BUDGET / PRESUPUESTO Para elaborar un presupuesto, se deben seguir los siguientes pasos123: 1. Determinar el timing, es decir, el plazo natural del presupuesto. El cómputo del presupuesto para analizarlo es el mes. 2. Crear categorías y desglose, clasificando los gastos con criterio. 3. Planificar mensualmente los gastos. 4. Registrar los ingresos y gastos. 5. Calcular cualquier variante en el entorno. 6. Definir prioridades y objetivos. 7. Crear un fondo de emergencias para cubrir imprevistos. 8. Revisar el presupuesto cada cierto tiempo. Elaborar un presupuesto es una habilidad esencial para la gestión financiera personal o empresarial. Aquí tienes una guía básica para crear un presupuesto efectivo: 1. Determina tus objetivos financieros: Antes de empezar, es importante saber qué quieres lograr con tu presupuesto. Puede ser ahorrar para un objetivo específico, reducir deudas o simplemente organizar tus finanzas. 2. Registra tus ingresos: Anota todas tus fuentes de ingreso mensuales, incluyendo salarios, rentas, intereses, entre otros. 3. Clasifica tus gastos: Divide tus gastos en categorías como fijos (renta, hipoteca, servicios), variables (comida, transporte, entretenimiento) y ahorros/inversiones. 4. Asigna un monto a cada categoría: Basándote en tus gastos pasados, asigna un monto estimado a cada categoría. Sé realista y considera el peor escenario para evitar sorpresas. 5. Haz un seguimiento: Durante el mes, lleva un registro de todos tus gastos e ingresos. Esto te ayudará a entender mejor tus hábitos de consumo y ajustar tu presupuesto si es necesario. 6. Evalúa y ajusta: Al final del mes, compara lo que habías presupuestado con lo que realmente gastaste. Ajusta las cifras para el siguiente mes según sea necesario. 7. Repite el proceso: Un presupuesto es una herramienta dinámica. Repite este proceso cada mes, ajustando tus gastos y ahorros para alinearte mejor con tus objetivos financieros. Recuerda que la clave para un presupuesto exitoso es la consistencia y la revisión periódica. Con el tiempo, podrás mejorar tu situación financiera y acercarte más a tus metas económicas. Si necesitas más detalles o un ejemplo práctico, puedo proporcionarte una plantilla o un ejemplo detallado. ¿Te gustaría eso? ¿Cómo valorar tu trabajo en un presupuesto? Era sábado por la mañana, un sol radiante, y me encontraba en el pasillo de los cereales de un gran supermercado, cuando escuché a dos mujeres de mediana edad hablar mientras cargaban sus carritos: Oye Lourdes ¿y tú cuándo te has pasado a los cereales sin marca? Desde que te conozco siempre has comprado los de Economi Flakes. ¡Ay, querida, cómo te lo contaría! Con tres hijos y estos precios, el dinero desaparece más rápido que mis ganas de hacer ejercicio. ¡Dímelo a mí! Acabaremos por vender un riñón para venir a comprar. Hace más de seis meses que no me compro zapatos si quiero llevar a la cuadrilla medio vestida… ¿Te resulta familiar esta conversación? Probablemente sí. Pero la realidad es que, aunque no podemos controlar la economía ni los precios, sí podemos controlar cómo manejamos nuestro dinero. Y para esto, se inventaron las finanzas personales. El primer paso a la hora de gestionar las finanzas personales es saber en qué nos gastamos el dinero y para ello debemos ser capaces de elaborar un buen presupuesto. En esta guía vamos a ver cómo elaborar un presupuesto. Después de leerla no tendrás excusa para controlar tus ingresos y gastos! El objetivo: ¿por qué hacer un presupuesto? En contra de lo que pueda parecer, el objetivo de un presupuesto no es castigarse por aquel mes en que se te viniste arriba y te compraste el último modelo de iPhone o te diste un pequeño capricho en vacaciones. El objetivo es entender cómo y a dónde se nos va el dinero y prever el futuro para tomar decisiones más informadas. Es decir, realizar un proceso de autoevaluación y reflexión que nos ayude a conocer nuestra situación actual y nos permita definir nuestros objetivos financieros a corto, mediano y largo plazo. Hacer un presupuesto es como llevar las cuentas de una empresa, pero aplicado a nivel personal. Y cuando bajamos a terreno personal, como suele decirse, para gustos colores, porque va a depender mucho de la personalidad de cada cual. En cualquier caso, es importante establecer unos criterios coherentes. Dado que podríamos acabar con una lista poco útil y pormenorizada de «boli: 60 céntimos» y «bote de refresco: 2,50 euros». Lo importante, es clasificar bien los ingresos y los gastos, porque para poder analizar y sacar conclusiones útiles, primero hay que ordenarlos con un poco de criterio. Pasos para elaborar un presupuesto Da igual si utilizas libreta, lápiz y goma de borrar o una hoja de Excel, para hacer un presupuesto que te sea útil basta con seguir estos pasos: 1. Determinación del timing. 2. Creación de Categorías y desglose. 3. Planificación mensual de gastos. 4. Registro de ingresos y gastos. 5. Claves y trucos para hacer un presupuesto de 10 ;). 6. Cómo interpretar un presupuesto. 7. Capacidad de reacción. 1. Determinación del timing El plazo natural de un presupuesto es anual, pero para iniciar, cualquier momento del año es bueno, no es necesario esperar al mes de enero. Ahora bien, el cómputo del presupuesto para analizarlo es el mes. Otra cosa es cuándo se realiza el registro de los datos, que puede ser incluso diario y recomendable semanalmente. Ten en cuenta que, cuánto más pequeños sean los espacios temporales en los que divides tu presupuesto anual, más sencillo será cumplir con él. Imagina que estableces un presupuesto de 12.000 dólares al año. No es lo mismo que gestiones esta cantidad desde el 1 de enero sin ningún control, a que lo dividas en meses y limites tu gasto de 1.000 dólares al mes. Ya te lo adelanto, de la primera forma, probablemente llegue el mes de octubre y ya hayas agotado ese presupuesto. 2. Creación de Categorías y desglose O… clasificar con criterio. Lo primero que debemos hacer es decidir qué categorías vamos a utilizar. A mucha gente le gusta organizar por la naturaleza de los gastos como hipoteca, luz, impuestos, etc. Si bien, es preferible agrupar por Categorías. Por ejemplo, se puede utilizar “Vivienda o Casa” como Categoría. Y dentro de esta incluir los siguientes gastos: el alquiler o cuota de la hipoteca, impuestos de la vivienda, el seguro del hogar, la electricidad y todos los demás gastos que van asociados a la casa. Organizados así, nos da una idea más precisa de lo que nos cuesta nuestro estilo de vida. Las Categorías se pueden duplicar y, en caso de tener dos casas, por ejemplo, se podría poner «Vivienda/Casa 1» y «Vivienda/Casa 2», y debajo de cada una los gastos correspondientes. ¿Por qué? Porque si hubiese que pensar qué gastos recortar, se podrá evaluar mejor cómo y de dónde, o incluso, llegado el caso, decidir cambiar de casa. CONSEJO EXPERTO Lo importante es que cada uno identifique todas las Categorías que representan su estilo de vida y que quede todo registrado. Las Categorías hay que segregarlas en Partidas. A continuación, te presentamos un listado de Categorías y Partidas que puedes utilizar en tu presupuesto. Si pretendes que sea exhaustivo, probablemente dejes de trabajar con él por la complejidad sobre todo de la inserción de datos. Por eso, simplíficalo lo máximo para que te sea útil, pero que no se convierta en algo engorroso. Si lo ves conveniente, puedes añadir o eliminar en función de tu situación. Trabajo principal. En esta Categoría entran tanto los ingresos como los gastos relacionados con nuestro trabajo. Tanto si trabajas por cuenta ajena, como freelance, como funcionario o si estás jubilado. Se trata de cuantificar la principal fuente de ingresos en términos netos, pero ¡ojo! En caso de recibir una parte de los ingresos como ingreso variable (comisiones o bonus), tienes que dividir la parte que es fija de la que es variable en dos Partidas. En caso de trabajar por cuenta propia, también deberás incluir los gastos de equipos informáticos, suscripciones, mobiliario de oficina, etc. Otros Trabajos. Aquí registrarás los ingresos de segundos trabajos o ingresos pasivos por otras actividades que puedas tener. También hay que computar si estos consumen algún gasto. Otros Ingresos. Esta Categoría está pensada para ser desglosada en: o Ingresos extraordinarios (herencia, becas, devolución de impuestos, venta de bienes, aquel trabajo esporádico que te sale, etc.) o Financieros (rentas, intereses, dividendos, etc). Vivienda/Casa. Se incluyen todos los gastos, bien sea de alquiler o propiedad. Ejemplo de gastos a incluir: o Cuota de la hipoteca / Alquiler mensual. o Gastos de comunidad. o Tasas e impuestos (Impuesto de la vivienda, basura, …). o Calefacción/Gas. o Electricidad. o Alarma. o Seguro Hogar. o Jardinería y/o limpieza. o Equipamiento: compra o renovación de pequeños electrodomésticos o tecnología para el hogar. o Mantenimiento y reparaciones. Comunicaciones y tecnología. En términos generales, esta Partida debe incluir todos aquellos gastos en los que incurras relacionados con este sector. En caso de ser autónomo, si el ordenador lo utilizas para el trabajo, habría que ponerlo en «Trabajo principal» y no aquí. Te pongo algunos ejemplos de qué gastos incluir aquí: o Contratos de ADSL, teléfono fijo/móviles, televisión por cable, etc. o Tecnología: móviles, ordenadores, tablets, impresoras y otros. o Aplicaciones y suscripciones: Netflix, Spotify, etc. o Mantenimiento y reparaciones de los equipos. Supermercado. Se refiere a la compra habitual en el supermercado para el hogar donde se incluye comida, productos de limpieza, de higiene, etc. Si el trabajo obliga a comer fuera, esta partida iría en “Trabajo principal” y las salidas a restaurantes en fin de semana se clasificarían como “Ocio”. Salud. Incluir los seguros privados médicos, las consultas y tratamientos que salgan fuera del seguro así como los gastos de farmacia o copagos. Si vas a hacerte las depilación láser o una exfoliación de la piel, comprar de cremas de cuidado corporal y otras cosas similares, no irían en este apartado sino en “Gastos y caprichos personales”. Transporte. Bien sea transporte público, coche o moto, hay que incluir todos los gastos relacionados ¡Que no son pocos! o Cuota: préstamo, leasing o renting. o Gasolina: consumo mensual. o Parking. o Revisiones, ITV, mantenimiento y lavado. o Seguro. o Impuestos de circulación. o Multas. Educación. Si tienes hijos en edad de estudiar, te recomiendo que esta Categoría la dividas en dos, asignando una subcategoría de “Educación hijos” y otra subcategoría para “Otra formación” p.e. Másters. Aquí van algunos ejemplos: o Cuota colegio: mensual. o Matrícula anual. o Comedor, autobús. o Libros de texto y material. o Clases extraordinarias: música, inglés, etc. o Canguros. o Suscripciones a plataformas de formación. Productos financieros y Seguros. Esta Categoría puede ser tanto positiva con ingresos como negativa con gastos. Algunos elementos son: o Comisiones bancarias. o Interés y gastos de tarjetas de crédito u otros productos. o Donaciones / ONGs. o Seguros de vida y de accidentes. o Aportaciones a planes de pensiones o jubilación u otros. Animales de compañía. Puede representar un gasto importante en: Gastos periódicos Gastos ocasionales Comida Residencia o cuidador (viajes) Vacunas anuales Daños (cachorros) Visitas al veterinario Licencias o permisos para tener ciertos animales. Higiene Actividades o pasatiempos. Medicinas o suplementos Reemplazo de equipos. Seguro de salud / accidentes para mascotas Juguetes y accesorios Ropa y complementos. Gasto en ropa y calzado además de arreglos y tintorería. Ocio. Esta Categoría puede ser realmente variada y larga: deportes, viajes, actividades culturales, salidas de copas, cines, teatros, conciertos, partidos de fútbol. ¡Cuidado con el ocio que a más de uno se le va de las manos! Gastos y caprichos personales. Aquí se incluye una miscelánea de cosas importantes para cada uno que suelen funcionar a modo de refuerzos positivos. Podemos incluir: libros, vino, tratamientos de belleza, regalos y celebraciones o plantas. Si tienes hijos, crea una subpartida para tener también controlado el gasto en caprichos de ellos. Gastos extraordinarios. Se trata de gastos conocidos de antemano que tendremos que asumir a lo largo del año y que tienen un gran poder desestabilizador en el presupuesto por el % que supone sobre el total. Ejemplo de ellos puede ser una boda de un familiar muy allegado, un pago a Hacienda, una reparación gorda de un coche, derramas de la finca, entre otros. Fondo de emergencia. Si todavía no lo tenemos constituido, o se ha utilizado para algún gasto imprevisto total o parcialmente, o es necesario actualizar su cuantía por otros motivos, hay que incluir esta partida como si fuese un gasto mensual más. Si quieres aprender a cómo construir un fondo de emergencia, aquí te lo explicamos. Ahorro. Aunque lo haya dejado para el final, esta es la categoría más importante de todo Presupuesto. Podemos incluir aquellas cuantías con distintos destinos y que se pueden segregar en Partidas como por ejemplo: o Ahorro periódico para llevar a cabo un proyecto a medio o largo plazo: comprar un coche, entrada de una casa o un ordenador. o Ahorro en concepto de amortización. Este término lo hemos heredado de la contabilidad de las empresas. Parte de la premisa que ciertos bienes como coches, electrodomésticos u otros van perdiendo valor año tras año. Por tanto, al cabo de x años habrá que sustituirlos por nuevos. Lo que se hace es dividir el coste aproximado de sustitución del bien por el número de años que se tardará en sustituirlo y esta cuantía se establece como Ahorro anual y mensual. De esta forma, llegado el día de cambiar el coche, tendrás el dinerito en tu bolsillo para poder ir al concesionario con una sonrisa en la cara. o Ahorro puro, pensando por ejemplo en la jubilación, una herencia que se quiera dejar o atender otros devenires de la vida. CONSEJO EXPERTO El secreto para hacer un Presupuesto que se ajuste a la realidad y nos sea útil es desglosar las categorías al máximo. También es más fácil que no se nos olvide nada. 3. Planificación mensual de Gastos Una vez que tenemos seleccionadas todas las Categorías y Partidas, tanto de ingresos como de gastos, hay que llevarlas a una tabla y rellenarla, poniendo en cada Categoría y Partida lo que prevemos que vamos a ingresar o gastar cada mes. Te lo voy a poner fácil, he preparado un ejemplo más visual, que una imagen vale más que mil palabras. Para planificar los gastos mensuales, vas a tener que tirar un poco de memoria y cuantificar y categorizar tus gastos del pasado. Pero tenemos una buena noticia para ti, generalmente, los gastos no suelen variar mucho de un año a otro. Hay gastos que se repiten mes tras mes como si de una tortura china se tratase y son fáciles de registrar y otros que sólo ocurren algún mes. Si no recuerdas el mes exacto podrías consultar en las cuentas corrientes, o bien, ponerlo en un mes más o menos aproximado y a posteriori ir actualizando. Por ejemplo, este podría ser el Presupuesto para Vivienda de este año: Como ves, en Electricidad hay una cuota fija contratada y un mes de regularización que suele ser abril con un pago mayor. El seguro de la casa llega en julio y los impuestos se reparten en tres meses, siendo el más doloroso en octubre con el impuesto sobre la vivienda. Por ejemplo, en España este impuesto se llama Impuesto sobre Bienes Inmuebles (IBI). De esta forma se iría rellenando toda la tabla de Ingresos y Gastos presupuestados para el año, mes a mes. El resultado mensual total de Ingresos-Gastos puede ser positivo, con lo que tendríamos un Superávit o exceso de liquidez. O bien puede ser negativo, lo que significa un Déficit o necesidad de liquidez, por lo que tendrás que tirar de ahorros, préstamos, etc. En ocasiones, lo que se hace es añadir una fila para incluir ese Superávit o Déficit como una categoría más de tal forma que la suma total será siempre cero. Tener algún déficit a lo largo del año, para el común de los mortales, es algo de lo más normal. Es realmente difícil hacer cuadrar al céntimo los ingresos con los gastos mensuales cuando todas las compañías se empeñan en cobrar las cuotas en Diciembre o Julio. Para ello, es preciso hacer este ejercicio de planificación y tenerlo previsto y saber de antemano, cómo se va a cubrir dicho déficit. El problema estriba cuando mes tras mes tras mes el Presupuesto es deficitario. Si pasa eso, algo no está funcionando bien, tendrás que ponerte manos a la obra y solventar el error. Por otro lado, cada persona es un universo y establecerá criterios de ahorro más o menos ambiciosos. Lo importante es tener siempre un objetivo de ahorro que sea realista. Y si en algún momento, se decide dejar de ahorrar, debe estar respaldado por una sólida situación financiera. 4. Registro de Ingresos y Gastos Una vez que tenemos la planificación de ingresos y gastos en el Presupuesto desglosado por meses y por Categorías y Partidas, es el momento de ir recabando los ingresos y gastos reales que se van produciendo en nuestro día a día para registrarlos y compararlos con la planificación. Este ejercicio hay que hacerlo por lo menos una vez al mes, pero es recomendable registrar una vez a la semana, para que no se nos olvide nada. Finalizado el mes y con todos los Ingresos y Gastos registrados, llega el momento de la verdad, analizar qué ha sucedido: ¿Se ha ajustado lo planificado a lo real? ¿Por qué? ¿Qué partidas se han desviado más del Presupuesto? ¿Por qué? ¿Se adecua el Presupuesto a nuestro estilo de vida? ¿Necesita repensar o sacrificar algunos gastos? No te asustes si al principio el presupuesto creado no se adapta perfectamente a tus gastos. Conforme vayan pasando los meses, se irá ajustando más a la realidad, empezando a tomar el control sobre nuestras finanzas. El verdadero avance vendrá en el momento en el planifiquemos con un 95% de acierto cuánto queremos ahorrar cada mes y el resto del Presupuesto esté preparado para ello. Esto significará que hemos utilizado esta herramienta como palanca de riqueza y bienestar personal, adaptando todos los aspectos de nuestras vidas necesarios para lograrlo. Pasamos de “este mes no puedo ahorrar más que 150 € o tengo que tirar de ahorros si quiero irme de vacaciones” a “todos los meses voy a ahorrar 1.200 € para lograr una jubilación con un patrimonio de x €” con todas las implicaciones que esto acarrea. 5. Claves y Trucos para hacer un Presupuesto 10 No quiero ser aguafiestas, pero tengo que serte sincero. Aunque te digamos mil consejos y trucos, necesitarás una cosa fundamental: Disciplina. Si no pones de tu parte, estaremos perdiendo el tiempo, por lo que tienes que estar implicado para conseguir el objetivo. Para poder llevar unas finanzas controladas y sanas, es fundamental que tengas claro que quieres conseguirlo. Aquí las varitas mágicas no funcionan. Voy a desvelarte los trucos que me cambiaron la vida financieramente hablando y por los que habría pagado una gran cantidad de dinero cuando empecé a organizar mis finanzas. Los pasos fundamentales a seguir cuando uno se pregunta cómo hacer un presupuesto son: 1. Ser metódico y riguroso en la confección del Presupuesto, respetando los plazos y seguimientos. 2. Ser sincero. Registra todos los gastos tal cual sucedan, lo contrario, es hacerse trampas al solitario. 3. Empezar mensualmente el Presupuesto por la categoría Ahorro. Como dice Robert Kiyosaki “Págate a ti mismo lo primero”. 4. Prohibido las categorías «Otros» o «Varios», a modo de alfombra donde esconder esas pequeñas vergüenzas. 5. Planificar y registrar correctamente los gastos estacionales que se pagan uno o dos veces al año, tales como impuestos (Impuesto de la vivienda, circulación, basuras, etc.), seguros (coche, vida, hogar, etc.), asociaciones o colegios profesionales, regalos de Navidad o cumpleaños, etc. En una segunda fase, a partir del primer año de registro del Presupuesto, cuando se tiene más control, estos gastos incluso se pueden mensualizar y tener preparado el dinero en una cuenta corriente aparte, por ejemplo. 6. Cuidado con los “gastos hormiga” y otros agujeros negros. Los gastos hormiga son pequeños gastos que, de manera individual, parecen insignificantes. Pero que, acumulados a lo largo del tiempo, pueden sumar una cantidad considerable de dinero. Estos gastos, muchas veces, pasan desapercibidos y no los consideramos en el presupuesto, pero es interesante asignarlos en la Categoría correspondiente o, incluso, abrir una nueva sólo para ellos. Ejemplos de gastos hormiga son: café diario (3 € al día en café, al final del mes son 90 €, y en un año serían 1.080 €), snacks, suscripciones no utilizadas, estacionamiento, propinas, cigarrillos, etc. 7. ¿Qué hacer cuando todo lo pago con la Tarjeta de Crédito? Lo primero es valorar la posibilidad de cambiar la Tarjeta de Crédito (las que te acumulan las compras y te pasan el recibo a final de mes o peor, fraccionado liquidando intereses altísimos) por una Tarjeta de Débito (las que pasan el cargo en el mismo momento que se hace la compra y se descuenta del saldo de la cuenta). En segundo lugar, aunque se utilice una Tarjeta de Crédito como medio de pago, hay que apuntar igualmente cada gasto en su Categoría. Aunque cuidado con no tener saldo suficiente en la cuenta para cuando llegue el recibo. Una cosa es registrar en el Presupuesto los gastos por Categoría, pero no significa que se hayan liquidado. Lo mejor es hacerlo todo en tiempo real, comprar – pagar – retirar de la cuenta. 8. Para evitar o ayudar con el problema del punto anterior, además del registro de cuánto dinero gastamos, también conviene saber y añadir información relacionada con qué cuenta o cuentas va a salir ese dinero para asegurarnos de que no nos quedamos en descubierto o se devuelve algún recibo, dos cosas que pueden salir caras. 9. A la hora de realizar el registro, se puede hacer de forma conjunta a nivel familiar o bien de forma individual cada uno de los miembros y luego sumar todo. Esta segunda opción puede ser muy interesante cuando existan ciertos desequilibrios en los ingresos o gastos que se quieran analizar con detalle. 10. Especial mención requieren las compras impulsivas vs compulsivas. Las compras impulsivas pueden ser un comportamiento normal y ocasional, pero cuando se convierten en un patrón recurrente y problemático, pueden ser indicativas de una patología conocida como trastorno de compra compulsiva (TCC) u oniomanía. El trastorno de compra compulsiva se caracteriza por la compulsión incontrolable de comprar, incluso cuando la persona no necesita los artículos o no puede permitírselos financieramente. Las compras compulsivas pueden ser una forma de lidiar con sentimientos de ansiedad, insatisfacción o vacío, y el acto de comprar puede proporcionar un alivio temporal a esos sentimientos. Sin embargo, después de la compra, es común que la persona sienta remordimiento, culpa o vergüenza. Algunas características del trastorno de compra compulsiva incluyen: Frecuencia: ocurren regularmente. Distress: sentimiento de angustia o malestar después de realizar las compras. Impacto financiero: llevan a problemas financieros o acumulación de deudas. Ocultación: a familiares o amigos por vergüenza o por temor a la reacción de estos. Relación con el estado emocional: las compras se realizan en respuesta a sentimientos negativos, como tristeza, ansiedad o aburrimiento. Tolerancia: con el tiempo, la persona puede necesitar comprar más para obtener el mismo «alivio» o «euforia». Incapacidad de resistir: a pesar de los intentos de detener o controlar el comportamiento, la persona no puede resistir la urgencia de comprar. Es importante estar alerta dado que, al igual que otras adicciones comportamentales, el trastorno de compra compulsiva puede tener graves consecuencias en la vida personal, financiera y social. Si alguien sospecha que tiene un problema de compra compulsiva o algún familiar, es importante buscar ayuda profesional. 6. Cómo interpretar un Presupuesto Lo primero y más obvio, es ver si se llega o no a final de mes, si tenemos Déficit o Superávit mensual y anual. Si todos los meses los terminas con un resultado en rojo (negativo), es un síntoma claro de que tienes que hacer cambios en el estilo de vida, algo va realmente mal y el Presupuesto puede ayudar a cambiar la situación. Dado que al realizar el Presupuesto has registrado y categorizado todos los ingresos y gastos, es posible realizar un análisis de cada una de las Categorías y de las Partidas para ver de qué forma se pueden optimizar. Un poco más adelante volveremos a este punto con algunos consejos. El segundo análisis interesante es hacer la foto de tu estructura financiera, es decir, qué porcentaje de tus ingresos te gastas en cada cosa. Este podría ser un ejemplo de una familia de tres personas, con un niño en edad escolar para un año: ¿Qué nos dice este análisis? Veamos algunos puntos: El saldo total anual es Deficitario en más de dos mil euros, una cantidad no excesivamente grande y que permite gestionar para ponerla en positivo. Lógicamente, no llegó para Ahorro de ningún tipo, inclusive el Fondo de emergencia tuvo que ser “financiado” de alguna forma. El mayor gasto con mucha diferencia corresponde a Vivienda, lo obliga a preguntarse ¿qué tipo de casa es?, ¿es razonable para una familia de tres personas?, ¿qué aporta de manera tan extraordinaria para consumir dicho gasto?, ¿existe plan B?, ¿se puede mantener, pero reduciendo el desglose de Partidas internas? La segunda partida de mayor gasto se la lleva el Ocio, que, si la sumamos a Gastos y caprichos personales, sería un total de 15%. ¿Está dentro de lo razonable? El gasto en Educación es también elevado, si está bien gestionado, esta partida podría rondar estos porcentajes. Además, es una partida que al contrario que por ejemplo el coche, no debería llamarse gasto sino inversión. Un tercer análisis también muy interesante sería clasificar todos los gastos, todas las Partidas dentro de las Categorías, entre Gastos Fijos y Gastos Variables. Gastos Fijos: son aquellos gastos que no cambian o que cambian muy poco de mes a mes. Estos gastos suelen ser regulares y predecibles. Por lo general, representan compromisos financieros que deben cumplirse independientemente de las circunstancias o del nivel de ingreso en un mes determinado. Por ejemplo, alquiler o cuota de la hipoteca, préstamos, seguros (hogar, auto, salud, vida), cuotas fijas de servicios (Internet, móvil). Gastos Variables: son aquellos gastos que pueden variar de mes a mes en función del consumo, la necesidad o la elección. Estos gastos pueden ser más flexibles y, por lo tanto, más fáciles de ajustar si es necesario meter la tijera. Ejemplos: alimentación, ocio, transporte, ropa y calzado, etc. Este sería por ejemplo el caso de la familia que venimos estudiando sólo para la Categoría de Vivienda: Con estos análisis, se iría revisando el Presupuesto anual en base a su estructura financiera y tipología de gastos, para ir respondiendo preguntas y tener definido cuál es el punto de partida sobre el que habrá que actuar. ¿Te representa la foto obtenida y se ajusta a tus prioridades? CONSEJO EXPERTO Haz que tus gastos se alineen y estén al servicio de lo te hace feliz Si en el ejemplo visto, a la familia no le gustara la casa, pongamos por caso, sería una auténtica barbaridad destinar el 38% de los ingresos en ella y sería recomendable buscar otra. ¿En qué medida el Ocio es más importante que la Educación? Cada familia es un mundo y al final, es todo cuestión de prioridades, pero las cuentas deben estar cuadradas y en positivo. 7. Capacidad de reacción Una vez definido el Presupuesto y estableciendo el punto de partida por medio de diversos análisis, llega el momento de actuar (si fuese necesario). Para ello, debemos estresar el Presupuesto midiendo lo que se conoce como capacidad de reacción, que es el porcentaje de los gastos que se pueden reducir en el cortísimo plazo, casi de un día para otro. Para hacerlo con criterio, debemos reflexionar previamente sobre lo siguiente: ¿Cómo es de grave la situación? ¿Cuánto exactamente hay que reducir? Esto nos orientará sobre la profundidad de la reducción. ¿Cuánto tiempo tengo para hacerlo? ¿Durante cuánto tiempo necesito mantener la reducción de gastos? ¿O se van a eliminar definitivamente? Esto nos orientará sobre el timing de la reducción. ¿Hasta dónde estoy dispuesto a meter el bisturí y amputar? Esta pregunta orienta hacia un posible cambio en el estilo de vida. La reducción de gastos puede afectar a Categorías enteras, cuando la situación es crítica y por un determinado tiempo. En nuestro ejemplo hemos marcado en rojo, un total del 25% de gastos y 15.610 € al año: También puedes encontrar este concepto como margen de seguridad definido como la diferencia entre tus ingresos actuales y tus gastos esenciales. Y sí, lo del perro es una lástima, pero las circunstancias mandan. Aunque por regla general, no eliminaríamos Categorías enteras, sino que analizaríamos cada una de las Partidas dentro de las Categorías, de tal forma que unas sí se podrían eliminar y otras se podrían reducir o cambiar la forma de consumo para mantenerlas. Para este fin, la clasificación en Gastos Fijos y Gastos Variables es útil, dado que, los Gastos Fijos pueden ser objeto de reducción y los Variables, sí podrían ser objeto de eliminación. LA VARA DE MEDIR La capacidad de reacción mínima debería rondar el 25% de los gastos, siendo deseable que pudiera alcanzar hasta el 50% en el cortísimo plazo. En este punto, debes formular las siguientes preguntas en función de tu situación personal: ¿Cuál es nuestro ingreso total mensual? ¿Es suficiente? ¿Qué Gastos Fijos se pueden reducir? ¿Qué Gastos Variables se pueden reducir o eliminar? ¿Existen gastos que podamos considerar «lujos» y que podríamos eliminar o reducir? ¿Estamos gastando dinero en cosas que no utilizamos o que no necesitamos realmente? ¿Cómo se compara nuestro gasto en alimentos y restaurantes con lo que gastamos al cocinar en casa? ¿Existen suscripciones o servicios recurrentes que ya no utilizamos o que no son esenciales? ¿Hay formas de reducir gastos en áreas como transporte, vivienda o entretenimiento? ¿Estamos destinando algún dinero al ahorro, aunque sea una pequeña cantidad? ¿Tenemos deudas? Si es así, ¿a qué tasas de interés? ¿Hay formas de refinanciar o consolidar estas deudas a tasas más bajas? ¿Cuánto dinero gastamos en hábitos o actividades que podrían ser considerados no saludables o innecesarios? ¿Tenemos un fondo de emergencia? ¿Cómo se comparan nuestros gastos actuales con los de meses o años anteriores? ¿Hay tendencias o patrones que podamos identificar? ¿Existen gastos inesperados o irregulares (como reparaciones de hogar, gastos médicos) que debamos anticipar y no lo hemos hecho? ¿Hemos considerado buscar asesoramiento financiero o herramientas de gestión financiera CALCULO DEL COSTO DE PROUCCION Costos de producción: qué son y cómo se calculan Gestión de Proyectos/26 de enero de 2023/Giuliana Oyarzún Tabla de contenido 1. Qué son los costos de producción 2. Tipos de costos de producción 3. Elementos de los costos de producción 4. Cómo calcular los costos de producción 5. Conclusión Al momento de poner en marcha un emprendimiento, debes asegurarte que sea rentable, y los costos de producción son una herramienta clave para calcular su rendimiento. Además, sirven para comparar distintos ejercicios económicos que te permitan identificar puntos débiles y optimizar tus recursos. Entonces, si te encuentran en la etapa de planificación de tu emprendimiento o ya estás operando y necesitas mejorar tu rendimiento, necesitas aprender qué son los costos de producción. En este artículo, te explicamos cuáles son los tipos de costos de producción, sus elementos clave y cómo se calculan. Qué son los costos de producción Los costos de producción consisten en el gasto total que una empresa debe asumir para elaborar un producto o servicio. Hablamos de materia prima, mano de obra y cargos indirectos. Por lo tanto, se refieren a todas las actividades que son imprescindibles para elaborar tus productos o servicios, sobre todo para fijar tus precios. De hecho, este tipo de costos también se conoce como costos de operación. En este sentido, hay otros tipos de costos que quedan afuera de esta definición, como los financieros o los costos de proyecto, que están más vinculados a los gastos que implica el planeamiento de un emprendimiento. Saber los costos de producción de tu emprendimiento te permite saber cuánto cuesta mantenerlo en funcionamiento. Además, al calcularlos en el momento de planificación, te va a dar a conocer el margen de utilidad de tu proyecto y los resultados reales de su operación. Todos estos datos son esenciales para tomar decisiones en una empresa, como arriesgar a invertir en más maquinaria, reducir costos, aumentar la producción, etc. Por ejemplo, al calcular los costos de producción, es posible que identifiques aspectos a mejorar, como el hecho de cambiar un proveedor para reducir gastos y no tener que subir el precio de venta. Por lo tanto, la clave de una estructura de costos exitosa es que no sea tan elevada como para poner en peligro la rentabilidad de tu proyecto. Tu objetivo principal debe ser un margen de ganancia saludable. Tipos de costos de producción Ahora bien, sabemos que los costos de producción constituyen un gasto, pero ¿Qué tipos de costos es necesario considerar? En primer lugar, hay dos tipos de costos: variables y fijos, ahora explicaremos bien el por qué de cada uno. Costos variables Estos costos son los gastos que varían dependiendo de la actividad productiva de la empresa. Así que a mayor volumen de producción, mayores costos; y viceversa. Los costos de producción son determinantes para la gestión de un proyecto. Por lo tanto, es un gasto que fluctúa en proporción a lo que el negocio produce. Para incrementar la producción, se debe invertir más dinero en materia prima y mano de obra. Aquí hablamos del costo de la materia prima, pago de mano de obra directa, servicios que se consumieron, suministros, etc. Estos cambian mes a mes. Costos fijos Los costos fijos son gastos, no dependen de la producción y no son tan flexibles como los variables. Se mantienen constantes independientemente del volumen de producción de la empresa. Es decir, que representa un gasto invariable sin importar la actividad productiva de una organización. Por ejemplo, podemos contabilizar el salario de los trabajadores, el alquiler de un local, y el pago de servicios básicos (energía eléctrica y agua). Dentro de esta categoría también puedes encontrar a los impuestos, seguros y servicios de marketing. Elementos de los costos de producción Para entender mejor los costos de producción, te proponemos analizarlos según sus elementos principales. Si bien no es tan complejo, es importante entender que los elementos de los costos de producción representan la totalidad de los componentes que utilizarás para fabricar tu producto o generar tu servicio. Por eso, te explicamos los tres principales elementos de los costos de producción: materia prima, mano de obra y costos indirectos. Mano de obra directa (MOD) El costo de mano de obra directa se vincula con las obligaciones de tener un empleado o un grupo de empleados trabajando en una determinada tarea o producto. Este tipo de costo puede ser llegar a ser variable, dependiendo de la modalidad de trabajo. Por ejemplo, la cantidad de horas trabajadas en un proyecto en particular, o una estructura con salario anual y contrato. Se incluyen gastos como sueldos de tus empleados, beneficios, impuestos de nómina, capacitación y equipo de seguridad. Aquí deberás considerar el equilibrio entre emplear el número correcto de empleados y reducir o aumentar los niveles de producción para obtener ganancias. Materia prima directa (MPD) Los materiales directos se refieren a las materias primas y otros elementos utilizados en la creación de un bien o servicio. En el caso de una fábrica de vehículos, contamos tanto materias primas como acero, plástico, como aluminio y caucho, pero también tornillos, cables, luces, circuitos y otras piezas. Gastos indirectos de fabricación (GIF) Los costos generales, en cambio, son aquellos son difíciles de contabilizar, pero son necesarios para el proceso. Entre algunos ejemplos, tenemos los servicios públicos, el mantenimiento de equipos, la depreciación de los edificios y la amortización de maquinaria pesada. Incluso, podemos adherir otros como: Costo de marketing y publicidad: como lo dice su nombre, incluye el costo de la publicidad, las promociones y las relaciones públicas. Costo de investigación y desarrollo: Incluye los gatos asociados al desarrollo de nuevos productos y a la investigación de nuevas tecnologías. Cómo calcular los costos de producción Para hacer el cálculo de costos de producción de la materia prima, debes considerar todos los gastos necesarios. Una parte fundamental es el inventario inicial y final de materia prima, que te permitirá obtener el consumo de materia prima. De esta manera, el primer cálculo a realizar es el siguiente: Consumo de materia prima = Cantidad de materia prima inicial + cantidad de materia prima adquirida – cantidad de materia prima final Después pasamos a los costos de producción de la mano de obra. Aquí tienes que incluir el sueldo bruto y todas las cargas sociales, como también las vacaciones y las horas extra. Los costos de producción deben calcularse considerando los valores de diferentes áreas y momentos. La mejor forma es conocer el costo por hora para luego calcular cuánto se produce por cada hora de trabajo. Por último, los costos indirectos constituyen todos los que no entraron en las categorías anteriores menos los financieros. Todos estos procesos pueden ejecutarse con la ayuda de un software de gestión de proyectos, el cual permite automatizar y hacer seguimiento de los costos e inversiones. Herramientas como Monday, Oracle o Procore, ofrecen estas posibilidades y muchas más. Costos de producción: fórmula final Por lo tanto, para llegar a los costos de producción totales, tenemos la siguiente fórmula: Costos de producción = Costo de materias primas + costo de mano de obra directa + costos indirectos de fabricación Ahora bien, al llegar a la fórmula final, también será necesario calcular el costo unitario de producción. No es nada complejo: solo tienes que dividir el total entre las unidades producidas. Este factor es importante porque la diferencia entre el precio de venta y este costo te va a dar el margen o beneficio unitario bruto. Una vez que multipliques por la producción total, vas a llegar al beneficio bruto de la empresa que te servirá para hacer otros cálculos como el beneficio neto, las ganancias, incluso en la evaluación del proyecto. En este sentido, tal vez te sea útil elaborar un estado de costo de producción y ventas, que muestre el costo que se lleva a cabo en las producciones de productos terminados y en un periodo de tiempo. De esta manera, como decíamos al inicio, podrás visualizar lo vendido dentro de la industria y hacer comparaciones con otros ejercicios económicos a fin de tomar mejores decisiones. Sistema de costos por órdenes de producción: otra forma de calcular costos Ahora bien, si requieres de una estructura más específica porque tus productos son muy diferentes entre sí, tal vez lo que estás necesitando es un sistema de costos por órdenes de producción. Este sistema estructurado por lo general se lleva a cabo a través de formatos preestablecidos que se llenan con los elementos que te nombramos al principio: materia prima, mano de obra y gastos indirectos, pero acordes a cada producto específico que fábricas. Por ejemplo, siguiendo con el ejemplo de la fábrica de vehículos, no es lo mismo el costo de producción de un coche de cuatro puertas que el de una camioneta. Por eso, es muy común usarlo en pequeños lotes, donde los productos de un lote son muy diferentes a los de otros. Sobre todo en producciones contra pedido, donde el cliente necesita de características únicas o de especificaciones especiales. De esta forma, podrás evaluar y controlar los costos de cada lote, siguiendo el ciclo de vida de cada producto, y tomando decisiones en cuanto a su continuidad o cambios en su proceso productivo. Conclusión Conocer los costos de producción es clave para sostener un equilibrio financiero y un orden en la contabilidad de cualquier empresa. También te permiten proyectar a futuro, identificar gastos innecesarios, mejorar el rendimiento y determinar cuánto estás ganando. Ahora que sabes cómo calcularlos, estás listo para determinar el rendimiento de tu emprendimiento y tomar mejores decisiones.
