Guía de cómo imprimir en color en la oficina Cada vez son más las empresas que empiezan a utilizar la impresión en color, aunque sigue habiendo preocupación por los costes y como controlar la impresión en color en la oficina. Paul Rowntree, Director de Marketing Europeo en Canon Europa, nos habla de la situación actual acerca de la impresión en color. Color es el nuevo blanco y negro. Ya es oficial- Según IDC, en 2009, fabricantes de impresoras distribuirán alrededor de medio millón de impresoras en toda Europa, debido a varias razones. Una, es la bajada de precio de dispositivas de color y como resultado, las empresas están mirando las posibilidades de comprar para toda la empresa. Otra razón es que los fabricantes ahora ofrecen impresoras de multifunción (MFPs) de alta calidad y alta velocidad que permiten las empresas a racionalizar sus costes, realizando impresiones dentro de la casa1. Otra razón porque la impresión en color está creciendo en la oficina es debida al impacto que puede tener en los clientes de una empresa. En la situación económica actual, las empresas necesitan añadir valor y transmitir una imagen seria y profesional para mantener una ventaja competitiva. Un informe o una propuesta bien impresa y presentada pueden generar un mayor impacto cuando una empresa intenta ganar un contrato o cuando quiere ofrecer una imagen consistente a sus clientes. De hecho, el uso de color puede aumentar la retención de una marca de hasta 70%, puede aumentar la lectura hasta en un 80% y reducir errores de hasta un 80%2. Aunque el futuro de color es muy prometedor, no se trata de comprar un dispositivo multifunción y dejar a que sus empleados impriman lo que les apetezca y cuando quieran desde el momento de la instalación, esto solamente supondría un aumento incontrolable de los gastos. Esta es uno de las razones comunes por las que algunas empresas son reticentes a comprar un dispositivo de color Esencialmente, no es solo el MFP que impactará en los resultados finales, la clave es como se usa y como se controla. Por ejemplo, impresoras capaces de imprimir en color o capaces del "uso inteligente" del color, son una opción para empresas, permitiendo a los usuarios solamente imprimir en color cuando lo necesitan e imprimir el resto de los documentos en blanco y negro. Esta opción asegura que los usuarios no siempre están imprimiendo en color un documento que se puede imprimir en blanco y negro, un email por ejemplo, y que puede resultar costoso. Adicionalmente, para aquellas empresas que estén buscando comprar dispositivos de color inteligente, existen soluciones de contabilidad de documentos que permiten controlar y monitorizar producción e impresiones. Dichas soluciones dan el control a la empresa y le permite gestionar las impresiones debido a que la solución permite restringir acceso a ciertas personas o establecer limites de impresión en color, por ejemplo, 15 - 20 1 The Strategic Introduction of Colour into the Office, Paul Withington, an IDC white paper commissioned by Canon 2 Source case & company, Management Consultants, Bureau of Advertising, ‘Colour in Newspaper Advertising’, Maritz Motivation, Southern Illinois 2 páginas por día. También existe la posibilidad de programar permisos para que los empleados solo puedan imprimir en color a ciertas horas del día ¿Estrategia? Control es la palabra clave, pero partiendo de un paso anterior, productos y soluciones no significan nada si no hay una estrategia efectiva implementada. En primer lugar, las empresas deben realizar una auditoría interna para ver cuales son los productos necesarios en la empresa, y dónde. Luego, se puede analizar qué tipo de MFP se requiere para satisfacer las necesidades del negocio. Implementado una estrategia completa significa que las empresas tendrán una visión más integral del uso de color, a la vez, que aportará la información necesaria para elegir los productos y las soluciones de impresión rentables que aporten un mayor retorno de la inversión. Impresión por departamentos - el zoo humano Como parte de la estrategia de compra, evaluar las tendencias y los hábitos de impresión de color por departamento, es la clave. Dentro de una empresa, las distintas áreas de negocio tendrán distintas necesidades de impresión. Reconocer este hecho y actuar sobre ello es crítico para asegurar la implementación con éxito de un programa de impresión en color. Actualmente, más y más departamentos dentro de una empresa imprimen en color. De hecho, 95% de las empresas entrevistadas por IDC3 afirman que los departamentos de Marketing y Relaciones Públicas ahora imprimen en color. Les siguen el departamento comercial con un 75%, el departamento financiero con 45% y un 40% de los entrevistados creyeron que se usa color en toda la empresa. De entre todos los departamentos, los de Marketing y Relaciones Públicas fueron vistos como los más avanzados en cuanto a impresión en color. Hablando un poco menos en serio, cuando se realiza un estudio de las necesidades de impresión de color de cada departamento, es interesante hacer una comparación entre los trabajadores de una oficina y el comportamiento de algunos animales! Según la psicóloga Donna Dawson4, algunos departamentos muestran características parecidas a animales que puede ayudar a las empresas a tomar a una decisión acerca de que impresora y qué solución comprar. En general en las Divisiones Comerciales reconocen la importancia del color y de hecho lo usan siempre que les es posible, tendiendo a utilizarlo incluso cuando trabajar en blanco y negro sería suficiente. Son parecidos a guepardos siempre mirando el premio pero no siempre conscientes de lo que está ocurriendo a su alrededor. Esto significa que imprimen en color cuando blanco y negro sería suficiente. Para este departamento, le convendría tener una solución de gestión de documentos o un dispositivo MFP de color inteligente Según IDC, los dos departamentos que se controlan más con el uso de color son el departamento financiero y los miembros del equipo de marketing. El departamento financiero usa el color con moderación, pero de un modo eficaz, completamente conscientes de los gastos para el negocio. Este grupo son parecidos a pandas, con tendencia a ser conservadores, cuidadoso y muy 3 4 IBID The Human Zoo – Anthropology at Work, Donna Dawson 3 conscientes del entorno alrededor. Miembros del equipo de marketing saben como sacar el mejor provecho de los recursos y usan el color de un modo eficiente dentro de la empresa. En este sentido, según Dawson, son como chimpancés. Los chimpancés han evolucionado a ser los buscadores de alimentos más inteligentes en el reino animal, tal como el equipo de marketing se ha convertido en el grupo de usuarios más avanzado en cuanto a las funcionalidades de color Las empresas necesitan entender cómo los distintos usuarios tienen distintas necesidades y luego adaptar su estrategia como corresponde. Las recompensas son obvias. Una empresa entrevistado por IDC redujo sus costes hasta en un 70%, ahorrando más de 500.000 €. No obstante, una visión humorística de la antropología de una organización típica, y el zoo humano por dentro, ayudaría a las empresas a entender mejor los retos que las empresas deben afrontar cuando quieren definir e implementar una estrategia de impresión. No se trata de ser el rey de la jungla, se trata como la evolución y la implementación de soluciones son beneficiosas para todos. La implementación de un programa de estrategia de color, permitirán a una empresa obtener el máximo rendimiento de la impresión en color, que a su vez, asegurará no solo un buen retorno de inversión pero también unos documentos de alta calidad que causan un elevado impacto, y que pueden ayudar a captar negocio y ahorrar en costes externos como outsourcing. El color puede ser muy efectivo y como es el futuro de impresión en la oficina, las empresas pueden tener la certeza que es una compra crítica para el negocio. Lo que hay que hacer y lo que hay que evitar con el uso de color • • • • Instalar hardware y software adaptado a los requisitos de cada departamento. Algunos departamentos no necesitan color entonces ¿por qué gastarlo? Otros departamentos necesitan color para poder realizar su trabajo. Hay que asegurar que los empleados están formados. Entender las herramientas de diseño que tienen disponibles y la capacidad de producción que les permitirá lograr sus objetivos de una manera eficaz y con un mayor Informar a los empleados de las bases de un buen diseño. Usar color bien o nada. Hay que ser consistente, no arbitrario No desperdicie color. No tiene sentido crear un documento en color y luego hacer copias en blanco y negro. Si merece la pena crear un documento en color, merecer la pena imprimirlo en color.