Agencia Española de Cooperación Internacional para el Desarrollo (AECID) ORIENTACIONES PARA LA GESTIÓN DE FONDOS DELEGADOS POR LA UNIÓN EUROPEA (2023v2) — ORIENTACIONES PARA LA GESTIÓN DE FONDOS DELEGADOS POR LA UNIÓN EUROPEA Agencia Española de Cooperación Internacional para el Desarrollo Disponible en: http://intranet/es/DCMyUE/Union-Europea-y-FondosDelegados/Orientaciones_para_la_Gestion_de_Acuerdos_de_Delegacion_y_Anex os/index.html Versión 2023 v2 © Ministerio de Asuntos Exteriores, Unión Europea y Cooperación, 2023 Agencia Española de Cooperación Internacional para el Desarrollo Se autoriza la reproducción total o parcial de esta obra por cualquier medio o procedimiento, conocido o por conocer, comprendidas la reprografía y el tratamiento informático, siempre que se cite adecuadamente la fuente y los titulares del copyright. Elaboración y coordinación de contenidos: AECID – Grupo de Trabajo de Fondos Delegados Foto de portada: ACF Córdoba, Hanz Rippe. Para cualquier comunicación relacionada con este trabajo diríjase a: Agencia Española de Cooperación Internacional para el Desarrollo. Avda. Reyes Católicos, 4 28040 Madrid ÍNDICE PRESENTACIÓN ..............................................................................................................6 1. LA COOPERACIÓN DELEGADA. ENFOQUE TEAM EUROPE Y TEAM EUROPE INITIATIVES ......................................................................................................................7 2. DELEGACIÓN DE FONDOS DE LA COMISIÓN EUROPEA: LA ACREDITACIÓN ...........................................................................................................................................9 3. MARCO JURÍDICO EN LA COOPERACIÓN ESPAÑOLA ......................................11 4. TIPOS DE RELACIONES CONTRACTUALES CON LA UNIÓN EUROPEA .........12 4.1. Cooperación delegada – Gestión indirecta .....................................................................13 4.2. Cooperación Financiera. Blending ..................................................................................14 4.3. Acuerdos derivados de convocatorias (equivalente a Subvenciones)...............................15 5. ACUERDOS DE CONTRIBUCIÓN (CONTRIBUTION AGREEMENTS) ...............15 5.1. Negociación de Operaciones de Cooperación Delegada ..................................................17 5.1.1 Ciclo de aprobaciones de los proyectos por parte de la UE ............................................................ 18 5.2. Negociación de Operaciones de Blending .......................................................................19 5.2.1 Ejemplo: Ciclo de aprobaciones de los proyectos LAIF ................................................................... 20 5.3. Tramitación y Firma del Contribution Agreement ...........................................................21 5.4. Cofinanciación...............................................................................................................24 5.5. Acuerdos de Contribución con Varios Socios (Multi-partner Contribution Agreements) ...25 6. GESTIÓN DE LOS FONDOS DELEGADOS .............................................................28 6.1. Control Presupuestario de los Fondos (en revisión) ........................................................29 6.2. Modificaciones ..............................................................................................................29 6.2.1. Modificaciones del Acuerdo de Contribución ................................................................................ 30 6.2.2. Modificaciones de las Subvenciones AECID ................................................................................... 30 6.2.3. Remanentes ................................................................................................................................... 30 6.3. Instrumentos ................................................................................................................31 6.3.1 SUBVENCIONES. .............................................................................................................................. 31 6.3.2. Contrataciones ............................................................................................................................... 32 6.3.3. Encargos a medios propios, encomiendas de gestión y convenios ............................................... 34 6.4. Overhead vs. Gastos de Funcionamiento. .......................................................................36 6.5 Desembolsos y Pago Final ...............................................................................................37 7. INFORMES A LA UNIÓN EUROPEA O DONANTE SILENCIOSO .......................38 7.1. Informes de Seguimiento Unión Europea .......................................................................39 4 7.1.1. Compromisos legales vs. Gastos incurridos y sus cómputos ......................................................... 40 7.2. INFORME FINAL UNIÓN EUROPEA..................................................................................42 7.3. Cierre Contable de los Proyectos....................................................................................43 7.3.1. Nota de Cierre ................................................................................................................................ 43 7.3.2. IVA no recuperado ......................................................................................................................... 44 8. ANEXOS ......................................................................................................................46 5 PRESENTACIÓN Este manual de “Orientaciones para la Gestión de Fondos Delegados por la Unión Europea” recoge el ejercicio de sistematización del conocimiento generado en el proceso de revisión y adaptación de las herramientas y los procedimientos de la Agencia a este instrumento. Recopila las instrucciones y recomendaciones generadas en relación con la gestión de fondos delegados, así como las lecciones aprendidas que se han ido incorporando al trabajo de las diferentes Direcciones de la AECID y de sus Oficinas Técnicas de Cooperación en el mundo. Este documento tiene como objetivo ayudar y facilitar la gestión de los Contribution Agreements (Acuerdos de Contribución), propuestas de blending y licitaciones, desde las fases iniciales de identificación hasta la ejecución, incluyendo la rendición de cuentas a la UE. Incorpora 24 Anexos con los distintos modelos de documentos necesarios en esa gestión. Esta revisión ha sido posible gracias al equipo del Grupo de Trabajo de Cooperación Delegada que –bajo el liderazgo de Blanca Yáñez Minondo desde mediados de 2021, Jefa del Departamento de Cooperación Multilateral y Unión Europea, con el apoyo de todas las Unidades de la AECID en sede y la experiencia del terreno –, trabaja en la armonización de procedimientos, resolución de consultas, análisis de dificultades administrativas y de gestión, identificación de fortalezas y debilidades y demás aspectos directa e indirectamente relacionados con la gestión de proyectos con fondos delegados. Pretende ser un documento vivo que se revise con frecuencia, por lo que si tienes cualquier sugerencia o detectas algo que consideras que debe ser cambiado, escríbenos al Departamento de Cooperación Multilateral y Unión Europea - Área de Unión Europea, para que podamos revisarlo. 6 1. LA COOPERACIÓN DELEGADA. ENFOQUE TEAM EUROPE Y TEAM EUROPE INITIATIVES Según se define en el Glosario de Términos de Eficacia de la Ayuda en la Cooperación Española, la cooperación delegada es una modalidad de provisión de Ayuda Oficial al Desarrollo (AOD) en la que una o varias agencias (donantes silenciosos) encomiendan a otra (donante líder) la realización de la totalidad o parte de las actividades que involucra la ayuda […]. Se trata básicamente de utilizar las ventajas comparativas de los donantes implicados y reducir los costes de transacción, promoviendo así una distribución de recursos eficaz y evitando al gobierno socio la multiplicación innecesaria de negociaciones, con el consiguiente ahorro para todos de tiempo y energía, contribuyendo de forma decisiva a la eficacia de la ayuda. La agenda internacional al respecto, desde la Declaración de París sobre Eficacia de la Ayuda (2005) pasando por la Declaración de Busán (2011) establecen las bases consensuadas para dicha modalidad, que responde además muy adecuadamente al ODS 17 de la Agenda 2030. En la práctica, en un ejercicio de cooperación delegada se transfieren al donante líder los recursos económicos y la responsabilidad de la implementación y seguimiento, lo que requiere el acuerdo previo entre los actores implicados sobre los procedimientos de desembolso, contabilidad y auditoría. En cuanto a la política de Cooperación de la Unión Europea, a partir de la Declaración de París, la UE ha asumido la división del trabajo y la armonización de donantes como guías, en el Código de Conducta relativo a la división del trabajo en el ámbito de la política de desarrollo (2007), la Agenda para el Cambio (2011) y en el Consenso Europeo para el Desarrollo (2017), que proporciona una visión común, por primera vez de las instituciones de la UE y los Estados Miembros (EEMM) como respuesta europea a la Agenda 2030. El incremento en las respuestas conjuntas de la UE y sus Estados Miembros, derivadas en parte de la programación conjunta de la UE y sus Estados Miembros, busca lograr mayor impacto en desarrollo sostenible con nuestros socios. La ejecución conjunta implica diferentes modalidades financieras, entre ellas la cofinanciación y la cooperación delegada. En marzo de 2020, al inicio de la pandemia del COVID-19, la Comisión Europea y los EEMM acordaron aunar esfuerzos para ayudar a los socios en su lucha contra los efectos directos de la crisis, mediante el enfoque Team Europe (Equipo Europa). Posteriormente se acordó que sería el enfoque prioritario de programación del marco financiero plurianual (MFP) 202127. Esto supone el compromiso con un trabajo común, por sectores y países/regiones, que provoque sinergias, evite duplicidades y solapamientos y, por lo tanto, suponga un mayor impacto de la ayuda europea global (EEMM + UE) en general, especialmente válido en un momento de crisis superpuestas (post COVID, climática, invasión Ucrania). La cooperación delegada va a ser una de las modalidades de ejecución en ese planteamiento. El enfoque TE está muy presente en la programación de los cerca de 80.000 M€ del Instrumento de Vecindad y Cooperación Internacional y para el Desarrollo, del MFP 20212027 “Neighbourhood, Development and International Cooperation Instrument” 7 (NDICI) o Global Europe. Este instrumento único reagrupa 11 instrumentos previos (diferenciados geográfica y temáticamente en el anterior MFP), con una decidida ambición geopolítica, que busca aunar en la acción exterior de la UE los valores y los intereses de la Unión y sus EEMM. El Global Europe se estructura en tres pilares: Geográfico, el principal, con 60.380 M€ distribuidos así: o Africa Subsahariana: al menos 29.181 M€ o Vecindad: al menos 19.320 M€ o Asia y Pacífico: 8.484 M€ o América y el Caribe: 3.395 M€ o Erasmus+: 1.800 M€ Programas temáticos, con 6.358 M€ distribuidos así: o Derechos humanos y Democracia: 1.362 M€ o Organizaciones de la Sociedad Civil: 1.362 M€ o Paz, Estabilidad y Prevención de conflictos: 908 M€, o Retos globales: 2.726 M€ Respuesta rápida: 3.182 M€ Adicionalmente, se prevé una reserva para retos y prioridades sobrevenidas, de 9.530 M€. El instrumento Europa Global también unifica las subvenciones, el blending y las garantías que permitirán a la UE promover estratégicamente la inversión pública y privada en todo el mundo en apoyo del desarrollo sostenible gracias al Fondo Europeo para el Desarrollo Sostenible Plus (EFSD+). Las inversiones estarán respaldadas por una Garantía de Acción Exterior de hasta 53 millones de euros, que también cubrirá a los países candidatos a la adhesión. Junto con el sector privado y gracias al efecto palanca, pretende movilizar más de medio billón de euros en inversiones para 2021-2027. Las Iniciativas Team Europe (TEI en sus siglas inglesas) son los “buques insignia” de este enfoque Team Europe. Se centran en identificar una prioridad crítica que limita el desarrollo a nivel de país o de región, donde una coordinación y coherencia del esfuerzo del Team Europe aseguraría resultados con un impacto transformador. Están abiertas a todos los participantes del Team Europe que estén interesados en trabajar juntos en el diseño, financiamiento e implementación de acciones. Se basan en la mejor combinación de modalidades y herramientas de financiación, apoyo y socios y la riqueza de la experiencia, los conocimientos y los recursos colectivos. Están integradas en los programas indicativos plurianuales de la UE y reciben apoyo tanto del presupuesto de la UE como de los recursos financieros relevantes de los EEMM. Finalmente, los documentos de la Cooperación Española también incorporan la cooperación delegada entre su panoplia de instrumentos. El V Plan Director de la Cooperación 8 Española, 2018-2021, declara la importancia de la colaboración con otros donantes y presenta la cooperación delegada como una modalidad que puede contribuir al objetivo de la concentración sectorial, a crear sinergias positivas entre distintas actuaciones en un sector y que permite un mutuo aprendizaje entre el donante que delega y el delegado sobre sus respectivas culturas institucionales. Por otra parte, y como no podía ser de otra manera, apunta que es una modalidad que no se debe aplicar aisladamente, sino como parte de una estrategia más amplia de refuerzo de un programa país. 2. DELEGACIÓN DE FONDOS DE LA COMISIÓN EUROPEA: LA ACREDITACIÓN Para facilitar la consecución de sus objetivos, la UE reconoce a los EEMM como socios estratégicos en la ejecución de su presupuesto general (art. 157 del nuevo Reglamento Financiero de la UE1). El compromiso de “working better together” y la colaboración entre la UE y sus EEMM se confirma a través de la cooperación delegada, que aumenta la eficacia de las políticas externas de la UE, contribuyendo a proyectar una imagen de unidad europea hacia el exterior. Este tipo de delegación nos interesa particularmente, pues es en el que la AECID ha trabajado intensamente desde 2011 y porque esta cooperación delegada es en la que España, como Estado Miembro de la UE, puede influir más naturalmente. Actualmente la Comisión Europea es el líder mundial en acuerdos de delegación, tanto por el volumen de fondos que delega, como por el número de operaciones. La Comisión utiliza dichos acuerdos no solo para operaciones de cooperación técnica tradicional, sino también en las operaciones de cooperación financiera, como las de blending (uso de donaciones para apalancar préstamos concesionales y/o participaciones en capital) para transferir sus donaciones a la entidad que liderará la ejecución de la intervención, la entidad delegada. En el caso de las garantías (garantías financieras financiadas con cargo al Fondo Europeo de Desarrollo Sostenible EFSD+ y destinadas a cubrir los riesgos de las inversiones que se pretende fomentar en los países en desarrollo), la UE formaliza un contrato con la institución financiera por el que contragarantiza con cargo al EFSD+ la eventual ejecución de las garantías contratadas por la institución con el beneficiario final respecto de los riesgos cubiertos en dicho contrato. Por tanto, no hay transferencia de fondos como tal a la entidad financiera de desarrollo, que solo se resarciría a través del EFSD+ ante la eventual ejecución de la garantía por el beneficiario final (inversor privado). Gracias al impulso de su Código de Conducta y a su propia actuación, la Comisión ha desarrollado una serie de procedimientos, herramientas y regulaciones que ordenan este tipo de acuerdos. La Red de Agencias Europeas de Cooperación (Practitioners’ Network), plataforma informal de intercambio de conocimientos y buenas prácticas que reúne actualmente a 22 agencias de 17 EEMM + Reino Unido, ha contribuido igualmente a ese desarrollo. La AECID presidió la Red durante el periodo mayo 2019-mayo 2020, impulsando la coordinación entre 1 Reglamento (EU, Euratom) 2018/1046 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 18 de julio de 2018, sobre las normas financieras aplicables al presupuesto general de la Unión, que modifica los Reglamentos (UE) no 1296/2013, (UE) no 1301/2013, (UE) no 1303/2013 , (UE) no 1304/2013, (UE) no 1309/2013, (UE) no 1316/2013, (UE) no 223/2014, (UE) no 283/2014 y la Decisión no 541/2014 / UE y por el que se deroga el Reglamento (UE, Euratom) no 966/2012, DO L 193 de 30.7.2018, p.1, artículo 130 y artículo 157. 9 agencias en esta área. La FIIAPP es la otra organización española activamente presente en la Red, y que forma parte de su co-presidencia durante el periodo comprendido entre mayo de 2022 y mayo de 2023. La cooperación delegada entre donantes requiere de confianza, coincidencia de objetivos y prioridades y de un enfoque común del desarrollo. Pero además de los criterios estratégicos y operativos, el Reglamento Financiero (RF) de la Comisión Europea establece que para poder ejecutar fondos delegados de la UE la organización solicitante debe haber demostrado previamente que cuenta con un nivel de gestión financiera y protección de los intereses financieros de la UE equivalente al de la Comisión. En ese sentido, para que una organización sea potencial entidad delegada de fondos europeos, deberá someterse a una evaluación ex ante, el proceso de acreditación o Pillar Assessment, con la que se validará la compatibilidad de sus estándares, normas técnicas y de gestión financiera, procedimientos y sistemas, con los de la Comisión Europea. La entrada en vigor del actual RF de la UE en 2018 implica algunos cambios en la normativa de la UE relativa a la acreditación2. El principal consiste en que a los pilares básicos: 1) control interno, 2) contabilidad, 3) auditoría externa independiente; y pilares opcionales: 4) procedimientos y normas de subvenciones, 5) contratación pública, 6) de instrumentos financieros, han sido añadidos 3 nuevos pilares: 7) exclusión de acceso a la financiación, 8) transparencia, y 9) protección de datos. 2 Considerando (7) de la Decisión de la Comisión de 17 de abril de 2019 (2019/C 191/02) por la que se establece un nuevo mandato para la metodología de la evaluación por pilares que debe utilizarse en virtud del Reglamento (UE, Euratom) 2018/1046: “El artículo 279, apartado 3, del Reglamento Financiero dispone que las evaluaciones del pilar en curso derivadas del Reglamento (UE, Euratom) No. 966/2012 del Parlamento Europeo y del Consejo seguirán aplicándose y se revisarán cuando proceda. En la medida en que el mandato que establece la presente Decisión contenga requisitos que no figurasen en el mandato anterior, las personas y entidades evaluadas con arreglo al mandato anterior deberán someterse a una evaluación complementaria con respecto a dichos requisitos.” 10 La Comisión solicitó a todas las entidades acreditadas antes de 2014, además de pasar la acreditación en los 3 nuevos pilares, una actualización de la acreditación en los pilares ya evaluados antes de esa fecha. La AECID obtuvo la acreditación en julio de 2011, tras superar la correspondiente evaluación de 6 pilares3, convirtiéndose desde ese momento en potencial receptor de fondos delegados por la Comisión Europea. En 2016, AECID recibió la acreditación en el nuevo pilar sobre instrumentos financieros (el actual pilar 6), tras la correspondiente auditoría de los procedimientos relacionados con la cooperación reembolsable. En 2021, la AECID se ha reacreditado en los pilares 1 a 5 y se acreditó en los nuevos pilares 7 a 9. El pilar 6 no se reacreditó, sino que está actualmente pendiente de reacreditación. 3. MARCO JURÍDICO EN LA COOPERACIÓN ESPAÑOLA El marco jurídico de la cooperación delegada se conforma por dos tipos de normas, las europeas y el ordenamiento jurídico español. Son dos ámbitos normativos interrelacionados entre sí, ya que en la normativa nacional se hace una trasposición de la normativa europea. Marco jurídico nacional: La Ley 23/1998 de 7 de julio, de Cooperación Internacional para el Desarrollo, será en breve sustituida por la nueva Ley de Cooperación para el Desarrollo Sostenible y la Solidaridad Global. El Real Decreto 794/2010, de 16 de junio, por el que se regulan las subvenciones y ayudas en el ámbito de la cooperación internacional, que será también sustituido en breve, define la “cooperación delegada” como la modalidad en la que un país donante –“mandatario” o “donante líder”– queda habilitado para actuar en nombre de otro u otros donantes –“mandante” o “donante silencioso”– de modo que el donante líder se encarga, en nombre del resto de donantes, de establecer los acuerdos necesarios con el país socio y de conducir el diálogo de políticas y administrar los fondos aportados. Asimismo, dentro del título I: subvenciones y ayudas de cooperación internacional concedidas en desarrollo de la Política Exterior del Gobierno, el artículo 14 del Real Decreto establece la obligación de que las relaciones de cooperación delegada queden suscritas en un acuerdo con un determinado contenido mínimo. Hay otras normas nacionales que tiene gran importancia en el contexto de la Cooperación Delegada: Ley 38/2003, de 17 de noviembre, General de Subvenciones Ley 9/2017, de 8 de noviembre, de Contratos del Sector Público. Real Decreto 887/2006, de 21 de julio, por el que se aprueba el Reglamento de la Ley 38/2003, de 17 de noviembre, General de Subvenciones. 3 En 2011, la AECID se acreditó en los 6 pilares vigentes, que eran: (1) Control interno, (2) Contabilidad, (3) Auditoría externa, (4) Contratación, (5) Concesión de subvenciones y publicación anual ex post de beneficiarios y (6) Acceso público a información 11 Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público. Acuerdo del Consejo de Ministros de 15 de diciembre de 2017, por el que se aprueban las instrucciones para la tramitación de convenios; en adelante Orden PRA/1267/2017. Ley 25/2014, de 27 de noviembre, de Tratados y otros Acuerdos Internacionales. Marco europeo: Tratado de la Unión Europea. Tratado de Funcionamiento de la Unión Europea. Acuerdo Marco Administrativo 2015. (FAA – por sus siglas en inglés) Reglamento financiero 2018 Acuerdo Marco Financiero de Asociación 2019 (FFPA – por sus siglas en inglés) 4. TIPOS CONTRACTUALES EUROPEA DE CON RELACIONES LA UNIÓN De acuerdo con el INTPA Companion4, las acciones financiadas por la Unión Europea para la implementación de sus políticas pueden ser descritas y categorizadas por una combinación de dos elementos: tipo de financiación y método de ejecución. El tipo de financiación refleja la relación legal entre la UE como financiadora y el receptor, que generará los resultados, siendo los siguientes tipos los que vienen regulados en el RF en vigor: 1. Apoyo presupuestario: Pagos al presupuesto de un país socio a cambio de la consecución de resultados basados en indicadores (Art. 236 RF) 2. Subvenciones (grants): Contribuciones financieras a una acción u operación de un beneficiario (Tít. VIII RF si la contribución se aporta en régimen de gestión directa) 3. Contratación pública: Adquisición de bienes o servicios y ejecución de trabajos (Tít. VII RF) 4. Instrumentos financieros: capital o cuasi-capital, préstamos, garantías u otros instrumentos de reparto de riesgos, o risk-sharing (Título X RF). Por otra parte, el art. 62 del Reglamento Financiero define los métodos de ejecución presupuestaria que puede utilizar la Comisión: - - 4 Gestión directa por medio de sus servicios, incluido su personal en las delegaciones de la Unión bajo la responsabilidad del jefe de delegación correspondiente, o a través de las agencias ejecutivas. A efectos de la gestión directa, la Comisión podrá utilizar los instrumentos a que se refieren los títulos VII, VIII, IX, X y XII. Gestión compartida con los Estados Miembros, delegando en estos las funciones relativas a la ejecución presupuestaria. DEVCO Companion to financial and contractual procedures (Version 14.0 – June 2022) 12 - Gestión indirecta: La Comisión aplicará el título VI y, respecto de los instrumentos financieros y las garantías presupuestarias, los títulos VI y X. Las entidades de ejecución aplicarán los instrumentos de ejecución presupuestaria establecidos en el acuerdo de contribución de que se trate. En ella la Comisión delega la ejecución de una acción, incluyendo la concesión y gestión de contratos bien a un país socio o bien a una organización que ha sido acreditada (pillar assessed) (o, excepcionalmente, a una agencia descentralizada5 de la UE). De acuerdo con el Art 62 del RF, las siguientes entidades son elegibles para la gestión indirecta: a) Países socios o los organismos que éstos designen; b) Organizaciones internacionales y sus agencias; c) Organismos de derecho público, incluyendo organizaciones de los Estados Miembros; d) Organismos sujetos a derecho privado con una misión de servicio público, incluyendo organizaciones de los Estados Miembros en la medida en que proporcionen las adecuadas garantías financieras. Se entienden por garantías financieras a los respaldos financieros proporcionados en línea con los requisitos legales de la UE por ese Estado Miembro y que no requieren de una garantía bancaria; e) Organismos sujetos al derecho privado de un Estado Miembro a los que se les confía la implementación de una alianza público-privada y que proporcionan las adecuadas garantías financieras; f) Personas físicas o jurídicas a las que se les confía la implementación de acciones específicas de la Política Exterior y de Seguridad Común de la UE de acuerdo con el Título V del Tratado de la UE, e identificados en el acto de base correspondiente; g) El Banco Europeo de Inversiones (BIE) y el Fondo Europeo de Inversiones (FEI) o ambos actuando en grupo (el Grupo BIE); h) Una agencia de la UE descentralizada (no ejecutiva). 4.1. Cooperación delegada – Gestión indirecta Por su condición de entidad acreditada desde 201I, la AECID firma en el 90% de los casos acuerdos con la Comisión para la gestión indirecta de las acciones, mediante los cuales la Unión Europea delega en la AECID los fondos para la implementación de acciones con sus procedimientos propios. A partir de la entrada en vigor del actual RF en 2018 y posterior firma del acuerdo marco (FFPA, Financial Framework Partnership Agreement (Anexo 1)) con la Comisión, el tipo de contrato firmado con la Comisión depende del tipo de entidad que lo suscribe. En el caso de la AECID, al igual que todas las entidades acreditadas mediante pilares, se firma actualmente el llamado acuerdo de contribución (Anexo 2) (Contribution Agreement), independientemente de si se trata de gestión directa o indirecta, aunque determinadas cláusulas son diferentes en cada uno de ambos casos. 5 Las agencias de la UE son entidades jurídicas independientes de las instituciones de la UE, creadas para llevar a cabo tareas específicas según la normativa de la UE. Más información: https://europa.eu/europeanunion/about-eu/agencies_es. 13 4.2. Cooperación Financiera. Blending Una de las modalidades de la cooperación delegada entre donantes es el blending o financiación combinada. Este mecanismo de financiación combina fondos reembolsables y no reembolsables con el objetivo de conseguir el apalancamiento de fondos con menores costes financieros para el receptor. En concreto, consiste en la asociación de préstamos de instituciones financieras, contribuciones de los países socios en los que trabajamos, y donaciones de la UE, provenientes de las llamadas Facilidades o Plataformas. Existen 4 instrumentos o facilidades de blending dedicadas a áreas geográficas específicas: 1. 2. 3. 4. 5. Instrumento para Inversiones en América Latina (LAIF) Instrumento para Inversiones en el Caribe (CIF) Plataforma de Inversiones de la Vecindad (NIP), antes NIF Plataforma para Inversiones en África (AfIP), antes AfIF Instrumento para Inversiones en Asia y el Pacífico (APIF) Figura 1. Facilidades de Inversión de la UE. (Fuente UE https://ec.europa.eu/international-partnerships/guarantees-andblending_en). La Comisión no ha publicado un mapa actualizado con los últimos cambios. Adicionalmente, se han creado facilidades de inversión temáticas: ElectriFI – Iniciativa de financiación para electrificación AgriFI – Iniciativa de financiación para agricultura Iniciativa de financiación climática 14 Aunque en el esquema clásico del blending, la institución que solicita los fondos de blending es la que aporta la cooperación reembolsable, es posible la firma de acuerdos con instituciones que únicamente aporten donación, siempre que exista una Institución Financiera de Desarrollo que aporte la financiación reembolsable. 4.3. Acuerdos derivados de convocatorias (equivalente a Subvenciones) Tal como se ha indicado anteriormente, una de las modalidades por las que se pueden ejecutar fondos de la Unión Europea, es la gestión directa a través de subvenciones (grants), que la Comisión puede conceder por adjudicación directa o mediante un llamamiento a expresiones de interés (“call for proposals”) a entidades de los EEMM. Con la entrada en vigor del actual RF, las entidades acreditadas, como el caso de AECID, siempre firmarán acuerdos de contribución. En el caso en que el acuerdo derive de una convocatoria de propuestas, el acuerdo deberá incluir el anexo II.b, en el que se modifican algunas cláusulas de las condiciones generales y se añaden otras cuestiones adicionales tanto a las condiciones particulares como a las generales. En concreto, por ejemplo, habitualmente las condiciones de la convocatoria exigen un porcentaje de cofinanciación por los solicitantes, que debe ser especificado en las condiciones particulares. Con frecuencia las subvenciones de la Comisión se conceden a un consorcio de agencias de los EEMM y/u otros socios de manera que uno de ellos ejerce el papel de líder (la Organización) frente a la Comisión, y firma el acuerdo de subvención (o contribución si está acreditada) con ella, mientras que los demás son considerados socios, que pueden o no estar acreditados. Para presentarse como solicitante a una convocatoria de la UE no es imprescindible estar acreditado, pero sólo las agencias acreditadas podrán utilizar sus propias normas de licitación, contratación de personal, contabilidad y concesión de subvenciones. Un hecho muy relevante es que si una entidad acreditada firma como líder (Organización) en consorcio con socios no acreditados, la Organización será financieramente responsable de las partes de la acción destinadas a ser ejecutadas por socios no acreditados (incluyendo eventuales entidades afiliadas). Es por ello por lo que paralelamente se firma un acuerdo de consorcio entre el líder y los demás socios, donde se establecen las condiciones en que se va a trabajar, las obligaciones de cada uno, especialmente las económicas, los procedimientos a utilizar, los presupuestos, etc. 5. ACUERDOS DE CONTRIBUCIÓN (CONTRIBUTION AGREEMENTS) El acuerdo de contribución (Contribution Agreement) es el documento que firman el donante silencioso y el donante líder, en el que se establecen los términos de su relación y las obligaciones de cada uno de ellos, tanto en lo referente a la gestión de los fondos como a su justificación y rendimiento de cuentas, incluso en cuanto a las relaciones con el país socio. La 15 firma de un acuerdo de contribución requiere un proceso previo de negociación más o menos largo, según los casos. Cada uno de estos acuerdos requiere de un estudio previo de cada caso. Antes de empezar la negociación de un acuerdo de contribución, ya sea de cooperación delegada técnica o de blending, hay que plantearse algunas cuestiones: 1. Valorar la capacidad tanto de la UCE como de la sede para ejecutar y gestionar el proyecto, con una idea clara de cómo se propone gestionar los fondos que sea factible de acuerdo con la normativa y procedimientos con los que se cuenta. 2. Cualquier acción en la que participemos debe estar alineada con nuestras prioridades en el país (Marco de Asociación País, Comisión Mixta, etc.). En el caso de que sea la AECID la que presenta propuestas a nuestros socios, es más fácil hacerlo cuando se encuentran en su fase de programación. En cuanto a la comunicación durante la negociación y eventual ejecución del proyecto, general- mente se hará en terreno. Será la UCE quien mantenga el diálogo con la Delegación de la UE o el Estado Miembro en el país socio. En caso de que haya que contactar con la sede de la UE o el Estado Miembro, esta comunicación se centralizaría desde la sede AECID. Lo mismo sucederá en el caso de operaciones regionales en que la UE o Estado Miembro coordinen el proyecto directamente desde su sede y no desde una Delegación. El acuerdo de contribución consta de los siguientes documentos (en anexos6): Condiciones particulares Anexo I: Descripción de la acción (incluido el marco lógico de la acción) Anexo II: Condiciones Generales aplicables a los acuerdos de contribución [Anexo II.a: Disposiciones aplicables únicamente a los acuerdos de contribución con varios socios “acuerdos Multipartner”]. [Anexo II.b: Disposiciones aplicables únicamente a un acuerdo de contribución resultante de una convocatoria de propuestas para la acción exterior de la UE]. Anexo III: Presupuesto de la acción Anexo IV: Ficha de Identificación Financiera Anexo V: Modelo de solicitud de pago 7 [Anexo VI : Plantilla de declaración de fiabilidad] Este Anexo no es necesario cuando se haya acordado transmitir anualmente la declaración de fiabilidad, como es el caso de AECID. Los anexos marcados [entre corchetes] son opcionales para los casos indicados. Los documentos marcados en negrita son los documentos que la AECID, como entidad delegada encargada de implementar la acción, debe elaborar o ajustar en cada caso. El resto 6 Se incluye el vínculo al modelo en la intranet. Los anexos I y III no tienen modelo. Al haberse eliminado el antiguo Anexo VI de comunicación, la numeración de este anexo puede variar entre VI y VII. Así, en el listado de las condiciones particulares aparece como VI pero en el encabezado del modelo aparece como VII. 7 16 de los documentos son fijos o plantillas a cumplimentar con datos (como los anexos IV y V), sin opción de modificar sus apartados o contenido. En mayo de 2022 se han revisado los modelos por la Comisión y se ha eliminado el Anexo VI: Plan de comunicación y visibilidad. Esta eliminación se enmarca en el cambio del modelo de comunicación para lograr una “narrativa conjunta”, en el contexto de creación del Global Gateway. La comunicación se hará a nivel más global y no de proyectos (ver Manual de comunicación y visibilidad de la Unión Europea en las acciones exteriores). Mención especial merecen las condiciones particulares, pues se trata del documento fundamental del acuerdo, ya que en él se recogen las especificidades del proyecto, el tipo de relación entre la Organización (entidad delegada) y el Órgano de Contratación (Comisión Europea), la distribución de los desembolsos, el porcentaje de remuneración, etc., y permite la inclusión de cláusulas específicas no recogidas entre las estándar, que cubren las especificidades de cada proyecto. En caso de conflicto entre las condiciones particulares y el resto de anexos, prevalecen las disposiciones de las condiciones particulares. Para facilitar la utilización del modelo de acuerdo de contribución y resolver las posibles dudas o interpretaciones, DG INTPA ha creado un manual de acuerdo de contribución (Anexo 3), en inglés, no vinculante jurídicamente, que comenta todos los artículos de las condiciones generales y condiciones particulares de los acuerdos, incluyendo, además, definiciones de los términos más utilizados en el documento. 5.1. Negociación de Operaciones de Cooperación Delegada En la Instrucción de la Dirección de la Agencia Española de Cooperación Internacional para el Desarrollo sobre la Negociación, Propuesta, Firma, Gestión y Rendición de Cuentas de las Operaciones con Fondos Delegados u Otros Fondos Externos: Acuerdos de Contribución, Blending, o Licitaciones (Anexo 4) de 20 de abril de 2021, se establecen los pasos que las Direcciones de la AECID deben seguir como procedimiento interno en la AECID para los procesos de negociación de nuevos proyectos o programas de cooperación delegada. Entre sus objetivos se encuentra mejorar la planificación de los proyectos de cooperación delegada, su coherencia y complementariedad con otros proyectos, y la coordinación organizativa en la Agencia, así como establecer un procedimiento interno en la AECID para los procesos de negociación y presentación de propuestas ante la UE u otros EEMM. El Comité de Dirección de la AECID deberá ser informado de todas las propuestas para gestionar fondos delegados, así como de las negociaciones de operaciones en las que participe la Agencia. A tal fin, cada vez que una Dirección vaya a proponer o reciba una invitación para gestionar fondos delegados deberá informar mediante una nota interior (Nota interior de comunicación de operaciones de cooperación delegada. Anexo 5) al Gabinete Técnico del Director/a de la AECID, con copia al Departamento de Cooperación Multilateral y Unión Europea. 17 El momento de dicha comunicación varía en cada caso y depende del grado de participación de la AECID, generalmente a través de la UCE correspondiente, en el proceso de elaboración de los documentos de acción del proyecto. En ocasiones, la relación cercana con la DUE ha permitido comentar y participar activamente en el ciclo de aprobaciones que se describe en el siguiente apartado. La experiencia ha demostrado que cuanta más participación por nuestra parte y cuanto antes se dé, mejor y más adaptada resulta la formulación final de proyecto. 5.1.1 Ciclo de aprobaciones de los proyectos por parte de la UE El proceso de elaboración de las llamadas fichas o documentos de acción ha experimentado varias modificaciones con el objetivo de simplificar el proceso. El esquema resumido del proceso es el siguiente (se detalla sólo el caso de DG INTPA por sencillez, NEAR sigue un proceso similar): De acuerdo con las instrucciones elaboradas en su día por DG DEVCO, que son asumidas actualmente en DG INTPA8, a principio a cada año las Delegaciones de la UE en los países socios envían a Bruselas unos documentos de programación anuales (Annual Action Programme) que recogen breves reseñas de las propuestas a ser valoradas en sede. Estos documentos se derivan de los Multiannual Indicative Programmes (MIP) elaborados por la Comisión con participación de los socios y los EEMM en terreno al comienzo de cada marco financiero plurianual (de 7 años) y que suelen actualizarse a mitad de recorrido. Un comité estratégico selecciona las que considera más adecuadas y solicita que de ellas se elaboren los documentos de acción, para lo que marca un plazo de hasta 2 meses. Posteriormente se emiten comentarios y se organiza una reunión por videoconferencia con las DUE para comentar los documentos de acción. Tras esa reunión se dan dos meses de plazo máximo para la remisión de la versión revisada del documento de acción para ser valorada de nuevo por la Comisión en Bruselas y, si se considera preparada, remitida al Quality Review Group. Las propuestas aceptadas por el Quality Review Group son finalizadas en forma de documento de acción final, que será el que pase a ser presentado para su aprobación en las reuniones del subcomité del Global Europe geográfica o materialmente relevante, en el que participan, bajo presidencia de la COM, los EEMM 8 Desde enero de 2021, tras la reforma estructural de la Comisión Europea, DG DEVCO ha sido transformada, con todas sus competencias, por la nueva DG de Asociaciones Internacionales (INTPA, International Partnerships), https://ec.europa.eu/info/departments/international-partnerships_es 18 (por parte española la SEUE, a quien conviene tener adecuadamente nutrida de argumentos para defender las propuestas). En el caso de acuerdos de contribución con otros EEMM, el procedimiento se asimilará a estas etapas en la medida de lo posible, aunque, por lo general, la negociación del acuerdo es menos compleja y suele reducirse a la concreción de los términos del acuerdo y, en caso de que aún no exista, a la formulación del proyecto. 5.2. Negociación de Operaciones de Blending En la citada instrucción para la negociación de nuevas operaciones con fondos europeos, existe un procedimiento especial para el caso de operaciones de blending, en las que la Dirección que presenta la propuesta puede ser diferente de la que finalmente gestione los fondos. El documento, además de ordenar el proceso y repartir las competencias, explica las etapas9 que se siguen en el proceso habitual de negociación de este tipo de operaciones, aunque, en casos excepcionales, la Comisión puede decidir acortar los plazos y/o eliminar etapas, utilizando para ello el procedimiento escrito de consulta a los Estados Miembros. El esquema general del proceso de presentación y aprobación de las operaciones de blending es el siguiente: TRAMITACIÓN PROPUESTA DE BLENDING 1. PIPELINE 2. APPLICATION FORM Elabora: UCE/ D. Proponente Revisan: DCMHF; D. Gestora (+ otras implicadas) Informa al DAECID a través del Gabinete Técnico AECID: Dirección Proponente Remite a Secretaría de la Facilidad: Dirección proponente Elabora: UCE/ D. Proponente Revisan: DCMHF; D. Gestora (+ otras implicadas) Informa a Comité de Dirección AECID: Dirección Proponente Remite a Secretaría de la Facilidad: Dirección Proponente con copia a DCM 3. REUNIÓN TÉCNICA (previa al Board) UCE/ D. Proponente expone la propuesta. Se incluye a Representación de AECID en Bruselas. 4. ACUERDO CONTRIBUCIÓN (tras aprobación en Board) Negocia y elabora: Dirección Gestora con apoyo de Dirección proponente y UCE Revisa y da visto bueno: D. Proponente (+ otras Direcciones implicadas) Informa: Asesoría Jurídica AECID 5. GESTIÓN FONDOS DELEGADOS Implementa y gestiona los fondos delegados: D. Gestora/ UCE 9 Coordina: Dirección proponente Coordina: Dirección Se describe el procedimiento actual, que contempla solamente una reunión técnica y un paso por el Junta Directiva (Board), a diferencia de las negociaciones anteriores que requerían dos vueltas. 19 Gestora 6. INFORMES DE SEGUIMIENTO Y FINAL Elabora: UCE/ D. Gestora (+ D. Proponente) Revisan: D. Gestora, DCMHF (+ otras implicadas) Presenta ante la UE: UCE / D. Gestora, en caso de regionales Como se indicó en un apartado anterior, existe la posibilidad de proponer operaciones de Blending en las que la aportación de AECID no corresponda a fondos reembolsables, siempre que exista una Institución Financiera de Desarrollo asociada aportando financiación reembolsable. Las operaciones de Blending firmadas hasta ahora por la DCALC, apoyadas en donaciones del Fondo de Cooperación para Agua y Saneamiento (FCAS), son de este tipo. En estos casos, las etapas de negociación y gestión se mantienen, con la diferencia de que la Dirección Geográfica es también la Dirección proponente, que coordina durante todo el proceso. Para el proceso de presentación de propuestas para este tipo de operaciones, la Comisión Europea tiene sus propios formatos tanto para la plantilla de Pipeline (Anexo 6) como para la Ficha de Aplicación (Anexo 7) y la Nota de Concepto (Anexo 8). En el caso de las operaciones de blending que se llevan a cabo con el apoyo de financiación del FONPRODE, la tramitación desglosada en el cuadro anterior debe coordinarse con el ciclo de autorización y formalización de la financiación FONPRODE. 5.2.1 Ejemplo: Ciclo de aprobaciones de los proyectos LAIF LAIF combina los recursos de la UE con préstamos de los bancos e instituciones financieras de desarrollo europeas (como el BEI, AECID, AFD, EIB, KfW y otros) así como de los bancos de desarrollo regionales (BCIE, CAF, BID). A menudo se agrupan estos recursos con contribuciones de los gobiernos y del sector privado en América Latina. Sólo los bancos e instituciones financieras de desarrollo europeas acreditadas podrán presentar propuestas a la Comisión Europea. Estas propuestas provienen de un acuerdo entre el banco de desarrollo y el gobierno beneficiario y/o la institución del sector privado en uno o varios países latinoamericanos. La Delegación de la Unión Europea en el país sede del proyecto participa en cada paso del proceso. El proceso para obtener financiamiento de LAIF conlleva 6 fases principales: Figura 2. Fases LAIF. (Fuente LAIF UE: www.eulaif.eu/es/home) 20 1. Concepción del proyecto: En consulta con los países beneficiarios y con las Delegaciones de la Unión Europea, las instituciones financieras europeas desarrollan ideas sobre los proyectos y las presentan a la DG INTPA, para su evaluación por parte del equipo de gestión de la facilidad, integrado en la Dirección de ALC. 2. Ficha de proyecto: Si se considera pertinente y relevante el proyecto, la entidad financiera correspondiente prepara un formulario de solicitud de proyecto y lo presenta a la unidad geográfica relevante10. 3. Evaluación del formulario de solicitud: La Comisión Europea (liderada por la DG INTPA, Dirección ALC) evalúa la propuesta siguiendo los criterios establecidos en las normas de blending. 4. Reunión de evaluación técnica (TAM, Technical Assessment Meeting): Es un comité técnico presidido por la Comisión Europea donde participan representantes de los bancos e instituciones financieras de desarrollo. Lleva a cabo un examen técnico entre pares y con la Comisión de las solicitudes de financiamiento presentadas. En esta reunión las propuestas pueden ser rechazadas, devueltas para ser modificadas, o aprobadas para la elevación a la Junta Directiva (Board). 5. Junta Directiva de la Facilidad/Plataforma de inversión geográfica (Board): Es un comité operativo presidido por la Comisión, conformado por representantes de Servicio Europeo de Acción Exterior y de los Estados miembros de la UE (en el caso español, la SEUE). Examina las propuestas presentadas por el comité técnico, emitiendo una decisión final al respecto. 6. Negociación y firma del contrato: El contrato del proyecto se subscribe entre la DG INTPA/DG NEAR (unidad de gestión de la facilidad/plataforma de inversión relevante) y la institución financiera. Una vez firmado el contrato, comienza el período de ejecución del proyecto. La Comisión Europea delega la gestión de los recursos de LAIF a la principal institución financiera europea (donante líder) entre las que participan en el proyecto, en caso de que sean varias. El seguimiento posterior del contrato queda a cargo de la Delegación de la Unión Europea en el país donde se lleva a cabo el proyecto, con el apoyo de la unidad correspondiente de la Comisión (DG INTPA o DG NEAR para el área de la Vecindad) en Bruselas. 5.3. Tramitación y Firma del Contribution Agreement Los Acuerdos de Contribución, firmados bajo el actual RF 2018, y los Acuerdos de Delegación PAGoDA, anteriores a éste, han sido calificados por la Asesoría Jurídica Internacional (Informe AJI nº 2018.20972) y la Asesoría Jurídica AECID (Informe AJ 2018.175), como Convenios Administrativos Internacionales regulados en el artículo 47.2. d) de la ley 40/2015: “Convenios no constitutivos ni de Tratado internacional, ni de Acuerdo internacional administrativo, ni de Acuerdo internacional no normativo, firmados entre las Administraciones Públicas y los órganos, organismos públicos o entes de un sujeto de 10 En el caso de LAIF: INTPA-LAIF@ec.europa.eu 21 Derecho internacional, que estarán sometidos al ordenamiento jurídico interno que determinen las partes.” La Abogacía del Estado en el MAUC, en su informe de 26 de noviembre de 2021 ha expresado que estos convenios se celebran conforme a la Ley 40/2015 (Capítulo VI del Título preliminar), pero solo hasta la fase de perfección. En todo lo demás, en cuanto a la producción de efectos, dependerá de lo que señale el derecho extranjero. Tramitación: Para la firma, modificación, prórroga y resolución por mutuo acuerdo entre las partes de Convenios de cooperación delegada se observarán las indicaciones contenidas en el citado informe de la AJ-MAUC de 26 de noviembre de 2021 y, en el informe de la AJAECID 477/2021 de 30 de noviembre de 2021. Estos Acuerdos requieren, según el artículo 50 de la Ley 40/2015, la siguiente tramitación: La elaboración de una memoria justificativa que analice su necesidad y oportunidad, su impacto económico, el carácter no contractual de la actividad, así como el cumplimiento de lo previsto en la Ley 40/2015. Esta memoria será firmada por el Presidente de la Agencia Española de Cooperación Internacional para el Desarrollo, es decir, por el/la Secretario/a de Estado de Cooperación Internacional (SECI). La emisión de un informe preceptivo por parte de la Asesoría Jurídica AECID (AJ). La memoria sin firmar se someterá a informe. En ningún caso podrá firmarse un Acuerdo sin haber cumplimentado este trámite preceptivo. En el caso de acuerdos negociados en un idioma distinto al español, no es necesario enviar a AJ la traducción al español de los anexos I (documento de acción) y III (presupuesto). No requieren: La autorización del Ministerio de Hacienda y Función Pública, dado que el ordenamiento jurídico que se determina por las partes en este tipo de Acuerdos no es el español, sino el comunitario y, subsidiariamente, el belga. El procedimiento de tramitación es el siguiente: Firma del Acuerdo, habitualmente en terreno (previamente la Dirección gestora habrá informado al Gabinete Técnico y se habrá tramitado la delegación de firma). Remisión del Acuerdo por parte de la Unidad gestora a Gabinete Técnico para su archivo. Vigencia: las partes pactarán el inicio de la vigencia (por ejemplo desde la fecha de la última firma. Se siguen los modelos.) Eliminación de requisito de publicación en el REOICO y BOE de los CA por informe de AJ 477/2021 de 29 de noviembre. La entrada en vigor de los CA se producirá desde el momento en el que lo firme la última parte. En cuanto al establecimiento de mecanismos de seguimiento, vigilancia y control, modificación del convenio y plazo de vigencia regirá el Derecho extranjero por cuanto 22 todo ello se despliega en la fase de efectos, plenamente regida por este ordenamiento extranjero. Los Acuerdos se publican en la sede electrónica de la AECID, tablón de publicaciones. Con la firma de un acuerdo de contribución, AECID adquiere la responsabilidad de la correcta implementación del proyecto y gestión de los fondos utilizando para ello sus propios procedimientos. Tal como se establece en el apartado Primero a) de la Resolución, de la Presidencia de la Agencia Española de Cooperación Internacional para el Desarrollo, de 2 de julio de 2009, por la que se delegan determinadas competencias, le corresponde al Director/a de la AECID la firma de un Acuerdo de Delegación/Contribución. Asimismo, en virtud del apartado Segundo a) de la citada resolución, podrán firmar Acuerdos de Contribución, por delegación del Director de la AECID, el Director de Cooperación con América Latina y el Caribe, el Director de Cooperación con África y Asia, el Director de Cooperación Multilateral, Horizontal y Financiera, el Director de Relaciones Culturales y Científicas, el Jefe del Departamento del Fondo de Cooperación para Agua y Saneamiento, el Director del Gabinete Técnico y el Jefe de la Oficina de Acción Humanitaria. En los casos en que el Acuerdo se firme en terreno, se podrá llevar a cabo la correspondiente Delegación de Firma (Anexo 9) por parte del Director de AECID, en el Coordinador/a General de la Oficina Técnica de Cooperación, en virtud del artículo 12.1 de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público. Las Adendas a los Acuerdos siguen el mismo proceso de tramitación y firma que los Acuerdos. Los documentos originales firmados, tanto los Acuerdos como sus eventuales Adendas, deben ser remitidos a sede y se custodiarán en Gabinete Técnico AECID11, incluyendo convenio de contribución completo con todos los anexos, la traducción de la OIL si se ha enviado a traducir, memoria justificativa, informe AJ, delegación de firma en su caso, avocación de firma (solo en el caso que firme el Presidente de la Agencia). Si ambas partes han firmado de manera digital en terreno, es posible remitir a Gabinete por GEISER desde la OTC. En el caso de que uno de los signatarios lo haya firmado manualmente, habría que enviar en papel tanto el acuerdo/adenda como todos sus anexos y el resto de informes en PDF. Si uno de los signatarios firma en papel y el otro digitalmente, deberían hacerlo sobre documentos diferentes, ya que, si ambas firmas coexisten sobre un mismo documento, se invalida la firma digital. Para documentos firmados digitalmente, es importante tener en cuenta que el documento firmado que tiene validez legal es aquel que, al descargarlo del portafirmas, este añade la terminación “firmado”. Al abrirlo en Adobe, sale arriba: “firmado y todas las firmas son válidas” y aparece el acceso al panel de firma. Muchas veces se utiliza de manera errónea el informe de firma, que no tiene validez legal; al descargarlo comienza con “report” y al pie tiene el nombre de la persona que firma y el sello de tiempo. 11 En la fecha de edición de este documento (febrero de 2023) hay que enviarlo a sagrario.pastor@aecid.es 23 Para más información sobre la tramitación de un Convenio administrativo puede consultarse en la intranet la Guía de Convenios. En la guía de convenios, se regulan también los convenios con entidades colaboradoras de subvenciones y establece algunas particularidades de estos convenios con respecto a los generales. Asimismo, puede visitarse las Preguntas Frecuentes sobre Cooperación Delegada disponible también en la intranet. 5.4. Cofinanciación Los acuerdos de contribución normalmente permiten, cuando no exigen, aportación de fondos por parte de la Entidad Delegada. La cofinanciación AECID/fondos españoles, independientemente de la modalidad que sea, sí que debe computarse como AOD española, lo que habrá que tenerse en cuenta a la hora de introducir los datos en las diferentes aplicaciones informáticas, en particular en la aplicación de acuerdos de contribución de SAP. Existen dos modalidades de cofinanciación: • Cofinanciación paralela o “marcada”: el proyecto o programa está dividido en subproyectos claramente diferenciados, de modo que se puede identificar lo que está financiando cada donante, utilizando cada uno sus propios procedimientos. Fondos UE Sub proyecto Fondos AECID Sub proyecto Proyecto/programa • Cofinanciación conjunta: los fondos de los diferentes donantes se unen para financiar un proyecto común global, de manera que pasan a ser indiferenciables y no se mantiene la trazabilidad de qué actividad se financia con los fondos de cada donante. Fondos UE Fondos AECID 24 Proyecto/programa En el caso de cofinanciación conjunta se aplica el principio de prioridad de consumo, por el cual los costes incurridos en un periodo que sean elegibles para financiación por parte de la UE se atribuirán prioritariamente a esta, en lugar de repartirse entre los distintos donantes, con objeto de limitar en lo posible la presencia de la UE en la acción a largo plazo. Todas las acciones de blending o las financiadas con cargo a Fondos Fiduciarios se consideran multidonantes, por la propia naturaleza de los instrumentos. En casos en que exista cofinanciación y se produzcan gastos considerados no elegibles para la UE pero sí para la AECID, se entenderá que están financiados por nuestros fondos. Para poder hacer frente a estos gastos, conviene contemplar en el presupuesto una partida de gastos imprevistos que incluya fondos provenientes de la UE y fondos AECID. En el informe final, la Organización (en este caso, la AECID) debe declarar que los costes que no son elegibles para la Comisión no se financian con fondos de la Comisión (art. 3.8.f de las condiciones generales). La cofinanciación, tanto conjunta como paralela, debe considerarse parte de la acción a efectos de visibilidad, identificándose todas las cofinanciaciones con el logo UE; cómputo en SAP, marcando todos los importes con el “fondo” que le corresponda y reasignándose los remanentes al presupuesto de la Dirección Gestora; informes a la UE, reportando también lo que se hace con nuestra cofinanciación, etc. Para los acuerdos firmados se deberá indicar en las condiciones particulares si la contribución de la UE está marcada o asignada (earmarked) o no. El hecho de que la contribución de la UE sea no marcada, no obliga a la AECID a no marcar su cofinanciación. Un ejemplo de cofinanciación marcada serían los gastos derivados de los responsables de proyecto que forman parte de la bolsa que tiene AECID asignada y que sean contratados para un proyecto determinado. Para ello debe indicarse en los artículos 1.2, y 3.1 de las condiciones particulares, e incluso puede especificarse en el artículo 7 si se considera necesario, así como en los Anexos I (que puede indicar en que consiste la cofinanciación de AECID y dónde se aplica) y III. La justificación de este caso se haría mediante el correspondiente certificado que acredite el total de los gastos derivados de esa contratación. 5.5. Acuerdos de Contribución con Varios Socios (Multi-partner Contribution Agreements) En 2015 la Comisión estableció un nuevo modelo de delegación para los acuerdos con más de un socio implementador: acuerdo de contribución con varios socios, o multi-partner contribution agreement (Anexo II.a). En esta configuración sigue existiendo una institución referencia, la Organización, y unos socios o Codelegados, pero se entiende que todos ellos están al mismo nivel de relación con la UE y que cada uno de ellos es responsable, técnica y 25 financieramente, sólo de la parte que tiene delegada según establecido en el acuerdo y que deberá implementar utilizando sus procedimientos acreditados. El hecho de existir un líder es, según explica la propia la Comisión, para mantener su interlocución centralizada en un único socio. La Organización es, por tanto, quien recibirá todos los fondos de cada uno de los desembolsos y se responsabilizará de su distribución entre los socios, y quien consolidará los informes de seguimiento de todos los socios en un único informe que presentará a la Comisión. Se entiende que la transferencia de los fondos desde la Organización a los socios es una mera transferencia y no constituye ningún contrato o subvención. Todo esto viene recogido en el Anexo II.a del acuerdo de contribución. Para los casos en los que la AECID es líder en estos Acuerdos Multi Socio (MPCA) se ha creado un concepto extrapresupuestario al que se podrán imputar las cantidades a transferir a los socios. De este modo, no se hará necesaria la incorporación de esas cantidades al presupuesto ni la posterior tramitación del expediente de gasto para su transferencia. Se tratará como un simple movimiento extrapresupuestario de tesorería. Con esto se consigue agilidad en los traspasos y se acelera la ejecución de estos acuerdos. Los costes que la Organización pueda tener derivados de estas tareas de coordinación (ej: comisiones de las transferencias, personal dedicado a tareas de los informes, etc.) pueden ser considerados gastos elegibles del proyecto, financiables por la UE, tal como se indica en el manual del acuerdo de contribución (Anexo 3). Su remuneración, al igual que la del resto de socios, va en función del porcentaje de fondos ejecutados provenientes de la UE. Es importante que tanto en el Anexo I como en el Anexo III quede clara la responsabilidad de cada socio (técnica y financiera), sus cofinanciaciones, etc. Normalmente, en todos los casos en que existen varios socios implementadores, además del acuerdo con la Comisión, se firma un acuerdo de consorcio o convenio (Partnership Agreement) que regule la relación entre ellos, las obligaciones, tareas, pagos, etc. En este tipo de acuerdos no participa la Comisión. En el seno de la Practitioners’ Network (Red de Agencias de Cooperación para el Desarrollo Europeas, de la que AECID es miembro) se elaboró un modelo de este tipo de acuerdo (Anexo 10), disponible en la intranet. En caso de discordancia entre el Acuerdo de asociación y el Acuerdo de Contribución, prevalece este último La firma de este acuerdo de consorcio (PA) no es obligatoria pero sí conveniente. La recomendación de la UE es que se firme antes o paralelamente al acuerdo MultiSocio (Multi Partner Contribution Agreement), para evitar retrasos en la ejecución. Los Partnership Agreements (PA) o Acuerdos de Asociación son calificados como convenios administrativos de los previstos en el artículo 47.2.d) de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público. No es preciso solicitar informe de la Asesoría Jurídica Internacional antes de su firma. 26 Acuerdo multi-socio Un único implementador Comisión Europea Organización Contratante Beneficiario subvención Comisión Europea Socio Contratante Beneficiario subvención 27 Socio Organización Contratante Contratante Beneficiario subvención Beneficiario subvención 6. GESTIÓN DE LOS FONDOS DELEGADOS El esquema de la gestión de los fondos delegados desde su recepción en la cuenta de AECID en el Banco de España sería el siguiente: Si no está contemplado en presupuesto, valorar modificación presupuestaria Tras haber recibido un ingreso por parte de la UE o del EEMM que delegue los fondos a AECID, desde la Dirección Gestora se debe remitir a Secretaría General la correspondiente nota interior identificando y comunicando el Ingreso de Crédito (Anexo 11) y su incorporación al presupuesto de la Unidad Gestora, especificando su distribución por capítulos, a overhead y, si procede, por anualidades. Estas notas servirán, además, para llevar un control de los ingresos recibidos y su desglose. Si, tras haber recibido el ingreso, se necesita realizar una variación presupuestaria justificada, se deberá solicitar a través del Modelo de Solicitud de Variación de Crédito (Anexo 12) indicando los conceptos presupuestarios en los que se solicita que se distribuya el importe. En caso de que el ingreso recibido no estuviese previsto en los Presupuestos Generales del año en curso, habrá que valorar si es necesaria la tramitación de una modificación presupuestaria. En este sentido habría que tener en cuenta que la modificación sólo se debe realizar en caso de estar seguros de que esas cantidades se van a ejecutar en el año en curso y cuando no haya opciones de traslado de créditos no comprometidos (el traslado no implica modificación presupuestaria alguna, sino paso de crédito no comprometido de un concepto a otro). 28 Al presupuesto de la Unidad Gestora sólo se incorporan los fondos destinados a financiar los gastos directos del proyecto, quedando la parte correspondiente al overhead o remuneración en el presupuesto general de la AECID. La gestión de fondos delegados exige un doble control y una doble justificación, en el sentido de que se debe dar cumplimiento a los procedimientos internos de la normativa española y, en concreto, de la AECID, pero al mismo tiempo se deben cumplir las exigencias del donante, según lo establecido en el correspondiente Acuerdo. 6.1. Control Presupuestario de los Fondos (en revisión) En cuanto a la contabilidad de los fondos, hay que tener en cuenta que la UE exige que se mantenga de manera independiente e identificada por acuerdo de contribución. Para ello, cada vez que se firma un acuerdo, el Departamento de Gestión Económica, Presupuestaria y Financiera crea lo que se denomina un “fondo” específico para esa operación, de manera que, tanto los importes que se vayan recibiendo por parte del donante silencioso, como las cofinanciaciones aportadas por AECID en el marco de ese acuerdo, quedarán marcados con un código de dos posiciones alfanuméricas específicamente asignado. Con el mismo fin se ha creado una aplicación informática específica para los acuerdos de delegación, que permite centralizar toda la información y documentación relacionada con un determinado acuerdo, así como obtener informes de seguimiento y ejecución de estos. Para ello, tanto el técnico de la Dirección Gestora como los de gestión económica subirán a esta aplicación todos los documentos relacionados con el acuerdo. Las UCEs deberán remitir la parte que ellos custodian al técnico de la Dirección Gestora a través de la nube AECID, para que ésta también se incluya. El presupuesto de gastos e ingresos de cada concepto presupuestario de cooperación delegada será equilibrado. De modo que la totalidad de los ingresos de cada proyecto de cooperación delegada deberá corresponderse con la misma cifra del presupuesto de gastos. Este equilibrio se mantendrá en base al Sistema de Presupuestación de la Cooperación Delegada (Anexo 13). Es importante destacar que los fondos delegados computan siempre como AOD del donante silencioso, no así la cofinanciación o aportación AECID que sí deberá contabilizarse como AOD española. Esto deberá ser tenido en cuenta a la hora de introducir los datos en la aplicación para asegurar que los importes quedan perfectamente diferenciados. Tal como se ha indicado en un apartado anterior, cada acuerdo incluye un anexo que detalla el presupuesto de la acción. Por lo general, los rubros presupuestarios descritos en ese documento (obras, servicios y suministros) no coinciden exactamente con los capítulos presupuestarios de nuestra normativa (capítulos 4 y 7), lo que obliga a mantener ese doble control mencionado anteriormente. 6.2. Modificaciones A lo largo de la ejecución de un proyecto puede hacerse necesario tener que modificar en alguna medida lo inicialmente previsto para la intervención. Hay que distinguir en este sentido las modificaciones que afectan al acuerdo de contribución y las que afectan a nuestras resoluciones de concesión de subvención. 29 6.2.1. Modificaciones del Acuerdo de Contribución Las condiciones generales (Anexo II) del acuerdo de contribución con la Comisión Europea establecen la necesidad de consignar por escrito cualquier modificación, incluida la ampliación del plazo de ejecución del proyecto, y cómo tramitarlo, normalmente mediante la firma de una adenda al acuerdo de contribución. Asimismo, el anexo fija bajo qué criterios y porcentajes la Entidad Delegada puede realizar modificaciones presupuestarias con la única obligación de comunicarlo a la Unión Europea. En la cláusula 10.3 indica que cuando una modificación del anexo I o el anexo III no afecte a la finalidad básica de la acción y el impacto financiero se limite a una transferencia dentro de una misma línea presupuestaria, incluida la anulación o la introducción de una partida, o a una transferencia entre líneas presupuestarias que implique una variación (en su caso, en términos acumulativos) del 25 % o menos del importe contabilizado originariamente (o modificado mediante una cláusula adicional escrita) con relación a cada línea afectada, la organización podrá modificar unilateralmente el anexo I o el anexo III, e informará de ello al Órgano de Contratación por escrito, como muy tarde en el informe siguiente. La cláusula anterior no deberá utilizarse para modificar ni la reserva para imprevistos, ni la tasa de remuneración, ni la metodología acordada o las cantidades fijas/tipos de opciones de costes simplificados. En cualquier otro supuesto, las modificaciones requerirán de la autorización de la Unión Europea y, eventualmente, la firma de una Adenda al Acuerdo. Para acuerdos con otros socios, habrá que atenerse a lo indicado en el acuerdo o convenio firmado. En este aspecto, se debe resaltar que, para la Comisión Europea, la ampliación del período de ejecución de un proyecto, se considera una modificación que requiere una adenda al acuerdo de contribución. Las Adendas de los Acuerdos se tramitan igual que los Acuerdos (ver apartado 5.3 de esta Guía). Debe tenerse en cuenta que la adenda de un acuerdo puede implicar la necesidad de modificar también subvenciones, contratos o acuerdos que deriven de ese acuerdo. 6.2.2. Modificaciones de las Subvenciones AECID Dado que como se indica en el apartado anterior, todas las modificaciones a un acuerdo de contribución deben ser comunicadas y/o autorizadas por el donante silencioso, cualquier modificación de la resolución de concesión de la subvención, deberá ser evaluada en la Unidad Gestora para valorar si afecta a los términos del Acuerdo y, en tal caso, si requiere autorización o incluso la firma de una adenda al acuerdo antes de su aprobación. Para modificar en cualquier medida los términos recogidos en la resolución de concesión de subvención, incluidas las que afecten a capítulos o líneas presupuestarias, se procederá de la forma habitual, con la correspondiente Modificación de Resolución de Concesión (Anexo 14). 6.2.3. Remanentes Normalmente sucede en Cooperación Delegada que, al finalizar un ejercicio presupuestario no se han ejecutado todos los fondos según lo previsto. Es importante tener en cuenta que los fondos delegados, están afectados a la finalidad para la cual fueron concedidos. De modo 30 que en el caso de que no se usen en el ejercicio presupuestario en el que fueron previstos, se quedarán en remanente de tesorería y serán utilizados el año posterior, o en posteriores, pero siempre habrán de usarse en el proyecto al que pertenecen. Se trata de fondos finalistas. En este sentido hay que destacar la importancia de desvincular estos remanentes de las modificaciones presupuestarias que, en ningún caso, son de realización obligatoria por el mero hecho de que haya remanente del año anterior. 6.3. Instrumentos Una vez incorporados los fondos correspondientes a los gastos directos del proyecto al presupuesto de la Unidad Gestora, éstos se ejecutan como el resto del presupuesto de la Unidad, utilizando los procedimientos habituales. 6.3.1 SUBVENCIONES. Uno de los instrumentos más utilizados son las subvenciones dinerarias o ayudas en especie definidos en el Real Decreto 794/2010, de 16 de junio, por el que se regulan las subvenciones y ayudas en el ámbito de la cooperación internacional. Estas subvenciones, en la mayoría de los casos, serán de carácter plurianual y condicionadas a la recepción de los sucesivos desembolsos por parte del donante silencioso. Una vez recibidos éstos e incorporados al presupuesto de la Dirección Gestora, se deberá proceder, en el caso de las dinerarias, al correspondiente desembolso al beneficiario de la subvención, para lo cual el técnico remitirá nota interior a Gestión Económica de la Dirección: Modelo de Nota de Solicitud de Desembolso Subvención Plurianual (Anexo 20). Algunos rubros determinados, como los gastos de funcionamiento, se incorporan al capítulo 2 de la Unidad Gestora, ya que se trata de gastos internos AECID que no se entregan a un tercero. Se pueden ejecutar a través del envío de mandamientos de pagos a justificar (MPJs) a las UCEs, desde donde se harán las contrataciones. Si fuera necesario, se podría plantear la posibilidad de hacer contrataciones desde la Dirección Gestora, previa consulta a la Secretaría General. La principal diferencia entre una subvención dineraria y una ayuda en especie es quién ejecuta el proyecto, que será quien haga las contrataciones. En el primer caso, esa competencia recae en la institución beneficiaria de la subvención, mientras que en el segundo es la AECID, normalmente a través de la UCE, la que contrata los bienes o servicios que se entregarán al beneficiario Para no sobresaturar las UCE, es preferible, siempre que sea posible, limitar las ayudas en especie al máximo y otorgar en cambio subvenciones dinerarias. Cuando se trate de acuerdos de contribución con la Unión Europea, se deberá tener en cuenta que, a efectos de la Comisión, la concesión de una subvención dineraria supone una transferencia de fondos y de capacidad de contratación a un tercero. La AECID, como Entidad Delegada, es siempre la responsable de los fondos delegados ante la Unión Europea o el donante silencioso que corresponda y, como 31 tal, tendrá que responder tanto del buen uso de los fondos como de la correcta ejecución del proyecto. Las resoluciones de concesión de las subvenciones deberán adaptarse a las obligaciones contraídas con nuestro socio y expresadas en el acuerdo, muchas de las cuales serán transferibles a los beneficiarios, a través de la resolución de concesión, en mayor o menor medida dependiendo del tipo de subvención de que se trate. Para ello, las resoluciones incluirán clausulas adicionales a las que aparecen en los modelos generales AECID e, incluso, es habitual que el régimen de modificaciones y de justificaciones, sea diferente. Por este motivo se han elaborado modelos de resoluciones específicos para fondos delegados que han sido previamente informados favorablemente por Asesoría Jurídica AECID, disponibles en la intranet. La resolución de concesión de la subvención puede incluir costes indirectos. Se entiende por costes indirectos los costes correspondientes a los gastos administrativos de la entidad implementadora de la acción, coincidente con el beneficiario de una subvención de la AECID, previstos en la Ley 38/2003, de 17 de noviembre, General de Subvenciones (LGS). Estos costes indirectos no necesitan justificación, pero, sin perjuicio de que pueden ser financiados con cofinanciación, solo podrán ser incluidos en la resolución de concesión de la subvención si se han incluido previamente en el presupuesto del Acuerdo de contribución (Anexo III) como “costes administrativos de la entidad implementadora” y en el Anexo I (Documento de Acción). 6.3.2. Contrataciones La ayuda en especie puede ayudar a mantener más el control sobre los fondos delegados e, incluso, permite la contratación de servicios y asistencias técnicas de apoyo a la gestión del proyecto. Sin embargo, hay que tener en cuenta la sobrecarga de trabajo y dificultades que los procesos de contratación ocasionan en las UCE. Los gastos de personal o servicios contratados específicamente para el proyecto, no de estructura AECID, pueden imputarse como gastos directos elegibles siempre que así se establezca en los Anexos I y III del Acuerdo. Para ello, la Comisión recomienda que los acuerdos administrativos de servicios no se imputen a rubros de “Personal” o “Recursos Humanos” sino a “Servicios”, “Asistencias Técnicas” o similar. De la misma forma, la Comisión puede considerar elegibles los gastos de Project Office (Oficina de Proyecto), si está previsto en las condiciones particulares y Anexos I y III del acuerdo de contribución, y justificada su necesidad para el proyecto. La Oficina de Proyecto no tiene que estar necesariamente en terreno y podría imputarse a más de un proyecto negociando previamente con la UE el porcentaje atribuible a cada uno. Esta Oficina de Proyecto puede incluir personal. En todo lo referente a las contrataciones realizadas por AECID en el marco de un acuerdo de contribución, ya sean contratos de servicios, designaciones o comisiones de servicio, se deberá seguir lo establecido en la legislación española y en las instrucciones dictadas por AECID al 32 respecto, es decir, los procedimientos12 e instrucciones son los habituales de aplicación para las contrataciones en el exterior o en sede, si fuera el caso, y siguiendo en todo el proceso las indicaciones de la Unidad de Contratación de Secretaría General. Además de lo anterior, cuando se trate de contrataciones realizadas en el marco de un acuerdo con la UE, ya sea directamente por AECID o por una Entidad Beneficiaria con los fondos de una subvención dineraria, será necesario tener en cuenta las obligaciones añadidas por la UE en las condiciones particulares y/o los anexos del acuerdo, entre ellas: o Consulta a la base de datos Sanctionsmap. Ha de consultarse en todo caso, tanto si contrata o concede subvención directamente AECID como si lo hace el beneficiario (en el primer caso consulta AECID, en el segundo el beneficiario ya que es de acceso público). o Consulta a EDES (Early Detection and Exclusion System). La normativa es confusa porque no es obligatorio que el beneficiario consulte, ni que consulte AECID, pero si el beneficiario contrata o paga a alguien que está incluido en la lista EDES el gasto no es elegible. Para evitar que AECID tenga que hacer la consulta en todos los casos, dado que suele haber pocas entidades en la lista, lo que proponemos es que AECID haga una consulta mensual general del país. Si sale en blanco, esto es no hay ninguna entidad en la lista de ese país, no tiene que hacer nada. Si sale algún resultado, AECID pedirá a los beneficiarios lista de proveedores a los que vayan a pagar o con los que vayan a firmar contrato y confirmará si están o no en la lista. Si alguno está en la lista, avisará al beneficiario para que no firme contrato y/o no realice pagos a esa entidad. Caso Consulta a EDES (Early Detection and Exclusion System) por persona autorizada a través de EUlogin art 62 (1)-63 Consulta a Sanciones Acceso libre a través de https://www.sanctionsmap.eu/#/main https://ec.europa.eu/info/strategy/eubudget/how-it-works/annuallifecycle/implementation/anti-fraudmeasures/edes/database_en AECID concede una subvención dineraria o en especie a un beneficiario AECID consulta SIEMPRE Certificado según Anexo I (firmado por el Jefe de Departamento) 12 AECID consulta SIEMPRE Certificado según Anexo II (firmado por el Jefe de Departamento) En las contrataciones que se realicen en el marco de una ayuda en especie relacionada con un Acuerdo de Contribución, será de aplicación lo recogido en el manual del COOTEC en cuanto a procedimientos y baremos aplicables, siempre que no contradiga lo establecido en el Acuerdo de Contribución. 33 La OTC formaliza un contrato Beneficiario formaliza un contrato AECID consulta SIEMPRE Certificado según Anexo I (Jefe de Departamento) – en revisión nuevo procedimiento NO ES OBLIGATORIO, pero AECID ha de dar seguimiento Consulta mensual por país. Si sale algún resultado, pedir a beneficiarios lista de proveedores a los que vayan a pagar o con los que vayan a firmar contrato y confirmar si están o no en la lista. AECID consulta SIEMPRE Certificado según Anexo I (Jefe de Departamento) – en revisión nuevo procedimiento El beneficiario consulta SIEMPRE (obligación incluida en la RS) Adjuntar pantallazo en expediente. En ningún caso se podrán excluir en los procesos de contratación mercancías, organizaciones, empresas o expertos originarios de la Unión Europea. Por último, como se ha explicado antes, a la hora de grabarlos en LINCE13, estos contratos deberán quedar identificados con el número del acuerdo de contribución que los enmarca y relacionados con el/los resultados del acuerdo al que van a contribuir. 6.3.3. Encargos a medios propios, encomiendas de gestión y convenios La AECID puede materializar la ayuda en especie con un instrumento distinto al contrato administrativo. Así, además de contratar, la AECID puede gestionar la subvención en especie con cualquiera de los instrumentos jurídicos que están tipificados en la legislación española, tales como encargos a medios propios, encomiendas de gestión o convenios. La AECID podrá suscribir con entidades públicas españolas los siguientes instrumentos: En cooperación vertical: un encargo a un medio propio, siempre que el organismo sea medio propio de AECID. Artículos 32 y 33 de Ley de Contratos del Sector Público (en adelante, LCSP.). En cooperación horizontal: un convenio inter-administrativo (artículo 6 de la LCSP). y una encomienda administrativa (artículo 11 de la Ley de Régimen Jurídico del Sector Público, en adelante LRJSP). En el caso de que la gestión del Acuerdo se lleve a cabo a través de un encargo a un medio propio la presentación de las facturas e informes que detallan las unidades del contrato completadas de acuerdo con las tarifas es título suficiente para la rendición de cuentas. Se recomienda que, de cara al encargo y las facturas, se muestre al menos el mismo nivel de detalle que el que figura en el anexo III del Acuerdo de Contribución con la UE (en lo que se refiere a las líneas que va a ejecutar TRAGSA) La Guía de Encargos a Medios Propios de AECID indica las pautas a seguir para la tramitación, formalización y control de los encargos de la AECID a sus medios propios, en especial por lo que se refiere a los proyectos financiados con Fondos delegados. 13 Pendiente de actualizar con Sorolla 2 34 Conviene destacar: 1. Nuestra normativa nos impide garantizar, a priori, en los Acuerdos, que la ejecución se pueda llevar a cabo vía encargo a medio propio con una entidad determinada. 2. Se recurrirá al uso de medios propios cuando sea la mejor opción por razones de seguridad, confidencialidad, especificidad técnica y eficiencia técnica o económica. 3. No puede hacerse una interpretación extensiva del objeto social del medio propio (MP) basada en la doctrina de los “actos neutros o polivalentes”. Esta doctrina, mantenida por la Dirección General de los Registros y del Notariado (DGRN) en varias resoluciones (de 11 de noviembre de 1991, 12 de mayo de 1994 y 17 de noviembre de 1998), permitía delimitar el ámbito del objeto social de la propia entidad y considera que forman parte del objeto social, los actos de desarrollo o ejecución del mismo sea de forma directa o indirecta; los actos complementarios o auxiliares; los actos neutros o polivalentes, e incluso también los actos aparentemente no conectados con el objeto social, quedando excluidos no los actos ajenos al objeto, sino los “claramente contrarios a él", es decir, los actos contradictorios o denegatorios del objeto social. 4. Las actuaciones que tanto TRAGSA como TRAGSATEC puedan realizar como MP de AECID deben encontrarse enumeradas expresamente entre las funciones que, de acuerdo con la Disposición adicional 24ª LCSP, constituyen su objeto social, el cual no procede ampliar por vía estatutaria. 5. No se pueden hacer encargos a aquellos medios propios que no cumplan los requisitos legales establecidos en el artículo 32 de la Ley 9/2017. Se pondrá especial atención a la comprobación de que el medio propio se ha adaptado a la Ley y en caso de duda se consultará con la AJ. 6. Debe verificarse una adecuada separación funcional entre la Unidad responsable de la redacción del proyecto técnico (AECID) y la Unidad que ejecute el encargo (el medio propio establecido para el mismo), ya que esa separación garantiza una mayor eficacia y eficiencia en la ejecución de la actividad. Excepcionalmente, y cuando el objeto del proyecto así lo requiera, podrá encomendarse al medio propio, además de la ejecución, el diseño y la planificación del proyecto o actividad concreta. En este caso, el Departamento correspondiente fijará las condiciones generales y específicas para realizar el proyecto técnico en cuestión. Una vez redactado el proyecto deberá ser aprobado por el Departamento. 7. Existe la obligación de garantizar que la retribución de la encomienda queda fijada con precisión mediante la aplicación de las correspondientes tarifas que deben ajustarse a los costes reales de la prestación y no ser superior al valor de mercado. 8. Desde la fecha de entrada en vigor de la LCSP -el 9 de marzo de 2018- el medio propio puede subcontratar como máximo el 50 por ciento de la cuantía total del encargo. Por lo que se refiere a la encomienda de gestión, regulada en el artículo 11 de la Ley 40/2015, hay que tener en cuenta que queda circunscrita a aquellas actividades o actuaciones que, por su contenido, son ajenas a la legislación de contratación pública. La encomienda de gestión se refiere exclusivamente a actividades de carácter material o técnico de la competencia del órgano administrativo encomendado. Por último, los convenios inter-administrativos quedan también circunscritos a aquellas actividades que son ajenas a la LCSP y cumplen lo dispuesto en el artículo 6 LCSP. 35 Para mayor información sobre cómo instrumentalizar los fondos puede visitarse las Preguntas Frecuentes sobre Cooperación delegada disponible también en la intranet. 6.4. Overhead vs. Gastos de Funcionamiento. Como en cualquier proyecto, la ejecución de los fondos delegados lleva asociados una serie de gastos de funcionamiento, de seguimiento y gestión. Algunos de ellos pueden considerarse como gastos directos del proyecto, mientras que otros se incluyen como gastos indirectos, bajo la de- nominación de “overhead” o “remuneración” dependiendo del modelo de acuerdo de contribución. La forma de gestionar unos y otros es diferente: Overhead. - Es una remuneración estimativa de la UE a los ejecutores de Fondos Delegados. Su importe estimado queda reflejado en el Acuerdo de Contribución, en las condiciones particulares –, como un porcentaje no superior al 7% de los gastos directos financiados por la contribución de la UE. La cantidad finalmente asignada – que depende del importe finalmente ejecutado – se recalculará al finalizar el proyecto. Se computa únicamente sobre el total de los gastos directos elegibles de la contribución de la UE y, por tanto, no sobre el total de la acción, sino sobre los gastos realmente ejecutados, incluyendo también los imprevistos, en caso de que estos hayan sido ejecutados, previa autorización de la UE en todos los casos. Como se señaló en el apartado 5.6, salvo en los acuerdos que cuenten con 100% de prefinanciación, se deberá ajustar el pago final del acuerdo para que nunca sea superior al overhead, de forma que al cerrar las cuentas no se realice una devolución, sino un ingreso minorado. La Entidad Delegada no tiene obligación de rendir cuentas sobre estos fondos, por tanto, no requiere aporte de documentación justificativa. Tal como se ha explicado anteriormente, a efectos internos AECID, la parte correspondiente al overhead o remuneración, no se ingresa en el presupuesto de la Unidad Gestora, sino que forma parte del remanente de tesorería de la AECID y, en principio, no debe contarse con ella para la ejecución del proyecto. Sin embargo, en caso de que se detectase la necesidad de cubrir un gasto no previsto o no elegible para el donante silencioso, podría solicitarse su uso a Secretaría General. Para ello la UCE deberá dirigir una nota interior a la Unidad Gestora indicando el importe solicitado y su justificación, y ésta, si lo considera oportuno, dirigirá otra nota interior a Secretaría General trasladando la petición. Si finalmente Secretaría General considera autorizada la solicitud, enviará los fondos directamente a terreno, utilizando MPJs de capítulo 2 de la propia Secretaría General, o bien hará un traspaso de fondos al presupuesto de la Unidad Gestora para que ésta lo gestione desde allí. Gastos de Funcionamiento.- En el presupuesto de algunos acuerdos se incluye un rubro con esta denominación para que se puedan incluir ciertos gastos de funcionamiento de la propia Entidad Delegada, en este caso AECID, como gastos directos del proyecto. En el caso de la UE se incluyen en el presupuesto de la acción (Anexo III del acuerdo de contribución). 36 Al ser parte de los gastos directos, deben estar reflejados en los informes de seguimiento y finales y ser siempre gastos elegibles 14 para el donante silencioso. Requieren, por tanto, justificación documental. A nivel interno, existen varios mecanismos para la gestión de estos fondos: pueden incluirse en una subvención dineraria (el gasto lo haría el beneficiario de la subvención); ejecutarse en el marco de una ayuda en especie (el gasto lo haría AECID, normalmente a través de la UCE); o bien pueden gestionarse directamente como “gasto de funcionamiento” como capítulo 2 de la Dirección Gestora, como se explicó anteriormente. 6.5 Desembolsos y Pago Final Los fondos delegados por la Comisión Europea se distribuyen en varios desembolsos de prefinanciación y un pago final. Estos tramos se deciden en el momento de la negociación del acuerdo y quedan establecidos en sus condiciones particulares. El Acuerdo Marco firmado entre la Comisión Europea y las agencias de los Estados Miembros, firmado en París el 20 de mayo de 2019 define las bases de la colaboración entre las agencias y la UE en el marco de los acuerdos de contribución y recoge especificidades en la gestión de los fondos delegados por parte de las agencias. De acuerdo con su artículo 10.16.a), permite a AECID tener en determinados casos 100% de prefinanciación, es decir, que el acuerdo no establezca un pago final. El pago final, en caso de que lo haya (en los últimos acuerdos se ha incluido una prefinanciación del 100%, sin pago final), no se recibirá hasta que haya sido aprobado el informe final del proyecto, por lo que no se contará con estos fondos para su ejecución. Por ese motivo, a efectos internos AECID, ese pago final será “contabilizado” en su totalidad como overhead/remuneración. El resto de overhead se irá contabilizando a lo largo de los desembolsos previos. Para ello es necesario que el pago final establecido en el acuerdo sea inferior, o como máximo igual, al importe de remuneración u overhead. Es recomendable no fijar un primer desembolso demasiado elevado, ya que el primer año de ejecución siempre es el más lento, entre otras razones, por las gestiones internas necesarias para que los fondos lleguen a terreno. Si no se detallan todos los tramos de prefinanciación en las condiciones particulares (tan sólo el primer tramo, como suele ser habitual), para solicitar los desembolsos siguientes, la estimación de los gastos para el siguiente periodo debe ser detallada según el cuadro de presupuesto del anexo III, tal y como explica el manual del acuerdo de contribución15. 14 Los acuerdos firmados con la Comisión Europea incluyen un listado de los gastos que se consideran elegibles a efectos de la justificación y rendición de cuentas. 15 Artículo 3.7.i de las Condiciones Generales 37 7. INFORMES A LA UNIÓN EUROPEA O DONANTE SILENCIOSO Como se indicaba en un apartado anterior, la gestión de proyectos delegados exige, además de un doble control de los fondos, una doble justificación. Por un lado, tenemos la obligación de justificarlos a nivel interno, mediante los procedimientos AECID aplicables según el tipo de instrumento utilizado (subvención, MPJ, etc.); y por otro, debemos cumplir lo estipulado en el acuerdo de contribución en cuanto a informes y rendición de cuentas. En este sentido desde AECID se deberían tratar de acompasar los procedimientos internos de justificación con la rendición de cuentas a nuestros socios de manera que, por ejemplo, se haga una única auditoría en tiempo y forma adecuada a las exigencias de nuestros socios. Para ello, se dará un tratamiento prioritario a las justificaciones de expedientes relacionados con acuerdos de contribución. Generalmente, existe la obligación de presentar informes: • de seguimiento periódicos • complementarios para solicitud anticipada de un desembolso • y un informe final al terminar el periodo de ejecución. Como norma general, el borrador del informe es elaborado en la UCE y revisado por la Dirección Gestora antes de su presentación en la Delegación del donante silencioso en el país socio. Es importante que siempre quede constancia escrita de la fecha de presentación de los informes a efectos de cómputos de plazos. En el caso de acuerdos con otros Estados Miembros, será necesario atenerse a lo que se indique en cada acuerdo. Para los acuerdos firmados con la Unión Europea, que son los más habituales, los requisitos y procedimientos están ya establecidos en los modelos o templates que se aprueban periódicamente. Si el acuerdo de contribución se enmarca en un Blending, los informes deberán hacer también referencia, con menor grado de detalle, a los otros fondos de la operación, de manera que quede reflejado el efecto de apalancamiento de fondos previsto. En los casos de Blending en que participen varias Direcciones de AECID, normalmente cuando se incluye la DCMHF, ésta también revisará los informes antes de su presentación a la UE. Estos informes deberán ser remitidos, además de a la Delegación de la UE en terreno, a la Secretaría de la Facilidad que corresponda. Desde 2015, con la entrada en vigor del modelo PAGoDA se hizo obligatoria, además, la presentación de la Audit Opinion y Management Declaration. Teniendo en cuenta la regulación del RF y del FFPA, a día de hoy es obligatoria la presentación de una Management Declaration, que puede ser individual por cada proyecto o anual incluyendo todos los proyectos en vigor (esto último es la opción actual de AECID). Y mientras que la AECID tenga en ejecución proyectos firmados con los modelos PAGoDa, habrá que presentar dos Audit Opinion anuales, a elegir entre los PAGoDA en ejecución. Esta selección se producirá en el contexto 38 del Grupo de Trabajo de CD. En la actualidad, la presentación de la MD anual y las AO se están realizando a final de cada año. 7.1. Informes de Seguimiento Unión Europea En el caso de los acuerdos firmados con la UE, es obligatoria la presentación de un informe de seguimiento cada 12 meses desde el inicio del período de aplicación del acuerdo, con un plazo de 60 días desde el final del periodo reportado para su presentación. Los informes se presentarán en el idioma que se establezca en las condiciones particulares: inglés, francés, español o portugués. El propio acuerdo de contribución establece en su Anexo II el tipo de información requerida y el contenido mínimo a incluir. Atendiendo a estos requisitos, se ha elaborado el Modelo de Informe de Seguimiento16 o Aplicación (Anexo 21) a utilizar, al que se deberán añadir cuantos anexos sean necesarios, entre ellos: Todas las comunicaciones y autorizaciones de la UE para el uso de determinados rubros presupuestarios ‒el uso del rubro de imprevistos requiere siempre de autorización expresa‒ o para hacer modificaciones Actas de los Comités o reuniones, así como otros informes o documentos a los que se haga referencia en el acuerdo de contribución ‒normalmente en el Anexo I. Constancia de los controles realizados a nuestros beneficiarios o contrapartes, incluyendo las visitas de seguimiento Constancia de haber comprobado el cumplimiento de las medidas de visibilidad de la UE. En el caso de acuerdos anteriores a PAGoDA 2, el informe de seguimiento deberá ir acompañado de la solicitud del siguiente desembolso, en el formato que corresponda, siempre que al menos el 70 % del pago inmediatamente anterior y el 100 % de todos los pagos previos, si los hubiera, hayan sido objeto de un compromiso jurídico formal (contrato firmado). En los acuerdos PAGoDA 2 y acuerdos de contribución, no será estrictamente necesario llegar a ese 70% de compromiso jurídico en los informes anuales para recibir fondos. Una vez aprobado el informe la UE procederá a efectuar el desembolso, aunque no se haya alcanzado el 70% de compromiso, si bien, la cantidad se reducirá de forma proporcional al porcentaje ejecutado. Sin embargo, conviene solicitar un nuevo desembolso solamente cuando esto sea necesario para la correcta ejecución de la acción, con objeto de disminuir la subejecución presupuestaria en sede. En todos los acuerdos existe además la posibilidad de presentar un informe complementario en cualquier momento de la ejecución en caso de haber superado el 70% de ejecución y querer solicitar un nuevo desembolso. 16 Los modelos de informes, tanto de seguimiento como final son modelos de mínimos al que se puede añadir cuanta información o documentación se considere necesaria. 39 7.1.1. Compromisos legales vs. Gastos incurridos y sus cómputos Las Condiciones Generales (CG) de los Acuerdos de Contribución y también de los PAGoDA recogen la obligación de reflejar en los informes anuales tanto los compromisos legales como los gastos reales incurridos. Compromisos legales: Se computan como comprometidos los fondos asociados a la firma de contratos, subvenciones u otros compromisos legales. Se computan al 100% desde el momento de la firma para el cálculo del porcentaje de fondos ejecutados, del cual depende el importe de cada desembolso. Deben reflejarse en todos los informes desde el momento en que se contrae dicho compromiso. Gastos incurridos: Este concepto se refiere a los pagos realizados, es decir, los gastos que efectivamente se han tenido en el proyecto. Deben reflejarse en cada informe anual, pero son de especial relevancia en el cierre de los proyectos, dado que de ellos depende el total de gastos directos elegibles final y la cantidad eventual de fondos a devolver a la UE. Ambas cantidades deben reflejarse en sendas columnas en los informes anuales para mayor claridad y para cumplir con lo requerido en cuanto a informes por las Condiciones Generales. A la hora de contabilizar ese porcentaje de gastos comprometidos, que es el que la UE tendrá en cuenta de cara a nuevos desembolsos, hay que tener en cuenta también dos factores: el porcentaje de financiación que suponen los fondos europeos sobre el total del proyecto respecto del total de financiación (artículo 3 de las condiciones particulares del acuerdo de contribución) y el porcentaje de remuneración asignado. A continuación, se muestra un ejemplo de cómo se deberían reportar los datos de balance económico, utilizando un caso de cofinanciación conjunta (financiación no marcada) en que el porcentaje de fondos de la UE representa el 90,43% del total del proyecto, y el overhead, según las condiciones particulares, corresponden a un 6% de los costes directos del proyecto: % OVERHEAD / REMUNERACIÓN FONDOS DELEGADOS (UE) COFINANCIACION AECID TOTAL % Gastos Directos Financiados UE (a) (2) 6% COSTES DIRECTOS 1.890.000,00 200.000,00 2.090.000,00 Servicios Suministros Obras 113.400,00 TOTAL 2.003.400,00 200.000,00 2.203.400,00 90,430622% DATOS PRESUPUESTADOS EN EL ACUERDO CATEGORÍA (3) OVERHEAD/ REMUNERACIÓN (1) 113.400,00 IMPORTE (€) 1.090.000,00 583.000,00 275.000,00 40 DATOS A FECHA DE CIERRE DE INFORME EJECUCIÓN GASTADO (COMPROMETIDO) 154.128,55 103.068,03 8.627,70 2.456,00 Comunicación / Visibilidad Evaluación y auditoría externa Gastos de Funcionamiento Imprevistos Total Gastos Directos (4) Gastos Directos financiados UE (5) Overhead / Remuneración (1) TOTAL EJECUTADO UE (€) 22.000,00 60.000,00 10.000,00 50.000,00 2.090.000,00 1.890.000,00 113.400,00 8.076,32 2.356,65 5.851,00 1.985,35 176.683,57 159.776,05 9.586,56 169.362,61 109.866,03 NOTAS A LOS CUADROS (1) El overhead o remuneración solo se calcula sobre el importe de los Fondos Delegados. La AECID no percibe ninguna remuneración sobre sus propios fondos (2) Este porcentaje es el resultado de dividir los costes directos de la UE entre el total de costes directos (3) Se utilizarán las categorías (líneas principales) que figuren en el anexo III del Acuerdo con la UE (4) Corresponden a los gastos directos financiados por fondos delegados y por la cofinanciación de la AECID. Este caso es cofinanciación (conjunta) por lo que no se distingue qué partidas ha pagado cada parte (5) Para calcular los gastos directos que a la fecha de cierre corresponden a la UE se multiplicarán el total de gastos directos por el porcentaje que corresponde a la UE. Porcentaje calculado en (a). Sobre el total de gastos directos comprometidos durante el período reportado en el informe (176.683,57€), se calcula el 90,430622% para obtener el importe ejecutado correspondiente a fondos europeos (159.776,05€). Sobre esa cifra se calcula el 6% para tener el dato de overhead imputable a este informe (9.586,56 €). Esta cantidad computa también para calcular el total ejecutado: 159.776,05€ + 9.586,56 €= 169.362,61€ Si esa cantidad (169.362,61€) es superior al 70% del desembolso UE anterior y se ha ejecutado el 100% del previo, si lo hubiera, se podría solicitar el 100% del siguiente desembolso. En caso de no haberse alcanzado el 70%, el siguiente desembolso se reduce proporcionalmente a lo restante para el 70%. Para exponer este balance en el informe, se debe tomar como base la tabla de presupuesto del Anexo III del acuerdo de contribución, con el fin de ofrecer una visión del avance y control de fondos por rubros. Asimismo, debe añadirse una aclaración con el tipo de cambio utilizado, que será necesariamente el que esté establecido en el acuerdo de contribución: el FIFO o el del BCE, en acuerdos firmados antes de 2015; el aplicable según los procedimientos AECID, desde la firma con el modelo PAGoDA. Como se ha comentado anteriormente, cabe la posibilidad de adelantar la presentación de un informe de seguimiento complementario con el fin de solicitar el siguiente desembolso siempre que se hayan alcanzado los niveles de ejecución establecidos, comprometido al menos el 70% del último desembolso y 100% de los anteriores. Esto es aplicable para todos los modelos de acuerdo. 41 7.2. INFORME FINAL UNIÓN EUROPEA Finalizado el plazo de ejecución del proyecto, la Comisión da un plazo de 6 meses para la presentación del informe final, cuyos requisitos y contenido mínimo están establecidos en las condiciones generales del acuerdo de contribución. También para este caso, existe un Modelo de Informe Final (Anexo 22) AECID para utilizar. Una vez recibido este informe, la UE puede solicitar por escrito aclaraciones sobre su contenido o que se amplíen las justificaciones sobre determinados gastos. Remitidas nuestras respuestas y aclarados todos los conceptos, la UE procederá al cierre de cuentas y determinará lo que denomina el importe definitivo, es decir, lo que realmente ha costado la ejecución del proyecto en costes directos elegibles, más el porcentaje que corresponda de overhead (calculado sobre ese monto de gastos directos realmente incurridos). Con esa cifra se determina el importe de fondos aún adeudados o el saldo pendiente de recuperar. En caso de que aún se adeuden fondos a la Entidad Delegada, la UE procederá al pago final por el importe que corresponda, que no tiene que ser el estimado en el acuerdo, sino el recalculado según lo explicado en el párrafo anterior. Si finalmente los gastos del proyecto son inferiores a lo previsto en el acuerdo, al hacer el balance puede que la Entidad Delegada no reciba este pago final o, incluso, tenga que devolver parte de los fondos recibidos y no ejecutados. En este caso la UE emitirá una nota de adeudo que la UCE enviará, indicando su conformidad con la cifra, a la Dirección Gestora, desde donde se le dará traslado, mediante la correspondiente nota interior explicativa, a Secretaría General para que ésta proceda a realizar la transferencia. Una copia del justificante de la transferencia deberá ser remitida a la UCE, con copia a la Dirección Gestora, para su traslado a la Delegación de la Unión Europea en el país, dando así por cerrado el acuerdo de contribución. A continuación, se muestra un ejemplo de cómo reportar el balance económico en un informe final: • Previsto en acuerdo de contribución: • Reportado en Informe Final (Datos finales): 42 También en el caso del informe final habrá que indicar el tipo de cambio utilizado, teniendo en cuenta lo establecido en el acuerdo de contribución. 7.3. Cierre Contable de los Proyectos No se puede proceder al cierre de las cuentas mientras no se cobren todos los pagos que están en circulación. Debe confirmarse con los socios implementadores/beneficiarios que han sido cobrados todos los cheques, se han hecho las transferencias y se han pagado facturas, para que puedan proceder al cierre de cuentas y hacer la solicitud de los certificados bancarios de cierre de cuentas y de intereses generados en el momento de cierre. Se puede dar el caso de que el Donante pida que los importes que no se han gastado y aquellos gastos que no se hayan considerado elegibles le sean devueltos en este momento. Habrá que abordar la situación dependiendo de las circunstancias y características concretas de lo firmado, y teniendo en cuenta que Secretaría General requiere de tiempo para poder tramitar la devolución. No obstante, en lo que respecta a solicitar devoluciones a nuestros beneficiarios, hay que seguir el proceso pautado: no se puede solicitar la devolución de fondos antes de haber presentado el beneficiario su justificación y antes de haberse terminado de revisar la justificación por parte de la AECID, lo que no exime de que la AECID tenga que realizar la eventual devolución de fondos a la UE en el plazo solicitado por ésta, aunque no se hayan recibido los fondos del beneficiario de nuestra subvención. 7.3.1. Nota de Cierre La Unidad Gestora, en coordinación con la UCE, elaborará el borrador de nota de cierre (Anexo 23) con los datos comunicados a la DUE en el Informe Final y cualquier otra información que pueda ser relevante para Secretaría General. Será enviada a Secretaría General para que tenga conocimiento de la necesidad de devolver fondos o se informe de un pago final. Si la/s cuenta/s de los socios implementadores, donde estaba el desembolso, han generado intereses, estos no tendrán que ser devueltos a la UE, pero sí deben invertirse en el programa financiado. En todo caso, la UCE debe comprobar que, si ha habido intereses, estos se hayan invertido efectivamente en el proyecto. 43 Es habitual que los beneficiarios, si consta en el modelo de SPE que hayan firmado, puedan utilizar este dinero para actividades relacionadas con su SE. En caso de que se prevea que una cuenta va a generar intereses altos (caso de algunos países), conviene que los beneficiarios lo tengan presente y vayan gastando esos intereses, por ejemplo, pidiendo menos cantidad en los desembolsos siguientes al primero de la que pedirían si esos intereses no existieran, de manera que vayan gastándolos y no se queden como un extra para el final, cuando es potencialmente más difícil gastarlo en plazo. La nota debe acompañarse de los siguientes documentos: - en su caso, la nota de adeudo otros documentos relevantes; por ejemplo, en su caso, el Informe de auditoría en el que se basa una devolución 7.3.2. IVA no recuperado Según establecen las condiciones generales de los acuerdos de contribución, los impuestos no se consideran un gasto elegible si son recuperables (art. 16.5). Sin embargo, dada la diversidad de legislaciones nacionales de los países socios, así como los diferentes acuerdos suscritos con la UE, la recuperación del IVA varía en la práctica de proyecto a proyecto. En ocasiones, pese a existir un procedimiento establecido para solicitar la recuperación del IVA, en la práctica no resulta posible. En la negociación de nuevos acuerdos, debe conocerse la situación de la recuperación/exoneración del IVA de otros programas de cooperación delegada en ejecución o ya finalizados y, en función de la experiencia y lecciones aprendidas, negociar con la DUE condiciones específicas para el acuerdo de cara a facilitar la ejecución y a evitar los retrasos y problemas de gestión que puedan provocar las reclamaciones de exoneración. En el manual para los acuerdos de contribución (Anexo 3. Manual Contribution Agreement) se incluye en la explicación del art. 16.5 que el IVA pasa a ser elegible si la Organización demuestra que ha dado todos los pasos necesarios para conseguir la exoneración, pero no lo ha conseguido. En concreto, si han pasado 6 meses desde que se solicitó sin conseguir una respuesta. The Organisation must be able to show that it is not tax exempted and that it cannot recover taxes under the applicable national law. The Organisation should undertake the necessary steps to obtain an exemption or the recovery of paid taxes vis-à-vis the relevant authorities. Evidence may take the following forms. […] The absence of a reply by the competent tax authority within the legal deadline set by the applicable national law to a request submitted in due time (or 6 months in the absence of a legal deadline). Por este motivo, al inicio de cada programa la OTC enviará una carta a la autoridad del país (Anexo 24), recabando la información sobre el procedimiento de solicitud de la recuperación o exoneración del IVA y los distintos casos que se pueden presentar. Asimismo, es fundamental que a lo largo de la ejecución del programa se informe a la UE si se tiene problemas en recuperar el IVA o en realizar la exoneración de impuestos y se 44 guarde copia de las cartas, actas de reuniones o cualquier otro escrito que permita demostrar que AECID ha seguido desde el principio el procedimiento establecido y así evitar que la DUE considere el gasto de IVA no recuperado como gasto no elegible. En los informes de seguimiento se mantendrá al tanto a la UE de los problemas o situación con respecto a la recuperación del IVA. 45 8. ANEXOS Anexo 1. Acuerdo Marco Administrativo entre la UE y Agencias de Cooperación Anexo 2. Modelo de Acuerdo de Contribución, descarga oficial aquí. Condiciones particulares Anexo I: Descripción de la acción (incluidos el marco lógico de la acción) Anexo II: Condiciones Generales aplicables a los acuerdos de contribución Anexo II.a: Disposiciones aplicables únicamente a los acuerdos de contribución con varios socios (multipartner) Anexo II.b: Disposiciones aplicables únicamente a un acuerdo de contribución resultante de una convocatoria de propuestas para la acción exterior de la UE Anexo III: Presupuesto de la acción Anexo IV: Ficha de Identificación Financiera Anexo V: Modelo de solicitud de pago Anexo VI: Plantilla de declaración de fiabilidad Anexo 3. Manual Contribution Agreement Anexo 4. Instrucción de la Dirección AECID sobre la Negociación y Gestión de operaciones con fondos delegados Anexo 5. Nota interior de comunicación de nuevas operaciones con fondos delegados Anexo 6. Modelo de Plantilla PIPELINE UE Blending Anexo 7. Modelo de Ficha de Aplicación Blending UE Anexo 8. Modelo de Nota de Concepto Blending Anexo 9. Modelo de Avocación y Delegación de Firma del Presidente AECID Anexo 10. Modelo de acuerdo de consorcio elaborado por la Practitioners’ Network Anexo 11. Modelo de Comunicación de Ingreso de Crédito 46 Anexo 12. Modelo de solicitud de variación de crédito Anexo 13. Sistema de Presupuestación de la Cooperación Delegada Anexo 14. Modelo de Modificación de Resolución de Concesión Anexo 15. Modelo de Reajuste Anualidades Anexo 16. Modelo de Nota Interior de Solicitud Variación Presupuestaria Anexo 17. Modelo de Nota Interior de Prórroga del Plazo de Ejecución de MPJ Anexo 18. Modelo de Certificado Remanente MPJ Anexo 19. Modelo de Memoria Justificativa Remanente MPJ Anexo 20. Modelo de Nota Interior de Solicitud de Desembolso Subvención Plurianual Anexo 21. Modelo de Informe de Aplicación EU Anexo 22. Modelo de Informe Final EU Anexo 23. Modelo de nota de cierre Anexo 24. Modelo de solicitud de información sobre la gestión del IVA en el país 47 48
