Ministerio de la Protección Social República de Colombia Grupo Sistemas de Información REGISTRO INDIVIDUAL DE PRESTACIONES DE SALUD – RIPS PROCEDIMIENTO EN LA CONFORMACIÓN DE UN ARCHIVO PLANO Objetivo: Disponer el procedimiento para el registro y la generación de un archivo plano separado por comas, requerido en la presentación de la información del Registro Individual de Prestaciones de Salud – RIPS. Alcance: Este procedimiento se aplica cuando corresponde a prestaciones de salud individuales a particulares o a una sola Entidad Administradora de Planes de Beneficios – EAPB por parte de profesionales independientes y funciona en plataformas windows 95, windows 98, windows 2000. Procedimiento: En la explicación de los pasos a seguir se incluirá la generación del archivo plano de Control del Registro Individual de Prestaciones de Salud – RIPS; a fin de lograr una mejor comprensión del procedimiento, se incluirá la generación del archivo de Control, luego, este procedimiento podrá aplicarse a la generación de cualquier otro de los archivos de RIPS. ARCHIVO DE CONTROL ( CT ) 1. Abra el programa de Office M.S. Excel, este por defecto muestra un libro que contiene 3 hojas de las cuales se deben eliminar dos, marcando las dos pestañas de la parte inferior (hojas 2 y 3), para poder crear el archivo correspondiente. Hojas a eliminar 2. Dele clic a “Archivo” y otro clic en “Guardar como”, asígnele un nombre que en este caso, se llamará, por ejemplo: CT0001 y seleccione en la opción: Guardar como Tipo: CSV delimitada por comas y dele clic a Guardar. Ministerio de la Protección Social República de Colombia Grupo Sistemas de Información 3. Asigne en cada en columna, los nombres a las variables de acuerdo anexo técnico 1 de la resolución 3374 de 2000.(dato y longitud), para este ejemplo, tenemos las siguientes: Código del prestador, fecha de la remisión, código del archivo y total de registros. 4. Digite los datos de acuerdo con las normas definidas para cada campo: Variable Código del prestador Tener en cuenta Digite el código que le ha asignado la Dirección Departamental de Salud cuando realizó la Declaración de Ministerio de la Protección Social República de Colombia Grupo Sistemas de Información Variable Fecha de la remisión Código del archivo Total de Registros Tener en cuenta Requisitos Esenciales dd/mm/aaaa Las dos primeras letras según el tipo de archivo y que no exceda de 8 posiciones corresponde al total de líneas digitadas, sin título en cada archivo construido 5. Luego de haber digitado la información, elimine el encabezado (títulos) para generar el archivo plano 6. En el menú Archivo, nuevamente dele clic en Guardar como: deje el mismo nombre de archivo, en este caso CT0001 (Archivo de control). Ministerio de la Protección Social República de Colombia Grupo Sistemas de Información 7. Acepte la opción de Guardar; en el momento de salir de Excel se emitirán dos mensajes de los cuales seleccione la opción SI en el primer caso y la opción NO para el segundo caso. 7. El archivo queda guardado con extensión “.CSV” razón por la cual se debe cambiar esta extensión a “.TXT ” , seleccione de la barra de Inicio la opción “Ejecutar”, en abrir digite “WINFILE” Ministerio de la Protección Social República de Colombia Grupo Sistemas de Información 8. El administrador de archivos (winfile) presenta la distribución de las carpetas y de los archivos que posee el disco duro. Ministerio de la Protección Social República de Colombia Grupo Sistemas de Información 9. Seleccione la carpeta donde guardó el archivo, haga clic en el archivo correspondiente; en el menú Archivo seleccione la opción “Cambiar . Nombre” y escríbale la extensión digitando “ TXT ” dejando igual el nombre del archivo. 10. En el menú Archivo dele clic a la opción Cerrar. Ministerio de la Protección Social República de Colombia Grupo Sistemas de Información 11. De esta manera se habrá obtenido un archivo plano separado por comas. El archivo plano de Control de RIPS “CT” queda configurado de la siguiente manera: