TEMA 1. LOS EVENTOS EMPRESARIALES Y SU PLANIFICACIÓN PUNTO 1. CONCEPTO Y TIPO DE EVENTOS Un evento es un suceso importante y programado de índole social, académica, artística o deportiva. Se realizan con motivos muy variados: informativos, comerciales, promocionales… Son una herramienta de apoyo al marketing y constituyen la manera en la que las empresas se relacionan con el entorno y manifiestan su presencia pública. La realización de eventos está centrada en el marketing experiencial; un cliente elige un producto o servicio por la vivencia que le ofrece antes de la compra. El marketing tradicional se centra más en las características del producto. Actualmente los eventos tienen un marcado carácter de acto de comunicación, ya que la empresa difunde una serie de mensajes y una determinada imagen. Esta parte es importante ya que la empresa se muestra tanto de manera consciente como inconsciente, por lo que tiene que tener pleno control de la imagen. PUNTO 1.1. IMPORTANCIA DE LOS EVENTOS En los últimos años los eventos han sufrido un crecimiento acelerado tanto en cantidad ( por el número de eventos que se celebran), como en calidad (por lo diversos y variados que son). Esto ocasiona una serie de consecuencias: - Implica una mayor atención a la planificación y a la organización. - Supone que debe de estar presente la creatividad en el evento.Al haber tanto número de eventos, el nivel de exigencia en cuanto a creatividad y calidad aumenta, por lo que exige que los eventos sean originales e innovadores. Esa innovación debe respetar las reglas del protocolo. La importancia creciente de los eventos es causada por los valores añadidos : - Contribuyen a crear una imagen determinada de la empresa - Transmite mensajes sobre la cultura de la empresa - Hace posible diferenciarse de la competencia - Permite llegar a un público mayor - Refuerzan la imagen positiva de la empresa - Posibilitan la fidelización de clientes. PUNTO 1.2 TIPOS DE EVENTOS Los eventos pueden clasificarse según el papel que asume la empresa en la organización Actos propios Aquellos que han sido planificados y realizados por la empresa como único organizador. El anfitrión en la empresa, la cual determina todas las características del acto. Tipos : Actos con asistencia de autoridades Sirve para que la autoridad otorgue al acto importancia y repercusión en los medios. Se debe de tener presente el cumplimiento de la normativa oficial, las medidas de seguridad… Inauguraciones Actos corporativos Convocados por órganos del gobierno de la empresa, vinculados al negocio de esta, su identidad corporativa y su proyección pública. Juntas generales de accionistas Actos territoriales El ámbito de influencia se limita a un territorio en específico. Aniversario de una empresa local Actos internos Solo son para empleados.Entrega de premios Actos externos Participan personas externas a la empresa. Presentación de un nuevo producto. Actos ajenos Son organizados por terceros pero hay una presencia de la empresa. Al recibir una invitación de este tipo de eventos, hay que avisar al responsable de protocolo ya que los asistentes actúan en calidad de representante de la entidad. Hay que confirmar las asistencias y las denegaciones de asistencias. Es importante que el responsable de protocolo: - Conozca de antemano el programa de desarrollo del evento - Se asegure de que el tratamiento de los representantes y la ubicación sean dignos y relevantes - En caso de que el invitado no pudiera asistir, deberá de gestionar su representación en el acto en función del orden de precedencia interno. En este tipo de eventos toman mucha importancia las expectativas. - Conocer qué espera el organizador de la participación de la empresa enel acto - Determinar que espera conseguir la empresa - Conocer cuál es el rol que van a asumir las personas de la empresa que van a participar en el acto. Los actos ajenos pueden ser de distintos tipos. - Organizados por entidades privadas Organizados por otras empresas Objetivo: Afianzar relaciones entre compañías del mismo sector, clientes y proveedores… - Oficiales. Organizados por instituciones públicas en los que su organización y asistentes deberán de tener especial atención al protocolo oficial. - Organizados con la colaboración de la empresa Eventos patrocinados por la empresa o en los que se haya tenido algún tipo de colaboración. Actos conjuntos Organizados por la empresa en conjunto con otras empresas. Tipos. - Actos en los que participa alguna autoridad pública. Tendrá prioridad la atención a los símbolos oficiales. - Actos organizados por varias empresas.Habrá que buscar el equilibrio entre la representación, la imagen y el tratamiento. PUNTO 2. PLANIFICACIÓN DE EVENTOS La planificación de un evento exige una definición clara de los objetivos y los mensajes que se van a transmitir y la identificación del público al que van a ir dirigidos. De un modo amplio hay que definir las siguientes cuestiones: - El motivo del evento : La razón por la que se organiza - Los objetivos que se persiguen con la organización : Debe de responder a unos objetivos claros y concisos - El público al que va dirigido: Influirá en el tipo de evento que se va a planificar, en su concepción y su organización. - Características del acto:Tipo de evento, fecha… - Objetivos generales dentro de la política general de la comunicación de la empresa Una manera de organizar las cuestiones que deben de darse al planificar un evento es en torno al medio, tiempo y dinero. - Medios: Trata sobre el lugar donde se va a realizar el evento y la necesidad de recursos que va a necesitar. - Tiempo: Momento de realización del evento y duración. También incluye la planificación temporal de la preparación. - Dinero: Costes internos y externos que supondría la realización de un presupuesto y de los gastos realizados. PUNTO 3. GESTIÓN DE MEDIOS Un elemento fundamental son todos los medios que van a requerir la realización del evento. Espacios Por espacio nos referimos al lugar donde se realizará el evento y a las superficies o construcciones que se usarán. Habrá que ver si el espacio usado es propiedad de la empresa o si se busca uno distinto ( las restricciones son menores y se podrá buscar un lugar que tenga mejores características) Con respecto al sitio donde se realizará el evento: - - - Ubicación: Buscar una cercana a la mayoría de los asistentes. El objetivo es reducir la mayoría de desplazamientos. Accesibilidad: Ver de qué opciones de transporte se dispone para acceder al lugar. En caso de que haya pocos, ver si la empresa debe de proporcionar otras opciones, pe. autobuses. Aparcamiento: Se debe de estimar cuántos asistentes acudieron en vehículo propio y valorar la disponibilidad de plazas de aparcamiento en el lugar. Si fueran limitadas, habría que ofrecer otro servicio, como aparcacoches o contratar los servicios de un parking cercano. Requisitos técnicos: Se debe de comprobar que el lugar tenga infraestructuras adaptadas para personas con discapacidad y si cumple con las medidas de seguridad. Con respecto a los espacios concretos: - Tamaño: Se refiere tanto a la superficie como a las dimensiones de este. - Cena formal: 2 m por invitado - Coctel: 1 m por invitado - Mesa redonda: 1,5 m entre mesas - Luz y vistas: Para eventos de dia es importante que el lugar cuente con iluminación natural ( que no resulten molestas) - Configuración de la sala: Si hay o no asientos y la manera en la que están colocados: - Mesas redondas Reuniones centradas en la comida y los banquetes. Cada mesa tiene una capacidad de 6.8 o 10 personas - Aula Asistentes tengan que tomar notas o necesiten un espacio de trabajo. Idóneas para cuando la interacción sea solo con el formador - En V Más contacto entre el grupo y el orador lo que facilita una participación más efectiva - Teatro Ideal para presentaciones cortas en las que el asistente se centre en mirar y escuchar - Sala de juntas Configuración formal para reuniones con un moderador principal, y para videoconferencias y presentaciones visuales. - En U Todos los participantes tienen contacto entre sí. Ideal para un foro abierto. - Círculo de sillas Configuración informal para los debates y las lluvias de ideas - Mesa en hueco Facilita los debates y la lluvia de ideas y también puede acoger a varios oradores. - Disponibilidad de equipos: Equipamiento requerido. Es imprescindible comprobar el funcionamiento de los equipos antes de que se realice el evento. De esta manera se podrá estar preparado en caso de que haya algún inconveniente. Con respecto a los espacios abiertos : - Meteorología: Un evento al aire libre está a expensas del clima. Se deberá de disponer de carpas o algún lugar cerrado alternativo. Sonido: Las condiciones en exterior son muy distintas por lo que se requerirá equipos más potentes y un sonido más distribuido. Medios materiales Son aquellos que se necesitan para que el acto pueda celebrarse. Al ser visibles deben de seguir unos criterios homogéneos de diseño. - Elementos de imagen corporativa. La incorporan . EJ. Logotipo, eslóganes … - Elementos decorativos . Fines funcionales o decorativos. EJ. Mobiliario - Elementos ambientales. Mejores condiciones de comodidad para la celebración del acto. EJ. Temperatura, acústica ● Elementos para presentaciones. Se suelen usar pantallas gigantes o proyectores. Es muy importante comprobar el funcionamiento de los equipos y contar con otro de respuesto (si fuera posible) A veces los colores de la presentacion no se ven tan bien como en el ordenador por lo que lo mejor es usar colores neutros como el negro o el blanco. También se suelen usar medios tradicionales como la pizarra o el rotafolios. ● Mobiliario Un mobiliario cómodo permite incrementar el tiempo de estancia de los participantes en el evento Integrar enchufes en el mobiliario es un valor añadido El estilo y el color de los muebles también puede desempeñar un papel clave en la creación de un ambiente confortable. ● Photocall Panel en el que están impresos los logotipos u otros elementos de imagen corporativa de los organizadores o patrocinadores del evento. ● Documentación del evento Invitación : Documento formal mediante el cual se invita a su destinatario a participar en el evento. Tiene que tener información importante: fecha, hora y lugar . También puede adjuntar un plano del lugar o un programa del evento. - Tarjetón: 10.5 * 15 cm. Para una mejor gestión se puede añadir RSC(se ruega confirmación) o RSVP(responda por favor) - Saluda: Escrito breve y formal que se redacta en tercera persona. No está firmado. Las partes son : Encabezado, pie y cierre Programa del evento: Documento en el que se incluye toda la información relativa al evento y su transcurso. Debe de contener: - Temas que se van a tratar - Ponentes - Identificación de los organizadores - Lugar - Fecha de comienzo y final - Horario del evento - Horario de las sesiones - Condiciones personales que hay que reunir para inscribirse - Plazo - Datos para inscribirse( Nombre, correo , teléfono) - Cuota (en caso de que haya que pagarla) Credencial: Documento que permite acreditar a los participantes de un evento. Certificación del evento: Acredita la participación del asistente Informe del evento: Se recogen las conclusiones cuando se finaliza el evento. Es un documento formal de carácter técnico. Medios humanos Todo evento cuenta con la participación de un determinado número de personas . Unos lo harán en calidad de organizadores, otros en calidad de asistentes y otros facilitarán los servicios necesarios para llevar a cabo el evento. - Organizadores: La necesidad de medios humanos depende del tipo de evento.: pueden estar subcontratados (ponente de conferencia) o venir incluido en el servicio (camareros de un catering) La responsabilidad recae sobre la empresa, por lo que habrá que designar un responsable para que salga todo según lo previsto. La imagen es un punto muy importante por lo que habrá que tener especial cuidado (vestir de manera formal y discreta) - Asistentes: Hay que conocer el número exacto de participantes. Esta información depende de la tipología del evento: - Mediante inscripción : Se contará únicamente con los participantes inscritos - Mediante invitación :Nunca se podrá saber con certeza cuántas personas acudirán. (algunos vendrán sin confirmar y otros no aparecerán) Una medida útil es poner en la invitación “plazas limitadas”, de esta manera, los asistentes interesados podrán confirmar su asistencia y los que no pueden no tener acceso. En los que son de pie se puede considerar que los asistentes finales van a ser menos que los que se preveían. Es importante contar con la información de eventos anteriores para dimensionar adecuadamente. Hay que lograr un equilibrio entre el espacio disponible y los asistentes. PUNTO 4. GESTIÓN DEL TIEMPO Se pueden diferenciar 4 ejes temporales a la hora de gestionar el tiempo en un evento. - Calendario de preparación: Planificación del calendario - Fecha de realización ( inicio del evento): Momento concreto en el que se va a realizar - Temporalización: Duración del evento - Fin del evento. Fecha de realización Es fundamental , porque condiciona el resto de actividades. Hay que fijarla con la mayor antelación posible. Circunstancias: - Coincidencia con festividades Debe comprobarse que la fecha no coincida con alguna festividad u otro acontecimiento que pueda celebrarse en el mismo lugar. - Comprobar la agenda de los participantes obligatorios Son participantes obligatorios aquellas personalidades que con seguridad van a participar en el evento. Hay que comprobar sus agendas para asegurarnos de que tienen libre la fecha prevista. Temporalización Una vez fijada la fecha y el lugar se podrá realizar la temporalización interna, que consiste en ubicar los diferentes actos que tendrán lugar durante el evento. Esta labor es crucial para que no ocurra: - Varias actividades se solapan y se produzcan retrasos - Que se produzcan huecos Se suele realizar con un programa cronometrado milimétricamente que indica la hora exacta a la que comienza cada actividad. Se llama “ Plan de Acción al Minuto” o “PAM” Para realizar el calendario es bueno seguir algunas recomendaciones y guiarse por eventos pasados. - Reservar espacios para los descansos - Prever tiempos adicionales en caso de que haya que desplazar a los participantes a un lugar distinto. - Consensuar los tiempos con los participantes - No sobrecargar la agenda. Calendario de preparación Preparar un calendario de la preparación previa del acto. En él se ubican las tareas que se deben hacer antes. Antes de planificar la preparación se deberá: - Identificar todas las tareas que se quieran realizar. - Establecer las relaciones entre ellas (el final de una tarea condiciona el principio de la siguiente) - Ubicar temporalmente las tareas ( poner una fecha de inicio y de fin para cada tarea) PUNTO 5. EL PLAN B Se denomina “plan B” a las medidas que se establecen en caso de que haya problemas con todos o alguno de los componentes del evento. Al definirlo es conveniente identificar qué actividades, por sus características, implican una mayor problemática o riesgo. Para ello se realiza un ejercicio crítico con los siguientes pasos: 1. Visualizar el acto tal y como debe producirse según el plan a _ Consiste en realizar un ejercicio de imaginación sobre cómo se desarrollará el acto. 2. Preguntarse qué puede fallar Detectar las cosas que pueden ir mal. 3. Establecer alternativas para aquello que puede fallar_ Definir acciones o medios alternativos a los puntos críticos detectados.
