La relación entre documento y archivo Se presenta a continuación un compendio de algunas definiciones a tener en cuenta y así podernos llevar una idea más profunda de la importancia que a lo largo del tiempo han tenido los archivos y los documentos para las empresas, sea cual sea su función y a que se dediquen, existen a través del tiempo varios autores que tienen diferentes conceptos de que es el archivo y en este apartado vamos a aclarar como se define su organización y cada uno de los ciclos, su importancia y tener una perspectiva mas clara del porque y para que sirven hoy en día y aún más porque es tan importante llevar una documentación organizada. El documento es la constancia que tienen las empresas o personas y demás para documentar, registrar, plasmar un suceso, es la prueba fidedigna del día a día de hechos o situaciones que transcurren en el tiempo y que se pueden prolongar a través de este por diferentes medios, ya sean físicos o digitales y constituyen la prueba de la evolución de la humanidad a través del tiempo. Con el propósito de hacer una mejor descripción de los documentos y tener una claridad de sus características se debe considerar que los documentos pueden tener características internas y externas. Las características internas son aquellas que hacen parte del documento y que están implícitas en él, tales como: fecha y lugar de producción, autor o empresa que lo produce, el contenido del documento. Las características externas se pueden clasificar también en dos grandes grupos textuales y no textuales, los textuales su contenido está escrito en papel mientras que los no textuales su formato puede ser cualquier otro como por ejemplo los documentos informáticos, fotográficos, gráficos, sonoros, mapas y planos etc. Dentro de la elaboración de documentos, se presentan dos usos principales; según su formato y según su uso. Según su formato se refiere al medio en el que el documento se va a presentar, es decir, a la forma en como el contenido será presentado. En este sentido, se tienen diferentes formatos, tales como: Documentos de texto Documentos de imágenes o fotografías Documentos sonoros Documentos audiovisuales Y según su uso los cuales pueden ser Documentos privados Documentos públicos Las funciones principales y genéricas de cualquier archivo se pueden resumir en tres: • Recoger y reunir • Conservar y custodiar • Servir La función de recoger engloba la entrada y la salida de los documentos en el archivo y afecta a: • Los documentos producidos por la organización a la que el archivo está vinculado • Los documentos que por norma del sistema también le corresponde recoger • Los adquiridos por el ente que tenga la competencia. La función de conservar ha sido entendida como la función prioritaria y es el conjunto de medidas y procedimientos que buscan asegurar la preservación, la prevención de deterioro de los documentos o hacer la respectiva curaduría si han sufrido daño. La función de servicio se ha ampliado desde del antiguo uso exclusivo para la investigación; ahora los beneficiarios son los ciudadanos y la Administración. La materialización del servicio se observa en: • El préstamo administrativo • La reproducción de documentos, tanto para el ciudadano como para la Administración • Programas de difusión, actividades culturales y recreativas La función principal del archivo consiste en la conservación de documentos. Por ley existen unos plazos mínimos de conservación, durante los cuales puede ser requerida su presentación. (Daza, 2012) El documento de archivo nace como una herramienta de la administración, ante la necesidad de mantener la continuidad de la gestión, frente al cambio de los sucesivos titulares (valor administrativo), para conservar los justificantes de las cuentas y documentos financieros (valor contable), para señalar como se obtuvieron, asignaron, gastaron y justificaron los tributos (valor fiscal), para tener referencias sobre personas, lugares y asuntos (valor informativo), para salvaguardar derechos y obligaciones de patrimonios y rentas (valor jurídico), cumplir las exigencias de la ley (valor legal) y re construir y revisar el pasado (valor histórico y cultural), (Domínguez, 2007) , en resumidas cuentas ante la necesidad de que el documento tuviera una importancia superlativa se le asignan unos valores para que los documentos de mayor importancia perduren a través del tiempo y la humanidad pueda conocer gracias a ellos sucesos importantes ya sea para determinada empresa o cierta comunidad de personas o para la humanidad en general, es aquí donde a los documentos se le asigna un ciclo vital el cual consiste en una sucesión de etapas por las que transita un archivo a lo largo de su vida útil. Dichas fases, van desde la creación de un documento, pasando por todos sus usos y modificaciones, hasta el momento de ser destruido o archivado de forma permanente. Conclusiones Con base en todo lo anterior y de modo general es de gran importancia contar con una estructura muy bien formada para poder organizar un archivo, se deben tener las herramientas necesarias para darle un tramite efectivo y de esta manera poder tener un control sobre los documentos que produce y recibe una entidad u organización, tener definidos los parámetros de organización y un compendio de instrumentos que nos permitan realizar esta tarea de manera efectiva sin que tengamos alguna perdida de información y que con el pasar del tiempo vallamos actualizando cada una de las medidas cautelares para que estemos a la vanguardia de todos los aspectos correspondientes a la gestión documental y todo lo que tiene que ver con nuestros archivos ya que una de las mayores deficiencias que se puede tener en la actualidad es que existen diferentes técnicas, manuales pero ponerlos en practica no es la prioridad de algunas empresas ya sea por recursos económicos o porque todavía no se crea una cultura solida de importancia de los mismos. Bibliografía Domínguez, P. L. (2007). El documento de archivo un estudio. A Coruña. Daza, N. J. (2012). ELEMENTOS DE INSTITUCIONES Y DOCUMENTOS . BOGOTA.
