 45 Fecha vigencia: 01/01/2024 objetivo de la participación de ADC será presentar los equipos de trabajo de ambas partes durante la ejecución del mismo. ➢ CONTROL 12 - Aseguramiento de aspectos EHS durante la Ejecución del Contrato Durante la ejecución del contrato se realizan inspecciones de cumplimiento de los aspectos EHS, establecidos en el contrato y en el Plan EHS. El ADC, con la asistencia del responsable de EHS designado, deberá: • Asegurar el cumplimiento de todas las cláusulas del contrato respecto a EHS. • Asegurar el compromiso de la gerencia de la Contratista con el cumplimiento del Plan EHS para que ésta provea retroalimentación y participe activamente del seguimiento del mismo, (por ejemplo, participación en foros, investigación de incidentes, inspecciones, visitas, etc.). • Verificar la existencia de un sistema de seguimiento de acciones de la Contratista que incluya el cierre de acciones provenientes de inspecciones, investigaciones, visitas, etc. • Monitorear la rotación del personal. • Verificar que la Contratista realice las reuniones de seguridad acordadas en el Plan EHS. • Establecer una agenda de seguimiento de cumplimiento del Plan EHS acordado. Monitorear el desempeño en EHS y proveer retroalimentación oportuna. • Mantener actualizado el Documento Puente conforme a la evolución de la Gestión EHS de PLUSPETROL y de la Contratista, sometiendo el mismo – en contratos plurianuales - a una revisión/ actualización anual junto a la Contratista. • Verificar que se siga el plan de pruebas, inspecciones y mantenimiento para maquinaria, equipo y herramientas destinados al contrato y que exista un sistema para gestionar la información resultante. • Garantizar que la Contratista cuente con permisos y certificados al día, para el manejo de maquinaria y equipo. (Incluye elementos de Izaje y sus respectivos certificados de inspección). • Revisar los certificados que compruebe la aptitud y competencia del personal del contratista responsable por la operación de maquinaria, equipo y/ o herramienta requerida para ejecutar la actividad relacionada con el contrato. • Verificar que se cumpla el plan de simulacros y la correcta integración con los planes de respuesta a emergencias. • Asegurar que se aplique los estándares de EHS pactados en el contrato y sus herramientas de control de riesgo, (ScT/ SPT, ATS, etc.). La impresión en papel se considera copia NO CONTROLADA – Válido sólo en el momento de la impresión. Código: 00GLB-SEG-EST-006 Estándar Aspectos de EHS en la Gestión de Contratistas ESTÁNDAR Versión: 2.2 Página 23 de 45 Fecha vigencia: 01/01/2024 • Asegurar que el proceso de manejo de cambio se aplique cuando sea requerido. • Solucionar conflictos por superposición de tareas con otros Sectores/ Contratistas trabajando en el área. • Gestionar los riesgos que puedan ocasionarse por la existencia de operaciones simultáneas. • Verificar el cumplimiento de las reglamentaciones legales vigentes acorde al contrato. • Verificar el correcto reporte, investigación de incidentes, con su correspondiente seguimiento de acciones. • Verificar disponibilidad y orden de la documentación asociada con EHS, presente en el sitio. Estas verificaciones se harán por medio de inspecciones para las cuales los Especialistas de EHS definirán las listas de chequeo y los términos de referencia. Al finalizar la inspección se debe realizar una reunión de cierre con los responsables de las áreas inspeccionadas y proveerles retroalimentación acerca de las fortalezas halladas, oportunidades de mejora y NC identificadas. Luego se confeccionará un reporte y se remitirá a las partes interesadas. Las Preguntas guía de EHS durante la ejecución del contrato se encuentra en el formulario F-05 Guía de Inspección. Importante: La periodicidad de las inspecciones no podrá superar 6 meses, los plazos mínimos se establecen en función al nivel de criticidad del servicio del CONTROL 2. ➢ CONTROL 13 - Reporte de Estadísticas e Indicadores EHS La contratista deberá reportar mensualmente la información de estadísticas e indicadores de EHS solicitada en el formulario F-03 Requerimientos EHS del Contrato, y en los formatos que se hayan eventualmente acordado específicamente en el Plan EHS. El reporte de estadísticas e indicadores de EHS comenzará desde la fecha de inicio del contrato. En todos los casos los reportes de novedades relacionadas con EHS se remitirán al ADC (o a quien él designe) y a los Especialistas de EHS asignados al contrato, a los efectos de ser consolidados y analizados. Cualquier incumplimiento con este requisito generará una No Conformidad a la Gestión de EHS de la Contratista. Importante: Para los contratos de alto nivel de criticidad o asociados a proveedores críticos, se deben seguir los lineamientos del proceso Contractors’ Performance Management (CPM), que incluye el reporte de estadísticas e indicadores de EHS. ➢ CONTROL 14 - Inspecciones durante Des-movilización Cuando así haya sido definido en el contrato se realizarán las inspecciones comprometidas para la finalización del contrato, las cuales deberán incluir la verificación de la ejecución segura de las actividades establecidas en el Plan EHS para desmovilización. Para que la inspección La impresión en papel se considera copia NO CONTROLADA – Válido sólo en el momento de la impresión. Código: 00GLB-SEG-EST-006 Estándar Aspectos de EHS en la Gestión de Contratistas ESTÁNDAR Versión: 2.2 Página 24 de 45 Fecha vigencia: 01/01/2024 sea efectiva es deseable que se realice con un equipo integrado por representantes de PLUSPETROL y la Contratista principal. Las preguntas guía de EHS de Desmovilización se encuentran incluidas en el formulario F-05 Guía de Inspección. Una vez culminado el contrato, el ADC deberá verificar que el sitio se deja en las condiciones pactadas. La locación de trabajo deberá ser recibida por el ADC del Contrato por medio de un Acta de Recepción, no se dará por finalizada la tarea si quedan remanentes de obra que la Contratista sea responsable de retirar. El tránsito de equipos voluminosos, transporte de personal, equipos de arrastre, etc., por áreas operadas por PLUSPETROL tiene ciertas restricciones, con lo cual la Contratista es responsable de dar aviso fehaciente al ADC sobre la desmovilización y tener en cuenta, como mínimo, los aspectos mencionados en el CONTROL 10. Los aspectos principales a considerar deben ser: el PRE durante la desmovilización y el reporte de END mientras dure la desmovilización. El Plan EHS debe contener los riesgos asociados y las medidas de control relacionadas con esta actividad. Habitualmente, las situaciones identificadas en la etapa de pre-movilización pueden haber cambiado para el momento de la desmovilización, con lo cual hay que tener particular cuidado en el cruce de interferencias, (aéreas y aquellas que se encuentran en superficie, principalmente). Las actividades principales son: desmontaje de equipo móvil; acondicionamiento para el transporte de cargas; permisos de paso con las partes involucradas; comunicación con las partes interesadas; y reposición de señalamiento de seguridad industrial. Es de vital importancia, para evitar cualquier tipo de situación ambiental, garantizar que se hayan implementado las medidas necesarias en cuanto a, por ejemplo, la protección y preservación de la flora y fauna, prácticas de restauración/ remediación del área afectada (ej. suelos ante derrames), gestión de cualquier residuo remanente, y la correcta evacuación/ tratamiento de efluentes. Importante: En caso que la contratista desee dejar equipos y/ o materiales para las comunidades o poblaciones locales, esta acción deberá ser comunicada al ADC y al Responsable de Asuntos Sociales/ Comunitarios para que gestionen lo necesario antes de realizar la donación o entrega. ➢ CONTROL 15 - Evaluación de Desempeño EHS El reporte final de desempeño, que consiste en una evaluación integral de EHS de la Contratista resume, entre otras cosas, los resultados de evaluaciones/ inspecciones realizadas durante la prestación del servicio. Dicha evaluación deberá abarcar, al menos, los siguientes aspectos de EHS: La impresión en papel se considera copia NO CONTROLADA – Válido sólo en el momento de la impresión. Código: 00GLB-SEG-EST-006 Estándar Aspectos de EHS en la Gestión de Contratistas ESTÁNDAR Versión: 2.2 Página 25 de 45 Fecha vigencia: 01/01/2024 • Involucramiento de la Gerencia de la Contratista, (Visitas Gerenciales/ Participación de la Gerencia en reuniones con PLUSPETROL, por ejemplo, Foros de Contratistas). • Cumplimiento del Plan EHS elaborado para el contrato. • Cierre a tiempo de acciones resultantes de inspecciones, visitas gerenciales, observaciones, investigaciones de incidentes ocurridos durante el contrato, etc. • Cumplimiento de las metas y objetivos establecidos en el Plan EHS para el contrato. El ADC debe elaborar el reporte de evaluación de los contratos que administra, basado en mediciones concretas y brindando sustento objetivo y trazable al área de Suministros para que sea procesado y sirva como antecedente de futuras licitaciones. En caso de obtenerse Baja Calificación (umbrales indicados en formulario), el ADC debe informar inmediatamente esta condición a la Gerencia respectiva (cliente), Suministros y EHS, para el seguimiento del Plan de Acción/ Mejoras propuesto, eventuales acciones a tomar y que sirva como antecedente para futuras contrataciones. La evaluación de desempeño EHS deberá realizarse nuevamente a los 6 (seis) meses para monitorear la evolución del Plan de Acción/ Mejoras. El formulario contiene una declaratoria (notificación/ dispensa tipo a modo de ejemplo), para documentar los hallazgos, acciones, y eventualmente - para contratos plurianuales - la continuidad del servicio (excepción) bajo un Plan de Acción/ Mejoras determinado. Suministros ingresará todos los antecedentes a la base de datos de proveedores incluyendo las observaciones de EHS. No deben aceptarse Bajas Calificaciones (excepciones) repetitivas. Se debe realizar la devolución de la evaluación a la Contratista al finalizar el contrato, o en aquellos contratos plurianuales al menos una vez al año. La evaluación debe tener una instancia de discusión y acuerdos de mejora para futuros contratos, y debe darse en el seno de una reunión con presencia del ADC, el referente EHS asignado y el máximo responsable operativo de la contratista. Dicha reunión tiene por objeto ser un espacio complementario para el análisis de desempeño, también para identificar lecciones por aprender. No obstante, la evaluación de desempeño EHS aplica a los servicios según sea su Nivel de Criticidad y Tipo de Contratación (ver en CONTROL 2), la UN debe propiciar evaluaciones de desempeño para la totalidad de los servicios. Asimismo, el documento Evaluación de Proveedores y Fabricantes de Supply Chain contiene los lineamientos de ésta área. El formato de Evaluación de desempeño de los aspectos EHS se encuentra en el formulario F07 Evaluación de Desempeño del Contratista del presente estándar. 5.3. Plan de Implementación . Cada UN debe definir un Plan de Implementación basado en un modelo que tenga en cuenta priorizar los Controles del Estándar en los Servicios que involucren: La impresión en papel se considera copia NO CONTROLADA – Válido sólo en el momento de la impresión. Código: 00GLB-SEG-EST-006 Estándar Aspectos de EHS en la Gestión de Contratistas ESTÁNDAR Versión: 2.2 Página 26 de 45 Fecha vigencia: 01/01/2024 • Mayor Criticidad (desde Alta hacia Muy Baja), obtenida mediante el método establecido en presente estándar, que contempla el lugar de ejecución de las actividades, su frecuencia, el impacto de la acción humana, cantidad de trabajadores involucrados y plazo del contrato de servicios. • Tipos de Contrato 1, luego Tipo 1/2, más tarde Tipo 2, y por último Tipo 3. • Contratos cuya “Criticidad CPM” haya justificado precisamente la aplicación de este modelo de gestión (CPM). Lo anterior ordenado según sea la ponderación asignada por la UN, y siguiendo el orden de los Controles del estándar, de ser necesario bajo el siguiente esquema de Fases y dependiendo del estadío de la Contratación: o Fase Identificación de la Necesidad, Gestión de Contratación y Evaluación de Ofertas - Control 1: Auto-evaluación de Capacidades EHS - Controles 2 al 5: Análisis de Criticidad del Servicio/ Definición de Requerimientos EHS/ Selección de Oferentes/ Evaluación y Calificación de Ofertas EHS Una vez seleccionado el proveedor entre los oferentes y adjudicado el contrato: o Fase Negociación/ Adjudicación del Servicio - Controles 6 al 9: Plan EHS para el Contrato/ Inspecciones de Pre movilización/ Reunión de Lanzamiento/ Documento Puente Gestión de los Aspectos EHS desde inicio de la ejecución del contrato de servicios: o Fase Puesta en Operación del Contrato - Controles 10 y 11: Inspecciones durante Movilización/ Reunión de EHS en Campo Monitoreo de los Aspectos EHS durante la ejecución del contrato de servicios, (en compañía de CPM caso que aplique): o Fase Ejecución del Contrato - Control 12, 13 y 14: Aseguramiento de aspectos EHS durante la Ejecución/ Reporte de Estadísticas e Indicadores EHS/ Inspecciones durante Des-movilización Cierre del contrato: o Fase Cierre del Contrato - Control 15: Evaluación de Desempeño EHS 6. Documentos relacionados # NOMBRE DOCUMENTO 1 2 3 Gestión de Riesgo Operacional Criterios de Aceptabilidad y Tolerabilidad de Riesgo Operacional Manejo del Cambio TIPO DE DOCUMENTO CÓDIGO 00GLB-ROP-EST-002 Estándar 00GLB-ROP-EST-001 Estándar 00GLB-SGR-EST-001 Estándar La impresión en papel se considera copia NO CONTROLADA – Válido sólo en el momento de la impresión. Código: 00GLB-SEG-EST-006 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 7. Estándar Aspectos de EHS en la Gestión de Contratistas ESTÁNDAR Versión: 2.2 Página 27 de 45 Fecha vigencia: 01/01/2024 Gestión Documental Gestión de Contingencias y Manejo de Crisis Operacionales Identificación, implementación y cumplimiento de requisitos legales y obligaciones EHS Control del Trabajo Ropa de Trabajo y Elementos de Protección Personal Seguridad Operacional en Aviación Planes de Acción y de Respuesta ante Emergencias Aislamiento de Energía Izaje de Cargas Gestión Vehicular Seguridad para Trabajos de Movimiento de Suelos Elaboración Alcances Técnicos Investigación y aprendizaje de Incidentes Clasificación y reporte de Eventos No Deseados Gestión de Acciones EHS Gestión de Seguridad de Procesos Evaluación de Proveedores y Fabricantes Gestión de Compras y Contrataciones Suspensión de Tareas Prevención y Tratamiento del consumo de Alcohol y Drogas Código de Conducta de PLUSPETROL Occupational health and safety management systems (OHSAS). Requirements Occupational health and safety management systems. Requirements with guidance for use. HSE management - guidelines for working together in a contract environment. Contractor HSE capability assessment and scoring system Guide to preparing HSE plans and Bridging documents Health Management contract guidelines for clients and contractors Managing HSE in a Geophysical Contract Geophysical Contractor Management Self-Assessment (GCMSA) HSEQ evaluation of suppliers and requirements in contract. Contractor Safety Management for Oil and Gas Drilling and Production Operations. Occupational Safety and Health for Oil and Gas Well Drilling and Servicing Operations Guidance on meeting expectations of EI PSM framework: Contractor and Supplier Selection and Management 00GLB-PND-EST-001 00GLB-SEG-EST-005 Estándar Estándar 00GLB-AMB-EST-001 Estándar 00GLB-SEG-EST-001 Estándar 00GLB-SEG-EST-010 Estándar 00GLB-SEG-EST-009 00GLB-ROP-PTE-005 00GLB-SEG-PTE-019 00GLB-SEG-PTE-024 00GLB-SEG-PTE-025 00GLB-SEG-PTE-027 00GLB-CCO-PTE-004 00GLB-SEG-PRG-001 00GLB-SEG-PRG-002 00GLB-SEG-FPR-001 00GLB-GEN-MIN-001 00GLB-GID-NOR-001 00GLB-CCO-NOR-001 00GLB-SGR-POE-001 00GLB-SOC-POE-001 12.05.01.PR.CR.P.V00-00 Estándar Práctica Técnica Práctica Técnica Práctica Técnica Práctica Técnica Práctica Técnica Práctica Técnica Procedimiento Procedimiento Ficha de Proceso Marco Institucional Normativa Normativa Política Política Específica Política Específica 18001:2007 British Standard 45001:2018 British/ ISO Standard Report N° 423 IOGP Guideline Supplement N° 423-01 Supplement N° 423-02 Supplement N° 42302A Report N° 432 Report N° 538 IOGP Guideline IOGP Guideline IOGP/ IPIECA Guideline IOGP Guideline IOGP/ IAGC Guidance NORSOK Standard API Recommended Practice API Recommended Practice Energy Institute Guidance S-WA-006 RP N° 76 RP N° 54 1st Edition (July 2016) Anexos I. Términos, definiciones y abreviaturas II. Requerimientos EHS III. Plan EHS IV. Matriz de Responsabilidades La impresión en papel se considera copia NO CONTROLADA – Válido sólo en el momento de la impresión. Código: 00GLB-SEG-EST-006 Estándar Aspectos de EHS en la Gestión de Contratistas ESTÁNDAR Versión: 2.2 Página 28 de 45 Fecha vigencia: 01/01/2024 Formatos: Ver los formatos que se listan a continuación en el sitio de Documentos Normativos: • • • • • • • • 00GLB-SEG-EST-006_F-01 Auto-evaluación de Capacidades de EHS 00GLB-SEG-EST-006_F-02 Análisis de Criticidad 00GLB-SEG-EST-006_F-03 Requerimientos EHS del Contrato 00GLB-SEG-EST-006_F-04 Clasificación de Ofertas EHS 00GLB-SEG-EST-006_F-05 Guía de Inspección 00GLB-SEG-EST-006_F-06 Documento Puente 00GLB-SEG-EST-006_F-07 Evaluación Desempeño del Contratista 00GLB-SEG-EST-006_F-08 Indicadores de Performance (KPI) La impresión en papel se considera copia NO CONTROLADA – Válido sólo en el momento de la impresión. Código: 00GLB-SEG-EST-006 ANEXO I. Estándar Aspectos de EHS en la Gestión de Contratistas ESTÁNDAR Versión: 2.2 Página 29 de 45 Fecha vigencia: 01/01/2024 Términos, definiciones y abreviaturas CCNN: Comunidades Nativas CdT: Control del Trabajo DDHH: Derechos Humanos END: Evento No Deseado EPP: Elementos de Protección Personal IOGP: International Association of Oil & Gas Producers KPI: Key Performance Indicator LpA: Lecciones por Aprender (de PLUSPETROL) MC&I: Mantenimiento, Confiabilidad e Integridad PRE: Plan de Respuesta ante Emergencias SCE: Safety Critical Element SMART: Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Timely UN: Unidad de Negocios (de PLUSPETROL) Acuerdos Marco: Acuerdos a largo plazo con proveedores para la compra de materiales o contratación de servicios, que no obligan a la Compañía a consumir total o parcialmente los materiales o servicios comprendidos en el mismo. Administrador de Contrato (ADC): Persona que asegura el cumplimiento de las obligaciones establecidas en los contratos bajo su responsabilidad, aplicando procesos según los lineamientos de la compañía y gestionando el desempeño con foco en la eficiencia, la seguridad, el cuidado del medioambiente y los asuntos sociales. Área de Control Operacional: Se define así al sitio en el que PLUSPETROL explora y produce hidrocarburos. ARIBA: Sistema integrado de gestión de abastecimiento utilizado por PLUSPETROL para gestionar compra de bienes y/o contratación de servicios, disponiendo éste de varios módulos, como el Módulo de Sourcing, el de Gestión de Contratos, y el de Gestión de Información y Evaluación de Performance de Proveedores. Criticidad (del Contrato): parámetro adimensional definido y empleado en la herramienta CPM, para clasificar los contratos y determinar la aplicabilidad del CPM en la gestión de desempeño del contrato en PLUSPETROL. Compañía: PLUSPETROL. Contrato: Acuerdo entre partes reconocidas jurídicamente (las partes pueden ser físicas o jurídicas). Se trata del instrumento que regula la relación contractual con un Contratista, ya sea mediante un Contrato firmado, un Acuerdo Marco o una Orden de Compra junto con los correspondientes anexos definidos en dicho Contrato u Orden de Compra. Contratista: Empresa/Persona adjudicataria que abastece a la compañía en un contrato. Contractors’ Performance Management (CPM): herramienta estándar de gestión de desempeño de los contratistas. Brinda una metodología de medición y control de fácil aplicación, con un enfoque flexible. La impresión en papel se considera copia NO CONTROLADA – Válido sólo en el momento de la impresión. Código: 00GLB-SEG-EST-006 Estándar Aspectos de EHS en la Gestión de Contratistas ESTÁNDAR Versión: 2.2 Página 30 de 45 Fecha vigencia: 01/01/2024 Equipo de Asistencia Técnica: grupo de personas que asiste al ADC en la gestión diaria del contratista en campo. Contribuye a asegurar el cumplimiento de las obligaciones, controlando las variables críticas del servicio y brindando soporte en la gestión administrativa. Grupos de Interés/Partes Interesadas (Stakeholders): Personas, grupos y entidades que tienen intereses de cualquier tipo, directos o indirectos, para con PLUSPETROL y/o se ven o perciben afectados por sus actividades o decisiones; entre ellos proveedores/contratistas, colaboradores, inversionistas, y terceros, incluyendo entes reguladores, organizaciones no gubernamentales y CCNN. Proveedor: Compañías que están dentro del sistema ERP de PLUSPETROL. Riesgo: Referirse al estándar de Criterios de Aceptabilidad y Tolerabilidad de Riesgo Operacional. Gestión EHS: comprende el paquete de herramientas de administración y gestión de los aspectos de Medio Ambiente (Environmental), Higiene (Hygiene), Seguridad (Safety) y, sólo en el caso particular del presente estándar, se incorpora Salud (Health), aplicado a la totalidad de las actividades de la compañía e implementado a través de los respectivos Documentos Normativos. Referente Técnico: Colaborador de la compañía o profesional contratado con dominio de una temática específica que brinda asesoría según las necesidades operativas, de contrataciones, proyectos, etc. Servicio No Evaluable por EHS: contrato tipo “a destajo”, que no involucra Actividades Críticas, no se desarrolla en áreas productivas (Locaciones/ Yacimientos), ni en áreas de servicios (talleres, campamentos, logística, almacenes, etc.) sino más bien en, por ejemplo, oficinas administrativas, por un plazo contractual de hasta 30 días e involucrando 5 o menos trabajadores. Mayores detalles en el Formulario de Análisis de Criticidad, servicio “No Evaluable por EHS”. Solicitud de Pedido (Solped): Documento interno que se utiliza para formalizar el requerimiento de un material o servicio por parte del sector solicitante. La impresión en papel se considera copia NO CONTROLADA – Válido sólo en el momento de la impresión. Código: 00GLB-SEG-EST-006 ANEXO II. Estándar Aspectos de EHS en la Gestión de Contratistas ESTÁNDAR Versión: 2.2 Página 31 de 45 Fecha vigencia: 01/01/2024 Requerimientos EHS 1. Gestión EHS Los siguientes componentes de la Gestión EHS deben formar parte de los requerimientos a solicitar a la Contratista: 1.1. Objetivos y Metas de EHS del Proyecto/ Servicio El contratista debe establecer objetivos y metas de desempeño de EHS, en línea con aquellos establecidos por PLUSPETROL para el contrato. Los mismos serán de pro-actividad y de resultado y se establecerán para cada una de las áreas (EHS). 1.2. Cumplimiento de Requisitos Legales y Obligaciones EHS El Contratista deberá garantizar que todo su personal cumpla con la legislación pertinente a EHS del país de ejecución del contrato, y deberá tener implementado un mecanismo que le permita la Identificación, implementación y cumplimiento de requisitos legales y obligaciones EHS de manera similar al estándar PLUSPETROL. Si en opinión de PLUSPETROL, el Contratista está trabajando de manera que contraviene cualquier requerimiento de estas disposiciones de EHS, PLUSPETROL informara de las No Conformidades (NC) al Contratista. 1.3. Gestión de Riesgos. El oferente debe contar con herramientas y procesos que aseguren la identificación de peligros, y consecuente evaluación, análisis y gestión de riesgos (ver párrafo 3.9), y como requerimiento específico deberá presentar un Análisis de Riesgos basado en el alcance del proyecto/servicio. 1.4. Plan de Capacitación en EHS El contratista debe: Poseer un plan de capacitación específico, de acuerdo al contrato, el cual debe cubrir al menos lo siguiente: • Capacitación de EHS específica para puestos/ actividades clave en el contrato. • Cronograma de capacitación de manejo defensivo para el personal que corresponda. • Campañas de EHS que promuevan buenas prácticas en la materia. Se deben guardar los registros de capacitaciones y asistencias, para la eventual auditoría de las capacitaciones, charlas diarias y reuniones semanales de EHS. 1.5. Competencias del Personal Crítico Se deben definir las competencias mínimas para los puestos clave de la organización, que permitan enfocar el programa de entrenamiento de EHS de acuerdo a las necesidades identificadas, certificar las competencias para trabajos críticos y realizar habilitaciones especiales (amoladores, trabajos con tensión, trabajos en altura, ingreso a espacios confinados, conductores especiales, operación de equipos de izaje, etc.). El personal responsable de los aspectos ambientales y/ o sociales significativos (que impacten o puedan impactar significativamente en el medio ambiente y/ o terceros), debe tener las competencias necesarias y conocer y aplicar los procedimientos operacionales relacionados con su actividad. 1.6. Política de Suspensión de la Tareas El Contratista debe: • Asegurar que en todos los niveles de la organización su personal y el de sus Contratistas conozca, comprenda y cumpla con la Política de “Suspensión de la Tarea” de PLUSPETROL. Esta divulgación debe quedar documentada. • Fijar la política visiblemente en sitios de fácil acceso a todo el personal (carteleras, lugares comunes de reunión, etc.), durante la ejecución del contrato. La política de Suspensión de Tarea deberá ser anexada el Plan EHS. La impresión en papel se considera copia NO CONTROLADA – Válido sólo en el momento de la impresión. Código: 00GLB-SEG-EST-006 Estándar Aspectos de EHS en la Gestión de Contratistas ESTÁNDAR Versión: 2.2 Página 32 de 45 Fecha vigencia: 01/01/2024 1.7. Política de EHS/ Sostenibilidad El Contratista debe: • Poseer una Política Corporativa de EHS/ Sostenibilidad avalada por su Gerencia. En caso de no poseer una política de EHS, deberá utilizar la política de PLUSPETROL adoptándola como propia, asentando esto en el Documento Puente. • Garantizar la divulgación de esta Política y asegurar el cumplimiento de la misma en todos los niveles de la organización, incluyendo personal de sus Contratistas (Sub- Contratistas de PLUSPETROL). Esta divulgación debe quedar documentada. • El Contratista deberá definir y documentar qué métodos son implementados y aplicados para informar a todo el personal la Política, y qué mecanismos son utilizados para informar de cualquier cambio en la misma. • Fijar la política visiblemente en sitios de fácil acceso a todo el personal (carteleras, lugares comunes de reunión, etc.), durante la ejecución del contrato. La política deberá ser anexada al Plan EHS. 1.8. Plan de Inspecciones de EHS El Contratista debe autorizar a PLUSPETROL a realizar las inspecciones necesarias para asegurar el cumplimiento del Plan EHS del contrato. La documentación generada a posteriori de las inspecciones será comunicada a la gerencia local del Contratista, y los desvíos encontrados deberán ser registrados en el sistema de seguimiento de acciones del Contratista. 1.9. Cronograma de Visitas Gerenciales La Gerencia del Contratista deberá elaborar un plan anual de visitas Gerenciales a los frentes de trabajo acorde a la actividad, con el fin de observar el comportamiento seguro de los trabajadores en sus funciones, estado de las instalaciones y equipos, revisión de procesos, cumplimiento de requisitos ambientales y sociales, el cumplimiento de procedimientos y el desempeño en EHS. Los hallazgos deben ser informados a su línea de supervisión para la corrección inmediata y para que las acciones sean ingresadas al sistema de seguimiento de acciones correctivas del Contratista. La implementación del Plan anual de visitas Gerenciales tiene como objetivos principales: • Demostrar su compromiso para cumplir los requerimientos legales, los operacionales y los de EHS establecidos por PLUSPETROL. • Reforzar en toda la organización los comportamientos que contribuyen a la reducción continua de los riesgos y el mejoramiento continuo del desempeño de los empleados. • Comunicar las expectativas y requerimientos de EHS de PLUSPETROL a sus empleados, monitorear en forma rutinaria la gestión de EHS en el contrato, desarrollar planes de acción para el mejoramiento continuo y garantizar el seguimiento y cumplimiento de estas acciones. • Reuniones EHS: El Contratista debe liderar o participar en reuniones de EHS regularmente, dentro o fuera de los frentes de trabajo, para discutir temas tales como: procedimientos específicos de los trabajos a ejecutar y practicas seguras; las situaciones inseguras identificadas y riesgos operacionales; los incidentes ocurridos, Alertas de Seguridad y Lecciones por aprender. El Contratista debe presentar un esquema de las diferentes reuniones (ej. reuniones pre-tarea, reuniones Pre-turno, reuniones semanales de seguridad, reuniones de comité de EHS, etc.), de todas ellas debe mantenerse registro de los asistentes, fecha y temas tratados. 1.10. Reporte e Investigación de Incidentes. Observaciones de Seguridad El Contratista debe utilizar el sistema de Reporte y Registro de Incidentes descrito en el procedimiento de PLUSPETROL Clasificación y Reporte de Eventos no Deseados. Si de común acuerdo se define utilizar el sistema del Contratista, esto debe quedar asentado en el Documento Puente. Es obligación del Contratista informar de inmediato a PLUSPETROL sobre cualquier incidente de acuerdo al procedimiento arriba mencionado. La impresión en papel se considera copia NO CONTROLADA – Válido sólo en el momento de la impresión. Código: 00GLB-SEG-EST-006 Estándar Aspectos de EHS en la Gestión de Contratistas ESTÁNDAR Versión: 2.2 Página 33 de 45 Fecha vigencia: 01/01/2024 El Contratista no debe tolerar actos de represalia en contra de cualquier miembro de su fuerza laboral, por su participación en procesos de reporte de desvíos/ incumplimientos de los requerimientos de EHS, sea cualquiera el tipo de vía de comunicación que el empleado usara. La investigación de incidentes deberá realizarse de acuerdo al Procedimiento de PLUSPETROL Investigación y Aprendizaje de Eventos no Deseados. Si de común acuerdo se define utilizar el sistema de investigación de incidentes del Contratista, esto debe quedar asentado en el Documento Puente. Las Lecciones por aprender de EHS provenientes de las investigaciones deben ser divulgadas a través de toda la organización y sus Sub-Contratistas. El Contratista debe contar con un sistema de Observaciones de Seguridad (desvíos). Los resultados de estas observaciones deben alimentar al sistema de seguimiento de acciones correctivas y tener un adecuado cierre por parte de la Supervisión. En caso de que la Contratista no cuente con uno, puede adoptar el de PLUSPETROL. 1.11. Seguimiento de Acciones Correctivas Cada investigación debe tener acciones para evitar la repetición del accidente ocurrido. Durante la investigación de incidentes, el Contratista deberá determinar las causas raíz de los mismos y hacer el seguimiento documentado del cierre de todas las acciones resultantes. Las acciones deben poseer un responsable de realizar las mismas, una fecha de cumplimiento, un responsable de seguimiento y un recurso asignado para la misma (por ejemplo, inversión en equipamiento, horas hombre de capacitación, etc.). Toda esta información debe ser registrada en el sistema de seguimiento de acciones del Contratista. La contratista debe establecer un plan de corrección de no conformidades identificadas, con procedimientos, especificaciones, y requerimientos del contrato. El plan debe incluir la identificación de causas fundamentales, la implementación de medidas correctivas que se deben tomar para evitar su recurrencia, y la evaluación de la efectividad de dichas medidas. Las medidas correctivas y preventivas deben ser verificables y comunicadas oportunamente a PLUSPETROL. Una copia de los informes de verificación y de emisión/cierre de no conformidades, debe estar disponible para verificación de PLUSPETROL. El proceso debe establecer claramente la forma en que se manejarán las acciones correctivas y cómo se verificará su cierre. 1.12. Reportes de Estadísticas e Indicadores EHS La contratista deberá presentar resultados de sus indicadores (KPIs) del año inmediatamente anterior dentro del Plan EHS, además presentará informes mensuales a PLUSPETROL de acuerdo al formato/ herramienta predefinida. Se listan a modo de ejemplo algunos de los datos que se solicitan: • Incidentes relacionados con Salud Ocupacional, Seguridad e Higiene Industrial, Seguridad en Procesos y Asuntos Ambientales. Se deben reportar tanto los accidentes que resultaron en una lesión / daños / pérdida / derrames, como los casi accidentes. • Indicadores de incidentes con lesiones personales. (TRIR, LTIR). • Investigaciones de incidentes realizadas y difundidas. Porcentaje de acciones emergentes cumplidas. • Lecciones por aprender de EHS y alertas difundidas. • Un resumen de las actividades de monitoreo e inspecciones. • Porcentaje de cumplimiento de las acciones generadas por No Conformidades. • Cantidad de personal que trabaja para la empresa (Operativo y de Supervisión) y cantidad de horas trabajadas. • Indicadores de Gestión de seguridad vehicular (kilómetros recorridos, cantidad y tipo de vehículos, etc.). • Indicadores de Salud Ocupacional (tipos de enfermedades, atenciones, etc.). • Indicadores proactivos y de liderazgo (Tarjetas de Observación, Reuniones de Seguridad, Visitas Gerenciales) y el porcentaje de las acciones cerradas emergentes de las mismas. • Simulacros y ejercicios de respuesta a emergencias realizados. La impresión en papel se considera copia NO CONTROLADA – Válido sólo en el momento de la impresión. Código: 00GLB-SEG-EST-006 Estándar Aspectos de EHS en la Gestión de Contratistas ESTÁNDAR Versión: 2.2 Página 34 de 45 Fecha vigencia: 01/01/2024 • Horas hombre de capacitación en temas de EHS (discriminando por Salud, Seguridad e Higiene, y Medio Ambiente). • Cumplimiento de las metas planteadas en el plan de capacitación. • Indicadores de Gestión de residuos (generados, tratados, reciclados, etc.). • Indicadores de Gestión del agua (volumen extraído, consumo por área, volumen tratado, etc.). • Indicadores de Gestión de emisiones y eficiencia energética. • Multas y/o sanciones recibidas por parte de las autoridades pertinentes Total residuos reciclados. Este informe tiene carácter de declaración jurada, por lo que deberá estar firmado por los máximos responsables operativos y de EHS del contrato del Contratista. Sin perjuicio de lo anterior la contratista debe cumplir con la normatividad legal vigente de cada UN, en cuanto al reporte de incidentes y enfermedades ocupacionales a los entes reguladores. 1.13. Documentos de referencia, estándares y procedimientos EHS La contratista deberá adjuntar un listado de procedimientos, estándares o documentos relevantes para el proyecto que involucren el manejo correcto de los aspectos de EHS, los cuales deberán adjuntarse como parte del Plan EHS. Los documentos deben estar ajustados y seguir las normativas de cada país. Asimismo, la contratista deberá listar aquellas regulaciones, estándares y normas internacionales a las que este suscripta, tales como ISO (International Organization for Standardization). PLUSPETROL posee Estándares EHS, los cuales establecen los requerimientos para el manejo del riesgo y el mejoramiento continuo de la Gestión. Los Estándares EHS de la Contratista y PLUSPETROL deberán ser compatibles. El Contratista podrá operar bajo su Sistema de Gestión/ Estándares, siempre que esté alineado con el Sistema o los estándares de PLUSPETROL. El Contratista deberá garantizar que se apliquen estándares similares de EHS utilizados por sus CONTRATISTAS. El Contratista y el representante de PLUSPETROL deberán garantizar que las funciones y responsabilidades de ambas partes están claramente definidas, asignadas y comprendidas por todos los involucrados en las tareas. Los procedimientos Operativos que se utilicen para las actividades que realice la Contratista deberán estar alineados a los de PLUSPETROL y ser presentados a PLUSPETROL previo al inicio de las actividades. El Contratista debe conocer y usar como referencia los siguientes documentos y buenas prácticas, y los detallados en la sección de Documentos de Relacionados del presente estándar, tanto para el proceso de contratación, como durante todo el desarrollo de los servicios contratados. El listado es orientativo y dependerá de las características del contrato. • Plan de Gestión Ambiental o similar Y procedimientos de PLUSPETROL para: • Gestión de residuos y de efluentes líquidos • Monitoreo ambiental para suelo, agua, aire, ruido y otros • Gestión de biodiversidad, de erosión y revegetación • Prácticas de Trabajo EHS referentes a movimiento de suelos/ excavaciones, aislamiento de energía, y demás buenas prácticas citadas en la sección de Documentos Relacionados del presente estándar. El Contratista debe poseer un manual de procedimientos de EHS que cubran como mínimo las siguientes actividades/ temáticas si son aplicables al Servicio prestado: • Permisos de Trabajo • Gestión de efluentes líquidos • Trabajos en Altura • Monitoreo ambiental para suelo, agua, aire, ruido y otros • Aislamiento de Energía • Protección de flora y fauna (gestión de biodiversidad, según corresponda) • Manejo de Químicos - MSDS • Control de erosión y revegetación • Seguridad Vehicular • Análisis de Riesgos y Gestión de acciones • Elementos de Protección Personal • Gestión de contingencias y manejo de crisis operacionales (según la UN donde se desarrolle el contrato) • Reporte e Investigación de Incidentes La impresión en papel se considera copia NO CONTROLADA – Válido sólo en el momento de la impresión. Código: 00GLB-SEG-EST-006 1.14. Estándar Aspectos de EHS en la Gestión de Contratistas ESTÁNDAR Versión: 2.2 Página 35 de 45 Fecha vigencia: 01/01/2024 Sistema de Selección de Subcontratistas El Contratista deberá poseer un sistema de selección de contratistas que se encuentre a la altura de, y alineado con, el propio sistema vigente de PLUSPETROL. 1.15. Manejo del Cambio De igual manera el Contratista deberá poseer estándares y procedimientos de gestión enfocados en el Manejo del Cambio que se encuentren a la altura de, y alineados con, los propios procedimientos de PLUSPETROL, abarcando incluso los eventuales cambios organizacionales. 1.16. Respuesta ante Emergencias. Planes de Contingencia. El Contratista deberá elaborar y presentar un Plan de Respuesta ante Emergencias (PRE) para todos los escenarios de riesgo asociados al servicio prestado, indicando la organización, personal involucrado (brigadas de respuesta), recursos disponibles para su ejecución, líneas de comunicación y categorías de emergencia, alineado al Estándar de PLUSPETROL Gestión de Contingencias y Manejo de Crisis Operacionales; y los procedimientos de respuesta ante emergencias locales aplicables de cada UN. Los planes de contingencia serán incluidos en el Plan EHS del contrato, y serán comunicados a todas las partes involucradas en la ayuda de emergencia. Este plan debe ser comunicado a PLUSPETROL y su efectividad debe ser probada mediante ejercicios o simulacros de emergencias. El Contratista debe incluir en la matriz de capacitación solicitada, la propuesta para cumplir con el entrenamiento de su personal en temas de emergencias de EHS. 1.17. Simulacros El Contratista deberá elaborar un Programa de Simulacros y Entrenamiento que contemple situaciones en las tres áreas (EHS) para respuesta ante emergencias y realizar simulacros de emergencias de acuerdo a la actividad que desarrolle. Cada simulacro realizado debe quedar documentado y los hallazgos detectados como oportunidades de mejora deberán ser registrados en el sistema de seguimiento de acciones correctivas del Contratista. 2. Requerimientos de Medio Ambiente La Contratista debe conocer, entender y cumplir con los Requisitos Legales establecidos por PLUSPETROL y en las Licencias y Permisos específicos para el contrato y otros que apliquen. 2.1. Organización y Supervisión en Campo La contratista debe contar con los Supervisores o Inspectores in-situ necesarios, dependiendo de la magnitud del contrato y riesgo de la actividad. Estos deben como mínimo tener el nivel de Técnicos matriculados. Se debe indicar cuál es el equipamiento que tendrá disponible el personal de EHS para cumplir las funciones, tales como medidores de mezcla de multigas (fijos y portátiles), detectores personales, dosímetros, anemómetro, decibelímetro, equipos autónomos, medidor de altura de línea eléctrica, luxómetros, termómetros bulbo seco / húmedo, etc. Cuando corresponda, los equipos deben estar calibrados y certificados con patrones trazables. En el estudio de la oferta o durante el desarrollo del contrato, PLUSPETROL podrá solicitar ajustes a las nóminas, con el fin de garantizar una apropiada cobertura en la tarea y lograr una asistencia adecuada. En los casos que se desarrollen tareas de forma continua en yacimiento, será requisito que este personal forme parte del plantel permanente del Contratista. 2.2. Protección de Fauna y Flora Como medida de protección de la fauna silvestre, se prohíbe portar y usar armas de fuego en el área de trabajo, excepto por el personal de vigilancia expresamente autorizado por escrito por PLUSPETROL y habilitado por las regulaciones de autoridad pertinente. Asimismo, está prohibida la caza, consumo, transporte, comercialización y/ o tenencia de ejemplares de fauna silvestre o de cría. La impresión en papel se considera copia NO CONTROLADA – Válido sólo en el momento de la impresión. Código: 00GLB-SEG-EST-006 Estándar Aspectos de EHS en la Gestión de Contratistas ESTÁNDAR Versión: 2.2 Página 36 de 45 Fecha vigencia: 01/01/2024 El Contratista debe asegurar que la afectación de vegetación y/ o tala de árboles sea la mínima para realizar el trabajo, para lo cual debe tener los permisos de desbosque pertinentes de acuerdo a cada región. Adicionalmente, debe contar con un plan de revegetación aprobado por PLUSPETROL; y está prohibida la extracción de leña y/ o recolección de frutos silvestres. 2.3. Control de Derrames Toda actividad de manejo de hidrocarburos y otras sustancias peligrosas debe tener medidas preventivas y de control de derrames. • Asegurar el adecuado almacenamiento de productos químicos y combustibles (contenciones primarias y secundarias) con la finalidad de minimizar los posibles riesgos ambientales. • Mantener en buen estado de funcionamiento toda su maquinaria con el fin de evitar escapes de producto que puedan afectar los suelos, cursos de agua, aire y organismos. • Las motobombas, y en general los equipos para extracción de agua, que deban ser instalados en la orilla de una corriente, estarán provistas de bandejas que permitan retener las fugas de combustible y lubricante; por ningún motivo se descargarán aceites o combustibles a un cuerpo de agua o suelo. • Los aceites y lubricantes usados, los productos químicos usados y/o vencidos, los residuos de limpieza y mantenimiento, y toda otra sustancia peligrosa deben ser retenidos en recipientes herméticos y deben recibir tratamiento y disposición final adecuada por parte del Contratista según los términos establecidos en el contrato. • No se realizará el lavado de equipo móvil en lechos de quebradas u otros sitios distintos al área autorizada en el sitio de trabajo. El aprovisionamiento de combustible/ sustancias químicas y mantenimiento del equipo móvil y otra maquinaria, incluyendo lavado, debe realizarse en tal forma que estas actividades no contaminen los suelos o las aguas y los desechos deben ser retenidos y tratados. La ubicación de los patios para estas operaciones debe ser aislada de cursos de agua. 2.4. Gestión de Residuos Observar y cumplir con los procedimientos de PLUSPETROL y las leyes y reglamentos relativos a la segregación, transporte, almacenamiento, tratamiento y/o disposición final de residuos. • Los residuos deben ser manejados según los estándares de PLUSPETROL y de acuerdo con el plan de Gestión de residuos que será propuesto por el Contratista, y aprobado por PLUSPETROL. Dicho plan deberá garantizar la segregación eficaz de los residuos antes de ser dispuestos adecuadamente de acuerdo a los requerimientos de PLUSPETROL y los Requisitos Legales y Obligaciones EHS nacional, regional y local. El plan de Gestión de residuos se incluye dentro del Plan EHS del contrato. • Obtener todos los permisos ambientales necesarios y/ o licencias para el manejo y disposición de todos los residuos generados por el Contratista. Si es requerido por la ley aplicable, el Contratista deberá registrarse como generador de residuos o un operador de residuos autorizado. El Contratista debe minimizar la cantidad de desechos generados y maximizar el reciclaje. 2.5. Protección de Suelos y Fuentes de Agua • Todas las actividades se deberán realizar de manera tal que causen el mínimo deterioro a los suelos, vegetación y cursos de agua en el sitio de realización del servicio. • Los residuos de tala y desmalezados no deben llegar a los cursos de agua. Estos deben ser acopiados de tal forma que no causen desequilibrios a las condiciones del área. Salvo excepciones justificadas por PLUSPETROL y autoridades de manejo de bosques, áreas forestales, protegidas, etc., estos desechos no deben ser quemados. • En las operaciones de movimiento de suelos, el Contratista debe tomar medidas de control sobre los desechos de materiales con el fin de no causar derrumbes en el área circundante y contaminación de cursos de agua. Debe tenerse un plan previo para disposición de desechos inertes y de almacenamiento de la capa vegetal con fines de posterior La impresión en papel se considera copia NO CONTROLADA – Válido sólo en el momento de la impresión. Código: 00GLB-SEG-EST-006 Estándar Aspectos de EHS en la Gestión de Contratistas ESTÁNDAR Versión: 2.2 Página 37 de 45 Fecha vigencia: 01/01/2024 restauración del paisaje (restitución vegetal, movimientos de tierras correctivos, etc.). Las obras de manejo de agua de lluvia se deben realizar previo al inicio del movimiento de suelos. • Cuando las cunetas o zanjas de una obra o trabajo confluyan directamente a una fuente superficial de agua, deben estar provistas de la infraestructura que permita la decantación de sedimentos. • Los drenajes deben construirse siguiendo curvas de nivel hacia canales naturales protegidos. En caso de no ser posible, se deben construir estructuras de disipación de energía. • Instalar tuberías y/ o mangueras de manera provisional, dependiendo del caudal a manejar, en los drenajes y escorrentías superficiales interrumpidos por la construcción de vías. • Las gravas o material de arrastre no deben ser removidas del lecho de los ríos, arroyos, playas, lagos o lagunas, excepto en las zonas específicamente aprobadas como fuente de materiales por la entidad gubernamental competente y en tal caso se debe evitar el deterioro del área al final de la utilización y ejecutar las obras necesarias para la recuperación del área afectada. • No está permitido que cemento, limos, o concreto fresco, y en general residuos sólidos, tengan como receptor final lechos de cursos de agua. • En áreas de campamentos se deben mantener limpias las cunetas y drenajes naturales y artificiales para aguas de lluvias. 2.6. Consumo de Agua y Energía Todas las actividades deberán estar alineadas con las directrices de disminución de consumo de agua y energía de PLUSPETROL. Se deben cumplir con los requisitos legales, dependiendo del contrato y del lugar donde se realice. En locaciones específicas tales como campamentos, locaciones de trabajo permanentes, etc., PLUSPETROL podrá pedir al Contratista la instalación de medidores de caudal y/ o consumo energético. Asimismo, el Contratista debe proveer los datos que sean requeridos respecto a estos consumos con el fin de construir los indicadores correspondientes. 2.7. Monitoreo y Mediciones Ambientales En cuanto al aseguramiento de la Gestión Ambiental, el Contratista debe: • Cumplir con el procedimiento para efectuar el monitoreo y medición de las características propias de sus operaciones y actividades para garantizar un buen desempeño ambiental. • Establecer un plan de corrección de no conformidades identificadas, con procedimientos, especificaciones, y requerimientos del contrato. El plan debe incluir la identificación de causas fundamentales, la implementación de medidas correctivas que se deben tomar para evitar su recurrencia, y la evaluación de la efectividad de dichas medidas. • Presentar el sistema de verificación del desempeño, la forma en que se manejarán las acciones correctivas y cómo se verificará su cierre. 2.8. Tratamiento de efluentes Todos los campamentos deben estar provistos de las facilidades para la recolección, tratamiento y disposición de aguas residuales, sistemas que deben contar con la autorización previa de PLUSPETROL y deben ser verificados permanentemente. 2.9. Emisiones atmosféricas La contratista debe llevar registro de las fuentes de emisiones de Gases de Efecto Invernadero (GEI) cumpliendo con los lineamientos de PLUSPETROL, de manera tal de permitir contar con Inventarios actualizados de emisiones GEI. 3. Requerimientos de Seguridad e Higiene Industrial 3.1. Organización y Supervisión en Campo La contratista debe contar con los Supervisores o Inspectores in-situ necesarios, dependiendo de la magnitud del contrato y riesgo de la actividad. Estos deben como mínimo tener el nivel de Técnicos matriculado. La impresión en papel se considera copia NO CONTROLADA – Válido sólo en el momento de la impresión. Código: 00GLB-SEG-EST-006 Estándar Aspectos de EHS en la Gestión de Contratistas ESTÁNDAR Versión: 2.2 Página 38 de 45 Fecha vigencia: 01/01/2024 Se debe indicar cuál es el equipamiento que tendrá disponible el personal de EHS para cumplir las funciones, tales como medidores de mezcla de multigas (fijos y portátiles), detectores personales, dosímetros, anemómetro, decibelímetro, equipos autónomos, medidor de altura de línea eléctrica, luxómetros, termómetros bulbo seco / húmedo, etc. Cuando corresponda, los equipos deben estar calibrados y certificados con patrones trazables. En el estudio de la oferta o durante el desarrollo del contrato, PLUSPETROL podrá solicitar ajustes a las nóminas, con el fin de garantizar una apropiada cobertura en la tarea y lograr una asistencia adecuada. En los casos que se desarrollen tareas de forma continua en yacimiento, será requisito que este personal forme parte del plantel permanente del Contratista. 3.2. Monitoreo de Higiene Industrial El Contratista debe encargarse del monitoreo de la higiene en el ambiente de trabajo bajo su responsabilidad, con el objeto de verificar que estén adecuadamente protegidos en las áreas donde existe un potencial de exposición a productos químicos, biológicos y/o agentes físicos. El Contratista es responsable de realizar mediciones de mezcla de gases, en lugares donde exista el riesgo de incendio o explosión, antes de iniciar los trabajos. Para los lugares donde existan riesgos de inhalación de sustancias nocivas para la salud, se deberán proveer los elementos de protección respiratoria adecuados y equipos de detección de gases peligrosos, si fuera necesario. El equipamiento deberá contar con las calibraciones y certificaciones adecuadas y ser utilizados por personal competente. Se deben efectuar estudios de ruidos e iluminación anualmente en las áreas de trabajo bajo su responsabilidad, según los Requisitos Legales y Obligaciones EHS aplicables al lugar de trabajo. Todos los desvíos encontrados deben alimentar el sistema de seguimiento de acciones correctivas del Contratista. PLUSPETROL informará al Contratista acerca de cualquier condición peligrosa existente en los lugares de trabajo, con el fin de asistirlos en la evaluación de los riesgos y medidas de control en los casos que se requiera de un monitoreo. El Contratista comunicará formalmente a PLUSPETROL de cualquier incapacidad médica conocida o condición de cualquier personal del Contratista, que pueden afectar negativamente su salud y seguridad o la salud y la seguridad de los demás. El Contratista deberá garantizar que todos sus empleados están comprometidos a mantener los lugares de trabajos limpios y ordenados, de tal manera de reducir al mínimo el riesgo de causar lesiones a personas y daños a la propiedad. 3.3. Manejo de Materiales Peligrosos El Contratista se comprometerá a suministrar las hojas de seguridad de los productos químicos (MSDS) utilizados por sus empleados, asegurando el entrenamiento, entendimiento y cumplimiento. Este entrenamiento debe ser adecuadamente documentado. Todas las MSDS deben estar disponibles en las áreas de uso y almacenamiento de dichos productos químicos. 3.4. Prácticas de Trabajo EHS Las tareas de la Contratista deben cumplir con los requisitos legales vigentes, los instructivos/ procedimientos de la UN y las Prácticas Técnicas publicadas por PLUSPETROL para cada una de las actividades en campo, como ser (listado no limitativo, ver detalle en párrafo 1.13. de la sección Gestión EHS al comienzo del presente ANEXO): • Caída de Objetos • Trabajo en Altura • Movimiento de Suelos/ Excavaciones • Aislamiento de Energías • Tareas en Espacios Confinados • Izaje de Cargas 3.5. Plan de Inspecciones de Seguridad e Higiene El Contratista debe presentar un plan anual de inspecciones de Seguridad e Higiene Industrial y mantener registros de las mismas en los frentes de trabajo. Más allá de los requerimientos de los párrafos 3.6 y 3.7, referentes a transportes y equipos de izaje respectivamente, el Contratista debe contar con un programa de mantenimiento preventivo e inspecciones de equipos en general, que incluya como mínimo lo siguiente, (la información quedará documentada para posibles auditorías de PLUSPETROL): La impresión en papel se considera copia NO CONTROLADA – Válido sólo en el momento de la impresión. Código: 00GLB-SEG-EST-006 Estándar Aspectos de EHS en la Gestión de Contratistas ESTÁNDAR Versión: 2.2 Página 39 de 45 Fecha vigencia: 01/01/2024 • Identificación y priorización de equipos que deben ser sometidos a revisiones y mantenimiento rutinario por razones de seguridad. Dentro de este equipamiento se deben contemplar: elementos críticos en la protección del medio ambiente, elementos críticos de seguridad (SCE), sistemas de protección ante emergencias y equipos para actuación en caso de emergencias. La definición y gestión de los SCE, su seguimiento, mantenimiento y pruebas, e incluso la adecuada gestión de inhibiciones, debe responder y alinearse a los estándares PLUSPETROL. • Pruebas, Inspecciones y mantenimiento rutinarios de infraestructura de equipos y herramientas acorde con sus programas de mantenimiento preventivo. • Cumplir las acciones resultantes de las inspecciones y monitoreo dentro de un sistema de seguimiento de acciones adecuado, y una Supervisión activa por la dirección del Contratista. 3.6. Programa de Seguridad en la Logística de Transportes El Contratista presentará un Programa de Seguridad Vehicular que deberá incluir como mínimo: • Plan de revisión y mantenimiento del equipo pesado automotor (retroexcavadoras, moto- niveladora, etc.). Los manuales de operación del fabricante de cada equipo, diagramas de cargas, etc. deben estar en el idioma hablado en la UN. Los vehículos livianos también deben estar vinculados a un plan de mantenimiento preventivo. • Los vehículos asignados al contrato deben tener instalado un dispositivo de control y registro de parámetros indicados en el Programa de Gestión Vehicular, autorizado por PLUSPETROL, como condición para ser habilitado para operar dentro de las áreas de responsabilidad de PLUSPETROL. La Gestión de la información de los dispositivos de control debe hacerse de acuerdo la Práctica Técnica de Gestión Vehicular de PLUSPETROL. La información obtenida de estos dispositivos será utilizada por PLUSPETROL para el control de la Gestión vehicular. Con respecto a la instalación de nuevos Tacógrafos se deberá realizar de acuerdo a los requerimientos contractuales y técnicos de PLUSPETROL. La desconexión de los Tacógrafos sin la autorización de PLUSPETROL será considerada una falta grave que puede desencadenar en sanciones contractuales. El Contratista es responsable de: • Presentar al sector de Risk & Compliance toda la documentación requerida de los vehículos y cumplir además con los requerimientos específicos de cada UN para su ingreso y revalidación. Presentar al mismo sector toda la documentación requerida del conductor de acuerdo al tipo de vehículo que conduce y asegurar que haya realizado y aprobado el curso de manejo obligatorio, de acuerdo a los requerimientos específicos de cada UN. • Observar y cumplir con los procedimientos de PLUSPETROL con respecto a la selección, transporte, despliegue, operación y mantenimiento de equipos mientras que éstos se encuentren dentro de áreas operadas por PLUSPETROL. • Reportar en el formato definido por PLUSPETROL, los datos estadísticos e indicadores de Gestión de acuerdo a los procedimientos de Gestión Vehicular de cada UN. Dependiendo del dispositivo que se instale. Para el caso de transportes por vías acuáticas (marítimo/ fluvial) o transporte aéreo, la Contratista debe cumplir los requerimientos EHS establecidos en los documentos normativos PLUSPETROL (por ejemplo, el estándar de Seguridad Operacional en Aviación), y buenas prácticas de la industria como ser de IOGP. 3.7. Operaciones de Izaje de Cargas El Contratista debe cumplir como mínimo con: • Plan de certificación del equipo requerido para izaje de cargas (grúas, tiende tubos, montacargas, camiones, hidrogrúas, hidroelevadores, camiones con malacates, etc.). acorde a la Práctica Técnica de Izaje de Cargas de PLUSPETROL. • La certificación inicial debe hacerse previamente al inicio del contrato por una institución certificadora reconocida por PLUSPETROL. Durante la vigencia del contrato, estos equipos deben ser certificados cada año. El personal que opera tales equipamientos también debe estar certificado de acuerdo a lo establecido en los procedimientos de cada UN o según legislación de cada País. La impresión en papel se considera copia NO CONTROLADA – Válido sólo en el momento de la impresión. Código: 00GLB-SEG-EST-006 Estándar Aspectos de EHS en la Gestión de Contratistas ESTÁNDAR Versión: 2.2 Página 40 de 45 Fecha vigencia: 01/01/2024 El Contratista es responsable de: • Cumplir con los lineamientos establecidos en la Práctica Técnica de Izaje de Cargas y los procedimientos de gestión de cada UN donde se ejecutará el contrato, haciendo cumplir éstos a sus Contratistas. De igual forma, el Contratista debe cumplir con todo lo reglamentado en la legislación vigente de aplicación Nacional, Provincial y Municipal. 3.8. Elementos de Protección Personal (EPP) El Contratista en total acuerdo con la UN y cumpliendo con el estándar PLUSPETROL de Ropa de Trabajo y EPP de debe: • Proveer los Elementos de Protección Personal y ropa de trabajo de conformidad con los riesgos identificados para cada tarea. Además, deberá presentar un plan de suministro, control de uso y reposición, con registro de entrega para la totalidad de sus trabajadores presentes en el sitio de trabajo, y de acuerdo a la legislación aplicable. Asimismo, debe capacitar al personal sobre el uso y medidas de adecuado mantenimiento de los EPP suministrados. • Asegurar el cumplimiento de la entrega y la utilización de los Equipos y EPP, ropa de protección especial y/o ropa de trabajo de acuerdo a lo establecido en la legislación aplicable y vigente, y procedimientos propios de cada UN. 3.9. Análisis y gestión de riesgos en el lugar del trabajo El Contratista debe identificar los peligros y evaluar los riesgos para el contrato, incluyendo los siguientes aspectos: • Descripción de las actividades que debe desarrollar, identificar los peligros y evaluar los riesgos; contemplando los riesgos para las personas (propias y terceros), el ambiente, las instalaciones y equipos. • Documentar los riesgos a los cuales está expuesto el personal por especialidad, y utilizar una herramienta para la identificación de peligros y evaluación de riesgos en el lugar de trabajo previo a la realización del mismo. • Establecer medidas de control y de mitigación de acuerdo al estándar Criterios de Aceptabilidad y Tolerabilidad del Riesgo Operacional. El producto de este análisis será presentado como Anexo al Plan. 3.10. Sistema de Control del Trabajo (CdT) El Contratista debe conocer y cumplir el estándar del Sistema de Control del Trabajo (CdT) de PLUSPETROL, el cual incluye, entre otros, un Sistema de Permisos de Trabajo (SPT), así como demás elementos destinados a planificar, programar y controlar la ejecución de todas las actividades en sitios, instalaciones o plantas. El Contratista podrá utilizar sus propios procedimientos si así lo acuerda con PLUSPETROL y se registra en el Documento Puente, debiendo éstos contener como mínimo un Sistema de Permisos de Trabajo (SPT) de similares características al de PLUSPETROL. 3.11. Identificación del personal nuevo Se debe tener implementado un sistema de identificación del personal nuevo, a fin que todo el resto del personal esté advertido que se trata de una persona en entrenamiento o nueva en el contrato. Este programa debe estar soportado por un programa de inducción para personal ingresante y un plan de tutoría definiendo el proceso de acompañamiento del personal nuevo o ingresante. Todo entrenamiento a personal nuevo debe estar documentado. 3.12. Equipos de Protección contra Incendios El Contratista debe garantizar que los equipos de extinción de incendios instalados respondan a la carga de fuego a cubrir, excepto eventos catastróficos, además de cumplir con todo equipo exigido por la legislación vigente. 3.13. Equipos de H2S y Autónomos Los equipamientos de H2S y Autónomos, deberán cumplir con los requisitos legales vigentes y procedimientos de cada UN. 4. Requerimientos de Salud Ocupacional 4.1. Organización y representantes de Salud La impresión en papel se considera copia NO CONTROLADA – Válido sólo en el momento de la impresión. Código: 00GLB-SEG-EST-006 Estándar Aspectos de EHS en la Gestión de Contratistas ESTÁNDAR Versión: 2.2 Página 41 de 45 Fecha vigencia: 01/01/2024 El Contratista debe contar con un (1) Médico con título habilitante y matrícula en Medicina del Trabajo, preferentemente con experiencia de campo en la industria petrolera o petroquímica, con conocimientos en emergentología y tratamiento de accidentados graves. El contrato debe presentarse, con éste profesional médico, como coordinador del Plan de Salud Ocupacional. Será responsabilidad de la Contratista el planeamiento y puesta en práctica de las actividades relacionadas con Salud Ocupacional, enumeradas en el Manual de Procedimientos de PLUSPETROL, presentar Matrícula y número de contacto del profesional. Adicionalmente deber cumplir con el plan de emergencias médicas y dar asistencia al personal de acuerdo a lo reglado por ley y por prácticas internas propias de PLUSPETROL. No es necesaria su permanencia en el campo. Se debe disponer de una brigada de socorristas entrenados en primeros auxilios y RCP para cada sitio de trabajo con su respectivo programa continúo de entrenamiento; asimismo, contar con Personal de Salud en el lugar de trabajo, todo esto de acuerdo al tipo de contrato. En el estudio de la oferta o durante el desarrollo del contrato, PLUSPETROL podrá solicitar ajustes a las nóminas, con el fin de garantizar una apropiada cobertura en la tarea y lograr una asistencia adecuada en las tres áreas. En los casos que se desarrollen tareas de forma continua en yacimiento, será requisito que este personal forme parte del plantel permanente del Contratista 4.2. Plan de Emergencias Médicas. Primeros Auxilios. Evacuación de Lesionados. El Contratista, por medio de su personal de salud, prestará atención de primeros auxilios y evacuación en caso de lesiones o enfermedades ocupacionales y no ocupacionales a todo el personal presente que se encuentre desarrollando actividades relacionadas con el trabajo, incluyendo personal de sus Contratistas, Sub-Contratistas de PLUSPETROL. El Contratista tiene la responsabilidad de informar inmediatamente a PLUSPETROL toda situación de emergencia que demande evacuación del lesionado. El Contratista coordinará la atención con el médico y el enfermero de PLUSPETROL y la derivación a centros de salud de baja, mediana y alta complejidad y presentará en la propuesta los centros médicos elegidos para la atención. El Contratista luego de ocurrido un accidente personal dentro de su fuerza laboral debe enviar copia de la denuncia del accidente realizada a la ART, indicando el número de siniestro, al Sector de Salud de PLUSPETROL 4.3. Enfermería Las enfermerías contendrán elementos para urgencias cardiopulmonares y accidentes, aptos para ser usados por médicos, enfermeros y socorristas, (férulas inflables para miembros, inmovilizadores de cuello y cabeza, laringoscopio, entubador, aspirador, máscaras Ambú, sábana para quemados, cobertores aluminizados para transporte de pacientes, colchón de vacío, etc.). Estos estarán equipados para atender pacientes críticos o con lesiones comunes (oxigeno, camillas, instrumental, ATLS - Advanced Trauma Life Support etc.). Según el tipo de contrato, se definirá si el Contratista debe proveer el servicio de enfermería en el lugar de trabajo o se utilizará el servicio de Enfermería prestado por PLUSPETROL. 4.4. Ambulancia El Contratista debe contar como mínimo con un servicio de ambulancia que actúe como guardia pasiva de sus trabajadores con locación cercana a las bases operativas, las 24 horas. En caso de obras remotas, deberá haber una ambulancia en el sitio disponible las 24hs. En los equipos de torres que se encuentren en locaciones remotas se evaluará la posibilidad de tener una ambulancia de tiempo completo en la locación del pozo. Si se requiere, se útil izará la ambulancia de PLUSPETROL para llevar o asistir al personal desde el lugar del evento hasta la enfermería de PLUSPETROL. 4.5. Medicamentos Si así se define según las actividades a desarrollar, se deben tener medicamentos necesarios para el manejo de emergencias y enfermedades comunes. Estos serán seleccionados por el médico del Contratista, quien controlará el stock y las fechas de vencimiento. Adicionalmente y en los casos en que por las características del área de operaciones La impresión en papel se considera copia NO CONTROLADA – Válido sólo en el momento de la impresión. Código: 00GLB-SEG-EST-006 Estándar Aspectos de EHS en la Gestión de Contratistas ESTÁNDAR Versión: 2.2 Página 42 de 45 Fecha vigencia: 01/01/2024 sean necesarios medicamentos específicos o sueros especiales (ej. antiofídicos), se debe tener disponible la medicación establecida según los procedimientos locales de cada UN. 4.6. Provisión de Agua potable El Contratista proveerá, planeará y controlará la provisión de agua potable para los trabajadores siguiendo los lineamientos descriptos en la legislación vigente. 4.7. Comedores y Campamentos Los comedores y los campamentos deberán cumplir con los lineamientos establecidos por PLUSPETROL. 4.8. Exámenes Médicos Ocupacionales Deben realizarse a todas las personas que trabajen bajo el contrato, dando cumplimiento a la legislación vigente y aplicable en el lugar del trabajo, posterior a la firma del contrato con PLUSPETROL. Una vez adjudicado el contrato, se deben realizar los exámenes de ley a todos sus empleados y garantizar que sus Contratistas (Sub-Contratistas de PLUSPETROL) también lo hagan. Los exámenes serán pre-ocupacionales con orientación al riesgo, periódico con orientación al riesgo, previa transferencia de puesto con orientación al riesgo y de egreso con orientación al riesgo y exámenes por ausencia prolongada. El Contratista debe presentar el apto de salud ocupacional previo al ingreso y una vez por año del personal afectado a actividades de PLUSPETROL. Asimismo, debe presentar el resultado de los exámenes por exposición del personal afectado a PLUSPETROL semestral o anualmente, según el tóxico y el plan de acción si se apreciaran desvíos. Si el Contratista realizará labores dentro de Espacios Confinados, Trabajos en Alturas o Trabajo Eléctrico, su personal deberá presentar los exámenes médicos que los habiliten para realizar estas tareas de alto riesgo, de acuerdo a los requerimientos fijados por el área de Salud Ocupacional de PLUSPETROL y Unidad de Negocio. Asimismo, deben realizarse controles básicos de salud diarios para todos aquellos operarios que realicen tareas de alto riesgo. PLUSPETROL entregará al Contratista el mapa de riesgo del lugar donde se realizará la actividad de tal manera de que los exámenes médicos periódicos contemplen los riesgos identificados en dicho mapa. 4.9. Programas de Prevención de la Salud El Contratista presentará un plan para evitar, reducir y controlar las enfermedades de origen endemo-epidémicas propias del área en que se desarrollará la tarea que se licita. Las actividades identificadas como riesgosas deben quedar consignadas en un cronograma siendo de importancia incluir programas para prevenir las hipoacusias inducidas por ruido industrial, el alcoholismo y adicciones a otras drogas licitas e ilícitas, lesiones por radiación solar, radiaciones ionizantes, frío, calor, polvos, malas posturas y las lesiones e intoxicaciones por productos químicos. Considerará además el diagnóstico y prevención de enfermedades transmitidas por aire, agua y alimentos, enfermedades inmunoprevenibles, enfermedades transmitidas por virus, bacterias, picaduras de insectos, escorpiones, arañas, mordeduras de animales, serpientes y enfermedades de transmisión sexual. 4.10. Programa de Alcohol y Drogas PLUSPETROL se compromete a proporcionar un ambiente libre de los peligros causados por el abuso de sustancias como el alcohol y drogas. La política también se aplica a los empleados del Contratista y sus Sub-Contratista, y en todos los lugares donde se realiza algún trabajo en nombre de PLUSPETROL. El Contratista debe implementar un Programa de “Alcohol y Drogas” que cumpla los requisitos aplicables según la Legislación y se alinee a los requerimientos de cada UN. Deben incorporarse medidas que demuestren que todo su personal es físicamente competente, y que nunca trabajan bajo los efectos de bebidas alcohólicas o drogas ilegales. 4.11. Ergonomía Se deberá cumplir con los requerimientos de cada País/región, especificaciones técnicas sobre ergonomía y levantamiento manual de cargas. La impresión en papel se considera copia NO CONTROLADA – Válido sólo en el momento de la impresión. Código: 00GLB-SEG-EST-006 ANEXO III. Estándar Aspectos de EHS en la Gestión de Contratistas ESTÁNDAR Versión: 2.2 Página 43 de 45 Fecha vigencia: 01/01/2024 Plan EHS Introducción El plan EHS está diseñado para que todo el personal involucrado en el proyecto lo entienda, trabaje y mantenga un proyecto libre de accidentes bajo los requerimientos y principios de EHS establecidos. El Plan podrá ser auditado por PLUSPETROL. Para lograr este objetivo, El CONTRATISTA debe: • Especificar en el Plan la etapa del proyecto en que cada aspecto mencionado en el mismo será cumplido y realizando un cronograma de actividades correspondiente. Se asignarán porcentajes de avance para los aspectos que abarquen varias fases, fechas tentativas y responsables del cumplimiento para cada una. • Describir en la oferta los recursos destinados al desarrollo del Plan EHS. Por ejemplo: Presupuesto, medios de comunicación, medios de transporte, formas de capacitación, ayudas audiovisuales, equipos de medición, base de datos para llevar sus estadísticas de seguridad, etc. • Asegurar que todo su personal afectado al servicio conozca, aplique y ejecute los programas incluidos en el Plan. • Incluir una Descripción Global del Proyecto a realizar, de tal forma que se tenga una visión integral del mismo y una clara definición del alcance. A continuación, se listan los elementos que debe contener al plan: a. Organización y responsabilidades El contratista deberá incluir un detalle de la organización para el proyecto como así también la descripción de las responsabilidades EHS de los roles principales dentro del proyecto. El Contratista debe y no limitarse a: • Participar de la reunión de lanzamiento del contrato y cumplir con los lineamientos de EHS establecidos por PLUSPETROL. • Proveer la información mensual necesaria para el cálculo de KPIs y generación de estadísticas. • La organización del Contratista deberá reflejar que la responsabilidad en temas de EHS recae sobre la línea operativa, deberá asegurar el compromiso gerencial y asignar atención a todos los temas de EHS en todas las fases del trabajo. • Cumplir con la legislación local del país donde se ejecuta la actividad. Si los requerimientos dados en este documento son menos estrictos que, o están en conflicto con, la legislación del país, el último deberá tomar precedencia. • Participar en las reuniones de revisión de desempeño. • Informar al ADC (administrador de contrato) el ingreso y transito dentro de las áreas de PLUSPETROL, sin importar si el contrato indica que la supervisión iniciará en el momento del comienzo efectivo del contrato. • Cumplir con el proceso de inducción de EHS previo al inicio del contrato establecido por PLUSPETROL. El proceso es obligatorio y aplica para todo el personal que desarrollará actividades en áreas operadas por PLUSPETROL, incluyendo personal de sus Contratistas (Sub- Contratistas de PLUSPETROL). Se debe cumplir con el proceso definido en cada UN. • Toda persona que requiera conducir dentro de las áreas operadas por PLUSPETROL deberán obligatoriamente tomar un curso teórico/práctico que lo habilitará para conducir. Según aplique al objetivo del contrato, el Contratista debe tener en cuenta las siguientes acciones: • Ser responsable de los daños a terceros (sobre sus bienes materiales y/o inmateriales) causados por incumplimiento de los Estándares EHS, remediarlos a su costo y mantener plenamente indemne a PLUSPETROL. • Contribuir obligatoriamente para que el comportamiento de sus trabajadores sea ejemplar con la comunidad. b. Documento Puente En caso que la Contratista no posea alguno de los procedimientos/ instructivos detallados como requerimientos en el ANEXO II, quedará registrado en el Documento Puente que la Contratista se alineará a los Estándares de PLUSPETROL que correspondan y sean aplicables. A su vez la Contratista deberá adherirse, conocer, entender y divulgar a todos sus empleados los Estándares vigentes EHS de PLUSPETROL y asegurar el adecuado cumplimiento del mismo. La impresión en papel se considera copia NO CONTROLADA – Válido sólo en el momento de la impresión. Código: 00GLB-SEG-EST-006 Estándar Aspectos de EHS en la Gestión de Contratistas ESTÁNDAR Versión: 2.2 Página 44 de 45 Fecha vigencia: 01/01/2024 Los documentos puente que fueran necesarios generar entre la Contratista y PLUSPETROL deberán ser documentados y se incorporarán al contrato. El Documento Puente detallará los acuerdos establecidos entre PLUSPETROL y la Contratista respecto a los Estándares que se utilicen en cada fase del contrato (requisitos relevantes para el trabajo, los parámetros legales adecuados y las directrices aplicables al área donde se ejecutará el contrato). c. Aseguramiento de la Gestión EHS El Plan EHS debe contener todos los aspectos referentes a la Gestión EHS detallados previamente en ANEXO II, y alineados con los requerimientos específicos para el servicio en particular contratado. Asimismo, el Contratista debe: • Revisar el Plan EHS del contrato al menos trimestralmente, dependiendo de la envergadura del mismo y comunicar la revisión a PLUSPETROL describiendo los puntos de actualización, si corresponden. • Garantizar que todo su personal cumpla con la legislación pertinente a EHS del país de ejecución del contrato, y debe tener implementado un mecanismo que le permita la Identificación, implementación y cumplimiento de requisitos legales y obligaciones EHS. La frecuencia de estas revisiones será incluida en el Documento Puente del contrato y deben incluir: • Revisión de la Gestión de riesgos asociados con las tareas realizadas y los métodos de mitigación y/o eliminación. • Revisión de Objetivos EHS incluyendo: frecuencia de accidentes de trabajo (según OSHA 300), incidentes ambientales, objetivos ambientales (consumo de agua, descargas de aguas tratadas, emisión de gases y producción de residuos). • Poseer un sistema de pre-calificación, selección y evaluación de sus Contratistas, el cual asegure la compatibilidad y efectividad de los estándares EHS y estén alineado al Procedimiento de Gestión de Contratistas de PLUSPETROL. • Poseer un sistema de seguimiento de acciones correctivas donde deben estar registrados los desvíos o hallazgos detectados por medio de: observaciones de seguridad, investigaciones de incidentes, auditorías internas y externas, inspecciones de seguridad, monitoreo de higiene industrial, programa de mantenimiento, simulacros, etc. d. Aspectos Ambientales Particularmente en la sección de Gestión Ambiental del Plan, se debe prestar especial atención al manejo de Aspectos Ambientales significativos, siguiendo los criterios de los procedimientos aplicables de PLUSPETROL y los requerimientos específicos detallados en el ANEXO II. El Contratista debe presentar en su propuesta en forma esquemática o resumida los programas de administración o Manejo Ambiental, según los objetivos y metas identificados de acuerdo con los Planes de Gestión Ambiental elaborado por PLUSPETROL, y que son aplicables a su trabajo o servicio. La propuesta debe contemplar el procedimiento para efectuar el monitoreo y medición de las características propias de las operaciones y actividades para garantizar un buen desempeño ambiental, acorde con las condiciones establecidas en el contrato. e. Aspectos de Seguridad e Higiene y de Salud El Plan debe contener todos los aspectos referentes a la gestión de los requerimientos de Seguridad e Higiene y de Salud Ocupacional, alineados con los requerimientos específicos para el servicio en particular contratado (ver ANEXO II). La impresión en papel se considera copia NO CONTROLADA – Válido sólo en el momento de la impresión. Código: 00GLB-SEG-EST-006 ESTÁNDAR Versión: 2.2 Página 45 de 45 Fecha vigencia: 01/01/2024 Matriz de Responsabilidades (RASCI) EHS SCH I S A Definición del Tipo de Contratación C R/A Análisis de Criticidad y asignación de los Controles. R/A C I R A 4. Selección de Oferentes C I R/A 5. Evaluación y Calificación de Ofertas EHS I R/A I OFR ADC CON ANEXO IV. Estándar Aspectos de EHS en la Gestión de Contratistas Controles del Estándar 1. Auto-evaluación de Capacidades EHS R 2. I 3. Requerimientos EHS R Observaciones Los Oferentes completan la Auto-evaluación a Suministros, quien actúa como disparador (asegura su cumplimiento). EHS define el Tipo de Contratación según la Autoevaluación, efectuando interconsulta al ADC. El ADC analiza la criticidad con el soporte de EHS, y en base a ello asigna los Controles del estándar. EHS define los Requerimientos y los Oferentes envían su propuesta a Suministros. Suministros selecciona los Oferentes y proporciona a éstos los Requerimientos EHS. EHS provee la Evaluación/ Clasificación a Suministros para seleccionar el Contratista ADJUDICACIÓN 6. Plan EHS para el Contrato R A C I 7. Inspecciones de Pre movilización C R/A S I 8. Reunión de Lanzamiento C R/A S I 9. Documento Puente R A C I 10. Inspecciones durante Movilización C R/A S I 11. Reunión de EHS en Campo C A R I 12. Aseguramiento Aspectos EHS durante Ejecución C R/A S I 13. Reporte de Estadísticas e Indicadores EHS R A S I 14. Inspecciones durante Des-movilización C R/A S I C R/A S I 15. Evaluación de Desempeño EHS El Contratista, a requerimiento del ADC, desarrolla el Plan EHS, adjuntándose éste al Contrato Inspección/ Evaluación a cargo del ADC y/ o su equipo de soporte en campo Reunión convocada y presidida por el ADC y/ o su equipo de soporte en campo Documento Puente confeccionado por el ADC y el Contratista es provisto a Suministros. Inspección/ Evaluación a cargo del ADC y/ o su equipo de soporte en campo Reunión convocada por el ADC, es presidida por el referente EHS y/ o su equipo de soporte en campo Inspección/ Evaluación a cargo del ADC y/ o su equipo de soporte en campo El Contratista monitorea e informa sus Estadísticas y KPI a PLUSPETROL vía el ADC con soporte de EHS Inspección/ Evaluación a cargo del ADC y/ o su equipo de soporte en campo Inspección/ Evaluación a cargo del ADC y/ o su equipo de soporte en campo Referencias SCH: Supply Chain ADC: Administrador del Contrato y/o su equipo de soporte (campo) EHS: Referente EHS y/o su equipo de soporte en campo OFR: Oferente CON: Contratista (seleccionado) S SUPPORT: Colabora para la ejecución bajo requerimiento del Responsable. C I R A R/A CONSULTANT: Convocado para aportar / validar información. INFORMED: Rol al que se le comunica una actividad realizada. RESPONSIBLE: Es el ejecutor principal de la actividad en cuestión. ACCOUNTABLE: Responsable de los resultados de la actividad (asegura que se ejecute). RESPONSIBLE/ ACCOUNTABLE Inspecciones/ Evaluaciones Documentos Reuniones Estadísticas & KPI La impresión en papel se considera copia NO CONTROLADA – Válido sólo en el momento de la impresión.
