Estudio Organizacional Administrativo y Legal Universidad Santo Tomás Seccional Villavicencio VIGE NC IA 2 0 2 3 ESTUDIO ORGANIZACIONAL La Organización es la institución en la cual las personas realizan tareas complejas para lograr objetivos comunes (individuales o colectivos) La organización agrupa funciones para el logro de los objetivos propuestos, asignando actividades a los diferentes niveles y definiendo unos mecanismos de coordinación. ERA DE LA PRODUCCION DE MASA ERA DE LA EFICIENCIA ERA DE LA CALIDAD ERA DE LA COMPETITIVIDAD ESTUDIO ORGANIZACIONAL FACTORES HUMANOS FACTORES TECNICOS • Aportan turbulencia, proponen ideas para la mejora de los procesos técnicos y alteran la estabilidad que proponen los cambios. • Aportan estabilidad • Puntos tangibles que ayudan en el sentido de dar continuidad a la organización. Evolución del desarrollo de trabajo en equipo. ESTUDIO ORGANIZACIONAL Planeación MISION Primer documento donde se empieza a plasmar la unidad de dirección. Objetivos Estrategias VISION Empresa OBJETIVOS documento donde la empresa visualiza Resultado que se necesita o desea su realidad futura en el más alto nivel lograr en un tiempo específico. Estrategias – Planes de acción presupuesto ESTUDIO ADMINISTRATIVO individuos Grupos Consiste en la división del trabajo y una coordinación de las tareas para llegar al trabajo final. Estudio administrativo Estructura Formal ✓ Distribuir ✓ Asignar ✓ Coordinar tareas Conjunto de todas las formas en que se divide el trabajo en diferentes áreas, para la coordinación de las mismas. Patrón establecido de las relaciones entre los componentes de la organización Complejo diseño de comunicaciones y demás relaciones existentes dentro de un grupo de seres humanos. ESTUDIO ADMINISTRATIVO • ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL Es el diagrama de organización que generalmente contiene las principales áreas de la misma. Constituye la herramienta fundamental en toda la organización para conocer su estructura ✓ División de funciones ✓ Niveles jerárquicos ✓ Líneas de autoridad y responsabilidad ✓ Canales de comunicación Funcional Matricial proyectizado Estructuras organizacionales FUNCIONAL MATRICIAL EN UN SOLO DEPARTAMENTO DEBIL SOBRE VARIOS DEPARTAMENTOS BALANCEADA FUERTE PROYECTIZADA Estructura Funcional (en un solo departamento) Ventajas Coordinación fácil Enfoque sólo departamental, poco enfoque interdisciplinario Implementación fácil, no se requiere cambios en la estructura organizacional Conflictos sobre la priorización de proyectos son posibles. Poco uso de recursos adicionales No existe un gerente de proyecto Cierre fácil del proyecto Poca dedicación del gerente del departamento al proyecto Buen acceso a los recursos del mismo departamento Los problemas usualmente son limitados. Desventajas Uso flexible del recurso humano Estructura Funcional (sobre varios departamentos) Ventajas Implementación fácil Coordinación y comunicación difícil y lenta. Experiencia y conocimiento del departamento accesible para el proyecto Falta de motivación e identificación con el proyecto. Acceso a los recursos, conflictos permanentes con la organización, priorización del proyecto. Cierre fácil del proyecto Desarrollo lento del proyecto Poco uso de recursos adicionales Uso flexible del recurso humano. Causa graves problemas en muchas ocasiones Desventajas Falta de enfoque interdisciplinario. (pese a la presencia de diferentes departamentos) No existe un responsable o gerente del proyecto Definición difícil del alcance, posiblemente se generen muchos cambios. Estructura Matricial - Débil • • • Similar a proyectos en la organización funcional Existe un coordinador sin poder Existe un responsable para la coordinación entre los diferentes participantes del proyecto. Ventajas Desventajas • Existe la función del coordinador • Implementación fácil, no se requiere un cambio de la estructura organizacional • Uso flexible del recurso humano • Falta de identificación del proyecto (motivación) • Acceso a los recursos, conflictos con la organización permanente, priorización • Desarrollo lento del proyecto • Varios departamentos involucrados pero falta de enfoque interdisciplinario. • Coordinación y comunicación difícil y lento por falta de autoridad del coordinador. Estructura Matricial - Balanceada Diferencia a la matriz débil, existe un gerente de proyecto con cierta autoridad. Tiene más orientación a proyectos Ventajas Desventajas • Existe un gerente del proyecto • Coordinación real sobre los diferentes departamentos • Implementación fácil, no se requiere un cambio de las estructuras organizacionales • Uso flexible del recurso humano. • Implementación del proyecto más fácil que en la matriz débil. • Mejor acceso a los recursos. • Conflictos en la organización permanente (priorización del proyecto) • Conflicto sobre autoridad entre gerente de proyecto y gerente funcional. • Empleados agotados, dos trabajos, dos superiores • Trabajo flujo de información y reportes multidimensionales • Complejidad organizacional (existen dos formas de organización en paralelo Estructura Matricial - Fuerte Ventajas • Gerente de proyecto con alta autoridad • Coordinación real sobre los departamentos involucrados • Implementación rápida del proyecto • Mejor acceso a los recursos Desventajas • Conflictos sobre la autoridad entre gerente del proyecto y gerente funcional • Empleados agotados (2 trabajos, 2 superiores) • Trabajo flujo de información y reportar son multidimensionales. • Mas coordinación entre proyecto y organización permanente, existen dos formas de organización en paralelo (complejidad organizacional) Estructura Proyectizada Ventajas Desventajas • Gerente de proyecto con muy alta autoridad • Dedicación de los empleados solo al proyecto • Implementación rápida del proyecto • Muy buen acceso a los recursos • Mejor integración de los resultados • Alta motivación, uso de efectos psicológicos, formación de un equipo real. • Implementación difícil • Uso de empelados inflexible • Costoso • Se requiere cambio organizacional • Se requiere cambio cultural • Hay que organizar e regreso de los empleados a su departamento después del proyecto • Menos conocimiento técnico que en el departamento funcional. Estructura Proyectizada ESTUDIO ADMINISTRATIVO 1 • DESCRIPCION DE FUNCIONES 2 3 Define de manera precisa el alcance y que debe realizar cada trabajador en su puesto de trabajo. 4 5 • Identificación del cargo • Objetivo del cargo • Educación, formación y experiencia • Habilidades y competencias • Funciones y responsabilidades ESTUDIO ADMINISTRATIVO Reclutamiento y selección Reglamento interno de trabajo Seguridad social Salarios y prestaciones Planes de bienestar Matriz RACI La matriz de la asignación de responsabilidades se utiliza generalmente en la gestión de proyectos para relacionar actividades con recursos R: Responsable A: Aprueba C: Consulta I: Informa Matriz RACI La matriz RACI, se asigna una letra para cada rol en relación con las tareas o responsabilidades específicas. Las letras representan los siguientes roles: •R (Responsable): Persona o equipo responsable de ejecutar la tarea. •A (Aprobador): Persona con la autoridad para aprobar la finalización de la tarea. •C (Consultado): Persona que debe ser consultada o aportar conocimientos a la tarea. •I (Informado): Persona o grupo que debe ser informado sobre la tarea. Esta matriz ayuda a clarificar las responsabilidades y la comunicación entre los diferentes roles en el proyecto de transporte de carga, garantizando una colaboración eficiente y un entendimiento claro de quién es responsable de cada tarea. Rol / Responsabilidad Descripción Funciones y Responsabilidades - Definir objetivos y alcance del proyecto - Establecer y supervisar el equipo de Líder del proyecto responsable de la trabajo - Planificar, programar y asignar tareas - Monitorear el progreso y los riesgos Gerente de Proyecto planificación, ejecución y cierre exitoso del - Gestionar los recursos y el presupuesto - Comunicar con los stakeholders y tomar proyecto. decisiones - Evaluar y cerrar el proyecto - Planificar las rutas y coordinar la distribución de carga - Comunicar con los Encargado de asegurar la operación eficiente y conductores y monitorear su desempeño - Gestionar las necesidades de Coordinador de Operaciones segura de los vehículos y la carga. mantenimiento de los vehículos - Coordinar con los clientes y solucionar problemas operativos - Actualizar a los stakeholders sobre la situación operativa - Planificar el aprovisionamiento y almacenamiento de insumos - Coordinar el flujo de Responsable de la planificación estratégica y bienes a través de la cadena de suministro - Evaluar y seleccionar proveedores y Jefe de Logística táctica de la cadena de suministro. transportistas - Optimizar los procesos logísticos y reducir costos - Asegurar el cumplimiento de regulaciones y estándares Analista de Riesgos Encargado de identificar, evaluar y gestionar los riesgos asociados al proyecto. - Identificar posibles riesgos y amenazas para el proyecto - Evaluar la probabilidad e impacto de los riesgos - Desarrollar estrategias de mitigación y planes de contingencia - Monitorear y actualizar la gestión de riesgos según sea necesario Equipo de Conductores Conductores responsables de la operación segura y puntual de los vehículos de carga. - Conducir vehículos de manera segura y respetando regulaciones - Seguir rutas y horarios asignados - Comunicar cualquier problema o retraso al coordinador de operaciones <br> - Mantener los vehículos limpios y en buen estado Personal encargado de cargar y descargar la Equipo de Carga y Descarga mercancía en los vehículos. - Cargar y asegurar la mercancía en los vehículos de manera eficiente - Verificar que la carga esté segura y correctamente distribuida - Descargar la mercancía de manera cuidadosa y en tiempo - Comunicar cualquier daño o irregularidad en la carga Gerente de Tarea / Responsabilidad Proyecto (RACI) Definir objetivos y alcance del proyecto R Planificar rutas y distribución de carga Evaluar y seleccionar proveedores y transportistas Identificar y gestionar riesgos del proyecto Coordinar la operación de los vehículos C Supervisar el desempeño de los conductores Optimizar procesos logísticos y reducir costos Comunicar con los clientes y solucionar problemas Actualizar a los stakeholders sobre la R situación operativa Mantener comunicación con el equipo R del proyecto Conducir vehículos de manera segura y respetando regulaciones Cargar y asegurar la mercancía en los vehículos Descargar la mercancía de manera cuidadosa y en tiempo Coordinador de Operaciones (RACI) I R Jefe Logístico (RACI) C R Analista de Riesgos (RACI) - Conductores (RACI) - Equipo de Carga y Descarga (RACI) - - R - - - - - R - - R - - C - R - - R - - R - - - R - - - - R - - - - R R R R R - - - R - - - - - R - - - - R ESTUDIO LEGAL • Andamiaje jurídico que regula el tipo de relaciones de los diferentes miembros de la organización, las cuales deben estar enmarcadas en la constitución y la ley. Fiscal Sanitario Civil Ambiental Social Laboral Municipal NÚMERO DEL DECRETO O TITULO DE LA NORMA NOMBRE DESCRIPCIÓN Este reglamento tiene por objetivo señalar los requisitos técnicos que Reglamento técnico del sector de deben cumplir los diseños, las obras y procedimientos correspondientes al RAS 2000 agua potable y saneamiento sector de agua potable y saneamiento básico y sus actividades básico. complementarias. Por la cual se modifica parcialmente la Resolución 1096 En esta resolución se encuentran modificaciones a algunos parámetros de 2000 que adopta el establecidos por el RAS 2000 como lo son la dotación neta máxima, la RESOLUCIÓN 2320 DE 2009 Reglamento técnico del sector de dotación bruta y el periodo de diseño con respecto al nivel de complejidad agua potable y saneamiento del sistema. básico –RASSe entiende por programa para el uso eficiente y ahorro de agua el Por la cual se establece el conjunto de proyectos y acciones que deben elaborar y adoptar las LEY 373 DE 1997 programa para el uso eficiente y entidades encargadas de la prestación de los servicios de acueducto, ahorro del agua. alcantarillado, riego y drenaje, producción hidroeléctrica y demás usuarios del recurso hídrico. Por el cual se establece el Sistema Este decreto establece el sistema para la protección y control de la calidad DECRETO NÚMERO 1575 DE para la Protección y Control de la del agua, con el fin de monitorear, prevenir y controlar los riesgos para la 2007 Calidad del Agua para Consumo salud humana causados por su consumo, exceptuando el agua envasada. Humano Por el cual se expiden normas Este decreto asigna unas disposiciones generales con respecto a la calidad DECRETO 475 DE 1998 técnicas de calidad de agua del agua, siendo de obligatorio cumplimiento y regulando las actividades potable relacionadas con la prestación del servicio público de acueducto. Este reglamento tiene como objetivo permitir que las estructuras queden Norma Técnica Colombiana, Requisitos Generales de diseño y diseñadas de acuerdo a unas leyes para evitar catástrofes en caso de un Titulo A construcción sismo resistente sismo Este Reglamento tiene como objetivo mostrarnos cuales son las cantidades Norma Técnica Colombiana, Concreto Estructural necesarias de concreto de acuerdo a la estructura que vayamos a realizar, Titulo C detalles del refuerzo, requisitos de durabilidad entre otras. Gracias
